PROCESO DE SELECCIÓN POR SUBASTA INVERSA N°003 DE 2015 OBJETO:
PROCESO DE SELECCIÓN POR SUBASTA INVERSA N°003 DE 2015 OBJETO:
Contratar una (1) Empresa de Servicios Temporales - EST - que preste el servicio especializado de administración de personal en misión, para apoyar la gestión operativa del ICETEX, de acuerdo con las necesidades y requerimientos efectuados por la Entidad
DOCUMENTO DE RESPUESTAS A LAS OBSERVACIONES PRESENTADAS AL PLIEGO DE CONDICIONES REMITIDAS AL CORREO ELECTRÓNICO DEL ICETEX: XXXXXXXXX@XXXXXX.XXX.XX
HASTA LA FECHA PREVISTA EN EL CRONOGRAMA DEL PROCESO DE SELECCIÓN ES DECIR, HASTA EL 02 DE DICIEMBRE DE 2015.
A) OBSERVACIONES PRESENTADAS POR PARTIME S.A SERVICIOS TEMPORALES
OBSERVACIÓN 1:
Agradezco por favor confirmar si existe la posibilidad de presentar el radicado de la solicitud de certificación de no reclamaciones, investigaciones administrativas laboral y sanciones expedida por la Dirección territorial del Ministerio de trabajo, teniendo en cuenta que para dicha expedición la entidad se toma un tiempo prudente indican que pueden ser entre dos a tres días o de dos a tres semanas ya que es indeterminado:
C. Presentar la certificación de no reclamaciones, investigaciones administrativas laboral y sanciones expedidas por la Dirección Territorial del Ministerio de Trabajo; conforme al registro que señala el numeral 2º del artículo 19 del Decreto 4369 de 2006, tiene a su cargo la precitada entidad.
RESPUESTA ICETEX
No se acoge la observación, toda vez que constituye un requisito técnico, por lo tanto debe acreditarlo en la forma y en los términos establecidos en el pliego, por cuanto no contar con este documento al momento de la presentación de la propuesta, puede suscitar para la Entidad un riesgo legal por la eventual celebración de contratos con EST que estén incluidas en el registro que en virtud de la precitada ley, lleva la Dirección Territorial del Ministerio del Trabajo.
B)OBSERVACIONES PRESENTADAS POR XXXXX XXXXXX XXXXXX XXXXXXXX
DIRECTORA DE RELACIONES LABORALES SELECCIONES DE COLOMBIA SAS
OBSERVACIÓN 1:
1. Solicitamos a la entidad fijar un tope mínimo de ofrecimiento de AIU en el certamen de subasta electrónica, así las cosas se solicita aclarar a la entidad si el sistema ofrece fijar un tope mínimo para que los oferentes no sobrepasen este mínimo y así evitar precios artificialmente bajos que generen la terminación anormal del proceso. De no ser posible que el sistema fije un tope mínimo, solicitamos a la entidad aclarar para ellos a partir de qué porcentaje entienden es
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un precio artificialmente bajo, lo anterior para que las reglas de la subasta queden claras desde la etapa previa.
RESPUESTA ICETEX
No hay un tope mínimo de ofrecimiento de AIU en el certamen de subasta electrónica. En el numeral 2.16 xxx Xxxxxx de Condiciones se regula el procedimiento de ofertas con valor artificialmente en el cual se requerirá al oferente para que explique las razones que sustenten el valor por él ofertado si de acuerdo con la información obtenida por la Entidad Estatal en el estudio xx xxxxxxx así lo estime.
C) OBSERVACIONES PRESENTADAS POR TEMPORALES UNO- A
OBSERVACIÓN 1:
1) En el desarrollo normal del contrato se van a presentar incapacidades cabe preguntar si las que son inferiores a 2 días serán pagadas al 66,67% o al 100%?, y favor indicar quien asume el costo de dichas incapacidades.
RESPUESTA ICETEX
De conformidad con el Parágrafo 1° del Artículo 40 del Decreto 1406 de 1999, que fue modificado mediante Decreto 2943 del 17 de diciembre de 2013, estarán a cargo de los respectivos empleadores las prestaciones económicas correspondientes a los dos (2) primeros días de incapacidad originada por enfermedad general, es decir la EST, y de las Entidades Promotoras de Salud a partir del tercer (3) día y de conformidad con la normatividad vigente.
En el Sistema General de Riesgos Laborales, las Administradoras de Riesgos Laborales reconocerán las incapacidades temporales desde el día siguiente de ocurrido el accidente de trabajo o la enfermedad diagnosticada como laboral.
Así las cosas, es claro en qué casos la Empresa de Servicios Temporales como empleador, deberá asumir el pago de las incapacidades.
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OBSERVACIÓN 2:
2) En relación con los fueros especiales como embarazos, fueros por restricciones o recomendaciones laborales, incapacidades de largo término y otras es importante conocer si el ICETEX aplica la política de responsabilidad mutua, en los términos y alcance de la Sentencia SU 071 de 2013 de la X. Xxxxx Constitucional.
RESPUESTA ICETEX
Se reitera tal y como se señala en el documento de respuestas del borrador xxx xxxxxx de condiciones, el literal B.B. de la cláusula octava de la minuta del contrato xxx Xxxxxx de Condiciones, se establece como una de las obligaciones del contratista asumir y responder por todas las situaciones donde se solicite la desvinculación de personal en misión será responsabilidad de la E.S.T el pago de las prestaciones sociales estipuladas y derivadas, incluido el fuero Legal y Constitucional, el ICETEX no actuará como empleador.
OBSERVACIÓN 3:
3) El costo de los exámenes médicos de acuerdo con el profesiograma suministrado por ustedes quien los asume?, y a qué cargo se les debe practicar dichos exámenes.
RESPUESTA ICETEX
En el Pliego de Condiciones definitivo se aclara que los exámenes médicos deberán ser asumidos por la E.S.T. e incluidos dentro del AIU, tal y como se indicó en el documento de respuesta las observaciones al borrador xxx xxxxxx de condiciones.
OBSERVACIÓN 4:
4) Es necesario conocer a cuantas personas se les debe realizar el estudio de POLIGRAFIA, y quien asume dicho costo?, para poder presentar una propuesta económica ajustada la realidad
RESPUESTA ICETEX
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No se acepta la observación, toda vez que éstos serán requeridos conforme al área y tipo de funciones y en consecuencia no se encuentran definidos porque depende del cargo que vaya a desempeñar e igualmente depende de las vacantes que se presenten.
OBSERVACIÓN 5:
5) se solicita que las visitas domiciliarias, estudios de seguridad y estudios de poligrafía sean asumidos por el ICETEX, ya que es personal que trabajara directamente en sus instalaciones
RESPUESTA ICETEX
No se acepta la observación, teniendo en cuenta que si bien es cierto los trabajadores serán ubicados en las instalaciones del Icetex, es clara que no existe relación laboral alguna con el ICETEX, por lo que no tiene asidero jurídico que se solicite que las visitas domiciliarias y el estudio de seguridad sean a cargo de la entidad usuaria.
OBSERVACIÓN 6:
6) favor indicar si por imagen corporativa el personal en misión deberán usar algún tipo de dotación o carnet? Y si es así, quien asume dicho costo?
RESPUESTA ICETEX
Atendiendo a las políticas de seguridad, el carnet que identifica al interior de las instalaciones del ICETEX al trabajador, será suministrado por la Entidad.
En cuanto a la dotación, es preciso señalar que tal y como se indicó en la ficha técnica (Anexo No. 3) xxx Xxxxxx de Condiciones, no existe personal en misión con remuneración inferior a los dos (02) salarios mínimos legales mensuales vigentes, que conforme a lo establecido en el artículo 230 del Código Laboral Colombiano, modificado por la Ley 11 de 1984 art. 7° son los trabajadores con derecho al suministro de dotación.
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No obstante, es menester recordar que el literal f de la Cláusula Sexta de las Especificaciones técnicas del servicio, establece que “En caso de que el Icetex lo requiera, para el apoyo de campañas publicitarias, la indumentaria requerida para los trabajadores en misión que sean contratados para el apoyo de estos programas, deberán ser asumidos por la E.S.T. e incluidos dentro del AIU”.
OBSERVACIÓN 7:
7) favor indicar costo promedio mensual de viáticos a suministrar al personal y bajo qué modalidad se consignan dichos viáticos? bajo figura prestacional o no?
RESPUESTA ICETEX
El manejo de viáticos se realizará de acuerdo con lo estipulado en el art. 130 del C.S.T. ; modificado por el Art. 17 de la ley 50 de 1990 teniendo en cuenta que los trabajadores contratados a través de la temporal se rigen por el C.S.T. “1. Los viáticos permanentes constituyen salario en aquella parte destinada a proporcionar al trabajador manutención y alojamiento; pero no en lo que sólo tenga por finalidad proporcionar los medios de transporte o los gastos de representación. 2. Siempre que se paguen debe especificarse el valor de cada uno de estos conceptos. 3. Los viáticos accidentales no constituyen salario en ningún caso. Son viáticos accidentales aquéllos que sólo se dan con motivo de un requerimiento extraordinario, no habitual o poco frecuente.”
Ahora bien, es pertinente recordar que, la jurisprudencia de la Sala de Casación Laboral de la Corte Suprema de Justicia precisa que el empleador deberá identificar cuáles de los viáticos que reconoce cubren los gastos de manutención y alojamiento y cuales tienen otra finalidad. Así las cosas, entiéndase que, será la naturaleza de las funciones que ejecute el personal en misión, las que permitirán establecer el carácter habitual y permanente del suministro de viáticos. (CSJ., Cas. Laboral, Sent. Oct. 7/94. Rad. 7155).
Así mismo cabe resaltar que en el literal G de la Cláusula sexta de la minuta del contrato y en el Anexo 2 de las especificaciones técnicas del servicio, señala:
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Dentro de la contratación del servicio deberá proporcionar a cargo del presupuesto del contrato a celebrarse, todos los viáticos y pasajes que los trabajadores en misión requieran en el ejercicio de sus funciones, previa solicitud y aprobación por parte del ICETEX. Los viáticos serán reconocidos de conformidad con lo establecido en la norma por la cual se fijen las escalas de viáticos y que se encuentre vigente al momento de la comisión de servicios. De acuerdo con lo proyectado se adjunta cuadro con las cantidades proyectadas por cargo y ciudad; las cuales pueden presentar variación de acuerdo con los incrementos que realice el gobierno nacional en los salarios para el 2016 y a los requerimientos y necesidades de cada área de la institución para el año 2016. Por lo que los valores a facturar mensualmente pueden variar. Se aclara que dentro del total del presupuesto se encuentran incluidos todos los impuestos, gastos y demás costos que deban ser asumidos por el contratista; así como el AIU. De sobrepasar dicho presupuesto incurrirá en causal de rechazo.
RESPUESTA ICETEX
D)OBSERVACIONES PRESENTADAS POR XXXXX XXXXX XXXXXX XXXXX REPRESENTANTE LEGAL – ACTIVOS S.A.
RECURSOS HUMANOS
OBSERVACIÓN 1:
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1. Amablemente les solicitamos informarnos si el ICETEX asume los costos derivados del primer (1) día por accidente de trabajo, y los dos (2) primeros días por enfermedad general, teniendo en cuenta que estos no son asumidos por el sistema general de seguridad social en salud?
RESPUESTA ICETEX
Se reitera que de conformidad con el Parágrafo 1° del Artículo 40 del Decreto 1406 de 1999, que fue modificado mediante Decreto 2943 del 17 de diciembre de 2013, estarán a cargo de los respectivos empleadores las prestaciones económicas correspondientes a los dos (2) primeros días de incapacidad originada por enfermedad general, es decir la EST, y de las Entidades Promotoras de Salud a partir del tercer (3) día y de conformidad con la normatividad vigente.
En el Sistema General de Riesgos Laborales, las Administradoras de Riesgos Laborales reconocerán las incapacidades temporales desde el día siguiente de ocurrido el accidente de trabajo o la enfermedad diagnosticada como laboral.
Así las cosas, es claro en qué casos la Empresa de Servicios Temporales como empleador, deberá asumir el pago de las incapacidades.
OBSERVACIÓN 2:
2. ¿A que XXX está afiliada el ICETEX?
RESPUESTA ICETEX
Los funcionarios del ICETEX cuya vinculación es legal y reglamentaria se encuentran afiliados a POSITIVA. No obstante es importante señalar que la EST cuenta con total autonomía para definir la ARL a la que afiliará a sus trabajadores.
OBSERVACIÓN 3:
3. ¿Cuál es la clasificación de riesgos por la actividad económica del ICETEX?
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RESPUESTA ICETEX
La clasificación de riesgos por la actividad económica del ICETEX es I (uno).
OBSERVACIÓN 4:
1. ¿Cuál es el índice de rotación, de los trabajadores en misión del año inmediatamente anterior?
RESPUESTA ICETEX
Durante el periodo 2015, se han contratado ciento dos (102) funcionarios en misión, y se han retirado un total de retiraron treinta y dos (32) personas.
OBSERVACIÓN 5:
2. ¿El personal a contratar es nuevo o tiene antigüedad con otra EST?
RESPUESTA ICETEX
En la actualidad, el ICETEX tiene un contrato vigente con una EST, no obstante será potestativo de la EST la contratación de los trabajadores que se encuentran vinculados actualmente
OBSERVACIÓN 6:
3. ¿El personal a contratar tiene solución de continuidad?
RESPUESTA ICETEX
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Teniendo en cuenta que es potestativo de la EST la contratación de los trabajadores que se encuentran vinculados actualmente a través de la empresa de servicios temporales que tiene vínculo contractual con el Icetex, no puede predicarse en este momento la existencia de solución de continuidad entendiéndose como prórroga automática del contrato de trabajo. Ahora bien, si la EST decide vincular a los trabajadores en misión, deberán respetarse los términos legales establecidos para ese tipo de vinculación laboral en el Decreto 4369 de 2006 y demás normas concordantes.
OBSERVACIÓN 7:
4. ¿En caso contrario, la empresa usuaria asume las eventuales demandas por continuidad laboral?
RESPUESTA ICETEX
En la cláusula décima segunda de las obligaciones xxx xxxxxx de condiciones definitivo, establece:
INDEMNIDAD.- EL CONTRATISTA se obliga a mantener indemne al ICETEX de cualquier reclamación proveniente de terceros que tenga como causa sus actuaciones o de las de sus contratistas o dependientes con ocasión de la ejecución del contrato.
Así las cosas, el Icetex no asumirá ningún tipo de eventuales reclamaciones que se suscite con ocasión de la continuidad del vínculo, toda vez de conformidad con la respuesta emitida en el numeral anterior.
OBSERVACIÓN 8:
5. En forma atenta les solicitamos el favor si es posible, de informarnos el porcentaje de incapacidades presentadas en el año inmediatamente anterior, así mismo, el porcentaje de maternas que manejaron en el mismo periodo?
RESPUESTA ICETEX
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El promedio de incapacidades mensuales es de cuatro punto cinco (4.5) incapacidades generadas.
En cuanto a licencias de maternidad, hasta la fecha no tenemos registro de licencias otorgadas por esta circunstancia.
SELECCION OBSERVACIÓN 9:
6. ¿Qué pruebas de selección se aplican a los diferentes cargos? (pruebas básicas, específicas y/o técnicas)? Les solicitamos amablemente suministrarnos los nombres de las pruebas por cargos que se deberán aplicar.
RESPUESTA ICETEX
Las pruebas de selección son las establecidas por la E.S.T. pero se recomienda que sean pruebas de personalidad y competencia.
OBSERVACIÓN 10:
7. Favor informarnos si el personal profesional requerido para atender la cuenta, solicitados dentro del ITEM D, del numeral 3.3. (Adicionalmente…..) es exclusivo para el ICETEX y ustedes asumen estos costos?
RESPUESTA ICETEX
El personal mínimo requerido no es exclusivo para el ICETEX y en consecuencia no se asumirá el costo del mismo.
No obstante se aclara que este personal es un requisito mínimo de orden técnico que debe ser acreditado por el oferente.
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NOMINA OBSERVACIÓN 11:
8. Cual es la periodicidad de pago a los trabajadores en misión?
RESPUESTA ICETEX
La periodicidad es mensual.
OBSERVACIÓN 12:
9. Cuantos trabajadores en misión devengan menos de dos salarios mínimos?
RESPUESTA ICETEX
Tal y como se indicó en la ficha técnica (Anexo No. 3) xxx Xxxxxx de Condiciones, no existe personal en misión con remuneración inferior a los dos (02) salarios mínimos legales mensuales vigentes.
FACTURACION OBSERVACIÓN 13:
10. El ICETEX cuenta con un procedimiento interno para la revisión y aceptación de facturas antes del pago de las mismas? Este procedimiento podría prolongar el tiempo de pago de las anteriores?
RESPUESTA ICETEX
De conformidad con la cláusula cuarta xxx xxxxxx de condiciones, previamente el supervisor del contrato revisa los soportes de la factura y los remite a la Dirección de Tesorería de la Entidad para que se surta el respectivo trámite siempre y cuando la factura se encuentre con los soportes completos.
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OBSERVACIÓN 14:
11. La facturación se realizará de acuerdo al pago de nómina incluyendo pago al sistema de seguridad social y provisionando el factor prestacional de forma mensual?
RESPUESTA ICETEX
Atendiendo a las obligaciones propias de la relación laboral que existe entre el trabajador en misión y la EST y a lo señalado en el literal O) de la Cláusula Octava de las obligaciones del contratista xxx xxxxxx de condiciones, la EST deberá garantizar que los trabajadores en misión reciban el pago el día 30 de cada mes según lo establecido en la normatividad aplicable, independientemente del pago que deba realizar el ICETEX en virtud del presente contrato, así como efectuar el pago correspondiente a Seguridad Social y Parafiscal de acuerdo con la asignación fijada.
COMERCIAL OBSERVACIÓN 15:
12. ¿Se debe incluir en la propuesta el seguro de vida para los trabajadores?
RESPUESTA ICETEX
El pliego no contempló dentro de los requisitos que deba acreditar el proponente un seguro de vida para los trabajadores.
COMPRAS OBSERVACIÓN 16:
13. Nos pueden informar en que consiste la dotación del personal para el apoyo de campañas publicitarias?
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RESPUESTA ICETEX
Las campañas a que hace referencia el literal f de la Cláusula Sexta de las Especificaciones técnicas del servicio, son definidas por la Entidad a efectos de apoyar los Programas de crédito educativo en aras de fortalecer las políticas establecidas por el gobierno nacional.
CALIDAD OBSERVACIÓN 17:
14. El ICETEX realiza auditoria durante la vigencia del contrato y cuál es la periodicidad de éstas?
RESPUESTA ICETEX
Entendiendo la Auditoria a que hace referencia como la Supervisión del contrato, es menester señalar que dentro de la Cláusula Décima Séptima – Supervisión y/o Interventoría de la minuta del contrato xxx xxxxxx de condiciones, la vigilancia y control de la ejecución del presente contrato será ejercida por la Coordinadora del Grupo xx Xxxxxxx Humano o el funcionario que designe la Secretaria General del ICETEX, o quien haga sus veces. Serán funciones de la Supervisión del contrato las señaladas en los artículos 50 y 51 del Acuerdo de Junta Directiva del ICETEX No. 030 del 17 de septiembre de 2013.
SALUD OCUPACIONAL OBSERVACIÓN 18:
15. Cuál es el promedio de accidentalidad que se presentan durante el mes?
RESPUESTA ICETEX
Hasta la fecha, no se ha presentado ningún accidente.
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LEGALES OBSERVACIÓN 19:
16. Les pido aclararnos cuáles son los documentos técnicos “que permitan establecer que el proponente cumple y se compromete a cumplir con las especificaciones técnicas mínimas exigidas por la Entidad”, de acuerdo con lo establecido en la letra N del numeral 3.3 de los términos de participación.
RESPUESTA ICETEX
Con la firma del Formato que se encuentra en el Anexo 5 xxx Xxxxxx de Condiciones el proponente acredita que da CUMPLIMIENTO DE LAS ESPECIFICACIONES TÉCNICAS MÍNIMAS que se especifican en el Capítulo IV xxx Xxxxxx de Condiciones (Anexo 2.- Especificaciones técnicas mínimas exigidas por la Entidad) y la Ficha Técnica (Anexo 3).
Por lo tanto los documentos técnicos están contenidos en el Capítulo IV y los Anexos 2 y 3 xxx Xxxxxx de Condiciones.
OBSERVACIÓN 20:
17. Por favor aclarar cuál es el margen de mejora del precio, al encontrarse porcentajes diferentes en la página 38 (05%) y 41 (1%).
RESPUESTA ICETEX
Mediante Adenda se aclara el acápite bajo el numeral 6.2.5 de la página 41 en el sentido que el margen mínimo de mejora es del 0.5%
E) OBSERVACIONES PRESENTADAS POR XXXXXXX XXXXX X. Coordinador Comercial para Sector Público TEMPOLIDER S.A
OBSERVACIÓN 1:
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HASTA LA FECHA PREVISTA EN EL CRONOGRAMA DEL PROCESO DE SELECCIÓN ES DECIR, HASTA EL 02 DE DICIEMBRE DE 2015.
Leído el pliego de condiciones definitivas del proceso de Selección que tiene por objeto “Contratar una (1) Empresa de Servicios Temporales - EST - que preste el servicio especializado de administración de personal en misión, para apoyar la gestión operativa del ICETEX, de acuerdo con las necesidades y requerimientos efectuados por la Entidad” encontramos con extrañeza la siguiente contradicción:
A folio 38 se lee bajo el numeral 6.1. “El margen mínimo de mejora de oferta para que sea aceptable, deberá reflejar un decremento del 0.5%”.
Y luego a folio 41 se aprecia bajo el numeral 6.2.5, acápite vii: “El margen mínimo de mejora de oferta será de 1%. Es importante tener en cuenta que el Proponente deberá realizar sus lances estimando para ello dicho margen mínimo a su ultimo lance valido. Lo anterior sin perjuicio de que el Proponente establezca realizar un lance por un margen mayor”.
Por lo que respetuosamente solicitamos aclara y corregir toda vez que el mismo pliego induce al error, ahora si se analiza cuál de los dos márgenes de mejora debe publicarse respetuosamente solicitamos sea el de 0,5% pues un punto en el AIU significa un monto enorme para cualquier empresa de servicios temporales.
RESPUESTA ICETEX
Mediante Adenda se aclara el acápite bajo el numeral 6.2.5 en el sentido que el margen mínimo de mejora es del 0.5%
F) OBSERVACIONES PRESENTADAS POR PARTIME S.A SERVICIOS TEMPORALES
OBSERVACIÓN:
Agradecemos confirmar si los valores correspondientes a los gastos para Dotación del personal serán Facturados al ICETEX.
RESPUESTA ICETEX
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DOCUMENTO DE RESPUESTAS A LAS OBSERVACIONES PRESENTADAS AL PLIEGO DE CONDICIONES REMITIDAS AL CORREO ELECTRÓNICO DEL ICETEX: XXXXXXXXX@XXXXXX.XXX.XX
HASTA LA FECHA PREVISTA EN EL CRONOGRAMA DEL PROCESO DE SELECCIÓN ES DECIR, HASTA EL 02 DE DICIEMBRE DE 2015.
Nos permitimos precisar que tal y como se indicó en la ficha técnica (Anexo No. 3) xxx Xxxxxx de Condiciones, no existe personal en misión con remuneración inferior a los dos
(02) salarios mínimos legales mensuales vigentes, que conforme a lo establecido en el artículo 230 del Código Laboral Colombiano, modificado por la Ley 11 de 1984 art. 7° son los trabajadores con derecho al suministro de dotación.
No obstante, como se estableció en el literal f de la Cláusula Sexta de las Especificaciones técnicas del servicio, “En caso de que el Icetex lo requiera, para el apoyo de campañas publicitarias, la indumentaria requerida para los trabajadores en misión que sean contratados para el apoyo de estos programas, deberán ser asumidos por la E.S.T. e incluidos dentro del AIU”. (Subraye fuera del texto).