PPT del Contrato de Servicio de Agencia de viajes para la Agencia del Turismo de les Illes Balears Exp. 22/2012
PPT del Contrato de Servicio de Agencia de viajes para la Agencia del Turismo de les Xxxxx Balears Exp. 22/2012
PLIEGO DE PRESCRIPCIONES TÉCNICAS PARA LA CONTRATACIÓN DEL SERVICIO DE AGENCIA DE VIAJES Y SERVICIOS COMPLEMENTARIOS NECESARIOS PARA LAS ACTUACIONES QUE REALICE LA AGENCIA DE TURISMO DE LES XXXXX BALEARS
Índice
1. Objeto del contrato
2. Características técnicas de las prestaciones. Servicios a prestar:
2.1. Medios de transporte: Avión, ferrocarril o barco
2.2. Hoteles
2.3. Visados
2.4. Seguros
2.5. Gestión de proveedores
3. Disponibilidad. Horario
4. Tarifas
5. Cobertura de riesgos y servicios
6. Condiciones a cumplir en las prestaciones
7. Solicitud de los servicios al adjudicatario por parte de la ATB
8. Listados de tarifas
9. Forma de pago
10. Supervisión de la ejecución del contrato
11. Confidencialidad
Pliego de prescripciones técnicas para la contratación del servicio de agencia de viajes y servicios complementarios necesarios para las actuaciones que realice la Agencia de Turismo de las Xxxxx Balears.
1. Objeto del contrato
La Agencia del Turismo de las Xxxxx Balears tiene entre sus competencias la promoción interior y exterior de la oferta turística, la investigación y la mejora de los productos turísticos, de la tecnología y el entorno turístico en el marco de la política turística de la Comunidad Autónoma de las Xxxxx Balears (Decreto 26/2012, de 30 xx xxxxx, por el que se reorganiza, reestructura y regula la entidad pública encargada de la promoción turística de las Xxxxx Balears).
Para obtener la mejor consecución de estos objetivos se hace imprescindible mantener una presencia constante en ferias y actos promocionales tanto nacionales como internacionales, siendo necesario contar con la gestión permanente de agencias de viajes, así como servicios complementarios, que nos permita un servicio ágil adaptado a nuestras necesidades.
El presente Pliego de Prescripciones Técnicas tiene como finalidad el establecimiento de las prestaciones que forman parte del objeto del contrato de servicios para la gestión de la cuenta de gastos de viajes, para la organización de los desplazamientos, alojamientos y demás servicios complementarios solicitados por la ATB. El desplazamiento será de los altos cargos de la ATB, del personal al servicio de la ATB o de cualquier persona que viaje por cuenta de esta, propuesto por los órganos de dirección de la ATB para la asistencia a ferias nacionales o internacionales, workshops, press-trips, fan trips, congresos, eventos promocionales o cualquier otra actuación que se realice por la ATB o en que colabore esta en consecución de sus objetivos.
2. Características técnicas del servicio
Negociación de condiciones especiales con los distintos proveedores de servicios (alojamiento, transportes aéreos, terrestres y marítimos; etc.), tanto en lo que se refiere a condiciones económicas, como a condiciones de preferencia.
Servicios a prestar
2.1 Medios de transporte: Avión, ferrocarril o barco
- Reservas y emisión de billetes tanto en España como en el extranjero.
- Existencia de un “sistema de gestión de reservas y tarifas” que permita la aplicación de la tarifa más económica por la vía más directa posible, incluyendo reservas en internet y metabuscadores si fueran más baratas por esta vía.
- Oferta de, al menos, dos alternativas conforme a la disponibilidad y restricciones aplicables, siendo una de ellas la de una empresa proveedora de dichos servicios en internet.
- Emisión y entrega de billetes.
- Gestión de billetes electrónicos.
- Eventualmente, si fuera necesario, dadas las características de las acciones de promoción o del lugar, la agencia adjudicataria realizará reservas de billetes xx xxxxx y/o tren, así como de alquiler de vehículos con y sin conductor, local, nacional e internacional.
2.2 Hoteles
- Reserva de hoteles para el personal incluido en este contrato incluyendo incluso cualquier agente de viaje o periodista que la ATB estime conveniente trasladar a la isla por motivos profesionales.
- El régimen de alojamiento normalmente será en alojamiento y desayuno
- Existencia de un “sistema de gestión de reservas y tarifas” que permita la aplicación de la tarifa más económica, incluyendo reservas en internet y metabuscadores, siendo necesario presentar al menos dos ofertas y que una de ellas sea realizada por vía de los citados proveedores de servicios en internet.
2.3 Visados
Gestión de los visados, si fueran necesarios, para los viajes del personal de la ATB.
2.4 Seguros
Gestión y emisión de seguros de accidentes, invalidez y fallecimiento para el personal de la ATB que viaje así como un seguro de pérdida de equipaje con las mayores coberturas posibles. (las coberturas mínimas de dichos seguros se especifican en el apartado “cobertura de riesgos y servicios”). Los servicios especificados en este punto 4 se entienden que serán asumidos de forma gratuita por la empresa adjudicataria, con cargo a una tarjeta corporativa contratada por dicha empresa con una entidad que ofrece dicho servicio sin coste alguno para los contratantes de servicios de viajes con la empresa adjudicataria. Esta circunstancia se debe hacer constar expresamente en la oferta presentada por cada una de las empresas licitantes. Sin la xxxxxxxx expresa de la gratuidad de la gestión y emisión de los seguros de accidentes, invalidez y fallecimiento así como del seguro de pérdida de equipaje, no se podrá valorar y baremas la oferta presentada por la empresa que no manifieste explícitamente dicha gratuidad.
2.5 Gestión proveedores
Gestión, contacto negociación y contratación de diversos proveedores en caso de workshops, fam trips, eventos , conferencias o congresos.
Autocares para traslados, alquiler de vehículos, camiones de apoyo para transportes de equipaje, servicios de restauración, guías desde el punto de origen y locales, localización y reserva, adecuación y decoración xx xxxxx para reuniones, incluidos, montajes especiales, megafonía, audiovisuales, contratación artística, visitas técnicas, seguridad, personal auxiliar, servicio de catering, alquiler de espacios, organización y asistencia de actos oficiales, montaje y atención de “hospitality desck”, comunicaciones especiales durante los eventos (fax, teléfonos, fotocopiadoras, soporte informático, etc.), salas de prensa y atención de periodistas, mostradores de bienvenida e información en aeropuertos, coordinación de gestiones oficiales para la utilización de espacios públicos y cualesquiera otros de naturaleza análoga
La adjudicataria deberá negociar condiciones especiales con los distintos proveedores. Sí la ATB, directamente, obtuviese condiciones más ventajosas,
la adjudicataria debe asumir el compromiso de gestionar y contratar los servicios y facturar estos a la ATB xxxx dichas condiciones sufran variación alguna.
3. Horario
Para la prestación del servicio, además del horario normal de oficina, la empresa adjudicataria deberá presentar un servicio de emergencia, propio de la misma y no subcontratado, 24 horas al día los 365 días del año.
La función de este servicio de emergencia será apoyar y ayudar al personal de la ATB en caso de urgencia: cancelación de vuelos, overbooking en los hoteles, necesidad de cambio de los planes de viaje por necesidades del servicio o familiares, etc.
4. Tarifas
La empresa se compromete a ofertas las tarifas más ventajosas para la ATB en cada uno de los viajes realizados por cualquier medio de transporte, en función de las fechas, horarios, características del pasajero, así como cualquier otras circunstancias que concurran en dichos viajes. Los viajes se realizarán, a ser posible y con carácter general, en vuelos, líneas o recorridos que tengan condición de regular, trayectos directos (sin escalas) y con billete electrónico. Si las tarifas ofertadas en internet fueran más económicas que las disponibles a través de sistemas de reservas tradicionales, la agencia adjudicataria debe, ineludiblemente, ofrecer esta posibilidad al técnico de la ATB que esté gestionando esa reserva y emitir los títulos de viaje acogiéndose a la misma si el técnico en cuestión lo estimase oportuno.
La agencia tratará, preferentemente, directamente con los hoteles sin la intervención de mediador o corresponsal alguno. No se podrán repercutir, en ningún caso, gastos derivados de la intermediación en la reserva o pago de hoteles.
La agencia se comprometerá a realizar los pagos de los hoteles por adelantado a fin que el personal de la ATB pueda presentar el bono a la llegada a los mismos como justificante del pago y sin necesidad de realizar desembolso alguno.
La oferta de los licitadores a este concurso deberá incluir los eventuales gastos de cancelación que debería asumir la ATB para los servicios solicitados, especificando
los porcentajes dependiendo de los plazos en que las posibles cancelaciones se produzcan.
Dicha oferta deberá, así mismo, incluir los gastos que nos cargarían por emisión de títulos de viaje desglosados por costes según se trate de billetes interinsulares, a la Península, Europa o al resto del mundo.
5. Cobertura de riesgos y servicios
La empresa adjudicataria deberá subscribir una póliza de responsabilidad civil de al menos (600.000 €), la cual será presentada a la firma del contrato, siendo este un trámite necesario e imprescindible para la firma efectiva de dicho contrato.
Los viajes contratados con la empresa adjudicataria tendrán la siguiente cobertura mínima (gratuita para la ATB, según lo expuesto en el punto 2.4 del apartado “servicios a prestar”) para el viajero:
a. Seguro de accidentes por una cuantía de 750.000€ por fallecimiento o incapacidad permanente.
b. Asistencia 24 horas en viaje oficial.
c. Gastos médicos o quirúrgicos por enfermedad o accidente del viajero con una cobertura mínima de 25.000 € en el mundo, 15.000 € en Europa y 2.500 € en España.
d. Envío de un familiar por hospitalización superior a 5 días del viajero cubriendo los gastos de desplazamiento del familiar de forma ilimitada y los gastos de estancia del familiar desplazado (máx. 75€/día) hasta un límite máximo de 750€.
e.Gastos de prolongación de estancia en hotel por prescripción médica (máximo 75 € por día) hasta un máximo de 750 €.
f. Traslado sanitario de enfermos o heridos desde cualquier parte del mundo.
g.Transporte de restos mortales, excluidos los gastos de inhumanación, cremación o ceremonia funeraria.
h. Transporte de restos mortales, excluidos los gastos de inhumanación, cremación o ceremonia funeraria.
i. Desplazamiento urgente del asegurado por fallecimiento o enfermedad muy grave de un familiar.
j. Cobertura por demoras del viaje (50 € cada 6 horas) hasta un límite máximo de 300 € y extensión del viaje obligada (75 €/día) hasta un límite de 300 €.
x.Xxxxxxxxx por pérdida, demora o daños de equipajes, con un límite de hasta
1.200 € en el mundo, 900 € en Europa y 600 € en España.
11 Cobertura por demoras en la entrega de equipajes facturados, con un límite máximo en España de hasta 150 €, en Europa de 200 € y en el resto del Mundo hasta 250 €.
6. Condiciones a cumplir en las prestaciones
El adjudicatario asumirá el compromiso de cumplir las siguientes condiciones u obligaciones en la prestación de los servicios requeridos por la ATB en el marco del presente contrato:
a. Prepagos, cuando fuera necesario para gestionar reservas a cargo de la ATB.
b. Entrega y recogida de documentación a través de servicio de mensajería, sin coste alguno para la ATB
c. Servicio permanente de información y apoyo, incluso domingos y festivos facilitando para tal servicio un número de teléfono.
d. Servicio personalizado. La cuenta de la ATB deberá ser atendida por un responsable de la misma, con preparación y experiencia adecuadas y, también como mínimo, el responsable, y en su caso, demás personal encargado de la cuenta, estarán supervisados por la dirección de la oficina correspondiente.
e. La adjudicataria debe disponer de/y prestar el servicio desde un departamento propio para empresas (con personal especializado) en su oficina o sucursal xx Xxxxx; a los efectos de seleccionar el tipo de servicios, hoteles etc, adecuados a las necesidades de la ATB.
f. La adjudicataria ha de realizar un control exhaustivo de los gastos que se van generando por los servicios solicitados, así como deberá garantizar la disponibilidad y rapidez de gestión del personal encargado de la cuenta de la ATB, agilidad en la solución de incidencias, cambios de billetes, reembolsos etc.
g. La empresa adjudicataria deberá asegurar y demostrar el acceso telefónico, en su caso, mediante una línea especial para la gestión de la cuenta de la ATB, y garantizar la rapidez en las reservas, comunicaciones de entrega y recogida de documentación.
7. Solicitud de los servicios al adjudicatario por parte de la ATB
Los servicios serán solicitados a la agencia de viajes por el responsable del contrato o por el responsable de las diferentes áreas de la ATB, que enviará una plantilla de pedido por mail en el cual se describirán las circunstancias que puedan afectar al pedido (origen, destino, horarios, número de viajeros etc.). En la solicitud deberán constar expresamente el proyecto, o en su caso el número de expediente.
Una vez solicitado el servicio por la ATB y previo a la realización de la correspondiente reserva, la persona designada por la empresa adjudicataria como interlocutora con la empresa, enviará al responsable del contrato antes de las 24h siguientes a la petición , un mail en el cual se detallen :
- Nombre del titular y DNI
- Medio de transporte. Tipo de avión
- Trayecto que se factura
- Referencia o localizador de la reserva
- Numero de vuelo. Clase de billete
- Fecha de trayecto. Hora de salida y llegada
- Importe desglosado del billete, alojamiento, o cualquier otro concepto contratado, con las distintas partidas que componen el precio: descuentos, tasas, gastos de gestión, bonificaciones o descuentos ofertados en el procedimiento.
- Precios económicos de cada concepto, desglosados.
- Si a la emisión del billete existiera un precio más económico, el contratista deberá enviar nuevamente un mail actualizando la información.
En los bonos de hotel se indicará:
- Nombre completo del titular y DNI
- Nombre del hotel y dirección
- Tipo de habitación y régimen
- Fechas
8. Listados de Tarifas
Una vez formalizado el contrato, la agencia de viajes adjudicataria facilitaría a la ATB una lista de tarifas oficiales, de las tarifas especiales y de la reducciones ofrecidas (conseguidas para los usuarios del presente contrato) clasificados según los distintos tipos de transportes y los principales destinos.
El licitador incluirá los porcentajes de descuento sobre cada producto en su oferta técnica para su valoración. El licitador especificara en su oferta tanto los descuentos en la comisión por emisión de billetes como en la tarifa oficial de facturación, diferenciación según el siguiente detalle:
- Bonificación en billetes de avión: Europa y media distancia. Nacionales. Larga distancia
- Bonificación en billetes de tren
- Bonificaciones en hoteles
- Bonificación ene alquiler de vehículos
- En todos los casos los precios que se oferten deben contener el IVA
9. Forma de pago
Todos los servicios serán facturados mensualmente a la ATB, una vez prestados efectivamente adjuntando la documentación justificativa detallada.
La facturación relativa a los viajes y otras actividades organizadas por la ATB deberá ajustarse a las siguientes normas:
- Se facturará mensualmente.
- En la factura se especificaran para cada uno de los servicios, de forma clara y detallada, el nombre completo del titular, medio de transporte utilizado, el servicio que se factura, número de billete, los descuentos, impuestos y demás conceptos con transcendencia económica y fecha del servicio.
- Los pagos se efectuaran mediante facturas por servicios realizados, que habrán de ser tramitadas y conformadas por el responsable de área que haya solicitado el servicio.
- Mensualmente la agencia de viajes deberá facilitar obligatoriamente a la ATB información estadística de todas las prestaciones efectuadas, distinguiendo las realizadas para las distintas áreas de la ATB y controlando el importe dispuesto del contrato.
10. Supervisión de la ejecución del contrato
La dirección de la ATB, o la/s persona/s en que se designe, será la encargada de determinar, en los casos que proceda, el conjunto de actuaciones que, de las descritas en el presente Xxxxxx, deberá llevar a cabo el Adjudicatario en el desarrollo de la ejecución del objeto del contrato.
En tal sentido la dirección de la ATB, o los jefes de área determinados por la dirección, podrá llevar a cabo el conjunto de funciones que a continuación se relaciona:
- Dar instrucciones oportunas con el fin de alcanzar los objetivos del contrato. De tal manera, velará por el cumplimiento de los términos contractuales y técnicos previstos en el presente Pliego.
- Proponer las modificaciones que convenga introducir para el buen desarrollo de los servicios que conforman las prestaciones objeto del contrato.
- Convocar cuantas reuniones considere pertinentes para el buen desarrollo de los servicios y su supervisión.
- Informar y proponer la prórroga de los plazos de ejecución del servicio
- Conformar, en su caso, las facturas o certificados.
Por su parte, el adjudicatario del contrato designará a un coordinador para llevar a cabo el objeto del contrato al que, en calidad de interlocutor con la ATB se podrá dirigir para pedir asesoramiento y/o aclaraciones en relación al contrato y comunicar cualquier incidencia que se pudiera suscitar en cualquier momento desde el inicio de la prestación hasta la finalización del contrato.
11. Confidencialidad
La empresa adjudicataria deberá guardar el debido sigilo sobre el contenido y desarrollo del contrato.
La información proporcionada por la ATB acerca de los usuarios finales de los servicios a contratar, será única y exclusivamente utilizada por la empresa adjudicataria con el fin de proporcionar una mejor asistencia, debiendo garantizar una absoluta privacidad y confidencialidad de dichos datos.
La agencia de viajes se compromete por escrito a respetar el secreto relacionado con la información que conozca por razón de los servicios prestados a ATB.