ESTUDIOS PREVIOS
120-11.05
ESTUDIOS PREVIOS
(Marzo 8 de 2011)
Dando cumplimiento a lo preceptuado en el artículo 25 numeral 7° de la Ley 80 de 1993, en concordancia con el artículo 3 del Decreto 2474 de 2008, se procede a analizar la conveniencia y oportunidad para la celebración del contrato de servicios, bajo el siguiente marco.
1.Descripción de la necesidad que la Contraloría pretende satisfacer con la contratación (Num. 1 del Artículo 3 Decreto 2474 de 2008)
Corresponde a la Contraloría Departamental xxx Xxxxx dentro de las competencias enmarcadas en la Constitución y en la Ley, la vigilancia de la gestión fiscal del Departamento, los municipios donde no hay contraloría y de sus entidades descentralizadas de todos los órdenes, mismas que se ejercen con fundamento en los principios y sistemas establecidos en la Ley 42 de 1994, lo cual implica que tal vigilancia ha de hacerse desde el punto de vista económico, contable, financiero y jurídico.
La vigilancia fiscal en cumplimiento de las funciones que compete desarrollar a la Entidad para el desarrollo de los objetivos misionales, requiere de un apoyo logístico en todos los órdenes, que asegure en todo momento contar con los elementos requeridos para la ejecución de las tareas por parte de los funcionarios.
La Contraloría Departamental del Valle del Cauca requiere cubrir la necesidad de funcionamiento que demanda la institución, pues en el ejercicio misional y administrativo requiere en muchos casos el servicio de fotocopiado, encuadernación y anillado para el normal funcionamiento de las actividades que debe realizar el ente de control para cumplir con lo encomendado constitucionalmente,
El servicio de fotocopiado, se hará a través de una fotocopiadora moderna de propiedad del proveedor, este incluirá el suministro de papel, suministro de toner, repuestos, mantenimiento y mano de obra operativa y técnica que permita darle un buen uso y mantenimiento al equipo, como también prestar el servicio de anillado, y encuadernación de documentos.
La Contraloría Departamental del Valle del Cauca, no cuenta con personal de planta disponible para la operación permanente de la maquina fotocopiadora, anillado y encuadernación de documentos.
El servicio de fotocopiado, encuadernación y anillado, se constituye en apoyo logístico de primordial importancia, dada su permanente utilización, cuya necesidad y existencia redunda en la adecuada realización de las labores y entrega de informes, traduciéndose desde el punto de vista de la gestión, en términos de eficiencia y eficacia.
Pretende la entidad de esta manera cubrir las necesidades presentadas en cada una de las dependencias, brindando a los funcionarios las herramientas necesarias, para el cumplimiento de las solicitudes internas y externas.
El requerimiento continuo del servicio de fotocopiado, viabiliza en oportunidad la celebración del contrato que se demanda, por los beneficios que reporta, toda vez que permite atender en tiempo las necesidades de fotocopiado con el respectivo suministro de papel, suministro de toner, repuestos, mantenimiento y mano de obra operativa y técnica que permita darle un buen uso y mantenimiento al equipo, permitiendo consecuentemente la prestación del servicio que constitucionalmente corresponde desarrollar a la entidad.
Se trata entonces de un requerimiento preponderante y necesario, plenamente justificado dentro del apoyo logístico que debe prestar la entidad, para posibilitar el cumplimiento de la misión institucional.
2.Descripción del objeto a Contratar (Num. 2 Articulo 3 Decreto 2474 de 2008)
Requiere contratar el servicio de fotocopiado, acompañado de la encuadernación y anillado de documentos para las diferentes dependencias de la Entidad.
Se trata entonces de un requerimiento preponderante y necesario, plenamente justificado dentro del proyecto logístico que debe prestar la entidad para posibilitar el cumplimiento de la misión institucional, lo que evidencia la necesidad de celebrar un contrato de servicio.
2.1 Objeto
La CONTRALORÍA DEPARTAMENTAL XXX XXXXX DEL CAUCA requiere
seleccionar en igualdad de oportunidades la propuesta más favorable para la celebración del Contrato de Suministro de Prestación de Servicios de fotocopiado, anillado y encuadernación, en la sede administrativa de Santiago de Cali.
2.2 Especificaciones Técnicas
Para el cumplimiento del objeto descrito anteriormente, el contratista deberá durante la vigencia total del contrato prestar el servicio de fotocopiado, anillado y encuadernación suministrando los siguientes elementos:
a). Disponer de una fotocopiadora moderna de propiedad del proveedor, con operario incluido que se encargue de fotocopiar lo solicitado por los funcionarios mediante autorización previamente concedida por el personal autorizado, en el horario que labore la Entidad.
El operario será el encargado de recibir los documentos a empastar y será también quien entregara los documentos encuadernados.
b). Suministrar durante la vigencia del contrato el papel en tamaño oficio y carta.
c). Suministrar durante la vigencia del contrato el toner y todos los elementos necesarios para el buen funcionamiento de la fotocopiadora, además de mano de obra operativa y técnica que permita darle un buen uso al equipo.
d). Realizar durante la vigencia del contrato el mantenimiento preventivo y correctivo de la fotocopiadora, suministrando los repuestos que la misma requiera.
e). Asignar un empleado durante la vigencia del contrato por su cuenta y riesgo para que opere la maquina fotocopiadora y realice las labores inherentes al cumplimiento del objeto contractual, en la jornada laboral de la Contraloría, esto es, de 7:30 a.m. a 12:30 p.m., y de 2:30 p.m. a 6:00 p.m., de lunes a viernes.
f). Suministrar durante la vigencia del contrato fotocopias en papel de primera calidad, no reciclado, de conformidad con las especificaciones técnicas solicitadas en los presentes pliegos de condiciones, y de acuerdo con el artículo 4º numeral 5º de la Ley 80 de 1993.
g). Aportar durante la vigencia del contrato los elementos básicos de oficina requeridos para la prestación del servicio (perforadora de dos, perforadora de tres, cosedora, guillotina, sacaganchos etc.)
h) Suministrar durante la vigencia del contrato, el servicio de anillado, y el encuadernación que se realizará fuera de las instalaciones pero el recibo y entrega de documentos se realizará en las instalaciones de la Contraloría Departamental xxx Xxxxx del Cauca
2.3 Plazo del Contrato
El plazo del contrato es de ocho (8) meses o en su defecto hasta agotar el presupuesto de la contratación
2.4 . Lugar
La prestación del servicio deberá realizarse en donde se encuentra ubicada la sede administrativa de la entidad, sexto piso del Xxxxxxxx xx xx Xxxxxxxxxxx xxx Xxxxx xxx Xxxxx.
3.Fundamentos jurídicos que soportan la modalidad de la selección. (Num. 3 del Artículo 7 Decreto 2474 de 2008)
Teniendo en cuenta la naturaleza Juridica del contrato a celebrar, la modalidad de selección que se debe adelantar es la de selección abreviada, definida en el articulo 2, numeral 2, literal a) de la Ley 1150 de 2007 y el articulo 16 del decreto 2474 de 2008.
Se utilizará para la selección del contratista el procedimiento de subasta inversa presencial, reglamentado por el articulo 18 de decreto 2474 de 2008, teniendo en cuenta que a la fecha la entidad no cuenta con la infraestructura tecnologica para realizar la subasta invesa de manera electronica.
Lo anterior, en razón a que la prestación del servicio de fotocopiado, anillado y encuadernación que se ofrece en el mercado, presenta características técnicas similares, con independencia de su diseño o de sus características descriptivas, y comparte patrones de desempeño y Calidad objetivamente definidos.
Así mismo, la calidad del servicio de fotocopiado requerido es de común utilización por parte de la Contraloría, pues todos los años requiere la reproducción de documentos para el desarrollo de sus actividades misionales y de apoyo a la labor institucional. De otro lado, los servicios de fotocopiado son ofrecidos masivamente en el mercado, en condiciones equivalentes para quien los solicite en términos de prestaciones mínimas y suficientes para la satisfacción de las necesidades de quien los adquiere.
Los pliegos de condiciones que elabore LA CONTRALORIA para el presente proceso, contendrán además de los requisitos exigidos en el numeral 5 del articulo 24 de la Ley 80 de l993, los definidos en el articulo 6 del Decreto 2474 de 2008.
En materia de de publicidad del proceso de selección se debe observar y cumplir lo dispuesto en el articulo 4 del Decreto 2474 de 2008, referente a la convocatoria publica en los procesos de licitación, selección abreviada y concurso de méritos así, como lo dispuesto en los artículos 8 (Publicidad del Procedimiento en el SECOP, Portal Único de Contratación Estatal), y 9 (Publicidad proyecto xx xxxxxx de condiciones y pliego de condiciones definitivo) del mismo Decreto.
4. Análisis que Soporta el Valor Estimado del Contrato (Num. 4 del Artículo 3 Decreto 2474 de 2008)
Se realizó consulta al SICE, solicitando información del objeto según solicitud de contratación “Se requiere contratar el servicio de fotocopiado, acompañado del encuadernación y anillado de documentos para las diferentes dependencias de la Entidad”, esta consulta de precio indicativo según CUBS No. 2.32.2.1.2 Impresión digital – 2.32.2.1.562 Encuadernación – 2.32.2.1.269 Anillado, (se anexan certificados) no arrojaron precio indicativo en el mercado ya que existen menos de
10 precios de referencia registrados; de igual forma y a efectos de conocer y establecer un valor proyectado para la presente contratación, se solicitó cotización vía telefónica del valor de una (1) fotocopia, una (1) encuadernación y un (1) anillado incluido IVA a 3 empresas del sector que prestan este servicio para conocer un estimado así:
EMPRESAS | SERVICIO | VALOR UNITARIO | IMPUESTO | VALOR TOTAL | PROMEDIO EN EL MERCADO |
A | FOTOCOPIA | 86.21 | 13.79 | $ 100.00 | $99 |
B | 82.32 | 15.68 | $ 98.00 | ||
C | 86.21 | 13.79 | $ 100.00 |
El costo promedio en el mercado de una fotocopia es de $99.33 IVA incluido.
Respecto a los anillados y encuadernación se realizaron consultas al mercado estableciendose los siguientes valores
EMPRESAS | SERVICIO | VALOR UNITARIO | PROMEDIO EN EL MERCADO |
A | ENCUADERNACION (EMPASTADO) | $ 12,000 | $ 12,433 |
B | $ 12,500 | ||
C | $ 12,800 |
El costo promedio en el mercado de una encuadernación es de $12.433 IVA incluido.
EMPRESAS | SERVICIO | VALOR UNITARIO PROMEDIO | PROMEDIO EN EL MERCADO |
A | ANILLADO Metalicos/ Plasticos + Velobind | $ 3,000 | $ 2,767 |
B | $ 2,500 | ||
C | $ 2,800 |
El costo promedio en el mercado de una Anillado en sus distintas modalidades es de $2.767 IVA incluido
El término del contrato a suscribir se promedia en ocho (8) meses o hasta agotar el valor de la contratación, el promedio de copias, anillado y encuadernación es susceptible de variar de acuerdo con la dinámica de la entidad. Frente al servicio de mantenimiento preventivo y correctivo que se debe hacer a la fotocopiadora, del suministro de los materiales por parte del contratista, el pago xx xxxxxxx de un operario permanente durante la jornada de labores de la Contraloría, mano de obra técnica, el valor del contrato se estima en la suma de VEINTICINCO MILLONES DE PESOS ($25.000.000.00), incluido IVA, que se pagarán con cargo al presupuesto de la actual vigencia fiscal, código 212102, de materiales y suministros.
El presupuesto del contrato se distribuirá de la siguiente manera:
LOTE | Presupuesto Total |
FOTOCOPIAS | $ |
EMPASTADO | $ |
ANILLADOS + VELOBIND | $ |
5. La Justificación de los factores de selección que permitan identificar la oferta más favorable. (Num. 5 del Artículo 3 Decreto 2474 de 2008)
Atendido que se trata de servicios de características técnicas uniformes y de común utilización, la escogencia del contratista se realizará teniendo en cuenta
únicamente el precio, con observancia de las reglas establecidazas en el Estatuto Contractual.
6. Riesgos de la Contratación (Num. 6 Artículo 3 Decreto 2474 de 2008)
Cumpliendo con lo expresado en el artículo 3 del Decreto 2474 de 2008, y con base al desarrollo legal, jurisprudencial y doctrinal existente sobre el principio de ecuación contractual (Arts. 27 y 28 Ley 80 de 1993), o del equilibrio económico del contrato, los riesgos previsibles que puedan afectar la equivalencia económica del contrato que llegare a adjudicarse para contratar en el presente caso obedecen a riesgos empresariales, inherentes al funcionamiento de una organización empresarial, que se imputan exclusivamente al contratista afectado, y no a la entidad.
Para el presente proceso de selección y la ejecución del contrato que de él se derive se han estimado, tipificado y asignado los siguientes riesgos previsibles involucrados en la contratación:
6.1 Riesgos a Cargo del Contratista
En un porcentaje del 100%:
6.1.1.1 Riesgos Financieros o Económicos
Teniendo en cuenta la modalidad económica bajo la cual se suscribirá el contrato, a precios unitarios fijos sin fórmula de reajuste, la entidad ha verificado que las condiciones económicas, técnicas y financieras de los trabajos, que se traducen en el pliego de condiciones, mantienen el equilibrio contractual en los términos señalados en la Ley 80 de 1993.
En este sentido el contratista debe asumir los siguientes riesgos:
1. Los efectos derivados de las variaciones en los precios xx xxxxxxx de los materiales, los insumos y la mano de obra necesarios para ejecutar el Contrato.
2. Los efectos derivados de las variaciones de la tasa de cambio.
3. Los efectos de todos y cualesquiera daños, perjuicios o pérdidas de los bienes de su propiedad causados por terceros.
4. Los efectos de las variaciones en la legislación Tributaria.
6.1.1.2 Riesgo de Operación.
El riesgo de operación hace referencia al no cumplimiento de parámetros de desempeño, calidad y originalidad de los bienes y servicios especificados y al incremento abrupto de los costos del servicio y de los insumos, mayores a los proyectados.
Para el caso del de los servicios y productos objeto de esta contratación, se identifica la posibilidad de ocurrencia de este riesgo ante un eventual incremento en el valor de los insumos, reparación de la fotocopiadora, durante la ejecución del contrato. Este riesgo se asigna al contratista en atención a que este tiene un mayor control sobre la ejecución del contrato, y es parte del riesgo de su actividad comercial.
El Riesgo Operacional, en este caso surge por la incorrecta estimación del costo del servicio prestado, anexo técnico, instrumentos, personal comprometido, desplazamiento, manutención, repuestos y demás factores operacionales. Este riesgo es asumido por el contratista.
6.1.1.3 Riesgo Sobre Equipos y Personal del Contratista.
Los riesgos referentes al mal uso, daño y/o reparación de la fotocopiadora, hurto de partes o equipos de propiedad del contratista, son asignados a la parte contratista quien deberá tomar las precauciones para la protección de los bienes de su propiedad.
6.1.2 Riesgos a Cargo de la Contraloría
A partir de la fecha de suscripción del Contrato, la CONTRALORIA asume, única y exclusivamente, los efectos derivados de los riesgos que se RELACIONAN a continuación.
1. Los efectos desfavorables originados normas, disposiciones o directrices que adopte LA CONTRALOIRA durante la ejecución del contrato y que sean aplicables al contrato, con excepción de normas tributarias o fiscales que dado su contenido general son cargas impuestas a toda persona en Colombia.
Respecto de la proporcionalidad esta podrá ser del 100% a cargo de LA CONTRALORIA o inferior según situaciones de compensación de culpas o cargas y de proporcionalidad y razonabilidad.
La entidad ha elaborado los estudios previos de la contratación determinando con claridad los aspectos económicos y técnicos del contrato, adoptando todas las medidas para garantizar que se contrate con la mejor calidad, la mejor oferta, al mejor precio. Así aminora los riesgos derivados de la contratación.
Para garantizar la ejecución satisfactoria del contrato designará un interventor que llevará a cabo el seguimiento y control del mismo y orientará al contratista en aquellos aspectos que éste requiera. Así aminora los riesgos derivados de la contratación.
7. Exigencia de Garantías (Num. 7 Artículo 3 Decreto 2474 de 2008)
Para garantizar el cumplimiento de las obligaciones surgidas con ocasión del proceso de selección y del contrato, se exigirá al proponente que presente garantía de seriedad de la oferta y al contratista con quien se celebre el contrato, garantía única de cumplimiento la cual deberá amparar los siguientes riesgos:
De cumplimiento de las obligaciones contractuales surgidas por un monto equivalente al veinte por ciento (20%) del valor del contrato, con una vigencia igual al término de duración del mismo y cuatro (4) meses más, la cual será aprobada a satisfacción por parte por parte de la Contralora Departamental xxx Xxxxx. Esta garantía deberá ajustarse siempre que se produzca modificación en el plazo y/o el valor del contrato.
De de salarios y prestaciones sociales e indemnizaciones laborales, equivalente al diez por ciento (10%) del valor total del contrato y con una vigencia igual al término de duración del contrato y tres años más.
De calidad del servicio suministrado: equivalente al 10% del valor del contrato, cuya duración sea la vigencia del contrato y cuatro (4) meses más.
XXXXX XXXXX XXX XXXX XXXXXXXXX XXXXXXX XXXXXXX
Contralora Auxiliar para Gestión Humana Contralora Auxiliar para Recursos
Físicos y Financieros
XXXXXX XXXXXX XXXXXX XXXXXXX
Jefe Oficina Asesora Jurídica
Proyectó Dra. Xxxx Xxxxxxx Xxxxxxx Xxxxxx – Profesional Universitario.