Contract
El Sanatorio de Contratación E.S.E., de conformidad con lo dispuesto en el artículo 37.1 del acuerdo No.06 xx Xxxxxx 26 de 2014, por el cual se adopta el manual de contratación de la entidad, procede a elaborar y sustentar la necesidad de realizar el siguiente estudio de oportunidad y conveniencia, teniendo en cuenta los siguientes aspectos:
1. DESCRIPCION DE LA NECESIDAD QUE SE PRETENDE SATISFACER CON EL PROCESO DE CONTRATACION.
El Sanatorio de Contratación Empresa Social del Estado es una entidad pública descentralizada del orden nacional, de naturaleza especial, con personería jurídica, de patrimonio propio y autonomía administrativa, integrante del Sistema Nacional de Seguridad Social en Salud, transformada en Empresa Social del Estado, mediante Decreto 1289 de 1994 y adscrita al Ministerio de Salud y Protección Social, mediante Decreto 4107 de 2011, que tiene por objetivo principal la prestación del servicio de salud a cargo del Estado, a los enfermos de lepra y sus convivientes, con carácter de servicio público e igualmente presta los servicios de salud a toda la comunidad en general y áreas circunvecinas.
El suministro de vestido y calzado de labor está regulado por el Artículo 1º de la Ley 70 de 1988, la cual fue reglamentada por el Decreto 1978 de 1989, el cual contempla que las Entidades están obligadas a suministrar vestido y calzado de labor cada cuatro (4) meses a los empleados que devenguen una asignación básica mensual inferior a dos salarios mínimos legales vigentes, siempre y cuando el empleado haya laborado como mínimo tres (3) meses de manera ininterrumpida antes de la fecha de cada suministro.
Según el código de trabajo en su artículo 233, Uso xxx Xxxxxxx y Vestido de Labor. El trabajador queda obligado a destinar a su uso en las labores contratadas el calzado y vestido que le suministre el empleador y en el caso de que así no lo hiciere éste quedara eximido de hacerle el suministro en el período siguiente.
La planta de personal del Sanatorio de Contratación E.S.E. cuenta actualmente con setenta (70) servidores públicos, que tienen derecho a acceder al suministro de ropa y calzado de labor, sin embargo, teniendo en cuenta las vigencias de los contratos de trabajo y del personal vinculado mediante nombramiento provisional para el año 2017, se prevé que las cantidades varíen en cuanto al número de servidores públicos que cumplan con los requisitos para acceder a dicho beneficio, por lo tanto la entidad determinará con antelación las cantidades a suministrarse en el periodo de Septiembre a Diciembre de 2017.
Para suplir la necesidad anteriormente descrita, el Sanatorio de Contratación E.S.E., tiene previsto dentro de su Plan Anual de Adquisiciones, adquirir la dotación de vestido y calzado de labor para los Empleados públicos y Trabajadores Oficiales del Sanatorio de Contratación E.S.E., que hayan adquirido este derecho.
Teniendo en cuenta lo anterior se hace necesario llevar a cabo un proceso de contratación para la compra de vestido y calzado de labor para los empleados públicos y trabajadores oficiales del Sanatorio de Contratación E.S.E., correspondiente al periodo de Septiembre a Diciembre de 2017.
2. OBJETO A CONTRATAR:
“COMPRA DE VESTIDO Y CALZADO DE LABOR PARA LOS EMPLEADOS PÚBLICOS Y TRABAJADORES OFICIALES DEL SANATORIO DE CONTRATACIÓN E.S.E., CORRESPONDIENTE AL PERIODO DE SEPTIEMBRE A DICIEMBRE DE 2017.”
2.1 ESPECIFICACIONES TÉCNICAS.
El Sanatorio de Contratación E.S.E., para efectos de dar cumplimiento a la Ley, requiere suscribir un Contrato de Compra de vestido y calzado de labor, dotación necesaria para los funcionarios que realizan actividades propias de su cargo en la Entidad, según la siguiente relación:
DOTACION CORRESPONDIENTE AL PERIODO DE SEPTIEMBRE A DICIEMBRE DE 2017 | |||
ITEM | VESTIDO | UNIDAD | CANT. |
1 | Pantalón clásico y/o falda + chaqueta manga corta, según modelo anexo1, color rojo cereza, tela Lino Lion y/x Xxxx Vértigo, para damas área administrativa; todas las tallas. logo institucional en chaqueta | Unidad | 16 |
2 | Blusa básica manga sisa, según modelo anexo 1, color negro, tela poli lycra, para damas área administrativa; todas las tallas. | Unidad | 16 |
3 | Pantalón clásico en tela poli algodón, según modelo anexo 1, color negro, para hombres área administrativa, todas las tallas, | Unidad | 9 |
4 | Camisa manga larga, con bolsillo, color rojo granate, según modelo anexo 1, tela microfibra, para hombres área administrativa; todas las tallas. logo institucional, | Unidad | 9 |
5 | Pantalón y chaqueta manga corta, según modelo anexo 1, tela anti- fluido Lafayette, color Ref: 194056-7776, con vivos color café oscuro para regente de farmacia. Logo institucional en chaqueta. | Unidad | 1 |
6 | Conjunto Pantalón y chaqueta manga corta, según modelo anexo 1, en tela Anti-fluido, color Blanco Ref. 1002; para Enfermeras; todas las tallas. Logo institucional en chaqueta. | Unidad | 7 |
7 | Conjunto Pantalón y chaqueta manga corta, según modelo adjunto, en tela Anti-fluido, color Blanco Ref. 1002; para enfermero hombre; Logo institucional en chaqueta. | Unidad | 1 |
8 | Conjunto pantalón y chaqueta, según modelo anexo 1, tela Anti-fluido, Color Ref: 184735, con vivos color Ref: 130940-2224; delantal blanco con vivos color Ref: 184735, para mujeres trabajadores oficiales, todas las tallas. Logo institucional en chaqueta. | Unidad | 26 |
9 | Camisa manga larga, según modelo anexo 1, color igual a la foto, para hombres trabajadores oficiales, todas las tallas. Logo institucional | Unidad | 10 |
10 | Pantalón tipo Xxxx Clásico, color negro, para hombres trabajadores oficiales, todas las tallas. | Unidad | 10 |
ITEM | ZAPATOS | UNIDAD | CANT. |
1 | Zapatos en cuero 100%, suela antideslizante, estilos y colores variados ; para damas área administrativa; números Según necesidad | Par | 16 |
2 | Zapatos de labor tipo tenis, suela antideslizante, para dama Regente de Farmacia No. 37 | Par | 1 |
3 | Zapatos de labor en cuero 100%, estilo mocasín, suela antideslizante, para hombres área administrativa; números según necesidad | Par | 9 |
4 | Zapatos de labor en cuero 100%, suela antideslizante, color Blanco, para Enfermeras números según necesidad | Par | 7 |
5 | Zapatos de labor en cuero 100%, suela antideslizante, blancos para hombre Enfermero No. 40 | Par | 1 |
6 | Zapatos de labor, en cuero 100%, suela antideslizante, ergonómico, sin tacón, para damas trabajadoras oficiales; Números según necesidad | Par | 26 |
7 | Zapatos de labor en cuero 100%, estilo Mocasin, suela antideslizante, para hombres trabajadores Oficiales; números según necesidad | Par | 10 |
NOTA: Los colores descritos con referencia en los trajes anti fluido se escogieron teniendo en cuenta el catalogo Lafayette.
2.2. CARACTERÍSTICAS DEL CONTRATO:
- Plazo de Ejecución: Sera de TREINTA (30) DÍAS CALENDARIO, contados a partir de la suscripción del acta de inicio.
- Lugar de Ejecución: El vestido y calzado de labor será entregado en el Sanatorio de Contratación E.S.E. ubicado en la Xxxxx 0 Xx.0-00 xxx xxxxxxxxx xx Xxxxxxxxxxxx - Xxxxxxxxx.
- Forma de Pago: El valor del contrato será cancelado mediante un único pago, una vez sea entregado en el Sanatorio de Contratación E.S.E. la totalidad del vestido y calzado de labor solicitado, por los valores acordados en el contrato, previa presentación de la factura o cuenta de cobro, certificación de cumplimiento expedida por la supervisión del Contrato y constancias de pago de las obligaciones por conceptos de seguridad social integral (Salud, Pensión, Riesgos Laborales) y Parafiscales si a ello hubiere lugar.
- Supervisión: Sera ejercida por quien o quienes designe la Gerencia del Sanatorio de Contratación E.S.E., y deberá cumplir con lo establecido en los artículos 44 al 47 del acuerdo 06 de 2014, por el cual se adopta el manual de contratación del Sanatorio de Contratación E.S.E, además de lo contemplado en la Ley 1474 de 2011 “Estatuto Anticorrupción”.
2.3 OBLIGACIONES DEL CONTRATANTE:
a) Efectuar los registros y operaciones presupuéstales y contables necesarios para cumplir cabalmente el pago de los bienes y/o servicios que el Contratista haya prestado a ésta con base en el presente contrato.
b) Suministrar la información que sea requerida por el contratista para la correcta ejecución del contrato.
c) Realizar la supervisión del contrato mediante los supervisores designados por la gerencia.
d) Pagar oportunamente el valor de los bienes y/o servicios, dentro de los plazos fijados en el contrato
2.4 OBLIGACIONES DEL CONTRATISTA:
a) Cumplir con el objeto del contrato, conforme al mismo y demás documentos que hagan parte integral del proceso, los estudios previos, demás que se generen.
b) Tomar las medidas o tallas de los funcionarios en forma personalizada e individualizada, para la confección de las diferentes dotaciones, dentro de los cinco
(5) días hábiles, siguientes a la fecha de celebración del acta de inicio.
c) Cumplir con las cantidades, referencias y características técnicas, acordadas y solicitadas en el contrato.
d) Garantizar la calidad de las telas de conformidad a las características técnicas descritas en el Anexo 1, adjunto al presente estudio previo.
e) Garantizar la calidad xxx xxxxxxx de labor a suministrar de conformidad con los requerimientos establecidos por la entidad para el presente proceso.
f) El contratista se compromete a cambiar, dentro de los quince (15) días hábiles siguientes al requerimiento, el vestido x xxxxxxx que a consideración de la supervisión del contrato, no se encuentren en óptimas condiciones para su utilización o presenten defectos de confección y de talla, el cual una vez ajustado a los requerimientos, deberá hacer llegar a la dirección reportada como domicilio contractual de la entidad.
g) Atender y solucionar las objeciones presentadas por la supervisora, relacionadas con la calidad del vestido, diseño, cantidad y confección de los bienes solicitados.
h) Hacer entrega de la dotación vestido y calzado labor xx xxx, en el Sanatorio de Contratación E.S.E., cuyo domicilio contractual es la Xxxxx 0 Xx. 0 – 00.
i) Permitir a la supervisora la revisión de los documentos concernientes con el contrato.
j) Acreditar el pago de los aportes al sistema de seguridad social integral de todos sus trabajadores y demás a que haya lugar.
k) Todo cambio de las características, calidades y especificaciones del vestido y calzado labor a suministrarse por el Contratista, deberá estar debidamente autorizado por el Contratante, previa solicitud del Contratista, a la que se deberá adjuntar el análisis y soporte correspondiente, y tener el concepto favorable debida e igualmente soportado y justificado por las Supervisoras del Contrato, evento en el cual el nuevo precio de llegar a contemplarse, será acordado por las partes previa realización de un estudios xx xxxxxxx.
l) Las demás obligaciones inherentes al objeto del contrato y contenidas en la propuesta.
3. MODALIDAD DE SELECCIÓN DEL CONTRATISTA, SU JUSTIFICACION INCLUYENDO LOS FUNDAMENTOS JURIDICOS.
De conformidad con lo dispuesto en el numeral 31.1.2.1 del artículo 31 del Acuerdo 06 de 26 xx xxxxxx de 2014 “Por el cual se adopta el manual de contratación del Sanatorio de Contratación Empresa Social del Estado”, teniendo en cuenta que se trata de contratar la COMPRA DE VESTIDO Y CALZADO DE LABOR, cuyo valor estimado no supera los
veintiocho (28) SMLMV, la selección del contratista se desarrollará mediante la modalidad de CONTRATACION DIRECTA causal “MÍNIMA CUANTÍA CON INVITACIÓN DIRECTA”,
razón por la cual se realizará una invitación directa a presentar oferta a un proveedor de este tipo de bienes que cumpla los requisitos exigidos en el presente estudio, en razón que no se requiere la obtención de varias ofertas.
3.1 El proponente deberá acreditar los siguientes requisitos:
a) IDONEIDAD:
i) Persona natural: Legalmente capaz, comerciante con matricula o registro mercantil en la cámara de comercio, con inscripción y/o registro vigente como proveedor o afín, que tenga registrado el desarrollo de actividades iguales o similares a las del presente proceso; sin inhabilidades ni conflicto de intereses para suscribir contratos con el Sanatorio de Contratación E.S.E.
ii) Persona Jurídica: debidamente constituida y registrada en la Cámara de Comercio, con inscripción y/o registro vigente como proveedor o afín, que dentro de su objeto social tenga contemplado el desarrollo de actividades iguales o similares a las del presente objeto de contratación, sin inhabilidades ni conflicto de intereses para suscribir contratos con el Sanatorio de Contratación E.S.E.
b) EXPERIENCIA: Acreditar experiencia especifica en la venta y/o suministro de bienes iguales o similares al objeto del presente proceso de contratación, mediante la presentación de un contrato suscrito con entidades públicas o privadas y/o certificación cuyo objeto sea igual o similar al del presente proceso contractual.
3.2 JUSTIFICACION
La contratación planteada, se considera conveniente y oportuna, por las siguientes razones:
El Sanatorio de Contratación E.S.E., tiene previsto dentro de su Plan Anual de Adquisiciones, adquirir la dotación de vestido y calzado de labor para los Empleados públicos y Trabajadores Oficiales del Sanatorio de Contratación E.S.E., que hayan adquirido este derecho.
El suministro de vestido y calzado de labor está regulado por el Artículo 1º de la Ley 70 de 1988, la cual fue reglamentada por el Decreto 1978 de 1989, el cual contempla que las Entidades están obligadas a suministrar vestido y calzado de labor cada cuatro (4) meses a los empleados que devenguen una asignación básica mensual inferior a dos salarios mínimos legales vigentes, siempre y cuando el empleado haya laborado como mínimo tres (3) meses de manera ininterrumpida antes de la fecha de cada suministro.
Según el código de trabajo en su artículo 233, Uso xxx Xxxxxxx y Vestido de Labor. El trabajador queda obligado a destinar a su uso en las labores contratadas el calzado y vestido que le suministre el empleador y en el caso de que así no lo hiciere éste quedara eximido de hacerle el suministro en el período siguiente.
En conclusión es preciso y procedente realizar la contratación para la compra de vestido y calzado de labor para los empleados públicos y trabajadores oficiales del Sanatorio de Contratación E.S.E., correspondiente al periodo de Septiembre a Diciembre de 2017, Dotación necesaria para que los funcionarios realicen las actividades propias de su cargo en la Entidad. Y para satisfacer esta necesidad se debe llevar a cabo un proceso de contratación con personas naturales o jurídicas que dentro de su actividad económica contemplen la comercialización de bienes iguales o similares a los que se refiere el presente estudio y que además cumplan con los requisitos para celebrar contratos con el estado.
4. VALOR ESTIMADO DEL CONTRATO.
4.1. ANÁLISIS ECONÓMICO DEL SECTOR.
Para determinar el valor del presente proceso se tuvo en cuenta los siguientes antecedentes:
a) Adquisición de bienes y servicios iguales o similares adquiridos por la entidad:
ENTIDAD CONTRATANTE | CONTRATISTA | No. CONTRATO | OBJETO | VALOR | PLAZO |
SANATORIO DE CONTRATACION E.S.E. | XXX XXXXXX XXXXXXXXX C.C.No.30.008.66 1 de Contratación | 058-2016 | “SUMINISTRO DE VESTIDO Y CALZADO DE LABOR, DOTACIÓN XX XXX, PARA LOS EMPLEADOS PÚBLICOS Y TRABAJADORES OFICIALES DEL SANATORIO DE CONTRATACIÓN E.S.E. CORRESPONDIENTE A LA VIGENCIA 2016.” | $34.968.000.oo | Desde la suscripción del acta de inicio y hasta el treinta y uno (31) de Diciembre de 2016 y/o hasta agotar los recursos. |
FUENTE: Archivo de la entidad – Pagina web: xxx.xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx.xxx.xx
b) Adquisición de bienes y servicios iguales o similares adquiridos por otras entidades:
Se realizó consulta en el SECOP portal de contratación: xxx.xxxxxxxxxxxxxx.xxx.xx, la contratación de otras entidades que hayan adquirido esta clase de bienes en las vigencias anteriores, encontrándose lo siguiente:
ENTIDAD CONTRATANTE | CONTRATISTA | No. CONTRATO | OBJETO | VALOR | PLAZO |
REGISTRADURÍA NACIONAL DEL ESTADO CIVIL (RNEC) | BIG PASS S.A.S. | CTO 040 DE 2017 RNEC | Suministro de bonos de dotación canjeables exclusivamente para calzado y vestido de labor, para los servidores públicos de la organización electoral, que tienen este derecho de acuerdo con la Ley 70 de 1988 y el Decreto 1978 del 1989. | $68.625.000 | 6 Meses |
Fuente: SECOP. xxx.xxxxxxxxxxxxxx.xxx.xx.
c) Cotizaciones solicitadas a proveedores de este tipo de bienes:
Se realizó invitación a presentar cotización a proveedores de este tipo de bienes y/o servicios, los cuales presentaron las siguientes cotizaciones: (se adjuntan al presente estudio).
ROVEEDOR | VALOR COTIZADO |
NOMBRE O RAZON SOCIAL: XXXXXXXX XXXXX XXXXXX C.C. No.1.098.625.547 de Bucaramanga Establecimiento de Comercio: “KAT MEDICAL” Dirección: Xxxxxxx 00 Xx.000-00, Xxxx.000, Xxxxxx Xx xxx, Xxxxxxxxxxxxx - Xxxxxxxxx. Teléfonos: 0-000000 Celular: 000-0000000 | TRECE MILLONES VEINTINUEVE MIL PESOS ($13.029.000,oo) M/CTE. IVA incluido. (Ver cotización…) |
PROVEEDOR | VALOR COTIZADO |
NOMBRE O RAZON SOCIAL: XXX XXXXXX XXXXXXXXX X.X.Xx.00.000.000 xx Xxxxxxxxxxxx. Establecimiento de Comercio “XXXXXXXXX XXXXXX” Dirección: Xxxxxxx 0 Xx.0-00 Xxxxxxxxxxxx Xxxxxxxxx. Celular: 000-0000000 | DOCE MILLONES NOVECIENTOS CINCUENTA Y TRES MIL PESOS ($12.953.000,oo) M/CTE., IVA incluido. (Ver cotización…) |
Al realizar el análisis de las cotizaciones presentadas se puede observar que la oferta presentada por XXX XXXXXX XXXXXXXXX - “XXXXXXXXX XXXXXX” es más económica con relación a la presentada por XXXXXXXX XXXXX XXXXXX - “KAT MEDICAL”. Teniendo en cuenta que los elementos cotizados poseen las mismas especificaciones y referencias.
4.2 PRESUPUESTO OFICIAL:
Una vez lo anterior, se establece que el valor estimado para el presente contrato asciende a la suma DOCE MILLONES NOVECIENTOS CINCUENTA Y TRES MIL PESOS
($12.953.000,oo) M/CTE., IVA incluido. De acuerdo a las cantidades, los valores cotizados y el análisis del sector.
Se deja claramente establecido que el precio se ha fijado, teniendo en cuenta todos los costos directos e indirectos y descuentos legales en que el proveedor incurra para la entrega del vestido y calzado de labor referido en el presente estudio.
4.3 DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL:
SECCION | RUBRO | DETALLE | FUENTE | VALOR | CERTIFICADO DE DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL |
RP | 2010 | ADQUISICIÓN DE BIENES – MATERIALES Y SUMINISTROS – DOTACION | RECURSOS PROPIOS -20 | $13.000.000,00 | Certificado de Disponibilidad Presupuestal (CDP) No.17-00570 de fecha Noviembre 24 de 2017 expedido por el Encargado de Presupuesto de la Entidad. |
TOTAL | $13.000.000,oo | $13.000.000,oo | |||
5. ANALISIS, TIPÍFICACION Y ASIGNACION DE RIESGOS DE LOS PROCESOS DE CONTRATACION DEL SANATORIO DE CONTRATACION E.S.E.
De conformidad con el artículo 61 del Manual de Contratación del SANATORIO DE CONTRATACIÓN E.S.E., se realiza el presente análisis del riesgo para llevar a cabo el proceso de CONTRATACION DIRECTA cuyo objeto es la “COMPRA DE VESTIDO Y CALZADO DE LABOR PARA LOS EMPLEADOS PÚBLICOS Y TRABAJADORES OFICIALES DEL SANATORIO DE CONTRATACIÓN E.S.E., CORRESPONDIENTE AL PERIODO DE SEPTIEMBRE A DICIEMBRE DE 2017.”
Con el presente estudio se pretende contribuir a la reducción de controversias judiciales y extrajudiciales en contra del SANATORIO DE CONTRATACION E.S.E., y lograr, que las partes del contrato estatal puedan hacer las previsiones necesarias para mitigar los riesgos, por ello se hace necesarios, estimar, tipificar y cuantificar los riesgos previsibles involucrados en la contratación.
LA ESTIMACIÓN consiste en valorar la probabilidad de ocurrencia y el nivel de impacto de los riesgos que han sido tipificados y que teniendo en cuenta su materialización, requieren una valoración.
ESTIMACION CUALITATIVA: Es aquella que se realiza cuando se trabaja los riesgos para una estimación cualitativa mediante rangos que permitan al servidor público calificar los riesgos en una matriz, en diferentes niveles de probabilidad e impacto.
LA PROBABILIDAD es entendida como una medida de la creencia o conocimiento que se tienen acerca de la ocurrencia futura o pasada de un evento y generalmente se puede estimar como la frecuencia con la que se obtiene un resultado en un experimento aleatorio.
IMPACTO O SEVERIDAD: Es la medida de la magnitud de las consecuencias monetarias de un evento generador de riesgo sobre el objeto del contrato.
ESTIMACION CUANTITATIVA: Una vez realizada la evaluación cualitativa, incorporando los criterios evaluados en la etapa cualitativa y realizando una aproximación numérica de dichos criterios.
De igual manera debe darse aplicación al documento expedido por el CONSEJO NACIONAL DE POLITICA ECONOMICA Y SOCIAL a través del documento COMPES 3714 de fecha primero (1) de diciembre de 2011, ― DEL RIESGO PREVISIBLE EN EL MARCO DE LA POLÍTICA DE CONTRATACIÓN PÚBLICA” y se señalaran los riesgos de conformidad con lo señalado en el mismo así:
a) Riesgos Económicos: Son aquellos que se derivan del comportamiento xxx xxxxxxx, tales como la fluctuación de los precios de los insumos, desabastecimiento y especulación de los mismos, entre otros. Por ejemplo, es usual que en contratos que involucran la ejecución de actividades en cuya estructura se ha definido un marco cambiario, se identifiquen alteraciones por el comportamiento de la moneda o por circunstancias colaterales que Imponen una incidencia crítica. Así mismo, en los contratos de suministro de bienes o prestación de servicios, donde no es posible llevar a cabo el objeto del contrato por desabastecimiento o especulación dentro xxx xxxxxxx propio de los insumos. Su inclusión dependerá de la posibilidad de previsión del mismo.
b) Riesgos Sociales o Políticos: son aquellos que se derivan por cambios de las políticas gubernamentales que sean probables y previsibles, tales como cambios en la situación política, sistema de gobierno y cambio en las condiciones sociales que tengan impacto en la ejecución del contrato. También suelen presentarse por fallas en la manera en que se relacionan entre sí, el Gobierno y la población, grupos de interés o la sociedad. Por ejemplo los paros, huelgas, actos terroristas, etc. Para la determinación de su previsibilidad, la entidad podrá acudir a las autoridades públicas competentes en la recopilación de datos estadísticos x xxxxxxx oficiales (POLICIA NACIONAL, FUERZAS ARMADAS DE COLOMBIA, MINISTERIO DE LA PROTECCIÓN SOCIAL, etc.)
c) Riesgos Operacionales: Son aquellos riesgos asociados a la operatividad del contrato. Entre estos encontramos: la posibilidad de que el monto de la inversión no sea el
previsto para cumplir el objeto del contrato. También se presenta la extensión del plazo, cuando los contratos se realizan en tiempos distintos a los inicialmente programados por circunstancias no imputables a las partes. Adicionalmente, se presenta por la posibilidad de no obtención del objeto del contrato como consecuencia de la existencia de inadecuados procesos, procedimientos, parámetros, sistemas de información y tecnológicos, equipos humanos o técnicos sin que los mismos sean imputables a las partes. Dichos riesgos hacen parte del riesgo operacional siempre y cuando no sean obligaciones de las partes y se materialicen durante la ejecución del contrato.
En general no son riesgos operacionales las especificaciones de materiales o servicios incorrectos, fallas en el embalaje, manipulación, transporte o descarga del bien suministrado, insuficiencia en los proveedores, perdida o destrucción de los bienes a suministrar, daño, hurto o perdida de materiales o equipos para la ejecución del contrato, obtención o renovación de licencias o permisos, entre otros. Para reducir la incidencia de este tipo de riesgos, es necesario contar durante la etapa de estructuración de los contratos con los estudios respectivos y adelantar actividades que permitan contar con un adecuado nivel de información sobre las especificaciones de los diferentes objetos contractuales, con el fin de fortalecer el análisis de costos, lo cual reduce los factores de riesgos que inciden sobre el contrato.
d) Riesgos Financieros: Este riesgo tiene dos componentes básicos: el riesgo de consecución de financiación o riesgo de liquidez, y el riesgo de las condiciones financieras. El primero se refiere a la dificultad de conseguir los recursos financieros, ya sea en el sector financiero o el mercado de capitales, para lograr el objetivo del contrato. El segundo hace referencia a los términos financieros de dichos recursos, entre estos encontramos plazos, tasas, garantías, contragarantías, refinanciaciones entre otros.
e) Riesgos Regulatorios: Son los posibles cambios regulatorios o reglamentarios que siendo previsibles, afecten el equilibrio contractual. Por ejemplo, cambios en las tarifas, mercados regulados, cambios en los regímenes especiales (regalías, pensional), designación de zonas francas, planes de ordenamiento territorial, expedición de normas de carácter técnico o de calidad, entre otros.
f) Riesgos de la Naturaleza: Son los eventos causados por la naturaleza sin la intervención o voluntad del hombre, que aunque pueden ser previsibles por su frecuencia o diagnóstico están fuera del control de las partes. Para la determinación de su existencia y/o previsibilidad, se podrá acudir a las autoridades públicas o entidades competentes en la recopilación de datos estadísticos x xxxxxxx oficiales (INSTITUTO XXXXXXX XXXXXXX, INGEOMINAS, IDEAM, etc) Para el ejercicio de tipificación, éstos se refieren a los hechos de la naturaleza que puedan tener un impacto sobre la ejecución del contrato, por ejemplo los temblores, inundaciones, lluvias, sequias, entre otros, siempre y cuando los mismos puedan preverse.
g) Riesgos Ambientales: Se refiere a las obligaciones que emanan de las licencias ambientales, de los planes de manejo ambiental, de las condiciones ambientales o ecológicas exigidas y de la evolución de las tasas retributivas y de uso del agua. Por ejemplo, cuando durante la ejecución del contrato se configuren pasivos ambientales causados por mala gestión de la licencia ambiental y/o el plan de manejo ambiental o el costo de las obligaciones ambientales resulte superior al estimado no siendo imputables a las partes.
h) Riesgos Tecnológicos: Se refiere a eventuales fallos en las telecomunicaciones, suspensión de servicios públicos, advenimiento de nuevos desarrollos tecnológicos o estándares que deben ser tenidos en cuenta para la ejecución del contrato así como la obsolescencia tecnológica. 9. Una vez hecha la clasificación por tipo de riesgo se recomienda hacer una definición concreta de cada uno de los riesgos que se incluyan, conforme al lenguaje común de los mismos.
EN CUANTO A LA ASIGNACIÓN DE RIESGOS EL DOCUMENTO RECOMIENDA LA SIGUIENTE ASIGNACIÓN:
a) Riesgos Económicos: Se recomienda que por regla general y bajo la premisa de contar con información suficiente y con las condiciones necesarias para llevar a cabo el objeto contractual, el riesgo se traslade al contratista en atención a su experticia en el manejo y posibilidad de administración efectiva de los riesgos económicos. Desde luego, ello no podrá hacerse en relación con riesgos que el mismo no pueda controlar, como condiciones macroeconómicas no previsibles, las cuales por ser imprevisibles escaparían de la órbita de aplicación del artículo 4 de la Ley 1150 de 2007.
b) Riesgos Sociales o Políticos: Se recomienda que por regla general el riesgo previsible de esta naturaleza lo asuma la entidad contratante que en atención a su condición, se presume que cuenta con un manejo y posibilidad de administración efectiva del mismo. De manera excepcional se puede trasladar el riesgo cuando por ejemplo, existan mecanismos de cobertura en el mercado.
c) Riesgo Operacional: Por regla general y bajo la premisa de contar con información suficiente, los riesgos operacionales se transfieren al contratista, en la medida en que cuenta con mayor experiencia y conocimiento de las variables que determinan el valor de la inversión y tendrá a su cargo las actividades propias del contrato. En aquellos contratos donde se presente un alto componente de complejidad técnica, las entidades estatales pueden considerar la posibilidad de utilizar como mecanismo de mitigación el Otorgamiento de garantías parciales para cubrir eventuales sobrecostos asociados a la complejidad identificada.
d) Riesgos Financieros: Se recomienda que el riesgo se traslade al contratista por regla general y bajo la premisa de contar con información suficiente. En atención a su
experticia en la consecución y estructuración de los recursos necesarios, se presume que cuenta con un manejo y posibilidad de administración efectiva de los riesgos financieros.
e) Riesgos Regulatorios: Se recomienda que por regla general, el riesgo lo asuma la parte que cuenta con un manejo y posibilidad de administración efectiva de los riesgos regulatorios por su naturaleza y en virtud de las normas propias de cada regulación.
f) Riesgos de la naturaleza: Siempre y cuando existan formas de mitigación al alcance del contratista, los riesgos de la naturaleza deben ser trasladados al mismo.
g) Riesgo Ambiental: La asignación del riesgo ambiental depende de la especificidad de cada proceso, por ejemplo:
⮚ Cuando se cuente con licencia ambiental debidamente ejecutoriada y/o plan de manejo ambiental, antes del cierre de la licitación, el contratista asumirá los costos implícitos en el cumplimiento de las obligaciones definidas en dicha licencia y/o plan de manejo ambiental.
⮚ Cuando se cuente con licencia ambiental debidamente ejecutoriada antes del cierre de la licitación y ésta sea modificada por solicitud del contratista, él asumirá los costos que implique esta modificación.
⮚ El riesgo de que, durante la ejecución, la operación y el mantenimiento de las obras, se configuren pasivos ambientales causados por el incumplimiento o la mala gestión de la licencia ambiental y/o el plan de manejo ambiental será asumido por el contratista.
⮚ Cuando no se cuente con licencia ambiental debidamente ejecutoriada y/o plan de manejo ambiental, antes del cierre de la licitación, los costos por obligaciones ambientales se deberán estimar y prever en los contratos acorde con la naturaleza y magnitud del objeto contractual. En estos casos la entidad estatal podrá asumir el riesgo de que los costos por obligaciones ambientales resulten superiores a lo estimado.
⮚ Cuando por la naturaleza del proyecto no se requiera licencia ambiental, los costos para realizar un adecuado manejo ambiental se deben estimar y prever en los contratos acorde con la naturaleza y magnitud del proyecto. En estos casos, la entidad estatal podrá asumir el riesgo por los costos de las obligaciones adicionales resultantes de la exigencia de un plan de manejo posterior al cierre de la licitación, sólo cuando la exigencia no surja del mal manejo ambiental del proyecto.
h) Riesgo Tecnológico: Se recomienda que por regla general y bajo la premisa de contar con información suficiente, el riesgo se traslade al contratista que en atención a su
experticia en el objeto contractual y los estándares tecnológicos, cuenta con un manejo y posibilidad de administración efectiva de los riesgos tecnológicos
ANALISIS CUALITATIVO DE RIESGOS CON SU PROBABILIDAD E IMPACTO.
Riesgo | Probabilidad | Impacto | Asignación |
Riesgos sociales o políticos | Medio-Bajo | Media-baja | EL SANATORIO |
Riesgos operacionales | Medio-Bajo | Media-Baja | El contratista |
Riesgos financieros | Medio-Bajo | Media-baja | El contratista |
Riesgos Regulatorios | Medio-Bajo | Media-Baja | El contratista |
Riesgo tecnológico | Medio-Bajo | Media-baja | El contratista |
TIPIFICACIÓN | ESTIMACIÓN | ASIGNACIÓN |
RIESGO EN PLANIFICACIÓN Y EJECUCIÓN DEL SERVICIO | ||
Información errónea o desactualizada suministrada por la entidad | 10% | LA ESE |
Uso o recolección de información errada | 15% | Contratista, salvo que la información errada provenga de la misma entidad |
Estimación inadecuada de los costos | 5% | Contratista |
Negligencia, imprudencia o temeridad en los mandatos | 20% | Contratista |
Uso indebido de información | 10% | Contratista |
Accidentes de trabajo y enfermedades profesionales | 5% | Contratista, quien debe cubrir el riesgo conforme a las normas que regulan el sistema ARP |
Falta de calidad en el servicio prestado | 10% | El Supervisor del contrato debe vigilar su ejecución, so pena de no certificarla |
EVENTOS DERIVADOS DE CIRCUNSTANCIAS ECONÓMICAS O LEGALES | ||
Financiamiento del contrato | 100% | Contratista |
Incremento en impuestos que afectan a todos los contribuyentes y a todas las actividades | 5% | Contratista |
Incremento en impuestos que afectan la actividad del contratante, siendo tal actividad objeto del contrato | 5% | Contratista, a quien la entidad podrá llevar a un punto de no pérdida, siempre y cuando acredite que el incremento es de tal magnitud que le ha conducido a pérdida. |
6. GARANTIAS
De conformidad con lo dispuesto en el artículo 51 numeral 2 y concordantes del manual interno de contratación de la entidad y teniendo en cuenta que se trata de la compra DE VESTIDO Y CALZADO DE LABOR, se considera necesario y oportuno exigir al CONTRATISTA la constitución a su xxxxx y a favor del Sanatorio de Contratación E.S.E., garantías únicas que amparen los siguientes riesgos:
a) Cumplimiento de las obligaciones surgidas del contrato estatal incluyendo en ellas el pago de multas y cláusula penal pecuniaria, cuando se hayan pactado en el contrato. El amparo de cumplimiento del contrato cubrirá a la entidad estatal contratante de los perjuicios directos derivados del incumplimiento total o parcial de las obligaciones nacidas del contrato, así como de su cumplimiento tardío o de su cumplimiento defectuoso, cuando ellos son imputables al contratista. Además de esos riesgos, este amparo comprenderá siempre el pago del valor de las multas y de la cláusula penal pecuniaria que se hayan pactado en el contrato garantizado. El valor de la garantía será igual al veinte por ciento (20%) del valor del contrato con una vigencia igual a la del contrato y seis (6) meses más.
7. CONCLUSIÓN
Con el presente análisis de oportunidad y conveniencia se acredita la necesidad para contratar la “COMPRA DE VESTIDO Y CALZADO DE LABOR PARA LOS EMPLEADOS PÚBLICOS Y TRABAJADORES OFICIALES DEL SANATORIO DE CONTRATACIÓN E.S.E., CORRESPONDIENTE AL PERIODO DE SEPTIEMBRE A DICIEMBRE DE 2017.”
Se elabora y firma el presente estudio de oportunidad y conveniencia en Contratación Santander, a los veinticuatro (24) días del mes de Noviembre de dos mil diecisiete (2017).
(ORIGINAL FIRMADO)
XXXXX XXXXXXXXX XXXXX XXXXXX XXXXXXXXXXX XXXX XXXXX.
Jefe xx Xxxxxxx Humano Encargada R. Físicos / Trabajadores Oficiales
Sanatorio de Contratación E.S.E Sanatorio de Contratación E.S.E.