Tabla de Contenido

Manual para la Adquisición de bienes y contratación de servicios

Agosto 2021

Tabla de Contenido

Introducción 7

Objetivos 7

1. Objetivo general 7

2. Objetivos específicos 8

Disposiciones Generales 8

Capítulo I - Clasificación y métodos de adquisición y contratación 11

1. Adquisición o contratación directa 11

a. Compra por caja chica: 11

b. Adquisición o contratación directa 12

2. Adquisición o contratación mediante un proceso comparativo: 13

3. Adquisición o contratación por Licitación Institucional: 14

4. Consideraciones especiales: 15

a. Proveedores calificados para la adquisición de bienes o contratación de servicios recurrentes 15

b. Adquisición o contratación consolidada o por volumen 16

c. Contratación de servicios profesionales de consultoría 17

i. Condiciones previas 17

ii. Clasificación de consultores por tipo de persona 18

iii. Clasificación de los consultores por su ámbito de acción 19

iv. Clasificación de consultores por servicio, antecedentes académicos y experiencia 20

v. Base de datos de consultores 21

vi. Requisitos, procedimiento y responsabilidades en torno a la contratación 21

vii. Publicación de adjudicaciones en la Web institucional 26

viii. Método de selección de consultores 27

ix. Honorarios 28

x. Pago de honorarios 29

xi. Duración de la consultoría 30

xii. Evaluación de la consultoría 31

xiii. Derechos y obligaciones de los consultores 32

xiv. Viajes 33

xv. Adenda 33

d. Adquisición de boletos aéreos para viajes oficiales 34

e. Adquisición y/o renovación de vehículos 35

f. Adquisición de materiales y suministros de oficina 36

Capítulo II - Organización institucional para la adquisición de bienes y contratación de servicios 38

1. Generalidades: 38

2. Comisión Corporativa de Compras 39

a. Objetivos: 39

b. Conformación 40

c. Funciones de la Comisión Corporativa de Compras 40

3. Comité Nacional de Compras: 42

a. Objetivos: 42

b. Conformación 42

c. Funciones del Comité Nacional de Compras 43

4. Personal encargado de solicitar la adquisición de bienes y la contratación de servicios: 45

5. Personal encargado de efectuar los procesos de adquisición de bienes y contratación de servicios: 46

Capítulo III - Procedimiento para la adquisición de bienes y contratación de servicios 47

1. Generalidades: 47

2. Solicitud del bien o servicio (Solicitud de pedido o Solicitud de bienes y servicios) 49

3. Cotización 49

4. Selección y adjudicación: 50

5. Orden de compra 50

6. Modificación en los procesos de adquisición y contratación: 51

7. Contratos: 51

8. Recepción, verificación y aceptación a conformidad del IICA 52

9. Pagos: 53

a. Pagos parciales: 54

b. Anticipo de fondos: 54

c. Adquisición o contratación con pago mediante tarjeta de crédito institucional 55

10. Base de datos de proveedores de bienes y de servicios: 55

11. Resguardo de documentación: 56

12. Consultas, Quejas y Denuncias ante procesos de adquisición o contratación: 57

13. Sanciones 58

Capítulo IV – Licitaciones Institucionales 59

1. Generalidades: 59

2. Procedimiento para realizar una Licitación Institucional: 60

3. Método de divulgación de la Licitación Institucional 62

4. Cartel x Xxxxxx de Licitación Institucional 63

5. Garantías: 63

6. Contenido de las ofertas 64

a. Oferta técnica 64

b. Oferta económica: 64

c. Documentos legales 65

7. Recepción de las ofertas: 66

8. Apertura de ofertas 66

9. Evaluación de las ofertas: 67

a. Exclusión de oferentes 67

10. Dudas o aclaraciones 69

11. Adjudicación final 69

12. Publicación de la Adjudicación en la Web Institucional. 70

Capítulo V - Autoridad 71

Capítulo VI - Auditoría Interna 74

Anexos 75

Anexo 1: Rendición de caja chica (modelo) 75

Anexo 2: Selección de proveedor calificado para necesidades recurrentes de adquisición y contratación 76

Anexo 3: Modelo de contrato de servicios profesionales de consultoría y términos de referencia para las Representaciones 80

Anexo 4: Modelo de contrato de servicios profesionales de consultoría y términos de referencia para la Sede Central 87

Anexo 5: Procedimiento para la publicación de adjudicaciones en la Web institucional 94

Anexo 6: Ejemplo de cuadro de valoración de la oferta 95

Anexo 7: Lineamientos para la determinación de honorarios para contratos por servicios profesionales de consultoría 96

Anexo 8: Modelo de adenda al contrato de servicios profesionales de consultoría para las Representaciones del IICA en los Estados Miembros 98

Anexo 9: Modelo de adenda al contrato de servicios profesionales de consultoría para la Sede Central 99

Anexo 10: Funciones y responsabilidades del personal encargado de solicitar la adquisición de bienes y contratación de servicios: 101

Anexo 11: Funciones y responsabilidades del personal encargado de efectuar procesos de adquisición de bienes y contratación de servicios 102

Anexo 12: Solicitud de pedido/Solicitud de Bienes y Servicios y Orden de Compra 104

Anexo 13: Adquisiciones y contrataciones mediante proceso comparativo de cotizaciones escritas 106

Anexo 14: Modelo de Contrato: 107

Anexo 15: Autorización de pago: 117

Anexo 16: Cronograma de actividades de Licitación Institucional 118

Anexo 17: Anuncio y requerimientos del Cartel x Xxxxxx de Licitación Institucional 119

a. Condiciones generales 119

b. Condiciones específicas: 120

Anexo 18: Modelo de Cartel x Xxxxxx de Licitación Institucional 122

Anexo 19: Garantías 127

a. Garantías de participación 127

b. Garantías de cumplimiento 127

c. Garantías de Buen Uso de Anticipo 127

d. Garantía por vicios ocultos 128

Anexo 20: Prohibiciones generales 129

1. Prohibiciones aplicables a los proveedores: 129

2. Prohibiciones para funcionarios que tomen parte en el proceso de adquisición de bienes y contratación de servicios: 129

Glosario 131

Introducción

Este Manual establece las normas y procedimientos que permiten cumplir los lineamientos contenidos en las políticas institucionales y los reglamentos aprobados por los órganos superiores del IICA, Reglamento de la Dirección General y en el Reglamento Financiero, para la gestión de los procesos de adquisición de bienes y contratación de servicios en la Sede Central y en las Representaciones del IICA en los Estados Miembros.

El presente Manual es de acatamiento obligatorio por todos los funcionarios del Instituto y es aplicable tanto a los procesos de adquisición y contratación financiados con recursos internos del Instituto, como a los financiados con recursos externos; en este caso, sujeto a los acuerdos pactados por el IICA con la Contraparte, en cada Instrumento Jurídico.

Objetivos

1. Objetivo general

Establecer el marco normativo institucional para la adquisición de bienes y la contratación de servicios requeridos por el IICA, orientado al cumplimiento de los principios de:

• Transparencia,

• Uso prudente de los recursos,

• Objetividad de selección,

• Imparcialidad,

• Equidad,

• Eficiencia,

• Eficacia

• Honradez

• Legitimidad,

• Competitividad,

• Economía

• Sostenibilidad,

• Rendición de cuentas y,

• Respeto a los derechos humanos.

2. Objetivos específicos

a. Establecer los lineamientos institucionales para garantizar agilidad en el proceso de adquisiciones y contrataciones, a través de un procedimiento eficiente y seguro, desburocratizado y con enfoque de descentralización que, contribuya oportunamente al cumplimiento de las actividades contempladas en el Plan xx Xxxxxxx Plazo vigente y a la efectiva ejecución de los proyectos; el cual incorporen los avances tecnológicos, asegure que los bienes y servicios contratados se obtengan con las mejores condiciones de precio y calidad xxx xxxxxxx, y se realice en cumplimiento de las normativas institucionales vinculadas.

b. Lograr la mayor eficiencia en la ejecución de los recursos financieros que el Instituto y sus proyectos destinan a la adquisición de bienes y a la contratación de servicios.

c. Proporcionar de forma oportuna y pertinente, los bienes y servicios que las Unidades de la institución requieren para facilitar la ejecución de las actividades que se realizan en cumplimiento a los mandatos emanados por los Estados Miembros y los proyectos ejecutados por la Institución.

d. Asegurar que los recursos financieros ejecutados a través de la compra de bienes o la adquisición de servicios se realizan de forma correcta, identificando y mitigando riesgos; previendo actividades de fraude, corrupción y conflicto de intereses, entre otras.

e. Contribuir con un enfoque de desarrollo sostenible por medio de disposiciones institucionales y procedimientos de adquisición de bienes y contratación de servicios.

Disposiciones Generales

El presente Manual se regirá por las siguientes disposiciones generales:

a. Todas las adquisiciones y contrataciones que efectúe el Instituto, a través de la Sede Central y las Representaciones del IICA en los Estados Miembros, deben regirse por el presente Manual, son de acatamiento obligatorio, excepto en proyectos financiados con recursos externos donde el instrumento jurídico suscrito establezca condiciones diferentes para adquisiciones y contrataciones o se cuente con un manual administrativo debidamente autorizado para el manejo de proyectos financiados con esta fuente de recursos.

b. La adquisición de bienes y contratación de servicios debe realizarse mediante métodos competitivos, promoviendo la transparencia y rendición de cuentas en los procesos de compra y contratación y la igualdad de oportunidad para los oferentes o proveedores; así como la prudencia económica, la calidad y la racionalidad del gasto.

c. Las adquisiciones de bienes y contratación de servicios deberán estar sujetas a la existencia de recursos presupuestarios debidamente aprobados para ese fin y a la disponibilidad de recursos financieros.

d. El Instituto debe asegurar la protección de datos personales de terceros a los cuales tenga acceso como resultado de la gestión de compras y contrataciones, mediante el establecimiento de políticas, procedimientos y sistemas que aseguren su protección, privacidad y confidencialidad. Las cláusulas vinculantes de las políticas institucionales serán incluidas en los contratos según corresponda.

e. Los procesos y prácticas de adquisición de bienes y contratación de servicios del Instituto, deberán privilegiar criterios de sostenibilidad y un enfoque de adquisición y contratación sostenible, entendido como “Un proceso mediante el cual las organizaciones satisfacen sus necesidades de bienes, servicios, obras y servicios públicos utilizando sus recursos de manera óptima a lo largo de toda su vida útil, de modo que se generen beneficios no solo para la organización sino también para la sociedad y la economía, minimizando al mismo tiempo los daños al medio ambiente”1. Las adquisiciones y contrataciones sostenibles deben tomar en cuenta el ciclo de vida útil del bien o servicio y sus consecuencias medioambientales, sociales y económicas de, según corresponda: el diseño; el uso de materiales no renovables; los métodos de fabricación y producción; la logística; la prestación de servicios; el uso; el manejo; el mantenimiento; la reutilización; las opciones de reciclaje; la eliminación; y las capacidades de los proveedores para afrontar estas consecuencias a lo largo de toda la cadena de suministro.

f. El Instituto está comprometido a prevenir, detectar, investigar, denunciar, corregir y sancionar, todos los actos relacionados con prácticas prohibidas. Por lo que, el Instituto cuenta con una serie de políticas xx xxxx tolerancia para actos de fraude y corrupción, lavado de dinero, financiamiento del terrorismo, trata de personas, así como también la utilización de trabajo infantil y otras prácticas prohibidas; como consecuencia, todo acto o hecho relacionado con cualquiera de estas prácticas será denunciado e investigado conforme corresponda. Las Políticas indicadas aplican, sin excepción, para

1 Implementando compras públicas sostenibles - Introducción al Enfoque del Programa de Naciones Unidas para el Medio Ambiente (PNUMA). 2012, p.7. Disponible

en: xxxx://xxx.xxxx.xxx/xxxxxxxxxxxxxxxxxx/Xxxxxxx/00000/xxx/00xxx/xxxxxxxx/XXXxxxxxxxxxx_XX_00.00. 12.pdf

todas las actividades y operaciones del IICA, ante cualquier irregularidad o sospecha de irregularidad que involucre a los funcionarios, así como a los proveedores, consultores, contratistas, y/o cualquier otra parte que tenga una relación laboral o contractual con el IICA.

g. Todos los funcionarios del Instituto son responsables de acatar los lineamientos contenidos en el presente Manual; su desacato da al Instituto la potestad de aplicar las medidas disciplinarias establecidas en la normativa institucional.

h. La gestión de adquisición de bienes y contratación de servicios es responsabilidad exclusiva de la Gerencia de Servicios Administrativos en la Sede Central y de la Administración en las Representaciones del IICA en los Estados Miembros; por lo tanto, ningún funcionario debe comprometer la adquisición de bienes o la contratación de servicios a un tercero, ni comprometer los recursos institucionales o externos, si no es parte de sus funciones.

i. Los costos generados por el incumplimiento o la incorrecta aplicación del presente Manual, que ocasionen algún perjuicio a la institución, se recuperarán según se establece en el Reglamento Financiero, norma 1.6. La recuperación posterior de cualquier suma será analizada en el marco de la normativa institucional.

j. Las Representaciones del IICA en los Estados Miembros podrán proponer Guías de adquisición de bienes y contratación de servicios que faciliten la operación propia de la Representación y de los proyectos financiados con recursos externos que ejecute, como un instrumento más detallado y complementario; sin embargo, en ningún caso, podrá contravenir los lineamientos del presente Manual, el cual se deriva de las disposiciones contenidas en los Reglamentos del Instituto. La guía de adquisición de bienes y contratación de servicios de las Representaciones deberá ser aprobada por el Comité Nacional de Compras de cada Representación, y en el caso de contener alguna excepción, por la Comisión Corporativa de Compras de forma previa a su publicación y aplicación.

k. Los nombres de las áreas de trabajo nombradas en el presente Manual, podrán variar en el futuro, lo cual no altera las responsabilidades o funciones del área.

Capítulo I - Clasificación y métodos de adquisición y contratación

La adquisición de bienes y la contratación de servicios, se clasifica en las siguientes categorías:

• Adquisición o contratación directa

• Adquisición o contratación por comparación de al menos 3 cotizaciones escritas

• Adquisición o contratación por Licitación regida por las normas institucionales

El método de adquisición y contratación, se aplicará de acuerdo al valor total, sin fraccionamiento, del costo estimado del bien o del servicio requerido, según los siguientes parámetros expresados en moneda de los Estados Unidos de América o su equivalente a otra moneda de circulación oficial, según el tipo de cambio en el momento de iniciar el proceso de compra o contratación:

Método de adquisición o contratación	Valor mayor a	Valor menor o igual a
Adquisición o contratación directa: • Compra por caja chica • Adquisición o contratación directa (con una cotización escrita) – incluidos servicios de consultoría	USD 1 USD 1	USD 500 USD 2,000
Adquisición o contratación mediante proceso comparativo de al menos 3 cotizaciones escritas	USD 2,000	USD 50,000
Adquisición o contratación mediante proceso de Licitación Institucional	USD 50,000

1. Adquisición o contratación directa:

a. Compra por caja chica:

Las compras imprevistas, urgentes y que no correspondan a la obtención de bienes o servicios directamente relacionados a la actividad propia del Instituto para la prestación de servicios de Cooperación Técnica, cuyo valor máximo es de USD 500, se realizan a través del Fondo de Caja Chica. Tanto la Sede Central, como cada Representación, podrá establecer un valor máximo para cada compra por caja chica, menor a los USD 500, de acuerdo a su necesidad y considerando factores de riesgo.

Para realizar compras por caja chica no se requiere realizar un proceso de cotización; sin embargo, se debe promover la rotación de proveedores, procurar que tales compras respondan a las políticas de racionalidad y transparencia institucional en el manejo de los recursos presupuestarios y financieros, y evitar el fraccionamiento de la compra como forma de reemplazar la aplicación de los métodos de adquisición o contratación señalados al inicio del presente Capítulo.

El establecimiento del Fondo de Caja Chica se rige según la Norma 3.8 del Reglamento Financiero.

Periódicamente, cuando el saldo de la Caja Chica alcance el 50% de su ejecución, se debe realizar la “Rendición de Caja Chica” para el respectivo reintegro del efectivo, cuya documentación deberá incluir al menos la siguiente información. En el Anexo 1, se sugiere un modelo:

• Resumen del Fondo de Caja Chica (valor total de la rendición presentada, saldo en efectivo y vales pendientes),

• Detalle de las compras realizadas y pagadas,

• Distribución contable.

Asimismo, se deberá adjuntar a dicha Rendición, la solicitud del bien o servicio, de acuerdo al sistema informático institucional para la gestión de compras o contrataciones, y la factura legalmente emitida de lo adquirido.

b. Adquisición o contratación directa:

Las adquisiciones o contrataciones (incluidos servicios de consultoría) cuyo valor sea menor o igual a USD 2,000 pueden ser realizadas por adjudicación directa. Nótese que las compras hasta USD 500 podrán realizarse mediante Caja Chica (consulte el apartado

a. anterior).

Tanto la Sede Central, como cada Representación, podrá establecer un valor máximo para cada adquisición o contratación directa, menor a los USD 2,000, de acuerdo a su necesidad y considerando factores de riesgo. Estas deben estar amparada en una cotización escrita y en una Orden de Compra.

Se debe promover el uso de proveedores calificados para necesidades recurrentes, concepto que se describe en el apartado 4.a, siguiente; o bien, en caso contrario, la rotación de proveedores, procurando que tales compras respondan a las políticas de racionalidad y transparencia institucional en el manejo de los recursos presupuestarios y financieros.

Servicios públicos: Los servicios públicos que sean brindados por un único proveedor, se realizan bajo este método de contratación, tales como servicios de agua, energía, internet y telefonía, entre otros.

En los países Miembros del IICA en los cuales haya más de un proveedor para un servicio público; la Administración deberá al inicio del año, realizar un análisis documentado y recomendar el prestatario del servicio que mejor se ajusta a la necesidad del IICA, para un plazo de entre uno y dos años, máximo. Por lo que para todos los servicios públicos se empleará el método de contratación directa, aun cuando el costo mensual sobrepase los USD 2,000.

Seguidamente se presenta una Lista de chequeo o verificación sugerida (Check list), para garantizar el cumplimiento del procedimiento antes descrito:

Lista de chequeo o verificación (Check list ) Compra/contratación directa

[	]	[	]
[	]	[	]
[	]	[	]
[	]	[	]

Si No

1 Valor máximo de la compra/contratación USD 2,000 (o equivalencia)

2 Es un proveedor calificado como recurrente

Registro en la oficina xx Xxxxxx o Hacienda, sea como persona física o

3 jurídica autorizada por el ente fiscalizador a ejercer la actividad comercial o de servicios que ofrece al Instituto (respaldar consultas)

4

Comprobación con la base de datos de exclusión de la Unión Europea y/o de Estados Unidos (respaldar consultas)

Si la opción 2 es marcada como "Si" no aplican las opciones 3 y 4

2. Adquisición o contratación mediante un proceso comparativo:

Las adquisiciones o contrataciones cuyo valor sea mayor a USD 2,000 pero menor o igual a USD 50,000, se realizan mediante un proceso competitivo de al menos tres cotizaciones escritas. En el Capítulo III del presente Manual, se describe ampliamente el procedimiento para la aplicación de este método.

Cualquier excepción se deberá justificar de forma razonable, completa y por escrito.

Seguidamente se presenta una Lista de chequeo o verificación sugerida (Check list), para garantizar el cumplimiento del procedimiento antes descrito:

3. Adquisición o contratación por Licitación Institucional:

Las adquisiciones o contrataciones cuyo valor sea mayor a USD 50,000 se realizan mediante un proceso competitivo utilizando el método de Licitación, el cual convoca a oferentes para la adjudicación de una adquisición o contratación, promoviendo la transparencia del proceso. En el IICA, la Licitación Institucional se rige por las normas y procedimientos internos del Instituto y por su naturaleza jurídica de organismo internacional.

Esta Licitación Institucional, podrá realizarse mediante un llamado de interés Abierto o por Invitación, según el método de convocatoria que se utilice; asimismo, el ámbito podrá ser nacional, regional, hemisférico o internacional, si por el origen de la adquisición o contratación, el ámbito favorece el logro de los resultados, o bien porque el ámbito del proyecto así lo amerita.

El procedimiento, detalles y variaciones que conlleva una Licitación Institucional se describe en el Capítulo IV de este Manual.

4. Consideraciones especiales:

a. Proveedores calificados para la adquisición de bienes o contratación de servicios recurrentes:

Se define el proveedor calificado como aquel oferente que fue seleccionado a través de un proceso competitivo para brindar al Instituto bienes y servicios de necesidad recurrente.

La Comisión Corporativa de Compras en la Sede Central y el Comité Nacional de Compras en cada Representación deberá promover los procesos de selección de proveedores calificados para la adquisición de bienes y contratación de servicios recurrentes; esto con el objetivo de lograr negociaciones beneficiosas para el Instituto en términos de precio, calidad, respaldo, soporte técnico, especificaciones técnicas, aseguramiento de disponibilidad, tiempo de entrega o atención y transporte al sitio, entre otros.

La identificación, convocatoria, análisis y evaluación de propuestas, así como la selección de proveedores calificados para necesidades recurrentes será responsabilidad en la Sede Central de la Gerencia de Servicios Administrativos y en las Representaciones del IICA en los Estados Miembros, de la Administración. La evaluación y selección de proveedores calificados para necesidades recurrentes debe realizarse mediante la utilización de métodos competitivos. Debe acordarse con el proveedor calificado un Contrato que establezca las condiciones y regule los términos en que se desarrollará la relación comercial, el plazo de contratación no debe ser superior a un año; terminado este plazo y de continuar la necesidad de adquirir bienes o servicios recurrentes, se deberá realizar nuevamente un proceso de búsqueda de proveedores para su selección o evaluación de los existentes. En casos debidamente justificados el plazo del contrato puede ser superior a un año, siempre que represente una ventaja competitiva para el Instituto, en cuanto a sostenibilidad de precios y otras valoraciones de criterio a considerar en interés y beneficio del Instituto.

En el Anexo 2: Selección de proveedor calificado para necesidades recurrentes de adquisición y contratación, se describe el procedimiento para la identificación, evaluación, y selección de los proveedores calificados.

La Gerencia de Servicios Administrativos en la Sede Central y la Administración en las Representaciones del IICA en los Estados Miembros, deberán documentar el proceso de identificación; análisis; verificación de requerimientos legales y fiscales, dejando evidencia documental de la comprobación realizada; evaluación y selección de proveedores calificados para necesidades recurrentes. Anualmente y en el plazo de los dos primeros meses de cada año, ambas instancias deberán presentar un Informe; a la Comisión Corporativa de Compras en el caso de la Sede Central; y al Comité Nacional de Compras, en el caso de cada Representación, en el que se describa y documente el proceso de selección realizado y se detallen los proveedores calificados para la adquisición de bienes y contratación de servicios de necesidad recurrente.

b. Adquisición o contratación consolidada o por volumen:

La Sede Central y las Representaciones del IICA en los Estados Miembros deben planificar las adquisiciones y contrataciones anuales, a fin de agrupar o consolidar la adquisición de bienes y la contratación de servicios de las Unidades y proyectos que operan bajo la Sede Central o Representación.

La adquisición de bienes y servicios cuyas características sean iguales o semejantes, tales como equipo tecnológico, equipo industrial, licencias de “software”, mobiliario y servicios de hotelería para eventos, entre otros, debe realizarse mediante una sola compra o negociación, a fin de obtener los mejores precios, calidad, servicios y beneficios que representen un valor agregado para el Instituto.

Estas adquisiciones o contrataciones deben cumplir los siguientes requisitos:

• Cuenten con la debida aprobación para la adquisición o contratación, tanto en el Plan de Acción Anual, como en el Instrumento de Cooperación Técnica, en caso de recursos externos.

• Cuenten con el financiamiento presupuestario aprobado y asignado,

• Se formalice su adquisición o contratación a través de una sola Orden de Compra.

Los requerimientos de bienes y servicios adicionales que surjan posteriormente a la realización de una adquisición o contratación consolidada o por volumen, sea porque son el resultado de situaciones imprevistas, tales como daños de equipo o requerimientos inesperados y por lo tanto no fueron integrados en una sola compra o contratación, se realizarán por los métodos regulares establecidos al inicio del presente Capítulo.

c. Contratación de servicios profesionales de consultoría:

La contratación de consultores por parte del Instituto está amparada en el artículo 13 del Reglamento de la Dirección General que establece:

“El Director General, cuando lo estime necesario, podrá contratar, a nivel internacional o local, personas de alta calificación académica y amplia experiencia profesional, en calidad de consultores por períodos de hasta un año, para prestar servicios especiales o técnicos. Dichas personas no serán consideradas miembros del personal del Instituto y por lo tanto, sus obligaciones y derechos, así como los términos de referencia para la actividad que deben desempeñar, serán los que se especifiquen en el contrato respectivo”.

Esta contratación se realiza atendiendo la necesidad del IICA de contar con servicios de profesionales externos en los siguientes casos:

• Cuando se requieran servicios profesionales temporales en una materia especializada en la cual el Instituto no cuente con especialistas; o

• Cuando se deba atender necesidades técnicas específicas por un período determinado, que el personal del IICA no puede satisfacer por indisponibilidad de tiempo y que mantienen un carácter extraordinario y transitorio.

• Cuando se requieran servicios profesionales en una materia especializada por un corto plazo para la ejecución de un proyecto financiado con recursos externos.

Toda contratación de servicios profesionales de consultoría se debe realizar y formalizar a través de un contrato, que debe incluir como parte integral un anexo de términos de referencia. En los términos de referencia del contrato se debe explicitar, entre otros, el pago de honorarios acordado, que en todos los casos debe responder al cumplimiento de fases o a la entrega de productos esperados, de acuerdo con los requerimientos técnicos y los plazos establecidos. Todo esto se consignará en las condiciones generales del contrato.

No se podrá iniciar la provisión de servicio alguno ni realizar ningún pago por este concepto antes de la aprobación y la firma del responsable por parte del Instituto. Aunque el contrato haya sido firmado por la persona física correspondiente, el IICA no asume ninguna responsabilidad sino hasta que lo haya autorizado y firmado, de conformidad con sus normas y procedimientos.

i. Condiciones previas

Ningún contrato por servicios de consultoría será otorgado a las siguientes personas:

• Miembros del personal del Instituto, funcionarios gubernamentales o cualquier familiar de primer grado de consanguineidad o afinidad de las personas citadas anteriormente.

• Cualquier persona que haya incumplido un contrato por servicios de consultoría con el IICA o que no lo haya llevado a efecto de manera satisfactoria.

Solo cuando los fondos para el contrato (con independencia de la fuente de financiamiento) estén disponibles y asignados en la cuenta correspondiente, se podrá comprometer, emitir, firmar o ejecutar un contrato por servicios de consultoría. Es responsabilidad de la unidad solicitante el cumplimiento de esta disposición. En caso de incumplimiento, se aplicarán las medidas disciplinarias correspondientes, de acuerdo con lo que establece el Reglamento Financiero en su artículo 1, inciso 6.

No se otorgará contrato alguno por servicios de consultoría para desempeñar funciones o actividades operativas o administrativas realizadas normalmente por miembros del personal del Instituto.

Los costos de la consultoría deberán ser cubiertos con el presupuesto aprobado vigente en el período que se desarrolla la contratación.

Ningún contrato por servicios de consultoría, sea en forma original o con adenda, tendrá efecto retroactivo.

Únicamente con la autorización escrita del Director General se podrá suscribir un contrato por servicios profesionales de consultoría con una persona que haya ostentado el cargo a Director General o Subdirector General del IICA.

ii. Clasificación de consultores por tipo de persona

Seguidamente se definen los conceptos de consultor como persona física y consultor como persona jurídica. Ninguna persona física o jurídica que preste servicios bajo un contrato de servicios profesionales de consultoría o contrato por obra determinada, podrá ser considerada miembro del personal del IICA y no tendrán derecho o pretensión alguna en cuanto a las condiciones que ostenta un miembro del personal del Instituto. Por tanto, sus obligaciones y derechos serán los que se especifiquen en el contrato, con base en el artículo 13 del Reglamento de la Dirección General. Se incluye en el presente Manual (literal xiii. Derechos y obligaciones del consultor) un detalle de las obligaciones del consultor persona física que deben constar en el contrato respectivo.

Consultor persona física

Es una persona física que se contrata para realizar a título personal estudios técnicos o generar productos específicos por un período determinado, de acuerdo con los términos de referencia específicos para la actividad que debe desempeñar y sujeto de forma independiente a las regulaciones tributarias y de seguridad social del país por servicios profesionales. El consultor es una persona física que lleva a cabo una actividad intelectual de forma autónoma (independiente), utilizando medios y métodos propios, sin subordinar los detalles específicos de su labor. La actividad del consultor está dirigida a la obtención de los productos específicos contratados en su campo de especialización.

Consultor persona jurídica

El consultor persona jurídica o persona moral es una figura jurídica que permite la existencia de un individuo dotado de derechos y obligaciones, pero que no es una persona física, sino una institución, organización o empresa que persigue un fin social con o sin fines de lucro, se contrata para realizar estudios técnicos o generar productos específicos por un período determinado, de acuerdo con los términos de referencia específicos para la actividad que debe desempeñar y es sujeto de obligaciones tributarias y afines a su actividad económica en el país de su domicilio.

iii. Clasificación de los consultores por su ámbito de acción

La clasificación de los consultores contratados por el IICA, cualquiera que sea la fuente de financiamiento, se efectúa con base en los requisitos de la naturaleza del servicio por realizar y el país que los contrata. La clasificación de los consultores se llevará a cabo atendiendo los lineamientos que establece el presente capítulo.

Consultores internacionales

Son aquellos consultores que desarrollan la consultoría fuera de su país de residencia oficial o habitual, que es diferente del país sede que los contrata.

Consultores nacionales

Los consultores locales son aquellos contratados por el país sede donde mantienen su residencia oficial o habitual. Un extranjero en cualquier país miembro del Instituto deberá acreditar oficialmente el permiso de trabajo respectivo para su consideración como consultor local. La condición de consultor nacional no limita ni condiciona la posibilidad de viajar al interior o al exterior del país para cumplir con los términos de referencia de la consultoría.

iv. Clasificación de consultores por servicio, antecedentes académicos y experiencia

La definición de los tipos de consultores contratados por el IICA, cualquiera que sea la fuente de financiamiento para su contratación, se efectúa con base en los requisitos de la naturaleza del servicio por realizar, los antecedentes académicos y la experiencia profesional. Dicha definición se efectuará atendiendo los lineamientos que se establecen el presente Manual o los acuerdos pactados en los instrumentos jurídicos, en el caso de consultorías financiadas con recursos externos.

Consultor experto

Esta categoría incluye a profesionales que poseen una sólida formación académica y una amplia experiencia profesional en un campo específico en el que se les considera expertos. Son contratados para generar productos en temas considerados de alta especialización.

Esta persona deberá contar con más xx xxxx años de experiencia profesional en la especialidad o el campo requerido por la entidad contratante, un título universitario, estudios de posgrado, certificaciones, especializaciones o equivalentes, como mínimo, en una disciplina afín al servicio que prestará o bien una combinación adecuada de experiencia y formación académica que le permita cumplir con los términos de referencia de la consultoría.

Consultor sénior

Se trata de profesionales que poseen una sólida formación académica y experiencia profesional. La contratación de este tipo de consultores se dará principalmente para generar productos en temas sustantivos en su campo de especialización o para brindar asesoramiento a niveles de jefatura y coordinación.

Debe tener entre cinco y diez años de experiencia profesional en la especialidad o el campo requerido por la entidad contratante, un título universitario como mínimo, en una disciplina afín al servicio que prestará y una combinación adecuada de experiencia y formación académica que le permita cumplir con los requerimientos de la consultoría.

Consultor junior

Esta categoría incluye a profesionales con formación académica universitaria que están iniciando su desarrollo profesional. La contratación de este tipo de consultores se realizará principalmente para la generación de productos en su campo de especialización o para brindar apoyo técnico en un tema específico.

Esta persona deberá tener al menos un año de experiencia profesional en la especialidad o el campo requerido por la entidad contratante un título universitario de un programa de educación superior en una disciplina afín al servicio que prestará, encontrarse cursando el último año de la carrera o una combinación adecuada de experiencia y formación académica que le permita cumplir con los requerimientos de la consultoría.

Notorio conocimiento

Es el que se les reconoce a aquellos consultores que carecen de una formación académica específica formal en el área de su potencial contratación, pero que cuentan con un amplio conocimiento, adquirido y comprobado, que les permite cumplir con las tareas establecidas en los términos de referencia de la respectiva contratación.

v. Base de datos de consultores

El Instituto cuenta con una base de datos de libre acceso para que las personas físicas y jurídicas interesadas se registren y ofrezcan sus servicios al IICA, la cual se puede acceder a través del sitio web xxx.xxxx.xxx. y también en los enlaces disponibles en los Estados miembros

vi. Requisitos, procedimiento y responsabilidades en torno a la contratación

Los principales responsables de la contratación de servicios de consultoría son los Representantes en los Estados Miembros y los Directores y Gerentes de la Sede Central.

Estos deberán, por medio de la Administración en las Representaciones y de la Gerencia de Servicios Administrativos en la Sede Central, gestionar sus requerimientos de contratación, que incluye iniciar, preparar, dar seguimiento y tramitar los contratos por servicios profesionales de consultoría.

En las Representaciones del IICA en los Estados Miembros

Los responsables de la contratación en las Representaciones en los Estados Miembros serán los Representantes. El Administrador(a) de la Representación colaborará en el control administrativo y presupuestario de los contratos; así como en su seguimiento.

A. Requisitos

Para toda contratación es indispensable contar con:

• Una justificación adecuada por escrito de la necesidad y la pertinencia de la consultoría.

• La provisión presupuestaria para la contratación de la consultoría.

• En el caso de proyectos con financiamiento externo, consideración de la consultoría como un gasto elegible.

• Los términos de referencia de los servicios de consultoría que se requieren.

• El cálculo para la determinación de los honorarios.

• El contrato firmado por las partes (incluye los términos de referencia, el plan de trabajo, el cronograma de actividades, las condiciones generales de la contratación, el plazo, los honorarios, los productos y los resultados acordados, anexo 3).

• Todo consultor debe contar con una póliza de aseguramiento, al menos con una cobertura de seguro básico de salud, cuyo costo lo asumirá el mismo consultor, así deberá constar en el contrato que se suscriba.

B. Procedimiento y responsabilidades

1. El solicitante deberá asegurar que los términos de referencia de la consultoría cumplen con los lineamientos de este manual. En el caso de los proyectos financiados con recursos externos, deben estar consensuados con la contraparte e ir acorde con las condiciones del instrumento jurídico que ampara la contratación.

2. La Administración verificará previamente a la tramitación de una solicitud de contratación de consultoría, la disponibilidad presupuestaria para el pago correspondiente.

3. La Administración divulgará los términos de referencia de la contratación.

4. Una vez recibidas las propuestas de los candidatos, la Administración procederá a elaborar un reporte de evaluación que contiene un análisis previo y lo comunicará al solicitante con la recomendación del candidato a contratar.

5. El solicitante indicará a la Administración su aval a la contratación del consultor recomendado o la justificación de optar por otro candidato de los evaluados.

6. De acuerdo con la selección realizada, la Administración procederá a informar al consultor sobre su elección, a elaborar el contrato y a gestionar las firmas. Bajo ninguna circunstancia se aprobarán contratos con vigencia retroactiva.

7. Una vez firmado el contrato, la Administración elaborará la solicitud de la compra o contratación y seguirá el procedimiento regular, indicado en el capítulo III de este manual.

8. El solicitante es responsable de dar seguimiento al avance de la consultoría, en cumplimiento de los términos de referencia del contrato, de recibir los productos contratados (bienes o servicios) a entera satisfacción del Instituto y de solicitar los pagos respectivos, según las fechas establecidas en el contrato.

9. El solicitante, mediante la persona designada para supervisar la consultoría, dejará constancia de la evaluación realizada.

10. La Administración es responsable de mantener en sus archivos los contratos que se suscriban en la Representación y su respectiva documentación de respaldo.

11. Los contratos de consultoría de persona física o jurídica en las Representaciones serán firmados por el Representante. Solo el Director General podrá autorizar delegaciones de esta responsabilidad.

12. Cuando la Representación requiera contratar a un consultor para realizar la consultoría en otra sede, la Representación solicitante será la responsable de elaborar el contrato y los términos de referencia, verificar que el consultor cuenta con la debida póliza de aseguramiento, cumplir con el procedimiento institucional correspondiente y dar seguimiento técnico a la consultoría contratada.

13. La Representación del IICA en el Estado Miembro de residencia del consultor deberá coordinar y revisar el contrato de consultoría que se ejecutará en esa Representación, con el fin de confirmar que éste se ajusta a la legislación nacional aplicable en materia legal y tributaria y brindará apoyo en la obtención de la firma del consultor y en la realización de los pagos (por medio de una orden o autorización de pago), previa recepción por escrito de una solicitud de pago del funcionario responsable del Instituto y el aviso de cargo respectivo. Para solicitar este apoyo es necesario que la Representación contratante envíe formalmente una copia de toda la documentación a la Representación a la que está solicitando el apoyo.

14. Los contratos de consultoría deben ser firmados por el Representante del IICA en el Estado Miembro donde se encuentre registrado legalmente el consultor, ya sea su país de residencia o al cual deba trasladarse para la prestación total de los servicios. En el caso de consultores cuyo lugar de residencia o prestación del servicio no corresponde a un Estado Miembro del Instituto, el contrato será firmado por el Director General o por quien él designe para ello.

En la Sede Central

A. Requisitos

Para toda contratación, es indispensable contar con:

• Una justificación adecuada por escrito de la necesidad y pertinencia de la consultoría.

• La provisión presupuestaria para la contratación de la consultoría.

• En el caso de proyectos con financiamiento externo, la consideración de la consultoría como gasto elegible.

• Los términos de referencia de los servicios de consultoría requeridos.

• El cálculo para la determinación de los honorarios.

• El contrato firmado por las partes (incluye los términos de referencia, el plan de trabajo, el cronograma de actividades, las condiciones generales de la contratación, el plazo, los honorarios, los productos y los resultados acordados, anexo 4).

• La sugerencia de al menos tres consultores elegibles, en caso de contar con ellos.

• Todo consultor debe contar con una póliza de aseguramiento, al menos con una cobertura de seguro básico de salud, cuyo costo lo asumirá el mismo consultor, así deberá constar en el contrato que se suscriba.

B. Procedimiento y responsabilidades

1. La unidad solicitante deberá presentar a la Gerencia de Servicios Administrativos la documentación necesaria para su revisión y visto bueno.

2. Asimismo, deberá asegurar que los términos de referencia de la consultoría cumplen con los lineamientos de este manual. En el caso de los proyectos financiados con recursos externos, deben estar consensuados con la contraparte e ir acorde a las condiciones del instrumento jurídico que ampara la contratación.

3. La Gerencia de Servicios Administrativos verificará la disponibilidad presupuestaria para el pago de la consultoría antes de efectuarse la divulgación.

4. Además, procederá a divulgar los términos de referencia de la contratación, solicitando la oferta técnica y económica por separado.

5. Una vez recibidas las propuestas de los candidatos, analizará y filtrará las ofertas técnicas, según el criterio definido en la publicación y presentará a la unidad solicitante el cuadro valorativo y la clasificación preliminar de los candidatos.

6. Con base en los términos de referencia, la unidad solicitante definirá la estrategia de evaluación técnica y solicitará a la Gerencia de Servicios Administrativos la apertura de las ofertas económicas y su inclusión en el cuadro valorativo.

7. La unidad solicitante aplicará la estrategia de evaluación a los candidatos, si así se define. Otras entidades organizativas podrán participar en la evaluación de los potenciales consultores.

8. De acuerdo con la selección realizada, la unidad solicitante envía a la Gerencia de Servicios Administrativos la clasificación final con la recomendación de contratación.

9. La Gerencia de Servicios Administrativos revisará el proceso y procederá a informar la decisión tanto al consultor elegido como a los otros candidatos.

10. Además, elaborará el contrato y realizará la gestión de firmas. Bajo ninguna circunstancia se aprobarán contratos con vigencia retroactiva.

11. Seguidamente, la unidad a la cual hayan sido asignados los recursos presupuestarios elaborará la solicitud de contratación y seguirá el procedimiento regular, indicado en el capítulo III de este Manual.

12. La unidad solicitante es responsable de dar seguimiento al avance de la consultoría, en cumplimiento de los términos de referencia del contrato, de recibir los productos contratados (bienes o servicios) a entera satisfacción del IICA y de solicitar los pagos respectivos, de acuerdo con las fechas establecidas en el contrato.

13. La unidad solicitante, a través del responsable designado para supervisar la consultoría, dejará constancia de la evaluación realizada.

14. La Gerencia de Servicios Administrativos es responsable de mantener en sus archivos los contratos que suscriba y su respectiva documentación de respaldo.

15. Los contratos de consultoría de persona física en la Sede Central serán firmados por el Director General o por la persona a quien designe para ello.

vii. Publicación de adjudicaciones en la Web institucional

De acuerdo al principio de transparencia institucional, la Administración en las Representaciones y la Gerencia de Servicios Administrativos en la Sede Central, tendrán la responsabilidad de publicar2, para todos aquellos contratos de consultoría adjudicados superiores a USD15.000 o su equivalente en moneda local, la siguiente información:

a) nombre de la Representación,

b) título u objetivo de la consultoría,

c) nombre del consultor(a),

d) monto y,

e) moneda.

La publicación deberá hacerse en la página web institucional: xxx.xxxx.xxx, durante los 10 días hábiles posteriores a la firma del contrato.

2 El IICA toma como referencia los elementos del estándar internacional de publicaciones IATI para garantizar que la información publicada sea accesible, comprensible y útil.

Toda excepción para publicar alguna de la información indicada deberá estar debidamente justificada por escrito por parte del consultor(a), de acuerdo a la Política de Protección de Datos y Privacidad Institucional En el Anexo 5 se encuentra el procedimiento correspondiente para publicar las adjudicaciones.

viii. Método de selección de consultores

Los procesos de selección de consultores deben realizarse utilizando de métodos competitivos, que inician con la publicación o divulgación de los términos de referencia de la contratación requerida. El propósito es asegurar: a) la idoneidad del consultor seleccionado, b) la calidad del servicio por ser prestado, c) la igualdad de oportunidades para los oferentes y d) la transparencia en el proceso realizado, que incluye la valoración y evaluación de las ofertas técnicas y económicas presentadas por los oferentes.

Los métodos de selección de consultores pueden ser Técnicos y Económicos o Técnica de Precio Fijo.

Los procedimientos aplicables a la clasificación y al método de contratación están establecidos en el capítulo I del presente Manual y son de acatamiento obligatorio.

Evaluación de las ofertas

Para la selección y valoración de las ofertas recibidas, se deberán considerar los siguientes aspectos:

Oferta técnica:

Se le asignará la valoración requerida, de conformidad con los términos de referencia y a discreción de la Unidad o Área solicitante responsable de la contratación. Se sugiere como mínimo el 70 % de la valoración total.

La oferta técnica está conformada por:

i. Experiencia en consultorías previas efectuadas en proyectos similares: Esta experiencia debe ser acreditada mediante copia simple de contratos suscritos, constancias o cartas de recomendación, emitidas por las organizaciones públicas o privadas o por las personas a quienes haya prestado servicios de consultoría en los períodos inmediatamente

anteriores a la fecha de la contratación. Además, en ellas se debe indicar si la consultoría cumplió las expectativas de los contratantes. Alternativamente, el postulante podrá ofrecer referencias de trabajos anteriores que deberán ser comprobados por el Instituto. Dichas comprobaciones se documentarán adecuadamente.

ii. Atestados académicos del consultor. El consultor deberá remitir su hoja de vida debidamente respaldada.

iii. Propuesta técnica de valor, plan de trabajo y cronograma de actividades, según los alcances de los términos de referencia.

Oferta económica:

Se asignará una valoración a discreción de la Unidad o Área solicitante de la contratación y de conformidad con los términos de referencia. Si aplica la valoración de la oferta técnica anterior, la valoración de la oferta económica no deberá superar el 30% de la valoración total. La valoración establecida se asignará a la oferta más competitiva económicamente.

Deberá contemplarse como parte de la oferta económica el costo estimado de los viajes propuestos por el consultor para la obtención de los resultados, en casos de que estos no estén incluidos en el valor de su oferta económica.

Técnica por Xxxxxx Xxxx:

Se relaciona con la contratación de una persona física por un monto fijo, ya previsto en el presupuesto, que cuente con la mejor calificación técnica para realizar el servicio, definida a través de un proceso de selección y evaluación técnica.

En el Anexo 6 se muestra un ejemplo de cuadro de valoración de la oferta.

ix. Honorarios

La razonabilidad de los honorarios de los consultores será calculada según los lineamientos que establece el presente documento en el Anexo 7 y con base en los términos de referencia del contrato.

Al establecer el monto de los honorarios, se deberán tomar en consideración los siguientes aspectos:

a) La naturaleza de los servicios a ser contratados o los productos requeridos (complejidad, dificultad y grados de conocimiento y experiencia requeridos);

b) El precio de consultorías similares (como referencia);

c) La necesidad de obtener un servicio de calidad y a un costo competitivo;

d) El tiempo dedicado a la consultoría; y

e) La previsión presupuestaria para esa consultoría.

x. Pago de honorarios

Como comprobante de cada pago, el consultor deberá hacer entrega de la factura correspondiente para cada uno de los productos o entregables acordados en el contrato. Esta factura deberá cumplir con los requerimientos xx xxx establecidos en el país de residencia del consultor.

Los avances, productos, entregables e informes de la consultoría serán revisados y aceptados de plena conformidad por el funcionario responsable designado en el contrato, para que dé el visto bueno a cada uno de los pagos respectivos como constancia de que el servicio ha sido proporcionado a entera satisfacción del IICA, en las fechas máximas establecidas, tal y como se definió en el contrato.

En caso de que el Instituto no esté satisfecho con el producto recibido por no ajustarse a lo establecido en el contrato o por razones de calidad, cantidad o tiempo de entrega, el responsable del IICA designado deberá informarlo por escrito en forma inmediata al consultor, con copia al Representante o al Director del área respectiva, con la indicación de que proceda a corregir, ampliar e incluso rehacer, según las indicaciones previamente establecidas en el contrato de la consultoría.

El pago no se podrá realizar hasta que el consultor atienda las observaciones realizadas por el Instituto y que el responsable técnico acepte el producto. La responsabilidad de la calidad y el cumplimiento de los productos entregados por el consultor recae en el funcionario designado por el IICA.

La solicitud del pago se debe efectuar a través de la Unidad o Área solicitante y debe ir acompañada de la factura y del entregable o producto en formato electrónico entregado por el consultor.

Primer pago: Se podrá autorizar un primer pago con base en la entrega del primer producto, de conformidad con lo establecido en los términos de referencia del contrato. Por regla general, el monto máximo de este primer pago no podrá superar el 15% del total de los honorarios pactados. De existir una excepción debidamente

justificada y documentada, aprobada por la autoridad correspondiente según lo establecido en el alcance del presente Manual, el valor establecido no podrá superar el 40% del total del contrato.

No será considerado como primer producto la presentación del plan de trabajo ni el cronograma de actividades, pues estos documentos forman parte de la oferta técnica que el oferente debió integrar en su propuesta de servicios.

Pago por avances: De acuerdo con el avance de la consultoría y la entrega a entera satisfacción del Instituto de los productos y los resultados acordados, se podrá establecer un esquema de pagos intermedios. Los pagos por avance no se podrán establecer de forma mensual ni deben corresponder a un mismo porcentaje.

Pago final: Estará condicionado a la aprobación del informe final o la entrega final de la consultoría y no podrá ser menor al 20 % del total de honorarios pactados.

Ni la Gerencia de Servicios Administrativos ni la Administración de las Representaciones en los Estados Miembros gestionará los pagos sin que se verifique el cumplimiento de los requisitos antes descritos.

Moneda de pago: Los honorarios se pagarán en la moneda establecida en el contrato.

xi. Duración de la consultoría

Ningún contrato por servicios de consultoría financiado con recursos internos del IICA tendrá una duración superior a los doce meses consecutivos, salvo en casos excepcionales autorizados por la autoridad correspondiente, según lo establecido en el alcance del presente Manual, siempre y cuando no genere riesgos en materia laboral para el Instituto.

En el caso de los proyectos financiados con recursos externos, los límites de tiempo serán determinados por las condiciones establecidas en los instrumentos jurídicos correspondientes y en la legislación nacional aplicable. Por tanto, la duración de los contratos financiados con recursos externos podrá ser superior al plazo de 12 (doce) meses, siempre y cuando la legislación nacional competente lo permita y el período se encuentre dentro de la vigencia del proyecto.

Se deberán tomar las previsiones del caso para que ningún contrato de consultoría trascienda la vigencia del respectivo proyecto de financiamiento externo.

Ninguna persona física que brinde servicios por consultoría será elegible para otro contrato por servicios de consultoría durante los tres meses posteriores a un período de doce meses consecutivos de contratos.

En ningún caso se autorizará que un consultor realice más de dos contratos de consultoría en forma simultánea. Un consultor de persona física que esté ejecutando un contrato de consultoría para el Instituto podrá suscribir uno nuevo únicamente cuando la suma del volumen de trabajo de la consultoría actual y del volumen de trabajo que implique la nueva consultoría sea razonable, a juicio de la unidad contratante. En estos casos categorizados como estrictamente necesarios, se requerirá la aprobación de la autoridad correspondiente, según lo establecido en el alcance del presente Manual, para la realización de otro contrato de consultoría en forma simultánea de un mismo consultor.

Cualquiera de las partes podrá rescindir un contrato por servicios de consultoría con un aviso por escrito a la otra parte, cumpliendo con las condiciones de rescisión establecidas en el contrato.

xii. Evaluación de la consultoría

Todo contrato de consultoría será evaluado al finalizar el período de ejecución o al recibir el IICA a conformidad todos los productos establecidos en él. El responsable designado por el Instituto para supervisar la consultoría dejará constancia de la evaluación realizada, utilizando la siguiente escala:

a. Cumplimiento satisfactorio: Se reciben a conformidad todos los productos.

b. Cumplimiento medio: Uno, varios o todos los productos han sido cumplidos parcialmente y requieren un ajuste parcial o total por parte del consultor.

c. Incumplimiento: Uno, varios o todos los productos no han sido alcanzados por el consultor y no se ha realizado el ajuste parcial o total solicitado por el IICA.

Un consultor que haya obtenido en su evaluación una calificación de incumplimiento o cumplimiento medio en relación con las expectativas perderá la posibilidad de ser contratado nuevamente, tanto en la Sede Central del Instituto como en cualquiera de sus Representaciones. En los casos de incumplimiento, éste se reserva el derecho de emprender las acciones legales correspondientes para el reclamo de daños y perjuicios ocasionados por el incumplimiento del consultor en cualquiera de los factores evaluados.

A los fines de realizar esta evaluación, la Sede Central y las Representaciones podrán establecer los mecanismos que consideren adecuados.

xiii. Derechos y obligaciones de los consultores

Es responsabilidad personal del consultor —persona física— contar con una cobertura de seguro básico de salud obtenido por sus propios medios.

En caso de que sea estrictamente necesario para la eficiente realización de la consultoría, el Instituto podrá facilitar al consultor el espacio físico y las herramientas informáticas requeridas (correo institucional con carácter de consultor) para la efectiva ejecución del contrato.

Una vez finalizado el contrato, el funcionario encargado de la consultoría debe velar por la devolución de cualquier herramienta o activo que se haya puesto a disposición del consultor, así como por la desactivación de la cuenta de correo electrónico asignada por el IICA.

Mientras se encuentre dentro de las instalaciones del Instituto y durante la vigencia del contrato, el consultor está obligado a conocer y acatar las disposiciones contenidas en la normativa, las políticas y los procedimientos institucionales que contengan normas y disposiciones de acatamiento obligatorio.

El consultor no podrá divulgar por medio de publicaciones, informes, conferencias o en cualquier otra forma datos y resultados obtenidos de los servicios objeto de un contrato, pues dichos datos y resultados son propiedad exclusiva del IICA, salvo que la tarea específicamente encomendada sea la publicación o difusión de temas del Instituto, en cuyo caso será el responsable designado por quien determine su tenor. En cumplimiento a las políticas institucionales únicamente la autoridad correspondiente, según lo establecido en el alcance del presente Manual, podrá autorizar de manera expresa y por escrito el uso de los datos y resultados producto de un contrato de consultoría.

El consultor deberá presentar evidencia pertinente y verificable de la experiencia requerida, según el tipo de consultor, por medio de copias simples de contratos, constancias o cartas de recomendación emitidas por las organizaciones públicas o privadas o por personas a las que haya prestado servicios de consultoría, en los períodos inmediatamente anteriores a la fecha de la contratación. Además, tales constancias o cartas deben indicar si la consultoría cumplió las expectativas de los contratantes. También deberá remitir su hoja de vida y los atestados correspondientes.

El consultor deberá preparar el cronograma y el plan de trabajo (que incluyen los viajes requeridos, así como su costo estimado) y entregarlos como parte de su oferta de servicios. Además, deberá presentar los productos indicados en los términos de

referencia en los plazos establecidos, el no presentar los productos en los plazos establecidos, significará un incumplimiento de las obligaciones por parte del Consultor.

El consultor será personalmente responsable del cumplimiento de los requerimientos exigidos por las leyes nacionales, laborales y tributarias del país en el cual preste sus servicios profesionales o en su propio país, en caso de ser diferente, cuando las leyes nacionales así lo estipulen.

Como respaldo a cada pago, el consultor deberá hacer entrega del comprobante por servicios profesionales respectivo (factura), legalmente autorizado en cada país.

xiv. Viajes

En caso de que el consultor requiera viajar para la ejecución del contrato de consultoría, el contrato debe indicar de manera expresa si tales viajes corren por cuenta del consultor o del IICA.

Todo lo referente a viajes nacionales o internacionales del consultor deberá quedar debidamente establecido o consignado en los términos de referencia de la consultoría, donde, en la medida de lo posible, se deberá indicar el lugar, las fechas estimadas, el objetivo, los costos previstos, etc.

Si en el contrato se acuerda que los costos de los viajes que el consultor requiere realizar para la efectiva ejecución del contrato deben ser asumidos por el Instituto, el consultor deberá hacerlo de conformidad con las normas y los procedimientos vigentes del IICA. En este caso, los viáticos se determinarán de acuerdo con la escala de viáticos del Instituto vigente en la fecha en que se realice el viaje. En el caso de un financiamiento con recursos externos, se podrán utilizar otras escalas a solicitud por escrito de la contraparte y con la debida autorización del Representante del Estado Miembro.

El IICA podrá apoyar al consultor en la obtención de visas para que viaje a aquellos países que, por razones de su consultoría, fuese necesario visitar. Si por algún motivo ajeno al consultor, éste no obtuviese la visa correspondiente a los países que debe visitar para realizar la consultoría, el contrato finalizará sin ninguna responsabilidad para ninguna de las partes.

xv. Adenda

Procederá elaborar una adenda al contrato por servicios de consultoría en razón de correcciones, enmiendas o cualquier otra modificación en los alcances del contrato,

incluyendo la prórroga de plazo. Toda adenda será aprobada por las mismas instancias que aprobaron el contrato original.

No procederá preparar una adenda en aquellos casos en que se modifique el propósito fundamental del contrato original o se agreguen actividades que no estén vinculadas al propósito del contrato original.

Solo se podrá realizar un máximo de dos adendas a un contrato, debidamente justificadas.

En caso de requerirse una adenda para modificar el monto de los honorarios, la suma del máximo de adendas autorizadas por el IICA no puede exceder el 25% del monto original del contrato.

La adenda podrá realizarse mientras el contrato esté vigente. En caso de haber concluido, se deberá tramitar un nuevo contrato, en el Anexos 8 y 9 se muestra el modelo de adenda institucional.

d. Adquisición de boletos aéreos para viajes oficiales:

La Sede Central y cada Representación del IICA en los Estados Miembros debe realizar un proceso competitivo: cotización o licitación institucional, según corresponda; para seleccionar la Agencia de Viajes a través de la cual adquiere los boletos aéreos y opera los Contratos nacionales, regionales o corporativos que mantenga el IICA con las líneas aéreas. La aplicación del método de contratación para el año a iniciar, se hará tomando como referencia el total gastado por compra de boletos aéreos en el año anterior al periodo en curso. Los Contratos regionales o corporativos serán gestionados a través de la Gerencia de Servicios Administrativos en la Sede Central para la obtención de beneficios en todo el Instituto y serán comunicados a las Representaciones del IICA anualmente.

Las Representaciones del IICA pueden optar por no seleccionar una Agencia de Viajes que concentre la adquisición de boletos aéreos, en caso de que esta alternativa no sea la más conveniente para los intereses del Instituto, pudiendo cotizar con diversas Agencias de viaje o bien, adquirir los boletos aéreos mediante canales directos de venta, tales como: Oficinas de las líneas aéreas o a través de las plataformas en línea (telefónica o internet) disponibles, cumpliendo con los métodos de adquisición establecidos y la normativa vigente. Se deberá adjuntar a la Autorización de viaje respectiva, los comprobantes de las opciones cotizadas.

La Política de viajes se establece en el Capítulo VIII-Viajes Oficiales del Reglamento de Personal y del Manual de Personal.

e. Adquisición y/o renovación de vehículos:

El Director de Servicios Corporativos, en coordinación con el Director General, será el responsable de aprobar la adquisición o renovación de vehículos. Para tal efecto, prevalecerán criterios de necesidad, equidad en las flotillas vehiculares del Instituto, antigüedad, costos de reposición y mantenimiento de los vehículos en uso, depreciación en el país, uso de franquicias de exoneración otorgadas por el Estado Miembro, eventos fortuitos como robo o accidente que deriven en la necesidad urgente de reemplazar el vehículo, valor de rescate según mercado del vehículo usado y, situación presupuestaria y financiera, entre otros.

La adquisición de vehículos debe realizarse en cumplimiento a los métodos descritos al inicio del presente Capítulo, debiendo contar con al menos 3 cotizaciones a ser valoradas, aun cuando el vehículo a reemplazar se brinde como forma de pago del vehículo a adquirir.

Todo reemplazo de vehículo institucional requiere de manera previa la autorización del Director General, o en quién este delegue, para dar de baja el activo institucional, según se establece en la Norma 4.17 del Reglamento Financiero.

Los vehículos a adquirir deberán tener características técnicas adecuadas que permitan ser utilizados para atender actividades de cooperación técnica, administrativas y de apoyo oficial. No deben ser vehículos de tipo deportivo, ni de categoría de lujo respecto de su marca, características externas e internas.

Los criterios de evaluación para la adquisición de vehículos, debe contemplar al menos los siguientes elementos para los vehículos cotizados:

a. Costo estimado de mantenimiento anual e incrementos proyectados.

i. Consumo de combustible y costo de combustible por kilómetro x xxxxx recorrida,

ii. Depreciación anual estimada,

iii. Costo de repuestos o refacciones,

iv. Pago de derechos de circulación, seguros y otros asociados.

v. Con mayor preservación ambiental.

b. Garantía, respaldo técnico y disponibilidad de repuestos o refacciones en el país.

c. Posibilidad y valor de reventa futura.

En el caso de vehículos financiados con recursos externos, además de cumplir con los acuerdos contenidos en el Instrumento Jurídico; las franquicias y placas oficiales (misión internacional, cuerpo diplomático, organismo internacional, entre otros tipos,

según el Estado Miembro) se tramitarán ante las autoridades competentes, siempre y cuando el vehículo esté bajo la custodia y control del Instituto, adicional a que así haya sido acordado en el Instrumento Jurídico. El Instituto podrá gestionar adquisiciones de vehículos financiados con recursos externos sin tramitar franquicias ni solicitar placas oficiales de organismo internacional, en cuyo caso el proyecto cubrirá el pago de impuestos del vehículo en el país. Asimismo, el IICA realizará la transferencia de la titularidad del bien y hará entrega del vehículo adquirido mediante un Acta de Entrega- Recepción a la contraparte del proyecto, al momento de la adquisición.

La Gerencia Financiera en la Sede Central y la Administración en las Representaciones son responsables de mantener el inventario detallado de la flotilla vehicular y sus características, tanto de los vehículos institucionales como de los proyectos financiados con recursos externos.

La Gerencia de Servicios Administrativos en la Sede Central y la Administración en las Representaciones del IICA en los Estados Miembros, deberán asegurar que todo vehículo que esté a nombre del Instituto (institucional o financiado con recursos externos) cumpla con las regulaciones institucionales en materia de pólizas de aseguramiento (coberturas, inclusión y exclusión). Los costos de la contratación de seguros para vehículos financiados con recursos externos, deberán ser cubiertos con los mismos recursos que financiaron la adquisición.

Al finalizar el plazo de ejecución de un instrumento jurídico que financió la adquisición de vehículos que utilizan placas oficiales, los vehículos adquiridos serán entregados oficialmente a la institución establecida en el instrumento jurídico, o según lo acordado con el organismo financiero, lo cual deberá constar en el acta de finiquito del instrumento jurídico y las placas oficiales devueltas a la institución nacional que autorizó su utilización. La transferencia de dominio se legalizará mediante un Acta de Entrega-Recepción del vehículo suscrita con la contraparte del proyecto, y la suscripción del contrato/convenio de transferencia de dominio.

f. Adquisición de materiales y suministros de oficina

La Sede Central y las Representaciones del IICA en los Estados Miembros podrán mantener en existencia materiales y suministros, siempre que éstos roten con frecuencia y no sean susceptibles de pérdida o deterioro por el lugar y lapso en que sean almacenados.

Se deberán establecer procedimientos para garantizar el adecuado manejo, custodia y control de las entradas y salidas de los artículos en existencia, los cuales deben ser inventariados al menos de forma trimestral, tomando como base los registros y la

existencia física. Cualquier diferencia deberá ser justificada por escrito y registrada contablemente.

La adquisición de materiales y suministros de oficina, podrá realizarse utilizando el recurso de Proveedor calificado o Adquisición por volumen descritos en el presente Capítulo, según sea más conveniente para el Instituto.

Capítulo II - Organización institucional para la adquisición de bienes y contratación de servicios

1. Generalidades:

a. El Instituto controla, regula, asesora y supervisa los procesos de adquisición de bienes y contratación de servicios, mediante dos órganos: el Comité Nacional de Compras cuyo alcance es a nivel del país donde se encuentra la Representación del IICA y asignados los recursos presupuestarios con los cuales se va a financiar la adquisición o contratación; y la Comisión Corporativa de Compras cuyo alcance es Institucional, atendiendo los requerimientos de la Sede Central y de las Representaciones del IICA en los países, donde el nivel de recomendación y aprobación trasciende las funciones delegadas al Comité Nacional de Compras.

b. La Comisión Corporativa de Compras y el Comité Nacional de Compras, podrán reunirse de forma sistemática o bien cuando se requiera.

c. Las reuniones de la Comisión Corporativa de Compras y el Comité Nacional de Compras, podrán realizarse de forma presencial o virtual.

d. Para que cada reunión de los órganos asesores sea válida, debe estar presente por lo menos la mitad más uno de los miembros que conforman la Comisión o el Comité.

e. Los acuerdos de cada reunión se aprobarán por votación de sus miembros y por mayoría simple.

f. Cuando ambos órganos asesores se reúnan, deberán dejar constancia de los temas analizados, mediante un Acta escrita que deberá contener al menos la siguiente información:

i. Número de la reunión o sesión (en orden cronológico, iniciando cada año calendario),

ii. Fecha y hora de la reunión, nombre de los participantes y sus respectivos cargos,

iii. Tema tratado,

iv. Descripción de la solicitud presentada ante la respectiva Comisión o Comité, fuente de financiamiento de la adquisición o contratación solicitada, descripción de los antecedentes, considerandos y acuerdos tomados,

v. Fecha de elaboración del Acta, nombre, cargo y firma original o digital de los participantes,

vi. Se deberá adjuntar al Acta, cualquier información que se considere relevante en el tema tratado, así como documentos, cuadros, etc., que amplíen o respalden la información contenida en el Acta.

vii. En los procesos de adquisición de bienes y contratación de servicios financiados con recursos externos, se deberán adjuntar los documentos de respaldo que se hayan intercambiado con la contraparte, a fin de evidenciar el aval y elegibilidad del gasto, como mecanismo de protección para el Instituto.

g. Las Actas de la Comisión Corporativa de Compras serán custodiadas por la Gerencia de Servicios Administrativos y las Actas del Comité Nacional de Compras serán custodiadas por la Administración en cada Representación del IICA siguiendo las orientaciones contenidas en el apartado 11 del Capítulo III del presente Manual.

2. Comisión Corporativa de Compras:

a. Objetivos:

i. Velar por el adecuado funcionamiento del sistema institucional de adquisición de bienes y contratación de servicios, para que se cumplan las normas y procedimientos referentes a los procesos de adquisición y contratación, bajo principios de transparencia, racionalidad, objetividad, equidad y rendición de cuentas,

ii. Supervisar, controlar y monitorear el cumplimiento de las disposiciones contenidas en el presente Manual,

iii. Asesorar al Director General, o en quién éste delegue, en materia de adquisición de bienes y contratación de servicios en general y, en el caso de licitaciones financiadas con recursos institucionales (cuotas, misceláneos, Recuperación de Costos Indirectos (RCI) y autofinanciamiento), elevar la respectiva recomendación de aprobación,

iv. Identificar oportunidades de mejora en los procesos de adquisición de bienes y contratación de servicios institucionales y promover su incorporación en la normativa institucional,

v. Promover el uso óptimo de los recursos institucionales.

b. Conformación:

i. La Comisión Corporativa de Xxxxxxx debe de estar conformada por los siguientes miembros titulares con derecho a voz y voto:

• Director de Servicios Corporativos, quién ejercerá la Presidencia de la Comisión,

• Gerente de Servicios Administrativos, quien ejerce la Secretaría de la Comisión,

• Gerente Financiero,

• Gerente de Programación, Presupuestación y Control,

• Coordinador de la Asesoría Jurídica.

ii. En esta Comisión podrán participar con derecho a voz otros funcionarios vinculados con el tema a tratar, con previa invitación de la Secretaría de la Comisión.

iii. En los casos en los cuales la adquisición del bien o la contratación del servicio se financie con recursos externos, se podrá integrar como miembro de la Comisión, un delegado nombrado por escrito por el responsable del proyecto en la contraparte; adicionalmente el Jefe o Coordinador del proyecto, quienes participarán con derecho a voz y con el propósito de asegurar que se brinde toda la información pertinente para el análisis del tema a tratar. En caso de que la participación de estos dos miembros se dificulte por razones geográficas, se procurará integrarlos a la reunión mediante conferencia virtual, dejando constancia de su participación; sin embargo, en caso de no ser viable esta alternativa, se dejará constancia en el Acta respectiva de la Reunión de la Comisión, las razones que impidieron la participación del o los miembros.

iv. En caso de que el proyecto financiado con recursos externos, haya sido acordado bajo la conformación de un órgano fiscalizador de las adquisiciones y contrataciones diferente al descrito anteriormente, el IICA se ajustará a los términos acordados en el Instrumento Jurídico; sin embargo, el Instituto deberá estar representado con voz y voto, mediante la participación obligatoria de al menos uno o dos de sus funcionarios, nombrados por el Presidente de la Comisión. No podrán representar al IICA, consultores.

c. Funciones de la Comisión Corporativa de Compras:

i. Asegurar la aplicación de la normativa institucional y el uso eficiente de los recursos en los procesos de adquisición de bienes y contratación de servicios que realiza la Sede Central, bajo criterios de transparencia,

racionalidad, equidad, objetividad, eficacia, honradez, economía y rendición de cuentas.

ii. Realizar el proceso de adquisición de bienes y contratación de servicios en la Sede Central, cuyo valor sea superior a USD 50,000 o su equivalente a otra moneda de circulación oficial, según el tipo de cambio en el momento de iniciar el proceso, financiado con recursos propios o con recursos externos, los cuales deben realizarse mediante proceso de licitación institucional, para lo cual deberá de realizar las siguientes actividades:

• Revisar y aprobar el Cartel de Licitación institucional, nacional o internacional, que incluye los términos de referencia respectivos.

• Revisar y aprobar el calendario de las actividades correspondientes al proceso de licitación.

• Revisar y aprobar los criterios de evaluación técnicos y económicos.

• Realizar la apertura de las ofertas técnicas y económicas recibidas a la licitación.

• Realizar el análisis y la evaluación de las ofertas técnicas y económicas recibidas.

• Obtener de los oferentes seleccionados, mejoras económicas y técnicas que sean beneficiosas para el IICA.

• Adjudicar las licitaciones institucionales financiadas con recursos externos al oferente que mejor cumple con los requerimientos presentados en el Cartel de Licitación, tanto en alcance, calidad y precio.

• Adjudicar las licitaciones financiadas con recursos institucionales de la Sede Central. Si se considera procedente, deberá elevar las recomendaciones al Director General, o en quien él delegue, para su aprobación.

• En caso de que ningún oferente cumpla con lo requerido en el Cartel de Licitación, o no existan ofertas hasta el plazo máximo de presentación establecido en el Cartel, declarar el proceso desierto.

iii. Elaborar las Actas para cada una de las reuniones de la Comisión de acuerdo a los parámetros establecidos en el apartado 1. e. anterior de las Generalidades.

iv. Elevar a aprobación del Director General, o en quién este delegue, las solicitudes de excepción a la normativa institucional, debidamente fundamentadas, referentes al desarrollo de procesos licitatorios para la adquisición de bienes y contratación de servicios, tanto de la Sede Central como las solicitadas por las Representaciones del IICA en los Estados Miembros.

v. Analizar los procesos de licitación institucional y las respectivas recomendaciones de adjudicación realizadas por los Comités Nacionales de Compra, en el caso de los bienes y servicios financiados con recursos institucionales. Si se considera procedente, deberá elevar las recomendaciones de adjudicación al Director General, o en quién este delegue, para su aprobación.

vi. Analizar y aprobar el Informe de selección de proveedores calificados para necesidades de adquisición y contratación recurrente, tal y como se indica en el apartado 4. a del Capítulo I del presente Manual.

vii. Designar a los miembros de la Comisión Corporativa de Compras que participarán en los Comités Nacionales de Compra Ampliados, en atención a las solicitudes presentadas por las Representaciones en los Estados Miembros. El Presidente de la Comisión Corporativa de Xxxxxxx podrá a su discreción, adicionar otros miembros, sin que éstos sean miembros permanentes de la Comisión, pero que su participación, con voz, pero sin voto, pueda aportar conocimiento o experiencia al tema a tratar.

viii. En caso de incumplimiento del presente Manual, solicitar la aplicación de las medidas disciplinarias y de compensación por inobservancia, indicadas en la Norma 1.6 del Reglamento Financiero y el Capítulo X del Reglamento de Personal y Manual de Personal.

3. Comité Nacional de Compras:

a. Objetivos:

i. Velar por el adecuado funcionamiento del sistema de adquisición de bienes y contratación de servicios en el ámbito de la Representación del IICA en los Estados Miembros y los proyectos con Sede en esa Representación, para que se cumplan las normas y procedimientos referentes a los procesos de adquisición y contratación, bajo principios de transparencia, racionalidad, equidad, objetividad y rendición de cuentas.

ii. Supervisar, controlar y monitorear el cumplimiento de las disposiciones contenidas en el presente Manual.

iii. Identificar oportunidades de mejora en los procesos de adquisición de bienes y contratación de servicios.

b. Conformación:

i. El Comité Nacional de Compras debe estar conformado por los siguientes miembros titulares con derecho a voz y voto:

• Representante del IICA, quien ejerce la presidencia del Comité,

• Administrador de la Representación del IICA, quien ejerce la Secretaría del Comité,

• Funcionario del área técnica, nombrado por el Representante,

• Funcionario que desempeña la función de adquisición de bienes y contratación de servicios en la Representación del IICA,

La ausencia de los funcionarios indicados en el apartado anterior, con excepción del Representante, solamente estará justificada, cuando la estructura organizacional de la Representación no cuente con esos cargos o puestos de trabajo. En tal caso se procurará que el Comité Nacional de Compras esté integrado por un número impar de miembros.

ii. En esta Comisión podrán participar con derecho a voz otros funcionarios vinculados con el tema a tratar, con previa invitación de la Secretaría de la Comisión.

iii. En los casos en los cuales la adquisición del bien o la contratación del servicio se financie con recursos externos, se podrá integrar como miembro del Comité, un delegado nombrado por escrito por el responsable del proyecto en la contraparte; adicionalmente el Jefe o Coordinador del proyecto, quienes participarán con derecho a voz y con el propósito de asegurar que se brinde toda la información pertinente para el análisis del tema a tratar. En caso de que el proyecto financiado con recursos externos, haya sido acordado bajo la conformación de un órgano fiscalizador de las adquisiciones y contrataciones diferente al descrito anteriormente, el IICA se ajustará a los términos acordados en el Instrumento Jurídico; sin embargo, el Instituto deberá estar representado con voz y voto, mediante la participación obligatoria de al menos uno o dos de sus funcionarios, nombrados por el Representante del IICA. No podrán representar al IICA, consultores.

c. Funciones del Comité Nacional de Compras:

i. Asegurar la aplicación de la normativa institucional y el uso eficiente de los recursos en los procesos de adquisición de bienes y contratación de servicios que realiza la Representación, bajo criterios de transparencia, racionalidad, equidad, objetividad, eficacia, honradez, economía y rendición de cuentas.

ii. Establecer procedimientos de control interno en la Representación que complementen la normativa institucional, para asegurar un adecuado proceso de adquisición de bienes y de contratación de servicios en el país.

iii. Realizar el proceso de adquisición de bienes y contratación de servicios en el país de la Representación, cuyo valor sea superior a USD 50,000 o su equivalente a otra moneda de circulación oficial, según el tipo de cambio en el momento de iniciar el proceso, financiado con recursos propios o con recursos externos, los cuales deben realizarse mediante proceso de licitación institucional, para lo cual deberá de realizar las siguientes actividades:

• Revisar y aprobar el Cartel de Licitación institucional, nacional o internacional, que incluye los términos de referencia respectivos,

• Revisar y aprobar el calendario de las actividades correspondientes al proceso de licitación,

• Revisar y aprobar los criterios de evaluación técnicos y económicos,

• Realizar la apertura de las ofertas técnicas y económicas recibidas a la licitación,

• Realizar el análisis y la evaluación de las ofertas técnicas y económicas recibidas,

• Obtener de los oferentes seleccionados, mejoras económicas y técnicas que sean beneficiosas para el IICA,

• Adjudicar las licitaciones financiadas con recursos externos al oferente que mejor cumple con los requerimientos presentados en el Cartel de Licitación, tanto en alcance, calidad y precio,

• En caso de licitaciones financiadas con recursos institucionales, deberá emitir la recomendación de adjudicación a la Comisión Corporativa de Compras para la correspondiente aprobación, adjuntando el Acta del Comité Nacional de Compras y los documentos complementarios a la Licitación en cuestión,

• En caso de que ningún oferente cumpla con lo requerido en el Cartel de Licitación o no existan ofertas hasta el plazo máximo de presentación establecido en el Cartel, declarar el proceso desierto.

iv. Elaborar las Actas para cada una de las reuniones del Comité, de acuerdo a los parámetros establecidos en el apartado e. anterior de las Generalidades.

v. Elevar a través del Representante del IICA en los Estados Miembros, las solicitudes de excepción a la normativa institucional referentes al desarrollo de procesos licitatorios para la adquisición de bienes y contratación de servicios, para lo cual deberá remitir a la Comisión Corporativa de Compras, el Acta del Comité Nacional de Compras

conteniendo una clara y razonable justificación, así como los documentos de respaldo pertinentes.

vi. En el caso de procesos de licitación institucional, cuyos bienes o servicios sean financiados con fondos institucionales, el Representante del IICA en los Estados Miembros, deberá remitir su propuesta de adjudicación a la Comisión Corporativa de Compras, junto con el expediente completo de la licitación para la aprobación previa de dicha Comisión.

vii. Elevar al Director de Servicios Corporativos, a través del Representante, cualquier propuesta de Guía de procedimientos que se elabore en la Representación, orientada a la ejecución de recursos externos y la cual complemente el presente Manual para la adquisición de bienes y contratación de servicios, como un instrumento más amplio, detallado y específico; sin embargo, cualquier Guía que se elabore en la Representación, no podrá contravenir los lineamientos del presente Manual y de la normativa institucional.

viii. La Secretaría del Comité Nacional de Compras, a través del Representante del IICA en el Estado Miembro, deberá informar al Director de Servicios Corporativos la conformación de su Comité Nacional, indicando los nombres y cargos de los funcionarios; asimismo, cualquier variación en la conformación deberá ser informada oportunamente.

ix. La Secretaría del Comité Nacional de Compras, a través del Representante del IICA, podrá conformar un Comité Nacional de Compras Ampliado, en caso de que los temas a tratar por el Comité Nacional, trasciendan las funciones delegadas a dicho Comité, o representen compromisos institucionales de mayor trascendencia. El Comité Nacional de Compras Ampliado, estará integrado por los miembros del Comité Nacional descrito en el apartado 3.b.i Conformación, más los miembros que dicho Comité considere pertinente integrar, pero que su participación, con voz, pero sin voto, pueda aportar conocimiento o experiencia al tema a tratar.

x. Analizar y aprobar el Informe de selección de proveedores calificados para necesidades de adquisición y contratación recurrente, tal y como se indica en el apartado 4. a del Capítulo I del presente Manual.

4. Personal encargado de solicitar la adquisición de bienes y la contratación de servicios:

Cada Unidad Operativa del Instituto designará por escrito a uno o más funcionarios responsables de solicitar la adquisición de bienes y contratación de servicios.

En el Anexo 10: Funciones y responsabilidades del personal encargado de solicitar la adquisición de bienes y contratación de servicios, se presenta el detalle.

5. Personal encargado de efectuar los procesos de adquisición de bienes y contratación de servicios:

El personal encargado de efectuar los procesos de adquisición de bienes y contratación de servicios en nombre del Instituto, debe ser parte de la estructura organizacional del Instituto, no podrá ser un consultor, pasante o practicante. La gestión de adquisición de bienes y contratación de servicios es responsabilidad exclusiva de la Gerencia de Servicios Administrativos en la Sede Central y de la Administración en las Representaciones del IICA en los Estados Miembros.

En las Representaciones, de acuerdo a la estructura organizacional de cada Oficina, la responsabilidad de realizar adquisiciones y contrataciones podrá estar asignada a un cargo específico o como recargo de funciones a otra posición administrativa; sin embargo, en todos los casos, debe existir claridad en la asignación de esta responsabilidad, la cual debe estar incorporada a la descripción de funciones del personal, y bajo ninguna circunstancia, las funciones de solicitar, aprobar, comprar o contratar y pagar podrán estar concentradas en un mismo funcionario.

En el Anexo 11: Funciones y responsabilidades del personal encargado de efectuar procesos de adquisición de bienes y contratación de servicios, se presenta el detalle.

Capítulo III - Procedimiento para la adquisición de bienes y contratación de servicios

1. Generalidades:

a. Todo proceso de adquisición de bienes o de contratación de servicios se debe iniciar en la Unidad Operativa solicitante a la cual se asignaron los recursos presupuestarios, a través de la elaboración de una solicitud que deberá responder a las necesidades contempladas en su Plan de Acción Anual aprobado.

b. La solicitud de adquisición o contratación requiere de diferentes niveles de aprobación de acuerdo al valor; el flujo de aprobación inicia por el Supervisor Inmediato y podrá requerir la aprobación del Comité Nacional de Compras, de la Comisión Corporativa de Xxxxxxx y del Director General o quien en éste delegue, según corresponda y de acuerdo a las disposiciones contenidas en el presente Manual.

c. En caso de que la Unidad Operativa solicitante (responsable de los recursos presupuestarios) requiera un bien o servicio a través de una Representación ubicada en otro Estado Miembro, el proceso de solicitud, aprobación y documentación, entre otros, deberá ser coordinado a través de la Administración de las Representaciones involucradas. Debe asegurarse, sin excepción, cumplir con la Clasificación y Métodos de adquisición y contratación establecido en el Capítulo I de este Manual; asimismo, en caso que sea necesario, se deberá elevar los temas previamente al Comité Nacional de Compras y/o Comisión Corporativa de Compras, según corresponda.

d. Las especificaciones técnicas de una adquisición de bienes o contratación de servicios que así lo requieran, deberán ser analizadas, evaluadas y recomendadas por parte del especialista o Unidades especializadas del Instituto, tales como equipo y material especializado de proyectos, equipo tecnológico, programas informáticos y la adquisición de libros y suscripciones.

e. El funcionario que realiza la solicitud de adquisición o contratación y el que realiza la aprobación de la misma, necesariamente deben ser diferentes.

f. Las Representaciones del IICA en los Estados Miembros que cuenten con Unidades Ejecutoras de Proyectos (UEP), podrán delegar funciones administrativas que comprenden trámites del proceso de adquisición de bienes y de contratación de servicios a las UEP; sin embargo, el IICA no podrá delegar en esas UEP la responsabilidad de uso y ejecución de los recursos. Por tanto, cada Representación debe establecer de forma escrita las funciones que desarrollarán las UEP. La elaboración de la Orden de Compra, firma de la Orden de Compra y gestión de pago no podrán ser delegadas a la UEP y por tanto deberán ser desarrolladas por la Administración de la Representación del IICA, quien deberá asegurarse de contar con toda la documentación recabada por los procesos ejecutados por la UEP y deberá ser el custodio de la documentación que respalde todo el proceso de adquisición o contratación, según se indica en el apartado 11 del presente Capítulo.

g. Las Representaciones del IICA en los Estados Miembros deben realizar las gestiones necesarias para hacer uso de los privilegios de exoneración de impuestos a los cuales el Instituto tenga derecho y pueda acceder. Por tanto, es obligatorio que cada Representación recupere los impuestos pagados y sujetos a exoneración de acuerdo a los procedimientos establecidos en cada país, en caso de que aplique.

h. Toda adquisición de bienes o contratación de servicios debe cumplir con el siguiente procedimiento:

• Elaboración de la Solicitud del bien o servicio (Solicitud de Pedido o Solicitud de Bienes y Servicios),

• Clasificación y métodos de adquisición y contratación correspondiente (ver Capítulo I),

• Cotización (excepto para compras por Caja Chica),

• Selección y adjudicación,

• Elaboración del Contrato (en caso de corresponder),

• Elaboración de la Orden de Compra,

• Recepción, verificación y aceptación a conformidad del IICA,

• Emisión del Pago

▪ Pagos parciales,

▪ Anticipo de fondos.

i. Todo proveedor de bienes o servicios, al contraer formalmente un compromiso comercial con el Instituto, deberá completar el Formulario Conozca a su Cliente (FCC), de acuerdo a las siguientes disposiciones

(véase detalle en la Política para prevenir el Lavado de Dinero y el Financiamiento del Terrorismo):

i. Persona jurídica, cuyo monto de adquisición o contratación por parte del IICA sea superior a USD 50,000 o su equivalente en moneda local.

ii. Persona física, cuando el monto de adquisición o contratación sea superior a USD 30,000 o su equivalente en moneda local.

Los valores indicados aplican para operaciones comerciales individuales. Si el proveedor ha completado el FCC previamente no deberá volver a completarlo ante una nueva operación comercial.

Cuando la sumatoria anual de varias operaciones comerciales a un proveedor supere los valores señalados, se deberá completar el FCC de forma previa a superar los límites indicados.

El formulario será completado solo una vez por el proveedor que supere los valores de adquisición o contratación indicados; siempre y cuando el FCC completado no tenga una antigüedad superior a la indicada en la Política Institucional, en tal caso el proveedor deberá actualizar el FCC.

El procedimiento a seguir para Licitaciones institucionales se describe en el Capítulo IV del presente Manual.

2. Solicitud del bien o servicio (Solicitud de pedido o Solicitud de bienes y servicios):

La solicitud del bien o del servicio es el primer paso requerido para iniciar el proceso de adquisición o contratación.

La solicitud (Solicitud de Pedido o Solicitud de Bienes y Servicios) debe ser elaborada por la Unidad Operativa solicitante y responsable de los recursos presupuestarios, a través del completado del formato electrónico o formulario autorizado por el Instituto para este proceso, el cual debe contener al menos la información que se detalla en el Anexo 12.

3. Cotización:

En el caso de cotizaciones que deben ser escritas, éstas deben de contar con el logo e información básica del proveedor oferente, tales como (nombre físico o jurídico, cédula

física o jurídica, teléfono, correo electrónico, dirección, nombre de la persona contacto, firma del remitente de la oferta, fecha y vigencia de la oferta, cantidad de bienes ofertados o plazos de entrega de los servicios cotizados, amplio detalle del bien o servicio, precio por el bien o servicio (unitario, total, con o sin impuestos, indicación de moneda de la cotización), plazo de atención o entrega; así como dependerá del tipo de bien o servicio que se esté cotizando, la inclusión de información relevante, tal como, garantía, forma de pago, lugar de entrega, servicios complementarios (asesoría, instalación, soporte, etc.). Las cotizaciones enviadas de forma digital tendrán igual validez que el documento en original.

4. Selección y adjudicación:

Toda adquisición de bienes y contratación de servicio que se realice por el método de comparación de al menos tres cotizaciones, debe estar respaldado por un cuadro comparativo que deberá contener la información del bien o servicio cotizado, así como los elementos que permitan una comparación razonable. Esta comparación debe ser elaborada por el personal encargado de efectuar los procesos de adquisición de bienes y contratación de servicios, y deberá incluir la recomendación de selección resultante de la comparación realizada, debidamente justificada. En caso de que la Unidad Operativa solicitante sugiera una opción diferente a la recomendada, deberá justificarlo, fundamentándolo por escrito.

Las cotizaciones recibidas, las aclaraciones realizadas por los proveedores y el comparativo que presente las alternativas y recomendaciones, deben de formar parte de la documentación de respaldo de la adquisición o contratación. Se presenta un modelo de plantilla a utilizar en el Anexo 13: Adquisiciones y contrataciones mediante proceso comparativo de cotización.

5. Orden de compra:

La Orden de Compra es el documento oficial a través del cual el Instituto contrae el compromiso ante un proveedor para la adquisición de bienes o contratación de servicios; por lo tanto, es a partir de su emisión y envío al proveedor que el Instituto adquiere un compromiso legal y contractual de adquisición o contratación.

La Orden de Compra es el documento resultante del proceso previo de solicitud, cotización, selección y adjudicación.

Ésta debe ser elaborada por el personal encargado de efectuar los procesos de adquisición de bienes y contratación de servicios descrito en el Anexo 11, y debe ser

aprobada y firmada por un funcionario diferente al que confecciona la Orden de Compra. El Director General delegará en la Sede Central la responsabilidad de aprobar y firmar órdenes de compra en el funcionario responsable de la Unidad correspondiente; en las Representación esta responsabilidad le corresponde al Representante, quién previa aprobación del Director General, podrá delegarlo en el Administrador de la Representación o en quién cumpla esa función, siempre y cuando sea parte de la estructura organizacional del Instituto y no podrá ser un consultor, pasante o practicante.

La información que debe contener la Orden de Compra se detalla en el Anexo 12. Este documento debe remitirse al proveedor a contratar de forma escrita y comprobable. En la Sede Central y en cada Representación se debe mantener un cronológico físico de las órdenes de compra emitidas; en el mismo Anexo 12, se detallan los documentos básicos que deben respaldar cada Orden de Compra.

6. Modificación en los procesos de adquisición y contratación:

Durante el proceso de adquisición de bienes o contratación de servicios, pueden presentarse variaciones respecto a las condiciones acordadas al inicio, las cuales fueron descritas eventualmente en un Contrato y en la Orden de Compra respectiva.

En tales casos, la variación debe quedar documentada a través de la actualización del Contrato, en caso de haberse pactado (ver apartado 7 siguiente), y en la Orden de Compra, para lo cual se deberá emitir el documento de “Modificación de Orden de Compra”, el cual deberá hacer referencia a los datos contenidos en la Orden de Compra inicial e indicar la variación.

La Modificación de Orden de Compra debe ser sometida al mismo proceso de aprobación y firma que la Orden de Compra que la precede.

El documento de Modificación de Orden de Compra debe remitirse al proveedor de forma escrita y comprobable.

7. Contratos:

Las contrataciones por obra determinada, por servicios profesionales o de servicios en general que están sujetos a la entrega de resultados y pagos parciales, requieren la firma de un Contrato entre los representantes legales de las partes para asegurar el cumplimiento de las condiciones y resultados esperados.

También aplica el Contrato para la adquisición de bienes, cuando el Instituto debe realizar pagos anticipados a la recepción del bien o comprobación de su adecuada recepción y/o funcionamiento.

Cuando se realizan modificaciones a la contratación realizada y pactada mediante un Contrato, se deberá acordar un Adenda entre las partes que describa las modificaciones. Las Adendas a los Contratos pueden realizarse siempre que el Contrato inicial se mantenga vigente, en caso contrario, se deberá acordar un nuevo Contrato.

No procederá preparar una adenda en aquellos casos en que se modifique el propósito fundamental del contrato original o se agreguen actividades que no estén vinculadas al propósito del contrato original.

Solo se podrá realizar un máximo de dos adendas a un contrato, debidamente justificadas.

En caso de requerirse una adenda para modificar el monto, la suma del máximo de adendas autorizadas por el IICA no puede exceder el 25 % del monto original del contrato.

En el Anexo 14 se presenta un modelo básico de Contrato de Prestación de Servicios y de Obra Determinada; sin embargo, tanto la Sede Central como las Representaciones del IICA en los Estados Miembros, deben asegurarse que los modelos de Contrato sean revisados y actualizados regularmente por el profesional legal correspondiente y de acuerdo a las disposiciones del país en materia de contratación

En la Sede Central los Contratos serán firmados por el Director General o en quien delegue por escrito esa responsabilidad; en las Representaciones, los Contratos serán firmados por el Representante del IICA en los Estados Miembros. En todos los casos, los Contratos deberán ser firmados exclusivamente por los funcionarios autorizados y con los poderes legales suficientes, coincidiendo el nombre del firmante y la identificación del mismo. Serán válidas las firmas electrónicas, cuando en el país de origen, esta práctica esté aprobada o legalizada.

En los contratos constarán las cláusulas institucionales que hayan sido aprobadas en cumplimiento a las políticas vigentes.

8. Recepción, verificación y aceptación a conformidad del IICA:

En caso de bienes, la recepción y verificación de los mismos la debe realizar el funcionario asignado a esa labor, para lo cual deberá revisar las condiciones acordadas en la Orden de Compra. El proveedor deberá entregar el bien adquirido junto con la

factura respectiva; ambos documentos (Orden de compra y factura) deben ser coincidentes respecto a las características del bien que se recibe.

Seguidamente, los bienes adquiridos y recibidos deberán ser entregados a la Unidad Operativa solicitante, quien emitirá un recibido conforme. En caso de corresponder a un bien calificado como activo fijo, se procederá a asignarlo a un funcionario responsable a través de una constancia escrita, debiendo procederse con su identificación física o plaqueo, y a la inclusión del activo capitalizable o no en el sistema de control correspondiente.

En el caso de activos fijos adquiridos con recursos externos, que sean entregados a la contraparte y por ello el control y custodia no puede ser realizado por el IICA, éstos deberán ser entregados mediante un Acta de Entrega-Recepción a la contraparte del proyecto, al momento de la adquisición.

En caso de servicios contratados, la validación y aceptación la debe realizar la Unidad Operativa solicitante, para lo cual ésta deberá verificar que los productos o entregables se hayan recibido en las condiciones acordadas, a entera satisfacción del Instituto. El proveedor deberá entregar al Instituto la factura correspondiente, en la Sede Central a la Gerencia de Servicios Administrativos y en las Representaciones del IICA en los Estados Miembros, a la Administración.

Todas las facturas recibidas por el Instituto, tanto por adquisición de bienes como por servicios prestados, deberán mostrarse legibles y en buen estado, sin borrones, ni tachaduras; deben ser emitidas a nombre del IICA, indicando el número de Orden de Compra correspondiente y deberán cumplir con las regulaciones tributarias nacionales del Estado Miembro, tales como timbrada, aprobada o según corresponda. Serán válidas las facturas electrónicas, cuando en el país de origen, esta práctica esté debidamente aprobada o legalizada.

Una vez que se recibe a conformidad por parte del Instituto el bien o el servicio, se inicia la gestión de pago. En el caso de bienes, la Unidad Operativa solicitante firmará el recibido conforme en la factura, a través del funcionario responsable. En el caso de servicios, la Unidad Operativa solicitante deberá manifestar su recibido conforme, mediante la elaboración y firma del formulario de “Autorización de pago”, adjunto en el Anexo 15.

9. Pagos:

Para asegurar una adecuada aplicación de los recursos, se debe procurar la realización de un solo pago, el cual debe hacerse efectivo una vez recibido el bien o servicio en su

totalidad y a entera conformidad del Instituto; sin embargo, existen bienes y servicios que por sus características de entrega requerirán establecer un cronograma de pagos; en tal caso, los pagos deben ser equivalentes a los bienes o servicios recibidos, aun cuando sea de forma parcial.

a. Pagos parciales:

Se podrán realizar pagos parciales cuando corresponda a contrataciones de servicios, cuya entrega de avances, productos o entregables estén claramente indicados y acordados en el Contrato y la Orden de Compra respectiva.

En el caso de adquisición de bienes, se podrán realizar pagos parciales, cuando la adquisición comprenda procesos de importación, instalación, diseño y construcción, entre otros.

b. Anticipo de fondos:

Solamente en casos justificados se brindará a los proveedores anticipos de fondos, los cuales no deberán exceder del 40% del valor total de la adquisición o contratación; sin embargo, en todos los casos se procurará que sea menor a ese porcentaje a fin de mitigar el riesgo del Instituto, tomando las previsiones contractuales y legales que correspondan.

La entrega de anticipo de fondos o pagos anticipados se realizará bajo la siguiente regulación:

i. Cuando sea un requisito indispensable, de acuerdo a la naturaleza del bien o del servicio, tal es el caso de obras de construcción, adquisición de bienes con especificaciones técnicas particulares y prestación de servicios que demanden gastos relevantes iniciales para el proveedor.

ii. Cuando sea un proveedor nuevo, por lo que el proveedor no otorga plazo de pago por no tener una referencia comercial previa con el Instituto.

iii. Cuando no haya otro proveedor que ofrece los bienes o servicios requeridos por el Instituto, siendo un distribuidor exclusivo y éste no otorga plazo de pago.

En caso de existir un requerimiento de anticipo de fondos no contemplado en los incisos anteriores, se deberá explicar y justificar adecuadamente por escrito.

El Instituto podrá exigir las garantías que considere necesarias para proteger sus intereses y minimizar el riesgo ante el otorgamiento de fondos anticipados; sin embargo, cuando el valor del anticipo sea mayor a USD 50,000 o su equivalente en otra moneda de circulación oficial, el Instituto debe exigir al proveedor una fianza de cumplimiento, carta de crédito u otro instrumento similar, como garantía de cumplimiento y que se pueda

convertir en un valor líquido rápidamente, o bien, una retención sobre el valor total de la adquisición o contratación.

En todos los casos, cuando se otorgue un pago anticipado o anticipo de fondos debe exigirse al proveedor un recibo oficial o comprobante legal por el dinero recibido.

c. Adquisición o contratación con pago mediante tarjeta de crédito institucional:

El Instituto podrá realizar adquisiciones y contrataciones utilizando como forma de pago tarjetas de crédito institucionales, cuando éste medio sea la única opción disponible o la más económica. Aun cuando la contratación y el pago se realice a través de una sola operación, se deberán cumplir las disposiciones contenidas en el presente Manual.

Las adquisiciones y contrataciones realizadas mediante tarjeta de crédito institucional deben realizarse mediante una sola cuota o pago, no podrán utilizarse métodos de financiamiento a plazo o fraccionamiento por cuotas. En la Sede Central, el Director General delegará la responsabilidad de realizar y pagar adquisiciones o contrataciones con la tarjeta de crédito institucional. En el caso de las Representaciones del IICA en los Estados Miembros será el Representante, quién previa aprobación del Director General, o en quien él delegue, podrá delegarlo en el Administrador de la Representación o en quién cumpla esa función, siempre y cuando sea parte de la estructura organizacional del Instituto y no podrá ser un consultor, pasante o practicante.

La tarjeta de crédito institucional se mantendrá responsabilizada a un único funcionario quien deberá velar por su adecuada custodia y control.

La asignación de tarjetas de crédito institucional y las orientaciones de responsabilidad, custodia y control serán instruidas por el Director General, o en quien él delegue.

10. Base de datos de proveedores de bienes y de servicios:

La Sede Central y cada Representación del IICA en los Estados Miembros, deberá contar con una base de datos de proveedores que ofrecen bienes y servicios al Instituto; los cuales deben estar debidamente registrados en los sistemas de control correspondientes. La incorporación de un nuevo proveedor involucra: la verificación de existencia y acreditación legal en el país, los permisos para ejercer operaciones comerciales o profesionales, número de identificación, dirección e información bancaria

y régimen tributario correspondiente, y en general el aseguramiento de que el proveedor no utiliza prácticas prohibidas o fraudulentas (tómese como referencia el apartado 9. Evaluación de las ofertas, a. Exclusión de oferentes, i., del Capítulo IV, siguiente).

La Sede Central y cada Representación podrá habilitar en el sitio web oficial del IICA un acceso para publicar los requerimientos de bienes y servicios requeridos por el Instituto y sus proyectos, indicando al menos la siguiente información: número de solicitud, fecha de publicación del requerimiento, especificaciones técnicas o términos de referencia del bien o del servicio, fecha límite de recepción de ofertas, periodo de aclaraciones y respuestas y, contacto electrónico.

Asimismo, podrá realizar convocatorias periódicas para invitar proveedores a formar parte de la base de datos. Estas convocatorias pueden realizarse por medios electrónicos o escritos; asegurando dejar evidencia documental del proceso realizado y del proceso de valoración.

El uso de herramientas tecnológicas informáticas legalmente adquiridas de búsqueda de proveedores de bienes y servicios, puede ser aprovechada; sin embargo, sin excepción se debe cumplir las disposiciones normadas en el presente Manual para todos los procesos de adquisición o contratación.

11. Resguardo de documentación:

La Gerencia de Servicios Administrativos en la Sede Central y la Administración de las Representaciones del IICA en los Estados Miembros, son los responsables del cuido y salvaguardo de los documentos de respaldo de los procesos de adquisición y contratación.

Los documentos resultantes de cada proceso de adquisición o contratación deberán custodiarse adecuadamente por un plazo mínimo de 5 años; sin embargo, en el caso de proyectos financiados con recursos externos, se deberá cumplir con las especificaciones pactadas en el Instrumento Jurídico correspondiente, cuyo plazo rige a partir de la fecha de finalización del mismo. En caso de que el Instrumento Jurídico no precise un plazo para el resguardo de la documentación, se aplicará un plazo máximo de 5 años, a partir de la fecha de finalización del mismo.

La información resultante del procedimiento de adquisición de bienes y contratación de servicios descrito en los apartados 2 al 9 del presente Capítulo, debe formar parte del respaldo documental de cada proceso.

Asimismo, en el caso de Licitaciones institucionales, se deberá conformar un expediente físico o digital, el cual contenga al menos la siguiente información:

• Solicitud de adquisición o contratación de la Unidad Operativa y Términos de referencia,

• Cartel x Xxxxxx de Licitación institucional, anuncios y documentos comprobatorios de divulgación o invitación,

• Proceso de licitación institucional, Actas de la Comisión o Comité Nacional de Compras, consultas y aclaraciones entre los oferentes y el IICA,

• Ofertas recibidas, técnicas y económicas

• Evaluación de ofertas y cuadro resumen de evaluación, verificaciones según lo descrito en el apartado 9. Evaluación de las ofertas, a. Exclusión de oferentes, i., del Capítulo IV, siguiente.

• Acta de adjudicación, comunicaciones a los oferentes, copia del Contrato acordado entre el adjudicado y el IICA, y el formulario “Conozca su Cliente”, debidamente completados y firmados.

12. Consultas, Quejas y Denuncias ante procesos de adquisición o contratación:

Con el propósito de mantener la transparencia en sus procesos de adquisición o contratación, el Instituto pone a disposición de los oferentes los siguientes canales para la realización de consultas, quejas o denuncias relacionadas con los concursos en los que participó:

a. Consultas o quejas relacionadas con el proceso o el resultado de una Licitación institucional:

Posterior a la comunicación por parte del IICA del resultado de un proceso de Licitación institucional, cualquier oferente participante, tendrá un plazo máximo de 7 días hábiles para presentar cualquier consulta aclaratoria o queja, si considera que el proceso no cumplió con alguna de las disposiciones contenidas en el Pliego o Cartel de Licitación o bien por cualquier otra razón relacionada con el proceso mismo. En caso de tratarse de una queja, la misma debe ser debidamente fundamentada y documentada.

La consulta o queja debe ser remitida formalmente por medio de un correo electrónico a la misma dirección que fue indicada en el Pliego o Cartel de Licitación para la presentación de la oferta y agregando copia al correo electrónico: xx.xx@xxxx.xxx, perteneciente al Comité de Ética del IICA.

El trámite de atención por parte del IICA debe ser expedito y no demorar más de 7 días hábiles, posterior a la recepción de la consulta o queja. La respuesta será enviada a la dirección electrónica indicada por el interesado.

b. Denuncias vinculadas a procesos de adquisición o contratación (no se incluyen en este apartado consultas o quejas descritas en el apartado a anterior):

En caso de que algún oferente de bienes o prestatario de servicios identifique acciones institucionales que se realicen al margen o en contraposición del marco normativo y los principios enmarcados en el presente Manual o identifique prácticas prohibidas en los procesos ejecutados por el IICA y regulados en el presente Manual, puede dirigir su denuncia, a través de los canales establecidos por el IICA para este fin:

i. El Sitio de internet oficial: xxx.xxxx.xxx, sección REPORTES/DENUNCIAS; y,

ii. El correo electrónico: xx.xx@xxxx.xxx

Toda denuncia, investigación e información referente al tema denunciado, será examinada y analizada de forma objetiva por el Comité de Ética del Instituto, quién establecerá su abordaje, medidas disciplinarias y acciones correspondientes.

Oportunamente se comunicará sobre el trámite de la denuncia y sobre el resultado de la investigación. Para tal efecto el denunciante debe indicar una dirección de correo electrónico.

Toda gestión de denuncia recibida por el IICA relacionada con faltas a las políticas institucionales, queda sujeta a la aplicación de la Política para la atención de denuncias y la protección de testigos y denunciantes, y sus alcances.

13. Sanciones

El IICA se reserva el derecho de tomar medidas proporcionales en aquellos casos en que proveedores de bienes y servicios, falten a la verdad, brinden información falsa u omitan información relevante, que limite la identificación oportuna de los riesgos descritos en el apartado 9. Evaluación de las ofertas, a. Exclusión de oferentes, i., del Capítulo IV, siguiente,

En tal caso, y habiéndose comprobado la falta por parte del proveedor oferente, el Instituto queda facultado para: i) pedir que se corrija la situación identificada de forma que se considere satisfactoria; ii) dar por cancelada la adjudicación, sin responsabilidad para el Instituto; iii) en caso de que, se identifique la falta existiendo un contrato entre las partes, se faculta al Instituto a dar por terminado dicho contrato, sin responsabilidad para el IICA y; iv) inhabilitar el proveedor para su contratación en procesos posteriores hasta que haya sido subsanada la falta comprobada.

El Instituto podrá tomar las acciones legales, que considere pertinentes para asegurar la protección de sus recursos y la de los proyectos que ejecuta.

Capítulo IV – Licitaciones Institucionales

1. Generalidades:

a. La aplicación de procesos de Licitación institucional se realiza para adquisiciones o contrataciones mayores a USD 50,000 o su equivalente a otra moneda de circulación oficial, según el tipo de cambio en el momento de iniciar el proceso de adquisición o contratación.

b. La realización de una Licitación institucional tiene como objetivo seleccionar al oferente de bienes y servicios que responde mejor a los requerimientos institucionales cuyo valor sea representativo tanto para el Instituto como para los proyectos financiados con recursos externos, mediante un proceso transparente, competitivo, con igualdad de oportunidad, justo, documentado, minucioso, y que permita al Instituto, en la medida de lo posible, identificar riesgos en el uso de prácticas prohibidas o fraudulentas por parte de los oferentes; para lo cual se realizarán procesos de convocatoria que identifiquen al proveedor adecuado, con precios razonables, de la mejor calidad, seguridad y en el marco normativo y procedimental del IICA, como organismo internacional que tiene su propias normas apegadas a las mejores prácticas y principios generalmente aceptados.

c. La Licitación podrá realizarse en el ámbito nacional, regional, hemisférico o internacional, según sea favorable al logro de los resultados, o bien porque el ámbito del proyecto lo amerita.

d. En la Sede Central los procesos operativos de las licitaciones institucionales serán realizados por la Gerencia de Servicios Administrativos con el acompañamiento de la Comisión Corporativa de Compras, órgano que ejercerá las funciones de revisión y aprobación que se describen en el Capítulo II, apartado 2. c. de este Manual. En el caso de las Representaciones, el proceso operativo lo realizará la Administración, con el acompañamiento del Comité Nacional de Compras, de acuerdo a las funciones descritas en el apartado 3.c. del mismo Capítulo.

e. En las Licitaciones se deberá contar con al menos tres ofertas de proveedores diferentes para realizar una adjudicación. En casos justificados y documentados, podrá realizarse la evaluación y selección con un número

menor de tres ofertas, tales como equipos altamente especializados, productos, insumos o servicios de características particulares, ubicación o disponibilidad, entre otros. Los Proveedores calificados para necesidades recurrentes, podrán participar en los procesos de Licitación Institucional, pero sin limitarlos exclusivamente a éstos. El concepto de Proveedor calificado se describe en el apartado 4.a del Capítulo I del presente Manual.

f. La Comisión Corporativa de Compras en la Sede Central y el Comité Nacional de Compras en las Representaciones del IICA en los Estados Miembros deberán justificar y constatar en el Acta respectiva, la determinación de realizar una Licitación institucional abierta o bien, por invitación.

g. Toda Licitación institucional debe contar con un expediente físico o electrónico que abarque todo el proceso realizado, el cual se debe mantener en custodia de la Gerencia de Servicios Administrativos en la Sede Central y de la Administración en las Representaciones del IICA en los Estados Miembros, el cual debe cumplir el orden indicado en el apartado 11 del Capítulo III del presente Manual.

2. Procedimiento para realizar una Licitación Institucional:

Seguidamente se describen los pasos básicos que conllevan la realización de una Licitación institucional:

a. La Unidad Operativa solicitante identifica la necesidad de adquisición de bienes o contratación de servicios, cuyo valor estimado es superior a USD 50,000.

b. La Unidad Operativa solicitante elabora el documento de Términos de Referencia con las especificaciones completas, amplias, razonables y de acuerdo al Plan de Acción Aprobado, del bien a adquirir o del servicio a contratar. En caso de proyectos financiados con recursos externos, todo requerimiento de adquisición o contratación debe estar amparado en los criterios de elegibilidad de gasto contenidos en el Instrumento Jurídico suscrito. Los Términos de Referencia, deberán indicar al menos la siguiente información:

i. la Unidad Operativa solicitante o proyecto solicitante, así como la fuente de recursos que financiará la adquisición o contratación,

ii. el presupuesto aprobado y disponible que financiará la adquisición o contratación,

iii. en el caso de proyectos financiados con recursos externos deberá indicar el plazo de vigencia del Instrumento Jurídico,

iv. antecedentes y objetivos de la adquisición o contratación,

v. la fecha y lugar de entrega de los bienes o servicios a contratar,

vi. en el caso de bienes, las especificaciones técnicas completas de los bienes a adquirir,

vii. en el caso de servicios, la descripción completa de los servicios a contratar y los productos o resultados a lograr, con plazo definido.

c. La Gerencia de Servicios Administrativos en la Sede Central y la Administración en las Representaciones deben elaborar los siguientes documentos en coordinación con la Unidad Operativa solicitante, los cuales deberán ser sometidos para aprobación de la Comisión Corporativa de Compras (en el caso de procesos de la Sede Central) y al Comité Nacional de Compras (en el caso de las Representaciones):

i. Propuesta de Cronograma de actividades de la Licitación institucional. En el Anexo 16 se presenta un modelo básico.

ii. Propuesta del anuncio o comunicado de la Licitación institucional.

iii. Propuesta del Cartel x Xxxxxx de Licitación institucional.

iv. Propuesta del método de evaluación de las ofertas a recibir.

d. La Gerencia de Servicios Administrativos en la Sede Central y la Administración en las Representaciones publican y divulgan la licitación institucional.

e. Cumplido el plazo de recepción de ofertas y recibidas las mismas, se procede a la apertura de los sobres o lectura de archivos cuando la información es recibida de forma digital.

x.Xx realiza la evaluación de la oferta técnica y económica. La evaluación debe ser adecuadamente documentada de manera que permita entre otros, verificar que los criterios relacionados con las prácticas prohibidas o fraudulentas fueron revisados para cada oferente.

g. La Comisión Corporativa de Xxxxxxx recomendará al Director General, o en quien él delegue, la adjudicación de la Licitación institucional, fundamentada en los resultados de la evaluación realizada. En los Estados Miembros el Representante como presidente del Comité Nacional de Compras adjudicará la Licitación institucional, fundamentada en los resultados de la evaluación realizada Los órganos asesores antes citados, podrán, en caso pertinente,

recomendar la declaratoria de Licitación institucional desierta; para lo cual deberán justificar de forma escrita dicha recomendación y sugerir el procedimiento de contratación a aplicar para atender la adquisición o contratación requerida.

3. Método de divulgación de la Licitación Institucional:

La Comisión Corporativa de Compras en la Sede Central y el Comité Nacional de Compras en las Representaciones del IICA en los Estados Miembros, determinarán la conveniencia de realizar la convocatoria de una Licitación mediante un llamado de interés abierto, por invitación directa, o una mezcla de ambas, siempre y cuando se mantengan los principios de transparencia y razonabilidad, tal determinación deberá documentarse en el Acta respectiva.

La Licitación abierta: deberá divulgarse a través de medios escritos de comunicación masiva o medios especializados afines al tema de la Licitación institucional, tales como diarios de mayor circulación nacional, diarios especializados, revistas, bolsas de información, sitios web y redes sociales del Instituto y sitios web de instituciones vinculadas al Instituto o al tema de la licitación, entre otros.

En el caso de Licitaciones nacionales, la divulgación escrita debe realizarse mediante medios de alcance nacional y en el caso de sitios web, se debe indicar su ámbito nacional de contratación.

En el caso de licitaciones de ámbito regional, hemisférico o internacionales, se debe promover el uso de medios virtuales de comunicación reconocidos. Asimismo, se deberá especificar el ámbito de la licitación institucional.

La Licitación por invitación directa: La Licitación por invitación deberá informarse directamente a los oferentes de bienes y servicios seleccionados. La selección de oferentes a ser convocados a una Licitación por invitación, deberá realizarse mediante un proceso de consulta, evaluación o referencia que sea conveniente a los resultados esperados de la adquisición o contratación. Podrá realizarse una Licitación por invitación, cuando medien razones de seguridad institucional, adquisición de bienes o contratación de servicios técnicos muy especializados donde existan pocos oferentes; o bien, cuando este método de divulgación represente un factor clave en el éxito de la adquisición o contratación a realizar.

En todos los casos, la realización de una Licitación por invitación deberá ser justificada en el Acta respectiva ante la Comisión o Comité correspondiente, quien deberá aprobar tanto el medio utilizado como los oferentes seleccionados.

Según la conveniencia del proceso de licitación institucional a realizar, se puede combinar ambos métodos de divulgación, realizando una convocatoria de interés abierta o llamado de interés, para luego realizar la licitación por invitación, convocando a aquellos oferentes que manifestaron su interés y fueron calificados.

4. Cartel x Xxxxxx de Licitación Institucional:

El Cartel de Licitación institucional es el documento oficial mediante el cual el Instituto establece las condiciones generales y específicas de los bienes o servicios que requiere contratar. Se establecen requerimientos técnicos, competencias, garantías, criterios de exclusión por prácticas prohibidas o fraudulentas y elementos que deban ser evaluables a fin de poder comparar en el proceso de evaluación de las ofertas recibidas y poder así seleccionar la oferta que atiende de forma completa y óptima el requerimiento propuesto.

El periodo de recepción de las ofertas para un proceso de Licitación institucional debe de ser aprobado por la Comisión Corporativa de Compras o el Comité Nacional de Compras, según corresponda, y debe ser indicado en el Cartel x Xxxxxx; sin embargo, el plazo no debe ser menor a dos semanas contadas a partir del momento de la entrega del Cartel x Xxxxxx de Licitación a los interesados o invitados, salvo casos justificados.

El Cartel de Licitación institucional podrá establecer un periodo y método de aclaraciones, según se describe en el apartado 11 siguiente.

En el Anexo 17, se describe ampliamente el contenido del Anuncio o Aviso de Licitación y del Cartel x Xxxxxx de Licitación institucional.

En el Anexo 18 se presenta un modelo de Cartel x Xxxxxx de Licitación institucional, con la información mínima requerida.

5. Garantías:

Las garantías deben ser definidas por la Comisión Corporativa de Compras o el Comité Nacional de Compras, según corresponda; en cuanto a su porcentaje, plazo y condiciones de ejecución, con base en aspectos como: monto por adjudicar, características de la obra o del bien por adquirir y las regulaciones propias de la fuente financiera en caso de proyectos financiados con recursos externos. El plazo de ejecución o cumplimiento de las garantías deberá ser razonable respecto del bien a adquirir o servicio a contratar y no podrá exceder el plazo de vigencia del Instrumento Jurídico, en el caso de adquisiciones o contrataciones financiadas con recursos externos.

El Cartel x Xxxxxx de Licitación institucional deberá indicar que tipo de garantía debe presentar el oferente y las políticas de ejecución, devolución y penalización por incumplimiento. Preferiblemente, las garantías deben ser de mayor y rápida liquidez, tales como: documentos bancarios, fianzas emitidas por bancos o compañías de seguros, depósitos en efectivo o pólizas de fiel cumplimiento, los cuales deben ser previamente aprobados por la Comisión o Comité, y que su legitimidad sea comprobable.

En el Anexo 19, se amplía el uso de garantías y se describen los tipos de garantías básicas que pueden aplicarse, según las características de la adquisición o contratación; sin embargo, la Sede Central y las Representaciones podrán utilizar otro tipo de garantías, propias y legales del país, siempre y cuando prevalezca el criterio de protección de los intereses y recursos del Instituto y sus proyectos en los diferentes instrumentos jurídicos suscritos.

En todos los casos, debe haber constancia escrita de la entrega de las garantías, así como de su devolución por parte del IICA.

6. Contenido de las ofertas:

Las ofertas podrán ser recibidas de forma física o digital; sin embargo, en ambos casos, se debe asegurar la confidencialidad de la información y el acceso a su contenido podrá realizarse únicamente hasta que el periodo de recepción de ofertas a la Licitación Institucional haya concluido; asegurando que haya transparencia en el proceso. Se recomienda establecer en el Cartel x Xxxxxx de Licitación un único canal de recepción de ofertas, sea físico o digital.

a. Oferta técnica:

El proveedor deberá indicar en detalle el servicio o bien ofertado, apegado a lo solicitado en el Cartel x Xxxxxx de Licitación institucional, sus características, calidades, cronograma de actividades propuesto; en el caso de servicios, hojas de vida de las personas a asignar al trabajo a realizar, perfil del oferente, credenciales, experiencia; en el caso de bienes, marca, fabricación, especificaciones técnicas, plazo de entrega, garantía, transporte, servicios durante y posterior a la venta, asesoría, calidad, costos asociados, mantenimiento, disponibilidad de repuestos y soporte técnico, entre otros.

b. Oferta económica:

El proveedor deberá indicar el costo total del bien o servicios que está ofertando, costos unitarios, costos asociados no incluidos o posibles costos asociados. La vigencia de la oferta económica no debe ser inferior a 60 días naturales desde la fecha de presentación de la oferta al proceso de Licitación institucional y en todo caso deberá dejarse constancia de que las ofertas se encontrarán vigentes hasta la celebración del contrato o declaratoria de desierto del proceso. La oferta deberá ser expresada en la moneda solicitada en el Cartel x Xxxxxx de Licitación institucional e indicar si aplican impuestos y cuál es la tasación respectiva.

Se recomienda, en caso procedente, establecer un formato de presupuesto que permita identificar costos por productos o por etapas, lo cual facilitará el proceso de evaluación que debe realizar el IICA a las ofertas recibidas.

c. Documentos legales:

El oferente deberá presentar la documentación legal, tributaria y los estados financieros, de conformidad con lo requerido en el Cartel x Xxxxxx de Licitación institucional. Los documentos legales y tributarios básicos solicitados son:

i. Acta de constitución de la persona física o, jurídica o empresa,

ii. Certificación de personería jurídica o el documento equivalente en el país, vigente según las disposiciones nacionales.

iii. Fotocopia de los documentos de identificación de los representantes (persona física o persona jurídica), de acuerdo a la figura legal que se presente en la Licitación.

iv. Documentos de cumplimiento que exige la xxx xxx xxxx, tales como certificaciones de pago de seguridad social, de póliza de trabajadores, certificación de estar al día en la presentación de las declaraciones de impuestos, etc.,

v. Copia de los últimos estados financieros, en caso necesario se pueden solicitar certificados o bien auditados,

vi. Documentos fiscales requeridos de acuerdo a la legislación del país, que demuestren su legalidad de operación de la persona o empresa.

vii. Declaración Jurada Autenticada por un notario público donde manifiesten que la empresa se encuentra libre de acciones judiciales en su contra; en caso contrario, indicar cuáles son esas acciones y explicar su naturaleza.

viii. Declaración Jurada de que los profesionales asignados al desarrollo de las actividades y concreción de los productos definidos en el cartel, se encuentran libres de acciones judiciales en su contra; en caso contrario, indicar cuáles son esas acciones y explicar su naturaleza.

ix. Formulario Conozca su Cliente debidamente completado.

7. Recepción de las ofertas:

Las ofertas a las Licitaciones institucionales deben de ser recibidas en la Sede Central por la Gerencia de Servicios Administrativos y en las Representaciones del IICA en los Estados Miembros por la Administración, únicamente dentro del plazo definido en el Cartel x Xxxxxx de Licitación institucional.

Si las ofertas se reciben de forma física debe quedar constancia escrita en una bitácora, el día, la hora y el nombre de la persona con su respectiva identificación que presentó y entregó la oferta, así como la persona del IICA que recibió los sobres debidamente cerrados. Cuando los sobres de las ofertas sean enviados por correo postal o courier, el oferente asume toda la responsabilidad de pérdida o llegada de las ofertas de manera extemporánea.

Si las ofertas se reciben por la vía electrónica, en formato digital, debe conformarse un expediente digital, en el cual se identifique a cada persona o empresa oferente y donde se adjunten las ofertas y documentación legal que haya sido recibida.

Para toda oferta física o digital recibida fuera del plazo estipulado (fecha y hora), la Gerencia de Servicios Administrativos o la Administración en la Representación procederá, según corresponda, a rechazar y a devolver los sobres debidamente sellados a los oferentes, o a comunicar electrónicamente del envío tardío; y por tanto quedarán fuera del proceso licitatorio institucional, haciéndolo constar por escrito en la bitácora de recepción de ofertas.

8. Apertura de ofertas:

Después de recibidas las ofertas, se procederá a realizar la convocatoria de la Comisión Corporativa de Compras o Comité Nacional de Compras, según corresponda, para proceder con la apertura de los sobres o de los expedientes electrónicos.

Queda a decisión de la Comisión o Comité respectivo, realizar la apertura de sobres o expedientes electrónicos en un foro privado, solo con los miembros de ese órgano asesor; o bien realizar un foro abierto con la participación de los oferentes, solamente para el acto de apertura.

Asimismo, queda a decisión de dicho órgano, decidir si se realiza la apertura de la oferta técnica, la oferta económica y documentos legales de forma simultánea; o bien, aperturar solamente la oferta técnica y una vez evaluada proceder a la apertura de la oferta económica y documentos legales, a fin de asegurar que el costo de la adquisición o contratación no tenga incidencia en el proceso de evaluación técnico.

9. Evaluación de las ofertas:

La Comisión Corporativa de Compras o el Comité Nacional de Compras, según corresponda, deberán realizar la evaluación de las ofertas recibidas de acuerdo a los criterios y ponderación aprobados, según se indica en el apartado 2.c.iv del presente Capítulo.

Ambos órganos asesores, podrán constituir grupos ad-hoc para apoyar la evaluación de las ofertas, dicho grupo deberá brindar un informe escrito a la Comisión o Comité, con los resultados de la evaluación de las ofertas recibidas, donde se indique la recomendación de adjudicación.

El proceso de evaluación debe quedar documentado y formará parte del expediente de la Licitación institucional.

a. Exclusión de oferentes:

i. Complementariamente al proceso de valoración cuantitativa y cualitativa descrito anteriormente, se deberá realizar un proceso de verificación para la identificación de riesgos ante oferentes que realicen prácticas prohibidas o fraudulentas, y son aptos para ser adjudicados, bajo los principios de transparencia y legitimidad. Por lo que, se deberán analizar y documentar las siguientes verificaciones aplicadas a los potenciales adjudicados:

• Procedimientos de quiebra, insolvencia o liquidación;

• Incumplimiento de obligaciones relativas al pago de impuestos o cotizaciones a la seguridad social;

• Mala conducta profesional grave, incluida la tergiversación y la representación falsa;

• Fraude;

• Corrupción;

• Conducta relacionada con una organización criminal;

• Blanqueo de capitales o financiación del terrorismo;

• Delitos terroristas o delitos relacionados con actividades terroristas;

• Trabajo infantil y otra trata de seres humanos;

• No ser una empresa legalmente constituida o no tener objetivos empresariales legítimos.

ii. Para cumplir este lineamiento la Gerencia de Servicios Administrativos en la Sede Central y la Administración en las Representaciones del

IICA en los Estados Miembros, deberán realizar consultas y documentar el proceso de verificación para estar en capacidad de comprobar mediante evidencia. Asimismo, deberá consultar en las bases de datos internacionales (Estados Unidos de América3 y Unión Europea4, entre otras) que los proveedores oferentes no se encuentran inhabilitados por prácticas prohibidas, y evidenciar las consultas realizadas.

iii. El Instituto podrá conceder excepciones a la aplicación del procedimiento de Exclusión de oferentes, en los casos en los cuales la fuente de financiamiento de los fondos a ejecutar para la Licitación Institucional, prevean otro tipo de verificación y la contraparte o el Instrumento Jurídico del Proyecto, eximan al IICA de la aplicación del procedimiento descrito.

Cualquier excepción que se conceda a los criterios antes mencionados debe documentarse.

iv. En caso de que el oferente proveedor, logre demostrar que no es sujeto de ninguno de los criterios de exclusión indicados en apartado i. anterior, podrá apelar la decisión del Instituto de exclusión del proceso. En tal caso, el Instituto deberá reinsertar al proveedor al proceso de Licitación Institucional, para completar el proceso de evaluación.

Seguidamente se presenta una Lista de chequeo o verificación sugerida (Check list), para garantizar el cumplimiento del procedimiento descrito en el presente apartado:

Criterios de exclusión

Para oferentes participantes a Licitaciones Institucionales

Nombre del proveedor:

Número de identificación:

Criterios de exclusión valorados	SI cumple	NO cumple	No aplica2
Formulario Conozca su Cliente
Certificación de personería jurídica
Copia de cédula jurídica o cédula de identificación

3 xxxxx://xxxxxxxxxxxxxxx.xxxx.xxxxx.xxx/

4 xxxxx://xxxxxxx.xx.xxxxxx.xx/xxx/xxx#!/xxxxx

Criterios de exclusión valorados	SI cumple	NO cumple	No aplica2
El número de clientes a los cuales actualmente brindan sus servicios y al menos tres referencias por escrito de clientes que utilicen un servicio similar a lo ofrecido al IICA
Descripción de modalidades de operación y servicios
Estados financieros de los últimos años (20xx–20xx)
Certificaciones de estar al día en sus obligaciones patronales y tributarias
Declaración Jurada Protocolizada donde manifiesten que la empresa se encuentra libre de acciones judiciales en su contra; en caso contrario, indicar cuáles son esas acciones y explicar su naturaleza.
Cláusula sobre Política de Prácticas Prohibidas/Antifraude y Anticorrupción incluida el contrato firmado
Cláusula sobre Política de prevención xxx xxxxxx de dinero y financiamiento del terrorismo incluida el contrato firmado
Cláusula sobre Política para la Gestión de Conflictos de Interés incluida el contrato firmado
Comprobación con la base de datos de exclusión de la Unión Europea y/o Estados Unidos de América (para adquisiciones/contrataciones financiadas con recursos de la Unión Europea es obligatoria la consulta en la base de datos de dicha entidad) xxxxx://xxxxxxx.xx.xxxxxx.xx/xxx/xxx#!/xxxxx xxxxx://xxxxxxxxxxxxxxx.xxxx.xxxxx.xxx/

10. Dudas o aclaraciones:

Durante el proceso de análisis y evaluación de las ofertas, la Comisión, el Comité o el Grupo ad-hoc conformado, podrán solicitar aclaraciones a través de la Secretaría de los órganos antes citados. Tanto la solicitud de aclaración, como la respectiva respuesta, deberán quedar constatadas por escrito. Los oferentes tendrán un plazo máximo de tres días hábiles para responder a la solicitud de aclaración, transcurrido ese plazo, el oferente quedará fuera del proceso. Salvo casos, totalmente justificados, se podrá ampliar dicho plazo, el cual deberá indicarse explícitamente a los oferentes.

11. Adjudicación final:

La Comisión Corporativa de Compras en la Sede Central y los Comités Nacionales de Compras en las Representaciones del IICA en los Estados Miembros emitirán la recomendación de adjudicación, la cual deberá estar sustentada en el expediente de la Licitación institucional. Prevalecerá para todos los casos, el oferente que mejor satisfaga los intereses institucionales.

La Comisión Corporativa de Compras, adjudicará las Licitaciones de la Sede Central y de considerarlo procedente, podrá elevar sus recomendaciones de adjudicación al Director General, o en quién él delegue, para su aprobación.

En las Representaciones del IICA, la validación y aprobación de adjudicación le compete al Comité Nacional de Compras.

En el caso de Licitaciones financiadas con fondos institucionales, los Comités Nacionales de Compras enviarán sus recomendaciones de adjudicación a la Comisión Corporativa de Compras para su análisis, validación y aprobación. De la misma manera, esta Comisión podrá elevar sus recomendaciones de adjudicación al Director General, o en quién él delegue, para su aprobación, en caso de considerarlo procedente.

Es responsabilidad de la Secretaría de la Comisión y de los Comités Nacionales comunicar por escrito y oportunamente a los oferentes la adjudicación o no adjudicación de la Licitación institucional, según corresponda.

La Unidad Operativa solicitante en coordinación con la Gerencia de Servicios Administrativos en la Sede Central o la Administración en las Representaciones, elaborarán la propuesta de Contrato para suscribir los compromisos de las partes, de acuerdo al Cartel x Xxxxxx de Licitación institucional divulgado, las aclaraciones y ampliaciones surgidas durante el proceso; documentos que formarán parte integral del Contrato.

12. Publicación de la Adjudicación en la Web Institucional.

La Gerencia de Servicios Administrativos en la Sede Central y la Administración en las Representaciones tendrán la responsabilidad de publicar5 la siguiente información relacionada con la adjudicación de Licitaciones Institucionales:

a) nombre de la representación,

b) número de la licitación,

c) título u objetivo de la licitación,

d) nombre del adjudicatario,

e) monto y

f) moneda.

5 El IICA toma como referencia los elementos del estándar internacional de publicaciones IATI para garantizar que la información publicada sea accesible, comprensible y útil.

La publicación deberá hacerse en la página web institucional: xxx.xxxx.xxx, durante los 10 días hábiles posteriores a la comunicación de la adjudicación dada a los oferentes. Toda excepción para publicar alguna de la información indicada deberá estar debidamente justificada y en cumplimiento a la Política de Protección de datos. En el Anexo 5 se encuentra el procedimiento para publicar las adjudicaciones.

Capítulo V - Autoridad

1. De conformidad con el Artículo 7 del Reglamento de la Dirección General, "El Director General podrá delegar atribuciones y otorgar poderes a otros funcionarios del Instituto cuando lo estime conveniente, siendo responsable de las delegaciones que haga". Por consiguiente, el Director General ha delegado en los funcionarios a cargo de las Unidades correspondientes, la responsabilidad de las operaciones de adquisición y contratación del Instituto, según las siguientes disposiciones:

1.1. En la Sede Central la responsabilidad de realizar procesos de adquisición y contratación se delega a la Gerencia de Servicios Administrativos.

1.2. En las Representaciones del IICA en los Estados Miembros la responsabilidad de realizar procesos de adquisición y contratación se delega a la Administración.

1.3. En la Sede Central la firma de Contratos será realizada por el Director General o en quien él delegue de forma escrita.

1.4. En las Representaciones del IICA en los Estados Miembros la responsabilidad de firma de Contratos se delega en el Representante.

2. De conformidad con el Artículo 98 del Reglamento de la Dirección General, “El Director General podrá autorizar excepciones en las adquisiciones de valor inferior a USD30,000.00 cuando considere que aquellos métodos no favorecen los intereses del Instituto. Cuando el valor de la adquisición sea de USD30.000,00 o más, el Director General podrá hacer excepciones a la utilización de métodos competitivos únicamente en las circunstancias siguientes:

2.1. Emergencias, tales como auxilio en casos de desastre, reparaciones y otras acciones que se requieran con urgencia para proteger vidas o bienes, o

2.2. Adquisición de equipo técnico y material científico destinado a proyectos aprobados por la Junta que deben ejecutarse en los Estados Miembros. En estos casos, y según el deseo de los Estados Miembros o las instituciones, las adquisiciones podrán ser efectuadas por la Dirección General o por la institución nacional que participe en el proyecto, siempre que en este último caso la compra no resulte más onerosa.”

Asimismo, la Norma 4.10 del Reglamento Financiero, establece: “…el Instituto utilizará métodos competitivos para cualquier tipo de Contrato que valga más de US$30,000.00. Para llenar los requisitos del Artículo 98 del RDG, el Director General determinará el procedimiento a seguir para llevar a cabo métodos competitivos de adquisición, a fin de asegurar precios justos.”

Por consiguiente y con el fin de preservar el valor adquisitivo y mantener competitividad en los procesos de la actualidad, se complementan estas disposiciones con las orientaciones sobre métodos de adquisición y contratación detallados en el Capítulo I del presente Manual.

La adquisición de bienes y la contratación de servicios superiores a USD50,000.00 deberá realizarse mediante el método de Licitación institucional, descrito en el Capítulo IV anterior.

El Director General, a través de la delegación al Director de Servicios Corporativos, podrá hacer excepciones a la utilización del método de Licitación institucional en las circunstancias descritas en el Artículo 98 del Reglamento de la Dirección General, y en aquellos casos en los cuales se constate que existe un único proveedor del bien o servicio requerido, así como, la realización de un proceso competitivo conlleve un impacto negativo en las actividades y resultados institucionales, lo cual deberá ser debidamente explicado y justificado por escrito para la respectiva aprobación.

3. Toda excepción a lo establecido en el alcance del presente Manual deberá ser solicitada y debidamente justificada ante el Director General, quien delega en el Director de Servicios Corporativos, el análisis de la excepción y su resolución. El Director de Servicios Corporativos, podrá, de considerarlo pertinente, convocar a la Comisión Corporativa de Xxxxxxx, para apoyar el proceso de análisis, asesoría y recomendación sobre el tema en cuestión. La resolución final, será comunicada oportunamente al solicitante de la excepción.

4. Los aspectos no contenidos en el presente Manual o que puedan prestarse a diversas interpretaciones serán aclarados por la Gerencia de Servicios Administrativos y autorizados previamente por el Director de Servicios Corporativos.

5. La actualización de este Manual es responsabilidad de la Dirección de Servicios Corporativos, quien, en conjunto con la Comisión Corporativa de Compras, tiene la responsabilidad de presentarlo ante el Director General para su validación, aprobación y publicación.

6. Los funcionarios que están involucrados en los procesos de adquisición y contratación deben respetar el Código de Ética institucional, así como todas las políticas institucionales, vinculadas a la transparencia, legitimidad y acceso transparente al financiamiento. Asimismo, deberán cumplir con los principios contenidos en el Anexo 20 del presente Manual.

Capítulo VI - Auditoría Interna

De conformidad con el Artículo 98 del Reglamento de la Dirección General, “Todas las adquisiciones estarán sujetas a la verificación posterior de la Unidad de Auditoría Interna”.

Por lo tanto, periódicamente, la Auditoría Interna revisará el cumplimiento de los procesos de adquisición de bienes y contratación de servicios al amparo de la normativa institucional y del presente Manual. Para lo cual, se deberá aplicar cualquier método de selección contemplado en las Normas Internacionales de Auditoría.

En su revisión, la Auditoría Interna deberá incorporar procedimientos de control cruzado en los procesos realizados desde la solicitud del bien o del servicio hasta el pago, a fin de verificar la aplicación de la normativa y la transparencia en los procesos realizados.

En cumplimiento a la Norma 5.7 del Reglamento Financiero, “Los funcionarios del Instituto tienen la obligación de proporcionar a la Auditoría Interna toda la información que ésta requiera para el desempeño de sus funciones. Los funcionarios del Instituto no darán órdenes ni instrucciones que puedan perturbar o dificultar las funciones de la Auditoría Interna”.

Consecuentemente, los requerimientos de información y documentación serán solicitados por la Auditoría Interna a la Unidad Operativa encargada del proceso en revisión, de forma escrita; documentación que será devuelta de la misma forma. Se exceptúan del anterior procedimiento, las revisiones o intervenciones sorpresivas, las cuales deben de estar debidamente justificadas e informadas previamente al Director General.

Anexos

Anexo 1: Rendición de caja chica (modelo)

Anexo 2: Selección de proveedor calificado para necesidades recurrentes de adquisición y contratación:

La Gerencia de Servicios Administrativos en la Sede Central y la Administración en las Representaciones del IICA en los Estados Miembros, deberán anualmente realizar un proceso competitivo para la selección de proveedores calificados para la adquisición de bienes y la contratación de servicios de necesidades recurrentes, cuyo procedimiento se describe a continuación:

a. Identificación de requerimientos o necesidades recurrentes de bienes y servicios del Instituto: La Gerencia de Servicios Administrativos en la Sede Central y la Administración en las Representaciones del IICA en los Estados Miembros, será la responsable de identificar la necesidad recurrente de bienes y servicios cuyas características sean iguales o similares, pero que no sea posible realizarlas de forma consolidada o por volumen, según se describe en el apartado

4. b. del Capítulo I del presente Manual, ya que su requerimiento se presentará de forma frecuente, pero en diferentes momentos del año, tal es el caso de servicios de alimentación para eventos, hospedajes, servicios de traducción, interpretación, locución, edición, insumos y suministros de oficina, limpieza y mantenimiento, entre otros.

El Instituto debe determinar los requerimientos técnicos o términos de referencia, en los cuales se determine la necesidad y las condiciones que debe cumplir el oferente, en términos de calidad, alcance, precio justo, respaldo, soporte técnico, garantía, tiempo de entrega o atención, transporte al sitio, respaldo, asesoría antes y después, entre otros.

b. Identificación de los potenciales proveedores que pueden suplir al Instituto de esos bienes y servicios de necesidad recurrente: seguidamente se procederá a identificar xxx xxxxxxx los potenciales oferentes a los cuales en forma escrita se les solicitará coticen los bienes y servicios requeridos por el Instituto de forma recurrente. Para facilitar el posterior proceso de evaluación, se debe solicitar al menos, la siguiente información:

• nombre legal del oferente, sea persona física o persona jurídica, número de identificación o registro en el país y fecha de constitución (en caso de persona jurídica),

• registro en la oficina xx Xxxxxx o Hacienda, sea como persona física o jurídica autorizada por el ente fiscalizador a ejercer la actividad comercial o de servicios que ofrece al Instituto,

• certificaciones de estar al día en sus obligaciones patronales y tributarias

• información detallada de los bienes o servicios que ofrece: características físicas, marca, garantía, soporte, tiempo y lugar de entrega, precio unitario y por volumen, en el caso de bienes; descripción del servicio, experiencia, acreditaciones, detalle curricular y referencia en el caso de servicios. Se deberán incorporar todos los criterios necesarios para realizar una evaluación objetiva y transparente,

• cartas de referencia de cumplimiento en el ejercicio de la actividad comercial o de servicios que ofrece al Instituto,

• carta de Compromiso de cumplimiento de los términos requeridos por el Instituto y ofrecidos por el oferente, en caso de ser calificados

• plazo por el cual el oferente puede mantener invariable los bienes o servicios ofrecidos al Instituto y sus precios (esto aplica según el bien o servicio).

• Completar el Formulario Conozca a su Cliente (FCC), contenido en la Política para Prevenir el Lavado de Dinero y el Financiamiento del Terrorismo (disponible en la página web del Instituto xxx.xxxx.xxx), en los casos que se estimen compras mayores al monto indicado para éste.

c. Evaluación de los proveedores para necesidades recurrentes de adquisición y contratación de servicios: El proceso de evaluación debe enfocarse a identificar a los mejores proveedores que cumplen a cabalidad los requerimientos del Instituto, deseen construir una relación xx xxxxxxx plazo basada en la confianza, el respeto, la inclusión, la transparencia y la responsabilidad compartida, y la identificación de riesgos ante proveedores con prácticas prohibidas o fraudulentas. La evaluación de los proveedores podrá apoyarse con funcionarios de las Unidades Operativas que demanden los bienes y servicios en cuestión.

Seguidamente se presenta un modelo sugerido de evaluación de proveedores para atender necesidades recurrentes, con algunos criterios que pueden ser incorporados al proceso:

Criterio	Ponderación asignada	Evaluación asignada	Puntaje Total
Calidad
Disponibilidad del bien o servicio
Experiencia previa o referencias comerciales
Precio
Servicio post venta
Asesoría
Soporte y garantía
Valores agregados
Sostenibilidad de precios o incrementos

Atención de reclamos o ajustes

Otro

Otro

Evaluación Ponderada

d. Criterios de exclusión: Complementariamente, todo proveedor deberá ser sometido a un proceso de verificación para asegurar su exclusión en caso de realizar prácticas prohibidas o fraudulentas, con el objetivo de proteger los recursos institucionales y de las contrapartes y así garantizar la adecuada gestión financiera, identificando previamente personas físicas o jurídicas poco fiables que podrían representar una amenaza en el cumplimiento de la misión institucional.

El presente documento es para uso interno y deberá ser aplicado a todo proveedor de persona física o jurídica que desee ostentar la categoría de Proveedor para necesidades recurrentes de adquisición y contratación de servicios y así mantener una relación comercial con el IICA:

Criterios de exclusión

Para proveedores potenciales de necesidades recurrentes

Nombre del proveedor:

Número de identificación:

Criterios de exclusión valorados	SI cumple	NO cumple	No aplica
Respaldo del nombre legal del oferente, sea persona física o persona jurídica, número de identificación (cédula jurídica o cédula de identificación).
Registro en la oficina xx Xxxxxx o Hacienda, sea como persona física o jurídica autorizada por el ente fiscalizador a ejercer la actividad comercial o de servicios que ofrece al Instituto.
Certificaciones de estar al día en sus obligaciones patronales y tributarias.
Información detallada de los bienes o servicios que ofrece: características físicas, marca, garantía, soporte, tiempo y lugar de entrega, precio unitario y por volumen, en el caso de bienes; descripción del servicio, experiencia, acreditaciones, detalle curricular y referencia en el caso de servicios.
Cartas de referencia de cumplimiento en el ejercicio de la actividad comercial o de servicios que ofrece al Instituto.
Carta de Compromiso de cumplimiento de los términos requeridos por el Instituto y ofrecidos por el oferente, en caso de ser calificados.
Plazo por el cual el oferente puede mantener invariable los bienes o servicios ofrecidos al Instituto y sus precios (esto aplica según el bien o servicio).
Comprobación con la base de datos de exclusión de la Unión Europea y/o Estados Unidos de América (para adquisiciones/contrataciones financiadas con recursos de la Unión Europea es obligatoria la consulta

en la base de datos de dicha entidad):

xxxxx://xxxxxxx.xx.xxxxxx.xx/xxx/xxx#!/xxxxx

xxxxx://xxxxxxxxxxxxxxx.xxxx.xxxxx.xxx/

En el proceso de análisis, evaluación y calificación se deberá previamente establecer cuales requerimientos deben ser de atención obligatoria, por lo que en caso de que el proveedor no los cumpla, quedará fuera del proceso de calificación; sin embargo, podrá existir un periodo prudencial para subsanar requerimientos o aclarar las ofertas.

e. Selección de los proveedores para necesidades recurrentes de adquisición y contratación de servicios: El proceso de evaluación debe enfocarse a identificar y seleccionar a los mejores oferentes. Los proveedores seleccionados serán nombrados “Proveedores calificados para necesidades recurrentes”. Se podrán seleccionar uno o hasta tres proveedores calificados para una misma necesidad recurrente, ya que el objetivo de este proceso de selección es mantener una base de datos de proveedores preferentes, pero no garantizar la exclusividad de un proveedor. Asimismo, el Instituto podrá en el momento que lo considere pertinente realizar un proceso de cotización comparativo de al menos 3 cotizaciones escritas para la adquisición de un bien o la contratación de un servicio, aun existiendo un proveedor calificado.

Según la conveniencia del Instituto, la Gerencia de Servicios Administrativos en la Sede Central y la Administración en las Representaciones del IICA en los Estados Miembros, podrán acordar con el proveedor calificado un Contrato que establezca las condiciones y regule los términos en que se desarrollará la relación comercial. En este Contrato se incluirá una cláusula indicando que será un proveedor preferente, pero no exclusivo y que está de acuerdo en que, dentro de este proceso de proveedores calificados, cada adquisición de bienes o contratación de servicios, será sometida a una evaluación de cumplimiento, por parte del Instituto.

Anexo 3: Modelo de contrato de servicios profesionales de

El presente documento es un borrador que puede ser utilizado como modelo para la elaboración de un Contrato; sin embargo, debe ser revisado y ajustado a la legislación vigente del país y a las particularidades de la Representación del IICA que lo utilice. Siempre en cumplimiento del Manual para la adquisición de bienes y contratación de servicios.

consultoría y términos de referencia para las Representaciones

CONTRATO DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS PROFESIONALES DE CONSULTORÍA – REPRESENTACIONES

Entre nosotros, el Instituto Interamericano de Cooperación para la Agricultura (IICA), en adelante denominado el Instituto, representado para este acto por el señor [nombre del representante], representante del IICA en [nombre del país], documento de identificación diplomático (DIDI) [número], con domicilio en [domicilio], y el/la señor(a)          , de nacionalidad      ,

documento de identificación     , con domicilio en

             , actuando en nombre propio y en calidad de consultor(a), convenimos en celebrar el presente Contrato de prestación de servicios profesionales de consultoría, que se regirá por las siguientes declaraciones y cláusulas:

DECLARACIONES

El Instituto declara:

• Que el presente Contrato se formaliza debido a la necesidad de contratar los servicios profesionales de consultoría establecidos en los términos de referencia adjuntos que forman parte integral de él.

• Que esta contratación se ampara en el artículo 13 del Reglamento de la Dirección General y en el Manual de adquisición de bienes y servicios (capítulo I – Clasificación y métodos de adquisición y contratación, numeral 4 – Consideraciones

especiales, literal c – Contratación de servicios profesionales de consultoría) del Instituto.

El/la consultor(a) declara:

• Que la información proporcionada al Instituto sobre condiciones de persona natural, calificaciones y trayectoria profesional es cierta.

• Que conoce plenamente los términos de referencia de las labores encomendadas mediante el presente Contrato y que se considera apto(a) para desempeñar la consultoría con la dedicación, el esmero y la eficiencia requeridos.

• Que no tiene impedimentos para llevar a cabo esta consultoría por razones de empleo o consultoría en instituciones públicas o privadas.

• Que en su calidad de consultor(a) reconoce y acepta que no es miembro del personal del Instituto. Por tanto, sus obligaciones y derechos, así como los términos de referencia para la consultoría a desempeñar, serán los que se especifiquen en este contrato de consultoría.

CLÁUSULAS

PRIMERA: El/la consultor(a) se compromete a prestar servicios profesionales de consultoría, cuyos productos, períodos de realización, lugares de ejecución, pagos y otras características específicas se detallan en los términos de referencia de este contrato.

SEGUNDA: El Instituto pagará al/a la consultor(a), por concepto de honorarios profesionales, la suma total de              , pagaderos en moneda local al tipo de cambio institucional vigente, contra entrega de los productos definidos en los términos de referencia, que forman parte integral de este contrato por servicios profesionales de consultoría, siempre que estos se reciban a entera satisfacción del Instituto, a través de la persona delegada para tal fin y contra la entrega de la factura.

TERCERA: El/La consultor(a) se compromete a iniciar sus servicios a partir del

            y a concluirlos el              , fecha esta última que se tomará, para todos los efectos, como fecha de conclusión de la consultoría.

CUARTA: El Instituto no asumirá ninguna responsabilidad laboral ni con el/la consultor(a) ni con aquellas subcontrataciones de profesionales que este realice para el cumplimiento de las labores encomendadas en esta consultoría.

QUINTA: El/La consultor(a) manifiesta que cumple con los requerimientos exigidos por las leyes sociales y tributarias de             .

SEXTA: Es responsabilidad personal de el/la consultor(a) contar con una adecuada cobertura de seguros. El Instituto no se hará responsable si, en el caso de una eventualidad, el/la consultor(a) no cuenta con dicha cobertura. En caso de que en los términos de referencia se establezca la necesidad de realizar viajes internacionales el/la consultor(a) deberá contar con un seguro para tal fin.

SÉPTIMA: Este contrato podrá ser rescindido anticipadamente por cualquiera de las partes mediante notificación por escrito, con quince días de anticipación. En tal caso, el/la consultor(a) entregará, previa aceptación del Instituto, los productos realizados hasta la fecha y recibirá únicamente la suma que corresponde a la etapa realizada.

OCTAVA: Las partes quedarán relevadas de cualquier responsabilidad por el incumplimiento de las obligaciones en “EL CONTRATO”, en la medida y durante el período en que estas no puedan cumplirse en forma razonable, debido a fuerza mayor o caso fortuito, en cuyo caso la parte correspondiente deberá notificar de inmediato a la otra el inicio y la terminación del hecho causante. En caso de alegarse fuerza mayor o caso fortuito, las partes tomarán las medidas razonables que fueran necesarias, a fin de minimizar las demoras y los costos resultantes. Entiéndase como caso fortuito o de fuerza mayor cualquier acto que escapa absolutamente del control de las partes como, por ejemplo, los hechos de la naturaleza, terremotos, inundaciones, epidemias, actos xx xxxxxx u otros que imposibiliten la consecución del objeto de este contrato.

NOVENA: Las condiciones generales que rigen este contrato con respecto a la coordinación de los servicios, la recepción y la propiedad de los productos y los derechos que surjan con motivo de los servicios contratados, la relación entre el Instituto y el/la consultor(a), la rescisión anticipada y la revisión de este contrato se estipulan a continuación:

9.1 El Instituto, a través de su representante en [nombre del país] o de quien este designe, tendrá la responsabilidad de coordinar en todo momento las actividades, los servicios y/o los productos objeto de este contrato y de dar al/a la consultor(a) por escrito las observaciones que estime pertinentes en relación con su ejecución, a fin de que se ajuste al programa y a los términos de referencia correspondientes, así como a las modificaciones que, en su caso, se dispongan.

9.2 El Instituto dará por recibidos los productos o servicios objeto de este contrato, si estos hubieran sido realizados de acuerdo con los términos de referencia y demás estipulaciones convenidas.

9.3 El/La consultor(a) acepta que no podrá divulgar por medio de publicaciones, informes, conferencias o en cualquier otra forma datos y resultados obtenidos de los

servicios objeto de este contrato, sin la autorización expresa y por escrito del Instituto, pues dichos datos y resultados son propiedad de este último.

9.4 El/La consultor(a) será el/la único(a) responsable de la ejecución de la consultoría y las actividades contratadas cuando no se ajusten a este contrato. Cuando las actividades no se hubieran ejecutado de acuerdo con él y sus anexos y/o con las observaciones por escrito del Instituto, este dispondrá su corrección o reposición inmediata por parte del/de la consultor(a), quien no tendrá derecho a ninguna retribución por los trabajos mal ejecutados.

9.5 En virtud de que las causas que han dado origen a este contrato de prestación de servicios profesionales de consultoría son extraordinarias y transitorias, ambas partes convienen en que, al término del plazo estipulado, este contrato quedará terminado automáticamente, sin necesidad de previo aviso. Por la naturaleza de los servicios de consultoría, el/la consultor(a) exime al Instituto de cualquier responsabilidad presente o futura en materia de trabajo y de seguridad social.

9.6 Cuando el Instituto dé por terminado el Contrato por servicios profesionales de consultoría, con causa no imputable al/a la consultor(a), pagará a esta/este la cantidad que corresponda por el avance en los servicios prestados o productos generados hasta esa fecha.

9.7 Cualquier controversia entre las Partes relativa a la interpretación, aplicación o ejecución del presente Contrato por servicios profesionales se resolverá de mutuo acuerdo entre las Partes en un plazo no mayor de treinta días hábiles.

De continuar la controversia, las partes se someten incondicional e irrevocablemente al procedimiento y fallo de un Comité de Arbitraje, integrado de la siguiente forma: dos de los árbitros serán designados y financiados por cada una de las partes en forma individual y un tercero será nombrado y financiado por ambas partes de común acuerdo. Es entendido que el Comité de Arbitraje podrá decidir todas las cuestiones de procedimiento para aquellos casos en que las partes no estén de acuerdo sobre la materia. El fallo del Comité de Arbitraje será definitivo, inapelable y jurídicamente vinculante para las partes.

DÉCIMA: Modificaciones al Contrato: Para todos los efectos legales, se conviene que el presente instrumento y sus anexos prevalecerá sobre cualquier otro acuerdo o instrumentos sobre la materia. No obstante, las Partes acuerdan que cualquier modificación al instrumento principal podrá ser incorporado al mismo mediante una adenda.

UNDÉCIMA: Política de Prácticas Prohibidas/Antifraude y Anticorrupción. El IICA cuenta con mecanismos de prevención, detección, denuncia y sanción de prácticas prohibidas, fraude y corrupción que son parte integral de sus mejores prácticas de

gobernabilidad y administración. De acuerdo con su Código de Ética, sus valores y las respectivas leyes en el país que opera, el IICA mantiene un enfoque de tolerancia cero con respecto a las prácticas prohibidas, el fraude y la corrupción. Estas prácticas se aplican tanto al personal del Instituto, como a las personas y organizaciones con las que mantiene relación en diferentes actividades.

DUODÉCIMA: Privilegios e inmunidades. Nada de lo conferido en el presente Contrato o de lo relacionado con él se considera renuncia expresa o tácita de las inmunidades y los privilegios, las exoneraciones y las facilidades de las que gozan el Instituto y su personal, de conformidad con el derecho internacional, los tratados o convenios internacionales o la legislación nacional de los Estados Miembros.

DÉCIMATERCERA: Política para Prevenir el Lavado de Dinero y el Financiamiento del Terrorismo. El IICA cuenta con una Política para la prevención xxx xxxxxx de dinero y del financiamiento de terrorismo, la cual es de aplicación obligatoria para todas las personas, naturales o jurídicas, que de alguna manera desarrollen actividades para o encomendadas por el IICA.

DÉCIMACUARTA. Política para la gestión de conflicto de intereses en el Instituto. El IICA cuenta con una Política para la gestión del conflicto de intereses en el Instituto, la cual es de aplicación obligatoria para todas las personas naturales y jurídicas, que desarrollen actividades para el Instituto o encomendadas por éste, consistente con su Código de Ética, sus valores y la ley aplicable en los Estados Miembros del Instituto.

DÉCIMAQUINTA. Política sobre la protección de datos personales. El IICA cuenta con una Política sobre la protección de datos personales, la cual es de aplicación obligatoria para todas las personas naturales y jurídicas, que desarrollen actividades para el Instituto o encomendadas por éste, consistente en las normas internacionales sobre la materia, con su Código de Ética, sus valores y la ley aplicable en los Estados Miembros del Instituto.

En fe de lo anterior, firmamos en dos tantos originales a los      días del mes de

       de 20 .

Por el Instituto El/La consultor(a)

[Nombre del representante] [NOMBRE]

Representante del IICA en [país] Documento de identificación

DIDI n.o [número] n.o [número]

TÉRMINOS DE REFERENCIA

Consultor(a):	[Nombre del/de la consultor(a)]
Tipo:	[Nacional o internacional]
Fecha de inicio:	[Fecha de inicio de la consultoría]
Fecha de término:	[Fecha de término de la consultoría]
Honorarios totales:	[Monto total de honorarios]

1. Antecedentes y justificación

2. Objetivo de la consultoría6

3. Actividades y cronograma de trabajo

	20XX
Actividades	Junio	Xxxxx	Xxxxxx	Xxxxxxxxxx

4. Viajes:

Los costos de boletos y viajes que se acuerden serán incluidos en el monto total de honorarios o serán financiados por el Instituto en forma complementaria a los honorarios.

6 Un objetivo es un estado de situación que se aspira alcanzar. Como mínimo, debe ser específico, medible y oportuno.

5. Productos esperados7

Producto Fecha de entrega Descripción del producto

6. Forma de pago:

• Primer pago: [15 %] del monto total de los honorarios profesionales, equivalente a [monto en letras] [(monto en números)], a la entrega y aprobación por parte del Instituto del producto esperado [XX], todo a entera satisfacción y contra la entrega de la factura. [Fecha de entrega].

• Pago intermedio: [65 %] del monto total de los honorarios profesionales, equivalente a [monto en letras] [(monto en números)], a la entrega y aprobación por parte del Instituto del producto esperado [XX], todo a entera satisfacción y contra la entrega de la factura. [Fecha de entrega].

• Pago final: [20 %] del monto total de los honorarios profesionales, equivalente a [monto en letras] [(monto números)], a la entrega y aprobación por parte del Instituto del producto esperado [XX], todo a entera satisfacción y contra la entrega de la factura. [Fecha de entrega].

------------------------------Última línea de los Términos de Referencia----------------------

7 Un producto es un bien o un servicio que, en este caso, el consultor entrega al Instituto y que, por sí mismo o en conjunto con otros, permite alcanzar el objetivo de la consultoría.

Anexo 4: Modelo de contrato de servicios profesionales de consultoría y términos de referencia para la Sede Central

CONTRATO DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS PROFESIONALES DE CONSULTORÍA – SEDE CENTRAL

Entre nosotros, el Instituto Interamericano de Cooperación para la Agricultura (IICA), en adelante denominado el Instituto, representado para este acto por el señor

          , documento de identificación diplomático (DIDI)          , en su condición de director de Servicios Corporativos y apoderado generalísimo del Instituto, con domicilio en San Xxxxxx xx Xxxxxxxx, y el/la señor(a)

                 , de nacionalidad           , documento de identificación         , con domicilio en            , actuando en nombre propio y en calidad de consultor(a), convenimos en celebrar el presente Contrato de prestación de servicios profesionales de consultoría, que se regirá por las siguientes declaraciones y cláusulas:

DECLARACIONES

El Instituto declara:

• Que el presente Contrato se formaliza debido a la necesidad de contratar los servicios profesionales de consultoría establecidos en los términos de referencia adjuntos que forman parte integral de él.

• Que esta contratación se ampara en el artículo 13 del Reglamento de la Dirección General y en el “Manual de Adquisición de Bienes y Servicios (capítulo I – Clasificación y métodos de adquisición y contratación, numeral 4 – Consideraciones especiales, literal c – Contratación de servicios profesionales de consultoría) del Instituto.

El/la consultor(a) declara:

• Que la información proporcionada al Instituto sobre condiciones de persona natural, calificaciones y trayectoria profesional es cierta.

• Que conoce plenamente los términos de referencia de las labores encomendadas mediante el presente Contrato y que se considera apto(a) para desempeñar la consultoría con la dedicación, el esmero y la eficiencia requeridos.

• Que no tiene impedimentos para llevar a cabo esta consultoría por razones de empleo o consultoría en instituciones públicas o privadas.

• Que en su calidad de consultor(a) reconoce y acepta que no es miembro del personal del Instituto. Por tanto, sus obligaciones y derechos, así como los términos de referencia para la consultoría a desempeñar, serán los que se especifiquen en este contrato de consultoría.

CLÁUSULAS

PRIMERA: El/la consultor(a) se compromete a prestar servicios profesionales de consultoría, cuyos productos, períodos de realización, lugares de ejecución, pagos y otras características específicas se detallan en los términos de referencia de este contrato.

SEGUNDA: El Instituto pagará al/a la consultor(a), por concepto de honorarios profesionales, la suma total de              , pagaderos en moneda local al tipo de cambio institucional vigente, contra entrega de los productos definidos en los términos de referencia, que forman parte integral de este contrato por servicios profesionales de consultoría, siempre que estos se reciban a entera satisfacción del Instituto, a través de la persona delegada para tal fin y contra la entrega de la factura.

TERCERA: El/La consultor(a) se compromete a iniciar sus servicios a partir del

            y a concluirlos el              , fecha esta última que se tomará, para todos los efectos, como fecha de conclusión de la consultoría.

CUARTA: El Instituto no asumirá ninguna responsabilidad laboral ni con el/la consultor(a) ni con aquellas subcontrataciones de profesionales que este realice para el cumplimiento de las labores encomendadas en esta consultoría.

QUINTA: El/La consultor(a) manifiesta que cumple con los requerimientos exigidos por las leyes sociales y tributarias de             .

SEXTA: Es responsabilidad personal del/de la consultor(a) contar con una adecuada cobertura de seguros. El Instituto no se hará responsable si, en el caso de una eventualidad, el/la consultor(a) no cuenta con dicha cobertura. En caso de que en los términos de referencia se establezca la necesidad de realizar viajes internacionales la consultora deberá contar con un seguro para tal fin.

SÉPTIMA: Este contrato podrá ser rescindido anticipadamente por cualquiera de las partes mediante notificación por escrito, con quince días de anticipación. En tal caso, el/la consultor(a) entregará, previa aceptación del Instituto, los productos realizados hasta la fecha y recibirá únicamente la suma que corresponde a la etapa realizada.

OCTAVA: Las partes quedarán relevadas de cualquier responsabilidad por el incumplimiento de las obligaciones en “EL CONTRATO”, en la medida y durante el período en que estas no puedan cumplirse en forma razonable, debido a fuerza mayor o caso fortuito, en cuyo caso la parte correspondiente deberá notificar de inmediato a la otra el inicio y la terminación del hecho causante. En caso de alegarse fuerza mayor o caso fortuito, las partes tomarán las medidas razonables que fueran necesarias, a fin de minimizar las demoras y costos resultantes. Entiéndase como caso fortuito o de fuerza mayor cualquier acto que escapa absolutamente del control de las partes como, por ejemplo, los hechos de la naturaleza, terremotos, inundaciones, epidemias, actos xx xxxxxx, u otros que imposibiliten la consecución del objeto de este contrato.

NOVENA: Las condiciones generales que rigen este contrato con respecto a la coordinación de los servicios, la recepción y la propiedad de los productos y los derechos que surjan con motivo de los servicios contratados, la relación entre el Instituto y el/la consultor(a), la rescisión anticipada y la revisión de este contrato se estipulan a continuación:

9.1 El Instituto, a través del/de la señor(a)                    o de quien este designe, tendrá la responsabilidad de coordinar en todo momento las actividades, los servicios y/o los productos objeto de este contrato y de dar al/a la consultor(a) por escrito las observaciones que estime pertinentes en relación con su ejecución, a fin de que se ajuste al programa y a los términos de referencia correspondientes, así como a las modificaciones que, en su caso, se dispongan.

9.2 El Instituto dará por recibidos los productos o servicios objeto de este contrato, si estos hubieran sido realizados de acuerdo con los términos de referencia y demás estipulaciones convenidas.

9.3 El/La consultor(a) acepta que no podrá divulgar por medio de publicaciones, informes, conferencias o en cualquier otra forma datos y resultados obtenidos de los

servicios objeto de este contrato, sin la autorización expresa y por escrito del Instituto, pues dichos datos y resultados son propiedad de este último.

9.4 El/La consultor(a) será el/la único(a) responsable de la ejecución de la consultoría y actividades contratadas cuando no se ajusten a este contrato. Cuando las actividades no se hubieran ejecutado de acuerdo con él y sus anexos y/o con las observaciones por escrito del Instituto, este dispondrá su corrección o reposición inmediata por parte del/de la consultor(a), quien no tendrá derecho a ninguna retribución por los trabajos mal ejecutados.

9.5 En virtud de que las causas que han dado origen a este contrato de prestación de servicios profesionales de consultoría son extraordinarias y transitorias, ambas partes convienen en que, al término del plazo estipulado, este contrato quedará terminado automáticamente, sin necesidad de un previo aviso. Por la naturaleza de los servicios de consultoría, el/la consultor(a) exime al Instituto de cualquier responsabilidad presente o futura en materia de trabajo y de seguridad social.

9.6 Cuando el Instituto dé por terminado el Contrato por servicios profesionales de consultoría, con causa no imputable al/a la consultor(a), pagará a esta/este por los servicios prestados o productos generados, la cantidad que corresponda por el avance en los servicios prestados hasta esa fecha.

9.7 Cualquier controversia entre las Partes relativa a la interpretación, aplicación o ejecución del presente Contrato se resolverá de mutuo acuerdo entre las Partes en un plazo no mayor de treinta días hábiles.

De continuar la controversia, las partes se someten incondicional e irrevocablemente al procedimiento y fallo de un Comité de Arbitraje, integrado de la siguiente forma: dos de los árbitros serán designados y financiados por cada una de las partes en forma individual y un tercero será nombrado y financiado por ambas partes de común acuerdo. Es entendido que el Comité de Arbitraje podrá decidir todas las cuestiones de procedimiento para aquellos casos en que las partes no estén de acuerdo sobre la materia. El fallo del Comité de Arbitraje será definitivo, inapelable y jurídicamente vinculante para las partes.

DÉCIMA: Modificaciones al Contrato: Para todos los efectos legales, se conviene que el presente instrumento y sus anexos prevalecerá sobre cualquier otro acuerdo o instrumentos sobre la materia. No obstante, las Partes acuerdan que cualquier modificación al instrumento principal podrá ser incorporado al mismo mediante una adenda.

UNDÉCIMA: Política de Prácticas Prohibidas/Antifraude y Anticorrupción. El IICA cuenta con mecanismos de prevención, detección, denuncia y sanción de prácticas prohibidas, fraude y corrupción que son parte integral de sus mejores prácticas de

gobernabilidad y administración. De acuerdo con su Código de Ética, sus valores y las respectivas leyes en el país que opera, el IICA mantiene un enfoque de tolerancia cero con respecto a las prácticas prohibidas, el fraude y la corrupción. Estas prácticas se aplican tanto al personal del Instituto, como a las personas y organizaciones con las que mantiene relación en diferentes actividades.

DUODÉCIMA: Privilegios e inmunidades. Nada de lo conferido en el presente Contrato o de lo relacionado con él se considera renuncia expresa o tácita de las inmunidades y los privilegios, las exoneraciones y las facilidades de las que gozan el Instituto y su personal, de conformidad con el derecho internacional, los tratados o convenios internacionales o la legislación nacional de los Estados Miembros.

DÉCIMATERCERA: Política para Prevenir el Lavado de Dinero y el Financiamiento del Terrorismo. IICA cuenta con una Política para la prevención xxx xxxxxx de dinero y del financiamiento del terrorismo, la cual es de aplicación obligatoria para todas las personas, naturales o jurídicas, que de alguna manera desarrollen actividades para o encomendadas por el IICA.

DÉCIMACUARTA. Política para la gestión de conflicto de intereses en el instituto. El IICA cuenta con una Política para la gestión del conflicto de intereses en el Instituto, la cual es de aplicación obligatoria para todas las personas naturales y jurídicas, que desarrollen actividades para el Instituto o encomendadas por éste, consistente con su Código de Ética, sus valores y la ley aplicable en los Estados Miembros del Instituto.

DÉCIMAQUINTA. Política sobre la protección de datos personales. El IICA cuenta con una Política sobre la protección de datos personales, la cual es de aplicación obligatoria para todas las personas naturales y jurídicas, que desarrollen actividades para el Instituto o encomendadas por éste, consistente en las normas internacionales sobre la materia, con su Código de Ética, sus valores y la ley aplicable en los Estados Miembros del Instituto.

En fe de lo anterior, firmamos en dos tantos originales a los      días del mes de

       de 20 .

Por el Instituto El/La consultor(a)

[NOMBRE] [NOMBRE]

Director de Servicios Corporativos Documento de identificación

Apoderado generalísimo n.o [número] DIDI n.o [número de DIDI]

TÉRMINOS DE REFERENCIA

Consultor(a):	[Nombre del/de la consultor(a)]
Tipo:	[Nacional o internacional]
Fecha de inicio:	[Fecha de inicio de la consultoría]
Fecha de término:	[Fecha de término de la consultoría]
Honorarios totales:	[Monto total de honorarios]

1. Antecedentes y justificación

2. Objetivo de la consultoría8

3. Actividades y cronograma de trabajo

	20
Actividades	Junio	Xxxxx	Xxxxxx	Xxxxxxxxxx

4. Viajes:

8 Un objetivo es un estado de situación que se aspira alcanzar. Como mínimo, debe ser específico, medible y oportuno.

Los costos de boletos y viajes que se acuerden serán incluidos en el monto total de honorarios o serán financiados por el Instituto en forma complementaria a los honorarios.

5. Productos esperados9

Producto Fecha de entrega Descripción del producto

6. Forma de pago:

• Primer pago: [15 %] del monto total de los honorarios profesionales, equivalente a [monto en letras] [(monto números)], a la entrega y aprobación por parte del Instituto del producto esperado [XX], todo a entera satisfacción y contra la entrega de la factura. [Fecha de entrega].

• Pago intermedio: [65 %] del monto total de los honorarios profesionales, equivalente a [monto en letras] [(monto números)], a la entrega y aprobación por parte del Instituto del producto esperado [XX], todo a entera satisfacción y contra la entrega de la factura. [Fecha de entrega].

• Pago final: [20 %] del monto total de los honorarios profesionales, equivalente a [monto en letras] [(monto números)], a la entrega y aprobación por parte del Instituto del producto esperado [XX], todo a entera satisfacción y contra la entrega de la factura. [Fecha de entrega].

Última línea de los Términos de Referencia

9 Un producto es un bien o un servicio que, en este caso, el consultor entrega al Instituto y que, por sí mismo o en conjunto con otros, permite alcanzar el objetivo de la consultoría.

Anexo 5: Procedimiento para la publicación de adjudicaciones en la Web institucional

Anexo 6: Ejemplo de cuadro de valoración de la oferta

Tabla de Evaluación

4- Excelente Cumple con todos los requisitos para realizar la consultoría

3- Muy bueno Cumple con más de la mitad de los requisitos para efectuar la consultoría.

2- Regular Cumple con pocos requisitos para llevaar a cabo la consultoría

            1- Deficiente No cumple con los requisitos para realizar la consultoría         

Nombre del candidato 1

Nombre del candidato 2

Nombre del candidato 3

Monto ofertado

OFERTA ECONÓMICA (20%)

3500

20%

4000

18%

5000

14%

4	3	2	1
X
X
X
X
X
X
X
X
32	0	0	0
32
80%

4	3	2	1
X
X
X
X
X
X
X
X
32	0	0	0
32
80%

4	3	2	1
X
X
X
X
X
X
X
X
32	0	0	0
32
80%

( % )

OFERTA TÉCNICA (80%)

X. Xxxxx Académico

B. Experiencia

C. Otros

SUMA

PUNTUACIÓN TOTAL

( % )

( % ) TOTAL OBTENIDO

100%

98%

94%

Comentario general por candidato

Consultor seleccionado:

Fecha:

Realizado por: Revisado por: Aprobado por:

Anexo 7: Lineamientos para la determinación de honorarios para contratos por servicios profesionales de consultoría

La razonabilidad de los honorarios de un consultor se determinará tomando como referencia los niveles de las escalas salariales de personal profesional local de cada Representación, según el país donde se presten los servicios.

a. Niveles de referencia de la escala local

• Consultor junior: monto por período equivalente a un mes, que no podrá exceder el paso 10 del nivel de clasificación PL2 de la escala local.

• Consultor sénior: monto por período equivalente a un mes, que no podrá exceder el paso 10 del nivel de clasificación PL4 de la escala local.

• Consultor experto: monto por período equivalente a un mes, que no podrá exceder el paso máximo del nivel de clasificación PL5 de la escala local.

• Consultor con notorio conocimiento: monto por período equivalente a un mes, que no podrá exceder el paso máximo del nivel de clasificación PL5 de la escala local.

b. Al monto determinado en el punto a) se le sumará un porcentaje, para que el consultor cubra su seguridad social o sus cargas sociales, de acuerdo con lo exigido por la legislación local, hasta un límite máximo del 35 %.

c. Podrá adicionarse un máximo de 15 % como ajuste xx xxxxxxx (costo de oportunidad), que se deberá justificar. Este porcentaje se obtendrá sobre la base calculada en el punto a).

d. Cuando los honorarios excedan el cálculo anterior, se deberá contar con la aprobación del representante en el país Miembro y del director de Servicios Corporativos en la Sede Central.

CÁLCULO

La suma resultante de los montos indicados en los puntos a), b) y c) deberá multiplicarse por el total de meses equivalentes al tiempo necesario para generar los productos acordados. Los pagos deberán estipularse según los avances alcanzados en la

provisión del servicio o producto. Los pagos se efectuarán de conformidad la entrega satisfactoria de productos específicos, de acuerdo con los cronogramas de trabajo, y no estarán basados en monto por períodos transcurridos. El tiempo equivalente solamente se considera para efectos de cálculo de los honorarios por pagar.

EJEMPLO DE CÁLCULO

Consultor nacional, sénior, para prestar servicios en Xxxxx Rica, durante un tiempo equivalente a cuatro meses. Montos pagaderos en moneda local.

a. Monto máximo: USD 3401 (nivel de referencia de la escala PL4-10)

b. Cargas sociales (35 %): USD 1190

c. Costo de oportunidad (5 %): USD 170

d. Total: USD 4761 * 4 meses = USD 19 044 (costo total de la consultoría, incluidos los impuestos)

Anexo 8: Modelo de adenda al contrato de servicios profesionales de consultoría para las Representaciones del IICA en los Estados Miembros

ADENDA AL CONTRATO DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS PROFESIONALES DE CONSULTORÍA – REPRESENTACIONES

Entre nosotros, el Instituto Interamericano de Cooperación para la Agricultura (IICA), en adelante denominado el Instituto, representado para este acto por el señor [nombre del representante], representante del IICA en [nombre del país], documento de identificación diplomático (DIDI) [número], con domicilio en [domicilio], y el/la señor(a)          , de nacionalidad      ,

documento de identificación     , con domicilio en

             , actuando en nombre propio y en calidad de consultor(a), convenimos de común acuerdo en modificar la cláusula [indicar cláusula o cláusulas a modificar] del Contrato de prestación de servicios profesionales de consultoría, celebrado el [indicar fecha en que se firmó el contrato], de la siguiente manera:

“            ” [ número de cláusula que se modifica en mayúscula]:

…………………………………………………………………………………..

………………………………………………………………………………….. [nuevo texto con la modificación]

Nota: Si procede, deberá modificarse la forma de pago del Contrato.

Las partes manifiestan su conformidad con lo antes expuesto y, en todo lo demás, se mantienen los términos del contrato original. En fe de lo anterior, firman el [dd/mm/aaaa].

Por el Instituto El/La consultor(a)

[Nombre del representante] [NOMBRE]

Representante del IICA en [país] Documento de identificación

DIDI n.o [número] n.o [número]

Anexo 9: Modelo de adenda al contrato de servicios profesionales de consultoría para la Sede Central

ADENDA AL CONTRATO DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS PROFESIONALES DE CONSULTORÍA – SEDE CENTRAL

Entre nosotros, el Instituto Interamericano de Cooperación para la Agricultura (IICA), en adelante denominado el Instituto, representado para este acto por el/la señor(a)         , documento de identificación diplomático (DIDI)

        , en su condición de director(a) de Servicios Corporativos y apoderado(a) generalísimo(a) del Instituto, con domicilio en San Xxxxxx xx Xxxxxxxx, y el/la señor(a)            , de nacionalidad

         , documento de identificación            , con domicilio en

             , actuando en nombre propio y en calidad de consultor, convenimos de común acuerdo en modificar la cláusula [indicar cláusula o cláusulas a modificar] del Contrato de prestación de servicios profesionales de consultoría, celebrado el [indicar fecha en que se firmó el contrato], de la siguiente manera:

“            ” [número de cláusula que se modifica en mayúscula]:

…………………………………………………………………………………..

………………………………………………………………………………….. [nuevo texto con la modificación]

Nota: Si procede, deberá modificarse la forma de pago del Contrato.

Las partes manifiestan su conformidad con lo antes expuesto y, en todo lo demás, se mantienen los términos del contrato original. En fe de lo anterior, firman el [dd/mm/aaaa].

Por el Instituto El/La consultor(a)

[nombre] [nombre]

Director de Servicios Corporativos Documento de identificación

Apoderado generalísimo n.o [número]