Código de Conducta de Proveedores de Nielsen
Código de Conducta de Proveedores xx Xxxxxxx
Diciembre de 2016
Nielsen se encuentra firmemente comprometida con el cumplimiento de los más altos estándares de integridad y responsabilidad social. Les exigimos a los terceros con los que tenemos una relación comercial que alcancen un nivel similar de estándares. Este Código de Conducta de Proveedores (Código) establece los requisitos generales aplicables para cualquier proveedor que suministre productos o preste servicios x Xxxxxxx. Los términos de un contrato específico celebrado entre el Proveedor y Nielsen pueden incorporar disposiciones adicionales respecto de algunos de estos mismos temas. Nada en este Código tiene como objetivo reemplazar alguna de las disposiciones específicas de un contrato en particular, y en el caso de que exista alguna inconsistencia entre este Código y cualquiera de las disposiciones de un contrato específico, prevalecerán las disposiciones del contrato. El objetivo de este Código no es reemplazar ninguna ley. Los Proveedores deben cumplir con todas las regulaciones y leyes aplicables en todas las jurisdicciones en las que realizan operaciones.
En alineación con el Código de conducta de la Coalición Ciudadana de la Industria Electrica (Electronics Industry Citizenship Coalition) y los Principios Rectores de las Naciones Unidas sobre Negocios y Derechos Humanos, los términos de este Código se derivan de estándares internacionales básicos sobre derechos humanos, incluidas la Declaración de la OIT sobre los principios y derechos fundamentales en el trabajo y la Declaración Universal de Derechos Humanos de las Naciones Unidas.
A. TRABAJO
Los Proveedores se comprometen a defender los derechos humanos de los trabajadores y a tratarlos con dignidad y respeto, de acuerdo con los estándares internacionales de derechos humanos. Esto se aplica a todos los trabajadores, incluidos aquellos temporales, inmigrantes, estudiantes, con contrato, empleados directos y cualquier otro tipo de trabajador.
Los estándares laborales obligatorios son:
1) Empleo elegido libremente: No se deberá de usar trabajo forzado, el trabajo en condiciones de esclavitud (incluida la servidumbre por deudas) o no remunerado, trabajo penitenciario involuntario, esclavitud o trata de personas. Esto incluye transportación, hospedaje, contratación, transferencia o recepción de personas mediante amenazas, empleo de la fuerza, coerción, secuestro o fraude para obtener trabajos o servicios.
● Como parte del proceso de contratación, los trabajadores deben recibir una descripción de las condiciones de su empleo en el idioma que el candidato domine. En el caso de los trabajadores inmigrantes, esta descripción debe proporcionarse antes de que el trabajador abandone su país de origen.
● Todo trabajo debe ser voluntario y los trabajadores tendrán la libertad de abandonar el trabajo en cualquier momento o poner fin a su relación laboral. Los trabajadores tendrán la libertad de
abandonar su lugar de trabajo o residencia cuando no trabajen y no estarán sujetos a ninguna restricción indebida de sus libertades básicas (v.g. acceso a servicios sanitarios, agua potable, etc.).
● Los empleadores y los agentes no podrán retener ni de ninguna forma destruir, ocultar, confiscar o negar acceso de los empleados a sus documentos de identidad o inmigración, tales como identificaciones emitidas por el gobierno, pasaportes o permisos de trabajo, ni negarles el acceso a estos, a menos que la ley exija tal retención.
● Los trabajadores no serán obligados a pagar tarifas de contratación de los empleadores o agentes ni cualquier otra tarifa relacionada con su empleo. En caso de que se encuentre que dichas tarifas fueron pagadas por los trabajadores, dichos montos serán reembolsados al trabajador.
2) Trabajadores jóvenes: El trabajo infantil no será en ninguna etapa utilizado como parte de la cadena de suministro. El término “niño” se refiere a cualquier persona menor de 15 años, o persona cuya edad es menor a la edad requerida para completar la educación obligatoria o una persona que no tiene la edad mínima para estar empleado en el país, cualquiera que sea la más preponderante. Los trabajadores menores de 18 años (Trabajadores Jóvenes) no realizarán ningún trabajo que ponga en peligro su salud o seguridad, incluyendo turnos nocturnos y horas extra. Los Proveedores deberán garantizar la administración adecuada de los trabajadores que estudian mediante el mantenimiento correspondiente de registros académicos, una rigurosa revisión de instituciones educativas y la protección de los derechos de los estudiantes de conformidad con las leyes y regulaciones aplicables. Los Proveedores deben proporcionar la capacitación y el apoyo adecuados a todos los estudiantes que trabajen. En el caso de no existir leyes locales aplicables, la tasa xx xxxxxxx para los trabajadores que estudian, pasantes y aprendices deberá de ser al menos del mismosalario que otros trabajadores de nivel inicial que realicen tareas iguales o similares.
3) Horario laboral: Las semanas laborales no deberán superar la cantidad máxima de horas que establece la ley ni el máximo de 60 horas semanales, incluidas las horas extra, excepto en situaciones especiales y emergencias. Los trabajadores tendrán al menos un día de descanso cada siete días.
4) Salarios y beneficios: Las compensaciones que se pagan a los trabajadores deben cumplir con todas las leyes salariales aplicables, incluidas aquellas relativas a salarios mínimos, horas extra y beneficios obligatorios por ley. Los Proveedores deben compensar a los trabajadores por las horas extra de acuerdo con las leyes locales. No se permitirán deducciones salariales como medida disciplinaria. Por cada período de pago, se les debe entregar a los trabajadores una declaración de pago comprensible y de forma oportuna que incluya la información necesaria para verificar la remuneración precisa por el trabajo realizado. Todo trabajo temporal, consignación o subcontratación se hará de acuerdo con las leyes locales.
5) Trato humano: No se admitirá ningún trato severo o inhumano, incluidos cualquier tipo de acoso sexual, abuso sexual, castigo corporal, coerción física o mental o abuso verbal de los trabajadores; tampoco debe haber amenazas en ninguno de estos tratos. Las políticas y los procedimientos disciplinarios para respaldar estos requisitos deben definirse y comunicarse con claridad a los trabajadores.
6) No discriminación: Los Proveedores deberán tratar a sus empleados con dignidad y respeto y proporcionar un ambiente de trabajo libre de acoso y abuso. Los Proveedores no pueden participar en prácticas laborales o de contratación discriminatorias en función de criterios que no se relacionan con el desempeño del trabajo de un empleado. Se les deben proporcionar a los trabajadores facilidades razonables para prácticas religiosas. Además, los trabajadores o posibles trabajadores no se someterán a exámenes médicos o exámenes físicos que podrían usarse de forma discriminatoria.
7) Libertad de asociación: De conformidad con la legislación local, los Proveedores deben respetar el derecho de todos los trabajadores a formar y afiliarse a sindicatos de su propia elección, a negociar de forma colectiva y a participar pacíficamente en asambleas, así como respetar el derecho de los trabajadores a abstenerse de tales actividades. Los trabajadores o sus representantes deberán tener la posibilidad de comunicarse de forma abierta y compartir sus ideas e inquietudes con la administración sobre las condiciones laborales y prácticas administrativas sin temor a sufrir discriminación, represalias, intimidación o acoso.
B. SALUD y SEGURIDAD
Se espera que los Proveedores integren prácticas sólidas de seguridad y salud en todos los aspectos del negocio incluyendo: seguridad laboral (limitar la exposición de los trabajadores a posibles riesgos de seguridad); preparación ante emergencias (implementación de planes de emergencia y procedimientos de respuesta, como capacitaciones y simulacros para trabajadores); prevención y notificación de enfermedades y lesiones; higiene industrial (controlar y limitar la exposición a agentes químicos, biológicos y físicos); limitación de trabajo físico exigente y protección para el uso de maquinaria pesada o peligrosa; acceso a un ambiente de trabajo seguro y limpio (incluyendo instalaciones sanitarias limpias, agua potable y preparación higiénica de alimentos); y comunicación clara de la información sobre seguridad y salud.
C. MEDIOAMBIENTE
Nielsen está comprometido con la responsabilidad social y cumple su rol en la protección del medioambiente e incentiva a sus Proveedores a hacer lo mismo. Les solicitamos a todos los Proveedores que cumplan todas las leyes y normativas ambientales aplicables, incluyendo permisos para la presentación de informes y permisos. Los Proveedores deberán buscar métodos rentables para mejorar la eficiencia energética y minimizar su consumo de energía y sus emisiones de gases de efecto invernadero.
También les exigimos a nuestros Proveedores de fabricación: prevención de la contaminación y reducción de recursos; el manejo seguro, almacenamiento, transporte, uso y desecho de sustancias y productos químicos peligrosos; uso controlado y reducción de aguas residuales; supervisión y control de emisiones atmosféricas (incluyendo compuestos químicos orgánicos volátiles, aerosoles, corrosivos, partículas, sustancias químicas que destruyen la capa de ozono y productos de la combustión).
D. ÉTICA E INTEGRIDAD
Los Proveedores y sus agentes deben mantener los más altos estándares de ética incluyendo:
1) Integridad empresarial y relaciones honestas
Deben mantenerse los más altos estándares de integridad en todas las interacciones comerciales. Los Proveedores deben respetar las costumbres, normas, prácticas y los códigos de conducta que apliquen a la industria y a áreas de negocio xx Xxxxxxx en todos los países donde el Proveedor ofrezca servicios x Xxxxxxx, incluidos los relacionados con los clientes, colegas y compañeros profesionales xx Xxxxxxx.
Los Proveedores deben tener una política de tolerancia cero y prohibir todas las formas de soborno, corrupción, extorsión y malversación de fondos.
Todas las relaciones comerciales deben llevarse a cabo de forma transparente y reflejarse de forma precisa en los registros y libros contables del Proveedor. Los Proveedores no harán ninguna declaración errónea ni proporcionarán información o datos falsos x Xxxxxxx o relacionada con cualquier transacción o trabajo que involucre x Xxxxxxx o sus clientes. Esto incluye realizar declaraciones de hecho falsas o proporcionar o usar datos falsos. Los Proveedores solo podrán aceptar trabajos para los que tengan la experiencia y habilidad debida. Los Proveedores deben mantenerse informados acerca de las prácticas en la profesión para garantizar la conducta ética, y entregar productos y servicios de calidad x Xxxxxxx y sus clientes.
Se implementarán procedimientos de supervisión y cumplimiento para garantizar que las prácticas comerciales del proveedor cumplan con estos requisitos.
2) Prohibición de sobornos
Los Proveedores deben cumplir con todas las leyes nacionales e internacionales contra la corrupción, incluida la Ley de Prácticas Corruptas en el Extranjero (U.S. Foreign Corrupt Practices Act) de Estados Unidos y la Ley de Soborno (U.K.Bribery Act) del Reino Unido. No se deben prometer, ofrecer, autorizar ni aceptar sobornos ni cualquier otro medio para obtener ventajas indebidas o inapropiadas. Los Proveedores tampoco deben prometer, ofrecer, autorizar, entregar ni aceptar nada de valor para obtener o retener una relación comercial, establecer relaciones comerciales a favor de cualquier persona ni obtener una ventaja indebida de alguna manera. También se prohíben los pagos de facilitación para agilizar el desempeño de las tareas gubernamentales regulares. Los Proveedores no podrán contratar a terceros para hacer cualquiera de las actividades que los Proveedores tienen prohibido realizar de forma directa, tal como se estableció anteriormente.
3) Divulgación de información
La información sobre las prácticas laborales, medioambientales, de salud y seguridad, las actividades comerciales, la estructura, la situación financiera y el rendimiento de los Proveedores se divulgará de acuerdo con las leyes y normativas aplicables y las prácticas vigentes de la industria. Los Proveedores no deben tergiversar las actividades en sus divulgaciones.
4) Propiedad intelectual
El Proveedor deberá implementar y mantener protecciones de seguridad, incluyendo protecciones administrativas, físicas y técnicas diseñadas para proteger sus sistemas de información del acceso no autorizado y le informará inmediatamente x Xxxxxxx en caso de que crea que sus sistemas se encuentran comprometidos en una forma que podría afectar x Xxxxxxx.
Los Proveedores solo podrán utilizar la información confidencial xx Xxxxxxx, los datos, la información comercial, los derechos de autor y las marcas comerciales según esté permitido en virtud de sus contratos con Nielsen y, como mínimo, proteger esa información con un nivel de cuidado razonable. Los Proveedores no podrán apropiarse de forma no autorizada ni infringir la información comercial, las marcas comerciales ni los derechos de autor de terceros. Los proveedores no deberán hacer uso inadecuado de los secretos comerciales o de la información confidencial de propiedad de terceros, o divulgar dicha información a terceros no autorizados. Los Proveedores deben notificar de inmediato x Xxxxxxx sobre cualquier uso no autorizado de los datos, secretos comerciales, marcas comerciales, logotipos o información confidencial xx Xxxxxxx por parte de un Proveedor o tercero.
5) Protección de la identidad y prohibición de tomar represalias
Los Proveedores deben (i) mantener una línea directa1 para denunciantes anónimos o un proceso similar para que sus empleados puedan denunciar incumplimiento a este Código o cualquier problema relacionado con la integridad del trabajo para Nielsen, o (ii) permitir que sus empleados tengan acceso a la línea directa de denuncias confidenciales xx Xxxxxxx. Los Proveedores deben mantener programas para garantizar la confidencialidad, el anonimato y la protección del Proveedor y de los denunciantes anónimos a menos que la ley lo prohíba. Cualquiera sea el caso, los Proveedores tienen la obligación de reportar inmediatamente x Xxxxxxx cualquier información o denuncia recibida que se relacione con alguna infracción de este Código de Conducta. Además, un Proveedor deberá reportar x Xxxxxxx el caso en que se identificará que un empleado o tercero haya ingresado alguna denuncia o reclamo en contra xx Xxxxxxx. Todos los informes dirigidos x Xxxxxxx deben enviarse a Xxxxxxxxx@Xxxxxxx.xxx o a través de xxxxx://xxxxxxx.xxxxxxxxxx.xxx/.
6) Extracción responsable de minerales
Los Proveedores deberán tener una política para asegurar de forma razonable que los minerales presentes en los productos que fabrican no financian ni benefician a los autores de graves violaciones de los derechos humanos, ya sea de forma directa o indirecta. Los Proveedores deben ejercer la revisión necesaria para la identificación de la fuente y la cadena de custodia de estos minerales y poner sus medidas de revisión a disposición de los clientes, si estos las solicitan.
7) Privacidad y protección de datos
Los Proveedores deben mantener políticas y procedimientos internos diseñados de forma razonable para proteger los datos que proporciona Nielsen o que obtiene el proveedor en nombre xx Xxxxxxx o sus
clientes (“Datos Nielsen”). Los Proveedores deben cumplir con todos los requisitos judiciales y
1 Definición de denunciante anónimo: cualquier persona que revela una conducta indebida de un empleado o directivo de una empresa o de un funcionario público u organismo oficial.
normativos y las leyes de seguridad de la información, protección de datos y privacidad relacionados con la recopilación, almacenamiento, procesamiento, transmisión o divulgación de los Datos Nielsen. Los Proveedores deben cumplir con los acuerdos de transferencia de datos apropiados celebrados con Nielsen de la forma en que las leyes aplicables le exigen x Xxxxxxx o sus clientes que los cumplan con los proveedores de servicios o que los transfieran a los subcontratistas. El Proveedor debe notificar x Xxxxxxx en un plazo mínimo de 30 días antes de contratar a un nuevo subcontratista para procesar los Datos Nielsen y deberá obtener su consentimiento antes de permitir que cualquier subcontratista procese sus datos.
8) Conflicto de intereses
Los Proveedores deben evitar toda situación o relación que pueda implicar un conflicto inapropiado o que pueda dar la impresión de conflicto de interés xx Xxxxxxx. Los Proveedores no deberán ofrecer o dar regalos, hospitalidad o entretenimiento excesivos a ninguno de los empleados xx Xxxxxxx o familiares de los mismos. Los empleados xx Xxxxxxx y sus familiares no deben tener ningún interés económico significativo en ninguna de las entidades que realicen negocios con Nielsen y los Proveedores deben evitar dicho tipo de relaciones, las que implican un conflicto o la apariencia de un conflicto con los empleados xx Xxxxxxx.
E. SISTEMA DE ADMINISTRACIÓN
Los Proveedores deben adoptar o establecer un sistema de administración destinado a garantizar:
1) El cumplimiento de las leyes, normativas y requisitos de los clientes aplicables relacionados con las operaciones y los productos del Proveedor;
2) La conformidad con el presente Código, y
3) La identificación y la mitigación de los riesgos operacionales relacionados con el este Código. Asimismo, facilitará la mejora continua.
F. CAMBIOS AL CÓDIGO DE CONDUCTA
Nielsen se reserva el derecho a actualizar, modificar o cambiar los requisitos del Código de Conducta de Proveedores xx Xxxxxxx y los Proveedores aceptarán dichas enmiendas y actuarán en conformidad con estas. La información que esté contenida en los documentos emitidos por los Proveedores no modificarán ni enmendarán ninguna parte del presente Código.