GESTIÓN DE PROYECTOS REALES
GESTIÓN DE PROYECTOS REALES
Gestión de las Adquisiciones
1 | Conceptos Generales |
2 | Acta, Plan de Proyecto, |
3 | EDT |
4 | Gestión del Cronograma |
5 | Gestión de la Calidad |
6 | Gestión de los Riesgos |
7 | Gestión de los Costos |
8 | Recursos Humanos |
9 | Gestión de Interesados |
10 | Gestión de las Comunicaciones |
11 | |
12 | Seguimiento y Control del Proyecto |
13 | Integración II |
14 | Cierre, repaso general y dudas |
1
Es el conjunto de procesos de compra o adquisición de productos, servicios o resultados que es necesario obtener fuera del equipo de proyecto
Incluye además los procesos de gestión de contratos y de control de cambios para desarrollar y administrar contratos y ordenes de compras emitidos por personal autorizado del proyecto
La organización puede ser la compradora o la vendedora
11.1 Planificar las adquisiciones |
11.2 Efectuar las adquisiciones |
11.3 Controlar las adquisiciones |
11.4 Cerrar las adquisiciones |
Cliente Comprador Solicitante de servicio Contratista principal
Contratista “Comprador”
Vendedor Proveedor
Actores
Gestión
Parte vendedora Contratista Subcontratista
“Vendedor”
Contrato / Acuerdo / Subcontrato / Orden compra
> Acuerdo (oral o escrito) vinculante entre las partes: vínculo legal sujeto a jurisdicción en juzgados
> Responsabilidad del equipo su adaptación a las necesidades del proyecto
> Puede requerir de expertos en el área
Generalidades de las adquisiciones: Roles y relaciones
Gestión
Contratista
Cliente
Gestión
Contrato
Contratista
Gestión
Sub Contratista
Contrato
Contrato
Gestión
Contrato
6
Contratista
Contrato, acuerdo u orden de compra:
documento l egal que se establece entre un comprador y un vendedor
Vinculante para las partes:
el vendedor se obliga a proveer los productos, servicios o resultados especificados en las condiciones establecidas
el comprador se obliga a proporcionar dinero u otra contraprestación válida
Puede contener: Solución técnica, solución de negocio, propuesta de administración, criterios de evaluación y aceptación, cláusulas especiales (ej. confidencialidad), etc.
> Los contratos pueden ser orales o escritos y ambos tipos pueden ser válidos ante la ley…
…exceptuando si:
Son con fines ilegales (ej. para cometer un delito)
Se realizan bajo presión o con influencia excesiva (falta de consentimiento)
Se realizan sin la representación adecuada (sin capacidad jurídica)
Contienen cláusulas abusivas o incorrectas (no tienen validez, a veces se invalidan solamente esas cláusulas)
• Documenta el acuerdo entre las partes
• Protege los intereses y define la relación de las partes
• Establece un marco de trabajo
• Xxxxx a manejar las expectativas de los interesados
• Define cómo manejar los cambios
Se pueden aplicar y se aplican (en forma implícita) términos y condiciones de:
• Código de Comercio
• Código Civil
• Usos comerciales habituales (del país o de la industria específica)
• Acciones previas que se hubieran realizado en el mismo contrato u otros contratos similares
> Contratación centralizada: existe un departamento de adquisiciones, con un gerente de adquisiciones, el cual maneja las adquisiciones de todos los proyectos de la organización
> Contratación descentralizada: se designa un responsable de adquisiciones en cada proyecto, el cual solamente reporta al director del proyecto, por lo que estará más dedicado al mismo.
Ventajas Desventajas
• Los gerentes de adquisiciones tienen mayor experiencia
• El departamento de adquisiciones proveerá a sus empleados mejoras continuas, entrenamiento y lecciones aprendidas
• Las prácticas estandarizadas de la organización mejoran la eficiencia y el entendimiento en la organización
• Los miembros del departamento tienen una carrera profesional ante si.
• Un solo director de adquisiciones para muchos proyectos
• Mayor dificultad para el director de proyecto de obtener asesoramiento individual sobre contrataciones
Ventajas Desventajas
• Mejor acceso del director del proyecto a la experiencia en contrataciones
• Gerente de adquisiciones es miembro del equipo del proyecto
• Gerente de adquisiciones más xxxx al proyecto
• El responsable de las adquisiciones no tiene un área ("a home") a donde regresar al fin el proyecto
• Más difícil mantener altos niveles de especialización en la compañía (no existe área especializada)
• Existe duplicación de esfuerzos (mayor ineficiencia a nivel de la organización)
• Bajo nivel de estandarización en las prácticas de adquisiciones
• No existe carrera funcional en la organización en temas de adquisiciones
Algunos proyectos requieren gestión de las adquisiciones a tiempo completo dependiendo de:
Tamaño del proyecto
Tamaño del grupo de trabajo
Riesgo
Complejidad del contrato
Requisitos organizacionales
• El comprador se transforma en el cliente y por lo tanto un interesado clave
• El equipo de dirección del proyecto se ocupa de todos los procesos de dirección del proyecto hasta que el producto o servicio es entregado, no solo de controlar la adquisición
• Los términos y condiciones del contrato son entradas clave de los procesos de gestión del proyecto. Pueden contener: hitos, entregables, objetivos de costos, calidad, etc.
• Puede limitar opciones del proyecto, ej: Diseño, RRHH,etc. (Revisar supuestos/Restricciones)
Generalidades de las adqusiciones: Tipos de contratos
Tipos de contrato a aplicar en función del riesgo:
1. Precio fijo (FP)
Puede incluir incentivos para alcanzar o superar objetivos
2. Costos reembolsables (CR) Pago de costos, directos e indirectos, legítimos y reales mas honorarios o ganancia
3. Tiempo y material (T&M)
Híbrido de los dos anteriores
Función del riesgo:
1. Precio fijo (FP) Puede incluir incentivos para alcanzar o superar objetivos
> Precio fijo: el tipo más común.
> Precio fijo más honorarios con incentivos:
los objetivos de desempeño se establecen al
principio y el precio final del contrato se determina al final según el desempeño del vendedor (ej. en costos, cronograma o desempeño técnico). Existe un precio tope.
> Precio fijo con ajuste económico de precio:
con aplicación de –por ejemplo- paramétricas,
protege a vendedor y comprador de condiciones externas
2. Costos reembolsables (CR)
17 3. Tiempo y material (T&M)
Contrato de precio fijo: Establece un precio total fijo para un producto o servicio definido que se va a prestar.
Ej: Construcción de un muro de ladrillos de 10 mts. De largo y 2 mts. de altura por un monto total de $ 20.000”
• Precio fijo más honorarios con incentivos
Los objetivos de desempeño se establecen al principio y el precio total del contrato se determina al final según el desempeño del vendedor (ej. en costos, cronograma o desempeño técnico).
Ej: “Construcción de un gasoducto en 6 meses, precio $ 2 millones. Por cada día de adelanto en el cronograma y hasta un máximo de 30 días se otorgará un bono de $ 10,000. Por cada día de retraso se cobrará una multa de $ 8,000.”
• Contrato de precio fijo con ajuste económico de precios: En acuerdos de largo plazo permite ajuste por cambio de condiciones.
Ej: “Construcción de una xxxxxxxxx xx 000 xx, xx xx xxxxx xx 0 xxxx, por U$S 10:.
Ajuste: 40% por Índice Medio de Salarios y 40% por cotización xxx xxxxx 20% por costos de combustibles.”
Ventajas
> El comprador tiene menor trabajo para gestionar
> El vendedor tiene un fuerte incentivo para controlar los costos
> Las empresas tienen mayor experiencia en este tipo de contrato
> El comprador conoce el precio total al comenzar el proyecto
Desventajas
> Si el vendedor puso un precio bajo va a tratar de incrementar ganancias mediante las solicitudes de cambio
> Si el vendedor comienzan a perder dinero pueden no completar el trabajo
> Mayor trabajo de especificación para el comprador
> Puede ser mas caro que CR si la especificación es incompleta por el incremento del precio por riesgos
1. Precio fijo o suma total (FP)
2. Costos reembolsables (CR) Pago de costos, directos e indirectos, legítimos y reales mas honorarios o ganancia
> Costo más honorarios fijos
> Costo más honorarios con
incentivos: si los costos varían
respecto al estimado inicial, se comparte la variación (ejemplo 80/20)
> Costo más honorarios por
cumplimiento de objetivos
3. Tiempo y material
1. Precio fijo o suma total (FP)
2. Costos reembolsables (CR
> Costo más honorarios fijos
> Costo más honorarios con
incentivos
> Costo más honorarios por cumplimiento de objetivos:
Se reembolsan los costos legítimos. La mayor parte de los honorarios se basa en la satisfacción de un criterio
general de desempeño definido e incorporado en el contrato.
En general, no es sujeto de apelación.
Costos reembolsables. Reembolsos al vendedor por todos los costos legítimos y reales, más los honorarios (ganancia).
• Costo más honorarios fijos.
Ej: “Construcción de una casa por USD 20.000 de honorarios al constructor + todos los materiales requeridos para la obra.”
• Costo más porcentaje del costo.
• Costo más honorarios con incentivos: Se desarrollan en base al desempeño respecto a objetivos de valor para el comprador.
Ej: “Construcción de una casa en 3 meses a un costo real en U$S 120.000, más U$S 20.000 de honorario del constructor más U$S 100 por cada día…”
• Costo más honorarios por cumplimiento de objetivos
Se reembolsan los costos legítimos.
La mayor parte de los honorarios se basa en la satisfacción de un criterio subjetivo general de desempeño definido e incorporado en el contrato.
En general, no es sujeto de apelación.
Desventajas
> Requiere auditar las facturas del vendedor
> Requiere mayor esfuerzo de gestión por parte del comprador
> El vendedor no tiene mucho incentivos para controlar el costo
> El precio total es desconocido
Ventajas
> Enunciado del trabajo de las adquisiciones más simple, requiere menos trabajo describir el alcance que un contrato de precio fijo
> Generalmente implica menor costo que el de precio fijo porque el vendedor no tiene que agregar tanto en concepto de riesgo
1. Precio fijo
2. Costos reembolsables
3. Tiempo y materiales
> Híbrido de los anteriores; abierto como reembolso (no se sabe el precio final) pero con precio fijo por tipo de
recurso/unidad de tiempo
> Se usa generalmente cuando están en juego importes bajos por períodos cortos de tiempo
Ventajas
> Rápido de generar
> Duraciones de contrato breves
> Bueno opción si se está contratando mano de obra temporal
Desventajas
> Ganancias para el vendedor en cada hora facturada
> El vendedor no tiene incentivos para controlar el costo
> Sólo apropiado para proyectos chicos
> Requiere control diario por parte del comprador.
• Tiempo y materiales
Ejemplos:
“Alquiler de camiones tipo … a $ xx,xxx diarios c/u, con un mínimo de 2 camiones y un máximo de 8, entre el 1/6/2012 y el 13/9/2012”.
“Analistas de Sistemas senior con conocimiento y experiencia en el lenguaje de programación X, a un precio de $ XX la hora, por un período de entre 6 y 8 meses.”
Comprador
Vendedor
100%
Riesgo
0
Costo más porcentaj e de costo
costo más honorarios con incentivos
costo más honorarios c/cumpl. de objetivos
costo más más honorario s fijos
tiempo y materiales (T&M)
precio fijo con incentivos
precio fijo con ajuste
precio fijo (FP)
• Cuan definida está o puede estar la especificación del trabajo a realizar
• Cantidad o frecuencia de los cambios esperados después que comience el proyecto
• Nivel de esfuerzo y experiencia que el comprador puede dedicar para gestionar al vendedor
• Tipos de contratos estándar que se usan en la industria
• Proveedores en competencia en el mercado
• Cantidad en riesgo
Un Proyecto tiene generalmente múltiples adquisiciones, para cada una se repite el ciclo de procesos.
11.1 Planificar la Gestión de las Adquisiciones
11.2 Efectuar las adquisiciones
11.3 Controlar las adquisiciones
11.4 Cerrar las adquisiciones
Es el proceso para documentar las decisiones de adquisición, Identificar el enfoque y potenciales proveedores
Entradas
1.Plan para la dirección del Proyecto
2.Doc. de Requisitos 3.Registro de Riesgos 4.Recursos requeridos
para las actividades 5.Estimaciones de los
Costos de Actividades 6.Cronograma
7.Registro de interesados 8.Factores Ambientales 9.Activos de la
Organización
Técnicas y Herramientas
1.Análisis de“hacer o comprar” 2.Juicio de expertos
3.Investigación xx xxxxxxx 4.Reuniones
Salidas
1. Plan de gestión de las adquisiciones
2. Enunciado del trabajo relativo a las adquisiciones
3. Documentos de adquisiciones
4. Criterios de Selección de Proveedores
5. Decisiones de “hacer o comprar”
6. Solicitudes de Cambio
7. Actualizaciones a los docs del Proyecto
En el se define:
•¿Que contratos se utilizarán?
•¿Cómo estará armado el equipo de adquisiciones?
•¿Qué estándares hay que respetar?
• ¿Con que nivel de detalle especificaremos los requerimientos?
• ¿Cuál es el formato de la organización del SOW?
• ¿Manejaremos múltiples proveedores?
• Restricciones y supuestos
• Fechas planificadas para c/contrato
• Garantías o seguros requeridos
• Metodología de gestión contratos, métricas de evaluación
• y más…
• Plan para la dirección del Proyecto: Línea base de alcance
• Documentación de requisitos: Necesario por requisitos importantes del producto y por requisitos de carácter contractuales y/o legales.Pueden incluir aspectos de salud, seguridad, medio ambiente, desempeño, permisos, etc.
• Registro de riesgos: contiene además de los riesgos, su plan de respuesta, lo que puede hacer que sea necesario evaluar la compra de seguros u otros elementos.
• Cronograma del proyecto: Contiene fechas especificas donde puede necesitarse un recurso.
• Estimaciones de recursos y costos de las actividades: Indica los recursos necesarios y una estimación que puede utilizarse para comparar contra las ofertas.
• Activos de la organización:
Entre los activos más importantes se encuentran los acuerdos contractuales que maneja la organización, estos influencian fuertemente el plan de la Gestión de Adquisiciones. Algunos otros factores que influyen en el plan son:
• Políticas, procedimientos y guías para realizar compras.
•Sistemas de gestión disponibles
•Un sistema establecido de proveedores precalificados basados en experiencia previa.
Análisis de “hacer o comprar”
Factores para la producción interna
• Falta de calidad o confiabilidad en los proveedores
• Know-how o experiencia relacionado a la
• empresa
• Disponibilidad de utilización del equipo
Factores para la provisión externa
• Falta de RRHH
• Especialización y economías de escala
• Know-how o experiencia relacionado al trabajo
• Transferir riesgo
Ejemplo: Si un director de proyectos requiere el uso de un equipo en su proyecto, ¿a partir de cuántos días le convendría más comprarlo que arrendarlo?
Partidas de costos | Costos de arrendamiento | Costos fijos |
Adquisición del equipo | $0 | $3000 |
Operaciones diarias | $0 | $70 |
Arrendamiento diario | $100 | $0 |
$ 3.000 + $70 x = $100 x => x = 100 días.
Si voy a usar el equipo más de 100 días me conviene comprarlo.
Juicio de Expertos
En contratos complejos y estratégicos, muchas veces se utiliza un especialista en compras para:
• Redactar SOW
• Criterios de evaluación
• Definir y revisar los términos y condiciones legales
• Realizar los procedimientos formales requeridos
Investigación xx Xxxxxxx
• Incluye la investigación de la industria y capacidades especificas de determinados proveedores.
ias
• El equipo de adquisiciones puede usar var herramientas para investigar las posibilidades que ofrece el mercado.
• Pueden refinar objetivos relacionados a las compras para seleccionar tecnologías que están madurando.
• Pueden balancear riesgos ampliando la base de proveedores que pueden brindar servicios o productos específicos.
Plan de Gestión de las Adquisiciones
Cómo serán gestionados los procesos de adquisiciones:
• Tipos de contratos a usar
• Estimación independiente? Para evaluar?
• Relación área de adquisiciones y equipo
• Estándares a respetar, nivel de detalle, formato de SOW
• Múltiples proveedores? Subcontrataciones?
• Restricciones y supuestos
• Fechas planificadas para c/contrato
• Garantías o seguros requeridos
• Metodología de gestión contratos, métricas de evaluación
Enunciado de trabajo de las adquisiciones (SOW)
• Subconjunto(s) de la descripción del producto, solo con la parte del alcance que se va a comprar o adquirir.
• A partir del Enunciado de Alcance, de la WBS y su diccionario
• Describe con suficiente detalle el producto o servicio a adquirir,
depende del área de aplicación.
• Puede incluir especificaciones, cantidad, niveles de calidad, información de desempeño, lugar de trabajo, etc.
• MUY IMPORTANTE en Precio Fijo, más aún cuando se
43 seleccione por precio
El SOW puede incluir:
• Especificaciones
• Cantidad deseada
• Niveles de calidad
• Datos de desempeño
• Periodo de desempeño
• Localización del trabajo
• Otros requisitos
Tipos de SOW:
De desempeño (Performance): información sobre lo que el producto hará y no sobre cómo debe ser construido o cuáles deben ser sus características de diseño. Por ejemplo, ”auto que acelere de 0 a 120 km/hr en 4.2 segundos”.
Funcional (Functional): información sobre el propósito o resultado final. Se incluye una descripción de la funcionalidad necesaria en el nuevo producto o resultado. Funciona bien en contratos de costos reembolsables.
Diseño (Design): transmite información exacta y detallada de lo que se desea construir y/o lo que se requiere. Se utiliza cuando los compradores conocen exactamente lo que desean. Funciona normalmente con contratos de precios fijos.
Enunciado de trabajo de las adquisiciones (SOW)
Documentos de las Adquisiones
Términos y Condiciones
• Se usan para pedir propuesta exacta y completa de los vendedores y facilitar la evaluación de las respuestas
• Incluye la descripción de
formato de respuesta, el SOW de compras y disposiciones contractuales (modelo de contrato, confidencialidad, etc.)
• Licitación, oferta o presupuesto - cuando depende del precio
• Propuesta - cuando importa enfoque, capacidad, etc.
• Invitación a licitación / Invitation for Bid (IFB)
Para comprar lo que se conoce en detalle y el objetivo es obtener el
mejor precio. El que lo ofrece generalmente es el que gana (sin negociaciones). Utilizado en FP.
• Solicitud de propuesta / Request for Proposal (RFP)
Para c ompras complejas y no estándar. Puede haber negociaciones y
como parte del proceso, la elección no es únicamente en base a precio, sino que suele ser más importante la propuesta técnica y las
habilidades de cada oferente. Utilizado en CR.
• Solicitud de cotización / Request for Quotation (RFQ)
Suele ser un procedimiento p revio a la licitación, donde se le da una
idea al vendedor de lo que se quiere para que él arme alternativas. Foco en precio. Utilizado en T&M.
• Solicitud de información / Request for Information (RFI)
47 Similar a RFQ salvo que pone más foco en aspectos técnicos.
Documento de Adquisiciones: Criterios de Selección
Criterios de Selección de Proveedores:
• Se desarrollan y usan para calificar propuestas (incluidos a veces dentro de los documentos de adquisición)
> enfoque de gestión
> Estabilidad financiera
> tamaño y tipo de negocio
> Referencias
> derechos de propiedad intelectual y exclusiva
• Puede incluir criterios objetivos o subjetivos:
> experiencia
> comprensión de las necesidades
> costo ciclo de vida
> capacidad y enfoque técnico
Ejemplo sistema ponderación y de selección
Xxx | Xxx | |
Aspectos Funcionales | 0 | 40 |
Solución Funcional | 0 | 25 |
Consultoría Organizacional | 0 | 15 |
Aspectos Técnicos | 0 | 35 |
Solución Técnica | 0 | 20 |
Desarrollo sistema actual | 0 | 11 |
Desarrollo sistema propuesto | 0 | 4 |
Aspectos del Proyecto | 0 | 25 |
Plan de ejecución | 0 | 10 |
Dirección (DP, Arquitecto y Esp. funcional) | 0 | 15 |
Puntaje Total | 0 | 100 |
Documento de Adquisiciones: Solicitudes de Cambio
Solicitudes de Cambio
• Una decisión de compra implica adquirir bienes y en oportunidades requiere una solicitud de cambio debido a un cambio en el plan original.
• A lo largo del ciclo de vida del proceso de las adquisiciones puede llegar a ser necesario emitir otras solicitudes de cambio.
• Puede pasar también que cambios en el Plan de Proyecto puedan impactar directamente en las adquisiciones del Proyecto.
Principales procesos relacionados
Desarrollar el
cronograma
Planificar las
adquisiciones
Planificar la
respuesta a los riesgos
Estimar recursos de
las actividades
Identificar
riesgos
Identificar
riesgos
Planificar las
adquisiciones
Estimar recursos de
las actividades
Desarrollar el cronograma
Planificar la respuesta
a los riesgos
11.1 Planificar las adquisiciones
11.2 Efectuar las adquisiciones
11.3 Controlar las adquisiciones
11.4 Cerrar las adquisiciones
Es el proceso de obtener respuestas de los vendedores, seleccionaros y adjudicarles el contrato
Entradas
1.Plan de Gestión de las Adquisiciones.
0.Xxxx. de Adquisición 3.Criterios de Selección de
Proveedores 4.Propuestas de los
vendedores 0.Xxxx. del Proyecto
6.Decisiones de hacer o comprar
7.Enunciado del trabajo relativo a adquisiciones
8.Activos de los procesos de la Organización.
Técnicas y Herramientas
1.Conferencia de oferentes 2.Técnicas de evaluación de
propuestas 3.Estimaciones
independientes 4.Juicio de expertos 5.Publicidad 6.Técnicas analíticas 7.Negociación de
adquisiciones
Salidas
1.Vendedores seleccionados
2.Acuerdos 3.Calendario de
recursos 4.Solicitudes de cambio 5.Actualizaciones al Plan
Director del Proyecto 6.Actualizaciones a los
docs. del proyecto
• El proceso permite alinear expectativas de interesados externos e internos a través de acuerdos formales
• A lo largo del proceso se aplicarán criterios definidos de selección de proveedores
• Para compras críticas se puede:
• Reiterar el proceso de solicitud de respuestas
• Restringir la lista de proveedores basados en la lista de calificación preliminar de la empresa
• Restringir la lista de proveedores calificados basados en una propuesta preliminar
Descripción del proceso:
• Se reciben las propuestas
• Se evalúan aplicando los criterios de selección definidos previamente.
• Luego se selecciona la mejor propuesta
• Se negocian los términos y condiciones del contrato.
• Finalmente se adjudica y ser firma el contrato.
Descripción del proceso de preselección por Lista Corta:
El proceso puede hacerse en varias etapas.
Ejemplo de proceso de selección con Lista corta:
• Solicitar expresiones de interés de los vendedores
• Seleccionar lista corta de proveedores aplicando los Criterios de selección a la Lista de vendedores calificados
• Solicitar propuestas, solamente a los seleccionados en segunda instancia (lista corta)
• Seleccionar la mejor propuesta
• Plan para la Gestión de las Adquisiciones
• Documentación de las Adquisiciones: Incluyen enunciado de trabajo SOW y pliego de condiciones u otro tipo de documento que establezca la modalidad de trabajo.
• Registro de riesgos: contiene además de los riesgos, su plan de respuesta, lo que puede hacer que sea necesario evaluar la compra de seguros u otros elementos.
• Criterio de selección de proveedores: Procedimiento establecido para seleccionar a los proveedores.
• Propuestas de los vendedores: Las ofertas especificadas eventualmente en un formato estándar propuesto por la parte compradora
Conferencia de oferentes
n
es al
• Reuniones con vendedores y compradores antes de la presentació de propuestas
• Importa que todos comprendan clara y uniformemente las necesidad y que ninguno tenga trato preferenci
• Las respuestas dadas pueden incorporarse a los documentos de adquisiciones en forma de enmiendas
• Por equidad hay que asegurar que todos escuchen las preguntas y las respectivas respuestas
• Técnicas de evaluación de propuestas:
Es la definición formal del mecanismo de evaluación de las compras, basado en las políticas del comprador, que será utilizado para evaluar las ofertas de los proveedores. Se usa en compras complejas.
• Estimaciones independientes:
Son estimaciones de costos realizadas por estimadores independientes para servir como referencia a los precios pasados por los proveedores.
Si se detectan variaciones grandes con respecto a la estimación puede ser un síntoma de especificaciones pobremente realizadas.
• Técnicas analíticas:
Estas técnicas ayudan a identificar el grado de madurez de un proveedor para proveer un producto o servicio de acuerdo a las especificaciones.
Negociación de adquisiciones
• Para aclarar aspectos relacionados a la adquisición.
• Si se adquieren productos complejos
puede ser un proceso en sí mismo, con entradas
(ej: lista de asuntos pendientes) y salidas (ej: decisiones documentadas)
• Pueden no ser lideradas por el Director de Proyecto, el equipo del proyecto quizás sólo da apoyo en el proceso, aclarando requerimientos técnicos, de calidad o de gestión
• Vendedores seleccionados: Son aquellos que han sido evaluados en un proceso competitivo, basado en el resultado de su propuesta y que han negociado un precontrato (draft contract) que se convertirá en el contrato real cuando se adjudique la licitación.
• Acuerdos (acuerdos, contratos, órdenes de compra, etc): Un acuerdo de adquisición incluye los términos y condiciones negociados y se adjudica a cada vendedor seleccionado. Pueden ser desde simples órdenes de compra a documentos jurídicos complejos, y genera derechos y obligaciones para las partes involucradas.
Adjudicación del contrato (acuerdo)
• Enunciado de trabajo
• Entregables
• Cronograma
• Precio
• Forma de pago
• Ajustes por inflación
• Criterios de aceptación
• Garantía de cumplimiento
• Garantía del producto
• Soporte del producto
(sigue)
Puede ser una orden de compra o un documento complejo En general incluye:
Mas contenidos de los Contratos
• Limitación de responsabilidad
• Roles y responsabilidades
• Los honorarios
• Las retenciones
• Las sanciones
• Los incentivos
• El seguro
• Gestión de solicitudes de cambio
• Mecanismos de finalización y resolución de controversias
Formas no competitivas de las adquisiciones
Sole source Single source
Cuando un vendedor no tiene otra competencia para lo que el comprador está adquiriendo
Por ejemplo, aquella que posee una patente o algún derecho de propiedad intelectual asociada con lo que el comprador necesita
Cuando se elige un socio con el que se prefiere trabajar o cuando no se decide ir a un proceso competitivo de adquisiciones
Este tipo de proveedor no ofrece un producto/servicio único, sin embargo, el comprador tiene preferencias por él o cuando no se dispone de tiempo para hacer un proceso abierto de adquisiciones
11.1 Planificar las adquisiciones
11.2 Efectuar las adquisiciones
11.3 Controlar las adquisiciones
11.4 Cerrar las adquisiciones
Es el proceso de gestionar las relaciones,
monitorear la ejecución de los contratos y efectuar cambios y correcciones según sea necesario
Entradas
1.Plan de gestión de adquisiciones
0.Xxxx. de Adquisiciones 3.Acuerdos
4.Solicitudes de cambio aprobadas
5.Informes de desempeño del trabajo
6.Datos de desempeño del trabajo
Técnicas y Herramientas
1. Sistema de Control de Cambios del Contrato
2. Revisiones del Desempeño de las Adquisiciones
3. Inspecciones y Auditorias
4. Informes de desempeño
5. Sistema de pago
6. Administración de Reclamaciones
7. Sistema de Gestión de Registros
Salidas
1.Información de desempeño del trabajo
2.Solicitudes de cambio
3.Actualizaciones al Plan Director
4.Actualizaciones a los docs del proyecto
5.Actualizaciones a los Activos de la Organización.
• Garantiza que el desempeño del comprador y vendedor satisface los requisitos de adquisición conforme a los términos y condiciones establecidos.
• Ambas partes administran el contrato con finalidades similares, asegurar cumplimiento de disposiciones contractuales y que los intereses propios estén protegidos
• En proyectos con múltiples proveedores un aspecto clave es la gestión de las interfaces entre ellos
• Dada la naturaleza legal del vinculo, tener en cuenta las implicancias legales
• Monitoreo y control de los distintos contratos
• Evaluar si los entregables están acordes a los términos contractuales
• Gestión de los pagos
• Evaluación del desempeño del vendedor para analizar si tiene las competencias suficientes para seguir siendo un proveedor de bienes y servicios para el proyecto
• Aplicar acciones correctivas cuando se requiera
• Eventualmente gestionar la finalización anticipada del trabajo según cláusulas disponibles de recisión
Controlar las
Adquisiciones
Dirigir y
Gestionar la Ejecución del Proyecto
Controlar las Adquisiciones
Seguimiento y
Control de Riesgos
Seguimiento y Control de Riesgos
Realizar
Control de Calidad
Informar el
Desempeño
Control
Integrado de Cambios
Control Integrado de Cambios
Informar el Desempeño
Realizar Control de Calidad
Dirigir y Gestionar la Ejecución del Proyecto
1. Plan para la Dirección del Proyecto
2. Documentos de las adquisiciones: todos los registros para administrar el proceso de adquisiciones, incluyendo los contratos adjudicados y la declaración de trabajo.
3. Acuerdo(s)
4. Solicitudes de cambio aprobadas: incluyendo cambios en los términos y condiciones de los contratos, declaraciones de trabajo, precios, descripción de los productos/servicios, etc. Todos los cambios serán formalmente documentados por escrito y aprobados antes de ser implementados.
5. Informes de desempeño del trabajo que incluyen:
• Documentación técnica y de los entregables; desarrolladas por el proveedor, de acuerdo a los términos del contrato;
• Informes del desempeño del proveedor sobre el trabajo contratado y los entregables terminados.
6. Datos de desempeño del trabajo: incluyendo hasta dónde se han cumplido los estándares de calidad, los costos incurridos o comprometidos, las facturas que se les han pagado a los proveedores, etc.
1. Sistema de control de cambios del contrato: Define los procesos mediante los cuales se pueden modificar las adquisiciones, incluyendo la documentación de trámites, sistemas de seguimiento, procedimiento de resolución de disputas/conflictos y los niveles de aprobación necesarios para autorizar los cambios.
2. Revisiones del desempeño de las adquisiciones -
• Es una revisión estructurada del progreso del proveedor para ejecutar el trabajo, según el alcance, la calidad convenida, el presupuesto y el cronograma acordados en el contrato.
• Puede incluir una evaluación de la documentación elaborada por el proveedor, inspecciones del comprador, así como las auditorías de calidad realizadas durante la ejecución del trabajo por el proveedor.
• El objetivo es identificar éxitos y fracasos en el desempeño, en el progreso respecto al enunciado del trabajo de provisión y los incumplimientos del contrato.
• Se realizan como parte de las revisiones sobre el estatus del proyecto, incluyendo a los proveedores clave.
3. Inspecciones y auditorías: requeridas por el comprador y apoyadas por el proveedor, según lo especificado en el contrato, tiene como objetivo verificar la conformidad de los procesos de trabajos y los entregables del proveedor.
4. Informar el desempeño: proveen información sobre la efectividad del proveedor en alcanzar los objetivos del contrato.
5. Sistemas de pago: a través de los sistemas contables de pagos del comprador. Éstos deben hacerse y documentarse en estricto cumplimiento con los términos del contrato.
6. Administración de Reclamaciones. Cambios impugnados, o potencialmente constructivos (reclamos, conflictos o apelaciones):
• Son cambios solicitados sobre los cuales las partes no acuerdan
• Se documentan, procesan, monitorean gestionan en el ciclo de vida del contrato según lo establecido en el mismo
• Si no acuerdan pueden gestionarlos según procedimientos de resolución de conflictos establecidos en contrato
• El mejor método es la negociación
7. Sistemas de Gestión de Registros: Se utiliza para administrar y gestionar los contratos y la documentación de las adquisiciones.
Consiste básicamente en un conjunto de procesos, sus funciones de control y las herramientas automatizadas que forman parte de los sistemas de información de gestión de proyectos.
1. Información de Desempeño del Trabajo: incluye el cumplimiento de los contratos, identificación de problemas actuales o potenciales.
2. Solicitudes de cambio: al Plan de Dirección del Proyecto, planes subsidiarios y otros componentes, tales como: Línea base de costos, Cronograma, Plan de Gestión de las Adquisiciones.
3. Actualizaciones al Plan para la Dirección del Proyecto:
• al Plan de Gestión de las Adquisiciones, para reflejar cualquier solicitud de cambio aprobada que afecte la gestión de las adquisiciones, incluyendo los impactos en los costos y los cronogramas.
• a la Línea base del Cronograma y de Costos, en caso que existan desvíos que impacten el desempeño general del proyecto
4. Actualizaciones a los documentos del proyecto: incluyendo la documentación de adquisiciones.
5. Actualizaciones a los Activos de Procesos de la Organización:
• Correspondencias: entre comprador y proveedores, referidas a ciertos aspectos, tales como la necesidad de avisos de desempeños insatisfactorios o solicitudes de cambios al contrato o clarificación.
• Solicitudes de pagos y sus cronogramas: realizados de acuerdo con los términos y condiciones del contrato de provisión.
• Documentación de la evaluación del desempeño de los proveedores: El comprador documenta la capacidad del proveedor para ejecutar el trabajo del contrato actual, indica si el proveedor podría participar en futuros proyectos. Puede servir para dar incentivos o para efectuar sanciones por incumplimientos.
11.1 Planificar las adquisiciones
11.2 Efectuar las adquisiciones
11.3 Controlar las adquisiciones
11.4 Cerrar las adquisiciones
Es el proceso de finalizar cada
adquisición.
Documentar acuerdos y registrar toda la documentación asociada a cada
adquisición
Entradas
1.Plan para la dirección del proyecto
2.Documentación de las Adquisiciones
Técnicas y Herramientas
1. Auditorias de la Adquisición 2.Negociación de adquisiciones 3.Sistema de Gestión de
Registros
Salidas
1.Adquisiciones cerradas
2.Actualizaciones a los Activos de los procesos de la Organización.
ALGUNAS ACTIVIDADES:
• Validación de los entregables
• Cierre de los contratos
• Carta de finalización del contrato (libre deuda)
• Aceptación formal o acta de recepción del producto
• Cancelación de garantías
• Evaluaciones de satisfacción
• Actualizar registros y archivar para uso futuro
Finalizar reclamaciones abiertas.
Los contratos pueden incluir requisitos para este proceso
Las no resueltas pueden estar sujetas a litigio posterior (en cortes o tribunales)
La finalización anticipada puede ser por:
Acuerdo entre las partes
Incumplimiento de una parte
Conveniencia del comprador
(según lo especificado en el contrato)
Auditorías de la Adquisición
Adquisiciones Cerradas
1. Auditorías de la Adquisición: revisión estructurada de todo el proceso de adquisición, con el objetivo de identificar los éxitos y los fracasos.
2. Negociación
3. Sistema de Gestión de Registro
1. Adquisiciones Cerradas, documentos de:
• archivo de la adquisición
• aceptación de los entregables
• lecciones aprendidas
2. Aceptación final de contrato terminado
• Acuerdo Total (Entire Agreement): incluido en los contratos para ignorar todos los documentos utilizados durante la etapa de negociación anterior su firma
• Fuerza mayor (Force Majeure): excluye el cumplimiento
• Incumplimiento del contrato (Breach of contract): condiciones que rigen en el incumplimiento del contrato de cualquiera de las partes
• Separabilidad (Severability clause): es una cláusula que previene de que si existieran cláusulas inválidas solo se invalidan esas y no el resto del contrato.
Severability clause: La cláusula de separabilidad establece que los términos del contrato son independientes el uno del otro, de manera que si un término en el contrato se considera inaplicable por un tribunal, el contrato en su conjunto no se considera inaplicable.
Por ejemplo: “Si una parte de este Acuerdo es o se torna ilegal, inválida o inaplicable en alguna jurisdicción, ello no debería afectar:
la validez o aplicabilidad en esa jurisdicción del resto del acuerdo
la validez o aplicabilidad en las restantes jurisdicciones de esa o cualquier otra parte del acuerdo.
• Incidental damages: (Daños incidentales) daño directo causado a una de las partes por la violación o infracción del contrato por parte de la otra parte.
• Consequential damages: (Daños consecuentes) daños reclamados y/o adjudicados en una demanda que se producen como consecuencia directa de la mala conducta previsible.
• Liquidated damages: (daños y perjuicios): cantidad de dinero acordada por ambas partes de un contrato que se pagará a la otra por haber infringido (romper o dar marcha atrás en) el contrato o si una demanda se presenta debido a su violación.
• Xxxxxx (renuncia, desistir, cesión, abandono): La renuncia voluntaria de un derecho conocido. Llevar a cabo el apoyo a la inferencia de que un determinado derecho ha sido cedido. Por ejemplo, una parte puede renunciar a derechos que de otro modo estarían contemplados bajo el contrato.
Por ejemplo: si el vendedor entrega con atraso, incompleto o defectuoso el bien o servicio por el que se le ha contratado, y el comprador a xxxxxxxxx acepta esa entrega, entonces el comprador ha abandonado su derecho al cumplimiento estricto.
• Non-waiver: La cláusula "Sin renuncia" en la sección de disposiciones generales de un acuerdo tiene por objeto garantizar que el fracaso de una de las partes para hacer valer sus derechos contractuales, ya sea intencionalmente o por descuido, no se traduce en una renuncia a dichos derechos o acciones por su incumplimiento. Por ejemplo, el hecho de no ejercer un derecho en un determinado momento no implica la renuncia al mismo.