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GUÍA DE LA CONTRATACIÓN DERIVADA DE CONTRATOS DE EMPRÉSTITO O CONVENIOS DE COOPERACIÓN INTERNACIONAL: EL ABC PARA LA CONTRATACIÓN DE BIENES Y SERVICIOS
Proceso: Contratación
G-A-CTR-03
Versión 4 05/04/2024
TABLA DE CONTENIDO
5. MÉTODOS DE SELECCIÓN PARA LA CONTRATACIÓN DERIVADA DE RECURSOS BANCA 6
5.1 SERVICIOS DE CONSULTORÍA 6
5.1.2 CONSULTORÍA INDIVIDUAL 9
5.1.3 ADQUISICIÓN DE BIENES, OBRAS, Y SERVICIOS DE NO CONSULTORIA 9
5.1.4 MÉTODOS DE SELECCIÓN PARA LA CONTRATACIÓN DERIVADA DE RECURSOS DE COOPERACIÓN 10
5.1.4.1 CONTRATOS DE SERVICIOS 10
5.1.5 CONTRATOS DE SUMINISTRO 12
5.1.6 TIPOS DE CONTRATOS PARA LA CONTRATACIÓN DERIVADA 12
PRESENTACIÓN
La Contratación Estatal es un asunto esencial para el correcto devenir de la administración pública en cuanto constituye el principal instrumento de ejecución del gasto público para la satisfacción de los cometidos estatales. Adicionalmente, por el tamaño de esta, es, sin duda, un instrumento de singular valía dentro del entorno de la materialización de los objetivos socioeconómicos de la administración.
Las principales disposiciones que regulan la Contratación Estatal en Colombia se encuentran previstas en la Ley 80 de 1993, la Ley 1150 de 2007, la Ley 1474 de 2011, la Ley 1882 de 2018, el Decreto Ley 019 de 2012, y sus respectivos decretos reglamentarios, entre otros, y las normas que las deroguen, modifiquen, adicionen o complementen, que, como se ha visto, son objeto de constantes modificaciones que deben ser tenidas en cuenta por los operadores en el curso de los procesos contractuales, con el fin de evitar inconvenientes que puedan viciar los mismos.
La presente guía presenta los aspectos más importantes para la celebración de contratos de empréstitos y para la celebración de convenios de cooperación internacional.
1. OBJETIVO
El objetivo de esta cartilla es dar a conocer las directrices a tener en cuenta por parte de las diferentes dependencias del Ministerio de Ambiente y Desarrollo Sostenible, cuando el MINISTERIO, en su papel de ejecutor o co-ejecutor de créditos o cooperaciones técnicas no reembolsables de la Banca Multilateral, deba adquirir bienes o servicios dando cumplimiento a las Normas para las adquisiciones de los órganos multilaterales de crédito, o cuando, como ejecutor o co-ejecutor de recursos de cooperación internacional, deba adquirir esos bienes o servicios de acuerdo con las reglas definidas por el cooperante en el convenio de cooperación.
2. ASPECTOS GENERALES
La ejecución de los recursos provenientes de los contratos de empréstito o los convenios de cooperación por parte del MINISTERIO conlleva la articulación de diferentes instancias a su interior así: La Oficina de Asuntos Internacionales – OAI –, es la vocera del MINISTERIO ante la Banca Multilateral y los Cooperantes y se encarga de orientar, articular y coordinar a todas las dependencias involucradas dentro del MINISTERIO para la ejecución del Proyecto. En particular, la OAI, a través del “Equipo Banca”, integrado por un coordinador, un especialista en adquisiciones y un especialista financiero, se encarga de validar que en el MINISTERIO se dé cumplimiento a las reglas de adquisiciones y reglas financieras establecidas en los contratos de empréstito y en los convenios de cooperación en la celebración de cada una de las contrataciones derivadas que se suscriban con cargo a estos recursos. El “Equipo Banca” es financiado con cargo a los recursos de los créditos o cooperaciones en ejecución y brinda asesoría y acompañamiento permanente a las diferentes áreas del MINISTERIO sobre las particularidades y diferencias que la ejecución de los recursos provenientes del Contrato de Empréstito o el Convenio de Cooperación involucran frente a la ejecución “tradicional” de los recursos provenientes del Presupuesto General de la Nación – PGN – y le hace seguimiento al cumplimiento por parte del MINISTERIO de las obligaciones establecidas en el Contrato de Empréstito y el Convenio de Cooperación.
En lo que concierne a la Contratación Derivada, esta principalmente involucra al “Equipo Banca” de la OAI con las siguientes dependencias: la Dirección Técnica responsable del Proyecto, quien tiene a su cargo la identificación de los bienes y servicios que se requieren para la realización de los componentes del Proyecto y el cumplimiento de los indicadores establecidos en el contrato de empréstito y el convenio de cooperación. En ejercicio de esta tarea, la Dirección Técnica es la encargada de elaborar el Plan Operativo Anual, el Plan de Adquisiciones, los términos de referencia, de solicitar el Certificado de Disponibilidad Presupuestal que avalará los recursos asignados, y de hacerle seguimiento a los contratos que se suscriban con cargo al crédito o al convenio de cooperación con el fin de obtener los resultados establecidos para el Proyecto; el Grupo de Contratación, a quien la Dirección Técnica le envía la solicitud de contratación junto con todos los soportes del proceso de selección y los documentos necesarios para la contratación, una vez el “Equipo Banca” de la OAI y
la Dirección Técnica han surtido la modalidad de selección correspondiente. El Grupo de Contratación elabora la minuta, se encarga del trámite de suscripción y registro y es el responsable del archivo y custodia del contrato y todos los documentos relacionados con él. Finalmente, la Secretaria General es la Ordenadora del Gasto y, por lo tanto, quien tiene la competencia para suscribir estos contratos.
También se involucran en la Contratación Derivada, la Subdirección Administrativa y Financiera, quien se encarga de la expedición del CDP, del registro presupuestal y de brindar la información requerida para los informes financieros y las auditorías que deben realizarse de acuerdo con las condiciones establecidas en el Contrato de Empréstito o en el Convenio de Cooperación y la Oficina de Planeación, que apoya la consecución de las autorizaciones de vigencias futuras ante el Departamento Nacional de Planeación y el Ministerio de Hacienda y Crédito Público dado que los Proyectos con recursos de los contratos de empréstito o Convenios de Cooperación están concebidos para periodos de tres y cuatro años y, por lo tanto, la Contratación Derivada suele extenderse más allá de la anualidad.
A partir de esta descripción general a continuación, se presentan los principales aspectos a considerar cuando se trate de llevar a cabo esta Contratación Derivada.
3. REFERENCIAS NORMATIVAS
Artículo 13 de la Ley 80 de 1993 “Por la cual se expide el Estatuto General de Contratación de la Administración Pública”.
Artículo 20 de la Ley 1150 de 2007 “Por medio de la cual se introducen medidas para la eficiencia y la transparencia en la Ley 80 de 1993 y se dictan otras disposiciones generales sobre la contratación con Recursos Públicos”.
Decreto 1082 de 2015: "Por el cual se expide el Decreto Único del Sector Administrativo de Planeación
Nacional”.
Banco Mundial:
Selección y contratación de consultores prestatarios del Banco Mundial. Julio de 2016. Revisado en Noviembre de 2017 y Agosto de 20181.
Contratación por créditos del BIRF y créditos del IAF. Revisado en Octubre de 2006 y Mayo de 2010. Actualizados en enero de 2011.
1xxxxx://xxxxxxx.xxxxxxxxx.xxx/xx/xxx/000000000000000000-
0290022018/original/ProcurementRegulationsforInvestmentProjectFinancingBorrowersspanish2018.pdf
Banco Interamericano de Desarrollo:
Políticas para la selección y contratación de consultores financiados por el BID GN-2350-15 o Adquisición de bienes y obras. GN-2349-152
Comunidad Europea:
Guía práctica de los procedimientos para las acciones exteriores de la comunidad europea. Versión el 01 xx xxxxxx de 20203
4. LAS REGLAS APLICABLES A LA CONTRATACIÓN DERIVADA DE CONTRATOS DE EMPRÉSTITO Y CONVENIOS DE COOPERACIÓN
A continuación, se describen de manera general cuáles son las modalidades de selección a utilizar cuando se deben contratar bienes y servicios para suplir las necesidades del plan de acción y de las actividades prioritarias de los proyectos del MINISTERIO financiados con recursos provenientes de contratos de empréstito o de convenios de cooperación internacional, aplicando las modalidades de selección acordadas con los organismos multilaterales de crédito o con los cooperantes. El presente documento expone de una manera más detallada las diferentes modalidades de selección y las actividades que la componen.
5. MÉTODOS DE SELECCIÓN PARA LA CONTRATACIÓN DERIVADA DE RECURSOS BANCA
Los métodos de selección armonizados por el Banco Interamericano de Desarrollo (BID)4 y por el Banco Mundial (BM)5 son los siguientes:
5.1 SERVICIOS DE CONSULTORÍA
Los Servicios de Consultoría son aquellos de carácter intelectual y de asesoramiento, los cuales son aquellos prestados por Firmas de Consultoría o por Consultores Individuales los cuales se detallan a continuación:
5.1.1 CONSULTORÍA DE FIRMAS
22 Para la adquisición de bienes y obras GN-2349-15 Mayo 2019 y para la contratación de consultores GN-2350-15-Mayo-2019
3 file:///C:/Users/USUARIO/Downloads/eprag-es-2020.0.pdf
4 xxxxx://xxxxxxxxxxxxxxxxxx.xxxx.xxx/xx/xxxxxxxxxx
5xxxxx://xxxxxxx.xxxxxxxxx.xxx/xx/xxx/000000000000000000-
0290022018/original/ProcurementRegulationsforInvestmentProjectFinancingBorrowersspanish2018.pdf
MODALIDAD | ¿CUÁNDO SE DEBE APLICAR? |
Selección Basada en la Calidad y el Costo (SBCC) | La SBCC es un proceso competitivo en el que participan firmas consultoras ya preseleccionadas e incluidas en una Lista Corta y en el cual, para elegir la firma ganadora, se tienen en cuenta la calidad de la Propuesta y el costo de los servicios. En el documento de SDP se deberá especificar el puntaje mínimo que deberán obtener las Propuestas Técnicas. El peso relativo que se conceda a la calidad y el costo dependerá de las características del trabajo. La Propuesta Más Conveniente será aquella que, además de cumplir con los requisitos del documento de Solicitud de Propuestas y considerarse técnicamente calificada, haya obtenido el puntaje combinado (calidad y costo) más alto. |
Selección Basada en la Calidad (SBC) | El método de Selección Basada en la Calidad (SBC) es apropiado para los siguientes tipos de trabajo: (a) Servicios complejos o altamente especializados, en que los Términos de Referencia y la aportación que se requiere de los consultores resultan difíciles de precisar, y en que el contratante espera que los consultores demuestren innovación en sus propuestas (por ejemplo, estudios económicos o sectoriales de países, estudios de factibilidad multisectoriales, diseño de una planta de descontaminación y reducción de desechos peligrosos o un plan maestro de urbanización, reformas del sector financiero). (b) Servicios que tienen importantes repercusiones futuras y en los que el objetivo es contar con los mejores expertos (por ejemplo, estudios de factibilidad y diseño técnico estructural de importantes obras de infraestructura como grandes presas, estudios de políticas de importancia nacional, estudios sobre administración de grandes organismos públicos). (c) Servicios que se pueden ejecutar en formas sustancialmente distintas, de manera que las propuestas no serían comparables (por ejemplo, asesoramiento en materia gerencial, y estudios sectoriales y de políticas en que el valor de los servicios depende de la calidad del análisis). |
Selección Basada en Presupuesto Fijo (SBPF) | Este método es apropiado sólo cuando el trabajo es sencillo y se puede definir con precisión, y cuando el presupuesto es fijo. En la SP (Solicitud de Propuestas) se debe indicar el presupuesto disponible y pedir a los consultores que presenten, en sobres separados, sus mejores propuestas técnicas y de precios dentro de los límites del presupuesto. |
Selección Basada en el Menor Costo (SBMC) | Este método es solamente apropiado para seleccionar consultores que deban realizar servicios de tipo estándar o rutinario (por ejemplo, el diseño técnico de obras poco complejas y otros similares) para los que existen prácticas y normas bien establecidas. En este método se establece una calificación “mínima” para la “calidad”. Se invita a los consultores que integran una lista corta a presentar propuestas en dos sobres separados. |
Selección Basada en las Calificaciones de los Consultores (SCC) | Este método se puede utilizar para servicios menores para los cuales no se justifica ni la preparación ni la evaluación de propuestas competitivas. En tales casos se preparan los TR (Términos de Referencia), se solicitan expresiones de interés e información sobre la experiencia y la competencia de los consultores en lo que respecta al trabajo, se elabora una lista corta, con base en esos documentos se selecciona la firma que tenga las calificaciones y las referencias que más se ajusten respeto del objeto a contratar |
Selección Basada en una sola fuente (SSF) o Selección Directa (SD) | La selección directa resulta apropiada si se presenta una clara ventaja sobre el proceso competitivo, es decir si sabemos que es más benéfico hacer una contratación directa, basándonos en estas premisas, no vale la pena abrir un proceso competitivo: En el caso de servicios que constituyen una continuación natural de servicios realizados anteriormente por la firma; Si se trata de operaciones de emergencia en respuesta a desastres y de servicios de consultoría necesarios por el plazo de tiempo inmediato después de la emergencia; Para servicios cuyo valor es muy pequeño (Los techos para determinar el valor se establecen en el documento de donación o empréstito); d) Cuando solamente una firma está calificada o tenga experiencia de valor excepcional para los servicios. |
5.1.2 CONSULTORÍA INDIVIDUAL
La selección de consultores individuales se hace teniendo en cuenta sus calificaciones para realizar el trabajo. Normalmente se emplea a consultores individuales para servicios para los que:
✓ No se necesita equipo de personal;
✓ No se necesita apoyo profesional adicional externo; y
✓ La experiencia y las calificaciones de la persona son los requisitos primordiales.
MODALIDAD | ¿CUÁNDO SE DEBE APLICAR? |
Comparación de Hojas de Vida | Se pueden seleccionar sobre la comparación de las calificaciones de quienes expresen interés en el trabajo, o bien la entidad se puede poner en contacto directo con ellos. Las personas consideradas en la comparación de calificaciones deben cumplir con las mínimas calificaciones pertinentes y los que se seleccionen para ser contratados por la entidad deben ser los mejores calificados y deben ser plenamente capaces de realizar el trabajo. La capacidad se juzgará sobre la base de sus antecedentes académicos, su experiencia y, si corresponde, su conocimiento de las condiciones locales. |
Contratación Directa (CD) | Los consultores pueden ser seleccionados directamente siempre que se justifique en casos excepcionales como: Servicios que son una continuación de un trabajo previo que el consultor ha desempeñado y para el cual el consultor fue seleccionado competitivamente; Servicios cuya duración total estimada es menor de seis (6) meses; En situaciones de emergencia como resultado de desastres naturales; y Cuando la persona es el único calificado para desarrollar la consultoría. |
5.1.3 ADQUISICIÓN DE BIENES, OBRAS, Y SERVICIOS DE NO CONSULTORIA
Estos métodos de selección se utilizan para servicios en los que predominan los aspectos físicos de la actividad (por ejemplo, construcción de obras, fabricación y adquisición de bienes, entre otros)
MODALIDAD | ¿CUÁNDO SE DEBE APLICAR? |
Licitación Pública Internacional (LPI) | Ofrece a todos los involucrados transparencia, competencia, eficiencia y calidad en las adquisiciones de bienes y obras. Se aplica para bienes y servicios de no consultoría cuyo costo estimado sea el equivalente a US $250.000 o más, de todos modos, los techos se establecen en el documento de donación o empréstito. |
Licitación Pública Nacional (LPN) | Puede constituir el método de contratación preferido cuando no se espera que los licitantes extranjeros manifiesten interés ya sea debido a que: a) los valores contractuales son pequeños; b) se trata de obras geográficamente dispersas o escalonadas en el curso del tiempo; c) las obras requieren una utilización intensiva de mano de obra; o d) los bienes u obras pueden obtenerse o contratarse localmente a precios inferiores a los xxx xxxxxxx internacional. Se aplica para bienes y servicios de no consultoría cuyo costo estimado sea menor al equivalente a US $250.000, de todos modos, los techos se establecen en el documento de donación o empréstito. |
Comparación de Precios | Es un método apropiado para adquirir bienes en existencia, fáciles de obtener, o productos a granel con especificaciones estándar y pequeño valor o servicios de no consultoría de pequeño valor. La solicitud de cotización de precios debe incluir una descripción y la cantidad de los bienes o las especificaciones de los servicios de no consultoría, así como el plazo (o fecha de terminación) y lugar de entrega requerido. Se aplica para bienes y servicios de no consultoría cuyo costo estimado sea menor al equivalente a US $50.000, de todos modos, los techos se establecen en el documento de donación o empréstito |
5.1.4 MÉTODOS DE SELECCIÓN PARA LA CONTRATACIÓN DERIVADA DE RECURSOS DE COOPERACIÓN
Teniendo en cuenta que, principalmente, los recursos de cooperación que ejecuta el MINISTERIO provienen de países miembros de la Unión Europea, a continuación, se describen los principales métodos de selección establecidos por la Guía Práctica a 01 agosto de 20206, en función de los bienes y servicios que generalmente adquiere el MINISTERIO:
5.1.4.1 CONTRATOS DE SERVICIOS
Se utilizar este tipo de contratos cuando se va a contratar la realización de tareas o actividades de carácter intelectual, por ejemplo, estudios o asistencia técnica.
6 file:///C:/Users/USUARIO/Downloads/eprag-es-2020.0.pdf
MODALIDAD | ¿CUÁNDO SE DEBE APLICAR? |
Licitación Restringida Internacional (LRI) Se caracteriza porque todos los agentes económicos podrán solicitar su participación, pero solo podrán presentar una oferta los candidatos que cumplan los criterios de selección | Se aplica para contratos de servicios cuyo costo estimado sea igual o superior al equivalente a 300,000 EUR |
Contrato Xxxxx Xx trata de un acuerdo celebrado entre uno o varios órganos de contratación y uno o varios agentes económicos para establecer las condiciones que regirán los contratos específicos que se vayan a adjudicar durante un período determinado, en particular en lo que respecta a la duración, el objeto, los precios, el valor máximo, las normas de ejecución y las cantidades previstas. | Se aplica para contratos de servicios cuyo costo estimado sea menor al equivalente a 300,000 EUR. |
Contrato Xxxxx «Servicios para la ejecución de la ayuda exterior 2018» (FWC SIEA 2018). El Contrato marco «Servicios para la ejecución de la ayuda exterior 2018» (FWC SIEA 2018) es un contrato marco múltiple con reapertura de concurso entre 3 o 4 contratistas del lote correspondiente, para misiones de asistencia técnica a corto plazo que abarquen toda la gama de operaciones del ciclo del proyecto, a excepción de las auditorías financieras de los programas (que son objeto de un contrato marco separado). Entró en vigor el 1 xx xxxxx de 2018 por un período inicial de 24 meses, hasta el 31 xx xxxx de 2020. Los usuarios del contrato marco deben conocer que existen 2 procedimientos distintos a utilizar en el contexto del contrato marco; uno para contratos por un importe inferior a 300 000 EUR y otro para contratos iguales o superiores a 300 000 EUR e inferiores a 1 000 000 EUR, siendo el primero un procedimiento más corto y sencillo. | Se aplica para contratos de servicios cuyo costo estimado sea igual o superior a 300,000 EUR e inferior a 1, 000,000 EUR. |
Procedimiento simplificado Para contratos de valor inferior a 300 000 EUR, en función del contexto y de las necesidades (por ejemplo, la disponibilidad de los servicios solicitados en los distintos lotes del contrato marco o en el país socio, la duración y el presupuesto disponibles, etc.), el Órgano de Contratación podrá recurrir a un procedimiento simplificado como alternativa al contrato marco sin publicar el anuncio de contrato. En el marco del procedimiento simplificado, el Órgano de Contratación invitará como mínimo a 3 candidatos de su elección a que presenten sus ofertas. La evaluación (incluido el recurso a un Comité de Evaluación) y la adjudicación del contrato se regirán por las normas del procedimiento abierto. | Se aplica para contratos de servicios cuyo costo estimado sea menor al equivalente a 300,000 EUR. |
Una sola oferta | Se aplica para contratos de servicios cuyo costo estimado sea menor o igual al equivalente a 20,000 EUR |
5.1.5 CONTRATOS DE SUMINISTRO
Se debe utilizar este tipo de contratos para la adquisición de bienes o productos. Así, se utilizarán las modalidades previstas para los contratos de suministro cuando se van a adquirir, por ejemplo, equipos o materiales:
MODALIDAD | ¿CUÁNDO SE DEBE APLICAR? |
Licitación Abierta Internacional (LAI) Se caracteriza porque todos los agentes económicos podrán solicitar su participación, pero solo podrán presentar una oferta los candidatos que cumplan los criterios de selección. | Se aplica para contratos de suministro cuyo costo estimado sea igual o superior al equivalente a 300,000 EUR |
Licitación Abierta Local (LAL) Se caracteriza porque todos los agentes económicos podrán solicitar su participación, pero solo podrán presentar una oferta los candidatos que cumplan los criterios de selección. La publicación del Anuncio de Contrato se hace en Colombia y en el sitio web EuropeAid. | Se aplica para contratos de suministro cuyo costo estimado sea igual o superior al equivalente a 100.000 EUR e inferior a 300,000 EUR |
Procedimiento Simplificado: Se caracteriza porque al menos 3 candidatos recibirán una invitación a presentar ofertas. No será necesario publicar un anuncio de contrato. La evaluación (incluido el recurso a un Comité de Evaluación) y la adjudicación del contrato se regirán por las normas del procedimiento abierto. | Se aplica para contratos de suministro cuyo costo estimado sea inferior a 100.000 EUR |
Una sola oferta | Se aplica para contratos de suministro cuyo costo estimado sea menor o igual al equivalente a 20,000 EUR |
5.1.6 TIPOS DE CONTRATOS PARA LA CONTRATACIÓN DERIVADA
En el caso de la selección de consultores financiados por la Banca Multilateral o con recursos de cooperación entregados por los cooperantes se puede pactar:
Contrato por una suma global: Los contratos por una suma global se utilizan principalmente para servicios en que el contenido y la duración de los servicios, así como el producto que se exige de los consultores, se encuentran claramente definidos. Se utilizan en general para estudios sencillos de planificación y factibilidad, estudios ambientales, diseño detallado de estructuras estándar o comunes, diseño de sistemas de procesamiento de datos, y otros similares. Los pagos están vinculados a los productos (entregas), como informes, planos, listas de cantidades, documentos de licitación y programas de computación. Los contratos por una suma global son fáciles de administrar porque los pagos se efectúan contra entrega de productos claramente especificados.
Contrato sobre la base del tiempo trabajado: Este tipo de contrato es apropiado cuando resulta difícil definir el alcance y la duración de los servicios, ya sea porque estos están relacionados con actividades de terceros respecto de los cuales los plazos de ejecución pueden variar, o porque la aportación que se requiere de los
consultores para alcanzar los objetivos del trabajo es difícil de determinar. Este tipo de contrato se utiliza en general para estudios complejos, supervisión de obras de construcción, servicios de asesoramiento y para la mayoría de los servicios de capacitación. Los pagos se basan en los honorarios por hora, día, semana o mes convenidos para el personal (cuyos nombres normalmente figuran en el contrato) y en gastos reembolsables, para lo cual se utilizan los gastos efectuados o los precios unitarios convenidos, o ambos. Los gastos del personal incluyen sueldos, cargas sociales, gastos generales, comisiones (o utilidades) y, si procede, bonificaciones especiales. En este tipo de contrato se debe establecer un monto máximo para el total de pagos que se han de efectuar a los consultores. En dicho monto se debe incluir una reserva para contingencias que permita cubrir el costo de servicios inesperados o de una prolongación imprevista del trabajo, así como una suma para cubrir los ajustes de precios, cuando corresponda. Los contratos sobre la base del tiempo trabajado deben ser supervisados estrechamente y administrados por el contratante a fin de asegurar que el trabajo marche en forma satisfactoria y que los pagos solicitados por los consultores sean adecuados.
Contrato basado en el pago de honorarios fijos y/o comisión de éxito: Este tipo de contrato se utiliza en general cuando el consultor (un banco o una empresa financiera) está preparando a compañías para su venta o fusión con otras firmas, especialmente en operaciones de privatización. La remuneración del consultor incluye un honorario fijo y una comisión de éxito; esta última se expresa normalmente como porcentaje del precio de venta de los activos.
Contrato a porcentaje: Este tipo de contrato se utiliza normalmente para servicios de arquitectura. También se puede utilizar para servicios de agencias de adquisiciones y de inspección. En este contrato la remuneración que se paga al consultor está directamente relacionada con el costo de construcción real o estimada del proyecto, o con el costo de los bienes adquiridos o inspeccionados. El contrato se negocia sobre la base de las prácticas xxx xxxxxxx para los servicios y/o del costo estimado en meses-personal de los servicios, o se adjudica sobre la base de propuestas competitivas. Se debe tener presente que cuando se trata de servicios de arquitectura o ingeniería, los contratos a porcentaje carecen implícitamente de incentivos para que el diseño resulte económico, por lo que no se recomienda su uso. En consecuencia, se recomienda emplear este tipo de contrato para servicios de arquitectura sólo si se basa en un costo proyectado fijo y si se refiere a servicios perfectamente definidos (y no, por ejemplo, a servicios de supervisión de obras)
Contrato con entrega no definida de los servicios: Este contrato se utiliza cuando los Beneficiarios necesitan contar con servicios especializados “a pedido” de asesoramiento sobre una actividad determinada, cuyo alcance y plazo no se pueden establecer por anticipado. Se utiliza por lo general para asegurar la disponibilidad de servicios de “asesores” para la ejecución de proyectos complejos (por ejemplo, un grupo de expertos sobre presas), de conciliadores expertos para integrar grupos de solución de controversias, reformas institucionales, asesoramiento sobre adquisiciones, identificación y solución de problemas técnicos, etc., normalmente por períodos de un año o más. El Beneficiario y la firma acuerdan los precios unitarios que se han de pagar a los expertos, y los pagos se hacen sobre la base del tiempo efectivamente empleado en los servicios.
Acuerdo Xxxxx: Un acuerdo marco puede ser adecuado para la selección recurrente de servicios de consultoría o para consolidar los requisitos cuando entidades diferentes del Prestatario contratan el mismo tipo de servicios de consultoría. Se trata de un acuerdo entre el Prestatario y la firma o los consultores individuales seleccionados, en el que se establecen los términos y condiciones aplicables a servicios de consultoría específicos, nombrados directamente o mediante un proceso competitivo para prestar esos servicios en virtud de los términos del contrato.
6. GLOSARIO
Contrato de Empréstito: Es el documento que rige las relaciones legales entre el Prestatario y la Banca Multilateral.
Convenio de Cooperación: Es el documento que rige las relaciones legales entre el Beneficiario y el Estado, Organismo Internacional o Persona Extranjera de Derecho Público que entrega la ayuda financiera para que sea ejecutada directamente por el Beneficiario.
Contratación Derivada: Son los contratos que se suscriben por parte del MINISTERIO con cargo a los recursos provenientes del Contrato de Empréstito o del Convenio de Cooperación.
Plan de Adquisiciones de Bienes y Servicios: Es el instrumento clave de planificación mediante el cual se establecen junto con la fuente de recursos los objetivos, fechas, tiempos, fases, metas y la selección del método de adquisición o selección de servicios en tiempo y forma; debe comprender un período inicial de por lo menos dieciocho (18) meses y debe ser actualizado anualmente o con la frecuencia que sea necesaria durante la vida del crédito o cooperación técnica (donación), cada uno de ellos debe ser enviado a la fuente de recursos, para su revisión y posterior No Objeción o Aprobación.
Manual Operativo: Es una guía práctica de operación para la ejecución de un programa y una herramienta de consulta, que permite apoyar su organización y dirección reuniendo la información general del mismo, las reglas, los procedimientos, y los sistemas de seguimiento y control.
Examen Previo (EX - ANTE): Es la revisión y visto bueno que efectúa la fuente de los recursos a los documentos establecidos por él y previstos dentro del desarrollo de un proceso de contratación para adquirir un bien o prestar un servicio en el marco de un convenio xx xxxxxxxx o de una cooperación técnica, durante el proceso precontractual.
Examen Posterior (EX - POST): Es la revisión y visto bueno que efectúa la fuente de los recursos a todo el proceso de contratación para adquirir un bien o prestar un servicio en el marco de un convenio xx xxxxxxxx o de una cooperación técnica una vez adjudicado el contrato e iniciada la ejecución contractual.
Términos de Referencia: Documento que define claramente los objetivos, metas y el alcance del trabajo encomendado, para el caso de firmas consultoras suministra la información básica, con el objeto de facilitar la preparación de las propuestas técnicas y financieras.
Método de Selección: Es el procedimiento mediante el cual se adelantan los procesos con la Banca Multilateral o de acuerdo con las reglas del Cooperante, los cuales han sido previamente determinados en el plan de
adquisiciones.
Certificado de disponibilidad presupuestal: Documento que expide el encargado de presupuesto de la entidad, con el cual garantiza la existencia de apropiación presupuestal disponible y libre de afectación para la xxxxxxxx de compromisos. Afecta preliminarmente el presupuesto mientras se perfecciona el compromiso y se efectúa el correspondiente Registro Presupuestal.
Sistema Electrónico para la Contratación Pública (SECOP): Instrumento de apoyo a la gestión contractual de las entidades estatales, que permitirá la interacción de las entidades contratantes, los contratistas, la comunidad y los sistemas de información relacionados con la contratación pública que se encuentren a cargo de las entidades del Estado. Es el portal oficial de publicación de todos los documentos que se desprendan de la actividad contractual.
Manifestación de Interés: Es la presentación que realizan las firmas interesadas en un determinado proceso de selección para ser tenidos en cuenta en la conformación de lista corta, donde remiten una relación de su experiencia en temas relevantes con el objeto a contratar, así como una presentación de la firma (Brochure)
Lista Corta: Es la conformada por aquellas firmas que han manifestado interés en el proceso y cuyas experiencias relevantes con el objeto a contratar las ubican dentro de la misma. Se integra con seis
(6) firmas de las que han manifestado interés y con excepciones (autorización por parte del Banco) con menos firmas
Pedido de Propuestas o Solicitud de Propuestas: Es el documento que se remite a las firmas que conforman la Lista Corta, ha sido estructurado por los Bancos y el cual está conformado por: Carta de Invitación; Instrucciones para los Consultores; Propuesta Técnica (formularios estándar); Propuesta de Precio (formularios estándar); Términos de Referencia; Contrato Estándar y Países elegibles.
Adenda: Documento realizado con posterioridad a la apertura de un proceso de contratación con el fin de modificar la Solicitud de Propuesta emitida. Estas no pueden expedirse y publicarse el mismo día en que se tiene programado el cierre del proceso de selección, ni siquiera para la adición del término previsto para ello. Para el caso de la Licitación Pública, no podrán expedirse dentro de los tres días hábiles anteriores al cierre del proceso.
Propuesta Técnica: Es el conjunto de documentos presentados por una persona jurídica, asociación en participación, consorcio o unión temporal, durante un proceso de selección de firmas consultoras, el cual contiene sus ofrecimientos y la acreditación de los requisitos exigidos por la entidad en el Pedido de Propuestas o Solicitud de Propuestas.
Asociación en Participación (APCA): Mecanismo que puede utilizar una firma para participar en un proceso
de selección con otros consultores en una asociación en participación o en un consorcio.