WORLD WILDLIFE FUND INC OFICINA DE PAIS
WORLD WILDLIFE FUND INC OFICINA DE PAIS
CHILE
Título del Puesto: Asistente de Contratos | ||
País /Base: Chile Oficina de País – Xxxxxxxx | Familia: Administración | Nivel: Asistente |
Misión de WWF: Detener la degradación del ambiente en nuestro planeta y construir un futuro en el cual los seres humanos vivan en armonía con la naturaleza. | ||
Propósito del puesto: Bajo la supervisión de la Coordinadora Financiera, el Asistente de Contratos deberá apoyar en el monitoreo administrativo – financiero de los Contratos de Donación, Consultorías y Contratos de Apoyo para Viaje, asegurando el cumplimiento de las políticas y procedimientos de WWF en lo concerniente a la administración de los sub-contratos. Apoyar en temas de Administración de Proyectos. Este puesto requiere completar el registro de control de asistencia (entrada y salida) | ||
Líneas de Supervisión y Gerencia: Este puesto pertenece al equipo de Operaciones Reporta a: Coordinadora Financiera Supervisa: n.a. |
I. Responsabilidades clave
1. Apoyar en la emisión y administración de Contratos de Donación, concesión, Consultorías y Contratos de Apoyo para Viaje.
2. Responsable de actualizar el sistema de administración de sub-agreements (PTS) así como de otras herramientas de apoyo y monitoreo de sub-agreements.
3. Apoyar en asegurar el cumplimiento de las políticas de cada donante y las políticas de WWF en lo relacionado a sub-agreements brindado alertas necesarias a los supervisores o responsables de proyectos.
4. Apoyo y Seguimiento a temas de Administración de Proyectos.
Responsabilidades específicas
• Emisión de borradores de contratos, enmiendas, cierres, entre otros documentos legales
– contractuales.
• Responsable del envió de los contratos para sus respectivos VB o firma a través de Docusign, y posterior envío a la contraparte externa para su firma.
• Apoyar en la revisión de las condiciones de donantes y políticas de WWF para la emisión y monitoreo de sub-agreements (contratos de donación, consultorías y contratos de apoyo para viaje) y asegurar su cumplimiento.
• Responsable de capacitar a los beneficiarios de contratos (sub-agreements: contratos de donación, consultorías y contratos de apoyo para viaje) respecto a las reglas de cada donante y reglas de WWF.
• Responsable de actualizar y administrar el sistema PTS en el módulo agreements, así como otra base de datos que se disponga.
• Emisión de pagos relacionados a contratos (sub-agreements) en el sistema PTS.
• Monitoreo, seguimiento y revisión de entregables de sub-agreements (monitorear entregables antes del vencimiento de los mismos, envía recordatorios, coordina con el responsable técnico del acuerdo en WWF, entre otros).
• Revisión de informes financieros de los contratos (contratos de apoyo para viaje)
• Recepción, revisión y preparación del expediente de proceso de contratación de terceros para emisión de consultorías y documentos de soporte de los socios para la emisión de Grants.
• Responsable de la revisión mensual de saldos de sub-agreements desde el módulo de agreements/PTS, dando aviso a Contabilidad para que realice el análisis correspondiente en SAGE.
• Responsable del cierre de contratos en el sistema PTS (análisis de saldos desde el módulo de agreements en PTS y brinda el aviso a Contabilidad para que realice el análisis y cierre en SAGE).
• Apoyar en los requerimientos de auditoría relacionados a sub-agreements
• Organización de información física y digital – archivo del área de Administración de Proyectos.
• Apoyo en la actualización de herramientas de apoyo de monitoreo de proyecto smartsheet, drive, entre otros.
• Participación trimestral en revisión de ejecución financiera con las contrapartes técnicas del equipo de WWF.
• Participar colaborativamente en actividades comunes de la oficina de WWF, incluyendo reuniones mensuales, anuales, entre otras.
• Desarrollo de actividades complementarias que le xxxx xxxxxxxxx por su supervisor.
II. Relaciones de trabajo:
1. Internas: Comunicación regular con la Coordinadora Financiera a quien reporta y recibe orientación, y trabajo en equipo con los demás miembros xxx xxxxx de Operaciones.
2. Externas: Comunicación regular con las contrapartes de los contratos con el fin dar orientación y responder consultas que puedan surgir. A medida que se vaya integrando al equipo, asumirá labores de comunicación efectiva con miembros de la red global de WWF, en particular con la oficina de WWF-US en materias de Contratos Salientes.
III. Calificaciones mínimas:
Conocimientos:
• Poseer un título profesional en el área de administración, negocios o similar.
• Fluidez en español (escrito y hablado) y deseable dominio xx xxxxxx (escrito y hablado).
• Dominio de entorno Windows. Indispensable: MS Office (Word y Excel a nivel intermedio), manejo de correo electrónico (de preferencia Outlook)
Experiencia:
• Experiencia mínima de 1 año en actividades administrativas
• Experiencia en archivo de documentos
• Experiencia en emisión de pagos
• Experiencia en trabajos similares en otras Organizaciones (Deseable)
• Experiencia en trato al cliente / comunicación telefónica / escrita / entre otros.
Competencias:
• Integridad
• Orientación a resultados
• Respeto y valoracion de la diversidad.
• Organizado, con alto grado de sentido de responsabilidad.
• Manejo efectivo del tiempo
• Habilidad de comunicación.
• Organización para trabajr efectivamente bajo presión