SECRETARÍA DE FINANZAS

jueves 4 xx xxxx de 2017

ACUERDO POR EL QUE SE MODIFICA EL RELATIVO POR EL QUE SE ESTABLECE LA OBLIGACIÓN DE INTEGRAR LOS EXPEDIENTES DE LOS PROCEDIMIENTOS DE ADQUISICIÓN DE BIENES Y CONTRATACIÓN DE SERVICIOS, MEDIANTE LOS ÍNDICES DE EXPEDIENTES DE ADQUISICIÓN DE BIENES Y CONTRATACIÓN DE SERVICIOS.

AVISOS JUDICIALES: 1425, 1476, 276-B1, 1477, 1585,

1568, 1558, 1567, 644-A1, 1564, 1653, 1579, 752-A1,

320-B1, 1574, 1572, 1584, 319-B1, 1671, 1646, 1658,

1659, 1578, 1679, 788-A1, 336-B1, 1677, 1683,

786-A1 y 1669.

AVISOS ADMINISTRATIVOS Y GENERALES: 1657, 1614, 1602, 1596, 745-A1, 322-B1, 748-A1, 321-B1,

746-A1, 334-B1, 793-A1, 1678, 792-A1, 1595 y 1544.

Tomo CCIII

Número

SECCIÓN PRIMERA

Número de ejemplares impresos:

300

PODER EJECUTIVO DEL ESTADO

SECRETARÍA DE FINANZAS

XXXXXXX XXXXXXXXX XXXXXXXX XXXXXX, SECRETARIO DE FINANZAS DEL GOBIERNO DEL ESTADO DE MÉXICO, CON FUNDAMENTO EN LO DISPUESTO POR LOS ARTÍCULOS 78 DE LA CONSTITUCIÓN POLÍTICA DEL ESTADO LIBRE Y SOBERANO DE MÉXICO; 3, 15,

19 FRACCIÓN III, 23 Y 24 FRACCIONES XXXVIII Y XLVIII DE LA LEY ORGÁNICA DE LA ADMINISTRACIÓN PÚBLICA DEL ESTADO DE MÉXICO; 3 FRACCIONES II Y III, Y 8 DE LA LEY DE CONTRATACIÓN PÚBLICA DEL ESTADO DE MÉXICO Y MUNICIPIOS; 2 FRACCIÓN XXV Y 4 DEL REGLAMENTO DE LA LEY DE CONTRATACIÓN PÚBLICA DEL ESTADO DE MÉXICO Y MUNICIPIOS, 1, 3 FRACCIÓN XVIII, 5, 6, 7 FRACCIÓN XI, INCISO J), 30 FRACCIÓN II Y 32 FRACCIÓN II DEL REGLAMENTO INTERIOR DE LA SECRETARÍA DE FINANZAS; Y

CONSIDERANDO

Que por Acuerdo del Secretario de Finanzas, publicado en la Gaceta del Gobierno el día 05 xx xxxxx de 2016, se estableció la obligación de integrar los expedientes de los procedimientos de adquisición de bienes y contratación de servicios, mediante los “Índices de expedientes de Adquisición de Bienes y Contratación de Servicios”, con el propósito de contar con un documento que permitiera integrar debida y uniformemente los expedientes de los procedimientos de adquisición de bienes y contratación de servicios, en las modalidades de licitación pública, invitación restringida y adjudicación directa.

Que para contribuir al cumplimiento de las funciones y objetivos de la Administración Pública Estatal, es necesario continuar modernizando el marco jurídico, lo que implica la evaluación permanente de sus procedimientos y estrategias, a fin de consolidar aquellos que contribuyen al cumplimiento de los objetivos institucionales y replantear los que resultan insuficientes para tal propósito, aprovechando en todo momento las oportunidades de mejora, por lo que se requiere modificar los Índices de expedientes de Adquisición de Bienes y Contratación de Servicios, en sus diferentes modalidades, e instructivos de llenado.

Que de conformidad con lo establecido en el artículo 8 de la Ley de Contratación Pública del Estado de México y Municipios, corresponde a la Secretaria establecer las políticas y expedir las normas técnicas y administrativas en las materias que regula la Ley en cita.

Que en el marco de lo antes citado, resulta necesario contar con un documento que permita integrar debida y uniformemente los expedientes de los procedimientos de adquisición de bienes y contratación de servicios, en las modalidades de licitación pública, invitación restringida y adjudicación directa.

En mérito de lo expuesto, he tenido a bien emitir el siguiente:

PRIMERO.- El presente Acuerdo tiene como propósito modificar los formatos denominados "Índice de Expedientes de Adquisición de Bienes y Contratación de Servicios", y los formatos e instructivos de llenado de los mismos, en sus diferentes modalidades que se adjuntan y forman parte integrante del presente acuerdo, bajo las modalidades de licitación pública, invitación restringida y adjudicación directa presenciales, que deberán observar de manera obligatoria la propia Secretaría de Finanzas, las dependencias, entidades, tribunales administrativos y municipios, siempre que los actos a que se refiere la Ley de Contratación Pública del Estado de México y Municipios, se realicen con cargo total o parcial a fondos del Gobierno del Estado de México.

SEGUNDO.- Los índices de expedientes de adquisición de bienes y contratación de servicios deberán implementarse en los expedientes que se integran con motivo de los procedimientos adquisitivos que se realicen a partir de la fecha de la vigencia del presente.

TRANSITORIOS

PRIMERO.- Publíquese el presente Acuerdo en el Periódico Oficial del Gobierno del Estado Libre y Soberano de México "Gaceta del Gobierno".

SEGUNDO.- Este acuerdo entrará en vigor al día siguiente de su publicación en el Periódico Oficial "Gaceta del Gobierno".

TERCERO.- Corresponderá a la Secretaría de Finanzas la interpretación del presente Acuerdo.

CUARTO.- La Secretaría de la Contraloría vigilará el debido cumplimiento al presente Acuerdo.

Dado en el Xxxxxxx del Poder Ejecutivo, en la ciudad de Toluca xx Xxxxx, capital del Estado de México, el día veintinueve del mes xx xxxxx de dos mil diecisiete.

EL SECRETARIO DE FINANZAS

LIC. XXXXXXX XXXXXXXXX XXXXXXXX XXXXXX (RÚBRICA).

Instructivo para el llenado del Índice del Expediente de Adquisición de Bienes y Contratación de Servicios en la Modalidad de "Licitación Pública Nacional Presencial"

Formato que contiene la relación de documentos que deben incorporarse al expediente de adquisición de bienes y

contratación de servicios relacionados con la misma.

I. Datos Generales.

I.1 Unidad Administrativa: Área responsable de la adquisición de bienes o contratación de servicios (para mayor referencia deberá anotarse como encabezado: Secretaría u Organismo Auxiliar, Subsecretaría, Dirección General, Dirección de Área o coordinación administrativa o equivalente de la dependencia, entidad o tribunal administrativo, responsable de la ejecución de procedimientos adquisitivos).

I.2 No. de Licitación: Clave de identificación del procedimiento adquisitivo de acuerdo a la clasificación establecida por la unidad administrativa.

I.3 Nombre del Bien o Servicio: Descripción genérica de la adquisición del bien o contratación del servicio.

I.4 Empresa: Persona física o jurídica colectiva a quien se le haya adjudicado el contrato de la adquisición del bien o la contratación del servicio.

I.5 Importe del Contrato: Asentar el monto del contrato del bien o servicio, desglosando el concepto del I.V.A., cuando sea procedente.

Nota. En caso de contratación de varias empresas se deberá referenciar e incluir el Anexo A en los campos

I.4 y I.5.

II. Índice del Expediente de Adquisición de Bienes y Contratación de Servicios.

II.1 Número: Consecutivo de la documental que contiene el expediente.

II.2 Descripción del Documento: Concepto del documento a integrarse al expediente.

II.3 Existe (si, no): Indicar en este apartado sobre la existencia o no del documento para una pronta verificación.

II.4 Original o Copia: Indicar en este espacio si la documental se integra en original o copia.

II.5 Responsable de la Información: Indicar en este espacio la unidad administrativa responsable de la custodia del documento original o copia según corresponda.

II.6 Servidor público que valida: Nombre y cargo del (los) servidor(es) público(s) que valida(n) la correcta integración de los expedientes documentales de los procedimientos adquisitivos de bienes y contratación de servicios.

II.7 Firma: Firma del (los) servidor(es) público(s) que valida(n) la correcta integración de los expedientes documentales de los procedimientos adquisitivos de bienes y contratación de servicios.

II.8 Folio: Folio en el que se encuentra cada uno de los documentos referenciados en el índice.

II.9 Comentario: Se indicarán las razones por las que el o los documentos no estén incorporados al expediente, estableciendo su situación actual, que deberá ser referenciada a través del lugar físico de resguardo y los datos del responsable de la custodia de los documentos originales.

II.10 Servidor público responsable del resguardo del expediente: Nombre, cargo y firma del responsable del resguardo del expediente documental de los procedimientos adquisitivos de bienes y contratación de servicios.

III. Documentación que debe contener el Expediente de Adquisición de Bienes o Contratación de Servicios en la modalidad de Licitación Pública Nacional Presencial.

1. Impresión del Programa Anual de Adquisiciones del Bien o el Servicio: Documento a través del cual se verifica que el bien o servicio se encuentra debidamente programado.

2. Estudio xx xxxxxxx: A la investigación, sustentada en información proveniente xx xxxxxxx confiables y serias

(incluyendo parámetros internacionales), que permita tomar decisiones informadas sobre el mejor procedimiento de adquisición.

3. Oficio de Suficiencia Presupuestal: Documento que avale la existencia de suficiencia presupuestal suscrito por el coordinador administrativo o su equivalente.

4. Dictamen Técnico del Área correspondiente, en su caso: Incluir el documento de carácter técnico, emitido por la unidad administrativa responsable, que por sus funciones avale la adquisición del bien o servicio.

5. Oficio de Autorización para la Adquisición de Bienes o Contratación de Servicios que rebasen el Ejercicio Presupuestal (en su caso): Documento emitido por la Secretaría de Finanzas o unidad administrativa que corresponda, con el que se autoriza la adquisición de bienes o contratación de servicios que rebasen el ejercicio presupuestal.

6. Oficio de Autorización de Forma de Pago distinta a la establecida (en su caso): Incorporar documento emitido por la Secretaria de Finanzas o unidad administrativa responsable, en el que se autorice la forma de pago distinta a la establecida y que será aplicable al contrato.

7. Evidencia documental de la Autorización del Titular de la Unidad Administrativa para ejercer los Recursos, en caso de Contratación de Servicios Profesionales: Documento suscrito por el titular de la dependencia o entidad, donde autorice el ejercicio del recurso para este tipo de contrataciones.

8. Evidencia de la verificación realizada de que en los archivos de la administración pública estatal no existen trabajos, estudios o investigaciones, así como de la unidad administrativa respectiva de que en sus archivos no se cuenta con esos trabajos, estudios o investigaciones (en su caso): Documento que valide la inexistencia de trabajos, estudios o investigaciones en los archivos de la administración pública estatal.

9. Solicitud de adquisición de bienes o contratación de servicios: Documento de la unidad administrativa usuaria de los bienes o servicios ante el área de administración o convocante, responsable de llevar a cabo el procedimiento adquisitivo para la adquisición del bien o contratación del servicio solicitado.

10. Convocatoria Pública: Documento público por el que la convocante llama a participar en un procedimiento de licitación pública, a todas aquellas personas con interés jurídico y capacidad para presentar propuestas, en términos de la Ley de Contratación Pública del Estado de México y Municipios y su Reglamento.

11. Publicación a través del medio electrónico Compramex y en los diarios de mayor circulación en la Capital del Estado y a nivel nacional: Documento donde conste que la convocatoria se publicó en los medios que establece la normatividad aplicable en la materia, dicha publicación contendrá los datos de la convocatoria Asimismo, se incluirán en este apartado los documentos alusivos al trámite para la publicación de la convocatoria y su inclusión en el sistema Compramex.

12. Bases: Documento público expedido unilateralmente por la autoridad convocante, donde se establece la información sobre el objeto, alcance, requisitos, términos y demás condiciones del procedimiento para la adquisición, enajenación o el arrendamiento de bienes y la contratación de servicios.

13. Constancia (s) que avale(n) que la(s) empresa(s) o persona(s) física(s) no se encuentre(n) incluida(s) en el Registro de Empresas o Personas Físicas Objetadas: Incluir el documento o constancia emitido por el Registro de Empresas o Personas Físicas Objetadas de la Secretaría de la Contraloría del Gobierno del Estado de México, que indique si la(s) empresa(s) participante(s) se encuentra(n) o no en dicho registro.

Nota. La constancia de que las personas físicas o jurídicas colectivas no se encuentran objetadas para participar en los procedimientos adquisitivos deberá de ser integrada al expediente en la apertura de propuestas técnicas y económicas y suscripción de contrato. Todo ello proveerlo desde las bases.

14. Registro de Asistencia a la Junta de Aclaraciones (en su caso): Documento del registro de asistencia del (de los) interesado(s) que podrá contener: fecha, nombre, empresa y firma de los asistentes a la junta de aclaraciones sobre las bases de los bienes o servicios a adquirir.

15. Acta de Junta de Aclaraciones (en su caso): Documento donde consta la celebración del acto de la junta de aclaraciones, citándose el nombre de los participantes, las preguntas y aclaraciones u otros hechos que pudieran derivarse, en su caso las modificaciones a la convocatoria o bases y demás requisitos establecidos en la normatividad aplicable.

16. Recibos de pago de Bases: Copia del recibo de pago de acuerdo al sistema utilizado por la convocante, en donde consta que el oferente realizó el pago para la adquisición de las bases del concurso, lo que le da derecho a participar en él.

17. Registro de Asistencia al Acto de Presentación y Apertura de Propuestas: Documento del registro de asistencia del (de los) oferente (s) que podrá contener: fecha, nombre, empresa y firma de los asistentes al acto.

18. Propuesta (s) Técnica (s): Incorporar la(s) propuesta(s) presentada(s) por el (los) oferentes (es), respecto del bien o servicio licitado.

19. Propuesta (s) Económica (s): Incorporar la(s) propuesta(s) presentada(s) por el (los) oferentes (s) respecto del bien o servicio licitado.

20. Acta del Acto de Presentación y Apertura de Propuestas: Documento donde consta la celebración del acto de presentación y apertura de propuesta, en donde se citan los hechos suscitados durante el acto, los funcionarios que participaron, el (los) oferente (s) que se presentó (xxxx), declaratoria de aceptación o desechamiento de propuestas técnicas, declaratoria de aceptación o desechamiento de las propuestas económicas, monto propuesto

de los bienes o servicios a adquirir, lugar , fecha y hora para el procedimiento de contraoferta y el lugar, fecha y hora para la comunicación del fallo.

21. Oficio de cumplimiento o incumplimiento de propuestas por parte del área usuaria: Escrito presentado por las áreas requirentes ante la convocante respecto de la opinión de cumplimiento o incumplimiento de las propuestas presentadas por los oferentes en el procedimiento adquisitivo de que se trate.

22. Precios de Referencia: Incorporar el o los precios de referencia empleados para el procedimiento adquisitivo sustentados en el estudio xx xxxxxxx o procedimiento normativo aplicado.

23. Evidencia Documental del Análisis y Evaluación de las Propuestas Técnicas y Económicas: Incorporar la

documental que acredite el análisis y evaluaciones realizadas a las propuestas técnicas y económicas, con el fin de determinar aquéllas que cumplieron con la información, documentación o demás requisitos solicitados en las bases así como la que resultó ser la más conveniente en cuanto a precio, calidad, financiamiento, oportunidad y demás circunstancias pertinentes para el Gobierno del Estado de México.

24. Registro de Asistencia al Acto de Contraoferta: Documento del registro de asistencia del (de los) oferente (s) que participan en el acto de contraoferta que podrá contener: fecha, nombre, empresa y firma de los asistentes al acto.

25. Documento de Contraoferta (en su caso): Incorporar el documento en el que el (los) oferente (s), por escrito, reduzca(n) los precios de su propuesta original habiéndose comunicado previamente los precios de referencia.

26. Acta del Acto de Contraoferta: Documento donde consta la celebración del acto de Contraoferta, en donde se citan los hechos suscitados durante el acto, los funcionarios que participaron, el (los) oferente (s) que se presentó (xxxx), (el o) los monto(s) de la Contraoferta de los bienes o servicios a adquirir.

27. Dictamen de Adjudicación: Documento emitido por el Comité de Adquisiciones y Servicios, en el que consta de la reseña cronológica de los actos del procedimiento adquisitivo y el análisis de las propuestas, indicando, entre otros rubros, las razones y fundamento del desechamiento o descalificación, las que fueron aceptadas, así como la adjudicación a favor del licitante que reúna los requisitos solicitados en las bases.

28. Acuerdo del acta de sesión de comité: Documento sobre el análisis de propuestas que realizan los integrantes de comité de adquisiciones y servicios para determinar la adjudicación o no del procedimiento.

29. Fallo de Adjudicación: Documento emitido por la convocante que contiene el nombre o clave de los licitantes o invitados cuyas propuestas técnicas y económicas fueron desechadas o descalificadas, las razones y fundamento invocados para ello; nombre o clave de los licitantes o invitados cuyas propuestas técnicas y económicas fueron aprobadas; nombre o clave de los licitantes o invitados a quienes se adjudique el contrato, e identificación de cada una de las partidas o conceptos y montos asignados; información para la suscripción del contrato, presentación de garantías, y en su caso, entrega de anticipos, conforme a las bases.

30. Contrato (s): Incluir el o los instrumentos contractuales suscritos con el (los) oferente (s) ganador(es), en el (los) que recayó la adjudicación del procedimiento licitatorio.

31. Testimonio escrito emitido por el Testigo Social en la Contratación (en su caso): Documento debidamente validado y entregado por el Testigo Social a la unidad contratante, mismo que contendrá los apartados establecidos en la normatividad aplicable.

32. Garantías de Anticipo (en su caso), de Cumplimiento (en su caso), de Defectos o Vicios Ocultos (en su caso): Se incorporará la garantía exhibida a través de fianza, cheque certificado o cheque de caja, en su caso, otorgadas por institución debidamente autorizada.

33. Oficio de Aviso de Cumplimiento o Incumplimiento de Contrato por el Área Usuaria: Escrito emitido por la unidad administrativa usuaria por el que informa a la contratante el cumplimiento o incumplimiento del proveedor o prestador del servicio.

34. Evidencia documental de la Gestión para el Inicio del Procedimiento Administrativo Sancionador, dirigido al área respectiva, en posibles incumplimientos (en su caso): Documento que acredite la gestión para el inicio del Procedimiento Administrativo Sancionador al área respectiva.

35. Evidencia Documental de la Aplicación xx Xxxxx Convencionales (en su caso): En caso de presentarse, incorporar el documento por el que conste la sanción impuesta al proveedor o prestador de servicios por incumplimiento del contrato.

36. Evidencia Documental del Cobro / aplicación de Garantías (en su caso): Documento que avale la recuperación de la garantía establecida para la adquisición del bien o servicio.

37. Registro de Control de Facturación y Liquidación de Contrato: Registro de las facturas que acrediten el cumplimiento o incumplimiento del suministro del bien o prestación del servicio, adjuntando, en su caso, copia de las facturas correspondientes.

38. Convenio Modificatorio (en su caso): Documento que acredite las modificaciones al contrato de adquisición de bienes o contratación de servicios, en términos de la normatividad aplicable.

39. Endosos Modificatorios a la Póliza de Garantía (en su caso): En caso de registrarse ajustes o modificaciones a los plazos de entrega, al monto del contrato o a las cláusulas del mismo, se incorporará documento emitido por la afianzadora en el que se haga constar el endoso que modifica la póliza de fianza que corresponda.

Instructivo para el llenado del Índice del Expediente de Adquisición de Bienes y Contratación de Servicios en la Modalidad de "Invitación Restringida Presencial"

Formato que contiene la relación de documentos que deben incorporarse al expediente de adquisición de bienes y contratación de servicios relacionados con la misma.

I. Datos Generales.

I.I Unidad Administrativa: Área responsable de la adquisición de bienes o contratación de servicios (para mayor referencia deberá anotarse como encabezado: Secretaría u Organismo Auxiliar, Subsecretaría, Dirección General, Dirección de Área o coordinación administrativa o equivalente de la dependencia, entidad o tribunal administrativo, responsable de la ejecución de procedimientos adquisitivos).

I.2 No. de Invitación: Clave de identificación del procedimiento adquisitivo de acuerdo a la clasificación establecida por la unidad administrativa.

I.3. Nombre del Bien o Servicio: Descripción genérica de la adquisición del bien o contratación del servicio.

I.4 Empresa: Persona física o jurídico colectiva a quien se le haya adjudicado el contrato de la adquisición del bien o la contratación del servicio.

I.5 Importe del Contrato: Asentar el monto del contrato del bien o servicio, desglosando el concepto del I.V.A., cuando sea procedente.

Nota. En caso de contratación de varias empresas se deberá referenciar e incluir el Anexo A en los campos I.4 y I.5.

II. Índice del Expediente de Adquisición de Bienes y Contratación de Servicios.

II.1 Número: consecutivo de la documental que contiene el expediente.

II.2 Descripción del Documento: concepto del documento a integrarse al expediente.

II.3 Existe (si, no): Indicar en este apartado sobre la existencia o no del documento para una pronta verificación.

II.4 Original o Copia: Indicar en este espacio si la documental se integra en original o copia.

II.5 Responsable de la Información: Indicar en este espacio la unidad administrativa responsable de la custodia del documento original o copia según corresponda.

II.7 Firma: Firma del (los) servidor(es) público(s) que valida(n) la correcta integración de los expedientes documentales de los procedimientos adquisitivos de bienes y contratación de servicios.

II.8 Folio: Folio en el que se encuentra cada uno de los documentos referenciados en el índice.

III. Documentación que debe contener el Expediente de Adquisición de Bienes o Contratación de Servicios en la modalidad de Invitación Restringida Presencial.

1. Impresión del Programa Anual de Adquisiciones del Bien o el Servicio: Documento a través del cual se verifica que el bien o servicio se encuentra debidamente programado.

2. Estudio xx xxxxxxx: A la investigación, sustentada en información proveniente xx xxxxxxx confiables y serias (incluyendo parámetros internacionales), que permita tomar decisiones informadas sobre el mejor procedimiento de adquisición.

3. Oficio de Suficiencia Presupuestal: Documento que avale la existencia de suficiencia presupuestal suscrito por el coordinador administrativo o su equivalente.

10. Bases: Documento público expedido unilateralmente por la autoridad convocante, donde se establece la información sobre el objeto, alcance, requisitos, términos y demás condiciones del procedimiento para la adquisición, enajenación o el arrendamiento de bienes y la contratación de servicios.

11. Invitaciones: Incluir las invitaciones oficiales entregadas a por lo menos tres personas que sean seleccionadas de entre los que estén inscritos en el catálogo de proveedores.

12. Constancia (s) que avale(n) que la(s) empresa(s) o persona(s) física(s) no se encuentre(n) incluida(s) en el

Registro de Empresas o Personas Físicas Objetadas: Incluir el documento o constancia emitido por el Registro de Empresas o Personas Físicas Objetadas de la Secretaría de la Contraloría del Gobierno del Estado de México, que indique si la(s) empresa(s) participante(s) se encuentra(n) o no en dicho registro.

13. Bitácora de invitación a concursos y control de entrega de bases a oferentes: Registro de invitaciones de oferentes a participar, en el control de entrega de bases se anota su participación o negativa a participar en fecha y hora.

18. Propuesta (s) Técnica (s): Incorporar la(s) propuesta(s) presentada(s) por el (los) oferentes (es), respecto del bien o servicio licitado.

19. Propuesta (s) Económica (s): Incorporar la(s) propuesta(s) presentada(s) por el (los) oferentes (s) respecto del bien o servicio licitado.

de los bienes o servicios a adquirir, lugar , fecha y hora para el procedimiento de contraoferta y el lugar, fecha y hora para la comunicación del fallo.

22. Precios de Referencia: Incorporar el o los precios de referencia empleados para el procedimiento adquisitivo sustentados en el estudio xx xxxxxxx o procedimiento normativo aplicado.

23. Evidencia Documental del Análisis y Evaluación de las Propuestas Técnicas y Económicas: Incorporar la documental que acredite el análisis y evaluaciones realizadas a las propuestas técnicas y económicas, con el fin de determinar aquéllas que cumplieron con la información, documentación o demás requisitos solicitados en las bases así como la que resultó ser la más conveniente en cuanto a precio, calidad, financiamiento, oportunidad y demás circunstancias pertinentes para el Gobierno del Estado de México.

24. Registro de Asistencia al Acto de Contraoferta: Documento del registro de asistencia del (de los) oferente (s) que participan en el acto de Contraoferta que podrá contener: fecha, nombre, empresa y firma de los asistentes al acto.

27. Dictamen de Adjudicación: Documento emitido por el Comité de Adquisiciones y Servicios, en el que consta de la reseña cronológica de los actos del procedimiento adquisitivo y el análisis de las propuestas, indicando, entre otros rubros, las razones y fundamento del desechamiento o descalificación, las que fueron aceptadas, así como la adjudicación a favor del oferente que reúna los requisitos solicitados en las bases.

30. Contrato (s) validado por unidad administrativa (en su caso): Incluir el o los instrumentos contractuales suscritos con el (los) oferente (s) ganador(es), en el (los) que recayó la adjudicación del procedimiento licitatorio.

36. Evidencia Documental del Cobro / aplicación de Garantías (en su caso): Documento que avale la recuperación de la garantía establecida para la adquisición del bien o servicio.

38. Convenio Modificatorio (en su caso): Documento que acredite las modificaciones al contrato de adquisición de bienes o contratación de servicios, en términos de la normatividad aplicable.

Instructivo para el llenado del Índice del Expediente de Adquisición de Bienes y Contratación de Servicios en la Modalidad de "Adjudicación Directa Presencial"

Formato que contiene la relación de documentos que deben incorporarse al expediente de adquisición de bienes y contratación de servicios relacionados con la misma.

I. Datos Generales.

I.1 Unidad Administrativa: Área responsable de la adquisición de bienes o contratación de servicios (para mayor referencia deberá anotarse como encabezado: Secretaría u Organismo Auxiliar, Subsecretaría, Dirección General, Dirección de Área o coordinación administrativa o equivalente de la dependencia, entidad o tribunal administrativo, responsable de la ejecución de procedimientos adquisitivos).

I.2 No. de Adquisición: Clave de identificación del procedimiento adquisitivo de acuerdo a la clasificación establecida por la unidad administrativa.

I.3. Nombre del Bien o Servicio: Descripción genérica de la adquisición del bien o contratación del servicio.

I.4 Empresa: Persona física o jurídico colectiva a quien se le haya adjudicado el contrato de la adquisición del bien o la contratación del servicio.

I.5 Importe del Contrato: Asentar el monto del contrato del bien o servicio, desglosando el concepto del I.V.A., cuando sea procedente.

Nota. En caso de contratación de varias empresas se deberá referenciar e incluir el Anexo A en los campos I.4 y I.5.

II. Índice del Expediente de Adquisición de Bienes y Contratación de Servicios.

II.1 Número: consecutivo de la documental que contiene el expediente.

II.2 Descripción del Documento: concepto del documento a integrarse al expediente.

II.3 Existe (si, no): Indicar en este apartado sobre la existencia o no del documento para una pronta verificación.

II.4 Original o Copia: Indicar en este espacio si la documental se integra en original o copia.

II.5 Responsable de la Información: Indicar en este espacio la unidad administrativa responsable de la custodia del documento original o copia según corresponda.

II.6 Servidor público que valida: Nombre y cargo del (los) servidor(es) público(s) que valida(n) la correcta integración de los expedientes documentales de los procedimientos adquisitivos de bienes y contratación de servicios.

II.7 Firma: Firma del (los) servidor(es) público(s) que valida(n) la correcta integración de los expedientes documentales de los procedimientos adquisitivos de bienes y contratación de servicios.

II.8 Folio: Folio en el que se encuentra cada uno de los documentos referenciados en el índice.

II.9 Comentario: Se indicarán las razones por las que el o los documentos no estén incorporados al expediente, estableciendo su situación actual, que deberá ser referenciada a través del lugar físico de resguardo y los datos del responsable de la custodia de los documentos originales.

II.10 Servidor público responsable del resguardo del expediente: Nombre, cargo y firma del responsable del resguardo del expediente documental de los procedimientos adquisitivos de bienes y contratación de servicios.

III. Documentación que debe contener el Expediente de Adquisición de Bienes o Contratación de Servicios en la modalidad de Adjudicación Directa Presencial.

1. Impresión del Programa Anual de Adquisiciones del Bien o el Servicio: Documento a través del cual se verifica que el bien o servicio se encuentra debidamente programado.

3. Cotizaciones (en su caso): Documentos emitidos por proveedores o prestadores de servicios, en donde reflejen la descripción de los bienes o servicios, costo unitario y total con IVA incluido y condiciones comerciales.

4. Oficio de Suficiencia Presupuestal: Documento que avale la existencia de suficiencia presupuestal suscrito por el coordinador administrativo o su equivalente.

5. Dictamen Técnico del Área correspondiente, en su caso: Incluir el documento de carácter técnico, emitido por la unidad administrativa responsable, que por sus funciones avale la adquisición del bien o servicio.

6. Oficio de Autorización para la Adquisición de Bienes o Contratación de Servicios que rebasen el Ejercicio Presupuestal (en su caso): Documento emitido por la Secretaría de Finanzas o unidad administrativa que corresponda, con el que se autoriza la adquisición de bienes o contratación de servicios que rebasen el ejercicio presupuestal.

7. Oficio de Autorización de Forma de Pago distinta a la establecida (en su caso): Incorporar documento emitido por la Secretaria de Finanzas o unidad administrativa responsable, en el que se autorice la forma de pago distinta a la establecida y que será aplicable al contrato.

8. Evidencia documental de la Autorización del Titular de la Unidad Administrativa para ejercer los Recursos, en caso de Contratación de Servicios Profesionales: Documento suscrito por el titular de la dependencia o entidad, donde autorice el ejercicio del recurso para este tipo de contrataciones.

9. Evidencia de la verificación realizada de que en los archivos de la administración pública estatal no existen trabajos, estudios o investigaciones, así como de la unidad administrativa respectiva de que en sus archivos no se cuenta con esos trabajos, estudios o investigaciones (en su caso): Documento que valide la inexistencia de trabajos, estudios o investigaciones en los archivos de la administración pública estatal.

10. Solicitud de adquisición de bienes o contratación de servicios: Documento de la unidad administrativa usuaria de los bienes o servicios ante el área de administración o convocante, responsable de llevar a cabo el procedimiento adquisitivo para la adquisición del bien o contratación del servicio solicitado.

11. Oficio de Justificación de Procedencia por Excepción a la Licitación Pública y documentación soporte (en su caso): Documento que señala la justificación o conveniencia de llevar a cabo la adjudicación directa, deberá formularse por el titular de la unidad administrativa usuaria.

12. Dictamen del Comité de Procedencia del procedimiento de adjudicación directa (en su caso): Documento que establezca el pronunciamiento del Comité de Adquisiciones y Servicios para la celebración del procedimiento adquisitivo bajo la modalidad de adjudicación directa.

13. Invitación: Documento público expedido unilateralmente por la autoridad convocante, entregado a las personas físicas o jurídica colectivas que se encuentren en posibilidad de atender el suministro de los bienes o la prestación de los servicios, en las mejores condiciones disponibles en cuanto a precio, calidad, cantidad, financiamiento, oportunidad y demás circunstancias pertinentes.

14. Constancia (s) que avale(n) que la(s) empresa(s) o persona(s) física(s) no se encuentre(n) incluida(s) en el Registro de Empresas o Personas Físicas Objetadas: Incluir el documento o constancia emitido por el Registro de Empresas o Personas Físicas Objetadas de la Secretaría de la Contraloría del Gobierno del Estado de México, que indique si la(s) empresa(s) participante(s) se encuentra(n) o no en dicho registro.

15. Bitácora de invitación a concursos y control de entrega de invitación a oferentes: Registro de invitaciones de oferentes a participar, en el control de entrega de bases se anota su participación o negativa a participar en fecha y hora.

16. Registro de Asistencia a la Junta de Aclaraciones (en su caso): Documento del registro de asistencia del (de los) interesado(s) que podrá contener: fecha, nombre, empresa y firma de los asistentes a la junta de aclaraciones sobre las bases de los bienes o servicios a adquirir.

17. Acta de Junta de Aclaraciones (en su caso): Documento donde consta la celebración del acto de la junta de aclaraciones, citándose el nombre de los participantes, las preguntas y aclaraciones u otros hechos que pudieran derivarse, en su caso las modificaciones a la convocatoria o bases y demás requisitos establecidos en la normatividad aplicable.

18. Registro de Asistencia al Acto de Presentación y Apertura de Propuestas: Documento del registro de asistencia del (de los) oferente (s) que podrá contener: fecha, nombre, empresa y firma de los asistentes al acto.

19. Propuesta (s) Técnica (s): Incorporar la(s) propuesta(s) presentada(s) por el (los) oferentes (es), respecto del bien o servicio licitado.

20. Propuesta (s) Económica (s): Incorporar la(s) propuesta(s) presentada(s) por el (los) oferentes

(s) respecto del bien o servicio licitado.

21. Acta del Acto de Presentación y Apertura de Propuestas: Documento donde consta la celebración del acto de presentación y apertura de propuesta, en donde se citan los hechos suscitados durante el acto, los funcionarios que participaron, el (los) oferente (s) que se presentó (xxxx), declaratoria de aceptación o desechamiento de propuestas técnicas, declaratoria de aceptación o desechamiento de las propuestas económicas, monto propuesto de los bienes o servicios a adquirir, lugar , fecha y hora para el procedimiento de contraoferta y el lugar, fecha y hora para la comunicación del fallo.

22. Oficio de cumplimiento o incumplimiento de propuestas por parte del área usuaria: Escrito presentado por las áreas requirentes ante la convocante respecto de la opinión de cumplimiento o incumplimiento de las propuestas presentadas por los oferentes en el procedimiento adquisitivo de que se trate.

23. Precios de Referencia: Incorporar el o los precios de referencia empleados para el procedimiento adquisitivo sustentados en el estudio xx xxxxxxx o procedimiento normativo aplicado.

24. Evidencia Documental del Análisis y Evaluación de las Propuestas Técnicas y Económicas: Incorporar la documental que acredite el análisis y evaluaciones realizadas a las propuestas técnicas y económicas, con el fin de determinar aquéllas que cumplieron con la información, documentación o demás requisitos solicitados en las bases así como la que resultó ser la más conveniente en cuanto a precio, calidad, financiamiento y demás circunstancias pertinentes para el Gobierno del Estado de México.

25. Registro de Asistencia al Acto de Contraoferta: Documento del registro de asistencia del (de los) oferente (s) que participan en el acto de Contraoferta que podrá contener: fecha, nombre, empresa y firma de los asistentes al acto.

26. Documento de Contraoferta (en su caso): Incorporar el documento en el que el (los) oferente (s), por escrito, reduzca(n) los precios de su propuesta original habiéndose comunicado previamente los precios de referencia.

27. Acta del Acto de Contraoferta: Documento donde consta la celebración del acto de Contraoferta, en donde se citan los hechos suscitados durante el acto, los funcionarios que participaron, el (los) oferente (s) que se presentó (xxxx), (el o) los monto(s) de la Contraoferta de los bienes o servicios a adquirir.

28. Dictamen de Adjudicación: Documento emitido por el Comité de Adquisiciones y Servicios, en el que consta de la reseña cronológica de los actos del procedimiento adquisitivo y el análisis de las propuestas, indicando, entre otros rubros, las razones y fundamento del desechamiento o descalificación, las que fueron aceptadas, así como la adjudicación a favor del oferente que reúna los requisitos solicitados en la invitación.

29. Acuerdo del acta de sesión de comité: Documento sobre el análisis de propuestas que realizan los integrantes de comité de adquisiciones y servicios para determinar la adjudicación o no del procedimiento.

30. Fallo de Adjudicación: Documento emitido por la convocante que contiene el nombre o clave de los licitantes o invitados cuyas propuestas técnicas y económicas fueron desechadas o descalificadas, las razones y fundamento invocados para ello; nombre o clave de los licitantes o invitados cuyas propuestas técnicas y económicas fueron aprobadas; nombre o clave de los licitantes o invitados a quienes se adjudique el contrato, e identificación de cada una de las partidas o conceptos y montos asignados; información para la suscripción del contrato, presentación de garantías, y en su caso, entrega de anticipos, conforme a las bases.

31. Contrato (s): Incluir el o los instrumentos contractuales suscritos con el (los) oferente (s) ganador(es), en el (los) que recayó la adjudicación del procedimiento licitatorio.

32. Testimonio escrito emitido por el Testigo Social en la Contratación (en su caso): Documento debidamente validado y entregado por el Testigo Social a la unidad contratante, mismo que contendrá los apartados establecidos en la normatividad aplicable.

33. Garantías de Anticipo (en su caso), de Cumplimiento (en su caso), de Defectos o Vicios Ocultos (en su caso): Se incorporará la garantía exhibida a través de fianza, cheque certificado o cheque de caja, en su caso, otorgadas por institución debidamente autorizada.

34. Oficio de Aviso de Cumplimiento o Incumplimiento de Contrato por el Área Usuaria: Escrito emitido por la unidad administrativa usuaria por el que informa a la contratante el cumplimiento o incumplimiento del proveedor o prestador del servicio.

35. Evidencia documental de la Gestión para el Inicio del Procedimiento Administrativo Sancionador, dirigido al área respectiva, en posibles incumplimientos (en su caso): Documento que acredite la gestión para el inicio del Procedimiento Administrativo Sancionador al área respectiva.

36. Evidencia Documental de la Aplicación xx Xxxxx Convencionales (en su caso): En caso de presentarse, incorporar el documento por el que conste la sanción impuesta al proveedor o prestador de servicios por incumplimiento del contrato.

37. Evidencia Documental del Cobro / aplicación de Garantías (en su caso): Documento que avale la recuperación de la garantía establecida para la adquisición del bien o servicio.

38. Registro de Control de Facturación y Liquidación de Contrato: Registro de las facturas que acrediten el cumplimiento o incumplimiento del suministro del bien o prestación del servicio, adjuntando, en su caso, copia de las facturas correspondientes.

39. Convenio Modificatorio (en su caso): Documento que acredite las modificaciones al contrato de adquisición de bienes o contratación de servicios, en términos de la normatividad aplicable.

40. Endosos Modificatorios a la Póliza de Garantía (en su caso): En caso de registrarse ajustes o modificaciones a los plazos de entrega, al monto del contrato o a las cláusulas del mismo, se incorporará documento emitido por la afianzadora en el que se haga constar el endoso que modifica la póliza de fianza que corresponda.

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SECRETARÍA DE FINANZAS

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