Contract
ANEXO 2- F
Actualización de enero de 2001 de la versión aprobada por el ONUD y el Banco Mundial el 22 de febrero de 1994 y lista de comprobación del acuerdo de costo compartido (ACC) financiado con un préstamo del Banco Mundial e implementado por el ONUD bajo la modalidad de Ejecución Nacional.
"Procedimientos Especiales de Ejecución para Costo Compartido que se Origine en Operaciones con el Banco Mundial"
Documento de Proyecto del ONUD Nº:
Título:
Entre el Gobierno de ("EL GOBIERNO") y el Programa de las Naciones Unidas para el Desarrollo ("ONUD")
A. RELACIONES ENTRE EL ONUD, EL GOBIERNO Y EL BANCO MUNDIAL
1. El Gobierno y el ONUD han acordado cooperar en la implementación de este proyecto de aquí en adelante denominado el proyecto del ONUD que esta financiado (parcialmente) con recursos puestos a disposición del Gobierno por el Banco Mundial bajo el acuerdo que se indica en la sección "contexto legal" del Documento de Proyecto. el Gobierno ha acordado que dichos fondos sean suministrados al ONUD bajo la modalidad de costo compartido. las fuentes de financiamiento para este proyecto son las siguientes:
(A) EL GOBIERNO. (I) Recursos propios
(II) Fondos provenientes del
Acuerdo con el BM US$
(III) En especie US$
(B) ONUD (I) Recursos propios US$
(II) De terceros US$
(III) En especie US$
2. El Gobierno mantendrá la responsabilidad global en la ejecución del proyecto. de acuerdo con las reglas del ONUD, que se aplican a este proyecto del ONUD, el Gobierno es el responsable de seleccionar los procedimientos de implementación que se aplicarán al mismo y que serán idénticos a las disposiciones de implementación que se especifican en el acuerdo con el Banco Mundial.
Programa de las Naciones Unidas para el Desarrollo
3. El Gobierno obtendrá la "no objeción" del Banco Mundial antes de hacer cualquier cambio sustancial en el proyecto del ONUD, como por ejemplo en sus objetivos, actividades, acuerdos de implementación, presupuesto, etc. no es necesario obtener autorización del Banco Mundial para las redistribuciones presupuestarias anuales, de las cuales el Banco Mundial será informado por el Gobierno.
4. El Gobierno y el ONUD han acordado designar una "institución nacional ejecutora" como agencia de ejecución para el proyecto del ONUD, que será la misma agencia designada para la ejecución del proyecto bajo el acuerdo del Banco Mundial, si correspondiese. la agencia nacional de ejecución tendrá la responsabilidad total en la provisión de los insumos del proyecto del ONUD, incluyendo la preparación de los términos de referencia, el procesamiento de invitaciones a licitar y las evaluaciones y selección de consultores. el ONUD asistirá a la agencia de ejecución en la ejecución del proyecto del ONUD y podrá suministrarle servicios de apoyo de acuerdo a las normas y reglamentaciones del ONUD.
B. LA CONTRIBUCIÓN DE COSTO COMPARTIDO
5. La contribución de costo compartido que se establece en el párrafo a.1 de este anexo será utilizada por el Gobierno para sufragar el costo de los insumos de este Documento de Proyecto, (y el costo de los servicios de apoyo que se originen a partir de los mismos y en los que incurra el ONUD)1 el nivel de actividades y responsabilidades del ONUD según se especifican en este Documento de Proyecto dependerá de la recepción por parte del ONUD de la contribución de costo compartido y de la contribución en efectivo del Gobierno, si la hubiera, por los montos que se especifican en el presupuesto de este Documento de Proyecto. todas las cuentas financieras se expresarán en dólares estadounidenses. la categoría en el anexo 1 del acuerdo xx xxxxxxxx / de crédito del Banco Mundial (o la categoría en una sección análoga de cualquier otro acuerdo del Banco Mundial que pueda aplicarse), a ser utilizada para cubrir el costo de cada actividad enumerada en el presupuesto del pr oyecto del ONUD. se indica también ya sea en el mismo calendario de pagos o en el presupuesto de proyecto del ONUD.
6. Los sistemas del ONUD han de tener la posibilidad de rastrear lo siguiente:
(A) Recibos de efectivo – por fuente de financiamiento.
(B) Desembolsos de efectivo – por categoría del anexo 1 del acuerdo xx xxxxxxxx / crédito del Banco Mundial (o la sección análoga de cualquier otro acuerdo del Banco Mundial que se aplique), por componente y sub-componente de proyecto,
por fuente de financiamiento, tipo de gasto (local vs. internacional) y por ubicación geográfica (si correspondiese).
(C) Cuenta especial – pagos, reposiciones, estados de cuenta bancaria conciliaciones.
(D) Gastos reales vs presupuesto.
(E) Gastos por contrato y gerenciamiento de adquisiciones.
(F) Indicadores de monitoreo del desempeño.
Esto debiese permitirle al ONUD brindarle al Gobierno toda la información necesaria para preparar los informes de gestión de proyectos, conforme al manual de gestión financiera de proyectos del Banco Mundial (borrador de febrero de 1999).
7. El Gobierno proporcionara al ONUD todos los documentos deproyecto del Banco Mundial, incluyendo pero no restringiéndose a lo siguiente: (i) el acuerdo del Banco Mundial; (ii) el documento de evaluación del proyecto; y (iii) el plan de ejecución del proyecto.
8. El Gobierno podrá elegir cualquiera de los siguientes métodos de pago para la contribución de costo compartido:
(A) Pago por el Gobierno (i) de sus recursos propios, o (ii) de la cuenta especial (del acuerdo del Banco Mundial, si la hubiera); o
(B) Pago directo del Banco Mundial por pedido del Gobierno; (no disponible bajo el sistema de desembolsos basados en el informe de gestión del proyecto).
9. Se adjuntarán al presupuesto del proyecto del ONUD calendarios de pago separados para cada fuente de costo compartido. el calendario de pagos incluye una estimación realista del monto apropiado para el pago por adelantado por un periodo que no exceda los seis meses. esta estimación se basa en un plan de trabajo preparado por el Gobierno, y que cuenta con el acuerdo del Banco Mundial. este adelanto se utilizará como un fondo rotatorio para los gastos del proyecto y sera repuesto al recibirse una solicitud del Gobierno basada en los gastos reales informados por el ONUD. las solicitudes de reposición deben presentarse en forma mensual, o trimestral cuando se utiliza el desembolso basado en los informes de gestión de proyectos. el adelanto se recuperará a partir de los seis meses antes de la fecha de cierre xxx xxxxxxxx / crédito/ subsidio. esta información se presentará en el formato que se especifica en la "carta de desembolso" del Banco Mundial al prestatario.
10. El ONUD cubrirá sus costos administrativos cargando el monto (indicado en las cuentas presupuestarias 75105 – gms, y 75110 - iss) en relación con los gastos bajo este Documento de Proyecto que se originen en la contribución. de acuerdo con las normas y reglamentaciones del ONUD, este monto será utilizado por el ONUD como reembolso de los servicios de apoyo requeridos bajo el Documento de Proyecto. estos servicios pueden incluir servicios de contabilidad, pago de salarios, informes financieros, asistencia informática, apoyo secretarial o de otro tipo. cualquier incremento o disminución en el monto de los costos administrativos que resulte en un aumento o disminución en el monto del proyecto del ONUD será convenido entre el ONUD y el Gobierno.
11. Si por cualquier motivo, los montos depositados por el Gobierno fueran insuficientes para sufragar el costo de los insumos convenidos bajo este Documento de Proyecto, el ONUD informara al Gobierno con el fin de asegurar una financiación adicional. si dicha financiación no estuviera disponible, la asistencia suministrada bajo este Documento de Proyecto puede ser reducida, suspendida o terminada por el ONUD, luego de una adecuada conversación con el Gobierno y el Banco Mundial.
12. Cualquier interés devengado sobre los fondos no desembolsados recibidos de acuerdo al párrafo 8 del presente anexo, no se acumula en la cuenta del proyecto. el mismo vuelve al programa nacional del ONUD.
13. Para los proyectos de Ejecución Nacional, es responsabilidad del Gobierno llevar a cabo una auditoría independiente de todos los fondos bajo este Documento de Proyecto. el ONUD pondrá a disposición del Gobierno toda la información financiera y de otro tipo que pueda requerirse en conexión con dicha auditoría. el ONUD se reserva el derecho de llevar a cabo auditorías adicionales de acuerdo a sus reglas y prácticas de auditoría vigentes.
14. El ONUD efectuará los pagos y llevará un registro de los gastos a la tasa oficial de cambio de las naciones unidas efectiva a la fecha de la transacción.
X. XXXXXXXXXXX XX XXXXXX X XXXXXXXXX
00. El Gobierno ha convenido llevar a cabo todas las actividades de adquisición requeridas para la ejecución de la porción del Banco Mundial en el costo compartido del proyecto ONUD, de acuerdo con las disposiciones del acuerdo del Banco Mundial, los lineamientos del Banco Mundial sobre “la selección y contratación de consultores" y "adquisiciones", según correspondiese. sin embargo, sujeto al acuerdo del Banco Mundial, se podrán usar los documentos tipo del ONUD en todos aquellos casos en que no existiesen los documentos tipo del Banco Mundial. los procedimientos de contratación y adquisición se detallan en los cuadros adjuntos. los contratos a ser firmados por el ONUD incluirán una cláusula adicional especial acordada con el banco para preservar la condición legal especial del ONUD.
16. El ONUD no brindará servicios de apoyo con respecto a la contratación de consultores, colocación de órdenes de equipo ni efectuará los pagos respectivos sin el acuerdo específico de la agencia nacional de ejecución. la agencia ejecutora del Gobierno no solicitara el apoyo del ONUD sin haber obtenido la "no objeción" del Banco Mundial, si ésta estuviera establecida como requerimiento en el acuerdo con el Banco Mundial.
17. Todos los consultores responderán a y serán supervisados por funcionarios designados por la agencia nacional de ejecución. en el caso de desempeño insatisfactorio por parte de cualquier consultor, el Gobierno y el ONUD mantendrán consultas sobre el tema. el Gobierno es responsable de llevar a cabo las consultas con el Banco Mundial sobre el tema y de la acción que se contemple al respecto, si la hubiese.
D. EQUIPO
18. El equipo, suministros y cualquier otro bien financiado a través de la contribución será asegurado adecuadamente en todos los casos y el ONUD tendrá la propiedad de los mismos hasta su entrega y/o instalación en la sede del proyecto.
Inmediatamente después, se hará la transferencia de la propiedad al Gobierno asegurándose que: (a) todo el equipo sea usado exclusivamente en apoyo al proyecto bajo el acuerdo con el Banco Mundial durante su implementación y luego la propiedad será retenida por la agencia beneficiaria respectiva; y (b) el Gobierno asume la responsabilidad completa del mantenimiento de dicho equipo y de la provisión del seguro adecuado.
19. Plan de adquisiciones. la agencia nacional de ejecución, con la asistencia del ONUD, preparará un plan de adquisiciones para el proyecto –acordado por el Gobierno y abarcando como mínimo el año siguiente. el plan se actualizará cada seis meses en una base renovable y el Gobierno lo presentará al Banco Mundial para su aprobación. este plan incluye: -un listado de los contratos a ser obtenidos; los costos estimados de dichos contratos; el cronograma para las licitaciones; y el método para la contratación o selección de consultores.
20. Revisión posterior a las adquisiciones y auditorías sobre las adquisiciones. cada contrato de equipo y servicios no sujetos a la revisión previa del banco, tal como se establece en el acuerdo del Banco Mundial, quedará sujeto al análisis al azar por parte de los auditores seleccionados por el Banco Mundial y por las misiones de supervisión del banco. la agencia nacional de ejecución, con la asistencia del ONUD, oportunamente pondrá a disposición de los auditores toda la información que pueda requerirse en relación con dicha auditoría. a fin de facilitar la supervisión de las adquisiciones, su revisión y la auditoría de las adquisiciones, el ONUD y la agencia nacional de ejecución mantendrán un registro de todas las actividades de adquisición.
Estos registros incluirán lo siguiente: (i)los anuncios públicos de las licitaciones; (ii) los documentos de la licitación y los agregados; (iii) información sobre la apertura de las ofertas; (iv) informes de evaluación de la licitación; (v) apelaciones formales por parte de los oferentes y los resultados de las mismas; (vi) contratos firmados con sus agregados o enmiendas; (vii) registros respecto de demandas y resoluciones de conflictos; (viii) registros del tiempo que lleva completar los pasos clave del proceso.
E. REVISIÓN
21. El proyecto del ONUD será objeto de un proceso de revisión al menos una vez al año para proyectos de larga duración. el Gobierno invitará al Banco Mundial a participar. el Gobierno invitará a participar al ONUD en el proceso de revisión del proyecto del Banco Mundial del cual el proyecto del ONUD es parte.
F. FINALIZACIÓN
22. El ONUD devolverá cualquier fondo no utilizado a la cuenta xxx xxxxxxxx / crédito o de cooperación técnica, de pagos que fueran hechos con fondos de la cuenta xxx xxxxxxxx/crédito o cooperación técnica, antes de la fecha de cierre especificada en el acuerdo con el Banco Mundial. el Gobierno informará al ONUD de cualquier extensión de la fecha de cierre, que hubiera sido convenida con el banco.
TERMINACIÓN
23. La vigencia del presente Documento de Proyecto cesará a los treinta días de que cualquiera de las partes hubiera avisado por escrito a la otra parte de la decisión de dar por terminado el acuerdo. el Gobierno, antes de dar ningún aviso de terminación, o inmediatamente luego de recibir cualquier aviso del ONUD, efectuará las consultas pertinentes con el Banco Mundial, según sea el caso.
INTRODUCCIÓN
El representante residente firmará los documentos de proyecto de costo compartido del ONUD.
En los cuadros siguientes se indican las respectivas responsabilidades y los plazos promedio para la contratación de consultores y la adquisición de equipo.
CUADRO 1 CONSULTORES INDIVIDUALES (INTERNACIONALES)
Se indican a continuación las responsabilidades del organismo nacional de ejecución y del ONUD, con respecto a la contratación de consultores individuales [marcar la columna del Gobierno o del ONUD según corresponda]:
GOBIERNO | ONUD | ACTIVIDAD | TIEMPO PROMEDIO PARA TOMAR ACCIÓN (DÍAS HÁBILES) |
Preparación de los términos de referencia | |||
Estudio/revisión términos de referencia | |||
Obtener la no objeción del BM a los tor's | |||
Preparación de la lista corta (si se requiere) | |||
Aprobación de la lista corta | |||
Obtener la no objeción del BM a la lista corta | |||
Selección de consultores | |||
Obtener no objeción del Banco Mundial a la selección | |||
Negociación de contratos | |||
Firma de contratos | |||
Administración de contratos incluyendo autorización/arreglos de viajes | |||
Supervisión técnica de consultores | |||
Evaluación del progreso en el trabajo | |||
Estudio/aprobación del informe final | |||
Pago | |||
Firma del contrato | |||
Preparación del informe de gestión del proyecto (requerido bajo el LACI) |
Programa de las Naciones Unidas para el Desarrollo
CONSULTORES INDIVIDUALES (NACIONALES)
Se indican a continuación las responsabilidades del organismo nacional de ejecución y del ONUD, con respecto a la contratación de consultores [marcar la columna del Gobierno o el ONUD según corresponda]:
GOBIERNO | ONUD | ACTIVIDAD | TIEMPO PROMEDIO PARA TOMAR ACCIÓN (DÍAS HÁBILES) |
Preparación de los términos de referencia | |||
Estudio/revisión términos de referencia | |||
Obtener la no objeción del BM a los tor's | |||
Preparación de la lista corta propuesta (si se requiere) | |||
Aprobación de la lista corta | |||
Obtener la no objeción del BM a la lista corta | |||
selección de consultores | |||
Obtener la no objeción del BM a la selección | |||
Negociación de contratos | |||
Firma de contratos | |||
Administración de contratos incluyendo autorización/arreglos viaje | |||
Supervisión técnica de consultores | |||
Evaluación del progreso en el trabajo | |||
Estudios/revisión del informe final | |||
Pago | |||
Firma del contrato | |||
Preparación del informe de gestión del proyecto (requerido bajo el LACI) |
FIRMAS CONSULTORAS
Se indican a continuación las responsabilidades del organismo nacional de ejecución y del ONUD, con respecto a la contratación de firmas consultoras [marcar la columna del Gobierno o el ONUD según corresponda]:
GOBIERNO | ONUD | ACTIVIDAD | TIEMPO PROMEDIO PARA TOMAR ACCIÓN (DÍAS HÁBILES) |
Preparación de los términos de referencia | |||
Estudio/revisión términos de referencia | |||
Obtener no objeción del BM a los tor's | |||
Publicidad (si se requiere) | |||
Pre-calificación (si se requiere) | |||
Preparación de la lista corta | |||
Aprobación de la lista corta | |||
Obtener la no objeción del BM a la lista corta | |||
Obtener la no objeción del BM a RPP | |||
Evaluación de propuestas | |||
Obtener la no objeción del banco al/a los informe/s de evaluación y recomendación de adjudicación | |||
Negociación de contratos | |||
obtener la no objeción del banco al contrato negociado | |||
adjudicación del contrato | |||
administración del contrato | |||
supervisión y evaluación técnica | |||
pago a los consultores | |||
preparación del informe de gestión del proyecto |
1 Incluye Carta de Invitación, Información a Consultores, Borrador de Contrato
ADQUISICIÓN DE EQUIPO Y SUMINISTROS
Se indican a continuación las responsabilidades del organismo nacional de ejecución y del ONUD, con respecto a la adquisición de equipo y suministros [marcar la columna del Gobierno o el ONUD según corresponda]:
GOBIERNO | ONUD | ACTIVIDAD | TIEMPO PROMEDIO PARA TOMAR ACCIÓN (DÍAS HÁBILES) |
Preparación de la lista de equipo | |||
Preparación de especificaciones detalladas | |||
Conclusión de las especificaciones | |||
Obtener no objeción del BM a las especificaiones | |||
Preparación de los documentos de la licitación (incluyendo especificaciones) | |||
Estudio/revisión de los documentos de la licitación | |||
Obtener la no objeción del BM a los documentos de la licitación | |||
Publicidad (si se requiere) | |||
Pre-calificación (si se requiere) | |||
Si hubiese pre-calificación: preparación de la lista corta propuesta | |||
Si hubiese pre-calificación:aprobación de la lista corta | |||
Si hubiese pre-calificación: acuerdo con la lista corta aprobada | |||
si hubiese pre-calificación: obtención de la 'no objeción’ del BM a la lista corta | |||
Emisión de la invitación a licitar | |||
Evaluación de las propuestas | |||
Recomendación para la adjudicación | |||
Acuerdo a la recomendación | |||
Obtención de la 'no objeción' del BM a la adjudicación | |||
Adjudicación del contrato | |||
Preparación, negociación y firma del contrato | |||
Colocación de la orden de compra | |||
Inspección y embarque | |||
Despacho aduanero | |||
Recibo y aceptación del equipo | |||
Pago al proveedor | |||
Preparación del informe de gestión del proyecto |
ACTIVIDADES DE CAPACITACIÓN
Se indican a continuación las responsabilidades del organismo nacional de ejecución y del ONUD, con respecto a la realización de actividades de capacitación [marcar la columna del Gobierno o el ONUD según corresponda]:
GOBIERNO | ONUD | ACTIVIDAD | TIEMPO PROMEDIO PARA TOMAR ACCIÓN (DÍAS HÁBILES) |
Preparación del plan de capacitación | |||
Obtención de la no objeción del BM al plan | |||
Diseño de los requisitos para capacitación específica | |||
Selección de candidatos | |||
Obtención de la no objeción del BM a los candidatos | |||
Confirmar la habilidad lingüística de los candidatos (si se requiriese) | |||
Identificación de los programas apropiados | |||
Ubicación | |||
Arreglos de viaje | |||
Arreglos financieros para los pasantes y las instituciones | |||
Seguimiento de los logros | |||
Apoyo logístico y seguro |
GESTIÓN FINANCIERA
Se indican a continuación las responsabilidades del organismo nacional de ejecución y del ONUD, con respecto a la administración contable y financiera del proyecto [marcar la columna del Gobierno o el ONUD según corresponda]:
GOBIERNO | ONUD | ACTIVIDAD | TIEMPO PROMEDIO PARA TOMAR ACCIÓN (DÍAS HÁBILES) |
Preparación del plan de trabajo anual sobre el cual se basa el presupuesto | |||
Obtención de la no objeción del BM al plan de trabajo anual | |||
Emisión de la solicitud de retiro xx xxxxxxxx, con informe de gestión del proyecto (si correspondiese) | |||
Mantenimiento de cuentas separadas para los fondos del proyecto | |||
Revisión anual l progreso de acuerdo al plan de trabajo y de acuerdo a las revisiones presupuestarias necesarias | |||
Solicitar la no objeción del BM a las enmiendas al Documento de Proyecto, incluyendo revisiones presupuestarias sustantivas | |||
Preparación de estados financieros anuales para su presentación a los auditores. | |||
Estados auditados | |||
Informe de auditoría final | |||
Cierre de cuentas y devolución del saldo no utilizado a la cuenta xxx xxxxxxxx |
UN PRÉSTAMO DEL BANCO MUNDIAL E IMPLEMENTADO POR EL ONUD BAJO LA MODALIDAD DE EJECUCIÓN NACIONAL
I. ANTECEDENTES
1. Los temas que se detallan a continuación han requerido algún tipo de aclaración durante los primeros años de implementación del anexo tipo a los documentos de proyecto de costo compartido ejecutados por el ONUD bajo la modalidad de Ejecución Nacional, acordado entre el banco y el ONUD en el mes de febrero de 1994. la intención de esta lista de comprobación es brindar una guía al personal de la oficina local del ONUD y a los gerentes de tareas del banco. su formato actual ha sido acordado por el ONUD y el banco.
2. Conforme a las reglas del ONUD, el Gobierno tiene la responsabilidad de elegir los procedimientos de ejecución aplicables a los proyectos de costo compartido implementados bajo la modalidad de Ejecución Nacional. estos procedimientos son iguales a las disposiciones de ejecución previstas en el acuerdo xx xxxxxxxx del banco, según lo establecido en el párrafo 2 del anexo de costo compartido. esta es la base para el anexo tipo de costo compartido y para esta lista de comprobación.
II. APROBACIÓN DE DOCUMENTOS DE ACC
3. La política del banco y del ONUD es que la utilización del ONUD para apoyar a los prestatarios en el logro de la eficiencia y la transparencia en la gestión y ejecución de proyectos debe fortalecer el desarrollo de la capacidad de las agencias de Ejecución Nacional del prestatario y, por ende, reducir a través del tiempo la dependencia que tengan respecto de este tipo de apoyo. en consecuencia, cuando el Gobierno solicita el apoyo del ONUD, la intervención del ONUD incluirá medidas para desarrollar las capacidades en las agencias de Ejecución Nacional relevantes, lo que incluirá referenciación e indicadores a fin de evaluar el progreso conforme a un plan acordado para el monitoreo de las capacidades.
4. Los ACCS son aceptables para el banco siempre que haya una sola fuente, ya sea: (a) que a solicitud del Gobierno, el banco acepte que se han cumplido las disposiciones de los párrafos 3.9 y 3.13 de “los lineamientos: selección y contratación de consultores por parte de prestatarios del Banco Mundial” (enero de 1997, revisados en septiembre de 1997 y enero de 1999; “los lineamientos del consultor”) o b) que los servicios del ONUD se paguen con fondos que no provengan de un préstamo del Banco Mundial.
5. Proyectos futuros y proyectos en preparación: la decisión de contratar al ONUD para apoyar al prestatario en la ejecución del proyecto se tomará en base a un estudio caso por caso, conforme a los criterios de fuente única establecidos en los lineamientos del consultor mencionados ut supra. la participación del ONUD en la ejecución de proyectos se justificará en el documento de evaluación del banco donde se describirá también el grado de su participación. el documento de evaluación debe identificar las razones por las que se utiliza al ONUD y propondrá de qué manera se ha de crear la capacidad institucional local para evitar la perpetuidad en la utilización de este organismo. las acciones propuestas para crear la capacidad institucional local podrían incluirse en el proyecto o en el diálogo entre el banco y el Gobierno sobre la estrategia de asistencia al país (EAP). esto se aplicará a proyectos futuros.
6. Proyectos en ejecución. en el caso de los proyectos en ejecución y de aquellos en estado de preparación avanzada, puede contratarse al ONUD para apoyar al prestatario en la ejecución del proyecto bajo las mismas condiciones establecidas en el párrafo 4, ut supra, es decir, en aquellos casos en que el ONUD es la única organización que pueda ofrecer los servicios que se necesitan para ese caso en particular; en casos de emergencia; en casos en que la asignación es muy pequeña (por debajo de los $ 100.000); o cuando el prestatario desea financiar los costos asociados con el ONUD (sus gastos generales).
7. Los Documentos de Proyecto ACC deben modificarse según se requiera para asegurar la coherencia entre el texto estándar del ONUD y del anexo ACC. a su vez, el anexo ha de asegurar la coherencia entre el Documento de Proyecto ACC del ONUD y el acuerdo xx xxxxxxxx.
8. Cuando exista la posibilidad de que el Gobierno quiera reemplazar el financiamiento a través de un subsidio del ONUD por una contribución de costo compartido del Gobierno proveniente de una operación del banco, el Gobierno seguirá los procedimientos de adquisiciones del banco para asegurar la elegibilidad para los reembolsos subsiguientes del banco.
9. Las solicitudes del prestatario para acuerdos de costo compartido al solo efecto de evitar el pago de impuestos no son aceptables para el ONUD ni para el banco.
III. CONTRATACIÓN DE CONSULTORES (ANEXO DE COSTO COMPARTIDO; PÁRRAFO 15)
10. La solicitud tipo del banco para proponer servicios de consultores es obligatoria para todos los contratos con empresas consultoras cualquiera sea el procedimiento de selección competitiva que se aplique. en la medida en que el banco desarrolle otros formatos obligatorios para contratos de menor envergadura con las empresas, éstos también serán utilizados junto con el acuerdo del banco. en ausencia de dichos formatos obligatorios, podrán utilizarse los formularios del ONUD u otros formatos de contrato aceptables para el banco. es de esperarse que el banco desarrolle modelos de contratos no obligatorios para consultores individuales. los contratos a ser firmados por el ONUD incluirán cláusulas adicionales especiales acordadas con el banco a fin de preservar la condición legal especial del ONUD.
11. Cuando se utiliza un contrato tipo para consultores del ONUD, la mayoría de las referencias al representante residente del ONUD deben eliminarse –como en la cláusula de rescisión – y reemplazarse por el nombre de la agencia de ejecución del Gobierno, quien es sustancialmente responsable de la ejecución del proyecto.
12. El ONUD no procesará contratos en nombre y representación de las agencias de ejecución del Gobierno sin haber obtenido copia de la “no objeción” del banco cuando ésta se requiera. el banco enviará su “no objeción” a la agencia de ejecución del Gobierno y, al mismo tiempo, una copia al ONUD para acelerar el proceso de contratación. no se necesita revisión adicional alguna por parte de la oficina local del ONUD. sin embargo, si el salario propuesto para un consultor local no se encontrase en línea con la escala de remuneración local del ONUD, o si existiese cualquier otro punto que requiera alguna aclaración, el ONUD lo planteará al Gobierno y al banco preferentemente por teléfono y con anterioridad al otorgamiento de la “no objeción” por parte del banco.
13. Con relación a los consultores internacionales, se observa que los costos de algunas empresas consultoras y de algunos individuos pueden resultar relativamente elevados cuando se comparan con los honorarios normalmente aceptables bajo los lineamientos de adquisiciones del ONUD. estos honorarios elevados no necesariamente impiden la aprobación del banco, siempre que los consultores hayan sido seleccionados para una tarea en base a sus méritos técnicos. sin embargo, si el ONUD tuviese alguna inquietud en relación con dichos honorarios, ha de consultar al banco.
14. La mayoría de los acuerdos de préstamos establece un umbral para la contratación de consultores, por debajo del cual el prestatario no debe solicitar la “no objeción” del banco. cuando no se requiere la “no objeción” del banco, el papel del ONUD debe establecerse antes de la firma del documento de costo compartido. si el prestatario acuerda que han de seguirse los procedimientos de revisión de contrato normalmente aplicados por el ONUD, esto debería especificarse explícitamente en el cuadro adjunto al anexo ACC. las aprobaciones del ONUD han de realizarse lo más rápidamente posible. para aquellos contratos por montos inferiores al umbral que se requiere para la revisión del banco, que el Gobierno desea procesar a través del ONUD, el prestatario mantiene la obligación de absorber el costo con sus recursos propios si con posterioridad se declara que el contrato no es elegible para su financiación por parte del banco.
15. En cualquiera de los casos en que se haya otorgado la “no objeción” del banco, conforme a las reglas del ONUD aplicables a la modalidad de Ejecución Nacional, no es obligatorio que la oficina local del ONUD presente este mismo contrato para la revisión tanto del comité de contratos local de la oficina del ONUD (contratos de entre $ 30.000 y $100.000) o del comité de contratos de la sede del ONUD (contratos superiores a $ 100.000).
16. Los contratos de más de un año de duración pueden firmarse, ya que la directiva ONUD/prog/93/5 del 17 de diciembre de 1993 no se aplica cuando el Gobierno como agencia de ejecución participa en la selección de los bienes y servicios.
IV. ADQUISICIÓN DE BIENES (ANEXO DE COSTO COMPARTIDO, PÁRRAFO 18)
17. Ha de seguirse el método de adquisición de bienes, incluyendo los umbrales de valor en un contrato, según lo especificado en el acuerdo xx xxxxxxxx (por ejemplo, icb – organismos internacionales de productos básicos; lb, ncb). los documentos de licitación tipo del banco y los documentos de licitación tipo para licitaciones públicas nacionales acordados entre el banco y los prestatarios han de utilizase cuando éstos existan2. los contratos a ser firmados por el ONUD incluirán cláusulas adicionales especiales acordadas con el banco a fin de preservar la condición legal especial del ONUD.
2 El ONUD está preparando una cláusula a ser incorporada a los documentos de licitación y las órdenes de compra que confirma que cuando el ONUD actúa en nombre y representación del Gobierno para la adquisición de bienes y la contratación de obras, el Gobierno, como propietario final, tomará posesión plena de las garantías.
18. Cuando el prestatario requiera la asistencia del ONUD para la redacción de las especificaciones técnicas, la investigación sobre especificaciones alternativas o la verificación de la compatibilidad de los diversos tipos de equipo, la oficina de campo del ONUD podrá solicitar asistencia externa si no tuviese los expertos técnicos dentro de su oficina.
19. Cuando se haya otorgado la “no objeción” del banco, conforme a las normas del ONUD aplicables a la modalidad de Ejecución Nacional, no es obligatorio que la oficina local del ONUD presente la propuesta al comité de contratos local o al comité de contratos de la sede del ONUD3. en general, los acuerdos xx xxxxxxxx establecen umbrales monetarios para el contrato debajo de los cuales no se requiere la revisión previa del banco para la adquisición de bienes. estos umbrales varían mucho de una operación a otra. antes de la firma de los ACCS, debe determinarse si el Gobierno desea que la oficina de campo del ONUD revise las solicitudes de compra de equipo. para la adquisición de bienes; por debajo del umbral determinado, para la revisión por parte del banco, el prestatario queda obligado a absorber el costo del ítem adquirido con sus recursos propios si luego se declara que no es elegible para su financiación por parte del banco.
OBRAS
20. Los principios establecidos ut supra para la contratación de consultores y para la adquisición de equipo se aplicarán por igual a la contratación de obras.
PRESUPUESTO DEL ONUD PARA ACC
21. La asignaciones importantes en el anexo 1 del acuerdo xx xxxxxxxx deben transcribirse al formato de presupuesto del ONUD abarcando consultores individuales, empresas consultoras, equipo y capacitación. se entiende que el desglose del presupuesto del ONUD, especialmente en los inicios del proyecto, es una estimación que deberá ajustarse una vez identificados y reclutados los consultores. el ONUD procesará con prontitud el reclutamiento de consultores y la adquisición de bienes a solicitud de la agencia de ejecución del Gobierno, conforme a una autorización de adelanto, si fuese necesario, y revisará luego el presupuesto, según se requiera.
3 El ONUD establecerá un mecanismo para una revisión post-facto regular por parte de la Sede del ONUD. La autoridad delegada al Representante Residente del ONUD puede revocarse en caso de un desempeño pobre.
22. Los gastos administrativos generales del ONUD (párrafo 10 del anexo de ACC) se basa en un porcentaje, generalmente entre un 3 y un 5% del costo total del proyecto, dependiendo del costo que le implique al ONUD brindar los servicios de apoyo solicitados, pero también, puede combinarse con un cargo uniforme para cubrir el costo de especialistas agregados en forma ad hoc al personal de la oficina local. no es necesario un desglose detallado de los gastos generales4. estos costos puede cubrirse con fondos xxx xxxxxxxx (si así lo permitiese el acuerdo xx xxxxxxxx del Banco Mundial) o de la contribución de contraparte del Gobierno hacia el proyecto.
DESEMBOLSO (ANEXO DE COSTO COMPARTIDO, PÁRRAFOS 5-12)
23. Para aquellos casos en que el acuerdo xx xxxxxxxx del Banco Mundial permite el uso de declaraciones de gastos, los procedimientos actuales del banco establecen que los límites de estas declaraciones sean, en general, equivalentes a los umbrales de revisión anteriores del banco, en ambos se estipulan en el acuerdo xx xxxxxxxx. para contratos que requieran la revisión previa del banco, los desembolsos no deben comenzar hasta tanto el banco haya recibido una copia firmada del contrato y la información de dicho contrato haya sido debidamente cargada en el mis (sistema de información para la administración) del banco.
24. Los porcentajes de financiación estipulados en el anexo i del acuerdo xx xxxxxxxx a ser compartidos entre el préstamo del banco y la contribución de contraparte del Gobierno (o contribución de tercera parte) son aplicables a cada pago individual. la oficina de campo del ONUD deberá prestar especial atención a los gastos para los cuales la financiación xxx xxxxxxxx se encuentra por debajo del 100%, a fin de asegurar que los fondos de contraparte estén disponibles en el momento del pago5. a los efectos del párrafo 5 del anexo ACC tipo, el presupuesto del documento ACC del ONUD deberá incluir un cuadro con referencias cruzadas entre las categorías del cuadro del anexo i del acuerdo xx xxxxxxxx con cada línea del presupuesto del ONUD.
4 Cuando el Banco ha otorgado su “no objeción” al Documento de Proyecto del ONUD, incluyendo los costos administrativos propuestos del ONUD (gastos generales), el ONUD no debe presentar documentación adicional alguna para justificar los pagos subsiguientes de estos gastos generales al ONUD que caigan dentro de los términos acordados en el Documento de Proyecto del ONUD.
5 Las Oficinas de Campo del ONUD pueden aceptar pagos de los prestatarios en moneda local, a fin de cubrir gastos locales. La cuenta del Banco en la que han de depositarse dichos fondos y el cronograma de transferencia de fondos deben establecerse en el Presupuesto del ACC.
25. El banco no financia impuestos locales. cuando el banco financia el 100% de un gasto local, es obligación del prestatario (con asistencia de la oficina de campo del ONUD) calcular con exactitud los impuestos, si éstos fuesen identificables. en este sentido, sería de utilidad, si el presupuesto del ACC o el anexo de costo compartido incorporasen datos específicos sobre el financiamiento de contraparte a fin de facilitar la revisión del borrador de ACCS y asegurarse que los pagos que se efectúan durante la ejecución sean elegibles para su financiación bajo el préstamo.
26. Los gerentes de tareas del banco, el prestatario y el personal de la oficina de campo del ONUD deben analizar cuidadosamente las proyecciones de gastos en el documento de evaluación del proyecto (o en sus versiones actualizadas) al preparar los borradores de ACCS. el adelanto de “hasta seis meses” al ONUD que se menciona en el anexo de costo compartido se ha aplicado en algunos casos independientemente de la necesidad real de dichos fondos xxx xxxxxxxx. dado que el prestatario paga intereses sobre los fondos xxx xxxxxxxx desde el momento en que se desembolsan de la cuenta del proyecto, es importante que las proyecciones sean realistas.
27. Se permiten los desembolsos durante el período xx xxxxxx, generalmente cuatro meses luego de la fecha de cierre xxx xxxxxxxx, para equipo, obras y servicios entregados en la fecha de cierre o con anterioridad. ya que el ONUD operaría únicamente con adelanto de fondos, el ONUD debe asegurarse que no se realicen pagos para gastos incurridos luego de la fecha de cierre. debe prestarse especial atención a las últimas transacciones que pueden hacer que el prestatario incurra en forma inadvertida en gastos que no son elegibles para su financiamiento. en esos casos, el banco debe otorgar una extensión de la fecha de cierre antes de poder reconocer los gastos.
AUDITORÍA (ANEXO DE COSTOS COMPARTIDOS, PÁRRAFO 13)
28. Los ACCS quedan sujetos a los requisitos de auditoría del ONUD y del banco. hasta tanto se desarrollen términos de referencia para auditorías unificados que abarquen las necesidades del banco y del ONUD, con el propósito de contener los costos, se recomienda que al auditor elegido por el Gobierno y al cual el banco haya prestado su conformidad, se le provea de términos de referencia que cubran las necesidades de ambas organizaciones y se le requiera combinar ambos en un informe. por ende, se han de cumplir los requisitos mínimos del ONUD y del banco. se entiende que cada organización recibirá cierta información que no necesita.
En general, los auditores requieren documentos originales (por ejemplo, facturas). Sin embargo, la oficina de campo del ONUD ha de poner copias de la documentación a disposición de la agencia de ejecución del Gobierno. si los auditores no aceptan dichas copias, los documentos originales pueden ponerse a disposición de los auditores del Gobierno en la oficina del ONUD. las auditorías deben realizarse conforme al cronograma requerido por el convenio xx xxxxxxxx del Banco Mundial, normalmente de cuatro a seis meses luego del cierre del ejercicio del prestatario. el costo de la auditoría puede cubrirse ya sea con fondos xxx xxxxxxxx (si así se especificase en el acuerdo xx xxxxxxxx) o con fondos de contraparte del Gobierno. la fuente de financiación debe establecerse al comienzo mismo del proyecto.
El ONUD guardará todos los registros (contratos, órdenes, facturas, recibos y otra documentación) que comprueben los gastos en relación con el retiro de fondos de la cuenta xxx xxxxxxxx realizado en base a las declaraciones de gastos o a los informes de gestión del proyecto hasta al menos un año luego de que el banco haya recibido el informe de auditoría para el ejercicio en el que se realizó la última extracción de la cuenta xxx xxxxxxxx o se haya realizado el último pago de la cuenta especial.
GENERAL
29. El ONUD le suministrará al personal del banco ante una solicitud razonable, acceso a toda la información, los documentos y otros materiales que se encuentren en posesión del ONUD y que se requieran con el objetivo de cumplir con las obligaciones de control asumidas en conformidad con el artículo ix de las condiciones del banco que se aplican a acuerdos xx xxxxxxxx y garantía, éstos forman parte de este convenio xx xxxxxxxx.
RECOMENDACIONES
30. Cuando así lo requiera el volumen de los ACCS, las oficinas de campo del ONUD pondrán personal específico a disposición para dedicarse a la administración de los ACCS financiados por el banco. dicho personal debe estar especialmente entrenado en cuanto a los requisitos del banco respecto de la contratación, la adquisición, el desembolso y la auditoría y debe estar familiarizado con los acuerdos xx xxxxxxxx del banco, en particular en relación con los ACC del ONUD.
31. A fin de acelerar la ejecución de proyectos, los gerentes de tarea del Banco Mundial deben revisar, durante misiones de supervisión, el plan de trabajo del proyecto del
ONUD y la planificación en cuanto a adquisiciones para los próximos 6-12 meses. esto se hará juntamente con el prestatario y el ONUD. en la medida de lo posible, los gerentes de tarea en el campo:
a. Aprobarán los términos de referencia para adquisiciones por debajo del umbral establecido.
b. Comentarán sobre los términos de referencia para adquisiciones por encima del umbral, sobre los CVs de consultores, listas cortas de empresas, borrador de contratos, etc. e incluirán recomendaciones relevantes dentro del ayuda memoria de la misión.
c. Combinarán con el Gobierno la transmisión al ONUD de la ayuda memoria de la misión.
32. Las oficinas de campo del ONUD deben obtener para cada ACC lo siguiente:
a. El acuerdo xx xxxxxxxx y cualquier enmienda al mismo;
b. El documento de evaluación del proyecto; y
c. La carta de desembolso. el ONUD también deberá tener copia del manual de desembolso tipo del banco; así como, de los lineamientos para la contratación de consultores y la adquisición de equipos, formularios de contrato y documentos de licitación obligatorios, términos de referencia para la auditoría de las operaciones del banco y el manual de ejecución para la iniciativa de cambio en la administración xxx xxxxxxxx (laci, su sigla en inglés) de septiembre de 1998.