PERSONAS NATURALES Y/O JURIDICAS
San Xxxx del Guaviare, 20 de febrero de 2024
Señores
PERSONAS NATURALES Y/O JURIDICAS
San Xxxx del Guaviare
ASUNTO: INVITACIÓN A PRESENTAR COTIZACIÓN
La ESE Hospital San Xxxx del Guaviare, requiere contratar “MANTENIMIENTO PREVENTIVO, CORRECTIVO, PREDICTIVO, VALIDACIÓN, ASI COMO EL SUMINISTRO DE REPUESTOS Y CONSUMIBLES PARA LOS EQUIPOS BIOMÉDICOS DE LA ESE HOSPITAL SAN XXXX DEL
GUAVIARE”, para la vigencia 2024.
Teniendo en cuenta necesidad mediante oficio de fecha 19 de febrero de 2024, suscrito por el Ingeniero Biomédico de la Entidad, (Contratista) el cual consta de tres (03) folios y un Anexo No. 01 de siete (07) folios; donde manifiesta la necesidad de contratar el “MANTENIMIENTO PREVENTIVO, CORRECTIVO, PREDICTIVO, VALIDACIÓN, ASI COMO EL SUMINISTRO DE REPUESTOS Y CONSUMIBLES PARA LOS EQUIPOS BIOMÉDICOS DE LA ESE HOSPITAL
SAN XXXX DEL GUAVIARE, y de acuerdo a visto bueno por parte de la Gerente de la Entidad, a oficio de fecha veinte(20) de febrero de 2024, el cual consta de cuatro (04)folios; donde se solicita autorización y aprobación para iniciar el respectivo tramite contractual de acuerdo a necesidad.
La E.S.E. Hospital San Xxxx del Guaviare, tiene como MISIÓN “Somos un Hospital Departamental que brinda Servicios de Salud Integrales, de calidad, con enfoque diferencial y calidez humana, aportando a los procesos formativos y comprometidos con el bienestar del usuario y su familia”, por tal razón direcciona todos sus procesos para el cumplimiento constitucional del derecho indispensable a la salud en el departamento del Guaviare, sur del Meta y poblaciones circunvecinas.
La ESE Hospital San Xxxx del Guaviare, cuenta con tecnología médica representada en más de seiscientos (600) equipos biomédicos en total de los cuales cuatrocientos noventa y cinco (495) equipos requieren Mantenimiento Preventivo y Correctivo, ya que cumplieron su periodo de garantía.
Por lo anterior y en búsqueda de garantizar el correcto funcionamiento de la tecnología médica para la Prestación de Servicios de Salud con calidad y oportunidad, es imprescindible desarrollar las actividades de Mantenimiento Predictivo, Preventivo y Correctivo, de acuerdo al Plan de Mantenimiento establecido para la vigencia 2024, sin embargo la ESE Hospital dentro de la planta de personal no cuenta con recurso humano profesional especializado con la idoneidad en Mantenimiento de Equipos Biomédicos, ni con insumos para el correcto funcionamiento de los servicios hospitalarios.
En pro de garantizar la Prestación de Servicios de Salud, en lo concerniente a los servicios especializados que están habilitados actualmente; se tiene en cuenta lo dispuesto en el Decreto N°4725 de 2005, Artículo No.39 Recurso humano para el mantenimiento de los dispositivos médicos considerados Equipos Biomédicos: Toda persona jurídica o natural que preste Servicios de Mantenimiento y verificación de la calibración para equipos biomédicos de Clases IIB y III, deberá
contar con un responsable técnico, profesional en Ingeniería Biomédica, Ingenierías afines o personal técnico debidamente acreditado, registrados ante el Instituto Nacional de Vigilancia de Medicamentos y Alimentos, INVIMA, o la entidad sanitaria competente, por ello se requiere que el contratista adjunte soportes del cumplimiento de especificaciones técnicas como requisitos mínimos del personal, así:
• Dos (2) Ingenieros biomédicos y/x xxxxxxxx afines con experiencia certificada en Mantenimiento Hospitalario de mínimo 10 años.
• Un (1) Profesional en Ingeniería Biomédica, ingeniería electrónica o profesiones afines con experiencia certificada mínima de tres (03) años.
• Un (1) Técnico profesional en electro medicina o en mantenimiento de equipos biomédicos con experiencia certificada mínima de cinco (05) años.
El personal requerido deberá contar con la certificación de inscripción de recurso humano para el mantenimiento de dispositivos médicos considerados equipos biomédicos, Artículo No.39 del Decreto No. 4725 de 2005 expedido por el INVIMA.
Para lo anterior el contratista deberá allegar con la propuesta, las hojas de vida del personal y deberá anexar:
• Hoja de vida con firma en original
• Copia del acta de grado y/o diploma de grado
• Copia de la tarjeta o matricula del profesional con certificado de vigencia y antecedentes disciplinarios.
• Copia de los soportes de experiencia
• Soporte de vinculación laboral con el proponente
En cumplimiento a la Resolución N° 3100 DE 2019, emanada por el Ministerio de Salud y de la Protección Social “Por medio de la cual se definen los procedimientos y condiciones de inscripción de los prestadores de servicios de salud y de habilitación de los servicios de salud y se adopta el Manual de Inscripción de Prestadores y Habilitación de servicios de Salud”, y de acuerdo al Artículo No.9 RESPONSABILIDAD: El Prestador de Servicios de Salud que habilite un servicio es el responsable del cumplimiento y mantenimiento de todos los estándares y criterios aplicables a ese servicio, independientemente que para su funcionamiento concurran diferentes organizaciones o personas que aporten al cumplimiento de éstos y de las figuras contractuales o acuerdos de voluntades que se utilicen para tal fin. Adicionalmente se define el ESTÁNDAR DE DOTACIÓN 8.3.1.3.:” Dotación son las condiciones mínimas e indispensables que garantizan los equipos biomédicos necesarios, así como sus mantenimientos, para la prestación de los servicios de salud con el menor riesgo posible”
La ESE Hospital San Xxxx del Guaviare, requiere contar con un Plan de Mantenimiento Hospitalario para vigencia 2024; en pro del correcto funcionamiento de la tecnología biomédica por medio del servicio especializado de los mantenimientos preventivos, correctivos, predictivos y validaciones realizadas mediante actividades ejecutadas por personal especializado anteriormente descrito, para el cual se requiere: instrumentos de medición, consumibles, repuestos y accesorios que garanticen el bajo riesgo descrito en las normas mencionadas.
El Plan de Mantenimiento Hospitalario establecido para la vigencia 2024, presentado y aprobado por la Secretaria de Salud Departamental del Guaviare, está basado en los lineamientos descritos en el Decreto No. 1769 de 1994, y su aclaratorio el Decreto 1617 de 1995 reglamentó el Artículo 189 de la Ley 100 de 1993, sobre el Mantenimiento Hospitalario, emanado por el Ministerio de salud y la Protección Social; y la Circular Externa No.29 del 13 xx xxxxx de 1997 emanada por la Superintendencia Nacional de salud, que tiene por asunto “Inspección, vigilancia y control en la asignación y ejecución de los recursos destinados al mantenimiento hospitalario y en la elaboración y aplicación de los planes de mantenimiento hospitalario en las instituciones prestadoras de servicios de salud hospitalarios de su jurisdicción; dicha Circular precisa la disponibilidad y suficiencia de recursos, procurando la calidad de la realización del mantenimiento hospitalario.
Para el cumplimiento de lo mencionado anteriormente se requiere contratar el MANTENIMIENTO PREVENTIVO, CORRECTIVO, PREDICTIVO, VALIDACIÓN, ASI COMO EL SUMINISTRO DE REPUESTOS Y CONSUMIBLES PARA LOS EQUIPOS BIOMÉDICOS DE LA ESE HOSPITAL
SAN XXXX DEL GUAVIARE y validaciones que den continuidad, calidad en pro de garantizar la atención de los pacientes atendidos en la entidad.
Los Equipos Biomédicos objeto de Mantenimiento Predictivo, Preventivo y Correctivo se encuentran ubicados en los servicios relacionados a continuación:
o Ambulancia Servicio Asistencial Básico
o Ambulancia Servicio Asistencial Medicalizado
o Consulta Externa
o Cirugía
o Hospitalización adultos
o Laboratorio Clínico
o Pediatría
o Terapia Física
o Terapia Respiratoria
o Unidad de Cuidados Intermedios
o Unidad Materno Infantil
o Urgencias
o Etnopabellon
En la vigencia 2023, la ESE Hospital San Xxxx, contaba con (506) equipos biomédicos con necesidad de manteniendo preventivo, de los cuales a (18) se dieron de baja mediante concepto técnico y a (26) equipos biomédicos por obsolescencia y no requerimiento de uso en el servicio, para un total de (44) equipos dados de baja.
Para la vigencia 2024, existe un total de (09) equipos biomédicos que terminaron su tiempo de garantía y requieren ser ingresados al listado de equipos con necesidad de mantenimiento y (24) equipos biomédicos, que se encontraron en funcionamiento en los diferentes servicios, los cuales no se encontraban en el Plan de Mantenimiento y por necesidad de uso, deben ser incluidos en el listado de los equipos objeto de mantenimiento.
EQUIPOS QUE SALIERON DE GARANTIA | |||||||
DESCRIPCION DEL EQUIPO | TIPO | No. Equipos Biomédicos | |||||
Contrato de Compraventa No.986/2022 Compraventa de instrumentos para la toma de medidas antropométricas para los servicios asistenciales y alcoholímetro para la ESE Hospital San Xxxx del Guaviare , los cuales incluyen los siguientes equipos | 5 | ||||||
EQUIPO | MARCA | MODELO | |||||
Balanza de control corporal | Omron | HBF514C | 2022 | 0100531F | |||
Balanza para peso corporal | Health o meter | 500 Kl | 5003 | 521C2o0m88p9ra0 directa | |||
Balanza para peso corporal | Health o meter | 500 Kl | 5003 | 521208886 | |||
Balanza para peso corporal | Health o meter | 500 Kl | 5003 | 521208340 | |||
Balanza para peso corporal | Health o meter | 500 Kl | 5003 | 521209048 | |||
Contrato de Compraventa No. 439/2023 Compra de equipos biomédicos y elementos para la optimización y fortalecimiento del servicio de apoyo diagnóstico y complementación terapéutica - ultrasonido para la ese hospital san Xxxx del Guaviare, el cual incluye el siguiente equipo: | Compra directa | 1 | |||||
EQUIPO | `MARCA | MODELO | |||||
Ecografo | Siemens | Acuson Juniper | 5569 | 69 | |||
Contrato 967-2022 Dotación de equipos biomédicos y elementos de uso administrativo y hospitalario para los servicios de psicología y fisioterapia de la ESE Hospital San Xxxx del Guaviare, el cual incluye los siguientes equipos: | 3 | ||||||
EQUIPO | MARCA | MODELO | Compra directa | ||||
HIDROCOLECTOR | CHATTANO OGA | CH2302 | T8373 | C | |||
NEVERA PARA PAQUETES FRÍOS | CHATTANO OGA | CH90910 | 2003 | 00075 | |||
TANQUE DE PARAFINA | HYGENIC | PARABATH | 2012 | -00511 | |||
EQUIPOS QUE NO SE INCLUYERON EN EL CONTRATO DE MANTENIMIENTO EJECUTADO DURANTE LA VIGENCIA 2023 | 24 | ||||||
TOTAL EQUIPOS QUE REQUIEREN SER INCLUIDOS EN EL LISTADO DE EQUIPO BIOMÉDICOS OBJETO DE MANTENIMIENTO PARA LA VIGENCIA 2024 | 33 | ||||||
Teniendo en cuenta lo anterior, se considera necesario contratar el “MANTENIMIENTO PREVENTIVO, CORRECTIVO, PREDICTIVO, VALIDACIÓN, ASI COMO EL SUMINISTRO DE REPUESTOS Y CONSUMIBLES PARA LOS EQUIPOS BIOMÉDICOS DE LA ESE HOSPITAL
SAN XXXX DEL GUAVIARE”. Para un total de cuatrocientos noventa y cinco (495) equipos biomédicos que se encuentran en uso en los diferentes servicios asistenciales de la Entidad; además es necesario establecer un presupuesto para la adquisición de repuestos y consumibles requeridos acordes a la cantidad y tipo de equipos incluidos en el listado de equipos objeto de mantenimiento.
Con el fin de garantizar el cumplimiento del Plan de Mejoramiento para la vigencia 2024, la empresa contratista deberá atender todas las obligaciones propias para el cumplimiento cabal del requerimiento y en especial las siguientes:
1. Realizar visitas de Mantenimiento Preventivo a cada uno de los equipos descritos en el listado de equipos biomédicos (anexo 1) con la periodicidad establecida en este.
2. Realizar los Mantenimientos Preventivos y Correctivos de acuerdo a los protocolos establecido por cada fabricante, los cuales serán entregados a la ESE Hospital san Xxxx del Guaviare para su respectiva verificación.
3. Realizar Mantenimiento Preventivo a los equipos biomédicos descritos en el listado de equipos biomédicos (anexo 1), en las instalaciones del ESE Hospital San Xxxx del Guaviare, en caso de que sea necesario trasladar un equipo biomédico a otra ciudad, el contratista asumirá los gastos a que haya lugar.
4. Mantener un inventario actualizado de los equipos biomédicos de la entidad, con su respectiva semaforización (estado de los equipos biomédicos) el cual debe ser compartido vía correo electrónico a quien coordine el área de mantenimiento de equipos biomédicos de manera semanal.
5. Asistir a reuniones programadas por el supervisor del Contrato, relacionadas con la ejecución del “mantenimiento preventivo, correctivo, predictivo, validación, así como el suministro de repuestos y consumibles para los equipos biomédicos de la ESE Hospital San Xxxx del Guaviare”
6. Entregar reportes de Mantenimiento Preventivo y Correctivo con numero consecutivo único, en donde se incluya la información de identificación y ubicación del equipo biomédico, la descripción técnica de las tareas realizadas, así como las mediciones metrológicas respectivas (para los equipos que aplique); firmado por el coordinador o líder del área asistencial y el personal que realiza los mantenimientos. Nota: Los reportes deben ser digitalizados en la plataforma o programa informático dispuesto por la ESE Hospital San Xxxx del Guaviare, de no disponer de este se entregarán de manera física.
7. Contar con la presencia de un Ingeniero y/o Técnico Biomédico en las instalaciones de la ESE Hospital San Xxxx del Guaviare, de lunes a viernes en horario de oficina y fuera de estos horarios con disponibilidad para dar respuesta en un máximo 2 horas para equipos de soporte vital y 12 horas para los otros equipos, para la atención de los mantenimientos correctivos de acuerdo a necesidad.
8. Contar con personal adicional idóneo para la realización de las actividades programadas dentro del tiempo determinado, durante las jornadas de Mantenimiento Hospitalario de acuerdo al cronograma de Mantenimiento para la vigencia 2024, para lo cual el contratista deberá asumir los gastos de desplazamientos y hospedaje a que diera lugar. Nota: Cualquier cambio a estas fechas debe ser previamente informado y aprobado por el supervisor del contrato.
9. Realizar verificaciones de funcionamiento a los equipos biomédicos que se encuentran en los diferentes servicios del área asistencial, mediante mediciones metrológicas con equipos simuladores de pacientes y analizadores de equipos biomédicos, los cuales deben contar con certificado de calibración vigente y estar disponibles para las jornadas de mantenimiento preventivo , con el fin de desarrollar una adecuada evaluación de desempeño en los equipos que midan, pesen y cuentan así como los que contengan subsistemas que realicen estas tareas, estos equipos son:
• Monitores de signos vitales
• Desfibriladores
• Electrocardiógrafo
• Ventiladores mecánicos
• Máquina de anestesia
• Basculas, pesas bebes, balanzas
• Tensiómetros análogos y digitales
• Bombas de infusión
• Oximetros de pulso
10. Entregar el primer día hábil de cada semana los reportes generados por la atención a los mantenimientos correctivos de acuerdo a necesidad, donde se especifiquen las tareas realizadas y tiempos xx xxxxxx de los equipos intervenidos.
11. Atender los llamados generados por los diferentes servicios asistenciales de la ESE Hospital San Xxxx del Guaviare, en cuanto a la necesidad de intervenir alguno de los equipos biomédicos que se encuentran en garantía, sin que dicha intervención genere una pérdida de la garantía.
12. Realizar ronda de seguridad en las salas de cirugía de lunes a viernes, en donde se verifica el funcionamiento de los equipos de cada sala antes de iniciar los procedimientos, se deberá diligenciar el formato de verificación de equipos (entregado por la E.S.E Hospital San Xxxx del Guaviare) y este deberá tener la firma del jefe o coordinador del servicio.
13. Mantener en completo orden el área designada para el desarrollo de las actividades de Mantenimiento, estableciendo áreas de recepción de equipos, almacenamiento de equipos y área de trabajo.
14. Suministrar repuestos y consumibles de acuerdo a necesidad, previa solicitud realizada al supervisor, estos deben estar disponibles dentro de las fechas según Cronograma, con el fin de garantizar los mantenimientos y el buen funcionamiento de los equipos biomédicos de la entidad. Así mismo los repuestos y consumibles deberán ingresar al área xx Xxxxxxx y
Suministros y/o activos fijos, diligenciando el reporte de Mantenimiento para la instalación de los mismos. Nota: Los repuestos y consumibles deben ser de excelente calidad, no se aceptan repuestos homologados o refaccionados, los repuestos deben ser originales y nuevos.
15. Entregar al área xx xxxxxxx y suministros los repuestos retirados, los cuales permanecerán hasta la liquidación del contrato. (Adjuntar evidencias fotográficas).
16. El contratista mantendrá un stock de repuestos y consumibles de alta rotación para la atención de los mantenimientos correctivos que se presenten.
17. Presentar mensualmente los reportes de Mantenimiento Preventivo realizados, al área de Gestión Biomédica, los cuales deben coincidir con la facturación contenida para pago, con el fin de ser revisados y actualizar las hojas de vida de cada equipo.
18. Entregar en la última visita informe que contenta los datos de los mantenimientos preventivos y correctivos realizados, así como también la relación de repuestos instalados y retirados de los equipos biomédicos durante la ejecución del Contrato, que permita establecer de manera predictiva la continuidad de uso de cada equipo y/o sus bajas, para su posterior renovación en el Plan de Mantenimiento de la siguiente vigencia.
19. Entregar informe de actividades de cada jornada de mantenimiento de acuerdo al cronograma, con sus respectivas evidencias fotográficas.
NOTA: La ESE Hospital San Xxxx del Guaviare como Entidad Pública, realiza las siguientes Retenciones xx Xxx, de acuerdo a las características y tipo de empresa:
✓ Estampillas Departamentales, sobre el valor bruto: | |
- Pro-Desarrollo, | 2% |
- Pro-Cultura, | 2% |
- Pro-Adulto Mayor, | 4% |
- Pro-deporte | 1.5% |
- Pro-universidad | 0.5% |
✓ Retención de IVA, el cual corresponde al 15% del valor de IVA a partir de 27 U.V.T del valor bruto.
✓ Retención de ICA de acuerdo a su actividad económica puede variar entre 5 y 10 por mil del valor bruto; aplica a partir de 50 UVT, para verificar a fondo revisar estatuto de venta Municipal de San Xxxx del Guaviare.
✓ Retención en la Fuente, si es régimen común en ventas aplica el 2.5% del valor bruto de los productos; si es régimen simplificado en ventas aplica 3.5% del valor bruto de los productos.
Atentamente,
XXX XXXXXXXXX XXXXXXX RINCON
Subgerente Administrativa y Financiera