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PLIEGO DE PRESCRIPCIONES TÉCNICAS PARA EL CONTRATO DE SERVICIOS DENOMINADO “MANTENIMIENTO Y GESTION DE LAS MEDIDAS PARA LA ACTIVACION DE LA PROMOCIÓN INTERNACIONAL Y DE LA PARTICIPACIÓN EMPRESARIAL”
1. INTRODUCCIÓN
2. ALCANCE XXX XXXXXX
3. OBJETO Y FINALIDAD DEL CONTRATO
4. CONTENIDO DE LOS TRABAJOS
5. CONDICIONES DE EJECUCIÓN
6. EQUIPO DE TRABAJO
7. PLAZO
8. SISTEMA DE CONTROL DE CALIDAD
9. PRESUPUESTO
10. PROPIEDAD INTELECTUAL, Y PROTECCIÓN DE DATOS DE CARÁCTER PERSONAL
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11. CLAUSULAS SOCIALES
1. INTRODUCCIÓN
La Subdirección General de Promoción Internacional y Participación Empresarial tiene como fin principal fomentar la colaboración con el sector empresarial para el desarrollo de proyectos de interés para la ciudadanía, tanto en la ciudad de Madrid como en el ámbito internacional. Los objetivos generales que persigue son los siguientes:
1. Integrar al sector empresarial y a los agentes sociales fomentando la colaboración en los proyectos de ciudad.
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2. Mejorar la competitividad internacional de Madrid en los diferentes ámbitos, dentro del contexto de las grandes ciudades globales como motor necesario para impulso de la economía y el empleo en la ciudad.
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3. Promover y desarrollar proyectos de ciudad que aúnen y concentren la atención mediática y popular de la ciudad con grandes hitos y eventos a nivel nacional e internacional, impulsando y coordinando programas de colaboración empresarial y patrocinios municipales.
La Subdirección General de Promoción Internacional y Participación Empresarial se estructura en dos áreas principales diferenciadas, con las siguientes funciones específicas:
1. Promoción Internacional: coordinar y fomentar la proyección internacional de la economía de la ciudad de Madrid en colaboración con el sector público y privado, desarrollando estrategias y acciones de posicionamiento internacional y promoviendo la participación de las empresas en la escena exterior.
2. Participación empresarial: gestionar el modelo de participación Empresarial en el Ayuntamiento de Madrid impulsando las acciones de cooperación público-privada con el sector empresarial. Esta colaboración permite la aportación económica del sector privado a la realización de actividades de interés para la ciudad y titularidad municipal a cambio de una serie de beneficios o retornos.
Además, desde esta Subdirección, anualmente se elabora el programa de patrocinios en el que figuran todas las actividades susceptibles de patrocinio del Ayuntamiento de Madrid que es aprobado por la Junta de Gobierno de ciudad de Madrid y publicado en la página web municipal.
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Una vez aprobado y elaborados los programas correspondientes, es necesario comercializar cada uno de ellos para lo que resulta preciso difundirlo de una forma directa, cercana, rápida y eficaz.
Entre los retornos subyacentes a cualquier programa de patrocinio y de mayor interés para las empresas, está la publicidad de los proyectos, acciones o eventos que se desarrollan en nuestra ciudad mediante la colaboración público-privada, así como el hecho de que su difusión alcance al mayor número de destinatarios posibles. Para lograrlo es necesario establecer nuevas fórmulas de impulso y potenciar y dinamizar los canales ya existentes.
Actualmente, Internet, a través de las webs y la utilización de las redes sociales como canal de conocimiento, se presenta como una de las alternativas con mayor potencial de éxito, que permite:
• Desarrollar la marca, es decir, el conocimiento de las actividades de colaboración público-privada que se llevan a cabo entre el Ayuntamiento de Madrid y las empresas a través de la Subdirección General de Promoción Internacional y Participación Empresarial como unidad administrativa catalizadora de la
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participación público-privada, así como fomentar el conocimiento de las buenas prácticas y eventos existentes para la promoción de la ciudad de Madrid desde una perspectiva integral que destaque sus fortalezas y cuyo objetivo principal sea atraer inversión, talento, capital humano, empresas, visitantes.
• Establecer una relación fluida con el público potencial.
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• Comercializar los programas de patrocinio.
Por estos motivos, es necesario gestionar y mantener las páginas webs creadas para activar e impulsar la promoción internacional y la participación empresarial así como mantener la presencia en los canales offline que pueden contribuir a los objetivos de promoción de la ciudad de Madrid.
2. ALCANCE XXX XXXXXX
El presente pliego tiene por objeto describir los trabajos que han de ser materia del contrato, establecer las condiciones que han de servir de base para su realización y definir los trabajos que han de ser entregados por el adjudicatario.
3. OBJETO Y FINALIDAD DEL CONTRATO
Este contrato tiene por objeto la gestión y el mantenimiento de las medidas para la activación de la promoción internacional y de la participación empresarial del Ayuntamiento de Madrid, con el fin de:
• Mejorar el proceso de relación con los clientes y el público potencial.
• Dar visibilidad tanto a las actividades patrocinadas como a las de colaboración público –privada y de promoción de Madrid en la red.
• Conseguir mayor notoriedad y valoración de la ciudad de Madrid, generar confianza y credibilidad y posicionar la marca.
• Generar tráfico a la web corporativa de Xxxxxx.xx dedicada a las actividades de Promoción Internacional.
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• Captar nuevos públicos por medio de una estrategia específica en redes y sus acciones correspondientes.
Las acciones a realizar dentro del plan de acción de la Subdirección General para la Promoción Internacional y para la Participación Empresarial se diferencian en 2 lotes:
Lote 1: MANTENIMIENTO Y GESTION DE LAS MEDIDAS PARA LA ACTIVACION DE LA PROMOCIÓN INTERNACIONAL |
PÁGINA WEB EN DOS IDIOMAS, ESPAÑOL E INGLÉS, PARA LA PROMOCIÓN INTERNACIONAL DE LA CIUDAD DE MADRID: - Mantenimiento y gestión de la página web en Drupal 8 en dos idiomas, español e inglés - Creación, producción, diseño, inserción, revisión, mantenimiento y actualización de contenidos - Monitorización, seguimiento, evaluación de rendimiento de la web. Dinamización y posicionamiento on-page y off-page. Consultoría SEO y campañas SEM - Soporte y asesoramiento |
REDES SOCIALES EN DOS IDIOMAS, ESPAÑOL E INGLÉS, PARA LA PROMOCIÓN INTERNACIONAL DE LA CIUDAD DE MADRID - Mantenimiento y gestión del perfil de promoción internacional de la ciudad de Madrid hasta en 5 redes sociales. - Generación, producción, inserción, revisión, mantenimiento y actualización de contenidos - Monitorización, seguimiento, evaluación de rendimiento. Dinamización y posicionamiento on-page y |
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off-page, y SMO - Soporte y asesoramiento |
NEWSLETTER DIGITAL BILINGÜE, ESPAÑOL E INGLES, PARA LA PROMOCIÓN INTERNACIONAL DE LA CIUDAD DE MADRID - Elaboración, diseño, maquetación, producción y realización bimensual de una newsletter digital bilingüe. - Gestión de suscripción y envío - Soporte y asesoramiento |
PRESENTACIÓN POWER POINT DIGITAL BILINGÜE, ESPAÑOL E INGLÉS, PARA LA PROMOCIÓN INTERNACIONAL DE LA CIUDAD DE MADRID - Elaboración, diseño, maquetación, producción y realización de una presentación power point bilingüe. - Soporte y asesoramiento |
Lote 2: MANTENIMIENTO Y GESTION DE LAS MEDIDAS PARA LA ACTIVACION DE LA PARTICIPACIÓN EMPRESARIAL |
Elaboración y publicación de noticias de la Oficina para la Participación Empresarial en las redes sociales |
Creación de material informativo digital e impreso del Programa Anual de Patrocinios 2018 y 2019 |
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4. CONTENIDO DE LOS TRABAJOS
A continuación se desglosan las acciones específicas a realizar en cada uno de los lotes:
LOTE 1: MANTENIMIENTO DEL PLAN DE ACTIVACION DE LA PROMOCIÓN INTERNACIONAL
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Concretadas, de manera general, las acciones a realizar en cuanto a la activación de la Promoción Internacional, se desglosan cada una de ellas:
1. Mantenimiento y gestión de la página web en dos idiomas, español e inglés, para la promoción internacional de la ciudad de Madrid.
El objeto del contrato comprenderá todas las tareas necesarias para el desarrollo, gestión y mantenimiento de la web de promoción internacional de la ciudad de Madrid en dos idiomas, español e inglés (la empresa será responsable de asegurar en todo momento la correcta calidad de las traducciones), incluyendo todas las modificaciones o revisiones que se consideren necesarias por la Administración contratante:
- Gestión del dominio y alojamiento de la web. La administración contratante será titular del dominio, propietaria de las claves de accesos y titular administradora de la página web sin perjuicio de que la gestión del dominio y alojamiento correspondan a la empresa. Finalizado el contrato, se entregará a la Administración una copia de todos los archivos de la web alojados en el servidor en soporte digital.
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- La web está desarrollada en dos versiones: castellano e inglés, conectadas entre sí mediante un enlace. Todo lo descrito en el objeto del contrato se aplicará a ambas versiones de la web.
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- Mantenimiento de la web (análisis funcional, actualización del diseño gráfico y maquetación, desarrollo, contenido multimedia, elaboración y gestión de contenidos, gestión de idiomas, realización de pruebas de funcionamiento, retoques gráficos de adaptación), en general, todas aquellas modificaciones o revisiones de estructura, diseño y contenidos que resulten precisas. Se incluyen, en todo caso, las fases de análisis, diseño, desarrollo, pruebas y producción.
- La empresa deberá gestionar y mantener el correcto funcionamiento y visibilidad en la web de las cinco redes sociales seleccionadas por la administración contratante, así como de los contenidos de los perfiles asociados a cada uno de ellas.
- Todos los desarrollos para el proyecto se realizarán utilizando la plataforma Drupal
8.05 o su actualización a futuras versiones. La plataforma deberá ser compatible con los navegadores más utilizados en su última versión. (Safari, Chrome, Internet Explorer y Firefox y otros).
- La web mantendrá los apartados establecidos y, en todo caso: portada, quienes somos, proyectos de ciudad, descubre Madrid: por qué Madrid, estudiar, trabajar, invertir y disfrutar; Madrid en cifras, noticias, eventos, contacto, buscador, gestión de calendarios, etiquetas, categorización de contenidos, servicio de alertas, destacados, mapa web, archivo, gestión y envío de newsletter y suscripción de contenidos. No obstante, si fuese conveniente, se podrá exigir la realización de otros apartados o contenidos adicionales.
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- El mantenimiento de la web incluirá la realización de todas las tareas necesarias para la generación, producción, inserción, revisión y actualización de contenidos en ambos idiomas. Se incluyen, entre otras:
▪ Diseño y dirección de arte
▪ Diseño, inserción, producción y maquetación de contenidos
▪ Edición de textos
▪ Planteamiento editorial e investigación periodística
▪ Redacción de todos los textos en español e inglés
▪ Edición y “proof-reading” de los textos
▪ Diseño y elaboración de infografías
▪ Adquisición, gestión e inserción de imágenes y contenido multimedia
▪ Archivo de contenidos y gestión del histórico de contenidos
▪ Generación de una newsletter a partir de las noticias publicadas en la web. Gestión y envío de suscripciones
▪ Elaboración y diseño de iconos e imágenes para cualquier contenido de la web.
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- Programación, inserción y visualización del servicio RSS para todos los contenidos en la web realizando las acciones necesarias para su correcto funcionamiento
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- La empresa deberá elaborar y publicar 5 noticias diarias, durante toda la semana, en castellano y en inglés. La selección de noticias deberá validarse por la Administración contratante previamente a su publicación.
- Gestión de derechos para la publicación y difusión en la web de los textos y del material audiovisual (imágenes, infografías o vídeos).
- La Administración contratante podrá aportar también textos o material audiovisual para su publicación correspondiendo a la empresa, respetando siempre la fidelidad a los textos originales, proponer las mejoras o adaptaciones necesarias desde el punto de vista del contenido o la presentación visual con el fin de garantizar que cumplen su finalidad de promoción internacional. El Ayuntamiento deberá siempre validar cualquier propuesta de mejora antes de su publicación.
- Gestión del histórico de contenidos. Los contenidos publicados deberán poder consultarse con carácter posterior a su publicación para lo cual se incorporará un archivo histórico de los contenidos publicados.
- La empresa deberá realizar las tareas necesarias para la monitorización, evaluación del rendimiento, dinamización y buen posicionamiento de la web de promoción internacional de la ciudad de Madrid on-page y off-page, lo que incluirá, entre otras, las siguientes acciones:
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▪ Estudio de analítica web. Análisis del posicionamiento orgánico y visibilidad en los principales buscadores. Análisis del comportamiento de las cuentas en redes sociales asociadas a la web. Estos tres aspectos están relacionados entre sí y serán valorados individualmente y en su conjunto presentando propuestas de mejora y dinamización de manera individual y global.
▪ Consultoría SEO y consultoría SEM: elaboración de estudios e informes, diseño de estrategias, soporte y asesoramiento, detección de necesidades y herramientas, propuesta de acciones para la mejora del posicionamiento, implementación (SEO), seguimiento y evaluación, acciones correctoras.
▪ La consultoría SEM supondrá:
✓ Elaboración de un informe trimestral y otro final de conclusiones que tendrán en cuenta la información obtenida en la consultoría SEO
✓ Elaboración y diseño de propuestas de campañas SEM
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✓ Propuesta de medidas y acciones, con indicación de su coste, incluyendo, entre otras, el análisis de palabras clave y pujas.
✓ Utilización de herramientas gratuitas incluyendo SEM rush y webmaster tools.
✓ Soporte y asesoramiento
▪ La consultoría SEO estará orientada a la mejora del posicionamiento on page y off-page y supondrá, entre otras, las siguientes acciones:
✓ Análisis, medición y monitorización, evaluación y seguimiento, indexación
✓ Estudio de analítica web, análisis del posicionamiento orgánico y visibilidad en los principales buscadores: google, xxxx, baidu, etc.
✓ Diseño, desarrollo e implementación de estrategias, técnicas y medidas
✓ Detección y realización de medidas correctoras
✓ Utilización de palabras clave en textos e imágenes
✓ Directorios: análisis, propuesta de acciones e implementación
✓ Creación y gestión de cuentas en Google Analytics, Google web Master Tools, Google Keyword tools, google trends
✓ Detección, propuesta y utilización de otras herramientas adicionales.
✓ Propuesta y realización de linkbuilding y back link (enlaces a la web por webs externas)
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▪ Análisis del comportamiento de las cuentas en redes sociales asociadas a la web
▪ Elaboración de un plan de dinamización y posicionamiento SEO y SEM para mejorar el posicionamiento en buscadores y redes sociales, con cuantas acciones fuesen necesarias. En caso de aprobación por parte del Ayuntamiento de Madrid, ejecución de las propuestas para la mejora del posicionamiento SEO.
▪ La empresa deberá elaborar un informe previo que analice el estado del posicionamiento, un informe mensual y un informe final, previo a la conclusión del contrato, que describa las mejoras obtenidas con conclusiones y propuesta de acciones. Será responsable de implementar las medidas propuestas y evaluar su efectividad.
▪ Se elaborará un estudio anual de posicionamiento SEO y SEM xx xxxx ciudades que analice las técnicas empleadas sus páginas web de promoción internacional (una por ciudad) y redes sociales (3 por ciudad). La selección de ciudades deberá ser motivada y validarse por la Administración
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contratante. Se extraerán de dicho informe aquellas medidas que puedan incorporarse para la mejora del posicionamiento SEO y SEM de la web de promoción internacional de la ciudad de Madrid. Se utilizará para dicho estudio la herramienta SEMrush
▪ Los informes serán detallados, expresados con un lenguaje preciso, claro y sencillo, incorporando gráficos e infografías para facilitar la presentación de resultados y conclusiones. Deberán incluir una introducción, índice, análisis, resultados, diseño de estrategias, planificación, propuesta y desarrollo de acciones y medidas, cronograma, evaluación de resultados, medidas correctoras, y conclusiones.
▪ Se buscará lograr un buen posicionamiento en los buscadores, en las keywords, y en las cadenas de búsquedas seleccionadas, aumentar la llegada de tráfico a la página, conseguir una base de seguidores en redes sociales, conocer mejor al usuario target, sus gustos y comportamiento.
▪ El estudio de analítica web en google analytics revisará la evolución de visitas y visitantes únicos, su tendencia, segmentación de audiencias según criterios demográficos, captación de tráfico en función de las diferentes fuentes, porcentaje de rebote y tiempo de sesión por usuario, principales páginas destino, tiempo de carga de las páginas, contenido duplicado. Se identificarán los usuarios target para establecer criterios de búsqueda, cadenas de búsqueda y palabras claves. Se identificará el volumen de búsqueda, keywords, y cadenas de búsqueda. Seguimiento y análisis de los banklinks generados, su repercusión, desarrollo y realización de propuestas para su aumento y mejora (linkbuilding)
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▪ En todos los casos se tendrá en cuenta el carácter bilingüe de la web por lo que todo lo comprendido para la mejora del posicionamiento SEO y posicionamiento SEM aplicará a una mejora nacional e internacional.
Precisiones:
- La web tiene como finalidad la promoción de la ciudad y la difusión de sus proyectos y noticias así como cualquier contenido relacionado con su promoción.
- Actualización de la web:
▪ Proyectos de ciudad: cuando se solicite
▪ Descubre Madrid y Madrid en cifras: cuando se solicite
▪ Noticias: 5 diarias (toda la semana). En caso de contenidos muy relevantes, se podrá solicitar su inserción adicional.
▪ Eventos: hasta dos diarios
▪ Redes sociales: 2 diarias en cada red (toda la semana)
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▪ Analíticas, seguimiento, y propuesta de dinamización: de forma continuada. Elaboración de un informe mensual.
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- Todos los contenidos deberán ser supervisados y validados por la Administración contratante con carácter previo a su publicación, debiendo ajustarse el contratante en todo momento a las directrices impartidas por la Administración, realizando, en su caso, la empresa, las oportunas modificaciones.
- El Ayuntamiento de Madrid no asumirá ningún gasto adicional al precio del contrato por la realización de su objeto. El precio del contrato incluirá todo lo expresado en el objeto del contrato incluyendo las modificaciones, revisiones, adaptaciones, gestión de derechos y los trámites sobre todos los contenidos publicados.
- La empresa propondrá una metodología de trabajo con todas las Áreas de Gobierno responsables de los proyectos y buenas prácticas que se muestran en la web, en estrecha colaboración con la Subdirección General de Promoción Internacional y Participación Empresarial, que coordinará y supervisará la buena marcha de las actuaciones.
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- La web deberá garantizar el cumplimiento de la normativa legal y administrativa, y en especial deberá cumplir los aspectos obligatorios establecidos en los “criterios generales que han de regir como guía en la definición, creación y mantenimiento de los sitios web del Ayuntamiento de Madrid” aprobados por Resolución de 31 xx xxxx de 2016 del Director General de Transparencia y Atención a la Ciudadanía (BOAM de 3 xx xxxxx de 2016). Deberá ajustarse al cumplimiento de todos los aspectos relativos a la integración de los contenidos e información de interés al ciudadano, protección de datos, accesibilidad, cumplimiento de los estándares que garanticen a los usuarios confiabilidad, seguridad, facilidad de uso y coherencia en la navegación, usabilidad e identificación de la imagen corporativa, así como los relativos a las garantías en materia de transparencia y promoción de la reutilización de la información. Se aplicarán todas las condiciones de seguridad y privacidad anteriores al uso de redes sociales integradas en la web.
- El cumplimiento de los requisitos legales y técnicos de la web y sus contenidos así como de las condiciones de seguridad (ataques de terceros, accesos no deseados, antivirus, etc.) y accesibilidad deberá garantizarse durante todo el tiempo de duración del contrato debiendo solucionar las incidencias que eventualmente pudieran producirse con carácter inmediato.
- La información contenida en la web deberá poder imprimirse en versión amigable (“printer friendly”), incluyendo en la web el botón de impresión, y los contenidos subidos deberán poder descargarse por terceros.
- La web deberá ser íntegramente responsiva y todos sus contenidos poder visualizarse en dispositivos móviles.
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- Se ofrecerá soporte a la Administración contratante sobre metodología para la utilización y gestión de la web y sus contenidos.
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2. Redes sociales en dos idiomas, español e inglés, para la promoción internacional de la ciudad de Madrid:
El objeto del contrato comprenderá todas las tareas necesarias para el desarrollo, gestión y mantenimiento del perfil de promoción internacional de la ciudad de Madrid en hasta cinco redes sociales, que serán seleccionadas por la Administración contratante, en dos idiomas, español e inglés, incluyendo todas las modificaciones o revisiones que se consideren necesarias por la Administración contratante:
- La web integrará de tres a cinco redes sociales. Corresponderá a la empresa la inserción de contenidos en dichas redes, su eliminación, actualización diaria, gestión y mantenimiento.
- Generación, producción, inserción, revisión, mantenimiento y actualización de, al menos, dos contenidos diarios en cada una de las redes sociales (durante toda la semana).
- La empresa deberá establecer los mecanismos que aseguren la adecuada coordinación con la Administración contratante para garantizar una adecuada selección y publicación de contenidos en cada red social.
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- La empresa deberá proponer los contenidos a publicar, que someterá a validación de la Administración contratante con carácter previo a su publicación. Se deberán incluir, asimismo, los contenidos que proponga el Ayuntamiento de Madrid. En ambos supuestos, deberán ser publicados en castellano, inglés o ambos idiomas indistintamente.
- Se realizará un seguimiento del posicionamiento en las redes sociales, así como propuestas de dinamización para la mejora de su posicionamiento. Monitorización y evaluación del rendimiento. Diseño de estrategias para mejora del posicionamiento SMO, propuestas de medidas, implementación de medidas para la mejora de posicionamiento SMO. Desarrollo e implementación de técnicas de posicionamiento on-page y off-page. Elaboración de informe mensual de seguimiento de resultados.
- Se analizará la evolución de seguidores, datos demográficos y geográficos, evolución de interacciones, detalle de las publicaciones, visitas a la página, alcance, acciones en la página, visualización de página y visitantes únicos, impresiones e impresiones únicas, etc.
3. Creación, diseño y realización de una newsletter digital bilingüe (español/inglés) para promocionar la ciudad de Madrid.
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- La newsletter digital tendrá como objeto y finalidad promocionar la ciudad de Madrid, destacar sus fortalezas y reforzar su imagen internacional.
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- La empresa entregará la “newsletter” en formato html, adaptada para su visualización en los gestores de correo más habituales (Safari, Chrome, Internet Explorer, Firefox y otros)
- La empresa deberá elaborar y producir íntegramente la newsletter digital bilingüe incluyendo:
- propuesta xx xxxxx, contenidos, infografías e imágenes
- diseño, producción y maquetación
- entrevistas: propuesta, guión, edición, realización, maquetación, etc.
- planteamiento editorial
- Investigación periodística
- redacción de textos en español e inglés
- edición y “proof-reading” de los textos
- diseño y dirección de arte
- derechos sobre el material producido para su publicación y difusión (imágenes, material audiovisual y textos).
- Gestión del envío y seguimiento
- La revista tendrá una periodicidad bimestral (cinco ejemplares en 2018 y seis en 2019).
- La newsletter en formato html se diseñará de manera que la versión en castellano contenga un link a su visualización en inglés, y que la versión en inglés permita acceder a la versión en castellano de la newsletter.
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- La empresa presentará una estrategia que incluirá un plan de comunicación para la mejor difusión de la Newsletter, realizará el envío y efectuará un seguimiento del envío, realizando informe a tal efecto.
- Se prestará a la Administración soporte y asesoramiento sobre el funcionamiento.
4. Elaboración de un Power Point orientado a la promoción internacional de Madrid.
- Realización en cada una de las anualidades de una presentación en power point en castellano e inglés para la promoción internacional de la ciudad de Madrid, con una extensión máxima de 30 diapositivas. Propuesta xx xxxxx, contenidos, infografías e imágenes. Diseño, producción, maquetación y realización.
LOTE 2: MANTENIMIENDO Y GESTION DE LAS MEDIDAS PARA LA ACTIVACION DE LA PARTICIPACION EMPRESARIAL
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Con el fin de mantener activa la presencia en el mercado de las actividades de la Oficina para la Participación Empresarial, se precisa los servicios de una empresa para:
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• La elaboración y publicación de noticias de la Oficina para la Participación Empresarial en las redes sociales
• La creación de material informativo digital e impreso del Programa Anual de Patrocinios 2018 y 2019
1. Elaboración y publicación de noticias de la Oficina para la Participación Empresarial en las redes sociales
Con el fin de poner en práctica la estrategia en “social media”, hay que alimentar de contenido las redes sociales donde actualmente está presente la Oficina para la Participación Empresarial (OPE):
o Twitter: publicaciones, al menos dos veces por semana, en horario de mayor impacto.
o Linkedin: publicaciones, al menos, una vez por semana, en horario de mayor impacto.
o Facebook: publicaciones, al menos, dos veces por semana, en horario de mayor impacto.
o Youtube: Realización de 3 grabaciones de entre 30 segundos y 4 minutos de duración relacionadas con las actividades de la Subdirección.
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Se realizará un análisis, con el informe correspondiente, de la presencia de la Oficina para la Participación Empresarial en las redes sociales, en el momento de inicio del contrato (un mes desde la firma del contrato) y se presentará una propuesta de cronograma anual de publicaciones en redes sociales.
El objetivo de esta acción es:
o Incrementar el número de seguidores y en las redes sociales
o Captar la atención de los usuarios hacia las actividades de participación empresarial
La empresa adjudicataria tendrá que diseñar y crear los contenidos en base a las actividades de la Subdirección. Se le facilitará el programa anual de Patrocinios, al igual que otra información con la que cuente la Subdirección, y la empresa elaborará los contenidos de forma atractiva y original.
Trimestralmente, se entregarán la relación de publicaciones, junto al contenido de las inserciones.
Asimismo y con carácter cuatrimestral, se realizará un vídeo promocional basado en la actividad de participación empresarial de la Subdirección, esto es, tres vídeos anuales. Su
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contenido será validado por la Subdirección General de Promoción Internacional y Participación Empresarial.
A la finalización del contrato se hará entrega de un informe con la evolución de la presencia en las redes sociales y recomendaciones futuras.
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2. La creación de material informativo digital del Programa Anual de Patrocinios 2018 y 2019
El adjudicatario tendrá que elaborar material digital, pero en formato que permita su impresión futura por parte del Ayuntamiento, del Programa Anual de Patrocinios del ejercicio 2018 y 2019, para su uso en presentaciones, reuniones y eventos u cualquier otro acto en los que se participe. Y así:
a. Se hará un encarta informativo que compilará, de forma resumida, la información de las actividades de los paquetes de patrocinio.
▪ Tamaño aproximado: cuartilla, desplegable o tipo librillo. Aunque si por diseño se requiere otro formato, se podrá ajustar previo acuerdo de las partes.
▪ Número de páginas máximo: entre 8 y 12.
▪ Preparado para impresión
b. Se propondrá un cuadernillo más extenso, que recoja en detalle las actividades patrocinables.
▪ Tamaño aproximado: DIN4. Aunque si por diseño se requiere otro formato, se podrá ajustar previo acuerdo de las partes.
▪ Número de páginas máximo: Cubiertas + 100 páginas. Pudiendo ser en 1 volumen o dos.
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▪ Preparado para impresión.
Con el fin de optimizar los recursos escritos ya existentes, la empresa adjudicataria podrá tomar como referencia las herramientas informativas actuales.
El objetivo de este material es hacérselo llegar a las empresas, agencias y organizadores de las actividades, para poder divulgar lo máximo posible las actividades susceptibles de patrocinio. Para ello la empresa deberá realizar, de acuerdo con la Oficina de Participación Empresarial, al menos, un mailing on-line anual sobre la base de datos de contactos de la citada oficina (aproximadamente 500 contactos) para la distribución del material informativo en formato digital.
En el caso de optar por imprimir el material informativo, este gasto será por cuenta del Ayuntamiento.
El formato podrá variar previo acuerdo de ambas partes.
Si bien el contenido base será aportado por la Subdirección, la empresa deberá elaborar los contenidos de manera que resulten visualmente atrayentes.
5. CONDICIONES DE LA EJECUCIÓN DE LOS TRABAJOS
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El adjudicatario deberá contar con los elementos materiales y personales necesarios para la correcta prestación del servicio, y deberá realizarlo dentro de los plazos fijados en el contrato.
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Específicamente los nuevos desarrollos facilitarán la visualización en los dispositivos de usuario más habituales: ordenadores personales, tablets y smartphones, siguiendo principios de diseño adaptativo.
Asimismo, el adjudicatario está obligado a satisfacer, además de los gastos derivados del contrato así como los de su formalización, los siguientes:
1. Los que se requieran para la obtención de autorizaciones, licencias, documentos o cualquier información de organismos oficiales o particulares.
2. Los correspondientes a cuantos trabajos o informes sean necesarios para el cumplimiento de los fines del contrato.
3. Los impuestos, derechos, tasas, compensaciones económicas, descuentos y demás gravámenes o gastos que resulten de aplicación según las disposiciones vigentes, en la forma y cuantía que éstas señalen.
4. Cualesquiera otros gastos a que hubiera lugar para la realización del contrato.
De conformidad con lo preceptuado en el artículo 214 del TRLCSP, el contratista será responsable de los daños y perjuicios que pudieran causarse a terceros como consecuencia de la ejecución del contrato y, por tanto, estará obligado a indemnizar, en su caso, los daños y perjuicios ocasionados.
6. EQUIPO HUMANO Y FUNCIONES
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Es responsabilidad del adjudicatario la composición y dedicación al proyecto de un equipo de trabajo adecuado y con la suficiente experiencia en alguna o varias de las siguientes especialidades: comunicación y redes sociales, imagen y diseño gráfico, marca y posicionamiento y seguimiento SEO/SEM (lo que se acreditará mediante curriculum vitae), mínima de cuatro años, para realizar las labores necesarias que garanticen el cumplimiento de los objetivos.
El equipo estará compuesto para el Lote 1, al menos, de un director de proyecto, un técnico y un traductor español-inglés con experiencia en traducción inversa de textos periodísticos y/o literarios de español a inglés. Para el Lote 2, el equipo estará compuesto, al menos, de un director de proyecto y un técnico.
El adjudicatario nombrará un Director de Proyecto que deberá ser experto en comunicación (lo que se acreditará mediante curriculum vitae) y titulado en Ciencias de la Información o similar, cuyas funciones serán las siguientes:
• Dirigir las actividades y los medios personales que presten los servicios impartiendo al efecto las órdenes e instrucciones necesarias para la ejecución.
• Asistirá a una reunión semanal con el personal de la Subdirección General de Promoción Internacional y Participación Empresarial y cuando sea requerido para ello.
• Realizar las funciones de contacto directo y reporte con la Subdirección General de Promoción Internacional y Participación Empresarial de forma periódica, en concreto, una vez al mes en el día que se fije para ello en el que deberá aportar un informe sobre el
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desarrollo de los trabajos y se evaluará su contenido. No obstante, el Jefe de Proyecto deberá tener disponibilidad constante hacia la citada Subdirección para resolver cuestiones que se vayan planteando. La excepción a esta obligación deberá otorgarla el responsable del contrato mediante correo electrónico. El incumplimiento de esta obligación tendrá la consideración de falta grave. La citada Subdirección General comunicará todas las directrices relativas a la supervisión general de los trabajos objeto del servicio al Jefe de Proyecto así como todas aquellas actuaciones y servicios que supongan un incumplimiento o un cumplimiento defectuoso a efectos de que adopte las medidas necesarias para solventarlo.
El adjudicatario presentará un compromiso de permanencia del personal. En caso de que se produzca alguna modificación se lo comunicará al responsable del contrato con antelación suficiente (mínimo 15 días) proponiendo un profesional de la misma cualificación y experiencia. El adjudicatario, en la elección de su personal y en la definición de su organización interna siempre velará por ofrecer un buen servicio al Ayuntamiento de Madrid.
Las retribuciones del personal deberán igualar, al menos, los complementos y consolidaciones salariales actuales de los trabajadores, permisos, licencias y cualesquiera contingencias que puedan preverse. Independientemente de la aplicación de los convenios colectivos o particulares en las empresas, estos complementos, consolidaciones, permisos y licencias son de obligado cumplimiento durante todo el periodo de ejecución del contrato, sin perjuicio de las salvedades que puedan ocasionarse a causa de expedientes disciplinarios o incidencias similares. El incumplimiento de lo estipulado en este párrafo dará a lugar a la comisión de una falta de las tipificadas como muy graves, llevando aparejada la penalidad que se establece en el Anexo I del PCAP.
El personal contratado por el adjudicatario dependerá única y exclusivamente del mismo, el cual tendrá todos los derechos y obligaciones respecto al citado personal sin que en ningún caso resulte responsable el Ayuntamiento de Madrid de las obligaciones existentes entre ellos.
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El adjudicatario cumplirá en todos sus ámbitos con la normativa vigente en materia laboral y de Seguridad Social, utilizará la categoría y especialización del personal que resulte aplicable y quedará obligado al cumplimiento de la normativa vigente en materia laboral, de seguridad social, de integración social de minusválidos y de prevención de riesgos laborales, conforme a los dispuesto en la Ley 31/1995, de 8 de noviembre, sobre Prevención de Riesgos Laborales y en el Reglamento de los Servicios de Prevención, aprobado por Real Decreto 39/1997, de 17 de enero y posteriores modificaciones. Igualmente es de aplicación el Real Decreto 773/1997, de 30 xx xxxx, sobre disposiciones mínimas de seguridad y salud relativas a la utilización por los trabajadores de equipos de protección individual, y todas aquellas que se promulguen durante la ejecución del presente contrato.
Dentro del primer y último mes de ejecución del contrato, el adjudicatario deberá aportar un informe en el que figuren los siguientes datos:
• El número de mujeres y el número de hombres empleados en su empresa.
• El número de mujeres y número de hombres empleados en puestos de coordinación y/o dirección.
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• El salario medio de las mujeres y hombres empleados.
• Las medidas de flexibilidad horaria.
• Los permisos remunerados para el cuidado de menores y mayores dependientes.
• Los protocolos de actuación en caso de acoso sexual y laboral.
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• Los Planes de igualdad.
7. PLAZO
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El plazo de duración del presente contrato será de dos años, a contar desde el 1 xx xxxxx de 2018 o, en su caso, desde la formalización del contrato, si bien, los trabajos se desarrollarán conforme a los siguientes plazos de entrega:
Lote 1: MANTENIMIENTO DEL PLAN DE ACTIVACION DE LA PROMOCIÓN INTERNACIONAL | PLAZO DE ENTREGA |
Gestión y mantenimiento de la web; generación, revisión y actualización de | De forma continuada desde la |
contenidos; inserción y gestión de redes sociales para la promoción | formalización del contrato y hasta su |
internacional de Madrid; Soporte y asesoramiento. Dinamización de la web y | finalización. |
las redes sociales | |
Creación, diseño y realización de una newsletter digital bilingüe | Cada año se realizarán con periodicidad |
(español/inglés) para promocionar la ciudad de Madrid | bimestral. |
Elaboración de un Power Point para la promoción internacional de Madrid para cada anualidad | Como máximo en el plazo de un mes desde la formalización del contrato para 2018 y antes del 15 de febrero de 2019. |
Informe previo sobre el estado actual del posicionamiento SEO de la web y propuestas de mejora. | Como máximo en el plazo de un mes desde la formalización del contrato. |
Informe del estado de posicionamiento SEO conforme al seguimiento establecido en el informe previo, diseño de estrategias y propuestas de mejora. Informe de consultoría SEM con propuestas de mejora | Con periodicidad mensual desde la entrega del informe previo y hasta la finalización del contrato. |
Con periodicidad bimestral desde la formalización del contrato y hasta su finalización. | |
Elaboración de un estudio de posicionamiento de otras ciudades a través de sus webs de promoción internacional. | Como máximo en el plazo de un mes desde la formalización del contrato. |
Informe final de conclusiones de posicionamiento y propuestas de acciones futuras | Con un mes de antelación a la finalización del contrato |
Lote 2: MANTENIMIENTO DEL PLAN DE ACTIVACION PARA LA PARTICIPACIÓN EMPRESARIAL | |
Elaboración y publicación de noticias de la Oficina para la Participación Empresarial en las redes sociales | Generación de contenidos y publicaciones semanalmente durante los dos años para twitter, Facebook y Linkedin 3 videos anuales, 6 para los dos ejercicios. Entrega cuatrimestral. |
Creación de material informativo digital e impreso del Programa Anual de Patrocinios 2018 y 2019 | Como máximo en el plazo de dos meses desde la aprobación del Programa Anual de Patrocinio de cada anualidad. |
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Estos plazos podrán modificarse en función de especiales circunstancias que se puedan producir durante el desarrollo de los trabajos y así lo aconseje cada encargo, siempre por acuerdo de ambas partes.
8. SISTEMA DE CONTROL DE CALIDAD
Inspección de los trabajos
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La Subdirección General para la Participación Empresarial designará un técnico, por cada uno de los lotes, que realizará las funciones de interlocución con la empresa y seguimiento de los trabajos.
Este técnico desarrollará una función de enlace y seguimiento durante la realización de los trabajos, con el fin de que se adecuen a las prescripciones del presente pliego, proporcionando al adjudicatario la normativa existente de carácter municipal. Dicho técnico responsable, a la vista del desarrollo de los trabajos, podrá formular al adjudicatario indicaciones y sugerencias con el fin de que puedan satisfacerse las exigencias de lo estipulado en el presente pliego.
9. PRESUPUESTO
El presupuesto máximo de este contrato asciende a 190.688,29 € (CIENTO NOVENTA MIL SEISCIENTOS OCHENTA Y OCHO EUROS CON VENTINUEVE CENTIMOS) IVA
excluido.
10. PROPIEDAD INTELECTUAL DE LOS TRABAJOS REALIZADOS Y PROTECCIÓN DE DATOS
a) Propiedad intelectual de los trabajos
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El Ayuntamiento de Madrid adquirirá la propiedad de todo el material (tanto software como contenidos) que sea elaborado por el adjudicatario en ejecución del contrato, y, en particular, todos los derechos de propiedad intelectual derivados, incluida la explotación, en cualquier modalidad y bajo cualquier formato, para todo el mundo, del trabajo elaborado por el adjudicatario, o sus empleados, en ejecución del contrato, reservándose el Ayuntamiento de Madrid cualquiera otras facultades anejas al derecho de propiedad intelectual. Será propiedad de este Ayuntamiento el resultado de los servicios así como cuantos materiales y documentos (especificaciones, videos, presentaciones, dll, scripts, etc.) se realicen en cumplimento del contrato.
El Ayuntamiento de Madrid será titular de todos los derechos referidos en el párrafo anterior por el plazo máximo permitido legalmente, para todo el mundo y la única entidad que, por tal concepto, podrá explotar y comerciar con el trabajo desarrollado en ejecución del contrato, antes o después de su terminación, correspondiendo a los autores materiales del mismo únicamente los derechos xxxxxxx que les reconoce el artículo 14 de la Ley de propiedad intelectual.
El adjudicatario vendrá obligado a exonerar al Ayuntamiento de Madrid de cualquier tipo de responsabilidad frente a terceros, por reclamaciones de cualquier índole que tengan origen en el incumplimiento de las obligaciones de propiedad intelectual y responderá frente a este Ayuntamiento del resultado de dichas acciones.
b) Protección de datos de carácter personal
El adjudicatario es el único responsable de los datos de carácter personal que haya podido utilizar, tratar y almacenar en diferentes soportes, siendo así mismo responsable de la obtención legítima de dichos datos, todo ello en cumplimiento de la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de
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diciembre, de protección de Datos de Carácter Personal. Así mismo, se obligará a cumplir lo dispuesto en el Real Decreto 1720/2007, de 21 de diciembre, por el que se aprueba el Reglamento de desarrollo de la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de Protección de Datos de Carácter Personal, así como de las disposiciones que en materia de protección de datos se encuentren en vigor a la adjudicación del contrato o que puedan estarlo durante su vigencia.
El adjudicatario deberá guardar la debida confidencialidad y secreto sobre los hechos, informaciones, conocimientos, documentos y otros elementos a los que tenga acceso con motivo de la prestación del servicio, debiendo destruir todos los soportes utilizados para la realización de la toma de datos una vez se hayan entregado los productos del trabajo objeto del presente pliego.
El adjudicatario informará a sus empleados de que sólo pueden tratar la información obtenida para cumplir los servicios objeto del presente pliego y también de la obligación de no hacer públicos, ceder o enajenar cuantos datos conozcan.
El adjudicatario no podrá aprovechar ni utilizar las llamadas telefónicas, entrevistas o cualquier otro método de contacto con los usuarios utilizado, para fines distintos de los que constituyen el objeto del presente pliego.
11. CLÁUSULAS SOCIALES
a. Siguiendo lo estipulado en el Decreto de 19 de enero de 2016, del Delegado del Área de Economía y Hacienda, por el que se aprueba la Instrucción 1/2016, se hace constar que para la determinación del precio del contrato se ha utilizado el criterio de precios xx xxxxxxx actual para este tipo de servicios contrastado en varias fuentes incluidas empresas municipales.
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Asimismo, se ha tenido en cuenta el XVI Convenio colectivo estatal de empresas de consultoría y de estudios xx xxxxxxx y de opinión pública aplicable al sector publicado en el Boletín oficial del Estado de 4 xx xxxxx de 2009 respecto al salario base, el complemento de antigüedad y los restantes costes laborales y de Seguridad Social y demás de la prestación del servicio. Por ello, la oferta económica deberá ser adecuada para que el adjudicatario haga frente a todos los costes derivados de la aplicación del citado Convenio y las actualizaciones que correspondan, sin que en ningún caso el precio/hora de los trabajadores asignados al contrato pueda ser inferior al precio/hora del Convenio más los costes de Seguridad Social.
b. En aplicación de la misma Instrucción, en toda la documentación, publicidad, imagen o materiales que deban aportar los licitadores o que sean necesarios para la ejecución del contrato, deberá hacerse un uso no sexista del lenguaje, evitar cualquier imagen discriminatoria de las mujeres o estereotipos sexistas, y fomentar con valores de igualdad la presencia equilibrada, la diversidad y la corresponsabilidad.
c. En el desarrollo de los portales web mantenidos en la ejecución del presente contrato será de preceptivo cumplimiento el Reglamento sobre las condiciones básicas para el acceso de las personas con diversidad funcional a las tecnologías, productos y servicios relacionados con la sociedad de la información y medios de comunicación social, aprobado por Real Decreto 1494/2007, de 12 de noviembre, así como los protocolos internacionales de accesibilidad (W3C y las Web Content
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Accesibility Guidelines 1.0 y Norma UNE 139803:2004), que establecen como grado de accesibilidad mínimo obligatorio el nivel “AA” aplicable a las páginas de Internet de las Administraciones Públicas (artículos 18, 19 y 20 de la Ley 56/2007, de 28 de Diciembre, de medidas de impulso de la Sociedad de la Información, artículo 14 de la Ley 27/2007, de 23 de octubre, de Reconocimiento de la Lengua de Signos, la Ley 11/2007, de 22 xx xxxxx, de Acceso Electrónico de los Ciudadanos a los Servicios Públicos y artículos 3, 6 y 12 del Real Decreto 1494/2007, de 12 de noviembre)
A tal efecto, los licitadores deberán presentar una declaración responsable relativa al cumplimiento de las obligaciones en materia de accesibilidad, de conformidad con la normativa anteriormente especificada que deberá incluirse en el sobre relativo a la documentación técnica.
d. La empresa adjudicataria tiene la obligación de adoptar las medidas de seguridad y salud en el trabajo que sean obligatorias para prevenir de manera rigurosa los riesgos que pueden afectar a la vida, integridad y salud de las personas trabajadoras. Asimismo deberá acreditar, mediante la documentación que corresponda, el cumplimiento de las obligaciones siguientes:
d.i. La evaluación de riesgos y planificación de la actividad preventiva correspondiente a la actividad contratada.
d.ii. La formación e información en materia preventiva a las personas adscritas a la ejecución del contrato.
d.iii. El justificante de la entrega de equipos de protección individual que, en su caso, sean necesarios.
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e. En el plazo de quince días desde la formalización del contrato el adjudicatario deberá presentar declaración responsable acreditando la afiliación y el alta en la Seguridad Social de los trabajadores que participarán en la ejecución del contrato. Xxxx, sin perjuicio de la presentación de los documentos de pago a la seguridad social que se mencionan en el Anexo I del PCAP y que habrán de acompañar a la facturación de los trabajos.
f. Es condición especial de ejecución que la empresa adjudicataria deberá realizar la formación interna de la organización en horario laboral o, al menos, el 50% de las horas dentro de éste. Para ello deberá comunicar al responsable del contrato la relación de cursos, con expresión de asistentes, contenido y horario. El incumplimiento de esta condición dará lugar a las penalidades que se prevén en el Anexo I del PCAP para los incumplimientos graves.
g. Para colaborar en la prevención y erradicación del acoso laboral, es condición especial de ejecución que la empresa adjudicataria realice durante la ejecución al menos una acción formativa, de al menos cinco horas de duración, respecto de esta materia. La certificación de la acción formativa, que deberá describir el contenido de la misma y la relación de participantes, deberá entregarse al Responsable del Contrato al menos con 1 mes de antelación a la finalización del contrato. El
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incumplimiento de esta condición dará lugar a las penalidades que se prevén en el Anexo I del PCAP para los incumplimientos graves.
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h. Es condición especial de ejecución que durante la ejecución del contrato la empresa adjudicataria deberá cumplir y acreditar para las nuevas contrataciones, bajas o sustituciones del personal adscrito a la ejecución del contrato, que al menos el 30% de las mismas es indefinida. El incumplimiento de esta condición dará lugar a las penalidades que se prevén en el Anexo I del PCAP para los incumplimientos graves.
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i. Es condición especial de ejecución que la empresa adjudicataria designe una persona de contacto, vinculada a la empresa y con formación específica en la materia, para la supervisión y control de la aplicación de las condiciones de seguridad y salud laboral exigibles, así como para la detección de las posibles incidencias que surjan en este ámbito, sin perjuicio de las funciones encomendadas al coordinador de seguridad y salud. El incumplimiento de esta designación dará lugar a las penalidades que se prevén en el Anexo I del PCAP para los incumplimiento graves.