MANUALDE CONTRATACIÓN
TRANSPARENCIA
RESPONSABILIDAD SELECCIÓN OBJETIVA ECONOMÍA
EFICIENCIA
EFICACIA
PUBLICIDAD IGUALDAD MORALIDAD CELERIDAD
IMPARCIALIDAD
GOBERNACIÓN DEL DEPARTAMENTO DEL CHOCÓ
MANUALDE
TRANSPARENCIA
RESPONSABILIDAD SELECCIÓN OBJETIVA ECONOMÍA
CONTRATACIÓN
EFICIENCIA
EFICACIA
PUBLICIDAD IGUALDAD MORALIDAD CELERIDAD
IMPARCIALIDAD
GOBERNACIÓN DEL DEPARTAMENTO DEL CHOCÓ
Manual de Contratación
Instrumento de autocontrol para el fortalecimiento de la gestión contractual.
Xxxxxx-Xxxxx, diciembre de 2016 Gobernador del departamento del Chocó
Xxxxxx Xxxxxx Xxxxxxx Xxxxxxxx Xxxxxxxx
Secretario General
Xxxx Xxxxxxx Xxxxxxxx Xxxxxxxx
Coordinadora del Grupo de Contratación
Xxxxx Xxxx Xxxx Xxxxxx
Diseño y diagramación
K2 Comunicacíon Visual
Elaborado por Xxxxxxx & Xxxxxxxx abogados
Primera edición: diciembre de 2016 Bogotá D.C, Colombia
Gobernación del Chocó, 2016
Teléfono: (57) (0) 000 0000, Fax: 000 0000 /
Email: xxxxxxxxxxx@xxxxx.xxx.xx - contactenos@choco.gov.c o
CONTENIDO
CAPÍTULO 1: DISPOSICIONES GENERALES 9
1.1. OBJETIVO Y ALCANCE 11
1.2. PRINCIPIOS DE CONTRATACIÓN PÚBLICA 11
1.2.1. DEL PRINCIPIO DE TRANSPARENCIA 13
1.2.2. DEL PRINCIPIO DE ECONOMÍA 14
1.2.3. DEL PRINCIPIO DE RESPONSABILIDAD 16
1.2.4. DEBER DE SELECCIÓN OBJETIVA 16
1.2.5. PRINCIPIO DE PUBLICIDAD 17
1.3. CÓDIGO ÉTICO Y BUENAS PRÁCTICAS EN MATERIA DE CONTRATACIÓN ESTATAL 19
1.3.1. POLÍTICA DE CAPACITACIÓN DE LOS ORDENADORES DEL GASTO Y
DEMÁS PARTICIPES DE LA GESTIÓN CONTRACTUAL 28
1.4. MECANISMOS DE PARTICIPACIÓN CIUDADANA EN LOS PROCESOS DE CONTRATACIÓN 28
1.5 . MARCO LEGAL 29
1.6. TÉRMINOS Y DEFINICIONES 31
CAPÍTULO 2: COMPETENCIAS EN MATERIA CONTRACTUAL 41
2.1. NATURALEZA JURÍDICA DE LA ENTIDAD Y UBICACIÓN EN LA ESTRUCTURA DEL ESTADO 43
2.1.1. MISIÓN Y VISIÓN 43
2.2. DEL RÉGIMEN DE CONTRATACIÓN DE LA GOBERNACIÓN DEL DEPARTAMENTO DEL CHOCÓ 43
2.2.1. DE LOS PARTÍCIPES DE LA CONTRATACIÓN PÚBLICA 44
2.2.2. MODELO DE CONTRATACIÓN DE LA GOBERNACIÓN DEL DEPARTAMENTO DEL CHOCÓ 44
2.2.3. ESTRUCTURA DEL MODELO DE CONTRATACIÓN 45
2.3. COMPETENCIAS EN MATERIA DE CONTRATACIÓN 47
2.3.1. DELEGACIÓN CONTRACTUAL 48
2.3.2. PROCEDIMIENTO DE DESCONCENTRACIÓN 52
2.4. RÉGIMEN DE INHABILIDADES E INCOMPATIBILIDADES 56
CAPÍTULO 3: LA GESTIÓN CONTRACTUAL Y SUS PROCEDIMIENTOS: ETAPA PRE CONTRACTUAL 63
3. LA ETAPA PRE CONTRACTUAL 65
3.1. PRINCIPIO DE PLANEACIÓN CONTRACTUAL 65
3.1.1. PLAN ANUAL DE ADQUISICIONES 66
3.2. DOCUMENTOS MÍNIMOS PARA INICIAR UN PROCESO
DE CONTRATACIÓN: ELABORACIÓN Y EXPEDICIÓN 69
3.2.1. ESTUDIOS Y DOCUMENTOS PREVIOS 72
3.2.2. ANÁLISIS DEL SECTOR 74
3.2.3. REQUISITOS HABILITANTES 74
3.2.4. FACTORES DE SELECCIÓN 79
3.2.5. APLICACIÓN DE ACUERDOS COMERCIALES, TRATO NACIONAL E
INCENTIVOS EN LA CONTRATACIÓN PÚBLICA 82
3.2.6. ANÁLISIS QUE SUSTENTA LA EXIGENCIA DE GARANTÍAS 86
3.2.7. ANÁLISIS DEL RIESGO 86
3.3. MODALIDADES DE SELECCIÓN DE LOS CONTRATISTAS 88
3.3.1. LICITACIÓN PÚBLICA 89
3.3.2. SELECCIÓN ABREVIADA 94
3.3.3. CONCURSO DE MÉRITOS 107
3.3.4. CONTRATACIÓN DIRECTA 110
3.3.5. MÍNIMA CUANTÍA 116
3.4. COMUNICACIÓN CON LOS OFERENTES Y CONTRATISTAS 120
CAPÍTULO 4: LA GESTIÓN CONTRACTUAL Y SUS PROCEDIMIENTOS
- ETAPAS CONTRACTUAL Y POS CONTRACTUAL 121
4.1. ETAPA CONTRACTUAL 123
4.1.1. REQUISITOS DE PERFECCIONAMIENTO Y EJECUCIÓN DEL CONTRATO ESTATAL 124
4.1.2. FORMAS DE PAGO DEL VALOR DEL CONTRATO 124
4.1.3. ANTICIPO Y PAGO ANTICIPADO 126
4.2. CLASES DE GARANTÍAS Y COBERTURA 127
4.2.1. RIESGOS QUE DEBEN CUBRIR LAS GARANTÍAS EN LA CONTRATACIÓN 132
4.3. MODIFICACIONES CONTRACTUALES 133
4.3.1. PRORROGA 134
4.3.2. ADICIÓN 134
4.3.3. OTROSÍ 135
4.3.4. CESIÓN CONTRACTUAL 136
4.3.5. OTRAS ACTUACIONES QUE NO IMPLICAN MODIFICACIÓN A LA MINUTA DEL CONTRATO 137
4.4. RESTABLECIMIENTO ECONÓMICO DEL CONTRATO 140
4.5. ETAPA POS CONTRACTUAL 141
4.5.1. LIQUIDACIÓN DE CONTRATOS 141
4.5.2. CONTROVERSIAS Y LA SOLUCIÓN DE CONFLICTOS DERIVADOS
DE LOS PROCESOS DE CONTRATACIÓN 144
CAPÍTULO 5: POTESTADES SANCIONATORIAS Y EXCEPCIONALES AL DERECHO COMÚN 145
5.1. POTESTAD SANCIONATORIA 147
5.1. 1. MULTA 148
5.1. 2. DECLARATORIA DE INCUMPLIMIENTO PARA HACER EFECTIVA LA CLÁUSULA PENAL 150
5.1.3. DERECHO AL DEBIDO PROCESO 151
5.4. POTESTADES EXCEPCIONALES AL DERECHO COMÚN 152
5.4.1. INTERPRETACIÓN UNILATERAL 152
5.4.2. MODIFICACIÓN UNILATERAL 152
5.4.3. TERMINACIÓN UNILATERAL 152
5.4.4. CADUCIDAD 153
5.4.5. REVERSIÓN 154
CAPÍTULO 6: SUPERVISIÓN E INTERVENTORÍA DE LA ACTIVIDAD CONTRACTUAL 155
6.1. FIN Y DEFINICIONES 157
6.2. OBLIGATORIEDAD DE CONTAR CON SUPERVISIÓN Y/O INTERVENTORÍA 161
6.3. DESIGNACIÓN DEL SUPERVISOR Y/O INTERVENTOR 161
6.4. ACTIVIDADES A CARGO DEL SUPERVISOR Y/O INTERVENTOR 162
6.5. CONSECUENCIAS DEL INCUMPLIMIENTO DE LA
FUNCIÓN DE SUPERVISIÓN E INTERVENTORÍA 167
6.6. RESPONSABILIDAD DE LA OFICINA DE CONTROL INTERNO EN LA GESTIÓN CONTRACTUAL 170
6.7. DISPOSICIONES FINALES 171
BIBLIOGRAFÍA 172
MANUAL DE CONTRATACIÓN
PRESENTACIÓN DEL MANUAL
DE CONTRATACIÓN
La contratación pública tiene una considerable importancia económica tanto a nivel nacional como internacional, ya que representa una proporción significativa del PIB nacional, organismos de control como la Procuraduría General de la Nación, han manifestado que el Presupuesto Nacional se ejecuta en un 70% por vía de la contratación estatal1; al celebrar y ejecutar los contratos, las entidades buscan el cumplimiento de los fines estatales, la continua y eficiente prestación de los servicios públicos y la efectividad de los derechos e intereses de los administrados que colaboran con ellas en la consecución de dichos fines.2
En tal sentido, el contrato estatal es una expresión nítida de la función administrativa3, tanto en su celebración como en su ejecución, en el entendido que persigue la realización de un interés público4, así las cosas, el contrato celebrado por las entidades públicas se fundamenta en el interés general, pues es el instrumento al que recurren éstas para concretar el cumplimiento de sus funciones y cumplir la misión que dentro del Estado les ha sido confiada para sa- tisfacer necesidades sociales, por lo que la gestión contractual se convierte en un xxxxx del Estado Social de Derecho y una actividad de apoyo trascendental para el funcionamiento de las Entidades públicas.
No obstante ello, en la ejecución de gran cantidad de los contratos que celebra la administración pública, por múltiples factores dentro de los que se destaca la corrupción, la inadecuada Planeación y la deficiencia en la supervisión, resulta afectado el cumplimiento de los fines estatales, lo cual repercute de forma signi- ficativa en el uso eficiente de los recursos públicos y, en términos más generales, en el deterioro de la con- fianza pública en los gobiernos y en la gobernanza, confianza que goza de especial importancia para esta administración, por lo que se previó, fortalecer la gestión contractual de la administración departamental, mediante la implementación de buenas prácticas en materia contractual y con la institucionalización de una herramienta practica de autocontrol, como lo es el Manual de Contratación5.
Aunado a lo anterior, teniendo en cuenta que la contratación pública, es uno de los aspectos más importante de la gestión administrativa, he dispuesto fortalecer el recurso humano cualitativa y cuantitativamente, para mejorar los niveles de calidad, eficacia, eficiencia, y la mayor transparencia en los procesos de contratación.
Se precisa que la tarea por la transparencia y el uso eficiente de los recursos públicos, no es solo de la administración,
sino de todos los actores que en ella participan, tanto contratantes como contratistas y la sociedad, deben investir su
1 La corrupción carcome la contratación estatal, denunció el procurador delegado para la descentralización y entidades territoriales, Xxxxxx Xxxxxxx Xxxx: “Todo el Presupuesto Nacional se ejecuta en un 70 por vía contratación estatal.
2 Ley 80 de 1993, articulo 3º
3 Artículo 209 -inciso primero- Constitución Política: “La función administrativa está al servicio de los intereses generales y se desarrolla con fundamento en los principios de
igualdad, moralidad, eficacia, economía, celeridad, imparcialidad y publicidad, mediante la descentralización, la delegación y la desconcentración de funciones…”
4 Consejo de Estado, Sección Tercera, sentencia del 17 xx xxxxx de 2010, Rad. 18394. M.P. Xxxx Xxxxxx Xxxxxx Xxxxxxx.
5 La Sección tercera de la Sala de lo Contencioso Administrativo del Consejo de Estado, en la providencia de 14 xx xxxxx de 2010, consejero ponente: Xxxxxxx Xxx Xxxxxx. Radicación número: 11001-03-26-000-2008-00101-00(36054), planteó la siguiente definición del manual de contratación: “Los denominados manuales de contratación pueden enmarcarse dentro de la potestad de auto-organización reconocida a cada entidad estatal, toda vez que los mismos tienen un campo de aplicación que se restringe a cada organismo administrativo. En otras palabras, es una norma de carácter interno ya que regula relaciones de carácter inter-orgánico (…) Adicionalmente, su objeto no es otro distinto a reglamentar temas administrativos del manejo de la contratación estatal – funcionarios que intervienen en las distintas etapas de la contratación, en la vigilancia y ejecución del negocio jurídico, entre otros -, es decir aspectos administrativos del trámite y desarrollo contractual. Por esta razón, con la salvedad de la expresión “todos los asuntos propios de la realización de los procesos de selección”, esta Sala declarará que el artículo 89 del Decreto 2474 se encuentra ajustado a la legalidad.”
XXXXXXXXXXX XXX XXXXXXXXXXXX XXX XXXXX 0
proceder de transparencia y lealtad, para mancomunadamente procurar el uso eficiente de los recursos públicos, logrando cumplir los fines del estado que no es distinto que el de la satisfacción de las necesidades de los asociados.
Con el objetivo de compilar y racionalizar las normas de carácter reglamentario que rigen la Contratación Pública y contar con un instrumento jurídico único para el desarrollo de la misma, el Gobierno Nacional expidió el Decreto 1082 de 20156, el cual dispuso que las entidades públicas deben contar con un manual de contratación7, en aplica- ción del citado decreto. La elaboración del presente manual, se convirtió en una tarea de gran importancia para esta administración, como instrumento de Gestión Estratégica, por lo que se dieron recomendaciones precisas de que el manual de conformidad con los lineamientos de Colombia Compra Eficiente -CCE, debía de servir de apoyo al cumplimiento de los objetivos misionales de esta entidad, establecer de manera precisa y dar a conocer a los partíci- pes del Sistema de Compra Pública, la forma en que opera la Gestión Contractual8 del Departamento del Chocó, así mismo, establecer las reglas para que en los en los Procesos de Contratación que se adelanten por la administración departamental, se garantice la aplicación de los principios de la contratación estatal y de la función administrativa, iniciativas que recogen este documento que hoy presentamos.
Teniendo en cuenta que la gestión contractual, busca materializar la propuesta política contenida en el Plan de Desarrollo Departamental, para su realización se requiere una oportuna, minuciosa y detallada planeación para la ejecución de cada proyecto, que, articulada con la debida aplicación de la normatividad vigente, la participación coordinada de las diferentes dependencias o instancias participantes, permite garantizar los fines de la contratación.
Apreciados funcionarios, usuarios y beneficiarios de los servicios de la administración departamental, les presento el Manual de Contratación de la Gobernación del departamento del Chocó, el cual servirá de herramienta de autocontrol, de gestión y de orientación en el desarrollo de la actividad contractual, buscando garantizar que la ad- quisición de bienes y servicios que se adelanten para el cumplimiento de nuestros fines, se realicen con los más altos niveles de calidad y con estricta aplicación de los principios de la función administrativa, logrando así una eficiente y ágil gestión contractual.
Con la adopción del presente manual de contratación por la administración, entregamos una herramienta xx xxxxx- jo para fortalecer la Gestión contractual de la Gobernación del Departamento del Chocó, el cual pretende además, orientar a los ordenadores del gasto, empleados públicos, contratistas y demás participes activos al interior de la misma, para una gestión eficiente de los recursos públicos, propendiendo mayores oportunidades para todas las subregiones, así mismo, servirá de guía para su gestión a los posibles oferentes de los procesos de contratación, supervisores e interventores, a las organizaciones de la sociedad civil, organismos de control y vigilancia, entre otros.
Xxxxxx Xxxxxx Xxxxxxx Xxxxxxxx Xxxxxxxx
Gobernador del departamento del Chocó
6 “Por medio del cual se expide el decreto único reglamentario del sector administrativo de Planeación Nacional”
7 Articulo 2.2.1.2.5.3: “Las Entidades Estatales deben contar con un manual de contratación el cual debe cumplir con los lineamientos que para el efecto señale Colombia Compra Eficiente”
8 LGEMC-01 Lineamientos Generales para la Expedición de Manuales de Contratación, Colombia Compra Eficiente, ¿Qué es un manual de contratación?
NES
DISDPISPOOSSICIICONIEOS
CAPÍTULO I
GENGEERNALEESRALES
1
8
SELECCIÓN OBJETIVA
2
CELERIDAD
PUBLICI DAD
7
RESPONSABILI DAD
EFICACIA
3
ECONOMÍA
TRANSPARENCIA
6
EFICIENCIA
5
4
MANUAL DE CONTRATACIÓN
1.1. OBJETIVO Y ALCANCE
OBJETIVO
Regular la gestión contractual de la Gobernación del departamento del Chocó, en aras de simplificar las actividades que se desarrollan en cada una de sus etapas; estableciendo procedimientos y directrices, e ilustrando las actua- ciones que cada uno de los servidores públicos y contratistas participes de la misma deben desarrollar, a fin de dar cumplimiento a la normatividad aplicable, a los principios de la contratación estatal y de la función pública.
ALCANCE
En atención a que el presente documento fija los procedimientos para desarrollar la gestión contractual al interior de esta entidad, determina la forma como se deben aplicar los principios y normas que rigen este tipo de contratación, y establece las competencias y funciones de cada uno de los partícipes de la misma, resulta obligatoria su aplicación y cumplimiento para todos los servidores públicos al servicio de la administración departamental y para las personas naturales y jurídicas que participen de los mismos.
1.2. PRINCIPIOS DE CONTRATACIÓN PÚBLICA
El artículo 365 de la Constitución Política señala que “los servicios públicos son inherentes a la finalidad social del Es- tado” que es deber de éste “asegurar su prestación eficiente a todos los habitantes del territorio nacional”, que “podrán ser prestados por el Estado, directa o indirectamente, por comunidades organizadas, o por particulares” y que “en todo caso, “el Estado mantendrá la regulación, el control y la vigilancia de dichos servicios.”
Esta preceptiva superior, encuentra cabal desarrollo en la normatividad que regula la contratación estatal, en especial en el artículo 3º de la Ley 80 de 1993, al disponer que “los servidores públicos tendrán en consideración que al celebrar contratos y con la ejecución de los mismos, las entidades buscan el cumplimiento de los fines estatales, la continua y eficiente prestación de los servicios públicos y la efectividad de los derechos e intereses de los administrados que cola- xxxxx con ellas en la consecución de dichos fines. Los particulares, por su parte, tendrán en cuenta al celebrar y ejecutar contratos con las entidades estatales que colaboran con ellas en el logro de sus fines y cumplen una función social que, como tal, implica obligaciones.”
De otro lado la regulación, control y vigilancia de los servicios públicos que debe mantener el Estado, se concreta en la contratación estatal, en las cláusulas exorbitantes de terminación unilateral, interpretación y modificación unilateral, caducidad y sometimiento a las leyes nacionales consagradas en los artículos 14 y siguientes de la mencionada ley.9
El artículo 209 superior dispone además que “la función administrativa está al servicio de los intereses generales y se desarrolla con fundamento en los principios de igualdad, moralidad, eficacia, economía, celeridad, imparcialidad y pu- blicidad, mediante la descentralización, la delegación y la desconcentración de funciones…”, mandato este que reitera el artículo 23º de la Ley 80 de 1993 al disponer que “las actuaciones de quienes intervengan en la contratación estatal se desarrollarán con arreglo a los principios de transparencia, economía y responsabilidad y de conformidad con los postula- dos que rigen la función administrativa”
De todo este conjunto normativo se deduce sin esfuerzo alguno que la contratación estatal persigue: (i) el cum- plimiento de los fines estatales, (ii) la continua y eficiente prestación de los servicios públicos y (iii) la efectividad de los derechos e intereses de los administrados que colaboran con ellas en la consecución de dichos fines, por consiguiente con ella se pretende fundamentalmente la satisfacción de intereses de carácter general, la cual debe ceñirse a los principios de la función administrativa, entre otros, a los de Transparencia y Economía.
La eficacia de todos los principios que rigen la actividad contractual del Estado, en especial los de Transparencia y Eco- nomía, depende en buena medida de que en ella se cumpla con los deberes de planeación y de selección objetiva.
¿Sabías que...? En la teoría del derecho se reconocen a los principios como categorías de normas jurídicas, pues desde un punto de vista general establecen aquello que es o debe ser. Así las cosas, al tener vocación normativa se manifiestan en mandatos, permisiones o prohibiciones que delimitan y exigen un determi- nado comportamiento.
Los principios como lo reconoce la doctrina están llamados a cumplir en el sistema normativo los siguientes papeles primordiales: (i) Sirven de base y fundamento de todo el ordenamiento jurídico; (ii) actúan como directriz hermenéutica para la aplicación de las reglas jurídicas; y finalmente, (iii) en caso de insuficiencia normativa concreta y específica, se emplean como fuente integradora del derecho10.
En estos términos, es indiscutible que los principios cumplen una triple función de fundamento, interpretación e integración del orden jurídico. Se reconoce a los principios como fundamento, en la medida en que contribuyen a la organización deontológica de las distintas instituciones que dan soporte a la vida jurídica, esto es, fijan los criterios básicos o pilares estructurales de una determinada situación o relación social que goza de trascendencia o importan-
cia para el derecho. En cuanto a su función como instrumento para la interpre- tación, la Corte Constitucional ha señalado, que los principios se convierten en
Los principios como lo re- conoce la doctrina están llamados a cumplir en el sistema normativo los si- guientes papeles primor- diales: (i) Sirven de base y fundamento de todo el ordenamiento jurídico;
(ii) actúan como directriz hermenéutica para la aplicación de las reglas jurídicas; y finalmente,
(iii) en caso de insuficien- cia normativa concreta y específica, se emplean como fuente integradora del derecho.
guías hermenéuticas para descifrar el contenido normativo de las reglas jurí- dicas que al momento de su aplicación resulten oscuras, dudosas, imprecisas, indeterminadas o aun contradictorias en relación con otras normas de rango superior, incluyendo dentro de las mismas a los principios de naturaleza consti- tucional. Finalmente, los principios cumplen una función de integración, ya que asumen el rol de fuente formal del derecho ante la insuficiencia material de la ley para regular todas y cada una de las situaciones que se puedan presentar en el devenir social.
La Ley 80 de 1993, establece en su artículo 2311, los Principios de las actuaciones Contractuales de las Entidades Estatales. que las actuaciones de quienes intervengan en la contratación estatal se desarrollarán con arreglo a los principios de Transparencia, Economía y Responsabilidad y de conformidad con los postulados que rigen la función administrativa12, en tal sentido, los principios generales de la función administrativa por analogía deben aplicarse a la contratación estatal.
10 Corte Constitucional, nueve (9) xx xxxxxx de dos mil cinco (2005). Sentencia C-818/05 expediente D-5521. Magistrado Ponente: Xx. Xxxxxxx Xxxxxxx Xxx.
11 Artículo 23º.- De Los Principios de las Actuaciones Contractuales de las Entidades Estatales. Las actuaciones de quienes intervengan en la contratación estatal se desarrollarán con arreglo a los principios de transparencia, economía y responsabilidad y de conformidad con los postulados que rigen la función administrativa. Igualmente, se aplicarán en las mismas las normas que regulan la conducta de los servidores públicos, las reglas de interpretación de la contratación, los principios generales del derecho y los particulares del derecho administrativo.
12 Articulo 209. La función administrativa está al servicio de los intereses generales y se desarrolla con fundamento en los principios de igualdad, moralidad, eficacia, economía, celeridad, imparcialidad y publicidad, mediante la descentralización, la delegación y la desconcentración de funciones.
1.2.1. DEL PRINCIPIO DE TRANSPARENCIA
El principio de Transparencia dispone que la selección de los contratistas debe “edificarse sobre las bases de i) la igualdad respecto de todos los interesados; ii) la objetividad, neutralidad y claridad de la reglas o condiciones impuestas para la presentación de las ofertas; iii) la garantía del derecho de contradicción; iv) la publicidad de las actuaciones de la administración; v) la motivación expresa, pre- cisa y detallada del informe de evaluación, del acto de adjudicación o de la decla- ratoria de desierta; vi) la escogencia objetiva del contratista idóneo que ofrezca la oferta más favorable para los intereses de la administración”13
Con el objetivo de limitar la discrecionalidad del administrador público, se impone el cumplimiento de requisitos y procedimientos que garantizan la selección de la mejor propuesta para satisfacer el objeto del contrato a suscribir, la cual debe de estar precedida, de acuerdo con el contenido del artículo 24º de la Ley 80 de 1993, de un proceso de selección objetiva bajo cualquiera de las modalidades de selec- ción descritas en la norma: Licitación, selección abreviada, concurso de méritos etc. y, excepcionalmente, de un proceso de contratación directa.
De forma excepcional, el ordenamiento jurídico permite que, en los casos expre- samente señalados por el legislador, las entidades estatales no acudan a la regla general sino, por el contrario, a la contratación directa de carácter especial y por ende de aplicación restrictiva, que se circunscribe únicamente a las causales del numeral 4º del artículo 2º de la Ley 1150 de 2007 y en la Subsección 4, Sección 1 Modalidades de Selección, del Capítulo 2 Disposiciones especiales, del Decre- to 1082 de 2015.
En consecuencia, cuando una entidad pública defina la pertinencia de acudir a las causales de contratación directa previstas en la ley, debe dejar constancia del análisis jurídico, técnico o económico que fundamenta tal determinación, en cum- plimiento de la potestad estrictamente reglada del parágrafo 1º del artículo 2 de la Ley 1150 de 200714 y el articulo 2.2.1.2.1.4.115. del Decreto 1082 de 2015.
El principio de Transpa- rencia dispone que la selección de los contra- tistas debe “edificarse sobre las bases de i) la igualdad respecto de to- dos los interesados; ii) la objetividad, neutralidad y claridad de la reglas o condiciones impuestas para la presentación de las ofertas; iii) la garan- tía del derecho de con- tradicción; iv) la publi- cidad de las actuaciones de la administración; v) la motivación expresa, precisa y detallada del informe de evaluación, del acto de adjudicación o de la declaratoria de desierta; vi) la escogen- cia objetiva del contra- tista idóneo que ofrezca la oferta más favorable para los intereses de la administración”
El desconocimiento de los principios de contratación estatal, en especial del principio de Transparencia, está expresamente prohibido en el numeral 8º del artículo 24º de la Ley 80 de 1993, en virtud del cual, “las autoridades no actuarán con desviación o abuso de poder y ejercerán sus competencias exclusivamente para los fines previstos en la ley. Igualmente, les será prohibido eludir los procedimientos de selección objetiva y los demás requisitos previstos en el presente estatuto”.
13 Consejo de Estado; Sala de lo Contencioso Administrativo; Sección tercera; agosto 00 xx 0000, Xxxxxxxxx 00000, X.X. Xxxxxxxx Xxxxxxx Xxxxx.
14 Circular Xxxxxxxx 000, Xxxxxxxxxx Xxxxxxx xx xx Xxxxxxxxx, Auditor General de la República, Procurador General de la Nación
15 Artículo 2.2.1.2.1.4.1. Acto administrativo de justificación de la contratación directa. La Entidad Estatal debe señalar en un acto administrativo la justificación para contratar bajo la modalidad de contratación directa, el cual debe contener:
1. La causal que invoca para contratar directamente.
2. El objeto del contrato.
3. El presupuesto para la contratación y las condiciones que exigirá al contratista.
4. El lugar en el cual los interesados pueden consultar los estudios y documentos previos.
Este acto administrativo no es necesario cuando el contrato a celebrar es de prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión, y para los contratos de que tratan los literales (a) y (b) del artículo 2.2.1.2.1.4.3 del presente decreto
1.2.2. DEL PRINCIPIO DE ECONOMÍA
Este principio exige al administrador público, el cumplimiento de “procedimientos y etapas estrictamente necesarios para asegurar la selección objetiva de la propuesta más favorable”16, en efecto, el artículo 25º de la Ley 80 de 1993 especifica que dichos requisitos deben cumplirse con anterioridad a la apertura de los procesos licitatorios o invita- ciones públicas a proponer, y en todo caso, nunca después de la suscripción de los contratos. Los requisitos son entre otros: la existencia de las respectivas partidas o disponibilidades presupuestales; los estudios de conveniencia del objeto a contratar; las autorizaciones y aprobaciones necesarias para la contratación; estudios que sustenten el pliego de condiciones; reservas y compromisos presupuestales; etc., gracias al principio de economía, el derecho sustancial prevalece sobre la forma (…)17. Implica que las condiciones del trámite contractual sean las estrictamente necesarias para la escogencia objetiva de la propuesta más favorable18, el principio de economía tiene consecuencias sobre el tiempo, los recursos y los medios invertidos en los procesos de contratación pública bajo la regla de que los trámites se adelantaran con austeridad de tiempo, medios y gastos y se impedirán las dilaciones y los retardos en la ejecución del contrato.
EL PRINCIPIO DE ECONOMÍA
Tiene regulación en el artículo 25º de la Ley 80 de 1993, en virtud de este principio:
1
Los pliegos de condiciones para la escogencia de contratistas, se cumplirán y establecerán los proce- dimientos y etapas estrictamente necesarios para asegurar la selección objetiva de la propuesta más favorable.
2
Las normas se interpretarán sin lugar a dilaciones.
3
4
Se tendrá en consideración, que las reglas y procedimientos constituyen mecanismos de la actividad contractual que buscan servir a los fines estatales, a la adecuada, continua y eficiente prestación de los servicios públicos.
Los trámites se adelantarán con austeridad de tiempo, medios y gastos y se impedirán las dilaciones y los retardos en la ejecución del contrato.
16 Artículo 25º de la Ley 80 de 1993.
17 Consejo de Estado, Sección Tercera, 3 de diciembre de 2007, sentencia 24715 de M.P. Xxxx Xxxxxx Xxxxxx Xxxxxxx.
18 Xxxxxx, Xxxxxx., Xxxxxx, Xxxxx., Xxxxxxxx, Xxxx. La Contratación Estatal: teoría general. Perspectiva comparada y regulación internacional. Bogotá. Universidad Colegio Mayor de Nuestra Xxxxxx xxx Xxxxxxx, Facultad de Jurisprudencia. 2010 p. 153
5
Se adoptarán procedimientos que garanticen la pronta solución de las diferencias y controversias que con motivo de la celebración y ejecución del contrato se presenten.
6
Las entidades estatales abrirán licitaciones e iniciarán procesos de suscripción de contratos, cuando existan las respectivas partidas o disponibilidades presupuestales.
7
La conveniencia o inconveniencia del objeto a contratar y las autorizaciones y aprobaciones para ello, se analizarán o impartirán con antelación al inicio del proceso de selección del contratista o al de la firma del contrato, según el caso.
8
El acto de adjudicación no se someterá a revisiones administrativas posteriores, las corporaciones de elección popular y los organismos de control, no intervienen en los proceso de contratación salvo en la audiencia de adjudicación de licitaciones.
9
Las autoridades constituirán las reservas y compromisos presupuestales necesarios, tomando como base el valor de las prestaciones al momento de celebrar el contrato.
10
Las autoridades no exigirán sellos, autenticaciones, documentos originales o autenticados, reconoci- mientos de firmas, traducciones oficiales ni cualquier otra formalidad salvo cuando las leyes especia- les lo exijan.
11
Se aplica el silencio administrativo positivo, esto es, que luego de tres (3) meses de haber presentado una solicitud ajustada a derecho, sin haber recibido respuesta, se entenderá que la decisión es favo- rable al solicitante.
12
Las entidades no rechazarán las solicitudes que se les formulen por escrito aduciendo la inobservan- cia por parte del peticionario de las formalidades establecidas por la entidad para su tramitación y oficiosamente procederán a corregirlas y a subsanar los defectos que se adviertan en ellas.
13
Las entidades estarán obligadas a radicar las actas o cuentas de cobro en la fecha en que sean presen- tadas por el contratista, procederán a corregirlas o ajustarlas oficiosamente si a ello hubiere lugar y, si esto no fuere posible, las devolverán a la mayor brevedad explicando por escrito los motivos en que se fundamente tal determinación.
14
La declaratoria de desierta de la licitación únicamente procederá por motivos o causas que impidan la escogencia objetiva y se declarará en acto administrativo en el que se señalarán en forma expresa y detallada las razones que han conducido a esa decisión.
1.2.3. DEL PRINCIPIO DE RESPONSABILIDAD
En virtud del citado principio, los sujetos que actúan en la actividad contractual se deben ceñir a la ley, cumpliendo con los deberes y obligaciones de cada uno19, impone al servidor público la rigurosa vigilancia de la ejecución del contrato, incluida la etapa precontractual, por cuanto atribuye la obligación de realizar evaluaciones objetivas sobre las propuestas presentadas, de acuerdo con los pliegos de condiciones efectuados con anterioridad.
El principio de responsabilidad ratifica que el principal objetivo de cualquier contratación estatal, es cumplir con el fin específico que la motiva; de conformidad con lo previsto en el numeral primero del artículo 26º de la Ley 80 de 1993, los servidores públicos están obligados a buscar el cumplimiento de los fines de la contratación, a vigilar la correcta ejecución del objeto contratado y a proteger los derechos de la entidad, del contratista y de los terceros que puedan verse afectados por la ejecución del contrato.
El principio de respon-
sabilidad ratifica que
el principal objetivo de
cualquier contratación
estatal, es cumplir con el
fin específico que la mo-
tiva; de conformidad con
lo previsto en el numeral
primero del artículo 26º
de la Ley 80 de 1993, los
servidores públicos es-
tán obligados a buscar el
cumplimiento de los fines
de la contratación, a vigi-
lar la correcta ejecución
del objeto contratado y a
proteger los derechos de
la entidad, del contratista
y de los terceros que pue-
dan verse afectados por la
ejecución del contrato.
Para garantizar el cumplimiento de este principio, los servidores públicos que intervienen en la actividad contractual responderán civil, penal y disciplinariamente, con ocasión de las actuaciones u omisiones en que incurran en desa- rrollo de la gestión contractual, razón por la cual están obligados a cumplir los fines de la contratación, vigilando la correcta ejecución de lo contratado y velando por la protección de los derechos de la entidad y del contratista, las ac- tuaciones de los servidores públicos estarán presididas por las reglas sobre administración de bienes ajenos y por los mandatos y postulados que gobiernan una conducta ajustada a la ética y a la justicia, los mismos responderán por sus actuaciones y omisiones antijurídicas y deberán indemnizar los daños que se causen por razón de ellas, verbigracia, cuando hubieren abierto licitaciones o concursos sin haber elaborado previamente los correspondientes pliegos de condiciones, invitaciones públicas, estudios, y evaluaciones que fueren necesarios, o cuando los pliegos de condicio- nes o invitaciones hayan sido elaborados en forma incompleta, ambigua o confusa que conduzcan a interpretaciones o decisiones de carácter subjetivo por parte de aquellos.
1.2.4. DEBER DE SELECCIÓN OBJETIVA
En íntima relación con el principio de Responsabilidad se encuentra el Deber de selección objetiva en virtud del cual “la oferta que sea seleccionada deberá ser aquella que haya obtenido la más alta calificación como resultado xx xxx- derar los factores o criterios de selección establecidos en los documentos de la licitación, concurso o contratación directa”20. Así las cosas, “tales documentos deben contener reglas claras, objetivas e imparciales para que los interesados participen en igualdad de condiciones, así como deben contener los criterios de selección y la ponderación precisa, detallada y completa de los mismos, con su- jeción a lo cual debe realizarse la evaluación comparativa de las ofertas”21. Dichas reglas son el fundamento de la selección del contratista, pues fijan las pautas que serán aplicadas al momento de la evaluación de ofertas.
Este principio se define a partir de los siguientes criterios: el precio, el plazo, el cum- plimiento en contratos anteriores,la calidad,la experiencia,etc.,los cuales,considera- dos integralmente (ponderación) permiten determinar la propuesta más favorable. Dichos factores podránconcurrir todosolosquelaadministracióndiscrecionalmente establezca, de acuerdo con las necesidades del servicio y el fin del contrato.
19 Consejo de Estado, Sección Tercera, diciembre 3 de 2007, sentencia 24715, M.P. Xxxx Xxxxxx Xxxxxx Xxxxxxx
20 Consejo de Estado; Sala de lo Contencioso Administrativo; Sección tercera; agosto 29 de 2007, Sentencia 15324 , C.P. Xx. Xxxxxxxx Xxxxxxx Xxxxx
00 ídem.
La adecuada selección del contratista es fundamental para el buen desarrollo de los cometidos involucrados en la contratación estatal.Por ello,es fundamental que la selección de los colaboradores de la administración responda a criterios objeti- vos, en concordancia con los principios que rigen la función administrativa.
Estos razonamientos fueron inicialmente recogidos en el artículo 29º de la ley 80 de 1993, en el que se precisaba que la selección del contratista debía responder a la oferta más favorable a la entidad, tanto desde el punto de vista económico, como de los fines a los que sirve el contrato, lo que excluye la posi- bilidad de acudir a factores subjetivos para la selección.
El artículo 29º de la ley 80 fue derogado por el artículo 32 de la ley 1150 de 2007 y la materia fue nuevamente regulada en el artículo 5 ibídem. En esta última disposición se establecieron los siguientes criterios generales para la selección del contratista: (i) la capacidad jurídica, condiciones de experiencia y capacidad financiera y de organización, como requisitos habilitantes para
La adecuada selección del contratista es fundamen- tal para el buen desarrollo de los cometidos involu- crados en la contratación estatal. Por ello, es funda- mental que la selección de los colaboradores de la administración respon- da a criterios objetivos, en concordancia con los principios que rigen la función administrativa
participar en el respectivo proceso de selección; (ii) la favorabilidad de la oferta desde el punto de vista técnico y económico; (iii) el menor precio, en el caso que la entidad contratante planee adquirir bienes y servicios de caracte- rísticas uniformes; y (iv) la experiencia específica y la composición del equipo de trabajo, en los procesos dirigidos a la selección de consultores.
Dada la importancia para los fines del Estado del principio de selección objetiva del contratista, la Corte ha avalado la constitucionalidad de la licitación o concurso público como procedimiento de selección del contratista por excelencia dirigido a la selección objetiva; es más, la Corte ha reconocido que en tanto la licitación es mencionada en el artículo 273 superior, el constituyente le confirió categoría de validez jurídica a la institución. En particular, la Corporación ha resaltado la importancia de dos de los principios que rigen este procedimiento: la libre concurrencia y la igualdad en- tre proponentes. El primero, directamente relacionado con el mandato de igualdad de oportunidades contemplado en el artículo 13 constitucional, con el derecho a la libre competencia reconocido en el artículo 333 ibídem y con los principios de la función administrativa, garantiza la posibilidad de que todos aquellos que reúnan los requisitos para celebrar un contrato estatal, puedan concurrir ante la respectiva entidad a presentar sus ofertas y puedan formular- las sobre bases idénticas, sin perjuicio de limitaciones razonables que persigan asegurar la adecuada ejecución del contrato y el cumplimiento de los cometidos estatales. Desde el punto de vista de la entidad estatal, este principio asegura pluralidad de competidores, lo que a su turno redunda en mejores ofertas en beneficio de la eficiencia22.
1.2.5. PRINCIPIO DE PUBLICIDAD
La publicidad es una garantía constitucional para la consolidación de la democracia, el fortalecimiento de la segu- ridad jurídica, y el respeto de los derechos fundamentales de los asociados, que se constituye en uno de los pilares del ejercicio de la función pública y del afianzamiento del Estado Social de Derecho (C.P. Art. 209). Dicho principio, permite exteriorizar la voluntad de las autoridades en el cumplimiento de sus deberes y en el ejercicio de sus atribu- ciones, y además brinda la oportunidad a los ciudadanos de conocer tales decisiones, los derechos que les asisten, y las obligaciones y cargas que les imponen las diferentes ramas del poder público.
Frente al principio de publicidad de los contratos estatales, la Corte Constitucional se ha pronunciado en diferen- tes sentencias dentro de las cuales se citan la C- 259 de 2008, en la que se estudió la constitucionalidad de la ley 1150/07, señaló:
22 Corte Constitucional, veinticinco (25) xx xxxxx de dos mil doce (2012) Referencia: expediente D-8699, Magistrado Ponente: Xxxxx Xxxxxxx Xxxxxxx Xxxxxxx
“El principio de publicidad de la función administrativa resulta en un alto grado pertinente a la apli- cación de sistemas electrónicos de información dentro de la actividad de las autoridades públicas, en el asunto bajo análisis referida a la contratación pública. Ello en tanto la aplicación de dicho principio permite que los ciudadanos conozcan y observen las actuaciones de la administración y estén por ende capacitados para impugnarlas, a través de los recursos y acciones correspondientes, ubicándose de esta manera en el ámbito expansivo del principio democrático participativo”.
De conformidad con lo antes expuesto, encuentra la Corte, que en cumplimiento del principio de publicidad de las actuaciones de la administración pública, la sustitución de medios físicos por electrónicos, para la pu- blicación y difusión de la información relativa a los procesos de contratación, se ajusta a la Carta Política, en tanto se cumplan las condiciones que permitan: (i) la imparcialidad y transparencia en el manejo y publicación de la información, en especial de las decisiones adoptadas por la administración; (ii) la oportuna y suficiente posibilidad de participación de los interesados en el proceso contractual, así como los órganos de control y (iii) el conocimiento oportuno de la información relativa a la contratación estatal, que garantice los derechos consti- tucionales a la defensa, el debido proceso y el acceso a los documentos públicos. Así, el Legislador, en ejercicio de su libertad de configuración, puede estipular diversos medios a través de los cuales dichas condiciones se cumplan, sean estos escritos o mediante el uso de tecnologías de la información y las comunicaciones, sistemas estos últimos que han sido avalados en pronunciamientos de esta Corporación como aptos para el cumplimien- to del principio de publicidad23.
En aplicación del principio de Publicidad, el Decreto 1082 de 2015, dispone en su artículo 2.2.1.1.1.7.1. Publicidad en el SECOP24, la obligación de las entidades estatales de publicar dentro de los tres (3) días siguientes a su expedición, los documentos del proceso de contratación, se precisa que las secretarias del despacho con delegación contractual y con desconcentración funcional, son las responsable de la publica- ción electrónica de los actos y de todos los documentos que se generen en desarrollo del Proceso de Contra- tación; para la contratación no delegada ni desconcentrada funcionalmente, será el grupo de Contratación el responsable de publicar en el SECOP. Para el cumplimiento de esta obligación por parte del Grupo de Contratación, como buena práctica de la Gestión contractual al interior de la Gobernación del departamento del Chocó, las áreas competentes deben remitir a más tardar al día siguiente de su expedición, los docu- mentos del xxxxxxx00 para su publicación: tales como estudios previos, evaluaciones, actas de suspensión, reinicio, liquidación, entre otros.
¿Sabías que...? La no publicación oportuna de los documentos del proceso de contratación en el SECOP constituye una vulneración a los deberes funcionales del servidor público, la que se apreciará por las auto- ridades competentes de conformidad con lo previsto en el Código Disciplinario único.
En atención a que la publicación de los documentos del proceso de contratación tiene un término taxativo, los do- cumentos que sean remitidos al grupo de contratación para su publicación una vez vencido el plazo anterior, serán publicados junto con el formato de “Solicitud de Publicación extemporánea en el SECOP” que para tal fin le sumi- nistre el grupo de Contratación, el cual debe de estar debidamente suscrito por el secretario de despacho respectivo.
23 Ver entre otras, las Sentencias C- 259/08, C-957/99, C-384/03, T-945/09.
24 Artículo 2.2.1.1.1.7.1. Publicidad en el SECOP. La Entidad Estatal está obligada a publicar en el SECOP los Documentos del Proceso y los actos administrativos del Proceso de Contratación, dentro de los tres (3) días siguientes a su expedición. La oferta que debe ser publicada es la del adjudicatario del Proceso de Contratación. Los documentos de las operaciones que se realicen en bolsa de productos no tienen que ser publicados en el SECOP.
La Entidad Estatal está obligada a publicar oportunamente el aviso de convocatoria o la invitación en los Procesos de Contratación de mínima cuantía y el proyecto de pliegos de condiciones en el SECOP para que los interesados en el Proceso de Contratación puedan presentar observaciones o solicitar aclaraciones en el término previsto para el efecto en el artículo 2.2.1.1.2.1.4 del presente decreto.
25 Directiva 007 del 13 xx xxxxx de 2011, del Procurador General de la Nación, asunto: Publicación de procesos contractuales en el Portal Único de contratación estatal SECOP
Para Recordar…, La inobservancia de cualquier deber funcional de publicidad que hubiera debido cum- plirse y que haya afectado la legitimidad del proceso contractual, además de afectar la eficacia jurídica de la actuación contractual, generará las responsabilidades disciplinarias, penales y fiscales a que hubiere lugar. Lo anterior, sin perjuicio de la facultad establecida en el artículo 49 de la Ley 80 de 1993.
1.3. CÓDIGO ÉTICO Y BUENAS PRÁCTICAS EN MATERIA DE CONTRATACIÓN ESTATAL
La actividad contractual deberá realizarse por parte de los operadores aplicando los principios de contratación estatal y de función pública, actividad donde debe primar los códigos éticos de moralidad pública, conciencia de lo público, trabajo en equipo, la orientación a resultados, la eficiencia, eficacia y la responsabilidad.
Se entiende la adquisición de bienes y/o servicios, como todas aquellas contrataciones necesarias para desarrollar las actividades requeridas para la operatividad de la entidad a nivel de funcionamiento y ejecución de cada uno de los proyectos a cargo, previa verificación y establecimiento de cada una de las necesidades existentes en el Plan anual de adquisiciones y desarrolladas a través de un correcto análisis de estudio del sector y xxx xxxxxxx.
Las prácticas Anticorrupción y el desempeño Transparente de la gestión contractual, se entienden como aquellas ac- tividades que deben desarrollarse en la etapas precontractual, contractual y pos contractual, en aras de garantizar la aplicación de los principios de contratación pública y de la función administrativa, tales como: la publicación de los documentos del proceso contractual en el SECOP y Contratación a la Vista, la oportunidad en la publicación del Plan Anual de Adquisiciones, la publicación del Manual de Contratación de las entidades, la correcta y oportuna vigilancia de la ejecución de los contratos a través de la supervisión y/o interventoría designada para los mismos, entre otros.
Lo anterior, en aras de propender por el cumplimiento de los citados principios, la pluralidad de oferentes en los procesos contractuales adelantados por esta Gobernación, el derecho a la igualdad de los posibles oferentes que se encuentran en el mercado nacional e internacional y la libertad de concurrencia en los procesos contractuales.
En desarrollo de lo expuesto, todos los procesos de contratación a adelantarse por parte de la Gobernación del Chocó deben de estar enmarcados en:
Adecuada Planeación
Prácticas Anticorrupción
Desempeño transparente de la gestión contractual
¿Cómo prevenimos actos de corrupción en el ejercicio de las actividades de la gestión contractual?
Respuesta: Con la implementación y aplicación de buenas prácticas en la Gestión contractual.
Buenas prácticas de la gestión contractual
ETAPA
BUENA PRACTICA DE LA GESTIÓN CONTRACTUAL
• Participación activa de cada una de las secretarias en la estructuración del Presupuesto Departamental de cada vigencia.
• Remitir oportunamente nuestras necesidades de contratación a la Asesora contable del despacho del go- bernador para que consolide y elabore al Plan Anual de Adquisiciones, según delegación realizada
• Desarrollar mis actuaciones con arreglo a los principios de transparencia, economía y responsabilidad, y de conformidad con los postulados que rigen la Función Pública, con el fin de promover la selección objetiva, la adecuada gestión y la construcción de compromisos éticos con los contratistas y proveedores de la entidad.
PRECONTRACTUAL
• Abstenerse de incurrir en tráfico de influencias en el momento de establecer los requisitos habilitantes de
los procesos selectivos y su respectiva evaluación.
• El fortalecimiento de la Gestión contractual. Como aporte de esta administración al citado fortalecimiento, se adelantaran las gestiones necesarias para progresivamente diseñar formatos y documentos tipo para la gestión contractual en sus diferentes etapas, los cuales deben diseñarse con estándares mínimos de calidad requeridos para un adecuado proceso contractual, dentro de los cuales se encuentran los siguien- tes formatos: Estudios previos, análisis de sector, Pliegos de condiciones, invitaciones públicas, contratos de obra, de interventoría, convenios, los cuales serán actualizados anualmente por parte de la oficina de contratación, así mismo se dispone crear listas de chequeo por cada modalidad de contratación, una vez institucionalizados los mismos, serán de obligatoria aplicación para los diferentes participes de la gestión contractual
• El Área que tenga la necesidad de contratación debe, en primer orden y antes de adelantar cualquier trá- mite contractual verificar el Plan Anual de Adquisiciones a fin de establecer que la contratación este allí prevista y que existen recursos o suficiencia de recursos para satisfacer la necesidad.
• Elaborar de acuerdo con la normatividad vigente, los estudios previos y análisis del sector necesarios para adelantar cada proceso de contratación incluido en el PAA, la oficina de contratación apoyará Jurídicamente en la construcción de los mismos, no obstante, ello, la competencia y oportunidad en la elaboración de los citados documentos es de resorte exclusivo de la dependencia solicitante, prevalecerá el código ético de trabajo en equipo y de buen clima organizacional
• Adelantar semestralmente el analisis de los sectores economicos, de acuerdo a las necesidades contem- pladas en el plan Anual de Adquisiciones, a efectos de determinar con base en los mismos los indicadores financieros que han de regir en cada proceso de contratación.
• Acompañar a la solicitud de inicio de proceso de contratación, de los estudios y documentos previos con sus anexos, en el orden señalado en la lista de chequeo aplicable tales como: estudios xx xxxxxxx, cotizacio- nes, la constancia de que la necesidad a contratar se encuentra incluida en el Plan Anual de Adquisiciones, el CDP, certificación de no planta expedida por talento humano etc...
• Gestionar por parte del área titular de la necesidad de contratación, vigencias futuras para aquellos contra- tos cuyo plazo de ejecución supera la vigencia fiscal, no se tramitarán las prórrogas respectivas sin dicho soporte
PRECONTRACTUAL
• Realizar, en cumplimiento del artículo 2.2.1.1.1.6.1. del Decreto 1082 de 2015, el análisis del sector al cual pertenece el objeto a contratar identificando el contexto comercial, es decir, el precio en el mercado de los bienes y servicios a adquirir, así como las demás connotaciones jurídicas, comerciales, que puedan tener incidencia en la contratación, a fin de identificar las oportunidades o los factores de riesgo que puedan afectar el proceso contractual.
• Realizar el estudio xx xxxxxxx, teniendo en cuenta que las personas naturales o jurídicas a las cuales se envíe la solicitud, al momento de responder no condicionen la cotización, coticen lo que efectivamente se le está solicitando y las cotizaciones sean comparables entre sí.
• Asistir a las reuniones y capacitaciones programadas por la Secretaría General, a través del Grupo de Con- tratación, con el objetivo ya sea de reforzar los conocimientos jurídicos básicos necesarios o de despejar las dudas que puedan surgir durante la elaboración de los documentos del proceso, lo anterior a efectos de que la gestión contractual tenga una retroalimentación permanente
• Con el propósito de mantener actualizados a los funcionarios de la Administración y a aquellas personas que desarrollan actividades dentro de la Gestión contractual, el grupo de Contratación procurará de manera constante, informar sobre los cambios ocurridos en la producción normatividad o jurisprudencial, median- te la expedición periódica de circulares informativas.
• Remitir oportunamente al Grupo de contratación, los documentos del proceso para su publicación, los cua- les deben estar debidamente fechados y suscritos por quien los elaboró y revisó, en aras de Garantizar la publicidad de todos los procedimientos y actos asociados a la Gestión contractual, salvo los asuntos expresa- mente sometidos a reserva. Las secretarias con delegación contractual deben adelantar directamente dicha actividad. La falta de publicación en el SECOP constituye la vulneración de los deberes funcionales de los responsables.
• Respaldar el valor estimado del proceso, con costeos, adjuntando las cotizaciones realizadas, los cuales se
remitirán a la oficina de contratación como anexo de los estudios y documentos previos.
• Elaborar los pliegos de condiciones estableciendo requisitos y exigencias coherentes con el objeto y valor del proceso, que no constituyan condiciones y exigencias de imposible cumplimiento, ni exenciones de la responsabilidad derivada de los datos, informes y documentos que se suministren. Los pliegos de condicio- nes deben contener reglas justas y claras, que no induzcan a error a los proponentes; así como plazos y tér- minos razonables para que cada una de sus etapas pueda llevarse de la manera más eficaz y transparente.
• Aplicar los terminos de radicación de los documentos soportes para adelantar los procesos de contratacion, según la naturaleza del mismo, establecidos en la caracterización de cada modalidad de selección, estable- cidos en el presente manual de contratación
• En los contratos que requieran interventoria o supervisión externa, se deberá adelantar paralelamente la estructuración de los dos procesos de contratacion, a efectos de que ambos contratos puedan iniciar su ejecucion en fechas muy proximas.
• Propender porque en la estructuracioón de procesos de selección encaminados a contratar la interventoria de obras, se consagre dentro del personal de base el perfil de ingeniero civil con especializacion en espe- cialización en interventoria de obras.
PRECONTRACTUAL
• Abstenerse de participar en actividades, discusiones, negociaciones, comentarios a documentos relativos a
cualquier asunto sobre el cual exista un conflicto de intereses
• Propender por el derecho a la libre concurrencia dentro de los procesos contractuales y suministrar opor- tunamente la información para ser publicada en los portales de contratación para dejar a disposición de la ciudadanía la información de ejecución de los procesos contractuales como principio de transparencia y probidad de la gestión pública.
• En todo proceso de selección de contratistas primará lo sustancial sobre lo formal. En consecuencia, no podrá rechazarse una propuesta por la ausencia de requisitos o la falta de documentos que verifiquen las condiciones del proponente o soporten el contenido de la oferta, y que no constituyan los factores xx xxxx- gencia establecidos por la entidad en el pliego de condiciones.
• Los medios de comunicación con los proponentes y posibles interesados en el proceso de contratación serán los establecidos oficial e institucionalmente en el Plan Anual de Adquisiciones, el Pliego de Condicio- nes, Invitaciones Públicas y demás Documentos del Proceso.
• Verificar al momento de evaluar las ofertas que el representante legal de la persona jurídica o persona natu- ral oferente no se encuentre incurso en causales de inhabilidad, tales como declaración de responsabilidad judicialmente por la comisión de delitos contra la Administración Pública, a través de los antecedentes xxxx- ciales expedidos por la Policía Nacional, haber ejercido cargos directivos en la entidad a través del formato allegado con la propuesta
• Elaborar los informes de verificación y evaluación de manera detallada, no basta con decir “cumple o no cumple”, hay que indicar la justificación, para que los informes sean claros y permitan el derecho de contra- dicción. De igual forma, se deben señalar los números de folios donde consta el documento que lo acredita.
PRECONTRACTUAL
• Recomendar la adjudicación del contrato a la oferta más favorable para la entidad, teniendo en cuenta los factores jurídicos, técnicos y económicos de escogencia y la ponderación o evaluación de la oferta, de acuer- do con los criterios establecidos en los pliegos de condiciones o a sus equivalentes, ofertas presentadas en los procesos y condiciones xxx xxxxxxx en los estudios del sector, el documento contentivo de la misma debe ser remitido oportunamente y debidamente suscrito a la oficina de contratación para su publicación y para que obre dentro del expediente contractual
• Recordar que de conformidad con el artículo 14 de la Ley 80 de 1993, es la Entidad Estatal quien tiene a su
cargo la dirección general y la responsabilidad de ejercer el control y vigilancia de la ejecución del contrato.
• Analizar en los casos de contratación directa cada una de las causales que la justifican y los argumentos para su escogencia, sin desconocer los principios de selección objetiva, libre concurrencia y promoción a la competencia.
ETAPA
BUENA PRACTICA DE LA GESTIÓN CONTRACTUAL
• Remitir para que obren en el expediente del contrato, los documentos originales que se generen duran- te todo el Proceso de Contratación, en atención a ello es obligación de los secretarios de despacho, velar porque se remita a la oficina de contratación todos los informes, actas, oficios y demás documentación generada en las diferentes etapas de la gestión contractual.
• Los ordenadores del gasto y los secretarios de despacho, deben implementar las medidas necesarias que impidan la ejecución de prestaciones que no estén amparadas en un contrato;, no obstante ello, para re- troalimentar la gestión contractul, anualmente la Secretaría General a traves del grupo de contratación, elaborará un instructivo, que recuerde cuáles son los requisitos cuyo cumplimiento debe acreditarse para que un contrato se considere perfeccionado.
CONTRACTUAL
• Realizar la designación del supervisor a más tardar en la fecha de inicio del contrato, en escrito en el que se consigne la constancia del recibido, como buena práctica de la gestión contractual y como parte de la política de prevención del daño antijurídico, en la comunicación de designación se le citara a la oficina de contratación a escuchar una pequeña inducción de la labor de supervisión
• Definir por parte del supervisor del contrato, el esquema que implementará para hacerle seguimiento y
control a la actividad del contratista.
• Incluir en la evaluación de la idoneidad de la garantía el pago de la prima, teniendo en cuenta que el no pago oportuno de la prima es causal de revocatoria unilateral de la póliza por parte de la compañía asegu- radora. Por consiguiente, para decidir sobre la aprobación de la garantía, la Administración debe exigir el recibo de pago de la prima sabiendo que, cuando se trata de contratos estatales, el plazo para cancelar dicha prima debe coincidir con el estipulado para aprobar la garantía
• Suscribir una vez aprobadas las garantías y efectuado el registro presupuestal correspondiente, el acta de inicio de los contratos bajo su supervisión y remitir el original de la misma a la oficina de contratación o a la secretaria respectiva según corresponda
• Los convenios o contratos suscritos por el Gobernador del Chocó o por los secretarios de despacho con dele- gación contractual, deben ser remitidos a la oficina de gestión documental para que obren en los archivos de la entidad
• Asegurarse de entregar al contratista el anticipo en la cantidad y el tiempo acordados, previo al cumplimien- to de los requisitos legales para su pago.
• Tener en cuenta que... vez se ha iniciado el contrato, las principales actividades de la entidad debe estar re- lacionadas con el control del estado y avance de la ejecución contractual, la autorización de los soportes y las cuentas de cobro, los pagos ordinarios y los reajustes, las modificaciones al contrato (objeto, plazo, precio) para ajustarlo a la realidad de su ejecución y el ejercicio de las potestades exorbitantes. Posteriormente su gestión estará referida a la recepción del bien, obra o servicio, que involucra la elaboración del acta de recibo o la aprobación del informe final, la autorización de los pagos pendientes y la exigencia y aprobación de la ampliación de las garantías según lo pactado en el contrato y advertido en el pliego de condiciones, en este último aspecto, la Administración debe ser especialmente cuidadosa y realizar las observaciones técnicas pertinentes cuando recibe la obra o el bien objeto del contrato
CONTRACTUAL
• Ejercer las labores de control del estado y avance del contrato con dos (2) instancias distintas y por dos responsables diferentes: el interventor, que puede ser externo o vinculado por contrato, y el supervisor, que es el representante de la entidad pública en el día a día de la ejecución. El control se orienta básicamente a verificar que las obligaciones del contratista se cumplan en los plazos pactados en el contrato e informar sobre el estado y avance, información que siempre será relevante pero sobre todo en situaciones de incum- plimiento: una reacción oportuna de quien controla la ejecución del contrato no sólo puede evitar que se incurran incumplimiento o morigerar sus efectos, sino que, si la situación se hace insalvable, la entidad se encontrará jurídicamente legitimada para adoptar las decisiones y los correctivos que sean del caso en el tiempo y previo el agotamiento del procedimiento que corresponda
• Propender por realizar comités de seguimiento a fin de Fortalecer los controles a la ejecución contractual, el establecimiento de protocolos o formatos que garanticen el registro de memorias institucionales para cada contrato, de manera que quien tenga la competencia y el deber de adoptar las soluciones esté en condiciones de hacerlo oportunamente. Así por ejemplo, es urgente que quien responde por la supervisión del contrato disponga de permanentes reportes de los demás funcionarios involucrados en la actividad y del interventor, de forma que se cuente con el tiempo necesario para redactar la minuta de una prórroga contractual, acordar una suspensión de la ejecución que puede implicar una negociación más o menos compleja o hacer las modificaciones que sean del caso para completar el contrato, esto es, para ajustarlo a las condiciones reales en que debe ejecutarse
• Tener en cuenta que... de conformidad con el artículo 14 de la Ley 80 de 1993 es la Entidad Estatal quien tiene a su cargo la dirección general y la responsabilidad de ejercer el control y vigilancia de la ejecución del contrato.
• Recordar que es responsabilidad de los supervisores e interventores contractuales reportar al ordenador del gasto los hechos o circunstancia que puedan poner o pongan en riesgo el cumplimiento del contrato, o cuando tal incumplimiento se presente, así mismo elaborar y remitir al ordenador del gasto, los informes técnicos de presunto incumplimiento contractual, cuando evidencien en la ejecución del mismo la inco- rrecta ejecución de su objeto y de las obligaciones derivadas del contrato objeto de vigilancia, recomendan- do en caso de que lo amerite el inicio del procedimiento sancionatorio respectivo
• Los supervisores y/o interventores deben Exigir la calidad de los bienes o servicios adquiridos por la Gober- nación y el cumplimiento de las características técnicas y normas obligatorias (si aplica) previo a suscribir actas de recibo a satisfacción de los bienes y/o servicios contratados.
• Tener en cuenta que el cumplimiento de los fines de la contratación, las Entidades Estatales cuentan con mecanismos como la interpretación, terminación y modificación unilateral del contrato, revisión y ajuste de precios, suspensión de contratos
• Hacer el seguimiento y control respectivo que asegure que las garantías contractuales se encuentren xxxxx- tes por el termino previsto en el contrato, amparen los riesgos que exija la naturaleza de las prestaciones del contratista y la verificación de que las garantías sean exigidas en función de las especificidades del con- trato, así mismo verificar la ampliación de las mismas en caso de suspensión, adición, prorroga o siniestro, todas estas buenas prácticas están a cargo del supervisor del contrato
• Las comunicaciones que con ocasión a la ejecución del contrato se realicen con el contratista, se harán por escrito y se dejará constancia de ello en el expediente del contrato, aun si aquella se realiza por medios electrónicos
CONTRACTUAL
• No autorizar la ejecución de actividades estando el contrato Suspendido
• Efectuar de manera escrita, los requerimientos a los contratista por presunto incumplimiento contractual,
los mismos deben ir con copia a la compañía aseguradora.
• Gestionar la elaboración de un procedimiento sancionatorio, garantizando el ejercicio del derecho al debi- do proceso.
• No podrán autorizarse adiciones a los contratos, ni autorizarse la ejecución de obras o entrega de bienes no contenidas en el contrato inicial, sin previamente haberse perfeccionado la adición correspondiente, la cual debe contar con un respaldo presupuestal suficiente, es preciso que los supervisores, interventores y orde- nadores del gasto tengan claridad sobre el alcance del concepto de adición contractual, según la cláusula de forma de pago que se haya pactado en el contrato particular
• Realizar a través de los supervisores y/o interventores las observaciones técnicas pertinentes cuando recibe una obra y, en tal caso, hacer efectiva la póliza de estabilidad en el momento de presentarse el deterioro; pero, en todo caso, el contratista es responsable cuando un vicio desconocido pero que debió conocer pro- duce la ruina o amenaza de ruina del edificio, dentro de los diez años siguientes a la entrega de la obra; la liquidación del contrato no libera al contratista de responder por la estabilidad de la obra o la calidad del servicio
• Pactar mecanismos alternativos de solución de conflictos, en aras de disminuir las controversias contrac- tuales
ETAPA
BUENA PRACTICA DE LA GESTIÓN CONTRACTUAL
• Ser muy cuidadosos en la elaboración de las actas de liquidación, de manera que éstas reflejen el balance de la ejecución del contrato en forma fidedigna, lo cual puede hacerse más eficiente y eficazmente si se transfiere, de modo contractual esa obligación al interventor en aquellos casos en que el contrato cuente con interven- toría externa, o al menos, se le vincule para que preste su concurso mediante pacto contractual: la actividad del interventor debe empezar por la revisión y aval técnico de los estudios previos y pliegos de condiciones, y terminar con la elaboración del acta de liquidación del contrato
POS CONTRACTUAL
• Implantación de mecanismos de seguimiento y control que garanticen la oportuna liquidación del contra- to, en tal sentido como buena práctica de la gestión contractual se implementará como orden del día en los comités de seguimiento contractual, el informe de seguimiento de las liquidaciones contractuales las cuales deben privilegiar la realización de liquidaciones de contrato de común acuerdo, como política de prevención del daño ocasionado por la no liquidación oportuna de los contratos
• Recurrir a la liquidación unilateral del contrato, sólo cuando ha sido infructuoso el intento de lograrla de común acuerdo con el contratista, esto es, en palabras del Consejo de Estado, cuando el contratista se ha rehusado a sus- cribir el acta de liquidación. Esta precisión es de suma importancia, porque los representantes de las entidades deben tener en cuenta que, el mero vencimiento del plazo definido en la ley o el contrato no los libera de su obligación de liquidar el contrato decomúnacuerdoconelcontratista.Ahora bien,es obvio que,si éste noatiende los requerimientos de la entidad para acordar la liquidación, deberá entenderse que se ha rehusado a suscribirla y procederse, en consecuencia, a la liquidación unilateral del contrato
• Realizar seguimiento a las actividades posteriores a la liquidación del contrato, como las de velar por la calidad, estabilidad y mantenimiento del bien o servicio entregado durante el término de duración de las garantías, las condiciones de disposición final o la recuperación ambiental de las obras o bienes, todas estas a cargo del supervisor del contrato
DERECHO DE LOS CIUDADANOS EN LA GESTIÓN CONTRACTUAL DE LA GOBERNACIÓN DEL CHOCÓ
Como mecanismo para mejorar la atención a los usuarios de la Gobernación y de conformidad con lo establecido en los artículos 5, 7 y 8 de la Ley 1437 de 2011, Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administra- tivo, le corresponde a la entidad en cada una de sus actuaciones acatar y respetar los derechos de los ciudadanos así:
• Presentar peticiones en cualquiera de sus modalidades, verbalmente, o por escrito.
• Obtener información y orientación acerca de los requisitos que las disposiciones vigentes exijan para tal efecto.
• Conocer, salvo expresa reserva legal, el estado de cualquier actuación o trámite y obtener copias, a su xxxxx, de los respectivos documentos.
• Salvo reserva legal, obtener información que repose en los registros y archivos públicos en los térmi- nos previstos por la Constitución y las leyes.
• Obtener respuesta oportuna y eficaz a sus peticiones en los plazos establecidos para el efecto.
• Ser tratado con el respeto y la consideración debida a la dignidad de la persona humana.
• Recibir atención especial y preferente si se trata de personas en situación de discapacidad, niños, niñas, adolescentes, mujeres gestantes o adultos mayores, y en general de personas en estado de indefensión o de debilidad manifiesta, de conformidad con el artículo 13 de la Constitución Política.
• Exigir el cumplimiento de las responsabilidades de los servidores públicos y de los particulares que cumplan funciones administrativas.
• Formular alegaciones y aportar documentos u otros elementos de prueba en cualquier actuación administrativa, en la cual tenga interés, a que dichos documentos sean valorados y tenidos en cuenta por las autoridades al momento de decidir y a que estas le informen al interviniente cuál ha sido el resultado de su participación en el procedimiento correspondiente.
DEBERES DE LA GOBERNACIÓN DEL CHOCÓ EN EL TRATO DIGNO A LOS USUARIOS EN EL PROCESO DE GESTIÓN CONTRACTUAL:
• Dar trato respetuoso, considerado y diligente a todas las personas sin distinción.
• Atender a todas las personas que hubieran ingresado a sus oficinas dentro del horario normal de atención.
• Tramitar las peticiones que lleguen vía fax o por medios electrónicos, de conformidad con lo previsto en el numeral 1 del artículo 5° del código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo.
• Habilitar espacios idóneos para la consulta de expedientes y documentos, así como para la atención cómo- da y ordenada del público.
• Mantener a disposición de toda persona información completa y actualizada, en el sitio de atención y en la página web, y suministrarla a través de los medios impresos y electrónicos de que disponga, y por medio telefónico o por correo.
PROHIBICIONES DE LOS SERVIDORES PÚBLICOS DE LA GOBERNACIÓN DEL DEPARTAMENTO DEL CHOCÓ:
• Negarse a recibir las peticiones o a expedir constancias sobre las mismas.
• Exigir la presentación personal de peticiones, recursos o documentos cuando la ley no lo exija.
• Solicitar constancias, certificaciones o documentos que reposen en la respectiva entidad.
• Exigir documentos no previstos por las normas legales aplicables a los procedimientos de que trate la gestión o crear requisitos o formalidades adicionales, de conformidad con el artículo 84 de la Constitución Política.
• Asignar la orientación y atención del ciudadano a personal no capacitado para ello.
• Negarse a recibir los escritos de interposición y sustentación de recursos.
• No dar traslado de los documentos recibidos a quien deba decidir, dentro del término legal.
• Demorar en forma injustificada la producción del acto, su comunicación o notificación.
• Ejecutar un acto que no se encuentre en firme.
• Trabar la notificación de los actos y providencias que requieran esa formalidad.
• Intimidar de alguna manera a quienes quieran acudir ante la Jurisdicción de lo Contencioso Admi- nistrativo para el control de sus actos.
¿QUÉ NORMAS REGULAN DESEMPEÑO TRANSPARENTE DE LA GESTIÓN CONTRACTUAL, LA ADECUADA PLANEACIÓN Y LAS PRÁCTICAS ANTICORRUPCIÓN?
• Constitución Política de Colombia
• Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo
• Ley 1712 de 2014,por la cual se crea la Ley deTransparencia ydel Derechode Acceso a la Información Pública Nacional
• Ley 1474 de 2011, por la cual se dictan normas orientadas a fortalecer los mecanismos de prevención, investigación y sanción de actos de corrupción y la efectividad del control de la Gestión Pública.
1.3.1. POLÍTICA DE CAPACITACIÓN DE LOS ORDENADORES DEL GASTO Y
DEMÁS PARTICIPES DE LA GESTIÓN CONTRACTUAL
La actividad contractual se relaciona directamente con el patrimonio público, que es el soporte principal para la ejecu- ción de la inversión pública y todo lo que tiene que ver con dineros del Estado, por tanto, es la moralidad administra- tiva, el derecho colectivo que el servidor público vulnera, cuando incurre en comportamientos corruptos e inmorales, relacionados con la contratación administrativa.
Siendo la contratación pública, uno de los aspectos de la gestión administrativa más vulnerables a la corrupción, lo que se debe como se informó, no solo a la falta de ética y preparación de los funcionarios públicos, sino además a la falta de control a la actividad contractual, de acceso a la información, de controles internos y externos entre otros, esta administración se ha propuesto implementar unas buenas prácticas en el manejo de la gestión contractual, y de es- tablecer una política de capacitación a los ordenadores del gasto y demás participes de la Gestión Contractual, para lo cual ha dispuesto incluir y priorizar en el Plan Institucional capacitaciones en materia de Contratación, las principales temáticas a desarrollar serán las siguientes:
• Principios de contratación pública y principios rectores de la Función Pública
• La ética del servidor público y la lucha contra la corrupción
• Actualización de la Normatividad y jurisprudencia en materia contractual (Etapas de planeación, eje- cución y liquidación; riesgos de la contratación; etc.)
• Planeación contractual
• La Supervisión y seguimiento de los contratos
• La contratación directa
• El valor de lo público, experiencias practicas
A partir de la implementación de este Manual, cada año se incluirá en el Plan de Capacitaciones al menos tres (3) jornadas anuales de capacitación en material contractual, cada una mínimo de ocho (8) horas, cada capacitación será dictada por profesionales del más alto nivel de formación y experiencia, de la temática tratada se entregarán memo- rias a los asistentes, para la fácil consulta y aplicación en sus labores diarias.
1.4. MECANISMOS DE PARTICIPACIÓN CIUDADANA EN LOS PROCESOS DE CONTRATACIÓN
Las veedurías ciudadanas son formas organizativas de carácter comunitario, autónomas e independientes; encarga- das de la vigilancia, el control y la fiscalización social de las políticas estatales y de la Gestión Pública. Dicha vigilancia y control se ejerce sectorial y territorialmente sobre los planes, programas, proyectos, bienes, recursos y servicios pú-
blicos que maneja el Estado y la Administración pública, bien sea directamente o bien mediante la contratación estatal.
La Administración departamental en el desarrollo de su Gestión Contractual, a través de diferentes documentos del Proceso de Selección, tales como Pliegos de Condiciones y Actos Administrativos de Apertura, convocará públicamente a las veedurías ciudadanas para que puedan desarrollar su actividad durante la etapa precontractual, contractual y post-contractual, y para que conforme a la ley, en caso de estar interesadas realicen el control social a los procesos de se- lección, formulen las recomendaciones escritas que a su juicio sean necesarias para la eficiencia institucional y la probidad en la actuación de los funcionarios e intervengan en todas las audiencias realizadas durante el proceso de selección, en las etapas precontractual, contractual y post contractual, a que consulten los Documentos del Proceso en xxx.xxxxxxxxx.xxx.xx así mismo para ejercer vi- gilancia en forma preventiva, permanente y posterior, de conformidad con lo dispuesto en el artículo 270 Constitución Política de Colombia, inciso 3 del artí- culo 66 de la Ley 80 de 1993, artículo 1° de la Ley 850 de 2003 y numeral 5° del Artículo 2.2.1.1.2.1.5. ° Del Decreto 1082 de 2015.
Adicionalmente, en todos los procesos de selección que impliquen convoca- toria pública se incluirá dentro xxx xxxxxx de condiciones o en la invitación pu- blica una exhortación , a todas las personas y organizaciones interesadas en hacer control social en los diferentes Procesos de Contratación, en cualquiera de sus fases o etapas, a que presenten las recomendaciones que consideren
Las veedurías ciudadanas son formas organizativas de carácter comunitario, autónomas e indepen- dientes; encargadas de la vigilancia, el control y la fiscalización social de las políticas estatales y de la Gestión Pública. Dicha vigilancia y con- trol se ejerce sectorial y territorialmente sobre los planes, programas, proyectos, bienes, recur- sos y servicios públicos que maneja el Estado y la Administración pública, bien sea directamente o bien mediante la contra- tación estatal.
convenientes, intervengan en las audiencias y a que consulten los Documentos del Proceso, para ello se estable- cen dirección, teléfonos y correo de la Entidad en donde serán atendidos en caso de requerirlo.
Finalmente, a través de las audiencias públicas de Rendición de Cuentas, la Entidad abre espacios de encuentro y
reflexión sobre los resultados de su gestión, dentro de la cual se encuentra la Gestión Contractual.
1.5. MARCO LEGAL
El presente manual de contratación adopta el nomornograma de la gestión contractual de la entidad, entre otras contiene las siguientes normas:
Marco Legal
• Constitución Política de Colombia de 1991.
• Decreto 777 de 1992 “Por el cual se reglamentan la celebración de los contratos a que refiere el inciso segundo del artículo 355 de la Constitución Política”
• Ley 80 de 1993 “Por la cual se expide el Estatuto General de Contratación de la Administración Pública”.
• Decreto 2150 de 1995 “Por el cual se suprimen y reforman regulaciones, procedimientos o trámites innecesarios
existentes en la Administración Pública”
• Decreto 1550 de 1995 “Por el cual se reglamenta parcialmente el manejo presupuestal de los recursos públicos a través de los negocios fiduciarios”.
• Decreto 111 de 1996 “Por el cual se compilan la Ley 38 de 1989, la Ley 179 de 1994 y la Ley 225 de 1995 que
conforman el estatuto orgánico del presupuesto”.
• Ley 489 de 1998 “Por la cual se dictan normas sobre la organización y funcionamiento de las entidades del orden nacional, se expiden las disposiciones, principios y reglas generales para el ejercicio de las atribuciones previstas en los numerales 15 y 16 del Artículo 189 de la Constitución Política y se dictan otras disposiciones”.
• Ley 610 de 2000 “Por la cual se establece el trámite de los procesos de responsabilidad fiscal de competencia de las contralorías”
• Ley 734 de 2002 “Por la cual se expide el Código Disciplinario Único”
• Ley 816 de 2003 “Por medio de la cual se apoya a la industria nacional a través de la contratación pública”.
• Ley 842 de 2003 “Por la cual se modifica la reglamentación del ejercicio de la ingeniería, de sus profesiones afines y de sus profesiones auxiliares, se adopta el Código de Ética Profesional y se dictan otras disposiciones”.
• Ley 1111 de 2006 “Por la cual se modifica el Estatuto Tributario de los impuestos administrados por la Dirección
de Impuesto y Aduanas Nacionales”.
• Ley 1150 de 2007 “Por medio de la cual se introducen medidas para la eficiencia y la transparencia en la Ley 80
de 1993 y se dictan otras disposiciones generales sobre la contratación con Recursos Públicos”.
• Ley 1437 de 2011 “Por la cual seexpideel Código de ProcedimientoAdministrativoydelo ContenciosoAdministrativo”.
• Ley 1474 de 2011 “Por la cual se dictan normas orientadas a fortalecer los mecanismos de prevención, investiga- ción y sanción de actos de corrupción y la efectividad del control de la gestión pública”.
• Decreto Ley 019 de 2012 “Por el cual se dictan normas para suprimir o reformar regulaciones, procedimientos y
trámites innecesarios existentes en la Administración Pública”
• Ley 1508 de 2012 “Por la cual se establece el régimen jurídico de las Asociaciones Público Privadas, se dictan
normas orgánicas de presupuesto y se dictan otras disposiciones”.
• Ley 1563 de 2012 “Por medio de la cual se expide el Estatuto de Arbitraje Nacional e Internacional y se dictan
otras disposiciones”
• Ley 1682 de 2013 “Por la cual se adoptan medidas y disposiciones para los proyectos de infraestructura de trans- porte y se conceden facultades extraordinarias.
• Ley 1772 de 2014 “Por medio de la cual se crea la Ley de Transparencia y del Derecho de Acceso a la Información
Pública Nacional y se dictan otras disposiciones”.
• Ley 1753 de 2015 “Por la cual se expide el Plan Nacional de Desarrollo 2014-2018 “Todos por un nuevo país”.
• Ley 1755 de 2015 “Por medio de la cual se regula el Derecho Fundamental de Petición y se sustituye un título del
Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo.
• Decreto 1082 de 2015 “Por medio del cual se expide el decreto único reglamentario del sector administrativo de Planeación Nacional” demás normas que las modifiquen, reglamenten, adicionen o complementen
Aunado a lo anterior en los procesos de contratación que adelante esta gobernación, se tendrán en cuenta las Guías, manuales, lineamientos, directivas y demás documentos relacionados con la gestión contractual del estado, expedidos por la Agencia Nacional de Contratación Pública – Colombia Compra Eficiente
Las normas referenciadas son meramente enunciativas por lo tanto no excluyen la aplicación de normas presupuesta- les, administrativas y reglamentos internos aplicables a la Gobernación del Departamento del Chocó.
1.6. TÉRMINOS Y DEFINICIONES
Acontinuación, se definen algunos vocablos de utilización frecuente en los procesos contractuales con el fin de facilitar
el uso de esta herramienta y homogenizar el vocabulario que frecuentemente se emplea en la actividad contractual.
Termino | Definición |
Acta de inicio | Es el documento suscrito por el supervisor o interventor y el contratista en la cual se deja cons- tancia de que se han cumplido los requisitos de ejecución del contrato y se estipula la fecha de inicio del plazo pactado. Será obligatoria cuando así se establezca en la minuta correspondiente. |
Acta de Suspensión | Es el documento mediante el cual la Entidad, a través del supervisor o interventor, y el con- tratista acuerdan la suspensión del plazo de ejecución del contrato, cuando se presenten circunstancias de fuerza mayor o caso fortuito que impiden la ejecución del mismo o por acuerdo entre las partes. |
Acta de Reinicio | Es el documento mediante el cual se da por terminada la suspensión del contrato por haberse superado las situaciones que le dieron origen y se ordena la reiniciación de las actividades. Este documento será firmado por el supervisor y/o interventor y el contratista y genera la obligación por parte del contratista de actualizar las vigencias de la garantía única. |
Acta de entrega y recibo a satisfacción | Es el documento que contiene la verificación de las condiciones de cumplimiento de los bienes, obras y servicios contratados y la manifestación del contratante de recibirlos a satisfacción. |
Termino | Definición |
Acta de Liquidación | Documento que contiene una operación administrativa que sobreviene a la finalización de un contrato, con el propósito de establecer, de modo definitivo, las obligaciones y derechos pecu- niarias de las partes y su cuantía. La liquidación del contrato entonces, constituye su balance fi- nal o ajuste de cuentas, entre la administración contratante y el particular contratista, con miras a finiquitar de una vez por toda la relación jurídica obligacional. Siendo así, el acta de liquidación final deberá i) identificar el contrato, las partes, sus sucesores y los cesionarios si los hay; su ob- jeto y alcance, ii) determinar el precio, su pago, amortización o modificación y oportunidades de pago, iii) señalar las actas pendientes de pago, la forma como se utilizó el anticipo y lo facturado el contratista, iv) establecer el plazo, las modificaciones de obligaciones, prórrogas, adiciones, suspensiones y reinicios y las sumas que quedan pendientes de cancelar. También en el acta las partes dan cuenta de las salvedades a que haya lugar de manera detallada y concreta. |
Acto administrativo de justificación de contrata- ción directa | Es el documento por medio de la cual una Entidad Estatal justifica una contrata- ción bajo la modalidad de contratación directa, el cual debe contener: 1. La cau- sal que invoca para contratar directamente. 2. El objeto del contrato. 3. El pre- supuesto para la contratación y las condiciones que exigirá al contratista. 4. El lugar en el cual los interesados pueden consultar los estudios y documentos previos. Este acto administrativo no es necesario cuando el contrato a celebrar es de prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión, y para los contratos de que tratan los literales (a) y (b) del artículo 2.2.1.2.1.4.3 del decreto 1082 de 2015. |
Acto administrativo de apertura del proceso de contratación | Acto administrativo de carácter general a través de la cual, el jefe o representante de la entidad estatal ordena la apertura de un proceso de contratación, el cual debe señalar: 1. El objeto de la contratación a realizar. 2. La modalidad de selección que corresponda a la contratación. 3. El Cronograma. 4. El lugar físico o electrónico en que se puede consultar y retirar los pliegos de condiciones y los estudios y documentos previos. 5. La convocatoria para las veedurías ciudada- nas. 6. El certificado de disponibilidad presupuestal, en concordancia con las normas orgánicas correspondientes. 7. Los demás asuntos que se consideren pertinentes de acuerdo con cada una de las modalidades de selección. |
Acto Administrativo de declaratoria desierta | Es el documento con el cual la Entidad declara la imposibilidad de continuar con el proceso de selección que permita la escogencia objetiva del contratista . La declaratoria de desierta de los procesos de selección únicamente procederá por motivos o causas que impidan la escogencia objetiva y se declarará en acto administrativo en el que se señalarán en forma expresa y detalla- da las razones que han conducido a esa decisión. |
Acto Administrativo de adjudicación | Es la decisión que pone término a un proceso de selección, es el documento por medio de la cual se determina la persona natural o jurídica que resultó favorecida, por ser la propuesta más favora- ble para la Gobernación del Chocó. |
Acuerdos Comerciales | Son tratados internacionales vigentes celebrados por el Estado colombiano, que contienen derechos y obligaciones en materia de compras públicas, en los cuales existe como mínimo el compromiso de trato nacional para: (i) los bienes y servicios de origen colombiano y (ii) los proveedores colombianos. |
Termino | Definición |
Acuerdo Marco de Xxxxxxx: | Es el contrato celebrado entre uno o más proveedores y Colombia Compra Eficiente, o quien haga sus veces, para la provisión a las Entidades Estatales de Bienes y Servicios de Características Técnicas Uniformes, en la forma, plazo y condiciones establecidas en este. |
Adenda | Documento por medio del cual la Entidad modifica los pliegos de condiciones Para el caso de la licitación pública en la actualidad la ley establece que no podrán expedirse dentro de los tres (3) días anteriores a la fecha en la que se tiene previsto el cierre del proceso de selección, ni siquiera para extender el término del mismo. La publicación de estas adendas sólo se podrá realizar en días hábiles y horarios laborales. Para las demás modalidades de selección en las que se elabore pliego de condiciones no se podrán expedir adendas en la fecha de cierre de la convocatoria, salvo para modificar el cronograma y ampliar el plazo de recepción de ofertas. |
Adición | Modificación del valor de los contratos que se encuentran en ejecución con el fin de incremen- tar el valor originalmente pactado, la cual no podrá ser superior al 50% del valor inicialmente pactado expresado en smmlv. Debe constar en un documento firmado por las partes y cumplir los mismos requisitos de perfeccionamiento y ejecución del contrato. Supone la modificación de la Póliza, si hubo lugar a ella. |
Adquisición de bienes o servicios | Cualquier modalidad de contratación, convenio, concesión o provisión de bienes y/o servicios, inherentes al cumplimiento de la función de la entidad. |
Amortización del anticipo | Es la forma en que el contratista extingue la deuda contraída con la Entidad por el préstamo de los recursos públicos desembolsados a título de anticipo. |
Análisis de la demanda | Consiste en analizar el comportamiento de las adquisiciones del bien, obra o servicio que se desea contratar, así como determinar los procesos de contratación adelantados por otras enti- dades, con el fin de identificar las mejores prácticas e información pertinente para el proceso de contratación. |
Análisis de la Oferta | Consiste en identificar los proveedores en el mercado del bien, obra o servicio y sus principales características, el proceso de producción, distribución y entrega de lo que se requiere contratar, así como los precios, su comportamiento histórico y las perspectivas de cambio sobre estos. |
Análisis del sector | Herramienta para establecer el contexto del proceso de contratación, identificar algunos de los riesgos, determinar los requisitos habilitantes y la forma de evaluar las ofertas. |
Anexo Técnico Separable | Documento que contiene la descripción y alcance del proyecto incluyendo actividades, especifi- caciones mínimas técnicas y resultados. |
Anticipo | Son los recursos públicos entregados al contratista como mecanismo de financiación para facili- tar la ejecución del objeto del contrato, en tal sentido, no constituye pago y los recursos girados continúan siendo públicos hasta su amortización, a través de la ejecución del respectivo nego- cio. Sólo podrá pactarse esta figura cuando se requiera de la realización de actividades previas al inicio del contrato como adquisición de bienes como equipos y maquinaria o el desarrollo de otros compromisos como la contratación de personal o la gestión de autorizaciones o permisos especiales, entre otros. |
Termino | Definición |
Audiencia | Sesión pública programada para llevar a cabo una diligencia de interés dentro de cualquier proceso de contratación. Su previsión y agenda dependerá de las disposiciones legales y re- glamentarias vigentes. En la actualidad se debe llevar a cabo audiencia pública para el análisis, estimación y distribución de riesgos, la aclaración de pliegos de condiciones, la recepción de ofertas, la adjudicación de un proceso licitatorio, la declaración de incumplimiento o la imposi- ción de multa o sanción al contratista, entre otras |
Bienes y servicios de características técnicas uniformes y de común utilización: | Bienes y servicios de común utilización con especificaciones técnicas y patrones de desempeño y calidad iguales o similares, que en consecuencia pueden ser agrupados como bienes y servi- cios homogéneos para su adquisición y a los que se refiere el literal (a) del numeral 2 del artículo 2 de la Ley 1150 de 2007 |
Caducidad | Cláusula excepcional que se aplica como sanción por incumplimiento al contratista, cuando se afecte de manera grave y directa la ejecución del contrato y se evidencie que puede conducir a la paralización. Se declara mediante acto administrativo debidamente motivado en el que se dará por terminado el contrato y se ordenará su liquidación en el estado en el que se encuentre. |
Capacidad residual para contratos de obra | Es la aptitud de un contratista para cumplir oportuna y cabalmente con el objeto de un contrato de obra, sin que sus otros compromisos contractuales afecten su habilidad de res- ponder con el contrato objeto del Proceso de Contratación. En los Documentos del Proceso de un contrato de obra pública, la Entidad Estatal debe establecer un requisito adicional a los requisitos habilitantes que es la Capacidad Residual o K de Contratación el cual deben cumplir los interesados en participar en un Proceso de Contratación para la ejecución de una obra pública |
Cesión de contrato | Negocio jurídico por el que una persona (cedente) transmite a otra (cesionario) la posición jurí- dica activa y pasiva, es decir, como acreedor y deudor, que el primero ostenta en un contrato que celebró previamente con un tercero |
Certificado de Disponibi- lidad Presupuestal | Es el documento expedido mediante el cual se afecta de manera preliminar un rubro presu- puestal y que garantiza la existencia de apropiación presupuestal disponible, libre de afectación y suficiente para respaldar el compromiso que se pretende adquirir con la contratación. |
Clausulas Excepcionales | Se les conoce como estipulaciones contractuales, que tienen por objeto conferir a la entidad contratante prerrogativas particulares, diferentes de las que normalmente se pactan en los con- tratos entre particulares. En todos los casos, estas cláusulas buscan evitar la paralización o la afectación grave de los servicios públicos que se esperan proveer con la ejecución de un contra- to, por lo cual el Estado tiene el derecho de actuar unilateralmente. Esta es la condición esencial para que el ente público pueda interponerlas. |
Clausula Penal | Es una estipulación propia del derecho común que se puede pactar bien sea como una estima- ción total o parcial de los perjuicios que se puedan ocasionar con ocasión del incumplimiento de las obligaciones y o bien como pena, con independencia de los perjuicios que se causan en razón al incumplimiento del contrato. |
Termino | Definición |
Conflicto de Intereses. | Se presenta cuando el servidor público, en ejercicio de su función administrativa, conoce o puede conocer de un asunto en donde tenga interés particular y directo en su regulación y los demás expuestos en el Artículo 40 Ley 734 de 2002. |
Consorcio | Cuando dos o más personas en forma conjunta presentan una misma propuesta para la adju- dicación, celebración y ejecución de un contrato, respondiendo solidariamente de todas y cada una de las obligaciones derivadas de la propuesta y del contrato. En consecuencia, las actuacio- nes, hechos y omisiones que se presenten en desarrollo de la propuesta y del contrato, afectarán a todos los miembros que lo conforman. |
Contrato | Es el acto por el cual una parte se obliga para con otra a dar, hacer o no hacer alguna cosa. (Artí- culo 1495 del Código Civil). |
Clasificador de Bienes y Servicios: | Sistema de codificación de las Naciones Unidas para estandarizar productos y servicios, conoci- do por las siglas UNSPSC. |
Debido Proceso | Es un derecho fundamental constituido por una serie de principios particularmente dirigidos a tutelar la intervención plena y eficaz de las personas que intervienen en las actuaciones admi- nistrativas y judiciales. |
Declaratoria desierta | Acto administrativo en el que se señalarán en forma expresa y detallada las razones que motivan a la no adjudicación de un contrato. Ley 80 de 1993, en desarrollo del principio de economía (artículo 25 y n.° 9 del artículo 30), prevé que la declaratoria de desierta únicamente procederá por motivos o causas que impidan la escogencia objetiva |
Desequilibrio Económico | Supone la alteración del sinalagma funcional (correlación o equivalencia en las prestaciones) pac- tada al inicio de la relación negocial bien sea por la expresión del poder soberano del Estado, capaz de afectar el vínculo jurídico a través de decisiones con relevancia jurídica, bien por la voluntad de la parte que dentro de la relación contractual ostenta posición de supremacía frente a su con- tratante, bien por situaciones imprevistas, imprevisibles e irresistibles que impactan la economía del contrato, o por hechos previsibles en cuanto a su ocurrencia, pero con efectos imprevistos e irresistibles no imputables a las partes |
Documentos del Proceso | Son: (a) los estudios y documentos previos; (b) el aviso de convocatoria; (c) los pliegos de condi- ciones o la invitación; (d) las Adendas; (e) la oferta; (f) el informe de evaluación; (g) el contrato; y cualquier otro documento expedido por la Entidad Estatal durante el Proceso de Contratación. |
Eficacia | Grado en el que se realizan las actividades planificadas y se alcanzan los resultados planificados. |
Ejecución | Es la etapa del desarrollo del contrato la cual inicia una vez se suscribe el acta de inicio, previa aprobación de la garantía única y de la acreditación por parte del contratista de encontrase al día en el pago de las obligaciones relativas al Sistema de Seguridad Social Integral. |
Estudios y documentos previos | Son los documentos que sirven de soporte para la elaboración del proyecto xx xxxxxx de condi- ciones, de manera que los proponentes puedan valorar adecuadamente el alcance de lo reque- rido por la entidad, así como la asignación de los riesgos que la entidad propone. |
Termino | Definición |
Ficha Técnica | Documento utilizado como en los pliegos de condiciones para contratar Bienes y Servicios de Características Técnicas Uniformes, en el que la Entidad Estatal debe indicar a) la clasificación del bien o servicio de acuerdo con el Clasificador de Bienes y Servicios; b) la identificación adicio- nal requerida; c) la unidad de medida; d) la calidad mínima, y e) los patrones de desempeño mínimos. |
Garantías | Son instrumentos de cobertura de Riesgos comunes en Procesos de Contratación, Los oferentes o contratistas para asegurar el cumplimiento de sus obligaciones, frente a Entidades Estatales en Procesos de Contratación pueden otorgar: (i) contratos de seguro, (ii) fiducia mercantil de garantía o (iii) garantías bancarias o cartas de crédito stand by. |
Gestión Contractual | Es el conjunto de actividades de planeación, coordinación, organización, control, ejecución y supervisión de los procesos de contratación de la Entidad. |
Interventoria | Es el seguimiento técnico a la ejecución de contratos de distintas tipologías, realizado por una persona natural o jurídica contratada para ese fin por la Entidad Estatal en los siguientes casos: (i) cuando la ley ha establecido la obligación de contar con esta figura en determinados con- tratos, (ii) cuando el seguimiento del contrato requiera del conocimiento especializado en la materia objeto del mismo, o (iii) cuando la complejidad o la extensión del contrato lo justifique. Cuando la Entidad Estatal lo encuentre justificado, puede determinar que la interventoría no sólo se refiera al seguimiento técnico, sino también a los aspectos administrativos, financieros, contables y/o jurídicos del contrato |
Invitación pública | Documento por medio del cual la entidad invita a participar en los procesos de selección de mínima cuantía, el cual debe contener: La descripción del objeto a contratar identificado con el cuarto nivel del Clasificador de Bienes y Servicios. Las condiciones técnicas exigidas, El valor estimado del contrato y su justificación, la forma de acreditar la capacidad jurídica la forma de acreditar la experiencia mínima de haberse exigido. La forma de acreditar el cumplimiento de las condiciones técnicas, la capacidad financiera mínima y forma de verificar su cumplimiento cuando no se haga pago contra entrega de la obra, bien o servicio. El Cronograma. El plazo o condiciones del pago a cargo de la Entidad Estatal. La indicación del requerimiento de garantías cuando estas son exigidas |
Xxxxx | Xxxx una de las posturas que hacen los oferentes en el marco de una subasta. |
Mipyme | Micro, pequeña y mediana empresa medida de acuerdo con la ley vigente aplicable. |
Modalidades de Selec- ción | Formas de escogencia de los contratistas del estado, de conformidad con el decreto 1082 de 2015 son: Licitación pública, selección abreviada, concurso de méritos, contratación directa y mínima cuantía, para cada una de las modalidades citadas existen procedimientos de obliga- toria aplicación |
Modificación contractual | Ajustar, complementar o eliminar alguna de las clausulas o apartes de las mismas, sin que ello implique una modificación sustancial del objeto contractual. |
Termino | Definición |
Multa | Sanción pecuniaria que debe ser impuesta en acatamiento del debido proceso y en las condicio- nes pactadas dentro del contrato, durante su plazo de ejecución, que tiene naturaleza conmina- toria y como finalidad el constreñimiento, coerción, coacción y presión o apremio al contratista a darle cumplimiento a sus obligaciones, cuando en los términos y desarrollo del contrato, se observa que aquel no está al día en el cumplimiento de las mismas, que se encuentra en xxxx o retardado para satisfacer oportunamente, conforme al plazo pactado, los compromisos con- tractuales asumidos. |
Obra pública | El articulo 32 de la ley 80 de 1993 define el contrato de obra pública como aquél que celebran las Entidades Estatales para la construcción, mantenimiento, instalación y en general para la realización de cualquier otro trabajo material sobre bienes inmuebles. |
Oferta más favorable | Aquella que, teniendo en cuenta los factores técnicos y económicos de escogencia y la pondera- ción precisa y detallada de los mismos, contenida en los pliegos de condiciones o sus equivalen- tes, resulte ser la más ventajosa para la entidad, sin que la favorabilidad la constituyan factores diferentes de los contenidos en dichos documentos. |
PAC | Programa Anual mensualizado de Caja, está definido como un instrumento de administración financiera mediante el cual se verifica y aprueba el monto máximo mensual de fondos dispo- nibles para las entidades financiadas con los recursos públicos. El PAC busca armonizar los in- gresos de la administración con los pagos de los compromisos adquiridos por las entidades y proyectar el monto de recursos disponibles a partir de la estacionalidad de los ingresos y los pagos proyectados mensualmente |
Pago Anticipado | Es un pago efectivo del precio de forma que los recursos se integran al patrimonio del contratista desde su desembolso, así como sus frutos y rendimientos y éste puede disponer de los mismos según su conveniencia |
Plan Operativo Anual de Inversiones POAI | El conjunto de proyectos a ejecutar en cada una de las anualidades que conforman el periodo de gobierno |
Planeación | Proceso para definir los objetivos de la entidad, se establece mediante un diagnóstico estraté- gico que permite establecer la forma para alcanzar los objetivos, esto es, los productos y estrate- gias y los recursos necesarios para su cumplimiento. |
Plan Anual de Adquisiciones | Plan general de compras al que se refiere el artículo 74 de la Ley 1474 de 2011 y el plan de compras al que se refiere la Ley Anual de Presupuesto. Es un instrumento de planeación con- tractual que las Entidades Estatales deben diligenciar, publicar y actualizar en los términos del presente título. |
Pliego de Condiciones | Es el acto administrativo que contiene los requisitos objetivos de participación en un proceso de contratación cuando implica convocatoria pública, en el que se definen, entre otros aspectos, las reglas de verificación de la capacidad de los oferentes y de evaluación de las ofertas, las causales de rechazo de los ofrecimientos, el cronograma del proceso, los mecanismos de comunicación con la administración, las condiciones del contrato a celebrar, etc. Hacen parte xxx xxxxxx de condiciones y de la invitación pública las adendas, aclaraciones y respuesta a observaciones. |
Termino | Definición |
Proceso de Contratación | Conjunto de actos y actividades, y su secuencia, adelantadas por la Entidad Estatal desde la pla- neación hasta el vencimiento de las garantías de calidad, estabilidad y mantenimiento, o las condiciones de disposición final o recuperación ambiental de las obras o bienes o el vencimien- to del plazo, lo que ocurra más tarde. |
Proponente | Es la persona natural, jurídica, consorcio o unión temporal, que bajo cualquier modalidad de asociación permitida por la ley presenta una propuesta para participar en un proceso de selec- ción de contratistas. |
Propuesta | Se entiende por tal, aquella oferta con carácter irrevocable presentada conforme a los requisitos establecidos en el Pliego de Xxxxxxxxxxx, debidamente suscrita por quien goza de la represen- tación del proponente y acompañada de una garantía de seriedad de la misma. |
Prorroga | Incrementar el plazo de ejecución de los contratos |
Registro Presupuestal | Es la operación presupuestal mediante la cual se perfecciona el compromiso y se afecta en for- ma definitiva la apropiación, garantizando que ésta no sea desviada a ningún otro fin. |
Resolución de apertura | Acto administrativo a través del cual se informa del inicio de un proceso de selección Objetiva, en las modalidades de selección de contratación directa y mínima cuantía no se requiere de Resolución de Apertura |
Revocatoria Directa | Es la facultad con la que cuenta la Administración para revocar sus propios actos por las causas definidas en la ley. Puede ejercerse de oficio o a petición de cualquier persona. |
Riesgo | Evento que puede generar efectos adversos y de distinta magnitud en el logro de los objetivos del Proceso de Contratación o en la ejecución de un Contrato. |
Riesgo previsible | Todas aquellas circunstancias que de presentarse durante el desarrollo y ejecución del contrato, tienen la potencialidad de alterar el equilibrio financiero del mismo, siempre que sean identifi- cables y cuantificables en condiciones normales (Manual para la identificación y cobertura del riesgo en los procesos de contratación — Colombia Compra Eficiente y Formato FO-GC-01 Matriz de Riesgos del Proceso de Contratación). |
RUP | Registro único de proponentes que llevan las cámaras de comercio y en el cual los interesados en participar en Procesos de Contratación de mayor y menor cuantía deben estar inscritos |
SECOP | Sistema Electrónico para la Contratación Pública al que se refiere el artículo 3 de la Ley 1150 de 2007. |
Supervisión | Es el seguimiento técnico, administrativo, financiero, contable y jurídico de la ejecución del con- trato, que es ejercido por la misma Entidad cuando no requiere conocimientos especializados, la cual puede ser interna, es decir realizada con funcionarios de la planta de personal o externa, es decir la ejercida con contratistas de prestacion de servicios. |
Termino | Definición |
Transparencia | Significa abordar uno de sus principales sustentos, que se caracteriza por proporcionar elemen- tos suficientes para una verdadera convivencia, para el respeto a la igualdad de los asociados, y en especial para garantizar el ejercicio del poder sobre las bases de imparcialidad y publicidad, tendientes a evitar actuaciones oscuras, ocultas y, por lo tanto, arbitrarias de los servidores públi- cos en desarrollo de sus competencias o atribuciones. |
Unión Temporal | Cuando dos o más personas en forma conjunta presentan una misma propuesta para la adjudica- ción, celebración y ejecución de un contrato, respondiendo solidariamente por el cumplimiento total de la propuesta y del objeto contratado, pero las sanciones por el incumplimiento de las obli- gaciones derivadas de la propuesta y del contrato se impondrán de acuerdo con la participación en la ejecución de cada uno de los miembros de la unión temporal. |
Urgencia manifiesta | Situación que puede decretar cualquier autoridad administrativa, sin que medie autorización previa a través de acto motivado. Ella se configura cuando se acredite que la continuidad del servicio exija el suministro de bienes o la prestación de servicios o la ejecución de obras en el inmediato futuro, o que se presenten situaciones relacionadas con estados de excepción, o que se busque conjurar situaciones relacionadas con hechos de calamidad o de fuerza mayor o desastre que demanden actuaciones inmediatas o en general, que se trate de situaciones similares que imposibiliten acudir a los procesos de selección o concursos. |
Vigencia del contrato | Es el ciclo jurídico del contrato, que se extiende hasta la liquidación del contrato, diferente al plazo que es el ciclo material definido en el contrato para que el contratista cumpla con las obligaciones a su cargo. |
Vigencia Futura | Obligaciones que se adquieren con cargo a presupuestos de las anualidades futuras, cuando su ejecución se inicie en la vigencia en curso y comprometa más de una vigencia presupuestal. |
Los términos no definidos en el presente Manual y utilizados frecuentemente deben entenderse de acuerdo con su significado natural y obvio.
¡Importante! Las funciones y actuaciones que en el presente Manual se asignan al grupo de contratación, se entienden igualmente asignadas a las Secretarías de despacho con delegación contractual y con descon- centración funcional.
COCMOMPPEETTEENNCCIAISAS
EENN MMAATETREIARIA
CAPÍTULO 2
CCOONNTTRRACATCUATLUAL
MANUAL DE CONTRATACIÓN
2.1. NATURALEZA JURÍDICA DE LA ENTIDAD Y UBICACIÓN EN LA ESTRUCTURA DEL ESTADO
La Administración Pública se integra, por los organismos que conforman la Rama Ejecutiva del Poder Público y por todos los demás organismos y entidades de naturaleza pública que de manera permanente tienen a su cargo el ejercicio de las actividades y funciones administrativas o la prestación de servicios públicos del Estado Colombiano.
El departamento del Chocó, es una entidad del nivel territorial perteneciente a la Rama ejecutiva del poder público y al sector administrativo, es una persona jurídica de derecho público, que de conformidad con lo establecido en el artículo 80 de la Ley 153 de 1887, la ley les ha conferido personería jurídica.
2.1.1. MISIÓN Y VISIÓN
MISIÓN
La Gobernación del departamento del Chocó como ente territorial tiene como Misión ser el organismo armonizador y coordinador de las políticas y procesos de desarrollo social, en concordancia con los lineamientos nacionales e in- ternacionales, cuya función es la de gestionar y garantizar los recursos necesarios para ofrecer una mejor calidad de vida a sus habitantes.
VISIÓN
Para el año 2020 la Gobernación del departamento del Chocó será una institución dotada de infraestructura moder- na, con procesos y procedimientos ágiles y oportunos, que logren consolidar y ofrecer una información financiera, económica y social útil para la toma de decisiones, de sus entidades descentralizadas territorialmente o por servicio, que permita al Departamento convertirse en la Región de las Oportunidades, con una población educada, compro- metida con el cambio y progreso de sus comunidades.
2.2. DEL RÉGIMEN DE CONTRATACIÓN DE LA GOBERNACIÓN DEL DEPARTAMENTO DEL CHOCÓ
En virtud de lo establecido en el artículo 150º de la Constitución Política de 1991, el Congreso de la República expidió la Ley 80 de 1993 que reglamento la Contratación Estatal, la cual fue modificada por la Ley 1150 de 2007. Las citadas leyes contemplan la reglamentación y principios por los cuales se rigen las entidades públicas y los servidores públi- cos para poder contratar, en busca de satisfacer las necesidades de la comunidad.
En atención a la naturaleza jurídica de los departamentos y a lo dispuesto en los artículos 1º, 2º y 13º de la Ley 80 de 1993, salvo las excepciones que establezcan las disposiciones legales, el régimen de contratación de la gobernación del departamento del Chocó es el público, es decir, el Estatuto General de Contratación de la Administración Pública, contenido actualmente en la ley 80 de 1993, la ley 1150 de 2007, la Ley 1474 de 2011, el decreto ley 019 de 2012 y el Decreto reglamentario 1082 de 2015, además de las normas que los modifiquen o sustituyan
Salvo excepciones legales, cuando una de las entidades estatales de las que define el artículo 2º de la Ley 80 de 1993, inicia un proceso de contratación estatal, deberá por regla general, en virtud de su naturaleza jurídica, aplicar las reglas establecidas en el Estatuto General de Contratación, el cual comprende entre otros: las modalidades y procedi- mientos de selección, los principios que rigen este tipo de contrataciones tales como los de transparencia, economía y responsabilidad, deber de selección objetiva, etc.
Manuales, guías directivas expedidas por colombia
Decreto 1082 de 2015 o el que modifique, adicione
Decreto ley 019 de 2012
Decreto 777 de 1992
Ley 1772 de 2014
Ley 489 de 1998
Ley 1474 de 2011
Ley 1150 de 2007
Ley 80 de 1993
Constitución política
Se precisa que en virtud de lo dispuesto en el artículo 2º de la Ley 1437 de 2011 “Código de Procedimiento Admi- nistrativo y de lo Contencioso Administrativo” que dispone: “Las autoridades sujetarán sus actuaciones a los procedi- mientos que se establecen en este Código, sin perjuicio de los procedimientos regulados en leyes especiales. En lo no previsto en los mismos se aplicarán las disposiciones de este Código”, en las actuaciones precontractuales respecto de las cuales no se establezcan procedimientos especiales en el Estatuto General de la Contratación Pública, se debe cumplir lo dispuesto en la precitada norma.
2.2.1. DE LOS PARTÍCIPES DE LA CONTRATACIÓN PÚBLICA
Los partícipes del sistema de compras y contratación pública en la Gobernación del Departamento del Chocó, son:
1. La Gobernación del departamento del Chocó, en los términos de la ley, las Entidades Estatales pueden asociarse para la adquisición conjunta de bienes, obras y servicios.
2. Colombia Compra Eficiente.
3. Los oferentes en los Procesos de Contratación.
4. Los contratistas.
5. Los supervisores.
6. Los interventores.
7. Las organizaciones de la sociedad civil y los ciudadanos cuando ejercen la participación ciudadana en los términos
de la Constitución Política y de la ley.
2.2.2. MODELO DE CONTRATACIÓN DE LA GOBERNACIÓN DEL DEPARTAMENTO DEL CHOCÓ
El presente Manual de Contratación responde a una exigencia legal que atiende los lineamientos señalados por Colombia Compra Eficiente; estableciendo además la forma como opera la Gestión Contractual de la Gobernación del departamento del Chocó, y dando a conocer a los partícipes del sistema de compras y contratación pública, como se desarrolla la Gestión Contractual.
Dado que con la adopción, el presente Manual, el mismo se convierte en un instrumento de Gestión Estratégica, que tiene como propósito principal servir de apoyo al cumplimiento de los objetivos misionales de la Entidad, y orientado a garantizar el logro de los objetivos del sistema de compras y contratación pública, estos son: eficacia, eficiencia,
economía, promoción de la competencia, rendición de cuentas, manejo del Riesgo, publicidad y transparencia, con la adopción se define también el nuevo “Modelo de contratación de la Gobernación del departamento del Chocó” del cual hace parte el Grupo de Contratación como xxxxx de la gestión contractual, bajo la siguiente estructura:
2.2.3. ESTRUCTURA DEL MODELO DE CONTRATACIÓN
La estructura del modelo de contratación de la Gobernación del departamento del Chocó, se modifica basados en la necesidad de fijar una estructura funcional más clara, vinculando la Unidad de Contratación, (hoy Grupo de contra- tación), a la Secretaria General y se fortalece la conformación del mismo como xxxxx de la gestión contractual al inte- rior de la entidad territorial, en desarrollo del mismo se crean dentro del citado grupo tres (3) sub-grupos: procesos Selectivos, Contratos y procedimientos sancionatorios, en aras de garantizar los objetivos del sistema de compras y contratación pública, especialmente los de eficacia y eficiencia.
DESPACHO DEL GOBENADOR
COMITÉ DE CONTRATACIÓN
OFICINA DE CONTROL INTERNO
SECRETARÍA GENERAL
SECRETARÍA DE DESPACHO SUPERVISIÓN
INTERVENTORES
GRUPO DE CONTRATACIÓN
PROCESOS SELECTIVOS
CONTRATOS
PROCEDIMIENTOS SANCIONATORIOS
CONFORMACIÓN DEL GRUPO DE CONTRATACIÓN
Cada uno de los sub- grupos tendrá a cargo las siguientes actividades:
Procesos Selectivos:
PROCESOS SELECTIVOS:
• Realizar la estructuración jurídica de los procesos de selección de contratistas, prestando la asistencia
legal que para dichos efectos requieran las diferentes áreas de la entidad.
• Adelantar, acompañar y soportar los procesos de selección de contratistas que requiera la entidad, de conformidad con las normas de contratación vigentes, a excepción del proceso de selección de personas naturales para prestación de servicios de apoyo a la gestión.
• Preparar para la firma del ordenador del gasto contractual los actos y documentos relacionados con los
procesos de selección que adelante.
• Revisar, analizar y proponer ajustes a los pliegos de condiciones o términos de referencia estructurados junto con las áreas técnicas titulares de la necesidad
• Xxxxxxx, analizar y responder junto con la secretaría titular de la necesidad de contratación, las observa- ciones interpuestas por los oferentes durante el proceso de selección.
• Consolidar la evaluación de las propuestas, para conocimiento, análisis, aprobación y recomendación de su adjudicación por el equipo interdisciplinario designado para ello.
• Asistir, apoyar y asesorar a las áreas ejecutoras en el desarrollo de las audiencias de aclaración de pliegos de condiciones o términos de referencia y de adjudicación.
Contratos:
• Adelantar el proceso de selección y contratación por prestación de servicios de las personas naturales y
jurídicas requeridas como apoyo a la gestión
• Elaborar las minutas de los contratos y convenios que requiera la gobernación del departamento del Chocó, realizando previamente el análisis de viabilidad jurídica de acuerdos con los estudios y docu- mentos previos de la contratación.
• Realizar la legalización de los contratos y convenios suscritos en los términos xx xxx.
• Acompañar, asesorar y orientar a las dependencias de la entidad en los asuntos relacionados con la debida supervisión y coordinación de los contratos a su cargo.
• Estudiar, revisar y conceptuar sobre las solicitudes de modificaciones presentadas por las áreas ejecu- toras, y en los casos que corresponda, elaborar en los términos xx xxx las modificaciones contractuales necesarias para la eficiente ejecución de los contratos y convenios suscritos por la entidad.
• Promover y apoyar la liquidación oportuna de los contratos y convenios realizados por la Gobernación del departamento del Chocó.
• Realizar la revisión jurídica de las actas de liquidación de los contratos y convenios suscritos sin delega- ción contractual, soportándose en la información técnica y financiera enviada por las áreas supervisoras para tal fin.
Sancionatorio:
• Prevenir el riesgo antijurídico brindando información y asesoría oportuna a todas las dependencias de la entidad, respecto el deber de supervisar adecuadamente la ejecución contractual y los mecanismos de los que puede hacer uso en caso de incumplimiento.
• Analizar y evaluar la información suministrada por las secretarias que carecen de delegación para dirigir los procesos de contratación y celebrar los contratos para la imposición de multas, declaración de sinies- tros y efectividad de cláusulas excepcionales.
• Acompañar los procedimientos sancionatorios que promuevan las diferentes secretarias por presuntos incumplimientos contractuales o en la fase de liquidación, velando porque dentro de las mismas se de prevalencia al debido proceso
• Preparar los documentos y actos administrativos que se requieran dentro del procedimiento sanciona-
xxxxx para la firma del funcionario competente.
• Acompañar a las secretarias de despacho sin delegación contractual, en el trámite de reclamación ante las compañías aseguradoras de los valores que se impongan dentro de los procedimientos sancionato- xxxx adelantados.
• Comunicar oportunamente a las Cámaras de comercio correspondientes y a los organismos de control competentes, de las sanciones impuestas dentro de los procedimientos sancionatorios
• Servir de soporte jurídico para la atención de los entes de control, respecto de los requerimientos con- tractuales, que se soliciten al grupo de contratación.
Recomendación...Hasta tanto se adelante el proceso de modificación de la plata de personal, las actividades citadas serán atendidas con contratistas de prestación de servicios con experiencia especifica en las actividades a desarrollar
2.3. COMPETENCIAS EN MATERIA DE CONTRATACIÓN
Teniendo en cuenta la estructura del Modelo de contratación de la Gobernación del departamento del Chocó y lo consagrado en artículo 11º numeral 1º y literal b del numeral 3º de la Ley 80 de 1993, la competencia para ordenar y dirigir la actividad contractual se encuentra asignada al gobernador del Departamento del Chocó, quien ejercerá la ordenación del gasto, con sujeción a las disposiciones consagradas en la Ley Orgánica del Presupuesto General de la Nación y a las normas reglamentarias. No obstante, lo anterior, existe a la fecha delegación contractual completa en
los secretarios de Salud, Desarrollo Económico y de Recursos Naturales, así mismo existe una delegación parcial en la Secretaria de Hacienda. Del mismo modo el Gobernador puede realizar delegación de las competencias para celebrar contratos y adelantar procesos de contratación en algunas secretarias de despacho.
2.3.1. DELEGACIÓN CONTRACTUAL
Respecto del concepto de Delegación, la Corte Constitucional ha tenido la oportunidad de referirse en los siguientes términos:
“La delegación es una técnica de manejo administrativo de las competencias que autoriza la Consti- tución en diferentes normas (art. 209, 211, 196 inciso 4 y 305), algunas veces de modo general, otras de manera específica, en virtud de la cual, se produce el traslado de competencias de un órgano que es titular de las respectivas funciones a otro, para que sean ejercidas por éste, bajo su responsabilidad, dentro de los términos y condiciones que fije la ley.
Al delegar se establece un vínculo funcional especial y permanente entre delegante y delegatario para el ejercicio de las atribuciones delegadas. Es especial en cuanto surge a partir del acto de delegación, de forma adicional a la relación jerárquica o funcional que exista entre ellos y es permanente en cuanto permanece activo mientras rija el acto de delegación. En virtud de tal vinculación, el delegante conserva y ejerce la facultad para reformar o revocar los actos o resoluciones del delegatario y para revocar el acto de delegación.
La delegación implica la permanencia de un vínculo entre el delegante y el delegatario, que se mani- fiesta en las atribuciones de orientación vigilancia y control que el primero mantiene sobre el segundo. El delegante siempre responde por el dolo o culpa grave en el ejercicio de este tipo de atribuciones26.
De conformidad con el contenido normativo de los artículos 209 y 211 de la Constitución Política; artículos 12 y 25 numeral 10 de la Ley 80 de 1993, artículos 9, 10 y, 12 de la Ley 489 de 1998; artículo 21 xx Xxx 1150 de 2007, el articulo 37 del Decreto 2150 de 1995 y las demás normas vigentes que las reglamentan, modifican o adicionan, el Gobernador del Departamento del Chocó puede delegar su competencia para adelantar procesos de contratación y celebrar contratos en las Secretarias de despacho, no obstante ello, y en atención a que en ningún caso, los jefes y representantes legales de las entidades estatales quedarán exonerados por virtud de la delegación de sus deberes de control y vigilancia de la actividad precontractual y contractual , en su calidad de delegante, puede impartir instruccio- nes, solicitar informes y efectuar seguimiento a la gestión contractual .
En desarrollo de la precitada normativa, a la fecha se verifican las siguientes delegaciones generales y especificas en
materia contractual:
26 Corte Constitucional, en providencia del 9 de julio de 2008, Referencia: expediente D-7077, Magistrado Ponente: Xxxxx Xxxxxxx Xxxxxx Xxxxx
Acto administrativo | Fecha | Dependencia | Tipo de delegación | Competencias delegadas |
Decreto No. 0202 | 5-ago-13 | Secretario de Salud | General | Xxxxxxx en la Secretaria de Salud del Departamento del Chocó, la competencia para celebrar los contratos estatales y convenios, y en general adelantar los procesos contractuales que lleve a cabo la misma sin consideración a la cuantía |
La delegación otorgada comprende la función de adelantar todas las etapas propias de la actividad contractual esto es, la etapa precontractual, contractual y postcontractual, presidir las audiencias, ordenar el gasto y suscribir los actos administrativos a que haya lugar, surgidos con ocasión de la actividad contractual, que se requieran para el funcionamiento y cumplimiento de los fines de la Secretaria de Salud. | ||||
Es deber de la Secretaria de salud, velar por la adecuada ordenación del gasto y en general, por la administración del presupuesto asignado a su dependencia así como establecer los controles para el efecto cumplimiento de los objetos contractuales | ||||
Las solicitudes de CDP requeridos para la realización de los procesos de contratación que por este decreto se delegan, serán responsabilidad del secretario de Salud y del de Hacienda | ||||
La revisión, aprobación, custodia, comunicaciones, notificaciones, y reclamaciones relacionadas con aquellas garantías constituidas por los contratistas para beneficio de la Gobernación del Chocó con ocasión de la actividad contractual serán realizadas por el abogado de apoyo de la secretaria de Salud o a quien aquí se le hace la delegación | ||||
la delegación efectuada comprende todas las modalidades de selección, además comprende los contratos a que se refiere el inciso 2o del articulo 355 de la Constitución Política y los artículos 95 y 96 de la Ley 489 de 1998, en los términos que dispone el decreto 777 de 1992 | ||||
De la modalidad de contratación directa se exceptúa la delegación de las causales contempladas en los literales b, d y f del numeral 4 del articulo 2 de la Ley 1150 de 2007 | ||||
El secretario de Salud será responsable del cumplimiento de los tramites establecidos en la Ley 80 de 1993, Ley 1150 de 2007, decreto 734 de 2012 y sus decretos reglamentarios, normas en materia contractual, normas internas y de carácter departamental y las demás que las complementen o modifiquen, debiendo cumplir con el registro de los contratos, las publicaciones a que haya lugar y demás obligaciones que en materia contractual y fiscal impongan las normas vigentes |
Acto administrativo | Fecha | Dependencia | Tipo de delegación | Competencias delegadas |
Xxxxxxx Xx. 0000 | 29-sep-14 | Secretario de Hacienda | Especifica | DELEGAR en la Secretaria de Hacienda Departamental del Chocó, Ia competencia para celebrar los contratos estatales, requeridos para Ilevar a cabo la ejecución del convenio Anti contrabando suscrito entre el Departamento del Choco y la Federación Nacional del Departamentos, hasta la cuantía del valor del convenio. |
La delegación otorgada comprende Ia función de adelantar todas las etapas de la actividad contractual, esto es, la etapa precontractual, contractual y post contractual; Presidir las audiencias, ordenar el gasto y suscribir los actos administrativos a que haya lugar, surgidos con ocasión de la actividad contractual, que se requieran para funcionamiento y cumplimiento de los fines propuestos en el marco del Convenio Anti Contrabando. | ||||
Es deber de la Secretaria de Hacienda, velar por la adecuada ordenación del gasto y en general, por la administración del presupuesto asignado en el marco del Convenio Anti Contrabando, así como establecer los controles para el efecto del cumplimiento de los objetos contractuales. | ||||
Las solicitudes de los certificados de Disponibilidad Presupuestal requeridos para Ia realización de los procesos de contratación que por este decreto se delegan, serán responsabilidad del Secretario de Hacienda. | ||||
La revisión, aprobación, custodia, comunicaciones, notificaciones y reclamaciones, relacionadas con aquellas garantías constituidas por los contratistas para beneficio del Departamento del Choco con ocasión de Ia actividad contractual, serán realizadas por el Abogado de apoyo de la Secretaria de Hacienda o a quien se le hace la delegación. | ||||
La delegación que por este Decreto se efectúa comprende todas la modalidades de selección contempladas en Ia ley 1150 de 2007 y el Decreto 1510 de 2013, y sus decretos reglamentarios, las cuales son: Licitaciones Publicas, Selecciones Abreviadas, Concursos de Méritos, Contratación Directa y la contratación de Mínima Cuantía. | ||||
El Secretario de Hacienda, será responsable del cumplimiento de los tramites y requisitos establecidos en la ley 80 de 1993, ley 1150 de 2007, Decreto 1510 de 2013, y sus Decretos reglamentarios, normas en materia contractual, normas internas y de carácter Departamental y las demás que las complementes o modifiquen, debiendo cumplir con el registro de los contratos, las publicaciones a que haya lugar y demás obligaciones que en materia contractual y fiscal impongan las normas vigentes. |
Acto administrativo | Fecha | Dependencia | Tipo de delegación | Competencias delegadas |
Decreto No. 0274 | 22-sep-16 | Secretario de Desarrollo Económico y Recursos naturales | General | Delegar en la Secretaria de Desarrollo Económico y de Recursos Naturales del Departamento del Chocó, la competencia para celebrar los contratos estatales y convenios, y en general adelantar todos los procesos contractuales que lleve a cabo la misma, sin consideración a la cuantía. |
La delegación otorgada comprende la función de adelantar todas las etapas propias de la actividad contractual, esto es, la etapa precontractual, contractual y postcontractual, presidir las audiencias, ordenar el pago y suscribir los actos administrativos a que haya lugar, surgidos con ocasión de la actividad contractual, que se requieran para el funcionamiento y cumplimiento de los fines de la Secretaria de Desarrollo Económico y de Recursos Naturales. | ||||
Es deber de la Secretaria de Desarrollo Económico y de Recursos Naturales velar por la adecuada ordenación del gasto y en general, por la administración del presupuesto asignado a su dependencia, así corno establecer los controles para el efecto del cumplimiento de los objetos contractuales. Las solicitudes de certificado de disponibilidad presupuestal requeridos para la realización de los procesos de contratación que por este decreto se delegan, serán responsabilidad del Secretario de Desarrollo Económico y de Recursos Naturales y del Secretario de Hacienda. | ||||
La revisión, aprobación, custodia, comunicaciones, notificaciones, y reclamaciones, relacionadas con las garantías constituidas por los contratista para beneficio de la Gobernación del Chocó con ocasión de la actividad contractual, serán realizadas por el abogado de apoyo de la Secretaria de Desarrollo Económico y de Recursos Naturales o podrá ser ejercida directamente por el Secretario del despacho a quien se le hace esta delegación contractual. | ||||
La delegación que por este Decreto se efectúa comprende todas las modalidades de selección contempladas en la Ley 1150 de 2007 y el Decreto 1082 de 2015, y sus Decretos reglamentarios, las cuales son: Licitaciones Públicas, Selecciones abreviadas, Concursos de Méritos, Contratación directa y la Contratación de Mínima Cuantía. Además comprende los contratos a que se refiere el xxxxxx 2° del artículo 355 de la Constitución Política de 1991 y los artículos 95 y 96 de la ley 489 de 1998, en los términos que dispone el Decreto 777 del 16 xx xxxx de 1992. | ||||
De la modalidad de contratación directa se exceptúa la delegación de las causales contempladas en los literales b, el y f del numeral 4 del articulo 2 de la Ley 1150 de 2007. |
Acto administrativo | Fecha | Dependencia | Tipo de delegación | Competencias delegadas |
Decreto No. 0274 | 22-sep-16 | Secretario de Desarrollo Económico y Recursos naturales | General | La competencia para celebrar convenios con organismos multilaterales de crédito o celebrados con personas extranjeras de derecho público u organismos de cooperación, asistencia o ayuda internacional, serán siempre celebrados directamente por el Gobernador, independientemente de la Secretaria o dependencia que los gestione. El acompañamiento logístico, técnico y jurídico que estas contrataciones requieran en todas sus etapas será realizado por la dependencia correspondiente con visto bueno de la Secretaria General. |
El Secretario de Desarrollo Económico. y de Recursos Naturales será responsables del cumplimiento de los trámites y requisitos establecidos en la ley 80 de 1993, ley 1150 de 2007, Decreto 1082 de 2015 y sus Decretos reglamentarios, normas en materia contractual, normas internas y de carácter Departamental y las demás que las complementen o modifiquen, debiendo cumplir con el registro de los contratos, las publicaciones a que haya lugar y demás obligaciones que en materia contractual y fiscal impongan las normas vigentes. |
Por tanto, las competencias en materia contractual delegadas en las secretarias de: Salud, Desarrollo Económico y Recursos Naturales y de Hacienda, se realizarán conforme el contenido de los actos administrativos de delegación citados, proferidos por el Gobernador del Departamento del Chocó.
2.3.2. PROCEDIMIENTO DE DESCONCENTRACIÓN
La desconcentración, hace relación a la transferencia de potestades para la toma de decisiones, a instancias o agencias que se encuentran subordinadas al ente central, sin que necesariamente, gocen de personería jurídica, ni presupues- to, ni reglamento administrativo propio.
El propósito de esta figura, es el de descongestionar la gran cantidad de tareas que corresponden a las autoridades ad- ministrativas y, en ese orden de ideas, contribuir a un rápido y eficaz diligenciamiento de los asuntos administrativos.
La Corte constitucional, se ha referido al concepto de desconcentración, en los siguientes términos:
“La desconcentración en cierta medida, es la variante práctica de la centralización, y desde un punto de vista dinámico, se ha definido como transferencia de funciones administrativas que corresponden a órganos de una misma persona administrativa.
“La desconcentración así concebida, presenta estas características:
1. La atribución de competencias se realiza directamente por el ordenamiento jurídico.
2. La competencia se confiere a un órgano medio o inferior dentro de la jerarquía. Debe recordarse, sin embargo, que, en cierta medida, personas jurídicas pueden ser igualmente sujetos de desconcentración.
3. La competencia se confiere en forma exclusiva lo que significa que ha de ejercerse precisamente por
el órgano desconcentrado y no por otro.
4. El superior jerárquico no responde por los actos del órgano desconcentrado más allá de los poderes de supervisión propios de la relación jerárquica y no puede reasumir la competencia sino en virtud de nueva atribución legal.”
La Ley 1150 de 2007, respecto de la desconcentración para contratar señala:
Artículo 21. De la delegación y la desconcentración para contratar. El artículo 12 de la Ley 80 de 1993, tendrá un inciso 2o y un parágrafo del siguiente tenor:
“(...)
PARÁGRAFO. Para los efectos de esta ley, se entiende por desconcentración la distribución adecuada del trabajo que realiza el jefe o representante legal de la entidad, sin que ello implique autonomía administrativa en su ejercicio. En consecuencia, contra las actividades cumplidas en virtud de la descon- centración administrativa no procederá ningún recurso”.
En igual sentido, el articulo 25º numeral 9º de la Ley 80 de 1993, dispone: “En los procesos de contratación interven- drán el jefe y las unidades asesoras y ejecutoras de la entidad que se señalen en las correspondientes normas sobre su organización y funcionamiento”. Respecto de la desconcentración de funciones al interior de esta gobernación, se verifica que el Decreto No. 189 de 2013 “Por el cual se adopta el manual especifico de funciones, requisitos y compe- tencias laborales de los empleos que conforman la planta de personal de la gobernación del Chocó – nivel central”, consigna como función esencial del Secretario de Infraestructura, Vivienda y movilidad:
(…)
3. Gestionar los procesos de contratación de los diseños y construcción de las obras públicas, construc- ciones generales, y de concesiones en el departamento, en sus etapas precontractual, contractual, de ejecución contractual y liquidación de los contratos.
Finalmente, dentro de la desconcentración de funciones, se verifica que mediante Resolución No. 1561 del 23 de octubre de 2014 “Por la cual se conforman los grupos internos de trabajo en el nivel central de la Administración del departamento del Chocó y se le asignan funciones” se desconcentraron en el grupo de contratación las siguientes funciones:
Articulo 11.- Funciones del Grupo de Contratación. Son funciones del Grupo de Contratación, conforme a las direc- trices del Secretario General, las siguientes:
1. Ejecutar el Plan Anual de Compras y Adquisiciones de la Gobernación y velar por su atento cumplimien- to.
2. Dirigir y coordinar con las diferentes dependencias de la Gobernación el proceso de gestión contractual, en todas sus etapas: precontractual, contractual, ejecución contractual y post contractual.
3. Asesorar y orientar a las dependencias de la Gobernación sobre la aplicación de las normas y políticas en materia de contratación pública, con el fin de garantizar que sus solicitudes se ajustan al marco legal y a los planes, programas y proyectos de la Gobernación.
4. Asesorar y orientar a las dependencias misionales y transversales, responsables de las actividades fun- damentales de la etapa precontractual, en la identificación de necesidades, elaboración de estudios pre- vios, determinación de especificaciones técnicas, estudios de mercadeo, y en general, los insumos que deben presentar al Grupo de Contratación para la continuación del ciclo contractual.
5. Dirigir y coordinar con las diferentes dependencias los procesos de selección de proponentes, celebra- ción, ejecución y liquidación de contratos, con el fin de garantizar que estos se ajusten al marco legal y a los planes, programas y proyectos de la Gobernación.
6. Preparar la respuesta a las consultas, derechos de petición y certificación que en la relación con los pro- cedimientos de celebración, ejecución y liquidación de contratos formulen las diferentes dependencias de la Gobernación del Chocó, los particulares, los contratistas, los organismos de control y las entidades departamentales y municipales.
7. Responder por la actualización del sistema de información previsto para diligenciar, publicar, registrar y hacer seguimiento de todos los procesos contractuales que adelanta la Gobernación.
8. Apoyar y asesorar al Secretario General para la adecuada atención de su función como presidente del Comité de Contratación y articular con la Secretaria Técnica del Comité el cumplimiento de dichas fun- ciones (sic)
9. Las demás que se le asignen conforme a la naturaleza del Grupo.
Recomendación…Sin perjuicio de las delegaciones y desconcentraciones realizadas, como buena práctica en materia de contratación, se sugiere Centralizar la actividad contractual en el grupo de contratación, como xxxxx de la gestión contractual al interior de la administración departamental, para que el mismo, a través de los sub-grupos de procesos selectivos y de contratos, sea quien acompañe toda la fase de estructuración y adelante los procesos de selección objetiva y de contratación, con el acompañamiento técnico de la se- cretaría de Hacienda en lo pertinente a los asuntos financieros y las áreas técnicas que tengan la necesidad de contratación; para lo cual se deberá fortalecer el grupo con recurso humano suficiente y calificado como previamente se informó, con la implementación de la buena práctica sugerida se propende por una mayor articulación de la gestión contractual y la unificación de los procedimientos, criterios y de la posición jurídica en temas contractuales al interior de la Gobernación.
2.3.2.1. COMITÉ DE CONTRATACIÓN
El Decreto Departamental No. 0200 del 27 xx xxxxxx de 2012, “Por medio del cual se reestructura el comité asesor de la gobernación del Chocó”, definió, el comité de Contratación como un “cuerpo asesor y consultor en los diferentes pro- cesos contractuales que la entidad adelante, quienes serán responsables directos de la aplicación del manual de con- tratación, con el fin de propender por el cumplimiento de los principios que rigen la contratación Pública (…)”, aunado a ello estableció sus funciones, integración, sesiones e informó quien ejerce la Secretaria Técnica y sus funciones.
Verificado el contenido del citado decreto, se prevé la necesidad de modificarlo en aras de ajustar su conformación según la nueva denominación de los cargos de la planta de personal de la Gobernación, unificar las funciones refleja- das en el decreto con las del manual de contratación, asignar la secretaría técnica y demás aspectos necesarios para el funcionamiento y buena marcha, decisiones que serán adoptados en su reglamento interno, con acto administrativo posterior el cual formará parte integral del presente Manual de Contratación.
Sin perjuicio de lo anterior, se precisa el objeto, integración y funciones del citado comité:
OBJETO: El comité de contratación es la instancia encargada de fijar las políticas generales en materia de contratación al interior de la Gobernación del departamento del Chocó y de Asesorar al gobernador del departamento del Chocó y a los secretarios de despacho con delegación contractual, en aspectos legales y presupuestales del proceso contractual
INTEGRACIÓN DEL COMITÉ DE CONTRATACIÓN: El Comité de contratación de la Gobernación del departamento del Chocó estará integrado por:
1. El Gobernador o su delegado
2. El jefe de la oficina asesora Xxxxxxxx o quien haga sus veces
3. El Secretario General o quien haga sus veces
4. El Secretario de Hacienda y/o el Jefe de Presupuesto
5. El Secretario de Planeación y desarrollo étnico territorial
6. El responsable del Grupo de Contratación o quien haga sus veces, quien participará con voz, pero sin voto
7. El jefe de la oficina de control interno, quien participará con voz, pero sin voto
Con la autorización de quien preside el Comité, se podrá invitar a las sesiones a los secretarios de despacho, asesores y demás funcionarios y contratistas que se consideren necesarios, de conformidad con el correspondiente orden del día y para cada caso en particular, quienes asistirán con voz, pero sin voto.
El Comité de Contratación será presidido por el Gobernador del Departamento del Chocó y la Secretaría Técnica será ejercida
por el contratista o funcionario que el mismo determine, con el apoyo técnico del responsable del grupo de Contratación.
FUNCIONES:
El Comité de Contratación tendrá las siguientes funciones:
a. Analizar, recomendar y estandarizar las políticas internas, lineamientos, criterios y estrategias que deban regir la ges- tión contractual en cada una de sus etapas.
b. Asesorar y recomendar al gobernador y a sus delegados, en los aspectos “generales” de estructuración, seguimiento y liquidación de contratos y convenios, aplicando los principios y fines de la contratación pública.
c. Impartir recomendaciones tendientes a lograr una óptima coordinación de las acciones de gestión contractual en sus diferentes etapas: precontractual, contractual y pos contractual, para asegurar el cumplimiento de sus objetivos misionales, funciones, programas y proyectos.
d. Revisar y recomendar la aprobación del plan anual de adquisiciones
e. Ser un órgano consultivo del Gobernador del departamento del Chocó, en temas referentes a la contratación que se adelante, lo cual incluye convenios y las propuestas de asociaciones público privadas de iniciativa pública o privada, con o sin recursos públicos.
f. En los casos que el Gobernador lo solicite, conocer y analizar las evaluaciones de los procesos de selección de los
contratistas que prepare el comité evaluador designado para tal fin
g. Promover la correcta implementación del Manual de contratación y la adopción de procesos y procedimientos en materia de contratación al interior de la Gobernación
h. Expedir su propio reglamento.
i. Las demás que se deriven de la naturaleza del objeto del Comité.
Los aspectos no contemplados en este numeral y que se consideren necesarios para el funcionamiento y buena marcha del Comité de Contratación, serán adoptados en su reglamento interno.
2.4. RÉGIMEN DE INHABILIDADES E INCOMPATIBILIDADES
Las relaciones jurídicas entre los órganos del Estado, como también las que se dan entre los entes de derecho público y los particulares, están sometidas a normas de carácter especial, mediante las cuales se desarrolla el principio de legalidad de las actuaciones públicas (C. Po. art. 6º); Además de precisar la órbita de competencias y funciones propias de las entidades estatales, estas normas consagran regímenes de inhabilidades e incompatibilidades que afectan tanto a las personas natu- rales que integran la administración pública, como a las personas jurídicas y naturales que habrán de entablar relaciones con las instituciones que conforman la estructura del Estado.
Como parte importante de esta normatividad, aparece el denominado régimen de inhabilidades para contratar con el Estado, entendido como el sistema de valores, principios y normas que, en aras de proteger la moralidad admi- nistrativa, la transparencia de la función administrativa, el buen nombre de la administración y garantizar la idoneidad, probidad, imparcialidad y eficacia de las actividades estatales, prevé hechos y circunstancias que impiden a determinadas personas celebrar contratos con el Estado.
La ley 80 de 1993 reguló tanto la capacidad de los sujetos públicos como la capacidad o competencia de los sujetos privados que intervienen en las relaciones jurídicas a que dan lugar los contratos estatales, en tal virtud, estableció que están habilitadas para celebrar contratos con las entidades estatales las personas consideradas legalmente capaces en las disposiciones vigentes (art. 6º). Por consiguiente, no pueden acordar contratos con las entidades estatales las personas incapaces, las cuales, según el régimen de la contratación estatal, son quienes se catalogan como tales conforme a la ley civil o comercial u otros estatutos, e igualmente las que están incursas en causales de inhabilidad o de incompatibilidad.
Así mismo consagró un régimen de inhabilidades e incompatibilidades contenido en el artículo 8º de la citada ley, preci- xxxxx que la consagración legal de las incompatibilidades e inhabilidades es un desarrollo del Principio de Moralidad que la Constitución Política consagra como uno de los rectores de la función administrativa, instituido en el artículo 209 de la Carta. Las inhabilidades constituyen una limitación de la capacidad para contratar con las entidades estatales que de modo general se reconoce a las personas naturales y jurídicas, y obedecen a la falta de aptitud o a la carencia de una cualidad, calidad o requisito del sujeto que lo incapacita para poder ser parte en una relación contractual con dichas entidades, por razones vinculadas con los altos intereses públicos envueltos en las operaciones contractuales que exigen que éstas se realicen con arreglo a criterios de imparcialidad, eficacia, eficiencia, moralidad y transparencia. Es por ello, que se prohíbe que accedan a la contratación estatal las personas que tengan intereses contrarios a los de las entidades públicas con las cuales contrata o que carezcan de los requisitos o condiciones que puedan repercutir en el correcto, eficiente y eficaz cum- plimiento del contrato.
La consagración de las inhabilidades e incompatibilidades obedecen unas, primordialmente a razones éticas, y otras se vinculan con la eficiencia, la eficacia y la imparcialidad administrati- va, pues, se busca asegurar una adecuada selección del contratista, que redunde en beneficio de los fines de interés público o social ínsitos en la contratación.
En desarrollo de lo expuesto, las Personas Naturales y Jurídicas que se encuentren incursas en las causales de inhabilidad e incompatibilidad establecidas en la Constitución Política, en el artículo 8º de la Ley 80 de 1993, articulo 18 de la Ley 1150 de 2007, articulo 31 de la Ley 617 de 2000, Ley 1474 de 2011 y demás normas legales; NO podrán celebrar contratos ni participar en los procesos contractuales adelantados por la Gobernación del departamento del Chocó, so pena de que se declare la Nulidad absoluta del contrato estatal, si la inhabilidad o incompatibilidad es pre existente .
¿Sabías que...? En caso de Inhabilidad o Incompatibilidad sobreviniente en un contratista, el mismo deberá realizar la cesión o solicitar la terminación del contrato previa autorización de la Gobernación del Chocó y, que el inciso 3º del artículo. 9º de la Ley 1150/2007, establece de manera expresa una excepción a la regla general de irrevocabilidad del acto administrativo de adjudicación de
La consagración de las inhabilidades e incom- patibilidades obedecen unas, primordialmente a razones éticas, y otras se vinculan con la eficiencia, la eficacia y la imparciali- dad administrativa, pues, se busca asegurar una adecuada selección del contratista, que redunde en beneficio de los fines de interés público o social ínsitos en la contratación.
un procedimiento administrativo de selección contractual, al determinar que habrá lugar a revocar dicha adjudicación cuando la inhabilidad o incompatibilidad sobrevenga con posterioridad a la adjudicación y antes de la celebración del respectivo contrato estatal.
Todas las Entidades Estatales sometidas o no a la Ley 80 de 1993 y a la Ley 1150 de 2007 están obligadas a respetar el régimen de inhabilidades e incompatibilidades para contratar con el Estado.
De lo expuesto se concluye que las inhabilidades son una limitación a la capacidad de contratar con Entidades Estatales y están expresamente señaladas en la ley, que establece que no son hábiles para participar en Procesos de Contratación quienes están en las siguientes situaciones:
Inhabilidades contenidas en el artículo 8 de la Ley 80 de 1993:
a) Las personas que se hallen inhabilitadas para contratar por la Constitución y las leyes.
b) Quienes participaron en las licitaciones o celebraron los contratos de que trata el literal anterior estando inha- bilitados. Esta inhabilidad se extenderá por el término de 5 años a partir de la participación en la licitación.
c) Quienes dieron lugar a la declaratoria de caducidad. Esta inhabilidad se extenderá por el término de 5 años contados a partir de la fecha de declaratoria del acto de caducidad.
d) Quienes han sido condenados por sentencia judicial a la pena accesoria de interdicción de derechos y fun- ciones públicas y quienes hayan sido sancionados disciplinariamente con destitución. Esta inhabilidad se extenderá por el término de 5 años contados a partir de la ejecutoria de la sentencia que impuso la pena.
e) Quienes sin justa causa se abstengan de suscribir el contrato estatal adjudicado. Esta inhabilidad se exten-
derá por el término de 5 años a partir de la fecha en que expiró el plazo para la firma.
f) Los servidores públicos.
g) Quienes sean cónyuges o compañeros permanentes y quienes se encuentren dentro del segundo grado de consanguinidad o segundo de afinidad con cualquier otra persona que formalmente haya presentado propuesta para una misma licitación o concurso.
h) Las sociedades distintas de las anónimas abiertas, en las cuales el representante legal o cualquiera de sus socios tenga parentesco en segundo grado de consanguinidad o segundo de afinidad con el representante legal o con cualquiera de los socios de una sociedad que formalmente haya presentado propuesta, para una misma licitación o concurso.
i) Los socios de sociedades de personas a las cuales se haya declarado la caducidad, así como las sociedades de personas de las que aquellos formen parte con posterioridad a dicha declaratoria. Esta inhabilidad se exten- derá por el término de 5 años contados a partir de la fecha de declaratoria del acto de caducidad.
j) Las personas naturales que hayan sido declaradas responsables judicialmente por la comisión de delitos con- tra la Administración Pública cuya pena sea privativa de la libertad, o soborno transnacional, con excepción de delitos culposos. Esta inhabilidad se extenderá a las sociedades de que sean socias tales personas, sus matrices y subordinadas, con excepción de las sociedades anónimas abiertas y se extiende por un término de 20 años.
k) Las personas que hayan financiado campañas políticas a la Presidencia de la República, a las gobernaciones o a las alcaldías con aportes superiores al 2,5% de las sumas máximas a invertir por los candidatos en las campañas electorales en cada circunscripción electoral, respecto de las Entidades Estatales, incluyendo las descentralizadas del respectivo nivel administrativo, para el cual fue elegido el candidato y respecto de los contratos distintos al de prestación de servicios profesionales.
l) Esta inhabilidad es por el período para el cual el candidato fue elegido y opera también para las personas que se encuentren dentro del segundo grado de consanguinidad, segundo de afinidad, o primero civil de la persona que ha financiado la campaña política.
Esta inhabilidad comprende también a las sociedades existentes o que llegaren a constituirse distintas de las anónimas abiertas, en las cuales el representante legal o cualquiera de sus socios hayan financiado directamente o por interpuesta persona campañas políticas a la Presidencia de la República, a las gobernaciones y las alcaldías.
Quienes fueron servidores públicos en cargos de nivel directivo y las sociedades a las cuales están vinculados durante un término de 2 años contados a partir del retiro del cargo cuando el objeto que desarrollan tiene re- lación con el sector al cual prestaron sus servicios. Esta inhabilidad se extiende a las personas que están dentro del primer grado de consanguinidad, primero de afinidad, o primero civil de quien fue servidor público.
m) El interventor que incumpla el deber de entregar información a la Entidad Estatal relacionada con el incum- plimiento del contrato, con hechos o circunstancias que puedan constituir actos de corrupción tipificados como conductas punibles, o que puedan poner o pongan en riesgo el cumplimiento del contrato. Esta inha- bilidad se extenderá por un término de cinco (5) años, contados a partir de la ejecutoria del acto administra- tivo que así lo declare, previa la actuación administrativa correspondiente.
n) El contratista que incurra en una de las siguientes conductas:(i) haber sido objeto de imposición de 5 multas o más durante la ejecución de uno o varios contratos, durante una misma vigencia fiscal con una o varias Entidades Estatales; (ii) haber sido objeto de declaratorias de incumplimiento contractual en por lo menos 2 contratos durante una misma vigencia fiscal, con una o varias Entidades Estatales; (iii) haber sido objeto de imposición de 2 multas y 1 incumplimiento durante una misma vigencia fiscal, con una o varias Entidades Estatales. La inhabilidad será por 3 años, contados a partir de la inscripción de la última multa o incumpli- miento en el RUP, de acuerdo con la información remitida por las Entidades Estatales.
En las causales de inhabilidad por parentesco o por matrimonio, los vínculos desaparecen por muerte o por disolución del
matrimonio o de la unión marital de hecho.
OTRAS INHABILIDADES E INCOMPATIBILIDADES
Además de las consagradas en el artículo 8º de la Ley 80 de 1993, las adicionadas por la Ley 1150 de 2007 y la 1474 de 2011,
se relacionan otras causales de inhabilidad e incompatibilidad establecidas en la Ley
DECRETO 128 DE 1976:
Articulo 14: De las incompatibilidades de los miembros de las juntas y de los gerentes o directores. Los miembros de las juntas o consejos directivos y los gerentes o directores no podrán, en relación con la entidad a la que prestan sus servicios y con las que hagan parte del sector administrativo al cual pertenece aquella:
a) Celebrar por sí o por interpuesta persona contrato alguno;
b) Gestionar negocios propios o ajenos, salvo cuando contra ellos se entablen acciones por dichas entidades o se trate de reclamos por el cobro de impuestos o tasas que se hagan a los mismos, a su cónyuge o a sus hijos menores, o del cobro de prestaciones y salarios propios.
Las prohibiciones contenidas en el presente artículo regirán durante el ejercicio de las funciones y dentro del año siguiente al retiro de la entidad.
Tampoco podrán las mismas personas intervenir, por ningún motivo y en ningún tiempo, en negocios que hubieren conocido o adelantado durante el desempeño de sus funciones.
No queda cobijado por las incompatibilidades de que trata el presente artículo el uso que se haga de los bie- nes o servicios que la respectiva entidad ofrezca al público bajo condiciones comunes a quienes los soliciten.
Quienes como funcionarios o miembros de las juntas o consejos directivos de los organismos a que se refie- re este artículo admitieren la intervención de cualquier persona afectada por las prohibiciones que en él se consagran, incurrirán en mala conducta y deberán ser sancionados de acuerdo con la ley
LEY 489 DE 1998:
Articulo 113º: Los representantes legales de las entidades privadas o de quienes hagan sus veces, encar- gadas del ejercicio de funciones administrativas están sometidos a las prohibiciones e incompatibilidades aplicables a los servidores públicos, en relación con la función conferida.
Los representantes legales y los miembros de las juntas directivas u órganos de decisión de las personas jurídicas privadas que hayan ejercido funciones administrativas, no podrán ser contratistas ejecutores de las decisiones en cuya regulación y adopción hayan participado.
LEY 617 DE 2000:
Articulo 31: De las incompatibilidades de los gobernadores. Los gobernadores, así como quienes sean designados en su reemplazo no podrán:
1. Celebrar en su interés particular por sí o por interpuesta persona o en representación de otro, contrato alguno con el respectivo departamento, con sus entidades públicas o privadas que manejen o administren recursos públicos provenientes del mismo.
(...)
3. Intervenir en cualquier forma, fuera del ejercicio de sus funciones, en la celebración de contratos con la administración pública.
(...)
Articulo 32: Duración de las incompatibilidades de los gobernadores. Las incompatibilidades de los gober- nadores a que se refieren los numerales 1º y 4º tendrán vigencia durante el período constitucional y hasta por doce (12) meses después del vencimiento del mismo o de la aceptación de la renuncia. En el caso de la incompatibilidad a que se refiere el numeral 7º tal término será de veinticuatro (24) meses en la respectiva circunscripción.
LEY 643 DE 2001:
Articulo 10: Inhabilidades especiales para contratar u obtener autorizaciones. Sin perjuicio de las inhabili- dades e incompatibilidades previstas en el Estatuto General de Contratación de la Administración Pública, están inhabilitadas para celebrar contratos de concesión de juegos de suerte y azar u obtener autorizaciones para explotarlos u operarlos:
1.Las personas naturales y jurídicas que hayan sido sancionadas por evasión tributaria, mediante acto ad- ministrativo o sentencia judicial, ejecutoriados según el caso. Esta inhabilidad será por cinco (5) años, contados a partir de los tres meses (3) siguientes a la ejecutoria del acto administrativo o sentencia xxxx- cial, pero cesará inmediatamente cuando la persona pague las sumas debidas.
2.Las personas naturales y jurídicas que sean deudoras morosas de obligaciones relacionadas con transfe- rencias, derechos de explotación o multas, originadas en contratos o autorizaciones o permisos para la explotación u operación de juegos de suerte y azar en cualquier nivel del Estado. Esta inhabilidad será por cinco (5) años, contados a partir de la ejecutoria del acto administrativo, pero cesará inmediatamente que la persona pague las sumas debidas.
LEY 734 DE 2002:
Articulo 38: (…) 4. Haber sido declarado responsable fiscalmente.
PARÁGRAFO 1o. Quien haya sido declarado responsable fiscalmente será inhábil para el ejercicio de cargos públicos y para contratar con el Estado durante los cinco (5) años siguientes a la ejecutoria del fallo corres- pondiente. Esta inhabilidad cesará cuando la Contraloría competente declare haber recibido el pago o, si este no fuere procedente, cuando la Contraloría General de la República excluya al responsable del boletín de responsables fiscales. Si pasados cinco años desde la ejecutoria de la providencia, quien haya sido de- clarado responsable fiscalmente no hubiere pagado la suma establecida en el fallo ni hubiere sido excluido del boletín de responsables fiscales, continuará siendo inhábil por cinco años si la cuantía, al momento de la declaración de responsabilidad fiscal, fuere superior a 100 salarios mínimos legales mensuales vigentes; por dos años si la cuantía fuere superior a 50 sin exceder de 100 salarios mínimos legales mensuales xxxxx- tes; por un año si la cuantía fuere superior a 10 salarios mínimos legales mensuales vigentes sin exceder de 50, y por tres meses si la cuantía fuere igual o inferior a 10 salarios mínimos legales mensuales vigentes.
PARÁGRAFO 2o. Para los fines previstos en el inciso final del artículo 122 de la Constitución Política a que se refiere el numeral 1 de este artículo, se entenderá por delitos que afecten el patrimonio del Estado aquellos que produzcan de manera directa lesión del patrimonio público, representada en el menoscabo, disminu-
ción, perjuicio, detrimento, pérdida, uso indebido o deterioro de los bienes o recursos públicos, producida por una conducta dolosa, cometida por un servidor público.
Para estos efectos la sentencia condenatoria deberá especificar si la conducta objeto de la misma constituye un delito que afecte el patrimonio del Estado
LEY 1296 DE 2009:
Artículo 1º: Incompatibilidad de los cónyuges o compañeros permanentes de los gobernadores, diputados, alcaldes municipales y distritales, concejales municipales y distritales y sus parientes dentro del cuarto gra- do de consanguinidad, segundo de afinidad, o primero civil para ser contratistas del respectivo departamen- to, distrito o municipio, o de sus entidades descentralizadas.
LA GESTIÓN CONTRACTUAL Y SUS PROCEDIMIENTOS: ETAPA PRECON- TRACTUAL
LA GESTIÓN CONTRACTUAL
CAPÍTULO 3
LA GESTIÓN CONTRACTUAL
Y SUS YPSRUOS CPREODCIEMDIIMEINENTTOOSS::
ETAPAETAPPRAEPCREOCNOTNRTRAACCTTUUAALL
MANUAL DE CONTRATACIÓN
3. LA ETAPA PRE CONTRACTUAL
La etapa pre contractual, inicia con la elaboración de los estudios y documentos previos y termina con la adjudicación del proceso de contratación. Esta etapa es la base fundamental del proceso de contratación ya que es allí donde se realiza la planeación y preparación del proceso contractual, comprende entre otros aspectos, la realización de estudios previos, el análisis del sector econó- mico relativo al objeto del proceso de contratación, estudios xx xxxxxxx, la evaluación de los riesgos, estudio de la necesidad de exigencia de licencias y/o autorizaciones y la determinación de los requisitos habilitantes y pondera- bles, en el evento de ser necesario la elaboración de pre-pliegos y pliegos de condiciones, entre otros, así mismo comprende la selección de contratistas, lo cual dependerá de la modalidad de selección: licitación pública; concurso de
La etapa pre contractual, inicia con la elaboración de los estudios y docu- mentos previos y termina con la adjudicación del proceso de contratación. Esta etapa es la base fun- damental del proceso de contratación ya que es allí donde se realiza la planeación y preparación del proceso contractual
méritos; selección abreviada, mínima cuantía o contratación directa.
Las dependencias que requieren el bien o servicio a contratar, son las encargadas de planear la contratación de sus necesidades, lo cual materializarán en los estudios y documentos previos, no obstante, ello el grupo de contratación, brindará el acompañamiento necesario a las áreas que requieran para la consolidación de los estudios previos, en materia jurídica, siempre bajo la aplicación de los Códigos de ética ya enunciados, con el objetivo de lograr la conso- lidación del proceso de contratación.
ASPECTOS A TENER EN CUENTA EN LA ETAPA PRECONTRACTUAL.
• Validar que el proceso de contratación a adelantar se encuentre incluido en el Plan Anual de Adquisiciones.
• Verificar la existencia del rubro presupuestal y obtener las disponibilidades presupuestales que respal- den la cuantía del proceso de contratación a adelantar y por ende del contrato a celebrar.
• Verificar la inclusión en el banco de proyectos de la gobernación del Chocó y en los respetivos POAI.
• Realizar los costeos necesarios tendientes a determinar la cuantía del presupuesto del proceso de con- tratación a adelantar
• Realizar los estudios y documentos previos con los elementos enunciados en el Artículo 2.2.1.1.2.1.1. del decreto 1082 de 2015, teniendo en cuenta que son el soporte para elaborar el proyecto de pliegos, los pliegos de condiciones, y el contrato.
• En caso de que la modalidad de selección lo requiera, el área titular de la necesidad de contratación
elaborar las fichas técnicas de los bienes con características técnicas uniformes a adquirir.
3.1. PRINCIPIO DE PLANEACIÓN CONTRACTUAL
El principio de Planeación ha sido abordado por la jurisprudencia en los siguientes términos: “Como xxxxx de la actividad negocial, exige que la decisión de contratar responda a necesidades identificadas, estudiadas, evaluadas, planeadas y presupuestadas previamente a la contratación por parte de la administración, este
principio, entonces, tiene importantes implicaciones desde mucho antes de la convocatoria a proponer, pues en esta etapa preliminar resulta indispensable la elaboración previa de estudios y análisis suficientemente serios y completos, antes de iniciar un procedimiento de selección, encaminados a determinar, entre muchos otros aspectos relevantes: (i) la verdadera necesidad de la celebración del respectivo contrato; (ii) las opcio- nes o modalidades existentes para satisfacer esa necesidad y las razones que justifiquen la preferencia por la modalidad o tipo contractual que se escoja; (iii) las calidades, especificaciones, cantidades y demás carac- terísticas que puedan o deban reunir los bienes, las obras, los servicios, etc., cuya contratación, adquisición o disposición se haya determinado necesaria, lo cual, según el caso, deberá incluir también la elaboración de los diseños, planos, análisis técnicos, etc.; (iv) los costos, proyecciones, valores y alternativas que, a precios xx xxxxxxx reales, podría demandar la celebración y ejecución de esa clase de contrato, consultando las canti- dades, especificaciones, cantidades de los bienes, obras, servicios, etc., que se pretende y requiere contratar, así como la modalidad u opciones escogidas o contempladas para el efecto; (v) la disponibilidad de recursos o la capacidad financiera de la entidad contratante, para asumir las obligaciones de pago que se deriven de la celebración de ese pretendido contrato; (vi) la existencia y disponibilidad, en el mercado nacional o inter- nacional, de proveedores, constructores, profesionales, etc., en condiciones de atender los requerimientos y satisfacer las necesidades de la entidad contratante; (vii) los procedimientos, trámites y requisitos que deben satisfacerse, reunirse u obtenerse para llevar a cabo la selección del respectivo contratista y la consiguiente celebración del contrato, que se pretenda celebrar”27.
RECUERDA…El principio de planeación reviste la mayor importancia para garantizar la legalidad de la contratación estatal, sobre todo en lo relacionado con la etapa previa a la celebración del contrato y aunque dicho principio no fue definido por la Ley 80 de 1993, se encuentra inmerso en varios de sus artículos, disposiciones todas orientadas a que la Administración, cuente con anterioridad al proceso de selección, con las partidas presupuestales requeridas, los diseños y documentos técnicos, los pliegos de condiciones, estudios de oportunidad, conveniencia y xx xxxxxxx.
En desarrollo de este principio, las dependencias de la Administración departamental, previo a solicitar el inicio de un proceso de contratación, deberán elaborar el insumo técnico o estudio previo según lo dispone el artículo 30 de la Ley 80 de 1993 y en la subsección 1 de la sección 2 del Capítulo 1 del Título 1 de la Parte 2 “Planeación” “Estructura y documentos del Proceso de Contratación”, del Decreto 1082 de 2015, los insumos técnicos o estu- dios previos, cuando haya lugar, deben estar acompañados de las autorizaciones, permisos y licencias requeridas para su ejecución, cuando el contrato incluye diseño y construcción, deberán incluir los documentos técnicos para el desarrollo del proyecto. Igualmente se deberá realizar el análisis necesario para conocer el sector relativo al objeto del proceso de contratación desde la perspectiva legal, comercial, financiera, organizacional, técnica, y de análisis de riesgo y si este contrato contribuye al logro de las metas (indicadores y actividades) establecidas en el Proyecto de Inversión y justificar la manera en cómo lo hace. La Entidad Estatal debe dejar constancia de este análisis en los documentos del proceso, teniendo en cuenta la importancia de que revisten a los estudios y documentos previos, más adelante ahondaremos en el tema.
3.1.1. PLAN ANUAL DE ADQUISICIONES
El Plan Anual de Adquisiciones (PAA) es un instrumento de planeación contractual que las entidades deben diligenciar, publicar y actualizar anualmente, según la Agencia Colombiana de Contratación –CCE, el PAA es
27 Ibídem. Sentencia 15324 xx xxxxxx 29 de 2007.
una herramienta para: (i) facilitar a las entidades estatales identificar, regis- trar, programar y divulgar sus necesidades de bienes, obras y servicios; y (ii) diseñar estrategias de contratación basadas en agregación de la demanda que permitan incrementar la eficiencia del proceso de contratación28.
El Plan Anual de Adquisiciones busca comunicar información útil y tempra- na a los proveedores potenciales de las entidades estatales, para que éstos participen de las adquisiciones que hace el Estado, el principal objetivo del PAA es permitir, que la entidad estatal aumente la probabilidad de lograr mejores condiciones de competencia a través de la participación de un ma- yor número de operadores económicos interesados en los procesos de se- lección que se van a adelantar durante el año fiscal, y que el Estado cuente con información suficiente para realizar compras coordinadas
El Decreto 1082 de 2015 en su artículo 2.2.1.1.1.4.129. establece las condicio- nes que deben tener en cuenta las entidades para la elaboración del Plan Anual de Adquisiciones.
3.1.1.1. FORMULACIÓN DE LAS NECESIDADES DE CONTRATACIÓN
El Plan Anual de Adqui- siciones (PAA) es un ins- trumento de planeación contractual que las en- tidades deben diligen- ciar, publicar y actualizar anualmente, según la Agencia Colombiana de Contratación –CCE, el PAA es una herramienta para:
(i) facilitar a las entidades estatales identificar, regis- trar, programar y divulgar sus necesidades de bie- nes, obras y servicios; y
(ii) diseñar estrategias de contratación basadas en agregación de la deman- da que permitan incre- mentar la eficiencia del proceso de contratación.
Los Secretarios de despacho y los jefes de las oficinas de apoyo, formularan
a más tardar el 30 de Noviembre de cada anualidad, las necesidades de
contratación que tengan proyectadas para la vigencia fiscal del año siguiente, en el formato, que para tal fin les suministre la Secretaria General a través del grupo de contratación, la formulación de las necesidades de contratación se deben fundamentar en el Plan de Desarrollo, pero se van perfilando o detallando con instru- mentos como el Plan Operativo Anual de Inversiones (POAI) y el Presupuesto Anual de Gastos, pasando de ser proyecciones, hasta finalmente llegar al detalle de las necesidades que se registran en los estudios de costos que son parte de los Estudios Previos de cada proceso contractual.
Los partícipes, al momento de formular sus necesidades deben tener en cuenta los históricos de consumo, el nivel de prioridad, y toda aquella información que permita prever de manera eficaz los insumos necesarios que se requieran y las obras y servicios que deban ser contratados durante la vigencia.
El área que formula la necesidad de la contratación para ser incluida en el PAA deberá tener en cuenta como mínimo:
28 Guía para elaborar el Plan Anual de Adquisiciones, G-EPAA-01
29 Artículo 2.2.1.1.1.4.1. Plan Anual de Adquisiciones. Las Entidades Estatales deben elaborar un Plan Anual de Adquisiciones, el cual debe contener la lista de bienes, obras y servicios que pretenden adquirir durante el año. En el Plan Anual de Adquisiciones, la Entidad Estatal debe señalar la necesidad y cuando conoce el bien, obra o servicio que satisface esa necesidad debe identificarlo utilizando el Clasificador de Bienes y Servicios, e indicar el valor estimado del contrato, el tipo de recursos con cargo a los cuales la Entidad Estatal pagará el bien, obra o servicio, la modalidad de selección del contratista, y la fecha aproximada en la cual la Entidad Estatal iniciará el Proceso de Contratación. Colombia Compra Eficiente establecerá los lineamientos y el formato que debe ser utilizado para elaborar el Plan Anual de Adquisiciones.
1
SEÑALAR LAS NECESIDADES A SATISFACER
2
IDENTIFICAR Y CLASIFICAR EL BIEN O SERVICIO QUE SATISFACE LA NECESIDAD
3
INDICAR EL VALOR ESTIMADO CON BASE EN EL ESTUDIO XX XXXXXXX QUE DEBERÁ ELABORARSE
PARA TAL EFECTO
3
SEÑALAR LA MODALIDAD DE SELECCIÓN
DEL CONTRATISTA
4
DETERMINAR LOS RECURSOS Y EL PROYECTO
DE INVERSIÓN QUE APLIQUE
5
ESTABLECER LA FECHA APROXIMADA EN LA CUAL SE INICIARÁ EL PROCESO DE SELECCIÓN
3.1.1.2. ELABORACIÓN, APROBACIÓN, PUBLICACIÓN, ACTUALIZACIÓN Y SEGUIMIENTO DEL PLAN ANUAL DE ADQUISICIONES
La encargada de la realización del plan Anual de adquisiciones con el apoyo de la Secretaria General, a través del grupo de Contratación, consolidará y elaborará el PAA, conforme la guía que para tal fin expidió Colombia Compra Eficiente30, para lo cual, de ser necesario, programará reuniones en la que participen la oficina de presupuesto y las diferentes áreas solicitantes.
El grupo de contratación, es el encargado de implementar la metodología de consolidación de las necesidades a incluir en el PAA que permita analizar y agrupar las necesidades de adquisición de bienes y servicios según sus características, objeto y demás particularidades, lo cual redundará en la eficiencia y eficacia al realizar los procesos de contratación. Para mayor información remitirse a la Guía para Elaborar el Plan Anual de Adquisiciones, visible en la Página Web: xxx.xxxxxxxxx.xxx.xx
El PAA consolidado, será sometido a aprobación del Comité de Contratación a más tardar el 15 de enero de la vigencia fiscal, el mismo comité también verificará y aprobará las correspondientes modificaciones que surjan durante su ejecución. Una vez aprobado el PAA debe ser publicado por la profesional responsable en el Sistema Electrónico para la Contratación Pública (SECOP) a más tardar el 31 de enero de cada año31, y remitido al grupo de contratación para su ejecución y seguimiento; no obstante la obligatoriedad de su publicación, el Plan Anual de Adquisiciones – PAA, es un documento de naturaleza informativa y las adquisiciones incluidas en el mismo pueden ser canceladas, revisadas o modificadas ya que esta información no representa compromiso u obligación alguna por parte de la entidad estatal, ni la compromete a adquirir los bienes, obras y servicios en el señalados.
30 Guía para elaborar el Plan Anual de Adquisiciones - G-EPAA-01 Colombia Compra Eficiente
31 Ibídem
Sin perjuicio de las modificaciones que se hubieren podido realizar de acuerdo a lo establecido en el párrafo precedente, la Gobernación del Departamento del Chocó, deberá actualizar el Plan Anual de Adquisiciones en el mes de Julio de cada vigencia fiscal cuando: (i) haya ajustes en los cronogramas de adquisición, valores, modalidad de selección, origen de los recursos; (ii) para incluir nuevas obras, bienes y/o servicios; (iii) excluir obras, bienes y/o servicios; o (iv) modificar el presupuesto anual de adquisiciones32.
Las dependencias en las que surge la necesidad y el comité de contratación realizarán el seguimiento al cum- plimiento de los cronogramas pactados dentro del Plan Anual de Adquisiciones, quienes deberán reportar al Gobernador del Departamento los resultados de dicho seguimiento a fin de adoptar medidas tempranas, sin perjuicio de los controles que deberá ejercer la Secretaria General, como líder del proceso.
¿Sabías que…?: Una vez aprobado y publicado el Plan Anual de Adquisiciones -PAA en el SECOP, toda adquisición de bienes, servicios y de obras, debe estar incluida en el mismo, razón por la cual, cada solici- tud de inicio de proceso de contratación debe estar acompañada de la certificación de existencia de dicha necesidad en el PAA, la cual debe ser expedida por la Asesora contable del despacho, según la delegación contractual realizada con resolución No. 0736 del 13 xx xxxxx de 2014.
3.2. DOCUMENTOS MÍNIMOS PARA INICIAR UN PROCESO DE CONTRATACIÓN: ELABORACIÓN Y EXPEDICIÓN
Como previamente se informó, para iniciar cualquier proceso de contratación, las dependencias de la Goberna- ción del Chocó, titulares de la necesidad de contratación deberán en aplicación del principio de Planeación, es decir a partir del análisis de las necesidades de contratación existentes y su priorización, aportar debidamente suscritos, los documentos que se relacionan a continuación, con una antelación suficiente que garantice el cumplimiento de las fechas señalas en el PAA, sin perjuicio de los documentos específicos que se requieran según el tipo de proceso a saber:
Modalidad de Selección | Documento del proceso | Responsable |
Licitación Pública | Solicitud de inicio del proceso de contratación | Secretario de Despacho o el responsable del área titular de la necesidad de contratación |
Estudio xx xxxxxxx | Secretario de Despacho o el responsable del área titular de la necesidad de contratación | |
Análisis del sector | Secretario de Despacho o el responsable del área titular de la necesidad de contratación | |
Insumos Técnicos | Secretario de Despacho o el responsable del área titular de la necesidad de contratación | |
Estudios Previos | Secretario de Despacho o el responsable del área titular de la necesidad de contratación | |
Pre -pliegos de Condiciones, resolución de apertu- ra, aviso de convocatoria, y demás documentos ju- rídicos expedidos dentro del proceso de selección | Coordinación de Contratación |
32 Decreto 1082 de 2015, Artículo 2.2.1.1.1.4.4. Actualización del Plan Anual de Adquisiciones.
Modalidad de Selección | Documento del proceso | Responsable |
Selección Abreviada (*) | Solicitud de inicio del proceso de contratación | Secretario de Despacho o el responsable del área titular de la necesidad de contratación |
Estudio xx xxxxxxx | Secretario de Despacho o el responsable del área titular de la necesidad de contratación | |
Análisis del sector | Secretario de Despacho o el responsable del área titular de la necesidad de contratación | |
Insumos Técnicos | Secretario de Despacho o el responsable del área titular de la necesidad de contratación | |
Ficha Técnica, en caso de que aplique | Secretario de Despacho o el responsable del área titular de la necesidad de contratación | |
Estudios Previos | Secretario de Despacho o el responsable del área titular de la necesidad de contratación | |
Pre -pliegos de Condiciones, resolución de apertu- ra, aviso de convocatoria, y demás documentos ju- rídicos expedidos dentro del proceso de selección | Coordinación de Contratación | |
Concurso de Méritos | Solicitud de inicio del proceso de contratación | Secretario de Despacho o el responsable del área titular de la necesidad de contratación |
Estudio xx xxxxxxx | Secretario de Despacho o el responsable del área titular de la necesidad de contratación | |
Análisis del sector | Secretario de Despacho o el responsable del área titular de la necesidad de contratación | |
Insumos Técnicos | Secretario de Despacho o el responsable del área titular de la necesidad de contratación | |
Estudios Previos | Secretario de Despacho o el responsable del área titular de la necesidad de contratación | |
Pre -pliegos de Condiciones, resolución de apertu- ra, aviso de convocatoria, y demás documentos ju- rídicos expedidos dentro del proceso de selección | Coordinación de Contratación | |
Mínima Cuantía | Solicitud de inicio del proceso de contratación | Secretario de Despacho o el responsable del área titular de la necesidad de contratación |
Estudio xx xxxxxxx | Secretario de Despacho o el responsable del área titular de la necesidad de contratación | |
Estudios Previos | Secretario de Despacho o el responsable del área titular de la necesidad de contratación | |
Invitación Pública | Coordinación de Contratación | |
Contratación Directa | Solicitud de inicio del proceso de contratación | Secretario de Despacho o el responsable del área titular de la necesidad de contratación |
Oferta | Secretario de Despacho o el responsable del área titular de la necesidad de contratación - Futuro contratista | |
Analisis del sector | Secretario de Despacho o el responsable del área titular de la necesidad de contratación | |
Estudios Previos | Secretario de Despacho o el responsable del área titular de la necesidad de contratación |
(*) Acuerdo Marco de Precios y Adquisición en Grandes Superficies Mínima Cuantía, solo se requiere la solicitud con la descripción de los bienes a adquirir
El Estudio xx Xxxxxxx se debe adjuntar con la solicitud de contratación, y los soportes de las invitaciones a cotizar y/o estudios que la dependencia solicitante realizó para efectos de establecer el presupuesto oficial del proceso de selección.
Las invitaciones a cotizar deberán contener los requerimientos técnicos mínimos del objeto a contratar, los cuales deberán establecerse en igualdad de condiciones para todos los posibles cotizantes de manera clara y puntual. El presupuesto oficial deberá establecerse con fundamento en el promedio que arrojen como mínimo tres (3) cotizaciones; por tanto, es deber de los usuarios remitir la precitada invitación al mayor número de proveedores del bien, servicio u obra a contratar para dar cumplimiento a la directriz antes citada.
En caso de que no se logre por parte de la dependencia solicitante obtener como mínimo tres (3) cotizaciones, en razón a que los invitados no remitieron cotización, se deberán adjuntar las constancias con las cuales se evidencie la invitación efectuada y si es posible la respuesta negativa por parte del invitado a cotizar.
Las invitaciones a cotizar podrán ser remitidas vía fax, correo electrónico, o radicadas directamente en el esta- blecimiento de comercio del proveedor del bien, servicio u obra, para el efecto, el usuario deberá dejar cons- tancia del envío y recibo por parte de la persona natural o jurídica a la cual se haya hecho extensiva dicha invi- tación; adicional a los parámetros antes establecidos, el estudio xx xxxxxxx, podrá llevarse a cabo también con información correspondiente a valores históricos, estudios xx xxxxxxx realizados para otros procesos, ofertas de anteriores procesos, y consulta de precios en proveedores xx xxxxxx, agremiaciones de reconocida idonei- dad (grandes superficies). Para los contratos de obra es necesario que la Secretaria de Infraestructura elabore el presupuesto con base en el análisis los precios unitarios que se definan según el tipo de obra a realizar, su ubicación y demás factores que incidan en la estructuración del mismo.
Para la elaboración de los documentos mencionados, las dependencias usuarias además de lo establecido en la normatividad vigente en materia contractual, deberán tener en cuenta los lineamientos dados por la Agen- cia Nacional de Contratación Pública – Colombia Compra Eficiente, los cuales se encuentran publicados en el Sistema para la Contratación Pública – SECOP (xxx.xxxxxxxxxxxxxx.xxx.xx)
Recomendación… Como buena práctica de la Gestión Contractual, se recomienda la elaboración de Análisis de Precios Unitarios- APU, que han de regir la contratación de obra que celebre la entidad y su correspondiente pu- blicación en la página WEB, aunado a ello fijar un procedimiento para el reconocimiento de Itemns no previstos.
Las solicitudes de contratación deben estar acompañadas además de lo mencionado, de los soportes a que haya lugar de conformidad con lo establecido en el artículo 2.2.1.1.2.1.1. del Decreto 1082 de 2015, entre los cuales se encuentran:
a. Documentos técnicos para el desarrollo del proyecto, cuando se trate de procesos que incluyan diseño y construcción,
b. Autorizaciones, permisos, licencias
c. Soportes del estudio xx xxxxxxx (solicitud de cotizaciones y respuesta a las mismas)
Tenga en cuenta…Para la estructuración de los proyectos Misionales y de Apoyo debe observarse el prin- cipio de Integralidad en Materia Presupuestal, según el cual los presupuestos que amparan los procesos de selección deben incluir todos los costos y gastos necesarios para su ejecución y posterior liquidación.
La ejecución de un proyecto en la administración departamental, inicia con la identificación de un problema o necesidad que debe ser solucionada, y termina en el momento en que se logra dar respuesta o se satisface tal necesidad, alcanzando los objetivos esperados por el mismo. Las diferentes etapas por las que debe pasar el proyecto es lo que se denomina ciclo de vida del proyecto.
En caso de que aplique, los secretarios de despacho, en quienes se ha delegado la ordenación del gasto, o desconcentrado funciones relacionadas con la actividad contractual que requieran del trámite de un proceso de contratación deberán previo a la radicación de la solicitud, verificar que el respectivo proyecto surta la etapa de Factibilidad prevista para los contratos misionales y en la cual hace referencia el Art. 87 de la Ley 1474 de 2011 “Maduración de Proyectos”.
3.2.1. ESTUDIOS Y DOCUMENTOS PREVIOS
¿Qué se entiende como estudios y documentos previos?
De conformidad con lo establecido en el Artículo 2.2.1.1.2.1.133 del decreto 1082 de 2015, los estudios y docu- mentos previos son el soporte para elaborar el proyecto de pliegos, los pliegos de condiciones, y el contrato. Deben permanecer a disposición del público durante el desarrollo del Proceso de Contratación y contener los siguientes elementos, además de los indicados para cada modalidad de selección:
1. La descripción de la necesidad que la Entidad Estatal pretende satisfacer con el Proceso de Contratación.
2. El objeto a contratar, con sus especificaciones, las autorizaciones, permisos y licencias requeridos para su ejecución, y cuando el contrato incluye diseño y construcción, los documentos técnicos para el desarrollo del proyecto.
3. La modalidad de selección del contratista y su justificación, incluyendo los fundamentos jurídicos.
4. El valor estimado del contrato y la justificación del mismo. Cuando el valor del contrato esté determinado por precios unitarios, la Entidad Estatal debe incluir la forma como los calculó y soportar sus cálculos de presupuesto en la estimación de aquellos. La Entidad Estatal no debe publicar las variables utilizadas para calcular el valor estimado del contrato cuando la modalidad de selección del contratista sea en concurso de méritos. Si el contrato es de concesión, la Entidad Estatal no debe publicar el modelo financiero utilizado en su estructuración.
5. Los criterios para seleccionar la oferta más favorable.
6. El análisis de Xxxxxx y la forma de mitigarlo.
7. Las garantías que la Entidad Estatal contempla exigir en el Proceso de Contratación.
8. La indicación de si el Proceso de Contratación está cobijado por un Acuerdo Comercial.
Recuerde que… para calcular el valor estimado del contrato o del presupuesto oficial se deberá tener en cuenta el análisis del sector realizado. Para los casos de contratación directa y contratos de prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión, además de realizarse el estudio del sector, se deberá indicar en el estudio previo el valor de los honorarios mensuales, el valor total del contrato, el perfil del contratista y la ubicación en la tabla de honorarios de la Gobernación del Chocó.
33 El presente artículo no es aplicable a la contratación por mínima cuantía
Es el documento soporte más importante del proceso contractual derivado del análisis de la satisfacción de necesidades de bienes y/o servicios y obras que requieren las áreas técnicas y/o de origen de la contratación de la administración departamental, para cumplir con su misión.
¿Qué se requiere para elaborar los estudios y documentos previos?
Las áreas misionales y técnicas y/o áreas de origen de la contratación, deben preguntarse antes de elaborar el documento:
• ¿Qué bien o servicio se requiere para satisfacer la necesidad?
• ¿Para qué se necesita el bien o servicio?
• ¿El bien o servicio tiene que ver con la misión y funciones de la dependencia o área de origen?
• ¿Qué productos o servicios se espera recibir con la adquisición o contratación?
• ¿La Gobernación ha adquirido con anterioridad el bien o servicio?
• ¿Para cuándo necesita el bien o servicio?
• ¿Está previamente estipulada la contratación en el Plan anual de adquisiciones?
• ¿El estudio previo es liderado por el servidor público que tiene a cargo la satisfacción del bien o servicio?
Una vez determinado que el bien o servicio que requieren contratar las áreas misionales y técnicas y/o áreas de origen de la necesidad de contratación satisface la necesidad y que su adquisición es parte de la actividad misional de la dependencia, así como que el mismo se encuentra en el mercado, se debe proceder a elaborar los estudios y documentos previos.
Las áreas solicitantes deberán anexar a los estudios previos: el Certificado de Disponibilidad Presupuestal, el estudio de sector y xxx xxxxxxx, para los contratos de obra, la capacidad residual y demás requisitos conteni- dos en la lista de chequeo según la naturaleza del proceso de contratación , los cuales se remitirán a la Secre- taria General, en físico y magnético, con la antelación necesaria de acuerdo a la modalidad de selección que aplique, a fin de iniciar oportunamente la estructuración del proceso de selección o elaboración del contrato según lo establecido en el Plan Anual de Adquisiciones.
Recuerde que … Sin la totalidad de los documentos establecidos en el Decreto 1082 de 2015, el grupo de contratación, NO dará inicio al proceso de Contratación y, que la Secretaría General, devolverá las solicitudes de contratación cuyos documentos no estén completos para iniciar el correspondiente proceso de selección, o contratación directa.
En todo caso el grupo de contratación brindará asesoría permanente y necesaria a las áreas que requieran para la consolidación de los estudios previos, en materia legal y normativa, siempre bajo el cometido de lograr la consolida- ción del proceso contractual.
Buena práctica de la gestión contractual… se recomienda la implementación y puesta en marcha del Módulo de contratación del sistema PCT, a efectos de que la gestión contractual de la Gobernación del departamento se maneje en forma unificada en dicho aplicativo, en el cual quedara automáticamente registrada la trazabilidad de los documentos que se expidan en cada una de las fases de los procesos de contratación que se adelanten.
Mínima cuantía: para los procesos de contratación con modalidad de selección de mínima cuantía, de conformidad con lo establecido en el artículo 2.2.1.2.1.5.1. del decreto 1082 de 2015, la Entidad Estatal debe elaborar unos estu- dios previos con el siguiente contenido:
1. La descripción sucinta de la necesidad que pretende satisfacer con la contratación.
2. La descripción del objeto a contratar identificado con el cuarto nivel del Clasificador de Bienes y Servicios.
3. Las condiciones técnicas exigidas.
4. El valor estimado del contrato y su justificación.
5. El plazo de ejecución del contrato.
6. El certificado de disponibilidad presupuestal que respalda la contratación.
3.2.2. ANÁLISIS DEL SECTOR
El análisis del sector hace parte de la planeación del Proceso de Contratación y materializa los principios de planea- ción, de responsabilidad y de transparencia consagrados en la Ley 80 de 1993.
De conformidad con lo establecido en el artículo 2.2.1.1.1.6.1. del decreto 1082 de 2015, durante la etapa xx xxx- neación, la dependencia solicitante, deberá realizar un estudio para conocer el sector relativo al objeto del Proceso de Contratación desde la perspectiva legal, comercial, financiera, organizacional, técnica, y de análisis de Xxxxxx, lo cual es un insumo para realizar los estudios previos del Proceso.
La Entidad Estatal luego de conocer su necesidad y de identificar los bienes, obras o servicios que la satisfacen, está en capacidad de definir el sector o mercado al cual pertenecen tales bienes, obras o servicios y hacer el análisis corres- pondiente. El análisis del sector ofrece herramientas para establecer el contexto del Proceso de Contratación, identifi- car potenciales oferentes, conocer la coyuntura y algunos de los Riesgos de la actividad, y del sector, para determinar
los requisitos habilitantes y la forma de evaluar las ofertas. El alcance del estudio de sector debe ser proporcionado al valor del Proceso de Contratación, la natura-
El alcance del estudio de sector debe ser pro- porcionado al valor del Proceso de Contratación, la naturaleza del obje- to a contratar, el tipo de contrato y a los Riesgos identificados para el Pro- ceso de Contratación; para su elaboración tener en cuenta lo establecido en la “Guía para la ela- boración de estudios de sector- G-EES-02”, de Co- lombia Compra Eficiente
xxxx del objeto a contratar, el tipo de contrato y a los Riesgos identificados para el Proceso de Contratación; para su elaboración tener en cuenta lo establecido en la “Guía para la elaboración de estudios de sector- G-EES-02”, de Colombia Compra Eficiente
Ten en cuenta que…El estudio del sector es necesario en los Procesos de Contratación. La modalidad de selección del Proceso de Contratación no es relevante para determinar la procedencia o no del análisis del sector
3.2.3. REQUISITOS HABILITANTES
Los requisitos habilitantes miden la aptitud del proponente para participar en un Proceso de Contratación como oferente y están referidos a su capacidad jurí- dica, financiera, organizacional y su experiencia34.
34 Numeral 1 del artículo 5 de la Ley 1150 de 2007
La Entidad Estatal debe establecer los requisitos habilitantes en los pliegos
de condiciones o en la invitación, teniendo en cuenta: (a) el Riesgo del Pro- ceso de Contratación; b). el valor del contrato objeto del Proceso de Contrata- ción; c. el análisis del sector económico respectivo; y d). el conocimiento de fondo de los posibles oferentes desde la perspectiva comercial. La Entidad Estatal no debe limitarse a la aplicación mecánica de fórmulas financieras para verificar los requisitos habilitantes35, para su determinación tener en cuenta lo establecido en “Manual para determinar y verificar los requi- sitos habilitantes en los Procesos de Contratación - M-DVRHPC-04”, de Colombia Compra Eficiente.
El propósito de los requisitos habilitantes, es establecer unas condiciones mí- nimas para los proponentes de tal manera que la Entidad Estatal sólo evalúe las ofertas de aquellos que están en condiciones de cumplir con el objeto del Proceso de Contratación.
La Entidad Estatal debe establecer los requisitos habilitantes en los plie- gos de condiciones o en la invitación, teniendo en cuenta: (a) el Riesgo del Proceso de Contratación; b). el valor del contrato objeto del Proceso de Contratación; c. el análi- sis del sector económico respectivo; y d). el cono- cimiento de fondo de los posibles oferentes desde la perspectiva comercial.
REQUISITOS HABILITANTES
EXPERIENCIA
CAPACIDAD JURÍDICA
MIDEN LA APTITUD DEL PROPONENTE PARA PARTICIPAR EN UN PROCESO DE CONTRATACIÓN
CAPACIDAD
OR
GANIZACIONAL
CAPACIDAD FINANCIERA
35 Artículo 2.2.1.1.1.6.2. del decreto 1082 de 2015
a. Capacidad Financiera
Los indicadores de capacidad financiera buscan establecer unas condiciones mínimas que reflejan la salud financiera de los proponentes a través de su liquidez y endeudamiento. Estas condiciones muestran la aptitud del proponente para cumplir oportuna y cabalmente el objeto del contrato
) En a"enci.n a la na"# ale(a del con" a"o a !#!c ibi ' de !# $alo , pla(o ' fo ma de pago, la Entidad Estatal debe hacer uso de los indicadores que considere adecuados respecto al objeto del Proceso de Contratación.
) La! En"idade! E!"a"ale! no deben limi"a !e a de"e xxxx ' aplica de fo ma mecánica fórmulas financieras para determinar los indicadores. Deben conocer cada indicador, sus fórmulas de cálculo y su interpretación.
) La En"idad E!"a"al debe de"e mina cada eq#i!i"o habili"an"e "eniendo en c#en"a lo que mide el indicador. Si el indicador representa una mayor probabilidad de Riesgo a medida que su valor es mayor, la Entidad Estatal debe fijar como requisito un valor máximo y si el indicador representa una menor probabilidad de Riesgo a medida que su valor sea mayor, la Entidad Estatal debe fijar un mínimo
Índice de liquidez (activo corriente/pasivo corriente)
Razón de cobertura de intereses (utilidad operacional/gastos
de intereses)
Índice de endeudamiento (pasivo total/activo total)
Indicadores adicionales de capacidad financiera: Las Entidades Estatales pueden establecer indicadores adicionales a los señalados, solo en aquellos casos en que sea necesario por las características del objeto a contratar, la naturaleza o com- plejidad del Proceso de Contratación. Es importante tener en cuenta que los indicadores pueden ser índices comoenelcaso del índice de liquidez (activo corriente dividido por el pasivo corriente) o valores absolutos como el capital de trabajo y el patrimonio (ver la Guía para la Elaboración de Estudios de Sector en xxxx://xxx.xxxxxxxxxxxxxx.xxx.xx/xxxxxxxx).
b. Capacidad Jurídica
Las personas naturales mayores de dieciocho (18) años son capaces jurídicamente a menos que estén expresamente
PERSONA inhabilitadas por decisión judicial o administrativa, como la
La capacidad jurídica es la facultad de una persona para celebrar contratos con una Entidad Estatal, es decir:
(i) obligarse a cumplir el objeto del contrato; y
(ii) no estar incursa en inhabilidades o incompatibilidades que impidan la celebración del contrato.
NATURAL
interdicción judicial, y que no estén incursas en inhabilida- des, incompatibilidades o prohibiciones para contratar derivadas de la ley.
NA ICA
La capacidad jurídica de las personas jurídicas está relaciona- da con: (i) la posibilidad de adelantar actividades en el marco de su objeto social; (ii) las facultades de su representante legal y la autorización del órgano social competente cuando esto es necesario de acuerdo con sus estatutos sociales; y (iii) la ausencia de inhabilidades, incompatibilidades o prohibi- ciones para contratar, derivadas de la ley.
PERSO
JURID
El objeto social de las personas jurídicas integrantes de un proponente plural debe permitir adelantar las actividades del Proceso de Contratación, bien por ser parte de su objeto social principal o ser una actividad conexa a este. Los representantes legales de las personas jurídicas integrantes del proponente plural deben estar plenamente faculta- dos para comprometer a la persona jurídica en el cumplimiento de la totalidad del objeto del contrato puesto que la responsabilidad es solidaria frente a la Entidad Estatal.
Es importante tener en cuenta que hay actividades reguladas que requieren además la autorización de la autoridad competente, como es el caso de la prestación de servicios de vigilancia que requiere autorización de la Superinten- dencia de Vigilancia y Seguridad Privada, o la venta de combustible que requiere de los permisos y autorizaciones establecidos por el Ministerio de Minas y Energía.
El objeto social corresponde a la actividad comercial que desarrolla la empresa o sociedad comercial oferente xxx xxxxxxx, la cual debe estar relacionada con el objeto del bien o servicio que pretende adquirir la Administración departamental.
Igualmente, los representantes legales de las personas jurídicas oferentes deben estar facultados para comprometer a las sociedades en procesos contractuales, por concepto de la actividad comercial, cuantía y tipo de contratación.
Las inhabilidades, son una limitación a la capacidad de contratar con entidades estatales y están expresamente seña- ladas en la ley, que establece que no son hábiles para participar en procesos de contratación.
c. Capacidad Organizacional
La capacidad organizacional es la aptitud de un proponente para cumplir oportuna y cabalmente el objeto del contrato en función de su organización interna. El Decreto 1082 de 2015 definió los indicadores de rentabilidad para medir la capacidad organizacional de un proponente teniendo en cuenta que está bien organizado cuando es rentable
Los indicadores de capacidad organizacional contenidos en el Decreto 1082 de 2015 son:
d. Experiencia
Rentabilidad sobre patrimonio: Utilidad Operacional / Patrimonio, el cual determina la rentabilidad del patrimonio del proponente, es decir, la capacidad de generación de utilidad operacional por cada peso invertido en el patrimonio. A mayor rentabilidad sobre el patrimonio, mayor es la rentabi- lidad de los accionistas y mejor la capacidad organizacional del proponente.
Rentabilidad sobre activos: Utilidad Operacional / Activo Total, el cual determina la rentabilidad de los activos del proponente, es decir, la capacidad de generación de utilidad operacional por cada peso invertido en el activo. A mayor rentabilidad sobre activos, mayor es la rentabilidad del negocio y mejor la capaci- dad organizacional del proponente. Este indicador debe ser siempre menor o igual que el de rentabilidad sobre patrimonio.
EXPERIENCIA
La experiencia es el conocimiento del proponente derivado de su participación previa en actividades iguales o similares a las previstas en el objeto del contrato.
Para procesos de convocatorias públicas exceptuando mínima cuantía y contratación directa, se verifica en el RUP, ya que los proponentes deben registrar en el RUP los contratos que
hayan celebrado para prestar los bienes y servicios que pretenden ofrecer a las Entidades Estatales, identificando los bienes, obras y servicios con el Clasificador de Bienes y Servicios en el tercer nivel y expresar el valor del contrato respectivo en SMMLV. En los eventos que no se solicita RUP, se verifica a través de certificaciones y contratos
La experiencia requerida en un Proceso de Contratación debe ser adecuada y proporcional a la naturaleza del contrato y su valor. La experiencia es adecuada cuando es afín al tipo de actividades previstas en el objeto del contrato a celebrar. La experiencia es proporcional cuando tiene relación con el alcance, la cuantía y complejidad del contrato a celebrar.
La experiencia no se agota con el paso del tiempo y por el contrario los proponentes adquieren mayor experiencia con el paso del tiempo en la medida en que continúen con sus actividades.
Fin de los requisitos habilitantes:
Establecer unas condiciones mínimas para los proponentes que garanticen a futuro a la entidad, la capacidad para ejecutar el futuro contrato, los requisitos habilitantes en un proceso de contratación no otorgan puntaje alguno
La experiencia del oferente plural (unión temporal, consorcio y promesa de sociedad futura) corresponde a la suma de la experiencia que acredite cada uno de los integrantes del proponente plural. Por otra parte, cuando un propo- nente adquiere experiencia en un contrato como integrante de un contratista plural, la experiencia derivada de ese contrato corresponde a la ponderación del valor del contrato por el porcentaje de participación.
El proponente es quien debe presentar los documentos para acreditar los requisitos habilitantes en un Proceso de
Contratación. Los requisitos habilitantes siempre se refieren a las condiciones de un oferente y nunca de la oferta.
La Entidad Estatal debe verificar si los oferentes cumplen o no los requisitos habilitantes. El cumplimiento de los requisitos habilitantes en un Proceso de Contratación no otorga puntaje alguno, excepto en el caso de la experiencia de los consultores36.
Si el Proceso de Contratación requiere que los oferentes cuenten con RUP37, la Entidad Estatal debe exigir en los
Documentos del Proceso como mínimo los indicadores establecidos en este registro38
Si en el Proceso de Contratación no es obligatorio que los oferentes cuenten con RUP, la administración departamen- tal, a través del equipo interdisciplinario que para tal fin designe, de forma autónoma debe definir la forma como se deben acreditar los requisitos habilitantes de experiencia, capacidad jurídica, capacidad financiera y capacidad organizacional. En este caso, la entidad debe establecer en los documentos del Proceso los requisitos habilitantes exigidos y la forma de acreditarlos y verificarlos
Sabías que… La ley no exige establecer requisitos habilitantes en la modalidad de selección de contrata- ción directa pues la Entidad Estatal escoge directamente a la persona natural o jurídica que debe ejecutar el objeto del Proceso de Contratación. Lo anterior sin perjuicio del deber de la Entidad Estatal de revisar la idoneidad del contratista y verificar su capacidad jurídica para obligarse y cumplir con el objeto del contrato.
¿Cómo se establecen los requisitos habilitantes?
La administración departamental, a través del equipo interdisciplinario que para tal fin designe, debe establecer los requisitos habilitantes de forma adecuada y proporcional a la naturaleza y valor del contrato39. Es muy importante comprender el alcance de la expresión adecuada y proporcional que busca que haya una relación entre el contrato y la experiencia del proponente y su capacidad jurídica, financiera y organizacional. Es decir, los requisitos habilitantes exigidos deben guardar proporción con el objeto del contrato, su valor, complejidad, plazo, forma de pago y el Riesgo asociado al Proceso de Contratación.
La promoción de la com- petencia es uno de los objetivos del sistema de compras y contratación pública, por lo cual es muy importante tener en cuenta que los requisitos habilitantes no son ni pueden ser una forma de restringir la participación en los Procesos de Con- tratación.
La Entidad Estatal debe establecer los requisitos habilitantes del Proceso de Con- tratación luego de haber adelantado el análisis para conocer el sector relativo al objeto del Proceso de Contratación que incluye el conocimiento de fondo de los posibles oferentes desde el punto de vista comercial y el análisis de Riesgo. Este análisis permite conocer las particularidades correspondientes a cada sector económico, como el tamaño empresarial de los posibles oferentes, su modelo de negocio y si es posible que se presenten proponentes plurales. Estas parti- cularidades deben ser tenidas en cuenta para evitar direccionar los requisitos habilitantes hacia un tipo de proponente.
La promoción de la competencia es uno de los objetivos del sistema de compras y contratación pública, por lo cual es muy importante tener en cuenta que los
36 Numeral 4 del artículo 5 de la Ley 1150 de 2007.
37 Segundo inciso del artículo 6 de la Ley 1150 de 2007. 38 Artículo 2.2.1.1.1.5.3 del decreto 1082 de 2015
39 Numeral 1 del artículo 5 de la Ley 1150 de 2007.
requisitos habilitantes no son ni pueden ser una forma de restringir la participación en los Procesos de Contratación. El sistema de compras y contratación pública debe promover la participación de más proponentes y el crecimiento de la industria nacional de bienes y servicios y por eso los requisitos habilitantes deben ser adecuados y proporcionales.
¿Como se Acreditan de los requisitos habilitantes?
El Registro Único de Proponentes –RUP, es el instrumento a través del cual los proponentes acreditan su capacidad jurídica, financiera, organizacional y su experiencia. El certificado del RUP es la prueba de tales condiciones, por lo que las Entidades Estatales no pueden solicitar a los oferentes documentación adicional para verificar la información contenida en el mismo.
Recuerda…El RUP no es exigible en algunos Procesos de Contratación tales como:
• Contratación directa
• Mínima cuantía
• La prestación de servicios de salud.
• Enajenación de bienes del Estado
• La adquisición de productos de origen o destinación agropecuaria ofrecidos en bolsas de productos.
• Los contratos de concesión
• Los contratos que celebren las empresas industriales y comerciales del Estado y las sociedades de
economía mixta, que tengan por objeto el desarrollo de sus actividades industriales y comerciales40.
La no exigencia del RUP no significa que la Entidad Estatal no establezca requisitos habilitantes
Recomendación…Como Buena Práctica en la gestión contractual, se recomienda designar mediante acto administrativo, un equipo interdisciplinario compuesto por los titulares de las siguientes áreas: Jurídica, Financiera y el área técnica titular de la necesidad de contratación, para que sea el mismo, quien fije los requisitos habitantes de cada proceso de contratación, actuaciones de las que se dejará constancia en acta.
3.2.4. FACTORES DE SELECCIÓN
El principio de selección objetiva exige que la entidades seleccionen el oferente capaz de ejecutar el contrato, que presente el ofrecimiento más favorable en términos de calidad y precio, por ello, la oferta más favorable será aquella que teniendo en cuenta los factores técnicos y económicos de escogencia y la ponderación precisa y detallada de los mismos, contenida en los pliegos de condiciones o sus equivalentes, resulte ser la más beneficiosa para la Entidad, según cada modalidad de selección, debiendo establecerse de manera puntual y rigurosa los factores que serán objeto de valoración.
Es necesario establecer desde los estudios previos, los elementos que la entidad tendrá en cuenta para realizar la selección objetiva de la oferta más favorable para la entidad y para las necesidades que pretende satisfacer, en tal sentido, los criterios de selección deben estar legal y técnicamente justificados y relacionados con el objeto del pro- ceso y la modalidad de selección contractual.
El factor económico, está relacionado con el mejor precio xxx xxxxxxx y se fija a través de fórmulas matemáticas que
van desde la regla de tres simples hasta las medias geométricas.
40 Artículo 6 de la Ley 1150 de 2007.
El factor de calidad, se mide en valores agregados técnicos que están directamente relacionados con el objeto de la contratación y que inciden en el mejoramiento de su cumplimiento.
Siempre, ambos factores giran en torno a la oferta, no al oferente, por lo cual, por regla general no se ponderan con- diciones del oferente, salvo en la modalidad de selección de concurso de méritos.
La Entidad deberá conocer el costo de los valores agregados en calidad, verificando que no afecten la ecuación finan- ciera del futuro contrato.
El decreto 1082 de 2015, dispone en su artículo 2.2.1.1.2.2.2. Ofrecimiento más favorable, que la Entidad Estatal debe determinar la oferta más favorable teniendo en cuenta las normas aplicables a cada modalidad de selección del contratista.
Conforme a la modalidad de selección deberán tenerse en cuenta:
FACTORES DE PONDERACIÓN
MODALIDAD | CRITERIOS |
Mínima cuantía | El único factor de ponderación es el precio. En caso de empate se preferirá la oferta presentada primero en el tiempo. En la adquisición en grandes superficies cuando se trate de mínima cuantía, también se aplicará este criterio. |
(a) la ponderación de los elementos de calidad y precio soportados en puntajes o fórmulas; o (b) la ponderación de los elementos de calidad y precio que representen la mejor relación de costo-beneficio. Si la Entidad Estatal decide determinar la oferta de acuerdo con el literal (b) anterior debe señalar en los pliegos de condiciones: | |
1. Las condiciones técnicas y económicas mínimas de la oferta. | |
Licitación y la selección abreviada de menor cuantía | 2. Las condiciones técnicas adicionales que representan ventajas de calidad o de funcionamiento, tales como el uso de tecnología o materiales que generen mayor eficiencia, rendimiento o duración del bien, obra o servicio. 3. Las condiciones económicas adicionales que representen ventajas en términos de economía, eficien- cia y eficacia, que puedan ser valoradas en dinero, como por ejemplo la forma de pago, descuentos por adjudicación de varios lotes, descuentos por variaciones en programas de entregas, mayor garantía del bien o servicio respecto de la mínima requerida, impacto económico sobre las condiciones existentes de la Entidad Estatal relacionadas con el objeto a contratar, mayor xxxxxxxx de los Riesgos, servicios o bienes adicionales y que representen un mayor grado de satisfacción para la entidad, entre otras. |
MODALIDAD | CRITERIOS |
Licitación y la selección abreviada de menor cuantía | 4. El valor en dinero que la Entidad Estatal asigna a cada ofrecimiento técnico o económico adicional, para permitir la ponderación de las ofertas presentadas. La Entidad Estatal debe calcular la relación costo-beneficio de cada oferta restando del precio total ofre- cido los valores monetarios asignados a cada una de las condiciones técnicas y económicas adicionales ofrecidas. La mejor relación costo-beneficio para la Entidad Estatal es la de la oferta que una vez aplicada la metodología anterior tenga el resultado más bajo. La Entidad Estatal debe adjudicar al oferente que presentó la oferta con la mejor relación costo-beneficio y suscribir el contrato por el precio total ofrecido. |
Concurso de méritos | Se tendrán en cuenta: a. La experiencia específica del proponente y la experiencia específica del equipo de trabajo, pero no se puede incluir el precio como factor de escogencia para la selección de consultores b. La formación académica y las publicaciones técnicas y científicas del equipo de trabajo c. Los criterios técnicos de la oferta o del proyecto deben ser proporcionales y razonables a la naturaleza del contrato a suscribir; para tal efecto, se debe tener en cuenta la incidencia de estos criterios en la eje- cución del contrato conforme al campo de que se trate. |
Selección Abreviada por subasta inversa | El único factor de evaluación será el precio de las ofertas. Para la adquisición de bienes y servicios de características uniformes y de común utilización, se deberá tener en cuenta el precio final obtenido. |
Contratación directa | De acuerdo con la causal de contratación directa, se establecerán las condiciones de favorabilidad de la oferta. |
Recuerda…. En los pliegos de condiciones o términos de referencia no se puede consagrar como requisitos habilitantes o criterios ponderables, cláusulas, disposiciones o factores que no permitan medir o evaluar sustancialmente el mérito de una propuesta frente a las necesidades concretas de la Administración, toda vez que ello contraría principios de la contratación pública.
3.2.4.1. EVALUACIÓN DE LAS PROPUESTAS - COMITÉ EVALUADOR
De conformidad con lo establecido en el Artículo 2.2.1.1.2.2.3. del decreto 1082 de 2015, en los procedimientos de selección de contratistas bajo las modalidades de Licitación Pública, Selección Abreviada y Concurso de Mé- ritos, el Gobernador del departamento, designará mediante acto administrativo un Comité Evaluador, el cual debe de estar conformado por servidores públicos o por particulares contratados para el efecto para evaluar las ofertas de cada Proceso de Contratación. En todo caso, el Comité Evaluador, estará integrado, por regla general, salvo que las condiciones del proceso a contratar hagan aconsejable otra conformación, por: un componente Jurídico, uno Técnico y uno Financiero.
El comité evaluador debe realizar su labor de manera objetiva, ciñéndose exclusivamente a las reglas contenidas en los pliegos de condiciones. El carácter asesor del comité no lo exime de la responsabilidad del ejercicio de la labor encomendada en materia administrativa, disciplinaria, fiscal y penal. En el evento en el cual la administra- ción departamental no acoja la recomendación efectuada por el comité evaluador, debe justificar su decisión. Los miembros del comité evaluador están sujetos al régimen de inhabilidades e incompatibilidades y conflicto de interés previstos en la Constitución y la ley.
Ten en cuenta…La verificación y la evaluación de las ofertas para la mínima cuantía será adelantada por
quien sea designado por el ordenador del gasto sin que se requiera un comité plural.
En el evento de ser necesario que el proponente subsane la propuesta, cada integrante del Comité Evaluador designado, será responsable de requerir la información al proponente, para lo cual, contarán con la asesoría y acompañamiento del grupo de contratación.
• Los informes de evaluación y los documentos soportes de la respectiva evaluación, con las res- pectivas subsanabilidades declaradas como cumplidas o incumplidas, con su respectivo anexo, serán radicados por parte del Comité Evaluador debidamente suscritos, a más tardar a las 9:00 a.m., del último día hábil, establecido para la evaluación, en el grupo de contratación de la Gobernación del Chocó, para la estructuración del consolidado habilitante de evaluación y la apli- cación del consolidado puntuable de evaluación.
En la evaluación económica, el comité verificará que los proponentes no ofrezcan precios artificialmente bajos y en caso de que el valor de una oferta así lo parezca, se deberá requerir al oferente para que sustente las razones del valor ofrecido, debiendo ser analizado por quienes haga la evaluación de las ofertas, si se rechaza o se conti- núa con el análisis de las ofertas.
Una vez se dé traslado del informe de evaluación, y sean presentadas las observaciones al mismo por parte de los oferentes, estas serán remitidas inmediatamente por parte del grupo de contratación a los respectivos miembros del Comité Evaluador, de acuerdo a la temática de las mismas. En todo caso, las observaciones deberán estar resueltas con un (1) día de antelación a la fecha fijada en el cronograma del proceso para la realización de la audiencia de adjudicación o publicación del acto administrativo de adjudicación.
En el evento de requerir mayor tiempo para el análisis de observaciones, que generen la prórroga de la respectiva audiencia o publicación del acto administrativo, el Comité evaluador designado lo informará al grupo de contra- tación de manera oportuna, para que ésta realice el procedimiento jurídico y administrativo que sea pertinente.
La recomendación de adjudicación debe ser emitida y suscrita por todos los miembros del Comité Evaluador.
3.2.5. APLICACIÓN DE ACUERDOS COMERCIALES, TRATO NACIONAL E INCENTIVOS EN LA CONTRATACIÓN PÚBLICA
3.2.5.1. ACUERDOS COMERCIALES Y TRATO NACIONAL POR RECIPROCIDAD
Los Acuerdos Comerciales son tratados internacionales vigentes celebrados por el Estado colombiano, que contienen derechos y obligaciones en materia de compras públicas, en los cuales existe como mínimo el compromiso de trato nacional para los proponentes, bienes y servicios de origen extranjero.
Las Entidades Estatales deben cumplir las obligaciones del Estado xxxxx- biano incluidas en los Acuerdos Comerciales. Los proponentes nacionales y extranjeros tienen el derecho a exigir la correcta aplicación de los Acuerdos Comerciales cuando estos son aplicables a los Procesos de Contratación. Este es un derecho de los nacionales colombianos frente a los Procesos de Contra- tación que adelantan los Estados con los cuales Colombia ha suscrito Acuerdos Comerciales y de los proponentes extranjeros frente a los Procesos de Con- tratación que adelantan las Entidades Estatales colombianas. Adicionalmente, cualquier persona puede exigir el cumplimiento de los Acuerdos Comerciales pues estos son leyes de la República41.
Los Acuerdos Comerciales son negociados y suscritos por el Gobierno Nacio- nal e incorporados a la normativa colombiana por medio de una Ley de la
Las Entidades Estatales deben cumplir las obli- gaciones del Estado co- lombiano incluidas en los Acuerdos Comerciales. Los proponentes naciona- les y extranjeros tienen el derecho a exigir la correc- ta aplicación de los Acuer- dos Comerciales cuando estos son aplicables a los Procesos de Contratación.
República. En consecuencia, las Entidades Estatales deben cumplir con lo pre-
visto en ellos, al igual que deben cumplir con las leyes y decretos aplicables al sistema de compra pública.
¿Qué contienen los Acuerdos Comerciales?
De forma general los Acuerdos Comerciales incluyen además del capítulo de compras públicas: (i) una lista de las Entidades Estatales obligadas por el Acuerdo Comercial; (ii) los valores a partir de los cuales el Acuerdo Comercial es aplicable al Proceso de Contratación; y, (iii) las excepciones a la aplicación del Acuerdo Comercial según el objeto del Proceso de Contratación.
Los valores a partir de los cuales son aplicables los Acuerdos Comerciales son generalmente negociados en dólares de los Estados Unidos de América o en Derechos Especiales de Giro.
Colombia Compra Eficiente pone a disposición de los partícipes del sistema de compra pública en su página web (http:// xxx.xxxxxxxxxxxxxx.xxx.xx/xxxxxxxxxxx/xxxxx-x/xxxxxxx-xxxxxx-xx-xxx-xxxxxx-xxx-xxxxxxxxxx-xxxxxxxxxxx-xxxxxxxx- les) los valores a partir de los cuales los Acuerdos Comerciales son aplicables a los Procesos de Contratación.
Por último, las excepciones a la aplicación de los Acuerdos Comerciales están definidas con un código distinto al del Clasificador de Bienes y Servicios. Los Acuerdos Comerciales de Alianza Pacífico, Canadá, Chile, Corea, Xxxxx Rica, Es- tados AELC, Estados Unidos y la Unión Europea utilizan la Versión 1.0 de la Clasificación Central de Productos, la cual está disponible en la página web de la División de Estadística de las Naciones Unidas (xxxx://xxxxxxx.xx.xxx/xxxx/xx/ registry/regcst. asp?Cl=3&Top=2&Lg=3)
¿Qué debe analizar la Entidad Estatal en los Documentos del Proceso respecto de la aplicación de Acuerdos Comerciales?
Las Entidades Estatales deben determinar en la etapa de planeación, si los Acuerdos Comerciales son aplicables al Proceso de Contratación que están diseñando y en caso de que sean aplicables, cumplir con las obligaciones contenidas en los mismos. Las Entidades Estatales que adelantan sus Procesos de Contratación con las Leyes 80 de 1993 y 1150 de 2007, no deben hacer este análisis en las modalidades de selección de contratación directa y de mínima cuantía.
41 Manual para el manejo de los Acuerdos Comerciales en Procesos de Contratación – M-MACPC-12 de Colombia Compra Eficiente
Colombia Compra Eficiente- CCE ofrece a los partícipes del sistema de compra pública un manual para ser utiliza- do como guía para determinar los Acuerdos Comerciales aplicables en un Proceso de Contratación, el cual puede ser descargado de la página: xxxxx://xxx.xxxxxxxxxxxxxx.xxx.xx/xxxxx/xxx_xxxxxx/xxxxx/xxx_xxxxxxxxxx/xxx_xx- nual_acuerdos_comerciales_web_0.pdf, en el cual podrá además consultar la lista de excepciones a la aplicación de los Acuerdos Comerciales
¿Cuándo hay trato nacional por reciprocidad?
La Entidad Estatal también debe conceder el mismo trato que da a los bienes y servicios colombianos a aquellos bienes y servicios de Estados con los cuales, a pesar de no existir un Acuerdo Comercial, el Gobierno Nacional ha certificado reciprocidad. Es decir, cuando el Gobierno Nacional con base en la revisión y comparación de la normativa en materia de compra pública de dicho Estado, ha certificado que en ese Estado los bienes y servicios colombianos gozan del mismo trato que los bienes y servicios de dicho Estado.
Las certificaciones expedidas por el Ministerio de Relaciones Exteriores están publicadas en la página web de Co- lombia Compra Eficiente, las cuales se pueden consultar en link: (xxxx://xxx.xxxxxxxxxxxxxx.xxx.xx/xxxxxxxxxxx/ secop-i/certificados-de-trato-nacional-por-reciprocidad), y su contenido debe ser verificado pues no en todos los casos la Entidad Estatal debe conceder dicho trato.
En estos casos, la Entidad Estatal debe otorgar a los bienes y servicios extranjeros el mismo trato que da a los bienes y servicios nacionales y en consecuencia dar a esas ofertas el puntaje adicional de que trata la Ley 816 de 2003 y las preferencias en caso de empates de acuerdo con el artículo 2.2.1.1.2.2.9. del Decreto 1082 de 2015.
3.2.5.2. INCENTIVOS EN LA CONTRATACIÓN PÚBLICA
Colombia Compra Eficiente elaboró el “Manual para el manejo de los incentivos en Procesos de Contrata- ción-M-MIPC-01”, el cual presenta los incentivos previstos en el decreto 1082 de 2015 para:
(i). La promoción de bienes y servicios nacionales: Las Entidades Estatales –salvo las empresas prestadoras de servicios públicos domiciliarios– con el objetivo de promover la industria nacional, deben incluir en sus Procesos de Contratación medidas para la promoción de bienes, servicios o mano de obra nacional. Esta promoción incluye la incorporación dentro de los Documentos del Proceso de Contratación de un puntaje para (i) la promoción de bienes y servicios nacionales; y, (ii) la promoción de la incorporación de componente nacional en bienes y servi- cios extranjeros. Un mismo bien o servicio no puede aplicar a los dos puntajes pues un bien no puede ser nacional y extranjero al mismo tiempo.
(ii). La posibilidad de xxxxxxx00 las convocatorias a los Procesos de Contratación a Mipyme43: Para “facilitar las acciones afirmativas en la contratación pública con micro, pequeñas y medianas empresas, con el fin de fomentar su desarrollo y promover la creación de empresa como instrumento adecuado para generar empleo”44, la Ley 1150 de 2007 incluye la posibilidad de conceder la participación exclusiva a Mipyme
42 Una convocatoria en un Proceso de Contratación debe limitarse a Mipyme cuando:
(1) El valor del Proceso de Contratación sea menor a US $125.000 dólares10; y,
(2) Por lo menos tres Mipyme manifiesten su interés en limitar la convocatoria a estos tamaños empresariales en el plazo previsto entre la publicación de los estudios y docu- mentos previos y un día hábil antes de la Apertura del Proceso de Contratación.
En caso de cumplirse estos dos requisitos y limitar la convocatoria a Mipyme, Colombia Compra Eficiente recomienda incluir dicha mención en el acto de administrativo de
apertura, sin perjuicio de incluir esta mención en los pliegos de condiciones.
43 Una empresa es Mipyme cuando, además de ser una empresa nacional, tiene hasta doscientos trabajadores y activos totales por un valor igual o menor a treinta mil SMMLV.
44 Corte Constitucional. Sala Plena. Sentencia C 862 de 2008. Magistrado Ponente: Xxxxx Xxxxxxx Xxxxxx Xxxxx.
Las licitaciones públicas, selecciones abreviadas y concursos de méritos cuyo valor sea inferior a US $125.000 dólares de que trata la Ley 1150 de 2007 pueden limitarse a estos tamaños empresariales.
En una convocatoria limitada solo son recibidas las ofertas de micro, pequeñas o medianas empresas –Mipy- me– que tengan como mínimo un año de existencia45. Así́, si la convocatoria a un Proceso de Contratación está limitada a estos tamaños empresariales, las ofertas presentadas por grandes empresas deben ser rechazadas.
(iii). La preferencia en condiciones de empate a los bienes y servicios nacionales, las Mipyme, así como la población en condiciones de discapacidad.
Si una vez evaluadas las ofertas existe un empate en el primer lugar del orden de elegibilidad, la normativa en la mínima cuantía establece que la Entidad Estatal aceptará la oferta que haya sido presentada primero en el tiempo. Para los demás Procesos de Contratación, incluye la utilización de unas reglas para seleccionar el adjudicatario, las cuales deben aplicarse de forma sucesiva y excluyente. Las reglas son las siguientes:
1. Preferir la oferta que tenga el mayor puntaje en el primero de los factores de calificación establecidos en los
pliegos de condiciones.
2. Preferir la oferta que tenga el mayor puntaje en el segundo de los factores de calificación establecidos en los pliegos de condiciones y así sucesivamente hasta agotar la totalidad de los factores de calificación esta- blecidos en los pliegos de condiciones.
3. Preferir la oferta de bienes o servicios nacionales frente a la oferta de bienes o servicios extranjeros.
4. Preferir la oferta presentada por una Mipyme; o, consorcio, unión temporal o promesa de sociedad futura constituida por exclusivamente por Xxxxxx.
5. En caso en que dentro del Proceso de Contratación no existan ofertas presentadas por Xxxxxx o propo- nentes plurales constituidos exclusivamente por Xxxxxx, preferir la oferta presentada por un consorcio, unión temporal o promesa de sociedad futura siempre que:
(a) esté conformado por al menos una Mipyme que tenga una participación de por lo menos el veinticin- co por ciento;
(b) la Mipyme aporte mínimo el veinticinco por ciento de la experiencia acreditada en la oferta; y,
(c) ni la Mipyme, ni sus accionistas, socios o representantes legales sean empleados, socios o accionistas de los miembros del consorcio, unión temporal o promesa de sociedad futura.
6. Preferir la propuesta presentada por el oferente que acredite en las condiciones establecidas en la ley que por lo menos el diez por ciento de su nómina está en condición de discapacidad según las reglas contenidas en la Ley 361 de 1997. Si la oferta es presentada por un consorcio, unión temporal o promesa de sociedad futura, el integrante del oferente que acredite que el diez por ciento de su nómina está en condición de discapacidad, debe tener una participación de por lo menos el veinticinco por ciento en el consorcio, unión temporal o promesa de sociedad futura y aportar mínimo el veinticinco por ciento de la experiencia acredi- tada en la oferta.
7. Utilizar un método aleatorio.
45 Para manifestar el interés en limitar la convocatoria a Mipyme, estas empresas deben acreditar, además de que tienen más de un año de existencia, su tamaño empresarial con un certificado expedido por el representante legal y el revisor fiscal, si está obligado a tenerlo, o el contador, en la cual la empresa indique el tamaño empresarial.
En la Planeación del proceso de contratación, la Entidad Estatal debe identificar las garantías a solicitar de acuerdo con el objeto, el valor, la natu- raleza y las obligaciones del contrato
3.2.6. ANÁLISIS QUE SUSTENTA LA EXIGENCIA DE GARANTÍAS
En la Planeación del proceso de contratación, la Entidad Estatal debe identificar las garantías a solicitar de acuerdo con el objeto, el valor, la naturaleza y las obliga- ciones del contrato, la exigencia de garantías, entendidas como mecanismos de cobertura del riesgo otorgadas por los oferentes o por el contratista, es necesaria con el fin de salvaguardar el interés público y proteger patrimonialmente a la ad- ministración frente a los eventuales incumplimientos del contrato imputables al contratista, del análisis realizado se dejará constancia en los Estudios previos.
Dichas garantías tienen la connotación de ser obligatorias, toda vez que las debe otorgar todo particular que quiera contratar con la administración pública y tienen por finalidad avalar el cumplimiento de las obligaciones surgidas del contrato, salvo excepciones normativas.
3.2.7. ANÁLISIS DEL RIESGO
En la literatura internacional sobre el tema, el riesgo en las adquisiciones se define como los eventos que pueden afectar la realización de la ejecución contractual y cuya ocurrencia no puede ser predicha de manera exacta por las partes involucradas en el Proceso de Contratación46
De esta manera, uno de los objetivos del sistema de compras y contratación pública es el manejo del riesgo del Proceso de Contratación. En consecuencia, la administración del riesgo debe cubrir desde la planeación hasta la terminación del plazo, la liquidación del contrato, el vencimiento de las garantías de calidad o la disposición final del bien; y no solamen- te la tipificación, estimación y asignación del riesgo que pueda alterar el equilibrio económico del contrato.
El Decreto 1082 de 2015 define Riesgo como un evento que puede generar efectos adversos y de distinta magni- tud en el logro de los objetivos del Proceso de Contratación o en la ejecución de un contrato. Así mismo establece en su artículo 2.2.1.1.1.6.3. Evaluación del Riesgo. La obligación de evaluar el Riesgo que el Proceso de Contrata- ción representa para el cumplimiento de sus metas y objetivos, de acuerdo con los manuales y guías que para el efecto expida Colombia Compra Eficiente.
La administración departamental para reducir la exposición del Proceso de Contratación frente a los diferentes Riesgos que se pueden presentar, debe estructurar un sistema de administración de Riesgos teniendo en cuenta, entre otros, los siguientes aspectos:
a. Los eventos que impidan la adjudicación y firma del contrato como resultado del Proceso de Contratación;
b. Los eventos que alteren la ejecución del contrato;
c. El equilibrio económico del contrato;
d. La eficacia del Proceso de Contratación, es decir, que la Entidad Estatal pueda satisfacer la necesidad que
motivó el Proceso de Contratación; y
e. La reputación y legitimidad de la Entidad Estatal encargada de prestar el bien o servicio.
46 Xxxxxxx X., Xxxx, G., Xxxxxxxx X., Handbook of Procurement. New York: Cambridge University Press, 2006.
Un manejo adecuado del Riesgo permite a las Entidades Estatales:
mayor nivel de certeza
i) Proporcionar un
la toma de decisiones
y conocimiento para
relacionadas con
Contratación;
el Proceso de
planeación de
ii) Mejorar la
del Proceso de
contingencias
Contratación;
grado de confianza
iii) Incrementar el
entre las partes
del Proceso de
Contratación;
litigios; entre otros.
posibilidad de
iv) Reducir la
Bajo el entendido de que la administración de Xxxxxxx, es el conjunto de procesos dirigidos a proteger a la Entidad Estatal de los eventos adversos en el Proceso de Contratación y que la administración de Riesgos permite reducir la probabilidad de ocurrencia del evento y de su impacto en el Proceso de Contratación, Colombia Compra Eficiente propone administrar los Riesgos del Proceso de Contratación siguiendo los siguientes pasos:
1. Establecer el contexto en el cual se adelanta el Proceso de Contratación.
2. Identificar y clasificar los Riesgos del Proceso de Contratación.
3. Evaluar y calificar los Riesgos.
4. Asignar y tratar los Riesgos.
5. Monitorear y revisar la gestión de los Riesgos.
Al establecer el contexto del proceso de contratación, se debe mirar la situación del sector, de la actividad, por lo menos a nivel nacional y local, y las circunstancias sociales objetivas del medio donde se vaya a ejecutar el contrato susceptible de afectar (+/-) en el desarrollo del mismo.
Igualmente recomienda a las Entidades Estatales, elaborar la matriz que incluya todos los Riesgos identifi- cados del Proceso de Contratación, estableciendo su clasificación, la probabilidad de ocurrencia estimada, su impacto, la parte que debe asumir el Riesgo, los tratamientos que se puedan realizar y las características del monitoreo más adecuado para administrarlo, la cual está contenida en el “Manual para la Identificación y Cobertura del Riesgo en los Procesos de Contratación- M-ICR-01” el cual puede ser consultado en la pági- na xxxxx://xxx.xxxxxxxxxxxxxx.xxx.xx
¿Qué se debe incluir en los Documentos del Proceso de Contratación y en la audiencia de asignación de Riesgos?
La Entidad Estatal debe incluir en los Estudios Previos del Proceso de Contratación, los Riesgos que puedan afectar la
ejecución del contrato y que identificó en la matriz de administración de Xxxxxxx.
Esta misma matriz debe incluirse en el proyecto xx Xxxxxx de Condiciones o su equivalente y la información conte- nida en ella debe utilizarse para analizar y tratar los riesgos del proceso de contratación. Aquellos tratamientos que correspondan a garantías, cláusulas penales o multas y sanciones, deben ser incluidos en el Pliego de Condiciones o su equivalente y en la minuta del contrato.
Recuerda que… En los procesos de licitación pública, la Entidad Estatal debe adelantar una audiencia de asigna- ción de Riesgos en la cual debe presentar el análisis de Riesgos efectuado y presentar a los posibles interesados la matriz incluida en los pliegos y revisar la asignación de los Riesgos, conforme a los resultados de esta audiencia.
Tips para la identificación, estimación y cobertura de los riesgos.
Las áreas misionales y técnicas y/o áreas de origen de contratación deben tener presente:
• Que los riesgos dependen de cada negocio jurídico, es decir cada contrato tiene un riesgo diferente, que su naturaleza corresponde a una herramienta e instrumento que determina los riesgos previsibles del proceso contractual.
• Que para la determinación y cuantificación del bien o servicio que se pretende contratar, se debe esta- blecer la forma como se ejecutará el contrato y cubrir desde el proceso de planeación contractual hasta la finalización de cobertura de las pólizas o garantías, los posibles impactos que puede tener en la eje- cución del contrato.
• Que el incorrecto análisis de los riesgos derivados del proceso contractual puede afectar el balance eco- nómico del contrato.
Para mayor ilustración de la elaboración de identificación, estimación y cobertura de los riesgos se debe consultar: Artículo 2.2.1.1.1.6.3. Del Decreto 1082 de 2015 y el “Manual para la Identificación y Cobertura del Riesgo en los Procesos de Contratación M- ICR-01” expedido por Colombia Compra Eficiente.
3.3. MODALIDADES DE SELECCIÓN DE LOS CONTRATISTAS
Lo primero a señalar es que la fase de selección del contratista pertenece a la etapa precontractual y está comprendida entre el acto de apertura del proceso de contratación y la adjudicación o la declaración de desierto del proceso de contratación, dentro de la misma la administración departamental de conformidad con lo dispuesto en la Ley 80 de 1993, Ley 1150 de 2007, y el Decreto 1082 de 2015, demás normas que las complementen, reformen o sustituyan, seleccionará los contratistas mediante las modalidades de:
Concurso de méritos
Mínima cuantía
Licitación pública
Selección abreviada
Contratación directa
En desarrollo del principio de transparencia y el deber de selección objetiva que impone la escogencia de la pro- puesta más favorable para los intereses de la Entidad y que otorgue la mayor garantía sobre el cumplimiento del objeto a contratar, las reglas básicas para la selección de contratistas se fundan sobre el derecho a la igualdad de oportunidades y el principio de imparcialidad; de allí que la regla general sea la convocatoria pública y la excepción la contratación directa.
Tenga en cuenta… el grupo de contratación, a través del sub-grupo de procesos selectivos es el área responsable de adelantar los procesos de selección a que hubiere lugar de conformidad con las solicitudes realiza- das por las diferentes secretarias, desde la radicación de los documentos descritos en el presente manual hasta la adjudicación del mismo, en ca- beza del proponente seleccionado.
Buena práctica de la gestión contractual…La información relacionada con los procesos de selección debe ser canalizada a través del Grupo de Contratación. A los funcionarios y contratistas de esta dependencia, les está prohibido suministrar a particulares o funcionarios de la Adminis- tración Departamental información al respecto, salvo que en razón a sus funciones u obligaciones contractuales deban cumplir con esta labor.
De conformidad con lo es- tablecido en el artículo 30 de la Ley 80 de 1993 y el artículo 2 de la Ley 1150 de 2007, la escogencia de los contratistas se efectuará por regla general por Licita- ción pública, con excepción de la procedencia de las modalidades de selección abreviada, concurso de mé- ritos y contratación directa.
3.3.1. LICITACIÓN PÚBLICA
De conformidad con lo establecido en el artículo 30 de la Ley 80 de 1993 y el artículo 2 de la Ley 1150 de 2007, la escogencia de los contratistas se efectuará por regla general por Licitación pública, con excepción de la procedencia de las modalidades de selección abreviada, concurso de méritos y contratación directa.
Procede cuando los bienes y servicios a contratar son diferentes a los de características técnicas uniformes y el valor del contrato a celebrar supere la menor cuantía para el Departamento del Chocó.
Sabías que…La cuantía para determinar la modalidad de selección es determinada por la Gobernación mediante circular, la cual se expide en la primera semana de enero de la respectiva vigencia, de conformidad con lo establecido en literal del artículo 2 de la Ley 1150 de 2007 o la norma que la modifique o subrogue.
La Licitación pública, como lo señala la norma precitada, es un procedimiento de formación del contrato47, que tiene por objeto la selección del sujeto que ofrece las condiciones más ventajosas para los fines de interés público, que se persiguen con la contratación estatal. “Consiste en una invitación a los interesados para que, sujetándose a las bases preparadas (pliego de condiciones), formulen propuestas, de las cuales la administración selecciona y acepta la más ventajosa (adjudicación)”48
Xxxxxxxxxx precisa que la razón de ser de la licitación pública debe analizarse desde dos aspectos: con relación al Estado y con relación a los administrados. En cuanto al primero, explica, “la ‘ratio iuris’ no es otra que conseguir que el contrato se realice de modo tal que la Administración Pública tenga las mayores posibilidades de acierto en la operación, en lo que respecta, por un lado, al ‘cumplimiento’ del contrato (calidad de la prestación, ya se trate de entrega de cosas o de la realización de servicios o trabajos; ejecución del contrato en el tiempo estipulado; etc.) y, por otro lado, lograr todo eso en las mejores condiciones económicas.” Y en relación con los administrados afirma: “con el procedimiento de la licitación también se busca una garantía para los particulares o administrados honestos que desean contratar con el Estado. En este orden de ideas la ‘igualdad’ entre los administrados en sus relaciones con la Administración Pública, evitando de parte de ésta favoritismos en beneficio de unos y en perjuicio de otros; trátese de evitar improcedentes tratos preferenciales o injustos.”49
47 Xxxx Xxxxxxx Xxxxx, La Licitación Pública, ed. Astrea, Buenos Aires, 3ra Reimpresión, pág. 122.
00 Xxxxxxx Xxxxxxxx Xxxx, Xx xxxxxxxxxx Xxxxxxx, Xxxxxxxxxx, 1940. pág. 53.
49 Xxxxxx X. Xxxxxxxxxx, Tratado de Derecho Administrativo; tomo III A; Xxxxxxx Xxxxxx, Xxxxxx Xxxxx, 0000; págs. 183 a 185.
Son por tanto elementos fundamentales del proceso licitatorio: la libre concurrencia, la igualdad de los oferentes y la sujeción estricta al pliego de condiciones50.
La libre concurrencia: permite el acceso al proceso licitatorio de todas las personas o sujetos de derecho interesados en contratar con el Estado, mediante la adecuada publicidad de los actos previos o del llamado a licitar. Es un princi- xxx relativo, no absoluto o irrestricto, porque el interés público impone limitaciones de concurrencia relativas, entre otras, a la naturaleza del contrato y a la capacidad e idoneidad del oferente.
La igualdad de los licitadores, presupuesto fundamental que garantiza la selección objetiva y desarrolla el principio de transparencia que orienta la contratación estatal, se traduce en la identidad de oportunidades dispuesta para los sujetos interesados en contratar con la Administración.
La sujeción estricta al pliego de condiciones es un principio fundamental del proceso licitatorio, que desarrolla la objetividad connatural a este procedimiento, en consideración a que el pliego es fuente principal de los derechos y obligaciones de la administración y de los proponentes.
Para tal efecto, el procedimiento ordinario de la licitación se plasma en el siguiente Flujograma51:
LICITACIÓN PÚBLICA
Autorizaciones, licencias, etc. Estudios previos, análisis del sector
CDP
Convocatoria hasta 3 avisos en el secop y páginas web
Proyecto xx xxxxxx de condiciones publicación
Publicaciones xxx xxxxxx de condiciones
Acto admnistrativo de apertura
Respuesta de la entiadad a las observaciones
Observaciones (10 días contados a partir de su publicación)
Se inicia el plazo para presentación de las ofertas
Audiencia de riesgos
y aclaración de los pliegos
Cierre de la etapa de presentación de ofertas, acta
Comité evaluador
Audiencia de adjudicación (o declaratoria desierta )
Respuesta de la entidad a las observaciones
Informe de evaluación publicación secop
50 Para Xxxxx, son principios jurídicos esenciales de la licitación los dos primeros (Licitación Pública, pág. 134); para Xxxxxxx Xxxxxxxx Xxxx, son elementos fundamentales los dos últimos (Tratado de Derecho Administrativo, tomo I. Montevideo 1963; pág. 553.)
51 Flujograma extraído de libro Nuevo sistema de compras y contratos de la administración pública, autor Xxxxxx Xxxxx Xxxxx, segunda edición, Biblioteca Jurídica, 2014. Pág. 398
En la modalidad de licitación pública es obligatoria la celebración de las audiencias de asignación de xxxxxxx00 y adju- dicación53, sin embargo, en el evento de que algún posible oferente solicite aclaración de pliegos, la Administración departamental deberá́ programar y adelantar la audiencia de alcance y precisión del contenido de los mismos, para tal efecto podrá́ adelantarla en la audiencia de asignación de riesgos.
A continuación, se describen cada una de las etapas a surtir dentro de la Modalidad de Selección de Licitación Pública
ETAPAS DE LA LICITACION PUBLICA
Documento del proceso | Responsables | Termino |
Solicitud de inicio del proceso de contratación | Secretaria de Despacho titular de le ne- cesidad de contratación | 1 mes antes de la fecha establecida en el PAA, para adelantar el proceso de con- tratación |
Estudios y documentos previos. | Secretaria de Xxxxxxxx titular de le necesidad de contratación- Comité in- terdisciplinario | 1 mes antes de la fecha establecida en el PAA, para adelantar el proceso de con- tratación |
Avisos: Articulo 30 numeral 3 de la Ley 80 de 1993 y articulo 224 del decreto 019 de 2012 | Grupo de Contratación, o la Secretaria de Despacho con delegación o descon- centración | Dentro de los diez (10) a veinte (20) días calendario anteriores a la apertura de la licitación |
Aviso de Convocatoria y publicación en el SECOP y Contratacióńn a la vista | Grupo de Contratación, o la Secretaria de Despacho con delegación o descon- centración | Con la publicacióńn del proyecto de plie- go de condiciones. |
Proyecto xxx xxxxxx de Condiciones. | Grupo de Contratación, o la Secretaria de Despacho con delegación o descon- centración | Dentro de los diez (10) días hábiles anteriores a la fecha de apertura de la licitacióńn |
Observaciones al Proyecto xxx xxxxxx de Condiciones. | Oferentes, veedurías, organismos de control y publico en general | Diez (10) días hábiles a partir de la publicación del proyecto de pliegos |
Respuesta de Observaciones al proyecto xx xxxxxx | Grupo de Contratación, o la Secretaria de Despacho con delegación o descon- centración | Hasta antes de la publicacióńn del plie- go definitivo y de la resolución xx xxxx- tura del proceso |
52 El fin de la audiencia de análisis de riesgos del proceso adelantado por la Administración departamental, es socializar con los posibles oferentes del proceso contractual los posibles riesgos jurídicos, financieros, operacionales que se podrían derivar en la etapa de selección, contratación y ejecución del negocio jurídico que se pretende celebrar
53 La audiencia de adjudicación tiene como fin la presentación de los resultados de evaluación del proceso por parte de la Administración departamental, igualmente en dicha audiencia se realiza pronunciamiento de los oferentes sobre las respuestas de la Administración departamental las observaciones realizadas a sus ofertas, y lectura por parte de la entidad del acto administrativo de adjudicación, el cual se entiende notificado en estrados a los interesados
Documento del proceso | Responsables | Termino |
Acto Administrativo de Apertura | Grupo de Contratación, o la Secretaria de Despacho con delegación o descon- centración | Según cronograma |
Pliego de condiciones | Grupo de Contratación, o la Secretaria de Despacho con delegación o descon- centración | Según cronograma |
Visita técnica | Grupo de Contratación y la Secretaria de Despacho titular de le necesidad de contratación, o la Secretaria de Despa- cho con delegación o desconcentración | Según cronograma |
Audiencia pública de Asignación de riesgo y aclaracióńn de pliegos: | Grupo de Contratación y la Secretaria de Despacho titular de le necesidad de contratación, o la Secretaria de Despa- cho con delegación o desconcentración | Según cronograma |
Plazo para presentar propuestas | Grupo de Contratación y la Secretaria de Despacho titular de le necesidad de contratación, o la Secretaria de Despa- cho con delegación o desconcentración | Según cronograma |
Modificación xxx Xxxxxx de condiciones definitivo | Grupo de Contratación, o la Secretaria de Despacho con delegación o descon- centración | Según cronograma, que en todo caso no podrá superar los (3) tres días anteriores al cierre del proceso de selección. La Entidad Estatal puede expedir Xxxxxxx para modificar el Cronograma una vez vencido el término para la presentación de las ofertas y antes de la adjudicación del contrato |
Observaciones al pliego de condiciones | Oferentes, veedurías, organismos de control y publico en general | Según cronograma |
Respuesta de Observaciones al pliego de condiciones | Grupo de Contratación, o la Secretaria de Despacho con delegación o descon- centración | Mínimo con un (1) día de antelación al cierre de proceso licitatorio. |
Plazo para presentar ofertas y Cierre del proceso licitatorio | Grupo de Contratación, o la Secretaria de Despacho con delegación o descon- centración | Según cronograma (dicho plazo se po- drá prorrogar mediante adendas antes de su vencimiento, por un término no superior a la mitad del inicialmente fija- do. En todo caso el termino para expedir la adenda no podrá superar los (3) tres días anteriores al cierre del proceso de selección) |
Documento del proceso | Responsables | Termino |
Audiencia pública de apertura de propuestas | Grupo de Contratación y la Secretaria de Despacho titular de le necesidad de contratación, o la Secretaria de Despa- cho con delegación o desconcentración | Inmediatamente después del cierre del proceso Licitatorio. |
Evaluación de las Propuestas: | Comité evaluador designado por el Go- bernador o la Secretaria de Despacho con delegación | Según cronograma |
Publicacióńn del informe de evalua- ción | Grupo de Contratación, o la Secretaria de Despacho con delegación o descon- centración | Por un término no inferior a cinco (5) días hábiles |
Respuesta a las observaciones del informe de evaluación | Comité evaluador designado por el Go- bernador con el acompañamiento del Grupo de contratación, o la Secretaria de Despacho con delegación | A más tardar en la audiencia de Adjudi- cacióńn o declaratoria de desierta. |
Audiencia Pública de Adjudicación o declaratoria de desierta: | Grupo de Contratación y la Secretaria de Despacho titular de le necesidad de contratación, o la Secretaria de Despa- cho con delegación o desconcentración | Según cronograma |
Expedición del Acto administrativo de adjudicación o declaración de desierto y suscripción del contrato: | Grupo de Contratación y la Secretaria de Despacho titular de le necesidad de contratación, o la Secretaria de Despa- cho con delegación o desconcentración | Según cronograma |
3.3.1.1. CAPACIDAD RESIDUAL
La Capacidad Residual es la aptitud de un contratista para cumplir oportuna y cabalmente con el objeto de un contrato de obra, sin que sus otros compromisos contractuales afecten su habilidad de responder con el contrato objeto del Proceso de Contratación. En los Documentos del Proceso de un contrato de obra pública, la administración departamental debe establecer un requisito adicional a los requisitos habilitantes que es la Capacidad Residual o K de Contratación el cual deben cumplir los interesados en participar en un Proceso de Contratación para la ejecución de una obra pública.
El artículo 72 de la Ley 1682 de 2013 “Por la cual se adoptan medidas y disposiciones para los proyectos de infraes- tructura de transporte y se conceden facultades extraordinarias”, estableció́:
Artículo 72. Capacidad residual de contratación para contratos de obra pública. La capacidad resi- dual de contratación cuando se realicen contratos de obra pública se obtendrá de sustraer de la capaci- dad de contratación, el saldo del valor de los contratos en ejecución.
La capacidad de contratación se deberá calcular mediante la evaluación de los siguientes factores: Expe- riencia (E), Capacidad Financiera (CF), Capacidad Técnica (CT), y Capacidad de Organización (CO).
Para los efectos de la evaluación de los factores mencionados en el inciso anterior, por ningún motivo, ni bajo ninguna circunstancia se podrán tener en cuenta la rentabilidad y las utilidades.
El Gobierno Nacional reglamentará la materia, dentro de los sesenta (60) días siguientes a la promul- gación de la presente ley, acudiendo al concepto técnico de la Sociedad Colombiana de Ingenieros, en virtud de la Ley 49 de 1904, para propender por una reglamentación equitativa en la implementación de mínimos y máximos que garanticen los derechos de los pequeños contratistas.”
¿Como calcular la Capacidad Residual del proponente?
El proponente debe demostrar que su operación o actividad comercial le permite asumir nuevas obligaciones deriva- das del contrato objeto del Proceso de Contratación. Por lo cual, el proponente en un Proceso de Contratación de una obra pública debe presentar la siguiente información para acreditar su Capacidad Residual:
• La lista de los Contratos en Ejecución, así́ como el valor y plazo de tales contratos.
• La lista de los Contratos en Ejecución, suscritos por sociedades, consorcios o uniones temporales, en los cuales el proponente tenga participación, así́ como el valor y plazo de tales contratos.
• El estado de resultados auditado que contiene el mejor ingreso operacional de los últimos cinco (5) años y el balance general auditado del último año, suscrito por el interesado o su representante legal y el revisor fiscal si está obligado a tenerlo, o el auditor o contador si no está obligado a tener revisor fiscal. Si se trata de proponentes obligados a tener RUP, las Entidades Estatales solo deben solicitar como documento adicional el estado de resultados que contiene el mejor ingreso operacional de los últimos cinco (5) años puesto que la información de la liquidez se encuentra en el RUP.
La agencia colombiana para la contratación, Colombia Compra Eficiente definió en la “Guía para Determinar y Veri- ficar la Capacidad Residual del Proponente en los Procesos de Contratación de Obra Pública”, la metodología para calcular la Capacidad Residual del proponente teniendo en cuenta los factores previstos en la Ley 1682 de 2013, sin que estos se consideren iguales o similares a los requisitos habilitantes establecidos en el Decreto 1082 de 2015.
De conformidad con el
numeral 2º del artículo 2
de la Ley 1150 de 2007,
la selección abreviada
corresponde a la modali-
dad de selección objetiva
prevista para aquellos
casos en que, por las ca-
racterísticas del objeto a
contratar, las circunstan-
cias de la contratación,
la cuantía o destinación
del bien, obra o servicio,
puedan adelantarse pro-
cesos simplificados para
garantizar la eficiencia de
la gestión contractual.
Aunado a lo anterior puso a disposición de los partícipes del sistema de compra y contratación una aplicación en formato Excel llamada “Capacidad Residual” que permite a la Entidad Estatal calcular la Capacidad Residual y validar que los oferentes cumplan con la Capacidad Residual del Proceso de Contratación. La aplicación puede ser
descargada en la página web de Colombia Compra Eficiente, www.colombia- xxxxxx.xxx.xx.
3.3.2. SELECCIÓN ABREVIADA
De conformidad con el numeral 2º del artículo 2 de la Ley 1150 de 2007, la selección abreviada corresponde a la modalidad de selección objetiva previs- ta para aquellos casos en que, por las características del objeto a contratar, las circunstancias de la contratación, la cuantía o destinación del bien, obra o ser- vicio, puedan adelantarse procesos simplificados para garantizar la eficiencia de la gestión contractual.
La Administración departamental realizará la contratación mediante la moda- lidad de selección abreviada en los siguientes casos:
1. Adquisición o suministro de bienes y servicios de características técni- cas uniformes y de común utilización por parte de las entidades, que correspon- den a aquellos que poseen las mismas especificaciones técnicas, con indepen-
dencia de su diseño o de sus características descriptivas, y comparten patrones de desempeño y calidad objetivamente definidos. En este evento, deberá hacerse uso de uno de los siguientes procedimientos siempre y cuando el reglamento así lo señale: subasta inversa, compra por acuerdo marco de precios o adquisición a través de bolsas de productos.
2. Contratación de menor cuantía. Se entenderá por menor cuantía los valores que anualmente las entidades deter- minan en función de los presupuestos de cada vigencia expresados en salarios mínimos legales mensuales, el procedimiento correspondiente es el ordinario,contenido en el Artículo 2.2.1.2.1.2.20 del decreto 1082 de 2015.
3. Celebración de contratos para la prestación de servicios de salud, sin perjuicio de lo dispuesto en la Ley 100 de 1993 y en la Ley 1122 de 2007.
4. La contratación cuyo proceso de licitación pública haya sido declarado desierto, en cuyo caso la entidad deberá iniciar la selección abreviada dentro de los cuatro meses siguientes a la declaración de desierta del proceso inicial, el procedimiento correspondiente es ordinario54
5. La enajenación de bienes del Estado. (Literal “d”, numeral 2, artículo 2 de la ley 1150 de 2007), con excep- ción de aquellos a que se refiere la Ley 226 de 1995
6. Productos de origen o destinación agropecuarios que se ofrezcan en las bolsas de productos legalmente constituidas.
7. Los actos y contratos que tengan por objeto directo las actividades comerciales e industriales propias de las empresas industriales y comerciales estatales y de las sociedades de economía mixta, con excepción de los contratos que a título enunciativo identifica el artículo 32 de la Ley 80 de 1993.
8. Los contratos de las entidades, a cuyo cargo se encuentre la ejecución de los programas de protección de personas amenazadas, programas de desmovilización y reincorporación a la vida civil de personas y gru- pos al margen de la ley, incluida la atención de los respectivos grupos familiares, programas de atención a población desplazada por la violencia, programas de protección de derechos humanos de grupos de per- sonas habitantes de la calle, niños y niñas o jóvenes involucrados en grupos juveniles que hayan incurrido en conductas contra el patrimonio económico y sostengan enfrentamientos violentos de diferente tipo, y población en alto grado de vulnerabilidad con reconocido estado de exclusión que requieran capacitación, resocialización y preparación para el trabajo, incluidos los contratos fiduciarios que demanden.
9. La contratación de bienes y servicios que se requieran para la defensa y seguridad nacional.
3.3.2.1. DISPOSICIONES COMUNES PARA LA SELECCIÓN ABREVIADA PARA LA ADQUISICIÓN DE BIENES Y SERVICIOS DE CARACTERÍSTICAS TÉCNICAS UNIFORMES
Conforme a lo establecido en el artículo 2.2.1.2.1.2.1. del decreto 1082 de 2015, en los pliegos de condiciones para contratar Bienes y Servicios de Características Técnicas Uniformes, la Entidad Estatal debe indicar:
54 En este evento la Administración departamental al momento de publicar el nuevo proceso de contratación deberá prescindir de solicitar y recibir manifestaciones de interés y por ende realizar sorteo de oferentes o interesados, para tal efecto deberá expedir y publicar un acto de apertura del proceso de contratación, lo cual implica no publicar el proyecto de pliegos de condiciones.
1. La ficha técnica del bien o servicio la cual debe incluir: a) la clasificación del bien o servicio de acuerdo con el Clasificador de Bienes y Servicios; b) la identificación adicional requerida; c) la unidad de medida; d) las especificaciones de calidad mínima requerida, y e) los patrones de desempeño mínimos.
2. Si el precio del bien o servicio es regulado, la variable sobre la cual se hace la evaluación de las ofertas.
3. Definir el contenido de cada uno de las partes o lotes, si la adquisición se pretende hacer por partes.
3.3.2.2. SELECCIÓN ABREVIADA PARA LA ADQUISICIÓN DE BIENES Y SERVICIOS DE CARACTERÍSTICAS TÉCNICAS UNIFORMES POR SUBASTA INVERSA- SASI
El decreto 1082 de 2015, establece en su artículo 2.2.1.2.1.2.2, el Procedimiento para la subasta inversa, además de las reglas generales previamente citadas, las siguientes reglas son aplicables a la subasta inversa:
REGLAS DEL PROCESO DE SELECCIÓN ABREVIADA CON SUBASTA INVERSA.
1. Los pliegos de condiciones deben indicar: a) la fecha y hora de inicio de la subasta; b) la periodicidad de los Lan-
ces; y c) el Maxxxx Xxxxxx xara mejorar la oferta durante la subasta inversa.
2. La oferta debe contener dos partes, la primera en la cual el interesado acredite su capacidad de participar en el Proceso de Contratación y el cumplimiento de la ficha técnica; y la segunda parte debe contener el precio inicial propuesto por el oferente.
3. La Entidad Estatal debe publicar un informe de habilitación de los oferentes, en el cual debe indicar si los bienes
o servicios ofrecidos por el interesado cumplen con la ficha técnica y si el oferente se encuentra habilitado.
4. Hay subasta inversa siempre que haya como mínimo dos oferentes habilitados cuyos bienes o servicios cumplen con la ficha técnica.
5. Si en el Proceso de Contratación se presenta un único oferente cuyos bienes o servicios cumplen con la ficha téc- nica y está habilitado, la Entidad Estatal puede adjudicarle el contrato al único oferente si el valor de la oferta es igual o inferior a la disponibilidad presupuestal para el contrato, caso en el cual no hay lugar a la subasta inversa.
6. La subasta debe iniciar con el precio más bajo indicado por los oferentes y, en consecuencia, solamente serán válidos los Lances efectuados durante la subasta inversa en los cuales la oferta sea mejorada en por lo menos el Maxxxx Xxxxxx xstablecido.
7. Si los oferentes no presentan Lances durante la subasta, la Entidad Estatal debe adjudicar el contrato al oferente que haya presentado el precio inicial más bajo.
8. Al terminar la presentación de cada Lance, la Entidad Estatal debe informar el valor xxx Xxxxx más bajo.
9. Si al terminar la subasta inversa hay empate, la Entidad Estatal debe seleccionar al oferente que presentó el me- nor precio inicial. En caso de persistir el empate la Entidad Estatal debe aplicar las reglas del numeral 1 al 5 del artículo 2.2.1.1.2.2.9 del presente decreto
Desde esta perspectiva el procedimiento de Subasta Inversa presencial para adelantar la selección abreviada es el
que se presenta en el siguiente flujograma55:
SELECCIÓN ABREVIADA - SUBASTA INVERSA
Maduración del proyecto, estudios previos, análisis
CDP
Convocatoria
Publicación proyecto pliego de condiciones
Verificación de requisitos habilitantes. (Publicaciones del informe)
Presentación de las ofertas:
a) acredita capacidad y cumplimiento de
la ficha técnica.
B) Precio inicial
Acto administrativo de apertura. Pliego de condiciones
Observaciones al proyecto xx xxxxxx de condiciones (5 días contados desde su publicación. Respuestas de la entidad)
Audiencia
pública
Entrega de sobres
Apertura propuestas iniciales de precios
Comunicación del menor precio inicial
Realización de lances
Registros
Adjudicación o declaratoria desierta
En el procedimiento de subasta inversa, la administración departamental debe solicitar la presentación de la pro-
puesta en dos (2) sobres así:
-Sobre N° 1: Documentos que acrediten la capacidad jurídica, condiciones de experiencia y de organización, capacidad financiera y ficha técnica56.
-Sobre N° 2: Corresponde a la propuesta xxxxxxx00.
La Entidad Estatal puede escoger si adelanta la subasta inversa electrónica o presencial. Si la Entidad Estatal decide adelantar la subasta electrónicamente debe fijar en los pliegos de condiciones el sistema que utilizará para la subasta inversa y los mecanismos de seguridad para el intercambio de mensajes de datos.
55 Información flujograma extraído de libro nuevo sistema de compras y contratos de la administración pública, autor Xxxxxx Xxxxx Xxxxx, segunda edición, Biblioteca Jurídica,
2014. Pág. 398
56 Estos documentos serán objeto de evaluación preliminar por parte de los comités evaluadores, con el fin determinar el cumplimiento de los requisitos habilitantes que le permitan la participación del oferente en la audiencia de subasta (puja).
57 Este sobre solo podrá ser abierto por la entidad, comité evaluador financiero al momento de inicio de la audiencia pública de subasta
La Administración departamental para efectos de los lances podrá establecer metodología de porcentajes o valores
ciertos (dinero) de descuentos sobre precios de referencia o precio de inicio de la subasta.
La subasta termina cuando no se hagan más lances. En ese instante la entidad debe verificar el lance más bajo58
En el acto administrativo de adjudicación, la Administración departamental deberá dejar referenciado los proponen- tes que participaron en las pujas y el precio más bajo ofertado, al cual se le adjudica la contratación.
A continuación, se describen cada una de las etapas a surtir dentro de la Modalidad de Selección de Selección Abre- viada con Subasta Inversa presencial-SASI
Documento del proceso | Responsables | Termino |
Solicitud de inicio del proceso de contratación | Secretaria de Despacho titular de le necesidad de contratación | Quince (15) días antes de la fecha establecida en el PAA, para adelantar el proceso de contratación |
Estudios y documentos previos. | Secretaria de Dexxxxxx xitular de le necesidad de contratación- Comité interdisciplinario | Quince (15) días antes de la fecha establecida en el PAA, para adelantar el proceso de contratación |
Aviso de Convocatoria y publicación en el SECOP y Contratacióńn a la vista | Grupo de Contratación, o la Secretaria de Despacho con delegación o desconcentración | Con la publicacióńn del proyecto xx xxxxxx de condiciones. |
Proyecto xxx xxxxxx de Condiciones. | Grupo de Contratación, o la Secretaria de Despacho con delegación o desconcentración | Dentro de los cinco (5) días hábiles anteriores a la fecha de apertura de la subasta |
Acto Administrativo de Apertura | Grupo de Contratación, o la Secretaria de Despacho con delegación o desconcentración | Según cronograma |
Pliego de condiciones | Grupo de Contratación, o la Secretaria de Despacho con delegación o desconcentración | Según cronograma |
58 Decreto 1082 de 2015, artículo 2.2.1.2.1.2.4. Terminación de la subasta y adjudicación. La subasta termina cuando los oferentes no hagan Lances adicionales durante un período para la presentación de Laxxxx. La Entidad Estatal debe adjudicar el contrato al oferente que haya presentado el Lance más bajo. En el acto de adjudicación, la Entidad Estatal indicará el nombre de los oferentes y el precio del último Lance presentado por cada uno de ellos.
Documento del proceso | Responsables | Termino |
Plazo para presentar propuestas | Grupo de Contratación y la Secretaria de Despacho titular de le necesidad de contratación, o la Secretaria de Despacho con delegación o desconcentración | Según cronograma |
Modificación xxx Xxxxxx de condiciones definitivo | Grupo de Contratación, o la Secretaria de Despacho con delegación o desconcentración | Según cronograma, en todo caso mínimo con un (1) día de antelación al cierre. De acuerdo con la naturaleza de la modificación, se deberá́ otorgar un tiempo prudencial para que los oferentes ajusten sus propuestas |
Observaciones al pliego de condiciones | Oferentes, veedurías, organismos de control y publico en general | Según cronograma |
Respuesta de Observaciones al pliego de condiciones | Grupo de Contratación, o la Secretaria de Despacho con delegación o desconcentración | Mínimo con un (1) día de antelación al cierre de proceso de selección |
Cierre del proceso de selección abreviada con modalidad de subasta inversa presencial | Grupo de Contratación, o la Secretaria de Despacho con delegación o desconcentración | Según cronograma (dicho plazo se podrá prorrogar antes de su vencimiento, por un término no superior a la mitad del inicialmente fijado), como minimo será un (1) día antes del cierre del proceso. |
Audiencia pública de apertura de propuestas: En dicha audiencia se hará la apertura de los sobres sellados contentivos de las ofertas técnicas y requisitos habilitantes y se registrarán los datos principales de estos. Las ofertas económicas se mantendrán cerradas hasta la fecha de la subasta. | Grupo de Contratación y la Secretaria de Despacho titular de le necesidad de contratación, o la Secretaria de Despacho con delegación o desconcentración | Inmediatamente después del cierre del proceso de selección. |
Verificación de los Requisitos mínimos habilitantes | Comité evaluador designado por el Gobernador o la Secretaria de Despacho con delegación | Según cronograma |
Publicación del informe de verificacióńn de requisitos técnicos | Grupo de Contratación, o la Secretaria de Despacho con delegación o desconcentración | Por un término no inferior a tres (3) días hábiles |