DIVISION DE VIGILANCIA Y SEGURIDAD

DIVISION DE VIGILANCIA Y SEGURIDAD

REPUESTA A LAS OBSERVACIONES PRESENTADAS DENTRO DEL LA INVITACIÓN PÚBLICA CON-BOG 004 DE 2012

“NEGOCIACION GLOBAL DE PRECIOS PARA CONTRATAR LA “PRESTACIÓN DEL SERVICIO DE PROTECCIÓN, SEGURIDAD Y VIGILANCIA PRIVADA PARA LAS INSTALACIONES, PREDIOS, BIENES MUEBLES E INMUEBLES Y PERSONAL OCUPANTE DE LA UNIVERSIDAD NACIONAL DE COLOMBIA SEDE BOGOTÁ”

REPUESTA A LAS OBSERVACIONES PRESENTADAS DENTRO DEL LA INVITACIÓN PÚBLICA CON-BOG 004 DE 2012

1. AMCOVI

OBSERVACIÓN:

1. CERTIFICADO DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD Y CERTIFICADO EN EL SISTEMA DE GESTIÓN EN CONTROL Y SEGURIDAD

El suscrito en mi calidad de Representante Legal de AMCOVIT LTDA, con Nit. 860.011.268-4, firma interesada en participar en el proceso de contratación de la referencia, de conformidad con lo establecido en la Ley 80 de 1993, sus decretos reglamentarios y especialmente al pliego de condiciones, por medio de la presente realizar la siguiente observación sobre el particular así:

A LOS NUMERALES:

5.3.1 CERTIFICADO DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD

Los oferentes deben presentar el certificado vigente del Sistema de Gestión de la Calidad relacionadas con la prestación de servicios de vigilancia y seguridad privada en la modalidad “vigilancia fija y móvil con armas y sin armas y prestación de servicios de seguridad con medios caninos”; de acuerdo con los requerimientos y requisitos de la Norma NTC-ISO 9001 versión 2000, o por la Norma NTC-ISO 9001:2008 expedida por organismos nacionales acreditados por la Superintendencia de Industria y Comercio para emitir dicha certificación.

En el caso de los Consorcios y Uniones Temporales, este documento será exigido a cada uno de sus integrantes.

La omisión de este documento o el incumplimiento de los requisitos para su presentación no serán Subsanables y generará el rechazo de la oferta.

5.3.2 CERTIFICADO EN EL SISTEMA DE GESTIÓN EN CONTROL Y SEGURIDAD

El oferente debe presentar el certificado vigente del Sistema de Gestión en control y seguridad, de acuerdo con los requerimientos BASC (Business Alliance for Secure Commerce) expedida por organismos nacionales e internacionales.

En el caso de los Consorcios y Uniones Temporales, cada uno de sus integrantes debe presentar el certificado.

La omisión de este documento o el incumplimiento de los requisitos para su presentación no serán Subsanables y generará el rechazo de la oferta.

Soportándome en el artículo 13 de la constitución política colombiana y al numeral anteriormente expuesto solicito muy amablemente no se limite la participación y se acepte con igualdad de condiciones al que no cuente o tenga vencido o este en proceso de certificación o cuenten con un sistema integrado de Gestión cuyo alcance se de a la aplicación en estas normas con ya que no podrían ser requisitos que midieran el legítimo cumplimiento del objeto social de cada empresa.

También queríamos hacer alusión de que esta a su vez no son normas que regule las empresas de vigilancia, toda vez que los servicios de vigilancia están regulados es por el estatuto de vigilancia decreto 356 del 11 de febrero de 1994 y demás normas aplicables.

Es por lo anterior que vemos con preocupación esta exigencia en vista de que es un requisito que sobre pasa las exigencias de los decretos y leyes que rigen la contratación Pública en vista de que estas normas no garantizan la selección objetiva.

De igual manera y si la entidad no acepta la observación anteriormente expuesta solicitamos se permita que al menos una de las empresas que estén interesadas en celebrar una unión temporal demuestren contar con los certificados en las normas anteriormente descritas, o se pueda habilitar la propuesta con un certificado bajo la gravedad de juramento suscrito por el Representante Legal en el que garanticen que dentro de la ejecución del contrato se presentara la certificación vigente.

RESPUESTA DE LA UNIVERSIDAD

La ley 1150 de 2007, hace expreso reconocimiento a la autonomía universitaria consagrada en el artículo 69 de la Constitución Política y mediante Resolución de Rectoría No. 1952 del 22 de diciembre de 2008, adoptó el Manual de Convenios y Contratos, cuyo objeto es establecer las directrices generales que rigen la contratación en la Universidad a la luz de los principios y las reglas establecidos en el Acuerdo 002 de 2008 de Consejo Superior Universitario “Por la cual se adopta el régimen que contiene las normas generales de los acuerdos de voluntades en la Universidad Nacional de Colombia”.

Con base en lo anterior, la Universidad Nacional de Colombia Sede Bogotá, establece los criterios de evaluación teniendo en cuenta las características y condiciones concluidas en los estudios de seguridad desarrollados en la Universidad sede Bogota, con los cuales pretende dentro de la ejecución del contrato, mitigar los riesgos identificados, con el apoyo de un proveedor con el más alto nivel de calidad, lo cual es verificable con el certificado exigido; ahora bien, en el caso de Uniones Temporales o Consorcios, es importante para la Universidad que sus integrantes cuenten (cada uno) con dichos requisitos, y como bien lo expresa la doctrina los consorcios y las uniones temporales son contratos de colaboración económica, por virtud de los cuales dos o más personas naturales y/o jurídicas, unen sus esfuerzos encaminados a un objetivo común, por lo tanto deben cumplir con los criterios exigidos en el Pliego de Condiciones, que por demás son adecuados y proporcionales a la naturaleza del contrato a suscribir.

Por lo anterior la Universidad NO ACEPTA la observación planteada.

2. SERVISION

OBSERVACIÓN:

2.1 El numeral 5.1.11 solicita que el proponente aporte licencia de funcionamiento en donde conste la autorización de la superintendencia de vigilancia y seguridad privada para operar mediante sucursales o agencias en los sitios donde será prestado el servicio de vigilancia y seguridad privada.

Teniendo en cuenta que se contempla la prestación del servicio en Bogotá, Villavicencio y en el Municipio de Madrid (Cundinamarca) solicitamos amablemente a la entidad aclarar que las únicas agencias o sucursales requeridas serán las de Bogotá y Villavicencio, pues se entiende que la cobertura en el Municipio de Madrid, es avalada por la ciudad de Bogotá.

Esto de acuerdo a los parámetros establecidos en la Circular 001 de 2012 expedida por la Superintendencia de Vigilancia y Seguridad Privada, que establece que no será necesaria la apertura de una agencia cuando exista corta distancia entre el centro de operaciones y el lugar de prestación del servicio, caso que aplicaría para la prestación del servicio en el Municipio de Madrid.

RESPUESTA DE LA UNIVERSIDAD

La Universidad aclara que en el numeral 5.1.11 xxx xxxxxx de condiciones se estableció:“El oferente deberá anexar certificado o copia de resolución de licencia de funcionamiento y certificación de vigencia de la licencia de funcionamiento emitidos por la Superintendencia de Vigilancia y Seguridad Privada en donde se autorice el uso de medios tecnológicos para el servicio, con cobertura nacional o de las agencias o sucursales establecidas en las ciudades donde actualmente presta el servicio, expedida por la superintendencia de vigilancia y seguridad privada.” (subrayado fuera de texto).

En este sentido se aclara que la Universidad no puede determinar, antes de recibir propuestas, las condiciones o términos de distancia entre sus centros de operaciones y los lugares de prestación del servicio, para determinar finalmente si es corta o larga distancia.

Por lo anterior, el pliego de Condiciones SE RATIFICA.

OBSERVACIÓN:

2.2 El numeral 5.1.13 solicita que el proponente aporte autorización para el uso de radiofrecuencias expedida por el Ministerio de la Tecnología de la Información y las Comunicaciones.

Solicitamos amablemente a la entidad aceptar para el presente proceso la utilización de medios alternos de comunicación tales como AVANTEL o celular para aquellas ciudades en donde la Licencia de Comunicaciones no cuente con cobertura. Lo anterior sumado a que medios tecnológicos como AVANTEL o celular proporcionan una cobertura mayor y mejor que las frecuencias autorizadas por el Ministerio de Comunicaciones a las compañías de seguridad.

RESPUESTA DE LA UNIVERSIDAD

Se aclara que la sugerencia planteada no está relacionada con el numeral 5.1.13 xxx xxxxxx de condiciones, sin embargo se recuerda que dentro de la Invitación, en el numeral 1.8.5 la Universidad estableció los requerimientos mínimos de Operación del servicio de radiocomunicaciones, dentro de los cuales se establecen los equipos enunciados en la observación, en el literal h) “Medio de comunicación Celular y/o Radio y/o AVANTEL para los puestos externos y Radio y avantel para los puestos del campus universitario, incluyendo uno para la Sección Operativa de la DVS, uno para el Centro de control y tres unidades (3) para la coordinación DVS”, k) “Todos los puestos asignados al contrato deberán contar con un medio de comunicación y se aceptaran radios y/o celulares y/o avanteles deben ser manejados con audífonos manos libres” y m) “El contratista podrá usar alternativas de medios de comunicación para las instalaciones internas y externas previa autorización del interventor del contrato.”, por lo anterior el pliego ya contemplo los medios alternativos de radiocomunicaciones, entre otros.

Por lo anterior NO HAY LUGAR a la observación planteada.

OBSERVACIÓN:

2.3 El numeral 8.2.3.2 asigna calificación al oferente que xxxxxxx una certificación adicional diferente a las requeridas en el numeral 5.3 expedida por un ente de reconocimiento nacional o internacional.

Al respecto, solicitamos amablemente a la entidad aclarar si para este ítem será válido presentar la calificación otorgada por el Consejo Colombiano de seguridad a través del RUC, la cual se constituye también en una certificación basada en normas de salud ocupacional y seguridad industrial.

RESPUESTA DE LA UNIVERSIDAD

Se ratifica lo expuesto en el pliego de condiciones, numeral 8.2.3.2 el cual establece que:“Obtendrá el máximo puntaje el oferente que xxxxxxx una certificación adicional diferente a las requeridas en el numeral 5.3 expedida por un ente de reconocimiento nacional o internacional en los Sistemas de Gestión en Seguridad y/o Salud Ocupacional y/o Ambiente. En caso de consorcios y/o uniones temporales, el integrante de mayor participación en esta invitación será quien deba aportarla”. En éste sentido el oferente deberá evaluar si el documento a presentar cumple con las condiciones descritas es decir que sea expedida por un ente de reconocimiento nacional o internacional en los Sistemas de Gestión en Seguridad y/o Salud Ocupacional y/o Ambiente

3. GUARDIANES

3.1 OBSERVACION No 1 NUMERAL 1.8.1 CONDICIONES GENERALES Y REQUISITOS MINIMOS EXIGIDOS LITERAL E

El contratista deberá garantizar a la UNIVERSIDAD, para la prestación general de los servicios contratados la permanencia y exclusividad de cómo mínimo de un (1) Gerente del contrato, dos (2) coordinadores Operativos, un (1) servicio de supervisor para monitoreo en el centro de control en modalidad 24 horas permanentes, (4) servicios de Supervisores motorizados en modalidad 24 horas permanentes y dos (2) servicios de Supervisores motorizados en modalidad 16 horas permanentes.

Respetuosamente solicitamos a la entidad que para los ítems anteriormente solicitados se sean eliminados o se amplié el presupuesto que tiene la entidad, teniendo en cuenta que de conformidad con lo establecido en el decreto 4950 de 2007 “cuando los usuarios contratantes requieran de servicios o bienes adicionales estos deberán ser cotizados o propuestos por las empresas o cooperativas de vigilancia y seguridad privada que los ofrezcan a precios o valores xxxxxx xxx xxxxxxx y por ende deben ser contratados de esa manera por quienes están interesados en ellos, so pena de incurrir en prácticas restrictivas de la competencia, como por ejemplo, precios predatorios, es decir, aquellos que dan a los clientes de un mercado competitivo o cuyas tarifas no están sujetas a regulación, tarifas inferiores a los costos operacionales, especialmente cuando la misma empresa presta servicios en otros mercados en los que sus tarifas están sujetas a regulación, con el ánimo de desplazar competidores o ganar posición dominante ante el mercado o ante clientes potenciales. En estos casos los servicios de vigilancia serán acreedores a las sanciones correspondientes.

Se recomienda a las entidades públicas o privadas que requieran contratar servicios adicionales evitar la incursión de las siguientes practicas, las cuales son repudiadas por la legislación y la normatividad sectorial, en todo caso, en razón de que afectan al mercado ya sea en la relación con la competencia con la asimetría de la información en que se halla el contratante respectivo o con el desconocimiento de los derechos laborales de los vigilantes.

El otorgamiento de descuentos financieros de cualquier índole cuyo efecto sea el pago de una cifra inferior a la tarifa regulada.

• El otorgamiento de descuentos por pronto pago.

• La subcontratación o presentación de consorcios o uniones temporales con empresas o cooperativas dedicadas a la intermediación laboral para vincular al personal operativo de vigilancia y seguridad privada.

• La demanda y oferta adicional de personal de supervisión u operación del servicio de vigilancia y seguridad privada sin el reconocimiento en el precio final de, por lo menos, el costo laboral en que incurre por el mismo la empresa o cooperativa que se pretende contratar.

• La demanda y oferta de equipos para la vigilancia y seguridad, so pretexto de ser valores agregados, a precios irrisorios o de amortizaciones contables por depreciación que no responden al valor real xx xxxxxxx y a los costos asociados de instalación y mantenimiento.

• La superVigilancia estará atenta a preservar el orden jurídico y a actuar, dentro de sus competencias, en la salvaguardia de las buenas prácticas comerciales y a remitir a la autoridad respectiva cualquier actividad que considere atentatoria de los derechos del consumidor y de la preservación de las condición es de libre y sana competencia en el mercado.

Para su mayo ilustración sobre la interpretación normativa del presente tema, pueden descargar el Manual de Doctrina, páginas 89 a 93 de la pagina web xxx.xxxxxxxxxxxxxxx.xxx.xx”

De esta manera las empresas de seguridad podrán garantizar el pago de salarios, prestaciones sociales, dotación y todo lo que implica la contratación de personas y que generan un desequilibrio financiero en la ejecución de los contratos.

RESPUESTA UNIVERSIDAD

Se aclara al participante, que la Universidad ha realizado lectura al último Manual de Doctrina de la SuperVigilancia 2011, publicado en la dirección electrónica: xxxx://xxx.xxxxxxxxxxxxxxx.xxx.xx/?xxxxxxxxxxxx00000 y no encontró en su interior ninguno de los planteamientos sustentados; máxime cuando en las páginas 89 a la 93 enunciadas se habla de “Competencia concurrente entre la Supervigilancia y la Supersociedades”, tema ajeno al tratado y sobre el cual no fue posible realizar análisis alguno.

De otra parte se aclara que la Universidad si ha contemplado dentro del presupuesto general de la contratación, los costos asociados a los requerimiento enunciados en la observación, dentro del ítem de Administración y Supervisión.

Por lo anterior no procede la solicitud de la observación.

OBSERVACION:

3.2 OBSERVACION No 2 NUMERAL 1.8.5 OPERACIÓN SERVICIO DE RADIOCOMUNICACIONES

Literal b) Dos Radio base para el centro de Control de la División de Vigilancia y seguridad; enlazados con la red de Apoyo de Bogotá, incluye instalación en el centro de control con materiales y especificaciones técnicas exigidas por la Universidad.

Solicitamos se aclare qué tipo de materiales y que especificaciones técnicas son las exigidas por la universidad.

Literal c) Medio de comunicación oportuna (AVANTEL, cada uno con 250 minutos a celular) con el área de seguridad electrónica de la división de vigilancia y seguridad.

Solicitamos se aclare la cantidad exacta de de equipos se requieren.

Literal g) Medio de comunicación oportuna (CELULAR con minutos suficientes para garantizar la comunicación con todos los puestos internos y externos) para el Supervisor centro de control.

Solicitamos se aclare la cantidad a la que se refieren con minutos suficientes para poder tener un costo real dentro de la evaluación de costos del contrato.

RESPUESTA UNIVERSIDAD

La Universidad se permite aclarar que el pliego estipula que las especificaciones técnicas son las exigidas por la institución, esto con el fin de garantizar compatibilidad tecnológica con los sistemas propios, sin embargo para claridad de los participantes se aclara:

Lo radios requeridos en el Literal b) deben contar con una estación en las bandas de VHF o UHF, de acuerdo con las autorizaciones o permisos vigentes del Ministerio de Comunicaciones. Su ubicación se hará en la terraza del Centro de Control de Vigilancia y Seguridad ubicado en el edificio Xxxxx Xxxxxxxxx, si se requiere instalar alguna unidad repetidora, se debe ubicar en la terraza del edificio 101.

La instalación debe Incluir accesorios como; mástil, conectores, acoples y cableado, de acuerdo con las especificaciones técnicas recomendadas por el fabricante del equipo, evitando perdidas de potencia, El tamaño y el tipo de cable usado deben corresponder al rango de frecuencia y a la longitud requerida del cable. Las ductería para la disposición interna del cableado en el Centro de Control están dispuestas.

La fuente de poder estará ubicada en el datacenter del centro de control y su instalación y cableado deberá cumplir con los estándares y normas de cableado eléctrico como el RETIE y/o la NTC2050 evitando pérdidas.

Se requiere hacer pruebas para verificar el correcto funcionamiento y cobertura de la comunicación con todos los puestos de la Universidad Nacional de Colombia, en la Ciudad de Bogotá; dentro de las pruebas se debe realizar la medición con equipos especializados para evitar pérdidas mayores previstas en los manuales técnicos del equipo emitido por el fabricante del mismo.

Para el caso del Literal c) se aclara que el misno esta exigido en “singular”, como “Medio de comunicación oportuna (AVANTEL, cada uno con 250 minutos a celular) con el área de seguridad electrónica de la división de vigilancia y segurida, por lo tanto se RATIFICA que es Una unidad.

Frente a la consulta orientada al Literal g) se aclara que con el término “minutos suficientes” la Universidad pretende eliminar el riesgo de ocurrencia del Contratista en la ausencia de los mismos, por lo tanto el Contratista debe garantizar la carga y/o recarga del los mismos, así como el plan de minutos que permita la comunicación en cualquier momento.

OBSERVACION:

3.3 OBSERVACION No 3 NUMERAL 1.8.6 SISTEMA DE INFORMACION DE GESTION DE RIESGOS

El contratista deberá instalar en la universidad un sistema de gestión de riesgos único que permita el análisis y alimentación de variables que minimicen el riesgo para la toma de decisiones frente a hechos que tiendan a perturbar la seguridad de la sede.

Respetuosamente solicitamos a la entidad, indicar si en la actualidad se cuenta con algún sistema o si este debe ser por iniciativa de la compañía contratista o si se refieren a algún tipo de software que en la actualidad este implementado y que presupuesto tiene la Universidad para lograr la implementación de la herramienta, teniendo en cuenta que este tipo de servicios deben ser cobrados por las empresas de seguridad a precios xxxxxx xx xxxxxxx.

Para esto solicitamos respetuosamente se publique el estudio xx xxxxxxx que elabora la entidad para contemplar dichos gastos.

RESPUESTA UNIVERSIDAD

El Contratista deberá contar con el sistema exigido y deberá instalarlo en la Universidad por iniciativa y bajo su costo y riesgo, como una herramienta administrativa del contratista que permita gestionar de manera oportuna y con eficiencia la alta cantidad de servicios operativos requeridos por la universidad; con éste sistema el Contratista contribuye a la mitigación de los riesgos y hechos que tiendan a perturbar la seguridad de la sede y permitirán hacer un continuo seguimiento sobre los estándares de calidad exigidos.

Se aclara que en el mercado existen múltiples opciones de software de control de riesgos y están en uso en múltiples compañías de seguridad, como una herramienta de gestión de sus procesos.

OBSERVACION:

3.4) OBSERVACION No 3 NUMERAL 1.8.6 SISTEMA DE INFORMACION DE GESTION DE RIESGOS

El contratista debe poner a disposición de la Universidad un (1) vehículo automotor tipo camioneta doble cabina de color BLANCO, sin restricción de horario (pico y placa) y con un servicio permanente de 7 X 24 en las instalaciones de la Universidad, modelo 2009 en adelante dotada con reflectores móviles (4) para iluminación en rondas nocturnas, seis (6) motocicletas tipo sport superior a 125 CC con servicio permanente de 7X24 modelo 2009 en adelante, 2 equinos completamente equipados para supervisión de Campus Universitarios disponibilidad 7x24 para áreas de difícil acceso vehicular, y 1 equino completamente equipado para Centro Agropecuario Xxxxxxx disponibilidad 7x24.

El mantenimiento de cualquiera de las anteriores modalidades de transporte, deberá ser cubierto por el contratista, así como su reposición inmediata en caso de cambio o retiro.

Este servicio no tiene costo adicional para la Universidad y su valor se entenderá incluido en el valor total de la propuesta. No debe, por tanto cotizarse por separado.

Los vehículos mencionados no podrán ser empleados en actividades administrativas o logísticas propias del contratista, diligencias personales, salvo autorización expresa del interventor del contrato.

El personal motorizado debe contar con su dotación completa y debe transitar con los requisitos exigidos por el Código de Tránsito.

Igualmente para cubrir estos ítems, se solicita a la entidad que se establezca un presupuesto dado que como se ha venido indicando esto es una práctica prohibida para las empresas de seguridad y aquellas que den estos como valores agregados o lo costeen con tarifas artificialmente bajas estarán incurriendo en delitos y posteriormente sanciones y multas que deberán acatar, por tal motivo la entidad debe asegurar que la empresa que será la contratista cobre todos los aspectos mencionados para el apoyo de la seguridad, no obstante del presupuesto que tiene la entidad establecido vs lo que sobra no alcanza para cubrir estos gastos.

En este mismo numeral la entidad establece que los vehículos deberán ser del contratista pero también mencionan que en caso de que sean subcontratados se deberá entregar copia de los contratos.

Solicitamos se aclare si los vehículos deben ser del contratista o si efectivamente se puede subcontratar este servicio.

RESPUESTA UNIVERSIDAD

Se aclara en principio, que el titulo enunciado en la observación no corresponde con el contenido de la misma.

De otra parte, se informa que los costos o gastos asociados a la capacidad administrativa y logística como los enunciados por el interesado en la observación, están contemplados en el ítem de Administración y supervisión.

Ahora bien, sobre la consulta: “se aclare si los vehículos deben ser del contratista o si efectivamente se puede subcontratar este servicio”, se ratifica lo enunciado en el párrafo 9no del numeral 1.8.7, en donde el pliego contempla la posibilidad de que el Contratista subcontrate los vehículos.

OBSERVACION:

3.5) OBSERVACION No 4 NUMERAL 1.8.13.2.1 ELEMENTOS

En todas las porterías vehiculares se deberá utilizar un (1) espejo cóncavo por cada vía de entrada y salida de Vehículos y en todas las porterías peatonales e ingresos a edificios se deberá utilizar en cada puesto un (1) detector de metales de mano y una (1) linterna.

Garantizar y mantener en cada puesto fijo de servicio de vigilancia un libro minuta, linterna y la papelería requerida, reponiendo estos elementos una vez se agoten; el valor de estos insumos será asumido por el CONTRATISTA.

El contratista deberá garantizar el suministro de la papelería utilizada en el control de vehículos, de elementos de terceras personas, de bicicletas así como de avisos preventivos y volantes informativos relacionados con la seguridad; costo que será asumido por el contratista.

Solicitamos a la entidad aclarar cuantas porterías vehiculares existen en la actualidad y cuantas porterías peatonales e ingresos a edificios para tener un costo real de los elementos.

En cuanto a la papelería utilizada en el control de vehículos, de elementos de terceras personas, de bicicletas así como de avisos preventivos y volantes informativos relacionados con la seguridad, solicitamos respetuosamente se informe la cantidad promedio que tiene la Universidad de Ingresos de vehículos, de elementos, de bicicletas, y a que hace referencia con avisos preventivos y volantes, que cantidad se requieren durante la ejecución del contrato.

RESPUESTA UNIVERSIDAD

Se aclara que dentro de la visita No obligatoria desarrollada el 25 de octubre de 2012 se realizó una visita técnica al campus Universitario de la sede Bogotá con el fin de reconocer el campus Universitario donde, allí se recorrió todo el perímetro de porterías peatonales, vehiculares y mixtas

De otra parte y con fundamento en el tipo de elementos exigidos en el numeral observado, se enuncia la cantidad mínima necesaria para la operación de las porterías principales del campus, sin embargo no se enuncia la totalidad, con el fin de proteger información relativa al esquema de seguridad; es por ello que la cantidad exacta mensual, se definirá en cada programación de los servicios de acuerdo a las necesidades institucionales.

Por lo tanto la siguiente información, permitirá al oferente aproximarse a la cantidad mínima a proveer:

Porterías vehiculares = 9

Porterías peatonales principales =10

Porterías peatonales edificios = 89

Asi mismo se estima que en promedio el flujo vehicular asciende a 6000 automotores diarios, en normal actividad económica, con un promedio de 1000 objetos de terceros diarios, un promedio de 1000 Bicicletas, volantes con avisos preventivos con referencia a recomendaciones de situaciones de seguridad y auto-cuidado con una cantidad promedio de 2000 mensual. Nota: estos valores varían de acuerdo a eventos académicos y culturales programados por la Universidad.

OBSERVACION:

3.6) OBSERVACION No 5 NUMERAL 8.2.1.1. PROPUESTA ECONOMICA SERVICIOS EN SEGURIDAD PRIVADA- HOMBRES (hasta 20 puntos)

Para la presentación de la oferta económica el OFERENTE deberá redondear las cifras al menor valor, abstenerse de plasmar decimales o de practicar en cálculo con los mismos.}

Al respecto solicitamos a la Universidad respetuosamente se haga este calculo baso en lo estipulado en el Manual de Doctrina de la Superintendencia de Vigilancia y Seguridad Privada.

RESPUESTA UNIVERSIDAD

La Universidad informa que efectivamente las empresas participantes deben cumplir, para la formulación de las tarifas de cada tipo de servicio, con las disposiciones tarifarias de la Superintendencia de Vigilancia y Seguridad Privada, y en especial las definidas en la Circular 001 de 2012, en cuanto a las aproximaciones, tal como lo define el Pliego de Condiciones en el primer párrafo del numeral 8.2.1.1., sin embargo en el contexto del numeral que se refiere a la formulación de la OFERTA, es decir el valor total de la propuesta económica, ésta deberá ser redondeada al menor valor, si al totalizarla le aplica.

OBSERVACIÓN:

3.7) OBSERVACION No 4 NUMERAL 1.9 OBLIGACIONES DEL CONTRATISTA

El contratista deberá afiliar a todo el personal asignado al contrato a un seguro básico de vida y exequial durante la vigencia del contrato, este costo no podrá ser descontado del pago de los trabajadores y deberá ser asumido al 100% por el contratista. Los valores y características son por un valor asegurado mínimo por persona equivalente a 12 SMLMV para los amparos de vida e incapacidad total y permanente y de 1 SMLMV para auxilio funerario, y con vigencia igual al plazo de la orden contractual o contrato.

Solicitamos a la entidad que se amplié el presupuesto para poder contemplar este aspecto ya que haciendo una investigación de costos xxxxxx xxx xxxxxxx esta suma esta en promedio por vigilante en $ 150.000 lo que acarrearía un costo para la empresa de vigilancia el cual no está dentro del presupuesto y contemplando todos los suministros que pide la entidad, afectaría notablemente la rentabilidad del negocio.

Respetuosamente solicitamos a la entidad que se evalué el hecho que una compañía de vigilancia ofrezca los vehículos, motos, personal, seguros, equipos, software etc, sin costo para la entidad no quiere decir que esta empresa haga una buena ejecución del contrato ya que claramente se está afectando la rentabilidad del negocio y si por el contrario se estaría dando la posibilidad de prestar un mal servicio tratando de optimizar los costos de elementos y otro tipo de aspectos que son relevantes en la prestación del servicio, esto no garantiza a la entidad que tenga toda la infraestructura, física y operativa para la correcta ejecución del servicio de vigilancia.

RESPUESTA UNIVERSIDAD

Se aclara que el aseguramiento del personal es una obligación inherente la naturaleza del servicio y está considerado dentro del ítem de Administración del Contrato. Ahora bien se estima que si bien es cierto en el mercado asegurador la póliza por cada funcionario alcanza la cifra de $150.000 pesos, ésta tarifa corresponde a un seguro anual, es decir a un promedio mensual de $12.500 pesos m/cte, considerado dentro del presupuesto, sin perjuicio del cumplimiento de las obligaciones adquiridas por el contratista o la calidad con la que preste el servicio.

Por lo anterior NO SE ACEPTA la observación planteada.

OBSERVACION:

3.8) OBSERVACION No 5 NUMERAL 8.2.1.1. PROPUESTA ECONOMICA SERVICIOS DE SEGURIDAD PRIVADA – HOMBRES (hasta 20 Puntos)

Para la presentación de la oferta económica el Oferente deberá redondear las cifras al menor valor; bstenerse de plasmar decimales o de practicar el cálculo con los mismos.

Al respecto manifestó la Superintendencia de Vigilancia y Seguridad Privada, a través de la Circular Externa Número 001 de 2008, recordando a todas las empresas y cooperativas de vigilancia que, de conformidad con lo establecido en la Ley 31 de 1992, la unidad monetaria y de cuenta del país es el peso colombiano, en tanto que las fracciones denominadas centavos no volvieron a ser acuñadas por dicha autoridad y por lo mismo no hacen parte de la unidad monetaria ni de cuenta en Colombia. En este sentido, se llamó la atención a los servicios de vigilancia y seguridad privada, así como a los usuarios de dichos servicios, en el sentido de no establecer sus tarifas en centavos, sino que deberán hacerse siempre las aproximaciones de la siguiente manera:

RESPUESTA UNIVERSIDAD

En consideración a la apreciación descrita, la Universidad informa que efectivamente las empresas participantes deben cumplir, para la formulación de las tarifas de cada tipo de servicio, con las disposiciones tarifarias de la Superintendencia de Vigilancia y Seguridad Privada, y en especial las definidas en la Circular 001 de 2012, en cuanto a las aproximaciones, tal como lo define el Pliego de Condiciones en el primer párrafo del numeral 8.2.1.1., sin embargo en el contexto del numeral que se refiere a la formulación de la OFERTA, es decir el valor total de la propuesta económica, ésta deberá ser redondeada al menor valor, si al totalizarla le aplica.

OBSERVACIÓN:

3.9) OBSERVACION No 6 NUMERAL 8.2.3.3. CALIDAD (80 PUNTOS)

Obtendría el máximo puntaje al oferente que xxxxxxx una certificación de estándar internacional diferente a las requeridas en el numeral 5.3 expedida por un ente de reconocimiento nacional o internacional.

Respetuosamente solicitamos a la entidad aclarar a qué tipo de certificación se refieren, teniendo en cuenta que la certificación de calidad solo es otorgada para las empresas a través de las ISO 9001 y solo con esta se está certificando que la compañía cuenta con una certificación de calidad por un ente de reconcomiendo nacional o internacional.

Por lo tanto consideramos que no es viable pedir otra certificación de calidad.

RESPUESTA UNIVERSIDAD

La Universidad aclara que en términos de estándares internacionales diferentes al ISO 9001/2000 o 2008, se encuentran en la actualidad otras certificaciones como ISO 14001X Gestión ambiental o ISO 31000 Gestión de riesgo, entre otros, por lo tanto diferentes a la certificación de calidad exigida.

Por lo tanto se RATIFICA lo expresado en el pliego de condiciones.

OBSERVACIÓN:

3.10) OBSERVACION No 7 NUMERAL 9.5 GRANTIA UNICA

La entidad indica en este numeral otros amparos por cada orden o contrato derivado del contrato de negociación global:

Solicitamos se aclare si las pólizas que hacen referencia a los numeral 9.5.2.5 y 9.5.2.6 están repetidas dentro de la licitación.

Adicionalmente, solicitamos a la entidad que se reduzcan los Porcentajes de cubrimiento de los amparos teniendo en cuenta que para este proceso la entidad exige una serie de elementos que se deben contemplar sin costo para la entidad, y los porcentajes son muy altos.

RESPUESTA UNIVERSIDAD

Frente a la solicitud de aclaración de los numerales 9.5.2.5 y 9.5.2.6, la Universidad MEDIANTE ADENDA modificara el pliego.

De otra parte la Universidad establece los criterios relacionados con amparos, porcentajes, valores y vigencias de los seguros basada en lo requerido por el Manual de Convenios y Contratos aprobado mediante resolución de rectoría No. 1952 de 2008, por lo anterior normativamente no puede hacer modificaciones am respecto, por lo que NO SE ACEPTA la solicitud planteada.

4) COBASEC

OBSERVACIÓN:

4.1) Con referencia al numeral 1.8.1 CONDICIONES GENERALES Y REQUISITOS MÍNIMOS EXIGIDOS, literal e “El contratista deberá garantizar a la UNIVERSIDAD, para la prestación general de los servicios contratados la permanencia y exclusividad de como mínimo de un (1) Gerente del contrato, dos (2) Coordinadores operativos, un (1) servicio de Supervisor para monitoreo en el centro de control en modalidad 24 horas permanentes, (4) Servicios de Supervisores motorizados en modalidad 24 horas permanentes y dos (2) Servicios de Supervisores motorizados en modalidad 16 horas permanentes”

Respetuosamente solicitamos a la entidad tener presente el decreto 4950 de 2007 emitido por la superintendencia de vigilancia y seguridad privada, ente que regula a todas las empresas de vigilancia expresa: “cuando los usuarios contratantes requieran de servicios o bienes adicionales, éstos deberán ser cotizados o propuestos por las empresas o cooperativas de vigilancia y seguridad privada que los ofrezca a precios o valores reales y xx xxxxxxx, y, por ende, deben ser contratados de esa manera por quienes estén interesados en ellos. (…)”

De conformidad con lo anterior solicitamos a la entidad establecer dentro del cuadro de propuesta económica los espacios para colocar el cobro de:

• 1 Gerente de contrato

• Coordinadores operativos

• 1 servicio de supervisión

• 4 supervisores motorizados

• 2 supervisores 16 horas

RESPUESTA UNIVERSIDAD

De otra parte se aclara que la Universidad si ha contemplado dentro del presupuesto general de la contratación, los costos asociados a los requerimientos enunciados en la observación, dentro del ítem de Administración y supervisión, en donde se reconoce su precio.

OBSERVACION:

4.2) Con referencia al numeral 1.8.4.1 PERFIL DEL PERSONAL ADMINISTRATIVO, damos por entendido que los perfiles relacionados en la invitación serán solicitados para la empresa CONTRATANTE, más para efectos de la invitación publica todos los citados (Gerente del contrato, Coordinador operativo, supervisores y vigilantes ) se deberán acreditar a través de un manifiesto de interés emitido por el representante legal, donde se exprese que en caso de ser adjudicada la invitación el personal suministrado contara con los perfiles solicitados por la entidad.

RESPUESTA UNIVERSIDAD

El Pliego de condiciones plantea las especificaciones del personal requerido en el numeral 1.8.1.2,; en cuanto a la manifestación del cumplimiento de las condiciones del proceso, se entiende aceptadas mediante la suscripción y radicación de la “CARTA DE PRESENTACIÓN DE LA OFERTA”, y son salvaguardadas mediante la póliza de seriedad de la oferta, el cumplimiento de todas las condiciones que garanticen el inicio del contrato, así como la póliza de garantía del contrato respectivo.

Todos los perfiles exigidos por la Universidad serán verificados y avalados a satisfacción por el interventor y el CONTRATISTA antes de iniciar la ejecución del contrato.

OBSERVACIÓN:

4.3) Con referencia al numeral 1.8.4.1 Gerente del contrato “Persona Idónea, profesional universitario y con capacidad de resolución frente al manejo de la prestación del servicio de vigilancia; Deberá acreditar como mínimo cinco (5) años de experiencia en la administración de seguridad a bienes e instalaciones. Será el primer conducto regular en la ejecución del contrato” y coordinador operativo “Profesional universitario y/u oficial retirado, con mínimo cinco (5) años de experiencia en seguridad a bienes e instalaciones o relacionada con el objeto de la presente invitación y deberá contar con la respectiva credencial de consultor ó asesor vigente de acuerdo a las normativas de la Superintendencia de Vigilancia y Seguridad” damos por entendido que para acreditar dicha experiencia serán validos los cargos como: Director de operaciones, director de seguridad, directores de contratos en empresas de vigilancia, etc

RESPUESTA UNIVERSIDAD

Se aclara que el Pliego de Condiciones no exige definición de “cargos”, sino la acreditación de experiencia en la administración de seguridad a bienes e instalaciones, es decir que las actividades acreditadas deberán corresponder a dicho objeto y nivel de responsabilidad, relacionadas con las obligaciones descritas en el pliego para cada nivel.

OBSERVACIÓN:

4.4) Con referencia al numeral 1.8.4.2.3 SUPERVISORES OPERATIVOS MOVILES “Atender directamente los problemas de hurto y la incursión de personas no autorizadas a las dependencias, cuando el vigilante así lo requiera”, respetuosamente solicitamos a la entidad tener presente que No es procedente por parte de las compañías de vigilancia atender directamente los problemas de hurto que se presente, dado que estos eventos son solucionados e investigados directamente por la Policía Nacional, se propone modificar el termino adicionando que en caso de hurtos estos deberán ser informados al ente pertinente.

RESPUESTA UNIVERSIDAD

Se aclara que la obligación debe ser interpretada a la luz de la responsabilidad general descrita en el numeral enunciado, en donde el Supervisor Operativo Móvil, debe ejecutar actividades tendientes a prevenir, detectar, disminuir amenazas que afecten la integridad de los ocupantes de la Universidad, sin que esto signifique desarrollar funciones propias de la Fuerza Pública.

OBSERVACION:

4.5) Con referencia al numeral 1.8.4.2.3 SUPERVISORES OPERATIVOS MOVILES “Implementar medidas preventivas y de seguridad para evitar el consumo de alucinógenos y alcohol, así como la proliferación de las ventas ambulantes al interior de la Universidad”, nos permitimos aclarar que el control y prevención del consumo de alucinógenos y alcohol es competencia del fondo rotatorio adscrito al Consejo nacional de Estupefacientes y está regulado por la ley 30 de 1986, reforma de 2009 y ley 1453 (ley de seguridad ciudadana), motivo por el cual consideramos que no es procedente que las empresas de vigilancia implementen medidas preventivas y de seguridad para este tipo de eventos.

RESPUESTA UNIVERSIDAD

Se aclara que la obligación de “implementar”, se refiere a las medidas preventivas y de seguridad que establezca la Universidad, dentro del marco de su gestión y sin sobrepasar las funciones o responsabilidades institucionales y/o de la firma Contratista y sin que esto signifique desarrollar funciones propias de los Organismos Nacionales competentes.

OBSERVACIONES:

4.6) Con referencia al numeral 1.8.4.2.4. VIGILANTES SIN O CON MEDO ARMADO, CON XXXXXXX Y CON CANINOS “Los vigilantes tendrán como mínimo las siguientes responsabilidades:…”solicitamos a la entidad que estas funciones sean establecidos a la empresa Adjudicataria en el momento de establecer las consignas especificas de cada uno de los puestos de vigilancia, dado que muchas de las responsabilidad establecidas en la invitación son establecidas sin contemplar la situación social y cultural real que vive la universidad.

RESPUESTA UNIVERSIDAD

La observación del oferente no detalla la mejora especifica al pliego, ni solicita puntualmente el numeral a modificar o la sugerencia de complementación y la Universidad no entiende la solicitud; sin embargo se aclara que en términos de obligaciones en el perfil de los vigilantes, estas constituyen las responsabilidades generales, en el marco de la ejecución de servicios, sin perjuicio de las especificas que se lleguen a presentar con las consignas de cada puesto, en razón a la particularidad del área a vigilar.

OBSERVACION:

4.7) Con referencia al numeral 1.8.5 OPERACIÓN SERVICIO DE RADIOCOMUNICACIONES:

Respetuosamente solicitamos aclarar los siguientes Item:

Dos Radio base para el centro de Control de la División de Vigilancia y Seguridad, enlazados con la red de apoyo de Bogotá, incluye instalación en el centro de control con materiales y especificaciones técnicas exigidas por la Universidad

Solicitamos a la entidad nos aclaren los materiales y especificaciones técnicas a que hace referencia.

RESPUESTA UNIVERSIDAD

La Universidad se permite aclarar que el pliego estipula que las especificaciones técnicas son las exigidas por la institución, esto con el fin de garantizar compatibilidad tecnológica con los sistemas propios, sin embargo para claridad de los participantes se aclara:

Lo radios requeridos en el Literal b) deben contar con una estación en las bandas de VHF o UHF, de acuerdo con las autorizaciones o permisos vigentes del Ministerio de Comunicaciones. Su ubicación se hará en la terraza del Centro de Control de Vigilancia y Seguridad ubicado en el edificio Xxxxx Xxxxxxxxx, si se requiere instalar alguna unidad repetidora, se debe ubicar en la terraza del edificio 101.

La instalación debe Incluir accesorios como; mástil, conectores, acoples y cableado, de acuerdo con las especificaciones técnicas recomendadas por el fabricante del equipo, evitando perdidas de potencia, El tamaño y el tipo de cable usado deben corresponder al rango de frecuencia y a la longitud requerida del cable. Las ductería para la disposición interna del cableado en el Centro de Control están dispuestas.

La fuente de poder estará ubicada en el datacenter del centro de control y su instalación y cableado deberá cumplir con los estándares y normas de cableado eléctrico como el RETIE y/o la NTC2050 evitando pérdidas.

Se requiere hacer pruebas para verificar el correcto funcionamiento y cobertura de la comunicación con todos los puestos de la Universidad Nacional de Colombia, en la Ciudad de Bogotá; dentro de las pruebas se debe realizar la medición con equipos especializados para evitar pérdidas mayores previstas en los manuales técnicos del equipo emitido por el fabricante del mismo.

OBSERVACION:

4.8) Medio de comunicación oportuna (AVANTEL con 1000 minutos a celular) con el jefe de la División de Vigilancia.

Solicitamos a la entidad nos aclaren el numero de Avantel para este Item.

RESPUESTA UNIVERSIDAD

Para el caso del Literal c) se aclara que el mismo esta exigido en “singular”, como “Medio de comunicación oportuna (AVANTEL, cada uno con 250 minutos a celular) con el área de seguridad electrónica de la división de vigilancia y seguridad, por lo tanto se RATIFICA que es Una unidad.

OBSERVACION:

4.9) Medio de comunicación oportuna (AVANTEL, con 250 minutos a celular) para la coordinación operativa de la Division de vigilancia y seguridad.

Solicitamos a la entidad nos aclaren el numero de Avantel para este ítem.

RESPUESTA UNIVERSIDAD

Se aclara que el pliego de condiciones en el numeral 1.8.5. literal e) estableció en “singular” el medio de comunicación, por lo tanto se ratifica que es UNO (1), para la coordinación operativa

OBSERVACION:

4.10) Medio de comunicación oportuna (CELULAR, con suficiente para garantizar la comunicación con todos los puestos internos y externos) para el supervisor del centro de control

Solicitamos a la entidad nos aclare el numero de celulares para este item.

RESPUESTA UNIVERSIDAD

Se aclara que el pliego de condiciones en el numeral 1.8.5. literal g) estableció en “singular” el medio de comunicación, por lo tanto se ratifica que es UNO (1), para el supervisor del centro de control.

OBSERVACION:

4.11) En todos los puestos de la unidad Xxxxxx Xxxxxx, edificio de Post-grados de Ciencias Humanas y edificio Xxxxx Xxxxxxxxx, cada vigilante deberá contar con un radio y/o Avanteles y/o celulares.

Solicitamos la entidad nos aclaren el número de puestos de la Unidad Xxxxxx Xxxxxx, Edificio de Post.grados de ciencias humanas y edificio Xxxxx Xxxxxxxxx y los horarios de cada uno de estos.

RESPUESTA UNIVERSIDAD

La Universidad se abstiene de la presentación en la etapa precontractual de la ubicación y horarios de prestación de los servicios, por cuanto con ello estaría publicando indirectamente el esquema de seguridad e la institución, provocando riesgos al mismo; adicionalmente la programación es variable de acuerdo a las necesidades institucionales. Por lo tanto éstas ubicaciones, cantidades y horarios, son únicamente expuestos a la firma contratada.

OBSERVACION:

4.12) El contratista debe tener enlace con la red de apoyo de seguridad de Bogotá y demás ciudades donde se prestara el servicio. (Xxxxxxxx, Villavicencio), no es obligatorio presentarlo en la oferta sin embargo deberá contar con el dentro de los primeros 5 días hábiles posteriores a la suscripción del contrato.

Con referencia a este numeral solicitamos a la entidad aceptar la red de apoyo de Bogotá, Cundinamarca y Villavicencio (Meta), dado que la red de apoyo xx Xxxxxxxx está incluida en la red de apoyo de Cundinamarca.

RESPUESTA UNIVERSIDAD

En consideración a que la Red de apoyo de la Policía Metropolitana de Bogotá es independiente de la Red de apoyo del Departamento de Policía de Cundinamarca, se ratifica el Pliego de Condiciones.

OBSERVACION:

4.13) El contratista deberá implementar un sistema de decodificadores y de grabación digital de audio para todos los radio bases del centro de control con una capacidad mínima de grabación de seis (6) meses.

Respetuosamente solicitamos a la entidad tener presente que el sistema de Decoficación ya incluye y garantiza la comunicación efectiva y previene sabotaje interno de cada uno de los operadores, por tanto consideramos que solicitar adicional la grabación digital generaría un valor adicional y consideramos que es inoficiosos.

En caso de sostener este criterio y de acuerdo a lo establecido por la superintendencia de vigilancia En la Circular Externa 014 de 2008 se manifestó: “(…) De conformidad con lo establecido en el Decreto 4950 de 2007, cuando los usuarios contratantes requieran de servicios o bienes adicionales, éstos deberán ser cotizados o propuestos por las empresas o cooperativas de vigilancia y seguridad privada que los ofrezca a precios o valores reales y xx xxxxxxx, y, por ende, deben ser contratados de esa manera por quienes estén interesados en ellos. (…)”, solicitamos a la entidad establecer dentro de la propuesta económica el numeral para cotizar este elemento.

RESPUESTA UNIVERSIDAD

Los medios de comunicación y sistemas de identificación de tráfico son herramientas tecnológicas operativas del contratista para la prestación del servicio que permiten optimizar la operación de seguridad en la Universidad y con la complementación de estos sistemas con tecnologías de soporte se consolida una herramienta más eficiente para la reducción de los riesgos y se pueden con éstos tener evidencias y/o pruebas para el desarrollo y sustento de investigaciones de incidentes al interior de la universidad y/o el prestador de servicios.

Por lo anterior no SE ACEPTA la modificación planteada.

OBSERVACION:

4.14) Con referencia al numeral 1.8.6. SISTEMA DE INFORMACIÓN DE GESTIÓN DE RIESGOS “El contratista deberá instalar en la Universidad un sistema de gestión de riesgos único que permita el análisis y alimentación de variables que minimicen el riesgo para la toma de decisiones frente a hechos que tiendan a perturbar la seguridad de la sede”, solicitamos a la entidad aclarar en la actualidad que sistema de información de gestión de riesgos manejan y el costo que le genera a la compañía de vigilancia el uso de este.

RESPUESTA UNIVERSIDAD

El Contratista deberá contar con el sistema exigido y deberá instalarlo en la Universidad por iniciativa y bajo su costo y riesgo, como una herramienta administrativa del contratista que permita gestionar de manera oportuna y con eficiencia la alta cantidad de servicios operativos requeridos por la universidad; con éste sistema el Contratista contribuye a la mitigación de los riesgos y hechos que tiendan a perturbar la seguridad de la sede y permitirán hacer un continuo seguimiento sobre los estándares de calidad exigidos.

Se aclara que en el mercado existen múltiples opciones de software de control de riesgos y están en uso en múltiples compañías de seguridad, como una herramienta de gestión de sus procesos.

OBSERVACION:

4.15) Con referencia al numeral 1.8.7. MEDIOS DE TRANSPORTE PARA LA SUPERVISIÓN DEL CONTRATO “ El contratista debe poner a disposición de la Universidad un (1) vehículo automotor tipo camioneta doble cabina de color BLANCO, sin restricción de horario (pico y placa) y con un servicio permanente de 7 X 24 en las instalaciones de la Universidad, modelo 2009 en adelante dotada con reflectores móviles (4) para iluminación en rondas nocturnas, seis (6) motocicletas tipo sport superior a 125 CC con servicio permanente de 7X24 modelo 2009 en adelante, 2 equinos completamente equipados para supervisión de Campus Universitarios disponibilidad 7x24 para áreas de difícil acceso vehicular, y 1 equino completamente equipado para Centro Agropecuario Xxxxxxx disponibilidad 7x24”,

(…)

Este servicio no tiene costo adicional para la Universidad y su valor se entenderá incluido en el valor total de la propuesta. No debe, por tanto cotizarse por separado.

Solicitamos a la entidad tener presente:

De acuerdo a lo establecido por la superintendencia de vigilancia:

Por su parte, la Circular Externa 01 de 2008, hizo referencia en los siguientes términos: “(…) los servicios adicionales a la prestación de un servicio de vigilancia con armas y medio humano, sin armas con medio humano y/o sin armas con medio humano y canino, prestados por parte de empresas y/o cooperativas de vigilancia y seguridad privada, deberán ser cobrados de manera adicional a dicho servicio (…)”.

En la Circular Externa 014 de 2008 se manifestó: “(…) De conformidad con lo establecido en el Decreto 4950 de 2007, cuando los usuarios contratantes requieran de servicios o bienes adicionales, éstos deberán ser cotizados o propuestos por las empresas o cooperativas de vigilancia y seguridad privada que los ofrezca a precios o valores reales y xx xxxxxxx, y, por ende, deben ser contratados de esa manera por quienes estén interesados en ellos. (…)”.

De acuerdo a lo anterior solicitamos a la entidad dentro de la oferta económica agregar los espacios para poder cotizar y colocar los valores ajustados a la realidad xxx xxxxxxx de acuerdo a lo establecido por la superintendencia de vigilancia. Es importante aclarar que las empresas de vigilancia deben hacer el cobro de lo solicitado por la entidad y no se puede prestar el servicio de estos elementos si estos no son cobrados.

RESPUESTA UNIVERSIDAD

Se informa que los medios de transporte son de exclusivo uso para la supervisión, por lo tanto acordes con lo dispuesto en la circular N°001 del 2012, se encuentran contemplados en los factores de ADMINISTRACION y SUPERVISION, establecidos por la Superintendencia de Vigilancia y Seguridad Privada.

Por lo tanto NO SE ACEPTA la observación.

OBSERVACION:

4.16) Con referencia al numeralo 1.8.10 PERDIDAS O DAÑOS “El contratista será responsable por los daños y perjuicios, pérdidas o hurtos presentados en cualquiera de las áreas de la Universidad en donde la Interventoría identifique que el Contratista no cumplió con las estrategias, medidas u obligaciones de seguridad, vigilancia control y/o del tratamiento de los riesgos”, respetuosamente solicitamos a la entidad adicional a lo establecido en este numeral que la empresa de vigilancia responderá frente a daños y perjuicios, presentados previa investigación donde se evidencie que los sucesos fueron causados por fallas en la prestación del servicio.

Tambien es importante resaltar frente al termino “pérdidas o hurtos “ que las empresas de vigilancia no cumplen la misma función de las empresas aseguradoras que respaldan los bienes de las personas, las empresas de vigilancia son disuacivas y no esta dentro de su objeto el aseguramiento de vienes o respaldo de hurtos.

RESPUESTA UNIVERSIDAD

Se reitera lo dispuesto en el Pliego de Condiciones en el numeral 1.8.9: “PERDIDAS O DAÑOS: El contratista será responsable por los daños y perjuicios, pérdidas o hurtos presentados en cualquiera de las áreas de la Universidad en donde la Interventoría identifique que el Contratista no cumplió con las estrategias, medidas u obligaciones de seguridad, vigilancia control y/o del tratamiento de los riesgos.

Cada incidente será comunicado por escrito al contratista por el interventor Contrato dentro de los cinco (5) días calendario siguiente al hecho, y será responsabilidad del contratista dentro de los cinco (5) días siguientes al recibo de la comunicación allegar las pruebas y/o testimonios que demuestre que no es responsable de los daños o perjuicios causados. En caso de no recibir respuesta oportuna, se configurara causal de incumplimiento del contrato.

La reparación por daños o la reposición de los bienes perdidos, se hará dentro de los 15 días hábiles siguientes al análisis y comunicación de la supervisión del contrato sobre la responsabilidad del contratista en el hecho.

Una vez determinada la responsabilidad o la carencia de medidas preventivas que ocasionaron las perdidas o hurtos, el Interventor del contrato elaborará un acta en la cual se fija la fecha de reposición de los bienes. De no obtenerse el pago o la reposición en la fecha establecida, se afectará la póliza respectiva”.

Por lo anterior no HAY LUGAR a la observación planteada.

OBSERVACION:

4.17) Con referencia al numeral 1.8.11 Nivel del servicio “Todos los servicios, incluidas las porterías peatonales y vehiculares, se prestarán con personal que posea jornadas de trabajo de ocho (8) horas como máximo”, respetuosamente solicitamos a la entidad tener presente que las empresas de vigilancia cuentan con una autorización por el ministerio de protección laboral para que los vigilantes puedan laborar hasta un término de 12 horas diarias sin que este supere el número de horas establecidas semanalmente. En aras de minimizar la rotación de personal y garantizar una mejor calidad de vida de los vigilantes, respetuosamente solicitamos acepten que los turnos laborales sean prestados con jornadas de 12 horas.

RESPUESTA UNIVERSIDAD

La Universidad exigirá para la prestación del servicio el estricto cumplimiento de la legislación y normativa vigente con relación a las jornadas permitidas autorizado por el ministerio de trabajo.

Se trae x xxxxxxxx que según lo dispuesto por el Ministerio de Trabajo, ésta entidad conceptúo al respecto que: “La Jornada Ordinaria Máxima de Trabajo, corresponde a 8 horas diarias, 48 horas semanales, independientemente de sector de la producción. Anteriormente la duración máxima de la jornada de trabajo para los vigilantes y trabajadores de actividades discontinuas o intermitentes, era de 12 horas, jornada que fue reducida a 8 horas, de conformidad con lo establecido en la Ley 6ª de 1981, equiparándola a la jornada de trabajo de que trata el artículo 161 del Código Sustantivo del Trabajo.

OBSERVACION:

4.18) Con referencia al numeral 1.8.13.1 Uniformes: “En un anexo dentro de la cotización, debe incluirse en forma detallada la descripción del uniforme que se va a emplear en el día, en la noche y en tiempo de invierno”, Solicitamos a la entidad tener presente que la licencia de uniformes autorizados para la prestación de cada uno de los servicios de vigilancia

RESPUESTA UNIVERSIDAD

La observación planteada no es clara y no refiere sugerencia alguna al pliego, por lo tanto la Universidad no puede dar respuesta.

OBSERVACION:

4.19) Con referencia al numeral 1.8.13.2.1 “El contratista deberá garantizar el suministro de la papelería utilizada en el control de vehículos, de elementos de terceras personas, de bicicletas así como de avisos preventivos y volantes informativos relacionados con la seguridad; costo que será asumido por el contratista” respetuosamente solicitamos a la entidad aclarar cómo funciona actualmente el sistema de control de vehículos, elementos de terceras personas y bicicletas ( a través de software o a través de un registro manual)

De igual forma solicitamos nos indiquen de acuerdo a sus estadísticas el promedio de ingreso diario de Vehículos, elementos de personas y bicicletas que se deben controlar.

RESPUESTA UNIVERSIDAD

En la actualidad el registro es manual.

Así mismo se estima que en promedio el flujo vehicular asciende a 6000 automotores diarios, en normal actividad económica, con un promedio de 1000 objetos de terceros diarios y un promedio de 1000 Bicicletas; éstas cifras varían de acuerdo a eventos académicos y culturales programados por la Universidad.

OBSERVACION:

4.20) Con referencia al numeral 1.9 OBLIGACIONES DEL CONTRATISTA “Protocolo para emergencias naturales” solicitamos a la entidad nos aclaren que tipo de emergencias naturales han tenido a la fecha, lo anterior en aras de poder armar los protocolos mínimos de seguridad.

RESPUESTA UNIVERSIDAD

Dentro xxx Xxxxxx de condiciones se contemplan obligaciones relacionadas con los protocolos de seguridad, sin embargo tal como lo define el numeral 1.9, corresponden a responsabilidades del Contratista, es decir de la etapa de ejecución y no es un requisito para la presentación de la oferta; Por lo anterior y en el entendido que lo solicitado hace parte del sistema interno de riesgos, ésta información solo podrá ser entregada al Contratista seleccionado.

OBSERVACIÓN:

4.21) Con referencia al numeral 5.3.6 “Certificado en el sistema de gestión en control de seguridad”, 5.3.7 “Certificación de políticas de salud ocupacional”, 5.3.8 “Certificado del sistema de gestión de seguridad y salud ocupacional”, los cuales expresan: “En el caso de los Consorcios y Uniones Temporales, cada uno de sus integrantes debe presentar el certificado”, solicitamos a la entidad tener presente que:

(Art. 7 de la Ley 80 de 1993) La unión temporal es un acuerdo en virtud del cual dos o más personas conjuntamente presentan una propuesta para la adjudicación, celebración y ejecución de un contrato, respondiendo solidariamente por el cumplimiento total de la propuesta y del contrato. Las sanciones en caso de incumplimiento se imponen de acuerdo a la participación en la ejecución de cada uno de los miembros de la unión temporal… Las principales características comunes a los consorcios y las uniones temporales son: • Agrupaciones de personas naturales o jurídicas que ejercen una actividad económica similar, conexa o complementaria, que unen esfuerzos con ánimo de colaboración para la gestión de un interés común, como puede ser la participación en contratos, principalmente con el estado.

De acuerdo a lo anterior solicitamos a la entidad que los requisitos establecidos en la invitación en el caso de uniones temporales sean suministrados por al menos uno de los integrantes de la unión temporal y no que cada uno de estos deba ser suministrado por cada uno de los integrantes de la unión temporal, dado que esto limita la participación de Uniones temporales y por tanto de oferentes. No se encuentra sentido en hacer uniones temporales si cada uno de los integrantes cumple con la totalidad de los requisitos.

RESPUESTA UNIVERSIDAD

La ley 1150 de 2007, hace expreso reconocimiento a la autonomía universitaria consagrada en el artículo 69 de la Constitución Política y mediante Resolución de Rectoría No. 1952 del 22 de diciembre de 2008, adoptó el Manual de Convenios y Contratos, cuyo objeto es establecer las directrices generales que rigen la contratación en la Universidad a la luz de los principios y las reglas establecidos en el Acuerdo 002 de 2008 de Consejo Superior Universitario “Por la cual se adopta el régimen que contiene las normas generales de los acuerdos de voluntades en la Universidad Nacional de Colombia”.

Con base en lo anterior, la Universidad Nacional de Colombia Sede Bogotá, establece los criterios de evaluación teniendo en cuenta las características y condiciones concluidas en los estudios de seguridad desarrollados en la Universidad sede Bogota, con los cuales pretende dentro de la ejecución del contrato, mitigar los riesgos identificados, con el apoyo de un proveedor con el más alto nivel de calidad, lo cual es verificable con el certificado exigido; ahora bien, en el caso de Uniones Temporales o Consorcios, es importante para la Universidad que sus integrantes cuenten (cada uno) con dichos requisitos, y como bien lo expresa la doctrina los consorcios y las uniones temporales son contratos de colaboración económica, por virtud de los cuales dos o más personas naturales y/o jurídicas, unen sus esfuerzos encaminados a un objetivo común, por lo tanto deben cumplir con los criterios exigidos en el Pliego de Condiciones, que por demás son adecuados y proporcionales a la naturaleza del contrato a suscribir.

Por lo anterior la Universidad NO ACEPTA la observación planteada.

OBSERVACIÓN:

4.22) Con referencia al numeral 8.2.1 EVALUACIÓN PROPUESTA ECONOMICA “ Para la presentación de la oferta económica el OFERENTE deberá redondear las cifras al menor valor, abstenerse de plasmar decimales o de practicar el cálculo con los mismos”

Con referencia a este numeral solicitamos a la entidad tener presente que en cuanto a los centavos en el cobro de las tarifas la superintendencia de vigilancia y seguridad privada manifiesta: a través de la Circular Externa úmero 001 de 2008, recordando a todas las empresas y cooperativas de vigilancia que, de conformidad con lo establecido en la Ley 31 de 1992, la unidad monetaria y de cuenta del país es el peso colombiano, en tanto que las fracciones denominadas centavos no volvieron a ser acuñadas por dicha autoridad y por lo mismo no hacen parte de la aproximaciones de la siguiente manera:

De conformidad con lo anterior, solicitamos a la entidad establecer que el redondeo de las cifras se realice de acuerdo a lo antes establecido.

RESPUESTA UNIVERSIDAD

La Universidad informa que efectivamente las empresas participantes deben cumplir, para la formulación de las tarifas de cada tipo de servicio, con las disposiciones tarifarias de la Superintendencia de Vigilancia y Seguridad Privada, y en especial las definidas en la Circular 001 de 2012, en cuanto a las aproximaciones, tal como lo define el Pliego de Condiciones en el primer párrafo del numeral 8.2.1.1., sin embargo en el contexto del numeral que se refiere a la formulación de la OFERTA (8.2.1.), es decir el valor total de la propuesta económica, ésta deberá ser redondeada al menor valor, si al totalizarla le aplica.

OBSERVACIÓN:

4.23) Con referencia al numeral 5.3 EXPERIENCIA TÉCNICA “Cada certificación deberá tener calificación del servicio excelente”, respetuosamente solicitamos a la entidad aceptar certificaciones con calificación Excelente o bueno, u otros termino como a satisfacción o a cumplimiento a cabalidad. Lo anterior teniendo en cuenta que los criterios de calificación de las empresas son diferentes y no esta estandarizado. Por otro lado permite mayor pluralidad de participación de oferentes en la invitación pública.

RESPUESTA UNIVERSIDAD

La Universidad estableció éste criterio como un requisito en el cual convalida la calificación del servicio ejecutado, dado que le interesa contratar una empresa que demuestren la excelencia en la prestación de sus servicios. Adicionalmente, la Universidad considera que la calificación de “excelente” se distancia de la calificación de “bueno” o de “regular”, por tal motivo y en aras de la equidad solo se aceptarán certificaciones calificadas como “excelente”.

Por lo anterior no hay lugar a la solicitud planteada.

OBSERVACIÓN:

4.24) Con referencia al numeral 5.3.8 Certificado del sistema de gestión de seguridad y salud ocupacional, “Los oferentes deben presentar el certificado vigente del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud Ocupacional, de acuerdo con los requerimientos ICONTEC OHSAS 18001 expedida por organismos nacionales acreditados por la Superintendencia de Industria y Comercio para emitir dicha certificación”, respetuosamente solicitamos a la entidad aceptar tambien certificación del RUC emitida por el Consejo Colombiano de seguridad el cual teniendo en cuenta que este es un sistema que evalúa el cumplimiento y conformidad de los requisitos relacionados con la seguridad de salud ocupacional.

RESPUESTA UNIVERSIDAD

La Universidad ratifica el Pliego de Condiciones, en consideración a la diferencia de los requisitos planteados en la observación, ya que con el RUC se pretende impulsar el desempeño y la mejora continua en la gestión del riesgo y el cumplimiento de los aspectos legales y de otra índole, pero de otra parte la OHSAS 18001, establece de manera precisa los requisitos que permite a las empresas controlar sus riesgos de seguridad y salud ocupacional y, a su vez, dar confianza a quienes interactúan con las organizaciones respecto al cumplimiento de dichos requisitos. Esta norma hace énfasis en las prácticas proactivas y preventivas, mediante la identificación de peligros y la evaluación de control de los riesgos relacionados en el sitio de trabajo.

OBSERVACIÓN:

4.25) Con referencia al numeral 8.2.3.1 RESPONSABILIDAD SOCIAL “Obtendrá el máximo puntaje el oferente que certifique en por lo menos una certificación de las que trata el numeral 5.3, que vinculó a personas en situación de discapacidad” Respetuosamente solicitamos a la entidad aclarar la cantidad de puestos con personal discapacitado y el área donde prestarían servicios.

RESPUESTA UNIVERSIDAD

La exigencia de este numeral tiene como alcance la vinculación de personas en situación de discapacidad, más no la cantidad de puestos y las áreas en que se prestó el servicio. Por lo tanto NO SE ACEPTA la observación.

OBSERVACIÓN:

4.26) Con referencia al numeral 8.2.3.1 RESPONSABILIDAD SOCIAL (200 Puntos) “Obtendrá el máximo puntaje el oferente que certifique en por lo menos una certificación de las que trata el numeral 5.3, que vinculó a personas en situación de discapacidad” solicitamos a la entidad tener presente que el tema de responsabilidad social abarca las siguientes perspectivas: comunidades, empleados, proveedores, competencia, clientes. Lo que implica que las compañías que desarrollan programas de responsabilidad social deben contemplar cada una de estas perspectivas, cada uno de estos aspectos son evaluados por un ente certificador en responsabilidad social, de acuerdo con lo anterior las compañías certificadas en responsabilidad social obligatoriamente involucran cada uno de estos aspectos. De conformidad con lo antes establecido, solicitamos a la entidad que para adquirir los 200 puntos establecidos en este numeral sea aceptado un certificado de responsabilidad social emitido por una entidad autorizada.

RESPUESTA UNIVERSIDAD

La Universidad ha claramente determinado dentro del ítem de “Responsabilidad Social”, la vinculación específica de personas en situación de discapacidad, por lo tanto se considera que el requisitos es coherente con el numeral descrito y en consecuencia NO HAY LUGAR a la observación planteada.

OBSERVACIÓN:

4.27) Con referencia al numeral 8.2.3.3 CALIDAD “Obtendrá el máximo puntaje el oferente que xxxxxxx una certificación de estándar internacional diferente a las requeridas en el numeral 5.3 expedida por un ente de reconocimiento nacional o internacional”, respetuosamente solicitamos a la entidad tener presente que la norma de calidad se certifica por medio de la norma Internacional ISO 9001: 2008, la cual es la única norma bajo la cual una empresa puede ser certificada en términos de calidad. Por lo tanto consideramos que no es procedente solicitar un segundo certificado de calidad, por lo cual solicitamos se elimine esta asignación de puntaje para este criterio.

RESPUESTA UNIVERSIDAD

La Universidad aclara que en términos de estándares internacionales diferentes al ISO 9001/2000 o 2008, se encuentran en la actualidad otras certificaciones como ISO 14001X Gestión ambiental o ISO 31000 Gestión de riesgo, entre otros, por lo tanto diferentes a la certificación de calidad exigida.

Por lo tanto se RATIFICA lo expresado en el pliego de condiciones.

OBSERVACIÓN:

4.28) Con referencia al numeral 9.5.2.2. Responsabilidad Civil Extracontractual “por el veinte por ciento (20%) del valor total de cada orden o contrato derivado del contrato de negociación global y con una vigencia igual al plazo de vigencia del mismo y seis (6) meses más, y deducible máximo de 10% del valor del siniestro, mínimo 2 SMLMV”, respetuosamente solicitamos a la entidad tener presente que él artículo 38 del decreto 2187 del 2001 y el literal C del articulo 22 de la resolución 2852 de 2006 establece para las empresas de vigilancia una póliza de responsabilidad civil extracontractual por un valor no inferior a 400 SMLMV, por tanto solicitamos a la entidad aceptar esta póliza la cual cumple las mismas condiciones de la solicitada por al entidad.

RESPUESTA UNIVERSIDAD

La Universidad establece los criterios relacionados con amparos, valores y vigencias de los seguros basado en lo requerido por el Manual de Convenios y Contratos aprobado mediante resolución de rectoría No. 1952 de 2008, esto en consideración a lo expresado en el numeral 1.3. xxx xxxxxx de condiciones de la invitación pública por lo que no se acepta la solicitud de modificar los porcentajes de las pólizas.

En el anterior sentido se constata que la póliza global señalada en la pregunta no cubriría la totalidad xxx xxxxxx de acuerdo al valor estimado.

No obstante lo anterior para las ordenes o contratos que se generen a partir del principal de negociación global, solo se aceptaría si se cumplen los requisitos de conformidad con el Manual de Convenios y contratos que expresa en su artículo 71:

“Artículo 71. Garantía

La Universidad exigirá al contratista constituir por su cuenta y a favor de la entidad, garantía para amparar los

riesgos que puedan derivarse de la ejecución de la orden contractual o contrato, según su naturaleza; y como

mínimo por los plazos, montos y deducibles establecidos en el presente Manual.

La garantía podrá constituirse mediante pólizas de seguros, garantías bancarias, y los demás mecanismos que previo análisis financiero respalden efectivamente el cumplimiento de las obligaciones.

La Universidad exigirá la constitución de garantía siempre que la cuantía de la orden contractual o contrato y/o

sus adiciones, excedan los 40 SMLMV. No obstante lo anterior, cuando por la naturaleza de la orden contractual o contrato así se requiera, podrá exigirse garantía aunque la cuantía sea inferior.

Cuando por la naturaleza del contratista, este cuente con pólizas globales de responsabilidad civil extracontractual y vida, por cuantía superior y vigencia mayor a la exigida en la orden contractual o contrato, podrá aceptarse la presentación de este tipo de seguros a cambio de la garantía, previo concepto favorable el intermediario de seguros de la Universidad y la certificación expresa de la aseguradora de que dicha póliza ampara la orden contractual o contrato celebrado entre la Universidad y el contratista.

Con la aclaración anterior se mantiene lo exigido en el pliego de condiciones.

.

OBSERVACIÓN:

4.29) Con referencia al numeral 1.5 VALOR ESTIMADO DE CONSUMO DURANTE LA NEGOCIACIÓN GLOBAL DE PRECIOS PARA LA PRESTACIÓN DEL SERVICIO “En consideración a las estadísticas antes mencionadas y al plazo de vigencia de la negociación global de precios, (12 meses) el consumo estimado a ejecutar mediante Contratos de Prestación de Servicios podría estar alrededor de los SEIS MIL CUATROCIENTOS NOVENTA Y SEIS MILLONES SETECIENTOS TREINTA Y UN MIL SETECIENTOS OCHENTA Y NUEVE PESOS MCTE ($6.496.731.789) incluido el valor al impuesto al valor agregado (IVA) y todos los valores requeridos para la prestación del servicio” y de acuerdo a algunos numerales antes expuestos, solicitamos a la entidad ampliar el presupuesto dado que el establecido actualmente es insuficiente para cubrir los valores adicionales que la entidad esta solicitando como:

1. Un Gerente de contrato

2. Dos coordinadores operativos

3. Un servicio de supervisión para monitoreo

4. Cuatro servicios de supervisores motorizados 24 horas

5. Dos servicios de supervisión 16 horas

6. Dos radios base

7. Aproximadamente 9 avanteles adicionales

8. Sistema de decodificador y grabación digital

9. Una camioneta

10. Seis motocicletas

11. Dos Equinos

12. Software de Riesgos

13. Espejos cóncavos para todas las porterías

14. Detector de metales para todas las porterías

15. Seguro de vida y exequial por 12 SMLMV

16. Papeleria para el control vehicular, bicicletas, motos y otros.

17. Polizas

18. Programas de prevención, etc

Como bien lo establece la superintendencia de vigilancia y seguridad privada:

“(…) el que el oferente presente una propuesta con el valor xx xxxx pesos ($ 0) van en contravía de la ley trayendo como consecuencias sanciones para la empresa que preste dichos servicios de manera gratuita (…).

(…) Igualmente no se puede ir en contravía con las normas que regulan la contratación estatal (Ley 80 de 1993 y demás normas complementarias) y estos servicios agregados no podrán tener valores artificiales, dichos valores deben atender los gastos mínimos que ello implique (…)”.

Analizando el presupuesto establecido por la entidad, tan solo se esta disponiendo de un 2% del valor total del presupuesto para los gastos antes mencionados, valor insuficiente para cubrir los costos mínimos de acuerdo a los requerimientos.

Dado lo anterior reiteramos nuestra solicitud de ampliar el presupuesto y solicitamos a la entidad copia del estudio xx xxxxxxx que se realizo para la presente solicitud pública.

RESPUESTA UNIVERSIDAD

Como se ha expresado en diferentes respuestas a los largo del presente documento, se aclara que la Universidad si ha contemplado dentro del presupuesto general de la contratación, los costos asociados a los requerimiento enunciados en la observación, dentro del ítem de Administración y supervisión.

Se aclara igualmente que la formulación del presupuesto se basa en las disposiciones reglamentadas por la Superintendencia de Vigilancia y Seguridad privada al tratarse de tarifas reguladas.

Por lo tanto NO HAY LUGAR a la observación planteada.

5. STARCOOP CTA

OBSERVACIÓN:

5.1) PRIMERA OBSERVACIÓN

1.8 Requerimientos Técnicos para la prestación del servicio

1.8.1. Condiciones generales y Requisitos Mínimos Exigidos

e- El contratista deberá garantizar a la UNIVERSIDAD, para la prestación general de los servicios contratados la permanencia y exclusividad de como mínimo de un (1) Gerente del contrato, dos (2) Coordinadores operativos, un (1) servicio de Supervisor para monitoreo en el centro de control en modalidad 24 horas permanentes, (4) Servicios de Supervisores motorizados en modalidad 24 horas permanentes y dos (2) Servicios de Supervisores motorizados en modalidad 16 horas permanentes

OBSERVACIÓN/ Al respecto me permito aclarar que La Resolución No. 2595 de 2003 en su articulo Artículo 32.Clasificación de las conductas y sanciones. Menciona “Las faltas en que incurran los vigilados en cumplimiento de la prestación de este servicio, se clasificarán de la siguiente manera:

c) Ofrecer servicios complementarios o valores agregados gratuitos.”

Adicional a esto la circular 01 de 2010 la Superintendencia de vigilancia en su item 5 menciona

En ese orden de ideas es claro las empresas de vigilancia estamos obligados a cobrar todos los servicios y equipos adicionales entiéndase esto como los requeridos den el numeral e.

De todo esto podemos concluir que no cobrar los servicios adicionales seria un requisito de imposible cumplimiento.

Es por esta razón que solicito con todo respeto a la Entidad que los servicios descritos en el numeral sean contemplados en el presupuesto total destinado en el proceso y así dar cumplimiento a la normatividad y prestar un servicio adecuado.

RESPUESTA UNIVERSIDAD

Como se ha expresado en diferentes respuestas a los largo del presente documento, se aclara que la Universidad si ha contemplado dentro del presupuesto general de la contratación, los costos asociados a los requerimiento enunciados en la observación, dentro del ítem de Administración y supervisión.

OBSERVACIÓN:

5.2) SEGUNDA OBSERVACIÓN

1.8.2. Personal Idóneo

Para la ejecución el contratista deberá contratar, asumiendo los costos, a todos sus trabajadores mediante CONTRATOS INDIVIDUALES DE TRABAJO, bajo el régimen establecido en el código sustantivo del trabajo (decreto 2663 y decreto 3743 de 1950 adoptados por la ley 141 de 1961). Todos los trabajadores del contratista deben ser contratados bajo este régimen, La Universidad Nacional de Colombia no acepta ninguna otra modalidad de vinculación de los trabajadores del contratista, para la prestación del servicio. Xxxxxx trabajador podrá ser incluido dentro de la ejecución del contrato sin antes haber sido contratado y afiliado al sistema integral de seguridad social. El personal deberá reunir todas las condiciones de experiencia, normatividad y formación idónea, que garantice la calidad y oportunidad del servicio.

OBSERVACIÓN Solicitamos respetuosamente a la entidad tener en cuenta que la cooperativa de vigilancia está soportadas legalmente por estatutos y régimen de trabajo asociado avalados por la superintendencia de vigilancia Resolución Nro. 01441 del 24 xx Xxxxx de 2002 y aprobados por el Ministerio de Protección Social fiel copia que reposa en la entidad del 23 de febrero de 2011; el cual establece de acuerdo a la solicitud por parte de la entidad en el artículo 99 del capítulo VI Régimen de trabajo Asociado, régimen de compensaciones, y Convenio de Trabajo Asociado, régimen de previsiones, seguridad social y aportes parafiscales:

Por lo mencionado y soportado anteriormente solicitamos a la entidad no equiparar a las cooperativas de trabajo asociado permitiendo su modalidad de contratación como convenio de trabajo; por consiguiente y en aras de ampliar la posibilidad de participación, y en concordancia con los principios de igualdad y buena fe consagrados en la Carta Política, de manera respetuosa solicitamos validar la modalidad de contratación.

RESPUESTA DE LA UNIVERSIDAD

De conformidad con los numeral 24 y 26 del artículo 74 del Decreto 356 de 1994 “por el cual se expide el estatuto de vigilancia y seguridad privada”, en concordancia con el 92 ibídem, en el cobro de las tarifas se deberá garantizar como mínimo, la posibilidad de reconocer al trabajador el Salario Mínimo Legal Mensual Vigente, las horas extras, los recargos nocturnos, prestaciones sociales, los costos operativos inherentes al servicio y demás prestaciones xx xxx.

De lo anterior se colige que sobre el salario y prestaciones sociales de los vigilantes, no existe un régimen especial, razón por la cual, tienen los mismos derechos laborales de cualquier otro trabajador con contrato de trabajo y se rigen bajo las condiciones establecidas en el Código Sustantivo del Trabajo.

Ahora bien, de conformidad con el artículo 22 del Código Sustantivo del Trabajo se entiende que existe contrato de trabajo y no deja de serlo por razón del nombre que se le dé ni de otras condiciones o modalidades que se le agreguen, cuando se reúnen estos tres elementos esenciales:

“a. La actividad personal del trabajador, es decir, realizada por sí mismo; b. La continuada subordinación o dependencia del trabajador respecto del empleador, que faculta a éste para exigirle el cumplimiento de órdenes, en cualquier momento, en cuanto al modo, tiempo o cantidad de trabajo, e imponerle reglamentos, la cual debe mantenerse por todo el tiempo de duración del contrato. Todo ello sin que afecte el honor, la dignidad y los derechos mínimos del trabajador en concordancia con los tratados o convenios internacionales que sobre derechos humanos relativos a la materia obliguen al país; y c. Un salario como retribución del servicio”.

Teniendo en cuenta que los elementos antes mencionados concurren en el vínculo existente entre la empresa contratista y el personal vinculado, llámese vigilante, director de proyecto, ingenieros o coordinadores, se configura el contrato realidad.

En conclusión la Universidad no viola el debido proceso a ningún oferente por exigir el cumplimiento de la ley en materia laboral y ratifica en este sentido las exigencias xxx xxxxxx.

OBSERVACIONES:

5.3) TERCERA OBSERVACIÓN

1.8.4. Perfil del Personal Administrativo

1.8.4.1. Gerente del Contrato

Persona Idónea, profesional universitario y con capacidad de resolución frente al manejo de la prestación del servicio de vigilancia; Deberá acreditar como mínimo cinco (5) años de experiencia en la administración de seguridad a bienes e instalaciones. Será el primer conducto regular en la ejecución del contrato.

OBSERVACIÓN/ Entendemos que la experiencia solicitada por la entidad hace alusión a seguridad privada en contratos en general?

RESPUESTA DE LA UNIVERSIDAD

La experiencia deberá acreditar como mínimo cinco (5) años de experiencia en la administración de seguridad a bienes e instalaciones que el aspirante haya ejecutado en uno o varios contratos y en conjunto sean iguales o superiores al tiempo exigido por la Universidad.

OBSERVACIONES:

5.4) CUARTA OBSERVACIÓN

1.8.4. Perfil del Personal Administrativo

1.8.4.1. Supervisores Operativos y Móviles

Los Supervisores tendrán como mínimo las siguientes responsabilidades:

• Controlar la ejecución y desarrollo de las actividades de seguridad y vigilancia privada tendientes a prevenir o disminuir los hechos delictivos que afecten o puedan afectar la integridad de la COMUNIDAD UNIVERSITARIA en las instalaciones de la UNIVERSIDAD NACIONAL DE COLOMBIA bajo la protección del servicio de vigilancia y seguridad privada.

• Programar y orientar convenientemente los turnos semanales, quincenales o mensuales del personal de vigilancia contratada, en sitios donde se preste o requiera el servicio.

• Distribuir el personal de vigilancia privada contratada.

• Impartir instrucciones claras y precisas al personal bajo su cargo.

• Verificar el cumplimiento de los programas y procedimientos establecidos por el Interventor del contrato de la Universidad y el contratista para prestar el servicio.

• Controlar la apertura y cierre de las Áreas a cargo para verificar que las normas de seguridad se cumplan en forma eficaz.

• Atender directamente los problemas de hurto y la incursión de personas no autorizadas a las dependencias, cuando el vigilante así lo requiera.

• Generar medidas preventivas y correctivas en forma oportuna, para la protección de los bienes y las personas que se encuentran en los sitios donde se presta el servicio.

• Implementar medidas preventivas y de seguridad para evitar el consumo de alucinógenos y alcohol, así como la proliferación de las ventas ambulantes al interior de la Universidad.

• Mantener pleno conocimiento de instrucciones particulares y generales determinadas por la Universidad o el contratista

• Mantener pleno conocimiento de planes emergencia y contingencia determinados por la Universidad.

• Hacer cumplir las actividades determinadas por la Universidad, a la vigilancia privada así como las instrucciones establecidas por el Interventor de la Universidad.

• Participar en las actividades de vigilancia privada de las zonas asignadas en el contrato.

• Consignar el informe diario de las novedades ocurridas en el libro de minuta.

• Recibir los reportes xx xxxxxxxxx de todos los vigilantes asignados en el turno.

• Efectuar el reporte diario xx xxxxxxxxx para entregarlo al interventor del contrato.

• Verificar las condiciones de recibo, entrega de los elementos asignados al personal para el desarrollo de sus obligaciones durante el turno.

• Verificar los relevos de los vigilantes.

• Informar sobre materiales, equipos e instalaciones que dentro de la zona asignada se encuentren en peligro de ser hurtados, sobre daños a instalaciones y/o servicios públicos.

• Estar atento a recibir instrucciones de la interventoría y dar órdenes a la vigilancia privada, manteniendo comunicación permanente con ellos.

• Efectuar los recorridos pasando revista a los vigilantes asignados a los diferentes puestos, garantizando que los estos presten el servicio en todo el área asignada.

• Hacer como mínimo 2 revisiones diurnas y 2 revisiones nocturnas por puesto de trabajo diariamente.

• Firmar el libro de minuta de cada puesto cada vez que se hagan las revisiones diurnas y nocturnas.

• Apoyar el control de acceso y la vigilancia dentro de las áreas asignadas en el contrato, pasando revista al personal de vigilancia privada en los puestos fijos y recorredores, solucionando posibles problemas y registrando las novedades encontradas.

• Revisar y garantizar la disponibilidad y buen uso de la dotación de cada puesto de trabajo, mensualmente, dejando constancia en el libro de minuta y poniendo en conocimiento a su superior inmediato, quien a su vez informará al Interventor del Contrato el hallazgo y las acciones correctivas aplicadas.

• Manejar con destreza y precaución los vehículos y motocicletas.

OBSERVACIÓN/ Es importante clarificar con la entidad y en común acuerdo las responsabilidades y consignas del personal operativo ya que existen solicitudes como el atender el hurto directamente o medidas para la reducción de consumo e alucinógenos y alcohol los cuales deben ser implementadas como campaña desde el mandato y manual de la universidad por lo tanto solicito a la entidad respetuosamente revisar las consignas propuestas en el pliego de condiciones.

RESPUESTA DE LA UNIVERSIDAD

Se aclara que la obligación debe ser interpretada a la luz de la responsabilidad general descrita en el numeral enunciado, en donde el Supervisor Operativo Móvil, debe ejecutar actividades tendientes a prevenir, detectar, disminuir amenazas que afecten la integridad de los ocupantes de la Universidad, sin que esto signifique desarrollar funciones propias de la Fuerza Pública. Por lo anterior la Universidad considera que no aplica modificación al Pliego de condiciones, la observación planteada

OBSERVACIÓN:

5.5) QUINTA OBSERVACIÓN

1.8.4. Perfil del Personal Administrativo

El contratista deberá garantizar comunicación confiable y oportuna con todos los puestos de vigilancia, concentrando la información en el Centro de Control de la Universidad.

Los requerimientos mínimos del servicio en materia de comunicaciones son:

a) Canal o grupo exclusivo para la Universidad Nacional de Colombia, Sede Bogotá, con más de un canal, o comunicación de tipo digital para lograr una comunicación precisa con los guardas de seguridad.

b) Dos Radio base para el centro de Control de la División de Vigilancia y Seguridad, enlazados con la red de apoyo de Bogotá, incluye instalación en el centro de control con materiales y especificaciones técnicas exigidas por la Universidad

OBSERVACIÓN/ Solicito a la entidad nos aclare cuales son las especificaciones técnicas exigidas y materiales para el requerimiento del presente numeral.

c) Medio de comunicación oportuna (AVANTEL con 1000 minutos a celular) con el jefe de la División de Vigilancia.

d) Un Medio de comunicación oportuna (AVANTEL, cada uno con 250 minutos a celular) con el área de seguridad electrónica de la división de vigilancia y seguridad.

OBSERVACIÓN/ Solicito aclarar cuantos avénteles son ya que no es claro el numeral en el número de equipos.

e) Medio de comunicación oportuna (AVANTEL, con 250 minutos a celular) para la coordinación operativa de la División de vigilancia y seguridad.

f) Cuatro Medios de comunicación oportuna (AVANTEL, solo PTT ilimitado) para el centro de control (Administrador DVS, operador DVS, Técnico DVS y Supervisor centro de control contratista)

g) Medio de comunicación oportuna (CELULAR con minutos suficientes para garantizar la comunicación con todos los puestos internos y externos) para el Supervisor centro de control.

OBSERVACIÓN/ Es importante que la entidad de claridad y cuantifique el numero de minutos requerido en el numeral para tener precisos los costos.

RESPUESTA DE LA UNIVERSIDAD

La Universidad se permite aclarar que el pliego estipula que las especificaciones técnicas son las exigidas por la institución, esto con el fin de garantizar compatibilidad tecnológica con los sistemas propios, sin embargo para claridad de los participantes se aclara:

Frente al ítem a) se aclara que el canal o comunicación de tipo digital es una frecuencia asignada por el Ministerio  de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones y los equipos exigidos para la ejecución del contrato, deberán ser compatibles con dicha frecuencia,

Lo radios requeridos en el Literal b) deben contar con una estación en las bandas de VHF o UHF, de acuerdo con las autorizaciones o permisos vigentes del Ministerio de Comunicaciones. Su ubicación se hará en la terraza del Centro de Control de Vigilancia y Seguridad ubicado en el edificio Xxxxx Xxxxxxxxx, si se requiere instalar alguna unidad repetidora, se debe ubicar en la terraza del edificio 101.

La instalación debe Incluir accesorios como; mástil, conectores, acoples y cableado, de acuerdo con las especificaciones técnicas recomendadas por el fabricante del equipo, evitando perdidas de potencia, El tamaño y el tipo de cable usado deben corresponder al rango de frecuencia y a la longitud requerida del cable. Las ductería para la disposición interna del cableado en el Centro de Control están dispuestas.

La fuente de poder estará ubicada en el datacenter del centro de control y su instalación y cableado deberá cumplir con los estándares y normas de cableado eléctrico como el RETIE y/o la NTC2050 evitando pérdidas.

Se requiere hacer pruebas para verificar el correcto funcionamiento y cobertura de la comunicación con todos los puestos de la Universidad Nacional de Colombia, en la Ciudad de Bogotá; dentro de las pruebas se debe realizar la medición con equipos especializados para evitar pérdidas mayores previstas en los manuales técnicos del equipo emitido por el fabricante del mismo.

Para el caso del Literal c) y d) se aclara que el mismo esta exigido en “singular”, como “Medio de comunicación oportuna (AVANTEL, cada uno con 250 minutos a celular) con el área de seguridad electrónica de la división de vigilancia y segurida, por lo tanto se RATIFICA que es Una unidad.

Frente a la consulta orientada a los Literales e), f) y g) se aclara que con los términos “minutos suficientes”, o “ilimitado” la Universidad pretende eliminar el riesgo de ocurrencia del Contratista en la ausencia de los mismos, por lo tanto el Contratista debe garantizar la carga y/o recarga de los equipos, así como el plan de minutos que permita la comunicación en cualquier momento y sin interrupciones, por falta de saldo.

OBSERVACIÓN:

h) Medio de comunicación Celular y/o Radio y/o AVANTEL para los puestos externos y Radio y avantel para los puestos del campus universitario, incluyendo uno para la Sección Operativa de la DVS, uno para el Centro de control y tres unidades (3) para la coordinación DVS.

i) Las porterías de la xxxxx 00, xxxxx 00, calle 53 y transversal 40, deberán tener mínimo dos radios y/o avanteles y/o celulares en el horario de las 06 a las 22 horas.

j) En todos los puestos de la unidad Xxxxxx Xxxxxx, edificio de Post-grados de Ciencias Humanas y edificio Xxxxx Xxxxxxxxx, cada vigilante deberá contar con un radio y/o Avanteles y/o celulares.

k) Todos los puestos asignados al contrato deberán contar con un medio de comunicación y se aceptaran radios y/o celulares y/o avanteles deben ser manejados con audífonos manos libres

l) El contratista debe tener enlace con la red de apoyo de seguridad de Bogotá y demás ciudades donde se prestara el servicio. (Xxxxxxxx, Villavicencio), no es obligatorio presentarlo en la oferta sin embargo deberá contar con el dentro de los primeros 5 días hábiles posteriores a la suscripción del contrato.

m) El contratista podrá usar alternativas de medios de comunicación para las instalaciones internas y externas previa autorización del interventor del contrato.

n) El contratista deberá programar en la misma frecuencia de seguridad pero en diferente canal sin costo alguno, veinte y seis 26 radios correspondientes al comité de prevención y atención de emergencias de la Universidad por un periodo de la vigencia del contrato y un mes más.

OBSERVACIÓN/ Al respecto me permito aclarar que La Resolución No. 2595 de 2003 en su articulo Artículo 32.Clasificación de las conductas y sanciones. Menciona “Las faltas en que incurran los vigilados en cumplimiento de la prestación de este servicio, se clasificarán de la siguiente manera:

c) Ofrecer servicios complementarios o valores agregados gratuitos.”

Adicional a esto la circular 01 de 2010 la Superintendencia de vigilancia en su item 5 menciona

En ese orden de ideas es claro las empresas de vigilancia estamos obligados a cobrar todos los servicios y equipos adicionales entiéndase esto como los requeridos den el numeral n.

De todo esto podemos concluir que no cobrar los servicios adicionales seria un requisito de imposible cumplimiento.

Es por esta razón que solicito con todo respeto a la Entidad que los radios descritos en el numeral sean contemplados en el presupuesto total destinado en el proceso y así dar cumplimiento a la normatividad y prestar un servicio adecuado.

o) El contratista deberá implementar un sistema de decodificadores y de grabación digital de audio para todos los radio bases del centro de control con una capacidad mínima de grabación de seis (6) meses.

Los medios de comunicación no tiene costo adicional para la Universidad y su valor se entenderá incluido dentro de los costos de administración y supervisión en el valor total de la propuesta. No debe, por tanto cotizarse por separado.

OBSERVACIÓN/ Al respecto me permito aclarar que La Resolución No. 2595 de 2003 en su articulo Artículo 32.Clasificación de las conductas y sanciones. Menciona “Las faltas en que incurran los vigilados en cumplimiento de la prestación de este servicio, se clasificarán de la siguiente manera:

c) Ofrecer servicios complementarios o valores agregados gratuitos.”

Adicional a esto la circular 01 de 2010 la Superintendencia de vigilancia en su item 5 menciona

En ese orden de ideas es claro las empresas de vigilancia estamos obligados a cobrar todos los servicios y equipos adicionales entiéndase esto como los requeridos den el numeral o.

De todo esto podemos concluir que no cobrar los servicios adicionales seria un requisito de imposible cumplimiento.

Es por esta razón que solicito con todo respeto a la Entidad que los equipos descritos en los numerales sean contemplados en el presupuesto total destinado en el proceso y así dar cumplimiento a la normatividad y prestar un servicio adecuado..

RESPUESTA DE LA UNIVERSIDAD

Los medios de comunicación son herramientas tecnológicas de carácter operativo del contratista usadas para la administración y supervisión de los guardas de seguridad para la correcta prestación del servicio por tanto no son considerados valores agregados.

Por lo anterior y aunado a lo ya sustentado a lo largo del presente documento, la Universidad considera que NO HAY LUGAR a la observación.

OBSERVACIÓN:

5.8) SEXTA OBSERVACIÓN

1.8.6. Sistema de Información de Gestión de Riesgos

El contratista deberá instalar en la Universidad un sistema de gestión de riesgos único que permita el análisis y alimentación de variables que minimicen el riesgo para la toma de decisiones frente a hechos que tiendan a perturbar la seguridad de la sede.

OBSERVACIÓN/En ese orden de ideas es claro las empresas de vigilancia estamos obligados a cobrar todos los servicios y equipos adicionales entiéndase esto como los requeridos den el numeral 1.8.6.

De todo esto podemos concluir que no cobrar los servicios adicionales seria un requisito de imposible cumplimiento.

Es por esta razón que solicito con todo respeto a la Entidad que los servicios descritos en los numerales sean contemplados en el presupuesto total destinado en el proceso y así dar cumplimiento a la normatividad y prestar un servicio adecuado

RESPUESTA DE LA UNIVERSIDAD

El Contratista deberá contar con el sistema exigido y deberá instalarlo en la Universidad por iniciativa y bajo su costo y riesgo, como una herramienta administrativa del contratista que permita gestionar de manera oportuna y con eficiencia la alta cantidad de servicios operativos requeridos por la universidad; con éste sistema el Contratista contribuye a la mitigación de los riesgos y hechos que tiendan a perturbar la seguridad de la sede y permitirán hacer un continuo seguimiento sobre los estándares de calidad exigidos.

Se aclara que en el mercado existen múltiples opciones de software de control de riesgos y están en uso en múltiples compañías de seguridad, como una herramienta de gestión de sus procesos.

OBSERVACIÓN:

5.9) SEPTIMA OBSERVACIÓN

1.8.7. Medios de Transporte para la supervisión del contrato

El contratista debe poner a disposición de la Universidad un (1) vehículo automotor tipo camioneta doble cabina de color BLANCO, sin restricción de horario (pico y placa) y con un servicio permanente de 7 X 24 en las instalaciones de la Universidad, modelo 2009 en adelante dotada con reflectores móviles (4) para iluminación en rondas

nocturnas, seis (6) motocicletas tipo sport superior a 125 CC con servicio permanente de 7X24 modelo 2009 en adelante, 2 equinos completamente equipados para supervisión de Campus Universitarios disponibilidad 7x24 para áreas de difícil acceso vehicular, y 1 equino completamente equipado para Centro Agropecuario Xxxxxxx disponibilidad 7x24.

El mantenimiento de cualquiera de las anteriores modalidades de transporte, deberá ser cubierto por el contratista, así como su reposición inmediata en caso de cambio o retiro.

Este servicio no tiene costo adicional para la Universidad y su valor se entenderá incluido en el valor total de la propuesta. No debe, por tanto cotizarse por separado.

OBSERVACIÓN/Solicitamos a la entidad respetuosamente verificar el presupuesto asignado en el proceso ya que el requerimiento del presente numeral no esta contemplado en el mismo y habría un desfase en el presupuesto por lo tanto no se daría cumplimiento al tiempo estimado de ejecución del contrato y adicionalmente las empresas de vigilancia estamos obligados a cobrar todos los servicios y equipos adicionales entiéndase esto como los requeridos den el numeral 1.8.7.

De todo esto podemos concluir que no cobrar los servicios equipos seria un requisito de imposible cumplimiento.

Es por esta razón que solicito con todo respeto a la Entidad que los medios de transporte descritos en los numerales sean contemplados en el presupuesto total destinado en el proceso y así dar cumplimiento a la normatividad y prestar un servicio adecuado.

RESPUESTA DE LA UNIVERSIDAD

Los medios o elementos descritos en la observación son instrumentos de carácter operativo del contratista usadas para la administración y supervisión para la correcta prestación del servicio por tanto no son considerados valores agregados y se encuentran contemplados en el ítem de Administración y Supervisión.

Por lo anterior y aunado a lo ya sustentado a lo largo del presente documento, la Universidad considera que NO HAY LUGAR a la observación.

OBSERVACIÓN:

5.10) OCTAVA OBSERVACIÓN

1.8.7. Medios de Transporte para la supervisión del contrato

EL CONTRATISTA se obliga para con la UNIVERSIDAD NACIONAL DE COLOMBIA a indemnizar todos los daños y perjuicios causados por el incumplimiento de las medidas de seguridad que debe observar EL CONTRATISTA en el desempeño del contrato, incluidas las dispuestas por el Código Nacional de Tránsito y demás normas que lo reglamenten, adicionen o modifiquen

OBSERVACIÓN/Solicitamos a la entidad respetuosamente que se agregue al párrafo mencionado que se debe realizar una investigación y previo resultado que se de de la misma se procederá a responder o evidenciar la responsabilidad a la universidad por faltas de cumplimiento en los protocolos de seguridad señalados por la compañía de seguridad.

RESPUESTA DE LA UNIVERSIDAD

Se aclara que el mismo numeral observado estipula en su contenido entre otras disposiciones que:

(…) ”EL CONTRATISTA responderá por los daños que se ocasionen por razón de su actividad o la de sus trabajadores, por imprudencia, negligencia, impericia o descuido, dentro o fuera de las zonas donde se han de ejecutar los servicios”. (…) “EL CONTRATISTA se obliga para con la UNIVERSIDAD NACIONAL DE COLOMBIA a indemnizar todos los daños y perjuicios causados por el incumplimiento de las medidas de seguridad que debe observar EL CONTRATISTA en el desempeño del contrato, incluidas las dispuestas por el Código Nacional de Tránsito y demás normas que lo reglamenten, adicionen o modifiquen”.(Subrayado fuera de texto).

En éste sentido la investigación de todos los hechos de seguridad por parte de la Universidad está a cargo de la División de Vigilancia y Seguridad de la Universidad que a su vez se apoya con personal propio y del contratista que tiene a cargo esta responsabilidad para el desarrollo de la misma y de acuerdo al resultado obtenido se determina la entidad interna o externa competente que debe resolver el hecho investigado.

OBSERVACIÓN:

5.11) NOVENA OBSERVACIÓN

1.8.9. Estudio Individual de Riesgos y Necesidades de Seguridad

El contratista deberá prestar asesoría constante durante la ejecución del contrato a la Universidad, para tal efecto se deberán alimentar las variables de riesgo en el sistema de gestión permitiendo obtener de manera actualizada el Estudio Individual de Riesgos y Necesidades de Seguridad de las áreas de la Universidad (Software de gestión de riesgos).

OBSERVACIÓN/ El estudio de riesgos y necesidades de seguridad hace parte de la solicitud que hace la entidad en el numeral 1.8.6; y de ser así habría que tener en cuenta su costo dentro del presupuesto para la implementación y puesta en funcionamiento.

RESPUESTA DE LA UNIVERSIDAD

El Contratista deberá contar con el sistema exigido y deberá instalarlo en la Universidad por iniciativa y bajo su costo y riesgo, como una herramienta administrativa del contratista que permita gestionar de manera oportuna y con eficiencia la alta cantidad de servicios operativos requeridos por la universidad; con éste sistema el Contratista contribuye a la mitigación de los riesgos y hechos que tiendan a perturbar la seguridad de la sede y permitirán hacer un continuo seguimiento sobre los estándares de calidad exigidos.

Se aclara que en el mercado existen múltiples opciones de software de control de riesgos y están en uso en múltiples compañías de seguridad, como una herramienta de gestión de sus procesos.

OBSERVACIÓN:

5.12) NOVENA OBSERVACIÓN

1.8.11. Nivel de Seguridad

Todos los servicios, incluidas las porterías peatonales y vehiculares, se prestarán con personal que posea jornadas de trabajo de ocho (8) horas como máximo, según el Código Sustantivo del Trabajo, al cual se le efectuará el relevo respectivo, buscando rendimiento y optimización del recurso humano, durante las 24 horas.

OBSERVACIÓN/ Solicitamos a la entidad verificar el requerimiento del numeral teniendo en cuenta que si la totalidad de servicios se prestara en la modalidad de 8 Horas como máximo se estaría contrariando al requerir servicios 12 Horas en el anexo 1 Propuesta Económica.

Es importante resaltar que la jornada laboral de 8 Horas diarias es decir 48 horas a la semana, se puede extender hasta 12 horas extras adicionales, por lo tanto serian 60 horas por hombre y tendríamos la viabilidad de prestar los servicios en modalidad de 12 horas, brindándole al personal operativo un salario acorde y mayor seguridad en cambios de turno. Por lo anteriormente expresado agradezco a la entidad revisar el numeral.

RESPUESTA DE LA UNIVERSIDAD

Se aclara que el Anexo de Propuesta económica está proyectado en razón a “puestos de vigilancia” y no a la intensidad horaria de la jornada laboral por individuo; es así que si se exigen puestos de 12 horas, se refiere éste a la cantidad de horas continuas que debe garantizar el Contratista en vigilancia y seguridad privada.

Por lo anterior queda resuelta la observación.

OBSERVACIÓN:

5.13) DECIMA OBSERVACIÓN

1.8.11. Elementos, caninos y Armamento Adecuado para los puestos y Horarios que lo requieran

El contratista deberá garantizar el suministro de la papelería utilizada en el control de vehículos, de elementos de terceras personas, de bicicletas así como de avisos preventivos y volantes informativos relacionados con la seguridad; costo que será asumido por el contratista.

OBSERVACIÓN/Es importante para estimar costos conocer por parte de la entidad de acuerdo a su conocimiento de cuanto es el gasto de papelería utilizada en promedio con el fin de ser objetivos en la asignación del presupuesto para estos elementos.

RESPUESTA UNIVERSIDAD

El encabezado del numeral referenciado no corresponde al contenido descrito ni a la observación planteada; sin embargo enfocando la respuesta a la consulta del gasto de papelería, en principio se aclara que la misma es requerida por el contratista para ejercer óptimamente la supervisión dentro del servicio, como apoyo a las estrategias de mitigación del riesgo; Ahora bien, en consideración al registro histórico mensual del gasto que podría tener un contratista en este concepto, dicho valor podría ascender a un valor mensual aproximado de $30.000, cifra que puede presentar variación a mayor o menor valor, de acuerdo a las estrategias de comunicación y/o control que la Universidad establezca o que en conjunto imparta con el Contratista, en pro del mejoramiento del servicio.

OBSERVACIÓN:

DECIMA PRIMERA OBSERVACIÓN

1.8.11. Obligaciones del Contratista

- Garantizar durante la ejecución contractual, el cumplimiento de todas las condiciones técnicas exigidas en la invitación pública No 004 de 2012, y con mayor atención las relacionadas en el numeral (1.8) del presente Pliego de Condiciones.

- Realizar estudios de seguridad generales y/o individuales y/o de eventos especiales con el fin de reforzar la seguridad en donde se detecten debilidades del esquema propuesto por la UNIVERSIDAD.

- Presentar el informe mensual y global de riesgos, hurtos, alucinógenos, áreas con más influencia, etc.; que ayuden a crear estrategias para la mitigación de riesgos.

- Deberá elaborar informes mensuales sobre la ejecución del contrato y mantener disponibilidad permanente para atender los requerimientos que se hagan por parte del Interventor del contrato designado por la UNIVERSIDAD NACIONAL DE COLOMBIA.

- El contratista deberá cancelar oportunamente los salarios de todo el personal asignado al contrato, con una frecuencia no mayor a la quincena, y reconocer el valor de las horas extras trabajadas, nocturnas y festivas, y hacer los aportes de EPS, ARP, Caja de compensación, Pensiones y Cesantías correspondientes. La Interventoría del contrato exigirá, para el pago mensual del servicio, los documentos que permitan certificar el pago oportuno de éstas obligaciones del contratista, lo cual deberá ser acreditado por el Representante Legal o por el Revisor Fiscal en casos donde está obligado a tenerlo; la UNIVERSIDAD podrá solicitar los soportes físicos de uno o varios trabajadores que hacen parte integral del contrato.

- El contratista deberá afiliar a todo el personal asignado al contrato a un seguro básico de vida y exequial durante la vigencia del contrato, este costo no podrá ser descontado del pago de los trabajadores y deberá ser asumido al 100% por el contratista. Los valores y características son por un valor asegurado mínimo por persona equivalente a 12 SMLMV para los amparos de vida e incapacidad total y permanente y de 1 SMLMV para auxilio funerario, y con vigencia igual al plazo de la orden contractual o contrato.

- La vinculación de todo el personal contratado por el contratista seleccionado deberá hacerse con base en la legislación laboral vigente en Colombia y deberá atender todas sus exigencias en materia de salarios, prestaciones sociales legales, seguridad social, parafiscales, riesgos profesionales y demás obligaciones que se deben atender para llevar a cabo contratos de estas características y de acuerdo a la labor a realizar.

En la presentación de hojas de vida de cada uno de los guardas, el Contratista deberá garantizar que se acrediten las vinculaciones laborales que obtuvo en los últimos 2 años y los contratantes para los cuales prestó los servicios.

- Durante la prestación del servicio, el vigilante debe utilizar el uniforme completo, exigido por la empresa y en excelente estado de presentación. Lo anterior incluye el porte a la vista del carné actualizado expedido por la Superintendencia o en su defecto el de la empresa. La Empresa deberá suministrar la dotación a cada vigilante, incluyendo dotación de invierno completa y lo mismo que los elementos o accesorios necesarios para la prestación (como chaquetas u otro tipo de elementos) del servicio nocturno. Por ningún motivo se debe descontar el valor de los uniformes, accesorios, escarapelas, o cualquier otro elemento requerido para la prestación del servicio por parte de él a los vigilantes o supervisores o exigir que el personal lo aporten de su propia cuenta.

OBSERVACIÓN/ Solicitamos respetuosamente a la entidad tener en cuenta que la cooperativa de vigilancia está soportadas legalmente por estatutos y régimen de trabajo asociado avalados por la superintendencia de vigilancia Resolución Nro. 01441 del 24 xx Xxxxx de 2002 y aprobados por el Ministerio de Protección Social fiel copia que reposa en la entidad del 23 de febrero de 2011; el cual establece de acuerdo a la solicitud por parte de la entidad en el artículo 99 del capítulo VI Régimen de trabajo Asociado, régimen de compensaciones, y Convenio de Trabajo Asociado, régimen de previsiones, seguridad social y aportes parafiscales. En ese orden de idea solicitamos a la entidad no equiparar a las cooperativas de trabajo asociado permitiendo su modalidad de contratación como convenio de trabajo y compensaciones; por consiguiente y en aras de ampliar la posibilidad de participación, y en concordancia con los principios de igualdad y buena fe consagrados en la Carta Política, de manera respetuosa solicitamos validar la modalidad de contratación y pagos de compensaciones.

RESPUESTA DE LA UNIVERSIDAD

De conformidad con los numeral 24 y 26 del artículo 74 del Decreto 356 de 1994 “por el cual se expide el estatuto de vigilancia y seguridad privada”, en concordancia con el 92 ibídem, en el cobro de las tarifas se deberá garantizar como mínimo, la posibilidad de reconocer al trabajador el Salario Mínimo Legal Mensual Vigente, las horas extras, los recargos nocturnos, prestaciones sociales, los costos operativos inherentes al servicio y demás prestaciones xx xxx.

De lo anterior se colige que sobre el salario y prestaciones sociales de los vigilantes, no existe un régimen especial, razón por la cual, tienen los mismos derechos laborales de cualquier otro trabajador con contrato de trabajo y se rigen bajo las condiciones establecidas en el Código Sustantivo del Trabajo.

Ahora bien, de conformidad con el artículo 22 del Código Sustantivo del Trabajo se entiende que existe contrato de trabajo y no deja de serlo por razón del nombre que se le dé ni de otras condiciones o modalidades que se le agreguen, cuando se reúnen estos tres elementos esenciales:

“a. La actividad personal del trabajador, es decir, realizada por sí mismo; b. La continuada subordinación o dependencia del trabajador respecto del empleador, que faculta a éste para exigirle el cumplimiento de órdenes, en cualquier momento, en cuanto al modo, tiempo o cantidad de trabajo, e imponerle reglamentos, la cual debe mantenerse por todo el tiempo de duración del contrato. Todo ello sin que afecte el honor, la dignidad y los derechos mínimos del trabajador en concordancia con los tratados o convenios internacionales que sobre derechos humanos relativos a la materia obliguen al país; y c. Un salario como retribución del servicio”.

Teniendo en cuenta que los elementos antes mencionados concurren en el vínculo existente entre la empresa contratista y el personal vinculado, llámese vigilante, director de proyecto, ingenieros o coordinadores, se configura el contrato realidad.

En conclusión la Universidad no viola el debido proceso a ningún oferente por exigir el cumplimiento de la ley en materia laboral y ratifica en este sentido las exigencias xxx xxxxxx.

OBSERVACIÓN:

Solicitamos a la entidad respetuosamente verificar el presupuesto asignado en el proceso ya que el requerimiento del presente numeral en cuanto al seguro básico y excequial no esta contemplado en el mismo y habría un desfase en el presupuesto por lo tanto no se daría cumplimiento al tiempo estimado de ejecución del contrato y adicionalmente las empresas de vigilancia estamos obligados a cobrar todos los servicios y equipos adicionales entiéndase esto como los requeridos den el numeral 1.9. literal 6

De todo esto podemos concluir que no cobrar los servicios equipos seria un requisito de imposible cumplimiento.

Es por esta razón que solicito con todo respeto a la Entidad que los servicios descritos en los numerales sean contemplados en el presupuesto total destinado en el proceso y así dar cumplimiento a la normatividad y prestar un servicio adecuado.

RESPUESTA DE LA UNIVERSIDAD

Se aclara que el aseguramiento del personal es una obligación inherente la naturaleza del servicio y está considerado dentro del ítem de Administración del Contrato.

OBSERVACIÓN:

5.14) DECIMA SEGUNDA OBSERVACIÓN

5.1.3. Certificado de Existencia y Representación Legal

Cuando el OFERENTE, o alguno de los integrantes del consorcio o unión temporal, sea una persona jurídica, CADA UNO deberá comprobar su existencia y representación legal mediante Certificado expedido por la Cámara de Comercio, donde conste su razón social y representación legal, además de lo siguiente:

En el certificado se verificará la siguiente información:

a) Que su objeto social esté relacionado directamente con el objeto de la presente invitación, en actividades de seguridad y vigilancia de manera que le permita la ejecución del objeto.

b) Que estén contempladas las facultades del representante legal.

c) Que esté contemplado el nombramiento del revisor fiscal, si está obligado a tenerlo.

d) La persona jurídica debe haberse constituido legalmente por lo menos cinco (5) años antes, contados desde la fecha de publicación de la presente invitación.

e) La duración de la sociedad no será inferior al plazo del contrato y cinco (5) años más contados a partir de la fecha de apertura de la presente invitación.

f) Fecha de expedición con una antelación máxima de noventa (90) días, contados a partir de la fecha de publicación de la presente invitación.

Solamente en el caso de no ser posible acreditar en el Certificado xx Xxxxxx de Comercio, a la fecha de cierre del presente proceso, la información requerida en el literal b) del presente numeral, el OFERENTE deberá presentar el documento idóneo, legalmente permitido, que contenga dicha información. Dicho documento podrá ser:

1) Escrituras públicas de la sociedad

2) Actas de Asambleas de Accionistas

3) Estatutos de la sociedad

Los miembros de los consorcios o uniones temporales, deberán presentar cada uno el documento que acredite su existencia y representación legal en los términos de este numeral.

Tratándose de OFERENTES que en calidad de personas naturales participen dentro del proceso, deberán aportar de acuerdo con el inciso anterior, su correspondiente certificado de matrícula mercantil de persona natural.

Serán causales de rechazo de la PROPUESTA, aplicables a este numeral:

• La omisión por parte de alguno de los miembros de uniones temporales o consorcios, de la presentación de los documentos expresamente exigidos en el presente numeral, sin perjuicio que los demás miembros lo hubieren presentado.

El contenido del documento exigido en este numeral será subsanable a solicitud de LA UNIVERSIDAD, a excepción de la información solicitada en las literales a), c) y d) de este numeral.

OBSERVACION/ Entendemos que solo hacen referencia a las empresas que se constituyen mediante la inscripción en la Cámara de Comercio, por lo tanto solicitamos que con fundamento en el artículo 10 de la ley 1150 de 2007 y los artículos 24 y 9 del Decreto 356 de 1994, se señale dentro xxx xxxxxx que las Cooperativas acreditan su existencia con la certificación de la Representación Legal expedida por la Superintendencia de Vigilancia y Seguridad privada.

El artículo 45 del Decreto 2150 de 1995 “las cooperativas de trabajo asociado que prestan servicios de vigilancia y seguridad privada se encuentran exentas de registrarse ante las Cámaras de Comercio razón por la cual es la Superintendencia de Vigilancia y Seguridad Privada la encargada de certificar dicha existencia y representación legal.”

Igualmente la ley 454 de 1998 señala en su artículo 63: “los actos de registro e inscripción de las Entidades de la economía solidaria a la que se refiere la presente ley, serán realizados por la Superintendencia a la cual corresponda su supervisión (…)

En este orden de ideas, para el caso de las cooperativas sería aceptable la presentación del documento idóneo que es el certificado expedido por la Superintendencia de Vigilancia y Seguridad Privada que tiene una vigencia de 90 días hábiles, toda vez que las mismas no están obligadas a tener certificado xx Xxxxxx de Comercio por su naturaleza.

RESPUESTA DE LA UNIVERSIDAD

El oferente que participe en el presente proceso de invitación deberá certificar su existencia y representación legal, de acuerdo a su naturaleza y a la instancia competente delegada por la ley que lo expida, conservando la información requerida en el pliego de condiciones.

OBSERVACIÓN:

DECIMA TERCERA OBSERVACIÓN

5.3. DOCUMENTOS DE VERIFICACIÓN TECNICA

5.3.1. Experiencia Técnica

Con el objeto de evaluar la experiencia El OFERENTE deberá allegar con su propuesta, hasta cinco (5) certificaciones de entidades que hayan celebrado contratos

ejecutados al 100% con el OFERENTE como contratista, cuyo objeto sea la prestación del servicio de vigilancia y seguridad privada con medio armado y/o sin medio armado, y/x xxxxxx que hayan sido ejecutados dentro de los cinco (5) últimos años en Colombia contados a partir de la fecha de publicación de esta invitación. Además deben cumplir con los siguientes requisitos:

 La sumatoria de las certificaciones con las que acredite la prestación del servicio de vigilancia y seguridad privada debe ser por un valor mínimo de 10836 SMMLV.

 La ejecución total final de las certificaciones presentadas no deberán ser inferiores a doce meses (12) o el equivalente a treinta (30) días por mes o fracción.

 Cada una de las certificaciones deberá tener calificación del servicio Excelente.

 No se tendrán en cuenta certificaciones de contratos a los que se les haya impuesto sanciones por el RUP, contratante y la superintendencia de vigilancia y seguridad privada.

 En caso de uniones temporales y/o consorcios, cada uno de sus miembros deberá aportar como mínimo una certificación.

OBSERVACION/ Solicitamos a la entidad modificar respetuosamente el numeral tenido en cuenta que la calificación Excelente en el servicio resulta subjetivo y no mide en realidad la calidad del servicio por lo tanto solicitamos que las certificaciones aportadas tengan calificación de un buen servicio ya que no existiría objetividad en la postura actual del requerimiento.

RESPUESTA DE LA UNIVERSIDAD

La Universidad estableció éste criterio como un requisito en el cual convalida la calificación del servicio ejecutado, dado que le interesa contratar una empresa que demuestren la excelencia en la prestación de sus servicios. Adicionalmente, la Universidad considera que la calificación de “excelente” se distancia de la calificación de “bueno” o de “regular”, por tal motivo y en aras de la equidad solo se aceptarán certificaciones calificadas como “excelente”.

Por lo anterior no hay lugar a la solicitud planteada.

OBSERVACIÓN:

5.15) DECIMA CUARTA OBSERVACIÓN

8.2.3.1. Responsabilidad Social

Obtendrá el máximo puntaje el oferente que certifique en por lo menos una certificación de las que trata el numeral 5.3, que vinculó a personas en situación de discapacidad.

En caso de consorcios y/o uniones temporales, el integrante de mayor participación porcentual en esta invitación será quien deba aportarla.

OBSERVACION/ Agradecemos a la entidad que frente al requerimiento pueda precisar en que dependencia o ubicación dentro de la universidad se requiere o prestara servicio el personal discapacitado; esto teniendo en cuenta que en el anexo No 1 no está plasmado el requerimiento por lo tanto la entidad estaría limitado la participación de empresas idóneas que tienen trayectoria y capacidad de servicio; y a su vez se estaría favoreciendo a unas pocas empresas creándose asi una desigualdad participativa; respetuosamente solicitamos a la verificar el numeral ya que si estamos hablando de responsabilidad social existen diversos factores que pueden ser medidos en este ámbito y no se segmentaria solo en el tema de discapacidad, mas aun cuando no esta en la solicitud de personal del anexo No 1 Propuesta económica.

RESPUESTA DE LA UNIVERSIDAD

La Universidad ha considerado importante incluir como parte de los criterios para asignación de puntaje en el ítem de “Responsabilidad Social”, la vinculación específica de personas en situación de discapacidad, mas no como parte de los criterios de habilitación en el proceso, por lo que no se comparte la apreciación de la observación en cuanto al “favorecimiento de empresas” como tampoco con la presunta “desigualdad participativa”; ahora bien, se aclara que el Anexo de Propuesta Económica se reduce a la relación de “puestos de vigilancia”, más no a la condición física de los individuos; sin embargo se aclara que para la vigencia 2013 la Universidad analizará y compartirá con el Contratista las necesidades de cubrimiento de áreas con personas en situación de discapacidad, luego de establecer con el Contratista, los correspondientes y avalados esquemas de seguridad.

FIN DEL DOCUMENTO DE RESPUESTA A OBSERVACIONES

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