AVISO No 1
FECHA: 05 XX XXXXXX DE 2021
AVISO No 1
PROCESO DE LICITACIÓN PÚBLICA No SH-LP-001-2021
(Artículo 30 ley 80 de 1993 modificado por el artículo 224 del Decreto 19 de 2012. )
I. NOMBRE Y DIRECCIÓN DE LA ENTIDAD
La Entidad contratante es el MUNICIPIO DE BUCARAMANGA (S), la Oficina Gestora o Ejecutora responsable del presente proceso de contratación es la Secretaría de Hacienda ubicada en la Xxxxxxx 00 Xx 00-00 xxxx 0 edificio fase II.
II. DIRECCIÓN Y CORREO ELECTRÓNICO DONDE SE ATENDERÁ A LOS INTERESADOS PARA PRESENTACIÓN DE DOCUMENTOS Y LUGAR EL DE CONSULTA:
Las comunicaciones y/o observaciones en el marco del Proceso de Contratación deben realizarse únicamente de manera electrónica, a través de la plataforma SECOP II.
III. OBJETO DEL CONTRATO Y CANTIDADES
3.1. OBJETO DEL PROCESO:
El presente proceso de selección tiene por objeto: “SELECCIÓN DE OPERADORES PARA LA PLANEACIÓN, DISEÑO, ESTRUCTURACIÓN, IMPLEMENTACIÓN Y SEGUIMIENTO DE LA ESTRATEGIA DE FORTALECIMIENTO EMPRESARIAL ENFOCADO A LA REACTIVACIÓN ECONÓMICA DE MICRO, PEQUEÑAS Y MEDIANAS EMPRESAS PRIORIZADAS EN EL MARCO
DEL PROYECTO ESTRATEGICO “PROGRESA BUCARAMANGA” y se encuentra estructurado en dos (02) lotes o grupos respectivamente:
LOTE O GRUPO 1: “PLANEACIÓN, DISEÑO, ESTRUCTURACIÓN E IMPLEMENTACIÓN UNA ESTRATEGIA DE FORTALECIMIENTO EMPRESARIAL ENFOCADO A LA REACTIVACIÓN ECONÓMICA DE MICRO, PEQUEÑAS Y MEDIANAS EMPRESAS PRIORIZADAS EN EL MARCO DEL PROYECTO ESTRATEGICO “PROGRESA BUCARAMANGA”
LOTE O GRUPO 2: “INCORPORACIÓN DE HERRAMIENTA(S) TECNOLOGICA(S) Y SOPORTE ESPECIALIZADO PARA LA CARACTERIZACIÓN, SEGUIMIENTO, ANALÍTICA DE DATOS Y EVALUACIÓN DE IMPACTO DE ESTRATEGIA DE FORTALECIMIENTO EMPRESARIAL ENFOCADO A LA REACTIVACIÓN ECONÓMICA DE MICRO, PEQUEÑAS Y MEDIANAS EMPRESAS PRIORIZADAS EN EL MARCO DEL PROYECTO ESTRATEGICO “PROGRESA BUCARAMANGA”
3.2. ALCANCES Y ESPECIFICACIONES TECNICAS DEL OBJETO CONTRACTUAL PARA EL LOTE O GRUPO 1
Para desarrollar el objeto del contrato y dar cumplimiento cabal al mismo, el contratista se compromete ejecutar las siguientes obligaciones específicas:
1. Ejecutar las siguientes actividades específicas según cada etapa del proyecto:
Etapa 1. Planeación, diseño y estructuración de la estrategia de Convocatoria, evaluación y Selección de las empresas beneficiaria
a) Plan de trabajo
El Operador deberá estructurar y presentar un documento en el que se detalle la estructura metodológica
a utilizar en el proceso de convocatoria, selección y acompañamiento a las empresas basados en tres
(3) pilares:
• Crecimiento empresarial
• Generación de empleo
• Fomento de la formalización empresarial
Deberá tener en cuenta los requisitos mínimos señalados en la sección de entregables
b) A nivel de Comunicaciones
• Diseñar la estrategia y plan de comunicaciones del proyecto progresa Bucaramanga.
• Diseño responsive, ejecución y actualización del sitio web que se requiera para la difusión, inscripción y gestión de la convocatoria a empresas, bajo los lineamientos del área de comunicaciones del Municipio de Bucaramanga.
• Garantizar el registro de todos los integrantes de las empresas postuladas al sitio web que se genere para recibir información oficial sobre la convocatoria y/o demás información que sea pertinente.
• Creación y ejecución de la estrategia de difusión interna y externa del acompañamiento en todas sus etapas (eventos, actividades de posicionamiento), con base al plan de comunicaciones general.
• Ejecución del plan de comunicaciones de la convocatoria para el proyecto Progresa Bucaramanga.
• Diseño de piezas gráficas para redes sociales y web que apoyen el proceso de difusión de la convocatoria del Proyecto Progresa Bucaramanga del Municipio de Bucaramanga, siguiendo los lineamientos y manual de marca indicado por el área de comunicaciones y previa aprobación del equipo de la alcaldía.
• Diseñar y ejecutar estrategias de difusión masiva de la convocatoria a la comunidad en general y a los grupos de interés, incluyendo también asociaciones de emprendimiento, asociaciones o agremiaciones empresariales relacionadas con los sectores priorizados, Facultades de educación superior, redes o programas de egresados y/o graduados, clústeres y demás actores y/o potenciales beneficiarios.
• Coordinar y gestionar contenidos de xxxxxxxx xx xxxxx sociales bajo el lineamiento y estrategias vigentes del área de comunicaciones del Municipio de Bucaramanga, según la periodicidad requerida e indicada por el área encargada.
• Estructurar, gestionar y coordinar el envío de mailing internos periódicos (semanales o mensuales) con contenidos en diferentes formatos, con logros, noticias y casos de éxito a la base de datos de empresarios, emprendedores, medios y aliados del Municipio de Bucaramanga regionales y nacionales.
• Gestionar el seguimiento y actualización constante siguiendo las políticas de uso de datos personales, todas las bases de datos que fueran recolectadas en los diferentes canales, actividades y espacios de relacionamiento de público en general, empresarios, equipo, aliados y medios de comunicación siempre autorizando al Municipio de Bucaramanga para el uso de estas.
• Brindar apoyo en todas las actividades que se requieran al área de comunicaciones del Municipio de Bucaramanga.
c) A nivel Técnico
• Estructurar y entregar al Municipio el documento base para la convocatoria a realizar, estableciendo los requisitos mínimos para la postulación y criterios para la evaluación, selección y focalización de hasta 2.500 empresas a beneficiar.
• Apoyar y destinar recurso humano calificado para la construcción del documento técnico de la convocatoria a empresas incluyendo la evaluación de la convocatoria, la verificación de requisitos mínimos, aplicación de criterios de priorización y focalización previamente establecidos.
• Diseñar, programar y ejecutar actividades de sensibilización y aclaración de dudas, sesiones 1 a 1 con los integrantes de las empresas postuladas para atender dudas en postulación a la convocatoria a empresas, talleres y/o webinar de sensibilización y socialización sobre la fase de convocatoria y la documentación requerida para la misma, así como las demás actividades que considere necesarias para el cumplimiento del objetivo.
• Organizar las sesiones de paneles de evaluación, destinando recurso humano calificado e idóneo para ejecutar el proceso de evaluación de las empresas postuladas en el proceso con cumplimiento de requerimientos.
• Adelantar procesos adicionales de sensibilización para preparación de las empresas previo a la revisión de criterios. Estos procesos podrán desarrollarse a través de talleres, sesiones uno a uno, webinar o las actividades que considere necesario para cumplir con entregar la información de cara a las empresas.
• Evaluar a las empresas postulas una vez culmine la(s) fecha(s) de cierre de la convocatoria a empresas y contratar el equipo idóneo para hacer las respectivas sesiones de evaluación de las empresas que dan cumplimiento a los requisitos (Este proceso no puede sobrepasar una ejecución mayor a quince (15) días Calendario.
• Definir el tiempo promedio requerido para cada sesión de evaluación a empresas, de acuerdo a los criterios de evaluación definidos en los términos de la convocatoria a empresas.
Anotación: La duración de la sesión de evaluación por empresa corresponderá a un máximo (2) horas.
• Las evaluaciones a las empresas que se realicen deberán constar con las correspondientes actas en las que se especifique el puntaje obtenido y los comentarios del personal que las evalúa, ello con el fin de contar con las observaciones correspondientes en caso de eventuales reclamaciones.
• Apoyo técnico en la atención de reclamaciones y objeciones a la evaluación.
• Conformación del Banco de Elegibles
• Consolidado de aclaraciones
• Listado definitivo de empresas seleccionadas
• De acuerdo con el número de postulaciones y/o evaluaciones a empresas que se realicen durante el proyecto, y en caso de requerirse, el contratista deberá garantizar mecanismos o estrategias de orientación y/o apoyo adicional para aquellas empresas que siendo potenciales beneficiarios del proyecto no hayan podido acceder por ausencia de documentación o requisitos mínimos que puedan ser subsanados y acceder en siguientes cortes de la convocatoria.
Etapa 2. Diagnóstico, hoja xx Xxxx por empresa, acompañamiento e Informes
a) A nivel de Comunicaciones
• Creación de contenidos escritos como artículos, foto noticias, boletines, comunicados, Talking Points, libretos y guiones sobre casos de éxito, avances, noticias, eventos y demás información relevante sobre el proyecto Progresa Xxxxxxxxxxx y los empresarios acompañados.
• Ejecución de la estrategia de difusión interna y externa del acompañamiento en todas sus etapas (eventos, actividades de posicionamiento), con base al plan de comunicaciones general.
• Diseño de piezas gráficas para redes sociales y web que apoyen el proceso de difusión del Acompañamiento, logros, noticias, de los empresarios acompañados en el Proyecto Progresa Bucaramanga del Municipio de Bucaramanga, siguiendo los lineamientos y manual de marca indicador por el área de comunicaciones.
• Creación de contenidos escritos como artículos, foto noticias, boletines, comunicados, Talking Points, libretos y guiones sobre casos de éxito, avances, noticias, eventos y demás información relevante sobre el proyecto Progresa Xxxxxxxxxxx y los empresarios acompañados.
• Ejecución del plan de comunicaciones general para el proyecto Progresa Bucaramanga.
• Brindar apoyo en todas las actividades que se requieran al área de comunicaciones del Municipio de Bucaramanga.
• El Contratista deberá garantizar como mínimo un Coordinador de Comunicaciones y un Comunity Manager con disponibilidad del 100% para el presente proyecto.
b) A nivel Técnico
• De acuerdo a la propuesta presentada por el Operador con los lineamientos técnicos y metodológicos se debe construir el instrumento correspondiente para realizar el diagnóstico por empresa.
• Con base en el diagnóstico se debe estructurar la correspondiente hoja xx xxxx para el acompañamiento y fortalecimiento empresarial de las empresas beneficiarias, definiendo las acciones a corto plazo y la asignación de horas en función de conseguir los objetivos planteados en cada una de las hojas xx xxxx.
• El diagnóstico y hoja xx xxxx será desarrollado por el operador para las (2.500) empresas beneficiadas, para ello debe disponer de un equipo de profesionales idóneo y trabajar sobre seis (6) áreas temáticas: Finanzas y Contabilidad, Aspectos Tributarios y jurídicos, Logística, Gestión comercial, Tecnología y Producto, Mercadeo y Marketing Digital.
• El diagnóstico debe contener el análisis de la Matriz DOFA en cada una de las áreas claves, previamente definidas.
• En la hoja xx xxxx se deben indicar los hitos, metas o resultados esperados por cada área en la que se evidencien oportunidades de mejora e indicar con qué herramientas la empresa puede apoyarse para la consecución de los mismos, así mismo, se debe definir el tiempo o plazo en el que deberán ejecutarse dichas actividades.
Anotaciones:
El valor de referencia de horas para la ejecución del diagnóstico y hoja xx xxxx de las empresas corresponde a hasta doce (12) horas por empresa.
Una vez seleccionada la empresa y notificada como beneficiaria, se indica que la construcción de diagnóstico y Hoja xx Xxxx no puede sobrepasar los quince (15) días calendario.
• Para la fase de acompañamiento de las dos mil quinientas (2.500) empresas, el operador debe ejecutar mínimo diez (10) horas por empresa, en las que se deberá priorizar hasta tres (3) áreas claves de acuerdo al nivel de madurez empresarial, a las necesidades puntuales de cada empresa y a lo indicado en su hoja xx xxxx.
• Con el fin complementar y facilitar la mayor generación de valor a las dos mil quinientas (2.500) empresas, el operador debe disponer de mínimo seis (6) horas para cada empresa, distribuidas específicamente en (3) tres tipos de actividades como lo son: Actividades de Relacionamiento y/o Agendamiento Estratégico, Actividades de mejoramiento de capacidades en forma grupal considerando aspectos como tamaño de empresa y sector y actividades en consultorías de profundización complementaria en alguna de las áreas claves mencionadas con asesores especializados.
• Realizar los informes finales para las dos mil quinientas (2.500) empresas, que indiquen el avance periódico del acompañamiento en línea con la propuesta técnica y el cronograma de ejecución propuesto por el operador.
• De otra parte, el operador debe consolidar un informe de las dos mil quinientas (2.500) empresas, sobre el resultado del acompañamiento por empresa, por sector y por tamaño de la empresa, con el fin de identificar patrones y riesgos frente a las dinámicas empresariales, adicionalmente que dentro del mismo se incluya recomendaciones para Perfilamiento para financiación.
• El operador también debe realizar un informe general a nivel técnico y administrativo que incluya las lecciones aprendidas del proceso de acompañamiento a las dos mil quinientas (2.500) empresas focalizadas.
Anotaciones:
El valor de referencia para construcción los informes finales de las empresas y los respectivos consolidados corresponde a tres (3) horas por empresa.
La periodicidad establecida para la entrega de los informes parciales se definirá junto con el equipo dispuesto por el Municipio de Bucaramanga, una vez se inicie la ejecución del proyecto.
Una vez finalizado el acompañamiento una empresa no puede sobrepasar los quince (15) días calendario en realizar y entregar informe final.
2. PERFIL DE LAS EMPRESAS A ACOMPAÑAR
El proyecto Bucaramanga Progresa busca focalizar y acompañar 2500 Micro, Pequeñas y medianas empresas del municipio de Bucaramanga que cuenten con las siguientes características:
a) Constituidas legalmente en Colombia en el municipio de Bucaramanga, que cuenten con registro mercantil vigente en la Cámara de Comercio de Bucaramanga.
b) No deben estar actualmente en proceso de insolvencia o reestructuración ni estar en proceso de liquidación.
c) Deben contar con un producto o servicio disponible en el mercado, que está siendo comercializado y usado por clientes.
d) Deben corresponder principalmente a los sectores priorizados por la administración municipal.
e) Deben contar con inscripción vigente o en trámite en el registro de Industria y Comercio del Municipio de Bucaramanga.
3. COBERTURA GEOGRÁFICA
El presente proyecto se ejecutará en el Municipio de Bucaramanga y los servicios serán prestados a empresas del Municipio de Bucaramanga.
4. PROPUESTA DE VALOR PARA LAS EMPRESAS
Como propuesta de reactivación económica del tejido empresarial en el municipio de Bucaramanga frente a la crisis del Covid19 y para afrontar los retos a las problemáticas de las empresas en temas de inversión, fortalecimiento del capital humano, tecnología y conocimiento aplicado se plantea este proyecto de acompañamiento que contribuya a la reactivación económica.
Inicia con la etapa de convocatoria, donde se busca que las empresas conozcan la oferta y se postulen; después de esto inicia la etapa de selección, donde se eligen las empresas que cumplan con los requisitos y obtengan el mayor puntaje en el panel de evaluación, para iniciar con ellas el acompañamiento.
En la etapa de acompañamiento las empresas serán diagnosticadas, se diseñará una hoja xx xxxx para iniciar su proceso de acompañamiento.
5. ACTORES QUE INTERVENDRÁN EN EL PROCESO DE ACOMPAÑAMIENTO
Como se muestra en la siguiente gráfica, el Operador seleccionado deberá brindar soporte y acompañamiento, de comunicaciones, técnico y administrativo apoyado en un equipo de asesores técnicos que a continuación se detallan:
6. PERSONAL MÍNIMO REQUERIDO
Para la ejecución del contrato el contratista deberá garantizar como mínimo el siguiente equipo de trabajo:
CARGO | CANTIDA D MÍNIMA | DISPONIBILIDAD | FORMACION MÍNIMA Y EXPERIENCIA |
COORDINA- DOR(ES) METODOLÓ- GICO(S) | 10 | 100% | Formación profesional: Acreditar formación profesional en cualquier área de conocimiento. Experiencia Especifica: Acreditar mínimo cuatro (4) años de experiencia especifica en procesos de acompañamiento y fortalecimiento empresarial. De los cuales al menos un (01) año necesariamente debe corresponde a un rol de liderazgo en el que imparta directrices a nivel metodológico para fortalecimiento o acompañamiento empresarial. |
GERENTE DE PROYECTO | 1 | 100% | Formación profesional: Acreditar formación profesional en áreas afines a Administración o Ingeniería Industrial o Comercio Internacional o Economía. Experiencia Especifica: Acreditar mínimo cuatro (4) años de experiencia especifica en cargos afines a la gerencia, coordinación o dirección o liderazgo de proyectos de procesos relacionados con fortalecimiento o acompañamiento empresarial. |
ASESORES EN ÁREAS TEMÁTICAS COMO: 1)Finanzas y Contabilidad 2)Aspectos Tributarios y jurídicos 3) Logística 4) Gestión comercial 5) Tecnología y Producto 6) Mercadeo y Marketing Digital | 150 | 100% | Formación profesional: Acreditar formación profesional en áreas afines a las relacionadas al área temática a desarrollar dentro del proceso de acompañamiento. Experiencia general: Xxxxxx tres (3) años de experiencia profesional y relacionada en la temática a abordar dentro del proceso de acompañamiento. Nota: Se deberá garantizar como mínimo veinte (20) asesores por cada una de las áreas temáticas (Finanzas y Contabilidad, Aspectos jurídicos tributarios, Logística, Gestión comercial, Tecnología y Producto, Mercadeo y Marketing Digital), los 30 restantes deben entregarse a discreción del operador de acuerdo con su experiencia en las áreas temáticas definidas |
Nota: En todo caso el contratista seleccionado deberá disponer de recurso humano profesional y asistencial adicional al mínimo indicado en su propuesta a fin de optimizar los procesos y obtener mayor eficiencia en la ejecución del proyecto, y sin que esto represente un mayor costo para la Entidad.
7. MEDIOS PARA LA ATENCIÓN Y ACOMPAÑAMIENTO
Para la ejecución del contrato el contratista deberá garantizar los siguientes medios para la atención y acompañamiento:
DESCRIPCIÓN | ESPECIFICACIONES |
MEDIOS PARA LA ATENCIÓN Y ACOMPAÑA MIENTO | El operador deberá disponer de toda la infraestructura tecnológica, herramientas tecnológicas y de datos para que le permitan garantizar como mínimo un acompañamiento en un 90% de manera virtual en condiciones de eficiencia y calidad. En atención a la complejidad del proyecto, el número de empresas a impactar y la diversidad de las mismas y con el fin de brindar una mejor atención a las empresas participantes que tengan dificultades de conectividad o apropiación tecnológica; se requiere que el contratista disponga de un espacio de trabajo u oficina propio o alquilado en Bucaramanga en el cual se garantice atención presencial para empresas que así lo requieran, así como la recepción y organización documental, sala de reuniones, data center, atención xx xxxxxxxxx, entre otros procesos asociados al proyecto. En centro que disponga deberá cumplir con protocolos de bioseguridad COVID -19 de conformidad con los lineamientos del Ministerio de Salud. En todo caso el contratista deberá disponer de todas las herramientas tecnológicas y equipos suficientes para la captura de información, procesamiento y análisis de datos, construcción metodológica, generación de reportes, atención a empresas, entre otros. |
8. ENTREGABLES
ETAPA | TIPO DE ENTREGABLE | DESCRIPCIÓN ENTREGABLE |
PLANEACIÓN | PLAN DE TRABAJO | El operador deberá presentar un documento en el que se detalle la estructura metodológica a utilizar en el proceso de acompañamiento a las empresas basados en tres (3) pilares: • Crecimiento empresarial • Generación de empleo • Fomento de la formalización empresarial Dicho documento debe contener como mínimo lo siguiente: • Cronograma • Plan de trabajo general a nivel técnico y de comunicaciones. • Proceso metodológico (actividades, métodos, herramientas y recursos) en el que se abarquen cada una de las fases: convocatoria, evaluación, selección, acompañamiento, evaluación, y que permitan la consecución de los entregables. • Plan de disposición de Recursos y capacidades que debe incluir las Herramientas tecnológicas a utilizar. • Plan de gestión del riesgo que contemple la identificación, el análisis cualitativo, cuantitativo, la planificación, implementación y monitoreo de la respuesta a los riesgos identificados para la correcta ejecución del proyecto dentro los lineamientos establecidos en buenas prácticas de gestión de proyectos como el Project Management Institute (PMI) - Valor agregado por el operador |
CONVOCATO RIA | Documento técnico con los términos de referencia para la convocatoria para focalización y priorización de las empresas que contenga como mínimo lo siguiente: ▪ Objetivos de la convocatoria ▪ Perfil de las empresas a focalizar y priorizar. ▪ Requisitos habilitantes de las empresas. ▪ Criterios de evaluación Selección de las empresas beneficiarias. ▪ Criterios de desempate ▪ Cronograma de la convocatoria. ▪ Conformación del banco de elegibles y final ▪ Forma de reclamaciones ▪ Forma de Postulación a la convocatoria ▪ Oferta o beneficios a los empresarios. Este documento debe contener la información solicitada en línea | Este documento debe contener la información solicitada en línea con la situación actual del municipio del Bucaramanga para poder establecer los requisitos mínimos de selección de las empresas y la forma en que se evaluará y se puntuará, así mismo, deberá indicar el equipo que conformará el comité evaluador. Nota: Una vez presentado el documento se revisará con el equipo del contratante los términos y su publicación dependerá de que las dos partes estén de acuerdo. Igualmente deberá realizarse una infografía en la que se le pueda indicar a las empresas postulantes cual sería la metodología de acompañamiento de acuerdo con la propuesta metodológica del operador |
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con la situación actual del municipio del Bucaramanga para poder establecer los requisitos mínimos de selección de las empresas y la forma en que se evaluará y se puntuará, así mismo, deberá indicar el equipo que conformará el comité evaluador. Nota: Una vez presentado el documento se revisará con el equipo del contratante los términos y su publicación dependerá de que las dos partes estén de acuerdo. | |||
Informe de Convocatoria | Documento que describe las actividades y el resultado difusión de la convocatoria, una vez se apertura. Este debe contener el resultado de la estrategia y plan de comunicaciones. | ||
Plan de Comunicaciones | Documento que relaciona la estrategia y plan de comunicaciones a desarrollar en el Proyecto Progresa Bucaramanga. Nota: este documento debe ser entregado como máximo una semana después de haberse formalizado el proceso contractual. | ||
EVALUACIÓN | Informe cumplimiento de los requisitos mínimos. | Informe que reporte el cumplimiento de los requisitos mínimos de las empresas postuladas para poder citarlas a evaluación. | |
Actas de evaluación | Documento que presenta los criterios de evaluación previamente establecidos, sus puntuaciones, el resultado con el puntaje final de las empresas evaluadas y los perfiles del comité evaluador que intervienen en el proceso con las respectivas observaciones. | ||
Acuerdos de confidencialidad | Documento que indique que la información presentada por los equipos durante el panel queda en la confidencialidad de la sesión y debe estar firmado por cada uno de los evaluadores que intervenga en el proceso, así como el equipo de apoyo presente durante la evaluación. | ||
SELECCIÓN | Banco de Elegibles | Documento en el que se indica el listado de las empresas evaluadas ordenadas de mayor a menor puntaje, para establecer el orden de elegibilidad, adicionalmente el estatus del proceso (Elegible / No Elegible) de acuerdo los criterios de focalización previamente establecidos. | |
Listado definitivo de seleccionados | Documento en el que se indica el listado de las 2.500 empresas seleccionadas para ser acompañadas en el proceso de acuerdo con la oferta estipulada. | ||
ACOMPAÑAMI ENTO | Diagnóstico | Instrumento que resuma el estado actual de las empresas seleccionadas de acuerdo a los seis (6) ejes temáticos (Finanzas y Contabilidad, Aspectos Tributarios y jurídicos, Logística, Gestión comercial, Tecnología y Producto, Mercadeo y Marketing Digital. | |
Hoja xx Xxxx | Documento que contiene una serie de acciones y actividades a realizar por las empresas y el equipo de asesores en cada uno de los ejes temáticos. | ||
Soportes y registros del acompañamiento | Los acompañamientos y asesorías que se realicen a las empresas deberán estar debidamente registrados mediante acta en documentos físicos o electrónicos, que cómo mínimo debe indicar fecha, hora, participantes y el desarrollo de cada una de las asesorías. | ||
Informes parciales y final del Resultado de acompañamiento. | Informes parciales que indiquen el avance periódico del acompañamiento en línea con la propuesta técnica y el cronograma. Informe sobre el resultado del acompañamiento por empresa, por sector y por tamaño de la empresa con el fin de identificar patrones y riesgos frente a las dinámicas empresariales, adicionalmente, que dentro del mismo se incluya recomendaciones para perfilamiento para financiación. | ||
Informe general de Comunicaciones | Informe en el que se indique las actividades realizadas descritas en el plan de comunicaciones, así como los casos de éxito promovidos y el contenido generado durante el desarrollo del proyecto Progresa Bucaramanga. | ||
Informe general | Documento que resume a nivel Técnico y Administrativo la ejecución del proceso de las dos mil quinientas (2.500) empresas y que incluye las lecciones aprendidas del mismo. |
9. PROPIEDAD INTELECTUAL DE LA INFORMACIÓN
Toda la información, bases de datos, documentación y entregables que se produzcan con ocasión del
presente contrato, serán de propiedad exclusiva del Municipio de Bucaramanga. En ninguna circunstancia podrá ser difundida con terceros ajenos al Municipio de Bucaramanga sin la previa autorización expresa del mismo.
Durante la etapa de diseño, planeación e implementación del proyecto se deberá dar estricto cumplimiento a las políticas de seguridad de la información y protección de datos personales establecidos en la ley, el reglamento y por el Municipio de Bucaramanga.
PARA EL LOTE O GRUPO 2.
Para desarrollar el objeto del contrato y dar cumplimiento cabal al mismo, el contratista se compromete a:
1. Ejecutar las siguientes actividades específicas según cada etapa del proyecto:
Etapa 1. Diagnóstico por empresa, Hoja xx Xxxx y acompañamiento
1. Hacer entrega de un plan de trabajo para su respectiva validación y aprobación por parte de la Administración Municipal, acorde a los requerimientos establecidos en la sección de entregables.
2. Establecer una línea base para dos mil quinientas (2.500) Empresas con indicadores estratégicos y facilitar la gestión en tiempo real y análisis técnico de los mismos durante las etapas de acompañamiento, de igual manera posterior a esta etapa para aquellas compañías beneficiarias de recursos adicionales.
3. Generar informes periódicos y a demanda del desempeño y avance de las compañías beneficiarias, permitiendo el seguimiento a las compañías mediante herramientas de Inteligencia de Negocios como Dashboards y/o Tableros de Visualización de Indicadores, y facilitando la generación de alertas tempranas frente a riesgos potenciales en el avance de las compañías.
4. Hacer una evaluación de riesgo en función de criterios estratégicos para la identificación de compañías que puedan ser favorecidas con la asignación de recursos adicionales al finalizar la etapa de acompañamiento.
5. Realizar análisis e informe final de evaluación de impacto del proceso de acompañamiento en función del desempeño de las compañías frente a su línea base
6. El contratista deberá prestar el servicio de soporte y mantenimiento conforme a los ANS establecidos.
Etapa 2. Disponibilidad del acceso a la herramienta
• El operador deberá garantizar credenciales de acceso y disponibilidad de la herramienta tecnológica, durante toda la ejecución del contrato y hasta por doce (12) meses después de la finalización de la etapa de acompañamiento.
• El operador deberá generar informes que indiquen alertas y reportes dinámicos del estado de cada empresa beneficiaria de recursos adicionales.
• Realizar análisis e informe final de evaluación de impacto y un análisis e informe de impacto de las compañías que fueron beneficiarias de recursos adicionales posteriores al acompañamiento.
2. PERFIL DE LAS EMPRESAS A CARACTERIZAR
El proyecto Bucaramanga Progresa busca focalizar y acompañar a dos mil quinientas (2.500) Micro, Pequeñas y medianas empresas del municipio de Bucaramanga que cuenten con las siguientes características:
a. Constituidas legalmente en Colombia en el municipio de Bucaramanga, que cuenten con registro mercantil vigente en la Cámara de Comercio de Bucaramanga.
b. No deben estar actualmente en proceso de insolvencia o reestructuración ni estar en proceso de liquidación.
c. Deben contar con un producto o servicio disponible en el mercado, que está siendo comercializado y usado por clientes.
e. Deben corresponder principalmente a los sectores priorizados por la administración municipal.
f. Deben contar con inscripción vigente o en trámite en el registro de Industria y Comercio del Municipio de Bucaramanga.
3. COBERTURA GEOGRÁFICA
El presente proyecto se ejecutará en el Municipio de Bucaramanga y los servicios serán prestados a empresa del Municipio de Bucaramanga.
4. ACTORES QUE INTERVENDRÁN EN EL PROCESO DE CARACTERIZACIÓN, SEGUIMIENTO, ANALITICA DE DATOS Y EVALUACIÓN DE IMPACTO DE ESTRATEGIA
Como se muestra en la siguiente gráfica, el operador seleccionado deberá garantizar la caracterización, seguimiento, analítica de datos y evaluación de impacto de estrategia como se detalla a continuación:
5. PERSONAL MÍNIMO REQUERIDO
Para la ejecución del contrato el contratista deberá garantizar como mínimo el siguiente equipo de trabajo:
CARGO | CANTIDAD MÍNIMA | DISPONIBILIDAD | FORMACION MÍNIMA Y EXPERIENCIA |
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PROJECT MANAGER | 1 | 100% | Formación profesional: Acreditar formación profesional en áreas afines a ingeniería informática o de sistemas o afines. Acreditar certificados en PMP y/o en metodologías ágiles SCRUM. Experiencia Especifica: Acreditar Experiencia de mínimo cinco (5) años en el desarrollo y/o implantación de Herramientas y/o Soluciones Digitales Empresariales y en el manejo de proyectos. | |||
PERSONAL DE CARGUE Y GESTIÓN DE BASE DE DATOS | 3 | 100% | Formación profesional: Acreditar formación Profesional en áreas afines a ingeniería informática, o de sistemas o afines. Experiencia Específica: Acreditar experiencia mínima de tres (3) años en Cargue y gestión de Base de Datos, para el apoyo y acompañamiento de los procesos de análisis y BI que son requeridos a lo largo del acompañamiento y post- acompañamiento de las empresas. | |||
Nota: El contratista seleccionado deberá disponer de recurso humano profesional y asistencial adicional al mínimo requerido a fin de optimizar los procesos y obtener mayor eficiencia en la ejecución del proyecto, y sin que esto represente un mayor costo para la Entidad.
6. REQUERIMIENTOS TECNOLÓGICOS MÍNIMOS DE LA HERRAMIENTA DE CARACTERIZACIÓN A IMPLEMENTAR
ÍTEM | REQUISITO |
1 | Arquitectura |
El interesado deberá acreditar que cuenta con los siguientes requerimientos • Herramienta(s) en arquitectura Cloud • Herramienta(s) con capacidad de almacenar gestionar y publicar altos volúmenes de datos (Big Data) • Herramienta con un modelo SAAS, con acceso • Capacidad de Interoperabilidad con datos externos a través de API Rest o Web Services. • Herramienta de alta disponibilidad, superior al 98% al aire de disponibilidad 24/7 y 365 días. | |
2 | Accesos a la herramienta Digital |
Se requiere que el interesado cuente con mínimo dos mil quinientos (2500) credenciales para el ingreso, almacenamiento y gestión de la información de las empresas beneficiarias. Adicionalmente, se requieren cincuenta (50) credenciales administrativas para la gestión y reporte de información. | |
3 | Técnicos |
La herramienta digital del interesado deberá contar con: • Funcionalidad para el ingreso de la información empresarial estratégica, táctica y operativa clasificada con objetivos, metas, indicadores en verticales como: comercial, financiera, tributaria, tecnología, administrativa, logística, entre otras • Funcionalidad para la creación del perfil de cada empresa y la generación de su Línea Base con los valores producidos en el diagnóstico de cada compañía. • Funcionalidad para la gestión de la información por empresa, sector, y general, con cuadros de mando/ dashboard, con herramientas, diagramas, visualizaciones especiales para el seguimiento de todos los indicadores de la empresa, idealmente basado o pueda ser adoptado en una metodología como BSC, OKR, KPI entre otras. • Funcionalidad que permita el análisis y la generación de informes periódicos y a demanda en diferentes formatos relacionados a la ejecución del acompañamiento y post-acompañamiento de cada empresa beneficiaria. • Funcionalidad que permita el análisis de riesgos y la generación de alertas tempranas de potenciales riesgos que afecten la continuidad de la empresa o que sean anómalos infringiendo normas o la legislación nacional vigente. • Funcionalidades genéricas de BI para análisis descriptivos de los diferentes indicadores por diferentes criterios y en diferentes periodos de tiempo. • Funcionalidades para la exportación de los datos en diferentes formatos y en diferentes periodos de tiempo. • El interesado deberá aportar los Manuales de funcionamiento y contenidos en video para el uso de la herramienta. | |
4 | Acuerdos de Niveles de Servicio |
El interesado debe contar con unos Acuerdo Nivel de Servicio (ANS) Los acuerdos de Niveles de Servicio deberán estar basados en las mejores prácticas de ITIL®, contemplando métricas de rendimiento, calidad de trabajo, Velocidad de Respuesta y Métricas de Eficiencia. Se espera que se incluya por ejemplo los tipos de incidentes así como sus criticidades, los canales de atención, los Tiempos de Resolución, Tiempo de Respuesta, Reglas de Escalamiento, Tipos de criticidades, restricciones, entre otros. Como mínimo deben plantearse disponibilidades reales superiores al 98%, atención 24/7 Multicanal, los requerimientos deberán gestionarse a través de una herramienta xx Xxxx de Ayuda y se deberá contar |
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con personal exclusivo en soporte y mantenimiento (tres (3) profesionales mínimos) para la atención del proyecto y tiempos de respuesta acordes a clientes corporativos de alta prioridad |
Nota: El operador deberá entregar una carta en la que se compromete a realizar mínimo seis (6) sesiones de capacitación, una de ellas destinada al personal administrativo (incluye personal técnico y administrativo del operador que ejecutará el acompañamiento a Empresas, Personal delegado por parte del municipio de Bucaramanga), las demás capacitaciones se deben realizar a las empresas beneficiarias al inicio de cada ciclo de acompañamiento.
7. DISPONIBILIDAD DE HERRAMIENTAS TECNOLOGICAS ADICIONALES O COMPLEMENTARIAS
Para la ejecución del contrato el contratista deberá garantizar deberá disponer de todas las herramientas tecnológicas y requerimientos de software adicionales suficientes para la captura de información, procesamiento y análisis de datos, construcción metodológica, soporte, capacitación, entre otros.
8. ENTREGABLES
ETAPA | TIPO DE ENTREGABLE | DESCRIPCIÓN ENTREGABLE |
ACOMPAÑAMIENTO (De 2500 Empresas) | Plan de Trabajo | Plan de trabajo que contemple los cronogramas, actividades y recursos para la ejecución del objeto de la presente convocatoria, donde se incluya un plan para la gestión del riesgo que contemple la identificación, el análisis cualitativo, cuantitativo, la planificación, implementación y monitoreo de la respuesta a los riesgos identificados para la correcta ejecución del proyecto dentro los lineamientos establecidos en buenas prácticas de gestión de la seguridad y privacidad de la información acordes a la NTC-ISO/IEC 27001. |
Informe del Diagnóstico y hoja xx xxxx | Informe que detalle la línea base con los indicadores de las empresas. | |
Informe Periódico Acompañamiento | Informe que indique alertas y reportes dinámicos del estado de cada compañía | |
Informe Final de Acompañamiento | Documento que resume a nivel Técnico la ejecución del proceso y que incluye evaluación de impacto del proceso | |
Informe de Asignación de recursos | Informe que indique el análisis de riesgos a partir de la información recolectada para la asignación de recursos adicionales a las empresas que finalicen el acompañamiento. | |
POST- ACOMPAÑAMIENTO (Solo 500 Empresas) | Informe periódico de avance | Informe que indique alertas y reportes dinámicos del estado de cada compañía |
Informe final | Documento que resume a nivel Técnico la ejecución del proceso y que incluye evaluación de impacto del proceso. |
9. PROPIEDAD INTELECTUAL DE LA INFORMACIÓN
Toda la información, documentación, bases de datos y entregables que se produzcan con ocasión del presente contrato, serán de propiedad exclusiva del Municipio de Bucaramanga. En ninguna circunstancia podrá ser difundida con terceros ajenos al Municipio de Bucaramanga sin la previa autorización expresa del mismo.
Durante la etapa de diseño, planeación e implementación del proyecto se deberá dar estricto cumplimiento a las políticas de seguridad de la información y protección de datos personales establecidos en la ley, el reglamento y por el Municipio de Bucaramanga.
IV. MODALIDAD DE SELECCIÓN DEL CONTRATISTA
La modalidad de selección a emplear para el desarrollo del presente proceso contractual es la Licitación Pública de conformidad con lo establecido en el artículo 2 numeral 1 de la ley 1150 de 2007, el cual establece:
“1. Licitación pública. La escogencia del contratista se efectuará por regla general a través de licitación pública, con las excepciones que se señalan en los numerales 2, 3 y 4 del presente artículo.
AVISO DE LICITACIÓN PÚBLICA | Código: | |
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Cuando la entidad estatal así lo determine, la oferta en un proceso de la licitación pública podrá ser presentada total o parcialmente de manera dinámica mediante subasta inversa, en las condiciones que fije el reglamento” (negrilla fuera de texto)
Se acude a esta modalidad de selección teniendo en cuenta que el tipo de contrato a celebrar, su alcance y el valor estimado del mismo no se enmarca dentro de ninguna de las excepciones consagradas en los numerales 2,3,4 y 5 del artículo 2 de la ley 1150 de 2007.
V. PLAZO ESTIMADO DEL CONTRATO.
El o los futuros contratos que se deriven del presente proceso contractual tendrán un plazo de ejecución desde la suscripción del acta de inicio y hasta el 31/12/2021, plazo que será contado a partir de la fecha de inicio del mismo, una vez se cumplan los requisitos de perfeccionamiento y ejecución dispuestos en el artículo 41 de la ley 80 de 1993.
VI. FECHA LÍMITE, LUGAR Y FORMA DE PRESENTACIÓN DE OFERTAS
Las ofertas deberán presentarse de conformidad con la fecha, forma y lugar estipulado en el pliego de condiciones, es decir a través de la plataforma SECOP II de acuerdo con la fecha límite establecida en el cronograma del presente proceso de selección, en el cual se tiene previsto como fecha límite para entrega de ofertas el día 06/09/2021, Hasta las 08:00 am.
VII. VALOR ESTIMADO DEL CONTRATO Y CERTIFICADO DE DISPONIBILIDAD.
El presupuesto estimado para el PROCESO CONTRACTUAL a adelantar asciende a la suma de NUEVE MIL NOVENTA Y TRES MILLONES OCHOCIENTOS CINCO MIL NOVECIENTOS OCHENTA Y SEIS
PESOS M/CTE ($ 9.093.805.986), de acuerdo con el presupuesto oficial estimado para cada uno de los siguientes dos lotes o grupos que lo integran:
Número de lote o grupo | Objeto del proyecto, lote o grupo | Plazo del contrato | Valor presupuesto oficial (pesos incluido IVA) | Lugar(es) de ejecución del contrato |
Lote o Grupo 1 | “PLANEACIÓN, DISEÑO, ESTRUCTURACIÓN E IMPLEMENTACIÓN UNA ESTRATEGIA DE FORTALECIMIENTO EMPRESARIAL ENFOCADO A LA REACTIVACIÓN ECONÓMICA DE MICRO, PEQUEÑAS Y MEDIANAS EMPRESAS PRIORIZADAS EN EL MARCO DEL PROYECTO ESTRATEGICO “PROGRESA BUCARAMANGA” | Hasta el 31/12/2021 | $ 7.909.658.003 | Municipio de Bucaramanga |
Lote o Grupo 2 | “INCORPORACIÓN DE HERRAMIENTA(S) TECNOLOGICA(S) Y SOPORTE ESPECIALIZADO PARA LA CARACTERIZACIÓN, SEGUIMIENTO, ANALÍTICA DE DATOS Y EVALUACIÓN DE IMPACTO DE ESTRATEGIA DE FORTALECIMIENTO EMPRESARIAL ENFOCADO A LA REACTIVACIÓN ECONÓMICA DE MICRO, PEQUEÑAS Y MEDIANAS EMPRESAS PRIORIZADAS EN EL MARCO DEL PROYECTO ESTRATEGICO “PROGRESA BUCARAMANGA” | Hasta el 31/12/2021 | $ 1.184.147.983 | Municipio de Bucaramanga |
El valor estimado es incluido IVA y demás impuestos, tasas, retenciones y contribuciones que se causen por el hecho de su celebración, ejecución y liquidación, si a ello hubiere lugar; el o los contratos a celebrar se encuentran respaldados con cargo a los siguientes rubros presupuestales:
No de CDP | Código y nombre del Rubro presupuestal | Valor |
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00003500 | 2.3.2.02.02.007.3502012.201- SERVICIO DE APOYO PARA LA MODERNIZACION Y FOMENTO DE LA INNOVACION EMPRESARIAL ($4.500.000.000) | $7.909.658.003 | |
2.3.2.02.02.008.3502019.201- SERVICIO DE ASISTENCIA TECNICA Y ACOMPAÑAMIENTO PRODUCTIVO Y EMPRESARIAL ($1.407.065.248) | |||
2.3.2.02.02.008.4599031.201- SERVICIO DE ASISTENCIA TECNICA ($2.002.592.755) | |||
00003501 | 2.3.2.02.02.008.3502019.201- SERVICIO DE ASISTENCIA TECNICA Y ACOMPAÑAMIENTO PRODUCTIVO Y EMPRESARIAL ($1.184.147.983) | $1.184.147.983 | |
VIII. ACUERDOS COMERCIALES QUE COBIJAN LA CONTRATACION
El proceso de contratación está cubierto por los siguientes Acuerdos Comerciales y por la Decisión 439 de la Secretaría de la Comunidad Andina de Naciones (CAN):
País | Entidad estatal incluida | Umbral (para servicios) | Excepción aplicable al Proceso de Contratación | Proceso de Contratación cubierto por el Acuerdo Comercial | |
Alianza Pacífico | Chile | SI | $945.406.000 COP | No aplica | SI |
México | NO | ||||
Perú | SI | $945.406.000 COP | No aplica | SI | |
Canadá | NO | ||||
Chile | SI | $855.180.000 | No aplica | SI | |
Xxxxx | NO | ||||
Xxxxx Rica | SI | $1.542.903.600 | No aplica | SI | |
Estados Unidos | NO | ||||
Estados AELC (Islandia, Liechtenstein, Noruega y Suiza) | SI | $947.235.394 | No aplica | SI | |
México | NO | ||||
Triángulo Norte | El Salvador1 | SI | $772.247.100 | No aplica | SI |
Guatemala | SI | $772.247.100 | No aplica | SI | |
Honduras | NO | ||||
Unión Europea | Unión Europea | SI | $938.656.236 | No aplica | SI |
En consecuencia, la entidad concederá trato nacional a proponentes y servicios de los Estados que cuenten con un Acuerdo Comercial que cubra el proceso de contratación.
Adicionalmente, los proponentes de Estados con los cuales el Gobierno Nacional haya certificado la existencia de trato nacional por reciprocidad recibirán este trato.
IX. CONVOCATORIA LIMITADA A MIPYMES
De conformidad al Art 2.2.1.2.4.2.2 el Decreto 1082 de 2015, el presente proceso no es susceptible de limitación a MiPymes.
X. ENUMERACIÓN Y BREVE DESCRIPCIÓN DE LAS CONDICIONES PARA PARTICIPAR
Podrán participar en el presente proceso, todas las personas naturales o jurídicas nacionales o extranjeras, en consorcio o unión temporal, legalmente constituidas y domiciliadas en Colombia. Las personas jurídicas deberán acreditar que su duración no será inferior al plazo del contrato y un año más, contado a partir de la fecha de cierre del proceso.
Los requisitos habilitantes (Capacidad técnica, capacidad jurídica, capacidad financiera y capacidad organizacional, conforme al art 2.2.1.1.1.5.3. del Decreto 1082 de 2015) y demás se indican de manera completa en el pliego de condiciones del proceso.
XI. PRECALIFICACION
AVISO DE LICITACIÓN PÚBLICA | Código: | |
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No aplica
XII. CRONOGRAMA DEL PROCESO
El cronograma del presente proceso de selección es el configurado en la plataforma SECOP II para el proceso en referencia, el cual podrá ser consultado junto con todos los documentos del proceso en el siguiente link: xxxxx://xxxxxxxxx.xxxxx.xxx.xx/Xxxxxx/Xxxxxxxxx/XxxxxxxxxxxXxxxxx/Xxxxx?xxxxxxXXXxXX0.XX C.2154411&isFromPublicArea=True&isModal=False
xxxxx://xxxxxxxxx.xxxxx.xxx.xx/Xxxxxx
/Tendering/OpportunityDetail/Index?noticeUID=CO1.NTC.2154411&isFromPublicArea=T
rue&isModal=False
Nota 1: Se aclara que el Alcalde Municipal de Bucaramanga mediante Decreto No 002 del 08 de enero de 2021 declaró administrativamente como hábiles en la Administración Central Municipal de Bucaramanga los días sábados de la vigencia fiscal 2021 para efectos contractuales, presupuestales y de tesorería
Nota 2: El Municipio se permite recordar a los proponentes que se dará estricto cumplimiento a los términos previstos para subsanar de conformidad a lo previsto en el artículo 25 de la ley 80 de 1993 y el parágrafo artículo 5 de la ley 150 de 2007 que reza:
“(…) Artículo 25 ley 80 de 1993 “Del Principio de Economía. En virtud de este principio: 1o. En las normas de selección y en los pliegos de condiciones para la escogencia de contratistas, se cumplirán y establecerán los procedimientos y etapas estrictamente necesarios para asegurar la selección objetiva de la propuesta más favorable. Para este propósito, se señalarán términos preclusivos y perentorios para las diferentes etapas de la selección y las autoridades darán impulso oficioso a las actuaciones.(…)”
“(…) Artículo 5 ley 1150 de 2007
Parágrafo 1°. La ausencia de requisitos o la falta de documentos referentes a la futura contratación o al proponente, no necesarios para la comparación de las propuestas no servirán de título suficiente para el rechazo de los ofrecimientos hechos. En consecuencia, todos aquellos requisitos de la propuesta que no afecten la asignación de puntaje, podrán ser solicitados por las entidades en cualquier momento, hasta la adjudicación. No obstante, lo anterior, en aquellos procesos de selección en los que se utilice el mecanismo de subasta, deberá ser solicitado hasta el momento previo a su realización. (…)”
Las fechas y plazos antes indicados podrán variar de acuerdo con la ley y con las condiciones previstas en el presente Pliego de Condiciones.
XXXXXXX XXXXXXX XXXXX XXXXXX
Secretaria de Hacienda
Proyectó: Xxxxx Xxxxxxxxx Xxxxxxx/Contratista/Secretaría de Hacienda