ELABO:RACIÓN y SUSCRIPCiÓN DE CONVENIOS Y CON'TRATOS BAJO LA MODALI:DAD DE CONTRATACiÓN DIRECTA, POR CAUSALES DISTINTAS A PRESTACiÓN DE, SERVICIOS PROFESIONALES Y D,E APOYO A LA GESTiÓN
ELABORACiÓN Y SUSCRIPCiÓN DE CONTRATOS BAJO LA MODALIDAD DE CONTRATACiÓN DIRECTA EXCEPTO PRESTACIÓN DE SERVICIOS PROFESIONALES Y DE APOYO A LA GESTiÓN
CODIGO PROCESO VERSION
PR-GC.oo PROCESO GESTiÓN CONTRACTUAL 2.0
PROCEDIMIENTO
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Desar~fi()"'Urbano
ELABO:RACIÓN y SUSCRIPCiÓN DE CONVENIOS Y CON'TRATOS BAJO LA MODALI:DAD DE CONTRATACiÓN DIRECTA, POR CAUSALES DISTINTAS A PRESTACiÓN DE, SERVICIOS PROFESIONALES Y D,E APOYO A LA GESTiÓN
Control de Versiones | |||
Versión | Fecha' | 'Déscl'iciónModificación¡!0f!i;5:/J;$;;" | i5f;olios |
24 xx xxxxx de 2011 | Creación del procedimiento elaboración y suscripción de | ||
1.0 | Resolución 3002 del | contratos bajo la modalidad de contratación direct | 10 |
24/06/2011 | artículos 80,81,82 Y 83 DECRETO 2474 DE 2008. | ||
Este procedimiento deroga el PR-GC-066 Elaboración | |||
Suscripción de contratos bajo la modalidad de Contratación Directa V 1.0., Y el PR-GC-036 Elaboración, suscripción | |||
2.0 modificaciones de convenio y/o contratos 9
interadministrativos. Se actualiza el procedimiento de acuerdo con la normatividad y los sistemas de información
¡ente.
Participaron en la elaboración:
Xxxxx Xxxxxx Xxxxxx Xxxxx - Contratista - DTGC Xxxxxxx Xxxxx Maje Xxxxxxx - Profesional Universitario - DTGC
.. Xxxx Xxxxxxx Xxxxxxxx Xxxxxx - Contratista - DTGC Xxxxxx Xxxxxx Xxxxxx Xxxxx - Profesional Especializado - DTAF
. Xxxxxxxxx Xxxxx Xxxxxx - Contratista - DTGC
Xxxxx Xxxxxxxx Xxxxx Xxxxxxx, Contratista OAP
(El aícance de participación en la elaboración de este documento corresponde a las funciones del área que representan)
Revisado or
Xxxxxxx Xxxx x Xxxxx
Jefe Oficina Asesora de Planeación Formato: FO-MC-176 Versión: 01
Págína 1 de 9
Xxxxxxx xxxxx Xxxxxxx Xxxxxx
Subdirector General Jurídico
XX.Xx. OAP:~::
5?'
PROCEDIMIENTO
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CODIGO PROCESO VERSION
PR-GC-09 PROCESO GESTiÓN CONTRACTUAL 2.0
TABLA DE CONTENIDO
AlCAl.ll4AW.YOR
~\LO!!OrÁ D.C.
lr.~
Desarrollo Xxxxxx
0 X XX XXXXX 0
0 XX XXX XX : 3
3 MARCO NORMATiVO 3
4 TÉRM INOS Y DEF INICION ES 4
5 POLíTICAS OP ERACIONALES 4
5.1 CONTRATOS Y/O CONVENIOS INTERADMINISTRA TlVOS 5
5.2 CONVENIOS CON ENTIDADES PRIVADAS SIN ANIMO DE LUCRO 6
6 FL UJOG RAM A 6
Formato: FO-MC-176 Versión: 01 Página 2 de 9 XX.Xx. OAP:~
~.
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CODIGO PROCESO VERSI N
PR-GC09 PROCESO GESTiÓN CONTRACTUAL 2.0
1 OBJETIVO
Establecer las políticas, normatividad, actividades, respon~ables y tiempos necesarios para lograr una eficiente, ágil y oportuna elaboración y legalización de los convenios o contratos que bajo la modalidad de contratación directa deba suscribir la entidad, por causales distintas a prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión.
2 ALCANCE
El procedimiento IniCia con la preparación por parte del área solicitante, de la documentación requerida para la elaboración del convenio o contrato, y la posterior radicación de la solicitud y sus soportes en la Dirección Técnica de Gestión Contractual para que se lleve a cabo la elaboración, suscripción y legalización del respectivo contrato y/o convenio y finaliza con la remisión de los documentos originales al Archivo Central del Instituto.
Este procedimiento no aplica a los Contratos de Prestación de Servicios Profesionales y de Apoyo a la Gestión.
3 MARCO NORMATIVO
• Constitución Política.
• Ley 80 del 28 de octubre de 1993 "Por la cual se expide el Estatuto General de Contratación de la Administración Pública".
• Ley 190 del 6 xx xxxxx de 1995 "Por la cual se dictan normas tendientes a preservar la moralidad en la Administración Pública y se fijan disposiciones con el fin de erradicar la corrupción administrativa".
• Ley 489 del 29 de Diciembre de 1998, "Por la cual se dictan normas sobre la organización y funcionamiento de las Entidades de Orden Nacional".Artículos 95 y 96.
• Ley 1150 del 00 xx xxxxx xx 0000 "Xxx medio de la cual se introducen medidas para la eficiencia y la transparencia en la ley 80 de 1993 y se dictan otras disposiciones generales sobre la contratación con recursos públicos".
• Ley 1474 del 00 xx xxxxx xx 0000 "Xxx la cual se dictan normas orientadas a fortalecer los mecanismos de prevención, investigación y sanción de actos de corrupción y la efectividad del control de la gestión pública".
• Decreto 777 de 1992, "Por el cual se reglamenta la celebración de los contratos a que se refiere el inciso segundo del artículo 355 de la Constitución Política".
• Decreto 1403 de 1992, "Por el cual se modifica el Decreto 0777 de 1992".
• Decreto 2459 de 1993 "Por el cual se adoptan disposiciones en relación con los contratos a que se refiere' el i~ciso segundo del artículo 355 de la Constitución Política".
• Decreto 111 del 15 de enero de 1996 "Por el cual se Compilan la Ley 38 de 1989, la Ley 179 de 1994 y la Ley 225 de 1995 que Conforman el Estatuto Orgánico del Presupuesto".
• Decreto Número 714 del 15 de noviembre de 1996 "Por el cual se Compilan el Acuerdo 24 de 1995 y Acuerdo 20 de 1996 que Conforman el Estatuto Orgánico del Presupuesto Distrital".
• Decreto 0019 del 12 de enero de 2012 "Por el cual se dictan normas para suprimir o reformar regulaciones, procedimientos y trámites innecesarios existentes en la Administración Pública".
• Decreto 1510 del 17 de julio de 2013 "Por el cual se reglamenta el sistema de compras y contratación pública".
Formato: FO-MC-176 Versión: 01 Página 3 de 9 XX.Xx. OAP:~
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CODIGO PROCESO VERSI N
PR-GC.Q9 PROCESO GESTiÓN CONTRACTUAL 2.0
AlCALOlA MAYOR
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Desarrollo Urbano
• Directiva 023 del 30 de diciembre de 2011 "Convenio de asociación, contratos de apoyo y convenios y contratos interadministrativos".
• Directiva 008 del 21 xx xxxxxx del 2012 "Directrices en materia contractual para el Distrito Capital".
• Circular conjunta 014 xx xxxxx 1 de 2011. Sobre "Contratación directa - Leyes 80 de 1993 y 1150 de 2007 causales urgencia manifiesta y contratos interadministrativos".
• Acuerdo 000 xx xxxxxxx 0 xx 0000 xxx Xxxxxxx Xxxxxxxxx: "Por el cual se establece la estructura organizacional del Instituto de Desarrollo Urbano, las funciones de sus dependencias y se dictan otras disposiciones".
• Resolución 4286 de 14 de octubre de 2011 por la Dirección del IDU, "Por medio de la cual se delegan unas funciones y se dictan otras disposiciones".
• Resolución 14656 de 09 xx xxxx de 2014. "Por la cual se modifica la Resolución 4286 de 2011 y se dictan otras disposiciones".
• Resolución 22536 del 30 xx xxxx de 2014. "Por la cual se adopta la versión 12.0 del Manual de Gestión Contractual deIIDU".
4 TÉRMINOS Y DEFINICIONES
• IDU: Instituto de Desarrollo Urbano.
• SGJ: Subdirección General Jurídica
• DTGC: Dirección Técnica de Gestión Contractual
• POT: Plan de Ordenamiento Territorial.
• CDP: Certificado de Disponibilidad Presupuestal.
• SECOP: Sistema Electrónico para la Contratación Pública
• SIAC: Sistema de Información de Acompañamiento Contractual
5 POLíTICAS OPERACIONALES
• La solicitud de elaboración de contratos y/o convenios debe radicarse en la Dirección Técnica de Gestión Contractual, con mínimo diez (10) días hábiles de antelación a la fecha en que se requiera suscribir el documento.
• Es responsabilidad de la dependencia técnica elaborar el acto administrativo, los estudios y documentos previos en su totalidad, conforme los parámetros establecidos en los formatos institucionales y solicitar a la DTGC la publicación de los mismos en los portales de contratación.
• La publicación de los contratos y/o convenios suscritos y la demás información relacionada, se realizará a través del SECOP, el Sistema de Información y Acompañamiento Contractual - SIAC y el portal de la Alcaldía Mayor CAV, dando cumplimiento de manera estricta al principio de transparencia.
Formato: FO-MC-176 Versión: 01 Página 4 de 9 XX.Xx. OAP: ~
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ELABORACiÓN Y SUSCRIPCiÓN DE CONTRATOS BAJO LA MODA'UDAD DE CONTRATACiÓN DIRECTA EXCEPTO PRESTACiÓN DE SERVICIOS PROFESIONALES Y DE APOYO A LA GESTiÓN
I
ALc.4LOlA MAYOR
CODIGO
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PROCESO
PROCESO GESTiÓN CONTRACTUAL ..
VERSION
I 2.0
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Desarrollo Urbano
• Todos los requerimientos de elaboración de convenio y/o contrato deberán obedecer a consideraciones técnicas, financieras y jurídicas debidamente justificadas, lo cual deberá evidenciarse en la documentación que acompañe a la solicitud.
• Es obligación de las dependencias ejecutoras mantener actualizadas las garantías que amparan los contratos y/o convenios. Atendiendo los términos establecidos en el contenido clausular que se suscriba.
• Cuando la causal de contratación directa invocada sea la inexistencia de pluralidad de oferentes, adicionalmente, deberán anexarse los documentos que acrediten la titularidad de los Derechos de Propiedad Industrial (Certificación de Registro expedida por la Superintendencia de Industria y Comercio) o de los Derechos de Autor (Certificación de Registro del Ministerio del Interior y de Justicia, Dirección Nacional de Derechos de Autor) o ser Proveedor Exclusivo (autorización del fabricante y/ o titular de los Derechos de Autor y/o Propiedad Horizontal para que sea el único distribuidor), debidamente inscrito en la Cámara de Comercio.
• En los casos en que se contrate directamente por ser arrendamiento de inmuebles, deberá anexarse adicionalmente, (i) el Certificado de Libertad y Tradición del inmueble, expedido por la autoridad competente (ii) La Certificación de Nomenclatura expedida por la Unidad Administrativa Especial de Catastro y (iii) los Linderos Generales y Específicos del inmueble en orden, para la plena identificación del inmueble objeto del contrato.:
• En todos los casos los contratos y/o convenios deberán ser suscritos por el representante legal principal y/o suplentes y/o por apoderado general y/o especial, siempre y cuando tengan expresamente las facultades para ello.
5.1 CONTRATOS YIO CONVENIOS INTERADMINISTRATIVOS
• La Dirección General del IDU es la autoridad competente para ordenar y dirigir la celebración de contratos y convenios interadministrativos, conforme lo señala el parágrafo del artículo 10 de la Resolución 4286 de 2011, sin perjuicio de lo previsto en las Directivas 023 de 2011 y 008 de 2012 de la Alcaldía Mayor de Bogotá D.C.
• Las entidades públicas pueden coordinar y celebrar convenios interadministrativos entre sí en desarrollo de los cometidos estatales a ellas asignados. Así mismo, el Instituto está facultado para prestar colaboración en la ejecución de obras de la misma naturaleza, dentro de programas de otras entidades públicas.
• En los casos en que el objeto del convenio solamente pueda ser desarrollado por una sola entidad, esta circunstancia deberá ser certificada con los documentos respectivos y/o por la entidad competente.
• Las demás especificaciones relacionadas con la elaboración y suscripción de contratos y/o convenios interadministrativos se deberán remitir al Instructivo IN-IN-014 Elaboración, suscripción, ejecución y terminación de convenios y contratos interadministrativos o el que haga sus veces.
• En aquellos casos en donde la otra parte del convenio interadministrativo haya adelantado la estructuración y documentos previos del convenio interadministrativo, se deberá remitir copia a_.oh
Formato: FO-MC-176 Versión: 01 Página 5 de 9 XX.Xx. OAP:~C
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PR-GC.Q9 PROCESO GESTiÓN CONTRACTUAL 2.0
ALCAUJI. W.Y01l
I
Jl!Lll~
OesarrolíOürbano
la DTGC de toda la documentación que conforma el expediente contractual, con el propósito de ingresar dicha información en el SIAC y realizar el envío de los documentos al Archivo Central del Instituto para su digitalización y respectiva custodia.
5.2 CONVENIOS CON ENTIDADES PRIVADAS SIN ÁNIMO DE LUCRO
• La finalidad de estos convenios, según el Artículo 355 de la Constitución Política, es impulsar programas y actividades de interés público acordes con el Plan de Desarrollo que estén comprendidos dentro del objeto de la correspondiente entidad sin ánimo de lucro.
• La Dirección General dellDU es la autoridad competente para ordenar y dirigir la celebración y
convenios, conforme lo señala el parágrafo del artículo 10 de la Resolución 4286 de 2011,
• El IDU celebrará este tipo de asociaciones con particulares siempre que sean entidades sin ánimo de lucro y de reconocida idoneidad para impulsar programas y actividades de interés público, conforme lo señala el Artículo 355 de la Constitución Política, reglamentado por el Artículo 96 de la Ley 489 de 1998 y por el Decreto 777 de 1992.
6 FLUJOGRAMA
Formato: FO-MC-176 Versión: 01 Página 6 de 9 XX.Xx. OAP: ~G
ELABORACIÓN Y SUSCRIPCiÓN DE CONTRATOS BAJO LA MODALIDAD DE CONTRATACiÓN DIRECTA, EXCEPTO PRESTACiÓN DE SERVICIOS PROFESIONALES Y DE APOYO A LA GESTiÓN. CÓDIGO PROCESO VERSiÓN
PR-GC-09 GESTiÓN CONTRACTUAL 2.0
No.
ACTIVIDAD
DEPl;NDENCIA
RESPONSABLES >
DTGC SGJ DG
-
CARGO RESPONSABLE
TIEMPO
UNIDAD (HORAS)
FORMATOS I REGISTROS
PUNTOS DE CONTROL
OBSERVACIONES
I
SOltCITANTE
1 Inicio ~ | ~~ | |
1 | Radicar los documentos que soporten la I solicitud de acuerdo con la lista de chequeo ¡ existente i | |
1- | I | |
2 | Recibir documentación | y verificarla contra lista I |
de chequeo. | I | |
i --
I
I
- ...
I
I _i~-,:,~,-,""'~-~
--~ I
3 Verificar la causal de contratación directa ¡'
invocada y la documentación que la soporte I
4 ¿Los documentos están incompletos y/o existen I
.c? --- ---
~
~NO
~_oot-:::t=_
¡prOfesional Especializado 11 0.1 ¡
i _ I
Profesional Especializado I
I
Memorando/Correo: ORFEO /
---
Los criterios son diferentes, de acuerdo con el tipo de contrato a elaborar de acuerdo con las causales descritas en el Capítulo IV del Decreto 1510 de 2013 o el que haga sus veces.
observaciones a la solicitud?
Indicar los documentos que se deben anexar
Si '1
Lo
9
Profesional Especializado
I Electrónico OUTLOOK
5 y/o los ajustes que se deben realizar a los estudios y documentos previos y/o al acto
_~ !~~in¡strativo.
Completar la documentación y/o realizar los
6 ajustes solicitados, enviando nuevamente la documentación a la DTGC.
7 Elaborar la minuta del contrato O convenio 9'
~
Profesional Especializado
Profesional Especializado
i. _
Profesional Universitario / Profesional Especializado
Director(a) Técnico(a) de I
Gestión Contractual
1.0
1.0
Memorando/Correo Electrónico
Minuta
Minuta
ORFEO/ OUTLOOK
La revisión se hace sobre el contenido jurídico de la solicitud de elaboración.
9 ¿Se requieren efectuar ajustes al documento?
10 Realizar los ajustes solicitados por el Director(a) Técnico(a) de Gestión Contractual.
11 ~:~v~~:~ bueno a la la minuta del contrato x
Xxxx
LeS
~
Director(a) Técnico(a) de Gestión Contractual
Profesional Universitario / Profesional Especializado
Director(a) Técnico(a) de Gestión Contractual
4.0
5.0
Minuta
Minuta
El Director Técnico de Gestión Contractual determinará si está conforme con el requerimiento o existen ajustes por realizar.
12 ¿El documento elaborado es un convenio o un contrato interadministrativo?
Si No
A
I
13 IEnviar la minuta a la SGJ
I
14 Revisar la minuta
---
l~
J-.-
=.~Si ---
Secretaria Ejecutiva
Profesional Universitario / Profesional Especializado
--
Subdirector General
1.0
40.0
Minuta
M~~
Libro radicador
I
15 ¿La minuta está correcta? I
-. ~-~
161 Devolver documentos para su corrección I
1
B Jurídico/
No II Profesional Espe~~xxxx~~ _
%
Profesional Universitario / Profesional Especializado
1.0
Minuta
Libro radicador
Formato: FO-Me.176 Versión: 01 Página 7 de 9 VO_BO.OAP~)C
;1:6
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PR-GC-C9 GESTIÓN CONTRACTUAL 2.0
No, ACTIVIDAD
"I-~,.~.OO~ ""~ •• , 00_,1
RESPONSABLES
~L
SOJ
DEPENDENCIA DTOC DO
SDUCITANTE
Profesional Universitario /
TIEMPO FORMATOS I
CARGO RESPONSABLE
UNIDAD REGISTROS (HORAS)
I
24,0 Minuta
,
PUNTOS DE CONTROL
Libro radica dar
"C
ÓBSERVACIONES
+
¡la minuta a la SGJ
J ep
Profesional Especializado
I
I~
--+-------- - ---
18 IAprobar la minuta y enviarla para firma de la I Dirección General
_1_- I
-- 1-- I I -
I
Subdirector General I
I
Jurídico/ 1.0 Minuta Libro radicador I
Profesional Especializado
19 Suscribir el convenio o contrato Iinteradministrativo
I
I (A)
Ó Director General
40.0
Minuta
Técnico
- ----
Libro radicador
~
20 Enviar el contrato para firma del ordenador del gasto.
21 gasto y devolverlo a la OTGC para legalizar el contrato.
Firmar el contrato por parte del ordenador del ?
1.0
Ordenador del Gasto
Firma de recibido / Memorando
Ubro radicador
Orfeo
-
Libro radicador de la DTGCI
8.5 Contrato
de la DTGC
El contrato se hará firmar por el grupo de legalizaciones en la DTGC.
I
Informar al contratista para la firma del contrato
22 y/o convenio
9
~
23 Recibir el contrato y/o convenio firmado por el Contratista
Técnico
Técnico
1.0
1.5
Correo electrónico
Esta actividad la realiza el grupo de legalización que dejará constancia de la citación que realice al contratista.
Outlook
Si el contratista o su representante legal no pueden comparecer, deben otorgar un poder con plenas facultades para suscribir el documento.
+
24 Fechar el contrato.
.
25 Crear código del contrato en el SIAC. c?
Técnico 1.0 Contrato
P. Especializado/ P. 0.2
Universitario
SIAC
.-
SIAC
El contrato se debe registrar en el SIAC en formato PDF.
Entregar copia del contrato y/o convenio y la
_
26 lista de chequeo para la legalización al contratista.
Técnico
1.0
Lista de chequeo para la entrega de requisitos en la legalización de
SIAC I Outlook
Esta actividad la realiza el grupo de legalización. La copia del contrato se enviará al correo electrónico que designe el contratista.
1- ..
27 Realizar la publicación del contrato y/o convenio en los Portales de Contratación Pública.
Entregar copia del contrato y/o convenio al área
28 ordenadora del gasto para el trámite de la solicitud del Cerlificado de Registro
Presupuestal (CRP) .
--
29 Recibir del Contratista las garantías constituidas
?
eS
y-
Técnico
Técnico
Técnico
4.0
1.0
1.0
contrato
Constancias de publicación
CAV, SECOP, SIAC
-
ORFEOI
Outlook
I
La copia del contrato se enviará al correo electrónico del funcionario encargado de realizar la solicitud del CRP.
El trámite del CRP se hará acorde con el Procedimiento de expedición
de registros presupuestales vigente.
._-
El contratista debe constituir las garantías pactadas en el contrato.
Las garantias se deben radicar al grupo de legalización, el cual dará un recibido al contratista.
31 ¿La documentación esta completa?
1
32 Devolver la documentación al contratista.
Formato. FO Me 176 VerSIón. 01
@-
t
~" No
P. Universitario/ Técnico
P. Universitario/ Técnico
I
Págma 8 de 9
1.0
lista de chequeo para la legalización
Lde contrato
---1--
Se verificará que la póliza cuente con el correspondiente recibo de pa90.
Se debe devolver la Garantía Única con sus anexos, junto con la lista de chequeo.
Vo.Bo.OAP. .~~
CÓDIGO | PROCESO | VERSiÓN | _~_."_~.l-,\>5~ | |||
PR-GC-Q9 | GESTiÓN CONTRACTUAL | 2.0 | Daulnóil':iUJ1.»Ino | |||
'.' | ...... |
ELABORACiÓN Y SUSCRIPCiÓN DE CONTRATOS BAJO LA MODALIDAD DE CONTRATACiÓN DIRECTA, EXCEPTO PRESTACiÓN DE SERVICIOS PROFESIONALES Y DE APOYO A LA GESTiÓN.
.JIL
No.
ACTIVIDAD
RESPONSABLES
CARGO RESPONSABLE
TIEMPO UNIDAD
FORMATOS I
PUNTOSOE
OBSERVACIONES
DEPENDENCIA
SOLICITAl'jTE
33
Asignar la documentación al
abOgadJ
DTGC
.
P. Universitario! Técnico
Libro Radicador
0
I
SGJ
-,
cDG
.
. '
(HORAS)
0.2
REGISTROS
.'
CONTROL
... "
El grupo de legalización efectúa la entrega de el contrato original junto
encargado para la revisión de las garantías. C
34 ¿El contenido de la garantía está conforme al contrato y!o convenio?
l'
1Si?NO
1
---'
P. Especializado! P. UniversitariO
17.0
SIAC,ORFEO
con sus anexos al abogado del grupo de garantías para su revisión.
El abogado asignado verificará el contenido de la garantia conforme el contrato.
35 Devolver la garantía al contratista para que adelante los ajustes requeridos.
36 Recibir ajustes solicitados al contratista
37 Elaborar el acta de aprobación de garantías.
~
6-
1---
-IT
P. Especializado! P. Universitario
P. Especializado! P. Universitario
P. Especializado! P. Universitario
1.0
1.0
8.5
,
I
Acta de aprobación de garantías
._-
38 Registrar en SIAC la fecha de aprobación de las
garantías. ~
P. Universitario! Técnico | 4.0 | Planilla entrega de documentos para | Esta actividad la realiza el grupo de legalización. La transferencia se | ||||
digitalizar en ORFEO | debe hacer mediante la planilla vigente. | --- | |||||
39 | Remitir | documentos | originales | al | archivo |
central. 9
P. Especializado! P. Universitario
1.0
SIAC
40 Fin. Ó
Formato: FO.MC.176 Versión: 01 Página 9 de 9
VO.80.0AP: ~.
.--