Contract

60.- PROCEDIMIENTO DE LICITACIÓN PÚBLICA

1.0 Propósito

1.1 Realizar la adquisición y contratación de bienes y servicios, mediante la publicación de convocatorias y la realización de Licitaciones Públicas que permitan la participación libre del mayor número de proveedores y contratistas posible, con el fin de asegurar al Hospital las mejores condiciones de compra y observar la normatividad vigente

2.0 Alcance.

2.1 A nivel interno el procedimiento es aplicable a las áreas administrativas del Hospital.

3.0 Políticas de operación, normas y lineamientos

3.1 El Hospital, en cumplimiento de la normatividad vigente, adjudicará los pedidos y contratos rutinariamente de acuerdo con el procedimiento de licitación pública. (Artículo 27 de la Ley).

3.2 Las licitaciones públicas, en los términos del Artículo 28 de la Ley, podrán ser nacionales o internacionales. Para determinar el carácter de la licitación se observará el Artículo 23 del Reglamento

3.3 En los pedidos y contratos que rebasen un ejercicio presupuestal, la Subdirección de Recursos Materiales y Servicios (Departamento de Abastecimiento) determinará tanto el presupuesto total como el parcial correspondiente a cada uno de los ejercicios involucrados. En la formulación de estos presupuestos se tomarán en cuenta los precios que se encuentren vigentes en ese momento y se otorgará preferencia a las previsiones para la solventación de las obligaciones contraídas durante ejercicios anteriores. (Artículo 24 de la Ley)

3.4 Para la participación, contratación o adjudicación de las adquisiciones, solo se podrán exigir los requisitos que marcan expresamente la Ley y su Reglamento, los cuales aplicarán igual para todos los participantes, debiendo el Hospital proporcionar a todos las mismas facilidades para accesar a la información relacionada con el proceso. (Artículo 26 de la Ley).

3.5 Los proyectos de bases y convocatorias de licitación pública serán preparados por la Subdirección de Recursos Materiales y Servicios (Departamento de Abastecimiento) siguiendo lo señalado por los Artículos 30 y 31 del Reglamento. Las bases antes de su publicación, se someterán a consideración del subcomité revisor de bases de licitación.

3.6 En los casos de adquisición de bienes de uso restringido, la Subdirección de Recursos Materiales y Servicios (Departamento de Abastecimiento) anexará al proyecto de bases que se someta a consideración del Subcomité competente, el oficio y dictamen de inversión que emita la Secretaria de Hacienda y Crédito Público. (Artículo 16 de la Ley).

3.7 Todas las convocatorias y bases de licitación se publicarán en el Diario Oficial de la Federación y contendrán la información señalada por los Artículos 29 y 30 de la Ley.

3.8 La inserción de convocatorias y bases de licitación en el sistema Compranet deberá realizarse el mismo día de su publicación en el Diario Oficial de la Federación. (Artículo 31 de la Ley)

3.9 La adquisición de las bases de licitación se efectuará en la Subdirección de Recursos Materiales y Servicios (Departamento de Abastecimiento) cubriendo previamente su costo en la Caja de la Subdirección de Recursos Financieros. Cuando la adquisición de bases se realice vía Compranet, el pago correspondiente se efectuará en una Institución Bancaria autorizada, la cual expedirá el recibo que acredite dicho pago. En ambos casos el proveedor presentará el recibo correspondiente en la Subdirección de Recursos Materiales y Servicios (Departamento de Abastecimiento) antes de la Junta de

Aclaraciones y anexará una copia a sus propuestas técnica y económica para poder participar en la licitación. (Artículo 27 del Reglamento)

3.10 El plazo para presentar y efectuar la apertura de proposiciones no podrá ser menor a 15 días hábiles en licitaciones públicas de carácter nacional y 20 en internacionales, contados a partir de la fecha en que se publique la convocatoria en el Diario Oficial de la Federación. En ambos tipos de licitación el plazo se podrá recortar a 10 días hábiles, cuando existan razones que así lo justifiquen, lo autorice el Subcomité de Adquisiciones y no se limite la posibilidad de participación a los proveedores o contratistas. (Artículo 32 de la Ley)

3.11 Los plazos y otros requisitos establecidos en las convocatorias y bases se podrán modificar hasta inclusive el sexto día natural previo al acto de presentación y apertura de proposiciones, como lo señala el Artículo 33, fracciones I y II de la Ley.

3.12 Bajo ninguna circunstancia, las modificaciones a las convocatorias y bases de licitación podrán consistir en la sustitución total o parcial de los bienes considerados originalmente, adición de otros de naturaleza diferente o en la variación significativa de las características iniciales. (Artículo 33 de la Ley)

3.13 Los sobres conteniendo las propuestas técnicas y económicas se entregarán en los plazos y lugares señalados en las bases. (Artículo 31 de la Ley)

3.14 Las propuestas serán firmadas autógrafamente en la última hoja de cada documento y en aquellas partes que determine el hospital, por persona facultada para ello. Las propuestas no se desecharán cuando las demás hojas carezcan de firma. (Artículo 38 del Reglamento)

3.15 El acto de presentación y apertura de proposiciones se realizará en dos etapas, siguiendo lo señalado por el Artículo 35 de la Ley. Previamente a la evaluación de las propuestas, la Subdirección de Recursos Materiales y Servicios (Departamento de Abastecimiento) verificara que cumplan los requisitos marcados en las bases de licitación. En la evaluación que se realice no se podrán aplicar sistemas de puntos o porcentajes. (Artículo 36 de la Ley).

3.16 No se recibirán las propuestas de proveedores y contratistas que caigan en los supuestos señalados por el Artículo 9 de la Ley Federal de Responsabilidades Administrativas de los Servidores Públicos y en los del Artículo 50 de la Ley. (Artículo 29 de la Ley)

3.17 Los proveedores y contratistas que no cumplan con los requisitos de la oferta técnica, serán descalificados y no podrán participar en la apertura de ofertas económicas. (Artículo 35 de la Ley)

3.18 Los proveedores y contratistas que no cumplan con los requisitos de la oferta económica, serán descalificados y no serán tomados en cuenta para el fallo. (Artículo 35 de la Ley)

3.19 No será motivo de descalificación la falta de acreditación de la persona que entregue las propuestas, pero solo podrá participar en el acto con carácter de oyente. (Artículo 36 del Reglamento)

3.20 Con base en la evaluación, el pedido o contrato se adjudicará al licitante cuya propuesta resulte la mas solvente para cumplir satisfactoriamente las condiciones legales, técnicas y económicas fijadas por el Hospital y garantizar a satisfacción las obligaciones exigidas. Cuando dos o más proposiciones sean igualmente solventes, el pedido o contrato se adjudicará a la proposición que ofrezca el precio mas bajo, incluyendo en su caso, el porcentaje previsto en el Artículo 14 de la Ley. Si persiste el empate se efectuará un

sorteo manual por insaculación para determinar al licitante ganador. (Artículo 44 del Reglamento).

3.21 Las áreas solicitantes realizarán la evaluación técnica y serán responsables de la misma.

3.22 En los procesos de licitación pública se dará preferencia a los proveedores y contratistas nacionales, en los términos marcados por los Artículos 14 y 28 de la Ley.

3.23 Contra la resolución que contenga el fallo no procederá recurso alguno; sin embargo, procederán las inconformidades que presenten los licitantes en los términos del Artículo 65 de la Ley. (Artículo 37 de la Ley)

3.24 El resultado de la evaluación se hará constar en un dictamen que reseñará cronológicamente los actos y/o procedimientos, el análisis de las proposiciones y las razones que operaron para admitirlas o rechazarlas. Este dictamen será base para el fallo el cual se dará a conocer en Junta Publica con los licitantes o bien, por escrito dentro de los cinco días posteriores a su emisión. El fallo contemplará lo señalado por el Artículo 46 del Reglamento. (Artículo 36 de la Ley).

3.25 El hospital podrá declarar desierta una Licitación cuando se cumplan los supuestos señalados por el Artículo 38 de la Ley y 47 del Reglamento.

3.26 El Hospital podrá cancelar una licitación pública por caso fortuito o fuerza mayor o cuando se presenten circunstancias que justifiquen la extinción de la necesidad de adquirir un bien o contratar un servicio y se demuestre que de continuar el procedimiento de adquisición o contratación se podrían ocasionar daños o perjuicios graves a la Institución. (Artículo 38 de la Ley).

3.27 El Hospital, si así conviene a sus intereses y previa justificación, podrá distribuir entre varios proveedores o contratistas los bienes o servicios correspondientes a una misma partida, si así esta previsto en bases. En estos casos, los precios no podrán exceder del 5% respecto de la propuesta solvente más baja. (Artículo 39 de la Ley).

4.0 Descripción del Procedimiento.

Secuencia de Etapas	Actividad	Responsable
1.0 Elaboración de propuesta de bases	1.1 Elabora propuesta de bases de licitación y la turna mediante oficio (original y copia), para revisión y aprobación del Subcomité de Revisión de Bases (Órgano interno de Control de la Secretaria de Salud; Vicepresidente: Dirección de Administración; Secretario: Subdirección de Recursos Materiales y Servicios; Vocales: Dirección Médica, Dirección de Investigación y Enseñanza, Subdirección de Recursos Financieros, Departamento de Abastecimiento, Departamento de Almacenes e Inventarios; Asesores: Auditor Interno en el Hospital y Área Jurídica del Hospital). 1.2 Obtiene acuse de recibo y archiva.  Normatividad	Subdirección de Recursos Materiales y Servicios (Departamento de Abastecimiento)
2.0 Recepción de requisición	2.1 Recibe documentación, analiza y en su caso, emite visto bueno y turna.  Bases de Licitación.	Subcomité de revisión de Bases
3.0 Previsión de recursos	3.1 Elabora solicitud de suficiencia presupuestal y lo presenta.	Subdirección de Recursos Materiales y Servicios (Departamento de Abastecimiento)
4.0 Autorización de solicitud	4.1 Recibe solicitud revisa registros y comunica la existencia de suficiencia presupuestal.  Suficiencia Presupuestal	Subdirección de Recursos Financieros
5.0 Recepción de formato	5.1 Recibe solicitud de suficiencia presupuestal y determina: ¿existe? No: Comunica a la Subdirección de Recursos Materiales y Servicios. Si: Recibe las bases, elabora convocatoria y recaba firma del Director de Administración.	Subdirección de Recursos Materiales y Servicios (Departamento de Abastecimiento)
6.0 Generación y logística de publicación	6.1 Elabora y envía oficio (original y copia), solicitando el recurso para publicar la convocatoria en el Diario Oficial de la Federación. 6.2 Obtiene acuse de recibido y archiva copia del oficio en expediente consecutivo. 6.3 Recibe oficio, solicita a la Subdirección de recursos Financieros la elaboración del cheque correspondiente.	Subdirección de Recursos Materiales y Servicios (Departamento de Abastecimiento)
7.0 Recepción de solicitud	7.1 Recibe solicitud, elabora cheque y lo entrega a la Elaboración de Recursos Materiales y Servicios (Departamento de Abastecimiento.)	Subdirección de Recursos Financieros
8.0 Continuación del proceso	8.1 Recibe cheque y elabora oficio con firma del Director de Administración, dirigido al Director del	Subdirección de Recursos Materiales y

Diario Oficial de la Federación, solicitando publicación de la convocatoria.

8.2 Paga en Institución Bancaria el costo de la publicación de la convocatoria.

8.3 Entrega oficio, comprobante bancario y convocatoria en el diario oficial y archiva copia.

8.4 Publica en la fecha solicitada la convocatoria de licitación pública en el Diario Oficial de la

Federación.

Servicios (Departamento de Abastecimiento)

9.0 Elaboración de Invitaciones al evento.

9.1 Elabora y envía oficio a la Contraloría Interna, Almacén, Áreas usuarias y Cámaras con firma del Director de Administración,

9.2 Solicita designación de sus representantes en la junta de aclaraciones, en los actos de apertura y fallo, anexando copia de las bases de licitación.

9.3 Archiva copia del oficio con acuse de recibido de las diferentes áreas.

Subdirección de Recursos Materiales y Servicios

(Departamento de Abastecimiento)

10.0 Designación de Representan

tes

10.1 Reciben y designan a sus representantes para la junta de aclaraciones, así como para los actos de apertura de propuestas y fallo.

 Carta Acreditación.

Órgano Interno de Control del Hospital Juárez de México

11.0 Publicación

de bases

11.1 Ingresa convocatoria y bases de licitación pública al sistema Compranet para consulta y adquisición por parte de los proveedores o contratistas.

11.2 Elabora, firma y turna oficio dirigido a la Subdirección de Recursos Financieros solicitando la venta de bases, indicando su costo y el periodo de venta;

11.3 Archiva copia del oficio.

Subdirección de Recursos Materiales y Servicios (Departamento de Abastecimiento)

12.0 Participación directa

12.1 Recibe oficio y espera la asistencia de proveedores y contratistas para la venta de bases.

Subdirección de Recursos Financieros

13.0 Incorporación al proceso de licitación

13.1 Cubren el costo de bases y se presentan en la Subdirección de Recursos Financieros y solicitan recibo correspondiente en original y copia.

13.2 Entregan copia del recibo de pago de bases a la Subdirección de Recursos Materiales y Servicios (Departamento de Abastecimiento) y reciben bases de licitación.

13.3 Efectúan el pago en la Institución Bancaria señalada en bases si la compra es mediante el sistema Compranet y bajar a través del sistema las bases correspondientes.

13.4 Analizan las bases, determinan dudas sobre su

contenido y las presentan por escrito a la Subdirección de Recursos Materiales y Servicios.

Proveedores y Contratistas

14.0 Integración

logística de la licitación

14.1 Organiza junta de aclaraciones en la fecha señalada en bases, levanta acta correspondiente y entrega copia a los participantes.

Subdirección de Recursos Materiales y Servicios (Departamento

14.2 Envía acta de la junta de aclaraciones a la Secretaría de la Función Pública, vía Compranet.

14.3 Recibe propuestas técnicas y económicas así como, en su caso, muestras de los bienes por adquirir.

14.4 Efectúa acto de apertura de ofertas técnicas, elabora acta y entrega copia a los participantes.

14.5 Analiza conjuntamente con el área solicitante y/o el almacén, las ofertas técnicas y elaboran el dictamen técnico.

14.6 Realiza acto de apertura económica de las empresas que pasaron el dictamen técnico, levanta acta y entrega copia a los participantes.

14.7 Elabora cuadro comparativo de ofertas económicas y fallo.

14.8 Comunica fallo y nombre del licitante ganador, levanta acta correspondiente, entrega copia a los participantes y transmite resultado a la Secretaria de la Función Pública, vía sistema Compranet.

14.9 Integra toda la documentación al expediente de la licitación pública.

14.10 Elabora pedido o contrato.(DA-F-63)

 Formato DA-F-63 Pedido

TERMINA PROCEDIMIENTO

de Abastecimiento)

5.0 Diagrama de flujo

SUBDIRECCION DE RECURSOS

MATERIALES Y SERVICIOS (DEPARTAMENTO DE ABASTECIMIENTO)

SUBCOMITE DE REVISION DE BASES

SUBDIRECCION DE RECURSOS FINANCIEROS

ORGANO INTERNO DE CONTROL DEL H.J.M.

PROVEEDORES Y CONTRATISTAS

INICIO

1 2 4

ELABORACION DE PROPUESTA DE BASES

NORMATIVIDAD

RECEPCION DE REQUISICION

BASES DE LICITACION

AUTORIZACION DE SOLICITUD

SOLICITUD DE SUFICIENCIA PRESUPUESTAL

PREVISION DE RECURSOS

SOLICITUD DE

SUFICIENCIA PRESUPUESTAL

PROCED E

COMUNICA A LA SUBDIRECCION DE RECS. MATS. Y SERVS

RECEPCION DE FORMATO

6 7

GENERACION Y LOGISTICA DE PUBLICACION

RECEPCION DE SOLICITUD

CONTINUACION DEL PROCESO

DESIGNACION DE REPRESENTANTE S

ELABORACION DE INVITACIONES AL EVENTO

CARTA ACREDITACION

PUBLICACION DE BASES

PARTICIPACION DIRECTA

INCORPORACION AL PROCESO DE LICITACION

INTEGRACION LOGISTICA DE LA LICITACION

FORMATO DA-F-63

TERMINO

6.0 Documentos de referencia

Documentos

Código (cuando aplique)

Ley Orgánica de la Administración Pública Federal. Ley General de Salud.

Ley Federal de Responsabilidades de los Servidores Públicos. Reglamento de la Ley General de Salud en Materia de Prestación de Servicios de Atención Médica.

Reglamento de la Ley General de Salud en Materia de Investigación para la Salud.

Reglamento de Insumos para la Salud. Reglamento Interior de la Secretaría de Salud

Manual de Organización Especifico del Hospital Juárez de México (junio de 2004)

Guía Técnica para la elaboración de Manuales de Procedimientos de la Secretaría de Salud 00 xx xxxxx xx 0000

Xx aplica

7.0 Registros

Registros

Tiempo de conservación

Responsable de conservarlo

Código de registro o identificación única

Formato DA-F-62 Pedido

5 años

Subdirección de Recursos Materiales y

Servicios (Departamento de Abastecimiento)

No aplica

Formato DA-F-63 modificación del Pedido

5 años

Subdirección de Recursos Materiales y Servicios (Departamento

de Abastecimiento)

No aplica

Formato DA-F-64 “programa de entregas” .

5 años

Subdirección de Recursos Materiales y Servicios (Departamento

de Abastecimiento)

No aplica

8.0 Glosario

8.1 Consumo- Comprende las adquisiciones de bienes y servicios de la administración pública y del sector privado, destinadas a la satisfacción de sus necesidades inmediatas.

8.2 Costeo-Costo- Valorización monetaria de la suma de recursos y esfuerzos que han de invertirse para la producción de un bien o de un servicio. El precio y gastos que tienen una cosa, sin considerar ninguna ganancia.

8.3 Presupuesto- Estimación financiera anticipada, anual de los egresos e ingresos necesarios del Sector Público Federal, para cumplir con las metas de los programas establecidos. Asimismo, constituye el instrumento operativo básico que expresa las decisiones en materia de política económica y de planeación.

8.4 Techo Presupuestal o Financiero- Es el límite máximo del presupuesto que se asignará a cada Unidad Presupuestaria de la Entidad, el cual incluye gasto corriente y gasto de inversión.

9.0 Cambios de esta versión

Número de Revisión	Fecha de la actualización	Descripción del cambio
1	0 xx xxxxxxxxxx xx 0000	Xx xxxxxx

10.0 Anexos (formatos e instructivos):

10.1 Formato DA-F-62 Pedido

10.2 Formato DA-F-63 Modificación de Pedido

10.3 Formato DA-F-64 Programa de Entregas

61.-PROCEDIMIENTO PARA LA RECEPCIÓN Y RESGUARDO DE GARANTÍAS.

1.0 Propósito

1.1 Contar con un documento que asegure el cumplimiento de las obligaciones contraídas por los proveedores en los pedidos y contratos que celebren con el Hospital Juárez de México y en su caso, que la Institución pueda compensar en la medida de lo posible, los daños que le ocasionen incumplimientos de los proveedores.

2.0 Alcance

2.1 En el ámbito interno el procedimiento es aplicable a las áreas administrativas del Hospital.

3.0 Políticas de operación, normas y lineamientos

3.1 Los proveedores deberán presentar la garantía de cumplimiento a más tardar dentro de los diez días naturales siguientes a la firma del contrato. (artículo 47 de la Ley).

3.2 La Subdirección de recursos Materiales y Servicios (Departamento de Abastecimiento) no entregará al proveedor ningún pedido o contrato mientras no presente la garantía respectiva debidamente requerida.

3.3 Todas las garantías deberán constituirse a favor del Hospital Juárez de México. (artículo 49 de la Ley).

3.4 Las garantías se presentarán de acuerdo con los siguientes montos:

 de $ 1.00 a $ 5,000.00 cheque cruzado.

 de $ 5,001.00 a $ 20,000.00 cheque certificado o de caja.

 de $ 20,001.00 en adelante, fianza.

3.5 El importe de las garantías que se constituyan a favor del Hospital Juárez de México se sujetará a:

A.- Para el cumplimiento de pedidos y contratos serán por el 10% del monto total de los mismos sin incluir IVA. (Artículo 56 del Reglamento).

B.- Para la correcta aplicación y recuperación del 100% de los anticipos, los importes serán con IVA. (artículo48 de la Ley).

Asimismo, cuando proceda se solicitarán las siguientes garantías:

a.- Garantía de calidad por un año en la calidad de los bienes ofertados.

b.- Seguro de responsabilidad en la prestación de algún servicio, según su naturaleza.

c.- Garantía de servicio, mantenimiento y refacciones cuando la naturaleza de los bienes o servicios así lo requiera (artículo 48 de la Ley).

La vigencia de la garantía será la siguiente.

a.- Para el cumplimiento del contrato hasta el total surtimiento de los bienes o prestación del servicio contratado a total satisfacción del Hospital.

b.- Respecto a las garantías señaladas en el artículo 55 de la Ley, se mencionará en las bases aquellas que convengan al Hospital.

Cuando la garantía sea mediante fianza, la póliza respectiva deberá prever lo siguiente:

a.- Que la fianza cubra todas las estipulaciones del contrato.

b.- Que la fianza esté vigente durante la substanciación de todos los recursos legales o juicios que se interpongan y hasta que se dicte resolución definitiva por autoridad competente.

c.- Que la afianzadora acepte expresamente someterse a los procedimientos de ejecución previstos en la Ley Federal de Instituciones de Fianzas, para la efectividad de las fianzas, aun para el caso de que procediera el cobro de

intereses, con motivo del pago extemporáneo del importe de la póliza de fianza requerida. (Artículo 68 de la Ley)

3.6 En caso de modificaciones al pedido o contrato original en el monto, plazo de entrega o cumplimiento o vigencia, se modificará también la garantía. (artículo 68 del Reglamento).

3.7 Cuando se requiera hacer efectiva la garantía, la Subdirección de Recursos Materiales y Servicios remitirá a la Área Jurídica, dentro del plazo a que hace referencia el artículo 143 de la Ley del Servicio de Tesorería de la Federación, la solicitud donde se precise la información necesaria para identificar la obligación o crédito que se garantiza y los sujetos que se vinculan con la fianza, debiendo acompañar los documentos que soporten y justifiquen el cobro.

4.0 Descripción del procedimiento.

Secuencia de

Etapas

Actividad

Responsable

1.0 Recepción de pedido

1.1 Solicita al proveedor que se presente a firmar y recoger su pedido o contrato, previa entrega de la garantía correspondiente. Entrega al proveedor copia del pedido para que tramite la garantía.

Normatividad.

Subdirección de Recursos Materiales y Servicios (Departamento de Abastecimiento).

2.0 Recepción de requisición

2.1 Obtiene garantía de acuerdo a lo siguiente:

2.2 Si el contrato es por menos de $5,000.00, gira cheque cruzado a nombre del Hospital Juárez de México.

2.3 Si el monto del contrato está entre $5,001.00 y $20,000.00 tramita cheque de caja o certificado.

2.4 Si el monto del contrato es mayor a

$20,000.00, tramita fianza.

2.5 Entrega garantía en la Subdirección de Recursos Materiales y Servicios (Departamento de Abastecimiento).

Normatividad.

Proveedor o Contratista

3.0 Recepción de Garantía

3.1 Recibe garantía, revisa y determina:

¿Procede?.

No: La devuelve al proveedor y regresa a la actividad 3.

Si: Entrega el pedido al proveedor para que lo firme.

Subdirección de Recursos Materiales y Servicios (Departamento de Abastecimiento).

4.0 Formalización del pedido

4.1 Firma el pedido o contrato.

Proveedor o Contratista

5.0 Recepción de Garantía

5.1 Entrega el original del pedido o un tanto del contrato al proveedor y/o prestador del servicio.

5.2 Obtiene fotocopia de la garantía y la archiva en el expediente del pedido o contrato.

5.3 Concentra y custodia las garantías.

Subdirección de Recursos Materiales y Servicios (Departamento de Abastecimiento).

6.0 Devolución de la Garantía

6.1 Solicita por escrito la devolución de garantía,

adjuntando copia de factura donde demuestre el cumplimiento de pedido o contrato.

Proveedor o Contratista

7.0 Recepción de Garantía

7.1 Recibe escrito, documentación y determina: ¿Procede?.

No: Regresa al proveedor para ajustes.

SI: Recibe garantía, la entrega al proveedor recabando firma de recibido en una copia de la misma y archiva acuse de recibo.

TERMINA PROCEDIMIENTO

Subdirección de Recursos Materiales y Servicios (Departamento de Abastecimiento).

5.0 Diagrama de flujo.

SUBDIRECCION DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS (DEPARTAMENTO DE ABASTECIMIENTO)

PROVEEDOR O CONTRATISTA

INICIO

1 2

RECEPCION DE PEDIDO

RECEPCION DE REQUISICION

NORMATIVIDAD

RECEPCION DE GARANTÍA

PROCEDE

DEVUELVE AL PROVEEDOR

SI 4

ENTREGA PEDIDO

FORMALIZACION DEL PEDIDO

RECEPCION DE GARANTÍA

DEVOLUCION DE GARANTÍA

RECEPCION DE GARANTÍA

PROCEDE

REGRESA AL PROVEEDOR

RECIBE GARANTÍA

TERMINO

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

HJM-DAD-MP-61

DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN

Rev. 1

61.- Procedimiento para la recepción y resguardo de garantías

Hoja 16 de 78

6.0 Documentos de referencia

Documentos

Código (cuando aplique)

Ley Orgánica de la Administración Pública Federal. Ley General de Salud.

Ley Federal de Responsabilidades de los Servidores Públicos. Reglamento de la Ley General de Salud en Materia de Prestación de Servicios de Atención Médica.

Reglamento de la Ley General de Salud en Materia de Investigación para la Salud.

Reglamento de Insumos para la Salud. Código Fiscal de la Federación.

Reglamento Interior de la Secretaría de Salud

Manual de Organización Especifico del Hospital Juárez de México (junio de 2004)

Guía Técnica para la elaboración de Manuales de Procedimientos de la Secretaría de Salud 00 xx xxxxx xx 0000

Xx Aplica

7.0 Registros.

Registros	Tiempo de conservación	Responsable de conservarlo	Código de registro o identificación única
No Aplica	No Aplica	No Aplica	No Aplica

8.0 Glosario.

8.1 ADJUDICACIÓN DE PEDIDOS Y CONTRATOS.- Procedimiento a través del cual las entidades recaban, analizan, comparan y seleccionan las cotizaciones formuladas por los proveedores de bienes y servicios del Gobierno Federal, con el objeto de formalizar los compromisos para el ejercicio del gasto público por concepto de adquisiciones, servicios generales y obras.

8.2 GARANTÍA.- Acción y efecto de afianzar por medio de documentos, prenda o hipoteca lo estipulado. Aval que asegura y protege contra algún riesgo o eventualidad.

9.0 Cambios de esta versión

Número de Revisión	Fecha de la actualización	Descripción del cambio
1	0 xx xxxxxxxxxx xx 0000	Xx xxxxxx

10.0 Anexos( formatos e instructivos): No aplica

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

HJM-DAD-MP-62

DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN

Rev. 1

62.- Procedimiento de adjudicación directa por subcomité

Hoja 17 de 78

62.- PROCEDIMIENTO DE ADJUDICACIÓN DIRECTA POR SUBCOMITÉ

1.0 Propósito

1.1 Realizar la adquisición y contratación de bienes y servicios requeridos por el Hospital, mediante el procedimiento de adjudicación directa autorizada por el (Sub)Comité de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios, con fundamento en el artículo 41 de la Ley, con la finalidad de lograr la atención oportuna y eficiente de las necesidades existentes en los diferentes servicios.

2.0 Alcance

2.1 En el ámbito interno el procedimiento es aplicable a las áreas administrativas del Hospital.

3.0 Políticas de operación, normas y lineamientos

3.1 El Comité de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios autorizará la compra de insumos y la contratación de servicios cuando se cumpla alguno de los supuestos del artículo 41 de la Ley, excepto los considerados en las fracciones II, V y XII.

3.2 Una vez autorizado el Programa, el Hospital lo remitirá a la Secretaría de Economía a más tardar el 31 xx xxxxx de cada año para su difusión entre los interesados. (Artículo 21 de la Ley).

3.3 La justificación que se presente para fundamentar la autorización del Subcomité, deberá invocar en su caso, criterios de economía, eficacia, eficiencia, imparcialidad y honradez que aseguren la mejor compra para el Hospital. (Artículo 40 de la Ley).

3.4 La justificación para el uso de la opción de adquisición directa por artículo 41, deberá constar por escrito y estar firmada por el titular del área usuaria o requirente del bien o servicio. (Artículo 40 de la Ley).

3.5 La justificación que se presente a consideración del Subcomité deberá contener como mínimo:

Descripción de los bienes y servicios solicitados. Plazos y condiciones de entrega de los mismos.

Motivación y fundamento legal del supuesto de excepción. Precio estimado.

Forma de pago propuesta.

Procedimiento de contratación propuesto (artículo 49 del Reglamento).

4.0 Descripción del procedimiento.

Secuencia de Etapas

Actividad

Responsable

1.0 Emisión de documentación

1.1 Envía oficio solicitando la adquisición de bienes vía artículo 41 de la Ley, anexando la justificación correspondiente y archiva copia del oficio. I Invita telefónicamente a los proveedores o contratistas a cotizar y les envía por fax la descripción de los bienes o servicios requeridos.

Normatividad

Unidad Administrativa solicitante

2.0 Recepción de solicitud

2.2 Recibe oficio y justificación, elabora solicitud para el Subcomité e incluye el asunto en el orden del día.

2.3 Integra el soporte documental del asunto a la carpeta, incluyendo en su caso, información sobre existencias, consumos y precios promedio.

2.4 Elabora oficio (original y copia) para convocar a sesión de Subcomité y distribuir la carpeta informativa.

2.5 Recaba firma del Director de Administración en el oficio.

2.6 Distribuye oficio y carpetas entre los integrantes del Subcomité, recaba acuse de recibido y archiva copia del oficio con acuse.

Formato Carpeta Fichas Técnicas.

Subdirección de Recursos Materiales y Servicios

(Departamento de Abastecimiento)

3.0 Autorización de solicitud

3.2 Sesiona en la fecha programada y revisa la solicitud de autorización, así como la documentación soporte.

3.3 Los integrantes del Subcomité emiten su voto y determinan.

Procede la adquisición?.

No Se asientan los hechos en acta, se informa la decisión al Área usuaria y termina procedimiento.

Si: Asientan los hechos en acta, se firma el formato de solicitud de acuerdo y se envía a la Subdirección de Recursos Materiales y Servicios.

 Formato Autorización de ficha Técnica

Subcomité de Adquisiciones Arrendamientos y Servicios

4.0 Recepción de Autorización de Compra

4.1 Recibe y archiva una copia firmada por los Integrantes del Subcomité.

 Formato: Ficha Técnica

Subdirección de Recursos Materiales y Servicios

(Departamento de Abastecimiento).

5.0 Elaboración del Pedido

5.1 Elabora pedido en los términos señalados en el procedimiento respectivo.

 Formato: DA-F-63

TERMINA PROCEDIMIENTO

Subdirección de Recursos Materiales y Servicios

(Departamento de Abastecimiento).

5.0 Diagrama de flujo

UNIDAD ADMINISTRATIVA SOLICITANTE

SUBDIRECCION DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS (DEPARTAMENTO DE ABASTECIMIENTO)

SUBCOMITE DE ADQUISICIONES ARRENDAMIENTOS Y SERVICIOS

INICIO

1 2 3

EMISION DE DOCUMENTACIO N

NORMATIVIDAD

RECEPCION DE SOLICITUD

CARPETA FICHAS TECNICAS

AUTORIZACION DE SOLICITUD

AUTORIZACION FICHA TECNICA

NO

PROCEDE

COMUNICAN DECISION

SI

FIRMA ACUERDO Y TURNAN

4

RECEPCION DE AUTORIZACION

DE COMPRA

FICHA TECNICA

5

ELABORACION DE PEDIDO

FORMATO DA-F-63

TERMINO

6.0 Documentos de referencia.

Documentos

Código (cuando

aplique)

Ley Orgánica de la Administración Pública Federal. Ley General de Salud.

Ley Federal de Responsabilidades de los Servidores Públicos. Reglamento de la Ley General de Salud en Materia de Prestación de Servicios de Atención Médica.

Reglamento de la Ley General de Salud en Materia de Investigación para la Salud.

Reglamento de Insumos para la Salud. Código Fiscal de la Federación.

Reglamento Interior de la Secretaría de Salud

Manual de Organización Especifico del Hospital Juárez de México (junio de 2004)

Guía Técnica para la elaboración de Manuales de Procedimientos de la Secretaría de Salud 00 xx xxxxx xx 0000

Xx Aplica

7.0 Registros.

Registros

Tiempo de conservación

Responsable de conservarlo

Código de registro o identificación única

Formato de Pedido XX- X-00

0 años

Subdirección de Recursos Materiales y Servicios (Departamento de

Abastecimiento).

No Aplica

Formato de

Modificación de Pedido DA-F-63

5 años

Subdirección de Recursos Materiales y Servicios (Departamento de

Abastecimiento).

No Aplica

Ficha Técnica

5 años

Subdirección de Recursos Materiales y Servicios (Departamento de

Abastecimiento).

No Aplica

8.0 Glosario.

Acto administrativo a través del cual la Administración Pública, una vez cubiertas las formalidades del procedimiento, asigna a una persona física o moral un contrato para la adquisición de bienes, prestación de servicios o realización de obras.

La adjudicación es por concurso simplificado, cuando se otorga a una persona física o moral de un grupo de cuando menos tres posturas, eligiendo aquélla que presente la mejor propuesta técnica-económica, y con menor riesgo de cumplimiento; o por convocatoria pública, cuando proviene de un concurso público convocado para elegir la mejor propuesta técnico económica y con la mayor garantía de su ejecución.

8.2 ADJUDICACIÓN DE PEDIDOS Y CONTRATOS.- Procedimiento a través del cual las entidades recaban, analizan, comparan y seleccionan las cotizaciones formuladas por los proveedores de bienes y servicios del Gobierno Federal, con el objeto de formalizar los compromisos para el ejercicio del gasto público por concepto de adquisiciones, servicios generales y obras.

8.3 ÁREA USUARIA.- Se reconoce así al conglomerado humano y físico formado por las áreas Médicas y Administrativas del Hospital Juárez de México.

8.4 BIENES ó BIENES DE CONSUMO.- Son todas aquellas mercancías producidas por y para la sociedad en el territorio del país o importadas para satisfacer directamente una necesidad como: alimentos, bebidas, habitación, servicios personales, mobiliario, vestido, ornato, etc.

8.5 Cualquier mercancía que satisface una necesidad del público consumidor. Estos bienes constituyen lo opuesto a bienes de producción o de capital, que son los que se utilizan para producir otros bienes.

8.6 COTIZACIÓN.- Es la estimación o precio de las cosas, en materia aduanera, se entiende por valor normal el precio que correspondería a una mercancía, si fuera producto de un contrato de compraventa, celebrado bajo condiciones de libre competencia y por valor factura aquel que señala en la propia factura de la mercancía.

8.7 COSTO.- Valorización monetaria de la suma de recursos y esfuerzos que han de invertirse para la producción de un bien o de un servicio. El precio y gastos que tienen una cosa, sin considerar ninguna ganancia.

9.0 Cambios de esta versión.

Número de Revisión	Fecha de la actualización	Descripción del cambio
1	0 xx xxxxxxxxxx xx 0000	Xx xxxxxx

10.0 Anexos (formatos e instructivos):

10.1 Formato de Pedido DA-F-62

10.2 Formato de Modificación de Pedido DA-F-63

10.3 Ficha Técnica.

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

HJM-DAD-MP-63

DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN

Rev. 1

63.- PROCEDIMIENTO DE ACREDITACIÓN DE CUMPLIMIENTO DE OBLIGACIONES FISCALES

Hoja 23 de 78

63.- PROCEDIMIENTO DE ACREDITACIÓN DE CUMPLIMIENTO DE OBLIGACIONES FISCALES

1.0 Propósito

1.1 Coadyuvar al cumplimiento de la normatividad establecida y a la realización oportuna y eficiente de las adquisiciones, mediante la recepción de la documentación que acredite la observancia de la Legislación Fiscal por parte de los proveedores del Hospital.

2.0 Alcance

2.1 En el ámbito interno el procedimiento es aplicable a las áreas administrativas del Hospital.

3.0 Políticas de operación, normas y lineamientos

3.1 La obligación de que el proveedor acredite estar al corriente en el cumplimiento de sus obligaciones fiscales, se deberá señalar en las bases de licitación y en las invitaciones que elabore la Subdirección. La acreditación se presentará antes de que se formalice el pedido.

3.2 Las acreditaciones contendrán nombre o razón social del proveedor, domicilio fiscal, R.F.C., número de licitación pública o invitación en que participó y manifestará que el proveedor presentó en tiempo y forma sus declaraciones de impuestos federales, así como sus pagos provisionales correspondientes en ambos casos a los tres últimos ejercicios o menos, cuando se trate de proveedores que tengan menos de tres años operando, y que el proveedor no tiene adeudos fiscales por impuestos federales distintos.

3.3 Las acreditaciones serán firmadas por el proveedor o representante legalmente autorizado.

3.4 Los proveedores que no están obligados a presentar declaración de impuestos federales, así como los residentes en el extranjero que no deban presentar declaraciones periódicas en México, deberán presentar un escrito de liberación enunciando la circunstancia que así lo justifica. La presentación de esta liberación no deberá considerarse como requisito para participar en licitaciones públicas e invitaciones a cuando menos tres personas.

3.5 Una vez presentadas las acreditaciones o los escritos de liberación, los pedidos se formalizarán en los plazos fijados.

3.6 Las acreditaciones y los escritos de liberación no serán exigibles en los casos de modificación de pedidos.

3.7 Si un proveedor o contratista no entrega la acreditación o el escrito de liberación a más tardar en la fecha establecida para la formalización del pedido, el Departamento de Abastecimiento podrá proceder de conformidad con el artículo 46, párrafo segundo de la Ley, debiendo informar el Órgano Interno de Control del incumplimiento para los efectos procedentes.

3.8 Las acreditaciones de cumplimiento de obligaciones fiscales y los escritos de liberación presentados por los proveedores se remitirán relacionados y mediante oficio a la Administración Central de Operación Recaudadora de la SHCP, dentro de los quince días hábiles siguientes a la fecha de recepción de las mismas en la Subdirección de Recursos Materiales y Servicios (Departamento de Abastecimiento).

3.9 La Subdirección de Recursos Materiales y Servicios (Departamento de Abastecimiento) archivará copia de las acreditaciones y de los escritos de liberación que presenten los proveedores, así como de los oficios con los que turne esta documentación a la oficina central de operación recaudadora.

3.10 Cuando dicha oficina central dictamine que un proveedor presentó información falsa, el Departamento de Abastecimiento remitirá el dictamen respectivo al Órgano Interno de Control para los efectos conducentes.

3.11 La presentación de información falsa por parte del proveedor en su acreditación o escrito de liberación, no será motivo para rescindir administrativamente el pedido o para detener el pago correspondiente; en este sentido, el pedido continuará hasta su total cumplimiento.

3.12 La Subdirección de Recursos Materiales y Servicios (Departamento de Abastecimiento) Subdirección de Recursos Materiales y Servicios no permitirá la participación en procesos subsecuentes, a proveedores que hayan incurrido en falsedad de declaraciones.

4.0 Descripción del procedimiento.

Secuencia de Etapas

Actividad

Responsable

1.0 Emisión de documentación

1.1 Comunica fallo al proveedor y le solicita que presente escrito que acredite estar al corriente en el cumplimiento de sus obligaciones fiscales.

Normatividad.

Subdirección de Recursos Materiales y Servicios

(Departamento de Abastecimiento).

2.0 Elaboración de Escrito

2.1 Elabora escrito acreditando:

2.2 Pago de impuestos federales correspondientes a los dos últimos años.

- Inexistencia de adeudos fiscales.

- Nombre, Razón o Denominación Social.

- Registro Federal de Contribuyentes

- Número de licitación pública, o invitación a cuando menos tres personas en la que participó y resultó ganador.

- Domicilio fiscal

- Monto adjudicado

- Correo electrónico.

Normatividad

Proveedor o Contratista

3.0 Recepción de Boletín

3.1 Recibe la acreditación y recaba firma del proveedor en el pedido.

3.2 Entrega el original del pedido al proveedor y recaba acuse de recibo.

3.3 Envía mediante oficio (original y copia) la acreditación a la Administración Central de Operación Recaudadora de la Secretaría de

Hacienda y Crédito Público y archiva acuse de recibido.

Subdirección de Recursos Materiales y Servicios

(Departamento de Abastecimiento).

4.0 Acreditación Fiscal.

4.1 Recibe la acreditación.

4.2 Analiza la acreditación y determina si el proveedor se encuentra al corriente en el pago de sus impuestos fiscales y lo comunica a la Subdirección de Recursos Materiales y Servicios mediante

dictamen.

Administración Central de

Operación Recaudadora

5.0 Recepción de dictamen

5.1 Recibe dictamen y determina:

No: Comunica al el Órgano Interno de Control, que el proveedor no ha cumplido con sus obligaciones fiscales, anexado copia de la documentación soporte del procedimiento.

Si: Lo archiva en el expediente.

TERMINA PROCEDIMIENTO

Subdirección de Recursos Materiales y Servicios

5.0 Diagrama de flujo

PROCEDE

SUBDIRECCION DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS (DEPARTAMENTO DE ABASTECIMIENTO)

PROVEEDOR O CONTRATISTA

ADMINISTRACION CENTRAL DE OPERACIÓN RECAUDADORA S.H.C.P.

INICIO

INICIACION DEL PROCEDIMIENTO

NORMATIVIDAD

ELABORACION DE ESCRITO

NORMATIVIDAD

3 4

RECEPCION DE BOLETIN

ACREDITACION FISCAL

RECEPCION DE DICTAMEN

COMUNICA AL ORGANO

INTERNO DE SI

CONTROL

ARCHIVA EN EL EXPEDIENTE

TERMINO

6.0 Documentos de referencia.

Documentos

Código (cuando aplique)

Ley Orgánica de la Administración Pública Federal. Ley General de Salud.

Ley Federal de Responsabilidades de los Servidores Públicos. Reglamento de la Ley General de Salud en Materia de Prestación de Servicios de Atención Médica.

Reglamento de la Ley General de Salud en Materia de Investigación para la Salud.

Reglamento de Insumos para la Salud. Código Fiscal de la Federación.

Reglamento Interior de la Secretaría de Salud

Manual de Organización Especifico del Hospital Juárez de México (junio de 2004)

Guía Técnica para la elaboración de Manuales de Procedimientos de la Secretaría de Salud 00 xx xxxxx xx 0000

Xx Aplica

7.0 Registros.

Registros	Tiempo de conservación	Responsable de conservarlo	Código de registro o identificación única
No Aplica	No Aplica	No Aplica	No Aplica

8.0 Glosario.

Regla de conducta o precepto que regula la interacción de los individuos en una Organización, así como la actividad de una Unidad Administrativa o de toda una Institución, generalmente la Norma conlleva una estructura de sanciones para quienes no la observan.

8.2 DICTAMEN.- Opinión o consejo que el perito en cualquier ciencia o arte formula verbalmente o por escrito, acerca de una cuestión de su especialidad, previo requerimiento de las personas interesadas o de una autoridad de cualquier orden o espontáneamente para servir a un interés general social singularmente necesitado de atención.

8.3 LEY.- Xxxxx Xxxxxxxx obligatoria y general dictada por legítimo poder para regular la conducta de los hombres o para establecer los órganos necesarios para el cumplimiento de sus fines (Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público). LEY.- Xxxxx Xxxxxxxx obligatoria y general dictada por legítimo poder para regular la conducta de los hombres o para establecer los órganos necesarios para el cumplimiento de sus fines (Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público).

8.4 LICITACIÓN PÚBLICA.- Acto de subastar o someter a concurso público los contratos de obras o servicios, adquisiciones del Gobierno Federal, con el propósito de obtener la mejor oferta en calidad y precio de los proveedores.

8.5 NORMA y/0 NORMATIVIDAD.- Conjunto de Ordenamientos imperativos y específicos de acción que persigue un fin determinado, con la característica de ser rígido en su aplicación.

8.6 RESCISIÓN.- Rescindir.- Dejar sin efecto un contrato, obligación., etc.

8.7 R.F.C.- Registro Federal de Contribuyentes.

9.0 Cambios de esta versión.

Número de Revisión	Fecha de la actualización	Descripción del cambio
1	0 xx xxxxxxxxxx xx 0000	Xx xxxxxx

10.0 Anexos (formatos e instructivos): No Aplica.

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

HJM-DAD-MP-64

DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN

Rev. 1

64.- PROCEDIMIENTO PARA LA APLICACIÓN DE SANCIONES

Hoja 30 de 78

64.- PROCEDIMIENTO PARA LA APLICACIÓN DE SANCIONES

1.0 Propósito

1.1 Calcular y aplicar sanciones económicas a los proveedores cuando la fecha de entrega de los bienes sea posterior a la pactada en el pedido o la cantidad de bienes entregados sea menor a la convenida o la calidad de los mismos no sea la acordada, con la finalidad de proteger los intereses del Hospital y observar la normatividad vigente en la materia.

2.0 Alcance

2.1 En el ámbito interno el procedimiento es aplicable a las áreas administrativas del Hospital.

3.0 Políticas de operación, normas y lineamientos

3.1 Cuando el proveedor no entregue dentro del plazo pactado y la cantidad o calidad de los bienes no coincida con lo señalado en el pedido, se hará acreedor a una sanción económica que determinará la Subdirección de Recursos Materiales y Servicios (Departamento de Abastecimiento). (Artículo 53 de la Ley).

3.2 La sanción se calculará a razón del 0.5% por cada día de atraso en la entrega de los bienes. No se podrá sancionar con un monto mayor al equivalente a 10 días, es decir, al 10% del monto total del pedido antes del IVA. (Artículo 53 de la Ley).

3.3 La sanción bajo ninguna circunstancia podrá rebasar el monto pactado como garantía de cumplimiento. La sanción se calculará y aplicará por partida adjudicada. (artículo 53 de la Ley).

3.4 La sanción se hará constar en un oficio dirigido al proveedor, indicando el número de pedido o contrato de referencia, documentos que fundamentan la sanción, monto de la sanción y plazo para pagarla mediante cheque certificado o de caja, expedido a favor del Hospital Juárez de México.

3.5 El Hospital también podrá hacer efectiva una sanción, mediante el descuento respectivo sobre la facturación que presente el proveedor.

3.6 En caso de que el proveedor no cubra el monto de la sanción, la Institución hará valida la garantía de cumplimiento. (Artículo 68 de la Ley).

3.7 Previo al vencimiento de las fechas de cumplimiento estipuladas originalmente, a solicitud expresa del proveedor, y por caso fortuito o de fuerza mayor, o por causas atribuibles al Hospital, éste podrá modificar los pedidos a efecto de diferir la fecha para la entrega de los bienes o la prestación de los servicios. (Artículo 63 del Reglamento).

3.8 Cuando la sanción resulte improcedente por existir motivos que justifiquen la entrega extemporánea de los bienes, la Subdirección de Recursos Materiales y Servicios (Departamento de Abastecimiento) extenderá la liberación correspondiente, indicando las causas y fundamento legal de la inaplicabilidad de las sanciones. (Artículo 63 del Reglamento).

3.9 En caso de que el proveedor no obtenga el diferimiento de la fecha de entrega, se hará acreedor a la aplicación de la pena convencional (artículo 63 del Reglamento).

4.0 Descripción del procedimiento.

Secuencia de Etapas

Actividad

Responsable

1.0 Emisión de documentación

1.1 Entrega en la Subdirección de Recursos Materiales y Servicios (Departamento de Almacene) los bienes solicitados en el pedido y presenta factura (original, copia y 8 fotocopias).

Normatividad.

Proveedor o Contratista

2.0 Recepción de Bienes ó

Servicios

2.1 Recibe bienes, verifica que cumplan con las características y especificaciones técnicas cotejando contra la copia del pedido y determina ¿Cumple?.

No:Rechaza los bienes.

Si: Sella de recibido en el original, copia y fotocopias de la factura y determina ¿Entrega extemporánea?

No:Entrega el original de la factura al proveedor o contratista, archiva la copia, turna fotocopia, las 6 fotocopias restantes las usa en tramites internos.

Si: Coloca sello de “entrega extemporánea” en el original, copia y fotocopias de la factura.

Entrega el original de la factura al proveedor, o contratista archiva copia, turna fotocopia y las 6 fotocopias restantes las usan en trámites internos.

Normatividad.

Subdirección de Recursos Materiales y Servicios

(Departamento de Almacenes).

3.0 Recepción de Factura.

3.1 Recibe fotocopia de la factura, la archiva temporalmente.

Subdirección de Recursos

Financieros

4.0 Aplicación de la Sanción.

4.1 Recibe fotocopia de la factura y determina ¿tiene sanción?.

No:Elabora oficio de liberación (original y copia), avisa al proveedor o contratista que pase a recogerla.

Si: Calcula monto de la sanción elabora oficio (original y copia), avisa al proveedor o prestador del servicio que pase a recogerla.

4.2 Entrega al proveedor o contratista el original del oficio de sanción o liberación.

4.3 Archiva copia de oficio con acuse de recibido en el expediente.

4.4 Llena cédula de control de sanciones.

4.5 Turna fotocopia del oficio a la Subdirección de Recursos Financieros.

Formato DA-F-67

Subdirección de Recursos Materiales y Servicios

(Departamento de Abastecimiento).

5.0 Ejecución de Sanción.

5.1 Recibe documentación:

Si es entrega normal recibe factura y pedido originales para revisión.

Si se trata de entrega extemporánea con liberación, recibe factura y pedido originales para revisión y les

anexa oficio de liberación.

Subdirección de Recursos Financieros

Si Se trata de entrega extemporánea con sanción recibe factura y pedido originales para revisión y les anexa oficio de sanción y cheque.

5.2 Xxxxxxx y entrega el proveedor contra recibo, acusando de recibido.

5.3 Anexa la copia con acuse de recibido a la documentación y la turna a la Subdirección de Recursos Materiales (Departamentos de Presupuesto y Contabilidad).

Formato DA-F-68

TERMINA PROCEDIMIENTO

5.0 Diagrama de flujo

PROVEEDOR O CONTRATISTA

SUBDIRECCION DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS (DEPARTAMENTO DE ALMACENES E INVENTARIOS)

SUBDIRECCION DE RECURSOS FINANCIEROS

INICIO

EMISION DE DOCUMENTACIO N

NORMATIVIDAD

APLICACIÓN DE LA SANCION

FORMATO DA-F-67

PROCEDE

ELABORA OFICIO

DE LIBERACION SI

CALCULA MONTO DE SANCION

RECEPCION DE BIENES O SERVICIOS

NORMATIVIDAD

PROCEDE

RECHAZA LOS

BIENES SI

SELLA DE RECIBIDO

EXTEMPORANEA

ENTREGA

FACTURA SI

SELLA DE RECIBIDO DE EXTEMPORANEO

RECEPCION DE FACTURA

EJECUCION DE LA SANCION

FORMATO DA-F-68

TERMINO

6.0 Documentos de referencia.

Documentos

Código (cuando aplique)

Ley Orgánica de la Administración Pública Federal. Ley General de Salud.

Ley Federal de Responsabilidades de los Servidores Públicos. Reglamento de la Ley General de Salud en Materia de Prestación de Servicios de Atención Médica.

Reglamento de la Ley General de Salud en Materia de Investigación para la Salud.

Reglamento de Insumos para la Salud. Código Fiscal de la Federación.

Reglamento Interior de la Secretaría de Salud

Manual de Organización Especifico del Hospital Juárez de México (junio de 2004)

Guía Técnica para la elaboración de Manuales de Procedimientos de la Secretaría de Salud 00 xx xxxxx xx 0000

Xx Aplica

7.0 Registros.

Registros

Tiempo de conservación

Responsable de conservarlo

Código de registro o identificación única

Formato DA-F-67 aviso de sanción.

5 años

Subdirección de Recursos Materiales y Servicios (Departamento

de Abastecimiento).

No Aplica

Formato DA-F-68 recibo de pago de sanción

5 años

Subdirección de Recursos Materiales y Servicios (Departamento

de Abastecimiento).

No Aplica

8.0 Glosario.

Cualquier mercancía que satisface una necesidad del público consumidor. Estos bienes constituyen lo opuesto a bienes de producción o de capital, que son los que se utilizan para producir otros bienes.

8.3 GARANTÍA.- Acción y efecto de afianzar por medio de documentos, prenda o hipoteca lo estipulado. Aval que asegura y protege contra algún riesgo o eventualidad.

Forma establecida por la Ley para que la Administración Pública Federal asegure el cumplimiento de las obligaciones contraídas con ella por los proveedores, arrendadores, prestadores de servicios o contratistas

8.4 FACTURA.- Documento que se expide para hacer constar una venta, en el que aparece la fecha de la operación, los nombres del comprador y vendedor, las condiciones convenidas, la cantidad, descripción, precio e importe total de lo vendido. Se hace constar también el número de la factura, el nombre del comisionista o agente vendedor, la forma del embarque y otros datos adicionales relativos a cada operación.

8.5 NORMA y/o NORMATIVIDAD.- Conjunto de Ordenamientos imperativos y específicos de acción que persigue un fin determinado, con la característica de ser rígido en su aplicación.

8.6 REGLAMENTO.- Disposición legislativa expedida por el poder ejecutivo en uso de sus facultades constitucionales para hacer cumplir los objetivos de la Administración Pública (Reglamento de la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público).

8.7 SANCIONAR. Dar Fuerza xx Xxx a una disposición, aprobar un acto, aplicar una sanción o castigo.

9.0 Cambios de esta versión.

Número de Revisión	Fecha de la actualización	Descripción del cambio
1	0 xx xxxxxxxxxx xx 0000	Xx xxxxxx

10.0 Anexos (formatos e instructivos):

10.1 Formato DA-F-67 aviso de sanción

10.2 Formato DA-F-68 recibo de pago de sanción

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

HJM-DAD-MP-65

DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN

Rev. 1

65.- PROCEDIMIENTO DE ADJUDICACIÓN DIRECTA POR MONTO

Hoja 37 de 78

65.- PROCEDIMIENTO DE ADJUDICACIÓN DIRECTA POR MONTO

1.0 Propósito

1.1 Realizar la adquisición y contratación de bienes y servicios requeridos por el Hospital, mediante el procedimiento de adjudicación directa por monto, debidamente fundamentado en los criterios y circunstancias que enuncia la Ley, con la finalidad de lograr la atención oportuna y eficiente de las necesidades existentes en las diferentes áreas.

2.0 Alcance

2.1 En el ámbito interno el procedimiento es aplicable a las áreas administrativas del Hospital.

3.0 Políticas de operación, normas y lineamientos

3.1 Cuando no exista suficiencia presupuestal para solventar la adquisición vía adjudicación directa, la Subdirección de Recursos Financieros devolverá la orden de compra sin el resello correspondiente.

3.2 En los contratos o pedidos que rebasen un ejercicio presupuestal, el Hospital determinará tanto el presupuesto total como los relativos a los ejercicios que se afecten. En la formulación de estos presupuestos se tomarán en cuenta los costos que en su momento se encuentren vigentes, otorgándole preferencia a las previsiones para el cumplimiento de las obligaciones contraídas durante ejercicios anteriores. (Artículo 24 de la Ley).

3.3 El Hospital podrá bajo su estricta responsabilidad, contratar adquisiciones a través del procedimiento de adjudicación directa por monto, cuando el importe de cada operación no exceda el monto máximo que establezca el decreto del presupuesto de egresos de la Federación de cada año, siempre que las operaciones no se fraccionen para quedar comprendidas en este supuesto. (Artículo 42 de la Ley).

3.4 En todos los procedimientos de adjudicación directa por monto se deberá contar con la propuesta de cuando menos tres proveedores. (Artículo 43 de la Ley).

3.5 La adjudicación directa se realizará a favor del proveedor que cuente con capacidad de respuesta inmediata y recursos técnicos y financieros adecuados, que ofrezca el precio más conveniente para el Hospital y compruebe que sus actividades comerciales guardan relación directa con los bienes que se contratarán o adjudicarán. (Artículo 40 de la Ley).

4.0 Descripción del procedimiento.

Secuencia de

Etapas

Actividad

Responsable

1.0 Emisión de documentación

1.1 Consulta el catálogo de proveedores y de acuerdo con los bienes o servicios requeridos, selecciona a los proveedores o contratistas que participarán en el procedimiento de adjudicación directa.

1.2 Invita telefónicamente a los proveedores o contratistas a cotizar y les envía por fax la descripción de los bienes o servicios requeridos.

Normatividad

Subdirección de Recursos Materiales y Servicios (Departamento de Abastecimiento)

2.0 Recepción de requisición

2.1 Recibe descripción de bienes o servicios.

2.2 Elabora su cotización y la envía por fax o la entrega personalmente en la Subdirección de Recursos Materiales y Servicios (Departamento de Abastecimiento).

Formato Cotización papel membretado de la empresa

Proveedor o Contratista

3.0 Integración de documentación

3.1 Recibe cotización y elabora cuadro comparativo con las cotizaciones recibidas.

3.2 Selecciona la oferta más conveniente para la Institución y elabora pedido (DA-F-62).

3.3 Envía al SAT los pedidos que rebasan 2,500 salarios mínimos sin IVA.

Formato: DA-F-62

TERMINA PROCEDIMIENTO

Subdirección de Recursos Materiales y Servicios (Departamento de Abastecimiento)

5.0 Diagrama de flujo

SUBDIRECCION DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS (DEPARTAMENTO DE ABASTECIMIENTO)

PROVEEDOR O CONTRATISTA

INICIO

EMISION DE DOCUMENTACIO N

NORMATIVIDAD

RECEPCION DE REQUISICION

COTIZACION

INTEGRACION DE DOCUMENTACIO

FORMATO DA-F-63

TERMINO

6.0 Documentos de referencia

Documentos

Código (cuando aplique)

Ley Orgánica de la Administración Pública Federal. Ley General de Salud.

Ley Federal de Responsabilidades de los Servidores Públicos. Reglamento de la Ley General de Salud en Materia de Prestación de Servicios de Atención Médica.

Reglamento de la Ley General de Salud en Materia de Investigación para la Salud.

Reglamento de Insumos para la Salud. Código Fiscal de la Federación.

Reglamento Interior de la Secretaría de Salud

Manual de Organización Especifico del Hospital Juárez de México (junio de 2004)

Guía Técnica para la elaboración de Manuales de Procedimientos de la Secretaría de Salud 00 xx xxxxx xx 0000

Xx aplica

7.0 Registros

Registros

Tiempo de conservación

Responsable de conservarlo

Código de registro o identificación única

Formato pedido DA-F- 62

5 años

Subdirección de Recursos Materiales y Servicios (Departamento de

Abastecimiento)

DA-F-62

Formato modificación de pedido DA-F-63

5 años

Subdirección de Recursos Materiales y Servicios (Departamento de

Abastecimiento)

DA-F-63

8.0 Glosario

8.2 BIENES ó BIENES DE CONSUMO.- Son todas aquellas mercancías producidas por y para la sociedad en el territorio del país o importadas para satisfacer directamente una necesidad como: alimentos, bebidas, habitación, servicios personales, mobiliario, vestido, ornato, etc. Cualquier mercancía que satisface una necesidad del público consumidor. Estos bienes constituyen lo opuesto a bienes de producción o de capital, que son los que se utilizan para producir otros bienes.

8.4 CATÁLOGO.- Instrumento administrativo que presenta en forma sumaria, ordenada y sistematizada, un listado de cosas o eventos relacionados con un fenómeno en particular.

8.4 COTIZACIÓN.- Es la estimación o precio de las cosas, en materia aduanera, se entiende por valor normal el precio que correspondería a una mercancía, si fuera producto de un

contrato de compraventa, celebrado bajo condiciones de libre competencia y por valor factura aquel que señala en la propia factura de la mercancía.

8.5 S.A.T. Sistema de Administración Tributaria.

9.0 Cambios de esta versión.

Número de Revisión	Fecha de la actualización	Descripción del cambio
1	0 xx xxxxxxxxxx xx 0000	Xx xxxxxx

10.0 Anexos (formatos e instructivos):

10.1 Formato pedido DA-F-62

10.2 Formato modificación de pedido DA-F-63

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

HJM-DAD-MP-66

DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN

Rev. 1

66.- Procedimiento para la elaboración del programa anual de adquisiciones, arrendamientos y servicios

Hoja 43 de 78

66.- PROCEDIMIENTO PARA LA ELABORACIÓN DEL PROGRAMA ANUAL DE ADQUISICIONES, ARRENDAMIENTOS Y SERVICIOS

1.0 Propósito

1.1 Contar con un elemento rector en el que se señalen claramente los bienes y servicios que previsiblemente adquirirá y/o contratará el Hospital. señalando además las cantidades y montos a erogar.

2.0 Alcance.

2.1 En el ámbito interno el procedimiento es aplicable a las áreas administrativas del Hospital.

3.0 Políticas de operación, normas y lineamentos

3.1 El Hospital Juárez de México elaborará su Programa Anual de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios basándose en lo señalado por el artículo 20 de la Ley.

3.2 Una vez autorizado el Programa, el Hospital lo remitirá a la Secretaría de Economía a más tardar el 31 xx xxxxx de cada año para su difusión entre los interesados. (Artículo 21 de la Ley).

3.3 El Programa que se remita a la Secretaría de Economía tendrá carácter informativo y no presupondrá compromiso alguno de contratación (Artículo 21 de la Ley).

3.4 Durante la vigencia, el Programa podrá ser adicionado, modificado suspendido o cancelado sin responsabilidad alguna para el Hospital. (Artículo 21 de la Ley).

4.0 Descripción del procedimiento

Secuencia de

Etapas

Actividad

Responsable

1.0 Elaboración

del Programa Anual de

Trabajo

1.1.- Elabora Programa Anual de Trabajo (PAT); los servicios médicos envían sus requerimientos a la Dirección Médica y esta a la Dirección de

Administración.

Servicios Médicos y/o áreas

Administrativas

2.0 Recepción

del Programa

2.1.- Reciben programa anual de trabajo, analizan,

validan y remiten para su costeo a la Subdirección de Recursos Materiales.

Dirección Médica,

Dirección de Administración

3.0 Recepción de la información

3.1.- Recibe Programa Anual de Trabajo.

Solicita información sobre los consumos registrados en ejercicios anteriores, existencias y costos promedio.

Oficio.

Subdirección de Recursos Materiales y Servicios

(Departamento de Abastecimiento)

4.0 Generación

del Proyecto

4.1.- Genera el Proyecto del Programa Anual de Trabajo (PAT).

Formato.- convencional

Subdirección de Recursos Materiales y Servicios

(Departamento de Abastecimiento)

5.0 Validación y compromiso

5.1.- Recibe la información y solicita a la Subdirección de Recursos Financieros el presupuesto autorizado al Hospital para adquisiciones del Ejercicio.

Oficio.

Subdirección de Recursos Materiales y Servicios

(Departamento de Abastecimiento)

6.0 Recepción de presupuesto autorizado

6.1.- Entrega el presupuesto autorizado para el ejercicio a la Subdirección de Recursos Materiales y Servicios.

Oficios.

Subdirección de Recursos Financieros

7.0 Recepción y costeo

7.1.- Recibe presupuesto autorizado y remite para costeo

Oficio.

Subdirección de Recursos Materiales y Servicios

(Departamento de Abastecimiento)

8.0 Revisión y Adecuación.

8.1 Recibe información y turna su resumen a la Dirección Médica, solicitando su revisión y validación.

8.2 Revisa la información de las Áreas Administrativas y ajusta al presupuesto autorizado.

Oficio.

Subdirección de Recursos Materiales y Servicios. (Departamento de Abastecimiento)

9.0 Revisión y autorización

9.1 Realiza revisión, conforme a costos y ajusta las cantidades de insumos a la Disponibilidad Presupuestal establecida, evalúa la información, y la turna a la Subdirección de Recursos Materiales y Servicios.

Oficio.

Dirección Médica

10.0 Revisión y costeo final

10.1 Recibe la información evaluada.

10.2 Recibe la documentación y elabora el Programa

Subdirección de Recursos Materiales

Anual de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios de conformidad con los lineamientos establecidos por la Secretaria de Economía, verificando que no se rebasen los Techos Presupuéstales.

10.3 Revisa y aprueba cantidades y costos.

y Servicios (Departamento de Abastecimiento).

11.0 Autorización

del Programa Anual de Trabajo

11.1 Remite el Programa a la Dirección de Administración para visto bueno.

Oficio.

Subdirección de Recursos Materiales y Servicios

(Departamento de Abastecimiento).

12.0 Aprobación, y firma

12.1 Da visto bueno al Programa y regresa a la Subdirección de Recursos Materiales y Servicios

para presentación al (Sub) Comité de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios.

Dirección de Administración

13.0 Revisión y adecuación

13.1 Recibe y presenta al (Sub) Comité de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios el Programa para que este efectuara su revisión, observaciones y recomendaciones convenientes. (Órgano interno de Control de la Secretaria de Salud; Vicepresidente: Dirección de Administración; Secretario: Subdirección de Recursos Materiales y Servicios; Vocales: Dirección Médica, Dirección de Investigación y Enseñanza, Subdirección de Recursos Financieros, Departamento de Abastecimiento, Departamento de Almacenes e Inventarios; Asesores: Auditor Interno en el Hospital y Área

Jurídica del Hospital).

Subdirección de Recursos Materiales y Servicios

(Departamento de Abastecimiento).

14.0 Observación

a recomenda- ciones

14.1 Revisa, efectúa las observaciones y recomendaciones que considere, da visto bueno y envía.

Oficio.

(Sub)Comité de Adquisiciones, Arrendamientos y

Servicios.

15.0 Consolidación del PAT

15.1 Remite mediante oficio firmado por el Director de Administración, el Programa Anual de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios también a la Secretaria de Economía para su difusión, posteriormente archiva acuse de recibido de la Secretaría de Economía.

Subdirección de Recursos Materiales y Servicios

(Departamento de Abastecimiento).

TERMINA PROCEDIMIENTO

5.0 Diagrama de flujo

SUBDIRECCION DE RECURSOS

SERVICIOS MEDICOS Y/O AREAS ADMINISTRATIVAS

DIRECCION MEDICA, DIRECCION DE ADMINISTRACION

MATERIALES Y SERVICIOS (DEPARTAMENTO DE ABASTECIMIENTO

SUBDIRECCION DE RECURSOS FINANCIEROS

SUBCOMITE DE ADQUISICIONES, ARRENDAMIENTOS Y SERVICIOS

INICIO

2 3

ELABORACION DEL PROGRAMA ANUAL DE TRABAJO

RECEPCION DEL PROGRAMA

RECEPCION DE LA INFORMACION

OFICIO

GENERACION DEL PROYECTO

FORMATO

CONVENCIONAL

5 6

RECEPCION DE PRESUPUESTO AUTORIZADO

VALIDACION Y COMPROMISO

OFICIO

RECEPCION Y COSTO

OFICIO

REVISION Y AUTORIZACION

9 REVISION Y

ADECUACION

OFICIO

REVISION Y COSTEO FINAL

APROBACION Y FIRMA

AUTORIZACION DEL PROGRAMA ANUAL DE TRABAJO

OFICIO

REVISION Y ADECUACION

CONSOLIDACION DEL PAT

OBSERVACION A RECOMENDA- CIONES

OFICIO

TERMINO

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

HJM-DAD-MP-66

DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN

Rev. 1

66.- Procedimiento para la elaboración del programa anual de adquisiciones, arrendamientos y servicios

Hoja 48 de 78

6.0 Documentos de referencia

Documentos

Código (cuando aplique)

Ley Orgánica de la Administración Pública Federal. Ley de Responsabilidades de los Servidores Públicos.

Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios. del Sector Público Reglamento de la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios. Ley de Presupuesto, Contabilidad y Gasto Público Federal.

Presupuesto de Egresos de la Federación.

Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental. Reglamento de la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información.

Reglamento Interior de la Secretaría de Salud.

Manual de Organización Especifico del Hospital Juárez de México (junio de 2004).

Guía Técnica para la elaboración de Manuales de Procedimientos de la Secretaría de Salud 00 xx xxxxx xx 0000

Xx Aplica

7.0 Registros

Registros

Tiempo de

conservación

Responsable de

conservarlo

Código de registro o

identificación única

No Aplica

8.0 Glosario

8.1 CONSUMO- Comprende las adquisiciones de bienes y servicios de la administración pública y del sector privado, destinadas a la satisfacción de sus necesidades inmediatas.

8.2 COSTEO-COSTO- Valorización monetaria de la suma de recursos y esfuerzos que han de invertirse para la producción de un bien o de un servicio. El precio y gastos que tienen una cosa, sin considerar ninguna ganancia.

8.3 PAT- Programa Anual de Trabajo.

8.4 PRESUPUESTO- Estimación financiera anticipada, anual de los egresos e ingresos necesarios del Sector Público Federal, para cumplir con las metas de los programas establecidos. Asimismo, constituye el instrumento operativo básico que expresa las decisiones en materia de política económica y de planeación.

8.5 TECHO PRESUPUESTAL O FINANCIERO- Es el límite máximo del presupuesto que se asignará a cada Unidad Presupuestaria de la Entidad, el cual incluye gasto corriente y gasto de inversión.

9.0 Cambios de esta versión

Número de Revisión	Fecha de la actualización	Descripción del cambio
1	0 xx xxxxxxxxxx xx 0000	Xx xxxxxx

10.0 Anexos (formatos e instructivos): No Aplica.

67.- PROCEDIMIENTO PARA LA SOLICITUD DE BIENES MUEBLES INSTRUMENTALES Y DE CONSUMO

1.0 Propósito

1.1 Solicitar la adquisición de bienes muebles instrumentales y de consumo no considerados en el Programa Anual de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios o sin existencias en el Almacén, con el propósito de satisfacer las necesidades de los diferentes servicios y apoyar la realización de sus funciones.

2.0 Alcance

2.1 En el ámbito interno el procedimiento es aplicable a las áreas administrativas del Hospital.

3.0 Políticas de operación, normas y lineamientos

3.1.- La Subdirección de Recursos Materiales y Servicios (Departamento de Abastecimiento) es el Área Administrativa facultada para adquirir los bienes, artículos y productos que requieren las áreas del Hospital para realizar las funciones que tienen encomendadas.

3.2.- El Hospital podrá convocar, adjudicar o contratar adquisiciones sólo cuando cuente con la autorización global o específica del presupuesto de inversión y de gasto corriente por parte de la Secretaría de Hacienda y Crédito Público. (Art. 25 de la Ley).

3.3.- Las requisiciones de bienes serán elaboradas y requisitadas correctamente por las áreas usuarias y presentadas a la Subdirección para el trámite correspondiente. Las requisiciones incorrectas se devolverán al área de origen para su modificación.

3.4.- Para que la Subdirección de Recursos Materiales y Servicios (Departamento de Abastecimiento) tramite una requisición se requiere que previamente sé (Departamento de Almacenes e Inventarios) certifique en la misma requisición que no tiene existencias de los bienes en cuestión.

3.5.- Cuando se trate de bienes, artículos o productos no contemplados en el Programa Anual de Adquisiciones, las áreas usuarias deberán anexar a su requisición la justificación correspondiente.

3.6.- La atención de las requisiciones estará sujeta al cumplimiento de normas, requisitos, procedimientos, instancias y sistemas, por lo que el trámite tendrá una duración razonable; el tiempo de atención contará a partir de que la Subdirección de Recursos Materiales y Servicios (Departamento de Abastecimiento) reciba la requisición de bienes correctamente elaborada y requisitada.

3.7 Corresponderá a las áreas usuarias lo siguiente.

Presentar sus requisiciones con la debida oportunidad. Ajustarse al programa y presupuesto anual autorizado

Requerir su compra de acuerdo con un calendario o programa de entrega. Precisar las características y especificaciones de los bienes así como las condiciones que deberán tomarse en cuenta para la adquisición.

3.8- A favor del mejor aprovechamiento de los recursos financieros otorgados al Hospital, las áreas usuarias solo solicitarán el surtimiento o adquisición de los bienes, artículos o productos estrictamente indispensables para la correcta ejecución de las actividades que tienen a su cargo,

3.9 Con la finalidad de conocer el monto aproximado a erogar, la Subdirección de Recursos Materiales y Servicios (Departamento de Abastecimiento) solicitará las cotizaciones necesarias, (mínimo tres), las cuales se cotejarán contra los montos que al efecto señale el decreto del Presupuesto de Egresos de la Federación cada año para determinar si la contratación o pedido se realiza mediante el procedimiento de licitación pública, invitación a cuando menos tres personas o adjudicación directa. (Artículos 40,41 y 42 de la Ley).

3.10 Las cotizaciones deberán cumplir los requisitos siguientes:

Elaboradas en papel membretado del proveedor, con nombre, domicilio, teléfono y registros impresos.

Fecha de elaboración.

Dirigida al Subdirector de recursos Materiales y Servicios (Departamento de Abastecimiento) o servidor público facultado para recibir cotizaciones.

Describir en forma clara y detallada los bienes que se ofertan, señalando nombre del bien, características, especificaciones, marca, modelo, cantidad y unidad de medida.

Condiciones de venta, precio unitario neto, subtotal por partida o concepto de compra, descuentos, IVA y condiciones de pago, empaque y embarque.

Garantía de sostenimiento de la oferta (vigencia de la cotización). Firma del representante.

4.0 Descripción del procedimiento

Secuencia de Etapas

Actividad

Responsable

1.0 Elaboración

de Solicitud xx Xxxxx

1.1 Elabora requisición de compra en original y dos copias y las entrega a la Subdirección de Recursos Materiales y Servicios. (Departamento de Almacenes e Inventarios)

Formato DA-F-66 Requisición.

Unidad Administrativa Solicitante.

2.0 Recepción

de requisición

2.1 De acuerdo al tipo del bien recibe requisición y verifica existencias.

2.2 Coloca sello de "no-existencia" en los tres tantos de la requisición y la regresa a la unidad administrativa solicitante.

Formato DA-F-66 Requisición.

Subdirección de Recursos Materiales y Servicios. (Departamento de

Almacenes e Inventarios)

3.0 Verificación

de existencias

3.1 Recibe requisición con sello de no-existencia, verifica y determina.

3.2 Presenta la requisición si se trata de un servicio médico a la Dirección Médica para autorización.

Formato DA-F-66 Requisición.

Unidad Administrativa Solicitante

4.0 Autorización

de solicitud

4.1 Analiza requisición, recaba firma del servidor público facultado para autorizar requisiciones y la regresa a la Unidad Administrativa solicitante.

Formato DA-F-66 Requisición.

Dirección Médica

5.0 Presentación

de requisición

5.1 Presenta en la Subdirección de Recursos Materiales y Servicios la requisición.

Formato DA-F-66 Requisición.

Unidad Administrativa Solicitante

6.0 Recepción

de solicitud

6.1 Recibe requisición de bienes, revisa, acusa recibo, registra.

6.2 Entrega copia de la requisición sellada al área solicitante.

6.3 Verifica el tipo de bien y registra.

6.4 Determina si la compra se realiza por adjudicación directa, invitación a cuando menos tres personas o licitación pública, con base en el monto estimado a erogar.

6.5 Archiva el original de la requisición en el expediente del pedido y la copia en el consecutivo.

Formato DA-F-66 Requisición.

TERMINA PROCEDIMIENTO

Subdirección de Recursos Materiales y Servicios. (Departamento de Abastecimiento)

5.0 Diagrama de flujo

UNIDAD ADMINISTRATIVA SOLICITANTE

SUBDIRECCION DE RECURSOS MATERIALES (DEPARTAMENTO DE ALMACENES E INVENTARIOS)

DIRECCION MEDICA SUBDIRECCION DE RECURSOS MATERIALES

(DEPARTAMENTO DE ABASTECIMIENTO)

INICIO

ELABORACION DE SOLICITUD DE BIENES

FORMATO DA-F-66

RECEPCION DE SOLICITUD

FORMATO DA-F-66

TERMINO

RECEPCION DE REQUISICION

VERIFICACION DE EXISTENCIAS

AUTORIZACION DE SOLICITUD

PRESENTACION DE REQUISICION

6.0 Documentos de referencia

Documentos

Código (cuando aplique)

Ley Orgánica de la Administración Pública Federal. Ley de Responsabilidades de los Servidores Públicos.

Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público

Reglamento de la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios.

Ley de Presupuesto, Contabilidad y Gasto Público Federal. Presupuesto de Egresos de la Federación.

Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental.

Reglamento de la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información.

Código Fiscal de la Federación.

Reglamento Interior de la Secretaría de Salud

Manual de Organización Especifico del Hospital Juárez de México (junio de 2004)

Guía Técnica para la elaboración de Manuales de Procedimientos de la Secretaría de Salud 00 xx xxxxx xx 0000

Xx Aplica

7.0 Registros

Registros

Tiempo de conservación

Responsable de conservarlo

Código de registro o identificación única

Formato DA-F-66 Requisición.

5 años

Subdirección de Recursos Materiales y Servicios (Departamento de Abastecimiento)

DA-F-66

8.0 Glosario

8.1 ADJUDICACIÓN DE CONTRATOS.- Procedimiento a través del cual las entidades recaban, analizan, comparan y seleccionan las cotizaciones formuladas por los proveedores de bienes y servicios del Gobierno Federal, con el objeto de formalizar los compromisos para el ejercicio del gasto público por concepto de adquisiciones, servicios generales y obras.

8.2 CONSUMO- Comprende las adquisiciones de bienes y servicios de la administración pública y del sector privado, destinadas a la satisfacción de sus necesidades inmediatas.

8.3 COSTEO-COSTO- Valorización monetaria de la suma de recursos y esfuerzos que han de invertirse para la producción de un bien o de un servicio. El precio y gastos que tienen una cosa, sin considerar ninguna ganancia.

8.4 COTIZACIÓN.- Es la estimación o precio de las cosas, en materia aduanera, se entiende por valor normal el precio que correspondería a una mercancía, si fuera producto de un contrato de compraventa, celebrado bajo condiciones de libre competencia y por valor factura aquel que señala en la propia factura de la mercancía.

8.5 PRESUPUESTO- Estimación financiera anticipada, anual de los egresos e ingresos necesarios del Sector Público Federal, para cumplir con las metas de los programas

establecidos. Asimismo, constituye el instrumento operativo básico que expresa las decisiones en materia de política económica y de planeación.

8.6 TECHO PRESUPUESTAL O FINANCIERO- Es el límite máximo del presupuesto que se asignará a cada Unidad Presupuestaria de la Entidad, el cual incluye gasto corriente y gasto de inversión.

8.7 UNIDAD ADMINISTRATIVA SOLICITANTE.- Se reconoce así al conglomerado humano y físico formado por las áreas Médicas y Administrativas del Hospital General de México.

9.0 Cambios de esta versión

Número de Revisión	Fecha de la actualización	Descripción del cambio
1	0 xx xxxxxxxxxx xx 0000	Xx xxxxxx

10.0 Anexos (formatos e instructivos):

10.1 Formato DA-F-66 Requisición.

68.- PROCEDIMIENTO DE INVITACIÓN A CUANDO MENOS TRES PERSONAS

1.0 Propósito

1.1 Realizar la adquisición y contratación de bienes y servicios, mediante la selección e invitación de proveedores o contratistas idóneos por su capacidad e infraestructura, así como por sus antecedentes comerciales con el Hospital, con la finalidad de lograr la participación en la etapa final de al menos tres de ellos y garantizar así las mejores condiciones de compra para la Institución.

2.0 Alcance

2.1 En el ámbito interno, el procedimiento es aplicable a las áreas administrativas del Hospital.

3.0 Políticas de operación, normas y lineamientos

3.1 Cuando no exista suficiencia presupuestal para la adquisición o contratación, se pospondrá o cancelará el proceso de invitación a cuando menos tres personas.

3.2 En los pedidos y contratos que rebasen un ejercicio presupuestal, la Subdirección determinará tanto el presupuesto total como los parciales correspondientes a cada uno de los ejercicios involucrados. En la formulación de estos presupuestos se tomarán en cuenta los precios vigentes y se otorgará preferencia a las previsiones para solventar las obligaciones contraídas durante ejercicios anteriores. (Artículo 24 de la Ley)

3.3 La aplicación del procedimiento de invitación a cuando menos tres personas, será fundamentado por el área solicitante mediante escrito firmado por su titular, en el que acredite la existencia de alguno de los criterios y motivos marcados por los Artículo 40 y 41 de la Ley respectivamente.

3.4 Independientemente de lo expresado en la política anterior, el Hospital podrá bajo su estricta responsabilidad, adjudicar pedidos o contratos mediante el procedimiento de invitación a cuando menos tres personas, cuando el importe de la operación no rebase el monto máximo que establezca el decreto del presupuesto de egresos cada año, y no se fraccione para quedar comprendida en este supuesto. (Artículo 42 de la Ley).

3.5 A proveedores o contratistas, sólo se les podrán exigir los requisitos que marca la Ley, los cuales aplicarán por igual para todos los participantes, debiendo el Hospital proporcionarles a todos las mismas facilidades para accesar a la información relacionada con el proceso. (Artículo 26 de la Ley)

3.6 Las bases y las invitaciones serán preparadas por la Subdirección de Recursos Materiales y Servicios (Departamento de Abastecimiento). En las invitaciones se señalará como mínimo la cantidad y descripción de los bienes o servicios, plazo y lugar de entrega o prestación del servicio, así como las condiciones de pago. (Artículos 30 y 31 del Reglamento).

3.7 Para la adquisición de bienes de uso restringido, la Subdirección de Recursos Materiales y Servicios (Departamento de Abastecimiento) deberá solicitar y contar previamente con el oficio y dictamen emitido por la Secretaria de Hacienda y Crédito Publico.

3.8 Los plazos para presentar proposiciones se establecerán para cada operación en congruencia con el tipo de bien o servicio requerido, así como la complejidad para integrar las propuestas. (Artículo 43 de la Ley).

3.9 Las propuestas técnicas y económicas se entregarán en sobres separados, cerrados, lacrados y firmados por el licitante o su apoderado legal. (Artículo 34 de la Ley).

3.10 La presentación de proposiciones y la apertura de ofertas técnicas se efectuará en un solo acto; en una segunda etapa se efectuará la apertura de las ofertas económicas. (Artículo 35 de la Ley).

3.11 Previamente a la evaluación, la Subdirección de Recursos Materiales y Servicios (Departamento de Abastecimiento) verificará que las propuestas cumplan con todos los requisitos señalados en la invitación respectiva. En la evaluación que se realice no se podrán aplicar sistemas de puntos o porcentajes. (Artículo 36 de la Ley).

3.12 Los proveedores o contratistas que no cumplan con los requisitos de la oferta técnica, serán descalificados y no podrán participar en la apertura de ofertas económicas. (Artículo 35 de la Ley).

3.13 Los proveedores y contratistas que no cumplan con los requisitos de la oferta económica, serán descalificados y no serán tomados en cuenta para el fallo. (Artículo 35 de la Ley).

3.14 No se recibirán propuestas de los proveedores o contratistas que se encuentren en los supuestos señalados en el Artículo 9 de la Ley federal de responsabilidades administrativas de los servidores públicos y 50 de la Ley. (Artículo 29 de la Ley)-

3.15 Con base en la evaluación, el pedido o contrato se adjudicará al licitante cuya propuesta resulte la más solvente por cumplir satisfactoriamente las condiciones legales, técnicas y económicas fijadas por el Hospital y garantizar las obligaciones exigidas. Cuando dos o más proposiciones sean igualmente solventes, el pedido o contrato se adjudicará a la proposición que ofrezca el precio más bajo, incluyendo en su caso, el porcentaje previsto en el Artículo 14 de la Ley. En caso de persistir el empate, se efectuará un sorteo manual por insaculación para determinar al licitante ganador. (Artículo 44 del Reglamento).

3.16 Las áreas solicitantes realizarán la evaluación técnica y serán responsables de la misma.

3.17 Contra la resolución que contenga el fallo no procederá ningún recurso; sin embargo, procederán las inconformidades que presenten los licitantes en los términos del Artículo 65 de la Ley. (Artículo 37 de la Ley).

3.18 El resultado de la evaluación se hará constar en un dictamen que reseñará cronológicamente los actos y procedimientos, el análisis de las proposiciones y las razones que operaron para admitirlas o rechazarlas; este dictamen será base para el fallo, el cual se dará a conocer en junta publica o bien por escrito, dentro de los cinco días posteriores a la emisión de esté. (Artículo 36 de la Ley).

3.19 Cuando no se reciban propuestas o las que se reciban no cumplan con los requisitos señalados en la invitación o los precios ofertados sean económicamente inaceptables, el procedimiento de invitación se declarará desierto; se archivarán las propuestas recibidas y se efectuará una segunda invitación. (Artículo 42 de la Ley).

3.20 Cuando en la segunda invitación tampoco se reúnan al menos tres propuestas o las que se reciban no cumplan los requisitos señalados en la invitación o los precios ofertados sean económicamente elevados, el procedimiento se declarará nuevamente desierto, se archivarán las propuestas recibidas y el Hospital quedará facultado para realizar la adquisición o contratación por el procedimiento de adjudicación directa. Asimismo, el Hospital podrá cancelar un proceso de invitación por caso fortuito o fuerza mayor o cuando se presenten circunstancias que justifiquen la extinción de la necesidad de adquirir un bien o contratar un servicio y se demuestre que de continuar el proceso se ocasionarían daños o perjuicios graves a la Institución. (Artículo 42 de la Ley).

3.21 Para que una partida sea objeto de análisis y posible adjudicación se requerirá que al menos tres proveedores la coticen (Artículo 43 de la Ley).

3.22 El Hospital, si así conviene a sus intereses y previa justificación, podrá distribuir entre varios proveedores los bienes correspondientes a una misma partida, si así esta previsto en bases; en estos casos los precios no podrán exceder del 5% respecto de la propuesta solvente más baja.

4.0 Descripción del procedimiento:

Secuencia de Etapas

Actividad

Responsable

1.0 Elaboración y remisión de invitación

1.1 Elabora orden de compra en original y copia de acuerdo con las características y especificaciones indicadas por el área solicitante, derivado del resultado de la Licitación Pública, Invitación a cuando menos tres personas o Adjudicación Directa.

1.2 Recaba firmas.

1.3 Turna orden de compra a la Subdirección de Recursos Financieros para sello presupuestal, con relación (original y copia), archiva acuse de recibido y registra fecha del movimiento en el sistema de control.

Normatividad

Subdirección de Recursos Materiales y Servicios

(Departamento de Abastecimiento).

2.0. Previsión de Recursos.

2.1 Revisa estado del ejercicio presupuestal en la partida correspondiente y determina:

No: Regresa orden de compra y termina procedimiento.

Si: Estampa sello presupuestal, regresa original de la orden de compra con oficio, archiva copia de la orden de compra y del acuse de recibido.

Oficio.

Subdirección de Recursos Financieros

3.0 Elaboración de registro presupuestal

3.1 Recibe la orden de compra, imprime pedido en original y dos copias, recaba firma y registra fecha del movimiento en sistema de control.

3.2. Turna con relación (original y copia), pedido a la Subdirección de Recursos Financieros para resello presupuestal y archiva acuse de recibido y registra fecha del movimiento en el sistema de control.

Formato Pedido DA-F-62

Subdirección de Recursos Materiales y Servicios

(Departamento de Abastecimiento)

4.0 Aprobación

de registro presupuestal

4.1 Resella pedido, regresa original y una copia al Subdirección de Recursos Materiales y Servicios (Departamento de Abastecimiento) con oficio (original y copia) y archiva una copia del pedido y acuse de recibido.

Formato.-Pedido DA-F-62

Subdirección de Recursos Financieros.

5.0 Integración de documentación

5.1 Recaba, en su caso y de acuerdo con montos, firmas adicionales y registra fecha del movimiento en sistema de control.

5.2 Entrega original del pedido al proveedor o contratista y registra fecha del movimiento en sistema de control.

Original para el proveedor o contratista. Copia al expediente

Fotocopia al Almacén.

Subdirección de Recursos Materiales y Servicios

(Departamento de Abastecimiento)

	Formato Pedido DA-F-62
6.0 Formalización del Proveedor	6.1 Recibe original del pedido, entrega garantía y acreditación correspondientes, acusa de recibido en la copia del pedido. Formato Pedido DA-F-62	Proveedor o Contratista
7.0 Formalización Institución.	7.1 Archiva en expediente la copia del pedido. Formato Pedido DA-F-62	Subdirección de Recursos Materiales y Servicios (Departamento de Abastecimiento)
8.0 Distribución de bienes	8.1 Entrega en la Subdirección de Recursos Materiales y Servicios (Departamento de Almacenes), los bienes solicitados en el pedido, de acuerdo con especificaciones, cantidades y plazos. Formato Factura. Bienes	Proveedor o Contratista
9.0 Recepción de bienes	9.1 Recibe bienes y verifica que cumplan con las características y especificaciones, cotejando contra la copia del pedido. 9.2 Sella de recibido en el original y copias de la factura. 9.3 Entrega el original de la factura sellada al proveedor archiva una copia de la factura en el expediente y turna una fotocopia de la factura Formato Factura.	Subdirección de Recursos Materiales y Servicios (Departamento de Almacenes e Inventarios)
10.0 Recepción y captura de pedido	10.1 Recibe copia de la factura y la archiva en el expediente correspondiente junto con la garantía del proveedor. 10.2 Captura pedido en sistema Compranet de acuerdo a lineamientos establecidos. TERMINA PROCEDIMIENTO	Subdirección de Recursos Materiales y Servicios (Departamento de Almacenes e Inventarios)

5.0 Diagrama de flujo

SUBDIRECCION DE RECURSOS MATERIALES (DEPARTAMENTO DE ABASTECIMIENTO)

SUBDIRECCION DE RECURSOS PROVEEDOR O CONTRATISTA FINANCIEROS

SUBDIRECCION DE RECURSOS MATERIALES (DEPARTAMENTO DE ALMACENES E INVENTARIOS)

INICIO

IELABORACION Y REMISION DE INVITACION

NORMATIVIDAD

PREVICION DE RECURSOS

OFICIO

ELABORACION DE REGISTRO PRESUPUESTAL

APROBACION DEL REGISTRO PRESUPUESTAL

FORMATO DA-F-62 4

FORMATO DA-F-62

INTEGRACION DE DOCUMENTACION

FORMALIZACION DEL PROVEEDOR

FORMATO DA-F-62

FORMALIZACION INSTITUCION

7 8

DISTRIBUCION DE BIENES

FORMATO DA-F-62

FACTURA

RECEPCION DE BIENES

FORMATO DA-F-62 9

FACTURA

RECEPCION Y CAPTURA DE PEDIDO

TERMINO

6.0 Documentos de referencia

Documentos

Código (cuando aplique)

Ley Orgánica de la Administración Pública Federal. Ley General de Salud.

Ley Federal de Responsabilidades de los Servidores Públicos. Reglamento de la Ley General de Salud en Materia de Prestación de Servicios de Atención Médica.

Reglamento de la Ley General de Salud en Materia de Investigación para la Salud.

Reglamento de Insumos para la Salud. Código Fiscal de la Federación

Reglamento Interior de la Secretaría de Salud

Manual de Organización Especifico del Hospital Juárez de México (junio de 2004)

Guía Técnica para la elaboración de Manuales de Procedimientos de la Secretaría de Salud 00 xx xxxxx xx 0000

Xx Aplica

7.0 Registros

Registros

Tiempo de conservación

Responsable de conservarlo

Código de registro o identificación única

Pedido DA-F-62

5 años

Subdirección de Recursos Materiales y Servicios (Departamento de

Almacenes)

No Aplica

Modificación de Pedido DA-F-63

5 años

Subdirección de Recursos Materiales y Servicios (Departamento de

Almacenes)

No Aplica

8.0 Glosario

8.1 ADJUDICACIÓN.- Acto judicial consistente en la atribución como propio a personas determinadas de una cosa, mueble o inmueble, como consecuencia de una subasta o partición hereditaria con la consiguiente entrega de la misma a la persona interesada. En el ámbito del derecho internacional público, se entiende por adjudicación la adquisición de la soberanía sobre un territorio por laudo de un tribunal arbitral u otro organismo competente de naturaleza internacional. Acto administrativo a través del cual la Administración Pública, una vez cubiertas las formalidades del procedimiento, asigna a una persona física o moral un contrato para la adquisición de bienes, prestación de servicios o realización de obras. La adjudicación es por concurso simplificado, cuando se otorga a una persona física o moral de un grupo de cuando menos tres posturas, eligiendo aquélla que presente la mejor propuesta técnica-económica, y con menor riesgo de cumplimiento; o por convocatoria pública, cuando proviene de un concurso público convocado para elegir la mejor propuesta técnica- económica y con la mayor garantía de su ejecución.

8.3 COMPRANET.- Es un Sistema Electrónico de Contrataciones Gubernamentales, por medio del cual el Gobierno Federal licita sus compras a los proveedores y contratistas, facilitando con ello a las empresas el acceso a las compras del gobierno y haciendo más transparente el proceso de contrataciones públicas.

8.5 GARANTÍA.- Acción y efecto de afianzar por medio de documentos, prenda o hipoteca lo estipulado. Aval que asegura y protege contra algún riesgo o eventualidad.

8.6 LICITACIÓN PÚBLICA.- Acto de subastar o someter a concurso público los contratos de obras o servicios, adquisiciones del Gobierno Federal, con el propósito de obtener la mejor oferta en calidad y precio de los proveedores.

8.7 PRESUPUESTO.- Estimación financiera anticipada, anual de los egresos e ingresos necesarios del Sector Público Federal, para cumplir con las metas de los programas establecidos. Asimismo, constituye el instrumento operativo básico que expresa las decisiones en materia de política económica y de planeación.

9.0 Cambios de esta versión

Número de Revisión	Fecha de la actualización	Descripción del cambio
1	0 xx xxxxxxxxxx xx 0000	Xx xxxxxx

10.0 Anexos (formatos e instructivos): No Aplica

10.1 Pedido DA-F-62

10.2 Modificación de pedido DA-F-63

69.- PROCEDIMIENTO PARA LA FORMULACIÓN DE PEDIDOS

1.0 Propósito

1.1 Formalizar mediante el llenado y requintado adecuado del Formato de Pedido, la adquisición de bienes, observando la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público, con el propósito de que los servicios médicos y las áreas administrativas cuenten oportunamente con los recursos materiales necesarios para su operación.

2.0 Alcance

2.1 En el ámbito interno el procedimiento es aplicable a las áreas administrativas del Hospital.

3.0 Políticas de operación, normas y lineamientos

3.1 Derivado del fallo objeto de una licitación pública, invitación a cuando menos tres personas o adjudicación directa, se generará un pedido que será formulado por la Subdirección de Recursos Materiales y Servicios (Departamento de Abastecimiento).

3.2 Los pedidos se pactarán a precios fijos, unitarios, netos y vigentes por lo menos 30 días después de la fecha de apertura de ofertas económicas o presentación de las cotizaciones. No obstante, cuando así se justifique, se podrán pactar incrementos o decrementos a los precios, aplicando la fórmula de ajuste que establezca la convocante antes de la presentación de las propuestas técnicas y económicas. (Artículo 44 de la Ley).

3.4 Si el interesado no firma el pedido por causas imputables al mismo, dentro del plazo señalado por el artículo 46 de la Ley, el Hospital podrá adjudicar el pedido al proveedor que haya presentado la siguiente proposición solvente más baja.

3.4 El licitante a quien se le adjudique un pedido no estará obligado a suministrar los bienes si el Hospital por causas imputables a el mismo, no firma el pedido oportunamente (artículo 46 de la Ley).

3.5 Cuando así lo exijan las condiciones operativas y exista suficiencia presupuestal, se podrá acordar el incremento en la cantidad de bienes solicitados en los términos del artículo 52 de la Ley.

3.6 Los pedidos contendrán como mínimo los requisitos y datos indicados por el artículo 45 de la Ley. Los pedidos se formalizarán dentro de los veinte días naturales siguientes a la fecha en que tenga lugar el fallo respectivo. (Artículo 46 de la Ley).

3.7 Cuando un bien se requiera en forma repetitiva, se podrán celebrar contratos y pedidos abiertos. (artículo 47 de la Ley).

3.8 En los pedidos que rebasen un ejercicio presupuestal, el Hospital determinará el presupuesto total y los relativos a los ejercicios que se afectarán, tomando en cuenta los costos vigentes y otorgando preferencia a las previsiones para el cumplimiento de las obligaciones contraídas durante ejercicios anteriores. (artículo 24 de la Ley).

3.9 La Subdirección de Recursos Materiales y Servicios (Departamento de Almacenes) bajo ninguna circunstancia recibirá bienes que no estén amparados por un pedido debidamente requisitado y firmados.

3.10 En caso de que los bienes no cumplan las especificaciones y características técnicas señaladas en el pedido, se devolverán a los proveedores sin darles entrada, indicándoles que corrijan las deficiencias o diferencias detectadas, lo cual se informará inmediatamente a la Subdirección de Recursos Materiales.

3.11 El atraso en la formalización de los pedidos prorrogará en igual plazo la fecha de cumplimiento por parte del Hospital y del proveedor. (artículo 46 de la Ley).

3.12 La garantía que exija el Hospital para asegurar el cumplimiento de los pedidos que suscribe se calcula de acuerdo con el monto de éstos y son:

 de $ 1.00 a $ 5,000.00 cheque cruzado

 de $ 5,001.00 a $ 20,000.00 cheque certificado o de caja

 de $ 20,001.00 en adelante fianza.

3.13 La firma de Servidores Públicos facultados en los pedidos, se ajustará a lo señalado en el documento denominado Políticas, Bases y Lineamientos en Materia de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios.

4.0 Descripción del procedimiento.

Secuencia de Etapas

Actividad

Responsable

1.0 Formulación de Pedido.

1.2 Recaba firma del Subdirector de Recursos Materiales y Servicios (Departamento de Abastecimiento).

Normatividad

Subdirección de Recursos Materiales y Servicios (Departamento de Abastecimiento).

2.0 Recepción de suficiencia

2.1 Revisa estado del ejercicio presupuestal en la partida correspondiente y determina: ¿Procede?.

No: Regresa orden de compra la Subdirección de Recursos Materiales y Servicios (Departamento de Abastecimiento) y termina procedimiento.

Si: Estampa sello presupuestal, regresa original de la orden de compra al la Subdirección de Recursos Materiales y Servicios (Departamento de Abastecimiento) con oficio, archiva copia de la orden de compra y del acuse de recibido.

Formato Oficio de solicitud de Suficiencia.

Subdirección de Recursos Financieros

3.0 Autorización de compra

3.1 Recibe la orden de compra, tramita firmas de Director General y del Director de Administración y registra fecha del movimiento en sistema de control.

3.2 Turna con relación (original y copia), pedido a la Subdirección de Recursos Financieros para resello presupuestal y archiva acuse de recibido y registra fecha del movimiento en sistema de control. Formato DA-F-62

Formato : Oficio de solicitud de Suficiencia.

Subdirección de Recursos Materiales y Servicios (Departamento de Abastecimiento).

4.0 Recepción de Autorización de Compra

4.1 Resella pedido, regresa original y una copia a la Subdirección de Recursos Materiales y Servicios (Departamento de Abastecimiento) con oficio (original y copia) y archiva una copia del pedido y acuse de recibido.

Formato DA-F-62.

Subdirección de Recursos Financieros.

5.0 Formalización del pedido y/o contrato

5.1 Recaba, en su caso y de acuerdo con montos, firmas adicionales y registra fecha del movimiento en sistema de control.

5.2 Recaba firma del proveedor en el pedido, distribuye

Subdirección de Recursos Materiales y

Servicios (Departamento de

	y obtiene fotocopia del pedido.  Original para el proveedor o prestador del servicio.  Copia al expediente.  Fotocopia al Almacén. 5.3 Recibe original del pedido y/o contrato, entrega garantía y acreditación correspondientes, acusa de recibido en la copia del pedido y/o contrato. 5.4 Archiva en expediente la copia del pedido. Formato: Pedido DA-F-62.	Abastecimiento).
6.0 Distribución de los bienes	6.1 Entrega en la Subdirección de Recursos Materiales y Servicios (Departamento de Almacenes e Inventarios) los bienes solicitados en el pedido, de acuerdo con especificaciones, cantidades y plazos. Formato : Pedido DA-F-62.	Proveedor o Contratista
7.0 Facturación de los bienes	7.1 Recibe bienes y verifica que cumplan con las características y especificaciones, cotejando contra la copia del pedido. 7.2 Sella de recibido en el original y copias de la factura. 7.3 Entrega el original de la factura sellada al proveedor archiva una copia de la factura en el expediente y turna una fotocopia de la factura a la Subdirección de Recursos Materiales y Servicios (Departamento de Abastecimiento). Formato : Pedido DA-F-62.	Subdirección de Recursos Materiales y Servicios (Departamento de Almacenes).
	Formato Factura.
8.0 Conclusión de la formulación del pedido	8.1 Recibe copia de la factura y la archiva en el expediente correspondiente junto con la garantía del proveedor. 8.2 Captura pedido en sistema Compranet de acuerdo a lineamientos establecidos. Formato : Recibo Electrónico.	Subdirección de Recursos Materiales y Servicios (Departamento de Abastecimiento).
	TERMINA PROCEDIMIENTO

RECEPCION DE AUTORIZACION DE COMPRA

FORMALIZACION DEL PEDIDO Y/O CONTRATO

REGRESA ORDEN DE COMPRA

ESTAMPA SELLO PRESUPUESTAL

AUTORIZACION DE COMPRA

FACTURACION DE LOS BIENES

CONCLUSION DE LA FORMULACION DEL PEDIDO

5.0 Diagrama de flujo

SUBDIRECCION DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS (DEPARTAMENTO DE ABASTECIMIENTO)

SUBDIRECCION DE RECURSOS PROVEEDOR O CONTRATISTA FINANCIEROS

SUBDIRECCION DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS (DEPARTAMENTO DE ALMACENES E INVENTARIOS)

INICIO

1 2

FORMULACION DE PEDIDO

RECEPCION DE SUFICIENCIA

NORMATIVIDAD

OFICIO DE SUFICIENCIA

PROCEDE

FORMATO DA-F-62

OFICIO DE SUFICIENCIA

FORMATO DA-F-62

DISTRIBUCION DE LOS BIENES

FORMATO DA-F-62

FACTURA

RECIBO

TERMINO

6.0 Documentos de referencia.

Documentos

Código (cuando aplique)

Ley Orgánica de la Administración Pública Federal. Ley General de Salud.

Ley Federal de Responsabilidades de los Servidores Públicos. Reglamento de la Ley General de Salud en Materia de Prestación de Servicios de Atención Médica.

Reglamento de la Ley General de Salud en Materia de Investigación para la Salud.

Reglamento de Insumos para la Salud. Código Fiscal de la Federación

Reglamento Interior de la Secretaría de Salud

Manual de Organización Especifico del Hospital Juárez de México (junio de 2004)

Guía Técnica para la elaboración de Manuales de Procedimientos de la Secretaría de Salud 00 xx xxxxx xx 0000

Xx aplica

7.0 Registros.

Registros

Tiempo de

conservación

Responsable de

conservarlo

Código de registro o

identificación única

Formato pedido DA-F-62

5 años

Subdirección de Recursos Materiales y Servicios (Departamento de

Abastecimiento).

DA-F-62

Formato modificación de pedido DA-F-63

5 años

Subdirección de Recursos Materiales y Servicios (Departamento de

Abastecimiento).

DA-F-63

8.0 Glosario

8.2 BIENES DE CONSUMO.- Son todas aquellas mercancías producidas por y para la sociedad en el territorio del país o importadas para satisfacer directamente una necesidad como: alimentos, bebidas, habitación, servicios personales, mobiliario, vestido, ornato, etc. Cualquier mercancía que satisface una necesidad del público consumidor. Estos bienes constituyen lo opuesto a bienes de producción o de capital, que son los que se utilizan para producir otros bienes.

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

HJM-DAD-MP-69

DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN

Rev. 1

69.- PROCEDIMIENTO PARA LA FORMULACIÓN DE PEDIDOS

Hoja 8 de 7

8.4 EJERCICIO.- Tiempo durante el cual rige un presupuesto aprobado por Xxx. Periodo al fin del cual deben clausurarse los libros de contabilidad, ya sea en virtud de alguna disposición legal o bien por mandato del estatuto jurídico de la empresa. El ejercicio normal es el periodo comprendido entre dos balances generales y abarca un año fiscal.

8.5 FACTURA.- Documento que se expide para hacer constar una venta, en el que aparece la fecha de la operación, los nombres del comprador y vendedor, las condiciones convenidas, la cantidad, descripción, precio e importe total de lo vendido. Se hace constar también el número de la factura, el nombre del comisionista o agente vendedor, la forma del embarque y otros datos adicionales relativos a cada operación.

8.6 GARANTÍA.- Acción y efecto de afianzar por medio de documentos, prenda o hipoteca lo estipulado. Aval que asegura y protege contra algún riesgo o eventualidad.

8.8 SUFICIENCIA PRESUPUESTAL.- Es él límite máximo del presupuesto que se asignará a cada operación de compra y/o contratación, el cual incluye gasto corriente y gasto de inversión.

9.0 Cambios de esta versión.

Número de Revisión	Fecha de la actualización	Descripción del cambio
1	0 xx xxxxxxxxxx xx 0000	Xx xxxxxx

10.0Anexos (formatos e instructivos):

10.1 Formato de Pedido DA-F-62

10.2 Formato de Modificación de Pedido DA-F-63

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

HJM-DAD-MP-70

DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN

Rev. 1

70. -Procedimiento para la formulación de contratos.

Hoja 9 de 78

70.- PROCEDIMIENTO PARA LA FORMULACIÓN DE CONTRATOS.

1.0 Propósito

1.1 Contar con el Documento Oficial que permita tramitar y controlar la contratación de los servicios que requieren las diferentes áreas del Hospital Juárez de México para realizar sus funciones, dentro del marco normativo que establece la Ley de Adquisiciones, Arrendamiento y Servicios del Sector Público.

2.0 Alcance

2.1 En el ámbito interno el procedimiento es aplicable a las áreas administrativas del Hospital.

3.0 Políticas de operación, normas y lineamientos

3.1 Los contratos se pactarán a precios fijos, unitarios, netos y vigentes por lo menos 30 días después de la fecha de apertura de ofertas económicas o presentación de las cotizaciones. No obstante, cuando así se justifique, se podrán pactar incrementos o decrementos a los precios, aplicando la fórmula de ajuste que establezca la convocante antes de la presentación de las propuestas técnicas y económicas, en caso de licitación o invitación. (Artículo 44 de la Ley).

3.2 Si el interesado no firma el contrato por causas imputables al mismo o dentro del plazo señalado en el artículo 46 de la Ley, el Hospital podrá adjudicar el contrato al proveedor que haya presentado la siguiente proposición mas baja.

3.3 El licitante al que se le haya adjudicado un contrato, no estará obligado a suministrar los servicios si el Hospital por causas imputables al mismo, no firma el contrato oportunamente. (artículo 46 de la Ley).

3.4 Cuando así lo exijan las condiciones operativas, se podrá acordar el incremento en la cantidad de bienes solicitados en los términos del artículo 52 de la Ley.

3.5 Los contratos contendrán como mínimo los requisitos y datos indicados por el artículo

45 de la Ley. Los contratos se formalizarán dentro de los veinte días naturales siguientes a la fecha en que tenga lugar el fallo respectivo.

3.6 Cuando un bien se requiera en forma repetitiva, se podrán celebrar contratos abiertos en los términos del artículo 47 de la Ley y el 56 de su Reglamento.

3.7 En los contratos que rebasen un ejercicio presupuestal, el Hospital determinará el presupuesto total y los relativos a los ejercicios que se afectarán, tomando en cuenta los costos vigentes y otorgando preferencia a las previsiones para el cumplimiento de las obligaciones contraídas durante ejercicios anteriores. (Artículo 24 de la Ley).

3.8 En caso de que los servicios que proporciona el proveedor no cumplan las especificaciones y características técnicas señaladas en el contrato, se le hará saber a éste, indicándole que corrija las deficiencias o diferencias detectadas.

3.9 Las garantías que exige el Hospital para asegurar el cumplimiento de los contratos que suscribe se calcula de acuerdo con el monto de éstos y son:

de $ 1.00 a $ 5,000.00 cheque cruzado

de $ 5,001.00 a $ 20,000.00 cheque certificado o de caja de $ 20,001.00 en adelante fianza

3.10 El atraso en la formalización de los contratos prorrogará en igual plazo la fecha de cumplimiento por parte del propio Hospital y del proveedor. (Artículo 46 de la Ley).

4.0 Descripción del procedimiento.

Secuencia de

Etapas

Actividad

Responsable

1.0 Elaboración del contrato

1.1 Elabora contrato de acuerdo con los requerimientos del área solicitante y el resultado de la licitación pública, invitación a cuando menos tres personas o adjudicación directa.

1.2 Mediante relación firmada por el Subdirector de Recursos Materiales (original y copia), envía contrato a la Área Jurídica para su revisión y visto bueno y archiva copia de la relación con acuse de recibido.

Normatividad.

Subdirección de Recursos Materiales y Servicios

(Departamento de Abastecimiento).

2.0 Revisión

de Acuerdo y de

Normas

2.1 Recibe contrato y procede a su revisión para comprobar que cumple con la normatividad y se salvaguardan los intereses del Hospital.

2.2 Elabora y envía oficio dirigido a la Subdirección de Recursos Materiales (original y copia) comunicando su dictamen favorable o sus observaciones y archiva copia del oficio con acuse de recibido.

Normatividad.

Área Jurídica

3.0 Recepción de contrato

3.1 Recibe oficio y contrato.

Subdirección de Recursos Materiales y Servicios

(Departamento de Abastecimiento).

4.0 Notificación y conformidad

4.1 Recibe oficio así como contrato y determina:

¿Procede?.

No: Regresa a la actividad 1.

Si: Vía fax envía copia del contrato al proveedor para su revisión y conformidad.

Subdirección de Recursos Materiales y Servicios

(Departamento de Abastecimiento).

5.0 Formalización Proveedor ó Contratista

5.1 Recibe contrato y procede a su revisión.

5.2 Regresa contrato a la Subdirección de Recursos

Materiales y Servicios con observaciones o conformidad.

Proveedor o Contratista

6.0 Formalización del Compromiso

6.1 Recibe y verifica comentarios y observaciones.

6.2 Analiza y determina: ¿Procede?. No: Regresa a la actividad 1.

Si: Prepara tres juegos del contrato y los remite mediante relación (original y copia) al área usuaria y

archiva copia de la relación con acuse de recibido.

Subdirección de Recursos Materiales y Servicios

(Departamento de Abastecimiento).

7.0 Confirmación del Contrato

7.1 Envía los tres juegos del contrato a trámite de suficiencia presupuestal mediante relación (original y copia) firmada por el Subdirector de Recursos

Materiales y archiva copia de la relación con acuse de recibido.

Subdirección de Recursos Materiales y Servicios

(Departamento de Abastecimiento).

8.0 Consolidación del Compromiso

8.1 Recibe los tres juegos del contrato y revisa suficiencia presupuestal.

8.2 Coloca sello de suficiencia presupuestal, regresa

Subdirección de Recursos Financieros

		mediante oficio (original y copia) tres ejemplares del contrato a la Subdirección de Recursos Materiales y Servicios (Departamento de Abastecimiento) y conserva copia para trámites internos y archiva copia del acuse de recibido.
9.0 Recepción Autorización.	y	9.1 Recibe tres tantos del contrato con suficiencia presupuestal y turna para firma de la Dirección General y de la Dirección de Administración	Subdirección de Recursos Materiales y Servicios (Departamento de Abastecimiento).
10.0 Autorización		10.1 Recibe, firma y envía a la Subdirección de Recursos Materiales y Servicios	Dirección General
11.0 Comunicación de solicitud de Fianza		11.1 Comunica al proveedor y/o prestador del Servicio que debe pasar a firmar su contrato y a entregar la garantía respectiva.	Subdirección de Recursos Materiales y Servicios (Departamento de Abastecimiento).
12.0 Recepción de Garantías		12.1 Obtiene y entrega garantía en la Subdirección de Recursos Materiales y Servicios (Departamento de Abastecimiento).	Proveedor Contratista	o
13.0 Revisión de la Garantía.		13.1 Recibe y revisa la garantía y determina ¿Procede?. No: Comunica al proveedor que debe acudir ante la Institución afianzadora para cambiarla. Si: Continua procedimiento	Subdirección de Recursos Materiales y Servicios (Departamento de Abastecimiento).
14.0 Formalización del contrato		14.1 Firma los tres tantos del contrato.	Proveedor Contratista	o
15.0 Integración del archivo		15.1Entrega un ejemplar del contrato al proveedor y/o prestador del Servicio. 15.2 Remite por oficio (original y copia) un ejemplar del contrato a la Área Jurídica y archiva otro ejemplar del contrato junto con la documentación soporte y el oficio de envió a la Área Jurídica con acuse de recibido. TERMINA PROCEDIMIENTO	Subdirección de Recursos Materiales y Servicios (Departamento de Abastecimiento).

5.0 Diagrama de flujo

SUBDIRECCION DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS (DEPARTAMENTO DE ABASTECIMIENTO)

AREA JURIDICA PROVEEDOR O CONTRATISTA SUBDIRECCION DE RECURSOS

FINANCIEROS

DIRECCION GENERAL

INICIO

ELABORACION DE CONTRATO

REVISION DE

ACUERDO Y DE NORMAS

NORMATIVIDAD

RECEPCION DE CONTRATO

NOTIFICACION Y CONFORMIDAD

PROCED E

1 SI 5

ENVIA CONTRATO AL PROVEEDOR

FORMALIZACION PROVEEDOR O CONTRATISTA

FORMALIZACION DEL COMPROMISO

PROCED E

ENVIA CONTRATO AL PROVEEDOR

CONFIRMACION DEL CONTRATO

CONSOLIDACION DEL COMPROMISO

SUBDIRECCION DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS (DEPARTAMENTO DE ABASTECIMIENTO)

AREA JURIDICA

PROVEEDOR O CONTRATISTA

SUBDIRECCION DE RECURSOS FINANCIEROS

DIRECCION GENERAL

RECEPCION Y AUTORIZACION

NO PROCED

COMUNICA AL PROVEEDOR

CONTINUA PROCEDIMIENTO

TERMINO

AUTORIZACION

COMUNICACIÓN DE SOLICITUD DE FIANZA

RECEPCION DE GARANTIAS

REVISION DE GARANTIA

FORMALIZACION DEL CONTRATO

INTEGRACION DEL ARCHIVO

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

HJM-DAD-MP-70

DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN

Rev. 1

70. -Procedimiento para la formulación de contratos.

Hoja 15 de 78

6.0 Documentos de referencia

Documentos

Código (cuando aplique)

Ley Orgánica de la Administración Pública Federal. Ley General de Salud.

Ley Federal de Responsabilidades de los Servidores Públicos. Reglamento de la Ley General de Salud en Materia de Prestación de Servicios de Atención Médica.

Reglamento de la Ley General de Salud en Materia de Investigación para la Salud.

Reglamento de Insumos para la Salud. Código Fiscal de la Federación.

Reglamento Interior de la Secretaría de Salud

Manual de Organización Especifico del Hospital Juárez de México (junio de 2004)

Guía Técnica para la elaboración de Manuales de Procedimientos de la Secretaría de Salud 00 xx xxxxx xx 0000

Xx Aplica

7.0 Registros

Registros

Tiempo de

conservación

Responsable de

conservarlo

Código de registro o

identificación única

No Aplica

8.0 Glosario.

8.2 COTIZACIÓN.- Es la estimación o precio de las cosas, en materia aduanera, se entiende por valor normal el precio que correspondería a una mercancía, si fuera producto de un contrato de compraventa, celebrado bajo condiciones de libre competencia y por valor factura aquel que señala en la propia factura de la mercancía.

8.3 GARANTÍA.- Acción y efecto de afianzar por medio de documentos, prenda o hipoteca lo estipulado. Aval que asegura y protege contra algún riesgo o eventualidad.

8.5 TECHO PRESUPUESTAL O FINANCIERO.- Es el límite máximo del presupuesto que se asignará a cada Unidad Presupuestaria de la Entidad, el cual incluye gasto corriente y gasto de inversión.

8.6 UNIDAD ADMINISTRATIVA SOLICITANTE.- Se reconoce así al conglomerado humano y físico formado por las áreas Médicas y Administrativas del Hospital General de México.

9.0 Cambios de esta versión

Número de Revisión	Fecha de la actualización	Descripción del cambio
1	0 xx xxxxxxxxxx xx 0000	Xx xxxxxx

10.0 Anexos (formatos e instructivos): No aplica

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

HJM-DAD-MP-71

DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN

Rev. 1

71. Procedimiento para el almacén general de medicamentos y material de curación

Hoja: 16 de 7

71. -PROCEDIMIENTO PARA EL ALMACEN GENERAL DE MEDICAMENTOS Y MATERIAL DE CURACIÓN

1.1

1.0 Propósito

1.1 Establecer las normas de funcionamiento para los procesos de recepción, codificación, almacenaje, distribución y registro de los insumos que circulan en el almacén general de medicamentos y material de curación.

2.0 Alcance

2.1 En el ámbito interno, el procedimiento es aplicable a las áreas administrativas del Hospital.

3.0 Políticas de operación, normas y lineamientos.

3.1 La Subdirección de Recursos Materiales y Servicios (Departamento de Almacenes e Inventarios) es el responsable del buen funcionamiento del mismo, es decir, de la supervisión de las actividades que se realizan y del cabal cumplimiento de las disposiciones aplicables a los procedimientos de recepción, codificación, almacenaje, distribución y registro de los insumos que se reciben, así como de contar en el almacén con personal capacitado, quienes serán los responsables de registrar los movimientos realizados, que nos proporcionará el conocimiento exacto del estado que guardan los insumos con que se disponen.

1.1. Descripción del Procedimiento.

Secuencia de etapas	1.1.1.1.1.1.1.1.1 Actividades	Responsable
1.0. Integración del Programa anual.	1.1. Realizan los diferentes almacenes el reporte de requerimientos anuales en el programa. 1.2. Xxxxxx y envía para su autorización. 1.3 Recibe requerimientos, valida, autoriza y envía a la Dirección de Administración para recabar firmas.	Subdirección de Recursos Materiales y Servicios. (Departamento de Almacenes e Inventarios)
2.0. Autorización de requerimientos	2.1. Recibe requerimientos, autoriza y regresa para continuar trámite.	Dirección de Administración
3.0. Recepción de requerimientos autorizados	3.1. Recibe requerimientos autorizados y procede a elaborar oficio que envía a la Subdirección de Recursos Materiales y Servicios	Subdirección de Recursos Materiales y Servicios. (Departamento de Almacenes e Inventarios)
4.0. Recepción de requerimientos	4.1. Recibe copia de pedidos con calendario y requerimientos elaborados y autorizados por la Subdirección de Recursos Materiales y Servicios 4.2. Informa al almacén para la recepción de los insumos de acuerdo a la calendarización. 4.3 Revisa selectivamente, advirtiendo siempre que se encuentren en buen estado, que su caducidad este dentro de lo requerido y la especificación corresponda a la entrega física.	Subdirección de Recursos Materiales y Servicios. (Departamento de Almacenes e Inventarios)
5.0. Distribución de Abastecimiento Interno.	5.1. Entrega vale de salida de insumos el servicio solicitante No: En caso de no haber existencia de alguno de los insumos, se imprime sello de no-existencia Si: Surte el pedido de acuerdo a las existencias y codifica el vale, entrega, recaba firmas de conformidad, turna copia al kardex.  Formato DA-F-69  Formato DA-F-70  Formato DA-F-71	Subdirección de Recursos Materiales y Servicios. (Departamento de Almacenes e Inventarios)

6.0. Elaboración de reporte mensual

6.1. Envía copia de facturas y xxxxx xx xxxxxxx al área de informática para capturar la información elaborando reporte xx xxxxxxx.

6.2. Envía mediante oficio a la Subdirección de Recursos Materiales y Servicios para su visto bueno.

Subdirección de Recursos Materiales y Servicios. (Departamento de Almacenes e Inventarios)

7-0 Autorización de Reporte Mensual.

7.1. Recibe reporte autoriza y devuelve para continuar tramite.

7.2. Recibe reporte autoriza y envía a los almacenes.

7.3 Recibe reporte autorizado y turna copia a la Subdirección de Recursos Financieros del hospital.

TERMINA PROCEDIMIENTO

Subdirección de Recursos Materiales y Servicios. (Departamento de Almacenes e Inventarios)

5.0 Diagrama de flujo

SUBDIRECCION DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS(DEPARTAMENTO DE ALMACENES E INVENTARIOS)

DIRECCION DE ADMINISTRACION

INICIO

1 2

INTEGRACIÓ N DEL

REPORTE

AUTORIZACIÓ N DE

REPORTE

3

RECEPCIÓN DE REQUERIMIENTOS AUTORIZADOS

REPORTE

4

RECEPCIÓN DE REQUERIMIENTOS

REPORTE

5

DISTRIBUCIÓN DE ABASTECIMIENTO INTERNO

DA-F-69, DA-F-70, DA-F71

1

SUBDIRECCION DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS(DEPARTAMENTO DE

ALMACENES E INVENTARIOS)

DIRECCION DE ADMINISTRACION

PROCEDE

IMPRIMIR SELLO DE NO EXISTENCIA

SURTE PEDIDO

ELABORACIÓ N DE REPORTE

REPORTE

AUTORIZACIÓ N DE REPORTE

TERMINO

6.0 Documentos de referencia

Documentos

Código (cuando aplique)

Ley Orgánica de la Administración Pública Federal. Ley General de Salud.

Ley Federal de Responsabilidades de los Servidores Públicos. Reglamento de la Ley General de Salud en Materia de Prestación de Servicios de Atención Médica.

Reglamento de la Ley General de Salud en Materia de Investigación para la Salud.

Reglamento de Insumos para la Salud. Reglamento Interior de la Secretaría de Salud

Manual de Organización Especifico del Hospital Juárez de México (junio de 2004)

Guía Técnica para la elaboración de Manuales de Procedimientos de la Secretaría de Salud 00 xx xxxxx xx 0000

Xx aplica

7.0 Registros

Registros

Tiempo de conservación

Responsable de conservarlo

Código de registro o identificación única

DA-F-69 Formato de vale de salida xxx xxxxxxx

general de material de curación (cajas cerradas)

5 años

Subdirección de Recursos Materiales y Servicios.

(Departamento de Almacenes e Inventarios

No aplica

DA-F-70 Formato vale de salida xxx xxxxxxx general de medicamento (cajas

cerradas)

5 años

Subdirección de Recursos Materiales y Servicios. (Departamento de

Almacenes e Inventarios

No aplica

DA-F-71 Formato de vale de salida xxx xxxxxxx general (soluciones)

5 años

Subdirección de Recursos Materiales y Servicios.

(Departamento de Almacenes e Inventarios

No aplica

8.0 Glosario

8.1 ALMACEN Sitio donde se tiene mercancías para su custodia

8.2 VALE Formato que da salida a los bienes o insumos de los diferentes almacenes para su uso.

9.0 Cambios de esta versión

Número de Revisión	Fecha de la actualización	Descripción del cambio
No aplica	No aplica	No aplica

10.0 Anexos (formatos e instructivos):

10.1 DA-F-69 Formato de vale de salida xxx xxxxxxx general de material de curación (cajas cerradas)

10.2 DA-F-70 Formato vale de salida xxx xxxxxxx general de medicamento (cajas cerradas)

10.3 DA-F-71 Formato de vale de salida xxx xxxxxxx general (soluciones)

10.4 Formato de vale de salida xxx xxxxxxx general de material de curación (cajas cerradas)

72. -PROCEDIMIENTO PARA EL ALMACEN DE MEDICAMENTOS ( X X X X X X X )

1.0 Propósito

1.1 Establecer las normas de funcionamiento para los procesos de recepción, codificación, almacenaje, distribución y registro de los insumos que circulan en el almacén de medicamentos (menudeo).

2.0 Alcance

2.1 En el ámbito interno, el procedimiento es aplicable a las áreas administrativas del Hospital

3.0 Políticas y/o normas de operación

3.1 La Subdirección de Recursos Materiales y Servicios (Departamento de Almacenes e Inventarios) es el responsable del buen funcionamiento del mismo, es decir, de la supervisión de las Actividades que se realizan y del cabal cumplimiento de las disposiciones aplicables a los procedimientos de recepción, codificación, almacenaje, distribución y registro de los insumos que se reciben, así como de contar en el almacén con personal capacitado, quienes serán los responsables de registrar los movimientos realizados, que nos proporcionará el conocimiento exacto del estado que guardan los insumos con que se disponen.

4.0 Descripción del Procedimiento.

Secuencia de etapas	Actividades	Responsable
1.0. Integración del Programa anual.	1.1. Realizan los diferentes almacenes el reporte de requerimientos anuales en el programa. 1.2. Xxxxxx y envía para su autorización. 1.3. Recibe requerimientos, valida, autoriza y envía a la Dirección de Administración para recabar firmas.	Subdirección de Recursos Materiales y Servicios. (Departamento de Almacenes e Inventarios)
2.0. Autorización de requerimientos	2.1. Recibe requerimientos, autoriza y regresa para continuar trámite.	Dirección de Administración
3.0. Recepción de requerimientos autorizados	3.1. Recibe requerimientos autorizados y procede a elaborar oficio que envía a la Subdirección de Recursos Materiales y Servicios	Subdirección de Recursos Materiales y Servicios. (Departamento de Almacenes e Inventarios)
4.0. Recepción de requerimientos	4.1. Recibe copia de pedidos con calendario y requerimientos elaborados y autorizados por la Subdirección de Recursos Materiales y Servicios 4.2. Informa al almacén para la recepción de los insumos de acuerdo a la calendarización. 4.3. Revisa selectivamente, advirtiendo siempre que se encuentren en buen estado, que su caducidad este dentro de lo requerido y la especificación corresponda a la entrega física.	Subdirección de Recursos Materiales y Servicios. (Departamento de Almacenes e Inventarios)
5.0. Distribución de Abastecimiento Interno.	5.1. Entrega vale de salida de insumos el servicio solicitante No: En caso de no haber existencia de alguno de los insumos, se imprime sello de no-existencia Si: Surte el pedido de acuerdo a las existencias y codifica el vale, entrega, recaba firmas de conformidad, turna copia al kardex.	Subdirección de Recursos Materiales y Servicios. (Departamento de Almacenes e Inventarios)
6.0. Elaboración de reporte mensual	6.1. Envía copia de facturas y xxxxx xx xxxxxxx al área de informática para capturar la información elaborando reporte xx xxxxxxx. 6.2. Envía mediante oficio a la Subdirección de Recursos Materiales y Servicios para su visto bueno.	Subdirección de Recursos Materiales y Servicios (Departamento de Almacenes e Inventarios)
7-0 Autorización de Reporte Mensual.	7.1. Recibe reporte autoriza y devuelve para continuar tramite. 7.2. Recibe reporte autoriza y envía a los	Subdirección de Recursos Materiales y Servicios. (Departamento de Almacenes e

almacenes.

7.3 Recibe reporte autorizado y turna copia a la Subdirección de Recursos Financieros del hospital.

TERMINA PROCEDIMIENTO.

Inventarios)

5.0 Diagrama de flujo

SUBDIRECCION DE RECURSOS MATERIALES

Y SERVICIOS(DEPARTAMENTO DE ALMACENES E INVENTARIOS)

DIRECCION DE ADMINISTRACION

INICIO

1

INTEGRACIÓN DEL PROGRAMA ANUAL.

2

AUTORIZACIÓN DE REQUERIMIENT OS

REPORTE

3

REPORTE

RECEPCIÓN DE REQUERIMIENTOS AUTORIZADOS

REPORTE

4

RECEPCIÓN DE REQUERIMIENTOS

REPORTE

5

DISTRIBUCIÓN DE ABASTECIMIENTO INTERNO

1

SUBDIRECCION DE RECURSOS MATERIALES

Y SERVICIOS(DEPARTAMENTO DE ALMACENES E INVENTARIOS)

DIRECCION DE ADMINISTRACION

PROCEDE

IMPRIMIR SELLO DE NO EXISTENCIA

SURTE PEDIDO

ELABORACIÓN DE REPORTE MENSUAL

REPORTE

AUTORIZACIÓN DE REPORTE MENSUAL.

TERMINO

6.0 Documentos de referencia

Documentos

Código (cuando aplique)

Ley Orgánica de la Administración Pública Federal. Ley General de Salud.

Ley Federal de Responsabilidades de los Servidores Públicos. Reglamento de la Ley General de Salud en Materia de Prestación de Servicios de Atención Médica.

Reglamento de la Ley General de Salud en Materia de Investigación para la Salud.

Reglamento de Insumos para la Salud. Reglamento Interior de la Secretaría de Salud

Manual de Organización Especifico del Hospital Juárez de México (junio de 2004)

Guía Técnica para la elaboración de Manuales de Procedimientos de la Secretaría de Salud 00 xx xxxxx xx 0000

Xx aplica

7.0 Registros

Registros

Tiempo de conservación

Responsable de conservarlo

Código de registro o identificación única

DA-F-72 Formato de vale de salida xxx xxxxxxx medicamentos (cajas cerradas)

5 años

Subdirección de Recursos Materiales y Servicios. (Departamento de

Almacenes e Inventarios

No aplica

DA-F-73 Formato de vale de salida xxx xxxxxxx medicamentos (menudeo)

5 años

Subdirección de Recursos Materiales y Servicios.

(Departamento de Almacenes e Inventarios

No aplica

DA-F-74 Formato vale de concentrado

5 años

Subdirección de Recursos Materiales y Servicios.

(Departamento de Almacenes e Inventarios

No aplica

DA-F-75 Formato de recetario colectivo de medicamentos

5 años

Subdirección de Recursos Materiales y Servicios. (Departamento de

Almacenes e Inventarios

No aplica

8.0 Glosario

8.1 ALMACEN Sitio donde se tiene mercancías para su custodia

8.2 VALE Formato que da salida a los bienes o insumos de los diferentes almacenes para su uso.

9.0 Cambios de esta versión

Número de Revisión	Fecha de la actualización	Descripción del cambio
1	0 xx xxxxxxxxxx xx 0000	Xx xxxxxx

10.0 Anexos (formatos e instructivos):

10.1 DA-F-72 Formato de vale de salida xxx xxxxxxx medicamentos (cajas cerradas)

10.2 DA-F-73 Formato de vale de salida xxx xxxxxxx medicamentos (menudeo)

10.3 DA-F-74 Formato vale de concentrado

10.4 DA-F-75 Formato de recetario colectivo de medicamentos

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

HJM-DAD-MP-73

DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN

Rev. 1

73. PROCEDIMIENTO PARA SUPERVISAR LA SALIDA DE MEDICAMENTOS CONTROLADOS GRUPO I XXX XXXXXXX DE

MEDICAMENTOS (FARMACIA)

Hoja: 32 de 7

73. PROCEDIMIENTO PARA SUPERVISAR LA SALIDA DE MEDICAMENTOS CONTROLADOS GRUPO I XXX XXXXXXX DE MEDICAMENTOS (FARMACIA)

1.0 Propósito

1.1 Establecer los criterios debidos de control y supervisión en las salidas de medicamentos controlados (grupo I), hacia los servicios médicos del hospital, para de esta manera tener un óptimo funcionamiento del servicio en el Hospital Juárez de México

2.0 Alcance

2.2 En el ámbito interno, el procedimiento es aplicable a las áreas administrativas del Hospital

3.0 Políticas de operación, normas y lineamientos.

3.1 La Subdirección de Recursos Materiales y Servicios (Departamento de Almacenes e Inventarios) será el responsable de controlar las salidas de los medicamentos controlados xxx xxxxxxx de medicamentos del hospital.

3.2 La Subdirección de Recursos Materiales y Servicios (Departamento de Almacenes e Inventarios) previa solicitud del área correspondiente será el responsable de la autorización de las salidas de los medicamentos controlados xxx xxxxxxx de medicamentos del Hospital.

3.3 La Subdirección de Recursos Materiales y Servicios (Departamento de Almacenes e Inventarios) será el responsable de llevar a cabo el registro y control (con folio correspondiente), de las salidas de los medicamentos controlados mediante sistema computarizado así como el soporte documental, la cual conciliara cada mes con las áreas que interviene.

3.4 La Subdirección de Recursos Materiales y Servicios (Departamento de Almacenes e Inventarios) será el responsable de supervisar que la solicitud de los medicamentos controlados sea hecha mediante vale de salida y si esta este debidamente firmado por la enfermera Jefe del Servicio Medico, además del visto bueno del Medico Jefe del Servicio.

3.5 La Subdirección de Recursos Materiales y Servicios (Departamento de Almacenes e Inventarios) será el responsable de revisar que el vale de salida contenga el sello con nombre, numero de cédula profesional y firma autógrafa del medico que lo solicita, la fecha y la receta que contendrá un código xx xxxxxx asignado por la Secretaria de Salud de acuerdo al articulo 240 de la Ley General de Salud.

4.0 Descripción del Procedimiento

Secuencia de

etapas

Actividades

Responsable

1.0. Elaboración de solicitud

1.1. Solicita mediante vale de salida los medicamentos controlados del grupo I al almacén de medicamentos (farmacia)

 Formato DA-F-70

Dirección Médica.

2.0. Recepción de solicitud

2.1. Recibe vale de salida de medicamentos controlados del grupo I

 Formato DA-F-70

Subdirección de Recursos Materiales y Servicios. (Departamento de Almacenes e

Inventarios

3.0. Revisión de la solicitud

3.1. Revisa si la solicitud viene acompañado del nombre del paciente, del expediente, numero de cama, resumen clínico con diagnostico, indicaciones y días de tratamiento.

No: Regresa al servicio medico solicitante. Si: Continua proceso.

3.2. Revisa que contenga el sello con nombre, numero de cédula profesional y firma autógrafa del medico que lo solicita, la fecha y la receta especial (que contendrá un código xx xxxxxx asignado por la Secretaria de Salud de acuerdo al articulo 240 de la Ley General de Salud).

No: Regresa al servicio medico solicitante.

Sí: Entregan receta al Q.F.B. xxx xxxxxxx de medicamentos para que registre en el libro

autorizado por a Secretaria de Salud.

Subdirección de Recursos Materiales y Servicios. (Departamento de Almacenes e Inventarios

4.0. Autorización de la entrega medicamentos

4.1. Autoriza la entrega de los medicamentos controlados del grupo I al servicio medico solicitante.

Subdirección de Recursos Materiales y Servicios. (Departamento

de Almacenes e Inventarios

5.0. Recepción de medicamentos

5.1. Recibe medicamento controlado del grupo I y firma la copia del vale de salida foliado por el almacén de medicamentos (farmacia)

TERMINA PROCEDIMIENTO.

Dirección Médica.

2

5.0 Diagrama de flujo

SUBDIRECCION DE RECURSOS MATERIALES

Y SERVICIOS(DEPARTAMENTO DE ALMACENES E INVENTARIOS)

DIRECCION MÉDICA

INICIO

1

ELABORACIÓN DE SOLICITUD

DA-F-70

RECEPCIÓN DE SOLICITUD

DA-F-70

3

REVISIÓN DE LA SOLICITUD

REPORTE

SUBDIRECCION DE RECURSOS MATERIALES

Y SERVICIOS(DEPARTAMENTO DE ALMACENES E INVENTARIOS)

DIRECCION DE ADMINISTRACION

NO

PROCEDE

No: regresa al servicio medico solicitante.

4

AUTORIZACIÓN DE

LA ENTREGA MEDICAMENTOS

REPORTE

5

RECEPCIÓN DE MEDICAMENTOS

TERMINO

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