PROCEDIMIENTO GENERAL DE LA REVISIÓN DEL CONTRATO VENTA DE VEHÍCULOS

REPARE S.L. REVISIÓN DEL CONTRATO VENTA DE VEHÍCULOS
PG-03-RC.7 Página 7 de 7

PROCEDIMIENTO GENERAL DE LA REVISIÓN DEL CONTRATO VENTA DE VEHÍCULOS

1. - OBJETO

2. - ALCANCE

3. - BASES XX XXXXXXX, REFERENCIAS Y DEFINICIONES

3.1. - BASES XX XXXXXXX

3.2. - REFERENCIAS

3.3. - DEFINICIONES

4. - RESPONSABILIDADES

5. - CONTENIDO

5.1. - RECEPCIÓN DEL PEDIDO

6. - ARCHIVO

ANEXO

ANEXO 1. - RELACIÓN DE MODIFICACIONES

Revisado por: Responsable de Calidad

Fecha:

Aprobado por: Director Gerente

Fecha:

1. - OBJETO

El objeto del procedimiento es definir el proceso de revisión de un pedido o contrato, que se realiza en REPARE, S.L. para asegurar que:

1. Los requisitos están definidos y documentados adecuadamente;

2. Se ha resuelto cualquier diferencia que haya entre los requisitos del contrato o del pedido y la oferta;

3. REPARE, S.L. tiene capacidad para cumplir los requisitos del contrato.

2. - ALCANCE

Será de aplicación a todos los pedidos o propuestas de pedido de Venta de Vehículos solicitados a la empresa REPARE, S.L.

3. - BASES XX XXXXXXX, REFERENCIAS Y DEFINICIONES

3.1. - BASES XX XXXXXXX

Norma EN-ISO 9001:2000 “Sistemas de Gestión de la Calidad. Requisitos”

Manual de Calidad de REPARE, S.L.

3.2. - REFERENCIAS

Los formatos se indican en el archivo.

Procedimiento General Identificación y Trazabilidad (PG-08-ID)

3.3. - DEFINICIONES

Pedido: Requisitos acordados entre REPARE, S.L., y un cliente cuya información se transmite por cualquier medio.

Oferta: Presupuesto Técnico-Económico elaborado por REPARE, S.L. como respuesta a una solicitud de un posible pedido que efectúa un cliente.

4. - RESPONSABILIDADES

Las responsabilidades específicas quedan definidas en el apartado de CONTENIDO de este procedimiento.

El Responsable de Clientes será el responsable de hacer cumplir el procedimiento.

5. – CONTENIDO

5.1. - RECEPCIÓN DE PEDIDO

Los pedidos pueden llegar a la empresa por cualquier vía de comunicación.

El Departamento de Atención al Cliente o Departamento Comercial son los encargados de la recepción de solicitudes de venta de vehículos.

Las solicitudes de venta de vehículos se anotaran en el registro Pedido Clientes (F-03-PD), rellenando los campos identificativos.

No será necesario realizar registro de Pedido de Cliente (F-03-PD) siempre que el pedido sea directo por ”ventanilla”, ya que se procederá a la confección xxx Xxxxxxx Informático (F-08-AB) correspondiente.

5.1.1. - Identificación

El Departamento de Atención al Cliente o Departamento Comercial es el responsable de identificar la empresa y la persona que solicita el servicio o producto, comprobando por Ordenador si ya tiene ficha abierta o no, y dependiendo del criterio del Responsable de Departamento de Clientes se le solicitará la entrega de Fianza o no, de acuerdo con la Tarifa de Fianzas (D-03-TF).

Cuando el cliente sea nuevo y se considere necesario el Departamento de Atención al Cliente o Departamento Comercial son los responsables de la toma de datos los cuales se registraran en la Ficha apertura Cliente (F-03-FC). A continuación el Responsable de Clientes, Responsable Financiero o Gerente procede a pedir informes y según el resultado de estos se asignará un crédito, quedando constancia mediante la firma en el registro de toma de datos Ficha apertura Cliente (F-03-FC) de uno de éstos, y según el análisis el Departamento Comercial negociará con el cliente y facilitara oferta, tarifa y condiciones siempre que se considere oportuno. En caso de ser aceptado como cliente el Departamento de Atención al Cliente confeccionará la correspondiente Ficha Cliente (F-03-CL) informática en el programa informático basándose en la toma de datos del registro Ficha Apertura Cliente (F-03-FC). Si no fuera necesario se confeccionara la Ficha Cliente (F-03-CL) informática directamente.

5.1.2. - Necesidades

El Departamento de Atención al Cliente o Departamento Comercial se informa de cuales son las necesidades del cliente, Tipo de servicio (Tipo de vehículo, accesorios)] y el Tiempo (Para cuando necesita el servicio o producto).

5.1.3. - Capacidad y Voluntad

DEPART. ATT CLIENTE

SIGUE PROCESO

RECOGIDA SOLICITUD CLIENTE POR

CONSULTA AL DEPART. PRODUCCION

COMPROBACION

“IN SITU” DE

LO SOLICITADO

SI

CAPACIDAD / VOLUNTAD

DEPART. COMERCIAL

NO

NO

FIN

Cuando es una venta de un automóvil el Departamento de Atención al Cliente o Departamento Comercial accede al programa informático y se busca el producto por descripción comprobando así los stocks.

5.1.4. - Oferta/ Pedido

El Departamento de Atención al Cliente o Departamento Comercial es el responsable de facilitar, si el cliente le solicita oferta verbal o por escrito según el formato informático, una Oferta de Precios (F-03-OP) bien de acuerdo con las tarifas de precios en el sistema informático, bien con precios mejorados aprobados por los responsables de dichos departamentos, ya tenga ficha abierta como cliente, o no. A dicha oferta se le podrá adjuntar si fuese necesario documentación técnica del producto.

El Departamento de Atención al Cliente o Departamento Comercial es el responsable de registrar y controlar en el registro Control de Distribución de Tarifas (F-03-CT), las tarifas entregadas por éstos.

5.1.5. - Confirmación

Si el Cliente no acepta la oferta, finaliza el proceso y si la acepta el Departamento de Atención al Cliente o Departamento Comercial cumplimentará el registro Pedido Cliente (F-03-PD). A continuación firmará la persona que ha recepcionado el Pedido.

5.1.6. - Registro de Datos

El Departamento de Atención al Cliente o Departamento Comercial es el responsable de la entrega del Pedido Cliente Original (F-03-PD) al Departamento de Producción para que continúe el proceso; y la copia de dicho pedido quedará registrada en el talonario.

5.1.7. – Modificaciones del Contrato

Si existieran modificaciones del Pedido Cliente (F-03-PD) tanto por parte del Cliente como por parte de REPARE, S.L., se recogerá la posibilidad de cumplir las nuevas exigencias en un nuevo Pedido Cliente (F-03-PD) que anulará al viejo; y en caso de acuerdo por ambas partes se notificará al Departamento de Producción entregando el nuevo pedido modificado que sustituirá al anterior. Si no hay acuerdo o no se puede cumplir por alguna de las partes se anula el pedido informando al Departamento de Producción de dicho cambio para que entregue el Pedido original anulado al Departamento de Atención al Cliente indicando la mención de “ANULADO o NULO”.

5.1.8. – Elaboración de las Tarifas

La necesidad de revisión de tarifas será establecida por el Director Gerente y surgirá como consecuencia de la tendencia/fluctuación xxx xxxxxxx.

Existirán tarifas de alquiler, venta, portes, fianzas dentro del programa informático. En las tarifas se identificará el año.

Las tarifas estarán controladas a nivel informático, pudiéndose listar según formatos identificados en punto 6 (archivo).

El Director Gerente establecerá y revisará como mínimo una vez al año los descuentos aplicados a distintos clientes y valorará la posibilidad de hacer alguna modificación. En el caso de hacer alguna modificación el Departamento de Atención al Cliente informará al Cliente verbalmente y de forma escrita (en la factura) y a continuación el Responsable del Departamento de Clientes modificará la Ficha del Cliente Informática (F-03-CL) los nuevos descuentos a aplicar.

6. - ARCHIVO

Código	Descripción	Archivo	Responsable	Periodo
F-03-PD	Pedido Cliente	Talonario	Calidad	3 Meses
F-03-FC	Ficha Apertura Cliente	Fichas Clientes	Clientes	Vigencia
F-03-CL	Ficha Cliente Informática	Soporte Informático	Clientes	Vigencia
F-03-CT	Control Distribución Tarifas	Carpeta Control Tarifas	Calidad	Vigencia
F-03-OP	Oferta de Precios	Informático /Carpeta Clientes	Clientes	Vigencia
F-03-PM	Pedido Material de Suministro	Informático /Carpeta Traspaso delegac	Clientes	Vigencia
F-03-CO	Control Operaciones Compra Venta Auto.	Carpeta Operaciones Compra Venta	Comercial	Vigencia
F-03-TA	Xxxxxx Xxxxxxxx (varias)	Soporte Informático	Clientes	Vigencia
F-03-TP	Tarifa Portes (varias)	Soporte Informático	Clientes	Vigencia
D-03-TF	Tarifa Fianzas	Carpeta Tarifas	Calidad	Vigencia
D-03-CV	Instrucciones para Compra- Venta	Documentos, Formatos Vigentes	Calidad	Vigencia

ANEXO 1

Fecha de modificación Modificación Responsable Firma