INSTRUCTIVO ELABORACIÓN ESTUDIOS PREVIOS CONTRATOS DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS.

INSTRUCTIVO ELABORACIÓN ESTUDIOS PREVIOS CONTRATOS DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS.

EL PRESENTE INSTRUCTIVO NO APLICA A LOS CONTRATOS DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS DE DEFENSORÍA PÚBLICA.

Con el ánimo de dar claridad sobre el contenido y documentos necesarios para la elaboración de los contratos de prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión, así como resolver las diversas inquietudes que se presentan en dichos procesos, se ha proyectado en siguiente instructivo.

Por lo anterior, es necesario tener en cuenta que los documentos señalados en el orden de la lista de chequeo adjunto al presente instructivo (VER ANEXO No. 1), deben ser legajados y foliados a lápiz en la parte superior derecha en el estricto orden de la lista de chequeo debidamente encarpetados, sin ningún tipo de marcación en las pastas de la carpeta.

NOTA.

El Grupo de Contratación una vez efectuada la correspondiente revisión no adelantará la contratación cuando las carpetas estén incompletas o con documentos vencidos.

A continuación se dará una breve explicación de los documentos que deben ser radicados:

1. SOLICITUD Y JUSTIFICACIÓN DEL SERVICIO.

Se requiere que el oficio esté debidamente firmado, dirigido al ordenador del gasto de la Entidad (Secretario General), con el visto bueno del Despacho del Señor Defensor del Pueblo; en el caso contratistas nuevos que no cuenten con usuario y la contraseña en el portal de internet del SIGEP, se deberá indicar en la solicitud nombre del futuro contratista, cédula de ciudadanía, fecha de nacimiento y correo electrónico, con el fin de que puedan diligenciar la hoja de vida.

2. ESTUDIOS PREVIOS.

Deberán ser elaborados en el formato que se adjunta al presente instructivo (VER ANEXO No. 2), lo anterior con el fin de guardar homogeneidad de los estudios previos de todas las dependencias que solicitan la contratación, los cuales deben estar firmados por el funcionario que realiza la solicitud.

Los estudios previos de aquellos contratistas avalados por el Despacho del señor Xxxxxxxx del Pueblo, deberán ser remitidos al correo electrónico xxxxxxxxxxxxxx_0@xxxxxxxxxx.xxx.xx, asunto: “ESTUDIOS PREVIOS – (SEGUIDO DEL NOMBRE DEL CONTRATISTA)”.

3. ESTUDIOS DEL SECTOR.

Deben ser elaborados siguiendo el instructivo de Colombia Compra Eficiente xxxx://xxx.xxxxxxxxxxxxxx.xxx.xx/xx/xxxxxxxx

4. CERTIFICADO DE DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL.

El certificado de disponibilidad presupuestal debe adjuntarse a los documentos a radicar con la solicitud de contratación.

5. PROPUESTA DE SERVICIOS.

Documento dirigido por el futuro contratista al ordenador del gasto (Secretario General), en el cual hace una oferta de sus servicios, indicando igualmente que no se encuentra incurso en ninguna inhabilidad, incompatibilidad o conflicto de intereses para contratar con la Defensoría del Pueblo.

Es necesario que la persona a contratar firme la propuesta.

6. HOJA DE VIDA DILIGENCIADA EN EL PORTAL DE INTERNET DEL SIGEP.

Para diligenciar la hoja de vida se deben seguir las siguientes recomendaciones:

• Ingresar por Internet Explorer a la página web xxx.xxxxx.xxx.xx, en el link contratistas.

• Ingresar el usuario y contraseña, remitido previamente a los correos electrónicos de los futuros contratistas (lo anterior conforme a la información suministrada por el funcionario que realice la solicitud de contratación).

• Diligenciar toda la información solicitada.

• Adjuntar todos los documentos de soporte, escaneados individualmente en formato PDF. Entre estos se encuentran la cédula de ciudadanía, soportes académicos, certificaciones laborales, RUT, entre otros.

• Es de tener en cuenta que también debe cargarse una fotografía en el formato solicitado por el sistema.

NOTAS.

• La hoja de vida sin excepción debe encontrarse actualizada incluyendo la última experiencia laboral.

• El Grupo de Contratación no validará la hoja de vida del posible contratista que no se encuentre totalmente diligenciada y con los soportes cargados al sistema.

• Para la validación de la hoja de vida no se tendrán en cuenta copia de contratos o de actas de inicio.

7. DECLARACIÓN BIENES Y RENTAS SIGEP

La información de declaración de bienes y rentas a corte a 31 de diciembre de 2014, debe ser ingresada al SIGEP, dicho documento se debe adjuntar debidamente firmado.

8. PLANILLA DE PAGO DE SALUD Y PENSIÓN.

El cual debe ser del último periodo cotizado.

9. FORMATO DILIGENCIADO DE ESCOGENCIA DE ARL.

(VER ANEXO No. 3).

10. CERTIFICADO MÉDICO PRE - OCUPACIONAL.

Dicho certificado debe ser expedido por un médico ocupacional en el cual indique claramente si se encuentra apto o no para ejercer las actividades propias del contrato.

De conformidad con el artículo 18 del Decreto 723 de 2013, se establece que si ya fue practicado por parte del posible contratista el examen éste “… tendrá vigencia máxima de tres (3) años y será válido para todos los contratos que suscriba el contratista, siempre y cuando se haya valorado el factor de riesgo más alto al cual estará expuesto en todos los contratos. En el caso de perder su condición de contratista por un periodo superior a seis (6) meses continuos, deberá realizarse nuevamente el examen.”

NOTA. Dicho certificado deberá adjuntarse junto con los documentos que se remitan.

11. CERTIFICADO DEL RUT.

El cual deberá ser actualizado.

12. FORMATO SIIF DILIGENCIADO.

(VER ANEXO No. 4).

13. CERTIFICACIÓN BANCARIA.

En la que se indique claramente titular de la cuenta, si es cuenta de ahorros o corriente, el número de la cuenta y la entidad bancaria. Este documento es requerido teniendo en cuenta que es necesario para el pago de los honorarios mensuales que se pactará en el contrato a suscribirse.

14. OFICIO XX XXXXXXX HUMANO.

Debe ser firmado por quien solicita la contratación (VER ANEXO No. 5).

15. CERTIFICADO XX XXXXXXX HUMANO.

Una vez radicado el oficio del numeral 14 en la Subdirección de Gestión xxx Xxxxxxx Humano, dicha dependencia expedirá un certificado el cual deberá ser anexo a la relación de documentos a entregar.

16. CERTIFICADO DE IDONEIDAD Y EXPERIENCIA.

Debe ser firmado por quien solicita la contratación, en dicho documento certifica que la persona a contratar cuenta con la idoneidad y experiencia para cumplir con las actividades propias del contrato (VER ANEXO No. 6).

NOTA. Cualquier duda respecto a la documentación que se debe allegar por favor realizarla únicamente al correo electrónico xxxxxxxxxxxxxx_0@xxxxxxxxxx.xxx.xx

ANEXO No. 1

	LISTA DE CHEQUEO PRESTACION DE SERVICIOS PROFESIONALES O DE APOYO A LA GESTION	Código: GCT-FTO-06
		Versión: 01
		Página: 4 de 11

PRESTACIÓN DE SERVICIOS PROFESIONALES O DE APOYO A LA GESTIÓN No. _______________________ DE 201____________

CONTRATISTA: _________________________________________________________________________________________________

RUT: _____________________________ DEPENDENCIA SOLICITANTE ___________________________________________________

NOMBRE DEL CONTRATISTA: _____________________________________________________________ NIT: ____________________DEPENDENCIA:__________________________________________________

DOCUMENTOS

FOLIOS

OBSERVACIONES

SOLICITUD DEL CONTRATO

ESTUDIOS PREVIOS

ESTUDIO DE SECTOR

DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL

PROPUESTA DE SERVICIOS

HOJA DE VIDA – SIGEP

FORMATO DECLARACIÓN BIENES Y RENTAS - SIGEP

FOTOCOPIA CÉDULA DE CIUDADANÍA

CERTIFICADO JUDICIAL-POLICÍA NACIONAL

CERTIFICADO DE ANTECEDENTES DISCIPLINARIOS EXPEDIDO POR LA PROCURADURÍA GENERAL DE LA NACIÓN

CERTIFICCIÓN DEL BOLETIN DE RESPONSABLES FISCALES EXPEDIDO POR LA CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA

SOPORTES ESTUDIOS ACADÉMICOS

SOPORTES EXPERIENCIA PROFESIONAL

PLANILLA DE PAGO DE SALUD Y PENSIÓN

FORMATO AFILIACIÓN O ESCOGENCIA ARL.

CERTIFICADO EXÁMEN MÉDICO PREOCUPACIONAL

FOTOCOPIA DEL REGISTRO ÚNICO TRIBUTARIO (RUT)

FORMATO SIIF NACIÓN

CERTIFICACIÓN BANCARIA

CERTIFICADO XX XXXXXXX HUMANO

CERTIFICADO IDONEIDAD Y EXPERIENCIA

CONTRATO

REGISTRO PRESUPUESTAL

PÓLIZA

APROBACIÓN PÓLIZA

COMUNICACIÓN AL SUPERVISOR

ACTA DE INICIO

SECOP

REPORTE CÁMARA DE COMERCIO

MODIFICIACIONES CONTRACTUALES (OTROSÍ, PRÓRROGA, ADICIONES, ENTRE OTROS)

INFORME FINAL / CERTIFICACION DE CUMPLIMIENTO DE ACTIVIDADES Y DECLARACIÓN BIENES Y RENTAS.

ENE

FEB

MAR

ABR

MAY

JUN

JUL

AGO

SEP

OCT

NOV

DIC

ORGANIZADO POR: _____________________________________________________________________

ANEXO No. 2

800.186.061-1	ESTUDIOS PREVIOS CONTRATACIÓN DIRECTA (Leyes 80 de 1993, 1150 de 2007, Decreto 1510 de 2013 y demás normas reglamentarias)
Ciudad (Departamento), día, mes y año	INDICAR DEFENSORÍA DEL PUEBLO REGIONAL O DELEGADA PRESUPUESTO ESTIMADO: $

1. DESCRIPCIÓN DE LA NECESIDAD:

(Se debe hacer un recuento de razones que justifican la contratación de los servicios requeridos, las necesidades que se deben satisfacer y que corresponden a una actividad a cargo de la entidad.)

2. OBJETO A CONTRATAR:

(El objeto debe ser concreto y realizable. Teniendo en cuenta que el objeto no es modificable, se recomienda no incluir aspectos que puedan ser tema de modificación como cantidades, plazo, especificaciones técnicas, entre otros).

3. OBLIGACIONES DEL CONTRATISTA:

(Indicar claramente cada una de las actividades a realizar por parte del contratista.)

Igualmente se deben relacionar las siguientes obligaciones generales:

• Guardar la debida confidencialidad respecto de la documentación y trámites realizados en cumplimiento del objeto del contrato, entendida por tal, no solo no hacer pública dicha información sino además su adecuada manipulación.

• Presentar informes mensuales o cuando sean requeridos, al supervisor de avances de su gestión, en el que registre los logros y obstáculos eventuales para el seguimiento, con copia al Grupo de Contratación adscrito a la Secretaria General, sobre las actividades desarrolladas en cumplimiento del objeto contractual.

• Aportar mensualmente al Supervisor del presente contrato, copia de los comprobantes de pago de los aportes al sistema de seguridad social en salud, pensiones y riesgos laborales. Los cuales deberán liquidarse con base en los honorarios mensuales pactados.

• Constituir la garantía única exigida en el contrato.

• Acreditar una cuenta corriente o de ahorros con base en el listado de bancos y corporaciones que para tal efecto tiene la Subdirección Financiera de la Defensoría del Pueblo, para realizar el pago acordado en el contrato.

• Suscribir junto con el supervisor del contrato, el acta de inicio de actividades, la cual deberá ser entregada al Grupo de Contratación de la Defensoría del Pueblo.

• Cumplir con las demás actividades que se deriven del objeto y naturaleza del contrato.

NOTA No. 1. Es importante tener en cuenta que no se pueden suscribir contratos en donde los productos entregables sean los mismos a los pactados en un contrato anterior. “Ej: contrato una persona para que entregue un plan de mejoramiento y por no haber alcanzado a realizar la entrega vuelvo a contratarlo para lo mismo).

NOTA No. 2. No es responsabilidad del Grupo de Contratación verificar las obligaciones que se pacten en el futuro contrato, por lo que se recomienda que las mismas guarden congruencia en el tiempo a ejecutar.

4. FUNDAMENTOS JURÍDICOS DE LA MODALIDAD DE SELECCIÓN:

(Puede incluirse el siguiente texto:

La Contratación Directa para la prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión, se encuentra estipulada en el literal h) del numeral 4 del artículo 2° de la Ley 1150 de 2007 y conformidad con el artículo 81 del Decreto 1510 de 2013, se establece que:

“Las Entidades Estatales pueden contratar bajo la modalidad de contratación directa la prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión con la persona natural o jurídica que esté en capacidad de ejecutar el objeto del contrato…”)

(Igualmente se debe hacer mención a la obligación legal con la cual se relaciona la actividad a contratar, en particular cuando se trata de prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión. Por ello se deben invocar normas legales que sirven de fundamento y sean pertinentes, de acuerdo con el caso concreto. Por ejemplo se citan las siguientes:

- Constitución Política de Colombia.

- Ley 24 de 1992 – “Por la cual se establecen la organización y funcionamiento de la Defensoría del Pueblo y se dictan otras disposiciones en desarrollo del artículo 283 de la Constitución Política de Colombia”.

- Ley 1098 de 2006 – “Por la cual se expide el Código de la Infancia y la Adolescencia.”

- Ley 888 de 2004 – “Por la cual se modifica el Decreto 200 de 2003 en lo relacionado con el Consejo Superior de Política Criminal y Penitenciaria.”

- Ley 975 de 2005 – “Por la cual se dictan disposiciones para la reincorporación de miembros de grupos armados organizados al margen de la ley, que contribuyan de manera efectiva a la consecución de la paz nacional y se dictan otras disposiciones para acuerdos humanitarios.”)

- Ley 1448 de 2011 – “Por la cual se dictan medidas de atención, asistencia y reparación integral a las víctimas del conflicto armado interno y se dictan otras disposiciones.”

5. PRESUPUESTO OFICIAL ESTIMADO Y LA JUSTIFICACIÓN DEL MISMO:

6. FORMA DE PAGO:

7. CRITERIO DE SELECCIÓN:

(Se debe indicar por que la persona que se desea contratar cuenta con la idoneidad y experiencia para la ejecución del objeto contractual)

8. TIPIFICACIÓN, ESTIMACIÓN Y ASIGNACIÓN DE RIESGOS PREVISIBLES:

Para el desarrollo de este numeral es necesario ingresar al Sistema Electrónico de Contratación Pública SECOP - Colombia Compra Eficiente, a través del siguiente link xxxx://xxx.xxxxxxxxxxxxxx.xxx.xx/xx/xxxxxxxx Manuales, allí se encuentran entre otras, la Matriz de Riesgos y el Manual para la identificación y cobertura del riesgo, las cuales se deben consultar para facilitar su elaboración, utilizando la siguiente matriz del riesgo:

Matriz de Riesgos

N	Clase	Fuente	Etapa	Tipo	Descripción	Consecuencia de la ocurrencia del evento	Probabilidad	Impacto	Valoración	Categoría	¿A quién se le asigna?	Tratamiento/Control a ser implementado	Impacto después del tratamiento				¿Afecta la ejecución del contrato?	Responsable por implementar el tratamiento	Fecha estimada en que se inicia el tratamiento	Fecha estimada en que se completa el tratamiento	Monitoreo y revisión
													Probabilidad	Impacto	Valoración	Categoría					¿Cómo se realiza el monitoreo?	Periodicidad
																							[Numerar consecutivamente empezando en 1]	[General/Específico]	[Interno/Externo]	[Planeación/Selección/Contratación/Ejecución]	[Económico/ Social o político/ Operacional/ Financiero/ Regulatorio/ De la naturaleza/ Ambiental/ Tecnológico]	[Describir el Riesgo]	[Describir la consecuencia de la ocurrencia del evento]	[1/2/3/4/5]	[1/2/3/4/5]	[2/3/4/5/6/7/8/9/10]	[Bajo/Medio/Alto/Extremo]	[Entidad Estatal/Contratista]	[Describir el tratamiento o control a ser implementado]	[1/2/3/4/5]	[1/2/3/4/5]	[2/3/4/5/6/7/8/9/10]	[Bajo/Medio/Alto/Extremo]	[Sí/No]	[Entidad Estatal/Contratista]	[Incluir fecha o evento con el cual se inicia el tratamiento]	[Incluir fecha o evento con el cual se inicia el tratamiento]	[Definir la forma de realizar el monitoreo]	[Definir la periodicidad del monitoreo]

9. GARANTÍA:

(Se puede incluir el siguiente texto:

Se garantizará el cumplimiento de las obligaciones que se adquieren por la suscripción del contrato mediante la constitución de una garantía única de conformidad con lo establecido en la Ley 1150 de 2007 y en el Decreto 1510 de 2013, la cual debe constituirse a favor de la Defensoría del Pueblo, de la siguiente manera:

AMPARO	PORCENTAJE	VIGENCIA
Garantía de cumplimiento	10%	Con una duración igual a la del contrato y cuatro (04) meses más.
Garantía de calidad del servicio	10%	Con una duración igual a la del contrato y cuatro (04) meses más.

Esta garantía será aprobada por el Responsable del Grupo de Contratación de la Defensoría del Pueblo, si reúne los requisitos legales y contractuales establecidos para tal fin.)

10. PLAZO DE EJECUCIÓN:

(Se puede incluir el siguiente texto:

El plazo para la ejecución del contrato será ________, contados a partir de la suscripción del Acta de Inicio de Actividades, previo registro presupuestal correspondiente y aprobación de la garantía única por parte del Responsable del Grupo de Contratación de la Defensoría del Pueblo)

11. LUGAR DE EJECUCIÓN

La ejecución del contrato se realizará en _____________

12. SUPERVISIÓN:

La supervisión del contrato de prestación de servicios profesionales o de apoyo a la gestión estará a cargo de _____________________o quien haga sus veces.

(Dicha supervisión deberá ser ejercida por un funcionario competente, de acuerdo con el conocimiento que el mismo tenga sobre el objeto a contratar).

(NOMBRE Y FIRMA DE QUIEN SOLICITA LA CONTRATACIÓN)

(CARGO DE QUIEN SOLICITA LA CONTRATACIÓN)

NOTA.

EL TEXTO EN EL QUE SE INDICAN EXPLICACIONES PARA EL DILIGENCIAMIENTO DEL PRESENTE FORMATO, UNA VEZ DILIGENCIADO EL FORMATO DICHO TEXTO DEBE SER ELIMINADO.

ANEXO No. 3

FORMULARIO DE ESCOGENCIA DE

ADMINISTRADORA DE RIESGOS LABORALES –ARL-

Nombre completo: _______________________________________________________

No. Cédula: ____________________________________________________________

Fecha de Nacimiento: ____________________________________________________

Dirección y teléfono: _____________________________________________________

Número del Contrato: ____________________________________________________

Valor total del contrato: ___________________________________________________

Valor mensual de los honorarios: ___________________________________________

Empresa prestadora de salud: _____________________________________________

Empresa prestadora pensión: ______________________________________________

Manifiesto que, de conformidad con lo establecido en el Decreto 723 de 2013, deseo afiliarme _______o trasladarme _______a la Administradora de Riesgos Laborales ________________________a partir del mes___________ del año 2015.

Atentamente,

Firma: ____________________________________

C.C.: _____________________________________

Fecha:____________________________________

Ciudad ___________________________________

ANEXO No. 4

ANEXO No. 5

Bogotá D.C, ______________ de 2015.

Doctora

XXX XXXXXXXXX XXXXXXXXX XXXXX

Subdirectora Gestión xx Xxxxxxx Humano

Respetada Doctora:

De manera atenta, le solicito certificar si en la planta de personal existen cargos vacantes que contemple funciones similares a las relacionadas en los estudios previos los cuales se anexan, suscritos por el Doctor ____________, Defensor Delegado ___________, lo anterior con el fin de contratar los servicios profesionales del Doctor _______________.

Cordialmente,

(NOMBRE Y FIRMA DE QUIEN SOLICITA LA CONTRATACIÓN)

(CARGO DE QUIEN SOLICITA LA CONTRATACIÓN)

ANEXO No. 6

CERTIFICADO DE IDONEIDAD Y EXPERIENCIA CONTRATO DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS

LA DEFENSORÍA DEL PUEBLO

Requiere contratar a una persona con el fin de “___________________”

De acuerdo con lo establecido en el literal h) del numeral 4 del artículo 2 de la Ley 1150 de 2007, estos servicios se podrán contratar directamente con la persona que esté en capacidad de ejecutar el objeto de la contratación y que haya demostrado la idoneidad y la experiencia directamente relacionadas con las actividades a desarrollar.

La Defensoría no cuenta con personal de planta o este no es suficiente, para desarrollar las actividades objeto del contrato a celebrar, según constancia expedida por la Coordinadora de Gestión xxx Xxxxxxx Humano de la Defensoría del Pueblo.

Analizada la hoja de vida de ___ doctor_ _______________, se concluye que cuenta con la capacidad de ejecutar el objeto del contrato de conformidad con las actividades requeridas en los estudios y documentos previos.

Por lo anteriormente mencionado se podrá celebrar directamente el respectivo contrato de prestación de servicios con ___ doctor___ ___________.

Dada en Bogotá, D. C., el día ________ del mes de _____ de ____.

XXXXXXX XXXXXX XXXXXXX _______________________

Secretario General Defensor Delegado _____________