Condiciones generales de contratación
“Pliego de cláusulas generales”
Condiciones generales de contratación
con
Bilbao Exhibition Centre, S.A.
Actualización de Noviembre 2015
En Barakaldo, a 25 de noviembre de 2015
Comisión de compras Bilbao Exhibition Centre, S.A.
Í n d i c e
ESQUEMA Y UTILIDAD 4
1. Utilidad y manejo del documento 4
1.1. Esquema de contratación 4
1.2. Ámbito de aplicación 5
1.3. Esquema del documento 5
1.4. Publicidad en la red 6
1.5. Prescripciones específicas 6
1.6. Acta de Sesión de dudas y Fe de erratas 6
1.7. Guías 7
OBJETO Y CARACTERÍSTICAS 8
2. Disposiciones generales 8
2.1. Entidad contratante 8
2.2. Régimen jurídico de contratación 8
2.3. Financiación del presupuesto 8
2.4. Órganos de contratación 8
2.5. Contrato 8
3. Definición del objeto y la contratación 9
3.1. Objeto del contrato 9
3.2. Presupuesto y precios ofertados 9
3.3. Lotes de contratación 10
3.4. Número de adjudicatarios 10
3.5. Negociación de contratos 10
3.6. Duración del contrato 11
3.7. Prórrogas 11
3.8. Revisión de precios 12
4. Características técnicas 13
4.1. Prescripciones técnicas 14
4.2. Sesión de dudas y Visita de las instalaciones 14
4.3. Modelos y planos 14
4.4. Mejoras y variantes 15
5. Cesión y Subcontratación 15
5.1. Cesión del contrato 15
5.2. Límite de la subcontratación 16
5.3. Naturaleza de la subcontratación 16
5.4. Condiciones de subcontratación 17
5.5. Comunicación de subcontrataciones 17
PROCEDIMIENTOS ESPECIALES DE ADJUDICACIÓN 18
6. Procedimiento restringido 18
6.1. Características limitativas 18
6.2. Anuncio de licitación del procedimiento restringido 18
6.3. Selección de candidatos 18
6.4. Contenido de las invitaciones 18
6.5. Selección por fases 19
6.6. Adjudicación del contrato 19
7. Procedimiento negociado 19
7.1. Adjudicación por fases 19
7.2. Elección y negociación de propuestas 19
7.3. Número mínimo de candidatos 20
7.4. Candidaturas y su apertura 20
7.5. Negociación y actas 20
7.6. Entrega de documentos adaptados 20
7.7. Memoria de adhesión 20
8. Diálogo competitivo 20
8.1. Características limitativas 21
8.2. Anuncio e invitaciones 21
8.3. Procedimiento del Diálogo competitivo 21
8.4. Memoria de adhesión 21
PROPOSICIONES Y SU PREPARACIÓN 22
9. Presentación de proposiciones 22
9.1. Originales y compulsas 22
9.2. Vigencia de la oferta 22
9.3. Lugar y hora de presentación 22
9.4. Presentación por correo 22
9.5. Proposición única 23
9.6. Contenido de las proposiciones 23
9.7. Información confidencial 23
9.8. Rechazo de proposiciones 24
10. Acreditación societaria 24
10.1. Documentación societaria, económica y financiera 24
10.2. Garantía provisional 25
10.3. Registro y clasificación 25
10.4. Representación y poderes 26
10.5. Acreditación societaria y solvencia económica y financiera 26
10.6. Declaración responsable 26
10.7. Compromisos tributarios y ante la Seguridad Social 26
10.8. Empresas previamente homologadas 27
10.9. Empresas no comunitarias 27
10.10. (UTE) Uniones Temporales de Empresas 27
11. Propuesta y capacitación técnica y profesional 27
11.1. Propuesta técnica y profesional vinculada al contrato 27
11.2. Planificación o desarrollo de trabajo 28
11.3. Diseños, prototipos, muestras y descripciones de productos 29
11.4. Recursos humanos 29
11.5. Instalaciones técnicas 29
11.6. Acuerdos, concesiones y patentes 29
11.7. Certificados medioambientales y de calidad 30
11.8. Capacitaciones previas 30
11.9. Suministros, servicios y trabajos similares 30
11.10. Partidas a subcontratar 30
11.11. Proposición de variantes 31
12. Propuesta u oferta económica 31
12.1. Contenido de la Propuesta económica 31
12.2. Proposición económica y Cuadros de licitación 31
12.3. Presentación de la propuesta económica 32
12.4. Impacto económico de variantes 32
APERTURA DE PLICAS Y ADJUDICACIÓN 33
13. Apertura y valoración de plicas 33
13.1. Examen de las proposiciones 33
13.2. Criterios básicos para la adjudicación 33
13.3. Valoración de los Cuadros de licitación 34
13.4. Consideración de la contratación de variantes 34
13.5. Presentación de proyectos y prototipos 35
13.6. Órgano de contratación 35
13.7. Comisión de compras 35
14. Adjudicación de licitaciones 36
14.1. Resultado del procedimiento 36
14.2. Publicidad de la adjudicación 36
15. Formalización definitiva del contrato 37
15.1. Plazo de recurso y paralización 37
15.2. Requerimiento de documentación 37
15.3. Documentación previa al contrato 38
15.4. Garantía definitiva 38
15.5. Documento de formalización 38
15.6. Publicidad de la formalización 39
16. Recursos, reclamaciones y solicitudes de información 39
16.1. Lugar y modo de recurrir y reclamar 39
16.2. Plazos para la solicitud de información y reclamaciones 39
16.3. Comprobación documentaria y remisión de actas 40
16.4. Relación escrita del acto de comprobación 40
16.5. Reclamaciones 40
16.6. Solicitudes de información 40
TIPOS Y CONDICIONES GENERALES DE LOS CONTRATOS 41
17. Acuerdos marco 41
17.1. Naturaleza de los Acuerdos marco 41
17.2. Umbral mínimo y número de “Seleccionadas” 41
17.3. Contratación de “Seleccionadas” 42
17.4. Fase de mejora 42
17.5. Esquema gráfico de la Mejora 43
18. Consecuencias de la adjudicación 43
18.1. Consecuencias generales de la adjudicación 43
18.2. Compromisos con adjudicatarias 44
18.3. Operadores cualificados 45
18.4. Obligaciones laborales y tributarias 45
18.5. Subrogación 45
18.6. Medio ambiente 46
18.7. Propiedad intelectual, patentes y aduanas 46
19. Ejecución del contrato 46
19.1. Plan de ejecución 46
19.2. Cesión de espacio o local 47
19.3. Maquinaria de elevación 47
19.4. Equipos, herramientas y medios auxiliares 47
19.5. Equipo de trabajo 48
19.6. Confidencialidad 49
19.7. Capacidad de respuesta inmediata 49
19.8. Retenes y almacenamiento de seguridad 49
20. Comercialización y competencia 50
20.1. Competencia desleal 50
20.2. Gestión comercial de BEC 51
20.3. Gestión comercial directa 52
20.4. Servicios exclusivos de BEC 52
INFORMACIÓN GENERAL 53
21. Certificados de entrega 53
22. Entrega y recepción 53
22.1. Entrega de materiales 53
22.2. Entregas no autorizadas 53
22.3. Control de calidad 54
22.4. Evaluación 54
23. Documentación y actas 55
23.1. Solicitudes de documentación 55
23.2. Firmas, poderes y condiciones 55
23.3. Utilización de datos y confidencialidad 55
23.4. Recuperación de garantías, documentación y otros elementos 55
23.5. Actas 56
24. Información general 56
24.1. Conceptos básicos 56
24.2. Idiomas y nacionalidad 58
24.3. Formatos y soportes de presentación 58
24.4. Asociación de Ferias Españolas, “AFE” 59
24.5. Calendario y horarios 59
24.6. Periodo de exposición 59
24.7. Tienda on-line 60
24.8. Unidades de medida 60
MODELOS Y ANEXOS 61
Esquema de contratación 62
Apertura de plicas 64
Procedimientos de puntuación 67
ESQUEMA Y UTILIDAD
1. Utilidad y manejo del documento
Las licitaciones de Bilbao Exhibition Centre, S.A. se rigen por los pliegos específicos de cada convocatoria, que constan, además de la Carátula o resumen y anuncio, del Clausulado administrativo (denominado también Pliego administrativo) y las Prescripciones técnicas.
El documento denominado ”Pliego de cláusulas generales” −o Clausulado general− tiene como finalidad la reducción de los textos de los pliegos específicos de cada convocatoria a su casuística particular, eliminando de ellos las referencias a sucesos hipotéticos o de escasa relevancia para dicha convocatoria y, al mismo tiempo, servir como referencia a estos “Pliegos específicos” que la definen.
A partir de la entrada en vigor de esta Actualización, coincidente con su publicación, dejarán de surtir efectos las anteriores versiones o actualizaciones del mismo.
1.1. Esquema de contratación
Existen documentos que condicionan o complementan las prescripciones de cada licitación de BEC y que, gráficamente, se expresan en el Esquema de contratación, publicado también en el Perfil de contratante:
a) Las Instrucciones Internas de Contratación (IIC), que también condicionarán los pliegos o prescripciones específicas.
b) Este Pliego de cláusulas generales, que recoge las condiciones generales aplicables a las licitaciones convocadas por BEC, y complementará los pliegos o prescripciones específicos de cada licitación.
c) Igualmente, los aspectos técnicos de los pliegos específicos de cada licitación podrán estar complementados por las bases de homologación que BEC publique en su Perfil de contratante.
Gráficamente, el conjunto se expresa como puede apreciarse:
En el correspondiente anexo, de índole explicativa, se recoge lo concerniente a este gráfico, sus documentos o archivos y vinculaciones entre los mismos.
1.2. Ámbito de aplicación
El Pliego de cláusulas generales tiene por objeto servir de referencia a las contrataciones que BEC realice. Su aplicación será genérica, mientras que las condiciones y cláusulas específicas de cada licitación serán de aplicación principal ante las desarrolladas en este Pliego.
1.3. Esquema del documento
Este Pliego de cláusulas generales sigue una exposición conforme a las divisiones siguientes:
a) Esquema y utilidad:
El primer capítulo hace referencia al manejo y utilidad del documento y de aquellos relativos a las licitaciones que BEC convoca.
b) Objeto y características:
Referencia del contratante, las condiciones generales de contratación y cómo acceder a una información detallada de lo que deberá presupuestarse. Entre dichas características aparecen destacadas las premisas referentes a la subcontratación por parte de los adjudicatarios.
c) Procedimientos especiales de contratación:
Cuyo contenido se refiere a los procedimientos Restringido, Negociado y otros.
d) Proposiciones y su preparación:
Describen los procedimientos y documentos para la presentación de ofertas y proposiciones que BEC acostumbra a solicitar o referirse en sus pliegos. Los modelos a utilizar para esta fase se incluyen entre los anexos.
e) Apertura de plicas y adjudicación:
Capítulos referidos a la valoración de las proposiciones recibidas, las adjudicaciones preparación de documentación para la formalización del contrato.
f) Tipos y condiciones generales de los contratos:
Los capítulos que siguen se refieren a las condiciones de ejecución del contrato, las consecuencias de la contratación y tipos de contratos.
g) Información general:
Con una expresa referencia a las especiales condiciones de la entrega y recepción de productos en BEC, la información de carácter general se recoge en el capítulo final.
h) Modelos y anexos:
Referencias a modelos y anexos habituales en BEC y explicaciones de procedimientos o métodos de habitual aplicación.
Existen publicados también modelos de Contrato o Borrador de contrato y Acuerdos marco que BEC emplea en su contratación, si bien será habitual reproducir junto a los pliegos de cada convocatoria el borrador concreto del contrato a firmar en dicha licitación.
1.4. Publicidad en la red
Tanto el Pliego de cláusulas generales como las bases de las convocatorias se publican en la página virtual (Internet). Si alguno de los documentos a divulgar entre los interesados en la licitación no figurase entre los publicados en el Perfil de contratante, se entregaría durante la Visita de las instalaciones a las que fueran convocados.
Página virtual: xxxx://xxx.xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx.xxx/
Perfil de contratante:
xxxx://xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx.xxx/xxxxxxx-xxxxx/xxxxxx-xxx-xxxxxxxxxxx-0/
1.5. Prescripciones específicas
El conjunto del clausulado específico de la convocatoria (Carátula, Pliego administrativo y
Prescripciones técnicas) es denominado conjuntamente Pliegos específicos de la licitación.
Los detalles del objeto de licitación, las instalaciones relacionadas con la misma y otras circunstancias relativas a las características, materiales, procesos y controles, figurarán descritos entre las Prescripciones técnicas o contarán con referencia en ellas a los documentos a tener en cuenta.
Toda convocatoria contará con una Carátula, de la que destacaremos que:
a) Será específica de cada convocatoria, existiendo una en todo caso.
b) Contendrá las características más destacables de la misma, que podrán estar desarrolladas por los pliegos específicos de cada una.
c) Indicará cómo acceder a los pliegos a los que se refiere.
d) Figurará publicada en el Perfil de contratante de BEC.
Los datos previsionales, históricos o de referencia que puedan servir para confeccionar las proposiciones son facilitados en los Datos de referencia, que figurarán en dichos pliegos o anexado a ellos.
1.6. Acta de Sesión de dudas y Fe de erratas
Dado que la mera presentación de plicas supone, en numerosas convocatorias, el conocimiento de las instalaciones, entorno y práctica ferial, BEC tiene por costumbre convocar una Visita de las instalaciones al mismo tiempo que se celebra una Sesión de dudas.
De estos actos, se confecciona un acta −conjunta para ambos aspectos de la jornada− que es publicada en el Perfil de contratante.
Además, la Comisión de compras permanece abierta a las dudas que puedan ser planteadas a los interesados y, cuando se generaliza una duda, se descubre algún error o con el fin de dirimir entre diferentes posibles interpretaciones, confecciona un documento denominado Fe de erratas, que también es publicado en el Perfil de contratante.
Estas actas o documentos tienen potestad de corregir o completar los pliegos de la convocatoria y, por tanto, son de aplicación y recurso en el proceso de licitación.
De igual manera, las comunicaciones y demandas de subsanación realizadas durante un acto que se recoja en actas y se publique, producirá, a todos los efectos, los que una comunicación a los domicilios o por las vías que se hubieran previsto. Sin precisarse de acta cuando su representante estuviera presente y, desde la publicación del acta, en caso contrario.
1.7. Guías
La Comisión de compras podrá editar guías −”Guía rápida” o de denominación similar− con el fin de ayudar en la comprensión de los procedimientos y exigencias o la confección de propuestas. Estas guías no tienen sino una finalidad “de ayuda” o son complementarias, y, por tanto, sus contenidos no pueden ser esgrimidos como cláusulas o interpretaciones de las condiciones y pliegos de la convocatoria.
OBJETO Y CARACTERÍSTICAS
2. Disposiciones generales
2.1. Entidad contratante
Bilbao Exhibition Centre S.A., (en adelante, “BEC”) con CIF X-00000000, y domicilio en el número 1 de Xxxxx xx Xxxxx, xx Xxxxxxxxx (XX X-00000 xx Xxxxxxx), teléfono 000000000 y fax 000000000.
Esta dirección será a la que se refiere BEC al utilizar Recinto como referencia a los temas que afectan a la presente documentación.
2.2. Régimen jurídico de contratación
El contrato objeto de los procesos de licitación tendrá carácter privado. El orden jurisdiccional civil será el competente para resolver las controversias que surjan entre las partes.
A los efectos de este pliego, la referencia al “Contrato” o “Borrador de contrato” es extensible a los “Acuerdos marco”, salvo en las propias especificidades o diferencias entre ambos.
Regulación armonizada
El contrato resultante, su convocatoria y adjudicación se regirán, por las normas administrativas contenidas en el Real Decreto Legislativo 3/2011, de 14 de noviembre, Ley 30/2007, de 30 de octubre, de Contratos del Sector Público, Ley 34/2010, de 5 xx xxxxxx y demás normas complementarias en materia de contratación administrativa que resulten aplicables. La referencia “LCSP” en este documento, será la compilación de la legislación mencionada.
Restantes licitaciones
Se regirán por las Instrucciones Internas de Contratación (IIC) que figuran en la página virtual denominada Perfil de contratante de BEC.
Instrucción de la BFA-DFB de 23 de octubre de 2013
Las contrataciones con BEC deberán respetar las premisas indicadas por la Instrucción del consejo de gobierno de la Diputación Xxxxx de Bizkaia/Bizkaiko Foru Aldundia de 00 xx xxxxxxx xx 0000 (XXX 000, xx 00 xx xxxxxxxxx) que, entre otros aspectos, aborda las condiciones de subcontratación, respeto de convenios colectivos y defensa del vascoparlante.
Efectos y extinción
En cuanto a sus efectos y extinción, por las normas de Derecho Privado.
2.3. Financiación del presupuesto
El presupuesto de contrataciones derivadas del contrato se financiará por parte de BEC.
2.4. Órganos de contratación
El Órgano de contratación será el que los Estatutos y demás disposiciones de BEC indiquen en cada caso. Será el Director General quien asuma dicha función con carácter general.
El órgano de contratación podrá ser asistido por la Comisión de Compras que en cada caso se determine, que tendrá por objeto el asesoramiento y propuesta al órgano de contratación, así como, en su caso la comunicación e interlocución con los contratistas.
2.5. Contrato
Los servicios deberán prestarse en los términos y condiciones que resultan del documento contractual acompañado como Contrato o Borrador de contrato, que contiene, entre otras circunstancias, los derechos y obligaciones de las partes, el régimen económico y de las modificaciones, las penalidades y los supuestos de resolución y extinción, el plazo de garantía y su liquidación. Este borrador o modelo será presentado en documento aparte referenciado a este pliego o el específico de cada convocatoria.
3. Definición del objeto y la contratación
Serán determinadas en cada convocatoria; sin embargo, se presentan en este Pliego premisas de aplicación general para el caso de indeterminación en los pliegos específicos de cada una, así como referencias que podrán servir de ayuda.
3.1. Objeto del contrato
El objeto del contrato figurará en los pliegos específicos propios de cada licitación y en la correspondiente carátula, así como en el contrato.
El adjudicatario deberá prestar a BEC los servicios que constituyen el objeto del contrato, de manera permanente y según se hallen recogidos en el pliego, contrato, la oferta adjudicataria y sus anexos.
El contrato afectará a las contrataciones que realice BEC con ocasión de la celebración de los certámenes y eventos que tengan lugar en el Recinto, ya sean organizados por BEC o por terceras entidades, así como por motivo de otras áreas del ámbito de Bilbao Exhibition Centre.
En los casos en que BEC contratase para otros ámbitos con la adjudicataria u homologada, las cláusulas de adjudicación serán aplicables, por defecto, a dichas contrataciones, sin que ello sea óbice para pactar condiciones específicas diferentes en cada caso.
Se entenderá la prestación de los servicios, entrega de materiales y firma del contrato en las instalaciones de BEC o Recinto; debiendo interpretarse esta acepción en sentido amplio, en la que se incluyen el exterior de las construcciones, jardines, fuente y otros elementos decorativos y urbanísticos al cargo o cuidado de BEC. Los planos generales de BEC pueden ser consultados en su página virtual.
3.2. Presupuesto y precios ofertados
Las licitaciones pueden contar con límites presupuestarios o de precios por unidad de entrega o servicio. En todo caso, dichas limitaciones son recogidas en las condiciones de licitación.
La fecha de referencia para la aplicación de tarifas será la de entrega o puesta a disposición de BEC o el usuario previsto, cuando este fuera diferente.
Con carácter general, los precios que deberán ofertarse corresponderán a la duración del contrato inicial previsto en el clausulado. Las revisiones de precios, cuando fueran admisibles, son reguladas en su correspondiente apartado.
Salvo enunciado específico, los importes, precios y tarifas son expresados en euros, conteniendo todos los decimales que se precisen para el exacto cálculo de importes, y comprenderán los elementos, equipos, accesorios y servicios descritos en cada convocatoria, lote o bloque y su transporte, embalaje, desplazamientos, seguros, licencias, aranceles, cánones, derechos de índole intelectual o cualquier otro, autorizaciones, formación y uniformes o vestuario, tasas, impuestos o arbitrios de índole fiscal, y cualquier otro gasto o coste del servicio o tarea accesoria para su disposición y puesta en marcha en la ubicación especificada, con excepción del IVA (Impuesto sobre el valor Añadido), que figuraría siempre desglosado.
Los diseños, derechos de autor y otros de similar índole serán contenidos en el precio hasta los límites que la ley marque como posibles y, en su caso, se supondrá que se renuncia a ellos o concedidos a BEC mediante la oferta realizada.
Los porcentajes, tanto referidos a comisiones como en un sentido general, cuando sean aplicables a importes o precios, se referirán a cifras antes de IVA.
Precios excepcionales de producción por fases
BEC reconoce que para una correcta finalización de ciertos elementos solicitados es preciso iniciar el proceso primero con un número de ejemplares superior al solicitado en cada caso.
Si bien el correcto ajuste de cada proceso productivo del adjudicatario es algo que debe asumir cada empresario, BEC reconoce que los plazos y prioridad de dedicación de tiempos al acercarse una celebración puede también ser asumido por el solicitante.
En atención a ello, BEC podría excepcionalmente aceptar su recepción y facturación por parte del adjudicatario de ejemplares por encima de los solicitados. Estas unidades y cargos contarán con los límites siguientes:
a) En todo caso, la aplicabilidad de estos precios será recogida en los pliegos de la convocatoria.
b) El número máximo de unidades a cargo de BEC no superará el 10% de los solicitados.
c) No se aceptará entrega ni facturación de ejemplares sueltos sino la entrega en bloques que serán marcados por conjuntos completos de los mismos elementos que los solicitados en cada caso; así, se tomarán para ello los ejemplares que se retractilen o empaqueten en conjunto, los rollos o decenas, centenas o millares que hicieran referencia al precio base de la solicitud.
d) La entrega o almacenamiento y, en su caso, custodia de dichos ejemplares no tendrá coste suplementario alguno, no aceptándose entregas o facturaciones de ejemplares o conjunto de ellos que correspondieran a estados o procesos intermedios, sino solamente elementos definitivamente acabados, correspondientes al último de los procesos contratados.
e) El precio máximo de dichos ejemplares deberá ajustarse al 50% del precio pactado, y aparecerán en línea aparte de la propia factura, con su cantidad y precio diferenciados del resto.
3.3. Lotes de contratación
Las ofertas deberán realizarse separadamente por cada uno de los “Lotes” y se valorarán de forma independiente entre sí, pudiendo licitarse por uno, otro o cada uno de los lotes separadamente.
Cuando los lotes se encuentren vinculados, se hará constar dicha circunstancia entre las condiciones de la convocatoria. BEC suele denominarlos, en el caso de que la adjudicación deba coincidir con otros, como “Bloques”. Los Bloques, a diferencia de los Lotes, forman parte de un mismo lote de adjudicación, habiendo de licitarse por el lote como un conjunto, con independencia del número de bloques que lo conformen.
3.4. Número de adjudicatarios
El número previsto de adjudicatarios variará en función del clausulado de cada convocatoria, siendo habitualmente único por lote.
No obstante, BEC actuará en cada lote y con carácter general, según los criterios siguientes:
a) La adjudicación podrá quedar desierta cuando ninguno alcanzase el cincuenta por ciento (50%) de la valoración prevista.
b) La adjudicación y firma del contrato conllevará los beneficios de consideración de operador cualificado (ver IIC), también denominado, genéricamente, “homologado”.
c) También podrán resultar homologados aquellos licitadores que obtengan al menos un setenta y cinco por ciento (75%) de la puntuación de las variables de carácter técnico y acrediten su solvencia económica y financiera, siempre y cuando la solicitasen.
d) BEC podrá realizar contrataciones menores con alguno de los candidatos que hubieran ofertado modalidades o alternativas que, excluidas del objeto del contrato, hubieran sido valoradas y sus oferentes resultasen homologados.
e) En las convocatorias de Acuerdos marco, el número previsto de adjudicatarios podrá reducirse cuando un menor número de ellos rebase el 65% de la máxima puntuación posible. También se observa que pueda ser incrementado en uno (1) cuando más licitadores superen el 80% de la puntuación máxima.
A los efectos del apartado referente al número de adjudicatarios, podrá o no tenerse en cuenta la puntuación correspondiente a las mejoras, según se determine.
3.5. Negociación de contratos
Cuando el procedimiento elegido sea el Negociado, serán seleccionadas las ofertas de acuerdo a la LCSP y las IIC publicadas por BEC; no obstante, podrán exigirse un mínimo de condiciones o puntuaciones para que una oferta resulte consultada en este procedimiento, del que se hace especial referencia en su correspondiente apartado: Procedimiento negociado.
BEC dejará constancia del procedimiento y criterios de las ofertas seleccionadas y de las razones de aceptación o rechazo.
3.6. Duración del contrato
Las empresas adjudicatarias deberán comprometerse al mantenimiento del servicio en el plazo mínimo observado en el propio contrato a partir de la fecha de adjudicación.
La duración inicial del contrato podrá ser prorrogada en los casos que así se prevean.
La aplicación de las premisas de homologación que implicasen una retirada de dicha condición podrá suspender temporal, indefinida o definitivamente la vigencia del contrato. En caso alguno una suspensión podrá provocar la prórroga de la fecha final de finalización del contrato más allá de la calculada al inicio o firma del contrato. No resultará, por tanto, una suspensión sino una supresión de la contratación en el plazo en que esta cláusula fuera aplicable.
3.7. Prórrogas
Únicamente si las Prescripciones específicas y la legislación aplicable al caso lo permitiera se prorrogará el periodo inicial del contrato, que atenderá a los condicionantes del artículo 23 del RDL 3/2011 y la LCSP.
El contrato podrá prever una o varias prórrogas siempre que sus características permanezcan inalterables durante el periodo de duración de éstas y que la concurrencia para su adjudicación haya sido realizada teniendo en cuenta la duración máxima del contrato, incluidos los periodos de prórroga.
La prórroga deberá ser comunicada por escrito y será obligatoria para el empresario, salvo que el contrato expresamente prevea lo contrario, sin que pueda producirse por el consentimiento tácito de las partes. Esta notificación escrita será remitida por la Comisión de compras a alguna de las direcciones que oficialmente se estableciesen para tales fines.
Esta opción del adjudicador será ejercida por BEC en base a las revisiones periódicas que se establezcan, determinando la conveniencia o renuncia a ella.
Periodo de relevo
BEC se reserva el derecho de hacer coexistir inicios y finalizaciones de adjudicaciones en la misma materia con el fin de que el relevo de las mismas se realice sin menoscabo de sus propias prestaciones o suponga riesgos para la sociedad o sus instalaciones. Este Periodo de relevo se extenderá solamente el tiempo precisado para su finalidad y, en caso de no pactar otro diferente, tendrá la duración máxima de un (1) mes desde la supuesta finalización de un contrato o prórroga.
Cuando el relevo entre varios adjudicatarios o contratos deba producirse durante la celebración de un certamen o acto en el Recinto, Bilbao Exhibition Centre podrá optar por el comienzo, el final o la misma fecha prevista en los contratos y pliegos para que dicho relevo se lleve a efecto, bastando la mera comunicación de la fecha definitiva a las partes para que surta plenos efectos.
En todo caso, BEC respetará, a su cargo, las condiciones de contratación que estén vigentes a la finalización del contrato, a cuyos precios o tarifas se le aplicará la correspondiente revisión de precios.
Sucesión
Quedará a opción de BEC la “Sucesión”, definida como aquella que se produzca por la extinción de la personalidad jurídica de la empresa licitadora por fusión, escisión o por la transmisión de su patrimonio empresarial de su posición en el procedimiento la sociedad absorbente, la resultante de la fusión, la beneficiaria de la escisión o la adquiriente del patrimonio.
Solo se producirá la misma cuando “la sucesora” reúna las condiciones de capacidad y ausencia de prohibiciones de contratar y acredite la solvencia y clasificación en las condiciones exigidas en el presente pliego para poder participar en el procedimiento de adjudicación, demostrando que la capacidad técnica o profesional y la económica y financiera serán suficientes para su continuación como adjudicataria del contrato o acuerdo marco, según clausulado de los pliegos y convocatoria que dieron lugar a dicha contratación.
La duración del contrato y condiciones contractuales fundamentales publicadas en la convocatoria no podrán verse alteradas por esta sucesión de adjudicatarios.
La opción de BEC de ejercitar dicho derecho se producirá tanto estando vigente el contrato, una prórroga o la tramitación de procedimientos de selección y adjudicación.
Campañas y publicidad
En los casos especiales, como los que afectan a la homogeneización de mensajes, objetivos publicitarios, representación y otros asimilables, el periodo inicial será prorrogado de manera que pueda exceder de la simple medición de su duración a partir de la fecha de firma del contrato. En cualquier caso, será así sin que en caso alguno exceda de más de dos (2) campañas adicionales en el caso de convocatorias anuales y una (1) en caso de bienales desde la conclusión del plazo inicial de contratación.
3.8. Revisión de precios
Adjudicatario o adjudicador podrán solicitar, por escrito, una revisión de precios a partir del momento que proceda la misma. La solicitud será dirigida al contacto previsto a los efectos contractuales o, en su defecto, a la Comisión de compras.
Las solicitudes serán potestativas; esto es, serán aceptadas por la otra parte cuando sea aplicable y realizada de acuerdo a las condiciones del contrato, anexándose las nuevas tarifas al contrato original.
Orden de aplicación de preceptos en la revisión de precios
Cuando las indicaciones sobre las revisiones de precios puedan inducir a interpretaciones diferentes, se procederá al siguiente orden de aplicabilidad:
a) Premisas de obligatorio cumplimiento de la LCSP o RDL 3/2011.
b) Según contrato que se hubiera firmado y los anexos de prórrogas al mismo.
c) Las expresadas en la Proposición económica u Oferta adjudicataria, cuando no contradigan la Ley y hubieran sido recogidas como anexo del contrato.
d) Las específicas de la convocatoria, que son expresados en el borrador de contrato y, en general, en el clausulado administrativo.
e) Las de las Condiciones generales de contratación, que se exponen en este pliego.
Los convenios sectoriales solo serán tenidos en cuenta en la medida de su aplicabilidad en función al rango y ámbito de la ley; esto es, por la aplicación del orden jurisdiccional civil como contrato privado o la aplicación del propio RDL 3/2011.
Fechas de aplicación
Las revisiones de precios, con independencia al momento de su petición, serán calculadas con referencia a las fechas siguientes:
a) Fecha o premisas que se indiquen en el contrato.
b) Fecha de comienzo de la primera prórroga que se lleve a efecto. Expresado de otra manera, no serán revisadas las condiciones durante la vigencia inicial del contrato.
c) A partir de entonces, cada inicio de año.
d) Si el derecho de aplicación de las nuevas tarifas o precios fuera anterior al plazo máximo de retroacción de una petición, se calculará, igualmente, con arreglo a las premisas anteriores.
Coeficiente de revisión de precios
Las revisiones de precios, con independencia al momento de su petición, serán calculadas con referencia al coeficiente resultante con arreglo a las condiciones siguientes:
a) Índice: la variación aplicable estará referida al Índice de Precios al Consumo (IPC) del Estado publicado por el Instituto Nacional de Estadística (INE).
b) Periodo de cálculo: tomado por meses naturales completos, el IPC aplicable será el correspondiente al periodo transcurrido desde la última revisión de precios o, en su defecto, desde el comienzo de la ejecución objeto de la adjudicación o, en los casos de Acuerdos marco y contrataciones menores, del inicio de vigencia o firma del contrato.
c) Periodo máximo: a lo sumo, para el IPC aplicable, se tomarán los doce (12) meses naturales anteriores a la aplicación de los nuevos precios o tarifas.
d) El coeficiente se referirá a la fecha y periodo de inicio de aplicabilidad.
Aplicación de las revisiones
Los cálculos deberán ser aplicados según se indica:
a) Salvo que se hubiera articulado clara y expresamente lo contrario en el propio contrato o acuerdo marco, o sus anexos, no procederá modificación alguna de cánones o tarifas que se expresen en porcentajes o participaciones.
b) Aplicabilidad: Podrá practicarse la revisión de cualquier precio o tarifa fijados, así como a máximos o mínimos de los mismos, incluidos aquellos que se hubieran acordado con la finalidad de proceder a “Fases de mejora”, siempre y cuando no se trate de porcentajes o participaciones.
c) Periodo: A partir de su inicio de vigencia, las nuevas tarifas calculadas serán de aplicación durante el año natural al que corresponda.
Solicitud de revisión de precios
La solicitud se formulará con arreglo a las premisas siguientes:
a) Podrá ser solicitada por adjudicador o adjudicatario, dirigida por escrito a las direcciones que se hubiesen indicado en el contrato o acuerdo marco o sus anexos.
b) Incluirá, además de la propia expresión de solicitud de revisión de precios, mención a la o las cláusulas de aplicación para su solicitud y cálculo, porcentaje o índice aplicable y fuente o cálculo de obtención de dicho coeficiente y cálculo de cada precio o tarifa.
c) El cálculo recogerá cada tarifa precedente o base y cada precio o tarifa de nueva aplicación. Dicho cálculo, recogerá cada precio, incluidos porcentajes o compromisos de tarifas de cualquier tipo a las que el contrato vincula, con independencia de si experimentan variación o no. Se entenderá que no se solicita la revisión de aquellas tarifas que no se indique tanto el precio base como el revisado o resultante.
d) Los precios expresados deberán contener cualquier decimal aplicable al cálculo de las nuevas facturas, y coincidirán con el número de ellos expresado en el contrato o base de aplicación.
e) Cualquier retroacción tendrá un efecto máximo del día inicial del mes en que se solicite, salvo que la legislación aplicable o convenios sectoriales dispusieran en contrario, en cuyo caso se atendrán al precepto más ventajoso para el adjudicador.
Casos particulares
Casos particulares e interpretaciones:
a) El Periodo de relevo será considerado como prórroga a los efectos de revisiones de precios.
b) Primera prórroga: Cuando no se hubiera ejercido el derecho de solicitud de revisión de precios al inicio de la primera prórroga, el 1 de enero siguiente podrá solicitarse la revisión con arreglo a un periodo que ignore esa fecha como referencia de actualización ejercida.
c) A los efectos de una nueva revisión de precios, se ignorará la retroacción, tanto la que fue aplicada como la que no hubiera sido de aplicación de nuevas tarifas.
d) Si la adjudicación se produjese con posterioridad al plazo de validez de las ofertas, adjudicador y adjudicatario podrán pactar una revisión de precios si el inicio de la prestación de servicios se viera afectada por ello. La revisión deberá ajustarse a las premisas del clausulado publicado, tomándose como plazo el retraso entre el inicio previsto de la prestación de servicios y su comienzo efectivo.
Las nuevas tarifas y precios serán firmados por adjudicatario y Comisión de compras y pasarán a ser parte del contrato como anexo al mismo.
4. Características técnicas
Además de las descripciones que figuren en las Prescripciones técnicas o Pliegos específicos de cada convocatoria, puede ser necesario complementarlas mediante la aportación de modelos o Visita de las instalaciones.
4.1. Prescripciones técnicas
Las prescripciones técnicas se considerarán características mínimas para la aceptación de propuestas, modelos y proyectos de las ofertas, debiendo ser respetadas y, en cualquier caso, se entenderán como comprendidas en las proposiciones consideradas válidas a efectos de la convocatoria.
Las prescripciones técnicas de lo que es objeto de contratación suelen ser descritas en un archivo aparte denominado Prescripciones técnicas. No obstante lo anterior, la existencia y referencia de dicho documento o archivo se recoge en la convocatoria misma. Tanto en dicho caso como en cualquier otro, se deja referencia inequívoca de sus posibilidades de acceso. Cualquier duda al respecto podrá ser consultada a la Comisión de compras por cualquiera de las vías ya expuestas de contacto, que canalizará las cuestiones expuestas según proceda.
Cuando las características descritas del objeto de contrato recomiendan una aportación de modelos, planos u otra información a entregarse por vía diferente a su publicación en la red, BEC convoca una jornada que se denomina, genéricamente, Jornada de visita o Visita de instalaciones.
4.2. Sesión de dudas y Visita de las instalaciones
La presentación de una proposición presupone el conocimiento del emplazamiento de las instalaciones y sus circunstancias. Dicha premisa puede colocar en manifiesta desventaja a ciertos candidatos, para compensar lo cual se llega a convocar a los interesados a una visita.
También en los casos en los que, por la naturaleza del contrato y posibles licitadores, se considere conveniente, BEC convocará a los interesados a una visita de las mismas. Igualmente se procederá con la entrega o análisis de planos, modelos estándar, muestras y otros elementos o documentos que la Comisión de compras considere de interés para la confección y presentación de plicas y que, por su contenido o formato, no fueran expuestos en la red, publicados o de acceso general.
La petición de cita, que se dirigirá a la Comisión de compras si no se estableciese otra fórmula en concreto, será solicitada en la forma y plazo que la convocatoria indique en cada caso. Se exigirá para la visita identificarse como miembro, agente o enviado de posibles licitadores al concurso.
Del acto se redactará un Acta de Sesión de dudas que recogerá los asistentes y representantes de BEC, documentos entregados o su naturaleza y aquellos que se hubiesen recibido. Independientemente de su asistencia, un candidato podrá presentar su proposición siempre y cuando asuma el contenido de dicho acto como renuncia voluntaria a la aportación que hubiera supuesto.
Esta denominación genérica de “Visita de instalaciones” se refiere o incluye también a la Sesión de dudas de todo tipo que los interesados puedan plantear. En todo caso, el Acta de visita incluirá aquellas cuestiones y anotaciones que aportasen, aclarasen o complementasen a los posibles interesados en presentar sus ofertas, por lo que será accesible, también, a los que no hubiesen asistido, al igual que los pliegos y resto de la convocatoria.
4.3. Modelos y planos
Este acto de entrega o análisis tendrá lugar durante la visita de las instalaciones, si hubiera sido esta convocada.
Cuando se prevea aportar planos u otros documentos, ya en soporte físico o digital, se indicará en las prescripciones de cada convocatoria. En estos casos, bien podrán obtenerse, previa identificación del interesado, en Cianoplan o en BEC, tal y como se prevea en cada caso, lo mismo que si se tratase de modelos, guías, estándares y muestras.
De igual manera, cuando se precise o estime conveniente la aportación de modelos o muestras para la confección de las proposiciones y ofertas de licitadores, BEC realizará la correspondiente convocatoria a sus propias oficinas o instalaciones.
Cuando la documentación así entregada fuera de obligado cumplimiento, modificara la documentación anteriormente publicada, disponible o accesible a los interesados o supusiera una discriminación apreciable entre presentes y ausentes, será esta circunstancia recogida en el Acta de visita y, en su caso, destacada en el Perfil de contratante.
4.4. Mejoras y variantes
Bilbao Exhibition Centre diferencia en sus pliegos entre las “mejoras” y “variantes”. Mejoras
Se considerarán mejoras a las Prescripciones técnicas aquellas que, sin variar los precios, tarifas e importes de los Cuadros de licitación, respetando las premisas de metodología, materiales u otras características que se citan en las Prescripciones y Pliegos de la convocatoria, supongan una mejora de métodos, tiempos, aporten ahorros o superen las prestaciones exigidas.
Variantes
Se denominan variantes las alteraciones de metodología, materiales u otras características que se citan en las Prescripciones y Pliegos de la convocatoria que supongan una alternativa a las condiciones ofertadas. Las diferencias principales con las denominadas “mejoras” serán:
➢ Las “mejoras” comparten unos mismos Cuadros de licitación; dicho de otra manera, se incluyen en los precios y tarifas ofertadas, mientras que las “variantes” pueden contar con tarifas y precios diferentes a los que formen parte de la adjudicación.
➢ Las “mejoras” forman parte de la propuesta que concursa y podrá estar sometida a valoración, dado que el Cuadro de licitación es único, mientras las “variantes” son alternativas que serán contratadas por el adjudicador con el que ya se hubiera designado adjudicatario; dicho de otra forma, las “variantes”, salvo especificación expresa en los Criterios de valoración, no forman parte de las puntuaciones para la adjudicación a realizar.
➢ Las “mejoras” son contratadas desde un inicio, ya que son inseparables de la propuesta misma, mientras que las “variantes” pueden ser propuestas o acordadas una vez iniciado el contrato derivado de una adjudicación.
➢ Las “mejoras” serán así destacadas en la oferta, mientras que las “variantes”, en general, deberán contar con un documento, archivo, anexo o apartado suficientemente diferenciado de la propuesta que sea ofertada para su valoración a concurso.
Las variantes deberán especificar todos los elementos de la oferta que se vean afectados por las mismas y, en especial, la repercusión final sobre el precio de los suministros y los efectos sobre el programa de trabajo. En todo caso, se ajustarán al artículo 147 del RDL 3/2011.
Características comunes a ambas
Los licitadores podrán presentar mejoras o variantes a sus ofertas, cuando se ajusten al objeto del contrato y cubran las exigencias mínimas de las Prescripciones técnicas, en particular, y pliegos, en general.
Se ajustarán a los presupuestos máximos o mínimos, según proceda, de los Cuadros de licitación, tanto en cuanto a cada elemento, bloque y convocatoria. Sin embargo, podrá recoger propuestas nuevas o diferentes de las recogidas en los propios pliegos, su objeto y características mínimas de prestación.
5. Cesión y Subcontratación
5.1. Cesión del contrato
No se aceptará la cesión del contrato ni partes específicas del mismo sin consentimiento expreso de BEC, que lo rubricará en el documento mismo del que se trate, una vez recibida la comunicación escrita de las intenciones de cesión y de que el cesionario probase su capacidad xx xxxxxxxx del contrato. Para ello:
➢ El cesionario probará suficiente capacidad técnica o profesional y económica y financiera según pliegos que dieron origen al contrato objeto de la cesión. Expresado de otra forma, procederá a su “homologación” a los efectos del objeto del contrato.
➢ El cesionario proveerá de los avales, seguros y otros compromisos que se hubieran solicitado en los pliegos de convocatoria, como lo sería el caso de los concernientes a riesgos laborales.
➢ Cedente y cesionario habrán comunicado a BEC, por escrito, al menos los datos de uno y otro, motivo suficiente para la cesión y plan de trabajo, así como el calendario previsto al efecto.
➢ No existirá cesión alguna en los casos en el que el cesionario fuera ya beneficiario de un acuerdo marco para el mismo lote que el cedente, si bien podrán solicitar la ejecución de un pedido concedido al cedente en la Fase de mejora mediante la sola cumplimentación del anterior requerimiento de comunicación escrita y justificada, firmada por ambas partes, y la aceptación de la propuesta por parte de BEC.
Serán de aplicación los apartados de los artículos 226 y 109 del RDL 3/2011 y otros aplicables a la “Cesión de contratos”, si bien la exigencia de escritura pública podrá o no ser solicitada por BEC como condición para su perfeccionamiento o en cualquier momento posterior.
A los efectos de contrataciones sin vinculación a un importe determinado, se considerará ejecutado el veinte por ciento (20%) del mismo una vez transcurrido dicho porcentaje del periodo de contratación.
5.2. Límite de la subcontratación
Con independencia del límite indicado en el artículo 227 del RDL 3/2011, los licitadores a contratos y acuerdos con BEC deberán acometer por sí mismos, sin subcontratación, el sesenta por ciento (60%) de las tareas objeto del contrato. A estos efectos, también será el clausulado específico de cada convocatoria el que podrá alterar el límite aquí indicado.
Cuando se trate de servicios a prestar por personas a las que se les exija una presencia física en las instalaciones de BEC, con tarifas, precios o condiciones vinculados a su presencia misma −control de accesos, azafatas, seguridad y vigilancia, etcétera−, se descarta cualquier subcontratación que suponga la ejecución de las tareas principales, se refiera a tarifas ofertadas en los Cuadros de licitación o que sean de específica puntuación según los criterios de valoración.
Con carácter prioritario, la subcontratación se realizará con aquellos que fueran adjudicatarios de BEC en labores o productos de similar naturaleza que los que fueran objeto de dicha contratación por parte del adjudicatario. En este sentido, el licitador deberá tener en cuenta los servicios y productos que BEC hubiera concedido en exclusividad en sus adjudicaciones.
En todo caso, cualquier subcontratación deberá contar con la homologación del subcontratado o autorización expresa por escrito por parte de BEC. Será considerada autorización suficiente, con independencia a la necesidad de homologarse, la aprobación de un proyecto o plan del adjudicatario que incluya dicha circunstancia y empresa que llevaría a cabo la subcontrata.
5.3. Naturaleza de la subcontratación
Salvo autorización expresa, y con carácter general, no se permite la ejecución de prestaciones objeto del contrato principal sino de prestaciones accesorias al mismo:
a) Si así lo dispusiera la normativa que le fuera aplicable.
b) Cuando, por la naturaleza y condiciones del contrato y pliegos, se deduzca que haya de ser ejecutado directamente por el adjudicatario.
c) Cuando la subcontratación esté expresamente excluida en el pliego de cláusulas administrativas particulares o en el contrato, ya sea en relación con la totalidad de las prestaciones que integran su objeto, o bien respecto a determinadas prestaciones específicamente excluidas.
Quedan excluidas de la consideración de subcontrataciones, salvo que se tratase de la propia naturaleza del contrato o una parte básica de él:
a) El empaquetado y transporte de mercancías.
b) Los de formación, desplazamientos, uniforme o vestuario.
c) Suministros, repuestos y equipación que no hubieran formado parte de la evaluación técnica de los licitadores.
d) Adquisiciones y contratos asumidos a su cargo y pagaderos por BEC directamente al suministrador.
e) Imposiciones, en cláusulas, contrato o anexos, que BEC hubiera exigido contratar o por aplicación de derechos u obligaciones de concursos o contratación pública vigente, diferente o no del de la adjudicación, como son las adjudicaciones que supongan exclusividad de suministro en las instalaciones de BEC.
Los servicios y suministros de competencia exclusiva de BEC, recogidas en el apartado de Comercialización y competencia y así indicadas en la Tienda on-line, serán únicamente realizadas por BEC o sus adjudicatarios, sin considerarse a ningún efecto subcontratación del adjudicatario.
No serán excluidos a los efectos de su consideración como subcontratación, aquellos componentes o aspectos que hubieran sido objeto de valoración según criterios de adjudicación del contrato.
5.4. Condiciones de subcontratación
La subcontratación de la ejecución parcial de prestaciones objeto del contrato principal estará sujeta a los siguientes requisitos:
a) Comunicación previa a BEC del subcontrato a celebrar, a suscribir por el contratista y el subcontratista, con indicación de las prestaciones o partes del contrato a subcontratar y su importe.
b) El subcontrato habrá de formalizarse, en todo caso, con antelación al inicio de su ejecución.
c) De solvencia, aptitud y capacitación exigidas al adjudicatario para licitar, excepto en el caso de partes diferenciadas del contrato, para lo cual podrá exigirse una clasificación o aptitud que se acuerde entre adjudicatario y adjudicador.
d) El importe de las prestaciones del contrato principal que el contratista pretenda subcontratar, no podrá exceder del límite porcentual máximo fijado en el pliego de cláusulas administrativas particulares y generales y contrato mismo, en relación con el presupuesto de adjudicación de éste o el presupuesto de cada solicitud o pedido.
e) El contratista se habrá de obligar a abonar al subcontratista el precio pactado en plazos y condiciones que no sean más desfavorables que los establecidos en el artículo 216 del RDL 3/2011 ni excedan o sean menos favorables que las condiciones del propio adjudicatario en relación al pliego, contrato y oferta realizada.
Los subcontratistas, incluso si del transporte se tratase, quedarán obligados sólo ante el contratista principal que asumirá, por tanto, la total responsabilidad de la ejecución del contrato frente a BEC, con arreglo estricto a los pliegos y los términos del contrato.
5.5. Comunicación de subcontrataciones
La relación entre contratista y subcontratista será transparente a BEC.
En relación al artículo 227 del RDL 3/2011, la obligación de comunicación escrita, prueba y autorización será siempre cumplida. Dicha comunicación será adjuntada al contrato, del que formará parte a partir del acuerdo, ya fuera como anexo numerado o memorando aparte.
PROCEDIMIENTOS ESPECIALES DE ADJUDICACIÓN
6. Procedimiento restringido
En el Procedimiento restringido, mediante el cual sólo podrán presentarse los empresarios seleccionados en atención a su solvencia técnica, profesional, económica y financiera, se sujetará a la LCSP y las IIC (“Contratos del Nivel 3” de las IIC, en la actualidad).
6.1. Características limitativas
Salvo justificación o casos especiales, este procedimiento cuenta con unas características limitativas de carácter previo a su propia convocatoria:
➢ Artículo 163 del RDL 3/2011.- Queda excluida cualquier negociación de los términos del contrato con los solicitantes o candidatos, siendo el número mínimo de candidatos, de cinco (5), el indicado en dicho artículo.
➢ Artículo 164 del RDL 3/2011.- Plazo mínimo de recepción de solicitudes, en general, será de treinta y siete (37) días para los sujetos a Regulación Armonizada y diez (10) días para las otras licitaciones.
➢ Artículo 166 del RDL 3/2011- Comunicación simultánea y por escrito a todos los seleccionados del plazo a presentar sus proposiciones para la fase siguiente.
➢ Artículo 167 del RDL 3/2011.- Plazo mínimo de recepción de ofertas, cuarenta (40) días para los sujetos a Regulación Armonizada, con las excepciones legales, y quince (15) días para las otras licitaciones.
6.2. Anuncio de licitación del procedimiento restringido
El anuncio de la licitación recogerá los criterios objetivos de solvencia, con arreglo a los cuales serán elegidos los candidatos que serán invitados a presentar proposiciones.
Señalará el número mínimo de empresarios a los que invitará a participar en el procedimiento, pudiendo también establecerse un número máximo de candidatos a los que se invitará a presentar oferta, en cuyo caso se indicará el criterio de selección de los mismos, siendo este máximo suficiente para garantizar una competencia efectiva.
Indicará la forma, lugar y plazo de obtención de características y pliegos, al igual que el plazo de contratación y posibles prórrogas, lugar de ejecución y características esenciales del objeto de contratación y contrato propuesto.
6.3. Selección de candidatos
La Comisión de compras, una vez comprobada la personalidad y solvencia de los solicitantes, seleccionará los que deban pasar a la siguiente fase. Cuando el número de candidatos que cumplan los criterios de selección sea inferior a ese número mínimo, podrá continuarse el procedimiento con los que reúnan las condiciones exigidas.
BEC dejará constancia de las invitaciones cursadas, de las ofertas recibidas y de las razones de aceptación o rechazo.
La selección de los candidatos se notificará a los solicitantes a participar, y se publicará en el perfil de contratante de BEC, pudiendo indicarse solamente una lista de aquellos que hubieran superado dicha fase, los criterios de selección y órgano, plazos, lugar y características de las reclamaciones sobre la resolución tomada.
6.4. Contenido de las invitaciones
Las invitaciones contendrán una referencia al anuncio de licitación publicado e indicarán la fecha límite para la recepción de ofertas, los criterios de adjudicación del contrato y su ponderación relativa, si no figurasen en el anuncio de licitación, así como el lugar, día y hora de la apertura de proposiciones.
La invitación a los candidatos incluirá un ejemplar de los pliegos y copia de la documentación complementaria, o contendrá las indicaciones pertinentes para permitir el acceso a estos documentos, cuando los mismos se hayan puesto directamente a su disposición por medios electrónicos, informáticos y telemáticos.
6.5. Selección por fases
BEC podrá optar por aplicar fases sucesivas. En el caso de que el procedimiento de adjudicación se articule en varias fases, se indicará igualmente en cuales de ellas se irán aplicando los distintos criterios, así como el umbral mínimo de puntuación o características exigidas al licitador para continuar en el proceso selectivo.
6.6. Adjudicación del contrato
La selección de los adjudicatarios se notificará a los participantes en el procedimiento y se publicará en el perfil de contratante de BEC, salvo que se decida otra cosa en atención a las circunstancias y características del contrato.
La publicidad en la página virtual señalará los adjudicatarios elegidos, los criterios de selección y órgano, plazos, lugar y características de las reclamaciones sobre la elección realizada.
7. Procedimiento negociado
En los casos así previstos por los pliegos, BEC podrá iniciar negociaciones con los empresarios en relación a los aspectos técnicos y económicos sobre los que cupiera negociación.
7.1. Adjudicación por fases
Con el fin de reducir progresivamente el número de ofertas a negociar, BEC podrá optar por aplicar
fases sucesivas en los procedimientos negociados que convocase.
En el caso de que el procedimiento de adjudicación se articule en varias fases, se indicará igualmente en cuales de ellas se irán aplicando los distintos criterios, así como el umbral mínimo de puntuación exigido al licitador para continuar en el proceso selectivo.
En estos casos, podrá existir una fase previa a las plicas finales a presentar por los licitadores. Durante esta o estas fases previas se irán perfilando las candidaturas y propuestas para la selección de licitadores que tendrán la opción de presentar las correspondientes plicas.
7.2. Elección y negociación de propuestas
Las cláusulas o bases de licitación contendrán los criterios para superar la fase de elección de ofertas y los aspectos que serán negociados.
Cuando, por razones debidamente justificadas, no sea posible ponderar los criterios elegidos, éstos se enumerarán por orden de importancia.
La Presentación de diseños, proyectos y prototipos, cuando se trate de una convocatoria sujeta a negociación, será llevada a cabo como parte de la misma. De igual manera, la Contratación de variantes y mejoras presentadas serán negociadas como si de tal procedimiento se tratase, tanto en el caso de contemplarse un procedimiento negociado como si se plantease al adjudicador como mejora a una adjudicación de otro tipo.
Aquellas ofertas elegidas para la fase de negociación serán citadas mediante convocatorias remitidas a las direcciones que las propias ofertas hubieran indicado en los correspondientes sobres o bloques de sus propuestas.
La documentación será solicitada según los criterios que en cada fase intervengan para la elección de candidatos, reservándose para la fase final aquellos que con anterioridad no hubiesen sido solicitados y sean comunes a las licitaciones, como son la acreditación societaria, solvencia, declaraciones y, en su caso, avales.
Las entregas de documentación de cualquiera de las fases será realizada en las oficinas de BEC, al igual que cualquier licitación ordinaria; sin embargo, podrá solicitarse la remisión vía correo electrónico de o en disco compacto o soporte digital de toda o parte de la documentación solicitada.
7.3. Número mínimo de candidatos
Cuando en una fase previa a la definitiva existiese un número de candidaturas inferior al previsto o, en general, inferior a al indicado por las IIC para el procedimiento negociado (“Contratos del Nivel 2” de las IIC, en la actualidad), BEC podrá optar por una de las acciones siguientes:
a) Seguir con el procedimiento tal y como se hubiera previsto en la convocatoria.
b) Soslayar la correspondiente fase si el número de ellos fuera igual o inferior al de adjudicatarios que se hubiese determinado.
c) Conceder una ampliación del plazo de presentación con unas condiciones menos restrictivas.
d) Realizar una nueva convocatoria, incluso por vía de urgencia.
En cualquier caso, soportará la decisión tomada y publicará su determinación al respecto.
7.4. Candidaturas y su apertura
Las propuestas de candidaturas, salvo indicaciones particulares al respecto, serán abiertas según se describe en el correspondiente anexo “Apertura de plicas”. De las conclusiones se levantará acta, que será remitida a todos los participantes o interesados y se dará publicidad según se determine en las correspondientes leyes e IIC.
7.5. Negociación y actas
Las valoraciones, sanciones y acuerdos que se alcancen durante la negociación se formalizarán en actas que serán suscritas por el Órgano de contratación o la Comisión de compras y la empresa licitadora, que se considerarían como parte de la Oferta a todos los efectos.
Durante la negociación, el Órgano de contratación y la Comisión de compras velarán para que todos los empresarios reciban igual trato y no facilitarán información de forma discriminatoria que pueda dar ventajas a unas empresas con respecto a otras.
En aplicación del artículo 178 del RDL 3/2011, la adjudicación del procedimiento negociado concretará y fijará los términos definitivos del contrato.
7.6. Entrega de documentos adaptados
Cuando en la propia fase de negociación no se hubiesen determinado las condiciones de entrega de documentos, diseños, prototipos u otros, se entenderá que aquellas conclusiones, documentos, subsanaciones y demás, deberán ser puestos a disposición del adjudicador en el momento de comienzo de la apertura de plicas que suceda a dicha fase, si la hubiera, o fecha y hora que pudieran tomarse a dichos efectos.
7.7. Memoria de adhesión
Cuando la negociación trate de consensuar un plan, proyecto, condiciones mínimas u otros de tal naturaleza, solo se considerarán documentos o bloques nuevos, a efectos de apertura, los que no se hubieran aportado con anterioridad y que fueran diferentes al propuesto como documento a ser consensuado, sin que su presentación (firma) se considere a dichos efectos.
Genéricamente, tomarán el nombre de “Memoria de adhesión”, “Plan o proyecto de adhesión” o, simplemente “Adhesión”.
8. Diálogo competitivo
El Diálogo competitivo consiste en el establecimiento de un diálogo con los candidatos seleccionados, previa solicitud de los mismos, a fin de desarrollar una o varias soluciones susceptibles de satisfacer sus necesidades, y que servirán de base para que los candidatos elegidos presenten una oferta.
8.1. Características limitativas
Salvo justificación o casos especiales, este procedimiento cuenta con unas características limitativas de carácter previo a su propia convocatoria:
➢ Artículo 180 del RDL 3/2011.- Podrá utilizarse en el caso de contratos particularmente complejos, cuando el órgano de contratación considere que el uso del procedimiento abierto o el del restringido no permite una adecuada adjudicación del contrato.
➢ Artículo 181 del RDL 3/2011.- Número mínimo de candidatos de tres (3), si se decide limitarlo.
Se considerará que un contrato es particularmente complejo cuando no puedan definirse previamente los medios técnicos aptos para satisfacer sus necesidades u objetivos, o para determinar la cobertura jurídica o financiera de un proyecto.
8.2. Anuncio e invitaciones
En el anuncio de licitación se darán a conocer las necesidades y requisitos, que se definirán en dicho anuncio o en un documento descriptivo.
Las invitaciones a tomar parte en el diálogo contendrán una referencia al anuncio de licitación publicado e indicarán la fecha y el lugar de inicio de la fase de consulta, los documentos relativos a las condiciones de aptitud que, en su caso, se deban adjuntar, y la ponderación relativa de los criterios de adjudicación del contrato.
En aplicación del artículo 151 del RDL 3/2011, la adjudicación del procedimiento de diálogo competitivo concretará y fijará los términos definitivos del contrato.
8.3. Procedimiento del Diálogo competitivo
El procedimiento proseguirá el diálogo hasta que se encuentre en condiciones de determinar, después de compararlas, si es preciso, las soluciones que puedan responder a sus necesidades sin que en momento alguno puedan revelarse a los demás participantes las soluciones propuestas por un participante u otros datos confidenciales que éste les comunique sin previo acuerdo de éste.
Tras declarar cerrado el diálogo e informar de ello a todos los participantes, se les invitará a que presenten su oferta final, basada en la solución o soluciones presentadas y especificadas durante la fase de diálogo, indicando la fecha límite y la dirección a la que deba enviarse.
8.4. Memoria de adhesión
Las ofertas deben incluir todos los elementos requeridos y necesarios para la realización del proyecto a proponer.
Serán evaluadas las ofertas presentadas por los licitadores en función de los criterios de adjudicación establecidos en el anuncio de licitación o en el documento descriptivo y será seleccionada la oferta económicamente más ventajosa.
BEC podrá requerir al licitador cuya oferta se considere más ventajosa económicamente para que aclare determinados aspectos de la misma o ratifique los compromisos que en ella figuran, siempre que con ello no se modifiquen elementos sustanciales de la oferta o de la licitación, se falsee la competencia, o se produzca un efecto discriminatorio.
Cuando se trate de ratificar un proyecto o compromiso consensuado, tomará, de manera genérica, el nombre de “Memoria de adhesión”, “Plan o proyecto de adhesión” o, simplemente “Adhesión”.
PROPOSICIONES Y SU PREPARACIÓN
9. Presentación de proposiciones
En general, se observa la existencia de varios bloques o conjuntos de documentos (denominados también “sobres”), de los que unos se refieren a los lotes por los que se concursa y otro a la empresa o empresario que realiza la propuesta.
9.1. Originales y compulsas
Los documentos que formen parte de las proposiciones serán originales o copias debidamente compulsadas ante organismos públicos, expedidas por entidades financieras o compañías de seguros. En general, se aceptarán como originales o copias autentificadas aquellas que contengan sello, data y firma original del propio emisor. En el caso de realizarse declaraciones específicas que no hubieran sido registradas o expedidas por dichos órganos o de similares características, deberán estar registradas o compulsadas ante notario x xxxxxxxx de comercio, señalándose la finalidad de licitación que dichos documentos persiguen.
Para los documentos emitidos por el propio licitador, como declaraciones expresas, no se requerirá compulsa ni fedatario público.
Se aceptarán copias e impresiones de documentos a los que se hubiera accedido a través de la red o Internet, cuando dicho documento hubiera sido autentificado o validado por el emisor, organismo o fedatario público o una delegación de los mismos. Si los interesados precisasen de modelos o ejemplos, podrán dirigirse a BEC para dicho fin.
En general, BEC mantendrá en su propiedad o archivos las ofertas económicas y cuadros de licitación, mientras que devolverá la documentación restante a aquellos licitadores que no se hubiesen visto beneficiados con la adjudicación. Los prototipos, muestras, planes o propuestas específicos para la licitación específica de la convocatoria y similares entregados por separado serán considerados de libre disposición de BEC.
BEC no se compromete a compulsas de más de cuatro (4) páginas de extensión (tamaño DIN A-4 o similar) en su propia Recepción (en sus funciones de “Registro de entrada”) y en los idiomas oficiales en el Territorio histórico. En cualquier caso, únicamente lo serían a los efectos de las propias licitaciones convocadas por BEC.
9.2. Vigencia de la oferta
Las ofertas deberán mantenerse durante un plazo que, en el caso de que no fuera especificado por la propia convocatoria, será el máximo en que BEC deba resolver la licitación, con un mínimo de tres
(3) meses desde la finalización del proceso de apertura de plicas.
9.3. Lugar y hora de presentación
Las proposiciones se presentarán en las oficinas de BEC de Xxxxx xx Xxxxx, número 1, antes de las doce horas treinta minutos (12,30 h) del día en que expire el plazo.
9.4. Presentación por correo
Cuando la documentación se remita por correo el licitador deberá justificar la fecha de imposición del envío en la oficina de correos y anunciarlo a BEC vía fax al menos el mismo día de la expiración de la fecha de presentación de ofertas. Este anuncio no exime al licitante cumplir con la fecha y hora de entrega.
En la comunicación a remitir a BEC, deberán expresarse al menos los datos siguientes:
a) Identificación de la convocatoria y lotes a los que opta.
b) Dependencia donde ha sido entregada la oferta.
c) Copia del justificante de la fecha y hora de entrega.
d) Copia del aval provisional constituido, si fuera exigido.
e) Dirigirla a la Comisión de compras con identificación de la convocatoria y lote.
f) En el caso de que exista una apertura pública de ofertas en el plazo de aceptación de ofertas por correo, deberá aportar una copia de la misma con antelación o durante dicho acto, que será tenida como referencia hasta la recepción definitiva del envío que se hubiera realizado.
Sin el cumplimiento de estos requisitos no será admitida la propuesta.
Transcurridos diez (10) días desde la finalización del plazo de entrega se considerará extraviada y no será admitida documentación alguna.
9.5. Proposición única
Cada licitador no podrá presentar más de una proposición bien individualmente, bien en agrupación temporal.
No podrá, por tanto, suscribir ninguna propuesta en agrupación temporal con otras si lo ha hecho individualmente. La contravención de este principio dará lugar a la desestimación de todas las proposiciones presentadas o participadas por el infractor.
9.6. Contenido de las proposiciones
Siempre atendiendo al clausulado particular de cada convocatoria, se prevé que las proposiciones que se presenten consten de tres (3) grupos de documentación que, en general, corresponderán al mismo número de sobres o conjuntos –pudiendo estos presentarse lacrados y precintados-. Los sobres o conjuntos se deberán presentar cerrados:
a) Acreditación societaria y solvencia económica y financiera, referida al conjunto de los lotes. Este contenido siempre deberá ser entregado de manera separada al resto de sobres o conjuntos que sean remitidos a BEC.
b) Propuesta y capacitación técnica y profesional, referida a cada lote.
c) Proposición u oferta económica, referida a cada lote.
Se deberá acreditar la capacidad y solvencia con arreglo a los artículos 54 a 84 del RDL, “Capacidad y solvencia del empresario”. Según artículo 117 del RDL, “el licitador debe probar en su oferta, que las obras, productos o servicios conformes a la norma o documento técnico cumplen las prescripciones técnicas establecidas por el órgano de contratación”.
Podrán ser presentados originales o copias debidamente autenticados con arreglo a la propia LCSP. Habrán de ajustarse a los requisitos que la Ley y el Reglamento Notarial establecen en cuanto a legalización y legitimación.
9.7. Información confidencial
BEC considerará el contenido de las proposiciones tal y como se describe, salvo que existan especificaciones diferentes al respecto de ellas, dentro del pleno respeto de los derechos y obligaciones que la ley confiera a licitadores e interesados:
a) Proposición económica y cuadros de licitación; de carácter público, sin restricciones.
b) Propuesta y capacitación técnica y profesional; los licitadores podrán proponer a BEC la consideración de confidencial de las propuestas específicas fruto de la elaboración propia del licitador, no así cuando se trate de documentos oficiales aportados o la suscripción de planes o desarrollos que BEC hubiese propuesto o formase parte de su práctica.
c) La acreditación y solvencia económica y financiera se considerará confidencial; BEC solo colaborará en la prueba de su inclusión entre la documentación aportada, sin permitir la copia o estudio de los detalles de su contenido.
d) También se podrá solicitar la confidencialidad de diseños, prototipos, muestras, diseños y otros proyectos que se aporten.
e) Las propuestas de variantes o mejoras, con excepción de los que formen parte de los Cuadros de licitación solicitados por la convocatoria, podrán ser determinados como confidenciales por el licitador o solicitada dicha consideración.
Dos casos principales:
a) Conjuntos, bloques, sobres, elementos o soportes digitales independientes: bastará con que se identifique con una etiqueta con la acepción “Confidencial” o “Isilpekoa” en cada elemento que así se considere.
b) Partes de un conjunto no confidencial: deberá haber dejado patente su intención en el índice correspondiente y visible con la mera apertura del conjunto, caja o sobre. Además, cada elemento, archivo o documento, deberá contener una etiqueta que lo recuerde o aclare y, en el caso de documentos, cada página llevará impresa y cruzada dicha acepción como fondo o similar, en un color que destaque y no oculte el resto del contenido.
Como aviso o demanda de la confidencialidad, deberá hacer entrega de la solicitud o carácter confidencial según formulario a dichos efectos que figurará entre los anexos de la licitación o en el Directorio de anexos y modelos. Esta solicitud será entregada al tiempo que la documentación de la propia plica o propuesta. En todo caso, ninguna entrega será aceptada como separada de la propia propuesta del licitador y será potestad de BEC, dentro de los márgenes que la ley le confiere, aceptar el trato confidencial de lo aportado.
9.8. Rechazo de proposiciones
La omisión de cualquiera de los documentos requeridos o la inobservancia estricta del cumplimiento de lo previsto en los apartados anteriores, será motivo para rechazar la oferta.
También serán rechazadas aquellas proposiciones que superasen los presupuestos máximos indicados para los lotes, bloques o alguno de los elementos de los Cuadros de licitación. Igualmente si no alcanzasen los mínimos indicados en cada caso.
El retraso en la entrega de documentación en los plazos será también causa suficiente para rehusar la aceptación de propuestas, cuando se vean afectados elementos exigidos; no así si se tratase de elementos o documentos de carácter voluntario u optativo.
Los rechazos afectarán al lote (mínima unidad de adjudicación) en que se hubiese producido la trasgresión de la que se trate o afecte la incidencia detectada.
10. Acreditación societaria
Podrá utilizarse un mismo sobre o bloque para el conjunto de lotes de una misma convocatoria. Irá firmado por el licitador o persona que lo represente y en cada uno de los cuales se hará constar en su parte exterior:
a) Denominación de la licitación o convocatoria.
b) La acepción “Acreditación societaria”.
c) Nombre y CIF, NIF o similar del licitador.
d) Identificación del firmante de la plica, representante.
e) La dirección a efectos de notificaciones.
f) Los números de teléfono, fax y correo electrónico a efectos de la licitación.
La documentación aportada deberá ser original o encontrarse compulsada, ya se tratase de inscripciones ante el Registro Mercantil u organismos públicos, expedidas por entidades financieras o compañías de seguros.
10.1. Documentación societaria, económica y financiera
En este conjunto de documentos deberá incluirse, de forma ordenada y enumerada a modo de índice, el siguiente contenido y pruebas, que el propio licitador o representante tendrá la responsabilidad de aportar:
a) Constitución de la garantía provisional que se hubiese solicitado.
b) Registro y clasificación que el pliego específico de la convocatoria exigiese.
c) Representación y poderes.
d) Acreditación societaria y solvencia económica y financiera.
e) Declaración expresa responsable.
f) Compromisos tributarios, ante la Seguridad Social o de índole laboral.
g) Empresas previamente homologadas.
h) Empresas no comunitarias.
i) Uniones temporales de empresarios (UTE) o agrupaciones de empresas.
La omisión de cualquiera de los documentos y certificaciones que se exigen en cada licitación y, especialmente los mencionados, será motivo suficiente para rechazar la oferta.
10.2. Garantía provisional
Será requisito necesario para poder participar que se aporte la garantía provisional que cada convocatoria hubiera fijado. En el caso de no citarse ninguna, se entenderá la renuncia de BEC a solicitarla.
Se constituirá mediante ingreso en una cuenta bancaria cuyo titular, sin restricciones, fuera BEC o por aval autorizado conforme al modelo que se determine -Modelo de aval bancario-garantía provisional-.
Si se optarse por el ingreso en cuenta, deberá éste realizarse en la que a continuación se detalla, indicando claramente el nombre del licitante y adjuntando el comprobante, sellado por la entidad financiera, en el correspondiente sobre o grupo documentario. Los datos referidos a esta modalidad, que se realizará en un solo ingreso identificado, son:
➢ Titular: Bilbao Exhibition Centre, S.A.
➢ Entidad: Caja Laboral Popular–Euskadiko Kutxa.
➢ Código: ES 84.3035.0083.29.0830084416.
➢ Referencia: Aval Licitación + Nombre de su empresa.
En caso de uniones temporales de empresas, las garantías provisionales podrán constituirse por una o varias de las participantes siempre que en conjunto se alcance la cuantía requerida en el presente pliego y se garantice solidariamente a todos los interesados de la unión temporal. En este caso, a los justificantes les antecederá una relación totalizada de cada uno de ellos.
BEC se reserva el derecho de exigir la legitimación de las firmas de los avales.
10.3. Registro y clasificación
Los candidatos y licitadores podrán acreditar la condición de contratista inscrito en un Registro Oficial de Licitadores y Empresas Clasificadas (ROLEC) a los efectos de los artículos 65 a 71 del RDL 3/2011.
Las referencias y características de dicha certificación deberán acomodarse a la propia ley y encontrarse en vigor o debidamente actualizadas.
La prueba de este requisito se realizará teniendo en cuenta lo siguiente:
a) Inscripción en el Registro Oficial de Licitadores y Empresas Clasificadas (ROLEC) que corresponda, según clausulado u otro registro de finalidad similar, al reconocido por la LCSP. En todo caso, la responsabilidad de demostrar la procedencia o equivalencia de registros recaerá en el licitador.
b) El certificado deberá estar expedido por el técnico responsable del correspondiente Registro Oficial, con indicación de su vigencia o irá acompañado de una declaración responsable, en la que se asegure la validez y vigencia de los datos aportados al citado registro. En todo caso, BEC se reserva el derecho a verificar o solicitar confirmación expresa del contenido de dicha declaración.
c) En los casos en los que el Registro Oficial especificase en su certificación los efectos del mismo o documentación precisada para su obtención y actualización en los términos expresados en el párrafo 2 del artículo 84 del RDL 3/2011, serán eximidos de presentar tal documentación en su licitación. La acreditación y solvencia, en cualquier caso, será competencia del licitante, pudiendo aportar la documentación que considere necesaria a dichos fines.
d) Cuando el certificado o registro no hiciera referencia expresa de la clasificación exigida, deberá esta justificarse mediante documento contrastado y, en su caso, compulsado.
e) Si la empresa se encontrase pendiente de clasificación, deberá aportarse el documento acreditativo de haber presentado la correspondiente solicitud para ello, acorde con el artículo 146, apartado 1, letra b, del RDL 3/2011. En todo caso, en aplicación del artículo 146.3, deberá acompañarse de la correspondiente declaración responsable de continuidad registral.
Cuando no haya concurrido ninguna empresa clasificada en un procedimiento de adjudicación de un contrato para el que se requiera clasificación, la Comisión de compras podrá excluir la necesidad de cumplir este requisito abriendo un plazo para nuevas presentaciones de candidaturas sin dicho requisito y, en último caso, decidiendo la adjudicación entre las que hubieran concurrido sin dicho requisito previo.
En todo caso, cuando se hubiera presentado como prueba del requisito la solicitud de su registro y clasificación o se valorase esa cualidad, el adjudicatario deberá presentar su definitivo registro antes de la firma del contrato.
10.4. Representación y poderes
La documentación al efecto de este apartado seguirá el modelo adjunto en el anexo Representación y poderes, y contendrá:
a) Copia del DNI de quien firma la propuesta.
b) Poder con facultades suficientes para contratar, otorgado a favor de quien firma la proposición e inscrito en el Registro Mercantil, salvo que el apoderamiento pueda deducirse de la certificación expedida por el Registro Oficial correspondiente.
c) En el caso en que este apoderamiento forme parte de las escrituras de la sociedad que se aporten, se incluirá referencia de las escrituras, página y párrafo del que se deduzca dicha potestad, debiendo incluir copia de las páginas de donde ello se dedujese.
10.5. Acreditación societaria y solvencia económica y financiera
Se acreditará según se recoge en los artículos 74 y 75 del RDL 3/2011.
Cuando el licitador aportase un documento válido y en vigor de registro de contratistas ante algún organismo de administración pública, no se requerirá otra prueba de solvencia económica y financiera.
10.6. Declaración responsable
La declaración, a la que se refiere el artículo 73 del RDL 3/2011, se ajustará al modelo anexo
Declaración responsable de capacidad para contratar. Persigue el compromiso en cuanto a:
a) Condiciones expresadas en la LCSP, tanto en cuanto a fines, objeto y ámbito de la actividad empresarial como en cuanto a no concurrencia de prohibiciones para contratar con el Sector Público.
b) Asimismo, hallarse al corriente en el cumplimiento de sus obligaciones tributarias y de sus obligaciones con la Seguridad Social.
10.7. Compromisos tributarios y ante la Seguridad Social
La documentación correspondiente a los compromisos tributarios y de seguridad social se adjuntará al anexo Declaración responsable de capacidad para contratar antes citado, al que adjuntará:
a) Último recibo de pago del Impuesto sobre Actividades Económicas (IAE) o, en su caso, documento acreditativo de la exención, expedida por el correspondiente organismo o argumentación probada de la misma y declaración responsable de no haberse dado de baja del citado impuesto, sin perjuicio de que pudiera solicitarse su actualización posterior. En caso de exención, deberá esta justificarse documentalmente.
b) Certificación positiva actualizada de encontrarse al corriente de sus obligaciones fiscales, expedido por la correspondiente Hacienda u órgano competente.
c) Certificación positiva actualizada de encontrarse al corriente de sus obligaciones frente a la Seguridad Social u organismo equivalente a estos efectos, expedido por el órgano competente.
Cuando se presentase una certificación de Registro Oficial, y las certificaciones tributaria y de Seguridad Social, o de índole laboral, fueran exigidas para su obtención, el candidato quedará eximido de su presentación cuando así lo exprese la propia certificación registral. Para ello, el plazo de validez del certificado deberá expresar su vigencia a dichos efectos.
Si se aportasen certificados obtenidos a través de la red o internet, deberán encontrarse autentificados. Si bien BEC podrá tratar de verificarlos a través de la red, la responsabilidad de su autentificación recae en el licitador y, en su caso, proveer de las claves o permisos conducentes a cumplir estos requisitos.
10.8. Empresas previamente homologadas
Aquellos licitadores que tuvieran vigente alguna adjudicación u homologación de BEC estarán exentos de presentar nuevamente los documentos que se exigen para la adjudicación u homologación en la que figuren actualizados:
a) Acreditación societaria y solvencia económica y financiera.
b) Representación y poderes, cuando el firmante de la propuesta esté reconocido de xxxxxxxx.
c) En todo caso, deberán haber actualizado en los últimos tres (3) meses su documentación al objeto de evitar las declaraciones referidas a la capacidad de contratar, de registro y clasificación y obligaciones frente a Seguridad Social y de carácter tributario.
Nuevas actualizaciones podrán ser solicitadas si resultasen seleccionados como adjudicatarios o en el ámbito de la renovación de su inscripción como Homologados.
En cualquier caso, la garantía provisional que pudiera haberse exigido deberá ser presentada o renovada a los efectos buscados.
10.9. Empresas no comunitarias
Los licitadores no pertenecientes a la Unión Europea deberán aportar acreditación suficiente que logre los mismos fines que las demás. Para ello, será de aplicación el artículo 55 del RDL 3/2011.
La aportación documentaria, cuando fuera en idioma diferente a los oficiales en la Comunidad Autónoma de Euskadi, deberá encontrarse traducida y contar con su correspondiente autentificación notarial y apostilla de La Haya.
10.10.(UTE) Uniones Temporales de Empresas
Cuando varias empresas acudan a una licitación constituyendo una agrupación temporal (UTE) u oferta conjunta, será de aplicación el artículo 59 del RDL 3/2011.
Además, en estos casos se indicarán en declaración al efecto:
a) Los nombres y circunstancias de los empresarios que la suscriban.
b) La participación de cada uno de ellos en la unión.
c) La persona o entidad que durante la vigencia del contrato ha de ostentar la plena representación de todos ellos frente a la propiedad, quedando obligada solidariamente frente a BEC.
d) Sólo en el caso de que la licitación sea adjudicada a la agrupación temporal de empresas deberán éstas acreditar la constitución en escritura pública de la misma ante BEC.
11. Propuesta y capacitación técnica y profesional
El sobre o conjunto que se presente para cada lote irá firmado por el licitador o persona que lo represente y en cada uno de los cuales se hará constar en su parte exterior:
a) Denominación de la licitación o convocatoria.
b) Denominación del lote del que se trate, cuando existiesen varios.
c) La acepción “Propuesta técnica y profesional”.
d) Nombre y CIF, NIF o similar del licitador.
e) Identificación del firmante de la plica, representante.
f) La dirección a efectos de notificaciones.
g) Los números de teléfono, fax y correo electrónico a efectos de la licitación.
BEC se reserva la posibilidad de confirmar la veracidad de la existencia de los medios y certificados a los que se refiere este conjunto de aportaciones y la posibilidad de solicitar aclaraciones, diseños, prototipos o muestras de aquello que en su contenido se menciona.
11.1. Propuesta técnica y profesional vinculada al contrato
Los licitadores deberán justificar y acreditar debidamente la solvencia técnica o profesional según se expresa en los artículos 76 a 82 del RDL 3/2011 y, en particular, la existencia de una organización con elementos personales y materiales suficientes para la debida ejecución del objeto del contrato.
Podrán ser presentados originales o copias debidamente autenticados con arreglo a la LCSP. Deberán, en su caso, acomodarse a los requisitos que en cuanto a legalización y legitimación establece la Ley y el Reglamento Notarial.
Con carácter general, deberá acompañarse, de forma ordenada y enumerada a modo de índice, la siguiente documentación y pruebas técnicas o profesionales siempre y exclusivamente referidas al objeto del contrato:
a) Planificación o desarrollo de trabajo.
b) Diseños, prototipos, muestras, catálogos explicativos y descripciones de productos.
c) Relación de recursos humanos.
d) Instalaciones técnicas.
e) Acuerdos, concesiones, patentes y otros relativos a la capacidad.
f) Certificados medioambientales y de calidad.
g) Capacitaciones previas.
h) Principales suministros, servicios o trabajos similares.
i) Partidas que serán objeto de subcontratación.
j) En su caso, bloques documentarios de las variantes o mejoras.
Para aquella documentación opcional, quedará a criterio del licitador el formato y soporte de presentación, no así en el caso de obligatoriedad, en cuyo caso, deberá ser presentado en soporte físico, a máquina o reproducido en impresora como condición obligada.
En cualquier caso, las descripciones, fotografías, folletos y contenido de la Propuesta técnica y profesional podrán además ser presentados en un disco compacto o soporte digital en formato de procesador de textos o visual documentario (PDF o similar). La impresión de este contenido también se incluirá a efectos de lectura y manejo.
11.2. Planificación o desarrollo de trabajo
Sólo necesario para casos en los que específicamente se solicite o forme parte de los criterios de valoración. La planificación o desarrollo de trabajo a presentar podrá encontrarse detallado en los pliegos de cada convocatoria, recomendando o solicitando índices o premisas que deban ser consideradas a estos efectos.
En los casos en los que no se exija como requisito un plan al efecto, este apartado será utilizado para justificar la capacitación técnica o profesional del licitador, siempre y cuando se refiera al objeto concreto de contratación. En él se desarrollarán las fases, plazos y otras características de cómo, a propuesta del licitador y con las metas y limitaciones de las prescripciones técnicas, debería desarrollarse el objeto del contrato en BEC.
Aún en el caso de exigirse la propuesta técnica y profesional en soporte digital, la inclusión del formato impreso de su contenido en el sobre, a los efectos de apertura pública documentaria, lectura y manejo, se considerará de carácter obligatorio, siendo rechazadas las ofertas que no la contengan y, en su caso, cualquier diferencia que el formato digital mantuviese con el impreso.
En general, la confección del plan, proyecto o desarrollo, deberá ser confeccionado en soporte digital y formato de procesador de textos o visual documentario (Word, PDF o similar compatible) y ser impreso en un soporte físico −papel−. Así, no podrá tratarse de versiones diferentes de la propuesta, sino de una sola en dos soportes diferentes, poniéndose a disposición del público o dándose lectura al formato impreso durante la apertura de plicas.
Cuando se exija, además, la inclusión de un soporte digital, lo será en disco compacto, lápiz digital u otro soporte digital compatible (CD, USB, etcétera). Prevalecerá la impresión o soporte físico sobre el formato digital en caso de cualquier discrepancia entre impresión y formato digital.
La presentación en diferentes soportes, impreso y digital, no podrá comportar que se trate de proyectos diferenciados sino de meras discrepancias entre creación e impresión, formatos o soportes. Así, mientras la presentación de propuestas diferentes supondría la descalificación de la propuesta, serán aceptadas las discrepancias por mera impresión, las que se deban a la inclusión física de muestras o prototipos, fotografías, certificados y de otros elementos o contenidos de carácter optativo o voluntario en uno solo de los soportes, sin que se hayan reproducido en uno y otro u otros.
11.3. Diseños, prototipos, muestras y descripciones de productos
La acreditación de aptitud por medio de Registro y Clasificación no excluirá de la obligación de los licitadores a la entrega de muestras, modelos, proyectos, prototipos o certificaciones específicas que los pliegos puedan solicitar expresamente.
Los diseños, prototipos, muestras y descripciones de productos serán requisito imprescindible cuando así sea indicado en los pliegos al efecto. Se incluirán en este apartado prototipos, guías, muestras, folletos, fotografías, descripciones, uniformes, vestuario o identificadores que se propongan en la licitación.
Las entregas independientes al sobre o conjunto “Propuesta técnica y profesional” deberán realizarse perfectamente embaladas e identificadas (contando con la misma referencia que el bloque, conjunto o sobre al que complementan) según normativa al efecto y, en su caso, de las Prescripciones técnicas. Si se tratase de equipos y conjuntos sujetos a devolución, deberá el licitador ponerse en contacto con la Comisión de compras en el momento de entrega, y solicitar un recibo que permita la identificación de los mismos para su posterior retirada, la cual estará sujeta a las condiciones de la propia documentación a la que complementa.
Los diseños, prototipos, modelos, muestras y otros elementos a los que este apartado se refiere pueden sufrir deterioros o incluso su destrucción en el proceso de valoración de de las plicas, por lo que su entrega supondrá la libertad de disposición de los mismos para realizar pruebas que podrán suponer su alteración, deterioro o destrucción.
No se considerarán, salvo pacto previo entre las partes, los prototipos, muestras y equivalentes como unidades de entrega sujetas a facturación a BEC, incluso cuando el proceso de análisis, selección y adjudicación produzca su deterioro, inutilización, destrucción o extravío de los mismos.
11.4. Recursos humanos
En relación al equipo de trabajo, se atenderá a los artículos 76 a 82 del RDL 3/2011. Comprenderá una relación nominal, titulaciones académicas y profesionales del personal del licitante que se prevé sea adscrito o participe de manera activa y fundamental en la finalidad o desarrollo del objeto del lote o contrato.
Deberá tenerse en cuenta para el desarrollo de este apartado lo que se indique en “Equipo de trabajo”, en el caso en que existan exigencias o recomendaciones en ese sentido. En cualquier caso, se entenderá que, recogido o no en este apartado, se respetará cualquier premisa a la que las prescripciones y pliegos obliguen como condicionantes de licitación.
A los efectos de los juicios de valor y puntuación, BEC no considerará los “autónomos dependientes” como parte de la empresa, sino como colaboradores o subcontratistas del licitador o adjudicatario.
Cualquier referencia de interés social referido a los recursos humanos propuestos deberá ser destacada en el presente apartado de la propuesta y capacitación.
11.5. Instalaciones técnicas
Los recursos e instalaciones técnicas y medios materiales que intervengan o condicionen de manera fundamental la finalidad del objeto de la convocatoria. Será imprescindible su referencia sólo cuando los pliegos lo exijan o formen parte de los criterios de valoración, en los demás casos podrá ser utilizado para justificar la capacitación técnica o profesional del licitador, siempre y cuando se refiera al objeto concreto de contratación.
11.6. Acuerdos, concesiones y patentes
Deberán enumerarse aparte, aunque lo fuera con referencia a otros documentos ya incluidos en otro apartado, los acuerdos, concesiones, patentes y otros derechos que se soliciten en los pliegos o considere que aportan un valor capital o diferencial a su oferta.
11.7. Certificados medioambientales y de calidad
Certificados medioambientales y de calidad obtenidos por el licitante en su actividad. Deberán ser complementados, si no se dedujese del propio documento, con las mejoras o atributos y aspectos que supone cada acreditación, extractando las bases, adjuntando artículos especializados o como se estime suficiente.
11.8. Capacitaciones previas
Sólo aplicable hasta el límite o los aspectos de justificación de capacidad o méritos, pero en caso alguno será aplicado a aspectos que estén sometidos a puntuación o Criterios de adjudicación.
En todo caso, tendremos en cuenta las denominaciones y definiciones, que, basadas en la LCSP, son concretadas en las Bases de Homologación que figurasen en el Perfil de contratante de BEC. A estos efectos, distinguiremos:
a) Acreditada: Aquella empresa que ha acreditado su solvencia económica y financiera y en cuanto a Riesgos laborales.
b) Capacitada: La empresa que, además, hubiera demostrado cumplir con aptitudes técnicas o profesionales en la materia concreta de la que se trate.
c) Homologada: Término genérico que aúna ambas denominaciones.
En los casos en que BEC hubiera desarrollado las instrucciones concretas de capacitación para la materia, producto, suministro o servicio del que se trate, se podrán dar varios casos a tener en cuenta para presentar su propuesta:
a) Que resulte requisito imprescindible para licitar o resultar adjudicatario, en ese caso, deberá obtener su Capacitación en dicha materia.
b) Que sea una característica valorada, aunque no imprescindible, en cuyo caso deberá acceder a dicha Capacitación con antelación a la presentación de su oferta para que así sea valorada.
c) Que se adjunte voluntariamente, como confirmación, aclaración o complemento de otros requisitos solicitados, como pueden ser procedimientos, proyectos, métodos, muestras, medios humanos o técnicos o cualquiera derivado de su concesión.
En todo caso, la Acreditación para el caso de la solvencia económica y financiera podrá ser presentada en el correspondiente apartado con independencia de las Capacitaciones, de índole técnica o profesional específica.
11.9. Suministros, servicios y trabajos similares
Asimismo, incluirá la relación de las empresas y empresarios con los que el candidato ha llevado a cabo suministros, servicios o trabajos similares a los del objeto del contrato, según la propia LCSP.
11.10.Partidas a subcontratar
Delimitaciones y otras características de la subcontratación son desarrolladas en el apartado correspondiente a Cesión y Subcontratación, tratando esta cláusula de perfilar lo requerido a los efectos de la Propuesta técnica y profesional.
El candidato especificará las partidas que serán objeto de subcontratación, así como las empresas subcontratadas que se vincularán a cada una de ellas. Las partidas, fases o tareas a describir como subcontratadas serán cualesquiera diferentes a las meramente accesorias a la producción de los suministros o prestaciones de los servicios objeto del contrato.
Cuando así proceda, el licitador deberá incluir junto en su propuesta, con clara diferenciación, del resto de apartados:
a) Memoria propia de cada subcontrata que haga referencia a los mismos apartados exigidos en la propuesta técnica y profesional que afectan a su intervención en el proyecto. Alternativamente y cuando quede perfectamente delimitada la fase de actuación de cada una, podrá presentar declaración firmada y sellada de cada subcontrata asumiendo la planificación o desarrollo y plazos propuestos por el licitador.
b) Solicitud y documentación para ser homologada por BEC (Acreditación o Capacitación) probando su solvencia económica y financiera y firmando la declaración de prevención de Riesgos Laborales (anexo Coordinación de actividades empresariales).
En los casos en los que la seleccionada para realizar tareas a subcontratar fuera ya una empresa homologada por BEC, deberá distinguirse si existe una adjudicación o capacitación en la misma materia objeto de subcontrato o, por el contrario, su homologación sólo podrá ser utilizada para evitar adjuntar la acreditación de solvencia económica y financiera y a efectos de prevención de riesgos laborales.
En todo caso, deberá quedar perfectamente claro qué será lo que cada subcontratada realizaría en el contexto de la propuesta y de qué se ocupará el licitador sin mediar subcontratación, así como los documentos correspondientes a unas y otra.
11.11.Proposición de variantes
En el caso de que fuesen admisibles, adjuntarán, diferenciado de la oferta principal, un bloque único y perfectamente identificable relativo a cada variante presentada.
Constará cada bloque único de todos los elementos precisos, salvo la Proposición y Cuadros de licitación, que se unirán a la Proposición económica u oferta.
El esquema de presentación, dependiendo de su extensión, seguirá iguales índices y modelos propuestos para cada bloque documentario, si bien sólo será preciso detallar la variación o sustitución (eliminaciones y adiciones) a la propuesta básica a la que se refiera, citando en lo idéntico dicha inexistencia de alteración. Las mejoras podrán ser destacadas por el licitador, pero formarán parte íntegra de la oferta presentada.
12. Propuesta u oferta económica
El sobre o conjunto que se presente para cada lote irá firmado por el licitador o persona que lo represente y en cada uno de los cuales se hará constar en su parte exterior:
a) Denominación de la licitación o convocatoria.
b) Denominación del lote del que se trate, cuando existiesen varios.
c) La acepción “Propuesta económica”.
d) Nombre y CIF, NIF o similar del licitador.
e) Identificación del firmante de la plica, representante.
f) La dirección a efectos de notificaciones.
g) Los números de teléfono, fax y correo electrónico a efectos de la licitación.
12.1. Contenido de la Propuesta económica
La Propuesta económica constituirá un conjunto en el que se incluirá, únicamente:
a) Modelo de Proposición económica según se recoge en los anexos.
b) Cuadros de licitación de los lotes a los que se opte.
c) Cuadros de licitación según impacto económico de las mejoras propuestas, cuando se hubiera admitido su presentación y ejercido dicha opción.
12.2. Proposición económica y Cuadros de licitación
Las proposiciones se sujetarán al modelo general o que se prevea en cada caso como Proposición económica. Su presentación presume la aceptación incondicional de las cláusulas, tanto generales como particulares, por parte del licitante, así como todos los documentos que el Esquema de contratación observe como competentes en la convocatoria.
Los Cuadros de licitación constituyen las cifras de la oferta que se propone y forma parte de la Propuesta en sí, debiendo encontrarse, cada página impresa de los mismos, sellada, datada y firmada por la misma persona que presente la Proposición económica.
Proposición y Cuadros deberán estar completados en su totalidad, sin añadido, corrección ni tachadura alguna. Cualquier alteración, vacío o tara en estos documentos será suficiente para el rechazo de la propuesta o lote, según afecte, en su totalidad.
La oferta contenida en la Proposición económica comprenderá cualquier gasto o coste, incluso los derivados de cánones, propiedad intelectual, desplazamiento y transporte hasta la ubicación que se determine.
12.3. Presentación de la propuesta económica
La Proposición económica y Cuadros de licitación se presentarán escritos o impresos en soporte físico, debiendo datarse, firmarse y sellarse cada una de las hojas que supongan la propuesta económica: Proposición y Cuadros.
Serán descalificadas aquellas propuestas que adolezcan de falta de soporte impreso o físico al que se pueda dar lectura en el acto de apertura de plicas, las que tengan omisiones, errores o tachaduras, que impidan conocer clara y exactamente las tarifas, precios y datos exigidos en los Cuadros de licitación o que BEC estime fundamentales para considerar la oferta.
En general, los Cuadros de licitación deberán ser confeccionados en soporte digital en forma de hoja de cálculo (Excel o similar compatible) y ser impreso en un soporte físico −papel− mostrando exactamente los mismos datos en uno y otro soporte, físico y digital, con la aceptada excepción de data, firma y sello.
No podrá tratarse de tarifas, precios o propuestas diferentes, sino de una sola en dos soportes distintos, dándose lectura al contenido en el soporte físico en la apertura de plicas, que será el que prevalezca sobre el contenido digital. El digital, de exigirse, estará contenido en disco compacto, lápiz digital u otro soporte digital compatible (CD, USB, etcétera).
Mientras la presentación de propuestas diferentes supondría la descalificación de la propuesta, serán aceptadas como subsanables las discrepancias por mera impresión, las diferencias que se deban al truncamiento o cuadre de decimales, los desgloses que no hubiesen sido exigidos específicamente, errores en sumas o totalizaciones innecesarias para la puntuación y, en general, los errores que no dejasen lugar a dudas de las tarifas, precios o importes ofertados o sujetos a valoración mediante fórmula.
Cuando el soporte físico sí hubiese sido presentado, las discrepancias de cuadres de decimales, falta de soporte digital u otras diferencias entre soportes, serán consideradas diferencias subsanables, debiendo aportarse el soporte digital, exacto al impreso que se hubiese aceptado, en el plazo de subsanación que, en general será de tres (3) días hábiles.
12.4. Impacto económico de variantes
En los Cuadros de licitación que se prevean en los propios pliegos, deberá respetarse tajantemente el modelo aportado. En otro caso, y siempre que fuesen admisibles, adjuntarán, con perfecta diferenciación de la oferta principal, el impacto económico de cada opción presentada como variante.
Deberá aportarse en la Propuesta económica el impacto económico de cada variante presentada. No obstante, el resto íntegro de su documentación deberá formar parte del bloque único y perfectamente diferenciado relativo a las variantes ofertadas.
Cada variante, en su documentación económica, presentará únicamente los Cuadros de licitación que destaquen el impacto en el apartado que corresponda y según denominación de cada variante. Será rechazada cualquiera que exceda del máximo que la licitación fije, incluso en cada elemento o desglose fijado en los Cuadros.
El bloque de cada variante se presentará dentro de la Propuesta técnica y profesional, ver “Proposición de variantes”. Las mejoras, a diferencia de las variantes, forman parte íntegra de la propuesta presentada y de sus tarifas, precios y Cuadros de licitación.
APERTURA DE PLICAS Y ADJUDICACIÓN
13. Apertura y valoración de plicas
La secuencia y otras características se encuentran descritas en el anexo correspondiente. En todo caso, su procedimiento se supeditará a la LCSP y sus modificaciones y desarrollos.
13.1. Examen de las proposiciones
La apertura de plicas será realizada según procedimiento y características que se describen en el correspondiente anexo. Con carácter general, en acto público, que tendrá lugar en las oficinas de BEC x Xxxxx Este.
La documentación, junto con las referencias técnicas y la oferta económica, pasará a informe de los
Servicios técnicos y Comisión de compras, respectivamente.
Los Servicios técnicos prepararán un informe donde se valorarán conjuntamente las formulaciones de los concurrentes y se tendrán en cuenta los criterios establecidos en cada caso. Este informe será remitido al Órgano de contratación y Comisión de compras.
La Comisión de compras, a la vista del anterior informe, redactará la correspondiente recomendación al Órgano de contratación en base a las valoraciones técnicas recibidas, las ofertas económicas y las sujetas a variables directamente cuantificables y el resto de la documentación disponible.
13.2. Criterios básicos para la adjudicación
BEC tendrá la facultad de adjudicar el contrato a las proposiciones más ventajosas, sin atender necesariamente al valor económico de las mismas, reservándose el derecho a modificar este criterio y adjudicar unidades de producto individuales a otros adjudicatarios alternativos al principal de cada lote, cuando las circunstancias técnicas o económicas de los productos ofertados se ajustaran favorablemente a las necesidades de BEC.
La puntuación y aptitud se basará única y exclusivamente en la documentación aportada en las licitaciones que se presenten, siendo las valoraciones y decisión de contratación totalmente independiente por cada lote, aunque la documentación general de la empresa pueda ser común a varios de ellos.
Se tendrán en cuenta los criterios que en cada caso se determinen con arreglo a los artículos 150 a 452 del RDL 3/2011, así como las IIC. En general, el formato que se presentará indicará:
a) Ponderación de cada criterio en el total.
b) Referencia de su significado o limitaciones.
c) Fases, en el caso en que existiesen.
d) Puntuaciones mínimas para considerarse apta una oferta, si así se determinase.
e) Podrá hacer referencia a ofertas desproporcionadas o temerarias.
Cada elemento de un Cuadro de licitación puede presentarse con una ponderación final ya calculada o la que representa dentro de su propio cuadro o grupo. Por tanto, cuando en un mismo lote existan varios Cuadros de licitación, los elementos que componen cada uno pueden presentarse con pesos específicos sobre el total del criterio o de su propio cuadro. En todo caso, el cálculo final podrá tener la expresión siguiente:
% ponderación del Criterio | % ponderación del Cuadro | Ponderación del elemento | Ponderación final en la licitación |
80% | 60% | % elemento A= 50% | 80% x 60% x 50%= 24,0% |
% elemento B= 30% | 80% x 60% x 30%= 14,4% | ||
% elemento C= 20% | 80% x 60% x 50%= 9,6% | ||
30% | % elemento D= 100% | 80% x 30% x 100%= 24,0% | |
10% | % elemento E= 100% | 80% x 10% x 100%= 8,0% |
En los casos en los que un cuadro de ponderación u otra distribución se hubiera presentado con porcentajes inexactos cuyo resultado fuera diferente del 100%, un valor absoluto u otro que sirviese de referencia, se recalcularán los pesos específicos o ponderaciones en base al valor dado a cada elemento, variable o criterio, siendo nulo a dichos efectos aquel que no contara con porcentaje o cifra alguna indicada.
Cuando ninguno de los elementos de un cuadro contase con ponderación previamente indicada ni se dedujese de los propios pliegos, tomará cada elemento una ponderación igual al 100% entre el número de elementos de dicho cuadro. Lo mismo se aplicará cuando no exista ponderación entre diferentes cuadros de un mismo lote de adjudicación.
El procedimiento y fórmulas para la valoración de plicas se exponen en sus correspondientes apartados y anexos.
13.3. Valoración de los Cuadros de licitación
Los elementos de los Cuadros de licitación podrán contar con límites máximos y mínimos entre los que deberá encontrarse el valor ofertado. Dichos límites indicados previamente, al publicarse los pliegos de condiciones, tendrán la condición de ser de obligada observancia para la aceptación de proposiciones o candidaturas.
Además, podrá descalificarse, previa audiencia del licitador, cualquier oferta que presente valores temerarios o desproporcionados, según se establezca en las condiciones de licitación y la LCSP en su artículo 152 del RDL 3/2011 y otros.
El cálculo final de las puntuaciones de precios, tarifas, importes o cifras se llevará a cabo tomando la desviación porcentual que represente el ofertado sobre el valor óptimo del elemento u oferta. Teniendo en cuenta que:
a) Cualquier superación del presupuesto, importe, porcentaje o valor indicado en los Cuadros de licitación en uno solo de los elementos de un lote será causa de nulidad de la oferta del lote en su conjunto.
b) Las desviaciones favorables serán tomadas como puntuaciones positivas.
c) Si la oferta o elemento iguala el presupuesto o valor límite, su puntuación será xx xxxx.
d) Una oferta podrá tener puntuación xx xxxx en uno de sus elementos o criterios sin que determine su descalificación como oferta considerada válida. Esto podrá no ser aplicable cuando se trate de suplementos a tarifas cuando su suma o aplicación no alcance el límite comparable expresado.
e) Cuando los límites fueran mínimos, se actuará de manera similar, invirtiendo los correspondientes signos.
Existen varios procedimientos o fórmulas de puntuación de aplicación habitual, que serán empleados según se recoja el clausulado de la convocatoria. Los procedimientos, formulación y detalles, según los casos habituales, son expresados en el correspondiente anexo.
13.4. Consideración de la contratación de variantes
Serán consideradas las variantes presentadas si se hubieran dado las condiciones del artículo 147 del RDL 3/2011 y LCSP en general:
a) Admisión de otros criterios de valoración que el del precio.
b) Publicidad de su admisibilidad.
c) Se ciñan a los elementos y condiciones previstas (incluido el máximo de licitación).
Salvo que se hubiera proporcionado la fórmula para el cálculo de su valoración entre los propios criterios, solo serán consideradas y, por tanto, valoradas, las variantes que presenten los adjudicatarios seleccionados según sus ofertas originales o básicas.
En dichos casos, una vez decidida la adjudicación serán consideradas las variantes que los adjudicatarios hayan presentado y será potestad de BEC aceptar alguna de las alternativas ofrecidas.
Si fuera precisa su aplicación a las mejoras, variantes o alternativas, sus fases y procedimientos serán llevadas a efecto en base a los métodos descritos para los Procedimientos negociados.
13.5. Presentación de proyectos y prototipos
Será preceptiva la presentación de diseños, prototipos, muestras y elementos o descripciones relativas a ellos cuando así lo recoja el clausulado de la convocatoria o se requiera expresamente por parte de la Comisión para efectuar las valoraciones que precisase.
Como parte de dicho acto de Apertura de plicas, deberá solicitarse reserva de fechas y tiempos con el fin de mostrar los diseños, proyectos, prototipos y muestras que se hubieran solicitado en los pliegos. Para ello, deberá ser entregada la correspondiente solicitud firmada, según modelo del anexo, Solicitud de presentación de proyectos y prototipos.
Durante el propio acto de apertura de plicas o al cierre del mismo, podrá hacerse entrega de la documentación guía y condiciones para este fin.
Serán presentados, en su caso, en el propio recinto de BEC, a tamaño natural, en colores y acabados reales y en el plazo que se fije al efecto. La presentación de los prototipos, muestras o similares que así se hubiese requerido expresamente, será parte de la propuesta de licitación y se considerará por no presentada aquella licitación que no la hubiera completado de la manera prevista y, por tanto, tenida por no presentada en su totalidad o lote correspondiente.
Dicha exposición xx xxxxxxx, proyectos, prototipos o muestras servirá para su análisis con fines de valoración de licitaciones y podrán ser fotografiados a dichos efectos y, en el caso de beneficiarse de la definitiva adjudicación, con fines comerciales y de promoción si ese fuera el objeto de la licitación o como presentación o publicidad de la adjudicación misma.
13.6. Órgano de contratación
El Órgano de contratación, o en quien lo delegue, aprobará el acta de apertura de la que se trate, el Acta de adjudicación y el Contrato, así como las propias Plicas o condiciones de licitación.
La resolución definitiva, así como las reclamaciones sobre el procedimiento o la licitación misma, corresponde al Órgano de contratación, que adjudicará de forma motivada el Contrato a la proposición que resulte más ventajosa en consonancia con el Acta de valoración.
La comunicación con los licitadores se tramitará, no obstante, a través de la Comisión de compras
que se asigne en cada caso.
13.7. Comisión de compras
La Comisión de compras contará con la delegación de las labores preparatorias para la emisión de pliegos, cláusulas y documentos relativos a cada licitación al amparo del propio Órgano de contratación.
En particular, y sin carácter exhaustivo o limitativo, en la fase de examen de proposiciones, se encargará de:
a) Analizar y valorar las proposiciones y reclamaciones recibidas.
b) Recabar de los Servicios técnicos el correspondiente informe y valoración de ofertas.
c) Solicitar la subsanación de las deficiencias leves que merezcan la concesión de tal plazo y realizar las consultas relativas a esclarecer posibles valores anormales o desproporcionados.
d) Negociación de las áreas o fases que formen parte del proceso de adjudicación.
e) Confección de propuesta de adjudicación o Acta de valoración.
f) Análisis de la documentación y publicación de la adjudicación en el Perfil de contratante.
El departamento de Compras, en su calidad de componente de las diferentes Comisiones de compras, fuera de los procesos de examen y selección de adjudicatarios, velará por:
a) Recibir y, en su caso, solicitar las actualizaciones de tarifas que corresponda aplicar a los contratos.
b) En un sentido más general, se ocupará de la actualización de los contratos y contacto con los adjudicatarios.
c) Analizar, valorar y confirmar, en su caso, el ejercicio de la opción de prórroga de contratos.
d) Xxxxxxxxxx y publicar la relación de Operadores cualificados.
e) Actualizar y publicar las Condiciones generales de contratación y modelos relacionados con las convocatorias de contratación pública y los adjudicatarios de las mismas.
Será la Comisión de compras, responsable de toda comunicación con los interesados, candidatos y licitadores y la comunicación de prórrogas y sus condiciones. Su presidente, presidirá o coordinará las aperturas públicas de propuestas y la Sesión de dudas.
14. Adjudicación de licitaciones
14.1. Resultado del procedimiento
A la vista del informe elevado por el órgano de contratación, BEC resolverá según xxxxxxx:
a) Declarando desierta la licitación.
b) Acogiéndose a su renuncia o desistimiento del procedimiento.
c) Adjudicando la misma.
Adjudicación desierta
BEC podrá declarar desierta la adjudicación según los casos o premisas recogidos en las cláusulas de la propia convocatoria o con arreglo a la LCSP.
Esta declaración no dará derecho a indemnización alguna, ya que sólo asumirá obligaciones a partir de la adjudicación definitiva.
Renuncia y desistimiento del procedimiento
En el caso en que el órgano de contratación renuncie a celebrar un contrato para el que haya efectuado la correspondiente convocatoria o decida reiniciar el procedimiento para su adjudicación, lo notificará a los candidatos o licitadores con arreglo al artículo 155 del RDL 3/2011 y otros de la LCSP.
El desistimiento del procedimiento, fundado en una infracción no subsanable de las normas de preparación del contrato o de las reguladoras del procedimiento de adjudicación, serán justificadas en el correspondiente expediente. El desistimiento no impedirá la iniciación inmediata de un nuevo procedimiento de licitación.
La renuncia a la celebración del contrato lo será por razones de interés público, que serán debidamente justificadas en el expediente. Podrá promoverse una nueva licitación de su objeto a partir de la desaparición o neutralización de las razones alegadas para fundamentar la renuncia.
En caso de que XXX renunciase a la celebración del contrato se compensará a los licitadores que hubieran resultado adjudicatarios con el abono de ciento cincuenta (150) euros por los gastos que hubieran incurrido.
En el caso de iniciarse procedimientos encaminados al mismo objeto del contrato en un periodo razonable, serán todos ellos invitados a la participación según las nuevas condiciones que se establezcan.
Adjudicación
La resolución por la que se adjudique el Contrato será motivada y será publicada en el Perfil de contratante de BEC.
Cuando fuera el precio el único criterio de valoración, será adjudicado en el plazo xxxxxx xx xxxx
(10) días hábiles; mientras que si existiesen también otros criterios, dicho límite será de dos (2) meses.
14.2. Publicidad de la adjudicación
La publicidad de los datos indicados sólo será preceptiva en los casos así exigidos por ley o las Instrucciones Internas de Contratación (IIC) y estará sometida a la reserva o restricciones que puedan aplicarse a las mismas.
La Comisión de compras publicará en el Perfil de contratante el Acta de adjudicación, donde será mantenida un plazo mínimo de quince (15) días. Al mismo tiempo cursará dicha notificación a los licitadores que hubieran sido candidatos a la adjudicación.
Las notificaciones, con independencia de su publicación en el Perfil de contratante, son comunicadas a los licitadores mediante correo, ordinario o electrónico, remitido a las direcciones de comunicación que figuran en la documentación de las plicas. Esta comunicación contendrá una copia del Acta de adjudicación o extracto del mismo, cuyo contenido contemplará las exigencias de los artículos 151 y 154 del RDL 3/2011.
Candidatos y licitadores: En referencia al artículo 154 del RDL 3/2011
El Órgano de contratación podrá decidir no comunicar determinados datos relativos a la adjudicación cuando así lo considere, justificándolo debidamente en el expediente, que la divulgación de esa información puede obstaculizar la aplicación de una norma, resultar contraria al interés público o perjudicar intereses comerciales legítimos de empresas públicas o privadas o la competencia xxxx entre ellas, o cuando se trate de contratos declarados secretos o reservados o cuya ejecución deba ir acompañada de medidas de seguridad especiales conforme a la legislación vigente.
En los restantes casos, si los interesados lo solicitan, la Comisión de compras les facilitará información, en un plazo xxxxxx xx xxxx (10) días hábiles a partir de la recepción de la petición sobre los motivos del rechazo de su candidatura o de su proposición y de las características de la proposición del adjudicatario que fueron determinantes de la adjudicación a su favor.
Adjudicaciones: En referencia al artículo 151 y siguientes del RDL 3/2011
Serán publicadas según se establece en la LCSP (RDL incluido), las Instrucciones Internas de Contratación (IIC) y los pliegos de condiciones, ya sea en un diario oficial, prensa, por correo o en el Perfil de contratante, según proceda. En general, dicha comunicación se entenderá realizada si constase de un aviso vía correo electrónico atendiendo al apartado 4 del artículo 151 del RDL 3/2011.
15. Formalización definitiva del contrato
La adjudicación dará lugar a las solicitudes de aclaración y respuesta que se consideren pertinentes, petición de datos, desistimiento o la formalización del contrato.
15.1. Plazo de recurso y paralización
La firma del contrato deberá producirse en el plazo superior a los quince (15) días hábiles a partir de la comunicación de la adjudicación, en consecuencia con el artículo 156 del RDL 3/2011.
15.2. Requerimiento de documentación
Requerida la documentación por parte de BEC, los candidatos seleccionados deberán aportar la misma ante la Comisión de compras en el plazo xxxxxx xx xxxx (10) días hábiles a partir del siguiente a aquél en que hubiera recibido el requerimiento. Téngase en cuenta que, a estos efectos, los sábados pueden ser hábiles. Durante este plazo, el adjudicatario deberá presentar la documentación justificativa de su aptitud para su contratación y de haber constituido la garantía que, en su caso, sea procedente.
El procedimiento de confección y firma del contrato se recogerá en el clausulado de la convocatoria y que en general coincidirá con el descrito en el anexo Contrato-Borrador de contrato o Acuerdo marco, según proceda.
Cuando no proceda la definitiva formalización del contrato al licitador que hubiese resultado adjudicatario con mejor puntuación por no cumplir éste las condiciones necesarias para ello, BEC optará por efectuar una nueva adjudicación al licitador o licitadores siguientes a aquél, por el orden en que hubieran quedado clasificadas sus ofertas, siempre que ello fuese posible y que el nuevo adjudicatario preste su conformidad, en cuyo caso se concederá a éste un nuevo plazo xx xxxx (10) días hábiles desde la comunicación de la opción seleccionada para cumplimentar con la presentación documental previa a la firma del contrato.
Este mismo procedimiento podrá seguirse en el caso de contratos no sujetos a regulación armonizada, cuando se trate de continuar la ejecución de un contrato ya iniciado y que haya sido declarado resuelto.
15.3. Documentación previa al contrato
Es condición previa a la adjudicación y definitiva firma del contrato que el adjudicatario haga entrega a BEC de los documentos requeridos en el los pliegos de la convocatoria a tales efectos. Las acreditaciones o documentos mínimos requeridos para ello serán:
a) Hallarse al corriente de obligaciones tributarias y frente a la Seguridad Social u organismo equivalente.
b) Los relativos a riesgos laborales y firma de la declaración Coordinación de actividades empresariales anexa.
c) Constitución de la garantía definitiva, si así se hubiese fijado.
d) Copia de las pólizas de seguro y justificantes de pago de prima a que puedan hacer referencia las cláusulas de Seguro del borrador del contrato.
e) Escritura pública de constitución de la unión de empresarios o UTE, junto con el código de identificación fiscal (CIF o NIF) de la misma en el caso de que se haya licitado bajo esta forma.
15.4. Garantía definitiva
El adjudicatario podrá estar obligado a constituir y presentar ante BEC, con carácter previo a la formalización del contrato, una Garantía definitiva, que constituirá con arreglo al Pliego, siguiendo el modelo adjunto denominado Modelo de aval bancario-garantía definitiva; no se aceptarán garantías definitivas realizadas como ingresos en cuenta aunque sí fuera ese método aceptado en el caso de garantías provisionales. Una vez entregada la misma se devolverá, si la hubiere, la garantía provisional.
Si el importe de la garantía hubiera sido fijado sin definir lo que corresponda a cada adjudicatario, será éste dividido proporcionalmente a los presupuestos de adjudicación o, en su defecto, a partes iguales, entre ellos.
Para los cálculos correspondientes a la garantía, la cifra o importe resultante a cada adjudicatario se cuadrará hasta el múltiplo xxx xxxxxx superior al resultado obtenido.
El presidente de la Comisión de compras estudiará adaptaciones al modelo propuesto en la convocatoria o clausulado general, siempre y cuando se garantice igual finalidad se atenga a lo indicado en el artículo 96 del RDL 3/2011.
En caso de tratarse de una UTE, el avalado de la garantía definitiva deberá ser la propia Unión Temporal de Empresas firmante del contrato de la licitación.
15.5. Documento de formalización
El documento seguirá el modelo que cada licitación observase siguiendo el procedimiento que, con carácter general, se describe en el anexo Contrato-Borrador de contrato. Recibida la documentación, se formalizará el contrato dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la recepción de la documentación.
Al modelo que corresponda acompañará la documentación que formará parte del propio contrato. Expresamente se pueden citar:
a) La Proposición económica y Oferta del adjudicatario, incluidos los Cuadros de licitación. Para ello, aportará un mínimo de dos (2) originales firmados y sellados en su versión impresa.
b) Serán anexos del contrato los Pliego específicos de la convocatoria y sus propios anexos.
c) Serán complementarios a efectos de interpretación, el programa o agenda propuesta por el licitante, planes o muestras fotográficas y soportes informáticos presentados para la valoración y adjudicación.
BEC se reserva la facultad de verificar los datos del contenido de la oferta previamente a la formalización del contrato.
Serán por cuenta del adjudicatario todos los gastos e impuestos derivados de la formalización del contrato.
El contrato se formalizará en documento privado. Cualquiera de las partes podrá solicitar su elevación a escritura pública, corriendo los gastos derivados de su otorgamiento de la parte que lo solicite.
Cuando por causas imputables al empresario, no pudiera formalizarse el contrato por falta o carácter incompleto de cualquiera de los documentos enumerados en la cláusula anterior, BEC acordará la resolución del mismo, previa audiencia del interesado.
Si las causas no fueran imputables al empresario, BEC lo ampliará expresamente, por escrito motivado, notificando al adjudicatario el nuevo plazo, que no podrá exceder, en ningún caso, del mismo tiempo que resultase perdido como consecuencia de la causa de que se trate.
15.6. Publicidad de la formalización
La publicidad de los datos indicados sólo será preceptiva en los casos así exigidos por ley o las Instrucciones Internas de Contratación (IIC) y estará sometida a la reserva o restricciones que puedan aplicarse a las mismas.
La Comisión de compras publicará en el Perfil de contratante la Carátula o características del contrato y el Acta de adjudicación, donde figurarán el objeto de contratación, duración del contrato y adjudicatarios de la licitación.
16. Recursos, reclamaciones y solicitudes de información
Los recursos podrán interponerse por aquellas personas físicas y jurídicas cuyos derechos o intereses legítimos se hayan visto perjudicados o puedan resultar afectados por las decisiones objeto de recurso y, en todo caso, por los licitadores.
Se podrá realizar entrega de solicitudes de información y reclamaciones mediante entrega directa en la Recepción de las oficinas de Bilbao Exhibition Centre, según se describe en el apartado Certificados de entrega. En todo caso, el solicitante o reclamante podrá exigir la certificación de la entrega realizada.
En el caso de realizarse una petición de este tipo por un licitador, deberá ésta encontrarse firmada por el representante de la misma o, en su caso, probar ese derecho de representación.
16.1. Lugar y modo de recurrir y reclamar
Los recursos, impugnaciones, reclamaciones, y solicitudes de información lo serán siempre por escrito. Deberán tramitarse ante el Órgano de contratación o la Comisión de compras, a elección del remitente, dirigidas a la dirección de las oficinas de Bilbao Exhibition Centre, S.A.
Será preciso hacer figurar:
a) Denominación de la licitación o convocatoria y lote, en su caso.
b) Nombre del licitador o perjudicado y, en su caso, representante.
c) Calidad en la que estima haber sido perjudicado (licitador, candidato, interesado, etcétera).
d) Concreción de la petición, citando párrafo, apartado, texto, procedimiento o actuación que pudo causar el perjuicio planteado.
e) La dirección a efectos de respuestas o notificaciones.
f) Los números de teléfono, fax y correo electrónico a los mismos efectos.
16.2. Plazos para la solicitud de información y reclamaciones
Los recursos, impugnaciones y reclamaciones, deberán ser dirigidos, por escrito, a la Comisión de compras en los plazos establecidos por el RDL 3/2011 y, en el caso general, en los diez (10) días hábiles siguientes a la notificación del acto cuestionado, quien dará entrada a los mismos, entregando copia fechada y sellada del documento recibido o confirmación de su recepción.
La información solicitada o respuestas a dichas solicitudes, serán remitidas en los plazos establecidos por el RDL 3/2011 y, en el caso general, en los quince (15) días hábiles a partir de la recepción de la solicitud.
Los mismos plazos serán tomados para recusar la petición recibida, exponiendo en la respuesta los motivos de dicho rechazo.
16.3. Comprobación documentaria y remisión de actas
Las actas de valoración y documentos podrán ser remitidos por la Comisión de compras mediante cualquiera de las vías tenidas por adecuadas en dicha licitación, pudiendo ésta optar por la puesta a disposición de los mismos en sus oficinas en los plazos previstos.
Los proyectos, documentos y otras informaciones solicitadas, cuando fuera procedente, serán puestos a disposición del solicitante en las oficinas de BEC en los plazos que procedan en cada caso.
La comunicación de dicha puesta a disposición podrá ser remitida por las mismas vías previstas para la remisión de actas.
16.4. Relación escrita del acto de comprobación
Se recogerá relación de las personas que estén presentes en la comparecencia de comprobación documentaria.
Las actas, documentos e información puesta a disposición, así como las copias obtenidas por el peticionario, serán relacionados en detalle y por escrito y, al finalizar la sesión, rubricados por ambas partes. Cualquiera de los asistentes podrá realizar, por escrito, las observaciones y anotaciones que estime oportunas en el acta, que BEC podrá publicar en su Perfil.
16.5. Reclamaciones
Las reclamaciones, siempre por escrito, deberán tramitarse a través del Órgano de contratación o la Comisión de compras, a elección del remitente, dirigidas a la dirección de las oficinas de Bilbao Exhibition Centre, S.A.
El Órgano de contratación, o en quien lo delegue, estudiará la respuesta a las reclamaciones recibidas.
16.6. Solicitudes de información
La información que los interesados deseen recabar o las dudas que quisieran resolver, se tramitarán a través de la Comisión de compras. Salvo en los casos en los que así se especifique, deberán ser realizadas por escrito, a la dirección de las oficinas de Bilbao Exhibition Centre, S.A.
También podrá solicitarse información por otros medios, sin que exista compromiso de la Comisión en responderlas de otro modo que durante las jornadas de Sesión de dudas que se convoquen o mediante acta de resolución de las mismas, que sería publicado en su página virtual, “xxx.xxx.xx”, en el Perfil de contratante.
TIPOS Y CONDICIONES GENERALES DE LOS CONTRATOS
17. Acuerdos marco
Además de la modalidad de contratación de un adjudicatario para cada lote, BEC realiza convocatorias en las que nomina múltiples adjudicatarios que competirán en una fase posterior por lotes que sólo serán definidas a lo largo de la vigencia de la adjudicación.
Este caso es producto de una combinación de factores que hacen inviable o perjudican la asignación previa de un solo adjudicatario al lote o licitación, como es común en los casos en que a cortos periodos de acentuados picos de actividad suceden xxxxxx o incluso carencia de actividad específica del objeto de contrato.
El tipo de licitación y, como consecuencia de ello, las fases previstas serán indicadas en los propios pliegos de cada convocatoria. Un caso específico resultan ser los “Acuerdos marco”.
17.1. Naturaleza de los Acuerdos marco
La convocatoria de licitaciones en las que la adjudicación implica, en este caso, a varios beneficiados entre los cuales no existe la previa división del conjunto que compone el lote, se denominará genéricamente “Acuerdo marco”.
El procedimiento, principios, plazos y características de una licitación para llegar a “Acuerdos marco” cumplirán las premisas previstas en los artículos 196 a 198 del RDL 3/2011 y las IIC, y proporcionará a BEC una selección de candidatos entre los que asignará cada pedido concreto a medida que surja cada necesidad concreta relativa al objeto de la licitación.
Las bases de este pliego resultan de la concreción, adaptación o armonización de características a las que el Capítulo II del Título II del RDL 3/2011 (Libro III) hace referencia en sus artículos 180 a 182 a los Acuerdos marco, que regirán estas bases junto a las Instrucciones Internas de Contratación (IIC) que BEC publica en su Perfil de contratante.
Esta “Selección” podrá suponer la adjudicación a varios licitadores de un único lote que no se divide en el momento de licitación sino al transcurrir el periodo de contratación. En consonancia con el artículo 150 del RDL 3/2011, suele tratarse, en el caso de BEC, de contrataciones que cuentan con alguna de las siguientes características:
a) Podrían ser divisibles por eventos pero sus montantes se desconocen de antemano.
b) Los plazos de ejecución pueden llegar a ser tan escuetos que una división del total entre las adjudicatarias resulta necesaria o conveniente, sin que esa división pueda decidirse en el momento de la licitación.
c) La adjudicación a un solo licitante conllevaría la restricción de posibles candidatos debido a su volumen, plazos o medios a emplear, sin que se pueda determinar anticipadamente una diferenciación de lotes o bloques del mismo lote u objeto. Ejemplos de ello lo son cuando el material, los medios o recursos precisos para cubrir las necesidades de ciertos certámenes, eventos o actividades provocarían costes innecesarios para adjudicador o adjudicatarios el resto del año.
d) Precisa una asignación específica en cada caso que se presente, seleccionando entre un determinado número de proyectos de licitadores ya validados, testados u homologados.
e) Precisa de una variedad de alternativas a presentar a terceros para su propia selección (como es el caso de los stands); especialmente cuando los usuarios sean terceros y puedan optar por realizar a BEC encargos bajo pedido.
f) Los tiempos de selección que desde la concreción de una necesidad hasta su selección y entrega o culminación del servicio son o puedan ser insuficientes para un proceso completo de licitación.
17.2. Umbral mínimo y número de “Seleccionadas”
Los pliegos podrán observar un número máximo y un mínimo de adjudicatarias, así como puntuaciones mínimas exigibles globales o de cada característica.
La superación del umbral mínimo podrá, si así se estableciese, dar derecho a pasar a considerarse homologadas que, sin formar parte de la selección para alcanzar la adjudicación, podrán formar parte de una lista de reserva para los casos en los que un adjudicatario perdiera dicha condición a lo largo de la duración del contrato y las condiciones observasen esta posibilidad de sustitución a lo largo del mismo.
17.3. Contratación de “Seleccionadas”
La posterior contratación concreta de entre aquellas que hayan resultado adjudicatarias de una Selección o Acuerdos marco, se realizará siguiendo el proceso previsto en cada caso y, en su defecto, conforme a lo establecido en el artículo 13 y siguientes del Decreto 136/1996, de 5 xx xxxxx, sobre régimen de la contratación de la Administración de la Comunidad Autónoma de Euskadi y la legislación que la cláusula 1.2 -Régimen jurídico del contrato- xxx xxxxxx de condiciones menciona.
Consecuentemente, si hubieran sido elegidas diferentes empresas, marcas o modelos correspondientes a una misma clase o categoría de bien o servicio, para la contratación concreta de alguno de los mismos deberán ponderarse los criterios de necesidad, precio, uniformidad, complementariedad y compatibilidad y la contratación de cada prestación se realizará de entre los bienes y servicios una asignación siguiendo el proceso que se denomina “Mejora” o “Fase de Mejora”.
17.4. Fase de mejora
La adjudicación en una licitación o Acuerdo marco implica el inicio del proceso descrito en el artículo 198 -Adjudicación de contratos basados en un acuerdo marco- del RDL 3/2011 y las IIC, siendo la “Mejora” una mera continuación de la Selección, adjudicación y contratos anteriores.
A estos efectos, el precio y condiciones ofertadas en la licitación para la firma o adjudicación del Acuerdo marco tendrán la consideración de condiciones máximas o mínimas, según se trate, pudiendo ser mejoradas por los licitadores en este proceso o Mejora. Los límites a mejorar serán los de cada adjudicatario y que dieron origen a su selección.
Resumido, el proceso a seguir, según el artículo 198 consiste en:
a) Consulta de cada proyecto o contrato, que será por escrito a todas las empresas capaces y, si el expediente lo justificase, a un mínimo de tres (3) de ellas.
b) El plazo deberá ser suficiente para presentar las ofertas, si bien este plazo estará siempre supeditado al marcado por el usuario, cuando sea un tercero.
c) Las ofertas se presentarán por escrito, siendo su contenido confidencial hasta el momento de apertura. De forma alternativa BEC podrá abrir una subasta electrónica para la adjudicación del contrato.
d) El contrato se adjudicará al licitador que haya presentado la mejor oferta, valorada según los criterios detallados en el acuerdo xxxxx y solicitud de presupuesto concreto.
En el expediente de esta Fase de mejora constarán, en todo caso, los siguientes trámites:
a) Consulta de oferta a todos los adjudicatarios cuya última revisión periódica establezca la adecuación del mismo a las características de la licitación de la que se trate.
b) Esta consulta podrá establecer un precio o tarifa máxima del bien o servicio del que se trate o de alguno de sus componentes e incluso reservarse un mínimo de comisión de gestión del contrato.
c) Resolución y notificación del procedimiento o fase, atendiendo a los criterios de necesidad, precio, uniformidad, complementariedad y compatibilidad.
En este proceso, las Seleccionadas que hubieran superado los controles o revisiones periódicas serán solicitadas para la presentación de al menos un presupuesto siguiendo el procedimiento siguiente:
a) Solicitud de presupuesto, en la que se comunicarán los condicionantes y criterios de selección. Al menos se indicará:
➢ Descripción del proyecto total.
➢ Tarifas máximas del proyecto o unidad divisoria.
➢ Plazos y características solicitadas.
➢ Divisibilidad del proyecto y su criterio.
➢ Órgano o Presidente que comunicará el resultado.
➢ Límite de presentación de ofertas y vía de comunicación de la misma.
➢ Fecha límite de comunicación de asignaciones y vía de comunicación.
b) Los presupuestos de cada Seleccionada se ceñirán a las condiciones de las ofertas que dieron origen a la adjudicación de la licitación que ampara esta fase.
c) El proyecto, si no fuera divisible, se asignará a la tarifa más económica. En el caso de que hayan de concurrir diferentes proveedores, será éste al que se asigne la división que mayor facturación suponga o, en su caso, que él mismo elija.
d) Para idéntica tarifa, el orden se establecerá siguiendo los criterios siguientes y en el orden en que se citan:
➢ El de plazo de ejecución más corto, si se hubiera citado como criterio segundo.
➢ Orden en que las revisiones periódicas estableciesen o, en su defecto, el de la licitación original.
➢ Sorteo con presencia de los que hubieran presentado ofertas válidas.
17.5. Esquema gráfico de la Mejora
Gráficamente, la Mejora o Fase de mejora puede representarse como sigue:
18. Consecuencias de la adjudicación
Una vez realizada la adjudicación, cualquier modificación de la razón social que suponga una alteración de las garantías para el licitador, diferente composición de una UTE y otras modificaciones o situaciones de merma en la relación contractual, concederá a BEC el derecho de rescindir el contrato o, en cualquier caso, a exigir aquellas garantías y documentos que estime oportunos para restituir las previstas condiciones de adjudicación.
18.1. Consecuencias generales de la adjudicación
El adjudicatario asumirá las responsabilidades técnicas, legales y económicas tanto de los pliegos como de la oferta presentada y del plan operativo a desarrollar para conseguir el objeto del contrato.
Respetará y desarrollará la normativa de obligado cumplimiento y buena práctica que en cada momento sea aplicable a la actividad que ejecuta, tanto en sus aspectos técnicos como administrativos, de prevención de riesgos laborales, medio ambiente y otros. Por ello, deberá realizar, a su cargo, los cursos de formación necesarios entre su personal, y mantener actualizados sus conocimientos en estas materias.
Colaborará con BEC en todas aquellas actuaciones que especifiquen los planes de Evacuación, Autoprotección o Emergencia respecto a simulacros y situaciones reales de incendios, evacuaciones, catástrofes, etcétera y aportará las herramientas y medios necesarios para dichas actuaciones.
Mientras esté vigente un acuerdo o contrato, los adjudicatarios se obligan a suministrar los bienes en las condiciones mínimas ofertadas. Si durante la vigencia del contrato, los precios y condiciones con que concurran los empresarios en el mercado mejorasen los de la adjudicación, los adjudicatarios aplicarán dichas mejoras a BEC.
Suministrará los proyectos, bienes, elementos, productos y servicios en las condiciones mínimas ofertadas, manteniendo cuotas de materiales y recursos suficientes para los fines y plazos que su experiencia e información facilitada por BEC recomiende.
Garantizará que las características y equipamientos suministrados, en cada caso, se adecuan y coinciden con lo ofrecido en la oferta de suministro.
Cumplirá cuantas normas de carácter general sobre los equipos, elementos y materiales hayan sido dictadas por los órganos competentes en la materia, sin prejuicio de las específicas que hayan podido establecerse en los pliegos y bases que afecten el contrato.
Obtendrá cuantas licencias o autorizaciones administrativas sean precisas, incluso para la importación de bienes, cuando sea el caso. Los costes correrán a cargo del adjudicatario, quien deberá pedirlas en su propio nombre y derecho.
18.2. Compromisos con adjudicatarias
Mientras esté vigente una adjudicación, BEC asume la obligación de no contratar la misma clase, tipo o categoría de bien o servicio con otras distintas de las adjudicatarias del lote. No obstante, la adjudicación no presupone la obligación de BEC en cuanto a mínimos de contratación referida a cantidades ni importes en un plazo o duración del contrato.
Excepcionalmente, BEC podrá autorizar la contratación conforme a los procedimientos previstos en la legislación aplicable y, en particular, los autorizados por la LCSP y RDL, en relación con necesidades peculiares en las que sea adecuado instar un procedimiento singular de contratación.
Los adjudicatarios son acreedores de los derechos siguientes:
a) Respaldar al adjudicatario como empresa adjudicataria y homologada de BEC.
b) Facilitar al adjudicatario, si así se solicita, información para la captación comercial de clientes, dentro de los límites que la legislación al efecto impone.
c) Facilitar al adjudicatario espacio para almacenamiento en función de los pliegos de la propia licitación, su metodología y justificación y las propias posibilidades de BEC.
d) Cuando por la frecuencia o cadencia así lo estimase conveniente BEC, podrá convenir la firma de un protocolo u homologación, de las empresas concertadas u homologadas por el adjudicatario en materia de transporte, manipulación o tareas auxiliares, complementarias y similares.
e) Beneficiarse de las condiciones de contratación prioritaria de concursos y adjudicaciones realizadas, ya sea a través de contratación directa o a través de BEC. A estos efectos, podrá realizar una Tarifa preferente.
f) El adjudicatario formará parte de la Lista de operadores cualificados (u “Homologados”) según las Instrucciones Internas de Contratación. Igualmente, el adjudicatario podrá publicitar esta condición y la de adjudicatario en las condiciones previstas.
Los derechos de las adjudicaciones son compatibles con las homologaciones que BEC realice como complemento a las mismas. En todo caso, la homologación de cualquier adjudicatario estará sujeta al análisis y clasificación periódica.
Xxxxxx preferente: A los efectos generales, se entenderá como aquella de aplicación al personal de BEC, los adjudicatarios y homologados de BEC en el ejercicio de sus contratos o acuerdos y los arrendatarios permanentes de las instalaciones xxx xxxxxxx. Estas tarifas, cuando su ventaja sea manifiesta, podrá ser publicada en las comunicaciones que BEC mantenga con sus destinatarios, publicadas en sus páginas virtuales y utilizar otras vías de promoción que beneficien al conjunto de los destinatarios de las mismas.
18.3. Operadores cualificados
BEC podrá incluir al adjudicatario en la Lista de operadores cualificados que publique. Igualmente, el adjudicatario podrá citar dicha cualidad de adjudicatario y, por tanto, de operador cualificado, cumpliendo las condiciones siguientes:
➢ Dejará constancia a BEC de dicha intención y los detalles de publicidad o finalidad del ejercicio de dicho derecho, con el objeto de que BEC pueda ejercer su oposición.
➢ Aunque tuviera finalidad promocional, deberá estar exenta de ánimo de lucro por su comercialización o diferente al publicitario previsto.
➢ Se limitará al ámbito o condiciones de su adjudicación o circunstancias de la condición de operador cualificado, dejando perfectamente claro su ámbito o características.
➢ Deberá hacer mención del plazo o límite de dicha adjudicación o condición. Página virtual de Operadores cualificados
Aquellos adjudicatarios y otros proveedores homologados por BEC son publicados en la página virtual de BEC. Si se precisase una versión actualizada al día de la consulta, deberá el interesado visitar la página virtual correspondiente o contactar con BEC.
xxxx://xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx.xxx/xxxxxxx-xxxxx/xxxxxx-xxx-xxxxxxxxxxx-0/xxxxxxxxxxxx/ xxxx://xxx.xxxxxxxxx.xxx/xxxxxxxxx/xxxxxx_xxxxxxxxxxx/xxxxxxxxxxx/0000/Xxxxxxxxxxx-000000.xxx
18.4. Obligaciones laborales y tributarias
El empresario está obligado al cumplimiento de las disposiciones vigentes en materia laboral, de Seguridad Social y Prevención de Riesgos Laborales, así como de las que entren en vigor durante la validez de la adjudicación, sin que el incumplimiento por su parte de dichas obligaciones implique responsabilidad alguna para BEC.
En lo referente a la Prevención de Riesgos Laborales se cita expresamente que adjudicatario y subcontratas habrán de presentar firmado y sellado el modelo denominado “Coordinación de actividades empresariales “.
18.5. Subrogación
El adjudicatario está obligado al cumplimiento de las disposiciones vigentes en materia de subrogación y, en concreto, proporcionará a BEC, en especial al convocarse una nueva licitación, toda la documentación pertinente en cuanto a altas, condiciones, vinculaciones con BEC y cualquier otra característica de cada operario que pudiera estar implicado en una subrogación.
Este compromiso nacerá con el propio contrato, con independencia de que una ley, convenio o reglamento posterior a la firma recogiese la obligación y condiciones de subrogación para el equipo o actividad vinculado a BEC. Deberá, por tanto, instituir un sistema interno que permita determinar fehacientemente y pruebe la antigüedad, vinculación a BEC (en horas y fechas) y otras circunstancias relativas a la materia.
El modelo y datos mínimos que deberá aportar a BEC son los siguientes, salvo que la ley y normativa aplicable en cada momento se viese contravenida. Los datos personales sólo tienen por finalidad su contraste con los archivos de BEC, pero serán evitados en caso de contravenir la ley:
➢ Nombre y apellidos.
➢ DNI o pasaporte.
➢ Fecha de nacimiento.
➢ Tipo de contrato (indefinido, por obra, temporal, etcétera).
➢ Categoría profesional a efectos del contrato.
➢ Complementos salariales y notas acerca de su tarea.
➢ Fecha desde la que se computa la antigüedad en la empresa o adjudicador a efectos del contrato y convenio.
➢ Duración de la jornada de cada operario.
➢ Número de jornadas a efectos de antigüedad en la empresa y la fecha de referencia de dicho cómputo. Y, al objeto de contratación, total de jornadas en BEC los últimos 12 meses.
La relación deberá presentarse por escrito a BEC al inicio de la relación mercantil, cuando se experimentase cualquier cambio en la misma y al vencimiento del contrato o convocatoria de una nueva licitación declarando que es completa y fiel, haciendo contar la finalidad para la que se emite, datada, firmada y sellada.
Además de la determinación por ley, convenio o reglamento de condiciones de subrogación, los mismos efectos surtirán en cuanto al sistema interno y prueba cuando una nueva convocatoria de BEC determine condiciones de subrogación.
18.6. Medio ambiente
El adjudicatario deberá observar durante la prestación de los servicios la normativa vigente en materia medioambiental, de salubridad y de tratamiento de residuos que sea de aplicación atendiendo a las características y especificidades de los servicios a prestar en cada caso. De manera que responderá de forma exclusiva de las sanciones administrativas y de los daños y perjuicios de cualquier naturaleza que su incumplimiento le pudieran ocasionar.
Específicamente, cualquier residuo, tanto más cuanto que se considere material peligroso para el medio ambiente, deberá ser retirado de las instalaciones de BEC con plena observancia de la reglamentación vigente a tales efectos.
Cuando fuera preciso, se utilizarán los denominados puntos verdes, que serán definidos por ambas partes o estén determinados con carácter general. Se precisará la aportación de los contenedores que la ley y ordenamiento al efecto prevean para depositar ordenadamente dichos materiales, tanto en el lapso de tiempo entre su retirada de pabellones u otros puntos al exterior de ellos como la definitiva salida de BEC.
18.7. Propiedad intelectual, patentes y aduanas
El empresario será responsable de toda reclamación que se efectúe por un tercero relativa a patentes y propiedad intelectual, industrial y comercial de los bienes y servicios ofrecidos y deberá indemnizar a BEC todos los daños y perjuicios que para la misma puedan derivarse de la interposición de reclamaciones, incluidos todos los gastos concernientes al proceso o litigio.
Llegado el caso, la obtención de cuantas licencias o autorizaciones administrativas sean precisas, incluso para la importación de bienes, correrá siempre a cargo del adjudicatario, quien deberá pedirlas en su propio nombre.
19. Ejecución del contrato
Las cesiones de locales, materiales y herramientas que hiciera BEC, salvo especificación, lo serían con la exclusiva finalidad de dedicación a las tareas y servicios contratados. Dichas cesiones serían meramente temporales y sujetas a los planes de prevención, confidencialidad y normativa del propio Bilbao Exhibition Centre.
19.1. Plan de ejecución
En los casos en los que se precise la concreción de un calendario o planificación concreta de actividades objeto del contrato, este, en general, se definirá una vez iniciada la relación comercial entre las partes. La falta de presentación de un borrador adecuado a las características descritas en las prescripciones publicadas y acorde con la fase inicial o de adaptación, podrá ser causa suficiente para que BEC opte por la resolución del contrato.
Se desarrollará, cuando se precise, el modelo y características en las Prescripciones específicas de la convocatoria o se habrá solicitado entre las bases de homologación o capacitación y una vez revisadas las consecuencias, procedimientos y características de la puesta en marcha inicial o del plan previsto en la licitación.
El plan será el resultado de la Propuesta técnica y profesional que el adjudicatario hubiera presentado a concurso, la experiencia inicial de las partes en la fase inicial del contrato y una revisión de Calidad que, participando o no en su elaboración, presentará su informe en base al plan que el adjudicatario y los departamentos directamente involucrados conformasen.
Este plan o concreción formará parte del contrato como anexo al mismo, y deberá ser aprobado por ambas partes en el plazo que se determine, firmándose por ambas partes como anexo al contrato que hubiera dado origen al mismo.
Los planes así confeccionados se someterán, con carácter general, a una revisión trimestral o periódica por parte del adjudicatario, los departamentos directamente afectados por el suministro o servicio objeto del contrato y Calidad. De dichas revisiones se deducirán actualizaciones y actas que serán adjuntados al plan revisado o figurarán como anexos al propio contrato.
El producto de los planes de ejecución y sus revisiones podrá ser utilizado por BEC para elevar sus conclusiones, procedimientos y métodos a los estándares de homologación, convirtiéndose los seleccionados de los mismos (publicados o no) en premisas exigibles a los efectos citados y de calidad del propio contrato en vigor.
19.2. Cesión de espacio o local
No se prevé la cesión de espacios o locales a adjudicatarios salvo en periodos, circunstancias y otras características concretas. Dependerá, en todo caso, de la naturaleza de la licitación y, salvo que las cláusulas específicas indiquen lo contrario de manera expresa, se entenderán las ofertas sin cesión o utilización alguna de las instalaciones de BEC o, en su caso, incluido cualquier arrendamiento o gasto que a su cargo pudiera optar el adjudicatario.
En todo caso, BEC cuenta con locales que se son arrendados a aquellos adjudicatarios que demuestran el beneficio de plazos o procedimientos que directamente afectan al objeto del contrato y que pueden solicitar en régimen de arrendamiento.
La prioridad de asignación de los mismos será potestativa de BEC, que seleccionará en función de los beneficios que en el objeto del contrato reportase y, en igualdad de circunstancias y salvo reparto o división de áreas, del vencimiento o antigüedad de cada contrato.
19.3. Maquinaria de elevación
En los casos previstos en los proyectos de ejecución en el interior de las instalaciones, la maquinaria necesaria de elevación será cedida sin cargo por parte de BEC, si bien habrán de cumplirse las condiciones siguientes:
a) Solicitar fecha y tiempo de disposición al recibir encargo de la tarea.
b) Necesidad ineludible de la misma y hacer constar esta necesidad y predisposición al uso de la maquinaria de BEC en el proyecto de ejecución u oferta.
c) Contar con conductores o manipuladores de la misma a su propio cargo y con titulación, contratación e identificación según exigencias de las autoridades competentes y BEC.
d) La operación o tarea solicitada exija ejecuciones por encima de una elevación a los tres (3) metros de altura.
e) No interferencia en el calendario u horario de apertura a usuarios externos.
19.4. Equipos, herramientas y medios auxiliares
El adjudicatario dotará a su personal, además del equipamiento específico de sus funciones y tareas, de un mínimo de herramienta individual, así como la necesaria para llevar a cabo correctamente el desarrollo del contrato y de los equipos precisos para la verificación de todos los parámetros y características que definan el estado y funcionamiento de sus trabajos o servicios, debiendo ajustarse todo el material citado a la normativa vigente.
Deberá proveer igualmente a su personal de un adecuado sistema de intercomunicación para su localización inmediata.
Proporcionará, en caso necesario, los medios auxiliares comunes tales como andamios, escaleras, arneses, cuerdas, señalización y medios de seguridad, etcétera, que resulten necesarios para la realización del objeto del contrato, a excepción de aquellos propiedad de BEC y puestos a disposición del adjudicatario que se recogen en este pliego o se pacten por escrito, sin que represente coste alguno para BEC, a excepción de la toma de corriente de la red eléctrica o consumo de agua, de las que se surtirá al adjudicatario.
Las empresas licitantes o adjudicatarias, a petición de BEC, como parte del proyecto que se solicite o por expresa solicitud, deberán presentar con su oferta técnica unas listas clasificadas por especialidades, donde se recojan los medios al servicio del contrato.
19.5. Equipo de trabajo
Los servicios serán prestados por el adjudicatario utilizando el equipo profesional y humano recogido en su oferta, cumpliendo el mínimo exigido en el pliego o el que resulte necesario para hacer posible su cumplimiento en forma y plazo.
La Oferta debe recoger la relación de medios personales y materiales que el adjudicatario deberá utilizar en la prestación de los servicios, su planificación y modo de ejecución.
El personal del adjudicatario deberá poseer una experiencia y capacitación profesional suficiente y demostrada para llevar a cabo por sí mismos la totalidad de los servicios.
Gerente del contrato
El adjudicatario deberá nombrar un responsable o Gerente del contrato competente en la materia objeto del servicio que actuará como interlocutor válido ante BEC. Xxxx en quien recaerá la entrega de la relación del personal afecto al contrato con BEC y cualesquiera a las que este pliego se refiere.
El adjudicatario entregará la relación nominal del personal adscrito al centro en cada ocasión, indicando su titulación y experiencia, así como los datos que debido al plan de seguridad, emergencia y otros xxx xxxxxxx, sean requeridos por BEC. Asimismo, asistirá a las reuniones de seguimiento de cualquier plan que se hubiera trazado en relación al contrato.
Una vez iniciada la prestación de los servicios, el adjudicatario entregará a BEC para su aprobación, detalle de cada alteración de jefes o encargados de su personal. La declaración indicará la identidad, función, capacitación profesional y teléfono de contacto del nuevo miembro con quince (15) días de antelación al inicio de sus funciones.
Deberá acreditar una experiencia mínima que asegure el pleno conocimiento de su tarea y equipo, de su empresa y sistemas de trabajo y una formación exhaustiva (anterior o a adquirir en el mínimo plazo posible) de BEC para obras, suministros y servicios de las mismas características. Contará con capacidad de reacción y de actuación inmediata ante una emergencia manteniendo durante su celebración un encargado o persona delegada con capacidad de decisión suficiente que será responsable de la correcta organización y prestación de los servicios por su personal dependiente y de la observancia de la normativa aplicable.
El Gerente del contrato podrá nombrar un Jefe de servicio, si bien será el propio Gerente quien asuma dichas funciones en su ausencia o hasta la aceptación de BEC del designado.
Jefe de servicio
Estará disponible y localizable en todo momento del horario de comienzo y finalización de los trabajos o servicios planificados, siendo obligada su presencia continuada durante las horas finales del montaje y primeras del desmontaje y en cualquier situación que por su relevancia y alcance sea requerido.
Las labores a desarrollar del Jefe de servicio serán aquellas que, dentro del marco natural del contrato, le sean encomendadas. Entre otras, se señalan las siguientes:
a) Responsable de la coordinación y supervisión de todos los trabajos que realicen los diferentes grupos de trabajo.
b) Responsable de la confección de los informes técnicos mensuales que serían solicitados por BEC.
c) Control y seguimiento de las actividades contratadas.
d) Liderazgo en el análisis de las posibles mejoras que sean susceptibles de realizar en la programación de tareas.
El Jefe de servicio será responsable de prestar a su personal dependiente y al de sus empresas colaboradoras o subcontratadas la formación en materia de Plan de autoprotección y planes de seguridad y emergencia xxx xxxxxxx.
Alteraciones en el equipo humano
BEC podrá exigir al adjudicatario la retirada inmediata de los miembros de su personal que considere que desarrollen un comportamiento incorrecto o negligente en la prestación de los servicios.
Atención 24*7*365
Se entenderá este servicio como aquel que, a través de una central de llamadas, del Gerente del contrato o del Jefe de servicio, se encuentre el operativo previsto a disposición de incidencias graves o de suma urgencia durante veinticuatro (24) horas, siete (7) días a la semana y todos y cada uno de los días naturales del año.
Una variante de este servicio será la “Atención 24*5*365”, referido a días laborables.
19.6. Confidencialidad
Por los datos y otras características a los que el Equipo de trabajo podría tener acceso, deberá tenerse especial atención a la confidencialidad. La vigencia de dicha confidencialidad se extenderá más allá de su jornada e incluso de la vigencia del contrato.
Queda prohibida cualquier copia o reproducción de los documentos vinculados con el desarrollo de las tareas en BEC o su extracción de las dependencias habilitadas para ello.
Podrán indicarse penalizaciones por motivos de confidencialidad, para las cuales se atenderá al Contrato a firmar entre las partes.
19.7. Capacidad de respuesta inmediata
Los medios puestos a disposición de los adjudicatarios e información previa presuponen una agilización, eficacia y eficiencia en las tareas a desarrollar, por lo que se deduce una liberación de recursos destinados a la supervisión y corrección de hechos que se pongan de manifiesto con escaso margen de ejecución. Estas circunstancias serán las que permitan actuar con una prestancia adecuada las modificaciones o correcciones que suelen denominarse “de última hora”.
Se entiende como Capacidad de respuesta inmediata o “CRI” el tiempo mínimo necesario para realizar la acción adecuada sobre cada percance, que permita el normal desarrollo del montaje, celebración y desmontaje de un evento u objeto del contrato, pesar de tratarse de una situación o hecho excepcional o, cuando menos, infrecuente.
En caso necesario y con anterioridad a la celebración, será responsabilidad del adjudicatario ampliar tanto el equipo humano como el material, siendo éste por cuenta del adjudicatario. BEC tendrá informado al adjudicatario de cualquier cambio que pueda afectar al servicio.
El servicio “Atención 24*7*365” no se entenderá como de Capacidad de respuesta inmediata si no fuera capaz de actuar en consecuencia o desencadenar su solución con carácter inmediato a la comunicación de la incidencia.
Tampoco se entenderá cubierta la finalidad del CRI por el mero hecho de contar con un contacto (Gerente o Jefe de servicio incluidos) cuyas funciones no consideren su poder ejecutivo sobre los equipos de reparación, producción o servicio que se deduzca necesario o que se solicita para el objeto de contrato del que se trate.
19.8. Retenes y almacenamiento de seguridad
BEC reconoce que para una correcta Respuesta inmediata o “CRI se puede hacer necesario el acopio de materiales o recursos que permitan responder en el plazo exigido a las necesidades que pudieran presentarse.
Un caso concreto de esa Capacidad de respuesta inmediata o “CRI” es el que se presenta cuando el adjudicatario produce materiales en sucesivas fases o procesos, habiendo de asegurar un número mínimo de ellos al finalizar las diferentes fabricaciones en plazos que no permitan completar la totalidad de los mismos sino la mera manipulación o definición de ejemplares prefabricados de antemano.
Si bien el correcto ajuste de cada proceso productivo del adjudicatario es algo que debe asumir cada empresario, BEC reconoce que los plazos y prioridad de dedicación de tiempos al acercarse una celebración puede también ser asumido por el solicitante.
En dichos casos se observa la posibilidad de asumir costes necesarios para acometer los compromisos relativos a la Capacidad de respuesta inmediata o aceleración de las fases productivas.
Estas unidades y cargos, además de que deberán ser recogidos expresa y explícitamente en los pliegos específicos de cada licitación, contarán con las siguientes características:
a) Será aplicable únicamente en los casos que existan personalizaciones, manipulaciones o fases productivas cuyos productos pueda solicitar le sean suministrados o exija mantener sin llegar a completar la totalidad de los mismos. De igual manera, podrá ser aplicado cuando exija el mantenimiento de una reserva de unidades o retén para casos de necesidad y que en las prescripciones técnicas no se hubieran definido o cuantificado a la perfección.
b) También será aplicable en los casos en los que para alguna de dichas fases hubiera impuesto BEC (por adjudicación vigente o cualquier otra razón) un suministrador o interviniente en el proceso, siendo dichas unidades propiedad del adjudicatario en el momento de iniciarse los procesos ajenos al mismo.
c) Dado su tratamiento como compensación de gastos incurridos por el adjudicatario, no se admitirá complementar el límite de la tarifa, precio o porcentaje por encima del que se establezca limitativo; ni siquiera cuando se tratase de un suplemento, seguro, tasa, arancel o impuesto legal, obligatorio o no a tales efectos, que estarán cubiertos o contenidos por las condiciones establecidas.
d) El número máximo de unidades a cargo de BEC no superarán el 10% de los solicitados de manera específica en cada caso.
e) No se aceptará entrega ni facturación de ejemplares sueltos sino la entrega en bloques que serán marcados por conjuntos completos de los mismos elementos que los solicitados en cada caso; así, se tomarán para ello los ejemplares que se retractilen en conjunto, los rollos o decenas, centenas o millares que hicieran referencia al precio base de la solicitud.
f) La entrega o almacenamiento y custodia de dichos ejemplares no tendrá coste suplementario alguno, no aceptándose entregas o facturaciones de ejemplares o conjunto de ellos que correspondieran a estados o procesos intermedios, sino solamente elementos definitivamente acabados, correspondientes al último de los procesos contratados.
g) El precio máximo de dichos ejemplares deberá ajustarse al 50% del precio pactado, y aparecerán en línea aparte de la propia factura, con su cantidad y precio diferenciados del resto.
20. Comercialización y competencia
La actividad de BEC supone la concurrencia de técnicos y profesionales de multitud de ámbitos para un óptimo resultado de cada convocatoria o evento. BEC dedica sus instalaciones, redes y medios en general a la coordinación de cuanto está a su alcance para dicho fin, lo que supone que, incluso siendo cliente de los mismos, los usuarios finales de los bienes y servicios que contrata sean múltiples y diversos.
20.1. Competencia desleal
La infraestructura de BEC cuenta con instalaciones, medios, calendario y horarios destinados a un servicio eficaz para expositores, visitantes y usuarios en general de certámenes y eventos.
Los adjudicatarios, especialmente los que son contratados para suministrar a usuarios finales diferentes del propio BEC, pueden ser partícipes de proyectos e información encaminados a ello.
Esta consideración de lo que se define como competencia desleal tiene sus fundamentos, entre otros, en:
a) La utilización de información reservada, información privilegiada, privacidad y confidencialidad de datos.
b) El uso de medios o recursos de BEC para otros fines.
c) Proposición única.
Información privilegiada
La utilización xx xxxxxxx, redes, listados, información, aprovechamiento de medios, proyectos que fueran circunstancia o producto del un certamen, evento o logro de BEC para fines propios o sin la expresa autorización de BEC será considerada competencia desleal, utilización de información privilegiada o práctica abusiva por parte del adjudicatario.
Utilización de recursos
Será así considerado cualquier servicio u oferta que un adjudicatario pueda realizar a terceros al amparo de su adjudicación si no contase con la pertinente autorización, que constará por escrito.
Un ejemplo de ello lo constituye la utilización de almacenes, locales y espacios de BEC que colaboren en ofertas más competitivas, saldos de elementos o similares o empleo del personal o equipo destinado a servicios comprometidos o destinados a BEC.
Las empresas adjudicatarias se obligan a no suministrar directa o indirectamente:
a) Bienes o servicios objeto de la licitación a los expositores o terceras entidades participantes en cualquier certamen o evento a celebrarse en el recinto, que no sean requeridos por BEC, salvo que así estuviese previsto en el contrato mismo.
b) Cualesquiera otros bienes o servicios adicionales a los mismos (azafatas, mobiliario no incluido en los accesorios, etcétera) que formase parte de la oferta de BEC o sus adjudicatarios a los citados, especialmente los recogidos en la Tienda on-line.
Se exceptúa de la consideración de competencia desleal el suministro o servicio entre adjudicatarios de BEC en lo que compete a los objetos de los contratos por los que cada uno sea adjudicatario, suponiendo al adquirente como posterior suministrador de su adquisición incorporado al objeto del contrato que mantiene con BEC.
Proposición única
Se pone de manifiesto, de manera especial, cuando un adjudicatario puede formar parte de una oferta conjunta en un presupuesto o licitación que BEC se presenta aunando materias diversas en las que el adjudicatario participa, como la organización de congresos, eventos y montaje de stands o de sus componentes.
Los adjudicatarios renuncian a la presentación de ofertas “en paralelo” o que representen su participación en otras dirigidas a expositores o clientes que supongan su instalación en BEC o cubiertos por el objeto del contrato de adjudicación.
Se exceptuarán aquellas comercializaciones o acciones que fueran producto de una licitación pública que en el momento de presentarla no implicase la contratación con BEC o realización de los servicios o trabajos en BEC, como son los casos de congresos y eventos que en el momento de ser ofertados pudieran tener lugar en cualquier espacio distinto a BEC y su información la hubiera recibido por otra fuente.
De igual manera, queda prohibida cualquier propuesta en aquellos casos que BEC hubiera solicitado presupuestar al adjudicatario como parte integrante de su propia propuesta de licitación o derivada de negociaciones o contactos similares a los descritos.
20.2. Gestión comercial de BEC
Con las limitaciones que la legislación en materia de competencia a los que estuviese obligado, BEC se reserva la figura de proveedor para sus clientes y cliente para sus proveedores, por lo que será BEC quien, por su cuenta y riesgo, facture al cliente final.
BEC se reserva la gestión comercial a través del departamento de Servicios de exposición y, en especial, los contenidos de la Tienda on-line. No obstante, BEC podrá trasladar o compartir, en los casos que considere oportuno, la gestión comercial directa a los adjudicatarios.
20.3. Gestión comercial directa
En los casos de gestión comercial directa realizada por el adjudicatario que se acuerden previamente con BEC, se presentará el precio venta cliente final, en el cual irá incluido el porcentaje correspondiente a BEC en concepto de cánones y contraprestaciones. Dicho porcentaje lo ofertará el adjudicatario según su criterio en base a la fórmula:
P BEC= % Precio venta cliente final
Donde “P BEC” es el importe de la participación de BEC en la gestión comercial directa y “%” es el tanto por ciento con el que se resarcirá BEC.
20.4. Servicios exclusivos de BEC
Debido a la responsabilidad subsidiaria que la ley atribuye a BEC en ciertas materias, la conservación de la estructura e instalaciones, así como las convocatorias y consecuentes adjudicaciones de las mismas y la defensa de inversiones e intereses de adjudicador y adjudicatarios, se han dictaminado algunas materias de exclusiva competencia de BEC o sus adjudicatarios.
Así, pueden citarse entre ellos los relacionados con las acometidas eléctricas y a las instalaciones de suministro energético de BEC, las instalaciones colgantes de la estructura -“rigging”-, los de hostelería y manipulación de alimentos, la limpieza profesional, la filmación, grabación fotografía y otras que pudieran atentar contra la privacidad de las personas, la LORTA y la propiedad intelectual.
Los servicios sujetos a dicha exclusividad figuran en la Tienda on-line o se deriva de las propias convocatorias publicadas por BEC. Cualquier acción que atentase contra dichas competencias exclusivas será considerada competencia desleal y grave trasgresión de los acuerdos entre BEC y quien tuviera dicha responsabilidad en la misma.
INFORMACIÓN GENERAL
21. Certificados de entrega
A los efectos de las licitaciones y convocatorias de Bilbao Exhibition Centre, se recomienda la entrega de la documentación de la que se trate ante las oficinas de Recepción.
Para las entregas, visitas, muestras y otros casos en los que acudir a BEC, deberán dirigirse, en calendario y horario de oficinas, a la Recepción de las oficinas, situada en la planta 0 del edificio, situado frente a la entrada al edificio desde el exterior.
Cuando de documentación prevista en las licitaciones y convocatorias se trate, se recomienda la solicitud de un certificado que acredite la naturaleza o referencia de la entrega o su contenido.
22. Entrega y recepción
Este apartado, el correspondiente a entregas, recepciones, verificaciones y, en general, aquello correspondiente a la calidad, solvencia y capacitación, se encuentran desarrollados en las Bases generales de Homologación, a las cuales se podrá acceder a través del Perfil de contratante, que complementan los pliegos y, en su caso, serán de aplicación subsidiaria a estas bases.
Se destacan a continuación algunas consideraciones al respecto.
22.1. Entrega de materiales
El adjudicatario informará al transportista de las obligaciones relativas al transporte, descarga y entrega de materiales y albaranes o notas de entrega en BEC, tanto las derivadas del calendario y horarios como las relativas a los accesos, dársenas, almacenes y procedimientos.
Cualquier entrega de material será confirmada con al menos cuarenta y ocho (48) horas de antelación a la fecha y hora previstas. En caso contrario, BEC no se responsabiliza de la accesibilidad de sus almacenes ni de la recepción del mismo y, en todo caso, facturará tanto las distorsiones producidas por descarga como, en su caso, por re-expedición a sus definitivos almacenes o destinos.
Será la sección responsable de los almacenes (departamento de Compras) la que contará con la potestad de firmar albaranes de entrega, así como gestionar y autorizar las entregas de materiales en sus almacenes, tanto sitos en el propio recinto como en el exterior.
Estas entregas podrán ser solicitadas en diferentes almacenes xxx xxxxxxx de BEC como en almacenes exteriores a dicha ubicación. Salvo que las prescripciones u oferta del adjudicatario previesen en contrario, si el radio de la localización de entrega superase los diez (10) kilómetros tanto xxx xxxxxxx de BEC como de los propios almacenes o sedes del licitador en cuestión, BEC asumiría el kilometraje que excediera del mismo.
Las entregas de servicios o materiales y elementos puestos a disposición de BEC por vía diferente a sus almacenes, será realizado por el departamento usuario del mismo, sujetándose a las premisas de control que en cada caso se hubieran previsto.
22.2. Entregas no autorizadas
BEC podrá firmar la nota de entrega o albarán sin que en entrega alguna sin autorización previa suponga sino una mera recepción de la propia nota, nunca del contenido.
Las entregas diferentes de las autorizadas según lo descrito podrán ser rechazadas o devueltas sin otra causa que la indicada o, en el caso de aceptación definitiva de las mismas, el adjudicatario soportará los gastos de descarga y movimiento de materiales que se justifiquen o, sin justificante alguno y con carácter mínimo, de ciento cincuenta (150) euros por el tiempo y consumos que su propio personal o subcontratados pudieran haberse dedicado.
22.3. Control de calidad
Los materiales a entregar por el empresario deberán cumplir cuantas normas de carácter general sobre los mismos hayan sido dictadas por la administración competente en cada materia, sin prejuicio de las específicas que hayan podido establecerse en los pliegos de licitación.
BEC llevará a cabo el control, verificaciones y supervisión necesarios sobre los trabajos que el adjudicatario realice, con el fin de asegurar que se ejecutan conforme a las exigencias del contrato y los estándares de homologación que se determinen.
Todo adjudicatario u homologado acepta y se somete a las cláusulas que en dicha materia se dicten desde BEC tanto en cuanto a su evaluación de entregas, materiales, procesos y métodos como en cuanto a la mejora a la que su carácter dinámico marcará como estándar para mantener el carácter de empresa apta o Capacitada.
La calidad de los productos y servicios contratados será evaluada en base a las acciones de:
a) Control de calidad de las entregas y del servicio.
b) Revisiones o entrevistas periódicas.
Las revisiones y controles realizados podrán confirmar, dejar en suspenso o revocar las homologaciones, según se exprese en las condiciones que se expresen en cada caso.
Las empresas adjudicatarias de un Acuerdo marco –Seleccionadas- se beneficiarán, en similares condiciones que cualquier otra adjudicataria, de la correspondiente Homologación. Sin embargo, podrán existir empresas homologadas que no hayan sido beneficiadas con un Acuerdo marco ni adjudicación alguna o que no hayan siquiera licitado.
El adjudicatario responderá de la calidad de los bienes suministrados y de las faltas que hubiere. Sólo quedará exento de responsabilidad cuando los vicios que se observen, sean consecuencia directa de una orden de BEC o de las condiciones impuestas por BEC.
Cuando los servicios contratados supongan la presencia física de personal del adjudicatario en las instalaciones de BEC como componente principal de los mismos, el adjudicatario aceptará que puedan producirse reuniones, entrevistas y contactos entre el departamento de Calidad y el personal desplazado a BEC con el objetivo de mejora del servicio. De cualquier manera, la propuesta técnica que el adjudicatario hubiera presentado, podrá haber limitado o delimitado estos contactos directos.
22.4. Evaluación
BEC tiene la facultad de inspeccionar y de ser informado, cuando lo solicite, del proceso de fabricación o elaboración del producto que haya de ser entregado como consecuencia de la Capacitación o adjudicación, pudiendo ordenar o realizar por sí mismo análisis, ensayos y pruebas de los materiales que se fueran a emplear, establecer sistemas de control de calidad y dictar cuantas disposiciones estime oportunas para el estricto cumplimiento de lo convenido.
Las conclusiones de las reuniones periódicas mantenidas seguirán las premisas determinadas en los planes de ejecución o las Bases homologación que en cada caso fueran aplicables, y podrán establecer un orden u opinión de la adecuación del adjudicatario que servirá para renovar o excluir, temporalmente o no, a una o más adjudicatarias de las consultas de presupuestos mencionados en lo que se denomina “Fase de mejora”.
Revisión periódica: A los efectos de mantener los niveles de contratación, calidad y disponibilidad, se establecerán reuniones periódicas conducentes a evaluar:
a) El grado de progreso del contrato y la corrección de desviaciones que pudieran estar produciéndose en la práctica.
b) La satisfacción de cada una de las partes con dicho contrato.
c) Mejoras en la relación contractual entre ambas partes en particular y del servicio prestado a los clientes en general. Servirán para ello indicadores como lo son las encuestas que BEC realiza en las actividades que organiza, los Informes de incidencias y otros indicadores de satisfacción.
BEC garantiza la comunicación e interlocución con el usuario principal de los bienes, elementos y servicios para los que se homologa al licitante, independientemente de los compromisos adquiridos por ambas partes en cuanto a revisiones y canales de comunicación oficial referentes al contrato.
23. Documentación y actas
23.1. Solicitudes de documentación
En general, aquellas convocatorias que BEC realiza las publica de manera completa, además de en su propio Xxxxxx de contratante, en Cianoplan, Xxxxx xx Xxxxx, número 4, de Barakaldo (teléfono 000000000, xxx.xxxxxxxxx.xx).
La entrega de soportes digitales, modelos y cuanto se considerase que complementa la convocatoria, también podrá ser realizada a través de Cianoplan, donde podrán igualmente obtener las copias de la documentación.
23.2. Firmas, poderes y condiciones
Referente a firmas, poderes y cualquier otra documentación o cláusula, cuando se tratase de propuestas conjuntas de varias empresas, se entenderá que todas y cada una han de firmar o presentar dichos documentos, así como cumplir con los condicionantes solicitados.
La referencia de “unión temporal de empresas” o “UTE” y agrupación de empresas de los pliegos, deberá ser interpretada en sentido amplio, siendo la propuesta económica, el proyecto y demás documentos de su plica firmadas por cada una de ellas.
23.3. Utilización de datos y confidencialidad
Los documentos que BEC pone a disposición de los licitadores tienen por finalidad única y exclusiva la elaboración de las ofertas objeto de la licitación. Por ello, y por el mero hecho de retirar las bases y el resto de documentación para presentar las proposiciones, los licitadores y sus colaboradores se comprometen a no utilizar con cualesquiera otros fines los documentos y la información que en ellos se contienen.
Aquellos documentos, modelos, materiales, visitas e información en general que se pone a disposición de los interesados por vías diferentes de la propia página virtual de BEC resulta de carácter reservado, quedando terminantemente prohibida su utilización a efectos distintos de la propia licitación de la que se trate.
Los licitadores podrán solicitar la confidencialidad de algunos de los contenidos aportados en sus propuestas, para lo cual se atenderá a las especificaciones de cada convocatoria y apartado correspondiente al contenido de las propuestas.
Los datos relativos a subrogaciones contarán con la confidencialidad prevista por las leyes y preceptos aplicables en cada caso.
23.4. Recuperación de garantías, documentación y otros elementos
El adjudicatario remitirá petición del “rescate” por escrito, en el cual razonará el vencimiento de riesgos e identificará el mismo.
Garantía provisional
Será devuelta a partir de la definitiva formalización del contrato derivado de la licitación, a instancias de BEC o del propio licitador. En el caso de candidaturas rechazadas o fallidas, y si no se ejecutase la garantía, sería devuelta a partir del rechazo definitivo de la misma.
Las garantías materializadas en avales, se retirarán en las oficinas de BEC por persona autorizada, mientras que si se realizaron ingresos en cuenta, serán devueltas mediante transferencia bancaria a la cuenta que el licitador certifique expresamente y por escrito como válida a tal fin.
Garantía definitiva
Será devuelta a partir de la finalización del contrato y una vez exista confirmación de que los riesgos garantizados han vencido o dejado de existir. Por defecto o si no hubiera acuerdo entre las partes, se tomaría un periodo de tres (3) meses naturales desde la última entrega o servicio como garantía de contrato y pedidos.
Documentación general
La documentación recibida como plicas será devuelta a partir de la adjudicación definitiva, salvo en el caso de los adjudicatarios, cuya documentación podrá optar BEC por conservarla como anexo al expediente de adjudicación.
BEC empleará las proposiciones económicas y cuadros de licitación como prueba de los procedimientos de adjudicación, por lo que los citados documentos quedarán en poder de BEC.
Además, cuando ha la propuesta técnica y profesional incluya planes o diseños específicos para la licitación, se hayan adecuado o servido de la observación o informaciones sobre zonas o métodos propios de BEC, también serán reservados como documentos del proceso. En caso de especial interés por parte del licitador, podrá solicitar su devolución a la Comisión de compras.
Pasado un mes a partir de dicha adjudicación definitiva, BEC procederá a destruir o archivar como parte del expediente la documentación que no hubiera sido retirada por el licitador, que a partir de dicho instante perderá sus derechos sobre la misma.
Prototipos y muestras
Diseños, prototipos, muestras y otros elementos de carácter similar podrán ser solicitados a partir de la adjudicación definitiva. El deterioro, alteración o destrucción de los mismos no producirá derecho alguno para el licitador, que sí podrá solicitar la confirmación fehaciente de su destrucción por parte de BEC si fuera así lo alegase.
Aquellos proyectos, prototipos, muestras u otros que el licitador hubiera solicitado su confidencialidad y, no habiendo sido aceptada dicha petición, no formasen parte de la propuesta, el candidato o licitador deberá retirarlos el día de la apertura de plicas o, en su defecto, en el plazo de una semana.
23.5. Actas
Las actas habituales serán, según su orden previsto de elaboración, la de Sesión de dudas (visita de instalaciones, sesión de dudas y entrega de muestras), las de selección de cada fase, la o las de apertura de plicas, el acta de adjudicación y la definitiva formalización.
En los casos de procedimientos negociados y por fases, se obviarán aperturas públicas que correspondan a las diferentes fases, limitándose la apertura pública a la documentación inicial o final, según corresponda, si bien se extenderán y publicarán las correspondientes actas por parte de la Comisión de compras. Estas actas podrán tener efectos incluso como parte o interpretación de las ofertas a las que se refieran.
24. Información general
24.1. Conceptos básicos
Actos paralelos
Suelen denominarse a aquellos actos que tienen una misión de complemento o apoyo a un certamen o acto o se desarrollan dentro del mismo. Si conllevan un espacio expositivo suelen denominarse “Salones”, mientras que si no es así pueden tratarse de conferencias, charlas, cursos, encuentros o presentaciones e, incluso, de concursos o desfiles.
Candidato
Denominación habitual de los interesados en la participación de una licitación o convocatoria de BEC hasta su consideración como licitador, que será así llamado al presentar una plica o propuesta definitiva.
Certamen
Convocatoria pública de actos a celebrarse primordialmente en pabellones y que figura en el calendario que BEC mantiene actualizado en su página virtual.
En general, además de los días de celebración, las vías de acceso y circulación interna (o incluso externa) se ven afectadas por aquellos en los que se procede al montaje y desmontaje de la convocatoria.
Contrato
De manera genérica “contrato” suele utilizarse para referirse tanto al Borrador de contrato o Borrador de acuerdo marco, a los Acuerdos marco o Contrato en sí.
Directorio de anexos y modelos
Archivo que contiene los anexos y modelos más habituales de las licitaciones y contrataciones de BEC. Sus modelos pueden ser utilizados con carácter general ante BEC por licitadores y usuarios para los fines previstos. Se encuentra publicado en el Perfil de contratante.
Evento
Otras convocatorias que siguen premisas diferentes a los certámenes o que son organizadas, en parte o su totalidad, por agentes externos a la organización ferial (promotores, arrendatarios u otros). En general, los periodos de montaje y desmontaje o previsión de fechas, horarios y zonas afectadas resulta menos previsible que en el caso de los certámenes.
Mejoras
Deben ser diferenciadas de las denominadas como “variantes”.
Se considerarán como “mejoras“ aquellas propuestas que, respetando las premisas de metodología, materiales u otras características que se citan en las Prescripciones y Pliegos de la convocatoria, supongan una mejora de métodos, tiempos, aporten ahorros o superen las prestaciones exigidas.
Las “mejoras” forman parte de la propuesta que concursa y está sometida a valoración, dado que el Cuadro de licitación es único o que dichas “mejoras” forman parte íntegra de la propuesta misma, siendo inseparable de la misma.
Planos BEC
Planos generales de BEC, de algunos certámenes e incluso detalles pueden ser consultados en la página virtual de acceso público. Además de planos dibujados, existen publicadas fotografías, vídeos y abundantes datos que pueden servir de ayuda para la confección de proposiciones.
Presentación de diseños, proyectos, prototipos y muestras
Serán convocadas dichas sesiones cuando BEC lo considere a efectos de evaluar las propuestas recibidas. Se desarrollará en las propias instalaciones y cada licitante será convocado de forma expresa.
Recinto
Con carácter general, la denominación “Recinto” se usa para definir el total de la infraestructura de la que BEC es titular. Además de los pabellones y el edificio de oficinas y servicios generales, se incluye el edificio de almacenes sito en la parte opuesta de la autovía –“almacén satélite”–, el exterior de las construcciones, la fuente, jardines y adoquinados o embaldosados alrededor de los mismos y, así como otros elementos decorativos y urbanísticos al cargo o cuidado de BEC. Los planos generales de BEC pueden ser consultados en la página virtual.
Especialmente cuando se trate de carteles, limpieza, reparaciones y otras contrataciones, deberá tenerse en cuenta que “Recinto” se refiere a paredes y estructuras verticales, tanto desde su vista exterior como interior.
Sin embargo, a los almacenes de entrega de materiales se accede por la vía cubierta que atraviesa de Norte (Arteagabeitia o entrada principal) a Sur las instalaciones, desde el xxxxxx xx Xxxxxxxx (o acceso Sur).
Salones
Se denomina a aquellos pabellones o áreas que tienen una distinción de los demás coincidentes en la misma convocatoria; esto es, cuentan con una denominación o condiciones propias a pesar de compartir calendario y, muchas veces, horario con otros salones o convocatorias.
“Stand” o construcción expositiva
Se denomina “stand” a la caseta, quiosco o construcción de carácter temporal que es utilizado por los diferentes expositores para presentar sus productos o servicios.
Truss
Elementos decorativos suspendidos o construcciones para estructuras aéreas. Usuarios
Los de carácter externo o ajeno a BEC suelen ser:
a) Expositores.
b) Promotores y arrendatarios de espacios.
c) Visitantes.
d) Montadores o decoradores.
Se destacan los usuarios de las instalaciones de BEC dada la habitualidad con la que los productos y servicios solicitados por BEC, y por el que resulta ser cliente de un adjudicatario o proveedor, no es el usuario final de lo solicitado e incluso su propio cliente carece de esa cualidad de ser usuario final.
Variantes
Consúltese Mejoras y las diferencias entre Variantes y Mejoras.
Serán consideradas Variantes aquellas alteraciones propuestas en la metodología, materiales u otras características que se citan en las Prescripciones y pliegos de la convocatoria que supongan una alternativa a las condiciones ofertadas.
Las Variantes deberán respetar el objeto del contrato y las condiciones mínimas requeridas, pero, a diferencia de las denominadas Mejoras podrán contar con precios, tarifas o importes diferenciados de la propuesta que se presente a valoración, si bien deberán respetar los máximos (o mínimos, según proceda) de los Cuadros de licitación que se hubieran publicado en la convocatoria.
Las Variantes son acordadas con el que ya hubiera sido designado adjudicador, mientras que las
Mejoras forman parte de la propuesta misma. Visita de las instalaciones y Sesión de dudas
Convocatoria que puede tratarse tanto de un recorrido y descripción de las instalaciones como para la entrega de elementos y documentos útiles para la confección o presentación de las plicas. También incluirá una sesión de dudas tanto de la visita como de cualquier otro tipo o, incluso, la entrega como de los pliegos de la convocatoria.
24.2. Idiomas y nacionalidad
Toda la documentación aportada deberá estar redactada o traducida a alguno de los idiomas oficiales de la Comunidad Autónoma de Euskadi y contar, en su caso, con autentificación de notarios del país de origen y apostilla de La Haya.
No obstante, por el órgano de contratación y bajo su responsabilidad podrán aceptarse, sin necesidad de traducción, los documentos redactados en otros oficiales en la Unión Europea, que surtirán los efectos que les fueran atribuidos.
Toda alusión al DNI (documento nacional de identidad) se entenderá referida, también o alternativamente, a “pasaporte” o identificación sustitutiva que haya de surtir iguales efectos en la Unión Europea, ya fuera acompañada de traducción o cuantas certificaciones se entendiesen al uso.
24.3. Formatos y soportes de presentación
Todo documento requerido será presentado, en todo caso, en soporte físico, escrito a máquina o reproducido en impresora. Cuando se exijan uno y otro, físico y digital, ambos deberán ser idénticos, debiendo ser legibles con los programas de uso habitual en BEC y su entorno, para aclarar o concretar lo cual podrán contactar con BEC o exponerlo en la correspondiente Sesión de dudas.
En el caso de coexistir formatos digitales e impresos, serán estos últimos los que prevalezcan en caso de discrepancia con el soporte digital si a pesar de la tara fuera definitivamente aceptado el documento por ser calificada como discrepancia leve o mero error de impresión.
Para aquella documentación opcional, quedará a criterio del licitador el formato y soporte de presentación, no así en el caso de obligatoriedad, en cuyo caso, deberá ser presentado en soporte físico, reproducido en impresora, el contenido del soporte digital que se adjunte.
En cualquier caso, las descripciones, fotografías, folletos y contenido en general podrá además ser presentado en discos compactos o soportes digitales en formato de hoja de cálculo, procesador de textos o visual documentario (PDF o similar). Será la impresión de este contenido el que se incluya en el sobre o grupo documentario a efectos de lectura y manejo.
24.4. Asociación de Ferias Españolas, “AFE”
A los efectos de estadísticas y datos de similar finalidad, además de calendarios y otros de cierta utilidad, se tomarán, por defecto y cuando existan, los publicados por la Asociación de Ferias Españolas, “AFE”: xxxx://xxx.xxx.xx/.
24.5. Calendario y horarios
BEC prevé anticipadamente la celebración de una serie de certámenes y eventos en el recinto que son de conocimiento público a través de diferentes medios. Este calendario tentativo aparece actualizado y accesible en su página virtual: xxx.xxx.xx.
Básicamente, BEC suele referirse a dos (2) calendarios que coexisten:
a) Calendario de oficinas: Se denominará así al calendario y horario en los que las oficinas comerciales y administrativas de BEC se encuentren operativas. El horario de oficinas dependerá del convenio de la sociedad y suele reconocer cierta flexibilidad a su plantilla.
b) Calendario o Periodo de exposición: Que se refiere al del periodo de exposición y se atiene a los días y horario de montaje, celebración y desmontaje.
Si bien el Periodo de exposición y el Calendario de oficinas tienen especificidades que se definen a la perfección, coinciden en gran parte tanto en fechas como en horarios, se solapan.
24.6. Periodo de exposición
Se denomina Periodo de exposición al comprendido entre el inicio del montaje y la finalización del desmontaje: montaje, celebración y desmontaje de certámenes y eventos.
BEC prevé anualmente la celebración de una serie de certámenes y eventos en el recinto que son de conocimiento público a través de diferentes medios, este calendario tentativo aparece actualizado y accesible en su página virtual: xxx.xxx.xx.
El número y fechas de los eventos pueden verse alterados, sin que ello faculte al adjudicatario a solicitar ningún tipo de indemnización, incremento del precio o variación de las condiciones de su oferta. BEC tendrá informado al adjudicatario de cualquier cambio que pueda afectar al servicio, ya expresamente, ya a través de la actualización de su página virtual.
El adjudicatario cumplirá las directrices, calendarios y horarios de suministro, montaje y desmontaje que BEC establezca en cada certamen o evento en atención a sus características e importancia, sin que ello faculte al adjudicatario a solicitar ningún tipo de indemnización, incremento del precio o derecho a variación de las condiciones pactadas.
A estos efectos, BEC tendrá informado al adjudicatario de cualquier cambio que pueda afectar al servicio, ya expresamente, ya a través de la actualización del mismo en su página virtual.
El Periodo de exposición afecta de manera ostensible a las condiciones xx xxxxxxx y tránsito no sólo en el interior de las instalaciones de BEC, sino en todo su entorno.
La entrega de materiales e incluso la circulación y tránsito de vehículos y personas se ve afectada en este periodo y, dentro del mismo, de una manera heterogénea dependiendo de la actividad y naturaleza del evento. Así, la recepción de material deberá ser confirmada con antelación por parte de BEC.
24.7. Tienda on-line
La a veces denominada Carpeta de servicios, ya fuera en su versión digital, denominada Tienda on- line, o impresa, constituye un instrumento de comercialización de construcciones expositivas (“stands”, quioscos o casetas), accesorios y servicios a expositores. Su vigencia resulta ser, en general, anual y coincidente con el año natural, aplicable a aquellos certámenes y convocatorias que comienzan en su periodo de vigencia. No obstante, pueden haberse asumido compromisos con organizadores de eventos, certámenes y convenciones que comienzan en fechas próximas para la aplicación de la Carpeta del año que acaba o que comienza, de lo cual los implicados son debidamente consultados e informados.
La anticipación con la que este instrumento es confeccionado exige la presentación de modelos, precios y otros datos con tiempo suficiente para su inclusión en el diseño y su posterior confección que puede establecerse en unos seis (6) meses.
24.8. Unidades de medida
Salvo indicación expresa en contrario, todos los plazos contenidos en el presente pliego se entienden referidos a días, meses y años naturales, mientras que la referencia de “semana” será entendida como siete (7) días desde su punto xx xxxxxxx. Si el último día fuera inhábil, se entenderá prorrogado al primer día hábil siguiente. Las horas serán las vigentes en el área geográfica del lugar de ejecución y, en general, la ubicación de BEC.
Los precios se expresan, por unidad o conjunto de unidades, en euros y céntimos de euro. Para una información más detallada, véase el apartado de “Precios ofertados”.
Barakaldo, a 25 de noviembre de 2015
Comisión de compras Bilbao Exhibition Centre, S.A.
MODELOS Y ANEXOS
Con excepción de los anexos adjuntos, cuyo carácter es explicativo, los modelos y anexos de las licitaciones y contrataciones de BEC se encuentran publicados en documento o archivo separado de este, denominado Directorio de anexos y modelos, y que forman parte integrante del propio Esquema de contratación.
Hipervínculo del Directorio de anexos y modelos:
xxxx://xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx.xxx/xx-xxxxxxx/xxxxxxx/0000/00/Xxxxxxxxxx-xx-Xxxxxx-x-Xxxxxxx.xxx
Los modelos de Contrato y de Acuerdos marco de uso habitual (denominado a veces simplemente como Contrato o Borrador de contrato en los pliegos) también se encuentran publicados a los mismos efectos que el Directorio de anexos y modelos. La finalidad de dicha publicación es la mera referencia para los interesados en la contratación con BEC, ya que será frecuente la publicación del Borrador de contrato en los propios pliegos de cada licitación o convocatoria.
Esta presentación, que puede consultarse en el gráfico del Esquema de contratación, obedece a razones de sencillez de acceso y lectura e incluso de actualización de los propios modelos que se ofrecen a los interesados.
La publicación de dichos documentos se realiza en el Perfil de contratante de BEC.
Anexos más comunes
Los anexos más comunes, además de los modelos de documentos impuestos o propuestos en la propia licitación, serán:
➢ Cuadros de licitación. Salvo excepciones, suelen formar parte xxx Xxxxxx de cláusulas administrativas.
➢ Prescripciones técnicas y Datos de referencia. Suelen presentarse, ambos, en un solo archivo aparte.
➢ Borrador de contrato o Acuerdo marco (llamados también “Contrato”). Suelen presentarse en un archivo aparte.
Si el licitador echase en falta dichos contenidos como anexos al pliego específico de la convocatoria o en el Perfil de contratante, siendo aparentemente necesarios para su plica, se recomienda ponerse en contacto con BEC.
Esquema de contratación
Detalle del Esquema de contratación
El “Esquema de contratación” tiene por objeto expresar las prioridades de aplicación de cada documento y su posibilidad de consulta por las partes e interesados en ello. Así:
1. LCSP (Ley de Contratos del Sector Público), compilando la Ley 30/2007, Ley 34/2010 y Real Decreto Legislativo 3/2011.- Será la LCSP y sus normas subsidiarias las que deban primar sobre el resto de los patrones o documentos que se citan a continuación.
2. IIC (Instrucciones internas de Contratación).- Tiene, al amparo de la LCSP, por misión regular las contrataciones de BEC en los casos de contrataciones no sujetas a Regulación Armonizada.
3. Pliegos específicos.- Son los referidos a cada licitación o contratación en particular. Se trata de un conjunto de documentos que puede llegar a contar de:
➢ Carátula.- Anuncio, breviario o resumen de las características del resto de los denominados “Pliegos específicos”.
➢ Pliego administrativo (Pliego de cláusulas administrativas).- Documento principal que contendrá, generalmente como anexos suyos, el resto de documentos específicos de la licitación, salvo la propia Carátula.
➢ Prescripciones técnicas.- Documento descriptivo de las características técnicas o incluso modos de ejecución del objeto del contrato al que se refieren los “Pliegos específicos”. Pueden figurar como un apartado del anterior, como anexo del mismo o incluso por mera referencia a otros documentos publicados, si bien, en general, se publicarán o reproducirán junto al correspondiente Pliego administrativo.
➢ Borrador de contrato (Contrato propuesto).- Ya fuera en su versión de “Acuerdo marco” o contrato entre dos partes, consiste en la propuesta de Contrato que se firmará como conclusión de la licitación o proceso de contratación.
➢ Datos de referencia y otros anexos.- Como anexo de las Prescripciones técnicas o del propio Pliego administrativo, se trata de documentos que complementan o pueden ser de interés para candidatos y licitadores. En ocasiones, estos datos figuran en un apartado diferenciado del propio clausulado al que se refieren. Además de los propios Datos de referencia, de carácter histórico o numérico, pueden citarse otros posibles, como lo son los planos de instalaciones.
4. Pliego de cláusulas generales (Condiciones generales de Contratación).- Documento de contenido administrativo que recoge la casuística general de contratación de BEC y cuya aplicación se supedita a las específicas de cada licitación, complementando, así, a los denominados “Pliegos específicos” de cada convocatoria. En “contrataciones menores”, también podrá ser utilizado como pliego de referencia para acuerdos sin convocatoria específica al efecto.
5. Bases de Homologación (Lista de operadores cualificados).- Amparado en las IIC (apartado 7.3), su aplicación está destinada a los casos de contratación sin requerimiento de anuncio público. Su carácter, eminentemente técnico, persigue asegurarse de una capacitación técnica y profesional adecuadas al Recinto y características concretas del objeto de contratación, sin olvidar una mínima acreditación de la solvencia económica y financiera de las mismas; así, se reconocen las siguientes denominaciones:
➢ Acreditación.- Referida a la solvencia económica y financiera y el compromiso en materia de Riesgos laborales.
➢ Capacitación.- Si, además, hubiera demostrado cumplir con aptitudes técnicas o profesionales en la materia concreta de la que se trate.
➢ Homologación.- Término genérico empleado para cualquiera de las anteriores denominaciones. Por definición, cualquier adjudicatario de una licitación de BEC habrá cumplido con las características anteriores, por lo que también se considerará que forma parte de la Lista de operadores cualificados.
6. Directorio de anexos y modelos (Anexos y modelos generales).- Archivo que se presenta separadamente al “Pliego de condiciones generales” por meros motivos de agilidad y practicidad, pero que, a los efectos previstos, forma parte integrante del mismo.
7. Contratos y Acuerdos marco.- Además de los Borradores de contrato habituales en cada licitación, se encuentran también publicados modelos generales para los interesados.
Publicidad de los documentos
Los diferentes documentos o archivos del “Esquema de contratación” son expuestos en la dirección virtual de BEC, en su Perfil de contratante.
El conjunto denominado “Esquema de contratación” consta, separadamente y al menos, de los siguientes archivos con acceso virtual permanente:
➢ IIC o Instrucciones Internas de Contratación.
➢ Pliego de cláusulas generales o condiciones generales de las licitaciones y contratación de BEC.
➢ Bases generales de Homologación, que hacen referencia al la citada “Lista de operadores cualificados”.
➢ Directorio de anexos y modelos, que no es sino un glosario de modelos o formatos de uso común en las licitaciones y convocatorias de BEC.
Cada uno de los componentes de los “Pliegos específicos” y de las bases para una homologación concreta son publicados durante al menos la vigencia de los mismos, eliminándose luego de dicho vínculo virtual. Además, otros documentos son publicados en relación al proceso de licitación o de contratación de BEC:
➢ Acta de Visita o de Sesión de dudas.
➢ Actas de apertura.
➢ Acta de adjudicación.
➢ Acta de formalización contractual.
Con independencia de ello, la Carátula y cuanto fuese necesario de los “Pliegos específicos” es también publicado en el DOUE (Diario Oficial de la Unión Europea) y la Plataforma de contratación del Estado cuando así se requiere.
Apertura de plicas
Aplicación
Será aplicable, con las excepciones o modificaciones que en cada caso se indiquen o requieran, a las aperturas de las proposiciones o documentos relativos a las licitaciones o convocatorias de BEC, con independencia de la fase o procedimiento del que se trate.
Consideraciones previas
El conjunto de actuaciones referidas a la apertura se denominará “Apertura de plicas”.
Los contenidos, bloques documentarios o sobres (en general tres) serán analizados de manera secuencial, siguiéndose para ello las premisas recogidas en el RDL 3/2011, de 14 de noviembre. Las características y condicionantes se expresan a continuación.
La apertura de plicas, asistentes y circunstancias de cada acto se reflejarán en un acta a los efectos de cualquier comprobación y que sea recogida cualquier observación por parte de los licitadores o representantes de las sociedades que presenten propuestas o estuvieran afectadas por la convocatoria.
Las actas serán comunicadas a los interesados a través de las direcciones que figuren en los sobres o bloques que forman parte de sus propias plicas. Xxxxx, además, y siempre que la confidencialidad de datos lo permita, publicadas en el Perfil de contratante de BEC.
Alteraciones de lugar, fecha y hora
En el caso en que cualquier circunstancia hiciera alterar una convocatoria de apertura de proposiciones o documentos, BEC se reserva el derecho de variar la misma mediante una o varias de las siguientes vías:
a) Anuncio en su página virtual.
b) Comunicación directa telefónica o correo electrónico según datos indicados en el exterior de la documentación o sobres de las ofertas recibidas.
c) Entrega en mano de la nueva convocatoria al certificar la recepción de las propias plicas.
No será considerada alteración de hora el retraso en su inicio de hasta una (1) hora o el mero cambio del local concreto en las propias instalaciones en donde se convocase la apertura que, en general, se realizará en el Xxxxx 0 del Eaco (Edificio de Acogida, Congresos y Oficinas).
A estos efectos, será aplicable cualquier alteración derivada por imperativos de los plazos mínimos exigibles para las fases de la propia apertura y la secuencia descrita en la misma.
Accesibilidad de propuestas
La documentación y propuestas sujetas a apertura pública o abierta a asistentes ajenos al adjudicador, serán ofrecidas para su análisis a los asistentes, no así a su copiado, fotografiado o toma de imágenes, mediante el soporte o sistema que fuera.
Se eximen de esta posibilidad de examen:
➢ La documentación societaria que no fuera de carácter público, salvo en cuanto a la verificación de su existencia o inclusión en la propuesta se refiere.
➢ Los diseños, proyectos, prototipos, planes y propuestas que hubieran sido aceptados como de carácter confidencial o que comprometa la posición de terceros ante los asistentes, siempre y cuando el licitador del que se trate se manifieste en tal sentido.
La propia Propuesta económica o de variables “cuantificables mediante fórmula”, serán siempre de pública consulta, no existiendo posibilidad de retraerse del examen de los asistentes al acto.
En general, existirá el derecho a verificar la existencia e inclusión de cualquier documento o elemento que la convocatoria hubiera obligado a presentar, sin que exista derecho a su copia, reproducción o memorización, salvo en lo referente a índices y variables “cuantificables mediante fórmula”, obteniéndose, en su caso, dichos detalles, mediante el acceso al correspondiente acta.
Apertura y examen de las Acreditaciones societarias
Los bloques o sobres correspondientes a las Acreditaciones societarias se abrirán sin presencia de público.
La Comisión de compras analizará la documentación aportada y, si así procediese, solicitará por escrito las subsanaciones pertinentes, que deberán ser aportadas en BEC con el límite del inicio de la apertura de las Propuestas técnicas y profesionales, pudiendo incluso formar parte del inicio del mismo.
El acta se denominará Acta de calificación, y contendrá la relación de licitadores, según lotes que pudieran existir, y su calificación como “Apto”, “No apto” o “Plica a subsanar”. En este último caso, podrá detallarse el motivo de tal calificación.
Actas de calificación y valoración
En los casos que para una apertura de plicas sea necesaria la previa publicación o acta, la misma será aplazada y la nueva o nuevas convocatorias realizadas por la Comisión de compras mediante comunicación en el Perfil de contratante y confirmado por correo electrónico.
Apertura y examen de las Propuestas técnicas y profesionales
La apertura de las Propuesta técnica y profesional se realizará en acto público, una vez concedidos los correspondientes plazos para las subsanaciones requeridas. La construcción de prototipos, exposición de una propuesta o de muestras, se entenderá como parte de la propuesta misma, ateniéndose a los condicionantes del proyecto o propuesta a los que se refiera en cada caso.
Se emitirá del acto el documento denominado Acta de apertura técnica, que hace referencia a los contenidos de aspectos “no cuantificables mediante fórmula”. Esta acta corresponderá a los asuntos tratados en el propio acto de apertura al que se refiere.
En una fase posterior serán abiertos aquellos sobres o bloques que hagan referencia a las variables cuyo cálculo se obtenga mediante formulación. Será al comienzo de la dicha fase, o con anterioridad a ella, cuando se dictaminen las valoraciones de las variables de esta.
En su caso, las alegaciones sobre las valoraciones de esta fase deberán ser realizadas con anterioridad a la apertura de los sobres correspondientes a la siguiente.
Apertura y examen de las Propuestas económicas
La apertura de la Propuesta económica y Cuadros de licitación se realizará en acto público, que incluso podrá ser convocado como continuación de la apertura de las Propuestas técnicas y profesionales.
Se emitirá del acto el documento denominado Acta de apertura económica, que hará referencia a los contenidos de aspectos “cuantificables mediante fórmula” o de cálculo mediante fórmula. Esta acta corresponderá a los asuntos tratados en el propio acto de apertura al que se refiere, que se verá complementado por los correspondientes Cuadros de licitación.
Apertura en el caso del Procedimiento negociado
En los procedimientos negociados, para la apertura final de propuestas o en el caso de tratarse de fases que fueran eliminando candidatos, las aperturas serán reservadas a los que aún mantuviesen posibilidades de selección como adjudicatarios.
Cuando la fase de negociación constituya la mera elaboración y adhesión a unos métodos, planes, medios o proyectos de carácter mínimo –“Memoria de adhesión”, “Proyecto de adhesión” o, simplemente “Adhesión”-, con independencia de que cualquier candidato pueda solicitar la aplicación de otras premisas, incluida la apertura pública o por fases, BEC podrá optar por la apertura de proposiciones sin asistencia.
Sin embargo, cuando se exija una nueva entrega de tablas o propuestas sometidas a puntuación mediante aplicación de fórmulas, BEC convocará a los candidatos que aún tuvieran posibilidades de adjudicación a una apertura de plicas o, en su defecto, elaborará un acta que incluya las propuestas recibidas, remitiéndola a cada uno de los implicados a la dirección que hubieran facilitado como oficial a efectos de la licitación.
Se aplicará, por defecto, el procedimiento ya descrito, según se trate de bloques documentarios “cuantificables automáticamente” o no, con la excepción de reservarse la asistencia a aquellos que tuvieran posibilidades de resultar adjudicatarios de dicha licitación.
Apertura única
En caso de coincidencia de las aperturas de las Propuestas técnicas y profesionales y Propuestas económicas y Cuadros de licitación, se confeccionará un único documento, denominándose simplemente Acta de apertura de plicas, que hará referencia a los aspectos tanto “cuantificables” como “no cuantificables automáticamente”. Incluirá como anexos los correspondientes Cuadros de licitación.
La apertura única se utilizará también en los casos en los que existiese una única plica presentada a la convocatoria. La medida sería recogida en actas del primer acto de apertura convocado, publicada en el Perfil de contratante de BEC y, a todos los efectos, sería considerada como definitiva sin necesidad de modificar cláusula alguna de la convocatoria, asumiendo la Apertura de las Propuestas técnicas y profesionales aquellas tareas previstas para la Apertura de las Propuestas económicas.
Subsanación
Si se observasen defectos en alguna documentación presentada, BEC podrá conceder, si lo estima conveniente, un plazo no superior a tres (3) días laborables en el calendario de BEC para que el licitador subsane las deficiencias (Periodo de subsanación de deficiencias). Asimismo, el adjudicador podrá solicitar cuantas explicaciones e información complementaria estime conveniente acerca de las ofertas de los licitadores.
A estos efectos, la pública notificación en el acto de apertura, encontrándose el licitador o su representante presente, se entenderá como petición oficial a todos los efectos.
Sin que se trate de una lista exhaustiva sino meramente indicativa de algunos de los casos, en concreto, se considerarán defectos, aunque subsanables, los siguientes:
➢ Falta de identificación de un CD o soporte digital.
➢ Falta de soporte digital, existiendo su correspondiente impresión en papel o soporte físico, si bien la posterior entrega del digital deberá coincidir con absoluta exactitud a la entrega ya realizada, en soporte físico.
➢ Errores en un desglose de importes que no se puntúe sino su total a efectos de valoración de plicas.
Procedimientos de puntuación
El procedimiento que se describe es de aplicación a aquellas variables numéricas o cuantificables que formasen parte de los criterios de valoración.
En los casos en los que un Cuadro de licitación u otra distribución se hubiera presentado con porcentajes inexactos cuyo resultado fuera diferente del 100%, un valor absoluto u otro que sirviese de referencia, se recalcularán los pesos específicos o ponderaciones en base al valor dado a cada elemento, siendo nulo a dichos efectos aquel que no contara con porcentaje o cifra alguna indicada.
Conceptos y fases de puntuación
Serán de aplicación los procedimientos y fórmulas que en cada Pliego se contemple; no obstante, se recurrirá, por defecto, a los siguientes procedimientos, valores y conceptos, que se concretan en fases diferenciadas.
Eliminación de ofertas rechazadas: No formarán parte de la consideración a efectos de puntuación y deberá aplicarse en primer lugar.
➢ Descarte previo: Xxxxx excluidas las licitaciones que por incumplimiento de condiciones técnicas, plazos u otros motivos hubiesen resultado rechazadas, incluso si un cuadro no hubiera sido completado, habiéndose dejado algún precio o tarifa por ofertar.
➢ Presupuesto máximo: Se rechazará en este proceso cualquier oferta que, si se hubiera indicado, superase el máximo de licitación (o no alcanzase el mínimo) de los Pliegos o Cuadros de licitación indicados para alguno de los elementos de la oferta, del bloque o del lote del que se trate. En cualquiera de los casos, la eliminación abarcará el lote en su conjunto.
➢ Ofertas temerarias o desproporcionadas: Siempre con entrevista o contacto con el licitador, y permitiendo alegar sobre la posible temeridad de su oferta, se eliminarán dichas ofertas antes de proceder a los cálculos de valoración de las aceptadas.
Ofertas temerarias o desproporcionadas
BEC podrá tener como ofertas desproporcionadas o temerarias las que se indican a continuación. A esta consideración, el licitador podrá realizar, por escrito, las alegaciones que considere pertinentes para que XXX considere dicha oferta como definitivamente aceptable a rechazada.
Aplicable sólo en los casos en que exista una única cifra (o porcentaje) a ofertar; podrá ser considerada temeraria aquella oferta inferior al 50% del máximo fijado o supere el 200% del mínimo que hubieran sido fijados en el cuadro de licitación como límite aceptable de ofertas.
Cuando existan diferentes elementos sobre los que emitir oferta en el Cuadro de licitación del lote, se podrá considerar temeraria o desproporcionada la oferta que cumpla las premisas siguientes:
➢ Número mínimo de ofertas: cinco (5) será número mínimo de ofertas a estos efectos. Cuando existan menos ofertas de las indicadas, BEC no aplicará estas premisas matemáticas para evaluar “la desproporcionalidad” de una oferta.
➢ Media: media aritmética o suma de los valores entre número de ellos.
➢ Margen superior e inferior: con la media calculada tal y como se ha descrito, se considerará una banda resultante de entre el 130% (margen superior) y el 70% (margen inferior) de dicha media.
➢ Valor u oferta desproporcionada: si se hubiera fijado en los propios Pliegos de la licitación, se tomará dicho valor; sino, será considerada desproporcionada o temeraria la oferta que, encontrándose fuera de dicha banda, tampoco alcanzase el 70% (130% si la temeridad pudiera darse por superación) de la oferta más ventajosa que sí se encontrase dentro de ella. La consideración de una oferta como desproporcionada o temeraria contará con la subsiguiente consulta al licitante, por lo que será considerara a dichos efectos como una resolución provisional.
Intervalos y signos de la puntuación
Intervalo de puntuación:
➢ Valor superior del intervalo: si lo hubiera, el máximo de licitación fijado en Pliegos o Cuadros de licitación; en caso contrario, valor más alto de las ofertas válidas.
➢ Valor inferior del intervalo: si lo hubiera, el mínimo de licitación fijado en Pliegos o Cuadros de licitación; en caso contrario, valor más reducido de las ofertas válidas.
➢ Intervalo de puntuación: valor absoluto del tramo de ofertas que obtendrán puntuación por este criterio. Será la resta del valor superior y el valor inferior que se calculen.
Puntuación:
➢ Signos: los signos de las fórmulas se acomodarán a la coincidencia de la oferta más o menos ventajosa con los valores superiores o los inferiores.
➢ 100% puntos: no existe premisa alguna que asegure la concesión de la totalidad de puntos a la mejor oferta, ya que sólo será así cuando coincida con el extremo del intervalo de puntuación más ventajoso para el mismo licitador en cada variable a puntuar y solamente él.
➢ Gratuito, división “0/0” o indeterminación: se tomará el valor más lógico, máximo o mínimo, según proceda respecto al resto de ofertas, favoreciendo los intereses del adjudicador; en general, 100% para las ofertas de gratuidad en precios a pagar y cero para el resto. En el caso de tratarse de cánones, comisiones o importes a pagar al adjudicador, cero para la xxxxxxxx sin pago. En el resto de casos, según fórmula y procedimiento de puntuación.
➢ Igualdad unánime de tarifas: cuando así ocurra para la totalidad de ofertas de una variable o elemento o hubiera una única oferta o licitador, se valorará o ponderará el 50% de los puntos de dicha variable o elemento a todos los licitadores.
➢ Valores negativos: cualquier valor puntuable que por aplicación de una fórmula resultase menor que cero, tendrá una puntuación nula para dicha variable, sin menoscabo del resto de puntuaciones en otros elementos o de otros criterios de valoración.
Procedimientos de puntuación
Serán de aplicación prioritaria aquellas fórmulas y procedimientos que se hubiesen especificado en los Pliegos específicos de cada licitación. Por defecto, se aplicará la Puntuación directa y la “Fórmula GVm” (GVm) a cada variable ofertada por el licitador.
El resultado de las fórmulas o puntuaciones será aplicado al valor o porcentaje que represente la variable, oferta o valor a puntuar, si bien antes se habrán determinado los rechazos, valores temerarios y, en su caso, intervalo de puntuación, tal y como se ha descrito.
Se distinguen los siguientes casos:
➢ El procedimiento más simple, consistirá en la mera aplicación de una fórmula a cada variable de las ofertas económicas y variables cuantificables de las proposiciones recibidas. Este procedimiento se denomina€ Puntuación directa.
➢ Cuando el número de elementos sobre los que se oferta sea muy elevado, se utilizará el paso previo de estimar un precio o “valor representativo” para el conjunto ofertado por un licitador€ Valor conjunto.
➢ Existiendo escasos elementos o variables a puntuar pero número elevado de licitadores, se utilizarán cálculos intermedios que colaboren en una adecuada discriminación de las ofertas económicas y variables cuantificables€ Procedimiento de Puntuación por intervalos.
➢ Cuando al mismo tiempo el número de variables o elementos y el de licitadores es elevado, puede aplicarse una combinación de los anteriores€ Procedimiento Mixto o Valor múltiple.
Procedimientos de puntuación | Escasos licitadores | Numerosos licitadores |
Directo de cada elemento (variable) | Puntuación directa | Por intervalos |
Cálculo de valor representativo | Valor conjunto | Mixto |
Puntos otorgados= Puntos máximos variable x Resultado de la fórmula | ||
Puntuación directa
Se aplicará el procedimiento de Puntuación directa especialmente cuando no se exprese ponderación o límites de cada uno de ellos, no sean de aplicación o se renuncie al empleo de límites y márgenes, no pueda calcularse lo que representa la oferta conjunta de elementos como un valor definido o el número de precios o valores sea numeroso y desvirtúe el empleo de otros procedimientos.
1. Eliminación de rechazos: Se eliminarán aquellas ofertas que no respetasen máximos o mínimos de licitación, del bloque o incluso de alguna de las variables del cuadro de licitación y, en su caso, las ofertas que resultasen temerarias.
2. Fórmula de puntuación: Se aplicará a cada elemento o valor a puntuar la fórmula elegida.
3. El total de puntos será la mera suma de cada puntuación obtenida en cada variable multiplicada por la ponderación asignado a cada elemento.
Valor conjunto
No será de aplicación cuando existan menos de tres (3) ofertas en competencia o si alguna de las variables xxx Xxxxxxx de licitación a tener en cuenta en la fórmula estuviese sin limitación para la realización de ofertas. En dicho caso, se aplicará el procedimiento de Puntuación directa a cada variable del Cuadro.
En el caso de que el número de ofertas no alcance el exigido para ello, podrá BEC optar por tomar los precios o tarifas limitadas como una oferta a efectos de aplicación de fórmula o emplear el procedimiento de Puntuación directa.
Este procedimiento consiste en la aplicación del procedimiento de Puntuación directa después de realizar un cálculo para estimar lo que representaría una oferta por el conjunto de los elementos.
Ese cálculo supone aplicar a cada variable o precio del elemento su correspondiente ponderación; esto es, se multiplicará el peso específico o ponderación de cada variable por el precio u oferta del mismo, denominándose a este cálculo “Valor representativo”, que no es sino una estimación de lo que sería una oferta global del conjunto de elementos.
1. Oferta tipo: Después de la eliminación por rechazos, se tomará la estimación de unidades o cantidades a solicitar en un año o periodo de referencia. Por defecto, serán las ponderaciones mismas las que compongan la “Oferta tipo”, si bien BEC podrá establecer ponderaciones, cantidades, número o cadencias específicas a tales efectos.
2. Valor representativo: Se hallará el Valor representativo de cada oferta a puntuar.
Valor representativo (VR)€ ∑ (Ponderaciónn x Valorn)
3. Fórmula de puntuación: Se aplicará la fórmula que se determine al Valor representativo
de cada oferta a puntuar.
Procedimiento por intervalos
No será utilizado cuando proceda la aplicación de las fórmulas denominadas “EJG” y “EJA”.
Procedimiento diseñado para una más adecuada discriminación de valores extremos en licitaciones con numerosas y dispersas ofertas a evaluar de un limitado número de elementos a puntuar. Si los elementos a presupuestar fueran muy numerosos, el Procedimiento mixto resultará menos complejo.
Consiste en la obtención de sucesivos intervalos y medias en función de las propias ofertas recibidas. Se procede a una descripción exhaustiva del método a emplear:
1. Media: La primera de ellas se obtiene del conjunto de ofertas consideradas válidas, eliminando las rechazadas por valores que superasen máximos (o no alcanzasen mínimos) determinados por la propia convocatoria y los considerados temerarios.
2. Descarte: Se fijará sumando el margen superior (20% si no se hubiera determinado otro) a la media obtenida. Dejará de considerarse cualquier oferta que exceda del margen superior de esa media calculada para la obtención de las medias sucesivas. Cuando el valor más ventajoso corresponda al más alto, se procederá de forma inversa.
3. Medias sucesivas: De las restantes, cuando superasen el número mínimo de ofertas, se obtendrá una nueva media y su margen superior (o inferior) resultante de la misma.
4. Si todas las ofertas estuviesen comprendidas en el intervalo así calculado o si no superasen el número mínimo de ofertas, se cesará en el cálculo de nuevas medias. En caso contrario, se procederá a descartar las que no estuviesen contenidas en el intervalo.
5. Intervalo prioritario: El intervalo resultante de las medias sucesivas realizadas con anterioridad será puntuado según la Fórmula de puntuación “FPI”.
6. Ofertas evaluables: Serán evaluadas todas aquellas aceptadas a licitación y contenidas en el presupuesto máximo que no hubieran sido consideradas temerarias o desproporcionadas, si bien podrá ser nula la puntuación obtenida. En todo caso, su fórmula de puntuación será la simple “FPS” o la que se hubiera determinado.
Los detalles de la formulación y conceptos se explican en sus apartados concretos.
Procedimiento mixto
No será utilizado cuando proceda la aplicación de las fórmulas denominadas “EJG” y “EJA”.
Procedimiento diseñado para una más adecuada discriminación de valores extremos en licitaciones con numerosas y dispersas ofertas a evaluar y que, además cuenta con numerosos elementos a ofertar para la valoración de un mismo criterio.
Las limitaciones de este procedimiento son las ya señaladas para el de “Valor conjunto”, por lo que también dependerá del número de ofertas a valorar.
Consistirá en la aplicación del Procedimiento por intervalos después de realizar un cálculo para estimar el “Valor representativo” de la oferta.
Se habrá de realizar el paso previo consistente en calcular el “Valor representativo” de la oferta mediante la multiplicación del peso específico a cada variable para tratarla como si se tratase de un único valor u oferta global.
1. Oferta tipo: Después de la eliminación por rechazos, se tomará la estimación de unidades o cantidades a solicitar en un año o periodo de referencia. Por defecto, serán las ponderaciones mismas las que compongan la “Oferta tipo”, si bien BEC podrá establecer ponderaciones, cantidades, número o cadencias específicas a tales efectos.
2. Valor representativo: Se hallará el Valor representativo de cada oferta a puntuar.
Valor representativo (VR)€ ∑ (Ponderaciónn x Valorn)
3. Fórmula de puntuación: Se aplicará la fórmula que se determine al Valor representativo
de cada oferta a puntuar.
4. Procedimiento por intervalos: Que se aplicará la fórmula a cada Valor representativo u oferta a puntuar.
Fórmulas de puntuación aplicables
A utilizar en los diferentes procedimientos:
Denominación | Abreviatur a | Fórmula | Observaciones |
Fórmula GVm | GVm | Omin/Ov | Se aplicará cuando no se estipule otra concreta y la mejor oferta corresponda a valores menores |
Fórmula GV2 | GV2 | Omax/Ov | Cuando la oferta más alta es la más ventajosa para el adjudicador |
Formulación general | EJG | 1-[(Ov- Omin)Pot/OminPot] | Expresión general, donde Omin puede sustituirse por Omax cuando sea este el más ventajoso para el adjudicador |
Fórmula de puntuación de adjudicaciones | EJA | 1-(Omin/Ov) | Se aplicará cuando no se estipule otra concreta y la mejor oferta corresponda a valores altos |
Fórmula de puntuación del intervalo prioritario | FPI | 1-[(Ov- Omin)Pot/IntPot] | Pudiendo “Pot” tomar el valor que se le asigne en cada caso |
Alternativa modificada | FPM | 1-[(Omax-Ov)/Int] | Si los valores más altos fueran los más favorables de la alternativa |
Valor representativo | VR | ∑ (Ponderaciónn x Valorn) | Sumatorio de cada productorio de ponderación x valor a evaluar |
Intervalo | Int | Omax-Omin | Se supondrá en valor absoluto |
Media | --- | ∑ (Valorn/n) | Media aritmética simple |
Cuando una división resulte ser “0/0” o una indeterminación cualquiera, se tomará el valor más lógico, máximo o | |||
mínimo, según xxxxxxx, respecto al resto de ofertas recibidas.
La fórmula a emplear, cuando se trate de límites mínimos en vez de máximos, será invertida para dicha adecuación.
Los resultados de las fórmulas serán expresadas en porcentajes cuando corresponda y donde:
Ov= Cada oferta, importe o precio a valorar.
Omin= Límite inferior del intervalo u oferta más (o menos) ventajosa, según proceda.
Omax= Límite superior del intervalo u oferta menos (o más) ventajosa, según proceda. En ofertas en las que la más ventajosa corresponda al valor más alto (descuentos, comisiones, etcétera), sustituirá al límite inferior del intervalo.
Int= Intervalo de puntuación. Se supondrá siempre tomado en valor absoluto para las fórmulas indicadas. Se calculará como diferencia de la oferta más ventajosa frente al límite establecido en la convocatoria o, en su caso, oferta menos ventajosa.