ÍNDICE

ÍNDICE

CONTENIDO PÁGINAS

INTRODUCCION 4

1. MARCO LEGAL DE LA CONTRATACION ESTATAL 4 a 8

2. ASPECTOS GENERALES DE LOS CONTRATOS ESTATALES 9

2.1. Naturaleza de los Contratos Estatales 9 a 12

2.2. Fines de la Contratación Estatal. 12

2.3. Principios Rectores de la Contratación Estatal 12 a 14

2.4. Competencia, Delegación, desconcentración y capacidad para

Contratar. 14 a 17

2.5. Inhabilidades e Incompatibilidades para contratar. 17 a 23

2.6. Aspectos de Planeación y Presupuestales inherentes a los

Contratos Estatales. 23 a 26

2.7. Requisitos de perfeccionamiento y Ejecución de los Contratos

Estatales. 2.8. Publicidad de los Contratos Estatales. 2.9. Derechos y deberes generales del contratista y de la Entidad	26 a 00 00 x 00 00 a 32
3. IDENTIFICACION DISTINTAS CLASES DE CONTRATOS	32
3.1. Contrato de Obra	32 a 35
3.2. Contrato de Prestación de Servicios	35 a 37
3.3. Contrato de Consultoría	37 a 38
3.4. Contrato de Suministro	38 a 39
3.5. Contrato de Compraventa	39
3.6. Contrato de Concesión	39 a 40
3.7. Contrato Interadministrativo	41
3.8. Contrato de Empréstito	41 a 42
3.9. Contrato xx Xxxxxxx Pública y Encargo Fiduciario	42 a 43
3.10. Contrato de Seguros	43
3.11. Contrato de Intermediación de Seguros	43
3.12. Contrato de Arrendamiento.	43 a 44
3.13. Contrato de Transporte	44
3.14. Contrato de Comodato	44
3.15. Contrato de Prestación de Servicios de Salud	44 a 45
3.16 Convenios interadministrativos	45

3.17 Contratos de interés público 45

3.18 Convenios de asociación 45 a 46

4. CONTENIDO BÁSICO Y ALCANCE GENERAL DE LOS DOCUMENTOS CONTRACTUALES MÁS RELEVANTES DENTRO DE U N PROCESO DE SELECCIÓN 46

4.1. Estudios previos 46 a 49

4.2. Pliego de Condiciones 49 a 54

4.3. Contrato 54 a 55

4.3.1. Numeración de los Contratos 55

5. DOCUMENTOS QUE APORTAN LOS CONTRATISTAS. 55 a 57

6. FUNCIONES EN CONTRATACIÓN PÚBLICA 57 A 61

7. PROCEDIMIENTO MODALIDADES DE SELECCIÓN 61 A 66 LICITACIÓN PÚBLICA 67 A 79

SELECCIÓN ABREVIADA.

Adquisición de bienes y servicios de características técnicas uniformes y de común utilización, subasta inversa. 80 A 93

Adquisición de bienes y servicios de características técnicas

uniformes y de común utilización, bolsa de productos. 93 a 100 Menor cuantía. 101 a 114

Contratos para la prestación de servicios de salud. 114 a 128 Contratación cuyo proceso de licitación pública haya sido

declarado desierto. 128 a 141

Productos de origen o destinación agropecuaria Bolsa 142 a 149 Contrato programas de protección de personas 149 a 163

CONCURSO DE MÉRITOS.

Concurso de méritos abierto Selección de proyectos de arquitectura Concurso de méritos con precalificación Concurso de méritos intermediario de seguros	163 a 178 178 a 190 191 a 193 194
CONTRATACIÓN DIRECTA	194 a 203
CONTRATACIÓN DE MÍNIMA CUANTÍA	203 a 211
CONTRATOS CON ORGANISMOS INTERNACIONALES ENAJENACIÓN DE BIENES DEL ESTADO	212 a 215
Enajenación de bienes del Estado directa.	216 a 224
Enajenación de bienes subasta pública.	225 a 235
Enajenación de bienes del Estado selección de promotores,

Xxxxxxxxx, martillo o comisionistas. Enajenación de bienes del Estado a título gratuito.	235 a 250 250 a 254
CONVENIOS INTERADMINISTRATIVOS	255 a 262
CONVENIOS DE ASOCIACIÓN	263 A 270
CONTRATOS DE INTERÉS PÚBLICO	271 a 279
CONTRATO DE PRESTACIÓN DE SERVICIO EDUCATIVO	279 a 291
8. PROCEDIMIENTO DE LAS AUDIENCIAS.	292
8.1. Audiencia de Asignación de Riesgos	292 a 294
8.2. Audiencia de Aclaración de Pliegos	294 a 296
8.3. Audiencia de Adjudicación	296 a 297
9. GARANTIAS Y SU APROBACION.	298 a 299
10. ANTICIPO Y PAGO ANTICIPADO	299 a 301
11. CONTRATOS ADICIONALES Y MODIFICACIONES	301
12. SUSPENSIÓN DE LOS CONTRATOS	301 a 302
13. CESION DE LOS CONTRATOS	302 a 303
14. PROCEDIMIENTO PARA LA IMPOSICION DE MULTAS	303 a 305
15. PROCEDIMIENTO PARA LA DECLARATORIA DE CADUCIDAD DEL CONTRATO Y COBRO DE LA CLÁUSULA PENAL
PECUNIARIA	305 a 308
16. ROMPIMIENTO EQUILIBRIO ECONOMICO DEL CONTRATO	308 a 312
17. PLAN DE ADQUISICIONES BIENES, SERVICIOS Y OBRA	313
18. ADMINISTRACIÓN, IMPREVISTOS Y UTILIDAD	313 a 314
19. CONTRATOS DE PUBLICIDAD	314
20. PUBLICACIÓN PROYECTOS DE INVERSIÓN	314 a 315
21. PUBLICACIÓN ACTAS Y SENTENCIAS SANCIONATORIAS	315

INTRODUCCION

La actividad contractual de las entidades estatales es una manifestación de su función administrativa, razón por la cual los procesos de selección, celebración y ejecución de los contratos estatales, deben ceñirse a los principios generales del derecho, estar en armonía con los postulados que orientan la Función Pública, cumplir con lo dispuesto en el Estatuto General de la Contratación Administrativa, las funciones internas en materia contractual y las demás disposiciones normativas que regulan la materia.

El presente Manual de Contratación como documento del Proceso M9P2 ADQUIRIRBIENES Y SERVICIOS, tiene como propósito fijar las directrices, estándares, lineamientos, procedimientos y pautas de la actividad contractual que deba adelantar la Xxxxxxxxxxx xxx Xxxxxxxxxxxx xxx Xxxxx xxx Xxxxx en el cumplimiento de su misión institucional.

Las directrices establecidas han sido formuladas con la finalidad de afianzar la eficiencia, eficacia, legalidad, economía, trasparencia, celeridad e impacto de los procesos contractuales.

Resulta indispensable, entonces, que todos los ejecutores del gasto, servidores públicos, contratistas y en general todas las personas que de una u otra manera tienen injerencia en los procesos de contratación, cuenten con un instrumento de consulta ágil y sencillo que ilustre de manera clara el proceder de la Administración Departamental en su actividad contractual, y los derechos, obligaciones y responsabilidades de quienes participan en dichos procesos.

Por lo anterior, este Manual se constituye en una importante herramienta de guía e información, actualizada con las disposiciones normativas vigentes, que precisa los procedimientos, las actividades, las tareas, las funciones, los funcionarios y dependencias intervinientes, los documentos que se generan y todos los asuntos propios de la realización de los procesos de selección, en cumplimiento de lo contemplado en el artículo 8.1.11° Del Decreto Reglamentario número 0734 de 2012.

1. MARCO LEGAL DE LA CONTRATACION ESTATAL.

El Departamento xxx Xxxxx del Cauca, de conformidad con el artículo 286 de la Constitución Política es una Entidad Territorial, cuyo régimen contractual es el previsto en el Estatuto de Contratación de la Administración Pública, (Ley 80 de

1993, Ley 1150 de 2007, Ley 1474 de 2011, Decreto Reglamentario 0734 de 2012) y demás normas que la reglamenten, modifiquen o complementen, según lo dispuesto en el literal a) numeral 1 del artículo 2º de la citada Ley 80.

Se debe prestar especial atención igualmente a las normas que contienen regulaciones especiales para la prestación de servicios de salud y de educación.

También, en artículo 355 de la CARTA MAGNA se contemplan los contratos de interés público.

Por su parte, la Ley 489 de 1998 establece los convenios interadministrativos en su artículo 95 y en el 96 los convenios de asociación.

Igualmente y según lo establece el artículo 13 de la Ley 80 de 1993, a la contratación estatal le son aplicables las disposiciones comerciales y civiles pertinentes en aquellas materias no reguladas por la misma.

CONSTITUCIÓN POLÍTICA:

Artículo 355.

LEYES:

Ley 80 de 1993, Por la cual se expide el Estatuto General de Contratación de la Administración Pública.

Ley 190 de 1995, Por la cual se dictan normas tendientes a preservar la moralidad en la Administración Pública y se fijan disposiciones con el fin de erradicar la corrupción administrativa.

Ley 678 de 2001, Por medio de la Cual se Reglamenta la Determinación de la Responsabilidad Patrimonial de los Agentes del Estado a Través del Ejercicio de la Acción de Repetición o Llamamiento en Garantía con Fines de Repetición.

Ley 816 de 2003, Por medio de la cual se Apoya a la Industria Nacional a Través de la Contratación Pública.

Ley 1150 de 2007, Por medio de la cual se Introducen Medidas para la Eficiencia y la Transparencia en la Ley 80 de 1993 y se Dictan Otras Disposiciones Generales Aplicables a toda Contratación con Recursos Públicos.

Ley 1474 de 2011, Por medio de la cual se Dictan Normas Orientadas a Fortalecer los Mecanismos de Prevención, Investigación y Sanción de Actos de Corrupción y la efectividad del Control de la Gestión Pública.

Decreto Legislativo 0019 de 2012, por el cual se dictan normas para suprimir o reformar regulaciones, procedimientos y trámites innecesarios existentes en la Administración Pública.

Decreto 0053 de 2012, por el cual se corrigen unos yerros en el Decreto Legislativo 19 de 2012.

Ley 489 de 1998.

LEYES EN EL SECTOR SALUD:

Ley 100 de 1993.

Ley 387 de 1997.

Ley 715 de 2001.

Ley 691 de 2001.

Ley 1122 de 2007.

Ley 1335 de 2009.

Ley 1361 de 2009.

Ley 1438 de 2011.

Ley 1448 de 2011.

Ley 1474 de 2012.

LEYES EN EL SECTOR EDUCATIVO:

Ley 715 de 2001.

DECRETOS:

Decreto 777 DE 1992, por el cual se reglamenta la celebración de los contratos a que refiere el inciso segundo del artículo 355 de la Constitución Política (contratos de interés público).

Decreto Departamental 1029 de 1992, el cual se refiere a los contratos de interés público.

Decreto 1403 de 1992, por el cual se modifica el Decreto 777 de 1992.

Decreto 2459 de 1993, por el cual se adoptan disposiciones en relación con los contratos a que se refiere el inciso segundo del artículo 355 de la Constitución Política.

Decreto 2681 De 1993 (modificado por los Decretos 94 y 95 de 1994) por el cual se reglamentan parcialmente las operaciones de crédito público, las de manejo de la deuda pública, sus asimiladas y conexas y la contratación directa de las mismas.

Decreto Nacional 2150 de 1995, por el cual se suprimen y reforman regulaciones, procedimientos o trámites innecesarios existentes en la Administración Pública.

Decreto 2326 de 1995, por el cual se reglamenta la Ley 80 de 1993 en cuanto a los concursos para la selección de consultores de diseño, planos, anteproyectos y proyectos arquitectónicos.

Decreto 2178 de 2006, por medio del cual se crea el sistema electrónico para la Contratación Pública.

Decreto 4548 de 2009, por medio del cual se da aplicación al artículo 14 de la Ley 1150 de 2007.

Decreto 0734 de 2012 por el cual se reglamenta el Estatuto General de Contratación de la Administración Pública.

Decreto 1397 de 2012, por el cual se modifica el numeral 1del artículo 6.1.1.2 del Decreto 0734 de 2012.

Decreto 2785 de 2011.

DECRETOS EN EL SECTOR SALUD:

Decreto 1811 de 1990.

Decreto 1088 de 1993.

Decreto 1876 de 1994.

Decreto 2357 de 1995.

Decreto 2131 de 2003.

Decreto 2716 de 2004.

Decreto 2493 de 2004.

Decreto 250 de 2005.

Decreto 1011 de 2006.

Decreto 3518 de 2006.

Decreto 2727 de 2007.

Decreto 4972 de 2007.

Decreto 4747 de 2007.

Decreto 3039 de 2007.

DECRETOS EN EL SECTOR EDUCATIVO:

Decreto 2355 de 2009.

Decreto 2500 de 2010

Es importante tener presente que el Decreto 111 de 1995, las leyes de presupuesto y las normas sobre austeridad del gasto también forman parte del marco legal de contratación del Departamento.

Sin obviar el derecho común y la Ley 80 de 1993 con sus reglamentos, algunos objetos contractuales que son de cotidiano y tradicional manejo en la Administración son regulados por normatividades especiales, es el caso de ciertos

Departamento xxx Xxxxx del Cauca Gobernación	MANUAL DE CONTRATACIÓN	Código: MA-M9-P2-1
		Versión: 02
		Fecha de Aprobación: 02/08/2013
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objetos contractuales de los que se sirven las Secretarías de Hacienda, Salud y Educación, sin embargo, los procedimientos administrativos propios al Departamento xxx Xxxxx del Cauca y que forman parte de las novedades en materia de contratación, deben ser acogidos y respetados en su totalidad para todos los procesos contractuales sin importar su naturaleza y cuantía.

2. ASPECTOS GENERALES DE LOS CONTRATOS ESTATALES

2.1. NATURALEZA DE LOS CONTRATOS ESTATALES

El artículo 32 de la Ley 80 de 1993 define los contratos estatales así: “Son Contratos Estatales todos los actos jurídicos generadores de obligaciones que celebren las entidades a que se refieren el presente estatuto, previstos en el derecho Privado o en disposiciones especiales o derivados del ejercicio de la autonomía de la voluntad (…)”.

De conformidad con el artículo 13 de la ley 80 de 1993, Los contratos estatales se rigen por las disposiciones comerciales y civiles pertinentes, salvo las materias particularmente reguladas por la nombrada Ley.

En consideración a lo anterior, para precisar la naturaleza de los contratos estatales, es necesario examinar y articular las definiciones, características y requisitos de existencia y validez de los contratos, contemplados en el Código Civil Colombiano, Libro Cuarto.

A la luz del Ordenamiento Civil, Los contratos estatales como negocios o actos jurídicos generadores de obligaciones producto de un acuerdo de voluntades, tienen las siguientes características generales:

a) Son un acto jurídico bilateral, pues las partes se obligan recíprocamente.

b) Son un acto jurídico oneroso, pues tienen por objeto la utilidad de ambos contratantes, gravándose cada uno a beneficio del otro.

c) Son un acto jurídico principal ya que subsisten sin necesidad de otra convención, pues ellos en sí mismos contienen una obligación principal.

d) Son un acto jurídico solemne, porque siempre debe constar por escrito y están sujetos a la observancia de ciertas formalidades especiales.

Con relación a los requisitos para su existencia y validez, al igual que los contratos de derecho privado, deben observar los siguientes elementos:

a) Capacidad Legal.

Departamento xxx Xxxxx del Cauca Gobernación	MANUAL DE CONTRATACIÓN	Código: MA-M9-P2-1
		Versión: 02
		Fecha de Aprobación: 02/08/2013
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b) Consentimiento o acuerdo de voluntades exentos de vicios.

c) Causa licita.

d) Objeto Licito y,

e) Cumplimiento de las solemnidades exigidas.

Así pues, los contratos que celebren las entidades estatales deben sujetarse primeramente a los anteriores requerimientos de su esencia, que tienen su origen en la legislación civil y comercial, y seguidamente, a otros de carácter particular que hacen parte de su naturaleza y que se encuentran contemplados en el Estatuto de Contratación Administrativa y sus decretos reglamentarios; destacándose, a titulo enunciativo, los siguientes aspectos particulares:

La mayor caracterización de los contratos estatales y que también constituye su mayor nota identificatoria, es el hecho de que son celebrados por las denominadas entidades estatales enlistadas en el artículo 2 de la ley

80 de 1993. Así pues, todos aquellos negocios jurídicos en los cuales intervenga como parte la administración pública a nombre y en representación del Estado Colombiano, entran en la órbita de conocimiento de la Ley 80 de 1993 y sus posteriores reglamentaciones; de modo tal, que la regla general consiste en que todos los acuerdos de voluntad que suscriban las entidades estatales se someten a las disposiciones contenidas en las leyes 80 de 1993, 1150 de 2007 y 1474 de 2011, salvo las excepciones contenidas en el mismo Estatuto General de Contratación de la Administración Pública, así como en leyes especiales.

El contrato estatal debe constar por escrito y no requiere de escritura pública, salvo cuando implique mutación del dominio de bienes inmuebles o imposición de gravámenes y servidumbres sobre bienes de la misma naturaleza, y aquellos que conforme a las normas legales requieran de dicha formalidad. Implican el cumplimiento de obligaciones de dar, hacer o no hacer a cargo de las partes contratantes, los cuales deberán sujetarse a las reglamentaciones civiles y comerciales existentes, y especialmente a los contenidos normativos de las leyes 80 de 1993, 1150 de 2007, 1474 de 2011 y sus decretos reglamentarios. La entidad estatal es responsable de la preservación del original del contrato; por consiguiente, debe tener el expediente del contrato en original debidamente foliado en orden cronológico.

Los contratos estatales son suscritos por servidores públicos, entendidos éstos como las personas naturales que prestan sus servicios dependientes a instituciones del Estado, quienes por mandato legal o a través de delegación actúan en representación de la Administración Pública.

En los contratos estatales la escogencia del contratista se efectuará en desarrollo de alguna de las modalidades de selección establecidas por la

Ley, a saber: Licitación Pública, Selección Abreviada, concurso de meritos, contratación directa y contratación de mínima cuantía.

El propósito de la contratación estatal siempre será el cumplimiento de los fines del Estado consagrados en la Constitución Política, las leyes, los planes de ordenamiento territorial, los planes de desarrollo, los planes de acción, los planes de adquisiciones de bienes, servicios y obra pública y los respectivos presupuestos, así como la continua y eficiente prestación de los servicios públicos y la efectividad de los derechos e intereses de los administrados.

La ley dispuso para los contratos estatales la observancia rigurosa de PRINCIPIOS tales como: Transparencia, economía, responsabilidad, publicidad, equilibrio contractual y el deber de selección objetiva entre otros.

Igualmente la ley estipuló la inclusión de potestades unilaterales como la caducidad y la reversión (Art. 18 y 19 de la Ley 80 de 1993) y las denominadas CLÁUSULAS EXCEPCIONALES, a saber: La interpretación Unilateral, en virtud de la cual, si durante la ejecución del contrato surgen discrepancias entre las partes sobre la interpretación de alguna de sus estipulaciones que puedan conducir a la paralización o afectación grave del servicio público que se pretende satisfacer con el objeto contratado, la entidad estatal si no logra acuerdo interpretará en acto administrativo debidamente motivado, las estipulaciones o clausulas objeto de la diferencia (Artículo 15 Ley 80/93). La Modificación Unilateral: en consideración a esta cláusula, si durante la ejecución del contrato y para evitar la paralización o la afectación grave del servicio público que se pretende satisfacer con el objeto contratado, fuere necesario introducir variaciones en el contrato y previamente las partes no llegan al acuerdo respectivo, la entidad en acto administrativo motivado, lo modificará mediante la suspensión o adición de obras, trabajos, servicios o suministros. Si las modificaciones alteran el valor del contrato en un 20% o más del valor inicial, el contratista podrá renunciar a la continuación de la ejecución. En este evento se ordenará la liquidación del contrato y la entidad adoptará de manera inmediata las medidas que fueren necesarias para garantizar la terminación del objeto del mismo. (Articulo 16 Ley 80/93). La terminación unilateral: la entidad en acto administrativo debidamente motivado, dispondrá la terminación anticipada del contrato en los siguientes eventos: 1. Cuando las exigencias del servicio público lo requieran o la situación de orden público lo imponga. 2. Por muerte o incapacidad física permanente del contratista, si es persona natural, o por disolución de la persona jurídica del contratista. 3. Por interdicción judicial o declaración de quiebra del contratista. 4. Por cesación de pagos, concurso de acreedores o embargos judiciales del contratista que afecten de manera grave el

cumplimiento del contrato; sin embargo, en los casos a que se refieren los numerales 2 y 3, podrá continuarse la ejecución con el garante de la obligación. (Articulo 17 Ley 80 de 1993).

Todo contrato estatal debe cumplir con las disposiciones normativas relativas a la planeación y ejecución del presupuesto público, por lo que han de estar respaldados de manera anticipada por unos estudios y documentos previos y el correspondiente certificado de disponibilidad presupuestal que refrende la existencia de recursos para su financiación; en su celebración y ejecución, deben sujetarse a los términos anuales de apropiación, compromiso o reserva, establecidos para cada vigencia, y en lo relativo a recursos de inversión, deben soportarse en los proyectos inscritos en los bancos nacional, territorial o sectorial de programas y proyectos previstos en el Decreto-Ley 111 de 1996, artículo 9º.

2.2. FINES DE LA CONTRATACIÓN ESTATAL.

Todo contrato estatal debe tener como propósito o finalidad el cumplimiento de los cometidos estatales consagrados en la Constitución Política, las leyes, los planes de ordenamiento territorial, los planes de desarrollo y los respectivos presupuestos, dirigidos a la continua y eficiente prestación de los servicios públicos a cargo de las entidades estatales y la efectividad de los derechos e intereses de los administrados.

Dicha finalidad constituye la CAUSA LICITA para la celebración de todo contrato estatal, y la misma debe siempre evidenciarse en los estudios previos de oportunidad y conveniencia en el acápite denominado: Descripción de la Necesidad que se Pretende Satisfacer con la Contratación.

2.3. PRINCIPIOS RECTORES DE LA CONTRATACIÓN ESTATAL

Con relación a los principios de la contratación estatal, la Ley 80 de 1993 en el articulo 23 estimó, que “las actuaciones de quienes intervengan en la contratación estatal se desarrollarán con arreglo a los principios de transparencia, economía y responsabilidad, de conformidad con los postulados que rigen la función administrativa. Igualmente, se aplicarán en las mismas normas que regulan las conductas de los servidores públicos, las reglas de interpretación de la contratación, los principios generales del derecho y los particulares del derecho administrativo.”.

En desarrollo de lo anterior, a las actuaciones contractuales le son aplicables, además de los tres principios señalados expresamente en la norma, principios

constitucionales y legales, como los contemplados en el artículo 209 de la Constitución Política, los enlistados en la Carta Magna y en el Código Administrativo y de lo Contencioso Administrativo y demás sobre la materia. Por consiguiente, Los contratos que celebre la Administración Departamental en desarrollo de sus funciones, se someterán en todas sus etapas, a los principios que se indican a continuación y a todos los relacionados con la contratación pública:

a) Planeación: Preparar y organizar previamente de conformidad con las normas de contratación administrativa el proceso contractual.

b) Celeridad: hace referencia a la potestad que tienen las autoridades de impulsar oficiosamente los procedimientos y suprimir los trámites innecesarios.

c) Eficacia: en virtud de este principio se tendrá en cuenta que los procedimientos logren su finalidad, removiendo los obstáculos puramente formales y evitando decisiones inhibitorias.

d) Imparcialidad: en virtud de este principio las autoridades deberán actuar teniendo en cuenta que la finalidad de los procedimientos consiste en asegurar y garantizar los derechos de todas las personas sin ningún género de discriminación.

e) Publicidad: en virtud de este principio las autoridades deben dar a conocer sus decisiones y actuaciones mediante las comunicaciones, notificaciones y publicaciones previstas y exigidas en el ordenamiento jurídico.

f) Contradicción: en virtud de este principio las personas interesadas en las actuaciones de la administración tendrán la oportunidad de conocer y controvertir, por medios legales, las actuaciones administrativas.

g) Selección objetiva: en virtud de este principio la administración debe realizar la escogencia del ofrecimiento más favorable a la entidad y a sus fines sin consideración a factores de afecto o de interés y en general, cualquier clase de motivación subjetiva.

h) Transparencia: este principio consagrado en el artículo 24 de la Ley 80 de 1993, modificado por la Ley 1150 de 2007, está relacionado con la escogencia pública y abierta del contratista, lo cual se materializa en las siguientes previsiones:

La escogencia del contratista se efectuará con arreglo a las modalidades de licitación pública, selección abreviada, concurso de méritos, contratación directa y contratación de mínima cuantía.

Los informes, conceptos y decisiones que se rindan o adopten en los procesos contractuales, pueden ser conocidos por los interesados durante las etapas que se fijen, otorgándoles la posibilidad de expresar observaciones.

Las actuaciones y los expedientes son públicos.

Se pueden expedir copias de las actuaciones y propuestas recibidas, a quienes demuestren interés legítimo, conservando la reserva sobre patentes, procedimientos y privilegios.

Las reglas de adjudicaciones del contrato se deben incluir en los pliegos de condiciones.

Todo acto administrativo proferido dentro de la actividad contractual debe ser motivado, salvo si son de trámite; así mismo, se motiva el acto de adjudicación y la declaratoria de desierto del proceso de escogencia.

Las actuaciones de las autoridades estarán ausentes de desviación y de abuso de poder.

En los avisos por medio de los cuales se informe o anuncie la celebración o ejecución de contratos, no se hará referencia a nombres o cargos de servidores públicos.

i) Economía: En virtud del principio de economía, la entidad debe realizar los trámites contractuales con celeridad, sin dilaciones, exigiendo única y exclusivamente los requisitos contemplados en la ley y sus decretos reglamentarios; por ello, se eliminan los trámites que encarecen y dilatan el proceso de contratación y se establecen mecanismos ágiles y diligentes; así entonces, se busca reducir en tiempo y costos el trámite contractual.

j) Responsabilidad: en virtud de este principio, los servidores públicos y lo contratistas deben cumplir con sus obligaciones y finalidades de la contratación y responderán por sus actuaciones y omisiones antijurídicas, indemnizando los daños que se causen por razón de ellas.

2.4. COMPETENCIA, DELEGACIÓN, DESCONCENTRACIÓN Y CAPACIDAD PARA CONTRATAR.

LA COMPETENCIA.

La Competencia en materia contractual hace referencia a la aptitud o autorización legal especifica, otorgada a un servidor público para celebrar contratos y comprometer con sus actos al Estado.

La falta de competencia constituye una causal de anulabilidad del cualquier acto administrativo; por lo que siempre, debe tenerse en cuenta y verificar la competencia que por disposición legal posee el funcionario que suscribe un contrato en representación de la entidad estatal.

El artículo 11 de la Ley 80 de 1993, determina con precisión cuales son los funcionarios competentes en las diferentes entidades estatales para dirigir procesos de selección y celebrar contratos.

En los entes públicos la competencia para contratar está radicada en el representante legal de la respectiva entidad; siendo entonces, para el caso del Departamento, el GOBERNADOR, quien posee la competencia legal para contratar. No obstante lo anterior y de conformidad con el artículo 12 de la Ley 80 de 1993 y el artículo 37 del Decreto 2150 de 1995, los representantes legales de las entidades estatales podrán delegar total o parcialmente la competencia para celebrar contratos, sin consideración a la naturaleza o cuantía de los mismos, y desconcentrar la realización de licitaciones en los servidores públicos del NIVEL DIRECTIVO o EJECUTIVO o sus EQUIVALENTES de la Gobernación.

LA DELEGACIÓN.

La Delegación contractual consiste en la transferencia de las funciones y competencias para la celebración de contratos y el direccionamiento de los procesos de selección (en cualquiera de sus etapas: previa, precontractual y contractual), realizada por el Gobernador a funcionarios del NIVEL DIRECTIVO o EJECUTIVO o sus EQUVALENTES de la Gobernación, mediante acto administrativo motivado.

Para la validez de la delegación se requiere:

Que exista la facultad legal que lo permita (la delegación de la actividad contractual que está contemplada en el artículo 12 de la Ley 80 de 1993).

Que conste por escrito (Acto Administrativo).

Que exista una clara determinación de la autoridad delegataria y de las funciones o asuntos específicos cuya atención o decisión de trasfieren.

Que la transferencia de funciones las realice el funcionario competente. No se pueden subdelegar las funciones delegadas, ni las facultades que la constitución y la Ley expresamente prohíban delegar.

Contra los actos del delegatario proceden los mismos recursos que procederían contra la autoridad delegante. Por regla general, la delegación exime de responsabilidad al delegante, la cual corresponderá exclusivamente al delegatario, sin embargo y excepcionalmente, no en todos los casos la delegación exime de responsabilidad al delegante, ya que la individualización de las funciones delegadas es la que permite determinar el tipo y dimensión de la responsabilidad que cabe al delegante y al delegatario; pues a modo de ejemplo, no es lo mismo delegar la realización de todo el proceso contractual a delegar la simple firma o suscripción de la minuta de un contrato.

No obstante la exoneración de la responsabilidad del delegante, de conformidad con el artículo 21 de la Ley 1150 de 2007, los representantes

legales de las entidades estales no quedarán exonerados, en virtud de la delegación, de sus deberes de control y vigilancia de la actividad precontractual y contractual; por ello, el delegante deberá informarse permanentemente sobre el desarrollo de las gestiones e impartir orientaciones generales sobre su ejercicio, y en todo caso, tiene la facultad de reasumir la competencia, revocar la delegación en cualquier momento y revisar los actos expedidos por el delegatario, pudiendo revocar aquellos que no hayan creado situaciones de carácter particular y concreto y demandar los demás.

LA DESCONCENTRACIÓN.

Por su parte, de acuerdo con lo estipulado en el parágrafo del artículo 21 de la Ley 1150 de 2007 (modificatorio del artículo 12 de la Ley 80 de 1993), está definida como: “la distribución adecuada del trabajo que realiza el jefe o representante legal de la entidad, sin que ello implique autonomía administrativa en su ejercicio; en consecuencia, contra las actividades cumplidas en virtud de la desconcentración administrativa no procederá ningún recurso”. La finalidad esencial de la desconcentración es descongestionar las tareas de las autoridades administrativas y colaborar para un rápido y eficaz diligenciamiento de los asuntos administrativos.

Según lo dispone el artículo 12 de la Ley 80 de 1993, los artículos 8.1.16° y 8.1.11° del Decreto Reglamentario número 0734 de 2012 y el Decreto 1650 de 2012 emitido por el departamento xxx Xxxxx del Cauca, las dependencias administrativas de la Gobernación a las cuales se les desconcentre la realización de todos los actos y trámites inherentes a los procesos contractuales para la celebración de contratos o se les delegue total o parcialmente la competencia para celebrar contratos y que tengan direcciones jurídicas, aplicarán el presente manual de contratación sin solicitar conceptualización al Departamento Administrativo Jurídico, sin perjuicio de que este intervenga en dichos procesos cuando lo estime conveniente o las reparticiones administrativas lo requieran en aras de tutelar el orden jurídico contractual.

LA CAPACIDAD.

Es la aptitud y la posibilidad de intervenir como sujeto activo o pasivo de relaciones jurídicas.

De acuerdo con el artículo 1504 del código Civil Colombiano, La capacidad legal de una persona consiste en poderse obligar por sí misma, sin el ministerio o la autorización de otra.

Por regla general toda persona es lealmente capaz, sin embargo la ley ha señalado de manera expresa y taxativa unas circunstancias de incapacidad absoluta e incapacidad relativa, siendo incapaces absolutos los dementes, los impúberes y los sordomudos que no pueden darse a entender por escrito e incapaces relativos los disipadores que se hallen bajo interdicción judicial.

En lo que respecta a la capacidad para celebrar contratos con las entidades estatales, el artículo 6 de la Ley 80 de 1993 establece, que pueden celebrar contratos con las entidades estatales las personas consideradas legalmente capaces en las disposiciones vigentes, los consorcios y uniones temporales, y que tratándose de personas jurídicas nacionales o extranjeras, deberán acreditar que su duración no será inferior a la del plazo del contrato y un año más.

Con relación a los consorcios y uniones temporales la capacidad para obligarse contractualmente debe predicarse de todos sus miembros.

2.5. INHABILIDADES E INCOMPATIBILIDADES PARA CONTRATAR.

La capacidad y la competencia sufren restricciones con ocasión de las denominadas inhabilidades e incompatibilidades para contratar consagradas en el ordenamiento jurídico, especialmente en el artículo 8° de la Ley 80 de 1993, artículo 18 de la Ley 1150 de 2007 y los artículos 1,2, 4 y 90 de la ley 1474 de

2011 .

Las Inhabilidades tienen carácter general y limitan o restringen la capacidad legal de una persona para contratar con todas las entidades estatales, ya sea porque han sido sancionadas como consecuencia de conductas que atentan contra la moralidad administrativa o porque carecen de una aptitud o requisito que les resta capacidad para ocupar una posición negocial.

Las incompatibilidades son de carácter específico se predican de una entidad estatal en particular y limitan la aptitud contractual de determinados sujetos, en atención a calidades personales derivadas de sus relaciones de parentesco con servidores públicos de la entidad con la que se pretende contratar o por fueros laborales administrativos.

Las inhabilidades y las incompatibilidades son taxativas y no tienen aplicación extensiva. Se encuentran reguladas en los artículos 8 a 10 de la Ley 80 de 1993 y en la Ley 1474 de 2011; así mismo, se hace alusión a estas condiciones en los artículos 18, 22 numeral 6º, 26, 44, 58 de la precitada ley 80, para describir los efectos de su ocurrencia.

Los contratos que celebre la entidad con personas incursas en causales de inhabilidad o incompatibilidad previstas en la Constitución y la ley, adolecen de nulidad absoluta.

De acuerdo con el artículo 8° del Estatuto General de Contratación de la Administración Pública son inhábiles para participar en licitaciones y celebrar contratos con las entidades estatales los siguientes:

a) Las personas que se hallen inhabilitadas para contratar por la Constitución y la Ley; nótese, que en virtud de esta causal se remite a otras disposiciones normativas que deben ser tenidas en cuenta, por ello dentro de las principales inhabilidades identificadas por integración normativa encontramos las que a continuación se enuncian:

Artículo 127 de la Constitución Política: “los servidores públicos no podrán celebrar, por si o por interpuesta persona, o en representación de otro, contrato alguno con entidades públicas o con personas privadas que manejen o administren recursos públicos, salvo las excepciones legales”.

Ley 734 de 2002, articulo 38 parágrafo 1 el cual establece que quien haya sido declarado responsable fiscalmente, será inhábil para contratar con el Estado durante los cinco (5) años siguientes a la ejecutoria del fallo correspondiente.

Artículo 1504 del Código Civil, de conformidad con el cual son absolutamente incapaces para contratar los dementes, menores impúberes, y sordomudos que no pueden darse a entender por escrito).

Artículo 5 la Ley 828 de 2003, el cual establece que las personas que no cancelen las multas impuestas por incumplir las obligaciones previstas en la referida ley (relacionadas con el no pago de aportes parafiscales), serán inhabilitadas para contratar con el estado mientras persista la deuda.

Articulo 6 Numeral 6.3 de la Ley 1150 de 2007, el cual señala textualmente que: “en el evento en que la cámara de Comercio establezca la existencia de graves inconsistencias que hayan alterado en su favor la calificación y clasificación del Inscrito, se le cancelará la Inscripción, en el registro quedando en tal caso inhabilitado para contratar con las entidades estatales por el termino de cinco (5) años, sin perjuicio de las acciones penales a que haya lugar. En caso de reincidencia la inhabilidad será permanente.”

b) Quienes participaron en las licitaciones o celebraron contratos de que trata el literal anterior estando inhabilitados. Esta inhabilidad tendrá un término de cinco

(5) años contados a partir de la ocurrencia del hecho.

c) Quienes dieron lugar a la declaratoria de Caducidad; la caducidad declarada inhabilita automáticamente para contratar con el Estado durante cinco (5) años como regla general.

d) Xxxxxxx en sentencia judicial hayan sido condenados a la pena accesoria de interdicción de derechos y funciones públicas y quienes hayan sido sancionados disciplinariamente con destitución; esta inhabilidad tendrá un término de cinco (5) años contados a partir de la fecha de ejecutoría de la sentencia que impuso la pena.

e) Quienes sin justa causa se abstengan de suscribir el contrato estatal adjudicado. Esta inhabilidad tendrá un término de cinco (5) años, contados a partir de la ocurrencia del hecho.

f) Los servidores públicos.

g) Xxxxxxx xxxx cónyuges o compañeros permanentes y quienes se encuentren dentro del segundo grado de consanguinidad (padres, abuelos Xxxxx, nietos y hermanos) o segundo de afinidad (suegros y cuñados) con cualquier otra persona que formalmente haya presentado propuesta para una misma licitación o concurso.

h) Las sociedades distintas de las anónimas abiertas, en las cuales el representante legal o cualquiera de sus socios tenga parentesco en segundo grado de consanguinidad (Padres, abuelos Hijos, nietos y hermanos) o segundo de afinidad (suegros y cuñados) con el representante legal o con cualquiera de los socios de una sociedad que formalmente haya presentado propuesta, para una misma licitación o concurso.

i) Los socios de sociedades de personas a las cuales se haya declarado la caducidad, así como las sociedades de personas de las que aquellos formen parte con posterioridad a dicha declaratoria. Esta inhabilidad tendrá un término de cinco

(5) años.

j) Las personas naturales que hayan sido declaradas responsables judicialmente por la comisión de delitos de Peculado, Concusión, Cohecho, Prevaricato en todas

sus modalidades y Soborno Trasnacional, así como sus equivalentes en otras jurisdicciones. Esta inhabilidad se extenderá a las sociedades que sean socias de tales personas, con excepción de las sociedades anónimas abiertas. Para el caso de los numerales g) y h) se tendrá en cuenta y no se inhabilitará al oferente que primero haya presentado su propuesta.

Con relación a las incompatibilidades, tenemos que el numeral 2° artículo 8° de la Ley 80 de 1993, señala taxativamente que, tampoco podrán participar en licitaciones ni celebrar contratos estatales con la entidad respectiva, los siguientes:

a. Quienes fueron miembros de la junta o consejo directivo o servidores públicos de la entidad contratante. Esta incompatibilidad sólo comprende a quienes desempeñaron funciones en los niveles directivo y asesor y se extiende por el término de un (1) año, contado a partir de la fecha del retiro.

b. Las personas que tengan vínculos de parentesco, hasta el segundo grado de consanguinidad (Padres, abuelos, Xxxxx, nietos y hermanos), segundo de afinidad (suegros y cuñados) o primero civil (hijos o padres adoptivos) con los servidores públicos de los niveles directivo y asesor, o con los miembros de la junta o consejo directivo, o con las personas que ejerzan el control interno o fiscal de la entidad contratante.

c. El cónyuge, compañero o compañera permanente del servidor público en los niveles directivo y asesor o de un miembro de la junta o consejo directivo, o de quien ejerza funciones de control interno o de control fiscal.

d. Las corporaciones, asociaciones, fundaciones y las sociedades anónimas que no tengan el carácter de abiertas, así como las sociedades de responsabilidad limitada y las demás sociedades de personas en las que el servidor público en los niveles directivo y asesor, o el miembro de la junta o consejo directivo, o el cónyuge, compañero o compañera permanente o los parientes hasta el segundo grado de consanguinidad (Padres, abuelos Hijos, nietos y hermanos), afinidad (suegros y cuñados) o civil (hijos, padres adoptivos) de cualquiera de ellos, tenga participación o desempeñe cargos de dirección o manejo.

Esta Inhabilidad no se aplicará, en relación con las citadas entidades, cuando por disposición legal o estatutaria el servidor público en los niveles referidos debe desempeñar en ella cargos de dirección o manejo.

e. Los miembros de las juntas o consejos directivos de la entidad.

Esta incompatibilidad sólo se predica respecto de la entidad a la cual prestan sus servicios y de las del sector administrativo al que la misma esté adscrita o vinculada.

Además de las incompatibilidades señaladas expresamente por el artículo 8 de la Ley 80, también deben tenerse en cuenta las prohibiciones relativas a los cónyuges, compañeros permanentes y parientes de los gobernadores diputados y concejales, contempladas en el artículo 49 de la Ley 617 de 2000, modificado por la Ley 1148 de 2007, que con relación a la contratación determina que: “Los cónyuges o compañeros permanentes de los gobernadores, diputados, alcaldes municipales y distritales, y sus parientes dentro del cuarto grado de consanguinidad, segundo de afinidad o primero civil, no podrán ser contratistas del respectivo departamento, distrito o municipio, o de sus entidades descentralizadas, ni directa, ni indirectamente.”

Para mayor claridad, al mencionar los grados de parentesco debemos tener en cuenta las siguientes definiciones que establece el Código Civil:

Parentesco por Consanguinidad: Art. 35. “…. es la relación o conexión que existe entre las personas que descienden de un mismo tronco o raíz, o que están unidas por los vínculos de la sangre.”

Parentesco por Afinidad: Art. 37 “…existe entre una persona que está o ha estado casada y los consanguíneos legítimos de su marido o mujer. La línea o grado de afinidad legítima de una persona con un consanguíneo de su marido o mujer, se califica por la línea o grado de consanguinidad legítima de dicho marido o mujer con el dicho consanguíneo. Así un varón está en primer grado de afinidad legítima en la línea recta, con los hijos habidos por su mujer en anterior matrimonio; en segundo grado de afinidad legítima, en la línea transversal, con los hermanos legítimos de su mujer.”

Parentesco Civil: Art. 50. “… es el que resulta de la adopción, mediante la cual la ley estima que el adoptante, su mujer y el adoptivo se encuentran entre sí, respectivamente, en las relaciones de padre, de madre, de hijo. Este parentesco no pasa las respectivas personas.”

Tenemos entonces, que respecto de un proponente o contratista los grados de consanguinidad o afinidad con sus parientes son:

Primer grado de consanguinidad: padres e hijos.

Segundo grado de consanguinidad: hermanos, abuelos y nietos. Tercer grado de consanguinidad: sobrinos y tíos.

Cuarto grado de consanguinidad: primos hermanos.

Primer grado de afinidad: los suegros e hijastros, es decir padres e hijos del cónyuge o compañero (a).

Segundo grado de afinidad: los cuñados y los abuelos del cónyuge o compañero (a).

El primero civil: los hijos, y padres o madres adoptivos.

Además de las inhabilidades antes anotadas, se deben tener presente las contempladas en la Ley 1474 de 00 xx xxxxx xx 0000 (Xxxxxxxx Xxxxxxxxxxxxxx)

INHABILIDADES E INCOMPATIBILIDADES SOBREVINIENTES.

Cuando la inhabilidad o incompatibilidad se presenta con posterioridad a la presentación de la propuesta o a la celebración del contrato, estamos frente una inhabilidad o incompatibilidad sobreviniente, reguladas por el artículo 9º de la Ley 80 de 1993, el cual señala que frente a esos casos el contratista podrá ceder el contrato, previa autorización de la entidad contratante, o si ello no fuere posible, renunciar a su ejecución; y por su parte, el proponente deberá renunciara a su participación en el proceso de selección y a los derechos surgidos del mismo.

Tratándose de uniones temporales o consorcios, al miembro que le sobrevino la inhabilidad o incompatibilidad cederá su participación a un tercero (diferente del otro consorciado) previa autorización de la entidad.

RESPONSABILIDADES.

Es responsabilidad del contratista antes de suscribir un contrato y tal como debe constar en una de las cláusulas del contrato, manifestar bajo la gravedad del juramento si se encuentra o no incurso en una causal de inhabilidad o incompatibilidad.

Por otra parte, si la inhabilidad deriva de la existencia de un lazo de parentesco con un funcionario público, es deber también de este último advertirlo, ya que de no hacerlo incurre en una violación del régimen disciplinario.

EXCEPCIONES A LAS INHABILIDADES E INCOMPATIBILIDADES

El artículo 10 de la Ley 80 precisa al respecto, que NO quedan cobijadas por las inhabilidades e incompatibilidades de que tratan los artículos 8 y 9 de la Ley 80 de 1993, las siguientes personas:

Quienes contraten por obligación legal.

Quienes lo hagan para usar los bienes o servicios públicos en condiciones comunes a quienes los soliciten.

Las personas jurídicas sin ánimo de lucro, cuyos representantes legales hagan parte de las juntas o consejos directivos en virtud de su cargo o por mandato legal estatutario, y

Quienes celebren contratos en desarrollo de lo previsto en el artículo 60 de la Constitución Política. (democratización de la titularidad de acciones).

2.6. ASPECTOS DE PLANEACIÓN Y PRESUPUESTALES INHERENTES A LOS CONTRATOS ESTATALES.

A través de la contratación se materializan los planes de desarrollo, los planes de acción y los planes de adquisiciones de bienes, servicios y obra pública de las entidades territoriales y se ejecutan los correspondientes presupuestos, los cuales están compuestos primordialmente de gastos de funcionamiento y gastos de inversión.

En lo atinente a la Inversión Pública, por mandato legal, debe estar articulada a un

Plan de Desarrollo

Los planes de desarrollo, de acuerdo con la Ley 152 de 1994, están conformados por:

Una parte general de carácter estratégico, que contendrá las políticas y estrategias económicas, sociales y ambientales que guiarán la acción del Gobierno para alcanzar la metas institucionales, y

Un Plan de Inversiones de carácter operativo (Plan Operativo Anual y/o Plurianual de inversiones), el cual debe incluir la descripción de los principales programas y subprogramas, con indicación de los objetivos, metas y proyectos prioritarios de inversión; así como la proyección de los recursos financieros disponibles para su ejecución.

De acuerdo con los artículos 27 y 49 de la 152 de 1994, las entidades territoriales para concretar, darle coherencia y materializar el plan de inversiones contenido en el plan de desarrollo, deben contar con un instrumento y/o sistema de información y planeación, por ello tales entidades a través de sus oficinas y organismos de planeación deben organizar y poner en funcionamiento EL BANCO DE PROGRAMAS Y PROYECTOS DE INVERSION, herramienta tecnológica en la cual se registrarán los programas y proyectos concebidos en el Plan de Desarrollo, que técnica, ambiental y económicamente sean viables para financiarse con recursos de INVERSION publica.

En concordancia con lo anterior, el artículo 68 del Decreto 111 de 1996, precisó que no se podrá ejecutar ningún programa o proyecto que haga parte del presupuesto hasta tanto no se encuentren evaluados por el órgano competente y registrado en el Banco de Programas y Proyectos.

Así las cosas podemos concluir en atención a la contratación que: TODO PROGRAMA O PROYECTO QUE DEBA SER FINANCIADO CON RECURSOS DE INVERSION PUBLICA Y CUYA EJECUCION SE PRETENDA CONTRATAR OBLIGATORIAMENTE DEBE ESTAR INSCRITO EN EL BANCO DE PROGRAMAS Y PROYECTOS DE LA ENTIDAD Y POR ENDE ESTAR CONTENIDO EN EL PLAN DE DESARROLLO.

En lo relacionado con los gastos de Funcionamiento, si bien estos no están contenidos en el Plan de Desarrollo, ni deben ser registrados en el Banco de Proyectos, las normas presupuestales y de planeación y el artículo 8.1.19° del Decreto 0734 de 2012 si establecen la obligación de diseñar un PLAN DE ADQUISICIONES DE BIENES, SERVICIOS Y OBRA PÚBLICA al que debe

someterse el gasto presupuestal de la entidad, dicho plan consiste en un documento que agrupa toda la información sobre las necesidades de recursos físicos y financieros, indispensables para desarrollar los planes y programas de la entidad para cada año.

El plan es útil, además, para prever la calidad y cantidad de los materiales y equipos que se requieran, además de ser el insumo básico para la gestión contractual, pues con arreglo a su contenido se programan ordenadamente los procesos de contratación.

La elaboración del plan se efectúa normalmente con base en las necesidades que se constaten en cada dependencia, la clasificación de los bienes por elemento y su valoración mediante estudios xx xxxxxxx.

El plan debe ser el soporte de la ejecución del presupuesto en cada vigencia, de lo contrario, se evidenciará que la entidad pública está improvisando en la adquisición de bienes, servicios y obra pública.

Lo anterior nos permite inferir, que PARA EL CASO DE PROYECTOS O NECESIDADES QUE DEBAN SUFRAGARSE CON RECURSOS DEL PRESUPUESTO DE GASTOS DE FUNCIONAMIENTO, LOS MISMOS DEBEN ESTAR CONTENIDOS EN EL PLAN DE ADQUISICIONES DE BIENES,

SERVICIOS de la Gobernación.

En materia de planeación, propiamente relacionada con los documentos contractuales, los numerales 7 y 12 del artículo 25 de la ley 80 de 1993, el artículo

87 de la Ley 1474 de 2011 y el artículo 2.1.1° del decreto 0734 de 2012, consagraron expresamente que previa la apertura del proceso de selección o la celebración del contrato se realizará un estudio previo, en el cual deberá analizarse la conveniencia, oportunidad legalidad y aspectos financieros del futuro contrato, y su adecuación al plan de inversiones, banco de proyectos o plan de adquisiciones de bienes, servicios y obra pública según sea el caso.

Aquí es de suma importancia resaltar, que el Capítulo Primero, Título II del Decreto 0734 de 2012 dispone la PLANEACIÓN CONTRACTUAL como cimiento de la contratación; por lo tanto, es requisito obligatorio en todos los procesos contractuales sin ninguna excepción.

En atención a los aspectos presupuestales inherentes a los contratos estatales, tenemos que:

El presupuesto de las entidades territoriales está integrado por el presupuesto xx xxxxxx (correspondiente a todos los ingresos) y el presupuesto de gastos (en donde se discrimina la ejecución proyectada de las rentas), el cual está conformado por gastos de funcionamiento, gastos de inversión y servicio de la deuda pública.

El presupuesto está acompasado al plan operativo anual de Inversiones contenido en el plan de desarrollo para cada vigencia y al plan de adquisiciones de bienes, servicios y obra pública proyectado por la Gobernación.

Todo contrato afecta las apropiaciones presupuestales ya sean de funcionamiento o inversión, por lo tanto cada vez que se planee celebrar un contrato deberá obtenerse el correspondiente certificado de disponibilidad presupuestal que garantice la existencia de apropiaciones suficientes para atender el gasto.

Así mismo si el contrato llega a celebrarse, el compromiso presupuestal con él adquirido deberá ampararse con un certificado de registro presupuestal, con el propósito de garantizar que los recursos con los que será financiado no serán desviados a ningún otro fin, constituyéndose tal operación en un requisito de legalización del contrato de conformidad con el artículo 8.1.16° del Decreto 0734 de 2012.

Por todo lo expuesto es claro determinar, que un contrato estatal no puede de ninguna manera ser producto de la improvisación, pues su objeto debe estar

registrado en el banco de programas y proyectos, en el plan de acción o en el plan de adquisiciones de bienes, servicios y obra pública de la Gobernación, según se trate de gastos de inversión o funcionamiento y para su celebración se deben obtener los correspondientes certificados de disponibilidad y de registro presupuestal que garanticen la existencia y el compromiso de las apropiaciones.

2.7. REQUISITOS DE PERFECCIONAMIENTO Y EJECUCIÓN DE LOS CONTRATOS.

PERFECCIONAMIENTO DEL CONTRATO.

Por perfeccionamiento de los contratos se entiende el momento en el cual, una vez reunidos los requisitos que la ley exige, un contrato puede considerarse existente y vinculante para las partes.

Los contratos públicos se perfeccionan una vez cumplen los requisitos que la ley contractual pública de manera especial exige.

De ese modo y de conformidad con el artículo 41 de la ley 80 de 1993, para que un contrato público se perfeccione, es decir, se celebre en debida forma y de manera completa y por ese hecho exista en el mundo del derecho, requiere:

Que las partes intervinientes logren un acuerdo acerca del objeto y la contraprestación, y que de dicho acuerdo se elabore un escrito denominado contrato, el cual debe ser suscrito o firmado por las partes; pues por tratarse de contratos solemnes, la voluntad de comprometerse se manifiesta con la firma.

Que en aquellos contratos que impliquen mutación del dominio, imposición de gravámenes y servidumbres sobre bienes inmuebles, que se eleve el documento contractual a escritura pública.

En todo caso, el acto que perfecciona la contratación pública es la suscripción del contrato por las partes

REQUISITOS PARA LA EJECUCIÓN DEL CONTRATO, DENOMINADOS TAMBIÉN REQUISITOS DE LEGALIZACIÓN.

Una vez perfeccionado el contrato, su ejecución exige el cumplimiento previo de algunas obligaciones emanadas de su texto.

No todos los contratos perfeccionados pueden ejecutarse inmediatamente, pues las normas contractuales disponen que para la ejecución del contrato y para la consecuente legalización de la relación contractual se requieren los siguientes documentos y procedimientos:

a. Constitución por parte del contratista y aprobación por parte de la Gobernación, de la garantía única de cumplimiento.

b. Registro presupuestal.

c. Pago de los impuestos y gravámenes determinados por la entidad, a los que haya lugar, con ocasión de la celebración del contrato.

d. Publicación del contrato. De conformidad con el artículo 223 del Decreto Legislativo número 0019 de 2012, los contratos estatales sólo se publicarán en el Sistema Electrónico para la Contratación Pública, SECOP.

La reunión de los requisitos para la ejecución es una obligación derivada del contrato mismo, y la ejecución no podrá iniciarse sin que se hayan verificado su cumplimiento y sin que se haya legalizado. Estos momentos definen la manera como se cuenten los plazos del contrato.

2.8. PUBLICIDAD EN MEDIOS ELECTRÓNICOS DE LOS CONTRATOS ESTATALES.

PUBLICIDAD DE LOS ACTOS Y PROCEDIMIENTOS CONTRACTUALES EN MEDIOS ELECTRÓNICOS.

El Departamento deberá utilizar soportes, medios y aplicaciones electrónicas como mecanismos o instrumentos por medio de los cuales de cumplimiento a las obligaciones de publicidad de los procesos contractuales.

A su vez, el artículo 2.2.5° del Decreto Reglamentario 0734 de 2012 determinó, que la entidad contratante será responsable de garantizar la publicidad de todos los procedimientos y actos asociados a los procesos de contratación, salvo los asuntos expresamente sometidos a reserva.

La publicación se hará en el Sistema Electrónico Para La Contratación Pública –

SECOP, cuyo sitio web será indicado por su administrador.

Con base en lo anterior, se publicarán, entre otros, los siguientes documentos e información, según corresponda a cada modalidad de selección.

1. El aviso de la convocatoria pública, incluido el de convocatoria para la presentación de manifestaciones o expresiones de interés cuando se trate de la aplicación de los procedimientos de precalificación para el concurso de méritos.

2. El proyecto xx xxxxxx de condiciones y la indicación del lugar físico o electrónico en que se podrán consultar los estudios y documentos previos.

3. Las observaciones y sugerencias al proyecto a que se refiere el numeral anterior, y el documento que contenga las apreciaciones de la entidad sobre las observaciones presentadas.

4. La lista corta o la lista multiusos del concurso de méritos.

5. El acto administrativo general que dispone la apertura del proceso de selección, para el cual no será necesaria ninguna otra publicación.

6. La invitación a ofertar que se formule a los integrantes de la lista corta o multiusos del concurso de méritos o la correspondiente para la mínima cuantía.

7. El pliego de condiciones definitivo.

8. El acta de la audiencia de aclaración de los pliegos de condiciones y de revisión de la asignación de riesgos previsibles y en general las aclaraciones que se presenten durante el proceso de selección y las respuestas a las mismas.

9. El acto administrativo de suspensión del proceso.

10. El acto de revocatoria del acto administrativo de apertura.

11. Las adendas a los pliegos de condiciones y demás modificaciones a los estudios previos en caso de ajustes a éstos últimos si éstos fueron publicados o la indicación del lugar donde podrán consultarse lo ajustes realizados, y al aviso de convocatoria en el caso del concurso de méritos.

12. El acta de cierre del proceso y de recibo de las manifestaciones de interés o de las ofertas según el caso.

13. El informe de evaluación a que se refiere el numeral 8 del artículo 30 de la Ley 80 de 1993, así como el de del concurso de méritos, el de selección abreviada y el de mínima cuantía.

14. El informe de verificación de los requisitos habilitantes para acceder a la subasta inversa en la selección abreviada de bienes y servicios de características técnicas uniformes y de común utilización.

15. El acto administrativo de adjudicación del contrato. En los casos de licitación pública, también el acta de la audiencia pública de adjudicación. En los casos de subasta inversa, el acta de la audiencia si es presencial o su equivalente cuando se realiza por medios electrónicos.

16. El acto de conformación de lista corta o multiusos así como el acta de la audiencia pública de precalificación.

17. El acto de declaratoria de desierta de los procesos de selección o de no conformación de la lista corta o multiusos.

18. El contrato, las adiciones, prórrogas, modificaciones o suspensiones, las cesiones del contrato previamente autorizadas por la entidad contratante y la información sobre las sanciones ejecutoriadas que se profieran en el curso de la ejecución contractual o con posterioridad a esta.

19. El acta de liquidación de mutuo acuerdo, o el acto administrativo de liquidación unilateral cuando hubiere lugar a ella.

Parágrafo 1°. La falta de publicación en el SECOP de la información señalada en el presente artículo constituirá la vulneración de los deberes funcionales de los responsables, la que se apreciará por las autoridades competentes de conformidad con lo previsto en el Código Disciplinario Único.

En todo caso la entidad será responsable de que la información publicada en el SECOP sea coherente y fidedigna con la que reposa en el proceso contractual so pena de las responsabilidades a que hubiere lugar.

Parágrafo 2°. La publicación electrónica de los actos y documentos a que se refiere el presente artículo deberá hacerse en la fecha de su expedición, o, a más tardar dentro de los tres (3) días hábiles siguientes. El plazo general de su permanencia se extenderá hasta tres (3) años después de la fecha de liquidación del contrato o del acta de terminación según el caso, o de la ejecutoria del acto de declaratoria de desierta según corresponda.

Parágrafo 3°. No se harán las publicaciones a las que se refiere el presente artículo, en los procesos de selección de adquisición de productos de origen o destinación agropecuaria que se ofrezcan en bolsas de productos a que se refiere el literal f) del numeral 2 del artículo 2° de la Ley 1150 de 2007, ni la operación que se realice a través de las bolsas de productos a que se refiere el literal a) del numeral 2 del artículo 2° de la Ley 1150 de 2007. Sin embargo, se publicarán los contratos que se celebren con los comisionistas para la actuación en la respectiva bolsa de productos en ambos casos.

En tratándose de la contratación directa señalada en el numeral 4 del artículo 2° de la Ley 1150 de 2007 sólo se publicará el acto a que se refiere el artículo 3.4.1.1 del presente decreto cuando el mismo se requiera, así como la información señalada en los numerales 18 y 19 del presente artículo.

Parágrafo 4°. El Ministerio de Justicia y del Derecho será responsable de garantizar la publicidad a través del Secop y de su página web del acto de apertura del proceso de selección de promotores para la enajenación de bienes, el aviso de invitación, los pliegos de condiciones, las aclaraciones que se presenten durante el proceso de selección y las respuestas a las mismas, las adendas al pliego de condiciones, el informe de evaluación, el acto de selección, el acto de declaratoria de desierta, el contrato, las adiciones, modificaciones o suspensiones y la información sobre las sanciones ejecutoriadas que se profieran en el curso de la ejecución contractual o con posterioridad a esta, el acta de liquidación de mutuo acuerdo, o el acto administrativo de liquidación unilateral.

Parágrafo 5°. La entidad no proporcionará información a terceros sobre el contenido de las propuestas recibidas antes del cierre del proceso contractual. Para tal efecto, las propuestas y todos los documentos que las acompañen deben entregarse en sobres cerrados a la entidad y sólo hasta cuando se venza el término para su entrega se pueden abrir en acto público, de lo cual se dejará constancia en el acta de cierre para examinar de manera general su contenido. Lo anterior, sin perjuicio de las reglas particulares que sobre la subasta inversa, el concurso de méritos y la mínima cuantía se disponen en el presente decreto.

La entidad dejará constancia en el acta de cierre de las propuestas que no se entreguen en las condiciones indicadas en el inciso anterior, así como, si alguna de ellas hubiera sido abierta con anterioridad al cierre. En este último evento, la entidad deberá declarar desierto el proceso contractual.

Parágrafo transitorio. Las entidades públicas que no cuenten con los recursos tecnológicos que provean una adecuada conectividad para el uso del Secop, deberán reportar esta situación al Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones. El reporte señalará, además de la dificultad o imposibilidad de acceder al sistema, la estrategia y el plan de acción que desarrollarán a efecto de cumplir con la obligación del uso del sistema electrónico. En todo caso, estas entidades deberán, a más tardar dentro de los seis (6) meses siguientes a la vigencia del presente decreto, garantizar la publicidad de todos los procedimientos y actos asociados a los procesos de contratación salvo los asuntos expresamente sometidos a reserva a través del Sistema Electrónico para la Contratación Pública (Secop).

2.9. DERECHOS Y DEBERES GENERALES DEL CONTRATISTA Y DE LA ENTIDAD.

DE LAS ENTIDADES ESTATALES (ART. 4 LEY 80 DE 1993).

1. Exigirán del contratista la ejecución idónea y oportuna del objeto Contratado. Igual exigencia podrán hacerle al garante.

2. Adelantarán las gestiones necesarias para el reconocimiento y cobro de las sanciones pecuniarias y garantías a que hubiere lugar.

3. Solicitarán la actualización o la revisión de los precios cuando se produzcan fenómenos que alteren en su contra el equilibrio económico o financiero del contrato.

4. Adelantarán revisiones periódicas de las obras ejecutadas, servicios prestados o bienes suministrados, para verificar que ellos cumplan con las condiciones de calidad ofrecidas por los contratistas, y promoverán las acciones de responsabilidad contra éstos y sus garantes cuando dichas condiciones no se cumplan.

5. Exigirán que la calidad de los bienes y servicios adquiridos por las entidades estatales se ajuste a los requisitos mínimos previstos en las normas técnicas obligatorias, sin perjuicio de la facultad de exigir que tales bienes o servicios cumplan con las normas técnicas colombianas o, en su defecto, con normas internacionales elaboradas por organismos reconocidos a nivel mundial o con normas extranjeras aceptadas en los acuerdos internacionales suscritos por Colombia.

6. Adelantarán las acciones conducentes a obtener la indemnización de los daños que sufran en desarrollo o con ocasión del contrato celebrado.

7. Sin perjuicio del llamamiento en garantía, repetirán contra los servidores públicos, contra el contratista o los terceros responsables, según el caso, por las indemnizaciones que deba pagar como consecuencia de la actividad contractual.

8. Adoptarán las medidas necesarias para mantener durante el desarrollo y ejecución del contrato las condiciones técnicas, económicas y financieras existentes al momento de proponer en los casos en que se hubiere realizado licitación o concurso, o de contratar en los casos de contratación directa. Para ello utilizarán los mecanismos de ajuste y revisión de precios, acudirán a los procedimientos de revisión y corrección de tales mecanismos si fracasan los supuestos o hipótesis para la ejecución y pactarán intereses moratorios.

Sin perjuicio de la actualización o revisión de precios, en caso de no haberse pactado intereses moratorios, se aplicará la tasa equivalente al doble del interés legal civil sobre el valor histórico actualizado.

9. Actuarán de tal modo que por causas a ellas imputables, no sobrevenga una mayor onerosidad en el cumplimiento de las obligaciones a cargo del contratista. Con este fin en el menor tiempo posible, corregirán los desajustes que pudieren presentarse y acordarán los mecanismos y procedimientos pertinentes para precaver o solucionar rápida y eficazmente las diferencias o situaciones litigiosas que llegaren a presentarse.

DE LOS CONTRATISTAS (ART. 5º LEY 80 DE 1993)

1. Tendrán derecho a recibir oportunamente la remuneración pactada y a que el valor intrínseco de la misma no se altere o modifique durante la vigencia del contrato.

2. Colaborarán con las entidades contratantes en lo que sea necesario para que el objeto contratado se cumpla y que éste sea de la mejor calidad; acatarán las órdenes que durante el desarrollo del contrato ellas les impartan y, de manera general, obrarán con lealtad y buena fe en las distintas etapas contractuales, evitando las dilaciones y entrabamientos que pudieran presentarse.

3. Podrán acudir a las autoridades con el fin de obtener la protección de los derechos derivados del contrato y la sanción para quienes los desconozcan o vulneren.

4. Garantizarán la calidad de los bienes y servicios contratados y responderán por ello.

5. No accederán a peticiones o amenazas de quienes actúen por fuera de la ley con el fin de obligarlos a hacer u omitir algún acto o hecho.

Cuando se presenten tales peticiones o amenazas, los contratistas deberán informar inmediatamente de su ocurrencia a la entidad contratante y a las demás autoridades competentes par que ellas adopten las medidas correctivas que fueren necesarias.

3. IDENTIFICACION DE LAS DISTINTAS CLASES DE CONTRATOS

La Ley 80 de 1993, en su artículo 32, consagra a titulo enunciativo los principales contratos estatales; nótese, que la Ley de Contratación Pública (Ley 80 de 1993) no se propuso hacer una relación taxativa o limitativa de los contratos, pues la misma remite a las normas civiles y comerciales en los aspectos no reglamentados en ella. Es claro entonces, que las entidades estatales pueden celebrar otros diversos tipos de contratos además de los allí citados.

Dentro de los principales contratos que pueden celebrar las entidades estatales encontramos los siguientes, sin perjuicio de los que se contemplan en otras normas y que se pueden celebrar:

3.1. CONTRATO DE OBRA.

Su objeto es la construcción, mantenimiento, instalación, y en general la realización de cualquier trabajo material sobre bienes inmuebles. Cuando se

adjudicaren por licitación, tendrán interventoría contratada independiente de la entidad y del contratista.

Para la obligación de contratar la interventoría es necesario pronunciarse en los estudios previos sobe su necesidad como lo exige el parágrafo primero, artículo 83 de la Ley 1474 de 2011.

Los contratos de obra, como la ejecución de obras públicas en general cualquiera que sea el procedimiento, tienen el respaldo jurídico del Estado en cuanto a las potestades para ocupación y adquisición de bienes inmuebles de particulares e imposición de servidumbres sobre las mismas propiedades, en aplicación del precepto constitucional de la función social de la propiedad, derivado a su vez de la prevalencia constitucional del interés general sobre el particular; desde luego, cumpliendo con el debido proceso y el derecho a una justa indemnización acorde con la normatividad vigente.

En el contrato de obra pública es necesario distinguir los conceptos de contrato a precio global de contrato a precios unitarios.

CONTRATO A PRECIO GLOBAL:

Hay contratos a precio global cuando las partes acuerdan una suma determinada y única como contraprestación de las obligaciones que adquiere el contratista.

La importancia de determinar si un contrato se ha celebrado a precio global radica en que de ello depende la posibilidad de reclamación del contratista en caso de que las cantidades unitarias de obra ejecutada hayan resultado superiores a las estipuladas en los cálculos iniciales. En el contrato a precio global el contratista adquiere la responsabilidad de realizar una obra de determinadas especificaciones y la entidad se obliga a pagarle la suma global pactada, estando a cargo del contratista el alea (los riesgos) implícito en este tipo de contratación, como son los imprevistos que resulten por una mayor cantidad de obra con relación a la calculada en el momento de celebrar el contrato, o por ítem no previstos etc.

El hecho de fijar precios globales, no implica que el pago se tenga que hacer en un solo instalamento. Es posible que se pacte anticipo y pagos parciales durante la ejecución del contrato y finalmente uno a la culminación del trabajo, por ejemplo, y por esa razón no podría decirse que el pacto no fue global, pues lo global es el precio convenido por una obra especifica, valor que no sufre alteración si resultan mayores las cantidades de insumos utilizados o de elementos o los valores unitarios que sirvieron para el cálculo del valor del contrato.

También es perfectamente viable que se incluya una cláusula a través de la cual las partes se comprometen a revisar ese precio, transcurrido cierto plazo o presentadas algunas condiciones, o bien pueden incluir una fórmula para el reajuste automático del precio.

El contrato a precios globales, es poco utilizado y nada aconsejable, dado el alto riesgo que implica no sólo para el contratista sino también para la administración, pues de fracasar el contratista indudablemente que el ente contratante también recibirá perjuicios.

CONTRATO POR PRECIOS UNITARIOS.

Esta modalidad es el extremo opuesto a la del contrato a precio global, en este caso el valor contractual es igual a la cifra que resulte de multiplicar las cantidades de obra estimadas por el valor unitario acordado y luego la suma de los productos.

Este último será el valor o precio del contrato, o sea que para la existencia de esta forma contractual es condición que cada unidad o medida de los diversos ítems previstos como necesarios para la debida ejecución del objeto contratado tenga precio. Y si los precios se han acordado en forma global para los diferentes ítems se estará ante un intermediario entre el contrato a precio global y el contrato a precios unitarios, aunque con una mayor aproximación a éste.

Por la naturaleza propia de esta modalidad el precio total del contrato tiene una significación secundaria, pues este varía en proporción a la modificación que sufren tanto las cantidades de obra como los precios unitarios.

Por razones que saltan a la vista, en esta modalidad el riesgo del contratista es mínimo, puesto que la obligación de la entidad contratante es la de pagar la totalidad de las cantidades realmente ejecutadas. Y aunque en el contrato ciertamente se conviene la ejecución de una obra determinada, al establecerse en su texto cuales son los diversos factores que lo integran, resulta que la obligación del contratista se circunscribe a ejecutar esos ítems o factores, sin que pueda hablarse de incumplimiento del contrato en los casos en que pese a la ejecución total de tales ítems la obra no concluya. En estos eventos la administración tiene facultades suficientes para ordenar al contratista la ejecución de la cantidad faltante, y el contratista el derecho a que se le paguen esas mayores cantidades.

Es decir, en esta modalidad se contrata la ejecución de unos ítems como medio para la realización de determinada obra, situación muy diferente a la que ocurre en

el caso del contrato a precio global en el que se contrata la ejecución de un específico objeto.

CRITERIOS Y MODALIDAD DE SELECCIÓN DEL CONTRATISTA PARA ESTA CLASE DE CONTRATO:

En los contratos de obra el proceso de selección a desarrollar para escoger al contratista, depende de la cuantía del contrato a celebrar, así:

Si el valor presupuestado del contrato es de Mayor Xxxxxxx, el contratista se seleccionará por LICITACION PUBLICA,

Si el valor presupuestado del contrato es de MENOR CUANTIA, el contratista se seleccionará por SELECCIÓN ABREVIAD, MODALIDAD CONTRATACION DE MENOR CUANTIA.

Y si el valor presupuestado del contrato es Inferior al 10% de la menor cuantía, el contratista se seleccionará por CONTRATACION DE MINIMA CUANTIA, modalidad en la que la escogencia se realiza por medio de invitación pública.

3.2. CONTRATO DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS.

De acuerdo con el numeral 3 del artículo 32 de la Ley 80 de 1993, los contratos de prestación de servicios son aquellos que celebran las entidades estatales para desarrollar actividades relacionadas con la administración, misión y funcionamiento de la entidad.

Solo se puede celebrar cuando dichas actividades no puedan realizarse con personal de planta o se requiera de conocimientos especializados. No genera relación laboral ni prestaciones sociales y su duración comprenderá lo estrictamente indispensable.

De acuerdo con lo expuesto, el contrato de prestación de servicios solamente podrá proceder frente a dos circunstancias: La primera, cuando la función administrativa no pueda ser desarrollada de manera directa por los servidores vinculados en la planta de la entidad pública contratante, bien sea por que dentro de las funciones específicas previstas para aquellos no se encuentre consagrada la función o actividad a desarrollar por parte del contratista, o bien porque existiendo prevista la función en el respectivo manual, no hay dentro de la planta de personal uno o varios servidores designados para el cumplimiento de esas tareas. La segunda, cuando la realización de las actividades necesarias para el cumplimiento de una o varias funciones públicas requieran de ciertos

conocimientos especializados que por su complejidad no se encuentre en capacidad de efectuarlas el personal de planta existente al momento de contratar.

Cabe anotar también, que la entidad debe certificar cualquiera de los eventos antes previstos, con base en un concienzudo y responsable estudio de las circunstancias que conllevan a la decisión de contratar la prestación del servicio, especialmente frente a las funciones previstas y la idoneidad del personal de planta con que se cuenta en ese momento.

En el ejercicio del contrato de prestación de servicios, el contratista dispone de un amplio margen de discrecionalidad en cuanto concierne a la ejecución del objeto contractual dentro del plazo fijado y a la realización de la labor, según las estipulaciones acordadas.

Así, no es posible admitir confusión alguna con otras formas contractuales y mucho menos con elementos configurativos de la relación laboral, razón por la cual no es procedente en aquellos eventos el reconocimiento de los derechos derivados de la subordinación y del contrato de trabajo en general. En caso contrario, es decir, si se acredita la existencia de las características esenciales del contrato de trabajo, tales como la prestación personal del servicio, la continuada subordinación laboral y la remuneración o salario, quedará desvirtuada la presunción establecida en la norma acusada y surgirá entonces el derecho al pago de las prestaciones sociales a favor del contratista, en aplicación del principio de primacía de la realidad sobre las formas de las relaciones de trabajo.

Como queda claro, la prestación del servicio demanda de un buen margen de autonomía por parte del contratista tanto para la ejecución del objeto acordado en los términos de tiempo previstos como en las actividades que este desarrolle para su cumplimiento; por lo tanto, no es dable que puedan existir figuras o mecanismos que sujeten al contratista en jornadas laborales o períodos diarios de trabajo determinados en horas, y menos aún la aplicación de medidas de control o disciplinarias al respecto, pues de tales se deriva sin duda alguna una clara subordinación.

Dentro de la prestación de servicios que puede requerir la entidad encontramos que, pueden contratarse los siguientes:

a) Prestación de Servicios profesionales y de apoyo a la gestión, o para la ejecución de trabajos artísticos que solo puedan encomendarse a determinadas personas naturales.

b) Prestación de servicios materiales y no calificados intelectual ni profesionalmente, para la atención de las necesidades especificas de la entidad; esto es, de servicios relacionados con actividades operativas, logísticas y asistenciales, tales como los servicios de aseo, vigilancia, mensajería, transporte, mantenimiento de vehículos, mantenimiento de aires acondicionados, entre otros.

Tenemos entonces, que tratándose de la prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión (entendiéndose por estos aquellos servicios de naturaleza intelectual diferentes a los de consultoría), o para la ejecución de trabajos artísticos que solo puedan encomendarse a determinadas personas naturales, independientemente de la cuantía del contrato, el contratista se seleccionará mediante la modalidad de contratación directa (literal h., numeral 4, articulo 2 de la Ley 1150 de 2007 y sus decretos reglamentarios). Así las cosas, la Gobernación en esta modalidad de prestación de servicios podrá contratar directamente con la persona natural o jurídica que esté en capacidad de ejecutar el objeto del contrato y que haya demostrado la idoneidad y experiencia directamente relacionada con el área de que se trate, sin que sea necesario que haya obtenido previamente varias ofertas, de lo cual el ordenador del gasto deberá dejar constancia escrita.

Para otros servicios materiales no calificados intelectual ni profesionalmente, ni que sean para actividades operativas, logísticas y asistenciales, la modalidad de selección del contratista se determinará en consideración a la cuantía del contrato a celebrar, así:

Si el valor presupuestado del contrato es de mayor cuantía, el contratista se seleccionará por LICITACION PUBLICA.

Si el valor presupuestado del contrato es de MENOR CUANTIA, el contratista se seleccionará por SELECCIÓN ABREVIADA, MODALIDAD CONTRATACION DEMENOR CUANTIA.

Si el valor presupuestado del contrato es Inferior al 10% de la menor cuantía, el contratista se seleccionará por CONTRATACION DE MINIMA CUANTIA, modalidad en la que la escogencia se realiza directamente, por invitación pública.

3.3. CONTRATO DE CONSULTORIA.

Son contratos de consultoría los que celebren las entidades estatales, referidos a los estudios necesarios para la ejecución de proyectos de inversión, estudios de diagnóstico, pre factibilidad o factibilidad para programas o proyectos específicos, así como a las asesorías técnicas de coordinación, control y supervisión.

Por labores de asesoría, y de asesoría técnica de coordinación, control y supervisión, se debe atemperar en el parágrafo del artículo 3.3.1.1° del Decreto 0734 que dispone:

“Parágrafo. Por labores de asesoría, y de asesoría técnica de coordinación, control y supervisión a que se refiere el numeral 2 del artículo 32 de la Ley 80 de 1993 entiéndase las llevadas a cabo con ocasión de la construcción, el mantenimiento y la administración de construcciones de edificios y viviendas de toda índole, xx xxxxxxx, presas, muelles, canales, puertos, xxxxxxxxxx, xxxx xxxxxxx x xxxxxxx, xxxxxxxxxxx, xxxxxxxxxxxxx, teleféricos, acueductos, alcantarillados, riegos, drenajes y pavimentos; oleoductos, gasoductos, poliductos, líneas de conducción y transporte de hidrocarburos; líneas de transmisión eléctrica, y en general todas aquellas actividades relacionadas con la ingeniería a que se refiere el artículo 2° de la Ley 842 de 2003. Lo anterior, sin perjuicio de que la entidad pueda realizar contratos de prestación de servicios profesionales para apoyar la labor de supervisión de los contratos que le es propia, siempre que las actividades no puedan realizarse con personal de planta o requieran de conocimientos especializados, de conformidad con lo previsto en el numeral 3 del artículo 32 de la Ley 80 de 1993.”

Son también contratos de consultoría los que tienen por objeto la interventoría, asesoría, gerencia de obra o de proyectos, dirección, programación y la ejecución de diseños, planos, anteproyectos y proyectos.

La selección del contratista se efectúa por regla general a través de la modalidad de selección denominada Concurso de Meritos.

3.4. CONTRATO DE SUMINISTRO.

Es aquel contrato en el que una de las partes se obliga a cambio de una contraprestación a cumplir en favor de otra de manera independiente, entregas periódicas o continuadas de bienes o cosas (contrato de tracto sucesivo).

En esta clase de contratos deben identificarse las características de los bienes o servicios a suministrar, pues si se trata de bienes o servicios de características técnicas uniformes y de común utilización por parte de las entidades estatales, el contratista debe seleccionarse mediante SELECCIÓN ABREVIADA, MODALIDAD DE SUBASTA INVERSA, pero tratándose de bienes cuyas características técnicas no sean uniformes la modalidad de selección del contratista se determinará en consideración a la cuantía del contrato a celebrar, así:

Si el valor presupuestado del contrato es de mayor cuantía, el contratista se seleccionará por LICITACION PUBLICA.

Si el valor presupuestado del contrato es de MENOR CUANTIA, el contratista se seleccionará por SELECCIÓN ABREVIADA, MODALIDAD CONTRATACION DE MENOR CUANTIA.

Si el valor presupuestado del contrato es Inferior al 10% de la menor cuantía, el contratista se seleccionará por CONTRATACION DE MINIMA CUANTIA, modalidad en la que la escogencia se realiza por invitación pública.

3.5. CONTRATO DE COMPRAVENTA.

Consiste En la transmisión de la propiedad de una cosa a cambio de un precio.

Toda adquisición mediante la cual se transfiera la propiedad de bienes se denomina compraventa. (Contrato de ejecución instantánea).

El procedimiento de selección para escoger al contratista depende de las características del bien objeto de la compraventa en las mismas condiciones expuestas en el contrato de suministro.

Tratándose de la compra de un INMUEBLE la modalidad de selección será la CONTRATACIÓN DIRECTA.

3.6. CONTRATO DE CONCESIÓN.

Tiene por objeto otorgar la prestación, operación, explotación, organización o gestión, total o parcial, de un servicio público, o la construcción, explotación o conservación total o parcial, de una obra o bien destinado al servicio o uso público, así como todas aquellas actividades necesarias para la adecuada prestación o funcionamiento de la obra o servicio por cuenta y riesgo del contratista y bajo la vigilancia y control de la entidad, a cambio de una remuneración que puede consistir en derechos, tarifas, tasas, valorización, o en la participación que se le otorgue en la explotación del bien, o en una suma periódica, única o porcentual y, en general, en cualquier otra modalidad de contraprestación que las partes acuerden.

La entidad contratante se denomina “concedente”. El contratista se denomina “concesionario”.

A diferencia de otras modalidades de contratos estatales, en los que el pago se realiza con cargo al presupuesto, en la concesión el pago se efectúa con cargo a los beneficiarios finales o usuarios del bien o servicio. Si se trata de la construcción o mejoramiento de una vía pública, por ejemplo, se podrá convenir que el concesionario recupere la inversión adicionada con su utilidad, autorizándolo para cobrar la valorización o puede convenirse también que cobre el peaje a los usuarios durante determinado tiempo. Cuando el objeto fuere la construcción de infraestructura de servicios públicos, se podrá convenir que el concesionario obtenga contraprestación con la facturación cobrada a los usuarios por la venta de los servicios.

En los contratos de concesión el aporte básico del Estado es el poder público que garantiza al contratista el respaldo jurídico necesario para que pueda obtener la contraprestación que se pacte; tal contraprestación en ocasiones se logra en el largo plazo, como cuando se pacta el derecho a cobrar peaje vial, por ejemplo, durante 30 años.

Respecto de construcción de obras públicas los interesados en celebrar contratos de concesión pueden tomar la iniciativa presentando oferta en tal sentido, con inclusión, como mínimo, de los siguientes aspectos: descripción de la obra, estudio de pre factibilidad técnica y financiera y evaluación de su impacto ambiental. La entidad pública destinataria de la oferta dispone de un plazo máximo de 3 meses para estudiar la oferta. Si no la encontrare viable lo hará saber por escrito al interesado, o en caso contrario elaborará pliego de condiciones y ordenará mediante resolución la apertura de licitación. Si, además del proponente que tuvo la iniciativa, se presentare por lo menos otra oferta, se seguirá el trámite señalado para el proceso licitatorio. Si no se presentare otra oferta dentro del plazo de la licitación fijado en la convocatoria, se adjudicará al único oferente siempre que cumpla con lo establecido en el pliego de condiciones. Los oferentes que así lo consideren podrán proponer formas organizativas como el consorcio, la unión temporal, la sociedad o cualquiera otra modalidad asociativa, para lo cual incluirán en la propuesta un documento de intención que, tratándose de la constitución de una sociedad, su perfeccionamiento estará sujeto a la adjudicación del contrato.

Téngase en cuenta respecto de los contratos de concesión de bienes estatales la exigencia de pactar la cláusula de reversión.

Para esta clase de contratos la modalidad de selección del contratista siempre es la LICITACION PUBLICA.

3.7. CONTRATO INTERADMINISTRATIVO.

Las entidades estatales están facultadas para celebrar contratos con otras entidades estatales. A esta clase de contratos se les denomina contratos interadministrativos y se celebrarán siempre que las obligaciones de los mismos tengan relación directa con el objeto de la entidad ejecutora señalado en la ley o en sus reglamentos.

Aun cuando a la entidad ejecutora no le sea aplicable el régimen de la Ley 80 de 1993, deberá someterse a los principios de la función administrativa, cumplir con el deber de selección objetiva y el régimen de inhabilidades e incompatibilidades, salvo que se trate de instituciones de educación superior en respeto al principio de la autonomía universitaria.

Por regla general la modalidad de selección para la escogencia de la entidad ejecutora es LA CONTRATACION DIRECTA; sin embargo, cuando se trate de seguros o de encargo o fiducia con empresas públicas que atiendan estos servicios se requiere de concurso. También, están exceptuados de la figura de contrato interadministrativo los contratos de seguros aunque sean celebrados con aseguradores estatales y los contratos de Obra, suministro, prestación de servicios de evaluación de conformidad respecto de las normas o reglamentos técnicos, encargo fiduciario y fiducia pública, cuando las instituciones de educación superior públicas o las sociedades de economía mixta con participación mayoritaria del Estado, o las personas jurídicas sin ánimo de lucro conformadas por la asociación de entidades públicas, o la federación de entidades territoriales sean las ejecutoras. Estos contratos podrán ser ejecutados por las mismas, siempre que participen en procesos de licitación pública o contratación abreviada de acuerdo con lo dispuesto por los numerales 1 y 2 del artículo 2 de la Ley 1150 de 2007 y el artículo 92 de la Ley 1474 de 2011.

3.8. CONTRATO DE EMPRÉSTITO.

Tiene por objeto obtener recursos con plazos de pago para el cumplimiento de programas de las entidades oficiales. Se pueden celebrar con organismos financieros privados o públicos, nacionales o internacionales, los contratos de empréstito constituyen una de las alternativas de operaciones de crédito público. Se realizan por el procedimiento de CONTRATACIÓN DIRECTA con observancia de los principios de economía, transparencia y selección objetiva.

Los contratos de empréstito o cualquiera otra forma de financiación de organismos multilaterales, podrán incluir particularidades contempladas en los reglamentos de

dichas entidades, siempre que no sean contrarias a la Constitución y a las leyes Colombianas.

Todo contrato de empréstito deberá ser registrado en el Ministerio de Hacienda y Crédito Público, Dirección General de Crédito Público. (Ley 80 de 1993 artículos 24 y 41, Decreto 2681 de1993).

3.9. CONTRATO DE ENCARGO FIDUCIARIO Y XX XXXXXXX PÚBLICA.

Tiene por objeto entregar a una sociedad fiduciaria autorizada por la Superintendencia Bancaria, la administración y manejo de recursos de las entidades públicas destinados al pago de los contratos que tales entidades celebren.

La selección de la sociedad fiduciaria a contratar se debe hacer por LICITACIÓN PÚBLICA, en el que podrán participar oferentes autorizados públicos y privados en igualdad de condiciones. Salvo las excepciones especificas reguladas en disposiciones especiales.

Los contratos de encargo fiduciario y xx xxxxxxx pública están sometidos a las siguientes condiciones:

El único objeto es la administración y manejo de recursos públicos destinados al pago de contratos estatales. Los plazos deben estar claramente definidos.

La adjudicación de los contratos no puede delegarse en las entidades fiduciarias. Los pagos se pueden hacer con cargo a los rendimientos financieros del fideicomiso sólo si están presupuestados con tal destino.

Los contratos de encargo fiduciario y xx xxxxxxx pública están sometidos a la legislación sobre contratación estatal, y a las disposiciones fiscales, presupuestales, de interventoría y de control a las cuales está sometida la entidad pública fideicomitente.

Aparte de la inspección y vigilancia a cargo de la Superintendencia Bancaria y de las atribuciones de las autoridades de control fiscal competentes, las entidades públicas ejercen control sobre las sociedades fiduciarias en desarrollo de los contratos de encargo o fiducia de acuerdo con las normas sobre la materia.

Nunca implican transferencia de dominio sobre bienes o recursos estatales ni constituyen patrimonio autónomo.

En cuanto sea compatible con el estatuto de contratación estatal se les aplica el Código de Comercio.

Los encargos y las fiducias no pueden servir para otorgar auxilios o donaciones a particulares, como expresamente lo prohíbe el artículo 355 de la Constitución; será nulo el contrato que así lo disponga, y si el fideicomisario incurriere en una irregularidad de tal especie, la entidad pública ejercerá acción de repetición contra él, sin perjuicio de las demás responsabilidades a que hubiere lugar.

3.10. CONTRATO DE SEGUROS.

Es aquel mediante el cual una persona jurídica llamada asegurador, se obliga a cambio de una prima, a indemnizar a otra persona que recibe el nombre de asegurado por las pérdidas o daños que éste pueda sufrir como resultado de la realización de ciertos riesgos personales o económicos que son asumidos por el asegurado.

La modalidad de selección del contratista para esta clase de contratos se determinará en consideración a la cuantía del contrato a celebrar, así:

Si el valor presupuestado del contrato es de mayor cuantía, el contratista se seleccionará por LICITACION PUBLICA.

Si el valor presupuestado del contrato es de MENOR CUANTIA, el contratista se seleccionará por SELECCIÓN ABREVIADA, MODALIDAD CONTRATACION DE MENOR CUANTIA.

Si el valor presupuestado del contrato es Inferior al 10% de la menor cuantía, el contratista se seleccionará por CONTRATACION DE MINIMA CUANTIA, modalidad en la que la escogencia se realiza por invitación pública.

3.11. CONTRATO DE INTERMEDIACIÓN DE SEGUROS.

Contrato por medio del cual sociedades especializadas en esta labor asesoran a la entidad pública en el aseguramiento adecuado de sus bienes actuando como intermediario entre tomador y asegurador.

La modalidad de selección para la escogencia del contratista en esta clase de contratos es el CONCURSO DE MERITOS ABIERTO, reglamentado el artículo 3.3.5.1° y en la Sección IV del Capítulo tercero del Título III del Decreto 0734 de 2012.

3.12. CONTRATO DE ARRENDAMIENTO.

Es un contrato en el que las partes se obligan recíprocamente, la una a conceder el goce de una cosa y la otra a pagar por este goce o servicio, un precio determinado. Es un típico contrato de “tracto sucesivo”.

La modalidad de selección para la escogencia del contratista en esta clase de contratos es LA CONTRATACION DIRECTA.

3.13. CONTRATO DE TRANSPORTE.

Es un contrato mediante el cual una de las partes se obliga para con la otra a cambio de un precio, a conducir de un lugar a otro, por determinado medio y en el plazo fijado personas, cosas y entregar estas al destinatario.

La modalidad de selección del contratista para esta clase de contratos se determinará en consideración a la cuantía del contrato a celebrar, así:

3.14. CONTRATO DE COMODATO.

Es un contrato en que una de las partes entrega a la otra gratuitamente una especie mueble o bien raíz para que haga uso de ella y con cargo de restituir la misma especie después de terminar el uso. Este contrato se perfecciona con la tradición de la cosa.

Las entidades públicas no pueden dar en comodato sus inmuebles sino únicamente a otras entidades públicas, juntas de acciones comunales, fondos de empleados, sindicatos, cooperativas, asociaciones, fundaciones y demás entidades asimiladas a las anteriores, siempre que no repartan utilidades entre sus asociados o fundadores ni adjudiquen a ellos sus activos en el momento de su liquidación. El plazo máximo del comodato de bienes públicos inmuebles es de cinco (5) años, renovables y de dos (2) años para muebles (Código Civil, Art. 2200. Ley 9 de 1989 Art. 38).

La modalidad de selección para la escogencia del contratista en esta clase de contratos es LA CONTRATACION DIRECTA.

3.15. CONTRATO DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS DE SALUD.

Es un contrato mediante el cual una de las partes se obliga para con la otra a cambio de un precio, a prestar un servicio asistencial de salud, en todos los niveles de complejidad a favor de una persona natural o jurídica.

El contratista debe estar inscrito en el registro especial nacional del Ministerio de Protección Social o quien haga sus veces, y para su selección se utilizará la modalidad de Selección abreviada, que se desarrolle y reglamente en el presente manual.

Estos contratos son diferentes a los contratos para prestación de servicios de salud a que se refieren los artículos 20 y 26 de la Ley 1122 de 2007.

3.16. CONVENIOS INTERADMINISTRATIVOS, LEY 489 DE 1998.

ARTICULO 95. ASOCIACION ENTRE ENTIDADES PÚBLICAS. <Artículo

CONDICIONALMENTE EXEQUIBLE> Las entidades públicas podrán asociarse con el fin de cooperar en el cumplimiento de funciones administrativas o de prestar conjuntamente servicios que se hallen a su cargo, mediante la celebración de convenios interadministrativos o la conformación de personas jurídicas sin ánimo de lucro.

Las personas jurídicas sin ánimo de lucro que se conformen por la asociación exclusiva de entidades públicas, se sujetan a las disposiciones previstas en el Código Civil y en las normas para las entidades de este género. Sus Juntas o Consejos Directivos estarán integrados en la forma que prevean los correspondientes estatutos internos, los cuales proveerán igualmente sobre la designación de su representante legal.

3.17. CONTRATOS DE INTERÉS PÚBLICO, CONSTITUCIÓN POLÍTICA, ARTÍCULO 355.

El Gobierno, en los niveles nacional, departamental, distrital y municipal podrá, con recursos de los respectivos presupuestos, celebrar contratos con entidades privadas sin ánimo de lucro y de reconocida idoneidad con el fin de impulsar programas y actividades de interés público acordes con el Plan Nacional y los planes seccionales de Desarrollo.

3.18. CONVENIOS DE ASOCIACIÓN, LEY 489 DE 1998, ARTÍCULO 96.

ARTÍCULO 96. CONSTITUCION DE ASOCIACIONES Y FUNDACIONES PARA EL CUMPLIMIENTO DE LAS ACTIVIDADES PROPIAS DE LAS ENTIDADES

PÚBLICAS CON PARTICIPACION DE PARTICULARES. Las entidades estatales, cualquiera sea su naturaleza y orden administrativo podrán, con la observancia de los principios señalados en el artículo 209 de la Constitución, asociarse con

personas jurídicas particulares, mediante la celebración de convenios de asociación o la creación de personas jurídicas, para el desarrollo conjunto de actividades en relación con los cometidos y funciones que les asigna a aquéllas la ley.

Los convenios de asociación a que se refiere el presente artículo se celebrarán de conformidad con lo dispuesto en el artículo 355 de la Constitución Política, en ellos se determinará con precisión su objeto, término, obligaciones de las partes, aportes, coordinación y todos aquellos aspectos que se consideren pertinentes.

4.- CONTENIDO BÁSICO Y ALCANCE GENERAL DE LOS DOCUMENTOS CONTRACTUALES MÁS RELEVANTES DENTRO DE UN PROCESO DE SELECCIÓN.

4.1. ESTUDIOS PREVIOS.

Uno de los principales documentos contractuales es el estudio previo, el cual se constituye en la base y fundamento de todo contrato o proceso de selección.

Los elementos mínimos que debe contener un estudio previo se encuentran en el artículo 2.1.1º del Decreto Reglamentario 0734 de 2012, los cuales se describen a continuación:

1. Descripción de la necesidad que la entidad estatal pretende satisfacer con la contratación.

En este punto debe detallarse de manera precisa cual es el objetivo o necesidad social o institucional que motiva y justifica la contratación del bien o servicio requerido, y de qué manera el objeto contractual permite dar solución a la necesidad planteada.

Debe indicarse entonces si con el contrato se contribuye a la materialización de un proyecto de inversión contemplado en el plan de desarrollo o corresponde a un gasto necesario para el funcionamiento y mantenimiento de la entidad; o si con el mismo, se pretende apoyar el cumplimiento de algunas funciones especificas asignadas a una dependencia de la entidad que no cuenta con el personal suficiente y/o capacitado para ejecutarlas.

Debe contener el análisis de las opciones planteadas que permitan dilucidar sin equívocos, que es la celebración del contrato la mejor alternativa de solución.

2. El objeto a contratar, con sus especificaciones y la identificación del contrato a celebrar.

En este acápite deben indicarse las características y especificaciones principales del bien o servicio que la entidad requiere contratar para dar solución a la necesidad planteada. Indicarse en qué consiste el servicio, cual debe ser el perfil académico u objeto social (en caso de personas jurídicas) y la experiencia mínima que debe poseer el contratista que se requiere; y/o las características técnicas en atención a la cantidad y calidad tratándose de la adquisición de bienes.

Con relación a la identificación del contrato debe indicarse:

a) La clase o tipo de contrato que debe suscribir

b) Las obligaciones contractuales

c) El valor presupuestado del contrato

d) El plazo de ejecución.

e) El Lugar de ejecución y la forma de pago.

3. La modalidad de selección del contratista, incluyendo los fundamentos jurídicos que soportan su elección.

En este numeral deben indicarse cuál de las 4 modalidades de selección utilizará la entidad para escoger el contratista (Licitación Pública, Selección Abreviada, Concurso de Méritos o contratación directa) y citar la que corresponde a la modalidad y las disposiciones normativas aplicables al caso, previo análisis de la clase, naturaleza o cuantía del contrato a celebrar.

4. El valor estimado del Contrato, indicando las variables utilizadas para calcular el presupuesto de la contratación y los rubros que lo componen.

En desarrollo de este punto deben señalarse con precisión los siguientes aspectos:

a) La identificación y el monto de las variables utilizadas o tenidas en cuenta para calcular el presupuesto oficial de la respectiva contratación. (valores de honorarios fijados por acto administrativo, precios xxx xxxxxxx, análisis de

costos, entre otros), y el de posibles costos asociados al mismo, los cuales deben anexarse y serán parte integral del mismo.

b) En el evento en que la contratación sea a precios unitarios, la entidad contratante deberá soportar sus cálculos de presupuesto en la estimación de aquellos.

5. La justificación de los factores de selección que permitan identificar la oferta más favorable, de conformidad con el articulo

2.2.9 del presente Decreto.

En este numeral se debe precisar cuál es el ofrecimiento más favorable para la Gobernación de conformidad con las modalidades de selección allí señalas y las demás favorabilidades para las modalidades de selección no mencionadas en esta norma.

6. El soporte que permita la tipificación, estimación y asignación de los riesgos previsibles que puedan afectar el equilibrio económico del contrato.

Por riesgo debe entenderse aquellas circunstancias NO imputables a las partes del contrato, que pueden presentarse durante su ejecución y aumenten su valor o desequilibren la ecuación financiera.

En este punto deben entonces estimarse e identificarse aquellos riesgos previsibles que podrían afectar el equilibrio económico del contrato y precisar cuál de las partes lo asumirá o en qué porcentaje.

7. El análisis que su sustenta la exigencia de garantías destinadas a amparar los perjuicios de naturaleza contractual o extracontractual derivados del incumplimiento, del ofrecimiento o del contrato según el caso, así como la pertinencia de la división de aquellas, de acuerdo con la reglamentación sobre el particular.

De acuerdo con el artículo 7 de la Ley 1150 de 2007, los contratistas deben prestar garantía única para amparar el cumplimiento de sus obligaciones contractuales y los proponentes deben prestar garantía de seriedad de los ofrecimientos hechos.

Por lo anterior, en este numeral del estudio debe hacerse el análisis, esto es, la distinción del riesgo que se pueda presentar por incumplimiento de

las obligaciones contractuales, con indicación de los amparos y vigencias de las mismas, que deberán aportar los contratistas o proponentes según el caso, en consideración a la naturaleza, cuantía y obligaciones del contrato. O si no hay lugar a solicitarlas.

8. La indicación de si la contratación respectiva esta cobijada por un acuerdo internacional o un tratado de libre comercio vigente para el estado Colombiano en los términos del articulo 8.1.17 del presente decreto.

Corresponde al análisis de las pautas para determinar si la contratación que se pretende realizar está cubierta por un acuerdo comercial vigente.

9. Supervisión o interventioría.

De conformidad con el parágrafo primero del artículo 83 de la Ley 1474 de 2011, efectuar el pronunciamiento sobre la supervisión o interventoría del contrato.

Como un punto adicional debe incluirse en el estudio la identificación de la secretaría de despacho que en virtud del decreto de delegación y el objeto del contrato le corresponda celebrar el contrato, a fin de determinar la capacidad del funcionario contratante, así mismo debe indicarse el número de la ordenanza que en virtud de la cual la Asamblea Departamental otorgó la autorización para suscribir contratos.

4.2. PLIEGO DE CONDICIONES.

El Pliego de condiciones es el documento contractual que establece las reglas de juego o bases trazadas por la entidad convocante, que definen dentro de los parámetros legales, el objeto, las condiciones y los requisitos del contrato a celebrar, en un plano de igualdad para todos los interesados en participar. Debe contener Xxxxxx objetivas, justas, claras, completas, y estrictamente necesarias, que permitan concretar ofertas de la misma índole y aseguren una selección objetiva; por esta razón se dice, que el pliego de condiciones es la ley de la contratación; obviamente, no debe ser contrario a la normatividad vigente sobre la materia.

El pliego de condiciones es indispensable para la realización de los procedimientos de selección del contratista, salvo en la modalidad de selección de contratación directa y en los de mínima cuantía.

Los requisitos mínimos que de manera general para todos los procesos de selección y por disposición del artículo 2.2.3° del Decreto 0734 de 2012 y del numeral 5 del artículo 24 de la Ley 80 de 1993, deben contener los pliegos de condiciones son los siguientes:

Artículo 2.2.3°. Contenido mínimo xxx xxxxxx de condiciones. Sin perjuicio de las condiciones especiales que correspondan a los casos de licitación, selección abreviada y concurso de méritos, y de los requisitos exigidos en el numeral 5 del artículo 24 de la Ley 80 de 1993, el pliego de condiciones deberá detallar claramente los requerimientos para la presentación de la propuesta. El pliego contendrá, cuando menos:

1. La descripción técnica detallada y completa del objeto a contratar, la ficha técnica del bien o servicio de características técnicas uniformes y de común utilización, o los requerimientos técnicos, según sea el caso.

2. Los fundamentos del proceso de selección, su modalidad, términos, procedimientos, y las demás reglas objetivas que gobiernan la presentación de las ofertas así como la evaluación y ponderación de las mismas, y la adjudicación del contrato.

3. Las razones y causas que generarían el rechazo de las propuestas o la declaratoria de desierto del proceso.

4. Las condiciones de celebración del contrato, presupuesto, forma de pago, garantías, y demás asuntos relativos al mismo.

La información a que se refiere el numeral 1 del presente artículo, se presentará siempre en documento separable xxx xxxxxx de condiciones, como anexo técnico, el cual será público, salvo expresa reserva.

Al pliego se anexará el proyecto de minuta del contrato a celebrarse y los demás documentos que sean necesarios.

Además de los anteriores, en la reglamentación de cada una de las modalidades de selección de contratista contenidas en el decreto 0734 de 2012, se contemplan requisitos particulares que deben tenerse en cuenta.

Artículo 2.2.4° Decreto 0734 de 2012:

Modificación del aviso de convocatoria y xxx xxxxxx de condiciones. La modificación xxx xxxxxx de condiciones se realizará a través de adendas. La entidad señalará en el pliego de condiciones el plazo máximo dentro del cual puedan expedirse adendas, 0, a falta de tal previsión, señalará al adoptarlas la

extensión del término de cierre que resulte necesaria, en uno y en otro caso, para que los proponentes cuenten con el tiempo suficiente que les permita ajustar sus propuestas a las modificaciones realizadas. Salvo en el evento previsto en el segundo inciso del numeral 5 del artículo 30 de la Ley 80 de 1993 para la licitación pública, no podrán expedirse y publicarse adendas el mismo día en que se tiene previsto el cierre del proceso de selección, ni siquiera para la adición del término previsto para ello.

Artículo 89 ley 1474 de 2011:

EXPEDICIÓN DE ADENDAS. El inciso 2 del numeral 5 del artículo 30 de la Ley 80 de 1993 quedará así:

Cuando lo estime conveniente la entidad interesada, de oficio o a solicitud de un número plural de posibles oferentes, dicho plazo se podrá prorrogar antes de su vencimiento, por un término no superior a la mitad del inicialmente fijado. En todo caso no podrán expedirse adendas dentro de los tres (3) días anteriores en que se tiene previsto el cierre del proceso de selección, ni siquiera para extender el término del mismo. La publicación de estas adendas sólo se podrá realizar en días hábiles y horarios laborales.

PRINCIPALES FORMULAS DE CALIFICACIÓN DEL FACTOR ECONÓMICO EN LOS PLIEGOS DE CONDICIONES

La Ley 80 de 1993 es enfática en que la calificación debe ser objetiva y estar orientada a poder diferenciar la calidad de los participantes, para esto se debe tener en cuenta en forma detallada:

Los aspectos económicos = PROPUESTA ECONOMICA. Los aspectos técnicos = CAPACIDAD TÉCNICA

Con relación a la evaluación económica existen diversas metodologías o ponderaciones matemáticas, que pueden utilizar las entidades para este fin.

A continuación se exponen las principales opciones de calificación económica, de las que puede hacer uso el Departamento, sin perjuicio que pueda utilizar otras con el mismo propósito.

1. FORMULA DE CALIFICACION ECONOMICA DE LAS PROPUESTAS EN LA QUE EL MÁXIMO PUNTAJE LO OBTIENE LA OFERTA DE MENOR VALOR.

Según esta fórmula de calificación la propuesta de menor valor obtendrá el máximo puntaje por ese concepto y las demás recibirán un puntaje inferior inversamente proporcional en la medida que se alejen de la propuesta de menor valor.

En este caso se utiliza la siguiente fórmula:

Pa = (Vm/Vi) * 500 Donde:

Pa = Puntaje asignado,

Vm = Propuesta de valor mínimo Vi = Valor de cada propuesta Ejemplo:

Valor de la propuesta (Vi)

Vm/Vi Puntaje asignado

80,000,000 (Vm) 1.00 Máximo, 500 puntos

110,000,000 0.72 360 puntos

90,000,000 0.88 444 puntos

2. FORMULA DE CALIFICACION ECONOMICA CON PROMEDIO ARITMETICO, MEDIA ARITMETICA.

La media aritmética es igual a la suma de una cantidad finita de números, cuyo resultado es divido entre el numero de sumados. En este caso el valor del puntaje de cada propuesta se obtiene de la aplicación de la siguiente fórmula, de acuerdo con el siguiente ejemplo:

El Puntaje máximo destinado a este concepto = 1000 puntos.

Proceder a calcular el promedio aritmético (P1), a partir de toda la propuesta evaluada.

Los 1000 puntos destinados para este aspecto serán distribuidos de acuerdo con el resultado de la aplicación de la siguiente fórmula, que siempre arrojará valores absolutos para los valores totales de las propuestas incluido el valor del presupuesto de la entidad.

Y = 1000 * { 1 – ABS [ (P1-Ppro)/ (P1)]}

Donde:

Y = Valor del puntaje correspondiente al valor total de la propuesta evaluada ABS= Valor absoluto.

P1 = Valor del promedio aritmético, de todas las propuestas evaluadas, incluido el presupuesto de la entidad.

Ppro = Valor total de la propuesta evaluada.

3. FORMULA DE CALIFICACION ECONOMICA CON PROMEDIO GEOMETRICO, MEDIA GEOMETRICA.

En este formula de evaluación debe realizarse el cálculo de la media geométrica del valor de las diferentes propuestas y luego dependiendo de la ubicación de cada propuesta frente a la media geométrica se le asignarán determinados puntos.

Para calcular la media geométrica, las propuestas deben estar incluidas en un porcentaje o rango determinado en comparación con el presupuesto oficial y nunca superarlo, por ejemplo se puede precisar que solo se calificaran las propuestas cuyo valor total corregido NO esté por fuera del rango comprendido entre el 95% y el 100% del presupuesto oficial.

Para calcular la media geométrica, MG con los valores totales corregidos de todas las propuestas hábiles que no superen el presupuesto oficial, incluyendo el presupuesto oficial una vez por cada tres propuestas hábiles o fracción; se utilizará la siguiente fórmula:

Media Geométrica (MG) = (n m) P1 P2 ..... Pn (Po1 Po2 Pom)

Donde:

n= Numero de Propuestas hábiles.

m= Numero de veces que se incluye el presupuesto oficial dentro de la formula entendiéndose que el mismo ingresa una vez por cada tres (3) propuestas o fracción.

P1, P2, …= Precio de las Propuestas

Po = Precio del Presupuesto Oficial

Y el puntaje se obtiene de la siguiente manera:

Se calculará la diferencia (Dn) entre cada propuesta y la media geométrica MG.

Dn = [Yn – MG]

Donde

Yn es el Valor de cada propuesta

MG es la Media Geométrica Obtenida

Dn equivale a la diferencia respecto a la media geométrica MG.

La propuesta cuya diferencia respecto a la media geométrica MG, es decir cuyo valor Dn obtenido, sea el MENOR, recibirá el mayor puntaje

Las demás propuestas recibirán un puntaje proporcional e inferior al anterior, a medida que su Dn en valor absoluto se vaya haciendo MAYOR.

4.3. CONTRATO

La naturaleza de los contratos estatales y las clases o tipos de contratos, ya fueron tratados. Todos los contratos que celebre la Gobernación deben contener una minuta con formalidades plenas, salvo aquellos contratos de mínima cuantía y cuando se celebren con “grandes Almacenes” los cuales se detallarán más adelante.

En consideración a lo anterior los contratos deben contener mínimamente el siguiente contenido clausular:

Identificación y número.

Identificación de los firmantes, el fundamento de sus facultades para celebrar el contrato e identificación de las personas jurídicas que representan.

Consideraciones previas: Justificación. Estudios técnicos. Viabilidades. Objeto.

Valor.

Forma de pago.

Inhabilidades e incompatibilidades. (Xxxxx constar que el contratista, al suscribir el contrato está declarando bajo juramento que no se halla inhabilitado para celebrar el contrato y realizarlo).

Plazo de ejecución y vigencia. Garantía única.

Multas.

Clausula Penal pecuniaria. Cláusulas excepcionales.

Apropiación presupuestal. Indicar el rubro correspondiente y hacer mención a la expedición previa del certificado de disponibilidad. (Artículo 19 Decreto 0568/96).

Perfeccionamiento, legalización y requisitos de ejecución art. 20 Decreto 586/96.

Domicilio y leyes.

Interventoría (seguimiento y control. Liquidación. (Plazo especial para realizarla, si lo consideran las partes). Cesión. (De quedar permitida en el contrato se debe consignar como requisito la autorización previa de la entidad).

Solución directa de conflictos. Prórrogas y adiciones.

Obligaciones especiales de las partes. Derechos y deberes del contratista.

Reajuste de precios.

Seguridad social y parafiscales. Indemnidad.

Veedurías ciudadanas. Publicación.

Firmas.

Las demás relativas a cada contrato; verbigracia, salud y educación.

4.3.1. NUMERACIÓN DE LOS CONTRATOS.

Los contratos de la Xxxxxxxxxxx xxx Xxxxx xxx Xxxxx tendrán una numeración Única, independientemente de su clase, cuantía o la dependencia de donde se coordinen. El consecutivo para la numeración estará a cargo de la SECRETARÍA GENERAL, oficina que radicará el contrato y otorgará el numero que según la secuencia le corresponda, por solicitud de la dependencia que coordina el desarrollo del contrato.

5. DOCUMENTOS QUE DEBEN APORTAR LOS CONTRATISTAS PARA LA CELEBRACION DE LOS CONTRATOS.

En la ley 80 de 1993 no se hayan establecidos en forma secuencial los documentos o requisitos que debe acreditar el contratista para la celebración de un contrato estatal, por el contrario tales requisitos se encuentran dispersos entre los distintos decretos reglamentarios y demás disposiciones normativas que regulan la materia.

Los contratistas de la Gobernación del Valle del Cauca, deben adjuntar a su propuesta o a más tardar al momento de suscripción del contrato, e independientemente de su cuantía los siguientes documentos:

1. Certificado de antecedentes disciplinarios expedido por la Procuraduría General de la Nación. (Ley 190 de 1995), el cual se consulta por internet a través de la Pagina WEB de la Procuraduría. En caso de personas Jurídicas se requerirá el certificado de existencia y representación legal.

2. Certificado de antecedentes de manejo fiscal expedido por La Contraloría General de la República (Ley 610 / 2000 Art. 60) el cual se consulta por internet a

través de la Pagina WEB de la Contraloría. En caso de personas Jurídicas se requerirá el certificado del Representante legal y de la empresa.

3. Certificado Judicial de antecedentes penales expedido por el DAS (Ley 190 de 1995). En caso de personas Jurídicas se requerirá el certificado del Representante legal.

4. Libreta Militar (Hombres menores de 50 años) (Ley 190 de 1995). En caso de personas Jurídicas se requerirá la del Representante legal.

5. Tarjeta profesional, para aquellas profesiones que requieran de dicho documento para su ejercicio.

6. Formato único de hoja de vida debidamente diligenciado, de persona natural o de persona jurídica según el caso. (Ley 489 de 1998 Art. 36, Ley 190 de 1995 Art. 1, Decreto 1049 de 2001 y Resolución Nº 535 del 28 xx Xxxxxx del 2003). Este documento se requiere para contratos de prestación de servicios y/o consultorías y debe ir acompañado de todos los diplomas y certificados de estudios y experiencia del proponente.

7. Declaración juramentada de bienes y rentas (Ley 190 de 1995 Art. 1, resolución

580 de 1999). Este documento se requiere para contratos de prestación de servicios cuyo término de duración sea superior a tres meses.

8. Acreditación de la afiliación y planilla del último pago donde se verifiquen la cancelación al día de los aportes al Sistema de seguridad Social en Salud y pensiones, ostentando la calidad de cotizante al régimen contributivo, en lo relacionado con el sistema general en salud (Ley 100 de 1993 y Ley 789 de 2002 Art. 50, artículo 23 ley 1150 de 2007). Estos documentos deben aportarlos tanto las personas jurídicas como las naturales, en el caso de las personas jurídicas éstas deben acreditar la afiliación del personal que dispongan apara la ejecución del contrato. Si dicho personal tiene vinculación de prestación de servicios profesionales y no vinculación laboral con la empresa contratante, cada una de los miembros del grupo de apoyo que de manera independiente presta sus servicios al contratante, debe acreditar su afiliación y pago al día de los aportes en salud y pensión, como cotizantes.

9. Afiliación y planilla del último pago al día al sistema de riesgos profesionales

A.R.P. (es Opcional del contratista, Decreto Ley 1295 de 1994 y Decreto 2800 de 2003, Art., 3º).

10. Presentación de las planillas del último pago al día de los aportes parafiscales SENA, ICBF, CAJA DE COMPENSACIÓN FAMILIAR; cuando a ello haya lugar de acuerdo con la Ley 21 de 1982; si el contratista no está obligado a la cancelación de tales aportes, por no tener personal de nómina en forma permanente, debe aportar un certificado que así lo manifieste.

11. Fotocopia de la cedula de ciudadanía, en el caso de personas jurídicas la del representante legal.

12. Fotocopia legible del RUT expedido por la DIAN. (Ley 863 de 2003, artículo 19;

Decreto Reglamentario 2788 de 2004; Resolución 8502 de 2004; Resolución 8346 del 2004.) donde se determine el régimen tributario al que pertenece el oferente.

13. Certificado xx Xxxxxx de Comercio actualizado y vigente, aplica para personas jurídicas y para personas naturales propietarias de establecimientos de comercio.

14. Certificado de inscripción en el Registro Único de Proponentes RUP, este requisito es obligatorio cuando se va a celebrar contratos de mayor cuantía.

15. Balances empresariales, estados de resultados y declaración xx xxxxxx, cuando así se requiera en la invitación o en el pliego de condiciones.

16. Certificado de matricula vigente del COPNIA o ACIEM, según corresponda, cuando el contratista sea un profesional en Ingeniería.

17. Certificado expedido por la Junta Central de Contadores, cuando el contratista sea un profesional en Contaduría pública.

6.-FUNCIONES DE LAS REPARTICIONES ADMINISTRATIVAS DE LA GOBERNACIÓN DEL VALLE DEL CAUCA EN CONTRATACIÓN PÚBLICA.

Acorde con el artículo 8.1.11° del Decreto 0734 de 2012 a continuación se transcriben las funciones internas en materia contractual de cada dependencia de la Gobernación con fundamento en el Decreto Departamental 1650 de 2012, comenzando por el Departamento Administrativo Jurídico como Líder del Proceso M9P2 ADQUIRIR BIENES Y SERVICIOS:

DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO JURÍDICO. ARTÍCULO 67 NUMERALES 3 Y 4:

SECRETARÍA DE EDUCACIÓN.

ARTÍCULO 54.3 NUMERAL 7.

ARTÍCULO 54.6 NUMERAL 1:

SECRETARÍA DE SALUD. ARTÍCULO 55.2 NUMERAL 23.

ARTÍCULO 55.3 NUMERAL 5.

ARTÍCULO 55.6 NUMERALES 3 Y 4.

SECRETARÍA DE GESTIÓN HUMANA Y DESARROLLO ORGANIZACIONAL. ARTÍCULOS 56 NUMERAL 4, 12 Y 14.

ARTÍCULO 56.2 UNMERAL 2

ARTÍCULO 56.5 NUMERAL 1:

SECRETARÍA DE MACROPROYECTOS DE INFRAESTRUCTURA Y DEL TRANSPORTE.

ARTÍCULO 57 NUMERAL 6 Y 12.

ARTÍCULO 57.1 NUMERALES 2Y 3.

ARTÍCULO 57.2 NUMERAL 9.

ARTÍCULO 57.3 NUMERALES 2 ,4, 5 Y 6.

ARTÍCULO 57.4 NUMERAL 1:

SECRETARÍA DE VIVIENDA Y HÁBITAT. ARTÍCULO 59 NUMERALES 2.

DEPARTAMENTO ADMINSTRATIVO DE PLANEACIÓN. ARTÍCULO 66.7 NUMERAL 1.

En el precitado Decreto 1650 no se encuentran en las demás dependencias de la Administración Central de la Gobernación xxx Xxxxx del Cauca, funciones concretas en lo que atañe a la contratación.

Acorde con el literal b), numeral 3° del artículo 11 de la Ley 00 xx 0000, xx Xxxxxxxxxx xx el competente para ordenar y dirigir la celebración de licitaciones o concursos y para escoger contratistas, y el artículo 12 de la misma Codificación señala, que se puede delegar total o parcialmente la competencia para celebrar

contratos y desconcentrar la realización de licitaciones o concursos en los servidores públicos que desempeñen cargos del nivel directivo o ejecutivo o en sus equivalentes.

Con estricta sujeción a la normatividad jurídica contractual anotada en el acápite inmediatamente anterior, sea que haya o no delegación para contratar, a las reparticiones administrativas o dependencias de la Administración Central de la Gobernación del Valle del Cauca, les compete ejecutar todas las tareas plasmadas en los procedimientos aquí establecidos, tanto en las actividades o etapas previas como en las precontractuales y contractuales, acorde con las competencias para cada una con fundamento en el nombrado Decreto 1650.

Queda entendido entonces, que los responsables que aparecen en los cuadros que contienen los procedimientos, pertenecen a la Secretaría, Departamento, o dependencia competente para ejecutar las tareas.

La Secretaría General encargada de la numeración y fechado de los contratos, enviará dentro de los primeros cinco (5) días calendario de cada mes al Departamento Administrativo Jurídico, una lista en medio físico y magnético de los contratos suscritos, fechados y numerados en el mes inmediatamente anterior, para llevar el registro único de información de la contratación en el formato establecido para dicho fin, con fundamento en el artículo 67 numeral 21 del Decreto 1650.

7.- PROCEDIMIENTO DE LAS DISTINTAS MODALIDADES DE SELECCIÓN DEL CONTRATISTA

Cada Secretario de Despacho de la Administración Central de la Gobernación xxx Xxxxx del Cauca competentes para el desarrollo de los procesos de contratación en las etapas previa, precontractual y contractual, realizarán y/o direccionarán los procedimientos contractuales de los asuntos a su cargo, atendiendo las reglas y pautas contenidas en el presente manual.

El artículo 2 de la Ley 1150 de 2007, establece 4 modalidades de selección para escoger al contratista, a saber:

1. Licitación Pública

2. Selección abreviada

3. Concurso de meritos

4. Contratación Directa.

Por su parte el artículo 94 de la Ley 1474 de 2011 establece la modalidad de Mínima Cuantía.

Al determinar el procedimiento de selección adecuado para la necesidad que se pretende satisfacer con el contrato a celebrar, se deberá confrontar previamente lo siguiente:

a) La naturaleza del objeto a contratar, para determinar si, en consideración a sus características, por determinación de la ley e independientemente de su cuantía, pertenece a una modalidad de selección específica (selección abreviada, concurso de merito, contratación directa o mínima cuantía).

b) Precisado lo anterior, si la selección del procedimiento no estuviese determinada por la naturaleza del contrato, se tendrá en cuenta el valor estimado del contrato a celebrar, para escoger el proceso selección del contratista en consideración a su cuantía así:

Si se trata de un CONTRATO DE MAYOR CUANTÍA (Para el caso de la Gobernación del Valle del Cauca, son aquellos contratos cuyo valor sea superior a 1000 SMLMV), el proceso que debe adelantarse para la selección del contratista es LA LICITACIÓN PUBLICA.

Si se trata de un CONTRATO DE MENOR CUANTIA (para el caso de la Gobernación son aquellos contratos cuyo costo sea igual o inferior a 1000 SMLMV hasta el hasta el 10 % del valor correspondiente a 1000 SMLMV) el proceso que debe adelantarse para la selección del contratista es LA SELECCIÓN ABREVIADA DE MENOR CUANTIA.

Si se trata de un CONTRATO DE MÍNIMA CUANTIA (para el caso de la Gobernación xxx Xxxxx del cauca son aquellos cuyo costo sea igual o inferior al 10% del valor correspondiente a 1000 SMLMV) el proceso que debe adelantarse para la selección del contratista es LA CONTRATACION DE MINIMA CUANTIA.

c) Cuando el objeto de la contratación contenga obligaciones mixtas, por ejemplo suministro y prestación de servicios, la identificación de la clase y nominación del contrato se determinará en consideración a la obligación que tenga mayor relevancia o valor dentro del presupuesto oficial y la modalidad de selección a aplicar será la que corresponda a dicha obligación. Verbigracia, si en un contrato de obligaciones mixtas cuyo presupuesto oficial es de 100 millones, donde 80 millones corresponden a las obligaciones de la prestación de servicios y 20 al suministro, la denominación del contrato será PRESTACIÓN DE SERVICIOS, y el procedimiento de selección será el aplicable para esta clase de contratos, sin

perjuicio de que en el momento de la revisión de la propuesta, también se tengan en cuenta los criterios de evaluación propios de la obligación de menor valor.

Cada secretario de despacho con su equipo de trabajo determinará cuál es el proceso de selección que debe adelantarse, si existen dudas aun habiendo examinado el presente manual de contratación, deberá formularse la correspondiente consulta al Departamento Administrativo Jurídico.

En cada una de las modalidades de selección referenciadas deben distinguirse las siguientes etapas a saber:

A. ETAPA PREVIA, PREPARATORIA O DE PLANEACIÓN.

Corresponde al lapso de tiempo dentro del cual la entidad estatal evalúa al interior de la misma su intención, la necesidad y la viabilidad de llevar a cabo un proceso de selección tendiente a la celebración de uno o más contratos para el cumplimiento de una finalidad o un cometido estatal, la cual arroja como valor agregado los ESTUDIOS PREVIOS.

Los estudios y documentos previos son los definitivos al momento de la elaboración y publicación del proyecto xx xxxxxx de condiciones o de la suscripción del contrato, según el caso, sin perjuicio de los ajusten que puedan darse en el curso del proceso de selección y permanecerán a disposición del público por lo menos durante el desarrollo del proceso de selección (parágrafo 3°, artículo 2.1.1° Decreto 0734).

Cuando el objeto de la contratación involucre diseño y construcción, se debe poner a disposición de los oferentes además, todos los documentos técnico disponibles para el desarrollo del proyecto (parágrafo 4°, artículo 2.1.1° Decreto 0734).

B. ETAPA PRECONTRACTUAL O DE SELECCIÓN DEL PROPONENTE

Va desde el momento en el cual la entidad estatal exterioriza su voluntad de celebrar un contrato para el desarrollo del objetivo o fin propuesto (apertura del proceso), y hasta cuando resuelve mediante actos jurídicos comprometerse con uno o más particulares (adjudicación del proceso) para el efecto de suscribir posteriormente contratos con aquellos.

C. ETAPA CONTRACTUAL

Será el lapso en el cual surgen las obligaciones a cargo de las partes. Ocurre una vez existe un acuerdo de voluntades que se eleva a escrito y se extiende hasta la liquidación del contrato. La única excepción a esta regla es la contratación resultante de la urgencia manifiesta.

D. ETAPA POSCONTRACTUAL O DE EJECUCIÓN Y LIQUIDACIÓN.

Corresponde al período que se inicia después de liquidado el contrato, se tramitan todas las acciones en los términos establecidos en el Código Administrativo y de lo Contencioso Administrativo.

PROCEDIMIENTOS.

La metodología que se utiliza en el presente manual es acorde con la explosión del proceso; esto es, MACROPROCESO, PROCESO, ACTIVIDADES y TAREAS.

En la elaboración de los procedimientos se acordó por consenso en el equipo de trabajo conformado por servidores públicos de la Gobernación, en representación de todas la áreas, que no es necesario explosionar en subprocesos puesto que, las actividades son las que generan valor agregado para el cumplimiento del objetivo del proceso.

En este orden, se define para cada modalidad de selección del contratista, que las ACTIVIDADES son la ETAPA PREVIA, LA ETAPA PRECONTRACTUAL Y LA ETAPA CONTRACTUAL.

No se incluye la ETAPA POSCONTRACTUAL porque se encuentra en un proceso diferente.

En cada actividad se efectúa la descripción de las tareas, los responsables según los cargos que tienen dichas funciones y los documentos que generan las precitadas tareas.

Así entonces, las actividades o etapas previas tienen como valor agregado los ESTUDIOS PREVIOS; las actividades o etapas precontractuales, el ACTO ADMINISTRATIVO DE ADJUDICACIÓN; y las actividades o etapas contractuales el CONTRATO LIQUIDADO.

Las TAREAS se ordenan en orden secuencial como está contemplado en los decretos reglamentarios que señalan los procedimientos respectivos y como es el

deber ser del proceso, hasta culminar la actividad con su valor agregado en aras de dar cumplimiento a su objetivo.

A los contratos para la prestación de servicios de salud acorde con lo dispuesto en la Ley 100 de 1993, la Ley 1122 de 2007, la Ley 1438 de 2012, sus decretos reglamentarios y demás disposiciones sobre la xxxxxx se aplicará el presente Manual y la modalidad de contratación es directa por medio de contratos interadministrativos o la que corresponda.

Para los contratos de prestación de servicios educativos se aplicará el procedimiento aquí establecido.

PROCEDIMIENTOS

MACROPROCESO M9: GESTIONAR LA LOGISTICA DE RECURSOS FISICOS
PROCESO M9P2: ADQUISICION DE BIENES Y SERVICIOS
PROCEDIMIENTO LICITACIÓN PÚBLICA ETAPA O ACTIVIDAD PREVIA
No.	TAREAS	DESCRIPCION DE LA TAREA	RESPONSA BLE	TIEMPO DÍAS	DOCUMENTO QUE GENERA
1	Describir la necesidad que se pretende satisfacer con la contratación	Documentar (Identificar y describir) la necesidad a satisfacer	Profesional especializad o o universitario	1/4	Formato estudios previos
2	Verificar, que la necesidad planteada esté respaldada por los planes de: Desarrollo, Compras, Acción e inversión, licencia ambiental, uso del suelo, autorizaciones, el plan de adquisiciones de bienes, servicios y obra pública y que el proyecto de inversión esté publicado.	Comprobar que la necesidad está de acuerdo con los planes correspondientes y que el proyecto de inversión esté publicado como lo indica el artículo 77 de la ley 1474 de 2011.	Profesional especializad o o universitario	1/4	Constancia
3	Constatar, que la necesidad se relaciona con el proyecto inscrito en el Banco de Programas y Proyectos	Solicitar a quien corresponda que la necesidad se encuentra registrada en el plan respectivo y evidenciar (constatar) si la necesidad se encuentra en el proyecto que se encuentra inscrito en el Banco de Programas y Proyectos de la Secretaria de planeación	Profesional especializad o o universitario	1/4	Constancia de inscripción del proyecto
4	Ajustar el proyecto de ser necesario	Revisar, ajustar y complementar el proyecto de ser necesario	Profesional especializad o o universitario	2	Constancia de ajuste de los estudios previos
5	Identificar y Realizar los demás documentos definitivos que sirvan de soporte para la elaboración del	Revisar los documentos existentes y elaborar los documentos que hagan falta como lo exige el artículo 87 de la Ley 1474 de 2011.	Profesional especializad o o	2	Documentos definitivos necesarios

MACROPROCESO M9: GESTIONAR LA LOGISTICA DE RECURSOS FISICOS
PROCESO M9P2: ADQUISICION DE BIENES Y SERVICIOS
PROCEDIMIENTO LICITACIÓN PÚBLICA ETAPA O ACTIVIDAD PREVIA
No.	TAREAS	DESCRIPCION DE LA TAREA	RESPONSA BLE	TIEMPO DÍAS	DOCUMENTO QUE GENERA
	proyecto xx xxxxxx de condiciones que se requieran como estudios, diseños, proyectos, impacto social, económico y ambiental, utilidad pública, etc		universitario
6	Describir el objeto a contratar, con sus especificaciones y la identificación del contrato a celebrar	Identificar y documentar el objeto a contratar, con sus especificaciones	Profesional especializad o o universitario	1/4	Formato estudios previos
7	Definir la modalidad de selección del contratista, incluyendo los fundamentos jurídicos que soportan su elección.	Indicar la que la modalidad de selección es licitación, pública, anotando la normatividad vigente; esto es, las normas que sustentan la selección en el Estatuto de Contratación Pública o en otras normas que traten la materia; igualmente anotar, el contrato a celebrar, o sea, el bien o servicio que se pretende adquirir. En la licitación y por su cuantía no se hace limitación a Mypes y Mipymes, pero si se hace una licitación por la cuantía que se debe hacer la limitación según los artículos 4.1.2 y 4.1.3 decreto 0734 de 2012, efectúa dicha manifestación.	Profesional especializad o o universitario	1/4	Formato estudios previos
8	Estimar el valor del contrato indicando las variables utilizadas para calcular el presupuesto de la contratación y los rubros que lo componen	Anotar el valor del contrato indicando las variables utilizadas para obtener dicho valor individualizando por componentes o ítems el valor de las actividades que se van a ejecutar de conformidad con el artículo 2.1.1° numeral 4º del Decreto 0734. Esta situación debe justificarse en documento adjunto.	Profesional especializad o o universitario	1/4	Formato estudios previos. Justificación del valor.
9	Justificar los factores de selección	Indicar los factores de selección acorde con el artículo 88 de la Ley 1474 de 2011 y el artículo 2.2.9 del Decreto	Profesional especializad	1/4	Formato estudios previos

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PROCEDIMIENTO LICITACIÓN PÚBLICA ETAPA O ACTIVIDAD PREVIA
No.	TAREAS	DESCRIPCION DE LA TAREA	RESPONSA BLE	TIEMPO DÍAS	DOCUMENTO QUE GENERA
		0734.	o o universitario
10	Tipificar, estimar y asignar los riesgos	Documentar los riesgos, estimar su valor y efectuar la asignación a cargo de la Gobernación y del futuro contratista	Profesional especializad o o universitario	1/4	Formato estudios previos
11	Hacer el análisis que sustente la exigencia de las garantías	Identificar y sustentar los riesgos que pueden afectar el cumplimiento de las obligaciones contractuales a cargo del contratista y determinar los amparos y las vigencias conforme al Título V del Decreto 0734.	Profesional especializad o o universitario	1/4	Formato estudios previos
12	Indicar si la contratación está cobijada o no, por un acuerdo internacional o un tratado de libre comercio	los términos del artículo 8.1.17º del Decreto 0734 Indicar si la contratación está cobijada por un acuerd internacional o un tratado de libre comercio vigente para e Estado colombiano acorde con las pautas existentes par su determinación	Profesional especializad o o universitario	1/4	Formato estudios previos
13	Pronunciarse sobre la supervisión o la necesidad de contar con interventoría con fundamento en el parágrafo primero del artículo 83 de la Ley 1474 de 2011	Resolver si para hacer el seguimiento y control al objeto contractual se requiere supervisión o interventoría tal como lo dispone el artículo 83 de la Ley 1474 de 2011 y si para la supervisión se requiere personal de apoyo	Profesional especializad o universitario	1/4	Formato estudios previos
14	Designar supervisor, contratar personal de apoyo o elaborar estudios previos para la interventoría	Designar por medio de oficio al servidor público que efectuará la supervisión, contratar por medio de la modalidad de contratación directa el personal de apoyo si se necesita o preparar paralelamente los estudios previos para contratar la Interventoría de ser necesario	Secretario de Despacho	1/4	Oficio designa supervisor. Contrato persona de apoyo. Estudios previos interventoría

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PROCEDIMIENTO LICITACIÓN PÚBLICA ETAPA O ACTIVIDAD PREVIA
No.	TAREAS	DESCRIPCION DE LA TAREA	RESPONSA BLE	TIEMPO DÍAS	DOCUMENTO QUE GENERA
15	Activar el elemento PEP (Plan Estructurado del Proyecto)	Solicitar a la Secretaria de Planeación activar elemento PEP (Plan Estructurado del Proyecto) previa inscripción del proyecto en el Banco de Proyectos	Auxiliar administrativ o	3	Oficio
16	Tramitar el CDP (Certificado de Disponibilidad Presupuestal)	Solicitar y recibir ante la Subsecretaria Económica y de Presupuesto la expedición del CDP	Auxiliar administrativ o	3	Oficio CDP.
17	Abrir el expediente contractual	Abrir la carpeta con los documentos iniciales de los estudios previos, rotular la carpeta y foliar los documentos en orden cronológico de acuerdo con las exigencias de la ley de archivo con las Tablas de Retención Documental (TRD).	Auxiliar administrativ o	1/4	Expediente contractual
18	Verificar que los estudios previos estén completos	Constatar que los estudios previos contengan los requisitos jurídicos, técnicos, administrativos, financieros y todos los documentos que se necesitan para la licitación	Secretario de Despacho	1/4	Constancia
19	Suscribir los estudios previos	Firmar los estudios previos	Secretario de Despacho	1/4	Estudios previos

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PROCEDIMIENTO LICITACIÓN PÚBLICA ETAPA O ACTIVIDAD PRECONTRACTUAL
No.	TAREAS				DESCRIPCION DE LA TAREA	RESPONSABLE	TIEMPOS DÍAS	DOCUMENTO QUE GENERA
1	Elaborar proyecto condiciones	xx	xxxxxx	de	Documentar los requisitos y condiciones que rijan el proceso de selección y contratación que deben ser como mínimo los establecidos en el artículo 2.2.3 del Decreto 0734 de 2012; además, detallar claramente todos los requerimientos para la presentación de la propuesta, los requerimientos técnicos, administrativos, contables , financieros, jurídicos, el cronograma, las condiciones especiales que corresponden a la licitación, incluir la limitación a mypes o mipymes si es del caso, indicando los cronogramas correspondientes, el proyecto de contrato, RUP, inhabilidades e incompatibilidades, condiciones para participar, etc	Profesional especializado y/o universitario	5	Proyecto pliego condiciones	de
2	Revisar jurídicamente pliego de condiciones	el	proyecto	de	Revisar y emitir concepto jurídico sobre la viabilidad del proyecto xx xxxxxx de condiciones	Director Departamento Administrativo Jurídico. Director Jurídico.	5	Concepto jurídico
3	Elaborar los avisos de la licitación				Proyectar los avisos de la licitación que deben contener información sobre el objeto y características esenciales de la licitación (artículo 224 del Decreto Legislativo 0019 de 2012)	Profesional especializado y/o universitario	1	Avisos

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PROCEDIMIENTO LICITACIÓN PÚBLICA ETAPA O ACTIVIDAD PRECONTRACTUAL
No.	TAREAS	DESCRIPCION DE LA TAREA	RESPONSABLE	TIEMPOS DÍAS	DOCUMENTO QUE GENERA
4	Publicar los respectivos avisos en la página web de la entidad y en el SECOP (artículo 224 del Decreto 019 de 2012)	Dentro de los diez a veinte días calendario anteriores a la apertura de la licitación se publicará hasta 3 avisos con intervalos entre dos y cinco días calendario, según lo exija la naturaleza objeto y cuantía del contrato, en la página web de la gobernación y en el SECOP	Auxiliar administrativo	1/4	Avisos de publicación
5	Enviar la información a la Cámara de Comercio	Enviar la información electrónica A la Cámara de Comercio de conformidad con su reglamento.	Auxiliar administrativo	1/4	Oficio
6	Efectuar la convocatoria publica	Elaborar de conformidad con el Artículo 2.2.1º del Decreto 0734 de 2012 el aviso de convocatoria, indicando si se limita a mypes o mipymes si es del caso	Secretario de despacho	1/4	Aviso de convocatoria.
7	Publicar la convocatoria pública	Publicar en la página WEB de la Gobernación y en el SECOP la convocatoria pública.	Auxiliar administrativo	1/4	Constancia de publicación en la página WEB y en el SECOP
8	Publicar el proyecto xx xxxxxx de condiciones, estudios previos y demás documentos previos en el SECOP (Sistema Electrónico de Contratación Pública)	Ingresar a la página xxx.xxxxxxxxx.xxx.xx y efectuar el procedimiento establecido en dicha pagina para licitaciones y adjuntar los archivos que contienen los anexos correspondientes. ( artículo 2.2.6º del Decreto 0734 de 2012), indicando el lugar físico o electrónico en que se podrán consultar los estudios y documentos previos	Auxiliar administrativo	1/4	Constancia de publicación en el SECOP

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PROCEDIMIENTO LICITACIÓN PÚBLICA ETAPA O ACTIVIDAD PRECONTRACTUAL
No.	TAREAS	DESCRIPCION DE LA TAREA	RESPONSABLE	TIEMPOS DÍAS	DOCUMENTO QUE GENERA
9	Recepcionar observaciones al proyecto xx xxxxxx de condiciones	Recibir en el término establecido en el artículo 2.2.6° del Decreto 0734 y responder de manera motivada por la página de contratación las observaciones correspondientes	Profesional especializado y/o universitario	3	Respuesta motivada y Constancia de publicación en el SECOP
10	Elaborar, emitir y publicar el acto administrativo de la apertura de licitación	Elaborar, emitir y publicar la Resolución de la apertura de licitación, en el cual debe nombrarse el comité asesor para la evaluación de las propuestas. (artículos 2.2.2º y 2.2.5° del Decreto 0734 de 2012)	Profesional especializado o universitario, Gobernador y secretario de despacho, auxiliar administrativo	3	Resolución de apertura de la licitación
11	Convocar veedurías ciudadanas	Elaborar y publicar aviso convocando a las organizaciones señaladas en la ley 850 de 2003, para que ejerzan vigilancia y control ciudadano	Secretario de despacho	1/4	Aviso de convocatoria y constancia de Publicación en el SECOP
12	Publicar el pliego de condiciones definitivo	Ingresar a la página xxx.xxxxxxxxx.xxx.xx adjuntando pliego de condiciones definitivo	Auxiliar administrativo	14	Constancia de publicación en el SECOP
13	Realizar audiencia para precisar pliego de condiciones	Dentro de los tres (3) días hábiles siguientes al inicio del plazo para la presentación de propuestas y a solicitud de cualquiera de las personas interesadas en el proceso, celebrar audiencia con el objeto de precisar el contenido y alcance de los pliegos de condiciones. En esta audiencia se revisará la asignación de riesgos con el fin de establecer su tipificación, estimación y asignación definitiva (artículo 220 Decreto Legislativo 0019 de 2012)	Secretario de despacho	1	Acta de audiencia

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PROCEDIMIENTO LICITACIÓN PÚBLICA ETAPA O ACTIVIDAD PRECONTRACTUAL
No.	TAREAS	DESCRIPCION DE LA TAREA	RESPONSABLE	TIEMPOS DÍAS	DOCUMENTO QUE GENERA
14	Celebrar audiencia de asignación de riesgos	Si no hay audiencia para precisar el contenido xxx xxxxxx de condiciones, celebrar la audiencia en el momento en el que, con anterioridad a la presentación de las ofertas señalado en el pliego de condiciones, los oferentes y la entidad revisarán la asignación de riesgos previsibles involucrados en la contratación con el fin de establecer su distribución definitiva (artículo 4 Ley 1150 de 2007). en el lugar, fecha y hora establecida en el cronograma del proyecto xx xxxxxx de condiciones, levantar el acta correspondiente y publicar en el SECOP.(Sistema Electrónico de Contratación Pública)	Gobernador y secretario de despacho	1	Acta
15	Publicar acta de audiencia de precisión xx xxxxxx de condiciones y asignación de riesgos	Ingresar a la página xxx.xxxxxxxxx.xxx.xx adjuntando el acta de precisión xxx xxxxxx de condiciones definitivo y asignación de riesgos o el acta de asignación de riesgos según corresponda (Artículo 2.2.5° numeral 8 Decreto 0734).	Auxiliar administrativo	1/4	Constancia de publicación en el SECOP
16	Efectuar adendas modificatorias xxx xxxxxx de condiciones	Si en las audiencias de precisión de los pliegos y/o asignación de riesgos se efectúan cambios, se elaboran las adendas modificatorias correspondientes (artículo 2.2.4° Decreto 0734)	Profesional especializado y/o universitario	3	Adenda
17	Publicar adenda	Ingresar a la página xxx.xxxxxxxxx.xxx.xx adjuntando la adenda de modificación xxx xxxxxx de condiciones definitivo y asignación de riesgos o el acta de asignación de riesgos según	Auxiliar administrativo	1/4	Constancia de publicación en el SECOP

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PROCEDIMIENTO LICITACIÓN PÚBLICA ETAPA O ACTIVIDAD PRECONTRACTUAL
No.	TAREAS	DESCRIPCION DE LA TAREA	RESPONSABLE	TIEMPOS DÍAS	DOCUMENTO QUE GENERA
		corresponda (Artículo 2.2.5° numeral 11 Decreto 0734).
18	Recepcionar propuestas	Elaborar documento que indique el nombre del proponente, el Nit y/o número de cedula, y firma de quien entrega y recibe, fecha y hora, número de sobres y solicitar al proponente insertar la propuesta en urna cerrada.	Auxiliar administrativo	3	Constancia de recibo de propuestas
19	Cerrar el proceso y dar apertura de urnas	En la fecha y hora indicada en el pliego de condiciones en voz alta se informa que el proceso licitatorio queda cerrado; seguidamente se procede a la apertura de la urna, y a las propuestas para lo cual se levanta el acta correspondiente que indique original y número de copias, número de folios, nombre del proponente, póliza de seriedad del ofrecimiento y valor de la propuesta, verificar el número de propuesta con el listado de recepción; el acta debe ser firmada por todos los representantes de la Gobernación y los asistentes a la audiencia.	Secretario de despacho. Profesional especializado y/o universitario	1	Acta de cierre y apertura de urnas

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PROCEDIMIENTO LICITACIÓN PÚBLICA ETAPA O ACTIVIDAD PRECONTRACTUAL
No.	TAREAS	DESCRIPCION DE LA TAREA	RESPONSABLE	TIEMPOS DÍAS	DOCUMENTO QUE GENERA
20	Publicar acta de cierre	Ingresar a la página xxx.xxxxxxxxx.xxx.xx y efectuar el procedimiento establecido en dicha pagina para licitaciones y adjuntar el acta de cierre (artículo 2.2.5° numeral 12 Decreto 0734)	Auxiliar administrativo	14	Constancia de publicación en el SECOP
21	Efectuar la evaluación de las propuestas presentadas	El comité asesor evalúa técnica, jurídica y financieramente las propuestas presentadas, levantando el acta correspondiente.	Comité asesor	3	Acta de evaluación
22	Publicar el informe de evaluación de las propuestas	Ingresar a la página xxx.xxxxxxxxx.xxx.xx adjuntando el acta de evaluación de las propuestas.	Auxiliar administrativo	1/4	Constancia de publicación en el SECOP
23	Recibir observaciones a la evaluación	Recibir las observaciones que se presenten a la evaluación	Auxiliar administrativo	5	Constancia de recibo
24	Preparar respuesta a observaciones de la evaluación y publicarlas	Si se presentan observaciones al informe de evaluación y en el término previsto en el pliego de condiciones, se elaborará la respuesta pertinente al interesado y publicar en el SECOP.	Profesional especializado y/o universitario	2	Respuestas. Constancia de publicación en el SECOP.

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PROCEDIMIENTO LICITACIÓN PÚBLICA ETAPA O ACTIVIDAD PRECONTRACTUAL
No.	TAREAS	DESCRIPCION DE LA TAREA	RESPONSABLE	TIEMPOS DÍAS	DOCUMENTO QUE GENERA
25	Celebrar audiencia de adjudicación	Levantar Acta en la cual quede consignado todo lo desarrollado en la audiencia como el orden del día, la asistencia, el objeto, la participación de los asistentes, informe de evaluación, las aclaraciones efectuadas, la adjudicación y notificación (Por Estrado), registro de asistencia y firma del Acta, (Artículo 9 Ley 1150 de 2007)	Gobernador delegatario	1	Acta de audiencia
26	Declarar desierta la licitación	Elaborar proyecto de resolución, declarando desierta la Licitación, si no hay Proponentes o si los proponentes no cumplen los requisitos establecidos en el pliego de condiciones (art. 28, Ley 80)	Gobernador o secretario delegatario	2	Resolución de desierta
27	Emitir acto administrativo de adjudicación	Elaborar, y emitir la resolución por medio de la cual se adjudica el contrato al oferente mejor calificado	Gobernador o secretario delegatario	2	Resolución de adjudicación
28	Publicar el acto administrativo de adjudicación	Ingresar a la página xxx.xxxxxxxxx.xxx.xx y efectuar el procedimiento establecido en dicha pagina para licitaciones y adjuntar los archivos que contienen los anexos correspondientes (artículo 2.2.5° numeral 15 Decreto 0734)	Auxiliar administrativo	1/4	Constancia de publicación en el SECOP
29	Verificar que la etapa o actividad precontractual esté completa	Constatar que todas las tareas de la presente etapa o actividad de hayan ejecutado satisfactoriamente	Secretario de Despacho	1/4	Constancia

		Departamento xxx Xxxxx del Cauca Gobernación	MANUAL DE CONTRATACIÓN	Código: MA-M9-P2-1
				Versión: 02
				Fecha de Aprobación: 02/08/2013
				Página: 78 de 315
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PROCEDIMIENTO LICITACIÓN PÚBLICA ETAPA O ACTIVIDAD CONTRACTUAL
No.	TAREAS	DESCRIPCION DE LA TAREA	RESPONSABLE	TIEM PO DÍAS	DOCUMEN TO QUE GENERA
1	Revisar jurídicamente el proyecto de Contrato	Constatar que el texto de proyecto de contrato y la documentación anexa se ajusten al pliego de condiciones, el proceso licitatorio y la normatividad que rige dicha contratación y emitir el concepto correspondiente.	Director Departamento Administrativo Jurídico. Director Jurídico	3	Concepto jurídico
2	Perfeccionar el contrato	Obtener la firma del Contratista en el contrato, Elaborar oficio solicitando la firma del Gobernador (anexar carpeta del proyecto). Enviar a Secretaria General el contrato para la numeración y fecha.	Secretario de despacho	5	Oficio remisorio . Contrato suscrito
3	Publicar el Contrato SECOP	Ingresar a la opción -publicación de Contrato- del portal único de Contratación e ingresar la información que solicita referente a la minuta completa del contenido del contrato ya perfeccionado, con su parte integral, es decir con sus anexos si los hubieren (artículo 2.2.5° numeral 18 Decreto 0734)	Auxiliar administrativo	1/4	Constancia de publicación en el SECOP
4	Efectuar Registro Presupuestal (SAP)	Comprometer el recurso asignado para el proyecto en el sistema financiero SAP (RPC Registro Presupuestal Contable)	Técnico administrativo	3	Constancia de Registro
5	Exigir la garantía única	Solicitar y recibir en los términos establecidos en el contrato la garantía única	Auxiliar administrativo	1	Oficio solicitando la garantía. Garantía única

6	Aprobar Garantía Única	Elaborar y suscribir acta de aprobación de garantía	Coordinador área de contratación de la Secretaría Jurídica, directores jurídicos	3	Acta
7	Ejecutar el objeto contractual	La ejecución del objeto del contrato se efectúa acorde con el Manual de Seguimiento y Control a la Contratación de la Gobernación y sus formatos, el cual hace parte integral de estos procedimientos. Es importante tener presente los artículos 91 de la Ley 1474 de 2011 y 8.1.18° del Decreto 0734 sobre manejo de los anticipos; el artículo 217 del Decreto Legislativo 0019 respecto a la liquidación de los contrato. El acta de liquidación de mutuo acuerdo o la resolución de liquidación unilateral ponen fin a la relación contractual	Supervisor y/o interventor	Plazo del contr ato	Actas según formatos. Resolución de liquidación unilateral.
8	Verificar que la etapa o actividad contractual esté completa	Constatar que todas las tareas de la presente etapa o actividad de hayan ejecutado satisfactoriamente	Xxxxxxxxxx xx Xxxxxxxx	0	Xxxxxxxxxx

XXXXXXXXXXXX X0: GESTIONAR LA LOGISTICA DE RECURSOS FISICOS
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PROCEDIMIENTO ADQUISICION DE BIENES Y SERVICIOS CARACTERISTICAS TECNICAS UNIFORMES ( DECRETO 0734 ART 3.2.1.1.1° ABRIL 13 DE 2012) ETAPA O ACTIVIDAD PREVIA PRESENCIAL
No.	TAREAS	DESCRIPCION DE LA TAREA	RESPONSABLE	TIEMPO DÍAS	DOCUMENTO QUE GENERA
1	Describir la necesidad que se pretende satisfacer con la contratación	Documentar (Identificar y describir) la necesidad a satisfacer	Profesional Universitario y/o Especializado	1/4	Formato estudios previos
2	Verificar, que la necesidad planteada esté respaldada por los planes de: Desarrollo, Acción e inversión, licencia ambiental, uso del suelo, autorizaciones, plan de adquisiciones de bienes y servicios y que el proyecto esté publicado.	Consultar y elaborar constancia respecto a que la necesidad está respaldada en los planes, programas y autorizaciones respectivas y que el proyecto está publicado como lo manda el artículo 77 de la Ley 1474 de 2011	Profesional Universitario y/o Especializado	1/4	Constancia de verificación
3	Constatar que el proyecto está inscrito en el Banco de Programas y Proyectos y que la necesidad es la indicada en el proyecto inscrito.	Constatar que el proyecto está inscrito en el Banco de Programas y Proyectos de la Secretaría de planeación; verificar y elaborar constancia certificando que la necesidad contemplada es la indicada en el proyecto inscrito, si es del caso.	Profesional Universitario y/o Especializado	1/4	Constancia de que la necesidad es la contemplada en el proyecto Registrado en el Banco de Proyectos
4	Ajustar el proyecto de ser necesario	Revisar, ajustar y complementar el proyecto de ser necesario	Profesional Universitario y/o Especializado	2	Proyecto ajustado
5	Identificar y Realizar los demás documentos definitivos que sirvan de soporte para la elaboración del proyecto xx xxxxxx de condiciones.	Revisar los documentos existentes y elaborar los documentos que hagan falta si es del caso, entre ellos la ficha técnica correspondiente. Art. 3.2.1.1.3 Decreto 0734 de 2012, artículo 87 Ley 1474 de 2011.	Profesional Universitario y/o Especializado	2	Ficha técnica y demás documentos
6	Verificar que el valor de la presente contratación obliga a la participación de las MYPES y MIPYMES..	Verificar que el valor de la presente contratación obliga a la participación de las MYPES y MIPYMES, con base en el valor xxx xxxxx	Profesional Universitario y/o Especializado	1/4	Constancia de limitación a MYPES y MIPYMES.

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PROCEDIMIENTO ADQUISICION DE BIENES Y SERVICIOS CARACTERISTICAS TECNICAS UNIFORMES ( DECRETO 0734 ART 3.2.1.1.1° ABRIL 13 DE 2012) ETAPA O ACTIVIDAD PREVIA PRESENCIAL
No.	TAREAS	DESCRIPCION DE LA TAREA	RESPONSABLE	TIEMPO DÍAS	DOCUMENTO QUE GENERA
		americano (US) a la fecha. Si obliga, hacer la limitación en la convocatoria y en el pliego de condiciones. (artículos 2.2.1°, 4.1.2 y 4.1.3 Decreto 0734 de 2012).
7	Describir el objeto a contratar, con sus especificaciones y la identificación del contrato a celebrar	Identificar y documentar el objeto a contratar, con sus especificaciones	Profesional Universitario y/o Especializado	1/4	Formato estudios previos
8	Definir la modalidad de selección del contratista, incluyendo los fundamentos jurídicos que soportan la modalidad de elección.	Indicar que la modalidad de selección es Selección Abreviada, adquisición de bienes y servicios de características técnicas uniformes y de común utilización, presencial, con sus normas; si la cuantía limita a mypes o a mipymes, hacer dicha manifestación	Profesional Universitario y/o Especializado	1/4	Formato estudios previos
9	Estimar el valor del contrato	Anotar el valor del contrato indicando las variables utilizadas para calcular el presupuesto de la contratación y los rubros que lo componen. Discriminar por componentes e ítems, el valor de las actividades o cantidades que se van a ejecutar, con base en los precios xxx xxxxxxx (cotizaciones, parámetros estipulados por el gobierno nacional, entre otros instrumentos), (Artículo 2.1.1° numeral 4° Decreto 0734 de 2012. Esta situación debe justificarse en documento adjunto.	Profesional Universitario y/o Especializado	1/4	Formato estudios previos. Justificación del valor.
10	Justificar los factores de selección	La oferta más favorable será aquella con el menor precio, previa verificación de que la oferta cumple las especificaciones técnicas establecidas (artículos 2.2.9 numeral 1 y 3.2.1.1.3° , Decreto 0734 de	Profesional Universitario y/o Especializado	1/4	Formato estudios previos

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PROCEDIMIENTO ADQUISICION DE BIENES Y SERVICIOS CARACTERISTICAS TECNICAS UNIFORMES ( DECRETO 0734 ART 3.2.1.1.1° ABRIL 13 DE 2012) ETAPA O ACTIVIDAD PREVIA PRESENCIAL
No.	TAREAS	DESCRIPCION DE LA TAREA	RESPONSABLE	TIEMPO DÍAS	DOCUMENTO QUE GENERA
		2012).
11	Tipificar, estimar y asignar los riesgos	Analizar y documentar los riesgos previsible que afecten el equilibrio del contrato, estimar su valor y establecer quien los asume (Artículo 2.1.1° numeral 6 Decreto 0734)	Profesional Universitario y/o Especializado	1/4	Formato estudios previos
12	Hacer el análisis que sustente la exigencia de las garantías	Identificar y sustentar los riesgos que pueden afectar el cumplimiento de las obligaciones contractuales a cargo del contratista y determinar los amparos y las vigencias conforme al Título V del Decreto 0734.	Profesional Universitario y/o Especializado	1/4	Formato estudios previos
13	Pronunciarse sobre la supervisión o la necesidad de contar con interventoría con fundamento en el parágrafo primero del artículo 83 de la Ley 1474 de 2011	Resolver si para hacer el seguimiento y control al objeto contractual se requiere supervisión o interventoría tal como lo dispones el artículo 83 de la Ley 1474 de 2011 y si para la supervisión se requiere personal de apoyo	Profesional Universitario y/o Especializado	1/4	Formato estudios previos
14	Designar supervisor, contratar personal de apoyo o elaborar estudios previos para la interventoría	Designar por medio de oficio al servidor público que efectuará la supervisión, contratar por medio de la modalidad de contratación directa el personal de apoyo si se necesita o preparar paralelamente los estudios previos para contratar la Interventoría de ser necesario	Secretario de Despacho	1/4	Oficio designa supervisor. Contrato persona de apoyo. Estudios previos interventoría

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PROCEDIMIENTO ADQUISICION DE BIENES Y SERVICIOS CARACTERISTICAS TECNICAS UNIFORMES ( DECRETO 0734 ART 3.2.1.1.1° ABRIL 13 DE 2012) ETAPA O ACTIVIDAD PREVIA PRESENCIAL
No.	TAREAS	DESCRIPCION DE LA TAREA	RESPONSABLE	TIEMPO DÍAS	DOCUMENTO QUE GENERA
15	Activar el elemento PEP (Plan Estructurado del Proyecto)	Solicitar a la Secretaria de Planeación activar elemento PEP (Plan Estructurado del Proyecto) previa inscripción del proyecto en el Banco de Proyectos	Técnico Administrativo	3	Liberación virtual del elemento PEP
15	Tramitar el CDP (Certificado de Disponibilidad Presupuestal)	Solicitar y recibir ante la Subsecretaria Económica y de Presupuesto la expedición del CDP	Técnico Administrativo	3	Oficio CDP
16	Indicar si la contratación está cobijada por un acuerdo internacional o un tratado de libre comercio vigente	En los términos del artículo 8.1.17° del Decreto 0734, indicar si la contratación está cobijada por un acuerdo internacional o un tratado de libre comercio vigente para el Estado Colombiano.	Profesional Universitario y/o Especializado	1/4	Formato estudios previos
17	Abrir el expediente contractual	Abrir la carpeta con los documentos iniciales de los estudios previos, rotular la carpeta y foliar los documentos en orden cronológico de acuerdo con las exigencias de la ley de archivo con las Tablas de Retención Documental (TRD).	Auxiliar Administrativo, Secretaria, Técnico	1/4	Expediente Contractual
18	Verificar que los estudios previos estén completos	Constatar que los estudios previos contengan los requisitos jurídicos, técnicos, administrativos, financieros y todos los documentos que se necesitan para la licitación	Secretario de Despacho	1/4	Constancia
19	Suscribir los estudios previos	Firmar los estudios previos	Secretario de Despacho	1/4	Estudios previos

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PROCEDIMIENTO ADQUISICION DE BIENES Y SERVICIOS CARACTERISTICAS TECNICAS UNIFORMES ( DECRETO 0734 ART 3.2.1.1.1° DE 2012 ) ACTIVIDAD O ETAPA PRECONTRACTUAL PRESENCIAL
No.	TAREAS	DESCRIPCION DE LA TAREA	RESPONSABLE	TIEMPO DÍAS	DOCUMENTO QUE GENERA
1	Elaborar proyecto xx xxxxxx de condiciones con su respectivo cronograma	Documentar los requisitos y condiciones que rijan el proceso de selección y contratación. Artículo 2.2.3º del Decreto 0734 de 2012. Sí la cuantía o el presupuesto de la contratación es inferior a US 75.000 dólares americanos y se cumplan los requisitos establecidos en el artículo 4.1.2º del Decreto 0734 de 2012, la convocatoria se hará limitada a MYPES. Sí el presupuesto o el valor es entre US 75001 dólares americanos hasta US 125.000 dólares americanos y se reúnen los requisitos establecidos en el artículo 4.1.2º del Decreto 0734 de 2012. La convocatoria se limitará a MIPYMES. En caso de no limitarse la convocatoria esta seguirá abierta, se harán sendos cronogramas para la convocatoria abierta y para la limitación.	Profesional Universitario y/o especializado	4	Proyecto xx Xxxxxx de Condiciones
2	Revisar jurídicamente el proyecto xx xxxxxx de condiciones	Revisar y emitir concepto jurídico sobre de la viabilidad del proyecto xx xxxxxx de condiciones	Directo Departamento Administrativo Jurídico. Director Jurídico	4	Concepto jurídico
3	Publicar el proyecto xx xxxxxx de condiciones, estudios previos y demás documentos previos en la página web de la Gobernación y en el SECOP	Ingresar a la página xxx.xxxxxxxxx.xxx.xx y efectuar el procedimiento establecido en dicha página y adjuntar los archivos que contienen los anexos correspondientes	Técnico administrativo	1/4	Constancia de publicación

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PROCEDIMIENTO ADQUISICION DE BIENES Y SERVICIOS CARACTERISTICAS TECNICAS UNIFORMES ( DECRETO 0734 ART 3.2.1.1.1° DE 2012 ) ACTIVIDAD O ETAPA PRECONTRACTUAL PRESENCIAL
No.	TAREAS	DESCRIPCION DE LA TAREA	RESPONSABLE	TIEMPO DÍAS	DOCUMENTO QUE GENERA
4	Recibir y validar manifestaciones de interés de limitación si se presentan	Si hay mínimo tres manifestaciones de interés solicitando limitar la convocatoria exclusivamente a MYPES o a MIPYMES, se reciben y se validan de conformidad con el Art. 4.1.2 ° del Decreto 0734 del 2012. Dejando la constancia correspondiente	Profesional Especializado y/o Universitario	3	Constancia de validación
5	Recepcionar observaciones al proyecto xx xxxxxx de condiciones	Recibir dentro del término contemplado en el artículo 2.2.6° del Decreto 0734, las observaciones presentadas al proyecto xx xxxxxx de condiciones y responder motivadamente por la página de contratación dichas observaciones.	Profesional Universitario y/o especializado o técnico administrativo	3	Constancia de recibo de observaciones. Constancia de publicación de respuesta observaciones..
6	Efectuar la convocatoria pública.	Elaborar de conformidad con el Artículo 2.2.1° del Decreto 0734 de 2012 la convocatoria pública limitada a MYPES o a MIPYMES si se cumplen los requisitos para ello . Si no se valida la limitación, la convocatoria se efectuará abierta.	Técnico administrativo	1	Aviso de convocatoria pública
7	Publicar la convocatoria pública	Ingresar a la página xxx.xxxxxxxxx.xxx.xx y efectuar el procedimiento establecido en dicha página	Técnico administrativo	1	Constancia de publicación
8	Elaborar, emitir y publicar el acto administrativo de la apertura del proceso de selección abreviada	Elaborar, emitir y publicar la Resolución de la apertura de selección abreviada en el cual debe nombrarse el comité asesor para la evaluación de las propuestas Artículos 2.2.2° del Decreto 0734 de 2012.	Profesional Universitario y/o Especializado, Técnico administrativo, Secretario de Despacho,	3	Resolución de apertura Constancia de publicación

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PROCESO M9P2: ADQUISICION DE BIENES Y SERVICIOS
PROCEDIMIENTO ADQUISICION DE BIENES Y SERVICIOS CARACTERISTICAS TECNICAS UNIFORMES ( DECRETO 0734 ART 3.2.1.1.1° DE 2012 ) ACTIVIDAD O ETAPA PRECONTRACTUAL PRESENCIAL
No.	TAREAS	DESCRIPCION DE LA TAREA	RESPONSABLE	TIEMPO DÍAS	DOCUMENTO QUE GENERA
			Gobernador,
9	Convocar veedurías ciudadanas	Elaborar y publicar aviso convocando a las organizaciones señaladas en la ley 850 de 2003, para que ejerzan vigilancia y control ciudadano	Profesional Universitario y/o Especializado, Técnico administrativo, Secretario de Despacho.	1	Aviso. Constancia de publicación
10	Publicar el pliego de condiciones definitivo	Publicar el pliego de condiciones definitivo en el SECOP.	Técnico administrativo	1	Constancia de publicación.
11	Recepcionar propuestas completas	Elaborar documento que indique el nombre del proponente, el Nit y/o número de cédula, y firma de quien entrega y recibe, fecha y hora, número de sobres y solicitar al proponente insertar la propuesta en urna cerrada. .	Técnico administrativo	3	Constancia de entrega y recibo de propuestas.

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PROCEDIMIENTO ADQUISICION DE BIENES Y SERVICIOS CARACTERISTICAS TECNICAS UNIFORMES ( DECRETO 0734 ART 3.2.1.1.1° DE 2012 ) ACTIVIDAD O ETAPA PRECONTRACTUAL PRESENCIAL
No.	TAREAS	DESCRIPCION DE LA TAREA	RESPONSABLE	TIEMPO DÍAS	DOCUMENTO QUE GENERA
12	Realizar audiencia para precisar pliego de condiciones	Dentro de los tres (3) días hábiles siguientes al inicio del plazo para la presentación de propuestas y a solicitud de cualquiera de las personas interesadas en el proceso, celebrar audiencia con el objeto de precisar el contenido y alcance de los pliegos de condiciones. En esta audiencia se revisará la asignación de riesgos con el fin de establecer su tipificación, estimación y asignación definitiva (artículo 220 Decreto Legislativo 0019 de 2012)	Secretario de despacho	1	Acta de audiencia
13	Verificar requisitos habilitantes	El comité asesor verifica los requisitos habilitantes por medio de acta	Comité asesor	3	Acta
14	Publicación del resultado de los requisitos habilitantes	Publicar en el SECOP el resultado de la evaluación de los requisitos habilitantes.	Técnico administrativo	1	Constancia de publicación
15	Subsanar requisitos habilitantes	El comité asesor verifica los requisitos habilitantes, en dicho informe se señalarán los proponentes que se consideran no habilitados y a los cuales se les da un plazo para subsanar so pena de rechazo definitivo. Si solo hay un oferente que resulta habilitado, se amplía el plazo para presentación de documentos habilitantes y oferta inicial del precio; si no hay pluralidad de oferentes, se adjudica al proponente habilitado si la oferta no supera el precio del presupuesto oficial. Durante la prorroga pueden presentar propuestas los proponentes considerados no	Comité Asesor	3	Acta de evaluación de las propuestas

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PROCEDIMIENTO ADQUISICION DE BIENES Y SERVICIOS CARACTERISTICAS TECNICAS UNIFORMES ( DECRETO 0734 ART 3.2.1.1.1° DE 2012 ) ACTIVIDAD O ETAPA PRECONTRACTUAL PRESENCIAL
No.	TAREAS	DESCRIPCION DE LA TAREA	RESPONSABLE	TIEMPO DÍAS	DOCUMENTO QUE GENERA
		habilitados.
16	Celebración de audiencia de subasta inversa presencial	Antes de iniciar la subasta, a los proponentes se les distribuirán sobres y formularios para la presentación de sus lances. En dichos formularios se deberá consignar únicamente el precio ofertado por el proponente o la expresión clara e inequívoca de que no se hará ningún lance de mejora de precios. a) La Gobernación abrirá los sobres con las ofertas iniciales de precios y comunicara a los participantes en la audiencia, únicamente, cual fue la menor de ellas. b) La Gobernación otorgará a los proponentes un término común señalado en los pliegos de condiciones para hacer un lance que mejore la menor de las ofertas iniciales de precio a que se refiere el literal anterior. c) Los proponentes harán sus lances utilizando los sobres y los formularios suministrados. d) Un funcionario de la Gobernación recogerá los	Secretario de Despacho	1	Informe de evaluación de propuestas publicado

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PROCEDIMIENTO ADQUISICION DE BIENES Y SERVICIOS CARACTERISTICAS TECNICAS UNIFORMES ( DECRETO 0734 ART 3.2.1.1.1° DE 2012 ) ACTIVIDAD O ETAPA PRECONTRACTUAL PRESENCIAL
No.	TAREAS	DESCRIPCION DE LA TAREA	RESPONSABLE	TIEMPO DÍAS	DOCUMENTO QUE GENERA
		sobres cerrados de todos los participantes. e) La Gobernación registrará los lances validos y los ordenara descendentemente. Con base en este orden, dará a conocer únicamente el menor precio ofertado. f) Los proponentes que no presentaron un lance valido no podrán en lo sucesivo seguir presentando lances, y se tomará como su oferta definitiva al último válido. g) La Gobernación repetirá el procedimiento descrito en los anteriores literales, en tantas rondas como sea necesario, hasta que no se reciba ningún lance que mejore el menor precio ofertado en la ronda anterior. En caso de existir empate se adjudicara el contrato al que presento la menor propuesta inicial. De persistir el empate, se desempatara por medio de sorteo.
17	Adjudicación en forma motivada al oferente que haya presentado la oferta más favorable a través de un acto administrativo (Resolución). Incluir respuesta a las observaciones.	Elaborar y emitir el acto administrativo que adjudique al proceso de selección	Profesional Universitario y/o especializado, Secretario de Despacho, Gobernador	1	Resolución de adjudicación

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PROCEDIMIENTO ADQUISICION DE BIENES Y SERVICIOS CARACTERISTICAS TECNICAS UNIFORMES ( DECRETO 0734 ART 3.2.1.1.1° DE 2012 ) ACTIVIDAD O ETAPA PRECONTRACTUAL PRESENCIAL
No.	TAREAS	DESCRIPCION DE LA TAREA	RESPONSABLE	TIEMPO DÍAS	DOCUMENTO QUE GENERA
18	Publicar en el SECOP el acto de adjudicación	Ingresar a la página xxx.xxxxxxxxx.xxx.xx y efectuar el procedimiento establecido en dicha pagina para licitaciones y adjuntar los archivos que contienen los anexos correspondientes	Técnico administrativo	1/4	Constancia de publicación
19	Declarar desierta la selección abreviada	Elaborar proyecto de resolución, declarando desierta la Licitación, si no hay Proponentes o si los proponentes no cumplen los requisitos establecidos en el pliego de condiciones (art. 28, Ley 80)	Profesional universitario y/o especializado, Secretario de Despacho, Gobernador.	2	Proyecto de Resolución declarando desierto el proceso
20	Conceptuar jurídicamente sobre la declaración de desierta de la selección abreviada	Revisar y conceptuar sobre el proyecto de declaración de desierta de la selección abreviada	Director Departamento Administrativo Jurídico Director Jurídico.	2	Concepto jurídico
21	Publicar en el SECOP el acto administrativo de declaración de desierta de la selección	Ingresar a la página xxx.xxxxxxxxx.xxx.xx y efectuar el procedimiento establecido en dicha pagina para licitaciones y adjuntar los archivos que contienen los anexos correspondientes	Técnico administrativo	1/4	Constancia de publicación
22	Verificar que la etapa o actividad precontractual esté completa	Constatar que todas las tareas de la presente etapa o actividad de hayan ejecutado satisfactoriamente	Secretario de Despacho	1/4	Constancia

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PROCEDIMIENTO ADQUISICION DE BIENES Y SERVICIOS CARACTERISTICAS TECNICAS UNIFORMES ( DECRETO 0734 ART 3.2.1.1.1° DE 2012 ) ACTIVIDAD O ETAPA CONTRACTUAL PRESENCIAL
No.	TAREAS	DESCRIPCION DE LA TAREA	RESPONSABLE	TIEMPO DÍAS	DOCUMENTO QUE GENERA
1	Revisar jurídicamente el proyecto de Contrato	Constatar que el texto de proyecto de contrato y la documentación anexa se ajusten al pliego de condiciones, el proceso de selección abreviada y la normatividad que rige dicha contratación y emitir el concepto correspondiente	Director Departamento Administrativo Jurídico. Director Jurídico	3	Concepto jurídico
2	Perfeccionar el contrato	Obtener la firma del Contratista en el contrato, Elaborar oficio solicitando la firma del Gobernador (anexar carpeta del proyecto). Enviar a Secretaria General el contrato para la numeración y fecha.	Secretario de Despacho, Gobernador y Contratista	5	Oficio de remisión Contrato perfeccionado, numerado y fechado

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PROCEDIMIENTO ADQUISICION DE BIENES Y SERVICIOS CARACTERISTICAS TECNICAS UNIFORMES ( DECRETO 0734 ART 3.2.1.1.1° DE 2012 ) ACTIVIDAD O ETAPA CONTRACTUAL PRESENCIAL
No.	TAREAS	DESCRIPCION DE LA TAREA	RESPONSABLE	TIEMPO DÍAS	DOCUMENTO QUE GENERA
3	Publicar el Contrato en el SECOP	Ingresar a la opción -publicación de Contrato- del portal único de Contratación e ingresar la información que solicita referente a la minuta completa del contenido del contrato ya perfeccionado, con su parte integral, es decir con sus anexos si los hubieren	Técnico administrativo	1/4	Constancia de publicación
4	Aprobar Garantía Única	Elaborar y suscribir acta de aprobación de garantía	Coordinador área de contratación de la Secretaría Jurídica. Director Jurídico	2	Acta
5	Efectuar Registro Presupuestal (SAP)	Comprometer el recurso asignado para el proyecto en el sistema financiero SAP (RPC Registro Presupuestal Contable)	Técnico administrativo	3	Registro Presupuestal Contable
6	Ejecutar el objeto contractual	La ejecución del objeto del contrato se efectúa acorde con el Manual de Seguimiento y Control a la Contratación de la Gobernación y sus formatos, el cual hace parte integral de estos procedimientos. Es importante tener presente los artículos 91 de la Ley 1474 de 2011 y 8.1.18° del Decreto 0734 sobre manejo de los anticipos; el artículo 217 del Decreto Legislativo 0019 respecto a la liquidación	Supervisor y/o interventor	Plazo del contrato	Actas según formatos. Resolución de liquidación unilateral.

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PROCEDIMIENTO ADQUISICION DE BIENES Y SERVICIOS CARACTERISTICAS TECNICAS UNIFORMES ( DECRETO 0734 ART 3.2.1.1.1° DE 2012 ) ACTIVIDAD O ETAPA CONTRACTUAL PRESENCIAL
No.	TAREAS	DESCRIPCION DE LA TAREA	RESPONSABLE	TIEMPO DÍAS	DOCUMENTO QUE GENERA
		de los contrato. El acta de liquidación de mutuo acuerdo o la resolución de liquidación unilateral ponen fin a la relación contractual
7	Verificar que la etapa o actividad contractual esté completa	Constatar que todas las tareas de la presente etapa o actividad de hayan ejecutado satisfactoriamente	Xxxxxxxxxx xx Xxxxxxxx	0	Xxxxxxxxxx

XXXXXXXXXXXX X0: GESTIONAR LA LOGISTICA DE RECURSOS FISICOS
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PROCEDIMIENTO ADQUISICIÓN BIENES DE CARACTERÍSTICAS TÉCNICAS UNIFORMES BOLSA DE PRODUCTOS ETAPA O ACTIVIDAD PREVIA
No.	TAREAS	DESCRIPCION DE LA TAREA	RESPONSABLE	TIEMPO DÍAS	DOCUMENTO QUE GENERA
1	Describir la necesidad que se pretende satisfacer con la contratación	Documentar (Identificar y describir) la necesidad a satisfacer	Profesional Universitario y/o Especializado	1/4	Formato estudios previos

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PROCESO M9P2: ADQUISICION DE BIENES Y SERVICIOS
PROCEDIMIENTO ADQUISICIÓN BIENES DE CARACTERÍSTICAS TÉCNICAS UNIFORMES BOLSA DE PRODUCTOS ETAPA O ACTIVIDAD PREVIA
No.	TAREAS	DESCRIPCION DE LA TAREA	RESPONSABLE	TIEMPO DÍAS	DOCUMENTO QUE GENERA
2	Verificar, que la necesidad planteada esté respaldada por los planes de: Desarrollo, adquisiciones de bienes, servicios y obra pública, Acción e inversión, licencia ambiental, uso del suelo y autorizaciones, este publicado el proyecto de inversión y si se debe hacer limitación a MYPES o MIPIMES	Consultar y elaborar constancia respecto a que la necesidad está respaldada en los planes, programas y autorizaciones respectivas, el proyecto de inversión se encuentra publicado (artículo 77 Ley 1474 de 2011), si se debe hacer limitación a MYPES o MIPYMES caso en el cual se efectúa el procedimiento de adquisición de bienes y servicios de características técnicas uniformes y de común utilización.	Profesional Universitario y/o Especializado	1/4	Constancia de verificación
3	Constatar, que la necesidad se relaciona con el proyecto inscrito en el Banco de Programas y Proyectos	Solicitar y elaborar constancia certificando que el proyecto esté inscrito en el Banco de Programas y Proyectos de la Secretaría de planeación	Profesional Universitario y/o Especializado	1/4	Constancia de Registro en el Banco de Proyectos
4	Ajustar el proyecto de ser necesario	Revisar, ajustar y complementar el proyecto de ser necesario	Profesional Universitario y/o Especializado	2	Proyecto ajustado
5	Identificar y Realizar los demás documentos definitivos que sirvan de soporte para la contratación.	Revisar los documentos existentes y elaborar los documentos que hagan falta (artículo 87 Ley 1474 de 2011).	Profesional Universitario y/o Especializado	2	Constancia de suficiencia de documentos.
6	Describir el objeto a contratar, con sus especificaciones y la	Identificar y documentar el objeto a contratar, con sus especificaciones	Profesional Universitario y/o Especializado	1/4	Formato estudios previos

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PROCEDIMIENTO ADQUISICIÓN BIENES DE CARACTERÍSTICAS TÉCNICAS UNIFORMES BOLSA DE PRODUCTOS ETAPA O ACTIVIDAD PREVIA
No.	TAREAS	DESCRIPCION DE LA TAREA	RESPONSABLE	TIEMPO DÍAS	DOCUMENTO QUE GENERA
	identificación del contrato a celebrar
7	Definir la modalidad de selección incluyendo los fundamentos jurídicos que soportan la elección.	Indicar que la modalidad de selección es Selección Abreviada, adquisición de bienes y servicios de características técnicas uniformes y de común utilización, en bolsa de productos, con sus normas; si la cuantía limita a mypes o a mipymes, hacer dicha manifestación	Profesional Universitario y/o Especializado	1/4	Formato estudios previos
8	Obtener el listado de bienes y servicios de características técnicas uniformes y de común utilización de las bolsas de productos	Solicitar por medio de oficio a las bolsas de productos los listados de los bienes y servicios de características técnicas uniformes que posee	Profesional Universitario y/o Especializado	3	Listado de bienes y servicios.
9	Estimar el valor del contrato	Anotar el valor del contrato indicando las variables utilizadas para calcular el presupuesto de la contratación . Incluir el precio máximo de la comisión del comisionista y establecer el precio máximo de compra de los bienes y o servicios a adquirir a través de la bolsa, así como todo pago que deba hacerse por causa o con ocasión del procedimiento.	Profesional Universitario y/o Especializado	1/4	Formato estudios previos.
10	Justificar los factores de selección.	La selección objetiva del comisionista se efectuará según lo indicado en el artículo 3.2.1.2.6° del Decreto 0734 y la oferta más	Profesional Universitario y/o Especializado	1/4	Formato estudios previos

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PROCEDIMIENTO ADQUISICIÓN BIENES DE CARACTERÍSTICAS TÉCNICAS UNIFORMES BOLSA DE PRODUCTOS ETAPA O ACTIVIDAD PREVIA
No.	TAREAS	DESCRIPCION DE LA TAREA	RESPONSABLE	TIEMPO DÍAS	DOCUMENTO QUE GENERA
		favorable será el menor precio ofrecido en el procedimiento de negociación en la bolsa acorde con el artículo 3.2.1.2.11° del mismo Decreto.
11	Tipificar, estimar y asignar los riesgos	Documentar los riesgos, estimar su valor y establecer quien los asume	Profesional Universitario y/o Especializado	1/4	Formato estudios previos
12	Hacer el análisis que sustente la exigencia de las garantías	Identificar los riesgos que pueden afectar el cumplimiento del objeto del contrato y determinar los amparos conforme a la ley y las cuantías a cubrir en las pólizas de seguros, especialmente las señaladas en los artículos 3.2.1.2.8°, 3.2.1.2.9° y 3.2.1.2.10° del Decreto 0734	Profesional Universitario y/o Especializado	1/4	Formato estudios previos
13	Indicar si la contratación está cobijada por un acuerdo internacional o un tratado de libre comercio vigente	En los términos del artículo 8.1.17° del Decreto 0734, indicar si la contratación está cobijada por un acuerdo internacional o un tratado de libre comercio vigente para el Estado Colombiano.	Profesional Universitario y/o Especializado	1/4	Formato estudios previos
14	Activar el elemento PEP (Plan Estructurado del Proyecto)	Solicitar a la Secretaria de Planeación activar elemento PEP (Plan Estructurado del Proyecto) previa inscripción del proyecto en el Banco de Proyectos	Técnico Administrativo	3	Liberación virtual del elemento PEP
15	Tramitar el CDP (Certificado de Disponibilidad Presupuestal)	Solicitar y recibir ante la Subsecretaria Económica y de Presupuesto la expedición del CDP	Técnico Administrativo	3	Certificado de Disponibilidad Presupuestal CDP

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PROCEDIMIENTO ADQUISICIÓN BIENES DE CARACTERÍSTICAS TÉCNICAS UNIFORMES BOLSA DE PRODUCTOS ETAPA O ACTIVIDAD PREVIA
No.	TAREAS	DESCRIPCION DE LA TAREA	RESPONSABLE	TIEMPO DÍAS	DOCUMENTO QUE GENERA
16	Abrir el expediente contractual	Abrir la carpeta con los documentos iniciales de los estudios previos, rotular la carpeta y foliar los documentos en orden cronológico de acuerdo con las exigencias de la ley de archivo con las Tablas de Retención Documental (TRD).	Auxiliar Administrativo, Secretaria, Técnico	1/4	Expediente Contractual
17	Designar supervisor, contratar personal de apoyo o elaborar estudios previos para la interventoría	Designar por medio de oficio al servidor público que efectuará la supervisión, contratar por medio de la modalidad de contratación directa el personal de apoyo si se necesita o preparar paralelamente los estudios previos para contratar la Interventoría de ser necesario	Secretario de Despacho	1	Oficio designa supervisor. Contrato persona de apoyo. Estudios previos interventoría
18	Verificar que los estudios previos estén completos	Constatar que los estudios previos contengan los requisitos jurídicos, técnicos, administrativos, financieros y todos los documentos que se necesitan para la licitación	Secretario de Despacho	1/4	Constancia
19	Suscribir los estudios previos	Firmar los estudios previos	Secretario de Despacho	1/4	Estudios previos

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PROCEDIMIENTO ADQUISICIÓN BIENES DE CARACTERÍSTICAS TÉCNICAS UNIFORMES BOLSA DE PRODUCTOS ETAPA O ACTIVIDAD PRECONTRACTUAL
No.	TAREAS	DESCRIPCION DE LA TAREA	RESPONSABLE	TIEMPO DÍAS	DOCUMENTO QUE GENERA
1	Elaboración y expedición de la carta de intención	La carta de intención debe contener las fichas técnicas de negocios, esto es, lo que se compra y la ficha técnica del (los) producto(s)	Secretario de Despacho y Gobernador.	1	Carta de intención
2	La bolsa selecciona el comisionista	La bolsa selecciona el comisionista	La Bolsa	30	Proyecto de contrato
3	Verificar que esta etapa se ejecute	Constatar que se haya dado cumplimiento a la actividad en forma satisfactoria	Xxxxxxxxxx xx Xxxxxxxx	0	Xxxxxxxxxx
4	Convocar veedurías	Elaborar y publicar aviso convocando a las	Profesional	1	Aviso.
	ciudadanas	organizaciones señaladas en la ley 850 de 2003,	Universitario y/o		Constancia de publicación
		para que ejerzan vigilancia y control ciudadano	Especializado, Técnico
			administrativo,
			Secretario de
			Despacho.

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PROCESO M9P2: ADQUISICION DE BIENES Y SERVICIOS
PROCEDIMIENTO ADQUISICIÓN BIENES DE CARACTERÍSTICAS TÉCNICAS UNIFORMES BOLSA DE PRODUCTOS ETAPA O ACTIVIDAD CONTRACTUAL
No.	TAREAS	DESCRIPCION DE LA TAREA	RESPONSABLE	TIEMPO DÍAS	DOCUMENTO QUE GENERA
1	Revisar jurídicamente el proyecto de Contrato	Constatar que el texto de proyecto de contrato y la documentación anexa se ajusten a los estudios previos y la normatividad que rige dicha contratación y emitir el concepto correspondiente.	Director Departamento Administrativo Jurídico. Director Jurídico	3	Concepto jurídico
2	Perfeccionar el contrato	Obtener la firma del Contratista en el contrato, Elaborar oficio solicitando la firma del Gobernador (anexar carpeta del proyecto). Enviar a Secretaria General el contrato para la numeración y fecha.	Secretario de Despacho, Gobernador y Contratista	5	Oficio Contrato perfeccionado, numerado y fechado
3	Publicar el Contrato SECOP	ingresar a la opción -publicación de Contrato- del portal único de Contratación e ingresar la información que solicita referente a la minuta completa del contenido del contrato ya perfeccionado, con su parte integral, es decir con sus anexos si los hubieren	Técnico administrativo	1/4	Constancia de publicación