Contract
PLIEGO DE PRESCRIPCIONES TÉCNICAS QUE HA DE REGIR LA CONTRATACIÓN DEL SUMINISTRO, INSTALACIÓN y MANTENIMIENTO, PARA EL ÁREA ECONÓMICA DEL AYUNTAMIENTO DE BARBASTRO Y ORGANISMOS AUTONOMOS, DE:
• UNA APLICACIÓN INFORMÁTICA DE GESTIÓN TRIBUTARIA Y RECAUDACIÓN, y
• UNA APLICACIÓN INFORMATICA DE GESTION DE CONTABILIDAD.
I.-PRESCRIPCIONES TÉCNICAS PARA EL SUMINISTRO E INSTALACIÓN DE UNA APLICACIÓN GESTIÓN TRIBUTARIA (Y GESTIÓN DE INGRESOS EN GENERAL) Y DE RECAUDACIÓN.
I. 1.-INTRODUCCIÓN. NECESIDADES A SATISFACER.
El Ayuntamiento de Barbastro tiene la necesidad de poner en marcha un sistema de gestión tributaria y recaudación que cubra las necesidades de la Gestión Tributaria de una forma integrada evitando los problemas derivados de diferencias de estructuras de datos y gestión existentes en las distintas fuentes de captura de información (Catastro, AEAT, Jefatura Provincial de Tráfico y la propia gestión tributaria y recaudatoria municipal) y adecuándolos a las nuevas arquitecturas y filosofías de trabajo que aportan las tecnologías actuales, evitando problemas de interacción y adaptándolos a las nuevas tendencias de gestión centralizada y acceso de los ciudadanos a la gestión por procedimientos electrónicos y telemáticos.
I. 2.-DESCRIPCION DEL PROYECTO.
La prestación básica del contrato tiene como objeto el suministro, instalación y puesta en marcha de una aplicación informática y de su correspondiente licencia de uso, no exclusivo, como solución a la gestión tributaria y la formación en el manejo de la misma del personal que se designe para ello.
Los servicios complementarios del suministro de la licencia son los siguientes:
I. 2.1. Instalación.
Los servicios a prestar por la empresa adjudicataria comprenderán la instalación de las aplicaciones tanto en el servidor de datos como en el servidor de aplicaciones, así como procedimientos automatizados para la instalación en los clientes y programación de las copias de seguridad.
I. 2.2. Parametrización.
Los servicios a prestar por la empresa adjudicataria incluirán:
• Parametrización inicial de todos los módulos de la aplicación con el fin de cumplir las funcionalidades y requerimientos especificados en el presente pliego.
• Parametrización inicial del sistema de seguridad, definición de perfiles y usuario de la aplicación.
• Parametrización inicial de los listados, informes y todos los modelos de documentos y adecuarlos al diseño escogido.
I. 2.3. Migración.
La empresa adjudicataria realizará con el personal propio destinado al proyecto, el traspaso de los datos existentes en el sistema actual, para lo cual deberá contar con procedimientos que controlen los procesos de transformación y carga de datos para asegurar la calidad de los mismos, y evitar, las duplicidades existentes en la actualidad.
Las propuestas detallarán el método, el personal empleado, los plazos para la realización del traspaso de datos y su coste si lo tuviera.
La migración de datos se podrá abordar por fases conforme se requiera para completar el paso a explotación, comprometiéndose el Ayuntamiento a prestar el mayor grado de colaboración posible de los técnicos y usuarios avanzados de la Corporación con la empresa que resulte adjudicataria.
Se requerirá que en las ofertas exponga tanto el tiempo estimado para la migración como la metodología que se propone para minimizar el impacto que puede suponer, en un proceso de migraciones y puestas en explotación por fases, la convivencia de los módulos que se vayan implantando con módulos del sistema anterior que se dejan de utilizar.
Se requerirá que la migración a ofertar comprenda el estudio por parte de los técnicos de la empresa adjudicataria de la situación del sistema actual, las definiciones de los ficheros necesarios para la incorporación de los datos existentes en el Ayuntamiento al nuevo sistema de información, y la planificación y traspaso de los datos a los ficheros correspondientes.
La empresa adjudicataria realizará las cargas finales y ejecutará las depuraciones automáticas que aquellas lleven incorporadas.
Se requerirá la existencia de procedimientos que controlen los procesos de carga de datos con utilidades a nivel de usuario para asegurar la calidad de los datos que entrarán en el sistema y eviten duplicar información ya existente.
Se podrá utilizar cualquier tipo de formato en los ficheros de carga siempre que la empresa suministre el software necesario para poder realizar las operaciones necesarias.
El Ayuntamiento de Barbastro pondrá a disposición de los licitadores la información disponible en su departamento de Proceso de Datos.
I. 2.4. Puesta en marcha.
Los servicios a prestar por la empresa adjudicataria contemplarán el seguimiento inicial de la puesta en marcha de cada uno de los módulos, lo que incluye el dimensionamiento y optimización de la base de datos. Para ello tendrá que prever la disposición del personal necesario y especificar cómo se realizará la atención sea presencial o remota.
I. 2.5. Mantenimiento y asistencia telemática.
El mantenimiento comprenderá:
• Mantenimiento correctivo: Corrección de las incidencias y problemas que sean imputables al software, incluyendo la recuperación de datos erróneos generados por el mal funcionamiento de la aplicación.
• Mantenimiento posterior: Actualización e inclusión de las nuevas funcionalidades o mejoras que el producto contemple durante su evolución. En este concepto se contempla la implantación de nuevas versiones de la aplicación y documentación.
• Mantenimiento a la legislación: Adaptación del software a los cambios motivados por modificaciones de la normativa legal o de procedimiento. Actualización de los componentes de la aplicación en base a la evolución tecnológica, software o hardware, de manera que el grado de obsolescencia sea mínima o nula.
• Atención al usuario: Resolución de consultas sobre operatoria y explotación de las aplicaciones, tanto por vía telefónica, vía telemática o asistencia presencial, tanto de aspectos de tipo conceptual como de tipo informático. Resolución de incidencias del entorno a explotación directamente relacionadas con el producto que deriven de su mal funcionamiento. Formación a usuarios implicados en la gestión y mantenimiento por parte del Ayuntamiento, asesoramiento sobre sistemas informáticos e innovación tecnológica y, en general, compromiso de actualización de los entornos funcionales y tecnológicos que forman parte del presente contrato.
Las ofertas incluirán el precio del mantenimiento anual.
I. 3.-REQUISITOS FUNCIONALES.
I. 3.1 REQUERIMIENTOS GESTIÓN TRIBUTARIA Y RECAUDACIÓN:
I.3.1 a) GENERALES
Todos los informes y documentos definidos por los usuarios podrán ser consultados, imprimidos y exportados a otras herramientas (a modo de ejemplo Excel,Word, Open Oficce) para que sea posible su tramitación.
El aplicativo deberá posibilitar el intercambio de información con las siguientes entidades y agentes:
• Gerencia Territorial del Catastro,
• Jefatura Provincial de Tráfico,
• Agencia Estatal de Administración Tributaria,
• Administración General de la Seguridad Social,
• Entidades Bancarias,
• Notarios.
I.3.1 b) TERCEROS
La creación de terceros debe revisar la identificación correcta del CIF O NIF o documento equivalente mediante la verificación del dígito control.
Permitirá incluir la situación jurídica de un tercero, ya sea persona física o jurídica (concurso de acreedores, posibles embargos de otras administraciones,…), para ello debe tener algún campo por el que poder realizar consultas y actuaciones administrativas.
Debe tener las herramientas necesarias para evitar duplicidades de terceros. Debe tener las herramientas necesarias para depuración de terceros.
Dependiendo de las autorizaciones del usuario, permitirá la fusión, redireccionamiento, baja, alta, modificación de los obligados tributarios y terceros y en general, la depuración y mejora de la Base de Datos. Permitirá crear representantes del Obligado Tributario. El aplicativo permitirá realizar consultas de los obligados tributarios a través de la cual se obtenga, de forma ágil e intuitiva, toda la información que sobre los mismos exista en la base de datos. Esta consulta deberá ser exportable, editable e imprimible, debiendo permitir su discriminación por distintos criterios.
Permitirá incluir la situación jurídica de un tercero, ya sea persona física o jurídica (concurso de acreedores, posibles embargos de otras administraciones,…), para ello debe tener algún campo por el que poder realizar consultas y actuaciones administrativas.
I.3.1 c) DOMICILIOS
Permitirá para cada obligado tributario un domicilio fiscal y varios alternativos, indicando el origen de éste.
I.3.1 d) DOMICILIACIONES
La aplicación permitirá la comunicación de las domiciliaciones con las entidades financieras según las normas establecidas a tales efectos.
Permitirá el mantenimiento de un histórico de las distintas CCC que se han utilizado para la domiciliación de los recibos, donde se conservarán los datos entre otros, del origen de la domiciliación y en su caso del origen de la baja de ésta.
I.3.1 e) PRESCRIPCIONES
Cada actuación en el procedimiento de recaudación que previamente hayan sido definidas por la persona autorizada por el Ayuntamiento, que interrumpa la prescripción debe quedar recogida en el expediente administrativo de recaudación ya sea en vía voluntaria o ejecutiva, incluida solicitudes de fraccionamiento, compensación, petición de una carta de pago presencia.
Posibilidad de emitir un informe sobre las actuaciones definidas en el punto anterior.
Emitir informe o propuestas de resolución de aquellos valores que en base a las actuaciones recogidas en la aplicación han resultado prescritas de oficio. La emisión de este informe se emitirá a petición del usuario con la periodicidad fijada por este y permitiendo filtrar por concepto, ejercicio,…Permitirá así mismo establecer parámetros para poder definir el informe mencionado.
I.3.1 f) NOTIFICACIONES
Control de la gestión de notificaciones, con avisos de primer intento, segundo intento, fechas con sus incidencias y todos los elementos necesarios para su eficaz seguimiento hasta, en su caso, la notificación edictal.
Dispondrá de su adaptación al sistema de envío de notificaciones SICER (Sistema de Identificación y Control de Envíos Registrados) y en su caso al sistema de acuse de recibo electrónico, así como cualquier modificación en estos modelos que lo adapte a las nuevas tecnologías.
Alternativamente dispondrá además del sistema de notificación manual por uno o varios expedientes seleccionados previamente o en su caso, por acto administrativo.
Se podrán emitir notificaciones de liquidaciones de ingreso directo de forma individualizada (una liquidación por cada período de gravamen, y por cada objeto tributario), o de forma agrupada (por expedientes, por objetos tributarios, por períodos, etc).
I.3.1 g) BENEFICIOS FISCALES
Deberán constar normalizados conforme a la normativa aplicable a cada tributo.
I.3.1 h) INTERESES Y RECARGOS
La aplicación permitirá el cálculo de intereses de demora de forma independiente, sin perjuicio de los casos en que dichos intereses se integren en la liquidación.
Recargo de Extemporaneidad. La aplicación deberá contemplar la posibilidad de incluir en las liquidaciones los recargos de extemporaneidad.
I.3.1 i) RECURSOS Y RECLAMACIONES
Deberá permitir el seguimiento de reclamaciones, alegaciones y recursos tanto en vía administrativa como jurisdiccional.
I.3.1 j) CALLEJERO
El aplicativo contendrá normalizado el callejero fiscal con su categoría. Dicho callejero deberá tener su correspondencia con los callejeros INE, AEAT para su consulta y utilización en la obtención de estadísticas. Dependiendo de las autorizaciones del usuario, permitirá la baja, alta, modificación de vías y en general, la depuración y mejora del Callejero fiscal.
I.3.1 K) DEPURACIÓN DE LA INFORMACIÓN.
Deberá suponer de herramientas que faciliten la depuración de los contribuyentes (unificación del DNI/NIF), sus domicilios, callejero municipal así como disponer de los controles de coherencia, tanto para los datos existentes como para los incorporados. Deberá disponer igualmente de un histórico de las unificaciones realizadas.
La aplicación deberá permitir el cruce de datos recibidos de diversas fuentes, por medios informáticos, para detectar posibles errores y omisiones.
I.3.2.-GESTIÓN E INSPECCIÓN TRIBUTARIA
La referencia catastral debe ser un campo clave tanto en el I.B.I. como en los demás tributos de carácter inmobiliario, permitiendo la búsqueda, el seguimiento y la gestión de todos ellos a través de la Referencia Catastral, a cuyo efecto deberá permitir el acceso a la sede virtual del catastro.
El aplicativo permitirá realizar consultas de los inmuebles a través de la cual se obtenga, de forma ágil e intuitiva, toda la información que sobre los mismos exista en la base de datos. Esta
consulta deberá ser exportable, editable e imprimible, debiendo permitir su discriminación por distintos criterios.
El programa permitirá la generación de la liquidación de la forma más automatizada posible, sin necesidad de que el usuario introduzca información que previamente se encuentre incluida en la base de datos, y ello sin perjuicio de la posibilidad de modificación de dicha información.
El aplicativo deberá permitir practicar liquidaciones cuyo devengo corresponda a ejercicios anteriores al año en curso y para eso deberá contar con los datos necesarios para llevarlo a cabo.
El aplicativo deberá disponer de un módulo que permitirá la parametrización por parte del usuario del los elementos necesarios para la práctica de las liquidaciones.
El sistema permitirá el mantenimiento y tramitación de todas las actuaciones, trámites y actos que conlleva el procedimiento de inspección así como la integración con la información de gestión, liquidaciones expedientes sancionadores y de otro tipo.
I.3.2.a) IMPUESTO DE VEHÍCULOS DE TRACCIÓN MECÁNICA.
Para la gestión en el IVTM, la aplicación debe reunir las siguientes funcionalidades:
• Cálculo y generación de liquidaciones de alta, baja o complementarias tanto por tratamiento de ficheros de la DGT como desde expedientes de Gestión Tributaria
• Cálculo y generación de autoliquidaciones asistidas.
• Generación de autoliquidaciones a través del portal Web
• Generación y tratamiento xxx Xxxxxx anual.
• Mantenimiento de exenciones y bonificaciones.
• Permitirá procesar a través de ficheros de intercambio la información procedente de la Dirección General de Trafico, que se organizarán en remesas y se validará su contenido y conformidad antes de aplicar las modificaciones que contengan.
• Deberá detectar las incidencias ocurridas durante la carga del citado fichero, debiendo informar del tipo de error existente y posibilitar la obtención de dicha información también por múltiples criterios.
• La aplicación deberá permitir la parametrización de cuantas variables se consideren necesarias para la obtención de cualquier información o consulta referida a este tributo, posibilitando su obtención impresa o en pantalla.
I.3.2.b) IMPUESTO ACTIVIDADES ECONÓMICAS.
• Puesto que actualmente la gestión de este tributo está delegada en la Diputación Provincial xx Xxxxxx no se indica ningún requisito específico, no obstante la aplicación deberá permitir que se gestione este tributo de forma íntegra.
I.3.2.c) IMPUESTO SOBRE INCREMENTO DEL VALOR DE LOS TERRENOS DE NATURALEZA URBANA.
Para la gestión de este impuesto, la aplicación debe reunir las siguientes funcionalidades:
• Cálculo y generación de liquidaciones de alta o complementarias.
• Cálculo y generación de autoliquidaciones y autoliquidaciones asistidas.
• La aplicación deberá contener de forma normalizada todos los elementos necesarios para la obtención de la liquidación, a título de ejemplo: tipo de transmisión, exenciones y otros benéficos fiscales etc....
• La finca transmitida deberá identificarse mediante la referencia catastral, a través de la cual deberá obtenerse de forma automática el valor catastral del suelo correspondiente al ejercicio del devengo, sin perjuicio de que dicho dato pueda ser informado por el usuario.
• Además de los datos imprescindibles para la generación de la liquidación y de los que identifican el acto o contrato de la transmisión, la aplicación contendrá información referente a datos regístrales de la finca y de las personas físicas o jurídicas que no tengan la consideración de contribuyentes (causante, comprador etc ).
• Deberá generar una única liquidación/autoliquidación por finca y contribuyente, con independencia de que existan varios periodos de generación para la obtención de la misma.
• El aplicativo deberá permitir que en caso de que existan varios obligados tributarios en una misma transmisión (por ejemplo en las transmisiones mortis causa), genere las liquidaciones sin la obligatoriedad de informar datos comunes a todos ellos que ya hayan sido previamente mecanizados.
• Tratamiento de los ficheros ANCERT (Agencia Notarial de Certificación), así como la generación de requerimientos masivos en los casos de ausencia de presentación.
• La aplicación deberá contemplar la introducción de transmisiones no sujetas a efectos estadísticos e informativos.
• La aplicación deberá implantar sin coste alguno para este Ayuntamiento, los mecanismos necesarios para suscribir convenios con la DGRN, mediante la autoridad certificadora ANCERT.
• La aplicación deberá contemplar la posibilidad de que dentro de la misma liquidación se incluyan los recargos por extemporaneidad e intereses de demora.
I.3.2.d) IMPUESTO SOBRE CONSTRUCCIONES, INSTALACIONES Y OBRAS.
Para la gestión de este impuesto, la aplicación debe reunir las siguientes funcionalidades:
• Cálculo y generación de liquidaciones de alta o complementarias y/o definitivas.
• Cálculo y generación de autoliquidaciones y autoliquidaciones asistidas.
• La aplicación deberá contener de forma normalizada todos los elementos necesarios para la obtención de la liquidación.
• La aplicación deberá permitir la posibilidad de que la información mecanizada para este concepto pueda ser utilizada para la liquidación de la tasa por actuaciones urbanísticas.
I.3.2.e) IMPUESTO SOBRE BIENES INMUEBLES
• Puesto que actualmente la gestión de este tributo está delegada en la Diputación Provincial xx Xxxxxx no se indica ningún requisito específico, no obstante la aplicación deberá permitir que se gestione este tributo de forma íntegra así como la carga, el procesamiento, la consulta y la generación de cualquiera de los ficheros alfanumérico de intercambio con catastro, según el formato y configuración vigentes en cada momento, de forma que permita mantener actualizada la información catastral.
I.3.2.f) TASAS, PRECIOS PÚBLICOS Y OTROS INGRESOS.
• La aplicación permitirá la gestión de Tasas, Precios Públicos, Contribuciones Especiales así como el resto de ingresos de derecho público o privados del Ayuntamiento, actualmente en vigor o que en un futuro pudieran implantarse.
• Para ello, deberá contar con un módulo versátil y flexible, con toda la información normalizada y parametrizable, de manera que se adapte a las ordenanzas reguladoras y demás necesidades del Ayuntamiento y permita emplear cálculos a medida para cada tipo de ingreso, incluida la liquidación de varios conceptos en un solo soporte.
• El módulo contará con las siguientes funcionalidades:
• Liquidaciones/autoliquidaciones de alta, variación y baja para cada uno de los ingresos.
• Incorporación de altas, bajas o variaciones a los padrones fiscales correspondientes en aquellos tributos que lo requieran.
• Posibilidad de realización de liquidaciones complementarias.
• Posibilidad de actualización de las tarifas, tipos impositivos, o cualquier elemento de cada uno de los conceptos.
• Padrones con varios conceptos. Al calcular el padrón el usuario podrá seleccionar todos los conceptos que quiere incluir en los recibos.
• Aplicación automática de las tarifas o tipos impositivos.
• Mantenimiento de bonificaciones y exenciones y demás benéficos fiscales.
• La aplicación deberá tener un modulo para dar de alta cualquier otra figura de ingreso siguiendo las especificaciones de este apartado.
I.3.3.-RECAUDACION VOLUNTARIA
• El sistema comprenderá los distintos procesos propios de la gestión recaudatoria conforme a la legislación vigente.
• Compensaciones a instancia del interesado.
• Permitirá la compensación automática con las obligaciones de pago pendiente en el sistema de contabilidad municipal siempre que reúnan las condiciones necesarias para llevar a cabo esta compensación con los requisitos legales exigidos.
• Debe permitir el cargo de distintos valores gestionados por otras dependencias.
• Comprenderá un sistema personalizado de pagos, que se adapte a las necesidades de los contribuyentes en cuanto a plazos y cuantía. Se valorará su flexibilidad respecto a los objetos tributarios que incluirá este plan.
• Identificación individualizada de cada uno de los movimientos económicos que afectan a un valor recogiendo cuando proceda devoluciones, cobros duplicados,…Recogerá así mismo los datos de estos movimientos relativos a fecha de remesa, de operación y pago, así como número de remesa e identificación de la entidad origen.
• Permitirá el paso de los valores a recaudación ejecutiva de forma individualizada o por lotes con los filtros que se requieran.
I.3.4.-RECAUDACION EJECUTIVA
Teniendo en cuenta que actualmente la Recaudación ejecutiva está delegada en la Diputación Provincial xx Xxxxxx, el sistema no tiene porqué contemplar el módulo de recaudación ejecutiva, pero sí el envío y recepción de información al servicio de Recaudación de la Diputación Provincial xx Xxxxxx, mediante los ficheros de intercambio. Realizando las actuaciones necesarias para que la información que se remita esté referenciada de tal forma que el intercambio de datos entre la Diputación Provincial y el programa de gestión permita que se pueda conocer adecuadamente lo efectivamente recaudado, anulado o devuelto.
II.-PRESCRIPCIONES TÉCNICAS PARA LA IMPLANTACIÓN DE LAS APLICACIONES INFORMATICAS DE GESTION DE CONTABILIDAD PARA EL ÁREA ECONÓMICA DEL EXCMO. AYUNTAMIENTO DE BARBASTRO.
II. 1.-FUNCIONALIDADES BÁSICAS DE LA APLICACIÓN.
La empresa adjudicataria deberá suministrar, instalar, poner en marcha y mantener las aplicaciones destinadas a la implantación del sistema de contabilidad del Excmo. Ayuntamiento de Barbastro.
La aplicación a contratar deberá dar, además, respuesta a las siguientes necesidades:
a) La gestión de los procedimientos contables y presupuestarios del Ayuntamiento.
b) El uso interno de las tecnologías de la información y telecomunicaciones para su gestión permitiendo la implantación de la facturación electrónica.
c) Acceso al presupuesto y a la gestión económica por parte de los servicios gestores.
d) Acceso a la gestión económica de sus datos a los proveedores y acreedores para obtención de información, entre otras materias, sobre facturas y datos fiscales.
e) Simplificación de la tramitación de la gestión económica mediante el uso de la firma electrónica reduciendo la tramitación en papel.
f) La gestión contable y de los medios de pago/cobro por parte de la Tesorería.
g) El establecimiento de un módulo que permita la conciliación bancaria con los ordinales de tesorería.
h) Establecimiento de un módulo de control, seguimiento e información de Subvenciones Públicas conforme a su normativa reguladora.
i) Facilitar el control, seguimiento y suministro de información requerida por la normativa de Estabilidad Presupuestaria, Sostenibilidad Financiera, Morosidad, y cualquier otra que resulte legalmente aplicable.
j) Módulo de Rendición de cuentas, que permita la confección de los documentos que integran la Cuenta General, y que prevea asimismo mecanismos de remisión de la información a la Cámara de Xxxxxxx xx Xxxxxx y/o al Tribunal de Cuentas.
k) Módulo que permita comunicar cuanta información financiera (en los formatos que sean peticionados) que requiera la Administración de Tutela Financiera, el Ministerio de Hacienda, o cualquier instancia pública de acuerdo con cualquier normativa aplicable.
l) Módulo de elaboración del presupuesto.
Todos los sistemas planteados deberán estar integrados entre sí y además tener una base de datos de proveedores, terceros, unificada y normalizada. Permitirán la integración con otros sistemas de información de la entidad.
Las licencias y aplicativos antes relacionados, serán válidas tanto para el Ayuntamiento de Barbastro, como para como para cualquier organismo o ente dependiente, o mayoritariamente participado por éste sometido a Contabilidad Pública Local.
II. 2. –REQUERIMIENTOS DE LA APLICACIÓN,
II. 2.1. CARACTERÍSTICAS GENERALES DE TODOS LOS PRODUCTOS
• Multiusuario, multientidad (admitiendo la gestión de distintas entidades orgánicas en una misma instalación) y multiejercicio.
• Permitirá opcionalmente la gestión descentralizada,
• Permitirá también:
• La importación información de otras aplicaciones para facilitar los procedimientos masivos de contabilización.
• la exportación de los resultados de la explotación de datos, a los paquetes ofimáticos existentes en el mercado, en concreto permitirá la exportación a los productos de Microsoft en cualquiera de sus versiones, así como a los de los paquetes ofimáticos de software libre.
• Las aplicaciones del sistema de información contable deberán estar sincronizadas con el programa de gestión de ingresos.
• Incorporará las medidas de seguridad necesarias, en la definición, administración y control de las actuaciones de los usuarios, que garanticen el cumplimiento de la normativa vigente en materia de protección de datos y la implantación de niveles de acceso jerarquizados.
• Permitirá la personalización tanto de los textos de la interfaz de pantalla, como de los menús; en el caso de los menús, además de permitir la personalización de las descripciones, permitirá la definición de una estructura de menú personalizada para cada entidad.
• Permitirá la personalización de todos los documentos impresos, bien mediante la sustitución de las plantillas existentes, como mediante la adición de nuevas plantillas diseñadas de forma particular para cada entidad,
• Permitirá la identificación de usuarios mediante usuario y contraseña, o mediante certificado digital. De la misma manera el sistema permitirá identificar al usuario que haya generado cada operación, documento, cuenta o listado que emita el sistema.
• Cumplimiento de las normas de intercambio con las entidades financieras.
• El sistema deberá ir acompañado de:
• Documentación tanto técnica como de uso que permita una total autonomía en la explotación de la herramienta por parte de los usuarios.
• Un servicio de atención telefónica para la resolución de incidencias tanto técnicas como de gestión contable informatizada.
II. 2.2. CONDICIONES DEL SISTEMA DE INFORMACION CONTABLE PARA LA ADMINISTRACION LOCAL
II. 2.2.1 Condiciones Generales
Los requerimientos funcionales que deberá cumplir el software son los siguientes:
A. Funcionalidad básica del software:
• Realizar todas las operaciones y gestión exigidas la vigente normativa contable y presupuestaria aplicable en la actualidad a las Corporaciones Locales.
• Facilitar a través del correspondiente módulo las operaciones de elaboración de los presupuestos.
• Facilitar a través del correspondiente módulo la elaboración de la cuenta general.
• Registrar la situación de los créditos, las modificaciones presupuestarias, las operaciones de ejecución del Presupuesto de gastos, los compromisos de ingreso y las operaciones de ejecución del Presupuesto de ingresos, poniendo de manifiesto el resultado presupuestario.
• También deberá permitir el registro de las operaciones derivadas de obligaciones y derechos que provengan de presupuestos cerrados, y de las certificaciones, autorizaciones y compromisos de gasto e ingreso con cargo a presupuestos de ejercicios posteriores, así como el seguimiento y control de los proyectos de gasto y de los gastos con financiación afectada, y la obtención del Remanente de Tesorería.
• Registrar las operaciones de naturaleza no presupuestaria.
• Registrar las operaciones de administración de recursos por cuenta de otros entes públicos.
• Registrar y poner de manifiesto los movimientos y situación de la tesorería, posibilitando el control y conciliación bancaria de las diferentes cuentas que constituyen la tesorería de la entidad contable.
• Registrar las operaciones relativas a la gestión y control del inmovilizado no financiero, de las inversiones financieras y del endeudamiento, incluidos los avales concedidos por la entidad.
• Registrar la información relativa a los terceros que se relacionan con la entidad contable.
• Registro y control de las operaciones de endoso, embargo, y fáctoring.
• Realizar el seguimiento y control de los pagos a justificar y los anticipos de caja fija.
• Realizar el seguimiento y control de los valores recibidos en depósito de la entidad contable.
• Realizar el seguimiento y control de la contabilidad de costes que afecta a los centros gestores de gasto.
• Gestionar facturas electrónicas con el formato definido por la Agencia Estatal de Administración Tributaria o autoridad competente.
• Hacer el seguimiento de los proyectos de gasto y superproyectos y, en caso de tener financiación afectada, determinar con exactitud las desviaciones de ejecución que se produzcan dentro de cada ejercicio y de forma acumulada por cada uno de los agentes financiadores, permitiendo, en todo momento, la determinación de las magnitudes derivadas de la liquidación del presupuesto.
• Obtención de consolidación de presupuestos y cuentas entre el Ayuntamiento y sus entes dependientes.
B. Fines o resultados que debe permitir el software
a. Objetivos de gestión:
• Suministrar la información económica y financiera que sea necesaria para la toma de decisiones, tanto en el orden político como en el de gestión.
• Establecer el Balance de la entidad contable, poniendo de manifiesto la composición y situación de su patrimonio, así como sus variaciones, y determinar los resultados de la entidad contable desde el punto de vista económico-patrimonial.
• Determinar los resultados analíticos, poniendo de manifiesto el coste y rendimiento de los servicios.
• Mostrar la ejecución del Presupuesto de la entidad contable poniendo de manifiesto el resultado presupuestario.
• Poner de manifiesto los movimientos y situación de Tesorería.
• Posibilitar el inventario y el control del inmovilizado financiero y no financiero, el control del endeudamiento y el seguimiento individualizado de la situación deudora y acreedora de los intereses que se relacionan con la entidad contable.
• Suministrar información que permita el control de la recaudación por cuenta de otros entes.
• La realización de consultas de todo tipo de operaciones multiejercicio.
• El sistema contable debe facilitar y posiblilitar el cumplimiento de toda la normativa aplicable a las entidades locales en materia de contable, presupuestaria, de rendición de cuentas, de subvenciones, de estabilidad presupuestaria, de sostenibilidad financiera, de morosidad, o cualquier otra que dependa de los datos que aporte el sistema de información contable y presupuestario.
b. Fines de control:
• Proporcionar los datos necesarios para la formación de la Cuenta General de la entidad local, así como de las cuentas, estados y documentos que deben elaborarse o remitirse a los órganos de control externo, los cuales deberán ser en los formatos que estos tengan establecidos.
• Posibilitar el ejercicio de los controles de legalidad, financiero y de eficacia.
• Fines de análisis y divulgación:
• Facilitar los datos y otros antecedentes que sean precisos para la confección de las cuentas nacionales de las unidades que componen el sector de las Administraciones Públicas.
• Envío de información económico-financiera al Ministerio de Economía y Hacienda en los formatos que éste establezca.
• Suministrar información de utilidad para asociaciones e instituciones, empresas y ciudadanos en general.
• Facilitar el ejercicio de la función interventora en la modalidad de fiscalización previa limitada y control financiero o a posteriori.
c. El software deberá responder a los criterios y características siguientes:
• Estará orientado al cumplimiento del objeto y las finalidades establecidas en la ICAL.
• Debe garantizar la integridad, coherencia, exactitud y automatismo de las anotaciones que, por cada una de las operaciones contables, se deban producir en los diferentes subsistemas a los que la operación afecte.
• Debe existir la debida concordancia entre los diferentes niveles de información agregada que se establezcan en el SICAL-Normal y la información de detalle que, para cada tipo de operación, se incorpore al mismo.
• Debe propiciar progresivamente la simplificación de los procedimientos contables mediante la aplicación intensiva de procedimientos y medios electrónicos, informáticos y telemáticos que garanticen la validez y eficacia jurídica de la información recibida desde los centros gestores para el registro contable de las operaciones y de la suministrada los destinatarios de la información contable a través de estos medios, así como de la documentación contable archivada y conservada por el sistema.
• Deben aplicarse las medidas de seguridad exigidas por la normativa vigente en materia de ficheros de datos de carácter personal, y cualquier otra que resulte aplicable.
• Los registros de las operaciones y del resto de la información capturada en el SICAL-Normal, estarán soportados informáticamente según la configuración que se establece en la regla anterior, constituyendo el soporte único y suficiente que garantice su conservación de acuerdo con la regla 98 de la Orden EHA/4041/2004.
• Las bases de datos del sistema informático donde residan los registros contables constituirán soporte suficiente para la ejecución de la contabilidad de la entidad contable, sin que sea obligatoria la obtención y conservación de libros de contabilidad en papel o por medios electrónicos, informáticos o telemáticos.
• El registro contable de las operaciones deberá hacerse expresando los valores en euros.
• En cuanto a la forma de incorporar datos al sistema, se estará en todo caso, lo dispuesto en el título III de la Orden EHA/4041/2004, de 23 de noviembre.
• En cuanto a la información a obtener del sistema, se estará en todo caso, lo previsto en el título IV de la Orden EHA/4041/2004 de 23 de noviembre.
• El Plan general de Contabilidad contenido en el software se ajustará al anexo que acompaña a la Orden EHA/4041/2004 de 23 de noviembre.
• El sistema deberá contener y aplicar la normativa vigente relacionada con el IVA (impuesto sobre el valor añadido).
II. 2.2.2. Condiciones Funcionales
El sistema ofertado permitirá la gestión integral de la Contabilidad Municipal:
• Presupuesto de Gastos corrientes, cerrados y futuros.
• Presupuesto de Ingresos corrientes, cerrados y futuros.
• Proyectos de Gasto, y Gastos con Financiación Afectada.
• Recursos de otros Entes.
• Tesorería.
• Gestión de Pagos a Justificar y Anticipos de Caja Fija.
• Operaciones no presupuestarias.
• Contabilidad Pública.
Asimismo, es imprescindible la existencia de las siguientes funcionalidades:
• Multiaplicación de Gastos, Ingresos, Facturas y No Presupuestarios.
• Multientidad y Multiejercicio.
• Administración de Grupos y Usuarios.
• Administración de usuarios por nivel de autorización.
• Acceso a fichero de Terceros desde distintos módulos de trabajo.
• Registro de facturas.
• Módulo de Elaboración del Presupuesto.
• Módulo de elaboración y gestión de expedientes de modificación de créditos.
• Módulo de Incorporación de remanentes de crédito, que complemente al anterior y que permita un mejor control y seguimiento de los remanentes de crédito.
• Liquidación automática del IVA.
• Obtención de los modelos de la AEAT
• Gestión de gastos e ingresos plurianuales.
• Gestión de Anticipos de Caja Fija y Pagos a Justificar.
• Contabilización automática y simultánea en partida doble, detectando automáticamente y emitiendo el correspondiente aviso de cualquier desviación entre ésta y la Contabilidad Presupuestaria.
• La contabilización de descuentos procedentes de ingresos, de no presupuestarias y de reintegros de presupuestos corrientes, con la inclusión del IVA si así se requiere.
• Generación de documentación y ficheros exigidos por otras Administraciones Públicas y órganos de control externo, en cumplimiento de las normativas aplicables.
• Gestión de Pasivos integrado con la Contabilidad Presupuestaria.
• Gestión simultánea de dos ejercicios abiertos.
• Cierre y obtención de resultados en periodos parciales inferiores al ejercicio económico, tanto presupuestario como en partida doble.
II. 2.3. SISTEMA DE ELABORACION DE PRESUPUESTOS
El proyecto pretende también mejorar el software de elaboración del presupuesto municipal, optimizando los procesos descentralizados y la obtención de listados y de gráficos para el expediente de aprobación, así como la incorporación de los datos a la gestión económica posterior.
En la propuesta deberá explicar las funcionalidades propuestas por el nuevo sistema y su entorno tecnológico.
II. 2.4. INTEGRACIÓN CON OTROS APLICATIVOS, Y OTRAS PRESTACIONES.
El aplicativo de gestión contable deberá tener módulos de intercambio de datos con otras aplicaciones externas.
En particular, entre otras, deberá garantizarse una total integración y sincronización del aplicativo de gestión de ingresos.
Asimismo deberá sincronizarse con el sistema de gestión de personal y recursos humanos.
Al realizarse la instalación del aplicativo contable, éste deberá parametrizarse de forma que pueda llevarse a cabo estas integraciones.
La integración deberá ser lo más automatizada posible evitando con ello procesos manuales o asistidos. Será a cargo de la empresa adjudicataria:
-Garantizar el acceso remoto, con las debidas condiciones de seguridad y de común acuerdo con el Servicio Municipal de Informática, a la aplicación,
-Realizar a su xxxxx la migración de los datos contables del ejercicio corriente en que se realice la implantación, de la totalidad de las resultas y saldos correspondientes a ejercicios cerrados, así como de la base de datos de terceros y demás registros necesarios (incluídos, entre otros, los módulos de pasivo, de modificaciones de crédito, etc) para la puesta en marcha de la contabilidad mediante la nueva aplicación. Para conocimiento de los licitadores se indica que el soporte actual es la aplicación SICAL de la empresa Unit 4 Business Software.
III.-REQUERIMIENTOS COMUNES:
III. 1.-DERECHO AL USO DE LAS APLICACIONES:
Las aplicaciones informáticas objeto de este pliego podrán ser utilizadas por el Ayuntamiento de Barbastro, así como:
• A los organismos autónomos de él dependientes en la actualidad y a los que pueda haber en el futuro,
• A los entes participados mayoritariamente por el Ayuntamiento de Barbastro que puedan estar sometidos a contabilidad pública local o que precisen para el ejercicio de sus funciones contar con una aplicación de gestión de ingresos.
III. 2.-GESTIÓN DOCUMENTAL Y FIRMA ELECTRÓNICA:
Estas aplicaciones facilitarán la progresiva implantación de la firma electrónica en todos los procesos de gestión tributaria / recaudación y de contabilidad.
Asimismo permitirá incorporar a los documentos electrónicos, documentos externos necesarios en la tramitación, garantizándoles autenticidad, seguridad e integridad de acuerdo con los requerimientos legales vigentes.
III. 3.-OBLIGACIÓN DE ADAPTACIÓN Y ACTUALIZACIÓN DE LAS APLICACIONES:
Mientras que permanezca en vigor la relación contractual (incluyendo su fase de mantenimiento) con la empresa adjudicataria de los aplicativos, ésta tendrá la obligación de:
• Adaptar éstos –sin coste para el Ayuntamiento de Barbastro- a todos los cambios normativos o requerimientos de suministro de información por otras Administraciones Públicas que se produzcan.
• Actualizar los aplicativos a las distintas versiones, revisiones, correcciones o mejoras que puedan liberarse, por todo tipo de mejoras o adaptaciones tecnológicas sin coste alguno para el Ayuntamiento de Barbastro.
III. 4.-ORDEN EN LA IMPLANTACIÓN
La empresa adjudicataria realizará la instalación de los programas contratados en el orden que fije el Ayuntamiento, de acuerdo con las necesidades de éste.
Se establecen, no obstante, las siguientes obligaciones que deberán ser cumplidas y con el siguiente calendario:
III.4.1. Para la aplicación de Gestión Tributaria/Recaudación:
• A 30 xx Xxxxx de 2014 estará instalada la aplicación informática de gestión tributaria y recaudación. En esta misma fecha la migración debe haberse completado.
III.4.2. Para la aplicación de Contabilidad:
• A 1 de Enero de 2014 estará instalada la aplicación informática de Contabilidad para el inicio de su funcionamiento. Posteriormente se realizará la migración de los datos de la aplicación actual.
III. 5.-SEGURIDAD Y CONFIDENCIALIDAD. PROTECCION DE DATOS.
El adjudicatario queda expresamente obligado a mantener absoluta confidencialidad y reserva sobre cualquier dato que pudiera conocer con ocasión del cumplimiento del contrato, especialmente los de carácter personal y tributarios, que no podrá copiar o utilizar con fin distinto al que figura en este pliego, ni tampoco ceder a otros ni siquiera a efectos de conservación.
Los licitadores aportarán una memoria descriptiva de las medidas que adoptarán para asegurar la disponibilidad, confidencialidad e integridad de los datos manejados y de la documentación facilitada. Asimismo, deberán incluir en su oferta la designación de la persona o personas que, sin perjuicio de la responsabilidad propia de la empresa, estarán autorizadas para las relaciones con el Ayuntamiento a efectos del uso correcto del material y de la información a manejar. Esta obligación de guardar la confidencialidad subsistirá aunque se extinga el contrato, hasta que dicha información pierda tal carácter, o bien si se produzca la debida autorización por parte del Ayuntamiento de Barbastro.
El adjudicatario quedará obligado al cumplimiento de lo dispuesto en la normativa de Protección de Datos de Carácter Personal.
III. 6.- PROPIEDAD INTELECTUAL
Las empresas ofertantes deberán acreditar la propiedad intelectual de las aplicaciones ofertadas, mediante el correspondiente certificado del Registro de la Propiedad Intelectual.
Dicha documentación se adjuntara con la documentación administrativa.
III. 7.-ORGANIZACIÓN Y COORDINACIÓN DEL PROYECTO,
• De cara a la mejor organización del proyecto de implantación, la empresa adjudicataria deberá nombrar a uno de sus empleados –con poder suficiente- que asuma la Dirección, y las relaciones con el Ayuntamiento.
• Asimismo, el Ayuntamiento nombrará los responsables técnicos que coordinarán con la adjudicataria los aspectos necesarios para la mejor implantación del proyecto.
III. 8.-PLAN DE FORMACION
El adjudicatario deberá diseñar un Plan de Formación para el personal de las áreas implicadas:
- Formación de los usuarios de gestión de ingresos y de recaudación,
- Formación de usuarios de gestión de la contabilidad,
El objetivo del Plan de Formación será la utilización y aprovechamiento máximo, del sistema de información propuesto, y deberá recoger al menos, los siguientes aspectos:
• Cronograma completo del Plan de Formación,
• Cursos a impartir, cuyo horario se adaptará a las necesidades que determine el Ayuntamiento.
• Número de sesiones,
• Contenidos del curso,
• Duración de cada uno de los cursos,
• Documentación a entregar, deberá incluir manuales de la aplicación.
El Plan de Formación deberá ser desarrollado por personal con experiencia suficiente en labores didácticas en cada una de las materias objeto del plan y con amplios conocimientos sobre las características y peculiaridades de la Administración Local.
El horario de formación se adaptará a las necesidades del Ayuntamiento, dentro del horario laboral y se planificará en el tiempo de manera que coincida, preferiblemente, con el periodo inmediatamente anterior a la puesta en marcha del módulo correspondiente.
Los cursos se impartirán en las oficinas del Ayuntamiento.
Al margen de las jornadas de formación previstas para los usuarios, se incluirán las necesarias para formar el departamento de Tecnologías de la Información en la utilización del modelo de datos de la aplicación, instalación (parte cliente, servidor de BD y servidor de aplicaciones), gestión y configuración de la parte cliente, actualización de versión de producto, configuración del sistema de seguridad, y todos los aspectos que sean necesarios para la correcta explotación del producto.
III. 9.-CONDICIONES TECNOLÓGICAS GENERALES DE LAS APLICACIONES A SUMINISTRAR.
III.9.1. Requisitos generales:
• Integración de todos los módulos que componen el sistema, automatizando todos los procesos de intercambio de datos entre módulos.
• Despliegue de las soluciones en plataformas Windows, y/o Linux en la capa servidor y sólo Windows en la capa cliente.
• Se deberán indicar todas aquellas dependencias que necesite el aplicativo propuesto para su correcto funcionamiento, especialmente aquellos que requieran la adquisición de licencias adicionales de software de terceros.
• La solución propuesta deberá admitir la integración futura de la gestión tributaria a través de la web xxx.xxxxxxxxx.xxx. Esta integración deberá estar detallada y valorada en la propuesta del licitador aunque no forme parte de la oferta económica solicitada para el presente pliego.
• Licencias y mantenimiento de hardware y software: la empresa adjudicataria deberá especificar en su oferta todas las necesidades software y hardware que su solución requiere para asegurar un funcionamiento eficiente y ágil. Incluido el almacenamiento previsto durante el período contemplado en este pliego. A estos efectos se informan los siguientes datos:
o Los usuarios totales de la aplicación de Contabilidad son 6, de los cuales 4 son concurrentes.
o Número de usuarios de la aplicación de gestión tributaria y recaudación: 6, de los cuales 3 son concurrentes.
o Número de recibos IVTM/periodo: 11.000
III.9.2. Requisitos de hardware:
La instalación de la solución ofertada se realizará sobre servidores municipales.
En concreto, se realizará sobre un servidor HP Proliant DL360G5 con las siguientes características:
•Procesadores Intel® Xeon® Processor de seis núcleos
• RAM: 8GB de RAM.
Se valorará el menor uso de recursos y requisitos mínimos para su instalación en la capa de servidor así como en la capa de clientes. El Ayuntamiento de Barbastro podrá penalizar ofertas cuyos requisitos hardware sean considerados inapropiados o desproporcionados. La aplicación ofertada y todas las licencias software que sean necesarias para su funcionamiento, se ejecutarán en este servidor.
III.9.3. Requisitos de Software:
La empresa adjudicataria deberá aportar todo el software necesario para el correcto funcionamiento de la solución propuesta. Por tanto, la adquisición de licencias software, así como su mantenimiento/soporte durante la vigencia del contrato, deben ser asumidas por dicha empresa e incluidas en su oferta. Las licencias quedarán siempre registradas a nombre del Ayuntamiento de Barbastro.
Todo el contenido almacenado en el sistema de información será propiedad del Ayuntamiento de Barbastro. En caso de finalización del contrato, el adjudicatario se compromete a proporcionar todas las facilidades écnicas para la extracción, y migración de ese contenido.
En caso de implantación en un CPD diferente al propuesto por el Ayuntamiento de Barbastro, a lafinalización del contrato, el adjudicatario de compromete a dejar una copia funcional instalada en los servidores del Ayuntamiento, de forma que los datos históricos puedan ser consultados según marca la legislación vigente incluso si la relación contractual ha prescrito.
Las empresas ofertantes deberán garantizar la disponibilidad del código fuente de la aplicación por parte del Ayuntamiento de Barbastro, en el caso de que se produjeran circunstancias que impidieran al adjudicatario seguir llevando a cabo su correcto mantenimiento.
La empresa adjudicataria deberá consensuar y coordinar con los técnicos municipales los detalles de la instalación y recibir su aprobación. Si se requieren entornos de pruebas (pre-producción/desarrollo), estas necesidades (software y hardware) deben ser también contempladas, puesto que correrán a cargo del adjudicatario.
III.9.4. Requisitos adicionales en cuanto al Software:
El mantenimiento de licencias incluirá los cambios de versión que, tanto el software propio de la empresa concesionaria, como el software necesario para su funcionamiento (sistema operativo, ofimática,…), deban ser realizados, para garantizar el óptimo funcionamiento de la solución contratada.
En la oferta debe contemplarse el trabajo de integración de la solución contratada, con los aplicativos municipales que lo requieran.
La relación detallada de módulos a conectar, y el método a utilizar para ello, deberá ser acordada con los técnicos municipales. En cualquier caso, debe contemplarse la integración con al menos estos sistemas:
• Gestión de Nóminas (ATMNomiNET),
El adjudicatario pondrá a disposición del Ayuntamiento aplicaciones cliente que permitan su instalación en sistemas operativos Windows en sus versiones XP, Vista, Siete y Ocho.
Posteriores trabajos de integración podrán ser requeridos, durante los ejercicios contemplados en el contrato. Para esto, debe proponerse una cuota anual (“bolsa de horas”) y un precio / hora para todo este periodo.
III.9. 5. Seguridad y accesibilidad de los datos:
• Restricción de utilización del sistema y de acceso a los datos e informaciones a las personas autorizadas mediante mecanismos que permitan la identificación, la autenticación, la gestión de derechos de acceso y, en su caso, la gestión de privilegios y la privacidad.
• Cumplimiento de lo establecido por la LOPD. Entre otras funcionalidades cabe destacar la posibilidad de definir permisos y distintos niveles de acceso, registrar todos los accesos, ocultar información sensible a usuarios no autorizados así como realizar seguimientos de lectura/escritura realizados por usuarios a datos de carácter personal.
• En relación al código fuente, las empresas ofertantes deberán garantizar la disponibilidad del código fuente y del modelo de datos para el Ayuntamiento de Barbastro en caso de cierre de la empresa por cualquier motivo, fusión, absorción por otras o cambio en la línea de negocio de la misma. En consecuencia, la empresa adjudicataria las depositará en el Ayuntamiento a la firma del contrato o en una notaría para garantizar este extremo.
• El modelo de base de datos podrá ser usado por el Ayuntamiento de Barbastro para poder interrogar dicha base.
En Barbastro, a 30 de julio de 2013.
El Interventor,
Fdo.- Xxxx Xxxxxx Xxxxxx.