MANUAL DE CONTRATACIÓN

Este manual tiene como propósitos los siguientes: (i) Establecer la forma como opera la gestión contractual de la SUPERSERVICIOS; (ii) Dar a conocer a los partícipes del sistema de compras y contratación pública la forma en que opera dicha gestión contractual; y (iii) Servir de instrumento de gestión estratégica puesto que está encaminado, principalmente, a apoyar el cumplimiento de los fines institucionales y el objetivo misional de la SUPERSERVICIOS.

En efecto, a través de este documento se puede conocer, de manera integral, no sólo cómo funciona la actividad contractual de la SUPERSERVICIOS y sus responsables, sino igualmente cómo se desarrolla el Proceso de “Adquisición de Bienes y Servicios” de la Entidad.

2. ALCANCE

Las disposiciones establecidas en este documento deben ser aplicadas por todos los servidores públicos de la SUPERSERVICIOS encargados de adelantar los procesos contractuales en las etapas de planeación y selección.

El presente manual, se aplicará en todas las actividades relacionadas con la adquisición de bienes, servicios, obras y consultorías de la SUPERSERVICIOS. Los procedimientos internos aquí establecidos serán de obligatorio cumplimiento para todas las dependencias y para quienes participen en el Proceso de Adquisición de Bienes y Servicios

3. FUNDAMENTO LEGAL

Los contratos estatales se sujetarán a las normas y principios que regulan la Contratación Pública en especial la Constitución Política, Ley 80 de 1993, Ley 1150 de 2007, la Ley 1450 de 2011, la

Ley 1474 de 2011, Ley 1882 de 2018 el Decreto 19 de 2012, Decreto 1082 de 2015, Decreto 092 de 2017,Decreto 392 de 2018 y demás disposiciones que las reglamenten, complementen, modifiquen, adicionen, reformen o sustituyan. (Ver Nomograma del Proceso Adquisición de Bienes y Servicios que se encuentra publicado en la plataforma del Sistema Integrado de Gestión y Mejora - SIGME).

4. DEFINICIONES

ACTO ADMINISTRATIVO. Manifestación unilateral de la voluntad de la administración pública que crea, modifica o extingue situaciones jurídicas de carácter general o particular.

ACTO DE APERTURA. Resolución motivada a través del cual la Entidad, posterior a la etapa de proyecto xx xxxxxx de condiciones, da inicio al proceso de selección y señala el término del mismo, en los casos en que los procedimientos de la respectiva modalidad lo exijan.

ACTO DE ADJUDICACIÓN. Resolución motivada a través de la cual se le adjudica el contrato al proponente que ha presentado la propuesta más favorable a la Entidad conforme a las reglas xxx xxxxxx de condiciones del proceso de selección

ACUERDOS COMERCIALES. Son tratados internacionales vigentes celebrados por el Estado colombiano, que contienen, entre otros, derechos y obligaciones en materia de compras públicas y en los cuales existe como mínimo el compromiso de trato nacional para proveedores, bienes y

servicios originados en los países suscriptores de los mismos.

ACUERDOS DE INTERCAMBIO DE INFORMACIÓN CON PERSONAS JURÍDICAS CON

ÁNIMO DE LUCRO. Estos acuerdos corresponden a los que se celebren entre la Superintendencia de Servicios Públicos Domiciliarios -SSPD y personas jurídicas con ánimo de lucro para el cumplimiento de las obligaciones constitucionales, legales y reglamentarias de la Superintendencia de Servicios Públicos Domiciliarios –SSPD.

ACUERDOS DE INTEROPERATIVIDAD PARA EL ACCESO A LA INFORMACIÓN. Es el marco

de colaboración armónica entre la SSPD y ciudadanos, empresas y otras entidades que podrán entregar y/o recibir información o datos en el marco de sus procesos misionales o de negocio para interactuar hacia objetivos mutuamente beneficiosos.

ACUERDOS MARCO DE PRECIOS. Es el contrato celebrado entre uno o más proveedores y Colombia Compra Eficiente, o quien haga sus veces, para la provisión a las entidades estatales de bienes y servicios de características técnicas uniformes, en la forma, plazo y condiciones establecidas en este.

ADENDA. Documento que aclara, modifica o adiciona el pliego de condiciones definitivo de un proceso de selección.

AGREGACIÓN DE DEMANDA. Son mecanismos establecidos por Colombia Compra Eficiente que permiten al Estado obtener optimizar los recursos públicos en el sistema de contratación pública al eliminar costos de intermediación y al hacer más ágil y simple los procesos de contratación, la Superservicios actúa como compradora a través del Sistema.

ALMACENAMIENTO DE RESIDUOS. Es el depósito temporal de residuos o desechos peligrosos en un espacio físico definido y por un tiempo determinado con carácter previo a su aprovechamiento y/o valorización, tratamiento y/o disposición final.

ANTICIPO. Es la suma de dinero que se entrega al contratista para facilitarle el cumplimiento del objeto contractual. El anticipo es una medida excepcional en razón a la naturaleza del contrato y no se podrá realizar por un valor superior al 50% del valor del contrato, no se considera pago y, por tanto, no extingue las obligaciones a cargo de la entidad ni de contratista. Continúa siendo de propiedad del contratante y, por ende, tienen la condición de fondos públicos hasta el momento que sean amortizados mediante su ejecución. Los dineros provenientes del anticipo deben ser empleados o aplicados de acuerdo con el programa de inversiones debidamente aprobado por el supervisor o interventor del contrato. El contratista se obliga a amortizar los recursos del anticipo, en la forma prevista en el contrato.

En los contratos de obra, concesión, salud, o los que se realicen por licitación pública, el contratista deberá constituir una fiducia o un patrimonio autónomo irrevocable para el manejo de los recursos que reciba a título de anticipo, según se opte por una u otra figura en el contrato, con el fin de garantizar que dichos recursos se apliquen exclusivamente a la ejecución del mismo, salvo que el contrato sea de menor o mínima cuantía. El costo de la comisión fiduciaria será cubierto directamente por el contratista.

AÑO. Plazo de tiempo correspondiente a 365 días calendario.

APROBACIÓN. Las palabras aprobación, aceptación, firma y otras de significado análogo se refieren a la constancia escrita y firmada por la SUPERSERVICIOS, y/o el Supervisor sobre la entrega a satisfacción de los bienes, obras o servicios, siempre y cuando se cumplan los requisitos exigidos.

AUDIENCIA PÚBLICA. Es la reunión en la que se adelantan actividades relacionadas con el proceso de contratación, en las modalidades en las cuales aplica de manera expresa, según el Estatuto General de Contratación de la Administración Pública, y a la que pueden asistir todos los interesados en un proceso de selección de contratistas.

BIENES Y SERVICIOS DE CARACTERÍSTICAS TÉCNICAS UNIFORMES Y DE COMÚN

UTILIZACIÓN. Son los bienes y servicios de común utilización con especificaciones técnicas y patrones de desempeño y calidad iguales o similares, que en consecuencia pueden ser agrupados como bienes y servicios homogéneos para su adquisición a través de las modalidades de selección establecidas para tal fin.

CERTIFICADO DE DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL (CDP). Es el documento mediante el cual se acredita que existe una apropiación suficiente en el presupuesto de la vigencia fiscal respectiva, para amparar la obligación proyectada dentro del proceso de contratación.

CERTIFICADO DE REGISTRO PRESUPUESTAL (CRP). Es el documento que certifica la operación mediante la cual se afecta en forma definitiva la apropiación de los recursos, por un valor equivalente al que se celebró el convenio o contrato.

CLAUSULA. Es toda estipulación o acuerdo incluido en el contrato y relacionado con las condiciones y obligaciones de las partes para dar cumplimiento al objeto contratado.

CLAUSULAS EXCEPCIONALES. Son prerrogativas con que cuentan las entidades estatales frente a los particulares contratistas y ajenas al derecho privado, que tienen su fundamento en que el Estado es el garante del interés general. Estas cláusulas se encuentran en la ley y solamente pueden pactarse y hacerse efectivas en los casos previstos en las mismas. Se conocen como cláusulas excepcionales la de caducidad, la de reversión, así como aquellas de interpretación, modificación y terminación unilaterales.

COLOMBIA COMPRA EFICIENTE. Se trata de la Unidad Administrativa Especial – Agencia Nacional de Contratación Pública, creada como ente rector para el desarrollo y promoción de políticas públicas y herramientas orientadas a la organización y articulación de los partícipes en la contratación pública, encaminadas a lograr mayor eficiencia, transparencia y la optimización de los recursos del Estado.

COMITÉ DE CONTRATACIÓN. Instancia a través de la cual se realiza una valoración de los estudios previos y del procedimiento de contratación que corresponde para cada proceso de contratación.

COMITÉ DE EVALUACIÓN. Instancia encargada de evaluar las propuestas que se presentan en los diferentes procesos de contratación, en sus aspectos económico, financiero, técnico, jurídico y los demás definidos en el Pliego de Condiciones.

CONSORCIO. Se entiende por Consorcio cuando dos a más personas naturales y/o jurídicas en

forma conjunta presentan una misma propuesta para la adjudicación, celebración y ejecución de un contrato, respondiendo solidariamente de todas y cada una de las obligaciones derivadas de la propuesta y del contrato; en consecuencia, las actuaciones, hechos y omisiones que se presenten en desarrollo de la propuesta y del contrato afectarán a los miembros que lo conforman.

CONTRATISTA. Persona Natural o Jurídica, Consorcio, Unión temporal o cualquier tipo de asociación reconocido en la ley, a quien se le adjudica el contrato o con quien se celebre el respectivo contrato.

CONTRATO. Es todo acto jurídico o acuerdo de voluntades que sea generador de obligaciones, sin importar que esté previsto en el derecho público o privado, que sea típico o atípico, o que se derive del ejercicio de la autonomía de la voluntad. Estos acuerdos de voluntad, implican el cumplimiento de obligaciones de dar, hacer o no hacer a cargo de las partes y una equivalencia entre prestaciones.

CONVENIO. Es un acuerdo de voluntades celebrado con personas de derecho público o privado mediante el cual se establece una relación de cooperación o asociación, vinculante jurídicamente para las partes con el propósito de ejecutar un proyecto un programa que permita el logro de fines comunes, funciones, deberes con el fin de alcanzar objetivos institucionales

CONVENIOS MARCO. Son aquellos mediante los cuales las partes establecen compromisos e intenciones generales de cooperación, sin que estos impliquen compromisos de recursos. Estos convenios se ejecutan a través de convenios específicos.

CONVENIOS ESPECÍFICOS. Son aquellos mediante los cuales, las partes establecen compromisos determinados de cooperación; estos acuerdos surgen de un convenio marco.

CONVENIOS INTERADMINISTRATIVOS. Éstos corresponden a los que suscriba la Superintendencia de Servicios Públicos Domiciliarios -SSPD y otra Entidad Pública para coordinar, cooperar, colaborar siempre que las obligaciones derivadas de los mismos tengan relación directa con el objeto de la entidad ejecutora señalado en la ley o en sus reglamentos.

CONVENIOS EXCLUSIVOS PARA EL INTERCAMBIO DE INFORMACIÓN ENTRE

ENTIDADES PÚBLICAS. Éstos corresponden a los que suscriba la Superintendencia de Servicios Públicos Domiciliarios -SSPD y/o otra Entidad Pública que requieran información para el ejercicio de una función administrativa, en el marco del principio de colaboración armónica entre entidades del Estado, conocida como relaciones interorgánicas, en las que las entidades actúan en una situación de igualdad, en contraposición a las relaciones usuario-prestador como las que se presentan entre el Estado y los administrados.

CONVENIOS DE ASOCIACIÓN. Éstos corresponden a los que suscriba la Superintendencia de Servicios Públicos Domiciliarios -SSPD y entidades sin ánimo de lucro para el desarrollo conjunto de actividades relacionadas con los cometidos que a la Superintendencia le asigna la Ley.

COOPERACIÓN INTERNACIONAL. Éstos corresponden a los suscritos entre la Superintendencia de Servicios Públicos Domiciliarios -SSPD y Organismos Internacionales, Agencias de Cooperación Internacional, estados, y en general personas jurídicas extranjeras.

DÍAS. Espacio de tiempo de 24 horas. Donde quiera que se mencione la palabra “día” o “días” se

entenderá que se trata de días hábiles, a menos que se indique cosa diferente.

DÍA(S) CORRIENTE(S) O DÍA(S) CALENDARIO. Es cualquier día del calendario, sin tener en cuenta si se trata o no de un día hábil.

DÍA(S) HÁBIL(ES). Son los días comprendidos entre los lunes y los viernes de cada semana, excluyendo de estos los fines de semana y los días feriados determinados en la Ley.

DEBIDA DILIGENCIA. Proceso para evaluar con mayor detalle la naturaleza y alcance del riesgo de soborno y para ayudar a las organizaciones a tomar decisiones en relación con transacciones, proyectos, actividades, socios de negocios y personal específicos.

DECLARATORIA DE DESIERTO DE UN PROCESO DE SELECCIÓN. Decisión de no adjudicar dentro de proceso de selección ya sea porque ninguno de los proponentes cumplió con las condiciones técnicas mínimas exigidas en el pliego de condiciones o porque no se presentaron proponentes al proceso.

DESIGNACIÓN DE SUPERVISIÓN. Memorando a través del cual el jefe de la dependencia designa a un funcionario que ejercerá de conformidad con la ley y el manual de supervisión e interventoría de la entidad el seguimiento, técnico, administrativo, financiero y jurídico al contrato respecto del cual se designó la supervisión

DISPOSICIÓN FINAL DE RESIDUOS. Es el proceso de aislar y confinar los residuos o desechos peligrosos, en especial los no aprovechables, en lugares especialmente seleccionados, diseñados y debidamente autorizados, para evitar la contaminación y los daños o riesgos a la salud humana y al ambiente.

ENTRADA A ALMACÉN DE LOS BIENES. Es el documento expedido por el responsable xx xxxxxxx en el que da constancia del recibo de los bienes contratados por parte de la entidad.

ESTUDIOS XX XXXXXXX. Es el análisis previo a la contratación que se debe realizar sobre la oferta y la demanda xxx xxxxxxx del bien o servicio a contratar, en el que se realiza una comparación de cotizaciones para tener un estimado de costos, proveedores, unificación de características del producto/servicio a contratar y que permita establecer el valor del contrato.

ESTUDIOS PREVIOS. Son todos aquellos análisis y gestiones, adecuadamente documentados por la Entidad, que fundamentan la contratación y dan cuenta del alcance u necesidad que se pretende satisfacer a través del respectivo contrato, así como de los requisitos que se exigirán al futuro contratista para la satisfacción de la misma. Constituyen el documento en el que se consolidan todos los análisis, justificaciones, datos, riesgos y demás componentes relacionados con el cumplimiento del deber de planeación.

FACTURA O DOCUMENTO EQUIVALENTE. Documento externo originado por el contratista que contiene los requisitos necesarios para soportar contablemente los costos y deducciones tales como el impuesto xx xxxxx, el IVA si éste aplica, entre otros, de conformidad con la

reglamentación vigente.

GARANTÍAS. Mecanismos de cobertura del riesgo otorgados por los oferentes o por el contratista.

GENERADOR. Cualquier persona cuya actividad produzca residuos o desechos peligrosos. Si la persona es desconocida será la persona que está en posesión de estos residuos

GESTOR AMBIENTAL. Empresa que cuenta con licencia ambiental otorgada por la autoridad ambiental correspondiente a su ubicación geográfica para la disposición final adecuada de residuos

GESTIÓN INTEGRAL DE RESIDUOS. Conjunto articulado e interrelacionado de acciones de política, normativas, operativas, financieras, de planeación, administrativas, sociales, educativas, de evaluación, seguimiento y monitoreo, desde la prevención de la generación hasta la disposición final de los residuos o desechos peligrosos, a fin de lograr beneficios ambientales, la optimización económica de su manejo y su aceptación social, respondiendo a las necesidades y circunstancias de cada localidad o región.

INFORME DE EVALUACIÓN. Documento en el que se consigna el resultado de la comparación de las propuestas recibidas con ocasión de los procesos de selección adelantados por la Entidad, respecto a las exigencias de carácter financiero, jurídico o técnico contenidas en el respectivo pliego de condiciones

INFORME DE VERIFICACIÓN. Documento en el que se consigna el resultado de la verificación de Requisitos habilitantes de las propuestas recibidas con ocasión de los procesos de selección adelantados por la Entidad, respecto a las exigencias del respectivo pliego de condiciones.

LIQUIDACIÓN BILATERAL. Es el procedimiento mediante el cual, una vez concluido el contrato, las partes verifican en qué medida y de qué manera se cumplieron las obligaciones de él derivadas con el fin de establecer si se encuentran o no x xxx y salvo, realizan los acuerdos o demás transacciones necesarias para que puedan declararse x xxx y salvo, e incluyen o no observaciones respecto a las circunstancias en las cuales haya desacuerdos o sea necesario comprometer acciones u obligaciones a futuro

LIQUIDACIÓN UNILATERAL. Es el procedimiento efectuado por la SUPERSERVICIOS para liquidar unilateralmente un contrato mediante acto administrativo motivado, cuando no sea posible lograr la liquidación bilateral por la renuencia del contratista o cualquier causal de las establecidas en la Ley.

MEDIA MÓVIL. Cálculo utilizado para analizar un conjunto de datos para establecer la clase de generadores.

MES. Espacio de tiempo correspondiente a 30 días calendario.

MÓDELO DE ABASTECIMIENTO ESTRATÉGICO-MAE Gestión de compra pública que adopta buenas prácticas para que las adquisiciones realizadas destaquen por sus niveles de transparencia, eficiencia y generación de valor por dinero.

MODIFICACIONES AL CONTRATO. Son variaciones en las condiciones inicialmente pactadas en un contrato, las cuales obedecen a las diferentes situaciones que se presentan en la ejecución de los mismos, que se dan por acuerdo entre las partes o de manera unilateral en ejercicio de las facultades exorbitante que establece el artículo 16 de la Ley 80 de 1993.

OPORTUNIDAD. Condición que se predica respecto de las actuaciones del Supervisor y/o interventor de un contrato en relación con el deber de informar o solicitar acciones a la SUPERSERVICIOS cuando se presente un incumplimiento, que permitan efectuar los correctivos oportunos en aras de lograr la finalidad del contrato o de tomar las decisiones y/o acciones administrativas necesarias, siendo igualmente responsables por mantener informada a la SUPERSERVICIOS de los hechos o circunstancias que puedan constituir actos de corrupción tipificados como conductas punibles, o que puedan poner o pongan en riesgo el cumplimiento del contrato. Siguiendo la lógica de la debida diligencia y cumpliendo lo que al respecto establezca la Entidad.

ORDENADO. Donde quiera que en los documentos del contrato se usen las palabras “ordenado”, “requerido” u otras de alcance semejante, es entendido que se trata del mandato, de la exigencia, entre otros, de la SUPERSERVICIOS o del Supervisor al contratista.

ORDENADOR DEL GASTO. Servidor Público que posee la facultad de celebrar contratos y comprometer los recursos presupuestales de la Entidad para después ordenar su pago, previo cumplimiento de los requisitos xx xxx. En la SUPERSERVICIOS son ordenadores del gasto el Superintendente, el Secretario General, el Director Administrativo y los Directores Territoriales, de conformidad con las delegaciones aplicables al respecto.

PAGO ANTICIPADO. Suma de dinero que se entrega al contratista antes del recibo del bien o servicio a adquirir, en calidad de pago y que, por tanto, pasa a ser de su propiedad, ingresando a su patrimonio, por lo que puede ser invertida libremente. La aplicación de esta figura será excepcional y, en caso de pretenderse su aplicación, deberá justificarse su necesidad, viabilidad y la ausencia de riesgos frente al cumplimiento de la obligación bajo la cual se comprometen los recursos.

PLAN ANUAL DE ADQUISICIONES. Instrumento de planeación que permite a la SUPERSERVICIOS identificar, registrar, programar y divulgar sus necesidades de bienes, obras y servicios, así como diseñar estrategias de contratación que permitan incrementar la eficiencia del proceso de contratación.

PAC. Es el Plan Anualizado de Caja, es decir la programación anual que define el monto máximo de fondos disponibles para pagos, en cada mes, por parte de la Entidad y que debe tenerse en cuenta para el cumplimiento de los compromisos adquiridos por la misma.

PLAZO O TÉRMINO DE EJECUCIÓN. Es el período o término que se fija para el cumplimiento de las prestaciones y obligaciones derivadas del contrato. Si existen varias obligaciones con diferentes plazos, así deberá especificarse en el contrato.

PLIEGO DE CONDICIONES. Documento elaborado por la SUPERSERVICIOS que establece los requisitos de participación, los criterios de selección, las condiciones de costo y calidad, las garantías, el cronograma y demás información relevante para el proceso que se adelante, así

como el objeto del proceso de selección y del futuro contrato, las características, obligaciones, plazos y demás condiciones de los bienes y/o servicios que requiere contratar la entidad para atender las necesidades del servicio, así como las reglas que regirán dicho proceso de selección en cuanto a la verificación de los requisitos habilitantes y la asignación de puntaje o criterios de selección, en los casos que aplique.

PRECIO GLOBAL. Es el valor que comprende todos los costos directos e indirectos, incluidos los gastos de administración, imprevistos y utilidades, y todos los demás costos y conceptos que conlleven la suscripción, ejecución y liquidación del contrato.

PRECIO UNITARIO. Es el valor asociado a cada unidad de medida, es decir, a cada concepto o elemento que integra el valor total de la propuesta o el contrato.

PROCESO DE CONTRATACIÓN. Es el conjunto de actos y actividades, y su secuencia, adelantadas por la Entidad Estatal desde la planeación hasta el vencimiento de las garantías de calidad, estabilidad y mantenimiento, o las condiciones de disposición final o recuperación ambiental de las obras o bienes o el vencimiento del plazo, lo que ocurra más tarde.

PROPONENTE U OFERENTE. Persona natural o jurídica, consorcio o unión temporal, que presenta propuesta en un determinado proceso de selección de contratistas.

PROPUESTAS U OFERTAS. Son los ofrecimientos recibidos por la entidad respectiva en un proceso de selección, para la contratación de un bien, servicio, obra o consultoría, la cual al igual que el pliego y el contrato, obliga al contratista.

REGISTRO UNICO DE PROPONENTES - RUP. Es el Registro Único de Proponentes que llevan las Cámaras de Comercio y en el cual los interesados en participar en Procesos de Contratación deben estar inscritos, según se establezca en la normatividad aplicable a la materia.

REQUISITOS DE PARTICIPACIÓN O HABILITANTES. Hace referencia a los documentos o condiciones necesarias que debe reunir el proponente u oferente para presentar una propuesta u oferta dentro de un proceso de selección de contratistas adelantado por la Entidad.

REPRESENTANTE. La persona natural o jurídica que presenta una propuesta no en su propio nombre, sino a nombre y en representación del proponente.

RESIDUO (O DESECHO). Es cualquier objeto, material, sustancia, elemento o producto que se encuentra en estado sólido o semisólido, o es un líquido o gas contenido en recipientes o depósitos, cuyo generador descarta, rechaza o entrega porque sus propiedades no permiten usarlo nuevamente en la actividad que lo generó o porque la legislación o la normatividad vigente así lo estipula.

RESIDUOS DE APARATOS ELÉCTRICOS Y ELECTRÓNICOS (RAEES). Son los aparatos

eléctricos o electrónicos en el momento en que se desechan o descartan. Este término comprende todos aquellos componentes, consumibles y subconjuntos que forman parte del producto en el momento en que se desecha.

RESIDUOS PELIGROSOS (RESPEL). Son aquellos residuos o desechos que por sus

características corrosivas, reactivas, explosivas, tóxicas, inflamables, infecciosas o radiactivas puede causar riesgo o daño para la salud humana y el ambiente. Así mismo, se considera residuo o desecho peligroso los envases, empaques y embalajes que hayan estado en contacto con ellos.

REUTILIZACIÓN. Es la prolongación y adecuación de la vida útil de los residuos sólidos recuperados y que mediante procesos, operaciones o técnicas devuelven a los materiales su posibilidad de utilización en su función original o en alguna relacionada, sin que para ello requieran procesos adicionales de transformación.

RIESGOS. Son sucesos inciertos que al materializarse desvían la ejecución y el cumplimiento del objeto de un contrato, los riesgos pueden ser previsibles o imprevisibles. El artículo 4º de la Ley 1150 de 2007 ordena la tipificación, valoración y asignación, entre las partes, de los riesgos derivados de la ejecución del contrato; a su turno, en los decretos reglamentarios y en las orientaciones de Colombia Compra Eficiente se regulan de manera más amplia los riesgos de toda la actividad contractual.

SERVICIO ELECTRONICO DE CONTRATACIÓN PÚBLICA- SECOP : Es un sistema

electrónico administrado por la Agencia Nacional de Contratación Pública - Colombia Compra Eficiente - que entre otras funcionalidades, permite a las entidades estatales cumplir con las obligaciones de publicidad de los diferentes actos expedidos en los procesos contractuales y permite a los interesados en participar en los procesos de contratación, proponentes, veedurías y a la ciudadanía en general, consultar el estado de los mismos, en el marco de lo establecido en el artículo 3º de la Ley 1150 de 2007. Así mismo en esta plataforma las Entidades Estatales deben publicar los Documentos del Proceso, desde la planeación del contrato hasta su liquidación. También permite a las Entidades Estatales y al sector privado tener una comunicación abierta y reglada sobre los Procesos de Contratación.

SUPERSERVICIOS. Es la Superintendencia de Servicios Públicos Domiciliarios, al ser la entidad estatal que adelanta la contratación, es, por tanto, la entidad contratante.

SUPERVISOR. Funcionario designado para realizar el seguimiento técnico, administrativo, financiero, contable, y jurídico que sobre el cumplimiento del objeto del contrato, debe ejercer la entidad estatal contratante, cuando no requieren conocimientos especializados.

SMMLV. Salario mínimo, mensual, legal, vigente. SIIF. Sistema Integrado de Información Financiera. SIGME. Sistema Integrado de Gestión y Mejora.

SILENCIO ADMINISTRATIVO. Efecto que le confiere el legislador al hecho de que la administración no dé respuesta, en el tiempo establecido para el efecto, un requerimiento que se le ha hecho, por lo que surge a la vida jurídica un acto ficto favorable a las pretensiones del administrado. Según el numeral 16. del artículo 25 de la Ley 80 de 1993, las solicitudes que se presenten en el curso de la ejecución del contrato, si la entidad estatal no se pronuncia dentro del término de tres (3) meses siguientes, se entenderá que la decisión es favorable a las pretensiones del solicitante en virtud del silencio administrativo positivo.

SOBORNO1. Oferta, promesa, entrega, aceptación o solicitud de una ventaja indebida de cualquier valor (que puede ser de naturaleza financiera o no financiera), directamente o indirectamente, e independiente de su ubicación, en violación de la ley aplicable, como incentivo o recompensa para que una persona actúe o deje de actuar en relación con el desempeño de las obligaciones de esa persona.

SOCIOS DE NEGOCIOS2. Parte externa con la que la organización, tiene, o planifica establecer, algún tipo de relación comercial.

Nota 1: Socio de negocios incluye, pero no se limita a los clientes, consumidores, “alianza empresarial”, socios de alianzas empresariales, miembros de un consorcio, proveedores externos, contratistas, consultores, subcontratistas, proveedores, vendedores, asesores, agentes, distribuidores, representantes, intermediarios e inversores. Esta definición es deliberadamente amplia y debería interpretarse de acuerdo con el perfil de riesgo de soborno de la organización, para que se aplique a los socios de negocios que razonablemente se entienda que pueden exponer a la organización a riesgos de soborno.

Nota 2: La referencia a “negocio” en este documento puede interpretarse en sentido amplio para significar a aquellas actividades que son relevantes a los efectos de la existencia de la organización.

SUSPENSIÓN. Es la interrupción temporal de la ejecución del contrato.

TRATAMIENTO DE RESIDUOS. Es el conjunto de operaciones, procesos o técnicas mediante los cuales se modifican las características de los residuos o desechos peligrosos, teniendo en cuenta el riesgo y grado de peligrosidad de los mismos, para incrementar sus posibilidades de aprovechamiento y/o valorización o para minimizar los riesgos para la salud humana y el ambiente.

UNIDAD DE ALMACENAMIENTO. Es el área definida y cerrada, en la que se ubican las cajas de almacenamiento en las que el usuario almacena temporalmente los residuos sólidos.

UNSPSC. United Nations Standard Products and Services Code - Código Estándar de Productos y Servicios de Naciones Unidas: Es una metodología uniforme de codificación utilizada para clasificar productos y servicios, fundamentada en un arreglo jerárquico y en una estructura lógica.

Este sistema de clasificación permite codificar productos y servicios de forma clara ya que se basa es estándares acordados por la industria los cuales facilitan el comercio entre empresas y gobierno. La versión implementada en Colombia es la UNSPSC

URGENCIA MANIFIESTA. Se genera cuando la continuidad del servicio exige el suministro de bienes, o la prestación de servicios, o la ejecución de obras en el inmediato futuro, cuando se presenten situaciones relacionadas con los Estados de Excepción; cuando se trate de conjurar situaciones excepcionales relacionadas con hechos de calamidad o constitutivos de fuerza mayor

1 ISO 37001:2016

2 ISO 37001:2016

o desastre que demanden actuaciones inmediatas y, en general cuando se trate de situaciones similares que imposibiliten acudir a los procedimientos de selección públicos.

UNIÓN TEMPORAL. Se entiende por Unión Temporal cuando dos o más personas naturales y/o jurídicas en forma conjunta presentan una misma propuesta para la adjudicación, celebración y ejecución de un contrato, respondiendo solidariamente por el cumplimiento total de la propuesta y del objeto contratado, pero las sanciones por el incumplimiento de las obligaciones derivadas de la propuesta y del contrato se impondrán de acuerdo con la participación en la ejecución de cada uno de los miembros de la unión temporal.

VEEDURÍAS CIUDADANAS. Mecanismo que le permite a los ciudadanos o a las diferentes organizaciones comunitarias ejercer vigilancia preventiva del proceso de gestión haciendo recomendaciones escritas y oportunas para mejorar la eficiencia institucional y la actuación de los funcionarios públicos. Es obligación de las entidades estatales convocarlas para adelantar el control social a cualquier proceso de contratación, para lo cual les suministrarán toda la información y la documentación pertinente que no aparezca publicada en la página web de las mismas.

5. CONTENIDO.

5.1. Principios

En términos generales, las actividades propias del Proceso de Adquisiciones de Bienes y Servicios de la SUPERSERVICIOS se desarrollarán con fundamento en los principios de transparencia, economía y responsabilidad, planeación, selección objetiva y ecuación contractual, así como los principios generales del derecho y los particulares que rigen la función administrativa.

Principio de transparencia. Consiste en la escogencia del contratista a través de procedimientos de selección que garanticen la selección objetiva del mismo y la libre concurrencia de los potenciales proponentes. Conlleva además la determinación de reglas claras y completas en los procesos de selección de contratistas, la publicidad y motivación de las actuaciones relacionadas con los mismos y el respeto al debido proceso y al ejercicio del derecho de defensa y contradicción por parte de los proponentes en los referidos procesos.

Principio de economía. Con fundamento en este principio la asignación de los recursos por parte de la Entidad debe realizarse de manera adecuada, en función de los objetivos y metas institucionales. Por lo tanto, la actuación contractual deberá realizarse con celeridad y eficacia, sin exigirse trámites ni requisitos distintos de los que la misma ley exige. Estos se adelantarán con austeridad de tiempo, medios y gastos, teniendo en cuenta que son de carácter preclusivo, perentorio y de impulso oficioso

Principio de responsabilidad. En virtud de este principio, los funcionarios de la Entidad, están obligados a buscar el cumplimiento de los fines de la contratación, vigilar la correcta ejecución del objeto contratado y proteger los derechos de la Entidad, del contratista y de los terceros que puedan verse afectados por la ejecución del contrato. Las autoridades y los contratistas que participan en la contratación responden por sus acciones u omisiones y que causen en el desarrollo de la actividad contractual. Esta responsabilidad es de carácter civil, penal, disciplinaria y fiscal.

Principio de la ecuación contractual. En desarrollo de este principio, los derechos y obligaciones surgidos entre las partes al momento de proponer o contratar, se conciben como equivalentes y deberán mantenerse a lo largo de la relación contractual, de modo tal que, si el equilibrio entre dichos derechos y obligaciones se rompe, las partes adoptarán las medidas requeridas para su restablecimiento, siempre que tal rompimiento no sea por causas imputables a quien resulte afectado.

Principio de selección objetiva. Con fundamento en este principio, es objetiva la selección en la cual la escogencia se hace al ofrecimiento más favorable a la entidad y a los fines que ella busca, sin tener en consideración factores de afecto o de interés y, en general, cualquier clase de motivación subjetiva.

Principio de debido proceso. La observancia de este principio implica que la Entidad, adelantará la gestión contractual y las distintas actuaciones administraciones que se desarrollen en el marco de la misma conforme al procedimiento y competencias señaladas en la normatividad vigente, garantizando los derechos de representación, defensa y contradicción.

Principio de igualdad. En términos generales este principio obliga a las autoridades a dar el mismo trato y protección a todas las personas que intervengan en las actuaciones bajo su conocimiento. En materia contractual supone un imperativo para que la Entidad, fije en sus procesos de selección de contratistas fije condiciones equitativas para todos los participantes u oferentes.

Principio de imparcialidad. Con fundamento en este principio, la Entidad debe adelantar sus actuaciones garantizando los derechos de todas las personas sin ningún tipo de discriminación y en general, sin motivaciones y orden subjetivo.

Principio de buena fe. Este principio “…impone a los particulares y a las autoridades públicas el deber moral y jurídico de ceñir sus actuaciones a los postulados que la orientan - lealtad y honestidad -, estableciéndola como presunción en todas las gestiones que “aquellos adelanten ante éstas”.3 En tal sentido y en materia de contratación, tanto la Administración como los contratistas deben “…tener en cuenta las exigencias éticas que emergen de la mutua confianza en el proceso de celebración, ejecución y liquidación de los contratos” 4

Principio de moralidad. Este principio supone que todos los servidores públicos de la Entidad actuarán con rectitud, lealtad y honestidad en las actuaciones administrativas.

Principio de participación. Este principio se constituye en un imperativo para la Entidad en el sentido de promover y atender las iniciativas de los ciudadanos y las distintas organizaciones de la comunidad relacionadas con la deliberación, formulación, ejecución y control de la gestión contractual de la misma.

Principio de publicidad. De manera sistemática y permanente, este principio obliga a las autoridades a dar a conocer al público e interesados sus actos y contratos, mediante

3 Corte Constitucional, Sala Cuarta de Revisión, Sentencia T-209 del 27 xx xxxxx de 2006, expediente T-1220297. M.P. Xxxxx Xxxxxxx Xxxxxxx.

4 Ibídem

comunicaciones, notificaciones y el empleo de medios tecnológicos para la difusión masiva de la información. En materia de contratación la publicidad se realiza, principalmente, a través del Sistema Electrónico para la Contratación Pública – SECOP.

Principio de coordinación. La SUPERSERVICIOS concertará sus actividades con las de otras instancias estatales en el cumplimiento de sus cometidos y en el reconocimiento de sus derechos a los particulares.

Principio de eficacia. A la luz de este principio, la Entidad debe buscar que los procedimientos logren su finalidad y, para el efecto, removerá de oficio los obstáculos puramente formales, evitará decisiones inhibitorias, dilaciones o retardos y sanearán las irregularidades procedimentales que se presenten, en procura de la efectividad del derecho material objeto de la actuación administrativa.

Principio de celeridad. Este principio faculta a la Entidad para impulsar oficiosamente los procedimientos e incentivar el uso de las tecnologías de la información y las comunicaciones, con el objeto de que éstos se adelanten en el término legal, sin dilaciones injustificadas y con diligencia.

Principio de prevalencia de lo sustancial sobre lo formal. En todo proceso de selección de contratistas primará lo sustancial sobre lo formal. En consecuencia, no podrá rechazarse una propuesta por la ausencia de requisitos o la falta de documentos que verifiquen las condiciones del proponente o soporten el contenido de la oferta y que no constituyan los factores de escogencia establecidos por la SUPERSERVICIOS en el pliego de condiciones.

Principio de planeación. La planeación es un imperativo de la contratación estatal, catalogado como principio por la doctrina y la jurisprudencia. Para la Corte Constitucional5, este principio “…hace referencia al deber de la entidad contratante de realizar estudios previos adecuados…con el fin de precisar el objeto del contrato, las obligaciones mutuas de las partes, la distribución de los riesgos y el precio, estructurar debidamente su financiación y permitir a los interesados diseñar sus ofertas y buscar diferentes fuentes de recursos”.

Además de los principios antes citados, se aplican a la contratación estatal los principios generales del derecho y en específico aquellos aplicables a los contratos bilaterales y de prestaciones recíprocas y que velan por el equilibrio de la relación contractual. Estos principios son entre otros: “(i) el principio de la autonomía de voluntad, en virtud del cual la Administración pública está en capacidad de celebrar todos los contratos que resulten necesarios para satisfacer los intereses de la comunidad; (ii) el principio de la prevalencia del interés público, que le reconoce a la Administración una prerrogativa especial para ajustar el objeto del contrato a las necesidades variables de la comunidad; (iii) el principio de la reciprocidad de prestaciones, según el cual, lo importante y relevante en el régimen de contratación es la equivalencia real y objetiva entre los derechos y obligaciones que surgen de la relación contractual, y no la mera equivalencia formal y subjetiva con la que se llega a la simple satisfacción de los intereses individuales considerados por las partes cuando se formalizó el contrato…”.6

5 Corte Constitucional, Sala Plena, Sentencia C-300 del 25 xx xxxxx de 2012, Expediente D-8699, M.P. Xxxxx Xxxxxxx Xxxxxxx Xxxxxxx. Para esta Corporación “…el principio de planeación es recogido por el artículo 25.12 de la ley 80 –modificado por la ley 1474 de 2011”.

6 Corte Constitucional, Sala Plena, Sentencia C – 892 del 22 xx xxxxxx de 2001, Expediente D-3404. M.P. Xxxxxxx Xxxxxxx Xxx. Negrilla fuera de texto

6. MECANISMOS DE PARTICIPACIÓN CIUDADANA

En desarrollo de la Gestión Contractual, la SUPERSERVICIOS, a través de diferentes documentos del Proceso de Selección, tales como Pliegos de Condiciones y Actos Administrativos de Apertura, convoca públicamente a las veedurías ciudadanas.

Lo anterior con el objeto de que dichas veedurías puedan desarrollar su actividad durante la etapa precontractual, contractual y post-contractual, y para que conforme a la ley y en caso de estar interesadas, realicen el control social a los procesos de selección, formulen las recomendaciones escritas que a su juicio sean necesarias para la eficiencia institucional y la probidad en la actuación de los funcionarios e intervengan en todas las audiencias realizadas durante el proceso de selección, en las etapas precontractual, contractual y post contractual.

Adicionalmente, en los Avisos de Convocatoria que se publican por parte de la SUPERSERVICIOS para cada proceso de selección que lo requiera, se debe convocar a los interesados tanto a participar en el proceso como a solicitar la información que necesiten, se indicará la dirección, teléfonos y correo de la Entidad en donde serán atendidos en caso de requerirlo.

Finalmente, a través de las audiencias públicas de Rendición de Cuentas, la SUPERSERVICIOS abrirá espacios de encuentro y reflexión sobre los resultados de su gestión, dentro de la cual se encuentra la Gestión Contractual.

7. INHABILIDADES, INCOMPATIBILIDADES Y PROHIBICIONES PARA CONTRATAR

De forma general, el régimen de inhabilidades e incompatibilidades en la contratación Pública, se encuentra en normas Constitucionales y Legales, de manera particular para la SUPERSERVICIOS se debe tener en cuenta lo establecido en los artículos 37 y 44 de la Ley 142 de 1994.

Las inhabilidades constituyen una limitación de la capacidad para contratar con las entidades estatales, la que de modo general se reconoce a las personas naturales y jurídicas, y obedecen a la falta de aptitud o a la carencia de una cualidad, calidad o requisito del sujeto, que lo incapacita para poder ser parte en una relación contractual con dichas entidades, por razones vinculadas con los altos intereses públicos envueltos en las operaciones contractuales que exigen que éstas se realicen con arreglo a criterios de imparcialidad, eficacia, eficiencia, moralidad y transparencia.

La consagración de las inhabilidades e incompatibilidades obedecen unas, primordialmente a razones éticas, y otras, se vinculan con la eficiencia, la eficacia y la imparcialidad administrativa, pues, se busca asegurar una adecuada selección del contratista, que redunde en beneficio de los fines del interés público o social ínsitos en la contratación7.

De manera general, en el Estatuto General de Contratación de la Administración Pública8, se establece el listado de inhabilidades e incompatibilidades para contratar con el Estado, sin

7 Corte Constitucional, Sentencia C - 489 de 1996, Expediente D-1264, M.P. Xxxxxxx Xxxxxxx Xxxxxxxxx.

8 Artículo 8º de la Ley 80 de 1993, adicionado por el artículo 18 de la Ley 1150 de 2007 y en los artículos 84 y 90 de la Ley 1474 de 2011.

perjuicio de las estipuladas en otras normas.

En materia de Inhabilidades para contratar, dicho cuerpo normativo incluye las siguientes:

✓ Las personas que se hallen inhabilitadas para contratar por la Constitución y las leyes.

✓ Quienes participaron en las licitaciones o concursos o celebraron los contratos de que trata el literal anterior estando inhabilitados.

✓ Quienes dieron lugar a la declaratoria de caducidad.

✓ Quienes en sentencia judicial hayan sido condenados a la pena accesoria de interdicción de derechos y funciones públicas 9y quienes hayan sido sancionados disciplinariamente con destitución10.

✓ Quienes sin justa causa se abstengan de suscribir el contrato estatal adjudicado.

✓ Los servidores públicos. Quienes sean cónyuges o compañeros permanentes11y quienes se encuentren dentro del segundo grado de consanguinidad o segundo de afinidad con cualquier otra persona que formalmente haya presentado propuesta para una misma licitación o concurso12.

✓ Las sociedades distintas de las anónimas abiertas, en las cuales el representante legal o cualquiera de sus socios tenga parentesco en segundo grado de consanguinidad o segundo de afinidad con el representante legal o con cualquiera de los socios de una sociedad que formalmente haya presentado propuesta, para una misma licitación o concurso13.

✓ Los socios de sociedades de personas a las cuales se haya declarado la caducidad, así como las sociedades de personas de las que aquéllos formen parte con posterioridad a dicha declaratoria.

✓ Las personas naturales que hayan sido declaradas responsables judicialmente por la comisión de delitos de peculado, concusión, cohecho, prevaricato en todas sus modalidades y soborno transnacional, así como sus equivalentes en otras jurisdicciones. Esta inhabilidad se extenderá a las sociedades de que sean socias tales personas, con excepción de las sociedades anónimas abiertas14.

✓ Las personas que hayan financiado campañas políticas a la Presidencia de la República, a las gobernaciones o a las alcaldías con aportes superiores a los dos puntos cinco por ciento (2.5%) de las sumas máximas a invertir por los candidatos en las campañas electorales en cada circunscripción electoral, quienes no podrán celebrar contratos con las entidades públicas, incluso descentralizadas, del respectivo nivel administrativo para el cual fue elegido el candidato.

✓ La inhabilidad se extenderá por todo el período para el cual el candidato fue elegido. Esta causal también operará para las personas que se encuentren dentro del segundo grado de consanguinidad, segundo de afinidad, o primero civil de la persona que ha financiado la campaña política. Comprende también a las sociedades existentes o que llegaren a constituirse distintas de las anónimas abiertas, en las cuales el representante legal o cualquiera de sus socios hayan financiado directamente o por interpuesta persona

9 Este texto fue declarado exequible por la Corte Constitucional mediante Sentencia 489 de 1996.

10 Este texto fue declarado exequible por la Corte Constitucional mediante Sentencia C-178 de 1996.

11 La expresión “compañeros permanentes” fue declarada exequible por la Corte Constitucional, mediante Sentencia C-029 de 2009, en el entendido de que, en igualdad de condiciones, ella comprende también a los integrantes de las parejas de un mismo sexo

12 Esta disposición fue declarada exequible, por la Corte Constitucional, mediante Sentencia C-415 de 1994 y la expresión “concurso”, fue derogada a través del artículo 32 de la Ley 1150 de 2007.

13 Ibídem

14 Esta inhabilidad fue adicionada por el artículo 18 de la Ley 1150 de 2007 y luego modificado por el artículo 1 de la Ley 1474 de 2011.

campañas políticas a la Presidencia de la República, a las gobernaciones y las alcaldías.

✓ La inhabilidad contemplada en esta norma no se aplicará respecto de los contratos de prestación de servicios profesionales15.

✓ El interventor que incumpla el deber de entregar información a la entidad contratante relacionada con el incumplimiento del contrato, con hechos o circunstancias que puedan constituir actos de corrupción tipificados como conductas punibles, o que puedan poner o pongan en riesgo el cumplimiento del contrato16.

✓ Es de anotar que las causales de inhabilidad por parentesco o por matrimonio, los vínculos desaparecen por muerte o por disolución del matrimonio17.

✓ Las personas naturales o jurídicas que incurran en alguna de las causales de inhabilidad por incumplimiento reiterado, establecidas en el Artículo 90 de la Ley 1474 de 201118.

✓ De manera general, el legislador ha previsto un término de cinco (5) años para estas inhabilidades, luego es necesario verificar en cada caso el momento a partir del cual se cuenta dicho término. Sin embargo, no en todos los casos se aplica este término, por ejemplo, para la inhabilidad por delitos contra la administración pública es de veinte (20) años y para el incumplimiento reiterado de tres (3) años.

✓ Respecto a las incompatibilidades, el legislador ha previsto las siguientes:

✓ Quienes fueron miembros de la junta o consejo directivo o servidores públicos de la entidad contratante. Esta incompatibilidad sólo comprende a quienes desempeñaron funciones en los niveles directivo, asesor o ejecutivo y se extiende por el término de un

(1) año, contado a partir de la fecha del retiro.

✓ Las personas que tengan vínculos de parentesco, hasta el segundo grado de consanguinidad, segundo de afinidad o primero civil con los servidores públicos de los niveles directivo, asesor ejecutivo o con los miembros de la junta o consejo directivo, o con las personas que ejerzan el control interno o fiscal de la entidad contratante19.

✓ El cónyuge compañero o compañera permanente del servidor público en los niveles directivo, asesor, ejecutivo, o de un miembro de la junta o consejo directivo, o de quien ejerza funciones de control interno o de control fiscal20.

✓ Las corporaciones, asociaciones, fundaciones y las sociedades anónimas que no tengan el carácter de abiertas, así como las sociedades de responsabilidad limitada y las demás sociedades de personas en las que el servidor público en los niveles directivo, asesor o ejecutivo, o el miembro de la junta o consejo directivo, o el cónyuge, compañero o compañera permanente o los parientes hasta el segundo grado de consanguinidad, afinidad o civil de cualquiera de ello, tenga participación o desempeñe cargos de dirección o manejo21.

✓ Directa o indirectamente las personas que hayan ejercido cargos en el nivel directivo en entidades del Estado y las sociedades en las cuales estos hagan parte o estén vinculados a cualquier título, durante los dos (2) años siguientes al retiro del ejercicio del cargo público, cuando el objeto que desarrollen tenga relación con el sector al cual prestaron sus servicios22. Esta incompatibilidad también operará para las personas que se encuentren dentro del primer grado de consanguinidad, primero de afinidad, o primero civil del ex empleado público.

15 Inhabilidad prevista en el Artículo 2 de la Ley 1474 de 2011.

16 Parágrafo 2, art. 84, Ley 1474 de 2011.

17 Artículo 18 de la Ley 1150 de 2007.

18 Estatuto anticorrupción.

19 Este texto fue declarado exequible por la Corte Constitucional mediante Sentencia 429 de 1997

20 La expresión “compañeros permanentes” fue declarada exequible por la Corte Constitucional, mediante Sentencia C-029 de 2009, en el entendido de que, en igualdad de condiciones, ella comprende también a los integrantes de las parejas de un mismo sexo.

21 Ibídem. Esta inhabilidad no se aplica en relación con las corporaciones, asociaciones, fundaciones y sociedades allí mencionadas, cuando por disposición legal o estatutaria el servidor público en los niveles referidos debe desempeñar en ellas cargos de dirección o manejo.

22 Incompatibilidad adicionada por el artículo 4 de la Ley 1474 de 2011.

En cuanto a las inhabilidades e incompatibilidades sobrevinientes, el Estatuto General de Contratación de la Administración Pública prevé que el contratista deberá ceder el contrato previa autorización escrita de la entidad contratante y cuándo esto no sea posible, renunciará al mismo23.

Adicionalmente cuando la inhabilidad o incompatibilidad sobrevenga a un proponente dentro del proceso de selección, se entenderá que renuncia a su participación en la misma y si sobreviene a uno de sus miembros, cuando se trate de un consorcio o unión temporal, cederá su participación a un tercero previa autorización escrita de la entidad contratante24.

Es de señalar que las inhabilidades e incompatibilidades son de creación legal y de interpretación restrictiva, por lo que su alcance no puede extenderse por vía de interpretación o analogía. Adicionalmente, no aplican en todos los casos como ocurre frente a personas que contraten por obligación legal, entre otros eventos25.

De otra parte, en materia de contratación estatal existe la prohibición para celebrar contratos de interventoría cuando el posible contratista o su cónyuge, compañero o compañera permanente, pariente hasta el segundo grado de consanguinidad, segundo de afinidad y/o primero civil o sus socios en sociedades distintas de las anónimas abiertas, haya celebrado un contrato estatal de obra pública, de concesión suministro de medicamentos y de alimentos durante el plazo de ejecución de uno de estos contratos y hasta la liquidación del mismo, con las entidades estatales sometidas al Estatuto General de Contratación de la Administración Pública.

Ahora bien, el referido cuerpo normativo consagra un principio de responsabilidad, al establecer que los contratistas responderán por haber ocultado al contratar, las inhabilidades, incompatibilidades o prohibiciones, o por haber suministrado información falsa26. Así mismo responderán, civil y penalmente por sus acciones y omisiones en la actuación contractual, en los términos de la Ley27.

En razón de lo anterior, el profesional responsable del proceso deberá validar que los futuros contratistas antes de vincularse a la entidad, informen los conflictos de intereses potenciales y aparentes en los que pudiere estar inmerso una vez sea vinculado, a través del formato AS-F-043, con destino a los expedientes de los contratos.

8. DE LA SUPERSERVICIOS Y LOS RESPONSABLES DE LA CONTRATACIÓN EN LA MISMA.

En este capítulo se señala el tipo de entidad que es la SUPERSERVICIOS, el régimen de contratación que de tal hecho se deriva y las distintas instancias que participan en la gestión de la contratación por parte de la misma, señalando sus responsabilidades en dicha gestión.

Naturaleza jurídica y ubicación de la estructura del Estado. La Constitución Política señala

23 Artículo 9 de la Ley 80 de 1993. Esta disposición fue declarada exequible por la Corte Constitucional en Sentencia C-221 de 1996.

24 Ibídem

25 Artículo 10 de la Ley 80 de 1993.

26 Numeral 7 del artículo 26 de la Ley 80 de 1993.

27 Artículo 52 de la Ley 80 de 1993.

que corresponde al presidente de la República señalar, con sujeción a la ley, las políticas generales de administración y control de eficiencia de los servicios públicos domiciliarios y ejercer por medio de la SUPERSERVICIOS, el control, la inspección y vigilancia de las entidades que los presten28.

La SUPERSERVICIOS, fue creada como un organismo de carácter técnico, con personería jurídica, autonomía administrativa y patrimonial29 y, actualmente, se encuentra adscrita al Departamento Nacional de Planeación30.

Así las cosas, puede afirmarse que la SUPERSERVICIOS es una Entidad descentralizada, del orden nacional, adscrita al Departamento Nacional de Planeación, clasificada orgánicamente en la Rama Ejecutiva.

Régimen de contratación aplicable a la Superservicios. Teniendo en cuenta que la SUPERSERVICIOS hace parte de las entidades estatales sujetas al Estatuto General de Contratación de la Administración Pública31, los contratos celebrados por la SUPERSERVICIOS se sujetarán a las normas y principios que regulan la Contratación de la Administración Pública, en especial la Constitución Política, las Leyes 80 de 1993, 1150 de 2007, 1474 de 2011, Ley 1882

de 2018,los Decretos 19 de 2012, 1082 de 2015, 392 de 2018, y las demás disposiciones que las reglamenten, complementen, modifiquen, adicionen, reformen o sustituyan32.

Comité Institucional de Gestión y Desempeño – Equipo de trabajo temático Compras y Contratación Pública Para dar cumplimiento a la normatividad que rige en materia de contratación y garantizar la ejecución de las políticas de desarrollo administrativo previstas en el artículo 2.2.22.3.8 del Decreto 1499 de 2017, se asigna al Comité Institucional de Gestión y Desempeño - Equipo de Trabajo Temático Compras y Contratación Pública.

A continuación, se especifican detalladamente los integrantes, funciones y forma de sesionar del Comité Institucional de Gestión y Desempeño - Equipo de Trabajo Temático Compras y Contratación Pública, para las actividades antes descritas.

Conformación. La integración del comité Equipo de Trabajo Temático Compras y Contratación Pública estará integrado por:

✓ Superintendente o su delegado

✓ Secretario General

✓ Jefe Oficina Asesora de Planeación e Innovación Institucional– Cuando se trate de solicitudes por proyectos de inversión

✓ Director Administrativo

✓ Director Financiero

✓ Coordinador de Grupo de Contratos y Adquisiciones quien actuará como Secretario Técnico del Equipo Temático y participará con voz, pero sin voto.

Funciones. Las funciones son las siguientes:

28 Artículo 370 de la Constitución Política

29 Artículo 76 de la Ley 142 de 1994.

30 Artículo 1 del Decreto 3517 de 2009

31 Artículo 2 de la Ley 80 de 1993

32 Ver Nomograma del Proceso Adquisición de Bienes y Servicios que se encuentra publicado en la plataforma del Sistema Integrado de Gestión y Mejora - SIGME).

✓ Revisar y aprobar el PAA de la Entidad, sus modificaciones y que éstas integren las necesidades de bienes y servicios, presentadas por las distintas dependencias, su adecuación a la planeación estratégica, y al presupuesto.

✓ Realizar seguimiento a la formulación, programación, aprobación y ejecución del PAA de la entidad.

✓ Realizar seguimiento de los procesos de contratación conforme a lo aprobado en PAA.

Sesiones. Las sesiones se realizarán de manera virtual y/o presencial cada vez que se requiera. Los miembros serán convocados por el secretario técnico del equipo.

Funciones del secretario del Equipo. Serán las funciones del secretario técnico del equipo temático:

✓ Preparar el orden del día y la documentación que deba presentar el Equipo para temas contractuales, de acuerdo con las necesidades de la dependencia o el área responsable de la contratación y las solicitudes de los miembros del mismo.

✓ Convocar a las reuniones del Equipo a sus miembros e invitados, señalando el lugar, fecha y hora de las mismas y remitiendo el correspondiente orden del día y los documentos que vayan a ser considerados en cada sesión.

✓ Preparar junto con el área responsable, la información que deba ser puesta en conocimiento del Equipo.

✓ Levantar, custodiar y suscribir las actas correspondientes a las sesiones de aprobación del Plan Anual de Adquisiciones PAA en el formato SIGME MC-F-009 en las que consten las deliberaciones y recomendaciones del Equipo, las cuales serán aprobadas y suscritas por todos sus miembros.

Comité de Contratación. Instancia asesora y de orientación que impartirá los lineamientos que regirán la actividad precontractual, cuyas recomendaciones serán indispensables para el desarrollo del proceso de selección.

Conformación. El Comité de Contratación estará conformado así:

✓ Director Financiero y/o quien este designe

✓ El Coordinador del Grupo de Contratos y Adquisiciones y/o el funcionario o contratista responsable del proceso de contratación

✓ El jefe del área solicitante o quien este designe.

✓ El Ordenador del Gasto del Proceso

✓ Las demás áreas que por su especialidad se requieran.

Funciones del Comité de Contratación. El Comité de Contratación tendrá las siguientes funciones:

✓ Analizar y recomendar al Ordenador del Gasto la aprobación del inicio del proceso de contratación que se adelante mediante las modalidades de selección de Licitación Pública, Selección Abreviada y Concurso de Méritos.

✓ Recomendar al Ordenador del Gasto la revocatoria del acto de apertura cuando se presente alguna de las circunstancias contempladas en el artículo 93 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo o cuando sea necesario

realizar cambios fundamentales a los estudios y documentos previos.

✓ Recomendar al Ordenador del Gasto la adjudicación, declaratoria de desierta del proceso o la suspensión del mismo cuando se presenten circunstancias de orden público o general que requieran analizarse y que puedan afectar la normal culminación del proceso.

Lo anterior, sin perjuicio de la facultad que le asiste de apartarse de la referida recomendación, no obstante, cuando así lo decida, justificará su decisión.

Convocatoria y funcionamiento. La citación del Comité de Contratación se hará por medio de citación electrónica por parte del Coordinador del Grupo de Contratos con la socialización de los documentos que se presenten para su consideración.

La reunión del comité de contratación podrá realizarse de cualquiera de las siguientes formas:

✓ Presencial. Para tal fin se diligenciará el formato de acta de asistencia GD-F-063, dejando constancia de los aspectos tratados en la reunión, las conclusiones y la constancia de la aprobación de los documentos presentados, si a ello hubiese lugar.

✓ Virtual. Para tal fin, mediante la aplicación disponible en las herramientas de correo de la Superservicios, se remitirá la invitación a los servidores y colaboradores que deban asistir a la misma. Se diligenciará el formato de acta de asistencia GD-F-063 dejando constancia de los aspectos tratados en la reunión y las conclusiones. Los asistentes responderán el correo mediante el cual reciben la invitación, manifestando si aprueban o imprueban los documentos presentados, comunicación que hará las veces de firma del acta.

Control de asistencia. El funcionario o contratista responsable del proceso de contratación, conforme al numeral anterior, deberá diligenciar el formato GD-F-063 con el desarrollo, acuerdos y/o conclusiones del comité, la cual deberá ser incluida en el expediente del proceso de contratación.

Comité Evaluador. Todo proceso de selección adelantado por las entidades estatales en Colombia, requiere la conformación de un comité evaluador, a quienes se les atribuye unas funciones específicas (económicas, financieras, técnicas y jurídicas), las cuales no pueden sobrepasar, ya que al extralimitar éstas podrían incurrir en faltas disciplinarias.

Conformación. En concordancia con las funciones asignadas a las distintas dependencias de la SUPERSERVICIOS33, el Comité Evaluador estará conformado, en cada caso, por las siguientes áreas:

✓ Dirección Financiera (Asuntos Financieros).

✓ Grupo de Contratos y Adquisiciones (Aspectos Jurídicos).

✓ Área solicitante (Aspectos Técnicos y Económicos).

El Ordenador del Gasto, en el mismo acto administrativo que ordena la apertura, designará el comité evaluador conformado por los funcionarios o contratistas, con el fin de evaluar las ofertas presentadas en los procesos de contratación que lo requieran.

Funciones. Son funciones del Comité Evaluador las siguientes:

33 Decreto 990 de 2002

✓ Conocer la totalidad de los documentos del proceso de contratación que le sea asignado.

✓ Verificar los requisitos mínimos habilitantes de los proponentes y realizar las solicitudes de documentación o de aclaración, cuando se requieran para dicha evaluación.

✓ Evaluar las ofertas presentadas en los diferentes procesos de selección que le sean asignados y sustentar el informe de evaluación o de verificación ante el ordenador del gasto.

✓ Elaborar los requerimientos que deriven del proceso de evaluación de las ofertas asignadas para ser publicados en la plataforma de SECOP.

✓ Elaborar los informes correspondientes y responder con su firma por su contenido, en los aspectos que le corresponda (financieros, jurídicos, técnicos y/o económicos).

✓ Emitir respuesta a las observaciones realizadas al informe de verificación o evaluación.

✓ Dar respuesta a las observaciones e inquietudes que se formulen con ocasión del proceso de selección, en lo que respecta a su competencia.

✓ Informar al Ordenador del Gasto el resultado de verificación de requisitos habilitantes y/o evaluaciones de las ofertas, así como las subsanaciones y respuestas a las observaciones al informe de verificación y/o evaluación.

✓ Recomendar al Ordenador del Gasto la oferta más favorable a la Entidad.

✓ Las demás inherentes a la naturaleza de su actividad.

El Ordenador del Gasto será el responsable de adoptar la decisión de adjudicación de los procesos de selección, así como, de la suscripción de los respectivos contratos que de ellos se deriven, previa recomendación del Comité Evaluador.

Lo anterior, sin perjuicio de la facultad que le asiste de apartarse de la referida recomendación, no obstante, cuando así lo decida, justificará su decisión.

Delegación y de la ordenación del gasto de la Superservicios. El Superintendente es el representante de la Entidad y quien tiene la capacidad de comprometerla a través de la suscripción de contratos y convenios.

Sin embargo, en la SUPERSERVICIOS, la ordenación del gasto y de la contratación está delegada mediante acto administrativo en los siguientes cargos: Secretario General, Director Administrativo y Directores Territoriales.

Con todo, el Superintendente podrá retomar su competencia, en materia de contratación, cuando lo estime conveniente y la delegación que ha hecho no le exime de sus responsabilidades de dirección y control de la misma.

Atribuciones de quienes intervienen en la contratación al interior de la Superservicios.

Actividad

Área encargada

Cargo Responsable

Funciones

Responsabilidades

El estudio de las necesidades de la Entidad Estatal.

Áreas Solicitantes de la Contratación

Servidores del Área Solicitante de la

Contratación,

Identificar, analizar y definir las

necesidades de contratación de la

dependencia a

Incluir la identificación de la necesidad en el estudio previo.

Actividad

Área encargada

Cargo Responsable

Funciones

Responsabilidades

según lo establecido por el Jefe de Área.

cargo, en el marco de las Funciones del área, y los Planes de Acción (incluyendo actividades de funcionamiento e inversión), según corresponda.

Identificar la

modalidad de contratación a llevar a cabo según la necesidad evidenciada.

Elaborar las solicitudes de contratación, según los formatos

respectivos.

Jefe del Área Solicitante de la Contratación.

Revisar, los documentos citados anteriormente, solicitar los ajustes pertinentes, proceder a suscribirlos, hacer el envío de éstos por el sistema de gestión documental y radicarlos junto con la documentación adjunta en físico. Los estudios previos se enviarán por correo electrónico al Coordinador del Grupo de Contratos y Adquisiciones o quien haga sus veces en las Direcciones

Territoriales.

Los estudios de sector y estudios xx xxxxxxx.

Áreas Solicitantes de la Contratación, con la asesoría de la Dirección Financiera y el Grupo de

Contratos y Adquisiciones, si esta se requiere.

Servidores del Área Solicitante de la Contratación, según lo establecido por el Jefe de Área.

Elaborar los estudios de sector, de conformidad con el artículo

2.2.1.1.1.6.1 del

Decreto 1082 de 2015, la Guía para la Elaboración de los Estudios de Sector Versión G-EES-02 expedida por Colombia Compra Eficiente y las demás disposiciones que los modifiquen, adicionen, o sustituyan.

Elaborar los documentos base para la presentación de las cotizaciones. Elaborar los

estudios xx xxxxxxx.

Incluir en los estudios previos, los requisitos habilitantes establecidos, con base en el análisis del sector económico.

Incluir en los estudios previos, el valor del presupuesto oficial o valor estimado del contrato, y los demás datos solicitados al respecto en el Decreto 1082 de 2015, según la modalidad de selección respectiva.

Elaborar las Solicitudes la contratación, según los formatos

respectivos.

Jefe del Área Solicitante de

la Contratación.

Revisar los documentos anteriores y solicitar

Revisar los documentos citados anteriormente,

solicitar los ajustes pertinentes, proceder a

Actividad

Área encargada

Cargo Responsable

Funciones

Responsabilidades

los ajustes

pertinentes.

Remitir las

solicitudes de

cotización del estudio xx xxxxxxx, cuando hay lugar a éste.

suscribirlos, hacer el envío de éstos por el sistema de gestión documental y radicarlos junto con la documentación adjunta en físico. Los estudios previos se enviarán por correo electrónico al Coordinador del Grupo de Contratos y Adquisiciones o quien haga sus veces en las Direcciones

Territoriales.

La estimación y cobertura de los Riesgos.

Áreas Solicitantes de la Contratación Identificación y Cobertura

del Riesgo en los Procesos de Contratación

Servidores del Área Solicitante de la Contratación.

Estimar, tipificar y asignar los riesgos previsibles involucrados en la contratación, así como establecer la forma de

mitigarlos. de conformidad con las disposiciones del artículo 4º de la ley 1150 de 2007 y del

artículo 2.2.1.1.1.6.3 del Decreto 1082 de 2015 y de acuerdo con la metodología

de Colombia Compra Eficiente.

Incluir la información sobre riesgos en el documento de estudios previos o de insumos para los estudios previos según corresponda.

Jefe del Área Solicitante de la Contratación.

Revisar lo anterior y solicitar los ajustes pertinentes.

Revisar los documentos citados anteriormente, solicitar los ajustes pertinentes, proceder a suscribirlos, hacer el envío de éstos por el sistema de gestión documental y radicarlos junto con la documentación adjunta

en físico.

La definición de los requisitos habilitantes o perfil del futuro contratista.

Área Solicitante de la

Contratación Grupo de

Contratos y Adquisiciones

Dirección Financiera

Técnicos: jefe del Área Solicitante de la Contratación Financieros: Director Financiero.

Jurídicos:

Establecer los requisitos habilitantes o el perfil del futuro contratista, considerando la

naturaleza del objeto a contratar,

Incluir la información sobre requisitos habilitantes o sobre el perfil del futuro contratista en el documento de estudios

previos o de insumos para los estudios

Actividad

Área encargada

Cargo Responsable

Funciones

Responsabilidades

Servidor del

Grupo de

Contratos y Adquisición responsable del proceso.

su valor, la

modalidad de

selección, los requisitos establecidos en la normatividad vigente y la forma de pago. Así mismo, se debe aplicar el Manual de

requisitos habilitantes publicado y

expedido por Colombia Compra Eficiente

previos según corresponda.

La definición de los criterios de evaluación de propuestas.

Área Solicitante de la

Contratación

Servidores del Área Solicitante de la Contratación, según lo establecido por

el Jefe de Área.

Proponer los

criterios de evaluación de las propuestas, de conformidad con la Ley34.

Incluir los criterios de evaluación y

ponderación en el documento de estudios previos o de insumos para los estudios previos según corresponda

Jefe del Área Solicitante de la Contratación.

Revisar la propuesta anterior, solicitar los ajustes a la misma, y definir los criterios de evaluación de las propuestas, de conformidad con la

Ley35.

Evaluación de las propuestas.

Área solicitante de la

contratación, Dirección Financiera, Dirección Administrativa a través del

Grupo de

Contratos y Adquisiciones.

Comité Evaluador.

Elaborar el

documento de

evaluación de propuestas y según su competencia cada miembro del comité evaluador deberá remitir al Grupo de Contratos el requerimiento o solicitud de

documentos a que haya lugar.

Verificar que se cumplan los requisitos habilitantes y ponderables exigidos en los pliegos de condiciones

La selección de contratistas.

Ordenador del Gasto que corresponda

Ordenador del Gasto que corresponda.

Expedir el acto administrativo de adjudicación del proceso y carta de

Expedir el acto administrativo y carta de aceptación, cuando ésta

34 Ley 1150 de 2007.

35 Ibídem

Actividad

Área encargada

Cargo Responsable

Funciones

Responsabilidades

aceptación, cuando ésta aplica. Para el caso de la Licitación Pública presidir la audiencia de

adjudicación y

proceder a la expedición del acto en la misma.

aplica; con el lleno de los requisitos legales.

El Manejo de los Documentos del Proceso, incluyendo su elaboración, expedición, publicación, archivo, y demás actividades de gestión documental.

Todas las áreas que intervienen en el proceso de contratación.

Todas las personas que intervienen en el proceso de contratación, según la labor designada.

Efectuar el manejo de los Documentos del Proceso, incluyendo su elaboración, expedición, publicación, archivo, y demás actividades de gestión

documental.

Efectuar el manejo de los Documentos del Proceso, incluyendo su elaboración, expedición, publicación, archivo, y demás actividades de gestión documental.

La supervisión y seguimiento a la ejecución de los contratos.

Área Solicitante de la

Contratación

Supervisor designado por el Ordenador del Gasto, o interventor,

según corresponda.

Controlar, supervisar y vigilar la ejecución de los contratos asignados.

Ejercer las labores de supervisión, de conformidad con las disposiciones aplicables a la materia.

La comunicación con los oferentes y contratistas.

Grupo de

Contratos y Adquisiciones Área Solicitante de la

Contratación

Servidor del

Grupo de

Contratos y Adquisiciones responsable del proceso y supervisor del contrato.

Mantener comunicación oportuna a través de los canales de comunicación, establecidos en el presente manual, con los oferentes y

contratistas de la Entidad.

La comunicación con los oferentes se hará únicamente a través del SECOP. La

comunicación con los contratistas debe constar por escrito y se hace a través de los supervisores.

Los procedimientos presupuestales, financieros y de pago.

Dirección Financiera

Área Solicitante de la

Contratación

Servidores Dirección Financiera y

supervisor o interventor.

Dar trámite oportuno al pago como contraprestación de las obligaciones contractuales.

El Supervisor Verificará los documentos soportes necesarios para el pago de acuerdo a lo contemplado en el contrato y la normatividad vigente.

Los desembolsos los hace la Dirección Financiera, de conformidad con lo

Actividad

Área encargada

Cargo Responsable

Funciones

Responsabilidades

dispuesto en el contrato y la Ley36.

El seguimiento a las actividades posteriores a la liquidación de los contratos.

Área Solicitante de la

Contratación

Supervisor

Hacer el

seguimiento y supervisión de las actividades posteriores a la liquidación de los contratos, cuando

aplique.

Hacer el seguimiento y supervisión de las actividades posteriores a la liquidación de los contratos, cuando aplique.

El trámite de procesos sancionatorios contra contratistas.

Área Solicitante de la

Contratación Ordenador del Gasto

Grupo de

Contratos y Adquisiciones

Supervisor Grupo de

Contratos y Adquisiciones Ordenador del Gasto

Supervisor: requerir al contratista acerca del cumplimiento de las obligaciones contractuales, comunicar al

Ordenador del Gasto cuando exista un posible

incumplimiento del contrato

Grupo de Contratos y Adquisiciones: Dar trámite a la solicitud que remita el

supervisor al

Ordenador del Gasto.

Ordenador del

Gasto: Define la situación

Supervisor: requerir al contratista acerca del cumplimiento de las obligaciones contractuales, comunicar al Ordenador del Gasto cuando exista una controversia.

Grupo de Contratos y Adquisiciones: Dar trámite a la solicitud que remita el supervisor al Ordenador del Gasto.

Ordenador del Gasto: Define la situación Todos deben dar cumplimiento al artículo

86 de la Ley 1474 de 2011, según

corresponda.

El manejo de las controversias y la solución de conflictos derivados de los Procesos de Contratación.

Área Solicitante de la

Contratación Ordenador del Gasto

Grupo de

Contratos y Adquisiciones

Supervisor Grupo de

Contratos y Adquisiciones Ordenador del Gasto

Supervisor: requerir al contratista acerca del cumplimiento de las obligaciones contractuales, comunicar al

Ordenador del Gasto cuando exista una controversia.

Grupo de Contratos y Adquisiciones: Dar trámite a la solicitud que remita el

supervisor al

Ordenador del Gasto.

Ordenador del Gasto: Define la

situación

Supervisor: requerir al contratista acerca del cumplimiento de las obligaciones contractuales, comunicar al Ordenador del Gasto cuando exista una controversia.

Grupo de Contratos y Adquisiciones: Dar trámite a la solicitud que remita el supervisor al Ordenador del Gasto.

Ordenador del Gasto: Define la situación Todos deben dar cumplimiento al artículo

86 de la Ley 1474 de

36 Artículo 19 de la Ley 1150 de 2007.

Actividad

Área encargada

Cargo Responsable

Funciones

Responsabilidades

2011, según

corresponda.

9. ETAPAS DEL PROCESO CONTRACTUAL

Se entiende por proceso contractual el conjunto de actividades que la SUPERSERVICIOS debe realizar para la contratación y ejecución de obras, suministro o adquisición de bienes o prestación de servicios y consultorías, requeridos por ésta, para el cumplimiento de la misión institucional. El proceso contractual se compone de cuatro (4) etapas a saber: (i) Planeación; (ii) Pre- Contractual; (iii) Contractual; y (iv) Pos-Contractual.

9.1. Etapa de Planeación.

Esta etapa inicia con la elaboración del Plan Anual de Necesidades que consiste en la preparación, planeación y programación de la adquisición de los bienes, servicios y obras, así mismo se diseñan y determinan los objetivos, metas y acciones que permiten suplir las necesidades de la entidad y desarrollar cabalmente su misión y visión respecto del Proceso de Adquisición de Bienes y Servicios.

Así mismo se elaboran los análisis y estudios que permiten identificar las necesidades las cuales se estiman con base en los procedimientos asociados a cada proceso institucional, los proyectos a realizar, ya sean financiados con presupuesto de funcionamiento o de inversión, el recurso humano existente, los consumos históricos y los niveles de existencia de los elementos.

Comprende también en la Etapa de Planeación, la definición de la tabla de honorarios de la Entidad como un referente para el establecimiento de los perfiles y su costo, conforme al análisis del sector que se realiza y el aumento estimado del IPC que se espera para la siguiente vigencia, lo cual a su vez servirá de soporte para la elaboración del Plan Anual de Adquisiciones

- PAA -, el cual se cumplirá al proceso de contratación que se lleve a cabo a través de la modalidad de selección directa en el caso de prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión. con independencia de la modalidad de selección que se determine y se encuentra a cargo de los responsables de las distintas dependencias de la Entidad.

Esta etapa previa exige el esfuerzo coordinado de las áreas administrativas y misionales de la entidad, con el fin de establecer con precisión qué se requiere contratar, en qué modalidad, qué riesgos asume la entidad en la contratación, cómo se pueden aminorar esos riesgos y demás aspectos que permitan que se satisfaga al mejor precio, en el menor tiempo posible y con la más alta calidad, las necesidades establecidas en el PAA.

Esta etapa se constituye como base fundamental del proceso de contratación, ya que es allí en donde se establece el insumo básico para dar inicio a los procesos de selección de contratistas.

Definición del PAA. El PAA es el instrumento que permite a la SUPERSERVICIOS identificar, registrar, programar y divulgar sus necesidades de bienes, obras y servicios; y diseñar estrategias de contratación que permitan incrementar la eficiencia del proceso de contratación.

El PAA debe ser elaborado conforme a las directrices indicadas por el Gobierno Nacional y

publicado en el Sistema Electrónico para la Contratación Pública – SISTEMA ELECTRÓNICO DE CONTRATACIÓN PÚBLICA - SECOP-, a más tardar el 31 de enero de cada año.

Por lo anterior, toda adquisición de bienes y servicios, prestación de servicios personales, consultorías o contratación de obras de la SUPERSERVICIOS, debe estar incluida en el Plan Anual de Adquisiciones, cumpliendo con el principio de anualidad, es decir el año fiscal comienza el 1º de enero y termina el 31 de diciembre de cada año. La planificación de la contratación en la SUPERSERVICIOS debe estar alineada con las funciones de la dependencia y/o con las actividades del Plan de Acción especificando adicionalmente, cuando sea procedente, el proyecto de inversión respectivo.

Cabe resaltar que se debe tener en cuenta todas las directrices impartidas por el Gobierno Nacional frente a la austeridad del Gasto.

Del principio de anualidad, se exceptúa la adquisición de aquellos bienes o servicios que se encuentren autorizados por el Ministerio de Hacienda sobre recursos fiscales dentro de presupuestos futuros para realizar un determinado gasto. Existen dos tipos de vigencias futuras: Ordinarias, cuya ejecución se inicia con el presupuesto de la vigencia en curso, y Excepcionales, cuyas obligaciones afectan el presupuesto de vigencias fiscales futuras y no cuentan con una apropiación en el presupuesto de la vigencia en que se concede la autorización.

El PAA es un documento de naturaleza informativa y las adquisiciones incluidas en el mismo pueden ser canceladas, revisadas o modificadas. La información publicada en el PAA no representa compromiso u obligación alguna por parte de la entidad estatal ni la compromete a adquirir los bienes, obras y servicios en él señalados

Formulación PAA. Asignado el presupuesto de la siguiente vigencia, definidas las actividades del Plan de Acción, las propias para el funcionamiento de la entidad y/o los objetivos, metas o productos de los proyectos de inversión para dicha vigencia, cada Jefe de Dependencia incluidos los Directores Territoriales definirán y formularán su proyecto de PAA, dando cumplimiento a la circular que para el desarrollo del procedimiento expida la Secretaría General.

En la formulación del PAA deben tomarse en cuenta las recomendaciones que se indican en Colombia Compra Eficiente, en especial para clasificar bienes y servicios.

✓ El Jefe de Dependencia y las Direcciones Territoriales, deberán registrar y presentar mediante usuarios y contraseñas a la aplicación SISGESTION en el módulo plan anual de adquisiciones (herramienta electrónica implementada por la entidad para el control presupuestal y seguimiento del PAA), la proyección de contratación y las solicitudes de aprobación de PAA a través de la misma.

✓ El Coordinador del Grupo de Contratos consultará y presentará las solicitudes de aprobación de PAA al Comité Institucional de Gestión y Desempeño - Equipo de Trabajo Temático Compras y Contratación Pública mediante usuarios y contraseñas a la aplicación SISGESTION en el módulo plan anual de adquisiciones.

✓ El Comité Institucional de Gestión y Desempeño - Equipo de Trabajo Temático Compras y Contratación Pública, ingresará mediante usuarios y contraseñas a la aplicación SISGESTION en el módulo plan anual de adquisiciones y realizará las acciones que

consideren pertinentes para revisar, conceptuar y aprobar o rechazar el PAA.

✓ Realizadas las observaciones por parte del Comité Institucional de Gestión y Desempeño, Equipo de Trabajo Temático Compras y Contratación Pública, la aplicación SISGESTION, informará a las áreas las aprobaciones y/o rechazos del PAA por vía correo electrónico el cambio de estado de cada uno de las solicitudes.

✓ El Administrador del módulo Plan Anual de Adquisiciones de la aplicación SISGESTION diligenciará la plantilla establecida por Colombia Compra Eficiente con la información extraída de SISGESTION y lo remitirá para su correspondiente publicación en la página web de la SSPD y en SISTEMA ELECTRÓNICO DE CONTRATACIÓN PÚBLICA - SECOP, a más tardar el 31 de enero de cada año.

Modificaciones al PAA. Para dar cumplimiento a la normatividad que rige en materia de contratación y garantizar la ejecución de las políticas de desarrollo administrativo que asigna al Comité Institucional de Gestión y Desempeño - Equipo de Trabajo Temático Compras y Contratación Pública, la responsabilidad de realizar la revisión y aprobación del PAA de la Entidad de sus modificaciones y adiciones y que éstas integren las necesidades de bienes y servicios presentadas por las distintas dependencias por lo que se relacionan las modificaciones que deben ser tenidas en cuenta para realizar las modificaciones respectivas.

Modificaciones que afecten lo aprobado; fechas, objeto, aumento o disminución de honorarios mensuales para los contratos de prestación de servicios profesionales y/o de apoyo a la gestión, cambios presupuestales, deberán ser remitidos nuevamente al Comité para su aprobación. Así mismo, cuando se trate de un ítem que no se va a contratar deberá ser presentado para su exclusión.

También será objeto de modificación del PAA, las solicitudes de ajuste en la proporción porcentual de la asignación de recursos por cada producto y cambio de financiación del contrato por un producto diferente al aprobado en PAA, en lo referente a contratos financiados con recursos de inversión.

Nota. En cuanto a los procesos de selección, cuando se trate de modificación de fechas programadas en el PAA para la radicación de estudios previos, estas deberán ser remitidas nuevamente a Comité para su aprobación teniendo en cuenta que toda modificación deberá estar debidamente justificada, so pena de no poder ser aprobada por el Comité.

Seguimiento PAA. Sin perjuicio de la función asignada a la Dirección Administrativa de la SUPERSERVICIOS, en lo relacionado con la coordinación para la ejecución del PAA, las dependencias de la Entidad son responsables de efectuar el seguimiento mensual a la ejecución del PAA, respecto a las contrataciones por ellas requeridas, en caso de identificar rezagos u otras situaciones diferentes a lo programado como resultado del seguimiento, deberán tomar las acciones pertinentes para dar cumplimiento a su ejecución.

En el caso de las Direcciones Territoriales, el seguimiento al PAA se hará bajo la coordinación de la Superintendencia Delegada para la Protección al Usuario y la Gestión en Territorio, quien

deberá presentar ante el Coordinador del Grupo de Contratos y Adquisiciones el respectivo reporte.

El Grupo de Contratos y Adquisiciones elaborará un reporte consolidado del estado de ejecución contractual del PAA, los cuales se presentarán a todas las dependencias, para que realice su respectiva validación y el seguimiento correspondiente a la ejecución de su área; el Plan Anual de Adquisiciones deberá ser objeto de seguimiento, por parte de los Coordinadores de cada área de la dependencia, con el fin de establecer el avance de su ejecución y la pertinencia de las modificaciones y/o ajustes solicitados.

Contenido mínimo del formulario electrónico Módulo Plan Anual de Adquisiciones- SISGESTION. El Plan Anual de Adquisiciones debe elaborarse siguiendo los lineamientos definidos por Colombia Compra Eficiente, y deberá contener, como mínimo, la siguiente información:

1. Área solicitante

2. Producto del Plan de Acción

3. Actividad asociada al Plan de Acción

4. Descripción de la contratación requerida

5. Rubro

6. Modalidad

7. Fecha estimada de inicio del servicio o adquisición del bien

8. Fecha estimada de terminación del contrato

9. Fecha estimada de entrega de estudios previos a contratos para procesos de selección

10. Valor mensual (Si aplica)

11. Valor Total

Modificación y actualización del PAA. El Plan Anual de Adquisiciones debe publicarse antes del 31 de enero de cada vigencia y actualizarse por lo menos una vez al año.

El Equipo de Trabajo Temático Compras y Contratación Pública, revisará, aprobará o rechazará las solicitudes, evaluando entre otras, los siguientes aspectos para determinar si es necesario efectuar las modificaciones:

✓ La Entidad ha modificado alguno de sus objetivos estratégicos.

✓ La Entidad ha incrementado el número de empleados.

✓ La Entidad ha adquirido nuevas funciones.

✓ La Entidad planea cambiar la ubicación de su sede.

✓ La Entidad requiere de adquisiciones estratégicas no reflejadas originalmente en el Plan Anual de Adquisiciones.

✓ Ajustes en los cronogramas de adquisición, valores, modalidad de selección, origen de los recursos.

✓ Para incluir nuevas obras, bienes y/o servicios.

✓ Excluir obras, bienes y/o servicios.

✓ Modificar el presupuesto anual de adquisiciones

Las solicitudes de modificación del PAA deberán ser solicitadas a través de la herramienta SISGESTION. Para la modificación del PAA deben tomarse en cuenta las recomendaciones que se indican en Colombia Compra Eficiente, en especial para clasificar bienes y servicios.

✓ El Jefe de Dependencia y las Direcciones Territoriales, deberán modificar y presentar los códigos PAA que se requieran cambiar en su información mediante usuarios y contraseñas a la aplicación SISGESTION en el módulo plan anual de adquisiciones, (herramienta electrónica implementada por la entidad para el control presupuestal y seguimiento del PAA), la proyección de contratación y las solicitudes de aprobación de PAA.

Nota: La modificación de un código PAA requiere tener una justificación que el sistema mostrará a los miembros del El Comité Institucional de Gestión y Desempeño - Equipo de Trabajo Temático Compras y Contratación Pública con el fin de sustentar el cambio.

✓ El Coordinador del Grupo de Contratos consultará y presentará las solicitudes de modificación de PAA al Comité Institucional de Gestión y Desempeño - Equipo de Trabajo Temático Compras y Contratación Pública mediante usuarios y contraseñas a la aplicación SISGESTION en el módulo plan anual de adquisiciones.

✓ El Administrador del módulo Plan Anual de Adquisiciones en SISGESTION diligenciará la plantilla establecida por Colombia Compra Eficiente con la información extraída y publicará la modificación del PAA según corresponda en la página web de la SSPD y en SISTEMA ELECTRÓNICO DE CONTRATACIÓN PÚBLICA – SECOP.

NOTA: La naturaleza de las modificaciones obedece igualmente a cambios reflejados en la inclusión, eliminación o reprogramación de contrataciones previstas en el PAA o cualquier variación en el contenido de las mismas. Toda modificación al PAA implica la actualización del mismo.

Adiciones Presupuestales. Adicionalmente a los temas relacionados con el PAA, el Equipo de Trabajo Temático Compras y Contratación Pública conocerá, de las adiciones presupuestales que se pretendan adelantar por las áreas y las aprobará o rechazará únicamente para efectos del control presupuestal, sin que esto implique una modificación al PAA en los términos arriba indicados, ni implique publicación de las mismas

Las solicitudes de adición presupuestal deberán contener como mínimo la siguiente información y se deberán enviar para conocimiento del el Equipo de Trabajo Temático Compras y Contratación Pública a través de la herramienta electrónica que la entidad implemente. al Coordinador del Grupo de Contratos y Adquisiciones, quien las consolidará y presentará al Equipo cuando se requiera.

1. Área Solicitante

2. Producto del plan de acción

3. Actividad asociada al plan de acción

4. Descripción de la contratación

5. Rubro

6. Código PAA

7. Número del Contrato

8. Nombre del Contratista

9. Valor actual

10. Plazo Actual

11. Plazo de la Adición (Prorroga)

12. Valor mensual de la Adición (si aplica)

13. Valor total de la Modificación

14. Justificación de la Modificación

Definición y validación de la tabla de honorarios. A efectos de señalar pautas que orienten internamente a las dependencias y ordenadores del gasto sobre la fijación de honorarios a los contratistas, anualmente se elaborará una tabla de honorarios como referente para tal asignación, la cual debe ser avalada por la Secretaria General y la Dirección Administrativa.

A través de dicha tabla se fijan criterios de idoneidad, experiencia y formación académica generando rangos de honorarios de manera general para la contratación de prestación de servicios de apoyo a la gestión, profesionales y expertos y demás aspectos relacionados con el quehacer de la Entidad. Adicionalmente es importante aclarar que, al momento de establecer los honorarios, éstos deberán ser analizados por la dependencia que requiere el servicio, con base en las obligaciones, actividades, responsabilidades y en general el objeto a contratar.

No obstante lo anterior, por tratarse de un marco de referencia, en algunas situaciones los honorarios de los contratistas podrán definirse teniendo en cuenta las calidades de los mismos y las condiciones del contrato a celebrar, en cuyo caso tal circunstancia deberá consignarse en el capítulo de selección del contratista del formato AS-F-003 “Estudios Previos” y garantizar que los honorarios a cancelar se encuentren dentro de los precios xxx xxxxxxx, dejando constancia de ello en los mismos estudios.

Cuantías para las modalidades de selección. Anualmente la entidad ajusta las cuantías para la contratación de acuerdo con el valor xxx Xxxxxxx Mínimo Mensual, Legal, Vigente – SMMLV -, de conformidad con la ley.

Estudios de sector. Durante la etapa de planeación de la contratación, la entidad deberá hacer el análisis necesario para conocer el sector relativo al objeto del Proceso de Contratación desde la perspectiva legal, comercial, financiera, organizacional, técnica y de análisis de riesgo (En este último, incluyendo la valoración y determinación de acciones de tratamiento para riesgos relacionados con el soborno).

En efecto, el área que requiere la contratación, luego de conocer su necesidad y de identificar los bienes, obras o servicios que la satisfacen, procederá a definir el sector o mercado al cual pertenecen tales bienes, obras o servicios y realizará los Estudios del Sector correspondientes, utilizando el respectivo modelo de abastecimiento estratégico. Dichos Estudios se incluirán en el documento de Estudios Previos, como un apartado del mismo.

Según lo manifiesta Colombia Compra Eficiente, el análisis de sector permite establecer el contexto del Proceso de Contratación, identificar algunos riesgos y determinar los requisitos habilitantes. Para facilitar su preparación las áreas solicitantes de la contratación podrán consultar la Guía para la Elaboración de Estudios de Sector, que ofrece dicha Entidad.

En un contrato de prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión, el análisis del sector depende del objeto del contrato y de las condiciones de idoneidad y experiencia que llevan a contratar a la persona natural o jurídica que está en condiciones de desarrollar dicho objeto. Además, en los Procesos de Contratación de mínima cuantía el alcance del estudio de sector debe ser proporcionado al valor del Proceso de Contratación, la naturaleza del objeto a contratar, el tipo de contrato y a los Riesgos identificados para el Proceso de Contratación, no es necesario hacer un estudio extensivo basta con revisar las condiciones particulares de otros Procesos de Contratación similares o solicitar información a los proveedores , con el fin de verificar precios, calidad, condiciones y plazos de entrega, etc.

Para las demás modalidades de contratación, los Estudios del Sector deben contener los siguientes aspectos mínimos: (i) Aspectos Generales. Comprende el análisis del sector a nivel económico, técnico y regulatorio aplicables al objeto del proceso de contratación; (ii) Estudio de la Oferta. (iii) Estudio de la Demanda. La dependencia solicitante al realizar el estudio xx xxxxxxx deberá incluir todos los gastos en que incurrirá el contratista para ejecutar el contrato, dentro de los cuales se encuentran los requisitos de ejecución del mismo.

Se debe efectuar el análisis cuando el objeto del bien o servicio a adquirir se requiera, comparando e identificando las ventajas de utilizar la bolsa de productos para la adquisición respectiva, frente a la subasta inversa, al Acuerdo Marco de Precios o a la promoción de un nuevo Acuerdo Marco de Precios para tales bienes o servicios, incluyendo el análisis del proceso de selección del comisionista, los costos asociados a la selección, el valor de la comisión y de las garantías.

Estudios documentos previos. Toda contratación adelantada bajo las disposiciones del Estatuto General de Contratación de la Administración Pública debe contar con estudios previos, incluidos los convenios celebrados por las entidades estatales sometidas al mismo.

Los estudios previos serán elaborados por el área que requiere la contratación, con fundamento en las necesidades incluidas en el PAA, cuando la competencia corresponda a varias dependencias se deberá contar con la aprobación de cada una de ella

Cuando el objeto de la contratación se relacione con temas propios de adquisición, desarrollo o suministro de hardware, software o conectividad, tendrá que contar con el visto bueno de la Oficina de Tecnologías de la Información y Comunicaciones en los Estudios Previos.

Cuando el objeto de la contratación se relacione con temas propios de adquisición o servicios con componente de innovación, tendrá que contar con el visto bueno de la Oficina Asesora de Innovación Institucional en los Estudios Previos.

Para el caso de los procesos de selección por licitación, selección abreviada y concurso de méritos, los funcionarios de las áreas requirentes elaborarán los estudios previos y estarán conformados por los documentos definitivos que servirán de soporte para la elaboración del

proyecto xx xxxxxx de condiciones, de manera que los proponentes puedan valorar adecuadamente el alcance de lo requerido por la Entidad, así como el de la evaluación de riesgos por ésta efectuada37.

Los estudios y documentos previos deben contener como mínimo los siguientes elementos38:

✓ Identificación de la necesidad.

✓ Descripción del objeto con sus especificaciones.

✓ Modalidad de selección del contratista, Justificación y Fundamentos jurídicos.

✓ Valor estimado del contrato y Justificación del mismo.

✓ Criterios para seleccionar la oferta más favorable.

✓ Análisis del riesgo y la forma de mitigarlo, excepto para aquellas adquisiciones que se efectúen a través de la Tienda Virtual del Estado Colombiano.

✓ Análisis de exigencia de Garantías, excepto para aquellas adquisiciones por la Tienda Virtual del Estado Colombiano.

✓ Identificación de si el proceso de contratación está cobijado por un acuerdo comercial, excepto para contratación directa, mínima cuantía o selección abreviada de Acuerdo Marco de Precios.

Es necesario que al identificar y analizar estos aspectos se contemplen todas las variables (internas y externas) que puedan incidir en el proceso de contratación, por ello, se considera una buena práctica en la gestión contractual que se mantenga la interacción de todos los partícipes internos del proceso de contratación de la SUPERSERVICIOS y de esta forma minimizar cambios o modificaciones durante el desarrollo del proceso de contratación y en ejecución del contrato.

Identificación de la Necesidad. Para la identificación de la necesidad, la dependencia deberá indicar claramente en que consiste la misma, las razones que justifican la contratación, el beneficio que reporta a la Entidad su satisfacción y las alternativas que existen para el afectado, con indicación de aquella que resulte más favorable a la misma, desde una perspectiva técnica, legal y económica, como resultado del estudio de costo – beneficio.

El análisis de la necesidad deberá contar, entre otros, con los siguientes aspectos39:

✓ Determinación de la necesidad de la entidad que se pretende satisfacer con el proceso de contratación.

✓ Verificación de que la necesidad se encuentra prevista en el PAA de la Entidad o gestión de su inclusión en el mismo, a través del ajuste respectivo.

✓ Relación existente entre la contratación a realizar y el rubro presupuestal del cual se derivan sus recursos.

✓ Relación existe entre el objeto de la contratación y la planeación estratégica de la Entidad, específicamente, cuando la fuente de financiación del contrato sea un proyecto de inversión, debe evidenciarse la relación entre el proyecto, sus objetivos, sus actividades o productos con el contrato que se pretende celebrar, lo cual será avalado por la Oficina Asesora de Planeación e Innovación Institucional, al realizar una verificación conjunta con el Grupo de Contratos y Adquisiciones.

✓ Opciones que existen para atender dicha necesidad en el mercado, cuando aplique según

37 Artículo 2.2.1.1.1.6.3 del Decreto 1082 de 2015

38 Artículos 2.2.1.1.2.1.1 y 2.2.1.2.1.5.1 del Decreto 1082 de 2015, este último relativo al contenido de los estudios previos para la contratación de mínima cuantía.

39 Recomendaciones para la Elaboración de Estudios Previos – Procuraduría General de la Nación, Página 14.

modalidad de selección.

✓ Opción más favorable para resolver la necesidad desde los puntos de vista técnico, jurídico y económico. Se deberá efectuar el análisis de las diferentes alternativas o soluciones que satisfacen la necesidad de la entidad frente a los costos, beneficios y desventajas de cada una de ellas (outsourcing, leasing, arrendamiento, etc.), cuando aplique según modalidad de selección. En otras palabras, se trata de establecer, de manera fundamentada, por qué la alternativa elegida para satisfacer la necesidad es la mejor.

✓ Cuando se trate de contratos de prestación de servicios profesionales o de apoyo a la gestión, se debe acreditar, por quien sea delegado para ello, que no hay personal de planta para ejecutar el servicio a contratar, que no hay personal de planta suficiente para ejecutar el servicio a contratar o que no hay personal de planta que pueda desarrollar el objeto y las obligaciones del contrato, específicamente, por el grado de especialización que requiere la contratación del servicio. Lo anterior, por solicitud del área, teniendo en cuenta que, por regla general, no debe contratarse personal para realizar actividades permanentes de la Entidad y haciendo uso del formato AS-F-011.

De igual forma al tratarse de contratos de prestación de servicios profesionales o de apoyo a la gestión, se deben tener en cuenta aspectos sustanciales de la naturaleza propia de este contrato, tales como:

✓ La contratación se debe realizar por un término estrictamente indispensable y de forma temporal u ocasional, para desarrollar actividades relacionadas con la administración o funcionamiento de la entidad y de ninguna forma, cabe su empleo para la cobertura de necesidades permanentes o recurrentes de esta.

✓ La dependencia solicitante deberá propender porque no se celebren nuevos contratos de prestación de servicios con los mismos contratistas, en donde se busque desarrollar objetos y obligaciones contractuales iguales o similares establecidas anteriormente en los estudios previos y demás documentos precontractuales y contractuales, que apunten a la satisfacción de las mismas necesidades desarrolladas en los mismos.

Nota: Se exceptúa la disposición anterior siempre y cuando se acredite algunas de las siguientes circunstancias: que no hay personal de planta para ejecutar el servicio a contratar, que no hay personal de planta suficiente para ejecutar el servicio a contratar o que no hay personal de planta que pueda desarrollar el objeto y las obligaciones del contrato, específicamente, por el grado de especialización que requiere la contratación del servicio.

✓ El contratista conserva un alto grado de autonomía para la ejecución de la labor encomendada, por lo cual nunca puede ser sujeto de una absoluta subordinación o dependencia. Lo que debe existir entre contratante y contratista es una relación de coordinación de actividades, que implica que el segundo se somete a las condiciones necesarias para el desarrollo eficiente del objeto contractual.

✓ Los contratistas estatales son simplemente colaboradores episódicos y ocasionales de la administración, que vienen a brindarle apoyo o acompañamiento transitorio a la entidad.

Descripción del objeto con sus especificaciones. Es la descripción clara, detallada y precisa

de los bienes o servicios que requiere la SUPERSERVICIOS. Se debe definir un objeto indicando la acción o actividad que se pretende contratar.

De acuerdo con lo anterior, la acción o actividad del objeto a contratar implican un esfuerzo de la respectiva dependencia de la SUPERSERVICIOS responsable de los estudios y documentos previos, por identificar, de la forma más comprensiva y útil posible dichas especificaciones, para lo cual debe tener en cuenta:

✓ El tipo de bien, obra, consultoría o servicio a adquirir.

✓ Especificaciones técnicas del bien, obra, consultoría o servicio a contratar. Debe tenerse las posibilidades futuras de actualización de los bienes, cuando haya lugar a ello, su vida útil, la coherencia técnica con otras herramientas antes adquiridas, las calidades del personal técnico que debe prestar los servicios y demás elementos que afecten la satisfacción de la necesidad que motiva la contratación.

✓ Actualizaciones, permisos, licencias, normas técnicas, certificaciones y demás requeridas para su ejecución, y cuando el contrato incluye diseños y construcción, los documentos técnicos para el desarrollo del proyecto.

✓ Sus características generales y particulares, intrínsecas y extrínsecas, físicas o inmateriales: Dimensiones, medidas, peso, color, especificaciones, elementos que lo componen, funciones que ha de desempeñar, utilidad, destinación, cantidad solicitada, calidad esperada de los bienes o servicios a adquirir, dependiendo de la utilidad y destinación que les confiera la entidad y por último los costos relacionados con la adquisición del bien o servicio, precio xx xxxxxxx, costo xx xxxxx, transporte o puesta en operación, costo de mantenimiento, etc.

✓ El tiempo oportuno para recibir el bien o servicio contratado.

✓ El objeto del contrato, debe ser lícito, física y jurídicamente posible.

✓ Relación, con el cumplimiento de las funciones de la entidad, el plan de acción de la dependencia y si es necesario especificar el proyecto de inversión.

✓ Las obligaciones del contratista deben responder a las características y calidades de las obras, productos o servicios que se deben entregar a la SUPERSERVICIOS. Se deben utilizar verbos rectores que definan con claridad y concisión la actividad esencial que comprende la prestación. Por ejemplo: ejecutar, suministrar, entregar, entre otros. Adicional a ello deberá propender por la inclusión de obligaciones específicas relacionadas con el cumplimiento del sistema de salud y seguridad en el trabajo.

✓ La entidad, deberá tener en cuenta también cuál es el plazo para cumplir esas obligaciones, tanto las que están a cargo del contratista como las que están a cargo de la entidad. Para la determinación del plazo, la dependencia solicitante debe tener en cuenta los tiempos de la Etapa Pre-Contractual hasta el cumplimiento de los requisitos de ejecución del contrato, así como el Principio de Anualidad Presupuestal, la política de la SUPERSERVICIOS en la materia y el Plan Anual de Caja – PAC.

✓ Xxxxx tomarse en consideración los compromisos, declaraciones y acreditaciones que deberán efectuar los proponentes en materia técnica, certificaciones de experiencia, declaraciones, catálogos, muestras, etc., que serán verificados por la Entidad como requisito habilitante de cumple o no cumple, durante el período de evaluación de las ofertas.

✓ Los servicios conexos, entendidos éstos como aquellos que se derivan del cumplimiento del objeto del contrato, como capacitaciones, mantenimientos preventivos y correctivos, soportes técnicos, entrega de manuales, etc.

✓ En la definición de la forma de pago se debe tener en cuenta la naturaleza del contrato,

es necesario determinar la necesidad de conceder anticipos y sus montos, los límites legales y la política de la SUPERSERVICIOS en la materia, con el fin de proteger los recursos públicos y garantizar su correcto manejo e inversión.

✓ Dependiendo de la naturaleza y objeto del contrato se determinará la necesidad de contar con licencias o permisos.

✓ Cuando la satisfacción de la necesidad requiera la celebración de diferentes contratos de prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión con el mismo objeto, se deberá tramitar autorización para celebrar contratos de prestación de servicios personales con objetos iguales que prescribe el artículo 2.8.4.4.5. del Decreto 1068 de 2015 ante el despacho del Superintendente en el formato AS-F-048.

Modalidad de selección del contratista, justificación y fundamentos jurídicos. El Estatuto General de Contratación de la Administración Pública establece las siguientes modalidades de selección de contratistas: Licitación Pública, Selección Abreviada, Concurso de Méritos, Mínima Cuantía y Contratación Directa.

La modalidad de selección que se utilizará, debe constar en los estudios previos y debe atender a criterios como la cuantía o la naturaleza del bien o servicio a contratar, según el caso y aplicar los criterios objetivos de selección contenidos en dicho cuerpo normativo.

De acuerdo con lo anterior, la dependencia deberá definir la modalidad de selección, según la naturaleza del bien o servicio a contratar y su cuantía, justificando su elección dada la normativa vigente.

Valor estimado del contrato. Todo proceso de contratación debe contar con la estimación del valor de la misma, de manera justificada. Los estudios que realice la SUPERSERVICIOS dentro de la etapa de planeación y demás documentos que soporten la misma, deben contener los elementos necesarios para estimar con realismo y confiabilidad el valor del contrato.

En este aspecto de los estudios previos deberán indicarse las variables temporales, espaciales y modales utilizadas para calcular el presupuesto de la respectiva contratación, así como su monto, el cual debe incluir todos los costos asociados a la contratación, sean directos o indirectos, reflejando las condiciones y precios xxx xxxxxxx.

Dentro de dichas variables se encuentran las siguientes:

✓ El lugar de cumplimiento de la prestación a cargo del contratista.

✓ La época prevista para la ejecución del contrato.

✓ Las exigencias y condiciones particulares de la SUPERSERVICIOS frente a la calidad y cantidad de los bienes o servicios, garantías, forma de pago, sitio de entrega, el valor razonable de la intermediación, costo directo de lo requerido para el cumplimiento de la prestación, etc.

✓ La forma de pago.

✓ La concesión o no de anticipo.

✓ Las garantías que serán exigidas al contratista.

La tarea de estimación del valor de la contratación ha sido tradicionalmente denominada “Estudio xx Xxxxxxx” y su elaboración se encuentra a cargo del área solicitante de la misma.

El Estudio xx Xxxxxxx se puede adelantar de las siguientes maneras, por ejemplo:

✓ Solicitud de cotización a proveedores del objeto a contratar, en lo posible tres (3), de modo que el estudio refleje la realidad xxx xxxxxxx. Formato AS-F-002 o mediante la plataforma SISTEMA ELECTRÓNICO DE CONTRATACIÓN PÚBLICA - SECOP.

✓ Consulta de los valores de los contratos celebrados por la SUPERSERVICIOS, en anteriores vigencias y cuyo objeto sea igual o similar al de la contratación que se pretende adelantar. Estos montos deberán traerse a valor presente.

✓ Histórico de contratos celebrados por otras entidades cuyo objeto sea igual o similar al que se pretende contratar.

✓ Herramientas de análisis de la oferta y la demanda dispuestas por Colombia Compra Eficiente en el desarrollo del MAE.

Toda contratación que tenga valor, debe contar con el estudio xx xxxxxxx correspondiente, sin embargo, no será necesario adelantar este estudio para la contratación de servicios profesionales o de apoyo a la gestión cuando el área solicitante de la misma se acoja a la tabla de Honorarios de la SUPERSERVICIOS, de la respectiva vigencia, en la cual la Entidad ha determinado previamente, con base en los precios y condiciones xxx xxxxxxx, la remuneración que debe otorgarse a los contratistas.

El presupuesto fundamental para la elaboración de estudios xx xxxxxxx consiste en que la información empleada sea comparable, en términos cuantitativos y cualitativos.

En cuanto a la forma de pago del contrato, es decir, el modo en que la Entidad va a remunerar al contratista por el cumplimiento del contrato celebrado, es usual acordar alguna de las siguientes:

✓ Pagos iguales mensuales y proporcional a los servicios efectivamente prestados.

✓ Pagos por producto o entregables, que puede acordarse por porcentajes proporcionales a la ejecución del contrato o valores fijos.

✓ Xxxxx contra entrega por el valor total del contrato conforme los bienes adquiridos.

También podrán pactarse pagos anticipados y anticipos. Por regla general, los montos estipulados como pagos anticipados y anticipos no podrán superar el cincuenta por ciento (50%) del valor del contrato.

Los pagos anticipados son valores entregados al contratista sin que éste haya ejecutado la parte del objeto contratado que se pretende remunerar con los mismos. Las entidades del orden nacional no pueden pactar pagos anticipados sino en casos excepcionales plenamente justificados.

Es importante que, con excepción del pago anticipado, los pagos que se hagan a los contratistas, estén acompañados de la entrega de un informe o producto y de la certificación de cumplimiento y autorización de pago, expedida por el interventor o supervisor del contrato.

En cuanto al anticipo, su propósito fundamental es permitir la financiación del objeto contratado, para el inicio de su ejecución, cuando se determine de acuerdo con el estudio de sector previamente elaborado, de manera objetiva, que para los integrantes del sector económico resulta significativamente oneroso la consecución de los recursos necesarios para empezar dicha ejecución a través del sector financiero, ni pueden cubrir dichos valores por sí mismos.

Usualmente se pacta en los contratos de tracto sucesivo.

Se pueden resumir y esquematizar las diferencias existentes entre el Anticipo y el Pago Anticipado de la siguiente manera:

ANTICIPO	PAGO ANTICIPADO
No constituye un pago, por tanto, no ingresa al patrimonio del contratista. Su entrega se encuentra amparada por la garantía correspondiente.	Es un pago. Retribuye en forma anticipada parte del valor del contrato, por tanto, su entrega implica la extinción parcial de la obligación de pago a cargo de la Entidad.
El dinero no es del contratista sino de la Entidad contratante y por ende debe invertirse de acuerdo al plan de inversión presentado por el contratista.	El dinero es de propiedad del contratista y lo puede destinar libremente. No hay plan de inversión pactado.
La Entidad está obligada al seguimiento de la inversión.	La Entidad no está obligada a hacer seguimiento.
No está sujeto a descuentos y retenciones porque no es un pago.	Está sujeto a descuentos y retenciones xx xxx.
No entra al patrimonio del contratista, continúa siendo recursos públicos, asegurables con una garantía para la correcta y adecuada inversión y manejo de los mismos.	Al entregarse constituye extinción parcial de la obligación de pago a cargo de la entidad contratante, pero su devolución, en caso de incumplimiento, debe estar garantizada.
El valor del anticipo se descuenta de cada pago que se realice al contratista.	El pago anticipado debe cancelarse en el momento en que se indique en el contrato y que es anterior a la ejecución de las obligaciones que se cancelan parcialmente.
La ejecución del contrato, por tanto, constituye amortización de dicho valor.	No existe amortización del pago anticipado, pero el contratista debe cumplir lo pactado y esta obligación está amparada por la garantía de cumplimiento del contrato.
En el evento en que generen rendimientos financieros, son de la entidad contratante.	Los rendimientos que genere son del contratista.

La regulación detallada del anticipo debe realizarse en la minuta del contrato y consultar la normatividad vigente para el efecto.

Criterios para seleccionar la oferta más favorable. Sea lo primero distinguir entre los requisitos habilitantes y los ponderables, así:

Los requisitos habilitantes permiten evaluar la aptitud del proponente para participar en un Proceso de Contratación como oferente y están referidos a su capacidad jurídica, financiera, organizacional y experiencia. El propósito de los requisitos habilitantes es establecer las condiciones mínimas a cumplir por los proponentes, de tal manera que la SUPERSERVICIOS sólo evalúe las ofertas de aquellos proponentes que están en condiciones de cumplir con el objeto del proceso de contratación.

Los criterios ponderables o factores de selección que permiten identificar la oferta más favorable a la SUPERSERVICIOS, dependerán de la modalidad de selección que haya de utilizar la misma para contratar el bien, servicio, consultoría u obra que suplirá la necesidad identificada. En consecuencia, se aplicarán los siguientes criterios:

✓ Selección Abreviada para la Adquisición de Bienes y Servicios de Características

Técnicas Uniformes y de Común Utilización: El factor de selección corresponde a la propuesta con el menor precio luego de realizada la subasta.

✓ Concurso de Méritos: Se utilizarán factores de selección que permita elegir la propuesta que ha presentado la mejor calidad según los criterios establecidos en el respectivo pliego de condiciones.

✓ Licitación, Selección Abreviada para Contratación por Menor Cuantía: Se deberá razonar sobre por qué la propuesta escogida es la que resulta más beneficiosa para satisfacer la necesidad de la entidad tras aplicar la ponderación de elementos de calidad y precio o costo – beneficio, soportados en puntajes o fórmulas.

✓ Mínima Cuantía: Se utilizará para los procedimientos cuyo monto sea inferior al 10% de la menor cuantía y el factor de selección favorece a la propuesta con el menor precio.

En los estudios y documentos previos, la SUPERSERVICIOS deberá concebir y determinar aquellos factores económicos y técnicos que se tendrán en cuenta para la respectiva ponderación de la oferta presentada.

Para la contratación directa de servicios profesionales y de apoyo a la gestión la dependencia deberá realizar un breve resumen de la experiencia y formación académica de la persona a contratar, de modo que con ello se acredite el cumplimiento del perfil requerido por la Entidad. y lo contemplado en la tabla de honorarios de la vigencia correspondiente.

También deberán establecerse los criterios relativos al trato nacional y los factores de desempate de las propuestas, conforme a la normativa vigente.

Análisis de riesgos en el proceso de contratación. En materia de contratación estatal, el riesgo ha sido entendido como el evento que puede generar efectos adversos y de distinta magnitud en el logro de los objetivos del proceso de contratación o en la ejecución del contrato. Es obligación de la SUPERSERVICIOS reducir la exposición de dicho proceso y del contrato frente a los diferentes riesgos que se pueden presentar en su desarrollo y mitigar sus efectos.

Dentro de los riesgos que pueden afectar el proceso de contratación y la ejecución de los contratos se tienen los siguientes:

✓ Los posibles eventos que impidan la adjudicación y firma del contrato como resultado del proceso de contratación (Incluyendo efectos adversos relacionados con el soborno)

✓ Los eventos que alteren la ejecución del contrato (Incluyendo eventos relacionados con el soborno).

✓ El equilibrio económico del contrato.

✓ La eficacia del Proceso de Contratación, en satisfacer la necesidad que lo origina.

✓ El buen nombre y legitimidad de la SUPERSERVICIOS.

En tal sentido, el riesgo puede presentarse en cualquiera de las etapas de la contratación. La SUPERSERVICIOS, a través del área solicitante de la contratación, debe realizar la estimación, tipificación y asignación de los riesgos previsibles involucrados en la contratación, de acuerdo con el Manual para la Identificación y Cobertura del Riesgo, elaborado por Colombia Compra Eficiente y emplear la matriz diseñada por dicha entidad para el efecto.

Esta exigencia consiste en administrar los riesgos en la contratación estatal. En consecuencia, la administración o el manejo del riesgo debe cubrir desde la planeación hasta la terminación del plazo, la liquidación del contrato, el vencimiento de las garantías de calidad o la disposición final

del bien; y no solamente la tipificación, estimación y asignación del riesgo que pueda alterar el equilibrio económico del contrato.

La administración de riesgos es un conjunto de actividades dirigidas a proteger a la Entidad de los eventos que pueden impactar negativamente el normal desarrollo de sus procesos de contratación y de sus contratos. La administración de riesgos permite reducir la probabilidad de ocurrencia del evento y de su impacto en la contratación.

La referida administración supone adelantar las siguientes actividades:

✓ Establecer el contexto en el cual se adelanta el Proceso de Contratación.

✓ Identificar y clasificar los Riesgos del Proceso de Contratación.

✓ Evaluar y calificar los Riesgos.

✓ Asignar y tratar los Riesgos.

✓ Monitorear y revisar la gestión de los Riesgos.

De acuerdo a lo anterior, el análisis de los riesgos incluye la identificación de los mismos en la respectiva contratación, su clasificación, la probabilidad de ocurrencia estimada, su impacto, la determinación de la parte que debe asumirlos, el tratamiento que debe dárseles para eliminarlos o mitigarlos y las características del monitoreo más adecuado para administrarlo.

Compromiso anticorrupción. Todos los proponentes que participen en un proceso de selección adelantado por la SUPERSERVICIOS deben suscribir el compromiso anticorrupción en el que manifestarán su apoyo irrestricto a los esfuerzos del Estado Colombiano en la lucha contra la corrupción, según lo establecido en el Compromiso anticorrupción, contenido en el anexo al pliego de condiciones o el documento que haga sus veces.

Si se comprueba el incumplimiento del proponente, de sus empleados, representantes, asesores o de cualquier otra persona que en el Proceso de Contratación actúe en su nombre, es causal suficiente para el rechazo de la oferta o para la terminación anticipada del contrato, si el incumplimiento ocurre con posterioridad a la adjudicación del mismo. Lo anterior sin perjuicio de que tal incumplimiento tenga consecuencias adicionales de tipo disciplinario, fiscal o penal.

Debida Diligencia: La debida diligencia implementada por la SUPERSERVICIOS, como mecanismo de control solicita a todos los oferentes los siguientes documentos:

Antecedentes judiciales, policía, procuraduría, contraloría, antecedentes disciplinarios profesiones, (cuando apliquen), esto con el fin de determinar que los oferentes no se encuentran sancionados, investigados o inhabilitados por procesos de corrupción o de soborno.

Nota: El profesional encargado de la contratación validará los certificados expedidos por los entes de control aplicando la debida diligencia previa a la contratación.

En caso de encontrar algún reporte relacionado con tema de soborno o corrupción, el proponente quedará inhabilitado para continuar el proceso y esta información quedará registrada en la evaluación jurídica.

Nota: Para la contratación directa el profesional encargado del trámite remitirá un correo electrónico al área solicitante la no continuidad del proceso de contratación.

Análisis que sustenta la exigencia de garantías. Las garantías o mecanismos de cobertura de riesgos tienen como propósito proteger a la Entidad frente a los perjuicios que ésta pueda sufrir como consecuencia del incumplimiento de sus obligaciones por parte del proponente o el contratista y que se derivan de la presentación de ofertas o de la suscripción de contratos. Las garantías pretenden, entonces, reparar los daños provocados a la Entidad por conductas atribuibles al proponente o al contratista en la contratación estatal.

Las garantías a exigir a los proponentes y contratistas con ocasión de la contratación estatal deben establecerse desde la elaboración de los estudios previos y cubrir los riesgos derivados del cumplimiento de las obligaciones surgidas a favor de la Entidad, en los siguientes eventos:

✓ La presentación de las ofertas.

✓ Los contratos y su liquidación.

✓ Los riesgos a los que se encuentra expuesta la entidad, derivados de la responsabilidad extracontractual que pueda surgir por las actuaciones, hechos u omisiones de sus contratistas y subcontratistas.

El área solicitante del proceso adelantar conforme su necesidad deben establecer los riesgos que se deben cubrir mediante garantías, estas son conforme su etapa:

Selección: El oferente debe otorgar garantía de seriedad de la oferta amparando los siguientes eventos:

✓ No ampliación de la vigencia de la garantía cuando el plazo para la adjudicación o suscripción del contrato sea prorrogado siempre que esa prórroga no exceda de tres (3) meses.

✓ Retiro de la oferta después de vencido el plazo para su presentación.

✓ La no suscripción del contrato sin justa causa por parte del adjudicatario.

✓ La no constitución de la garantía de cumplimiento del contrato por parte del adjudicatario.

Contratación y ejecución: En esta fase la garantía debe cubrir los Riesgos derivados del incumplimiento del contrato. Esta garantía puede cubrir todos o algunos de los siguientes amparos según las condiciones del objeto del contrato:

✓ Buen manejo y correcta inversión del anticipo.

✓ Devolución del pago anticipado.

✓ Cumplimiento del contrato.

✓ Pago de salarios, prestaciones sociales legales e indemnizaciones laborales.

Adicional a la garantía de cumplimiento, la Entidad Estatal puede solicitar un seguro de responsabilidad civil extracontractual para aquellos contratos en los que el desarrollo del objeto implica un riesgo de daños a terceros. En el caso xxx xxxxxx de pago de obligaciones laborales, el garante está obligado a pagar la indemnización de estos perjuicios en la medida que se afecte el patrimonio de la Entidad Estatal asegurada, es decir, el amparo no se puede afectar para pagar las obligaciones laborales que ha incumplido el contratista si los empleados del contratista no han acudido a reclamar a la Entidad Estatal.

Obligaciones posteriores a la ejecución: En esta fase se cubren los Riesgos que se presenten

con posterioridad a la terminación del contrato y sus amparos son:

✓ Estabilidad y calidad de la obra.

✓ Calidad del servicio.

✓ Calidad y correcto funcionamiento de los bienes.

El amparo de calidad del servicio: tiene por objeto cubrir los perjuicios derivados de la prestación deficiente del servicio contratado que surjan con posterioridad a la terminación del contrato y que se deriven de los siguientes eventos: mala calidad o la insuficiencia de los productos entregados con ocasión de un contrato de servicios y mala calidad del servicio prestado, teniendo en cuenta las condiciones pactadas en el contrato. Si la falta de calidad se presenta durante la ejecución del contrato, el amparo que debe afectarse no es este sino el de cumplimiento.

El amparo de calidad del servicio es aplicable tanto en contratos de ejecución sucesiva, por ejemplo, en contratos de aseo y cafetería, como de ejecución instantánea, por ejemplo, contratos para la realización de los diseños. Este amparo opera una vez concluida la vigencia xxx xxxxxx de cumplimiento.

La garantía de calidad y correcto funcionamiento de bienes tiene por objeto cubrir a la Entidad Estatal de los perjuicios imputables al contratista por la deficiente calidad de los bienes que la Entidad Estatal recibe en cumplimiento de un contrato. Son ejemplos de eventos que pueden dar lugar a afectar este amparo la mala calidad o las deficiencias técnicas de los bienes o equipos suministrados por el contratista o el incumplimiento de las normas técnicas del bien o equipo.

Las clases de garantías que los oferentes o contratistas pueden otorgar para asegurar el cumplimiento de sus obligaciones con la entidad, son:

✓ Contrato de seguro contenido en una póliza.

✓ Patrimonio autónomo.

✓ Garantía Bancaria.

Lo anterior, sin perjuicio de que la responsabilidad extracontractual de la administración derivada de las actuaciones, hechos u omisiones de sus contratistas o subcontratistas sólo puede ser amparada mediante póliza de seguro.

En los procesos de contratación, las personas naturales o jurídicas extranjeras sin domicilio o sucursal en Colombia podrán otorgar, otras garantías, como cartas de crédito stand by expedidas en el exterior.

No será obligatorio para la SUPERSERVICIOS exigir garantías de cumplimiento de las obligaciones contractuales en los siguientes contratos:

✓ En los contratos de empréstitos.

✓ En los contratos interadministrativos.

✓ En los contratos de seguro.

✓ En los contratos cuyo valor sea inferior al diez por ciento (10%) de la menor cuantía.

✓ Contratos derivados de acuerdos marco de precios cuando así lo defina los términos y condiciones del mismo.

En este caso, la SUPERSERVICIOS debe determinar la necesidad de exigir la garantía, atendiendo a la naturaleza del objeto del contrato y a la forma de pago del mismo. Este análisis deberá incluirse en los estudios previos de la contratación.

La SUPERSERVICIOS podrá abstenerse de exigir garantía de seriedad de la oferta en procesos cuyo objeto sea la enajenación de bienes y en los procesos de subasta inversa para la adquisición de los bienes y servicios de características uniformes y de común utilización.

Los mecanismos de cobertura son el instrumento otorgado por los oferentes o por el contratista de una entidad pública contratante, en favor de esta o en favor de terceros, con el objeto de garantizar, entre otros:

✓ La seriedad de su ofrecimiento que busca amparar a la Entidad frente a los siguientes riesgos: (i) La no suscripción del contrato sin justa causa por parte del proponente seleccionado. (ii) La no ampliación de la vigencia de la garantía de seriedad de la oferta cuando el término previsto para la suscripción del contrato se prorrogue. (iv) La falta de otorgamiento por parte del proponente seleccionado, de la garantía de cumplimiento exigida por la Entidad. (v) El retiro de la oferta después de vencido el término fijado para la presentación de las propuestas.

✓ El cumplimiento de todas las obligaciones surgidas del contrato para el contratista y su liquidación. Protege a la Entidad con respecto a la inversión de recursos públicos implicados en la respectiva contratación y los perjuicios que pueda sufrir en todo orden, si el contratista no honra los compromisos pactados.

✓ La responsabilidad extracontractual que pueda surgir para la administración por las actuaciones, hechos u omisiones de sus contratistas o subcontratistas.

✓ Los demás riesgos a que se encuentre expuesta la Entidad según el contrato.

✓ El mecanismo de cobertura del riesgo es por regla general indivisible, y sólo en los eventos previstos en la normatividad vigente, la garantía otorgada podrá ser dividida por etapas contractuales.

Recuérdese que el monto de las garantías se refiere al valor estimado que cuesta mitigarlos resultados perjudiciales así como evitar su extensión de la contingencia cubierta por la garantía, que la vigencia se refiere al periodo de tiempo durante el cual la garantía contratada tendrá validez; y que, por último, el amparo o la cobertura de las garantías se refiere a la descripción expresa de la contingencia o eventualidad a la que está expuesto el riesgo o alguno de sus componentes y que están contratadas en la garantía, respecto de las cuales el garante asume la responsabilidad de responder en caso de pérdida que afecte los riesgos descritos.

Ahora bien, la garantía presentada por el contratista, sea de cumplimiento o sea para el ofrecimiento, debe ser suficiente.

La exigencia de garantías que respaldan el proceso de contratación en cada una de sus etapas debe ser proporcional al valor del contrato y al objeto de este, razón por la cual el área solicitante del proceso deberá determinar los amparos y la vigencia de los mismos que debe cubrir el futuro proveedor para no incurrir en un posible incumplimiento. Adicional a lo anterior se hace necesario revisar por parte de las áreas solicitantes que conforme a los bienes y servicios a adquirir con la contratación y en virtud a la naturaleza de los contratos a celebrar se soliciten los amparos adecuados en la garantía que se

pretendan exigir y la vigencia que deban cubrir los mismos en virtud a la obligaciones y condiciones pactadas.

Las reglas para determinar la suficiencia de las garantías son las siguientes:

GARANTÍA

SERIEDAD DE LA PROPUESTA

REGLAS DE SUFICIENCIA

El valor de una garantía no podrá ser inferior al diez por ciento (10%) del monto de las propuestas o del presupuesto oficial estimado, según se establezca en los pliegos de condiciones.

La vigencia de una garantía de estas se extiende desde el momento de la presentación de la oferta hasta la aprobación de la garantía que ampara los riesgos propios de la etapa contractual.

El valor de la garantía de seriedad de la oferta que presenten los proponentes en el proceso de contratación de un acuerdo marco de precio debe ser de mil (1.000) SMMLV. Cuando se trate de subasta inversa o concurso de méritos debe ser equivalente al diez (10%) del presupuesto oficial estimado del proceso de contratación.

Cuando el valor de la oferta o el presupuesto estimado de la contratación sea superior a un millón (1.000.000) de SMMLV se aplicarán las siguientes reglas: (i) Para ofertas con valor superior a un millón (1.000.000) de SMMLV y hasta cinco millones (5.000.000) de SMMLV, el monto de la garantía será al menos de dos puntos cinco por ciento (2.5%) del valor de la oferta. (ii) Para ofertas con valor superior a cinco millones (5.000.000) de SMMLV y hasta diez millones (10.000.000), el porcentaje a aplicarse será al menos de uno por ciento (1%) del valor de la oferta.

(iii) Para ofertas con valor superior a diez millones (10.000.000) de SMMLV, el porcentaje sobre el valor de las mismas a aplicarse será de, al menos, el cero punto cinco por ciento (0.5%) del valor de la oferta.

GARANTÍA	CUMPLIMIENTO
AMPARO	BUEN MANEJO Y CORRECTA INVERSIÓN DEL ANTICIPO
REGLAS DE SUFICIENCIA	El valor de esta garantía deberá ser equivalente al cien por ciento (100%) del monto que el contratista reciba a título de anticipo, en dinero o en especie, para la ejecución del contrato y, su vigencia se extenderá hasta la liquidación del contrato. Este amparo cubre a la Entidad de los perjuicios sufridos con ocasión de la no inversión de los mismos, su uso indebido por parte del contratista o la apropiación de tales recursos por parte de éste.
AMPARO	PAGO ANTICIPADO
REGLAS DE SUFICIENCIA	El valor de esta garantía deberá ser equivalente al ciento por ciento (100%) del monto que el contratista reciba a título de pago anticipado, en dinero o en especie, y su vigencia se extenderá hasta la liquidación del contrato. Este amparo protege a la Entidad de perjuicios que se le causen por la no devolución total o parcial, por parte del contratista, de los dineros que le fueron entregados a título de pago anticipado, cuando a ello haya lugar.
AMPARO	CUMPLIMIENTO
REGLAS DE SUFICIENCIA	El valor de esta garantía será como mínimo equivalente al monto de la cláusula penal pecuniaria, y en todo caso, no podrá ser inferior al diez por ciento (10%) del valor total del contrato. El contratista deberá otorgarla con una vigencia igual al plazo del contrato garantizado más el plazo contractual previsto para la liquidación del mismo. En caso de no haberse convenido por las partes término para la liquidación del contrato, la garantía deberá mantenerse vigente por el término legal previsto para ese efecto, es decir, cuatro (4) meses. Este amparo protege a la Entidad de los perjuicios directos derivados del incumplimiento total o parcial de las obligaciones nacidas del contrato, así como de su cumplimiento tardío o defectuoso cuando éstos

GARANTÍA	CUMPLIMIENTO
	son imputables al contratista. Además, este amparo comprende el pago de las multas y de la cláusula penal pecuniaria pactada en el respectivo contrato.
AMPARO	PAGO DE SALARIOS, PRESTACIONES SOCIALES E INDEMNIZACIONES LABORALES
REGLAS DE SUFICIENCIA	El valor de esta garantía no podrá ser inferior al cinco por ciento (5%) del valor total del contrato, y deberá extenderse por el plazo del contrato y tres (3) años más. Este amparo protege a la Entidad de los perjuicios que se le ocasionen como consecuencia del incumplimiento de las obligaciones laborales a que esté obligado el contratista garantizado, derivadas de la contratación del personal utilizado para la ejecución del contrato amparado.
AMPARO	ESTABILIDAD Y CALIDAD DE LA OBRA
REGLAS DE SUFICIENCIA	El valor de esta garantía se determinará en cada caso de acuerdo con el objeto, el valor, la naturaleza y las obligaciones contenidas en cada contrato. La vigencia se iniciará a partir del recibo a satisfacción de la obra por parte de la entidad y no será inferior a cinco (5) años, salvo que la SUPERSERVICIOS, en los estudios y documentos previos, justifique técnicamente la necesidad de una vigencia inferior, a través de un experto. En los contratos de obra, la garantía contendrá un amparo que cobije a la Entidad de los perjuicios que se le ocasionen como consecuencia de cualquier tipo de daño o deterioro sufridos en la obra entregada que sean imputables al contratista, con independencia de cuál haya sido su causa.
AMPARO	CALIDAD DEL SERVICIO
REGLAS DE SUFICIENCIA	El valor y la vigencia de estas garantías se determinarán en cada caso de acuerdo con el objeto, el valor, la naturaleza y las obligaciones contenidas en cada contrato. Este amparo persigue dejar indemne a la entidad frente a los perjuicios atribuibles al contratista que surjan con posterioridad a la terminación del contrato y que se deriven de la mala calidad del servicio prestado, teniendo en cuenta las condiciones pactadas en el mismo. En los contratos de interventoría la vigencia de este amparo debe ser la misma xxx xxxxxx de estabilidad de la obra.
AMPARO	CALIDAD Y CORRECTO FUNCIONAMIENTO DE LOS BIENES
REGLAS DE SUFICIENCIA	El valor y la vigencia de este amparo se determinarán, en cada caso, de acuerdo con la naturaleza y las obligaciones contractuales, la garantía mínima presunta y los vicios ocultos. Su vigencia no debe ser inferior al tiempo de la garantía técnica de los bienes amparados. Este amparo protege al estado frente a la mala calidad o deficiencias técnicas de los bienes o equipos suministrados por el contratista, así como el incumplimiento, por parte del mismo de los parámetros o normas técnicas correspondientes.

GARANTÍA

RESPONSABILIDAD CIVIL EXTRACONTRACTUAL

REGLAS DE SUFICIENCIA

El valor de esta garantía no podrá ser inferior al cinco por ciento (5%) del valor del contrato, y en ningún caso inferior a doscientos salarios mínimos mensuales legales vigentes (200 SMMLV) al momento de la expedición de la póliza. La vigencia de esta garantía se otorgará por todo el período de ejecución del contrato.

De acuerdo al valor asegurado, el monto de esta garantía es el siguiente: (i) Para contratos cuyo valor asegurado sea inferior o igual a 1.500 SMMLV, el valor asegurado será de 200 SMMLV. (ii) Para contratos cuyo valor asegurado sea superior a 1.500 SMMLV e inferior o igual a 2.500 SMMLV, el valor asegurado será de 300 SMMLV. (iv) Para contratos cuyo valor asegurado sea superior a 2.500 SMMLV e inferior o igual a 5.000 SMMLV, el valor asegurado será de 400 SMMLV. (v) Para contratos cuyo valor asegurado sea superior a 5.000 SMMLV e inferior o igual a

10.000 SMMLV, el valor asegurado será de 500 SMMLV. (vi) Para contratos cuyo valor asegurado sea superior a 10.000 SMMLV, el valor asegurado será el cinco por ciento (5%) del valor del contrato, máximo 75.000 SMMLV.

Este amparo protege a la entidad frente a las eventuales reclamaciones de terceros

GARANTÍA	RESPONSABILIDAD CIVIL EXTRACONTRACTUAL
	derivadas de la responsabilidad civil extracontractual que pueda surgir de las actuaciones, hechos u omisiones de su contratista o sus subcontratistas.

El oferente o contratista debe restablecer el valor de la garantía cuando éste se haya visto reducido por razón de las reclamaciones efectuadas por la Entidad. De igual manera, en cualquier evento en que se aumente o adicione el valor del contrato, o se prorrogue su término, el contratista deberá ampliar el valor de la garantía otorgada o ampliar su vigencia, según el caso.

En cuanto a la efectividad de las garantías, es preciso tener en cuenta que los actos administrativos a través de los cuales se declara hacer efectiva la póliza con la que se haya cubierto el contrato, constituye el siniestro.

Estos actos son expedidos por el ordenador del gasto correspondiente al contrato de que se trate, a solicitud, siempre motivada del interventor o supervisor del mismo y una vez se haya agotado el debido proceso y garantizados los derechos de defensa y contradicción del contratista y su garante40.

En cuanto a la reclamación del siniestro ante la aseguradora, habrá que tener en cuenta lo previsto en la normativa mercantil que rige el contrato de seguros41.

Indicación de si el proceso de contratación está cobijado por un acuerdo comercial. Sea lo primero señalar que los acuerdos comerciales son tratados internacionales vigentes celebrados por el Estado colombiano, que contienen derechos y obligaciones en materia de compras públicas, en los cuales existe como mínimo el compromiso de trato nacional para: (i) los bienes y servicios de origen colombiano y (ii) los proveedores colombianos.

Los acuerdos comerciales son negociados y suscritos por el Gobierno Nacional e incorporados a la normativa colombiana por medio de una ley de la República. En consecuencia, las entidades estatales deben cumplir con lo previsto en ellos, al igual que deben acatar las leyes y decretos aplicables al sistema de compras y contratación pública del país.

Las obligaciones contenidas en los acuerdos comerciales se refieren, entre otros aspectos, al trato nacional, a la publicidad que debe darse a los documentos del proceso de contratación, así como al plazo mínimo para la presentación de las ofertas.

Para el cumplimiento de esta exigencia, el área que solicita la contratación, se cuenta con el Manual Para el Manejo de los Acuerdos Comerciales en los Procesos de Contratación, elaborado por Colombia Compra Eficiente, También podrá consultarse el Manual Explicativo de los Capítulos de Contratación Pública de los Acuerdos Comerciales Negociados por Colombia para Entidades Contratantes, elaborado por el Departamento de Planeación Nacional y el Ministerio de Comercio Industria y Turismo.

Con todo, el área solicitante podrá solicitar el acompañamiento del Grupo de Contratos y Adquisiciones para la determinar si la contratación requerida está cubierta por un acuerdo comercial.

40 Artículo 86 de la Ley 1474 de 2011.

41 Artículos 1077 y 1080 del Código de Comercio.

Para la referida verificación se recomienda lo siguiente:

✓ Identificar si la SUPERSERVICIOS está incluida en la lista de entidades cubiertas por los diferentes capítulos de compras públicas de cada acuerdo.

✓ Revisar cada tratado para verificar los umbrales o monto mínimos que incluye cada acuerdo para considerar que una contratación está cubierta por el capítulo de compras. Los umbrales han sido evidenciados por el Ministerio de Comercio, Industria y Turismo en coordinación con la Agencia Nacional de Contratación Pública Colombia Compra, en los documentos antes señalados.

✓ Examinar los capítulos de excepciones de cada tratado, para verificar si el objeto a contratarse no se encuentra cubierto por el mismo.

✓ Verificar que se está consultando la versión actualizada de los manuales antes indicados.

De conformidad con los acuerdos comerciales vigentes, en las modalidades de selección de Licitación Pública, Selección Abreviada de Menor Cuantía y Concurso de Méritos, el plazo entre la publicación del aviso de convocatoria del proceso y el cierre para presentar ofertas en el mismo no podrá ser inferior a 30 días calendario, término que puede variar en atención a la fecha de publicación del PAA.

Cuando se trate de concurso de méritos con precalificación, el término se contará a partir del momento en que la entidad invita a los proveedores a presentar ofertas hasta el cierre para presentar ofertas.

En el caso de la adquisición o suministro de bienes y servicios de características técnicas uniformes y de común utilización por parte de las entidades a través de la modalidad de selección abreviada, el plazo entre apertura y cierre de la contratación no podrá ser inferior a 10 días calendario.

Supervisión. La dependencia que requiera adquirir bienes, servicios u obras, deberá indicar en el documento de Estudios Previos, el cargo de la persona que ejercerá la supervisión del contrato. Si el contrato resultante del proceso pre contractual requiere ser objeto de seguimiento a través de un contrato de Interventoría, esta situación deberá constar en los estudios previos.

Así mismo, cuando un contrato va a tener más de un supervisor o va a contar con supervisión e interventoría, en los estudios previos se debe definir claramente cuál será el alcance de las funciones de cada uno frente a los aspectos técnicos, jurídicos y financieros del contrato, así como con su contenido obligacional.

La supervisión consistirá en el seguimiento técnico, administrativo, financiero, contable, y jurídico, fundado en una relación de coordinación de actividades, sobre el cumplimiento del objeto del contrato, ejercida por la Entidad estatal cuando no requieren conocimientos especializados. Para la supervisión, la Superservicios podrá contratar personal de apoyo, a través de los contratos de prestación de servicio.

Para el ejercicio de la supervisión de los contratos y su ejecución en la SUPERSERVICIOS se deberá consultar el Manual de Supervisión e Interventoría el cual se encuentra publicado en el aplicativo SIGME.

Tipología contractual. En la Etapa de Planeación de la contratación, resulta de vital importancia

establecer el tipo de contrato que requiere celebrar la Entidad, pues muchos de estos han sido definidos y regulados en el ordenamiento jurídico; no solamente en el Estatuto General de la Contratación de la Administración Pública42, sino también en el derecho privado, estableciendo las cláusulas propias de cada uno de ellos.

Ahora bien, son contratos estatales todos los actos jurídicos generadores de obligaciones que celebren las entidades públicas, previstos en el derecho privado o en disposiciones especiales, o derivados del ejercicio de la autonomía de la voluntad. A continuación, se definen los más utilizados por la Entidad:

Compraventa. La compraventa constituye un negocio jurídico bilateral, cuyos elementos esenciales son el acuerdo sobre la cosa y el precio; y cuenta con una formalidad adicional en el caso de la compraventa de bienes inmuebles, es decir, la firma de la escritura pública.

Suministro. El contrato de suministro se entiende como el negocio jurídico donde una parte se obliga, a cambio de una contraprestación, a cumplir en favor de otra, en forma independiente, prestaciones periódicas o continuadas de cosas o servicios”. Se diferencia de la compraventa en que ésta es un contrato instantáneo, mientras que el suministro es un contrato de duración, es decir, el bien o servicio contratado es entregado de forma periódica.

Prestación de servicios. El contrato de prestación de servicios puede ser celebrado en dos eventos:

✓ Para la prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión de la SUPERSERVICIOS; es decir, aquellos servicios de naturaleza intelectual diferentes a los de consultoría, que se requieren para el cumplimiento de las funciones de la entidad, así como los relacionados con actividades operativas, logísticas, o asistenciales; siempre que no exista personal de planta, sea insuficiente o se requiera de conocimiento especializado para la ejecución de la actividad. En este caso, a los Estudios Previos debe anexarse la certificación a cerca de la inexistencia de personal de planta para la ejecución de la actividad.

✓ Para la elaboración de trabajos artísticos que sólo pueden ser ejecutados por determinadas personas naturales.

Por la propia naturaleza de las prestaciones derivadas y en razón de la función jurídico-económica del contrato de prestación de servicios, la independencia del contratista en la ejecución de su actividad es un elemento esencial; por tanto, el contrato de prestación de servicios no genera relación laboral.

En ese sentido, la temporalidad y excepcionalidad de la contratación son la esencia de este tipo de contratos. Por consiguiente, con ellos no pueden suplirse, de manera definitiva, las funciones permanentes o misionales de las entidades, pues su ejercicio sólo corresponde a vinculaciones legales y reglamentarias.

Ahora bien, quienes aspiren a celebrar contratos de prestación de servicios con entidades de la administración, deberán haber diligenciado el Formato Único de Hoja de Vida del Departamento Administrativo de la Función Pública, en el SIGEP y al momento de firmar el contrato, se deberá

42 Artículo 32 de la Ley 80 de 1993.

verificar por parte del Grupo de Contratos y Adquisiciones o quien haga sus veces en las Direcciones Territoriales de la Entidad, que la documentación que soporta el cumplimiento de los requisitos establecidos por la entidad se encuentran en dicha plataforma, así como el certificado sobre antecedentes disciplinarios de la Procuraduría General de la Nación y el Certificado de Antecedentes Fiscales de la Contraloría General de la República.

Los contratos de prestación de servicios con personas naturales o jurídicas, sólo se podrán celebrar cuando no exista personal de planta con capacidad para realizar las actividades que se contratarán, de acuerdo con el manual de funciones y se presente alguna de las siguientes tres situaciones:

✓ No existe personal que pueda desarrollar la actividad para la cual se requiere contratar la prestación del servicio.

✓ Cuando el desarrollo de la actividad requiere un grado de especialización que implica la contratación del servicio.

✓ Cuando aun existiendo personal en la planta, éste no sea suficiente. La inexistencia de personal debe ser certificada con base en los estudios previos presentados por la dependencia solicitante de la contratación.

A ningún contratista podrán asignársele honorarios por valor mensual superior a la remuneración total mensual del Superintendente cuando el rubro con el que se financia la contratación sea de remuneración servicios técnicos. De manera excepcional, para aquellos eventos en los que se requiera contratar servicios altamente calificados, podrán pactarse honorarios superiores a la remuneración total mensual establecida para el jefe de la entidad, los cuales no podrán exceder del valor total mensual de remuneración del jefe de la entidad incluidos los factores prestacionales y las contribuciones inherentes a la nómina, relacionadas con seguridad social y para fiscales a cargo del empleador. En estos eventos el Representante Legal de la entidad deberá certificar el cumplimiento de los siguientes aspectos: 1. Justificar la necesidad del servicio personal altamente calificado. 2. Indicar las características y calidades específicas, altamente calificadas, que reúne el contratista para la ejecución del contrato, y 3. Determinar las características de los productos y/o servicios que se espera obtener43.

Para este tipo de contratos, la dependencia que solicita la contratación deberá elaborar los estudios previos respectivos y tener en cuenta adicionalmente, los siguientes aspectos:

✓ Se debe determinar el perfil de la persona natural o jurídica que se requiere contratar, indicando el nivel de estudios y la experiencia general o específica que se requiera.

✓ La contratación directa para prestación de servicios personales, no requiere la realización de una selección previa o lista de candidatos para su definición, es una atribución discrecional de la administración, atendiendo las necesidades que soportan el contrato a celebrar y el perfil definido de la persona natural o jurídica que pueda desarrollar el objeto.

No obstante, la definición del perfil, implica una serie de requisitos de idoneidad y experiencia de la persona a contratar, las cuales deberán ser previamente elaborados por parte de la dependencia que solicita la contratación y posteriormente verificados en el Grupo de Contratos y Adquisiciones, al momento de efectuar la revisión general de la documentación allegada para tal fin, con el propósito de que se ajusten a los lineamientos generales de la Entidad.

43 Decreto 1068 de 2015

Las obligaciones del contratista deben ser claras y precisas, así como los productos o servicios que debe entregar a la Entidad.

Como personal natural, la labor encomendada al presunto contratista debe ser prestada de forma personal y directamente por este; pues, gracias a sus capacidades o cualificaciones personales y/o profesionales, fue a él a quien se eligió y no a otro; por lo que, dadas las condiciones para su ejecución, el contratista no pudo delegar el ejercicio de sus actividades en terceras personas.

No deben celebrarse contratos de prestación de servicios con el objeto de contratar asesorías o el ejercicio de interventorías, pues el legislador que estas actividades son consultorías que deben contratarse por concurso de méritos o mínima cuantía, según el caso.

En cuanto al análisis que soporta el valor del contrato puede tenerse en cuenta como referente la tabla de honorarios, la cual es una guía establecida anualmente, que señala las pautas a seguir al momento de asignar los honorarios. Igualmente puede basarse en los estudios del sector que se efectué por otras entidades o realizar un estudio xx xxxxxxx, en cualquiera de sus formas.

En todo caso este análisis implica un estudio amplio y juicioso, no sólo del perfil del contratista asociado a la tabla de honorarios, sino además de las responsabilidades, actividades, obligaciones y en general del objeto que se pretende contratar.

Según la naturaleza y condiciones de ejecución del objeto contratado, se debe precisar si se requiere el desplazamiento del contratista a lugares diferentes a la sede principal acordada para la ejecución del contrato, a efectos de involucrar estos gastos de desplazamiento con base en los valores establecidos según el nivel de los cargos para los servidores públicos de la SUPERSERVICIOS.

Debe incluir también el clausulado del respectivo contrato, los elementos, equipos técnicos o propios de seguridad industrial con los cuales debe contar el contratista para efectos de la ejecución del contrato.

Igualmente, debe determinarse el régimen del impuesto a las ventas (IVA) que corresponde al contratista con base en el Registro único Tributario aportado y el valor total del contrato a la luz de la normatividad tributaria sobre la materia.

La dependencia solicitante de la contratación, adjuntará a los estudios previos, los documentos del contratista, establecidos para el efecto en el aplicativo SIGME, según se trate de personas naturales o jurídicas y el correspondiente certificado de disponibilidad presupuestal.

La dependencia solicitante enviará la solicitud de contratación por sistema de gestión documental y, la radicará junto con la documentación adjunta en físico o en digital de conformidad con los formatos AS-F-040 lista de chequeo persona jurídica y AS-F-041 lista de chequeo y análisis de experiencia de personal natural y AS-F-043 Compromiso de Transparencia para contratos de prestación de Servicios Públicos, adicionalmente, los estudios previos los enviará al correo electrónico que se disponga para tal fin por el Coordinador del Grupo de Contratos y Adquisiciones o quien haga sus veces en las Direcciones Territoriales.

Obra. Los contratos de obra están definidos como aquellos que se celebran para la construcción,

mantenimiento, instalación y, en general, para cualquier otro trabajo material sobre bienes inmuebles, sin importar la modalidad de ejecución y pago.

A título enunciativo, las modalidades de pago de la obra, que en nada afectan la naturaleza del contrato, pueden revestir las siguientes formas44:

✓ Por precios unitarios: Se pacta un valor por cada ítem a contratar o cantidad de obra, de forma que el precio final resulta de multiplicar los ítems o cantidades ejecutadas por el valor unitario asignado. En consecuencia, habrá un valor estimado (antes de la realización de la obra), y otro final (una vez ejecutado el objeto contractual).

✓ Precio global: Son aquellos en los que el contratista, a cambio de las prestaciones a que se compromete, obtiene como remuneración una suma fija siendo el único responsable de la vinculación de personal, de la elaboración de subcontratos y de la obtención de materiales.

El sistema de pago pactado debe estar en concordancia con los estudios previos realizados, y debe ser el más adecuado al tipo de obra a contratar, así como a las necesidades y disponibilidad de recursos de la SUPERSERVICIOS.

En los casos de reajustes necesarios para la ejecución idónea del objeto contractual, obras adicionales o ampliación del tiempo necesario para la ejecución de la obra, debe procederse a su reconocimiento mediante modificaciones contractuales, pactos de fórmulas de reajuste o mediante prórrogas, siempre que la existencia de dichos factores se encuentre debidamente comprobada y medie la respectiva justificación por parte de la entidad y/o interventor del contrato.

Relevante también es comenzar la ejecución de contrato, con un acta de inicio de obra, en el que queden plasmadas con claridad las condiciones y fecha efectiva en las que se dio inicio a la ejecución. De esta forma, se evitan controversias en torno a la responsabilidad de las partes por el estado de los elementos utilizados para la ejecución de la obra o por el cumplimiento del plazo; conflictos que pueden degenerar en desequilibrio contractual o incumplimiento de lo pactado.

En los contratos de obra que hayan sido celebrados con resultado de una licitación pública siempre se deberá contar con interventoría.

Consultoría. El objetivo de los contratos de consultoría es la realización de los estudios necesarios para la ejecución de proyectos de inversión, de estudios de diagnóstico, prefactibilidad o factibilidad para programas o proyectos específicos, así como las asesorías técnicas de coordinación, control y supervisión, los que tienen por objeto la interventoría, asesoría, gerencia de obra o de proyectos, dirección, programación y la ejecución de diseños, planos, anteproyectos y proyectos.

Debido a que no existe regulación específica en torno a la forma de pago, podrá ser pactada cualquier modalidad; entre otras, la que tiene en cuenta los costos directos (relativos a la ejecución) e indirectos (los necesarios para el funcionamiento ordinario de la empresa) del contrato, la de precio global, la pactada a precios unitarios, etc.

44 Las modalidades fueron adaptadas de la obra del autor Xxxxxxx Xxxxxxxxx, Xxxxxx. El contrato estatal de obra: descripción, cláusulas, comentarios, críticas, Ediciones Jurídicas Xxxxxxx Xxxxxx, Bogotá: 2000

En el contrato de consultoría no pueden incluirse cláusulas excepcionales al derecho común45; siendo relevante señalar, de todos modos, que el consultor queda sometido no solamente al cumplimiento de las obligaciones contractuales, sino que de forma adicional puede llegar a responder civil y penalmente por los hechos u omisiones que le fueren imputables y que causen daño o perjuicio a las entidades, derivados de la celebración y ejecución de los contratos ejecutados.

Contrato de licenciamiento. La licencia o el licenciamiento es un contrato por medio del cual una parte llamada licenciante le otorga a otra, llamada licenciatario, los derechos de explotación, uso o fabricación sobre un bien intangible de su propiedad. Pueden ser objeto de este contrato las marcas, los diseños industriales, las patentes de invención, los modelos de utilidad y los derechos sobre desarrollos informáticos o tecnológicos. Este contrato puede ser a título oneroso o gratuito.

Contrato y convenios interadministrativos. Son negocios jurídicos celebrados entre entidades públicas o estatales y para desarrollar las funciones de cada uno, pero de manera conjunta46. La celebración de estos convenios se realizará por contratación directa, siempre que exista relación directa entre las obligaciones del negocio y el objeto de las entidades que los celebran47.

Contratos y convenios son conceptos semejantes. Pero en el caso de la contratación pública, con el uso de estos términos se quieren diferenciar algunas relaciones especiales que las entidades públicas tienen con otras personas naturales o jurídicas, públicas (por ejemplo, la Nación, entidades estatales, distritales, municipales o departamentales) o privadas (por ejemplo, las personas naturales, las sociedades, asociaciones, fundaciones).

Resulta necesario diferenciar los convenios de los contratos, materia frente a la cual la doctrina ha tenido en cuenta la finalidad que pretende el acuerdo de voluntades, de tal manera que si estamos frente a un acto jurídico generador de obligaciones con regulación de intereses opuestos (particulares o unilaterales) estamos haciendo referencia a un contrato y si se pretende con el acuerdo cumplir con una obligación de orden legal (para el cumplimiento de fines comunes), estaremos frente a un convenio.

Algunas diferencias entre contratos y convenios son las siguientes:

Criterios Diferenciales	Convenios	Contratos
Finalidad	Aunar esfuerzos para cumplir las funciones de los entes que los suscriben de manera conjunta.	Satisfacer una necesidad a cambio de una contraprestación.
Beneficio	Cumplimiento del fin común.	Obtención de una utilidad o reporte económico versus la satisfacción de una necesidad.
Contenido Patrimonial	El convenio puede o no tener un contenido patrimonial. En los convenios, por su naturaleza, las partes tienen y hacen aportes para un propósito común, para el cual cada	Por regla general conlleva una contraprestación, sea en dinero o en especie.

45 Consejo de Estado, Sala de lo Contencioso Administrativo, Sección Tercera, Rad. No. (30832), Sentencia de 30 de noviembre de 2006, C.P. Xxxxx Xxxxxxx Xxxxxxxxx Xxxxxxxx.

46 Literal c) del numeral 4 del artículo 2 de la Ley 1150 de 2007 y el artículo 2.2.1.2.1.4.4 del Decreto 1082 de 2015

47 Encuentran también fundamento jurídico en el artículo 95 de la Ley 489 de 1998.

Criterios Diferenciales

Convenios

Contratos

uno aporta lo necesario para su cumplimiento y ninguna de las partes se dirige a obtener un mayor beneficio que el de cumplir una misión conjuntamente.

Manejo de Recursos

Como la entidad estatal no está pagando un precio por un servicio prestado o por un bien adquirido, no puede hablarse de anticipo ni de pago anticipado que son figuras referidas al cumplimiento anticipado de la contraprestación del Estado a favor de los particulares; técnicamente se hablaría de aportes al

convenio y nada se opone a que se acuerde entregar el aporte.

Admite acuerdo sobre pago anticipado y anticipo.

Partes

En los convenios se denominan convenientes.

En los contratos, las partes se denominan contratante – contratista.

Contratación a Partir de distintos instrumentos

Suelen celebrarse de manera fragmentada través de convenios marco y convenios derivados. Los derivados se celebran como parte de la ejecución de los primeros, y son los derivados los que tienen un efecto presupuestal. Antes de ellos, el convenio marco contiene las reglas básicas que regirán la relación y no genera obligaciones presupuestales a cargo de ninguno de los

convenientes.

Por regla general se celebran a través de un único acuerdo contentivo de todas las condiciones de tiempo, modo y lugar requeridas, aun cuando admiten modificaciones posteriores a su inicial suscripción.

Los convenios interadministrativos tienen las siguientes características:

✓ La exigibilidad de las garantías de cumplimiento dependerá de la naturaleza de los compromisos asumidos y estará sujeta al principio de la autonomía de la voluntad, aunque no es obligatoria.

✓ No son aplicables las reglas relacionadas con la selección del contratista a través de las modalidades establecidas; la regla general será la libertad de la Entidad para seleccionar a la otra parte sin tener que acudir a mecanismos que garanticen la concurrencia de oferentes. Es aplicable la modalidad de contratación directa.

✓ Las reglas que rigen los convenios son las propias de la autonomía de la voluntad; es decir que las partes tienen plena libertad para llegar a los acuerdos que sean necesarios para alcanzar los objetivos de la respectiva Entidad, siempre en el marco del ordenamiento jurídico vigente.

✓ Solamente se podrán suscribir convenios relacionados con el objeto y funciones de las entidades correspondientes.

✓ Como a través de los convenios se está ejerciendo una función administrativa, deberán respetarse ciertas reglas propias de la actividad estatal como por ejemplo las relativas a la planeación, a la concordancia con los planes y programas de la entidad, la existencia de la respectiva apropiación presupuestal si el convenio implica gastos para la Entidad, el respeto de los principios que informan la contratación, etc. Igualmente, cuando sea del caso, deberán acordarse mecanismos de control o de interventoría sobre la ejecución del convenio, etc.

✓ Así mismo los convenios tienen los mismos requisitos que los contratos, tales como estudios previos, viabilidad, certificado de Disponibilidad Presupuestal, cuando haya lugar a éste, por consiguiente, a la solicitud de un convenio que realice una determinada área deberá adjuntarse dicha documentación.

✓ Se usará la lista de chequeo de Convenio AS-F-039

Convenio de asociación. Acuerdo que permite la asociación de una entidad pública, con personas jurídicas particulares sin ánimo de lucro para el desarrollo conjunto de actividades en relación con los cometidos y funciones que les asigna a aquéllas la Ley. Los convenios de asociación se celebrarán de conformidad con lo dispuesto en el artículo 355 de la Constitución Política, en ellos se determinará con precisión su objeto, término, obligaciones de las partes, aportes, coordinación y todos aquellos aspectos que se consideren pertinentes.

De igual manera el artículo 96 de la Ley 489 de 1998 establece: “Artículo 96º.- Constitución de asociaciones y fundaciones para el cumplimiento de las actividades propias de las entidades públicas con participación de particulares. Las entidades estatales, cualquiera sea su naturaleza y orden administrativo podrán, con la observación de los principios señalados en el artículo 209 de la Constitución, asociarse con personas jurídicas particulares, mediante la celebración de convenios de asociación o la creación de personas jurídicas, para el desarrollo conjunto de actividades en relación con los cometidos y funciones que les asigna a aquéllas la ley. Los convenios de asociación a que se refiere el presente artículo se celebrarán de conformidad con lo dispuesto en el artículo 355 de la Constitución Política, en ellos se determinará con precisión su objeto, término, obligaciones de las partes, aportes, coordinación y todos aquellos aspectos que se consideren pertinentes.”

La contratación con entidades privadas sin ánimo de lucro y de reconocida idoneidad de que trata el artículo 355 de la Constitución Política reglamentada por el Decreto 092 de 2017 es una contratación especial que procede exclusivamente en los casos previstos en tales normas. Esta contratación tiene origen en la necesidad de continuar con el apoyo de las Entidades Estatales a actividades benéficas en el nuevo marco constitucional sin auxilios parlamentarios.

El Decreto 092 de 2017 es aplicable a los contratos entre las Entidades Estatales del gobierno nacional, departamental, distrital y municipal y entidades privadas sin ánimo de lucro de Reconocida Idoneidad, para impulsar programas y actividades previstas en los planes de desarrollo, independientemente de la denominación que las partes den al acto jurídico y de la parte que tuvo la iniciativa de celebrarlo. El ámbito de aplicación del Decreto 092 de 2017 obedece a la excepcionalidad del tipo de contratación a la que hace referencia el artículo 355 de la Constitución Política y no a la naturaleza jurídica del contratista.

Si la Entidad Estatal adquiere o se abastece de un bien, producto o servicio para sí misma en un contrato conmutativo en el cual el proveedor es una entidad sin ánimo de lucro, debe aplicar el régimen contenido en las Leyes 80 de 1993 y 1150 de 2007 y no el del Decreto 092 de 2017. La naturaleza jurídica de la entidad contratista no determina el régimen de contratación.

Contratación con ESAL de conformidad con el artículo 2 del Decreto 092 de 2017: Correspondencia directa programas y actividades de interés público previsto en el Plan Nacional o Seccional de Desarrollo, de acuerdo con el nivel de la Entidad Estatal. Art 2, así:

✓ No hay una relación conmutativa entre las partes ni instrucciones precisas que indican la

forma como el contratista debe cumplir con el objeto del contrato.

✓ No hay oferta en el mercado distinta a la de las entidades privadas sin ánimo de lucro o hay oferta, pero genera menor valor contratar con la entidad sin ánimo de lucro.

✓ Con los cuales esta busque exclusivamente promover los derechos de las personas en situaciones debilidad manifiesta e indefensión, los derechos de las minorías, el derecho a la educación, el derecho a la paz, las manifestaciones artísticas, culturales, deportivas y de promoción de la diversidad étnica colombiana.

Contratación con ESAL de conformidad con el artículo 3 del Decreto 092 de 2017: La idoneidad consiste en la cualidad de ser adecuado o apropiado para cumplir un fin y esta tiene que ser reconocida. Es decir, la Constitución Política solo autoriza a celebrar este tipo de contratos con entidades que cuenten con un reconocimiento público manifiesto. La idoneidad se representa en:

✓ Reputación – Reconocimiento Público manifiesto

✓ Correspondencia del objeto de la ESAL con el programa o actividad prevista en el plan nacional de desarrollo o seccional

✓ Capacidad del personal de la ESAL

✓ Indicadores de la eficiencia de la Organización - Capacidad Financiera

✓ Estructura Organizacional

El Proceso debe ser competitivo de selección cuando existe más de una ESAL, para lo cual se agotarán las siguientes fases: planeación, selección, ejecución y liquidación.

Etapa de planeación y selección: Para realizar el Análisis del Sector, es necesario conocer el sector y sustentar porque se utiliza esta modalidad especial y no el sistema de compra pública. Además, documentar el problema social, cantidad y fuente de recursos, metas, mecanismos de seguimiento, y criterios de evaluación, mitigación de riesgos, y a su vez, responder las preguntas que trae la guía para contratación con ESAL.

En caso de un Proceso Competitivo se deben considerar los siguientes aspectos:

✓ Condiciones que garantizan mayor cobertura o mejores resultados del programa previsto en los planes de desarrollo.

✓ Quien tiene recursos de otras fuentes o propios para mejorar el impacto del programa

✓ Cualquier otro criterio objetivo aplicable y conducente. También, realizar la identificación de los riesgos propios del proceso de contratación

Etapas de Ejecución y Liquidación: La Entidad Estatal puede incluir en el contrato las herramientas que requiera para hacer seguimiento adecuado a la ejecución del programa o actividad y puede establecer metas, criterios mínimos de nivel de servicio o calidad y mecanismos de verificación.

Al finalizar el contrato la Entidad Estatal debe evaluar la efectividad de la entidad privada sin ánimo de lucro en la ejecución, evaluación que debe estimar los resultados de la intervención y las dificultades encontradas en el desarrollo del contrato, así como el desempeño de los mecanismos de verificación empleados por la Entidad Estatal. La evaluación es un Documento del Proceso y en consecuencia debe ser publicado en el SECOP. La evaluación debe contener un elemento participativo de la comunidad en la que la entidad sin ánimo de lucro desarrolló el

proyecto.

Los contratos con ESAL son distintos a los convenios del art 96 de la Ley 489 de 1998, pero el Decreto 092 de 2017 les aplica a estos negocios en algunos aspectos art 5, 6, 7 y 8, de la siguiente manera:

Asociación con ESAL para cumplir actividades propias de las Entidades Estatales. Las Entidades Estatales pueden celebrar negocios jurídicos con entidades sin ánimo de lucro para cumplir sus funciones y por esa razón su ámbito de aplicación es diferente al de los otros artículos del Decreto 092 de 2017.

El artículo 5 del Decreto 092 de 2017 dispone de una regla especial para la celebración de convenios de asociación con entidades privadas sin ánimo de lucro para desarrollar conjuntamente actividades propias de las Entidades Estatales. Lo anterior, porque la ley 489 de 1998 remite al artículo 355 de la Constitución al establecer que tales convenios de asociación se celebrarán de conformidad con lo dispuesto en la norma constitucional citada.

Esa regla determina que esa contratación no deberá realizar un proceso competitivo cuando la entidad privada sin ánimo de lucro comprometa recursos propios e independientes del aporte estatal para la ejecución de las actividades conjuntas. La norma establece la obligación de cada cabeza de sector administrativo de determinar de forma general, mediante acto administrativo motivado, la proporción de los aportes correspondientes a la entidad privada sin ánimo de lucro y de las Entidades Estatales para que cada una de ellas realice el convenio de asociación sin convocatoria pública.

El artículo 5 busca reconocer el esfuerzo de la entidad privada sin ánimo de lucro para conseguir recursos propios o de cooperación para el desarrollo conjunto de actividades de las Entidades Estatales en el marco del artículo 96 de la Ley 489 de 1998 y eximirla de competencia cuando aporta 30% o más de los recursos requeridos.

El Decreto 092 de 2017 establece que en los eventos en que exista más de una entidad privada sin ánimo de lucro dispuesta a ofrecer recursos en dinero que correspondan por lo menos al 30% del valor del proyecto de cooperación, la Entidad Estatal debe diseñar herramientas que permitan una comparación objetiva.

Nota: El artículo 5 del Decreto 092 de 2017, no prohíbe la celebración de convenios (art 96 de la Ley 489/98) en que la ESAL aporte recursos en especie, solo indica que en esos casos se debe acudir al proceso competitivo. La inclusión del aporte del 30% en dinero es para que no exista competencia en el proceso.

Derechos de propiedad industrial o intelectual. Todo acuerdo de voluntades que afecte derechos de propiedad industrial o intelectual y que suscriba la SUPERSERVICIOS, deberá incluir su regulación en los estudios previos de la contratación correspondiente.

En los contratos de compraventa o suministro de bienes muebles manufacturados que cuenten con una marca y en los demás que versen sobre bienes respecto de los cuales, a juicio de la SUPERSERVICIOS, puedan existir derechos de propiedad intelectual o industrial, deberá pactarse la garantía por parte del contratista de que no existe violación a dichos derechos y que se obliga a indemnizar la totalidad de los perjuicios, eventuales, que la SUPERSERVICIOS pueda

llegar a sufrir por razón de los reclamos judiciales o extrajudiciales de terceros en esta materia.

Memorandos de entendimiento o cartas de intención. Son documentos informales que reflejan declaraciones de intención, manifestaciones declarativas o programáticas orientadas a fortalecer el ejercicio misional de la entidad. Estos compromisos no contemplan obligaciones contractuales para quienes los suscriben. Este tipo de acuerdos no tienen el alcance de contrato estatal al no generar obligaciones para las partes, y, por lo tanto, no se encuentran regulados en la normativa del Sistema de Compra Pública.

9.2. Etapa Precontractual.

Abarca todas las actividades que adelanta la Entidad, en desarrollo del Proceso de Adquisición de Bienes y Servicios, desde que el área solicitante radica su requerimiento de contratación ante el Grupo de Contratos y Adquisiciones o quien haga sus veces en las Direcciones Territoriales y hasta que se realiza la adjudicación del contrato, mediante acto motivado.

En aquellos casos en que no sea necesaria la convocatoria pública, la Etapa Pre Contractual se extenderá hasta antes de la firma del contrato correspondiente.

Solicitud de la contratación. La solicitud de contratación es el documento formal por medio del cual el área que requiere la contratación hace el respectivo requerimiento, de acuerdo con el PAA. Esta solicitud constituye el inicio del Proceso de Adquisición de Bienes y Servicios, y sirve como instrumento de control del mismo. En las Direcciones territoriales de la SUPERSERVICIOS, esta solicitud se entenderá realizada con la suscripción del Estudio Previo por parte del Ordenador del Gasto.

Junto con la solicitud de contratación deberá presentarse como mínimo la siguiente documentación:

✓ Los estudios, MAE y demás documentos previos

✓ Documentos técnicos para el desarrollo del proyecto, cuando se trate de procesos que incluyan diseño y construcción.

✓ Autorizaciones, permisos, licencias cuando haya lugar a ellas.

✓ Soportes del estudio xx xxxxxxx, tales como las solicitudes de cotización y las cotizaciones obtenidas.

✓ Certificado de Disponibilidad Presupuestal.

✓ Los demás documentos que para los procesos de contratación directa con personas naturales o jurídicas se determinan en las correspondientes listas de chequeo publicadas en la plataforma SIGME.

Para el caso de la adquisición o arrendamiento de inmuebles, se requerirán los siguientes documentos adicionales:

TIPO DE CONTRATO

DOCUMENTOS

ADQUISICIÓN DE INMUEBLES

Las autorizaciones a que haya lugar.

El avalúo comercial que servirá de base para la negociación. Certificado de libertad y tradición del inmueble.

Copia auténtica de la escritura pública de adquisición del Inmueble.

Copia de la cédula de ciudadanía del propietario o representante legal de la

TIPO DE CONTRATO

DOCUMENTOS

persona jurídica propietaria.

Poder auténtico en caso de que la negociación se lleve a cabo por medio de apoderado.

El certificado de existencia y representación legal, en caso de que el propietario sea una persona jurídica y de los estatutos de la firma en los cuales se establezcan las facultades del representante legal de la misma.

Oferta para la adquisición del inmueble.

ARRENDAMIENTO DE

INMUEBLES

El estudio xx xxxxxxx que se haya tenido en cuenta para establecer el valor de la contratación, así como los documentos que lo soportan.

Certificado de libertad y tradición actualizado del inmueble. Copia de la escritura pública de adquisición del Inmueble.

Copia de la cédula de ciudadanía del propietario o representante legal de la persona jurídica propietaria.

Poder auténtico en caso de que la negociación se lleve a cabo por medio de apoderado.

Cotización del canon o servicio de arrendamiento correspondiente.

Por último, es preciso indicar que esta documentación varía de conformidad con la modalidad de contratación y el tipo de contrato a celebrar, por ello es importante verificar en cada caso.

Convocatoria y pliego de condiciones. En el adelantamiento de los procesos de selección de contratistas, la Entidad deberá tener en cuenta que a excepción de la modalidad de contratación por mínima cuantía y contratación directa en las cuales no es necesaria la convocatoria pública, en los demás procesos de selección deberá expedirse y publicarse un aviso de convocatoria pública48, el cual contendrá lo siguiente:

✓ El nombre y dirección de la Entidad.

✓ El objeto del contrato a celebrar, identificando las cantidades a adquirir.

✓ La modalidad de selección del contratista.

✓ El plazo estimado del contrato.

✓ La fecha límite en la cual los interesados deben presentar su oferta y forma de presentación de la misma

✓ El valor estimado del contrato y la manifestación expresa de que la Entidad Estatal cuenta con la disponibilidad presupuestal. Sin que sea obligatoria para la publicación del proyecto xx xxxxxx de condiciones tener el Certificado de Disponibilidad Presupuestal.

✓ Mención de si la contratación está cobijada por un Acuerdo Comercial.

✓ Mención de si la convocatoria es susceptible de ser limitada a MiPymes.

✓ Enumeración y breve descripción de las condiciones para participar en el Proceso de Contratación.

✓ Indicar si en el Proceso de Contratación hay lugar a precalificación.

✓ El Cronograma.

✓ La forma como los interesados pueden consultar los Documentos del Proceso

Es de anotar que la Entidad deberá limitar a MiPymes nacionales, con mínimo un año de

48 Artículo 2.2.1.1.2.1.2 del Decreto 1082 de 2015

experiencia, la convocatoria de las licitaciones, selecciones abreviadas y concurso de mérito cuando el valor de dichos procesos sea inferior a 125.000 dólares americanos; y también cuando haya recibido, al menos un día hábil antes de la apertura del proceso de contratación, solicitudes de por lo menos 3 MiPymes nacionales.

En este punto es recomendable consultar el Manual de Incentivos en Procesos de Contratación, elaborado por Colombia Compra Eficiente.

A excepción del proceso de mínima cuantía, todas las demás modalidades de contratación que se adelantan a través de convocatoria pública requieren de la elaboración, por parte de la Entidad, de los respectivos pliegos de condiciones.

En términos generales, en el pliego de condiciones se especifica el objeto del contrato, su regulación jurídica, los derechos y obligaciones de las partes, la determinación y ponderación de los factores objetivos de selección y todas las demás circunstancias de tiempo, modo y lugar que se consideren necesarias para garantizar reglas objetivas, claras y completas.

La información mínima que debe contener el pliego de condiciones es la siguiente:

✓ La descripción técnica, detallada y completa del bien o servicio objeto del contrato, identificado con el cuarto nivel del Clasificador de Bienes y Servicios, de ser posible o de lo contrario con el tercer nivel del mismo.

✓ La modalidad del proceso de selección y su justificación.

✓ Los criterios de selección, incluyendo los factores de desempate y los incentivos cuando a ello haya lugar.

✓ Las condiciones de costo y/o calidad que la Entidad Estatal debe tener en cuenta para la selección objetiva, de acuerdo con la modalidad de selección del contratista.

✓ Las reglas aplicables a la presentación de las ofertas, su evaluación y a la adjudicación del contrato.

✓ Las causas que dan lugar a rechazar una oferta.

✓ El valor del contrato, el plazo, el cronograma de pagos y la determinación de si debe haber lugar a la entrega de anticipo, y si hubiere, indicar su valor, el cual debe tener en cuenta los rendimientos que este pueda generar.

✓ Los Riesgos asociados al contrato, la forma de mitigarlos y la asignación del Riesgo entre las partes contratantes.

✓ Las garantías exigidas en el Proceso de Contratación y sus condiciones.

✓ La mención de si la Entidad Estatal y el contrato objeto de los pliegos de condiciones están cubiertos por un Acuerdo Comercial.

✓ Los términos, condiciones y minuta del contrato.

✓ Los términos de la supervisión y/o de la interventoría del contrato.

✓ El plazo dentro del cual la Entidad Estatal puede expedir adendas.

✓ El Cronograma.

✓ Los documentos o anexos que deben ser suscritos y que acompañen las propuestas, dentro de los que se incluye el compromiso de transparencia al que hace referencia este manual.

Para la contratación de obra pública, servicios de interventoría, se recomienda consultar la página de Colombia Compra Eficiente.

Modalidades de contratación. A continuación, se relacionan las diferentes modalidades de

selección, así como los documentos que hacen parte del proceso:

MODALIDAD

DEFINICIÓN Y PROCEDENCIA

LICITACIÓN PÚBLICA

Es la modalidad de selección del contratista por excelencia, salvo las excepciones previstas en la Ley49. En este caso, el Ordenador del Gasto es el Secretario General, quien contará con el apoyo del Equipo de Trabajo Temático Compras y Contratación Pública, en el marco de sus funciones. Esta modalidad se utiliza cuando el valor del bien, servicio u obra a adquirir excede la menor cuantía de la Entidad y no se encuentre dentro de las modalidades de selección abreviada, concurso de méritos, contratación directa, mínima cuantía o en los Acuerdos Marco de Precios de Colombia Compra Eficiente. El Comité evaluador será el encargado de realizar la evaluación y dar la recomendación al Ordenador del Gasto,

según corresponda

SELECCIÓN ABREVIADA DE MENOR CUANTÍA

Corresponde a la modalidad de selección objetiva prevista para aquellos casos en que, por las características del objeto a contratar, las circunstancias de la contratación o la cuantía o destinación del bien, obra o servicio, pueden adelantarse procesos simplificados para garantizar la eficiencia de la gestión contractual.

Es preciso verificar hasta que monto, representado en salarios mínimos, la SUPERSERVICIOS adelantará procesos de contratación por esta modalidad. El cuadro de vigencias será realizado por el Grupo de Contratos y Adquisición y publicado anualmente en el SIGME.

Se aplica el procedimiento de selección abreviada de menor cuantía cuando el bien o servicio no es de características técnicas uniformes y la cuantía está por encima del 10% de la menor cuantía e inferior a la mayor cuantía.

Cuando el proceso corresponda a la Menor Cuantía de la Entidad el Ordenador del Gasto será el Director Administrativo quien contará con el apoyo del Equipo de Trabajo Temático Compras y Contratación Pública y los documentos del proceso serán aprobados por él y por las siguientes personas: Coordinador del Grupo de Contratos y Adquisiciones, abogado asignado y dependencia solicitante.

Para los procesos contractuales que por su cuantía pueden ser gestionados por las Direcciones Territoriales, el responsable del proceso es el Director Territorial.

SELECCIÓN ABREVIADA LA PARA ADQUISICIÓN DE BIENES Y SERVICIOS DE CARACTERÍSTICAS UNIFORMES POR ACUERDO MARCO DE PRECIOS

El Acuerdo Marco de Precios es el contrato celebrado entre uno o más proveedores y Colombia Compra Eficiente, para la provisión a las entidades estatales de Bienes y Servicios de Características Técnicas Uniformes y de común utilización, que requieran para su utilización en la forma, plazo y condiciones establecidas en éste.

En este punto, conviene consultar la Guía para entender los Acuerdos Marco de Precios, elaborada por Colombia Compra Eficiente.

Todas las entidades públicas, del orden nacional, deberán a adquirir bienes y servicios a través de los acuerdos marco de

49 Artículo 2 de la Ley 1150 de 2007.

MODALIDAD

DEFINICIÓN Y PROCEDENCIA

precios vigentes50. La SUPERSERVICIOS deberá verificar en su etapa de planeación y en la etapa pre contractual si los bienes o servicios a adquirir se encuentran en el catálogo publicado por Compra Eficiente para acuerdos marco de precios vigente.

Si el bien o servicio requerido se encuentra dentro del catálogo de acuerdo marco de precios, la SUPERSERVICIOS deberá suscribir el acuerdo marco de precios, en la forma que Colombia Compra Eficiente disponga, y luego realizará la orden de compra correspondiente en los términos establecidos en el acuerdo marco de precios.

La SUPERSERVICIOS no exigirá garantías, en las órdenes de compra derivadas de los acuerdos marco de precios, a menos que el acuerdo de precios respectivo disponga lo contrario. El procedimiento a seguir para la adquisición de bienes por esta modalidad se encuentra establecido en la tienda virtual de Colombia Compra Eficiente.

Los ordenadores del gasto corresponderán conforme a la cuantía de cada contratación.

SELECCIÓN ABREVIADA LA PARA ADQUISICIÓN DE BIENES Y SERVICIOS DE CARACTERÍSTICAS UNIFORMES POR SUBASTA INVERSA

Corresponde a la modalidad de selección objetiva prevista para contratar bienes y servicios de características técnicas uniformes y de común utilización, que se definen por la ley como aquellos que poseen las mismas especificaciones técnicas con independencia de su diseño o de sus características descriptivas y comparten patrones de desempeño y calidad objetivamente definidos.

Para contratar estos bienes o servicios que requiera la Entidad y cuyo proceso conforme a la ley y sin consideración a la cuantía del contrato a realizar, debe hacerse uso del procedimiento de Subasta Inversa, salvo aquellos que no excedan el 10% de la menor cuantía de la SUPERSERVICIOS, que se contratarán conforme lo señala la ley a través del procedimiento de mínima cuantía.

Cuando el proceso corresponda a la Menor Cuantía de la SUPERSERVICIOS, el Ordenador del Gasto será el Director Administrativo y los de mayor cuantía corresponden a la Secretaria General, quienes contarán con el apoyo del Equipo de Trabajo Temático Compras y Contratación Pública y los documentos serán aprobados por cada ordenador y por las siguientes personas: Coordinador del Grupo de Contratos y Adquisiciones, abogado asignado y la dependencia solicitante. El Comité evaluador será el encargado de realizar la evaluación y dar la recomendación al Ordenador del Gasto, según corresponda.

Para los procesos contractuales que por su cuantía puedan ser gestionados por la Direcciones Territoriales, el responsable del proceso es el Director Territorial, quien podrá apoyarse en personal de la Dirección Administrativa de la SUPERSERVICIOS para adelantar algunas actividades. En lo correspondiente a la solicitud de cuenta de correo y

publicaciones de estos procesos, serán administrados por la

50 Artículo 2.2.1.2.1.2.7. del Decreto 1082 de 2015

MODALIDAD

DEFINICIÓN Y PROCEDENCIA

Dirección General Territorial.

En la elaboración de los estudios previos la dependencia solicitante deberá verificar si el proceso contractual solicitado está cobijado por un acuerdo comercial vigente, aspecto que deberá manifestarse dentro del aviso de convocatoria. En caso de estar cobijado, deberán aplicarse los plazos establecidos entre el aviso de convocatoria y el cierre del proceso.

En el aviso de convocatoria se indicará la posibilidad de que los proponentes manifiesten su interés para limitar el proceso de selección a MiPymes indicando el plazo hasta el cual podrá

hacerse tal manifestación y los requisitos para acreditar dicha condición.

SELECCIÓN ABREVIADA PARA LA ADQUISICIÓN DE BIENES Y SERVICIOS DE CARACTERÍSTICAS TÉCNICAS UNIFORMES POR BOLSA DE PRODUCTOS

Para la adquisición de bienes por esta modalidad, la SUPERSERVICIOS debe estudiar, comparar e identificar las ventajas de utilizar la bolsa de productos para la adquisición respectiva, frente a la subasta inversa o a la promoción de un nuevo Acuerdo Marco de Precios para tales bienes o servicios, incluyendo el análisis del proceso de selección del comisionista, los costos asociados a la selección, el valor de la comisión y de las garantías.

El estudio mencionado debe mostrar la forma en que la entidad estatal garantiza los principios y objetivos del sistema de compras y contratación pública.

CONCURSO DE MÉRITOS

Modalidad prevista para la selección de consultores, interventorías o proyectos, en la que se podrá utilizar sistemas de concurso abierto o de precalificación. Se debe seleccionar a los contratistas a través de esta modalidad, para la prestación de servicios de consultoría y para los proyectos de arquitectura. Cuando la contratación de consultores

corresponda al 10% de la menor cuantía de la Entidad se adelantará a través de la mínima cuantía.

CONTRATACIÓN DE MÍNIMA CUANTÍA

A través de esta modalidad, la SUPERSERVICIOS puede contratar: Bienes, servicios, obras y consultoría, cuyo valor no exceda el 10% de su menor cuantía, independientemente del objeto51.

No se exigirá la inscripción en el RUP. La garantía no es obligatoria y su solicitud dependerá del análisis que en tal sentido efectúe el área solicitante, atendiendo a la naturaleza, el objeto del contrato y forma de pago. La comunicación de aceptación junto con la oferta constituye para todos los efectos el contrato celebrado, con base en el cual se efectuará el respectivo registro presupuestal.

En caso de recibir una sola oferta que reúna los requisitos, esta se aceptará y cuando se presentare empate a menor precio, se adjudicará a quien haya entregado primero la oferta entre los empatados, según el orden de recibo de las mismas, en ambos casos, siempre y cuando la propuesta cumpla con los requisitos mínimos habilitantes y satisfaga las necesidades de la entidad. Se recomienda ver manual de la modalidad de

selección de mínima cuantía de Colombia Compra Eficiente.

51 Artículo 94 de la Ley 1474 de 2011 y artículo 2.2.1.2.1.2.20 y siguientes del Decreto 1082 de 2015

MODALIDAD

DEFINICIÓN Y PROCEDENCIA

A nivel central de la SUPERSERVICIOS el Ordenador del Gasto es el Director Administrativo. Para los procesos contractuales gestionados por las Direcciones Territoriales, el responsable del proceso es el Director Territorial, quien podrá apoyarse en personal de la Dirección Administrativa - Grupo de Contratos y Adquisiciones para despejar las dudas o inquietudes en dicha materia. En lo correspondiente a la solicitud de cuenta de correo y publicaciones de estos

procesos serán administrados por la Dirección Territorial.

CONTRATACIÓN DIRECTA

La contratación directa se realiza en los siguientes casos: (i) Urgencia manifiesta. (ii) Contratación de empréstitos. (iii) Contratos interadministrativos. (iv) La contratación de bienes y servicios en el sector Defensa y en el Departamento Administrativo de Seguridad, DAS, que necesiten reserva para su adquisición. (v) Los contratos para el desarrollo de actividades científicas y tecnológicas. (vi) Los contratos para el desarrollo de actividades científicas y tecnológicas. (vii) Los contratos de encargo fiduciario que celebren las entidades territoriales cuando inician el Acuerdo de Reestructuración de Pasivos. (viii) Cuando no exista pluralidad de oferentes en el mercado. (ix) Para la prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión, o para la ejecución de trabajos artísticos que sólo puedan encomendarse a determinadas personas naturales. (x) El arrendamiento o adquisición de inmuebles.

En términos generales, los responsables en la Entidad de los procesos de contratación directa son el Secretario General y el Director Administrativo, de acuerdo con las cuantías de los mismos y según acto de delegación señalado en el Capítulo II del presente manual. Cuando sean gestionados por las Direcciones Territoriales y de acuerdo con las cuantías establecidas en el acto de delegación antes comentado, el responsable del proceso es el Director Territorial, quien podrá apoyarse en personal de la Dirección Administrativa, para

adelantar algunas actividades.

En los contratos xx Xxxxxxx Mercantil que cuenten con recursos públicos se deberá pactar que un funcionario de nivel directivo de la entidad pública de donde provengan los recursos hará parte del comité fiduciario.

Contratar prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión. Teniendo en cuenta que, en la Superintendencia de Servicios Públicos Domiciliarios, la contratación directa ocupa el mayor porcentaje del número de contratos que se suscriben año a año, es necesario establecer las siguientes reglas comunes para la contratación.

Pese a que el futuro contratista haya sido previamente contratado por la entidad, se debe reevaluar las condiciones de idoneidad y experiencia, así como las situaciones de inhabilidad, incompatibilidad y conflictos de intereses cada vez que se pretenda suscribir un nuevo contrato.

El futuro contratista deberá encontrarse afiliado al régimen de Seguridad Social Integral como

independiente y estar x Xxx y Xxxxx para la suscripción del contrato, salvo que el futuro contratista se encuentre en un régimen de excepción.

Si el futuro contratista se encuentra pensionado, deberá allegar la Resolución de reconocimiento de pensión o el Documento de Autoridad Competente que certifique que ha cesado su obligación de cotizar de conformidad con el artículo 17 de la ley 100 de 1993, modificado por el artículo 4 de la Ley 797 de 2003.

El futuro contratista deberá tener definida la situación militar al momento de la celebración del contrato y deberá aportar el documento que dé constancia de ello o contar con la certificación de la que trata la Ley 1861 de 2017 o la norma que la sustituya, adicione o modifique.

Si fuese requerido el futuro contratista deberá presentar la convalidación de estudios de pregrado y posgrado que pretenda hacer valer como cumplimiento de requisitos para su contratación.

La experiencia profesional por regla general se contará desde la Terminación de Materias, salvo en aquellos casos en que la normativa aplicable para las diferentes profesiones establezca lo contrario.

El RUT deberá entregarse actualizado y en el documento se debe indicar si es responsable o no de IVA, el RIT únicamente se adjuntará para los contratos que la ejecución será en la ciudad de Bogotá, juntos deberán estar acorde con el objeto del contrato.

El profesional encargado del trámite deberá realizar la validación de los documentos en las plataformas públicas, dependiendo la modalidad de contratación, según las listas de chequeo SIGME AS-F-039, AS-F-040 Y AS-F-041.

El acta de inicio se puede suscribir una vez se cumpla con los requisitos de ejecución (registro presupuestal, aprobación de la garantía y cobertura de la ARL la cual será al día siguiente de su afiliación.)

9.2.2. Procedimientos.‌

9.2.2.1. Procedimiento Licitación

1. El área solicitante de la contratación, elabora los estudios previos en el formato establecido vigente, y remite dicha solicitud al Grupo de Contratos y Adquisiciones, mediante memorando interno GD-F-010, anexando al estudio previo, los documentos soportes.

2. El Grupo de Contratos y Adquisiciones recibe la solicitud y verifica que se xxxxxxx la documentación soporte.

3. El coordinador del Grupo de Contratos y Adquisiciones asignará a un profesional para el caso respectivo, quien revisará que la documentación soporte esté vigente, legible, que la información suministrada sea consistente con los estudios previos, que se tenga el

C.D.P. y si el proceso está o no sometido a un acuerdo marco

4. de precios o a un acuerdo comercial, corroborando que el objeto Contractual esté registrado en el Plan Anual de Adquisiciones. Si el recurso para esta adquisición proviene de Proyectos de Inversión, la revisión debe realizarse de manera conjunta con la Oficina Asesora de Planeación e Innovación Institucional.

En caso de requerir ajustes a los estudios previos se devolverá a través de comunicación escrita al área solicitante de la contratación para que efectué los mismos.

5. Basados en el estudio previo enviado por el área que requiere la contratación, el profesional asignado para el caso del Grupo de Contratos elaborará el proyecto xx xxxxxx de condiciones y los avisos correspondientes según la normativa vigente Formato AS-F- 024 aviso convocatoria.

6. El Coordinador del Grupo de Contratos presentará al Comité de Contratación el proyecto xx xxxxxx junto con los estudios previos para su validación y posterior publicación en el SISTEMA ELECTRÓNICO DE CONTRATACIÓN PÚBLICA - SECOP.

7. Todos los interesados pueden presentar observaciones al proyecto xx xxxxxx de condiciones a partir de la fecha de publicación de los mismos durante un término mínimo xx xxxx (10) días hábiles.

8. Una vez se reciban las observaciones respectivas, se remitirán por el abogado responsable del proceso al área correspondiente de acuerdo con la naturaleza de la misma a través de correo electrónico, en consecuencia, cada jefe de área remitirá las respuestas que le correspondan al correo electrónico del abogado responsable del proceso en Grupo de Contratos y Adquisiciones.

9. El profesional del Grupo de Contratos y Adquisiciones, consolidará las respuestas a las observaciones en el formato AS-F-019. Este formulario será firmado por los jefes de las áreas a los que corresponda la observación y su respuesta.

10. Las respuestas a las observaciones serán comunicadas al Comité de contratación para su validación.

11. Una vez estas sean aprobadas el abogado publicará el consolidado de respuestas a las observaciones en la plataforma SISTEMA ELECTRÓNICO DE CONTRATACIÓN PÚBLICA – SECOP.

De ser necesarias modificaciones de tipo técnico, el área solicitante tendrá que proyectar la modificación y enviarla al profesional asignado al caso para la incorporación en el Pliego Definitivo.

12. El profesional del Grupo de Contratos y Adquisiciones elaborará el pliego de condiciones definitivo con los ajustes o modificaciones producto de las observaciones y lo pondrá en conocimiento del Comité de Contratación para su validación previa a su publicación.

13. El profesional del Grupo de Contratos y Adquisiciones elaborará la Resolución de Apertura en el formato GD-F-008, la cual se someterá a verificación y aprobación del Coordinador del Grupo de Contratos y Adquisiciones para su posterior firma del Ordenador del Gasto

En la Resolución de apertura se designará a los integrantes que conformarán el Comité Evaluador del proceso de Licitación.

14. Una vez aprobados, el pliego de condiciones definitivo y las respuestas a las observaciones el profesional del Grupo de Contratos y Adquisiciones procederá a la publicación de los documentos y diligenciamiento de los formularios en la plataforma SISTEMA ELECTRÓNICO DE CONTRATACIÓN PÚBLICA - SECOP.

15. Se realizará la audiencia de asignación de riesgos y aclaración xx xxxxxx de condiciones. La asistencia de los que intervienen en la audiencia se debe registrar en el acta que se levante, junto con el soporte digital de la grabación.

El profesional del Grupo de Contratos y Adquisiciones procederá a la publicación del soporte digital de la grabación o el acta que se levante de la misma, en la plataforma SISTEMA ELECTRÓNICO DE CONTRATACIÓN PÚBLICA - SECOP.

16. Una vez se reciban las observaciones respectivas al Pliego Definitivo, se remitirán por el abogado responsable del proceso al área correspondiente de acuerdo con la naturaleza de la misma a través de correo electrónico, en consecuencia, cada jefe de área remitirá las respuestas que le correspondan al correo electrónico del abogado responsable del proceso en Grupo de Contratos y Adquisiciones.

17. El profesional del Grupo de Contratos y Adquisiciones, consolidará las respuestas a las observaciones en el formato AS-F-019. Este formulario es firmado por los jefes de las áreas a los que corresponda la observación y su respuesta.

18. Las respuestas a las observaciones serán presentadas al comité de contratación para su validación.

Una vez estas sean aprobadas, el abogado publicará el consolidado de respuestas a las observaciones en la plataforma SISTEMA ELECTRÓNICO DE CONTRATACIÓN PÚBLICA - SECOP.

De ser necesarias modificaciones de tipo técnico, el área solicitante tendrá que proyectarlas y enviarla al profesional asignado al caso para la incorporación en la adenda correspondiente.

19. El profesional del Grupo de Contratos, de ser procedente, elaborará la adenda formato AS-F-020 y la pondrá en conocimiento del Comité de Contratación para su validación previa a su publicación.

Una vez firmada la adenda, los documentos se publicarán en la plataforma SISTEMA ELECTRÓNICO DE CONTRATACIÓN PÚBLICA - SECOP.

Nota. No se pueden expedir adendas durante los 3 días anteriores del cierre de la Licitación.

20. A la hora y fecha indicadas, la entidad recibirá las propuestas en la plataforma SISTEMA ELECTRÓNICO DE CONTRATACIÓN PÚBLICA – SECOP la misma plataforma cierra automáticamente la posibilidad de recibir ofertas fuera del término establecido.

Nota. Dentro de los pliegos de condiciones se debe establecer un correo electrónico, en caso de que el aplicativo SISTEMA ELECTRÓNICO DE CONTRATACIÓN PÚBLICA - SECOP, presente inconvenientes, esto con el fin que los proponentes puedan enviar su oferta, conforme a los establecido en la GUÍA PARA ACTUAR ANTE UNA INDISPONIBILIDAD DEL SISTEMA ELECTRÓNICO DE CONTRATACIÓN PÚBLICA -

SECOP, expedida por Colombia compra eficiente, SOLO serán recibidas las ofertas en este correo electrónico, cuando hay una indisponibilidad del SISTEMA ELECTRÓNICO DE CONTRATACIÓN PÚBLICA - SECOP, la cual ha sido confirmada por Colombia Compra Eficiente en el Certificado de Indisponibilidad, en este evento, la SUPERSERVICIOS podrá recibir ofertas por correo electrónico dentro de las 48 horas siguientes al momento previsto para el cierre.

La publicación de la lista de oferentes hace las veces de acta de cierre, la cual es generada por la plataforma, por lo cual no se requiere de la presencia de los proponentes. El profesional responsable debe publicar dicha lista de oferentes.

Con fundamento en el principio de transparencia y publicidad de las actuaciones públicas, El profesional responsable después de ocurrido el cierre del Proceso deben entregar la copia solicitada de las ofertas recibidas o publicar las ofertas en SISTEMA ELECTRÓNICO DE CONTRATACIÓN PÚBLICA - SECOP, salvo aquella información sujeta a reserva legal.

En el evento de no recibir propuestas se elabora Resolución declarando desierto el proceso en el formato GD-F-008, elaborada por el profesional del grupo de contratos y publicarla en la plataforma.

21. De las propuestas recibidas se da traslado a los miembros del comité evaluador, una vez el abogado que encabeza el proceso de selección descarga de la plataforma SISTEMA ELECTRÓNICO DE CONTRATACIÓN PÚBLICA – SECOP y la envía al comité a través de los correos electrónicos institucionales para su correspondiente evaluación.

22. Una vez se reciben las propuestas, se procede a la revisión de la documentación requerida en la convocatoria y en el pliego de condiciones, para realizar la verificación de requisitos habilitantes (jurídicos, técnicos y financieros) y la evaluación correspondiente.

Si durante la etapa de evaluación se debe solicitar aclaraciones o subsanabilidad de documentos a las propuestas presentadas, los profesionales del Comité Evaluador, deberán enviar sus solicitudes a través de correo electrónico al abogado, el cual las consolidara y las envía mediante la plataforma SISTEMA ELECTRÓNICO DE CONTRATACIÓN PÚBLICA - SECOP.

23. El Comité Evaluador elaborará el informe de evaluación por escrito, el cual deberá estar suscrito por la totalidad de sus miembros; y será presentado al ordenador del gasto de manera virtual o presencial según sea el caso.

La consolidación de este informe deberá ser realizada por el abogado responsable del proceso en el formato AS-F-027.

24. Una vez consolidado el informe de evaluación el abogado lo publicará en la plataforma SISTEMA ELECTRÓNICO DE CONTRATACIÓN PÚBLICA - SECOP.

25. Si no se reciben observaciones al informe de evaluación el Comité Evaluador deberá reunirse para emitir un documento en el cual conste de manera explícita la recomendación de Contratación al Ordenador del Gasto.

Si se reciben observaciones, cada uno de los miembros del Comité Evaluador analizará y resolverá las observaciones al informe de evaluación, de acuerdo a su competencia, el cual será presentado al ordenador del gasto.

Las respuestas a las observaciones deberán ser consolidadas por el abogado responsable del proceso en el formato AS-F-019 y el documento será suscrito por el Comité Evaluador.

26. Una vez consolidadas las respuestas a las observaciones, el abogado publica el informe de evaluación en la plataforma SISTEMA ELECTRÓNICO DE CONTRATACIÓN PÚBLICA - SECOP.

La evaluación definitiva en caso de modificación, se comunicará en la Audiencia de Adjudicación.

27. Se realizará audiencia de adjudicación o declaratoria desierta. La asistencia de los que intervienen en la audiencia se debe registrar en acta que se levante, con el soporte digital de la grabación, la cual será publicada.

El ordenador del gasto da lectura a la Resolución de Adjudicación o de declaratoria desierta formato GD-F-008.

En cualquiera de los dos casos (Adjudicación o Declaratoria de Desierta), la Resolución se notificará en audiencia (Notificación por estrado)

28. El abogado responsable elaborará el contrato electrónico atendiendo el formato AS-F-006 Anexo Cláusulas Contractuales.

Se envía al Ordenador del Gasto el contrato para aprobación de envío al contratista, el cual podrá rechazarlo o devolverlo firmado.

Si el contratista rechaza el contrato se verificarán las observaciones y se enviará nuevamente para la firma.

Una vez el contratista firme el contrato el abogado deberá verificar que quien firmó el contrato de manera electrónica cuente con las facultades para ello, de no ser así se devolverá al contratista, de ser así se enviará para firma al Ordenador del Gasto, quien ingresará al portal y rechazará o firmará el contrato de manera electrónica, en caso de rechazo el contratista deberá atender la observación que dio objeto al rechazo, y lo enviará

nuevamente para la firma.

Una vez suscrito el contrato a través de la Plataforma SISTEMA ELECTRÓNICO DE CONTRATACIÓN PÚBLICA - SECOP, se crea una tarea al Grupo de Presupuesto quien procederá a registrar el contrato en el SIIF e ingresará el número del Registro y remitirá el comprobante escaneado para validar la información. Así mismo, se creará una tarea al supervisor del contrato, informando su designación como tal.

29. Una vez el contratista incorpore las pólizas dentro del contrato en la Plataforma SISTEMA ELECTRÓNICO DE CONTRATACIÓN PÚBLICA - SECOP, El profesional responsable revisará y enviará a través del mismo a la Dirección Administrativa o Dirección Territorial correspondiente para su aprobación.

El profesional responsable, deberá acudir a los mecanismos de verificación en línea que disponga las aseguradoras52 con el propósito de verificar la validez, idoneidad y suficiencia de los documentos que se entregan como soporte de las garantías que ampara los contratos estatales.

Si la póliza es rechazada se devuelve al contratista y éste deberá corregirla y subirla nuevamente en la Plataforma SISTEMA ELECTRÓNICO DE CONTRATACIÓN PÚBLICA

- SECOP.

Una vez la póliza se encuentre correcta será aprobada por la Dirección Administrativa o Dirección Territorial correspondiente.

30. A través de correo electrónico el profesional que tiene a cargo el proceso informará al supervisor el cumplimiento de los requisitos de ejecución para suscribir el acta de inicio. No obstante, es responsabilidad del supervisor la verificación de las fechas de cumplimiento de dichos requisitos, antes de la suscripción del acta de inicio.

31. El abogado responsable del proceso y el asistencial encargado de la consolidación de los expedientes organizan el expediente electrónico y físico al que haya lugar y éste hará entrega al Grupo de Gestión Documental de la Entidad. De igual manera, el responsable de la base de datos del grupo realizará el correspondiente registro de información.

9.2.2.2. Procedimiento selección abreviada de menor cuantía.

1. El área solicitante de la contratación, elabora los estudios previos en el formato establecido vigente, y remite dicha solicitud al Grupo de Contratos y Adquisiciones, mediante memorando interno GD-F-010, anexando al estudio previo, los documentos soportes.

2. El Grupo de Contratos y Adquisiciones recibe la solicitud y verifica que se xxxxxxx la documentación soporte.

3. El coordinador del Grupo de Contratos y Adquisiciones asignará a un profesional para el

52 Circular Conjunta 001 de 2021 expedida por Colombia Compra Eficiente y la Superintendencia Financiera

caso respectivo, quien revisará que la documentación soporte esté vigente, legible, que la información suministrada sea consistente con los estudios previos, que se tenga el

C.D.P. y si el proceso está o no sometido a un acuerdo marco de precios o a un acuerdo comercial, corroborando que el objeto Contractual esté registrado en el Plan Anual de Adquisiciones. Si el recurso para esta adquisición proviene de Proyectos de Inversión, la revisión debe realizarse de manera conjunta con la Oficina Asesora de Planeación e Innovación Institucional.

En caso de requerir ajustes a los estudios previos se devolverá a través de comunicación escrita al área solicitante de la contratación para que efectué los mismos.

Basados en el estudio previo enviado por el área que requiere la contratación, el profesional o contratista asignado para el caso del Grupo de Contratos y Adquisiciones elaborará el proyecto xx xxxxxx de condiciones y los avisos correspondientes según la normativa vigente Formato AS-F-024.

4. El Coordinador del Grupo de Contratos presentará al comité de contratación el proyecto de pliegos junto con los estudios previos para su validación y posterior publicación en el SECOP.

5. Todos los interesados pueden presentar observaciones al proyecto de pliegos de condiciones a partir de la fecha de publicación de los mismos durante un término mínimo de cinco (5) días hábiles.

Hasta el día anterior a la apertura del proceso, de ser procedente, se debe permitir a los interesados que el mismo pueda ser limitado a MiPymes y presentar dicha solicitud.

6. El proceso de selección podrá ser limitado a MIPYMES nacionales con mínimo un (1) año de existencia, siempre y cuando se hayan recibido solicitudes de por lo menos dos (2) Mipymes colombianas para limitar la convocatoria.

Si el proceso de selección es limitado, solo se aceptarán las ofertas de Xxxxxx o de proponentes plurales integrados únicamente por Xxxxxxx. Para efectos de la solicitud de limitación a Mipyme, los interesados deberán realizarla de manera expresa y aportar la copia del registro mercantil, del certificado de existencia y representación legal o del Registro Único de Proponentes, según corresponda, con una fecha de máximo sesenta

(60) días calendario anteriores a la prevista en el cronograma del Proceso de Contratación para el inicio del plazo para solicitar la convocatoria limitada.

Conforme a lo anterior, para efectos de la participación en el proceso de selección, deberán presentarse los siguientes documentos, según el caso:

✓ Las personas naturales mediante certificación expedida por ellos y un contador público, adjuntando copia del registro mercantil.

rangos de clasificación empresarial establecidos53.

7. Una vez se reciba las solicitudes de limitación del proceso a Mipyme según el caso y allegadas las observaciones respectivas, estas últimas se remitirán por el profesional responsable del proceso al área correspondiente de acuerdo con la naturaleza de la misma a través de correo electrónico, en consecuencia, cada jefe de área remitirá las respuestas que le correspondan al correo electrónico del profesional responsable del proceso en Grupo de Contratos y Adquisiciones.

8. Una vez se reciban las observaciones respectivas, se remitirán por el abogado responsable del proceso al área correspondiente de acuerdo con la naturaleza de la misma a través de correo electrónico, en consecuencia, cada jefe de área remitirá las respuestas que le correspondan al correo electrónico del abogado responsable del proceso en Grupo de Contratos y Adquisiciones.

9. El profesional y/o contratista del Grupo de Contratos y Adquisiciones, consolidará las respuestas a las observaciones en el formato AS-F-019. Este formulario será firmado por los jefes de las áreas a los que corresponda la observación y su respuesta.

Las respuestas a las observaciones serán comunicadas al comité de contratación para su validación.

10. Una vez estas sean aprobadas el abogado publicará el consolidado de respuestas a las observaciones en la plataforma SISTEMA ELECTRÓNICO DE CONTRATACIÓN PÚBLICA - SECOP.

11. El profesional del Grupo de Contratos y Adquisiciones elaborará el pliego de condiciones definitivo con los ajustes o modificaciones producto de las observaciones y del análisis de las solicitudes de limitar el proceso a MiPymes, en caso de que hayan sido presentadas, lo pondrá en conocimiento del comité de contratación para su validación previa a su publicación.

12. El profesional del Grupo de Contratos y Adquisiciones elaborará la Resolución de Apertura en el formato GD-F-008, la cual se someterá a verificación y aprobación del Coordinador del Grupo de Contratos y Adquisiciones para su posterior firma.

En la Resolución de apertura se designará a los integrantes que conformarán el Comité Evaluador del proceso, y se publicará en las plataformas requeridas.

13. Una vez aprobados, el pliego de condiciones definitivo y las respuestas a las observaciones el profesional del Grupo de Contratos y Adquisiciones procederá a la publicación de los documentos y diligenciamiento de los formularios en la plataforma SISTEMA ELECTRÓNICO DE CONTRATACIÓN PÚBLICA – SECOP

53 Ley 590 de 2000 y el Decreto 1074 de 2015, o las normas que lo modifiquen, sustituyan o complementen

Los posibles oferentes después de efectuada la publicación xxx xxxxxx de condiciones definitivo y la resolución de apertura, cuentan con tres (3) días hábiles para presentar sus manifestaciones de interés.

14. Una vez presentadas las manifestaciones de interés, por parte de los posibles oferentes, procede el profesional del grupo de contratos a publicar la lista de oferentes que manifestaron interés en la plataforma SISTEMA ELECTRÓNICO DE CONTRATACIÓN PÚBLICA - SECOP, para que en ella se habilite la presentación de ofertas.

Cuando las manifestaciones de interés recibidas, sea superior a diez (10), y si así se establece en el Pliego de Condiciones, llegado el día y la hora señaladas, se llevará a cabo el sorteo, dejando registro de lo actuado en un acta, que será suscrita por todos los asistentes por parte de la SSPD, y publicada en el SISTEMA ELECTRÓNICO DE CONTRATACIÓN PÚBLICA – SECOP señalando los proveedores excluidos.

15. Una vez se reciban las observaciones respectivas al Pliego Definitivo, se remitirán por el abogado responsable del proceso al área correspondiente de acuerdo con la naturaleza de la misma a través de correo electrónico, en consecuencia, cada jefe de área remitirá las respuestas que le correspondan al correo electrónico del abogado responsable del proceso en Grupo de Contratos y Adquisiciones.

16. El profesional del Grupo de Contratos y Adquisiciones, consolidará las respuestas a las observaciones en el formato AS-F-019. Este formulario es firmado por los jefes de las áreas a los que corresponda la observación y su respuesta.

Las respuestas a las observaciones serán presentadas al comité de contratación para su validación.

17. Una vez estas sean aprobadas, el abogado publicará el consolidado de respuestas a las observaciones en la plataforma SISTEMA ELECTRÓNICO DE CONTRATACIÓN PÚBLICA - SECOP.

De ser necesarias modificaciones de tipo técnico, el área solicitante tendrá que proyectarlas y enviarla al profesional asignado al caso para la incorporación en la adenda correspondiente.

18. El profesional del Grupo de Contratos, de ser procedente, elaborará la adenda formato AS-F-020 y la pondrá en conocimiento del comité de contratación para su validación previa a su publicación.

Una vez firmada la adenda, los documentos se publicarán en la plataforma SISTEMA ELECTRÓNICO DE CONTRATACIÓN PÚBLICA - SECOP.

Nota. No se pueden expedir adendas sino hasta un día hábil antes del cierre.

19. A la hora y fecha indicadas, la entidad recibirá las propuestas en la plataforma SISTEMA ELECTRÓNICO DE CONTRATACIÓN PÚBLICA – SECOP a misma plataforma cierra automáticamente la posibilidad de recibir ofertas fuera del término establecido.

Nota: Dentro de los pliegos de condiciones se debe establecer un correo electrónico, en caso de que el aplicativo SISTEMA ELECTRÓNICO DE CONTRATACIÓN PÚBLICA - SECOP, presente inconvenientes, esto con el fin que los proponentes puedan enviar su oferta, conforme a los establecido en la GUÍA PARA ACTUAR ANTE UNA INDISPONIBILIDAD DEL SISTEMA ELECTRÓNICO DE CONTRATACIÓN PÚBLICA -

20. La publicación de la lista de oferentes hace las veces de acta de cierre, la cual es generada por la plataforma, por lo cual no se requiere de la presencia de los proponentes. El profesional responsable debe publicar dicha lista de oferentes.

En el evento de no recibir propuestas se elabora Resolución declarando desierto el proceso en el formato GD-F-008, elaborada por el profesional del grupo de contratos y publicarla en la plataforma SISTEMA ELECTRÓNICO DE CONTRATACIÓN PÚBLICA - SECOP.

21. De las propuestas recibidas se da traslado a los miembros del comité evaluador, una vez el abogado que encabeza el proceso de selección descarga de la plataforma SISTEMA ELECTRÓNICO DE CONTRATACIÓN PÚBLICA – SECOP y la envía al comité a través de los correos electrónicos institucionales para su correspondiente evaluación.

Una vez se reciben las propuestas, se procede a la revisión de la documentación requerida en la convocatoria y en el pliego de condiciones, para realizar la verificación de requisitos habilitantes (jurídicos, técnicos y financieros) y la evaluación correspondiente. Si durante la etapa de evaluación se debe solicitar aclaraciones o subsanabilidad de documentos a las propuestas presentadas, los profesionales del Comité Evaluador, deberán enviar sus solicitudes a través de correo electrónico al abogado, el cual las consolidara y las envía mediante la plataforma SISTEMA ELECTRÓNICO DE CONTRATACIÓN PÚBLICA – SECOP.

22. El Comité Evaluador elaborará el informe de evaluación por escrito, el cual deberá estar suscrito por la totalidad de sus miembros; y será presentado al ordenador del gasto de manera virtual o presencial según sea el caso.

La consolidación de este informe deberá ser realizada por el abogado responsable del proceso en el formato AS-F-027.

23. Una vez consolidado el informe de evaluación el abogado publica el informe de evaluación

en la plataforma SISTEMA ELECTRÓNICO DE CONTRATACIÓN PÚBLICA - SECOP. En

esta etapa se deben publicar las Ofertas presentadas.

Si no se reciben observaciones al informe de evaluación el Comité Evaluador deberá reunirse para emitir un documento en el cual conste de manera explícita la recomendación de Contratación al Ordenador del Gasto.

Las respuestas a las observaciones deberán ser consolidadas por el abogado responsable del proceso en el formato AS-F-019 y el documento será suscrito por el Comité Evaluador.

24. Una vez consolidas las respuestas a las observaciones, el abogado publica el informe de evaluación en la plataforma SISTEMA ELECTRÓNICO DE CONTRATACIÓN PÚBLICA – SECOP y el Comité Evaluador emitirá la Recomendación de Contratación Correspondiente.

25. El profesional del grupo de contratos asignado al caso elabora la Resolución de Adjudicación GD-F-008 de acuerdo al Informe de Evaluación, incorporando las respuestas a las observaciones para firma del Director Administrativo y publicación en la Plataforma SISTEMA ELECTRÓNICO DE CONTRATACIÓN PÚBLICA - SECOP.

Si no se autorizó la notificación a través del SISTEMA ELECTRÓNICO DE CONTRATACIÓN PÚBLICA – SECOP por parte del proponente, se deberá realizar notificación personal.

Si de acuerdo con la evaluación de las propuestas ninguna cumplió con los requisitos xxx Xxxxxx, se debe expedir la Resolución de Declaratoria de Desierta GD-F-008 y notificar a través de la plataforma.

26. Una vez adjudicado el Proceso, el profesional procede a la elaboración del contrato electrónico atendiendo el formato AS-F-006 Minuta de Cláusulas Contractuales.

27. A través de la plataforma se envía al Ordenador del Gasto el contrato para aprobación de envío al contratista, el cual podrá rechazarlo o devolverlo firmado.

Si el contratista rechaza el contrato se verificarán las observaciones y se enviará nuevamente para la firma.

28. Una vez suscrito el contrato a través de la Plataforma SISTEMA ELECTRÓNICO DE CONTRATACIÓN PÚBLICA - SECOP, se crea una tarea al Grupo de Presupuesto quien procederá a registrar el contrato en el SIIF e ingresará el número del Registro y su comprobante escaneado para validar la información, Así mismo, se creará una tarea al supervisor del contrato, informando su designación como tal.

29. Una vez el contratista incorporé las pólizas dentro del contrato en la Plataforma SISTEMA ELECTRÓNICO DE CONTRATACIÓN PÚBLICA - SECOP, El profesional responsable revisara y enviarán a través del mismo a la Dirección Administrativa o Dirección Territorial correspondiente para su aprobación.

El profesional responsable, deberá acudir a los mecanismos de verificación en línea que disponga las aseguradoras54 con el propósito de verificar la validez, idoneidad y suficiencia de los documentos que se entregan como soporte de las garantías que ampara los contratos estatales.

Si la póliza es rechazada se devuelve al contratista y éste deberá corregirla y subirla nuevamente en la Plataforma SISTEMA ELECTRÓNICO DE CONTRATACIÓN PÚBLICA

- SECOP.

Una vez la póliza se encuentre correcta será aprobada por la Dirección Administrativa o Dirección Territorial correspondiente.

30. A través de correo electrónico el profesional que tiene a cargo el proceso, informará al supervisor el cumplimiento de los requisitos de ejecución para suscribir el acta de inicio. No obstante, es responsabilidad del supervisor la verificación de las fechas de cumplimiento de dichos requisitos, antes de la suscripción del acta de inicio.

32. El abogado responsable del proceso y el asistencial encargado de la consolidación de los expedientes organizan el expediente electrónico y físico al que haya lugar y éste hará entrega al Grupo de Gestión Documental de la Entidad, De igual manera, el responsable de la base de datos del grupo realizará el correspondiente registro de información.

9.2.2.3. Procedimiento selección abreviada por subasta inversa.

1. El área solicitante de la contratación, elabora los estudios previos en el formato establecido vigente, y remite dicha solicitud al Grupo de Contratos y Adquisiciones, mediante memorando interno GD-F-010, anexando al estudio previo, los documentos soportes.

El Grupo de Contratos y Adquisiciones recibe la solicitud y verifica que se xxxxxxx la documentación soporte.

2. El coordinador del Grupo de Contratos y Adquisiciones asignará a un profesional para el caso respectivo, quien revisará que la documentación soporte esté vigente, legible, que la información suministrada sea consistente con los estudios previos, que se tenga el

54 Circular Conjunta 001 de 2021 expedida por Colombia Compra Eficiente y la Superintendencia Financiera

C.D.P. y si el proceso está o no sometido a un acuerdo marco de precios o a un acuerdo comercial, corroborando que el objeto Contractual esté registrado en el Plan Anual de Adquisiciones.

Si el recurso para esta adquisición proviene de Proyectos de Inversión, la revisión debe realizarse de manera conjunta con la Oficina Asesora de Planeación e Innovación Institucional, quienes deberán emitir un soporte el cual debe ir anexo a los documentos correspondientes a la solicitud de contratación.

En caso de requerir ajustes a los estudios previos se devolverá a través de comunicación escrita al área solicitante de la contratación para que efectué los mismos.

3. Basados en el estudio previo enviado por el área que requiere la contratación, el profesional asignado para el caso del Grupo de Contratos elaborará el proyecto xx xxxxxx de condiciones y los avisos correspondientes según la normativa vigente Formato AS-F- 024.

4. El Coordinador del Grupo de Contratos presentará al comité de contratación el proyecto de pliegos junto con los estudios previos para su validación y posterior publicación en el SECOP.

Todos los interesados pueden hacer comentarios al proyecto de pliegos de condiciones a partir de la fecha de publicación de los mismos durante un término mínimo de cinco (5) días hábiles.

Hasta el día anterior a la apertura del proceso, de ser procedente, se debe permitir a los interesados en que el mismo sea limitado a MiPymes presentar dicha solicitud.

5. Una vez se reciban las observaciones respectivas, se remitirán por el abogado responsable del proceso al área correspondiente de acuerdo con la naturaleza de la misma a través de correo electrónico, en consecuencia, cada jefe de área remitirá las respuestas que le correspondan al correo electrónico del abogado responsable del proceso en Grupo de Contratos y Adquisiciones.

6. El profesional del Grupo de Contratos y Adquisiciones, consolidará las respuestas a las observaciones en el formato AS-F-019. Este formulario será firmado por los jefes de las áreas a los que corresponda la observación y su respuesta.

Las respuestas a las observaciones serán comunicadas al comité de contratación para su validación.

7. Una vez estas sean aprobadas el abogado publicará el consolidado de respuestas a las observaciones en la plataforma SISTEMA ELECTRÓNICO DE CONTRATACIÓN PÚBLICA - SECOP.

8. El profesional del Grupo de Contratos y Adquisiciones elaborará el pliego de condiciones definitivo con los ajustes o modificaciones producto de las observaciones y del análisis de las solicitudes de limitar el proceso a MiPymes, en caso de que hayan sido presentadas, lo pondrá en conocimiento del comité de contratación para su validación previa a su publicación.

9. El profesional del Grupo de Contratos y Adquisiciones elaborará la Resolución de Apertura en el formato GD-F-008, la cual se someterá a verificación y aprobación del Coordinador del Grupo de Contratos y Adquisiciones para su posterior firma.

En la Resolución de apertura se designará a los integrantes que conformarán el Comité Evaluador del proceso, y se publicará en las plataformas respectivas.

10. Una vez aprobados, el pliego de condiciones definitivo y las respuestas a las observaciones el profesional del Grupo de Contratos y Adquisiciones procederá a la publicación de los documentos y diligenciamiento de los formularios en la plataforma SISTEMA ELECTRÓNICO DE CONTRATACIÓN PÚBLICA – SECOP.

11. Una vez se reciban las observaciones respectivas al Pliego Definitivo, se remitirán por el abogado responsable del proceso al área correspondiente de acuerdo con la naturaleza de la misma a través de correo electrónico, en consecuencia, cada jefe de área remitirá las respuestas que le correspondan al correo electrónico del abogado responsable del proceso en Grupo de Contratos y Adquisiciones.

12. El profesional del Grupo de Contratos y Adquisiciones, consolidará las respuestas a las observaciones en el formato AS-F-019. Este formulario es firmado por los jefes de las áreas a los que corresponda la observación y su respuesta.

Las respuestas a las observaciones serán presentadas al comité de contratación para su validación.

Una vez estas sean aprobadas, el abogado publicará el consolidado de respuestas a las observaciones en la plataforma SISTEMA ELECTRÓNICO DE CONTRATACIÓN PÚBLICA – SECOP.

De ser necesarias modificaciones de tipo técnico, el área solicitante tendrá que proyectarlas y enviarla al profesional asignado al caso para la incorporación en la adenda correspondiente.

13. El profesional o contratista del Grupo de Contratos, de ser procedente, elaborará la adenda formato AS-F-020 y la pondrá en conocimiento del comité de contratación para su validación previa a su publicación.

Una vez firmada la adenda, los documentos se publicarán en la plataforma SISTEMA ELECTRÓNICO DE CONTRATACIÓN PÚBLICA - SECOP

Nota. No se pueden expedir adendas sino hasta un día hábil antes del cierre.

14. A la hora y fecha indicadas, la plataforma SISTEMA ELECTRÓNICO DE

CONTRATACIÓN PÚBLICA – SECOP cerrará automáticamente la posibilidad de continuar enviando las propuestas a través del sistema, una vez recibidas, se accionará el botón correspondiente para la publicación de la constancia de la identificación de los partícipes del proceso, la cantidad de ofertas recibidas y la fecha y hora de recepción.

En el evento de no recibir propuestas se elabora Resolución declarando desierto el proceso en el formato GD-F-008, elaborada por el profesional o contratista del Grupo de Contratos y publicarla en la plataforma SISTEMA ELECTRÓNICO DE CONTRATACIÓN PÚBLICA - SECOP.

De las propuestas recibidas se da traslado a los miembros del comité evaluador, una vez el abogado que encabeza el proceso de selección descarga de la plataforma SISTEMA ELECTRÓNICO DE CONTRATACIÓN PÚBLICA – SECOP y la envía al comité a través de los correos electrónicos institucionales para su correspondiente evaluación.

Una vez se reciben las propuestas, en dos sobres, uno técnico y uno económico, éste último sobre se mantiene encriptado hasta el momento previo al evento de subasta. Se procede a la revisión del sobre técnico de la documentación requerida en la convocatoria y en el pliego de condiciones, para realizar la verificación de requisitos habilitantes (jurídicos, técnicos y financieros)

15. El Comité Evaluador elaborará el informe de evaluación por escrito, el cual deberá estar suscrito por la totalidad de sus miembros; y será presentado al ordenador del gasto de manera virtual o presencial según sea el caso.

La consolidación de este informe deberá ser realizada por el abogado responsable del proceso en el formato AS-F-027.

16. Una vez consolidado el informe de verificación en el formato AS-F-028 Informe de Verificación de Subasta Inversa, el abogado publica el informe en la plataforma SISTEMA ELECTRÓNICO DE CONTRATACIÓN PÚBLICA – SECOP y se publican los sobres técnicos de las Ofertas presentadas.

Si se reciben observaciones al informe de verificación, cada uno de los miembros del Comité Evaluador analizará y resolverá las observaciones de acuerdo a su competencia.

Las respuestas a las observaciones deberán ser consolidadas por el abogado responsable del proceso en el formato AS-F-019 y el documento será suscrito por el Comité de Evaluación, el cual será presentado al ordenador del gasto.

17. Una vez consolidadas las respuestas a las observaciones, el abogado publica el informe

en la plataforma SISTEMA ELECTRÓNICO DE CONTRATACIÓN PÚBLICA – SECOP y

publica la lista de participantes en subasta.

Se da apertura al sobre 2, que contiene la oferta económica, solo de aquellos proponentes que se encuentren habilitados para la participación en el evento de subasta.

El día y hora señalados se realiza el evento de subasta a través del SISTEMA ELECTRÓNICO DE CONTRATACIÓN PÚBLICA - SECOP.

18. El profesional del grupo de contratos asignado al caso elabora la Resolución de Adjudicación GD-F-008 de acuerdo con lo acontecido en el evento de subasta.

Si no se autorizó la notificación a través del SISTEMA ELECTRÓNICO DE CONTRATACIÓN PÚBLICA – SECOP por parte del proponente, se deberá realizar notificación personal.

19. Una vez adjudicado el Proceso, el profesional procede a la elaboración del contrato electrónico, atendiendo el formato AS-F-006 Minuta de Cláusulas Contractuales.

A través de la plataforma se envía al Ordenador del Gasto el contrato para aprobación de envío al contratista, el cual podrá rechazarlo o devolverlo firmado.

Si el contratista rechaza el contrato se verificarán las observaciones y se enviará nuevamente para la firma.

20. Una vez el contratista firme el contrato el abogado deberá verificar que quien firmó el contrato de manera electrónica cuente con las facultades para ello, de no ser así se devolverá al contratista, de ser así se enviará para firma al Ordenador del Gasto, quien ingresará al portal y rechazará o firmará el contrato de manera electrónica, en caso de rechazo el contratista deberá atender la observación que dio objeto al rechazo, y lo enviará nuevamente para la firma.

21. Una vez suscrito el contrato a través de la Plataforma SISTEMA ELECTRÓNICO DE CONTRATACIÓN PÚBLICA - SECOP, se crea una tarea al Grupo de Presupuesto quien procederá a registrar el contrato en el SIIF e ingresará el número del Registro y su comprobante escaneado para validar la información, Así mismo, se creará una tarea al supervisor del contrato, informando su designación como tal.

22. Una vez el contratista incorporé las pólizas en el sistema, se enviarán a través del mismo a la Dirección administrativa para la aprobación correspondiente.

El profesional responsable, deberá acudir a los mecanismos de verificación en línea que disponga las aseguradoras55 con el propósito de verificar la validez, idoneidad y suficiencia de los documentos que se entregan como soporte de las garantías que ampara los

55 Circular Conjunta 001 de 2021 expedida por Colombia Compra Eficiente y la Superintendencia Financiera

contratos estatales.

Si la póliza es rechazada se devuelve al contratista y éste deberá corregirla y subirla nuevamente al sistema para aprobación.

Una vez la póliza se encuentre correcta será aprobada por la Dirección administrativa o Dirección Territorial correspondiente.

23. A través de correo electrónico el profesional que tiene a cargo el proceso, informará al supervisor el cumplimiento de los requisitos de ejecución para suscribir el acta de inicio. No obstante, es responsabilidad del supervisor la verificación de las fechas de cumplimiento de dichos requisitos, antes de la suscripción del acta de inicio

24. El abogado responsable del proceso y el asistencial encargado de la consolidación de los expedientes organizan el expediente electrónico al que haya lugar y éste hará entrega al Grupo de Gestión Documental de la Entidad. De igual manera, el responsable de la base de datos del grupo realizará el correspondiente registro de información.

9.2.2.4. Procedimiento selección abreviada por bolsa de productos.

1. El área solicitante de la contratación, elabora los estudios previos en el formato establecido vigente, y remite dicha solicitud al Grupo de Contratos y Adquisiciones, mediante memorando interno GD-F-010, anexando al estudio previo, los documentos soportes de cotizaciones, el CDP, La ficha técnica de negociación, la ficha técnica del producto o servicio y cualquier otro anexo que se considere necesario para la contratación.

2. El Grupo de Contratos y Adquisiciones recibe la solicitud y verifica que se xxxxxxx la documentación soporte.

3. El coordinador del Grupo de Contratos y Adquisiciones asignará a un profesional para el caso respectivo, quien revisará que la documentación soporte esté vigente, legible, que la información suministrada sea consistente con los estudios previos, que se tenga el C.D.P., corroborando que el objeto Contractual esté registrado en el Plan Anual de Adquisiciones.

Los aspectos básicos a tener en cuenta en la verificación de los anexos son:

✓ Inscripción de productos o servicios a adquirir en el SIBOL.

✓ Ficha técnica de negociación indicando cada aspecto a tener en cuenta para la misma.

✓ Ficha técnica de productos o servicios, provisionales: debe especificar las características técnicas detalladas del producto o servicio a adquirir, y que respalda la calidad del mismo.

En caso de requerir ajustes a los estudios previos o sus anexos, se devolverá a través de comunicación escrita al área solicitante de la contratación para que efectúe los mismos.

Si el recurso para esta adquisición proviene de Proyectos de Inversión, la revisión debe realizarse de manera conjunta con la Oficina Asesora de Planeación, quienes deberán emitir un soporte el cual debe ir anexo a los documentos correspondientes a la solicitud

de contratación.

4. El Coordinador del Grupo de Contratos presentará al comité de contratación los estudios previos para su validación.

5. El profesional del Grupo de Contratos y Adquisiciones asignado al caso proyecta el acto administrativo de apertura y la Carta de Intención a través de la cual las entidades estatales manifiestan a la Bolsa su decisión de hacer transacciones en el escenario del MCP y le solicitan llevar a cabo el procedimiento de selección de la(s) sociedad(es) comisionista(s) miembro(s) de la Bolsa que actuará (n) por su cuenta correspondiente.

6. Se suscribe por el Ordenador del gasto la Carta de Intención y la Resolución de apertura.

7. A través de Oficio de salida en el formato GD-F-007 se envía por medio de Correo físico y Correo Electrónico la Carta de Intención, una copia de la resolución, las fichas técnicas y copia de los CDP o aprobación de vigencias futuras que soportan el proceso de selección.

8. Una vez recibida la carta de intención, la Bolsa publicará el Boletín Informativo con la fecha y hora en que se llevará a cabo la rueda de selección de sociedades comisionistas que actuarán por cuenta de entidades estatales, cumpliendo con la normativa interna de la Bolsa para el proceso.

9. Llegados el día y la hora anunciados, se abrirá la rueda en la cual, se realizará la selección de la Sociedad Comisionista Miembro de la Bolsa que actuará por cuenta de la SUPERSERVICIOS.

10. En el evento en que se presente sólo una (1) Sociedad Comisionista Miembro de la Bolsa a la rueda de selección, o no se presenten propuestas, ésta no se realizará y se seguirá el siguiente procedimiento:

✓ Se declarará desierta la rueda de selección y se manifestará tal situación a la SUPERSERVICIOS con la finalidad de que considere si es conveniente modificar las condiciones establecidas para la selección de la Sociedad Comisionista Miembro de la Bolsa.

✓ De haber una única propuesta, la misma se devolverá al proponente;

✓ Cuando la SUPERSERVICIOS así lo manifieste, se aumentará la comisión máxima y se repetirá el procedimiento descrito en el reglamento interno de la Bolsa Mercantil. Si en la segunda rueda de selección se presenta una única propuesta y ésta no excede el porcentaje máximo de comisión establecido por la SUPERSERVICIOS, dicha propuesta será aceptada, si la oferta excede la comisión máxima fijada por la entidad estatal, no se realizará la adjudicación y se informará de ello a la SUPERSERVICIOS, cerrando así el trámite, caso en el cual la entidad deberá declarar desierto el proceso mediante resolución.

11. Si se selecciona Sociedad Comisionista, el profesional del Grupo de Contratos y Adquisiciones informará al área solicitante, quien será el comisionista que representará a la entidad en la rueda de negocios elaborará el contrato de comisión, para revisión del Coordinador del Grupo de Contratos y Adquisiciones y posteriormente lo remite al

Ordenador del Gasto para su aprobación y suscripción. El contrato deberá contener los requisitos mínimos que indique el reglamento interno de la Bolsa Mercantil. El contrato debe ser publicado en el SISTEMA ELECTRÓNICO DE CONTRATACIÓN PÚBLICA - SECOP

12. A través de correo electrónico se informará al Supervisor del Contrato su designación.

13. La sociedad comisionista miembro de la Bolsa deberá, con antelación al envío de la ficha técnica de negociación definitiva, contar con la aprobación de la Garantía Única de Cumplimiento emitida por la Dirección Administrativa o Dirección Territorial correspondiente.

14. Una vez suscrito el contrato de comisión, la Sociedad Comisionista miembro de la Bolsa que represente a la entidad deberá entregar a la Bolsa la segunda versión de la ficha técnica de negociación provisional y la ficha de producto, para que ésta proceda a su publicación en la página de Internet de la Bolsa.

15. La Sociedad Comisionista remitirá a la entidad a través del abogado del Grupo de Contratos las observaciones que se hagan sobre las fichas técnicas.

16. El profesional responsable del proceso del Grupo de Contratos y Adquisiciones, consolidará las respuestas a las observaciones en el formato AS-F-019. Este formulario es firmado por los jefes de las áreas a los que corresponda la observación y su respuesta

17. Las respuestas a las observaciones serán presentadas al comité de contratación para su validación.

18. De ser necesarias modificaciones a las fichas técnicas, las áreas solicitantes junto al abogado designado las realizarán y el supervisor del contrato las enviará al Comisionista Una vez estas sean aprobadas, el supervisor del Contrato de Comisión, comunicará a la Sociedad Comisionista a través de correo electrónico el consolidado de respuestas a las observaciones y las fichas técnicas definitivas.

19. La Bolsa publicará a través de Boletín Informativo las fichas técnicas de negociación definitivas entregadas por la Sociedad Comisionista Miembro de la Bolsa y mediante Boletín Informativo indicará la fecha y hora en la cual se realizará la rueda de negocios para la adquisición de bienes, productos y/o servicios.

20. El día y hora señalados, se realizará la rueda de negocios.

21. Posterior a la celebración de la rueda de negocios, y previa comunicación del Comisionista al respecto, el Comité Evaluador de la entidad, realizará la revisión del cumplimiento de requisitos de la propuesta seleccionada.

22. De haberlas requerido, el proveedor de servicios o productos deberá radicar ante la SUPERSERVICIOS la Garantía Única de Cumplimiento que se hayan establecido en las fichas técnicas Bolsa.

El profesional responsable, deberá acudir a los mecanismos de verificación en línea que

disponga las aseguradoras56 con el propósito de verificar la validez, idoneidad y suficiencia de los documentos que se entregan como soporte de las garantías que ampara los contratos estatales.

Si la póliza es rechazada se devuelve al contratista y éste deberá corregirla y subirla nuevamente al sistema para aprobación.

Una vez la póliza se encuentre correcta será aprobada por la Dirección Administrativa o Dirección Territorial correspondiente.

23. A través de correo electrónico el profesional que tiene a cargo el proceso, informará al supervisor el cumplimiento de los requisitos de ejecución para suscribir el acta de inicio. No obstante, es responsabilidad del supervisor la verificación de las fechas de cumplimiento de dichos requisitos, antes de la suscripción del acta de inicio

24. El abogado responsable del proceso y el asistencial encargado de la consolidación de los expedientes organizan el expediente electrónico y físico al que haya lugar y éste hará entrega al Grupo de Gestión Documental de la Entidad. De igual manera, el responsable de la base de datos del grupo realizará el correspondiente registro de información.

9.2.2.5. Procedimiento concurso de méritos.

Teniendo en cuenta que la SUPERSERVICIOS históricamente ha desarrollado la selección, de proveedores, cuando se debe hacer uso de esta modalidad, a través del Concurso de Méritos sin precalificación, se procede a determinar el paso a paso correspondiente. Sin embargo, en caso de que la administración decida proceder con la precalificación se atenderá lo correspondiente a lo indicado en la normativa vigente.

1. El área solicitante de la contratación, elabora los estudios previos en el formato establecido vigente, y remite dicha solicitud al Grupo de Contratos y Adquisiciones, mediante memorando interno GD-F-010, anexando al estudio previo, los documentos soportes.

2. El Grupo de Contratos y Adquisiciones recibe la solicitud y verifica que se xxxxxxx la documentación soporte.

3. El coordinador del Grupo de Contratos y Adquisiciones asignará a un profesional para el caso respectivo, quien revisará que la documentación soporte esté vigente, legible, que la información suministrada sea consistente con los estudios previos y si el proceso está o no sometido a un acuerdo marco de precios o a un acuerdo comercial, corroborando que el objeto Contractual esté registrado en el Plan Anual de Adquisiciones.

4. En caso de requerir ajustes a los estudios previos se devolverá a través de comunicación

56 Circular Conjunta 001 de 2021 expedida por Colombia Compra Eficiente y la Superintendencia Financiera

escrita al área solicitante de la contratación para que efectué los mismos.

Basados en el estudio previo enviado por el área que requiere la contratación, el profesional asignado para el caso del Grupo de Contratos elaborará el proyecto xx xxxxxx de condiciones y los avisos correspondientes según la normativa vigente Formato AS-F- 024.

5. El Coordinador del Grupo de Contratos presentará al comité de contratación el proyecto de pliegos junto con los estudios previos para su validación y posterior publicación en el SECOP.

6. Todos los interesados pueden hacer comentarios al proyecto de pliegos de condiciones a partir de la fecha de publicación de los mismos durante un término mínimo de cinco (5) días hábiles.

7. Hasta el día anterior a la apertura del proceso, se debe permitir, cuando sea procedente, a los interesados en que el mismo sea limitado a MiPymes presentar dicha solicitud.

8. Una vez se reciban las observaciones respectivas, se remitirán por el abogado responsable del proceso al área correspondiente de acuerdo con la naturaleza de la misma a través de correo electrónico, en consecuencia, cada jefe de área remitirá las respuestas que le correspondan al correo electrónico del abogado responsable del proceso en Grupo de Contratos y Adquisiciones.

9. El profesional del Grupo de Contratos y Adquisiciones, consolidará las respuestas a las observaciones en el formato AS-F-019. Este formulario será firmado por los jefes de las áreas a los que corresponda la observación y su respuesta.

10. Las respuestas a las observaciones serán presentadas al comité de contratación para su validación.

11. Una vez estas sean aprobadas el abogado publicará el consolidado de respuestas a las observaciones en la plataforma SISTEMA ELECTRÓNICO DE CONTRATACIÓN PÚBLICA - SECOP.

12. El profesional del Grupo de Contratos y Adquisiciones elaborará el pliego de condiciones definitivo con los ajustes o modificaciones producto de las observaciones y del análisis de las solicitudes de limitar el proceso a MiPymes, en caso de que hayan sido presentadas, lo pondrá en conocimiento del comité de contratación para su validación previa a su publicación.

13. El profesional del Grupo de Contratos y Adquisiciones elaborará la Resolución de Apertura en el formato GD-F-008, la cual se someterá a verificación y aprobación del Coordinador del Grupo de Contratos y Adquisiciones para su posterior firma.

14. En la Resolución de apertura se designará a los integrantes que conformarán el Comité Evaluador del proceso.

15. Una vez aprobados, el pliego de condiciones definitivo y las respuestas a las observaciones el profesional del Grupo de Contratos y Adquisiciones procederá a la publicación de los documentos y diligenciamiento de los formularios en la plataforma SISTEMA ELECTRÓNICO DE CONTRATACIÓN PÚBLICA – SECOP.

16. Una vez se reciban las observaciones respectivas al Pliego Definitivo, se remitirán por el abogado responsable del proceso al área correspondiente de acuerdo con la naturaleza de la misma a través de correo electrónico, en consecuencia, cada jefe de área remitirá las respuestas que le correspondan al correo electrónico del abogado responsable del proceso en Grupo de Contratos y Adquisiciones.

17. El profesional del Grupo de Contratos y Adquisiciones, consolidará las respuestas a las observaciones en el formato AS-F-019. Este formulario es firmado por los jefes de las áreas a los que corresponda la observación y su respuesta.

18. Las respuestas a las observaciones serán presentadas al comité de contratación para su validación.

19. Una vez estas sean aprobadas, el abogado publicará el consolidado de respuestas a las observaciones en la plataforma SISTEMA ELECTRÓNICO DE CONTRATACIÓN PÚBLICA - SECOP

20. De ser necesarias modificaciones de tipo técnico, el área solicitante tendrá que proyectarlas y enviarla al profesional asignado al caso para la incorporación en la adenda correspondiente.

21. El profesional del Grupo de Contratos elaborará la adenda formato AS-F-020 y la pondrá en conocimiento del comité de contratación para su validación previa a su publicación.

Una vez firmada la adenda, los documentos se publicarán en la plataforma SISTEMA ELECTRÓNICO DE CONTRATACIÓN PÚBLICA - SECOP.

Nota. No se pueden expedir adendas sino hasta un día hábil antes del cierre

22. Una vez finalizado el plazo de presentación de ofertas, el profesional del grupo de contratos designado verificará que los proponentes alleguen con su propuesta tres (3) sobres, a saber, un sobre con requisitos habilitantes, un sobre con requisitos ponderables y un sobre con la propuesta económica, el cual se mantendrá encriptado en la plataforma SISTEMA ELECTRÓNICO DE CONTRATACIÓN PÚBLICA - SECOP, hasta la fecha de revisión de coherencia de la oferta económica.

23. De las propuestas recibidas se da traslado a los miembros del comité evaluador, una vez el abogado que encabeza el proceso de selección descarga de la plataforma SISTEMA ELECTRÓNICO DE CONTRATACIÓN PÚBLICA – SECOP y la envía al comité a través de los correos electrónicos institucionales para su correspondiente evaluación.

24. Si durante la etapa de evaluación se debe solicitar aclaraciones o sub-sanabilidad de documentos, los profesionales del Comité Evaluador, deberán enviar sus solicitudes a través de correo electrónico al abogado, el cual las consolidará y las enviará mediante la plataforma SISTEMA ELECTRÓNICO DE CONTRATACIÓN PÚBLICA - SECOP.

25. El Comité Evaluador elaborará el informe de evaluación por escrito, el cual deberá estar suscrito por la totalidad de sus miembros; y será presentado al ordenador del gasto de manera virtual o presencial según sea el caso.

La consolidación de este informe deberá ser realizada por el abogado responsable del proceso en el formato AS-F-027.

26. Una vez consolidado el informe de evaluación el abogado publica el informe de evaluación y las ofertas presentadas en la plataforma SISTEMA ELECTRÓNICO DE CONTRATACIÓN PÚBLICA - SECOP.

27. Si no se reciben observaciones al informe de evaluación el Comité Evaluador deberá reunirse para emitir un documento en el cual conste de manera explícita la recomendación de Contratación al Ordenador del Gasto.

28. Las respuestas a las observaciones deberán ser consolidadas por el abogado responsable del proceso en el formato AS-F-019 y el documento será suscrito por el comité de evaluación.

29. Una vez consolidas las respuestas a las observaciones, el abogado publica el informe de evaluación definitiva en la plataforma SISTEMA ELECTRÓNICO DE CONTRATACIÓN PÚBLICA - SECOP.

30. Se realizará la diligencia de verificación de apertura del sobre económico del oferente calificado en primer lugar de elegibilidad, si la oferta económica supera el valor del presupuesto, la Entidad Estatal debe verificar el sobre económico del oferente calificado en segundo lugar de elegibilidad y así sucesivamente o recomendar la declaratoria de desierta. La asistencia de los que intervienen en la verificación se debe registrar en el formato GD-F-063 Control de Asistencia, la cual será publicada junto con el soporte digital de la grabación o el acta que se levante, en el cual el Comité Evaluador emitirá la Recomendación de Contratación Correspondiente.

31. El profesional o contratista del Grupo de Contratos y Adquisiciones elaborará la Resolución de adjudicación o de declaratoria de desierta en el formato GD-F-008, de acuerdo al Informe de Evaluación y acta de verificación de la apertura económica, para firma del Director Administrativo y publicación en la Plataforma SISTEMA ELECTRÓNICO DE CONTRATACIÓN PÚBLICA - SECOP.

32. Si no se autorizó la notificación a través del SISTEMA ELECTRÓNICO DE CONTRATACIÓN PÚBLICA – SECOP por parte del proponente, se deberá realizar notificación personal.

Si de acuerdo con la evaluación de las propuestas y verificación del sobre económico ninguna cumplió con los requisitos xxx Xxxxxx, se debe expedir la Resolución de Declaratoria de Desierta GD-F-008 y notificar a través de la plataforma.

33. El abogado responsable elaborará el contrato electrónico en la plataforma SISTEMA ELECTRÓNICO DE CONTRATACIÓN PÚBLICA - SECOP, atendiendo el formato AS-F- 006 Minuta de Cláusulas Contractuales, y lo enviará al Ordenador del Gasto del contrato para aprobación de envío al contratista, el cual podrá rechazarlo o devolverlo firmado.

34. Si el contratista rechaza el contrato se verificarán las observaciones y se enviará nuevamente para la firma.

35. Una vez el contratista firme el contrato el abogado deberá verificar que quien firmó el contrato de manera electrónica cuente con las facultades para ello, de no ser así se devolverá al contratista, de ser así se enviará para firma al Ordenador del Gasto, quien ingresará al portal y rechazará o firmará el contrato de manera electrónica, en caso de rechazo el contratista deberá atender la observación que dio objeto al rechazo, y lo enviará nuevamente para la firma.

36. Una vez suscrito el contrato a través de la Plataforma SISTEMA ELECTRÓNICO DE CONTRATACIÓN PÚBLICA - SECOP, se crea una tarea al Grupo de Presupuesto quien procederá a registrar el contrato en el SIIF e ingresará el número del Registro y su comprobante escaneado para validar la información, Así mismo, se creará una tarea al supervisor del contrato, informando su designación como tal.

37. A través del SISTEMA ELECTRÓNICO DE CONTRATACIÓN PÚBLICA - SECOP, una vez el contratista incorporé las pólizas en el sistema, se enviarán a través del mismo a la Dirección Administrativa o Dirección Territorial para la aprobación correspondiente.

El profesional responsable, deberá acudir a los mecanismos de verificación en línea que disponga las aseguradoras57 con el propósito de verificar la validez, idoneidad y suficiencia de los documentos que se entregan como soporte de las garantías que ampara los contratos estatales.

Si la póliza es rechazada se devuelve al contratista y éste deberá corregirla y subirla nuevamente al sistema para aprobación.

Una vez la póliza se encuentre correcta será aprobada por la Dirección Administrativa o Dirección Territorial correspondiente.

38. A través de correo electrónico el profesional que tiene a cargo el proceso, informará al supervisor el cumplimiento de los requisitos de ejecución para suscribir el acta de inicio. No obstante, es responsabilidad del supervisor la verificación de las fechas de cumplimiento de dichos requisitos, antes de la suscripción del acta de inicio

39. El abogado responsable del proceso y el asistencial encargado de la consolidación de los expedientes organizan el expediente electrónico y físico al que haya lugar y éste hará

57 Circular Conjunta 001 de 2021 expedida por Colombia Compra Eficiente y la Superintendencia Financiera

entrega al Grupo de Gestión Documental de la Entidad. De igual manera, el responsable de la base de datos del grupo realizará el correspondiente registro de información.

9.2.2.6. Procedimiento mínima cuantía.

1. El área solicitante de la contratación, elabora los estudios previos en el formato AS-F-004, y remite dicha solicitud al Grupo de Contratos y Adquisiciones, mediante memorando interno GD-F-010, anexando al estudio previo, los documentos soportes.

2. La Entidad Estatal podrá exigir una capacidad financiera mínima cuando no hace el pago contra entrega a satisfacción de los bienes, obras o servicios. Para determinar si es necesario o no, en la forma de pago debe quedar expresamente establecido si se hará pago contra entrega de los bienes, obras y servicios o si por el contrario estará sometido a una condición.

En el evento de que se exija una capacidad financiera el área solicitante debe indicar cómo hará la verificación correspondiente, lo cual se plasmará en los en los Estudios Previos.

3. El Grupo de Contratos y Adquisiciones recibe la solicitud y verifica que se xxxxxxx la documentación soporte.

El coordinador del Grupo de Contratos y Adquisiciones asignará a un profesional para el caso respectivo, quien revisará que la documentación soporte esté vigente, legible, que la información suministrada sea consistente con los estudios previos, corroborando que el objeto Contractual esté registrado en el Plan Anual de Adquisiciones.

En caso de requerir ajustes a los estudios previos se devolverá a través de comunicación escrita al área solicitante de la contratación para que efectué los mismos.

4. Basados en el estudio previo enviado por el área que requiere la contratación, el profesional asignado para el caso del Grupo de Contratos elaborará la Invitación Pública en el formato AS-F-018.

5. Todos los interesados dentro del día hábil siguiente, estarán en posibilidad de revisar y solicitar aclaraciones o explicaciones sobre el contenido de la Invitación.

6. Dentro del mismo término para presentar observaciones a la Invitación Pública, indicado en el numeral inmediatamente anterior los interesados podrán elevar solicitud de limitación del proceso de selección a MIPYMES colombianas.

7. El proceso de selección podrá ser limitado a MIPYMES nacionales con mínimo un (1) año de existencia, siempre y cuando se hayan recibido solicitudes de por lo menos dos (2) Mipyme colombianas para limitar la convocatoria.

Si el proceso de selección es limitado, solo se aceptarán las ofertas de Xxxxxx o de proponentes plurales integrados únicamente por Xxxxxx. Para efectos de la solicitud de limitación a Mipyme, los interesados deberán realizarla de manera expresa y aportar la copia del registro mercantil, del certificado de existencia y representación legal o del Registro Único de Proponentes, según corresponda, con una fecha de máximo sesenta

(60) días calendario anteriores a la prevista en el cronograma del Proceso de Contratación para el inicio del plazo para solicitar la convocatoria limitada.

Conforme a lo anterior, para efectos de la participación en el proceso de selección, deberán presentarse los siguientes documentos, según el caso:

✓ Las personas naturales mediante certificación expedida por ellos y un contador público, adjuntando copia del registro mercantil.

✓ Las personas jurídicas mediante certificación expedida por el representante legal y el contador o revisor fiscal, si están obligados a tenerlo, adjuntando copia del certificado de existencia y representación legal expedido por la Cámara de Comercio o por la autoridad competente para expedir dicha certificación. Para la acreditación deberán observarse los rangos de clasificación empresarial establecidos de conformidad con la Ley 590 de 2000 y el Decreto 1074 de 2015, o las normas que lo modifiquen, sustituyan o complementen.

8. Una vez se reciba las solicitudes de limitación del proceso a Mipyme según el caso y allegadas las observaciones respectivas, estas últimas se remitirán por el profesional responsable del proceso al área correspondiente de acuerdo con la naturaleza de la misma a través de correo electrónico, en consecuencia, cada jefe de área remitirá las respuestas que le correspondan al correo electrónico del profesional responsable del proceso en Grupo de Contratos y Adquisiciones.

9. El profesional responsable del proceso del Grupo de Contratos y Adquisiciones, consolidará las respuestas a las observaciones en el formato AS-F-019. Este formulario será firmado por los jefes de las áreas a los que corresponda la observación y su respuesta y se publicará el consolidado de respuestas a las observaciones en la plataforma SISTEMA ELECTRÓNICO DE CONTRATACIÓN PÚBLICA - SECOP.

De ser necesarias modificaciones de tipo técnico, el área solicitante tendrá que proyectar la modificación y enviarla al profesional asignado al caso para realizar la Adenda a la que haya lugar.

10. En el mismo término establecido para dar respuesta a las observaciones presentadas por los interesados y el término para expedir la Adenda, según corresponda, el profesional responsable deberá elaborar una comunicación de la SSPD sobre limitación o no del proceso a MIPYMES, la cual deberá señalar: si se recibieron o no solicitudes de limitación a Mipymes en el término establecido, en caso afirmativo, indicar las sociedades que remitieron la solicitudes de limitación a Xxxxxxx y señalar si anexaron los documentos requeridos para tal fin, siendo viable realizar dicha limitación o por el contrario indicar, si el proceso no se limitará a Mipymes y podrá participar cualquier otro interesado en el proceso de selección.

11. El profesional del Grupo de Contratos, de ser procedente, elaborará la adenda formato AS-F-020, una vez firmada, el documento se publicará en la plataforma SISTEMA ELECTRÓNICO DE CONTRATACIÓN PÚBLICA - SECOP.

Nota. No se pueden expedir adendas sino hasta un día hábil antes del cierre.

12. A la hora y fecha indicadas, la plataforma SISTEMA ELECTRÓNICO DE CONTRATACIÓN PÚBLICA – SECOP cerrará automáticamente la posibilidad de continuar enviando propuestas a través del sistema, una vez recibidas, se accionará el botón correspondiente para la publicación de la constancia de la identificación de los partícipes del proceso, la cantidad de ofertas recibidas y la fecha y hora de recepción.

13. De las propuestas recibidas se da traslado a los miembros del comité evaluador, una vez el profesional que encabeza el proceso de selección descarga de la plataforma SISTEMA ELECTRÓNICO DE CONTRATACIÓN PÚBLICA – SECOP y la envía al comité a través de los correos electrónicos institucionales para su correspondiente evaluación.

14. Una vez se reciben las propuestas, se procede a la revisión de la documentación requerida en la invitación, para realizar la verificación de requisitos habilitantes (jurídicos, técnicos) y la evaluación correspondiente.

15. El Comité evaluador elaborará el informe de evaluación por escrito, el cual deberá estar suscrito por la totalidad de sus miembros. La consolidación de este informe deberá ser realizada por el profesional responsable del proceso en el formato AS-F-027.

Una vez consolidado el informe de evaluación en el formato AS-F-022 el profesional publica el informe de evaluación en la plataforma SISTEMA ELECTRÓNICO DE CONTRATACIÓN PÚBLICA – SECOP

Nota. Si el proceso se adelanta a través de SISTEMA ELECTRÓNICO DE CONTRATACIÓN PÚBLICA - SECOP, en esta etapa se deben publicar las Ofertas presentadas.

16. Si se reciben observaciones, cada uno de los miembros del Comité Evaluador analizará y resolverá las observaciones al informe de evaluación, de acuerdo a su competencia.

Las respuestas a las observaciones deberán ser consolidadas por el profesional responsable del proceso en el formato AS-F-019 y el documento será suscrito por el comité de evaluación.

17. En caso de que ninguna de las ofertas cumpla con lo establecido en la invitación, el proceso se declarará desierto en el formato GD-F-008.

Si no se reciben observaciones y alguno de los proponentes queda seleccionado, se

procede a elaborar el documento de aceptación de la oferta en el formato AS-F-023, se envía para revisión al Coordinador del Grupo de Contratos.

18. Se publica en el SISTEMA ELECTRÓNICO DE CONTRATACIÓN PÚBLICA – SECOP el documento de Aceptación de Oferta.

19. A través de la plataforma se envía al Ordenador del Gasto el contrato para aprobación de envío al contratista, el cual podrá rechazarlo o devolverlo firmado.

Si el contratista rechaza el contrato se verificarán las observaciones y se enviará nuevamente para la firma.

20. Una vez el contratista firme el contrato el profesional deberá verificar que quien firmó el contrato de manera electrónica cuente con las facultades para ello, de no ser así se devolverá al contratista, de ser así se enviará para firma al Ordenador del Gasto, quien ingresará al portal y rechazará o firmará el contrato de manera electrónica, en caso de rechazo el contratista deberá atender la observación que dio objeto al rechazo, y lo enviará nuevamente para la firma.

21. Una vez suscrito el contrato a través de la Plataforma SISTEMA ELECTRÓNICO DE CONTRATACIÓN PÚBLICA - SECOP, se crea una tarea al Grupo de Presupuesto quien procederá a registrar el contrato en el SIIF e ingresará el número del Registro y su comprobante escaneado para validar la información, Así mismo, se creará una tarea al supervisor del contrato, informando su designación como tal.

22. Una vez el contratista incorporé las pólizas en el sistema, se enviarán a través del mismo a la Dirección Administrativa o Dirección Territorial para la aprobación correspondiente.

El profesional responsable, deberá acudir a los mecanismos de verificación en línea que disponga las aseguradoras58 con el propósito de verificar la validez, idoneidad y suficiencia de los documentos que se entregan como soporte de las garantías que ampara los contratos estatales.

Si la póliza es rechazada se devuelve al contratista y éste deberá corregirla y subirla nuevamente al sistema para aprobación.

Una vez la póliza se encuentre correcta será aprobada por la Dirección Administrativa o Dirección Territorial correspondiente.

A través de correo electrónico el profesional que tiene a cargo el proceso, informará al supervisor el cumplimiento de los requisitos de ejecución para suscribir el acta de inicio. No obstante, es responsabilidad del supervisor la verificación de las fechas de cumplimiento de dichos requisitos, antes de la suscripción del acta de inicio

23. El profesional responsable del proceso y el asistencial encargado de la consolidación de los expedientes organizan el expediente electrónico al que haya lugar y éste hará entrega al Grupo de Gestión Documental de la Entidad. De igual manera, el responsable de la base de datos del grupo realizará el correspondiente registro de información.

58 Circular Conjunta 001 de 2021 expedida por Colombia Compra Eficiente y la Superintendencia Financiera

9.2.2.7. Procedimientos a través de la Tienda Virtual del Estado Colombiano.

Las adquisiciones de bienes y servicios dispuestos en la Tienda Virtual del Estado Colombiano se regirán por los lineamientos, guías y documentos generados por Colombia Compra Eficiente.

En todo caso, las adquisiciones que se adelantan en la Tienda Virtual del Estado Colombiano constituyen un proceso de contratación, en consecuencia, los términos generales de procedimiento interno están establecidos en el presente Manual.

En virtud de las disposiciones en materia de Ordenación del Gasto, cada Dirección Territorial y Nivel Central debe contar con una Cuenta creada en la Tienda Virtual, la cual será administrada por cada director territorial u ordenador del Gasto y/o a quien este designe.

Es responsabilidad de cada Área del Nivel Central solicitar los procesos de contratación que correspondan en la Tienda Virtual al Grupo de Contratos y Adquisiciones, en el caso de las Direcciones Territoriales deben adelantar sus procesos de contratación, conforme a lo programado en el Plan Anual de Adquisiciones y lo dispuesto por Colombia Compra Eficiente en sus documentos Guía, los Términos y Condiciones de la Tienda Virtual, haciendo igualmente uso del formato AS-F-046 Estudios Previos para contratar a través de TVC.

9.2.2.8. Procedimiento Acuerdo Marco.

A través de la página de Colombia Compra eficiente, el funcionario y/o contratista encargado del Grupo Contratos y Adquisiciones en el caso del Nivel Central o de la Dirección Territorial, deberá remitir el formulario de Solicitud de Registro para la creación del usuario Comprador, debidamente firmado por el ordenador del Gasto.

1. Posterior a la aplicación del procedimiento definido de planeación contractual, el área solicitante deberá remitir al Grupo de Contratos y Adquisiciones a través de memorando junto con los estudios previos, el certificado de disponibilidad presupuestal, y el simulador dispuesto en la Tienda Virtual de acuerdo a la necesidad, en el caso de las Direcciones Territoriales será el funcionario y/o contratista designado quien solicita y aporta los documentos soporte al funcionario y/o contratista designado para adelantar el proceso de contratación. Ver guía para comprar en la tienda Colombia Compra Eficiente Acuerdos Xxxxxx - Tienda Virtual del Estado Colombiano.

2. Una vez cargado el evento de solicitud de cotización (simulador) en la página de la tienda virtual del estado colombiano, el Usuario comprador deberá remitir al área y/o Dirección territorial (según el caso) las observaciones recibidas para que esta dé respuesta conforme a lo solicitado, en el término definido en el acuerdo.

3. Al cerrar el evento de solicitud de cotización, el usuario comprador remite al área y/o Dirección territorial (según el caso) las propuestas recibidas para que estas analicen las condiciones para adquirir los bienes y/o servicios existentes en el catálogo de la Tienda Virtual del estado colombiano y procedan a comparar, elegir y/o solicitar aclaraciones a las cotizaciones según el caso.

4. Una vez elegida la cotización más favorable según los criterios de selección establecidos en el Acuerdo Marco de Precios (Menor Precio) el área y/o Dirección territorial (según el caso) deberá indicar a través de memorando, el proveedor seleccionado, para que el profesional encargado realice la verificación jurídica, los antecedentes (disciplinarios, fiscales y judiciales), verificado y firmado la evaluación jurídica, el usuario comprador agregara a la plataforma de la tienda virtual del estado colombiano la solicitud de orden de compra, para ser posteriormente firmada por el ordenador del gasto.

5. Una vez elegida la cotización más favorable según los criterios de selección establecidos en el Acuerdo Xxxxx xx Xxxxxxx (Menor Precio) el área y/o Dirección territorial (según el caso) deberá indicar a través de memorando, el proveedor seleccionado para que el usuario comprador agregue a la plataforma de la tienda virtual del estado colombiano la solicitud de orden de compra, para ser posteriormente firmada por el ordenador del gasto

6. Una vez firmada la Orden de Compra por parte del ordenador del gasto, el funcionario y/o contratista designado del Nivel Central para adelantar el proceso de compra, deberá solicitar la expedición de Registro presupuestal al Grupo de Presupuesto, para esto aportará la Orden de Compra, solicitud de orden de compra, datos del proveedor y CDP, en el caso de las Direcciones Territoriales se deben remitir los documentos al funcionario y/o contratista designado para expedir el Registro Presupuestal de su Territorial.

7. Una vez firmada la Orden de Compra por parte del ordenador del gasto, el funcionario y/o contratista designado para adelantar el proceso de compra del Nivel Central y/o Dirección Territorial remitirá la Orden de compra y datos del proveedor al área solicitante, para que esta requiera las pólizas al proveedor, para el caso del Nivel central la póliza deberá ser remitida a la Dirección Administrativa para su aprobación, en el caso de las Direcciones Territoriales será realizada por el Director Territorial o quien designe para ello.

8. A través de correo electrónico el profesional que tiene a cargo el proceso informará al supervisor el cumplimiento de los requisitos de ejecución para suscribir el acta de inicio. No obstante, es responsabilidad del supervisor la verificación de las fechas de cumplimiento de dichos requisitos, antes de la suscripción del acta de inicio (cuando aplique).

Nota: El anterior acápite tendrá lugar siempre y cuando se determine y exija el aporte de pólizas con sus respectivos amparos en el estudio previo y acuerdo marco propio.

9. El profesional responsable del proceso y el asistencial encargado de la consolidación de los expedientes organizan el expediente electrónico y físico al que haya lugar y éste hará entrega al Grupo de Gestión Documental de la Entidad. De igual manera, el responsable de la base de datos del grupo realizará el correspondiente registro de información.

9.2.2.9. Procedimiento de agregación de demanda.

1. Posterior a la aplicación del procedimiento definido de planeación contractual, el área solicitante deberá remitir al Grupo de Contratos y Adquisiciones a través de memorando junto con los estudios previos, el certificado de disponibilidad presupuestal, y el simulador dispuesto en la Tienda Virtual de acuerdo a la necesidad, en el caso de las Direcciones Territoriales será el funcionario y/o contratista designado quien solicita y aporta los documentos soporte al funcionario y/o contratista designado para adelantar el proceso de contratación. Ver guía para comprar en la tienda Colombia Compra Eficiente Acuerdos Xxxxxx - Tienda Virtual del Estado Colombiano

2. Una vez cargado el evento de solicitud de cotización (simulador) en la página de la tienda virtual del estado colombiano, el Usuario comprador deberá remitir al área y/o Dirección territorial (según el caso) las observaciones recibidas para que esta dé respuesta conforme a lo solicitado, en el término definido en el acuerdo.

3. Al cerrar el evento de solicitud de cotización, el usuario comprador remite al área y/o Dirección territorial (según el caso) las propuestas recibidas para que estas analicen las condiciones para adquirir los bienes y/o servicios existentes en el catálogo de la Tienda Virtual del estado colombiano y procedan a comparar, elegir y/o solicitar aclaraciones a las cotizaciones según el caso.

4. Una vez firmada la Orden de Compra por parte del ordenador del gasto, el funcionario y/o contratista designado del Nivel Central para adelantar el proceso de compra, deberá solicitar la expedición de Registro presupuestal al Grupo de Presupuesto, para esto aportará la Orden de Compra, solicitud de orden de compra, datos del proveedor y CDP, en el caso de las Direcciones Territoriales se deben remitir los documentos al funcionario y/o contratista designado para expedir el Registro Presupuestal de su Territorial.

5. Una vez firmada la Orden de Compra por parte del ordenador del gasto, el funcionario y/o contratista designado para adelantar el proceso de compra del Nivel Central y/o Dirección Territorial remitirá la Orden de compra y datos del proveedor al área solicitante, para que esta requiera las pólizas al proveedor, para el caso del Nivel central la póliza deberá ser remitida a la Dirección Administrativa para su aprobación, en el caso de las Direcciones Territoriales será realizada por el Director Territorial o quien designe para ello.

6. A través de correo electrónico el profesional que tiene a cargo el proceso, informará al supervisor el cumplimiento de los requisitos de ejecución para suscribir el acta de inicio. No obstante, es responsabilidad del supervisor la verificación de las fechas de cumplimiento de dichos requisitos, antes de la suscripción del acta de inicio (cuando aplique).

Nota: El anterior acápite tendrá lugar siempre y cuando se determine y exija el aporte de pólizas con sus respectivos amparos en el estudio previo y acuerdo marco propio.

7. El profesional responsable del proceso y el asistencial encargado de la consolidación de los expedientes organizan el expediente electrónico y físico al que haya lugar y éste hará entrega al Grupo de Gestión Documental de la Entidad. De igual manera, el responsable de la base de datos del grupo realizará el correspondiente registro de información.

9.2.2.10. Procedimiento grandes superficies.

1. Posterior a la aplicación del procedimiento definido de planeación contractual, el área solicitante deberá remitir al Grupo de Contratos y Adquisiciones a través de memorando junto con los estudios previos de la necesidad de contratación a través de Grandes Superficies y el certificado de disponibilidad presupuestal, en el caso de las Direcciones Territoriales será el funcionario y/o contratista designado quien solicita y aporta los documentos soporte al funcionario y/o contratista designado para adelantar el proceso de contratación. Ver guía para comprar en la tienda Colombia Compra Eficiente Acuerdos Xxxxxx.

2. El usuario comprador junto con el área o funcionario y/o contratista solicitante, deberá buscar y seleccionar en el catálogo de la tienda virtual del estado colombiano, On-line, el bien y/o servicio del catálogo de la tienda virtual de acuerdo con la necesidad. Ver guía para comprar en la tienda Colombia Compra Eficiente Grandes Superficies. Para realizar compras a través de este procedimiento, el bien y/o servicio debe tener como mínimo dos

(2) proveedores.

3. Se selecciona el producto del catálogo y se realiza la solicitud de orden de compra para ser posteriormente firmada por el ordenador del gasto.

4. Una vez firmada la Orden de Compra por parte del ordenador del gasto, el funcionario y/o contratista designado del Nivel Central para adelantar el proceso de compra, deberá solicitar la expedición de Registro presupuestal al Grupo de Presupuesto, para esto aportará la Orden de Compra, solicitud de orden de compra, datos del proveedor y CDP, en el caso de las Direcciones Territoriales se deben remitir los documentos al funcionario y/o contratista designado para expedir el Registro Presupuestal de su Territorial.

5. A través de correo electrónico el profesional que tiene a cargo el proceso, informará al supervisor el cumplimiento de los requisitos de ejecución para suscribir el acta de inicio. No obstante, es responsabilidad del supervisor la verificación de las fechas de cumplimiento de dichos requisitos, antes de la suscripción del acta de inicio (cuando aplique).

6. El profesional responsable del proceso y el asistencial encargado de la consolidación de los expedientes organizan el expediente electrónico y físico al que haya lugar y éste hará entrega al Grupo de Gestión Documental de la Entidad. De igual manera, el responsable de la base de datos del grupo realizará el correspondiente registro de información.

9.2.2.11. Procedimiento contratación directa.

1. El área solicitante de la contratación, elabora los estudios previos en el formato establecido vigente según corresponda y remite solicitud de contratación al Grupo de Contratos y Adquisiciones, mediante memorando interno GD-F-010, anexando al estudio

Document Metadata

Table of Contents

MANUAL DE CONTRATACIÓN

Document Metadata