INFORME FINAL DE AUDITORÍA DE DESEMPEÑO
INFORME FINAL DE AUDITORÍA DE DESEMPEÑO
FONDO DE DESARROLLO LOCAL XXXXXXX XXXXXX – FDLAN
AUDITORIA DE DESEMPEÑO A CONTRATADOS DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS, CONVENIOS Y CONTRATOS INTERADMINISTRATIVOS, ARRENDAMIENTO COMPRA VENTA SUMINISTRO, COMODATO, ENTRE OTROS.
CODIGO 146
PERIODO AUDITADO 2014 - 2017
PAD 2018
DIRECCIÓN DE PARTICIPACIÓN CIUDADANA Y DESARROLLO LOCAL
Bogotá, D.C., Diciembre de 2018
Xxxx Xxxxxx Xxxxxxxx Xxxxxxx
Contralor de Bogotá D.C.
Xxxxxx Xxxxxx Xxxxxx
Contralor Auxiliar
Xxxxx Xxxxxx Xxxxxxxxx Xxxxxxx
Director Sectorial de Fiscalización
Xxxxx Xxxxxxx Xxxxx Xxxxx
Subdirectora de Gestión Local
Xxxxx Xxxxxxx Xxxxxxxx Xxxxxxxx
Asesor
Equipo de Auditoría:
Xxxxxxxx Xxxxx Xxxxx Santiago Gerente Local 039-02
Xxxxxx Xxxxxx Xxxxx X. Profesional Universitario 2019-03 (E)
Xxxx Xxxxxx Xxxxxx Xxxxxx Contratista Contraloría
TABLA DE CONTENIDO
2. ALCANCE Y MUESTRA DE AUDITORIA 7
3. RESULTADOS DE LA AUDITORÍA 11
3.1. RESULTADOS DE LA AUDITORÍA PRACTICADA 11
3.2 CONCEPTO DE CONTROL FISCAL INTERNO: 24
4. CUADRO CONSOLIDADO DE HALLAZGOS DE AUDITORIA DE DESEMPEÑO 25
1. CARTA DE CONCLUSIONES
Bogotá, D.C., diciembre de 2018 Doctor
XXXXXXX XXXXXXX XXXXXXX XXXXXXX
Alcalde Local Xxxxxxx Xxxxxx Calle 17 Sur No. 18 – 49
Código Postal: 111411 Ciudad
Ref. Carta de Conclusiones Auditoria de Desempeño Código 146- PAD 2018
La Contraloría de Bogotá D.C., con fundamento en los artículos 267 y 272 de la Constitución Política, el Decreto Ley 1421 de 1993, la Ley 42 de 1993 y la Ley 1474 de 2011, practicó auditoría de desempeño al Fondo de Desarrollo Local Xxxxxxx Xxxxxx FDLAN, vigencias 2014 - 2017, a través de la evaluación de los principios de economía, eficiencia y eficacia, con que administró los recursos puestos a su disposición y los resultados de su gestión en el proceso contractual de prestación de servicios y compra venta.
Es responsabilidad de la administración el contenido de la información suministrada por la entidad y analizada por la Contraloría de Bogotá D.C. La responsabilidad de la Contraloría consiste en producir un Informe de auditoría desempeño que contenga el concepto sobre el examen practicado.
La evaluación se llevó a cabo de acuerdo con normas de auditoría generalmente aceptadas, con políticas y procedimientos de auditoría establecidos por la Contraloría, consecuentes con las de general aceptación; por lo tanto, requirió acorde con ellas, de planeación y ejecución del trabajo de manera que el examen proporcione una base razonable para fundamentar nuestro concepto.
La auditoría incluyó el examen, sobre la base de pruebas selectivas, de las evidencias y documentos que soportan el área, actividad o proceso auditado y el cumplimiento de las disposiciones legales; la evaluación del sistema de control
fiscal interno, los estudios y análisis se encuentran debidamente documentados en papeles de trabajo, los cuales reposan en los archivos de la Contraloría de Bogotá D.C.
CONCEPTO DE GESTIÓN CONTRACTUAL
La Contraloría de Bogotá D.C. como resultado de la auditoría adelantada, conceptúa que la gestión contractual en la prestación de servicios y compra venta, no cumple con los principios de eficiencia, eficacia y economía.
La administración del FDLAN durante las vigencias 2014 a 2017 suscribió un total de 379 contratos bajo las modalidades de prestación de servicios, convenios y contratos interadministrativos, arrendamiento compra venta suministro, comodato, entre otros por valor de $00.000.000.000, de los cuales se seleccionaron para la presente auditoria siete (7) contratos por valor de $1.496.304.404.00.
Así mismo, se conceptúa que el control fiscal interno para el asunto auditado es deficiente, dado que se presentan debilidades en los controles de las diferentes etapas contractuales. Así como también persisten fallas por falta de una adecuada y oportuna supervisión.
PRESENTACIÓN PLAN DE MEJORAMIENTO
A fin de lograr que la labor de control fiscal conduzca a que los sujetos de vigilancia y control fiscal emprendan acciones de mejoramiento de la gestión pública, respecto de cada uno de los hallazgos comunicados en este informe, la entidad a su cargo, debe elaborar y presentar un plan de mejoramiento que permita solucionar las deficiencias puntualizadas en el menor tiempo posible y atender los principios de la gestión fiscal; documento que debe ser presentado a la Contraloría de Bogotá, D.C., a través del Sistema de Vigilancia y Control Fiscal
–SIVICOF- dentro de los diez (10) días hábiles siguientes a la radicación de este informe, en la forma, términos y contenido previsto en la normatividad vigente, cuyo incumplimiento dará origen a las sanciones previstas en los artículos 99 y siguientes de la ley 42 de 1993.
Corresponde, igualmente al sujeto de vigilancia y control fiscal, realizar seguimiento periódico al plan de mejoramiento para establecer el cumplimiento y la efectividad de las acciones para subsanar las causas de los hallazgos, el cual
deberá mantenerse disponible para consulta de la Contraloría de Bogotá, D.C., y presentarse en la forma, términos y contenido establecido por este Organismo de Control.
El anexo a la presente Carta de Conclusiones contiene los resultados y hallazgos detectados por este órgano de Control.
Atentamente,
XXXXX XXXXXX XXXXXXXXX XXXXXXX
Director Participación Ciudadana y Desarrollo Local
Revisó: Xxxxx Xxxxxxx Xxxxx Xxxxx – Subdirectora de Gestión Local Elaboró: Equipo Auditor
2. ALCANCE Y MUESTRA DE AUDITORIA
Teniendo en cuenta el horizonte del PAD 2018, la presente auditoría se realizará a la Contratación suscrita por el Fondo de Desarrollo Local de Xxxxxxx Xxxxxx a contratos de Prestación de Servicios, compraventa y de suministro de las vigencias 2014 – 2017, que se encuentran terminados y/o liquidados, en sus etapas precontractual, contractual y postcontractual.
Para la selección de la muestra se tuvo en cuenta contratos no auditados previamente y montos mayores de $80.000.000, adicionalmente se revisaron las alertas enviadas por la Subdirección de Análisis, Estadísticas e Indicadores, de las cuales aplican para este FDLAN la alerta con SIGESPRO 3-2017- 15534, solicitud de la administración local con radicado 0-0000-00000, relacionada con el contrato de compraventa 143/2014 por valor de $138.560.584, así como las AZ Nos. 110 y 111 -18.
IDENTIFICACIÓN DE LA MUESTRA DE AUDITORÍA
En la vigencia 2014, el Fondo de Desarrollo Local, suscribió un total de 138 contratos bajo las modalidades ya señaladas, por valor de $6.608.547.319,00 y en virtud a que uno de los criterios para la selección de la muestra es tomar contratos con montos superiores a $80.000.000.00, y que de otra parte el contrato de compraventa No.143 de 2014, se encontraba pendiente de su liquidación etapa que ya surtió la administración, se retomó, este contrato tiene un valor de
$138.560.584.00
Para el año 2016, la administración del FDLAN suscribió un total de 107 contratos bajo las modalidades seleccionadas para la presente auditoria, por cuantía de
$1.966.440.723,00 y teniendo en cuenta los criterios de selección ya mencionados en párrafos anteriores, de estos se tomaron dos por valor de $286.296.500.00.
En cuanto a la vigencia 2017, el FDLAN suscribió un total de 134 por valor de
$5.748.525.974,00, de estos se seleccionaron en la muestra de la presente auditoria cuatro (4) por valor de $1.071.447.320.00.
CUADRO 1
UNIVERSO Y MUESTRA DE AUDITORÍA CIFRAS EN PESOS
VIGENCIA(S) AUDITADA(S) | VALOR DE CONTRATOS UNIVERSO | CANTIDAD DE CONTRATOS UNIVERSO | VALOR DE CONTRATOS EVALUADOS MUESTRA $ | CANTIDAD DE CONTRATOS EVALUADOS MUESTRA |
2014 | 6.608.547.319 | 138 | 138.560.584 | 1 |
2016 | 1.966.440.000 | 000 | 000.296.500 | 2 |
2017 | 5.748.525.974 | 134 | 1.071.447.320 | 4 |
TOTALES | 00.000.000.000 | 000 | 0.000.000.000 | 7 |
Fuente: SIVICOF | ||||
La administración del FDLAN durante esas tres (3) vigencias suscribió un total de
379 contratos bajo las modalidades de prestación de servicios, convenios y contratos interadministrativos, arrendamiento compra venta suministro, comodato, entre otros por valor de $00.000.000.000, de los cuales se seleccionaron para la presente auditoria siete (7) por valor de $1.496.304.404.00,
Así las cosas, para la presente auditoria de Desempeño, se tomó de la vigencia 2014 un contrato por valor de $138.560.584, que representa el 2.10%, para el 2016 dos por valor de $286.296.500.00, que representa el 14.56% y por último para el 2017, se tomaron cuatro (4) por valor de $1.496.304.404, lo que representa 18.63% de esa vigencia.
De lo anterior, se estableció y determinó la siguiente muestra:
CUADRO 2 MUESTRA DE AUDITORÍA
CIFRAS EN PESOS
No. Contrato | No. Proyecto | Tipo de contrato | Objeto | Valor en pesos | Alcance | Justificación de la selección del contrato |
143/2014 | 999 | COMPRAVENTA (BIENES MUEBLES) | Contratar una persona natural y/o jurídica para la adquisición de equipos celulares de trabajo pesado y bicicletas eléctricas como complemento y fortalecimiento del proyecto 999 denominado: Xxxxxxx Xxxxxx listo para enfrentar y prevenir el delito y la violencia, | $ 138.560.584 | Verificar la etapa precontractual, contractual y postcontractual | Fue objeto de denuncia en la audiencia pública de 2017 y alerta con SIGESPRO 3- 2017- 15534 y solicitud radicado 1- 2018-10218 |
No. Contrato | No. Proyecto | Tipo de contrato | Objeto | Valor en pesos | Alcance | Justificación de la selección del contrato |
de conformidad con las especificaciones técnicas contenidas en la ficha técnica | ||||||
123/2016 | 1001 | PRESTACIÓN DE SERVICIOS | Contratar los servicios integrales de apoyo logístico requeridos para el fortalecimiento de la gestión institucional local, en todos los espacios, eventos y actividades que realice el fondo de desarrollo local de Xxxxxxx Xxxxxx para el cumplimiento de la gestión de la administración local | $ 100.000.000 | Verificar la etapa precontractual, contractual y postcontractual | Directrices del memorando de Asignación y monto del contrato. |
146/2016 | 809 | PRESTACIÓN DE SERVICIOS | Prestar los servicios para la organización, desarrollo, administración e implementación de procesos organizativos a través de los cuales se garantice el apoyo técnico, pedagógico y financiero para el fortalecimiento de los procesos juveniles y poblacionales de la localidad de Xxxxxxx Xxxxxx en el marco del proyecto no. 809 realizar acciones para prevenir la exclusión, la segregación y la marginación | $ 186.296.500 | Verificar la etapa precontractual, contractual y postcontractual | Directrices del memorando de Asignación y monto del contrato. |
120/2017 | 1434 | SERVICIOS PROFESIONALES | Prestar el servicio de apoyo logístico para la organización y realización de los eventos denominados "noches del recuerdo 2017" en la localidad Xxxxxxx Xxxxxx | $ 136.546.670 | Verificar la etapa precontractual, contractual y postcontractual | Directrices del memorando de Asignación y monto del contrato y AZ 110-18 |
124/2017 | 1434 | CONSULTORIA | Prestación de servicios para realizar las escuelas de formación artística de la localidad Xxxxxxx Xxxxxx | $ 113.741.700 | Verificar la etapa precontractual, contractual y postcontractual | Directrices del memorando de Asignación y monto del contrato Y AZ No. 111-18 |
14855/2017 | Funcionamiento | OTROS SERVICIOS | Contratar el servicio de aseo y cafetería, incluido el suministro de mano de obra (operarias ) e insumos necesarios, para las instalaciones de la Alcaldía Local de Xxxxxxx Xxxxxx | $ 111.000.000 | Verificar la etapa precontractual, contractual y postcontractual | Directrices del memorando de Asignación y monto del contrato. |
24304/2017 | 1439 | OTROS | Adquisición del | $ 710.158.950 | Verificar la | Directrices del |
No. Contrato | No. Proyecto | Tipo de contrato | Objeto | Valor en pesos | Alcance | Justificación de la selección del contrato |
SUMINISTROS | sistema de video vigilancia del distrito través de la operación secundaria del instrumento de agregación de demanda lp-151-ag- 2017 de Colombia Compra Eficiente para la localidad de Xxxxxxx Xxxxxx | etapa precontractual, contractual y postcontractual | memorando de Asignación y monto del contrato. | |||
TOTAL MUESTRA DE AUDITORÍA | $1.496.304.404 | |||||
Una vez revisados los contratos seleccionados en la muestra, no se encontraron observaciones que formular en la orden de compra 14855 de 2017.
En virtud a que la orden de Compra No.24304, a la fecha de la presente auditoria ha ejecutado solamente el 40%, ésta será retomada por el ente de control, una vez se encuentre liquidada.
Para el caso del Contrato de Prestación de Servicios No.146 de 2016, se señala que éste fue analizado hasta la etapa precontractual, por tanto será objeto de una próxima auditoria.
Los resultados de los demás contratos de la muestra, se presentan en el siguiente capítulo.
3. RESULTADOS DE LA AUDITORÍA
3.1. RESULTADOS DE LA AUDITORÍA PRACTICADA
De la evaluación a los contratos de la muestra antes descrita se encontraron inconsistencias, las cuales arrojaron observaciones administrativas algunas de ellas con incidencia fiscal y/o presunta disciplinaria.
3.1.1 Contrato de Compraventa 143 de 2014, suscrito con S3 Wireless Colombia S.A
Objeto | “El contratista se obliga por sus propios medios con plena autonomía técnica y administrativa a transferir al fondo a título de compraventa los equipos celulares de trabajo pesado y bicicletas eléctricas como complemento y fortalecimiento del proyecto No. 999 denominado: Xxxxxxx Xxxxxx listo para enfrentar y prevenir el delito y la violencia de conformidad con las especificaciones y características técnicas contenidas en la ficha técnica, estudios previos, pliego de condiciones y la propuesta presentada documentos que hacen parte integral del presente contrato”. |
Plazo | Dos (2) meses |
Valor | $138.560.584.00 |
Fecha suscripción | 23 de Diciembre de 2014 |
Fecha inicio | 00 xx xxxxxxx xx 0000 |
Xxxxxxxxx | Cuatro |
Fecha terminación | 00 xx xxxx xx 0000 |
Xxxxxx | Xxxxxxxxx |
Fecha de liquidación | 09 de Octubre de 2017 |
Fuente: Documentos expediente contractual No. 143 de 2014 entregada por el FDLAN.
3.1.1.1 Hallazgo administrativo con incidencia fiscal por valor de $92.608.920 y presunta incidencia disciplinaria, por irregularidades en la planeación y ejecución en lo referente a 33 bicicletas eléctricas y sus accesorios que no fueron usados y en consecuencia no cumplieron con el objeto para el cual fueron adquiridas.
De la revisión análisis y evaluación efectuada al contrato de compraventa No.143 de 2014, con S3 WIRELESS COLOMBIA S.A., el 23 de diciembre de 2014, de acuerdo con los documentos puestos a disposición por el FDLAN, en cinco carpetas con 1.119 folios, se estableció lo siguiente:
Irregularidades e inconsistencias en la etapa precontractual, por una inadecuada planeación, situación que se evidencia cuando en la solicitud realizada por el Comandante de la Décima Quinta Estación de Policía de Xxxxxxx Xxxxxx, mediante el oficio No. SS-2014- 1031623 COSEC4- ESTOP15-29 del 29 de Octubre de 2014, se menciona “…En materia de movilidad viendo las falencias que se tiene con el parque automotor, donde nuestros policiales en algunos casos tienen que salir a pie a prestar su servicio de vigilancia siendo eso un obstáculo en la radicación de la actividad delictiva y contravendonal muy comedidamente se le solicita nos asigne 30 bicicletas para mejorar esta falencia de movilidad expuesta anteriormente y que nos permita contribuir a un buen mejoramiento de la seguridad en toda nuestra localidad”.
Como se puede observar en dicha solicitud no se establecen las características técnicas de las bicicletas, situación que la misma administración del FDLAN reconoce en el radicado 20176500008791 del 10 de febrero de 2017, cuando expresa “…existen en nuestro concepto serias falencias en estructuración del proceso de selección… no existe soporte dentro del expediente contractual en donde se evidencie que entre la Policía Metropolitana de Bogotá y el Fondo de Desarrollo Local de Xxxxxxx Xxxxxx se determinaron las condiciones técnicas de dichos elementos”.
Para satisfacer la necesidad descrita el FDLAN dio inicio al proceso selección abreviada por subasta inversa presencial Xx. XXXXX-XXXXXX-000-0000 estableciendo para las 33 bicicletas y accesorios las siguientes especificaciones técnicas:
FICHA TECNICA BICICLETAS | ||
ESPECIFICACIONES TECNICAS MINIMAS REQUERIDAS | CANTIDAD | |
MOTOR: | 500 WATT DE POTENCIA CON LLANTA TRASERA SIN ESCOBILLAS | 33 |
BATERIA: | 48 V. 12AH - Peso Bateria:4.5 Kg X 4=18 (Libre de Mantenimiento) | |
POTENCIA: 500 WTS | 500 WTS | |
TIEMPO DE CARGA: | 6 HORAS | |
VELOCIDAD: | 40 KM x HORA | |
RECORRIDO: | 35 KM | |
ESCALADA MAX: | 25 Grados Aprox. | |
FRENOS DE DISCO QUE AL OPRIMIR EL FRENO DESACTIVE | 2 Frenos xx Xxxxxx (Frenado de Mano) | |
FICHA TECNICA BICICLETAS | ||
EL MOTOR. | ||
SUSPENSIÓN HIDRAULICA | DELANTERA: TELESCOPIO - TRASERA: XXXXXXXXXX | |
CAPACIDAD DE ARRASTRE | 120 Kg | |
PESO NETO CICLOMOTOR | 60 Kg - Bateria Incluida | |
RINES EN ALUMINIO | SI | |
NEUMATICOS | 16” | |
ENCENDIDO ELECTRONICO CON LLAVE Y ALARMA | SI | |
DISPLAY CON PANTALLA LCD DONDE INDIQUE CARGA DE BATERIA, | SI | |
SILLIN CON RESORTES Y ANTIPROSTATICO | SI | |
MARCO EN ALUMINIO | HIERRO TUBULAR REFORZADO Y SELLADO | |
MODO DE ASISTENCIA PEDAL ASISTIDO HASTA 15 KM/H HASTA 32 KM/H | SI | |
CARGADOR EXTERNO | SI | |
CASCO | SI | |
BRANDEAR MOTO Y CASCO CON LOGOS DE LA POLICIA | SI | |
ESTABILIZADOR DE CORRIENTE DE 1000 WTS | SI | |
MANTENIMIENTO | UNICAMENTE CORRECTIVO | |
GARANTIA | 2 AÑOS MOTOR, 1 AÑO CHASIS, 6 MESES PARTES ELECTRICAS Y BATERIAS | |
BATERIA ADICIONAL | SI | |
El proceso selección abreviada por subasta inversa presencial No. FDLAN- PSASIP-010-2014 concluyó con la suscripción del contrato No. 143 de 2014 adjudicado a la firma S3 Wireless Colombia S.A, el cual tuvo inicio el día 17 de febrero de 2015.
Ahora bien, durante la etapa de ejecución del contrato, inicialmente pactado en 2 meses, se presentaron demoras por parte del contratista en la entrega de las 33 bicicletas eléctricas y sus accesorios, aspectos que originaron la suscripción de cuatro prórrogas, irregularidades que concluyeron con un proceso sancionatorio e imposición de multa por parte del FDLAN al contratista, para lo cual se suscribió contrato de transacción, en donde se llegó al acuerdo entre las partes de realizar
un descuento del 10%, sobre el valor inicial del contrato, el cual corresponde a
$13.856.058.00, así las cosas mediante la orden de pago No.1250 del 22 de noviembre de 2017, el FDLAN canceló la suma de $92.608.920, por concepto de las 33 bicicletas y sus accesorios. (Factura N°42551 de 08/03/2016).
En el mes xx xxxxx del año 2016 el FDLAN recibió los elementos en comento, no obstante al propender por la entrega de las 33 bicicletas eléctricas y accesorios a la Décima Quinta Estación de Policía de Xxxxxxx Xxxxxx, el Comandante con fundamento en la comunicación remitida por la Policía Nacional mediante oficio S- 2016 169603- DIRAF-GUMOV., donde señala que “me permito informar al señor oficial, que no es viable la recepción de las bicicletas eléctricas teniendo en cuenta que el manual logístico de la Policía Nacional establece, en su artículo 42 ORIGENES Y TRAMITE LEGALES, “…Solo la Dirección General de la Policía Nacional a través de la Dirección Admirativa y Financiera podrá adelantar procesos de adquisición en materia de movilidad. Cualquier otra forma de adquisición se realizara con autorización expresa del señor Director General de la Policía Nacional de Colombia, previo concepto sobre las especificaciones técnicas del automotor establecidas por el grupo de movilidad de la DIRAF. Teniendo en cuenta lo anterior, me permito informar que a la fecha la Policía Nacional no cuenta con un estudio que permita la viabilidad de recepción de esta clase de vehículos…”., se abstuvo de recibir las 33 bicicletas y sus accesorios.
Con el propósito de verificar el estado y uso de las 33 bicicletas eléctricas y sus accesorios, el grupo auditor practicó visita administrativa el primero de noviembre de 2018, constatando que trascurridos dos años y ocho meses estos elementos se encuentran en el sótano donde hoy funciona la Secretaría General de Inspecciones ubicada en la transversal 21 A No.19-54, lugar donde el ente de control evidenció que no han sido usadas en consecuencia no se encuentran prestando ningún servicio, de acuerdo al objeto del contrato de compraventa 143 de 2014, tal cual se observa en el siguiente registro fotográfico.
Como consecuencia, se establece un presunto detrimento patrimonial en cuantía de noventa y dos millones seis cientos ocho mil novecientos veinte pesos MCTE
$92.608.920.00, valor que corresponde a lo pagado por el FDLAN, por concepto de las 33 bicicletas eléctricas y sus accesorios que a la fecha no están en uso y en consecuencia no cumplieron con el objeto para el cual fueron adquiridas.
Aunado a lo anterior, las garantías establecidas de mínimo 12 meses y el mantenimiento de los equipos durante el primer año de uso, expiraron sin que los elementos hubieran sido puestos en funcionamiento.
Los anteriores hechos e irregularidades contravienen lo normado en los artículos 6 y 209 de la Constitución Política; incurriendo en lo dispuesto en el 6 de la Ley 610 de 2000, se trasgredió también el artículo 3 de la Ley 489 de 1998, los principios de que trata el artículo 8 de la Ley 42 de 1993, los artículos 3, 4, 14, numerales 6,
7, 11 y 14 del Artículo 25;respectivamente, numeral 3 del artículo 26 de la Ley 80
de 1993, Ley 87 de 1993; artículo 87 de la ley 1474 de 2011; numeral 2 del artículo 34 de la Ley 734 de 2002, por irregularidades en la planeación y ejecución del contrato en lo referente a las 33 bicicletas electicas y sus accesorios al no cumplir el objeto para el cual fueron adquiridas.
Análisis de la respuesta
Una vez analizada la respuesta suministrada por la administración del FDLAN mediante radicado No. 20186520141141 del 00 xx xxxxxxxxx xx 0000, x xxxxxxxx xx xx Xxxxxxxxxxx xx Xxxxxx con el número 0-0000-00000 de la misma fecha, el equipo auditor, concluye que los argumentos expuestos por la administración se limitan a un recuento general del proceso contractual, así mismo la administración plantea un posible uso de los elementos hacia futuro, lo cual no garantiza certeza sino por el contrario lo que evidencia son meras expectativas frente a dar uso a estos elementos, por consiguiente, la administración del FDLAN no desvirtúa la observación administrativa con incidencia fiscal y presunta incidencia disciplinaria.
En virtud a lo anterior, la observación planteada por el ente de Control se configura como hallazgo administrativo con incidencia fiscal por valor de $92.608.920.00 y presunta incidencia disciplinaria.
3.1.2 Contrato prestación de servicios 123 de 2016 suscrito con la Fundación para el Desarrollo Social y Cultural Colombia Joven.
Objeto | Contratar los servicios integrales de apoyo logístico requeridos para el fortalecimiento de la gestión institucional local, en todos los espacios, eventos y actividades que realice el fondo de desarrollo local de Xxxxxxx Xxxxxx para el cumplimiento de la gestión de la administración local | |
Modalidad de selección | Selección abreviada de menor cuantía | |
Fecha suscripción | 26 de diciembre de 2016 | |
Acta de Inicio | Folio 784 del 12 de enero de 2017 | |
Valor | $100.000.000 M/CTE, incluido el IVA, y demás impuestos y costos directos e indirectos que se generen. | |
Forma de pago. | Se cancelará mediante pagos parciales a corte mensual de ejecución de actividades hasta agotar el noventa por ciento (90%) del valor del Contrato y el diez por ciento (10%) restante del valor del contrato se cancelará una vez se suscriba por las partes el Acta de Recibo Final de actividades y el Acta de Liquidación, documentos que deberán estar aprobados en su contenido por Supervisor designado por el Fondo de Desarrollo Local de Xxxxxxx Xxxxxx. | |
Plazo de ejecución: | Diez Meses (10) meses o hasta agotar recursos, lo último que ocurra, contados a partir de la fecha de suscripción del Acta de Inicio |
Fuente: Carpetas CPS 123 DE 2016
3.1.2.1 Hallazgo administrativo por fallas en la planeación y en el desarrollo de las funciones de supervisión en la ejecución del contrato.
Una vez revisada y analizada la información puesta a disposición por el FDLAN en ocho (8) carpetas con un total de 1.495 folios, este ente de control evidenció:
Fallas desde la etapa precontractual, puntualmente en planeación, dado que no se dejó plasmado desde los estudios previos y/o anexo técnico los eventos, actividades y a que entidades se les prestaría el apoyo logístico, en virtud del objeto del contrato.
No existen soportes con información detallada que den cuenta, que las actividades llevadas a cabo obedecieron a una necesidad establecida con la debida anticipación, tampoco se evidenció un cronograma que refleje que eventos, lugares y entidades a las que se les prestaría apoyo logístico, o el requerimiento de estas al FDLAN, verbigracia, cantidad de refrigerios, buses, o cualquier otro tipo de logística, solamente existen formatos de acta de reunió con información muy general y en donde sin tener un soporte se aprueban actividades, refrigerios, servicio de bus, entre otros, evidenciando la falta de planeación.
En el numeral 18 de las obligaciones específicas del contrato, el ejecutor se comprometió a detallar en la facturas, los parámetros que permitan identificar servicio prestado, tales como, transporte (evento — fecha - origen — destino), almuerzos (evento — fecha- beneficiario nombre completo, y firma), una vez revisados los soportes que presentó en las diferentes facturas, se evidenció que el diligenciamiento de las planillas e información registrada en éstas, no lo contemplan, en algunos casos los asistentes no dan cuenta de la información básica, es decir, que no se registra dirección, teléfono, número celular, en otros casos las planillas son fotocopias, igualmente no se evidencia el membrete, (logotipo, dirección, teléfono del FDLAN), no se identifica quien realizó los eventos, en dichas planillas en cambio está “Alcaldía Local de Xxxxxx Xxxxx Xxxxx”.
Sin bien es cierto existen registros fotográficos, en algunos casos estos no permiten evidenciar a que evento y/o actividad pertenecen, fecha, entidad, verbigracia a folios 1229, 1230, 1231, 1232, 1233, 1234, entre otros. Otro ejemplo es la impresión de dos fotografías en las que dice “4 logísticos actividades varias” pero no se puede determinar cuáles son los 4 logísticos que mencionan y menos que actividades se están realizando, ni fecha, ni entidad.
Los soportes entregados por el ejecutor en la factura 00001 (folio 819), en cuanto al evento “lanzamiento cultura en común” registra como fecha del evento el 28 de febrero de 2017 y la administración mediante acta de visita administrativa fiscal del 15 y 19 de noviembre de 2018, entrega dos folios en los que se hace referencia a “durante el mes xx xxxxx se han programado una serie de actividades, entre ellas…. ( ) …. Las presentaciones se llevaran a cabo los días jueves y viernes… teatro Villa Mayor (Xxxxxxx Xxxxxx)”, (subrayado fuera de texto), información que no es coherente entre sí, lo que no permite tener confiabilidad en la información adjunta a la factura y de los soportes entregado posteriormente por la administración.
Se evidenció error en el valor total de la factura 00001, por cuanto en ésta se registra $13.972.240.00, siendo el valor correcto $14.239.295, presentándose una diferencia de $267.055, cifra que se convierte en un menor valor pagado al contratista, dado que este afectó la orden de pago No.309 del 6 xx xxxxx de 2017.
De otro lado se no se pudo evidenciar que la administración haya realizado verificación del servicio de un bus, en cuanto a la capacidad de pasajeros, modelo, estado del mismo, no se tiene un contrato o cuenta de cobro xxx xxxxxxx que prestó el servicio, donde se especifique como mínimo lo ya mencionado.
Este ente de control evidenció la falta de seguimiento y verificación por parte del supervisor del FDLAN a las actividades realizadas por el contratista, ejemplo de ello es: celebración del Día de la Mujer, para lo cual se realizó: perifoneo, actividad que está limitada normativamente; logístico de servicio de aseo en la alcaldía local; grupo musical, no se identifica en donde se realizó la presentación, ni cuál fue el grupo contratado; igual situación se da con los actores contratados, se relaciona tres operadores logísticos en actividades varias, sin registro de la fecha ni actividades realizadas por ellos.
Dentro de las obligaciones específicas del contrato, se estableció en el numeral 2 “suministrar el servicio material impreso y/o publicitario nuevo de excelente calidad, solicitado por el supervisor del contrato, dando cumplimiento a fechas y horas estipuladas”, revisada la información puesta a disposición por la administración no reposa evidencia alguna del cumplimiento de esta obligación, sin embargo, en acta de visita fiscal del 15 y 19 de noviembre el apoyo a la supervisión manifiesta que “En la fase de planeación principalmente en la identificación de los elementos, actividades y calidades requeridas para satisfacer la necesidad en la cual se fundamentó el objeto del contrato no se previó el suministro de material impreso, en la medida que dicha actividad fue contempla en el contrato de impresos, …” dejando ver una vez más la improvisación en materia del principio de planeación.
Lo anterior, evidencia la falta de verificación y constatación de la información que fue entregada por el ejecutor, lo que genera incertidumbre a este ente de control; sinembargo con el propósito de corroborar de qué manera el FDLAN llevo a cabo la planeación de este CPS, mediante acta del 15 y 19 de noviembre se le solicitó “Favor indicar y poner a disposición el documento que dé cuenta de la planeación, (acta de comité, cronograma de las actividades a desarrollar por el FDLAN bajo este contrato, presupuesto asignado a cada una de ellas, entre otros”, sin que la administración allegara los soportes que dieran cuenta de esta actividad.
Se desprende de lo anterior, que todos los actores llámense contratistas, contratante, interventores, supervisores, deben actuar con apego a la norma como lo señalado por la jurisprudencia en esta tema, por tanto reviste gran importancia que la contratación en lo público sea concordante con los resultados esperados, es así que Colombia Compra Eficiente, en el documento N°3714, 2011, expone […]Impone que la decisión de contratar no sea el resultado de la imprevisión, la improvisación o la discrecionalidad de las autoridades, sino que obedezca a reales necesidades de la comunidad, cuya solución ha sido estudiada, planeada y presupuestada con la debida antelación, con la única finalidad de cumplir los cometidos
estatales. Los contratos del Estado deben siempre corresponder a negocios debidamente diseñados, pensados, conforme a las necesidades y prioridades que demanda el interés público; en otras palabras, el ordenamiento jurídico busca que el contrato estatal no sea el producto de la improvisación.
Las anteriores situaciones se presentan debido a que la administración del FDLAN, desde la etapa precontractual del contrato no estableció de manera puntual y concisa las entidades, fechas y requerimientos logísticos que brindaría, sino que por el contrario esto obedeció a la improvisación de la administración.
El FDLAN, al no realizar la verificación de los valores y actividades cobradas mediante la factura 00001, se incurrió en un error aritmético, lo que arrojó un menor valor a pagar en la orden de pago No.309 del 6 xx xxxxx de 2017, dicho valor también afecta el cálculo de los impuestos a deducir Reteica y Reteiva.
Debido a la falta de una planeación, el FDLAN incumplió lo contemplado en Ley 87 de 1993 y el Manual de Supervisión e Interventoría, Código: GCO-GCI-M004, Versión: 02, del 10 xx xxxxxx de 2018, emitido por la Secretaria Distrital de Gobierno.
Análisis a la respuesta
Analizada la respuesta del sujeto de control por parte del equipo auditor, se puede colegir que la administración en sus argumentos expuestos, desconocen los principios de contratación en especial lo que tiene que ver con la planeación; no es cierto que las actividades desarrolladas mediante el contrato son dinámicas, que por tal razón no ameritan planeación y mecanismos de control, lo cual indica el desconocimiento de lo normado en el manual de contratación y los principios de control interno administrativo consagrados en la Ley 87 de 1993.
En virtud a que el FDLAN no desvirtúa la observación planteada por el Ente de Control se configura como hallazgo administrativo.
3.1.3 Contratos de prestación de servicios120 y 124 de 2017
Contrato Contrato prestación de servicios | 120 de 2017 | 124 de 2017 |
Contratista | ZEA XXXX (Asociación para el Desarrollo Integral de la Cultura y Medio Ambiente) NIT 830.064.136-9. | Asociación Arkambiental NIT 9000.017.592-8 |
Objeto | Prestar el servicio de apoyo logístico para la organización y realización de los eventos denominados “noches del recuerdo 2017” en la localidad Xxxxxxx Xxxxxx. | Prestar el servicio para realizar las escuelas de formación artísticas de la localidad Xxxxxxx Xxxxxx. |
Fecha de suscripción | Diciembre 11 de 2017 | Diciembre 19 de 2017 |
Fecha de iniciación | Enero 15 de 2018 | Enero 18 de 2018 |
Plazo | 3 meses | 4 meses |
Valor | $ 136.546.670 | $ 113.741.700 |
Otro si | 0 xx xxxxxxx xx 0000 | 0 xx xxxx xx 0000 |
Xxxxxxxx | N.A | Un mes y 15 días |
Fecha de terminación | 10 xx xxxxxx de 2018 | 6 de noviembre de 2018 |
Fecha de Liquidado | 00 xx xxxxxx xx 0000 | 0 xx xxxxxxxxx xx 0000 |
Xxxxxx: Carpetas CPS 120 DE 2017 y CPS No. 124 de 2017
3.1.3.1 Hallazgo administrativo con presunta incidencia disciplinaria por no verificación de requisitos establecidos en los estudios previos y pago de aportes al sistema de seguridad social del personal vinculado a los contratos.
Revisada la documentación de los contratos 120 y 124 de 2017, y puesta a disposición por la administración del FDLAN, se evidenció:
En el contrato 120 de 2017 faltan los documentos que demuestren la experiencia e idoneidad de cada una de las personas que realizaron el apoyo logístico, al igual que fotocopias de sus documentos de identidad.
En virtud de lo contemplado desde los estudios previos, el FDLAN debió exigir los certificados de manipulación de alimentos de las personas que participaron en la muestra gastronómica, procedimiento que no se realizó, poniendo en riesgo la población que consumió los alimentos suministrados en esta muestra gastronómica.
Del análisis de los pagos realizados al contratista del contrato 120 de 2017, se observó que la documentación que soporta los aportes a seguridad social no es consistente; dado que no se encuentran las planillas de pago a seguridad social de las personas contratadas por el ejecutor; igualmente al verificar en la base de datos de la Administradora de los Recursos del Sistema General de Seguridad Social en Salud – ADRES, se evidenciaron que estas personas presentaban las siguientes irregularidades: una persona suspendida ,una persona en el régimen subsidiado y una persona retirada del sistema.
Situaciones que también se dieron en el contrato 124 de 2017, así: dos personas en el régimen subsidiado, una persona activa/beneficiaria y una persona suspendida beneficiaria; cuando el deber es, que para la fecha de la prestación de los servicios se encontrarán vinculadas en el régimen contributivo, situaciones que el FDLAN no verificó.
Para los dos contratos el fondo de desarrollo local, no exigió las planillas de seguridad social de las personas contratadas por los ejecutores, amparándose en las certificaciones expedidas por los representantes legales de las Asociaciones, lo cual no es procedente, toda vez que esta ópera cuando el personal contratado tenga una relación laboral directa, para estos casos con la Asociación para el Desarrollo Integral de la Cultura y Medio Ambiente ZEA XXXX y la Asociación Arkambiental.
Es de anotar que, en las mencionadas certificaciones reza “…que la Organización no tiene vínculos laborales con ninguna persona, durante los seis (6) meses anteriores a la fecha de entrega de la presente certificación, por lo cual no realiza pagos al sistema de seguridad social en salud, pensiones y riesgos profesionales y con los aportes parafiscales”. Lo que contradice la vinculación de las personas contratadas por los ejecutores.
Adicional a lo anterior, en el contrato 120 de 2017 en la certificación el representante legal afirma que “Declaro que las personas se contratan por prestación de servicios y la organización verifica que cumplan con sus compromisos de seguridad social”, Evidenciando que la forma de contratación realizada por él es la de prestación de servicios.
Lo anterior, contradice lo regulado en esta materia, además de no permitir evidenciar que el valor base de la liquidación corresponda al establecido en la norma, es decir que como mínimo el 40% del valor bruto del contrato, lo que
genera incertidumbre al ente de control, por cuanto el FDLAN debió en su oportunidad verificar dicha información a fin de generar los correspondientes pagos.
Las inconsistencias antes descritas, se originan por falta de mecanismos de seguimiento y monitoreo, así como debilidades de control que no permiten advertir oportunamente las situaciones que se presentan durante la ejecución del contrato.
Lo anterior, contraviene lo establecido, artículo 23 del Decreto 1703 de 2002, Ley 828 de 2003, artículo 84 de la Ley 1474 de 2011, artículo 34 de la Ley 734 de 2002, Ley 87 de 1993 y el Manual de Supervisión e Interventoría, Código: GCO- GCI-M004, Versión: 02, del 10 xx xxxxxx de 2018, emitido por la Secretaria Distrital de Gobierno. Igualmente el concepto 137231 de 2014 del Departamento Administrativo de la Función Pública.
Análisis a la respuesta
Una vez analizada la respuesta del FDLAN, por el equipo auditor, Los argumentos expuestos por el FDLAN no desvirtúan las observaciones encontradas, toda vez que lo plasmado en el inciso 3 del artículo 50 de la ley 789 de 2002, va dirigido al contratante, siendo persona jurídica (Asociación para el Desarrollo Integral de la Cultura y Medio Ambiente ZEA XXXX y la Asociación Arkambiental), y que tenga una relación laboral directa con el personal contratado; pero como para este caso, la vinculación se hizo por medio de contratos de prestación de servicios entre el contratista y el personal seleccionado para la ejecución de los contratos mencionados, era necesario que el contratista aportará las planillas de pago a seguridad social que cada persona contratada por ellos hicieron al sistema, y de esta manera constatar el cumplimiento a lo estipulado en los Estudios Previos, Anexo técnico, Pliego de Condiciones y contrato suscrito con el FDLAN.
En virtud a que el FDLAN no desvirtúa la observación planteada por el ente de control se configura como hallazgo administrativo con presunta incidencia disciplinaria.
3.2 CONCEPTO DE CONTROL FISCAL INTERNO:
El control fiscal interno implementado en el Fondo de Desarrollo Local de Xxxxxxx Xxxxxx, refleja irregularidades en los procesos de planeación, supervisión y ejecución contractual. Así las cosas, se considera que los puntos de control vigentes no permiten salvaguardar los bienes, fondos y recursos públicos puestos a su disposición, a la vez que, tampoco garantizan su protección y adecuado uso, para el logro de los objetivos institucionales.
En conclusión el control fiscal interno propio de las actuaciones contractuales del FDL es deficiente.
4. CUADRO CONSOLIDADO DE HALLAZGOS DE AUDITORIA DE
DESEMPEÑO
TIPO DE HALLAZGO | CANTIDAD | VALOR (En pesos) | REFERENCIACION |
1. ADMINISTRATIVOS | 3 | 3.1.1.1 3.1.2.1 3.1.3.1 | |
2. DISCIPLINARIOS | 2 | 3.1.1.1 3.1.3.1 | |
3. PENALES | N/A | ||
4. FISCALES | 1 | $92.608.920 | 3.1.1.1 |
N/A= No aplica.