Instrucción de la Gerencia de la Universidad de Córdoba por la que se regula el procedimiento para la gestión de los contratos menores y de los contratos derivados de los acuerdos marco y otros contratos centralizados
Instrucción de la Gerencia de la Universidad xx Xxxxxxx por la que se regula el procedimiento para la gestión de los contratos menores y de los contratos derivados de los acuerdos marco y otros contratos centralizados
Instrucción 2/2019 de la Gerencia, de 11 de julio de 2019, por la que se regula el procedimiento para la gestión de los contratos menores y de los contratos derivados de los acuerdos marco y otros contratos centralizados.
Instrucción 2/2019 de la Gerencia por la que se regula el procedimiento para la gestión de los contratos menores y de los contratos derivados de los acuerdos marco y otros contratos centralizados
Antecedentes
1º.- El 9 de noviembre de 2017 se publicó en el Boletín Oficial del Estado la Ley 9/2017, de Contratos del Sector Público (en adelante, LCSP) por la que se transponen al ordenamiento jurídico español las Directivas del Parlamento Europeo y del Consejo 2014/23/UE y 2014/24/UE, de 26 de febrero de 2014.
Entre las novedades que incorporó la LCSP, su artículo 118 establece que se consideran contratos menores los contratos de valor estimado inferior a 40.000 euros, cuando se trata de obras, o a 15.000 euros, cuando se trate de contratos de suministro o de servicios y el deber por parte del órgano de contratación de comprobar que no se han suscrito más contratos menores con el mismo contratista que individual o conjuntamente superen los citados límites.
Con objeto de adecuar los procedimientos de contratación de la Universidad xx Xxxxxxx a dicha normativa, el 19 xx xxxxx de 2018 el Consejo de Gobierno de la Universidad xx Xxxxxxx aprobó el régimen transitorio de los contratos menores, en cuyo punto tercero se establecía que esta Universidad pondría en funcionamiento los procedimientos necesarios y los medios que la norma exige para su cumplimiento, licitando los acuerdos marco, sistemas dinámicos de contratación o cualquier otra modalidad contractual de las previstas en la ley. También la Gerencia de la Universidad xx Xxxxxxx dictó la instrucción 4/2018 con fecha 23 xx xxxxx de 2018 en la que se estableció el procedimiento para la gestión de la contratación de carácter menor de obras, servicios y suministros de la Universidad xx Xxxxxxx y el 7 de febrero de 2019 se publicaba la Circular 1/2019 donde se recogían las normas
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aplicables a los contratos derivados de los Acuerdos Marco formalizados por la Universidad xx Xxxxxxx.
2º.- La disposición final cuadragésima cuarta de la Ley 6/2018, de 3 de julio, de Presupuestos Generales del Estado para el año 2018, introdujo, con vigencia indefinida, una nueva disposición adicional quincuagésima cuarta en la LCSP, en la que se establecía la consideración de “contratos menores” a los contratos de suministro o de servicios de valor estimado inferior o igual a 50.000 euros que se celebren por los agentes públicos del Sistema Español de Ciencia, Tecnología e Innovación, siempre que no vayan destinados a servicios generales y de infraestructura del órgano de contratación.
Para su aplicación, con fecha 11 de julio de 2018, se dictó la Instrucción de la Gerencia 6/2018 donde se recogió el procedimiento para la gestión de la contratación de carácter menor de servicios y suministros destinados a actividades de investigación, transferencia e innovación en la Universidad xx Xxxxxxx.
3º.- La modificación de la disposición adicional quincuagésima cuarta de la LCSP, introducida en la disposición final segunda del Real Decreto-Ley 3/2019, de 8 de febrero, de medidas urgentes en el ámbito de la Ciencia, la Tecnología, la Innovación y la Universidad (BOE nº 35 de 09-02-2019), referida al régimen aplicable a los contratos celebrados por los agentes públicos del Sistema Español de Ciencia, Tecnología e Innovación, así como la Resolución de 6 xx xxxxx de 2019 (BOE de 7-3- 2019) de la Oficina Independiente de Regulación y Supervisión de la Contratación (en adelante, OIReScon), por la que se publica la Instrucción 1/2019 de 28 de febrero, sobre contratos menores regulados en la ley 9/2017 de 8 de noviembre, qué afecta significativamente a los procedimientos de gestión de la contratación de carácter menor, por su carácter vinculante a todo el sector público estatal, desplegando plenos efectos jurídicos, en tanto no sea impugnada o anulada.
En base a lo que antecede, y haciendo uso de las prerrogativas que la Disposición Final Primera del Texto Articulado del Presupuesto de la Universidad xx Xxxxxxx para el ejercicio 2019, por la que se me autoriza para que dicte cuántas instrucciones sean necesarias para el desarrollo, ejecución y cumplimiento de las presentes normas, y en especial para modificar aquellos procedimientos que puedan afectar a la implantación de la facturación electrónica y el registro contable de facturas, dicto la presente.
INSTRUCCIÓN
Artículo 1. Ámbito objetivo y subjetivo.
La presente instrucción será de aplicación a toda la contratación que tenga carácter menor según los criterios de la Ley 9/2017, de Contratos del Sector Público, con las modificaciones enumeradas en el apartado anterior, así como a los contratos centralizados y acuerdos marco formalizados por la Universidad xx Xxxxxxx y sus derivados.
El procedimiento que se establece será de aplicación a todas las unidades de gasto de la Universidad xx Xxxxxxx:
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Que deseen realizar cualquier pedido de suministro, encargo de servicio u obra que tenga la consideración de contrato menor, tanto por su importe como por su duración, que no podrá exceder de un año, no podrá admitir prórroga ni revisión de precios ni ser renovable.
• Los pedidos/contratos derivados de los acuerdos marco y otros centralizados que deberán efectuarse únicamente con las empresas que hayan sido adjudicatarias de los mismos.
Artículo 2. Determinación del valor estimado del Contrato.
Con carácter general la LCSP establece la naturaleza excepcional y residual del uso de la figura del Contrato Menor.
La consideración de contrato menor se determina tanto en función de su cuantía (1) como de su duración. Por lo tanto, y a fin de calificar adecuadamente un contrato, se deberá atender al valor estimado del mismo de conformidad con las normas establecidas en el artículo 101 de la LCSP y a su duración, que no podrá exceder de un año.
Para ello, y en el caso de suministros o de servicios que tengan un carácter periódico o repetitivo, o de contratos que se deban renovar, cualquiera que sea el período, en atención al artículo 101 LCSP, se podrá tomar como base para el cálculo del valor estimado del contrato el importe real total de los contratos sucesivos similares adjudicados durante el ejercicio precedente o durante los doce meses previos, ajustado, cuando sea posible, en función de los cambios de cantidad o valor previstos para el período que se desea contratar.
Igualmente, si el período de la prestación previsto o programado es superior al año, deberá tramitarse a través del procedimiento que resulte procedente en función de sus características, pero no a través del menor.
Artículo 3. Límites cuantitativos del Contrato Menor en función del objeto contractual y la unidad económica y funcional.
El Acuerdo de Consejo de Gobierno de 13 xx xxxx de 2019 incorpora la referencia del objeto contractual y de la unidad económica y funcional como supuestos en los que no operarían los límites cuantitativos del artículo 118.3 y vincula la limitación temporal de los contratos menores al ejercicio presupuestario.
(1) En aquellos casos en que haya que iniciar una compra por contrato menor en el extranjero, dado que la aplicación UCOmpras solo permite importes en euros, se debe realizar la estimación calculando el importe en euros según el cambio actual, incrementado en un 20% a modo de porcentaje de reserva para prever la oscilación del cambio, así como, en su caso, el importe de aranceles y gastos aduaneros, ya que el contravalor exacto de la moneda lo facilita el banco al efectuar el pago.
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Cada solicitud de contrato menor que se tramite a través de la aplicación informática UCOMPRAS abarcará la totalidad del objeto del contrato, comprendiendo todos y cada uno de los elementos que lo integran, sin que pueda disminuirse la cuantía del mismo con el fin de eludir los requisitos de publicidad, el procedimiento o la forma de adjudicación que corresponda conforme a la LCSP. En definitiva, si el objeto del contrato es único y se divide en diversos expedientes habría fraccionamiento indebido.
A través de UCOMPRAS se controlará que en el ejercicio presupuestario no se superan los límites cuantitativos establecidos, incorporándose la referencia del objeto contractual como supuestos en los que no operarían los límites cuantitativos del artículo 118.3 y solo permitirá continuar con el pedido si se declara que no se ha fraccionado el objeto del contrato.
3.1. Ampliación del límite del contrato menor para actividades de investigación, transferencia del conocimiento e innovación.
Conforme a lo establecido en la Disposición Adicional quincuagésima cuarta de la LCSP, se amplía el límite de los contratos menores de suministro y servicios celebrados por la Universidad xx Xxxxxxx hasta un valor estimado inferior o igual a 50.000 euros (IVA excluido) siempre que vayan destinados a actividades de investigación, transferencia del conocimiento e innovación, en los términos previstos en la Ley 14/2011, de 1 xx xxxxx, de la Ciencia, la Tecnología y la Innovación.
De acuerdo con la Orden de 28 xx xxxxx de 2006 de la Consejería de Economía y Hacienda de la Junta de Andalucía, por la que se aprueba la clasificación económica de ingresos y gastos del Presupuesto de las Universidades Públicas competencia de la Comunidad Autónoma de Andalucía, se entenderán incluidos los contratos de suministro y servicios destinados a actividades de investigación, transferencia del conocimiento e innovación cuyo gasto se atienda con cargo al programa de gasto 541A y a las partidas habilitadas en los siguientes subconceptos económicos del artículo 64 “Gastos en inversiones de carácter inmaterial”.
• Concepto 640 – Proyectos de investigación.
• Concepto 641 – Grupos de investigación.
• Concepto 642 – Contratos, cursos y convenios artículo 83 XXX.
• Concepto 643 – Contrato y convenio con la U.E.
• Concepto 644 – Ayudas a la investigación
• Concepto 645 – Programa propio de transferencia
• Concepto 648 – Grupos operativos
• Concepto 649 – Otros gastos en inversión de carácter inmaterial Para dichas unidades de gasto, en suministros y servicios:
a) Si la estimación del gasto, IVA incluido, se encuentra entre 15.000,00 € hasta 50.000 €: Los responsables de las unidades de gasto tramitarán la solicitud a través de UCOMPRAS, realizando la reserva de crédito con cargo a la partida presupuestaria correspondiente, y describirán de forma detallada el objeto del contrato para su supervisión por el servicio de contratación, el cual, para la correcta tramitación del expediente, podrá recomendar otro procedimiento.
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b) Si la estimación del gasto, IVA incluido, se encuentra entre 400,01 € hasta 14.999,99 €: Los responsables de las unidades de gasto tramitarán la solicitud a través de UCOMPRAS, con cargo a la partida presupuestaria correspondiente, de acuerdo al procedimiento descrito en el artículo 4 siguiente.
c) Hasta 400 €, IVA incluido: No se acreditará la solicitud de las tres ofertas (artículo 4.1) siendo UCOmpras opcional (2) , antes o después de la fecha de factura.
Las tramitaciones de gastos con cargo al programa 541A y art. 64 no podrán modificar su destino a otro programa o partida presupuestaria, salvo los que se vea afectados por disposiciones específicas de los Planes Propios de Investigación y Transferencia.
3.2. Resto de contratos menores no incluidos en el apartado anterior.
Será de aplicación el límite general establecido en el artículo 118 de la LCSP: Inferior a 15.000
€ en suministros y servicios e inferior a 40.000 € en obras.
Es decir, en suministros y servicios del resto de unidades de gasto (programas distintos del 541A y art.64):
a) Si la estimación del gasto, IVA incluido, se encuentra entre 400,01 € hasta 14.999,99 €: Los responsables de las unidades de gasto tramitarán a través de la herramienta UCOMPRAS la solicitud con cargo a la partida presupuestaria correspondiente, de acuerdo al procedimiento descrito en el artículo 4 siguiente.
b) Hasta 400 € IVA incluido: No se acreditará la solicitud de las tres ofertas (artículo 4.1), siendo UCOmpras opcional (2), antes o después de la fecha de factura.
En Obras, en todas las unidades de gasto, similar al anterior, pero con el límite máximo de 39.999,99 €.
Artículo 4. Procedimiento del contrato menor
La Instrucción de la OIReScon introduce la obligatoriedad de acreditar la solicitud de al menos tres ofertas, obligación que se entenderá cumplida con la publicidad de la contratación.
4.1. Contratos menores de valor estimado HASTA 400 € IVA incluido:
En coherencia con las medidas de agilidad y flexibilización establecidas por las normas del contrato menor y la instrucción de la OIReScon, que establece la posibilidad de justificar motivadamente la no procedencia de la petición de ofertas cuando dicho trámite no contribuya al fomento del principio de competencia, o bien, dificulte, impida o suponga un obstáculo para cubrir de forma inmediata las necesidades que en cada caso motiven el contrato menor, el
(2) Se recomienda su utilización por los siguientes motivos: Mejorará la gestión de su unidad de gasto; podrá obtener listados contables en formato Excel; no se decretan las facturas; control del disponible (sin que se devuelvan facturas por dicho motivo), referencias con SIGE, control del cumplimiento de los principios de la contratación menor y centralizada, etc.
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mencionado Acuerdo del Consejo de Gobierno excluye de la obligación de solicitar tres presupuestos a aquellos gastos que no excedan de 400 € IVA incluido, ante la necesidad de dotar de mayor agilidad la satisfacción de necesidades de escasa cuantía, sin que se trate de vulnerar los principios generales de la contratación pública.
En dichos gastos será opcional, aunque recomendable (2), la gestión del pedido/retención del crédito a través de la aplicación UCOmpras, antes o después de la fecha de factura, seleccionando que la previsión de gasto es menor o igual a 400 €.
Asimismo, quedan excluidos de la obligación de solicitar tres presupuestos los contratos derivados de Acuerdos Marco y los Centralizados formalizados por la Universidad xx Xxxxxxx, con todos sus términos establecidos, cuyo procedimiento es objeto de desarrollo en el artículo 9 de la presente Instrucción.
4.2. Contratos menores de valor estimado SUPERIOR A 400 € IVA incluido:
1º) Desde la aplicación UCOmpras, siempre que la duración sea menor al año, no admita prórrogas ni revisión de precios, no haya sido fraccionado el objeto del contrato y no tenga carácter recurrente, se solicitarán los datos necesarios para la recepción de presupuestos:
− Objeto del Contrato
− Unidad de Gasto/Programa/Aplicación económica. Si la aplicación económica no figura, no dispone de crédito o si se trata de un contrato menor a financiar por más de una unidad de gasto, se enviará un correo electrónico a xxxxxxx.xxxxxxx@xxx.xx
− Importe máximo de licitación
− Descripción detallada del objeto del contrato. En suministros, se cumplimentará un formulario con los datos mínimos: nº unidades; lugar y plazo de entrega; necesidad de instalación: SI/NO; características del producto, donde saldrá un aviso: “no incluir referencias ni modelos específicos y caso de preferencia por alguna marca, añadir “o equivalente”.
− Plazo de licitación, entre un mínimo de 48 horas y máximo de 120 horas.
Al “ENVIAR” se efectuará la “Retención de crédito” en la aplicación económica seleccionada y se publicará en un “Tablón de Licitaciones en Plazo de Presentación de Ofertas”. Será posible anularla, cuando se hubiera producido un error material en la misma, detallando el motivo.
(2) Se recomienda su utilización por los siguientes motivos: Mejorará la gestión de su unidad de gasto; podrá obtener listados contables en formato Excel; no se decretan las facturas; control del disponible (sin que se devuelvan facturas por dicho motivo), referencias con SIGE, control del cumplimiento de los principios de la contratación menor y centralizada, etc.
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Este Tablón de Licitaciones constará de dos “pestañas”:
− En plazo de presentación de ofertas: los presupuestos podrán ser presentados en formato pdf, cumplimentando los datos obligatorios: CIF/NIF; Razón Social/Apellidos, Nombre; Importe IVA incluido; Apellidos y Nombre de la persona de contacto (no obligatorio), Correo electrónico (*) y al enviarlos obtendrán un número del “Registro de Presentación”.
− Terminado el plazo de presentación de ofertas, con los siguientes estados posibles:
⮚ Pendiente de Adjudicación, con un plazo máximo de dos meses.
⮚ Anulada, por error “material en la presentación de la solicitud” o por “expiración del plazo de adjudicación”, anulándose en ambos casos la solicitud efectuada en UCOmpras.
⮚ Desierta, bien por no haberse presentado ningún presupuesto y no se dispone de otro o porque ninguna de las ofertas cumpliera lo requerido, figurando en este último caso la/s causa/s (**).
⮚ Adjudicada, donde las empresas podrán conocer cuál ha sido la adjudicataria, introduciendo el “Número del Registro” que obtuvieron cuando presentaron su presupuesto.
2º) Los presupuestos recibidos se incorporarán al “Expediente del Contrato Menor” en UCOmpras, se listarán ordenados de menor a mayor importe, debiendo justificar motivadamente conforme al contenido que figure expresamente en el propio presupuesto la selección de la oferta con mejor relación calidad-precio y desglosar el importe del presupuesto aceptado entre Base imponible, IVA y, en su caso, suplidos.
Automáticamente, se informará al correo electrónico (*) del proveedor seleccionado la aceptación de su presupuesto, pasando la oferta al estado “adjudicada” del Tablón de Licitaciones “Terminado el plazo de presentación de ofertas”.
También puede ocurrir:
- Que no se reciba ningún presupuesto, pasando al estado “desierta”. En tal caso, se admitiría cualquier presupuesto igual o inferior al importe máximo licitado, permitiendo UCOmpras continuar el expediente sin necesidad de volver a licitar.
- Que ningún presupuesto se ajuste a lo demandado, en cuyo caso deberá justificarlo, exponiendo las causas (**).
- Que se reciban presupuestos superiores al importe máximo de la licitación (IVA incluido), que serán “visibles”, pero que no podrán ser seleccionados, aunque fueran los únicos. En tal caso, siempre que se disponga de fondos para ello, habría que volver a una 2ª licitación por un importe máximo superior.
3º) Una vez aceptado el servicio, suministro u obra, se cumplimentará en UCOmpras la fecha de recepción de conformidad, se imprimirá y firmará el documento “Expediente de Contrato Menor”. El proveedor deberá emitir la factura a la mayor brevedad posible, y siempre dentro del plazo de 15 días:
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▪ En el caso de factura en papel donde constará, si fuera posible, el ID “Expediente del CM”, una vez conformada, debe entregarse en el registro administrativo en un plazo no superior a 5 días
▪ En el caso de factura electrónica donde constará el ID del “Expediente de CM” en el campo “órgano proponente”, una vez recibida en la unidad tramitadora, debe proceder a su rechazo o validación en un plazo de 5 días y remitirla a la oficina contable dentro del plazo de 10 días.
En ambos casos se tramitará, bien al Servicio de Tesorería y Contabilidad o bien al Servicio de Gestión de la Investigación (elegibilidad), acompañada del “Expediente de CM” efectuado en UCOmpras, adjuntándole, en su caso, la documentación complementaria necesaria (hoja de inventario, etc.) y se relacionará en el impreso-oficio de remisión de facturas:
o EN FIRME, para su pago desde los servicios centralizados.
o A JUSTIFICAR, cuando previamente hubiera sido autorizado su pago por esta vía de acuerdo al artículo 6.2 siguiente.
Artículo 5. Gastos de carácter recurrente.
No podrán ser objeto de un contrato menor prestaciones que tengan carácter recurrente de forma que año tras año responda una misma necesidad para la Universidad xx Xxxxxxx y pueda planificarse su contratación por los procedimientos ordinarios. Dichos gastos deberán incluirse en el Plan Anual de Contratación con objeto de avanzar en la planificación de la contratación a través de procedimientos abiertos y acuerdos marco para la adquisición de servicios y suministros en la Universidad xx Xxxxxxx. En tales casos, deberán enviar un correo electrónico a xxxxxxxxxxxx@xxx.xx.
El servicio de Control Interno de la Universidad xx Xxxxxxx en colaboración con las unidades tramitadoras establecerán los mecanismos necesarios con objeto de evaluar periódicamente la contratación menor de la Universidad xx Xxxxxxx a fin de incorporar al Plan Anual de contratación aquella que por su naturaleza y características sea susceptible de una adecuada planificación y por tanto su contratación debe realizarse a través de los procedimientos ordinarios establecidos en la LCSP.
Artículo 6. Anticipos de Caja Fija (en adelante, ACF)
Las previsiones de gastos inferiores a 400 € IVA incluido que los responsables quieran abonar por el sistema de ACF no es obligatorio tramitarlas por UCOmpras, aunque si recomendable, en aplicación del artículo 4 anterior.
El artículo 27 del Texto Articulado del Presupuesto y la instrucción 1/2015 se modifica en los siguientes términos:
El destino que se dará a la cantidad solicitada por ACF será para:
▪ Dietas y bolsas de viaje.
▪ Inscripciones a congresos, jornadas, seminarios y actividades análogas, así como cuotas de asociaciones.
▪ Pagos a personal ajeno por conferencias, cursos o similares.
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▪ Los gastos de atenciones protocolarias y representativas definidos en el artículo 30 siempre que reúnan las condiciones y se acompañen de la memoria explicativa recogida en el mismo.
▪ Facturas hasta un importe máximo, cada factura, de 400 € IVA incluido, en las que no se haya fraccionado el objeto del contrato y resulte necesario su pago por esta vía.
Excepcionalmente, las previsiones de gastos superiores a 400 € IVA incluido que los responsables necesiten abonar por el sistema de ACF requerirán el cumplimiento del procedimiento descrito en el artículo 4.2, una vez firmada la recepción de conformidad del suministro, servicio u obra se podrá solicitar autorización para su pago por ACF en el impreso que se habilitará al efecto, motivando la urgencia y adjuntando el “Expediente de Contrato Menor” impreso desde UCOmpras, pudiendo ocurrir:
- Que sea autorizada, en cuyo caso:
✓ Se concederá/ingresará en la cuenta de ACF solicitada o, en su caso, por cheque/transferencia.
✓ En el plazo establecido en el artículo 4.2.3º se presentará la factura, acompañada de la validación del “Expediente de CM”, y la documentación complementaria necesaria, relacionándola en el impreso-oficio de remisión de facturas PAGADAS.
- Que no sea autorizada por la gerencia o persona en quien delegue, en cuyo caso se tramitará “en firme” para su pago desde los servicios centralizados.
Artículo 7. Publicidad
La UCO publicará en el Perfil del Contratante alojado en la plataforma de Contratos de Sector Público con carácter trimestral la relación de contratos menores conforme a los requisitos establecidos en el art. 63 de la LCSP.
Artículo 8. Supuestos excluidos del procedimiento del contrato menor.
Los relacionados en el Artículo 50. “Gastos excluidos del procedimiento” del Texto Articulado del Presupuesto de 2019, con las modificaciones siguientes:
- Se eliminan de la exclusión, debiendo efectuar la solicitud por “UCOmpras: Contratos Centralizados”:
2. Pagos por contratos de suministros básicos de electricidad, seguridad, telefonía, jardinería, limpieza.
3. Pagos correspondientes a servicios o suministros prestados por los concesionarios de las explotaciones de cafetería, comedor, reprografía e impresión, material de oficina o fungible informático, entre otros, si las prestaciones facturadas corresponden a las contempladas en su contrato.
- Se modifica el apartado 23, quedando redactado en los siguientes términos:
23. Inscripciones a congresos, jornadas, seminarios y actividades análogas.
- Se añaden como gastos excluidos de lo establecido en el art. 118 de la LCSP los que a continuación se especifican, sin que su adjudicación deba hacerse a través de la aplicación UCOmpras:
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⮚ Contratación del acceso a base de datos y suscripción a publicaciones.
⮚ Los gastos de atenciones protocolarias y representativas definidos en el artículo 30 del Texto Articulado del Presupuesto de 2019, que reunirán las condiciones y se acompañarán de la memoria explicativa recogida en dicho artículo.
⮚ Los casos excepcionales en que, siendo la estimación del gasto superior a 400 € IVA incluido, el responsable de la unidad de gasto, asumiendo la responsabilidad derivada del contrato, motive en una memoria específica para cada caso firmada por él:
- La no procedencia de la petición de ofertas por no contribuir con dicho trámite al fomento del principio de competencia, o bien, se dificulte, impida o suponga un obstáculo para cubrir de forma inmediata las necesidades que en cada caso motiven el contrato menor.
- La ausencia de fraccionamiento del objeto del contrato, la no recurrencia y demás requisitos del contrato menor.
Artículo 9. Acuerdos Xxxxxx y Otros Contratos Centralizados
La Universidad xx Xxxxxxx ha formalizado Acuerdos Marco y otros Centralizados que se han sido adjudicados a varias empresas, con la finalidad de fijar las condiciones a que habrán de ajustarse los pedidos (contratos derivados) que puedan ejecutarse durante su vigencia, en particular, por lo que respecta a los precios y descuentos aplicables.
9.1 Ámbito de aplicación
La Universidad xx Xxxxxxx tiene actualmente formalizados los siguientes ACUERDOS XXXXXX: xxxxx://xxx.xxx.xx/xxxxxxx/xxxxxxxxxxxx/xxxxxxxxx/xxxxxxxx-xxxxx
- ACUERDO XXXXX XXXXXXX DE VIAJES
Fecha de formalización: 12 de julio de 2017 Fecha de terminación: 11 de julio de 2021
Empresas adjudicatarias: GLOBALIA, XXXXX CENTRAL DE VIAJES, NAUTALIA VIAJES
- ACUERDO MARCO MATERIAL DE OFICINA, CONSUMIBLES DE INFORMÁTICA Y PAPEL
Fecha de formalización: 11 de diciembre de 2018 Fecha de terminación: 10 de diciembre de 2022 Empresas adjudicatarias por lotes:
LOTE 1: MATERIAL DE OFICINA GRUPO DISOFIC
XXXXX XXXXX, S.L. LYRECO ESPAÑA S.A
LOTE 2: CONSUMIBLES DE INFORMATICA GRUPO DISOFIC
LYRECO ESPAÑA S.A. LOTE 3. PAPEL
COPISTERIAS DON FOLIO, S.L.
GRUPO DISOFIC
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LYRECO ESPAÑA S.A.
- ACUERDO MARCO MATERIAL FUNGIBLE DE LABORATORIO Y PEQUEÑO EQUIPAMIENTO
Los siguientes CONTRATOS CENTRALIZADOS a título enunciativo, no limitativo:
- SERVICIOS DE IMPRESIÓN rectorado, Edif. Xxxxx Xxxxx, Serv. Alojamiento y Edif.
Vial Norte
- SUMINISTRO DE GASES puros industriales y de mezclas
- SUMINISTRO DE LÍQUIDOS Y SÓLIDOS CRIOGÉNICOS y mantenimiento de
instalaciones
- SERVICIOS DE LIMPIEZA
- Servicios de Seguridad y VIGILANCIA
- Servicios de jardinería
- Servicios de Control accesos
- Mantenimiento de instalaciones de CLIMATIZACIÓN
- CONCESIONES REPROGRAFIA y cafeterías
- SUMINISTROS DE ENERGÍA ELÉCTRICA, TELEFONÍA FIJA Y MÓVIL
Y otros acuerdos marco y contratos centralizados “en trámite” que se irán incorporando a UCOmpras y de los que se dará la debida información en “Novedades”.
9.2. Obligación de contratar con las empresas adjudicatarias
La formalización de los Acuerdo Marco determina los bienes y servicios que revestirán el carácter de homologados, las entidades adjudicatarias a las que se adquirirán dichos bienes y servicios, así como los precios y descuentos ofertados por las empresas adjudicatarias. En los Contratos Centralizados las entidades adjudicatarias prestarán el servicio o realizarán el suministro en función de las necesidades de esta Universidad, de acuerdo con los precios unitarios que hayan sido fijados.
No serán admitidas las facturas correspondientes a servicios y suministros objeto de los citados Acuerdos Xxxxx y Contratos Centralizados expedidas por empresas distintas de las adjudicatarias.
9.3. Procedimiento para efectuar los contratos derivados de Acuerdos Xxxxxx y otros Contratos Centralizados.
En todo caso, si el importe total del contrato estimado supera los 15.000 € IVA excluido, se deberá informar al Servicio de Contratación y Patrimonio.
Las empresas adjudicatarias no están sujetas al límite cuantitativo establecido por PROVEEDOR para los contratos menores, ni hay obligación de ofertar a las demás empresas.
9.3.1 ACUERDO XXXXX XXXXXXX DE VIAJES:
xxxxx://xxx.xxx.xx/xxxxxxx/xxxxxxxxxxxx/xxxxxxxx-xx-xxxxxx Incluye los siguientes servicios:
1. Reservas aéreas, marítimas y de ferrocarril, nacionales e internacionales.
2. Reservas de hoteles nacionales e internacionales de los viajes.
3. Alquileres de vehículos.
4. Servicios de Viajes para acontecimientos especiales: Viajes de Incentivos, Asistencias a Ferias, Convenciones, Seminarios, Conferencias, Reuniones de trabajo, etc.
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5. Organización de Congresos. Será objeto de una regulación específica más adelante, si bien es obligatorio gestionarlos con estas tres empresas.
Se presentará la solicitud de estos servicios a “una o más” de las 3 agencias adjudicatarias, tanto para servicios de personal propio como ajeno, y a continuación, una vez aceptado el presupuesto:
▪ Si supera los 400,01 €, IVA incluido se realizará obligatoriamente el inicio de “expediente derivado de Acuerdo Marco de Agencia de Viajes” a través de UCOmpras, seleccionando dicha pestaña y la agencia cuyo presupuesto ha sido aceptado. Dicha solicitud debe ser previa a la fecha de factura.
▪ Si es inferior o igual a 400 €, IVA incluido, es opcional, aunque recomendable (2)
efectuar la solicitud del pedido en UCOmpras, antes o después de la fecha de factura.
Excepcionalmente, se admitirán, sin que su adjudicación deba hacerse a través de UCOmpras:
⮚ El reembolso de los gastos de desplazamiento y alojamiento realizados directamente por el interesado (personal propio o ajeno) con factura emitida a su nombre y NIF, teniendo en cuenta que no se beneficiarán de los seguros y demás ventajas que ofrecen las Agencias de Viajes adjudicatarias del Acuerdo Xxxxx y las consecuencias fiscales que establecen las leyes, junto a los siguientes documentos:
▪ Para personal propio: el documento de comisión de servicios con la declaración y liquidación de gastos que corresponda, en concepto de indemnización por razón del servicio, que serán objeto de declaración fiscal como rendimientos del trabajo exentos de retención si no se superen los límites.
▪ Para personal ajeno: el documento bolsa de viaje para la compensación de gastos justificados.
⮚ Las facturas correspondientes a los servicios de alojamiento (hoteles) en las asistencias a congresos que hayan sido previamente concertados por la empresa organizadora del mismo, en cuyo caso deberá aportarse la documentación que lo acredite.
9.3.2 RESTO DE ACUERDOS XXXXXX Y CONTRATOS CENTRALIZADOS
Los responsables de las unidades de gasto, una vez seleccionada la oferta entre los productos y/o servicios homologados o equivalentes, deberán realizar los contratos derivados con las empresas que hayan sido adjudicatarias.
Si el precio del producto y/o servicio homologado o “equivalente” es:
▪ Superior a 400,01 € IVA incluido, se realizará obligatoriamente en UCOmpras el inicio de “Expediente derivado de Acuerdo Marco/Compra Centralizada” (el que corresponda), y se seleccionará la empresa cuyo presupuesto ha sido aceptado. Dicha solicitud debe ser previa a la fecha de factura.
▪ Inferior o igual a 400 € IVA incluido, es opcional, aunque recomendable (2) efectuar la solicitud del pedido en UCOmpras, antes o después de la fecha de factura.
(2) Se recomienda su utilización por los siguientes motivos: Mejorará la gestión de su unidad de gasto; podrá obtener listados contables en formato Excel; no se decretan las facturas; control del disponible (sin que se devuelvan facturas por dicho motivo), referencias con SIGE, control del cumplimiento de los principios de la contratación menor y centralizada, etc.
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Este procedimiento será también de aplicación para los servicios extraordinarios de seguridad, jardinería, limpieza, etc. que deriven de expedientes de contratación, sin que computen para ellos los límites del contrato menor.
Artículo 10. Disposición Adicional. Régimen aplicable a los contratos subvencionados.
En la contratación de suministros y servicios de carácter menor que estén subvencionados y destinados a actividades de investigación, transferencia del conocimiento e innovación, en la aplicación de la presente instrucción, se estará en todo caso, a las normas que para la ejecución de dichas subvenciones se haya dictado por el órgano concedente.
Artículo 11. Colaboraciones, Responsabilidades y Control Interno.
El Personal de Administración y Servicios de los diversos departamentos vendrá obligado a colaborar en la gestión de la contratación menor que se derive de las funciones docentes, investigadoras o de transferencia de la actividad del departamento a fin de que se cumplan los requerimientos establecidos en la presente instrucción.
Conforme a lo establecido en el artículo 206 apartado 4 de los Estatutos de la Universidad xx Xxxxxxx quienes gestionen créditos de forma descentralizada serán responsables de su exacta adecuación al fin y del cumplimiento de la normativa y demás obligaciones que le sean aplicables. En consecuencia y en cumplimiento del principio de equilibrio presupuestario y sostenibilidad financiera, los responsables para la aprobación, compromiso y reconocimiento del gasto tendrán la obligación de asegurarse y comprobar que se dispone del crédito adecuado y suficiente para realizar los contratos relacionados en los artículos anteriores. La no observancia de este Acuerdo conllevará aparejada la responsabilidad pública que determine la legislación vigente.
Para la correcta ejecución de estas instrucciones se estará a los informes o recomendaciones que al efecto se emitan por el Servicio de Control Interno de la Universidad xx Xxxxxxx.
Artículo 12. Disposición derogatoria.
Quedan derogadas las Instrucciones de la Gerencia 4/2018 por la que se dicta procedimiento para la gestión de la contratación de carácter menor de obras, servicios y suministros de la Universidad xx Xxxxxxx y la 6/2018 por la que se dicta el procedimiento para la gestión de la contratación de carácter menor de servicios y suministros destinados a actividades de investigación, transferencia e innovación, así como la Circular 1/2019 de la Gerencia relativa a los contratos que se deriven de los Acuerdos Marco formalizados por la Universidad xx Xxxxxxx.
Artículo 13. Entrada en vigor.
La presente instrucción entrará en vigor el día siguiente a su publicación en XXXXX, de lo cual se dará la necesaria e inmediata publicidad a través de los medios electrónicos disponibles. No obstante, se procederá a su adecuada publicación en el Boletín Oficial de la Universidad xx Xxxxxxx.
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Artículo 14. Régimen Transitorio.
Las facturas emitidas desde la entrada en vigor de esta instrucción, cuyo compromiso se haya iniciado con anterioridad a la misma, deberán incorporar documentación que acredite de manera cierta y fehaciente que la fecha de inicio del expediente fue anterior a esta fecha (resolución administrativa acordando el inicio del expediente, formalización documental de un contrato, petición de ofertas, etc.), rigiéndose por la normativa anterior.
LA GERENTE
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