CONSIDERANDO

DECRETO No.

“POR MEDIO DEL CUAL SE ADOPTA EL PROCESO PARA LA CONTRATACIÓN ADMINISTRATIVA DEL MUNICIPIO DE MANIZALES”

EL ALCALDE DE MANIZALES, en ejercicio de sus atribuciones legales y en especial las conferidas por los artículos 1 y 4 literal b). de la ley 87 de 1993; 91, literal d, numeral 4, de la ley 136 de 1994.

CONSIDERANDO

Que corresponde a la Administración Municipal adoptar manuales de procesos y procedimientos, necesarios para garantizar el cumplimiento de los principios de la función pública, en especial, la eficiencia en la prestación del servicio a cargo de esta entidad.

Que para garantizar mayor transparencia en el proceso de contratación, deben expedirse las normas y reglamentos que fijen los procesos y procedimientos para la correcta operación de dicho sistema.

DECRETA:

ARTICULO 1°: Adoptar el manual del proceso de contratación para el Municipio de Manizales.

ARTICULO 2°: OBJETO

Describir el proceso de contratación administrativa, con los respectivos Puntos de Control a actividades específicas dentro del proceso para mejorar la Transparencia y Eficiencia del mismo.

ARTICULO 3°: DESARROLLO DE LA CONTRATACIÓN ADMINISTRATIVA

En el manual se desarrollan tres (3) procesos sobre modalidades de la contratación administrativa, a saber: licitación o concurso público, contratación directa y aquellos cuyo valor sea inferior al 10% de la menor cuantía.

Se aclara que la diferencia entre licitación y concurso radica en el objeto contratado, que en el concurso se circunscribe a estudios o trabajos técnicos, intelectuales o especializados. Cuando la cuantía lo determine se surtirá por el proceso de contratación directa.

ARTICULO 4°: EJECUCIÓN Y LIQUIDACIÓN

Los tres (3) procesos muestran la manera como, en circunstancias óptimas, termina el proceso de contratación en el Municipio de Manizales.

ARTICULO 5°: DEFINICIONES, SIGLAS Y ABREVIATURAS:

Correspondientes a los términos más usados en el desarrollo del proceso.

1.1DEFINICIONES:

1.2SIGLAS:

1.3ABREVIATURAS

ARTICULO 6°: DEFINICIONES

•Criterio

Característica seleccionada como la base para tomar una decisión

•Dependencia Contratante

Es la Repartición Administrativa Interna (Despacho xxx Xxxxxxx o Secretaría de Despacho), quien a nombre del municipio, es la tutora y responsable del proyecto, por lo tanto está interesada en su desenlace, además tiene los medios para interactuar dentro del desarrollo del mismo Ej.: la Secretaría de Obras Públicas tiene que ver con vías, construcciones.

•Dependencia de Apoyo

Es la Repartición Administrativa Interna (Secretaría de Despacho, Dirección o Unidad ) que a nombre del municipio cumple con una función específica, de colaboración y complementación, a las otras dependencias. Ej. El Registro Presupuestal solamente lo realiza la Secretaría de Hacienda – Grupo de Presupuesto; el número de licitación o contratación directa únicamente lo asigna la Secretaría Jurídica.

•Secretaría Interesada

Es la Repartición Administrativa Interna que realiza varias de las etapas dentro de un proceso contractual y está pendiente del mismo desde el principio hasta la finalización

•Despacho

Término utilizado para designar la oficina del Jefe (Alcalde, Secretario de Despacho)

•Eficiencia

Optima relación entre los resultados alcanzados y los recursos usados

•Grupo multidisciplinario

Funcionarios en diferentes disciplinas que se interrelacionan para conocer un tema determinado, para que con su discernimiento y experiencia den un perfil o evalúen temas complejos

•Información básica y condiciones mínimas de participación

Texto en el cual se indican los requisitos, pautas generales, especificaciones técnicas propias de cada necesidad y requisitos jurídicos expresados como obligaciones pre- contractuales, contractuales y post-contractuales. Su origen está en el proyecto aprobado, viabilizado e inscrito. Se describe en los procesos y se conocen genéricamente como Xxxxxx

de condiciones (licitación), Términos de referencia (contratación directa y concurso), información básica y condiciones mínimas de participación (contratación directa, invitaciones, avisos, cotizaciones)

•Lista de Chequeo

Documento que sirve para recolectar información para el control de una medida o actividad

•Parámetro (característica)

Propiedad de una entidad (servicio, proceso, actividad) que la identifica o diferencia de otras. Estas características pueden ser cualitativas (por atributos) o cuantitativas (por variables)

•Plan de Control

Documento que describe los elementos de un sistema que se deben aplicar para controlar la variación de las características de los procesos, productos y servicios y minimizar la desviación de los valores patrón. Se divide en cinco partes interrelacionadas: parámetro, requisito, método de control, frecuencia y recursos adicionales.

•Proceso

Conjunto de actividades y recursos interrelacionados los cuales transforman entradas en salidas

•Procesos transparentes

Procedimiento y actividades desarrolladas con criterios claros, precisos y concisos; generando información confiable y verificable, identificando competencias y responsables, además de usar mecanismos de verificación y control previamente acordados.

•Programa Anual Mensualizado de Caja (PAC)

Instrumento mediante el cual se define el monto máximo mensual de fondos disponibles en la Tesorería del Municipio. Permite realizar una programación óptima de los recursos fiscales y financieros.

•Repartición Administrativa Interna (R.A.I)

Cada una de las unidades en que se encuentra repartida la Administración Central. Tenemos: Despacho del Señor Alcalde, Secretarías de Despacho, las cuales tienen reparticiones administrativas internas, tales como: Unidades, Oficinas y Grupos.

•Requisito

Necesidad o característica establecida, o habitualmente implícita u obligatoria. En el plan de control evalúa el parámetro, dice QUÉ debe cumplir.

•Transparencia

Calidad de ser claro, sin ambigüedad

ARTICULO 7°: ABREVIATURAS

•BPIM El Banco de Proyectos de Inversión Municipal.

•FEBI Ficha Estadísticas Básicas de Inversión.

•PAC Programa Anual Mensualizado de Caja.

•CDP Certificado de Disponibilidad Presupuestal

•COPNIA Consejo Profesional Nacional de Ingeniería

•RUPR Registro Unico de Precios de Referencia

•RUT Registro Unico Tributario

•RUP Registro Unico de Proponentes

•SICE Sistema de Información para la Vigilancia de la contratación Estatal

•CUBS Catalogo Unico de Bienes y Servicios

•AIU A Administración, Impuestos y Utilidades

•BDM Boletín de Deudores Morosos

•POT Plan de Ordenamiento Territorial

ARTICULO 8°: SIGLAS

•Art. Artículo‌

•C.P. Constitución Política

•D.M. Decreto Municipal

•D.N. Decreto Nacional

•D.L. Decreto Ley

•D.R. Decreto Reglamentario

•MPIO. Municipio

•X. Xxx

•Num. Numeral / Número

•Acdo.Acuerdo

•P. C. Punto de Control

•R. Resolución

•P. D. Plan de Desarrollo

•PUC. Portal Único de Contratación

•SMMLV Salarios Mínimos Mensuales Legales Vigentes

ARTICULO 9°: Establézcanse los siguientes procedimientos para el área de contratación de la Administración Central Municipal.

PROCEDIMIENTO: CONTRATACIÓN POR LICITACIÓN PUBLICA					CODIGO: 00-00-000 Hoja No. 1 de 18
SUBPROCESO	No.	ACTIVIDAD	TIEMPO	SUSTENTO LEGAL	RESPONSABLE	DEPENDENCIA	PLAN DE CONTROL
1.Identificar la necesidad y decidir implementar
	1.1	Tomar la decisión de implementar el proyecto inscrito, verificar que se encuentre dentro del Plan de Trabajo de la vigencia presupuestal, o de adquirir los bienes o servicios, de acuerdo con criterios de elegibilidad y prioridad. Evaluar tipo de gasto: Inversión o funcionamiento		L.152/94	Alcalde y/o Secretario de Xxxxxxxx	Xxxxxxxx Alcalde y Secretaría interesada	PARÁMETRO:	Actualizar las estadísticas de consumo de años anteriores
							REQUISITO:	Consolidar y ajustar la cuantificación de necesidades hecha por las Dependencias
							METODO/ CONTROL	Plan General de Xxxxxxx, verificando que los bienes, servicios y obras públicas correspondan a la necesidades de la Administración. El plan debe estar debidamente registrado en el SICE. El caso de obras que requieran la ocupación del espacio público se requiere el Acta del Comité de Infraestructura.
							FRECUENCIA	Para cada licitación
	1.2	Solicitar las autorizaciones y licencias a que haya lugar. Avalúos, Estudio de títulos, si es del caso.		D. 855/94	Funcionario designado	Secretaría interesada
2. Estudiar condiciones y precios xxx xxxxxxx
	2.1	Hacer estudios de condiciones y precios xx xxxxxxx. Nota: deben conocerse antes de solicitar el C.D. P.		L 80/93 Arts 25, num 12 y 30 L 598/00 D.N. 2170/02 Art. 6	Funcionario designado	Secretaría interesada	PARÁMETRO	Realizar un muestreo de precios
							REQUISITO	Solicitar precios a proveedores idóneos o consultar bases de datos y tomarlas como base para la elaboración del C.D.P. y definición de costos y precios que deben ser resumidos estadísticamente. El sondeo de precios debe quedar por escrito. Cuando entre a operar el RUPR – SICE se deberá consultar este sistema, cuando proceda
							METODO/ CONTROL	Comparativo de los precios solicitados o consultados
							FRECUENCIA	Para cada licitación
3. Realizar trámite presupuestal
	3.1	Elaborar C.D.P.		DL. 111/96 Art. 71	Funcionario operador de Presupuesto	Secretaria interesada

PROCEDIMIENTO: CONTRATACIÓN POR LICITACIÓN PUBLICA					CODIGO: 00-00-000 Hoja No. 2 de 18
SUBPROCESO	No.	ACTIVIDAD	TIEMPO	SUSTENTO LEGAL	RESPONSABLE	DEPENDENCIA	PLAN DE CONTROL
	3.2	Verificar, registrar y firmar C.D.P.		D.N. 111/96	Profesional Universitario Presupuesto	Secretaría de Hacienda	PARÁMETRO	Realizar asignación presupuestal
							RECURSO	Asegurar el presupuesto suficiente para lograr el objeto del contrato
							METODO/ CONTROL	Certificado de Disponibilidad Presupuestal, a fin de garantizar que el gasto corresponda al rubro presupuestal y que posea P.A.C. (análisis de asignaciones presupuestales)
							FRECUENCIA	Para todos los contratos
4. Conceptuar sobre la procedencia de la licitación (justificación)
	4.1	Analizar los estudios, diseños, proyectos y autorizaciones y licencias, el ajuste del objeto a contratar a los planes de inversión, compras y presupuesto. Para venta de bienes verificar avalúos, si se opta por el sistema xx xxxxxxxx		D.N. 2170 /02 Art. 8 Art. 30 Num. 1 Ley 80 D.M. 294/98 D. 855/94 Art. 14 Dto. 4117 de 2006	Comité Asesor	Secretaría Jurídica Secretaría Hacienda Secretaría Planeación Secretaría Obras Públicas Secretaría interesada
	4.2	Evaluar la conveniencia o inconveniencia de la licitación		D.M. 294/98	Comité Asesor	Secretaría Jurídica Secretaría Hacienda Secretaría Planeación Secretaría Obras Públicas Secretaría interesada	PARÁMETRO	Analizar la conveniencia o inconveniencia y verificar las licencias y autorizaciones previas
							REQUISITO	Estudiar y analizar la información presentada
							METODO/ CONTROL	Acta donde se informa sobre la conveniencia o inconveniencia de la contratación con base en los estudios y la información presentada
							FRECUENCIA	Para cada licitación
	4.3	Estudiar la oportunidad y la adecuación de la licitación al plan de desarrollo, al presupuesto y al plan de compras		D.M. 294/98 D 3512/03 Art. 13	Comité Asesor	Secretaría Jurídica Secretaría Hacienda Secretaría Planeación Secretaría Obras Públicas Secretaría interesada

PROCEDIMIENTO: CONTRATACIÓN POR LICITACIÓN PUBLICA					CODIGO: 00-00-000 Hoja No. 3 de 18
SUBPROCESO	No.	ACTIVIDAD	TIEMPO	SUSTENTO LEGAL	RESPONSABLE	DEPENDENCIA	PLAN DE CONTROL
	4.4	Elaborar un acta donde se especifique la decisión finalmente adoptada por el Comité Asesor, la cual contenga como mínimo lo siguiente: §La definición de la necesidad que el Municipio pretende satisfacer con la contratación. Debe hacer referencia al proyecto registrado en el BPIM y al componente dentro del cual se enmarca el objeto del contrato y al plan de compras §La definición técnica de la forma en que el Municipio puede satisfacer su necesidad §La condiciones del contrato a celebrar (objeto, plazo y lugar de ejecución, código del SICE), entre otros. §El soporte técnico y económico del valor estimado del contrato, sondeo de precios o consulta en el SICE. §El análisis de los riesgos de la contratación, así como el nivel y extensión de los riegos que deben ser amparados por el contratista.		D.N. 2170/02 Art. 8 D.M. 294/98	Comité Asesor	Secretaría Jurídica Secretaría Hacienda Secretaría Planeación Secretaría Obras Públicas Secretaría interesada	PARÁMETRO:	Efectuar estudios técnicos
							REQUISITO:	Cumplir con los requerimientos para la ejecución de la obra y/o proyecto a realizar
							METODO/ CONTROL	Estudios técnicos y anexos, donde se señalen los aspectos técnicos y económicos, a fin de verificar que sean definidos en forma clara, precisa, completa y en el tiempo acordado, de acuerdo con la necesidad
							FRECUENCIA	Para cada licitación.
5. Solicitar a la Secretaría Jurídica la asignación de abogado responsable que acompañaría el proceso.					Funcionario Designado	Secretaría Interesada
6. Informar a la Cámara de Comercio	6.1	Informar por escrito y en medio magnético, a la Cámara de Comercio sobre la licitación pública dentro de los primeros cinco (5) días hábiles del mes	5 días	Decreto 856/94 Art. 12	Secretario de Despacho	Secretaría interesada	PARAMETRO	Comunicación oportuna a la Cámara de Comercio
							REQUISITO	Dar aviso en forma oportuna a la Cámara de Comercio
							METODO/ CONTROL	Oficio remisorio, con firma de recibo, en el que se adjunta medio magnético y copia escrita dentro del término señalado
							FRECUENCIA	Para cada licitación
7. Elaborar y publicar el proyecto xx xxxxxx de condiciones o términos de referencia

PROCEDIMIENTO: CONTRATACIÓN POR LICITACIÓN PUBLICA					CODIGO: 00-00-000 Hoja No. 4 de 18
SUBPROCESO	No.	ACTIVIDAD	TIEMPO	SUSTENTO LEGAL	RESPONSABLE	DEPENDENCIA	PLAN DE CONTROL
	7.1	Elaborar el contenido de los pliegos de condiciones, con base en la determinación de la necesidad, el P.D. y el proyecto inscrito y viabilizado en el BPIM, teniendo en cuenta los siguientes criterios: §La capacidad jurídica (el objeto contractual debe ser acorde con el objeto social, estatutario ó actividad mercantil registrada) y requisitos para participar. §Factores técnicos (las condiciones de experiencia, capacidad administrativa, operacional y financiera del oferente). y económicos y la ponderación matemática precisa y detallada de los mismos §Condiciones para la celebración de la audiencia pública de adjudicación: 1.Instalación por quien la preside, Alcalde o su delegado 2.Memoria histórica de la licitación adelantada. 3.Xxxx las observaciones que los proponentes presentaron. 4.Respuesta a las observaciones. 5.Inscripción de proponentes que deseen intervenir, advirtiendo que quien no este presente pierde la oportunidad de intervenir. 6.Intervención de los proponentes inscritos por un tiempo determinado.		D. 2434 de 2006, X. 80/93 Arts. 23;24, num 5,6; 25 al 30 num 6, 9 ; 31, num 2, 5;32 D.N. 855/94 D.N. 92/98 D.N. 2170/02 Art 4	Secretario de Despacho Abogado Responsable Funcionario Designado	Secretaría Jurídica Secretaría Obras Públicas	PARÁMETRO	Elaborar pliegos de condiciones
							REQUISITO	Diseñar el pliegos de condiciones de modo que contenga la información requerida por parte de los proponentes, asegurando que incluyan los aspectos que exige la normatividad, especialmente los de la L. 80/93 , arts 24 y 25.
							METODO / CONTROL	Pliego de condiciones
							FRECUENCIA	Para cada licitación

PROCEDIMIENTO: CONTRATACIÓN POR LICITACIÓN PUBLICA					CODIGO: 00-00-000		Hoja No. 5 de 18
SUBPROCESO	No.	ACTIVIDAD	TIEMPO	SUSTENTO LEGAL	RESPONSABLE	DEPENDENCIA	PLAN DE CONTROL
		7.Intervención de la ciudadanía, por un tiempo limitado. 8.Respuesta a los proponentes y a la ciudadanía. 9.Adjudicación. 10.Elaboración, aprobación de acta y publicación el la pagina WEB, el mismo día en que se suscriba. Las observaciones realizadas por los posibles oferentes §Para prestación de servicios especializados se exigirá primordialmente aspectos técnicos de la oferta y experiencia relevante del oferente. §Exigir el K de contratación y la capacidad residual para los contratistas que deban estar inscritos en el registro único de proponentes, con certificado vigente §Señalarse el calendario de la licitación. §Señalar el presupuesto oficial y las consecuencias derivadas del hecho que las propuestas no se ajusten al mismo. §Exigir al contratista el certificado de conformidad de los bienes o servicios si el contrato excede los 100 SMMLV. §Consultar la norma técnica obligatoria. La norma ISO es voluntaria. El certificado de conformidad lo expide un organismo de certificación acreditado por la Superintendencia de Industria y Comercio. §Señalar requisitos para participación de consorcio o unión temporal		D. 287/96
				Art. 2
				L. 716/01
				Art. 4
				Art. 22.3
				L 80
				DN. 92/98
				Art. 25, Num 1
	7.1			L 80/93
				D. 856/94
				Arts. 4 y 7
				D.N. 679/94
				Art. 2
				D.N. 2269/93
				L. 80/93 D
				287/96
				Art. 1
				D. 679/94
				Art. 3

PROCEDIMIENTO: CONTRATACIÓN POR LICITACIÓN PUBLICA					CODIGO: 00-00-000 Hoja No. 6 de 18
SUBPROCESO	No.	ACTIVIDAD	TIEMPO	SUSTENTO LEGAL	RESPONSABLE	DEPENDENCIA	PLAN DE CONTROL
	7.1	§Exigir a las personas Jurídicas y a las naturales con establecimiento de comercio, estar constituidas como mínimo con un (1) año de antelación a la fecha de presentación de la propuesta. §Exigir a las personas jurídicas acreditar que su duración no será inferior a la del plazo del contrato y un año más, con certificado expedido con 30 días de anticipación. §Exigir la inscripción en el registro de proponentes si es del caso, con certificado expedido con 30 días de anticipación. §Número del registro del precio del bien, servicio u obra pública en el SICE. §Señalar los mecanismo de comunicación interactiva del proceso. •Acreditar el pago de aportes parafiscales. •Anexar la minuta del contrato. •Garantía de seriedad de la propuesta (mínimo 10% del valor de la propuesta o presupuesto oficial)		L 80/93 Art. 60 Art. 22 D.N. 2170/02 Art. 23 L 527/99 L. 789/02 Art. 50
	7.2	Publicar en el PUC el proyecto xxx xxxxxx de condiciones o términos de referencia, cuando menos con diez (10) días calendario de antelación a la fecha del acto que ordena la apertura del proceso de selección correspondiente		DN. 2434 de 2006 DN 2434/06	Abogado Responsable	Secretaría Jurídica Secretaría Obras Públicas .
	7.3	Convocar a las veedurías ciudadanas		Art. 9 2170/02	Funcionario Designado	Secretaría Interesada
	7.4	Recepcionar dentro de los diez (10) días de publicación xxx xxxxxx, las observaciones al proyecto xxx xxxxxx de condiciones o términos de referencia. Publicar dichas observaciones y sus respuestas, en PUC		D.N. 2434/06	Abogado Responsable Funcionario designado	Secretaría Jurídica Secretaría Obras Públicas Secretaría Interesada

PROCEDIMIENTO: CONTRATACIÓN POR LICITACIÓN PUBLICA					CODIGO: 00-00-000 Hoja No. 7 de 18
SUBPROCESO	No.	ACTIVIDAD	TIEMPO	SUSTENTO LEGAL	RESPONSABLE	DEPENDENCIA	PLAN DE CONTROL
8. Elaborar pliegos de condiciones o términos de referencia definitivos
		Elaborar el contenido de los pliegos de condiciones, con base en la determinación de la necesidad, el P.D. y el proyecto inscrito y viabilizado en el BPIM, teniendo en cuenta los siguientes criterios: §La capacidad jurídica (el objeto contractual debe ser acorde con el objeto social, estatutario ó actividad mercantil registrada) y requisitos para participar . §Factores técnicos (las condiciones de experiencia, capacidad administrativa, operacional y financiera del oferente). y económicos y la ponderación matemática precisa y detallada de los mismos §Condiciones para la celebración de la audiencia pública de adjudicación: 1.Instalación por quien la preside, Alcalde o su delegado 2.Memoria histórica de la licitación adelantada. 3.Xxxx las observaciones que los proponentes presentaron. 4.Respuesta a las observaciones. 5.Inscripción de proponentes que deseen intervenir, advirtiendo que quien no este presente pierde la oportunidad de intervenir. 6.Intervención de los proponentes inscritos por un tiempo determinado. 7. Intervención de la ciudadanía, por un tiempo limitado. 8. Respuesta a los proponentes y a la ciudadanía.					PARÁMETRO	Elaborar pliegos de condiciones
	8.1			L. 80/93 Arts. 23;24, num 5,6; 25 al 30 num 6, 9 ; 31, num 2, 5;32 D.N. 855/94	Secretario de Xxxxxxxx Xxxxxxx Responsable Funcionario Designado	Secretaría Jurídica Secretaría Obras Públicas	REQUISITO	Diseñar el pliegos de condiciones de modo que contenga la información requerida por parte de los proponentes, asegurando que incluyan los aspectos que exige la normatividad, especialmente los de la L. 80/93 , arts 24 y 25.
				D.N. 92/98			METODO / CONTROL	Pliego de condiciones
				D.N. 2170/02 Art 4
							FRECUENCIA	Para cada licitación

PROCEDIMIENTO: CONTRATACIÓN POR LICITACIÓN PUBLICA					CODIGO: 00-00-000		Hoja No. 8 de 18
SUBPROCESO	No.	ACTIVIDAD	TIEMPO	SUSTENTO LEGAL	RESPONSABLE	DEPENDENCIA	PLAN DE CONTROL
		9. Adjudicación. 10. Elaboración, aprobación de acta y publicación el PUC, el día hábil siguiente a la expedición mismo día en que se suscriba. Las observaciones realizadas por los posibles oferentes §Para prestación de servicios especializados se exigirá primordialmente aspectos técnicos de la oferta y experiencia relevante del oferente. §Exigir el K de contratación y la capacidad residual para los contratistas que deban estar inscritos en el registro único de proponentes, con certificado vigente §Señalarse el calendario de la licitación. §Señalar el presupuesto oficial y las consecuencias derivadas del hecho que las propuestas no se ajusten al mismo. §Exigir al contratista el certificado de conformidad de los bienes o servicios si el contrato excede los 100 SMMLV. §Consultar la norma técnica obligatoria. La norma ISO es voluntaria. El certificado de conformidad lo expide un organismo de certificación acreditado por la Superintendencia de Industria y Comercio. §Señalar requisitos para participación de consorcio o unión temporal		D.N. 2434/06
				D. 287/96
				Art. 2
				L. 716/01
				Art. 4
				Art. 22.3
				L 80
				DN. 92/98
	8.1			Art. 25, Num 1 L 80/93
				D. 856/94
				Arts. 4 y 7
				D.N. 679/94
				Art. 2
				D.N. 2269/93
				L. 80/93 D
				287/96
				Art. 1
				D. 679/94
				Art. 3

PROCEDIMIENTO: CONTRATACIÓN POR LICITACIÓN PUBLICA					CODIGO: 00-00-000 Hoja No. 9 de 18
SUBPROCESO	No.	ACTIVIDAD	TIEMPO	SUSTENTO LEGAL	RESPONSABLE	DEPENDENCIA	PLAN DE CONTROL
	8.1	§Exigir a las personas Jurídicas y a las naturales con establecimiento de comercio, estar constituidas como mínimo con un (1) año de antelación a la fecha de presentación de la propuesta. §Exigir a las personas jurídicas acreditar que su duración no será inferior a la del plazo del contrato y un año más, con certificado expedido con 30 días de anticipación. §Exigir la inscripción en el registro de proponentes si es del caso, con certificado expedido con 30 días de anticipación. §Número del registro del precio del bien, servicio u obra pública en el SICE. §Señalar los mecanismo de comunicación interactiva del proceso. •Acreditar el pago de aportes parafiscales. •Anexar la minuta del contrato. •Garantía de seriedad de la propuesta (mínimo 10% del valor de la propuesta o presupuesto oficial)		L 80/93 Art. 60 Art. 22 D.N. 2170/02 Art. 23 L 527/99 L. 789/02 Art. 50
9. Dar apertura a la licitación
	9.1	Elaborar y dar el visto bueno a la resolución de apertura de la licitación y remitirla a la Secretaría interesada y/o al despacho xxx Xxxxxxx para su firma		L. 80 /93 Art 30 num 1 Art. 25 num 4	Abogado Responsable	Secretaría Jurídica Secretaría Obras Públicas	PARAMETRO	Legalización resolución de apertura de la licitación
							REQUISITO	Elaborar la resolución de apertura
							METODO/ CONTROL	Resolución de apertura de la licitación debidamente firmada, numerada y publicada
							FRECUENCIA	Para cada licitación
	9.2	Tramitar las firmas necesarias			Funcionario Designado	Secretaría Interesada
	9.3	Revisar y firmar la resolución de apertura de la licitación			Alcalde y/o Secretario de Xxxxxxxx	Xxxxxxxx Alcalde y/o Secretaría interesada
	9.4	Remitir resolución de apertura de la licitación para radicación			Funcionario designado	Despacho Alcalde y/o Secretaría interesada

PROCEDIMIENTO: CONTRATACIÓN POR LICITACIÓN PUBLICA					CODIGO: 00-00-000 Hoja No. 10 de 18
SUBPROCESO	No.	ACTIVIDAD	TIEMPO	SUSTENTO LEGAL	RESPONSABLE	DEPENDENCIA	PLAN DE CONTROL
	9.5	Recibir resolución de apertura, verificar que ésta se encuentre debidamente firmada, numerarla y fecharla			Secretario	Secretaría Jurídica
	9.6	Archivar el original de la resolución y enviar una copia a la Unidad de Divulgación y Prensa para su publicación le mismo día que se suscriba y otra a la dependencia interesada			Secretario	Secretaría Jurídica
	9.7	Publicar en la Gaceta.			Auxiliar	Unidad de Divulgación y Prensa
	9.8	Publicar en la PUC resolución de apertura el mismo día que se expida, hasta la fecha prevista para presentar propuestas.		D.N. 2434/06	Abogado Responsable	Secretaría Jurídica Secretaría Obras Públicas
10. Publicar los pliegos de condiciones o términos de referencia
	10.1	Publicar en el PUC los pliegos de condiciones o términos de referencia definitivos para la convocatoria de la licitación, en el momento de dar apertura al proceso de selección y hasta la suscripción del contrato.		D.N. 2434/06 L. 80/93 Art. 30	Abogado Responsable	Secretaría Jurídica Secretaría Obras Públicas
11. Gestionar la publicación del aviso de la licitación
	11.1	Elaborar el aviso para la convocatoria de la licitación, para publicar con los intervalos que señale la ley (entre 2 y 5 días), en un diario de amplia circulación.		L. 80/93 Art. 30 Art. 24 Num.6	Abogado Responsable	Secretaría Jurídica Secretaría Obras Públicas
	11.2	Gestionar la publicación si hay contrato vigente par el efecto, o gestionar contrato			Funcionario designado	Secretaría interesada	PARÁMETRO	Publicación aviso de convocatoria
							REQUISITO	Publicar el aviso de convocatoria dentro de los términos legales
							METODO / CONTROL	Periódico en el que se haya publicado el aviso de convocatoria en el intervalo señalado.
							FRECUENCIA	Para toda licitación
12. Vender pliegos

PROCEDIMIENTO: CONTRATACIÓN POR LICITACIÓN PUBLICA					CODIGO: 00-00-000 Hoja No. 11 de 18
SUBPROCESO	No.	ACTIVIDAD	TIEMPO	SUSTENTO LEGAL	RESPONSABLE	DEPENDENCIA	PLAN DE CONTROL
	12.1	Poner a disposición para la venta los pliegos de condiciones, según el cronograma establecido			Funcionario designado	Secretaría interesada
	12.2	Elaborar al oferente el respectivo recibo de consignación			Funcionario designado	Secretaría interesada
	12.3	Consignar el valor de los pliegos y presentar el recibo debidamente cancelado dentro de la propuesta.			Proponente
	12.4	Entregar en medio magnético y/o impreso los pliegos con sus anexos, llevando un registro detallado y cronológico de los compradores			Funcionario designado	Secretaría interesada	PARÁMETRO	Venta pliego a proponentes
							REQUISITO	Controlar la venta de pliegos
							METODO / CONTROL	Relación de pliegos entregados a través de los recibos de consignación, señalando fecha y hora de entrega.
							FRECUENCIA	Para cada licitación
13. Conformar la comisión de cierre y apertura de la urna triclave
	13.1	Integrar una comisión para que sea responsable del cierre y apertura de la urna triclave, conformada por el abogado responsable, dos funcionarios designados por el Alcalde y/o Secretario de Despacho.			Secretario de Despacho	Secretaría interesada
	13.2	Sellar la urna triclave el día y la hora de la apertura de la licitación, levantando un acta, firmada por cada uno de los delegados, retirando y conservando cada uno de ellos la respectiva llave			Funcionarios designados	Secretarías interesadas
14. Efectuar audiencia y resolver inquietudes
	14.1	Realizar la audiencia de aclaración del contenido y alcance de los pliegos de condiciones, dentro de los 3 días hábiles siguientes a la apertura de la licitación.		L. 80 /93 Art. 30, Num 4	Secretario de Xxxxxxxx Xxxxxxx responsable Funcionario designado	Secretaría Jurídica Secretaría interesada
	14.2	Absolver verbalmente todas las inquietudes que estén a su alcance, y aquellas que no se puedan responder inmediatamente se resolverán por escrito.		L 80/93	Secretario de Xxxxxxxx Xxxxxxx responsable Funcionarios designados	Secretaría interesada y Secretaría Jurídica

PROCEDIMIENTO: CONTRATACIÓN POR LICITACIÓN PUBLICA					CODIGO: 00-00-000 Hoja No. 12 de 18
SUBPROCESO	No.	ACTIVIDAD	TIEMPO	SUSTENTO LEGAL	RESPONSABLE	DEPENDENCIA	PLAN DE CONTROL
	14.3	Elaborar un acta donde quede constancia del orden general de intervenciones, observaciones, respuestas y los nombres de los asistentes a la audiencia, la cual será firmada por todos. Publicarla el mismo día de la audiencia en el PUC hasta la suscripción del contrato.		L. 80 /93 Art 30 num 4 D.N. 2434/06	Secretario de Xxxxxxxx Xxxxxxx responsable Funcionarios designados	Secretaría Jurídica Secretaría interesada
	14.4	Resolver las inquietudes, en cualquier momento y a petición de alguno de los oferentes. Estas respuestas, aclaraciones, modificaciones o adendas se envían a todos los que compraron los pliegos. Publicarlas inmediatamente en el PUC hasta la suscripción del contrato.		L. 80 /93 Art 30 num 4 D.N. 2434/06	Abogado responsable Funcionario designado	Secretaría Jurídica Secretaría interesada
	14.5	Xxxxxxxx xxxxxxx, previo firma del Secretario de Despacho y publicar en el PUC hasta la suscripción del contrato, debidamente firmada.		D.N. 2434/06	Abogado responsable Funcionario designado	Secretaría Jurídica Secretaría Obras Públicas
15. Conformar el Comité de Evaluación de Ofertas
	15.1	Elaborar y dar el visto bueno al proyecto de resolución por medio de la cual se conforma el Comité de Evaluación de Ofertas, según las indicaciones del Secretario de Despacho.		L. 80/93 Art. 30	Abogado Responsable Secretario de Despacho	Secretaría Jurídica Secretaría de Obras P.
	15.2	Remitir proyecto de resolución para la firma del Secretario de Despacho respectivo y/o Alcalde			Secretario	Secretaría Jurídica Secretaría de Obras P.

PROCEDIMIENTO: CONTRATACIÓN POR LICITACIÓN PUBLICA					CODIGO: 00-00-000 Hoja No. 13 de 18
SUBPROCESO	No.	ACTIVIDAD	TIEMPO	SUSTENTO LEGAL	RESPONSABLE	DEPENDENCIA	PLAN DE CONTROL
	15.3	Firmar la resolución de conformación del Comité Evaluador			Alcalde y/o Secretario de Xxxxxxxx	Xxxxxxxx Alcalde y/o Secretaría interesada
	15.4	Remitir resolución de conformación del Comité Evaluador para su radicación			Funcionario responsable	Despacho Alcalde y/o Secretaría interesada
	15.5	Recibir resolución de conformación del Comité Evaluador, verificar que la mismo posea todas las firmas, numerarla y fecharla			Secretario	Secretaría Jurídica
16. Recibir las ofertas, cerrar la licitación
	16.1	Recepcionar las ofertas en la urna triclave, previamente se registran en el orden de llegada, y se verifica que los sobres estén bien sellados y debidamente marcados, colocando fecha y hora de llegada de las ofertas en el sobre. (* ver nota general)		L- 80/93 DN. 679/94 Art. 4	Funcionario designado	Secretaría interesada
	16.2	Cerrar la licitación en la fecha y hora fijadas para tal fin			Funcionarios delegados (Comisión de Cierre y Apertura)	Secretarías de Despacho
	16.3	Hacer la apertura de la urna, en acto público de acuerdo con la fecha y hora fijadas, y proceder a abrir los sobres de cada una de las ofertas, las cuales deben contener el original y su copia.			Funcionarios delegados (Comisión de Cierre y Apertura)	Secretarías de Despacho
	16.4	Hacer la apertura de las ofertas y verificar su foliación, rubricando los documentos esenciales de la propuesta, informando sus montos y elaborar un acta, la cual es firmada por los funcionarios designados y los oferentes asistentes.		L. 80/93 Art. 30 num 5	Funcionarios delegados (Comisión de Cierre y Apertura)	Secretarías de Despacho

PROCEDIMIENTO: CONTRATACIÓN POR LICITACIÓN PUBLICA					CODIGO: 00-00-000 Hoja No. 14 de 18
SUBPROCESO	No.	ACTIVIDAD	TIEMPO	SUSTENTO LEGAL	RESPONSABLE	DEPENDENCIA	PLAN DE CONTROL
							PARÁMETRO	Elaborar acta de cierre de la licitación
							REQUISITO	Referirse a lo ocurrido en el cierre de la licitación en aspectos como foliación y observaciones de los presentes.
							METODO / CONTROL	Acta de cierre firmada por los funcionarios.
							FRECUENCIA	En cada proceso
17. Estudiar y calificar las ofertas o propuestas
	17.1	Analizar y estudiar las diferentes propuestas, de acuerdo con los parámetros señalados en el pliego de condiciones, con el fin de determinar las propuestas que cumplen los requisitos habilitadores para participar, y asignar puntajes. (** nota general)		X. 80/93 Art 30 Art. 25 Num 15 Inc. 2 D.N. 2170/02 Art. 4 Parágrafo	Funcionarios designados (Comité de Evaluación de Ofertas)	Secretarías de Despacho	PARÁMETRO	Estudiar cumplimiento xxx xxxxxx de condiciones.
							REQUISITO	Estudiar y analizar las ofertas o propuestas desde sus aspectos jurídicos, técnicos y financieros, para determinar las propuestas habilitadas y asignar los puntajes.
							METODO / CONTROL	Documentos aportados en cada propuesta y pliego de condiciones
							FRECUENCIA	En cada proceso.
	17.2	Verificar que los proponentes no estén reportados en el boletín de responsables fiscales emitido por la Contraloría General de la República, ni en el COPNIA, dejar constancia en el informe de evaluación. Consultar el CUBS previo a la adjudicación.		L. 610/00 Art. 60 L. 842/03 D. 3512/03 Art. 13	Funcionarios designados (Comité de Evaluación de Ofertas)	Secretarías de Despacho
	17.3	Dar traslado de este informe por el término de 5 días hábiles, para lo cual permanecerá en la Secretaría interesada y se publicará en el PUC. Recibir y dar respuesta a observaciones.		D.N 2434/06	Abogado responsable Funcionario designado	Secretaría Jurídica Secretaría de Obras P.

PROCEDIMIENTO: CONTRATACIÓN POR LICITACIÓN PUBLICA					CODIGO: 00-00-000 Hoja No. 15 de 18
SUBPROCESO	No.	ACTIVIDAD	TIEMPO	SUSTENTO LEGAL	RESPONSABLE	DEPENDENCIA	PLAN DE CONTROL
18. Adjudicar la licitación
	18.1	Realizar la adjudicación de la licitación mediante audiencia pública, con el propósito de presentar el proyecto de respuesta a las observaciones presentadas por los oferentes y escuchar a éstos en relación con la falta de respuestas a las observaciones presentadas o señalar cuando hayan sido resueltas en forma incompleta, la cual podrá cumplirse en dos etapas y desarrollarse en días diferentes.		Pacto por la Transparencia D.N 287/93 Art. 3 y 4	Alcalde Secretario de Xxxxxxxx Xxxxxxx Responsable Funcionario designado Comité Evaluador	Despacho Alcalde Secretaría interesada Secretaría Jurídica Secretaría Obras Públicas
	18.2	Publicar el acta en el PUC por el término de cinco (5) días a partir del día.		D.N. 2434/06
	18.3	Presentar en la audiencia el proyecto de resolución de adjudicación debidamente motivada, previo el conocimiento por parte xxx Xxxxxxx y/o del Secretario de Despacho interesado, en la que se resolverán las observaciones presentadas al informe evaluativo			Abogado Responsable Funcionario designado	Secretaría Jurídica Secretaría interesada	PARÁMETRO	Elaboración resolución de adjudicación
							REQUISITO	Adjudicar y resolver inquietudes a través de la resolución de adjudicación
							METODO/ CONTROL	Resolución de adjudicación debidamente motivada de acuerdo con el proceso licitatorio
							FRECUENCIA	Para cada proceso licitatorio
	18.4	Dar el visto bueno a la resolución de adjudicación			Secretario de Despacho Abogado Responsable	Secretaría Jurídica
	18.5	Remitir la resolución de adjudicación a la Secretaría interesada y/o al Despacho xxx Xxxxxxx			Secretario	Secretaría Jurídica
	18.6	Firmar resolución de adjudicación			Alcalde y Secretario de Xxxxxxxx	Xxxxxxxx Alcalde y Secretaría interesada
	18.7	Remitir resolución de adjudicación para su radicación			Funcionario designado	Despacho Alcalde Secretaría interesada
	18.8	Publicar resolución de adjudicación en el PUC		D.N 2434/06	Abogado Responsable	Secretaría Jurídica Secretaría Obras Públicas
	18.9	Recibir resolución de adjudicación, verificar que la misma posea todas las firmas, numerarla y fecharla			Secretario	Secretaría Jurídica
	18.10	Remitir copia de la resolución de adjudicación a la Secretaría interesada			Secretario	Secretaría Jurídica

PROCEDIMIENTO: CONTRATACIÓN POR LICITACIÓN PUBLICA					CODIGO: 00-00-000 Hoja No. 16 de 18
SUBPROCESO	No.	ACTIVIDAD	TIEMPO	SUSTENTO LEGAL	RESPONSABLE	DEPENDENCIA	PLAN DE CONTROL
	18.11	Notificar personalmente la resolución de adjudicación de la licitación al adjudicatario		L 80/93 Art. 30 Num 11	Abogado Responsable	Secretaría Jurídica Secretaría Obras Públicas
19. Legalizar contrato
	19.1	Elaborar la minuta del contrato y darle el visto bueno. Verificar que el contratista no esta reportado en el boletín de responsables fiscales (xxx.xxxxxxxxxxxxxx.xxx.xx)			Abogado Responsable	Secretaría Jurídica Secretaría Obras Públicas
	19.2	Remitir minuta del contrato con el Vo. Bo. a la dependencia interesada y/o Alcaldía.			Abogado Responsable	Secretaría Jurídica Secretaría Obras Públicas
	19.3	Requerir al contratista para la firma del contrato.			Funcionario designado	Secretaría interesada
	19.4	Firmar el contrato			Secretario de Despacho y/o Alcalde Interventor (en señal de conocimiento)	Secretaría interesada
	19.5	Remitir contrato para radicación			Funcionario designado	Despacho Alcalde Secretaría interesada
	19.6	Recibir el contrato y los anexos, verificar que el mismo posea todas las firmas, numerarlo y fecharlo. Llevar para registro el compromiso presupuestal a la Secretaría de Hacienda, la minuta del contrato y el C.D.P.			Auxiliar Administrativo	Secretaría Jurídica	PARAMETRO	Numeración contrato
							REQUISITO	Verificar firmas
							METODO/ CONTROL	Contrato firmado
							FRECUENCIA	Para cada proceso
	19.7	Publicar el contrato en el PUC		D.N. 2434/06 Art. 3, num. 11, 12 Y 13 D.M. 0045 de 2007	Abogado resposanble e interventor	Secretaría Jurídica Secretaría Obras Públicas
	19.8	Hacer registro presupuestal			Profesional Universitario Presupuesto	Secretaría de Hacienda
	19.9	Informar al contratista para que realice los trámites respectivos de cancelación de estampilla (prohospital y/o prouniversidad), publicación, constitución de garantía, pago de impuestos, etc. , y entregarle copia del mismo		L. 80/93 D.N. 679/94, art. 17 Acdo. 308/97 y 432/99 D.M. 0045 de 2007	Auxiliar Administrativo e interventor	Secretaría Jurídica

PROCEDIMIENTO: CONTRATACIÓN POR LICITACIÓN PUBLICA					CODIGO: 00-00-000 Hoja No. 17 de 18
SUBPROCESO	No.	ACTIVIDAD	TIEMPO	SUSTENTO LEGAL	RESPONSABLE	DEPENDENCIA	PLAN DE CONTROL
	19.10	Constituir garantías, cancelar el valor de estampillas, impuestos, publicar el contrato y presentar documentos y recibos de consignación al Auxiliar Administrativo de la Secretaría Jurídica		L. 80/93 art. 25 num 19 D.N. 679/94 art. 17 Acdo. 432/99 D.M. 0045 de 2007	Contratista e interventor
	19.11	Recibir y verificar la documentación que presenta el contratista			Auxiliar Administrativo	Secretaría Jurídica	PARÁMETRO	Tramité de documentos necesarios para la legalización del contrato
							REQUISITO	Verificar que el contratista gestione los documentos para legalización del contrato
							METODO/ CONTROL	Documentos entregados por parte del contratista: póliza y recibos de consignación
							FRECUENCIA	Para cada proceso licitatorio
	19.12	Revisar la póliza y elaborar la resolución aprobatoria de la misma			Auxiliar Administrativo Secretario	Secretaría Jurídica Secretaría Obras Públicas
	19.13	Revisar resolución de aprobación de pólizas, darle el Xx.Xx. y remitir al Alcalde y/o Secretario de Despacho para su firma			Abogado Responsable	Secretaría Jurídica Secretarías de Obras Públicas y Salud Pública
	19.14	Firmar la resolución de aprobación de xxxxxxx			Xxxxxxx y/o Secretario de Xxxxxxxx	Xxxxxxxx Alcalde Secretaría interesada
	19.15	Remitir resolución aprobatoria de pólizas para su radicación, numeración y fecha			Funcionario designado	Despacho Alcalde Secretaría interesada
	19.16	Recibir resolución de aprobación de pólizas, verificar que la misma posea todas las firmas, numerarla y fecharla			Secretario	Secretaría Jurídica
	19.17	Anexar documentación soporte al contrato, grabar en el sistema de contratación, archivar.		Oficio Contraloría DGCF 118 CGM 170/01 SICE	Auxiliar Administrativo	Secretaría Jurídica	PARÁMETRO	Legalización del contrato
							REQUISITO	Verificar la legalización de contrato
							METODO / CONTROL	Contrato debidamente firmado y numerado, con sus respectivos anexos
							FRECUENCIA	Para cada proceso
	19.18	Elaborar acta de iniciación, una vez se aprueben las pólizas (opera cuando se requiera)			Interventor	Secretaría interesada

PROCEDIMIENTO: CONTRATACIÓN POR LICITACIÓN PUBLICA					CODIGO: 00-00-000 Hoja No. 18 de 18
SUBPROCESO	No.	ACTIVIDAD	TIEMPO	SUSTENTO LEGAL	RESPONSABLE	DEPENDENCIA	PLAN DE CONTROL
	19.19	En aquellos contratos cuyo monto sea superior al 50% de la menor cuantía, los dineros entregados al contratista a título de anticipo, deberá manejarse en cuenta separada a nombre de éste y del Municipio		D.N. 2170/02 Art. 7	Tesorero Contratista
	19.20	Firmar acta de iniciación (contratos de obra pública)			Secretario de Despacho Contratista e Interventor	Secretaría interesada
	19.21	Registrar en el SICE contratos del mes anterior mayores a 50 SMLMV		D. 3512/03 Art. 13	Auxiliar Administrativo	Secretaría Jurídica
20. Cerrar		Pasa a proceso de ejecución

* Nota general: En los procesos de obra pública se dispondrá de dos (2) urnas, en las cuales se recepcionará de manera separada la propuesta jurídica y la propuesta económica.

** Nota General: Se presentarán dos informes evaluativos, uno de la propuesta técnico-jurídica y otro de la económica. Primero se evaluará la propuesta técnico-jurídica y se surtirá el traslado por el término de 5 días hábiles, posteriormente y en la fecha fijada en los pliegos se realizará la evaluación de la propuesta económica de aquellas que quedaron habilitadas en la evaluación técnico-jurídica; de este informe se dará traslado por el término de 5 días hábiles.

Declaratoria de desierto: En los casos de declaratoria de desierta de la licitación o concursos, cuando no se presente oferta alguna o ninguna se ajuste al pliego o cuando falte voluntad de participación en caso de persistir la necesidad de contratar se debe adelantar el proceso de contratación directa aplicando el artículo 3 de decreto 2170/02 y los artículos 2 y 3, numeral 1, del Decreto 2434 de 2006, no se podrá modificar las condiciones esenciales de los términos de referencia utilizados para el proceso de selección o concurso. Quedan excluidos de la participación quienes hubieran presentado ofertas artificialmente bajas. Publicar en el PUC (D.N. 2434/06, art. 3, num.10)

PROCEDIMIENTO: CONTRATACIÓN DIRECTA					CODIGO: 00-00-000 Hoja No 1 de 9
SUBPROCESO	No	ACTIVIDAD	TIEMPO	SUSTENTO LEGAL	RESPONSABLE	DEPENDENCIA	PLAN DE CONTROL
1. Identificar la necesidad y decidir implementar
	1.1	Tomar la decisión de implementar el proyecto o de adquirir los bienes o servicios, de acuerdo con criterios de elegibilidad y prioridad. Evaluar tipo de gasto: Inversión o funcionamiento		L.152/94	Alcalde o Secretario de Despacho	Dependencia contratante	PARÁMETRO	Actualizar las estadísticas de consumo de años anteriores
							REQUISITO:	Consolidar y ajustar la cuantificación de necesidades hecha por las Dependencias
							METODO/ CONTROL	Proyecto y/o Plan General de Xxxxxxx, verificando que los bienes, servicios y obras públicas correspondan a las necesidades de la Administración. El plan debe estar registrado en el SICE.
							FRECUENCIA	Para cada proceso

PROCEDIMIENTO: CONTRATACIÓN DIRECTA					CODIGO: 00-00-000 Hoja No 2 de 9
SUBPROCESO	No	ACTIVIDAD	TIEMPO	SUSTENTO LEGAL	RESPONSABLE	DEPENDENCIA	PLAN DE CONTROL
2. Elaborar Justificación
	2.1	Elaborar la justificación determinando la necesidad o conveniencia del objeto a contratar, la cual deberá contener como mínimo lo siguiente: §La definición de la necesidad que el Municipio pretende satisfacer con la contratación. Debe hacer referencia al proyecto registrado en el BPIM y al componente dentro del cual se enmarca el objeto del contrato y al plan de compras. §La definición técnica de la forma en que el Municipio puede satisfacer su necesidad §Las condiciones del contrato a celebrar (objeto, plazo, lugar de ejecución y código del SICE), entre otros. §El soporte técnico y económico del valor estimado del contrato, sondeo de precios o consulta en el SICE. §El análisis de los riesgos de la contratación, así como el nivel y extensión de los riegos que deben ser amparados por el contratista		L. 80/93 Art. 25, num 7 D.N. 2170/02 Art. 6 Art. 8	Alcalde o Secretario de Despacho Funcionario Designado	Despacho Alcalde o Dependencia contratante
3. Realizar trámite presupuestal
	3.1	Elaborar C.D.P.		D.M. 111/96 Art. 71	Funcionario Designado	Secretaría interesada
	3.2	Verificar, registrar y firmar C.D.P.		D.N. 111/96	Profesional Universitario Presupuesto	Secretaría de Hacienda	PARÁMETRO	Asignación presupuestal
							RECURSO	Asegurar los montos suficientes para lograr el objeto del contrato
							METODO/ CONTROL	Certificado de Disponibilidad Presupuestal a fin de determinar que el gasto corresponda al rubro presupuestal y que posea P.A.C.
							FRECUENCIA	Para todos los contratos
4. Solicitar a la Secretaría Jurídica la asignación de abogado responsable que acompañaría el proceso.					Funcionario Designado	Secretaría interesada

Hoja No 3 de 9

CODIGO: 00-00-000

PROCEDIMIENTO: CONTRATACIÓN DIRECTA

SUBPROCESO	No	ACTIVIDAD	TIEMPO	SUSTENTO LEGAL	RESPONSABLE	DEPENDENCIA	PLAN DE CONTROL
5. Elaborar y publicar el proyecto de los pliegos de condiciones o términos de referencia
	5.1	Elaborar el contenido del proyecto de los pliegos de condiciones o términos de referencia, indicando las condiciones mínimas de participación e información básica tales como: §Objeto del contrato §Características técnicas de los bienes, obras o servicios requeridos por la entidad §Presupuesto oficial §Factores de escogencia de la oferta y la ponderación matemática precisa, concreta y detallada de los mismos §Criterios de desempate §Requisitos o documentos necesarios para la comparación de las ofertas §Fecha, hora límite y lugar de la presentación de las ofertas §Término para la evaluación de las ofertas y adjudicación del contrato §Plazo y forma de pago del contrato		L. 80/93 Art. 24, num 5 D.N. 855/94 D.N. 2170/02 Art. 10 Ley 80/93 Art. 21	Funcionario designado Abogado Responsable	Dependencia contratante Secretaría Jurídica	PARÁMETRO	Elaboración Términos de referencia
							REQUISITO	Diseñar los términos de referencia de modo que contenga la información requerida por parte de los proponentes, asegurando que incluyan los aspectos que exige la normatividad, especialmente los de la L. 80/93 , Art. 24, Num. 5
							METODO / CONTROL	Términos de Referencia
							FRECUENCIA	Para cada proceso de contratación

PROCEDIMIENTO: CONTRATACIÓN DIRECTA					CODIGO: 00-00-000 Hoja No 4 de 9
SUBPROCESO	No	ACTIVIDAD	TIEMPO	SUSTENTO LEGAL	RESPONSABLE	DEPENDENCIA	PLAN DE CONTROL
	5.1	§La capacidad jurídica (el objeto contractual debe ser acorde con el objeto social, estatutario ó actividad mercantil registrada) y requisitos para participar. §Exigir al contratista el certificado de conformidad de los bienes o servicios si el contrato excede los 100 SLMV. §Consultar la norma técnica obligatoria. La norma ISO es voluntaria. El certificado de conformidad lo expide un organismo de certificación acreditado por la Superintendencia de Industria y Comercio. §Si es persona jurídica debe acreditar su capacidad legal y su duración no será inferior al plazo del contrato y un año más, con certificado expedido con 30 días de anticipación. §Si el número de inscritos es mayor a diez (10), se podrá realizar sorteo, para determinar los diez (10) que podrán presentar propuesta. §Acreditar el pago de aportes parafiscales. §Mecanismos de comunicación interactiva. §Calendario del proceso. §Si es persona jurídica o natural con establecimiento de comercio, debe estar constituido como mínimo con un (1) años de antelación a la fecha de presentación de la propuesta, con certificado expedido con 30 días de anticipación. §Número del registro del bien, servicio u obra pública en el SICE.		D.N 679/94 D.N. 2269/93

Hoja No 5 de 9

CODIGO: 00-00-000

PROCEDIMIENTO: CONTRATACIÓN DIRECTA

SUBPROCESO	No.	ACTIVIDAD	TIEMPO	SUSTENTO LEGAL	RESPONSABLE	DEPENDENCIA	PLAN DE CONTROL
	5.2	Publicar en el PUC el proyecto xxx xxxxxx de condiciones o términos de referencia, cuando menos con cinco (5) días calendario de antelación a la fecha de inicio del proceso de selección correspondiente.		D.N. 2434/06	Abogado responsable	Secretaría Jurídica Secretaría Obras Públicas
	5.3	Convocar la veeduría ciudadana			Funcionario Designado	Secretaría interesda
	5.4	Recepcionar dentro de los cinco (5) días calendario anteriores a la fecha de inicio del proceso de selección correspondiente, las observaciones al proyecto xxx xxxxxx de condiciones o términos de referencia. Publicar las observaciones y respuestas en el PUC el día hábil siguiente.		D.N. 2434/06, Art. 3, num. 1.	Abogado responsable Funcionario designado	Secretaría Jurídica Secretaría Obras Públicas
6. Publicar los pliegos de condiciones o términos de referencia
	6.1	Publicar en el PUC los pliegos de condiciones o términos de referencia definitivos, en el momento de dar apertura al proceso de selección y hasta la suscripción del contrato.		D.N. 2434/06 Art. 3	Abogado responsable	Secretaría Jurídica Secretaría Obras Públicas
7. Participar y presentar ofertas
	7.1	En Obra Pública, recepcionar a través de la página web o directamente la manifestación del interés de participar en el proceso de selección		D.N. 2170/02 Art.11 Num. 3	Funcionario designado	Secretaría interesada

PROCEDIMIENTO: CONTRATACIÓN DIRECTA					CODIGO: 00-00-000 Hoja No 6 de 9
SUBPROCESO	No.	ACTIVIDAD	TIEMPO	SUSTENTO LEGAL	RESPONSABLE	DEPENDENCIA	PLAN DE CONTROL
	7.2	Conformar lista de oferentes con los que manifestaron su interés.			Funcionario designado	Secretaría interesada
	7.3	Se podrá realizar un sorteo en audiencia pública cuando el número de oferentes sea superior a diez (10), para presentar ofertas en el proceso de selección elaborando la correspondiente acta. Cuando el número de oferentes sea inferior a diez (10) el proceso de selección se realizará con todos ellos.		D.N. 2170/02 Art.11, Num 3, Inciso 2	Abogado responsable Funcionario designado	Secretaría Jurídica Dependencia contratante Secretaría Obras Públicas	PARÁMETRO	La selección de posibles oferentes.
							REQUISITO	Garantiza máximo diez (10) oferentes.
							METODO/ CONTROL	Acta de sorteo publicadas en Web
							FRECUENCIA	Cuando el número de oferentes sea mayor a diez (10).
8. Recibir ofertas escritas
	8.1	Recepcionar las ofertas, en el orden de llegada, verificando que los sobres estén sellados, dejar constancia en acta. El registro debe indicar fecha y hora de presentación de la propuesta.			Funcionario designado	Dependencia contratante
9. Estudiar y calificar las ofertas
	9.1	Analizar y estudiar las diferentes propuestas, de acuerdo con los parámetros señalados en el pliego de condiciones, con el fin de determinar las propuestas que cumplen los requisitos habilitadores para participar y asignar puntajes.		L. 80/93 Art 30 Art. 25 Num 15 Inc. 2 D.N. 2170/02 Art. 4 Parágrafo	Funcionarios designados (Comité de Evaluación de Ofertas)	Secretarías de Despacho	PARÁMETRO	Estudiar cumplimiento xxx xxxxxx de condiciones.
							REQUISITO	Estudiar y analizar las ofertas o propuestas desde sus aspectos jurídicos, técnicos y financieros para determinar las propuestas habilitadas y asignar puntajes.
							METODO / CONTROL	Documentos aportadas en cada propuesta y pliego de condiciones
							FRECUENCIA	En cada proceso.

PROCEDIMIENTO: CONTRATACIÓN DIRECTA					CODIGO: 00-00-000 Hoja No 7 de 9
SUBPROCESO	No.	ACTIVIDAD	TIEMPO	SUSTENTO LEGAL	RESPONSABLE	DEPENDENCIA	PLAN DE CONTROL
	9.2	Verificar que los proponentes no estén reportados en el boletín de responsables fiscales emitido por la Contraloría General de la República, ni en el COPNIA.		L. 610/00 Art. 60 L. 842/03 Art. 6	Funcionarios designados (Comité de Evaluación de Ofertas)	Secretarías de Despacho
	9.3	Elaborar el acta de evaluación de ofertas.		D.M. 042/97 Modific. D.M. 078/00	Secretario de Despacho y Funcionarios designados del Comité de Evaluación de Ofertas	Dependencia contratante	PARÁMETRO	Evaluación de ofertas
							REQUISITO	Realizar la evaluación de las ofertasteniendo en cuenta todos los factores objetivos de selección definidos en los términos de referencia.
							METODO / CONTROL	Acta de evaluación de ofertas
							FRECUENCIA	En cada proceso de contratación
	9.4	Dar traslado de este informe por el término de dos (2) días hábiles, para lo cual permanecerá en la Secretaría interesada y se publicará en el PUC. Recibir y dar respuesta a observaciones.		D.N. 2434/06, Art. 3, num. 8	Abogado responsable	Secretaría Jurídica Secretaría Obras Públicas
10. Adjudicar contrato
	10.1	Elaborar el acta motivada adjudicando el contrato, comunicando de esta decisión a todos los oferentes que participaron en el proceso de selección. Si se adjudica por audiencia el acta se debe publicar.		D.N. 2434/06, Art. 3. num. 9	Abogado responsable	Secretaría Jurídica Secretaría Obras Públicas	PARAMETRO	Garantizar correcta elaboración del acta de adjudicación
							REQUISITO	Verificar que el acta de adjudicación corresponda a lo señalado en la evaluación de las ofertas
							METODO/ CONTROL	Acta de adjudicación e informe de evaluación de ofertas
							FRECUENCIA	Para cada proceso de contratación
	10.2	Elaborar la minuta del contrato y darle el visto bueno. Verificar que el contratista no esta reportado en el boletín de responsables fiscales.			Funcionario designado	Secretaría Jurídica Secretaría Obras Públicas

PROCEDIMIENTO: CONTRATACIÓN DIRECTA					CODIGO: 00-00-000 Hoja No 8 de 9
SUBPROCESO	No.	ACTIVIDAD	TIEMPO	SUSTENTO LEGAL	RESPONSABLE	DEPENDENCIA	PLAN DE CONTROL
	10.3	Requerir al contratista para la firma del contrato			Funcionario designado	Dependencia contratante
	10.4	Recibir y firmar minuta del contrato			Secretario de Despacho Interventor (en señal de conocimiento)	Dependencia contratante
	10.5	Remitir contrato para radicación a la Secretaría Jurídica			Funcionario designado	Despacho Alcalde Secretaría interesada
	10.6	Recibir el contrato y los anexos, verificar que el mismo posea todas las firmas, numerarlo y fecharlo. Llevar para el registro del compromiso presupuestal a la Secretaría de Hacienda, la minuta del contrato y el C.D.P.			Auxiliar Administrativo	Secretaría Jurídica	PARAMETRO	Numeración contrato
							REQUISITO	Verificar firmas
							METODO/ CONTROL	Contrato firmado
							FRECUENCIA	Para cada proceso
	10.7	Publicar el contrato en el PUC		D.N 2434/06 Art. 3, num. 11, 12 y 13	Abogado responsable	Secretaría Jurídica Secretaría Obras Públicas
	10.8	Hacer registro presupuestal			Jefe Grupo Presupuesto	Secretaría de Hacienda
	10.9	Informar al contratista para que realice los trámites respectivos de cancelación de estampilla (prohospital y/o prouniversidad), publicación, constitución de garantía, pago impuestos, etc., y entregarle copia del mismo		L. 80/93 D.N 679 /94 Acdo. 308/97 y 432/99 D.M. 0045 de 2007	Auxiliar Administrativo e Interventor	Secretaría Jurídica
	10.10	Constituir garantías, cancelar el valor de estampillas, impuestos, publicar el contrato y presentar documentos y recibos de consignación al Auxiliar Administrativo de la Secretaría Jurídica		L. 80/93 D.N 679 /94 Acdo. 308/97 y 432/99 D.M. 0045 de 2007	Contratista e interventor
	10.11	Recibir y verificar la documentación que presenta el contratista			Auxiliar Administrativo	Secretaría Jurídica	PARÁMETRO	Tramité de documentos necesarios para la legalización del contrato
							REQUISITO	Verificar que el contratista gestione los documentos para legalización del contrato
							METODO/ CONTROL	Documentos entregados por parte del contratista: póliza y recibos de consignación
							FRECUENCIA	Para cada proceso de contratación

PROCEDIMIENTO: CONTRATACIÓN DIRECTA					CODIGO: 00-00-000 Hoja No 9 de 9
SUBPROCESO	No.	ACTIVIDAD	TIEMPO	SUSTENTO LEGAL	RESPONSABLE	DEPENDENCIA	PLAN DE CONTROL
	10.12	Revisar la póliza y elaborar la resolución aprobatoria de la misma			Auxiliar Administrativo Secretario Profesional Universitario Secretarías de Obras y Salud Pública	Secretaría Jurídica Secretaría Obras Públicas
	10.13	Revisar resolución de aprobación de pólizas, darle el Xx.Xx. y remitir al Alcalde y/o Secretario de Despacho para su firma			Abogado Responsable	Secretaría Jurídica Secretaría Obras Públicas
	10.14	Firmar la resolución de aprobación de pólizas			Alcalde y/o Secretario de Despacho Profesional Universitario Secretarías de Obras y Salud Pública	Despacho Alcalde Secretaría interesada
	10.15	Remitir resolución aprobatoria de pólizas para su radicación, numeración y fecha			Funcionario designado	Xxxxxxxx Xxxxxxx Secretaría interesada
	10.16	Recibir resolución de aprobación de pólizas, verificar que la misma posea todas las firmas, numerarla y fecharla			Secretario	Secretaría Jurídica
	10.17	Anexar documentación soporte al contrato, grabar en el sistema de contratación, archivar.		Oficio Contraloría DGCF 118 CGM 170/01 SICE	Auxiliar Administrativo	Secretaría Jurídica	PARÁMETRO	Legalización del contrato
							REQUISITO	Verificar la legalización de contrato
							METODO / CONTROL	Contrato debidamente firmado y numerado, con sus respectivos anexos
							FRECUENCIA	Para cada proceso
	10.18	Elaborar acta de iniciación, una vez se aprueben las pólizas (opera cuando se requiera)			Interventor	Secretaría interesada
	10.19	En aquellos contratos cuyo monto sea superior al 50% de la menor cuantía, los dineros entregados al contratista a título de anticipo, deberá manejarse en cuenta separada a nombre de éste y del Municipio		D.N. 2170/02 Art. 7	Tesorero Contratista
	10.20	Registrar en el SICE contratos del mes anterior mayores a 50 SMLMV.		D. 3512/03 Art. 13	Auxiliar Administrativo	Secretaría Jurídica
	10.21	Firmar acta de iniciación, en contratos de obra pública			Secretario de Despacho Contratista e Interventor	Secretaría interesada
11. Cerrar		Pasa a proceso de ejecución

PROCEDIMIENTO: CONTRATOS DE MINIMA CUANTIA					CODIGO: 00-00-000 Hoja No 1 de 5
SUBPROCESO	No	ACTIVIDAD	TIEMPO	SUSTENTO LEGAL	RESPONSABLE	DEPENDENCIA	PLAN DE CONTROL
1.Identificar la necesidad y decidir implementar
	1.1	Tomar la decisión de implementar el proyecto o de adquirir los bienes o servicios, de acuerdo con criterios de elegibilidad y prioridad. Evaluar tipo de gasto: Inversión o funcionamiento		L.152/94	Alcalde o Secretario de Despacho	Dependencia contratante	PARÁMETRO	Actualizar estadísticas de consumo años anteriores
							REQUISITO:	Consolidar y ajustar la cuantificación de necesidades hecha por las Dependencias
							METODO/ CONTROL	Plan General de Compras para todos lo bienes, servicios u obra pública. El plan de be estar registrado en el SICE
							FRECUENCIA	Para cada proceso
2. Elaborar Justificación
	2.1	Elaborar la justificación determinando la necesidad o conveniencia del objeto a contratar, la cual deberá contener como mínimo lo siguiente: §La definición de la necesidad que el Municipio pretende satisfacer con la contratación. Debe hacer referencia al proyecto registrado en el BPIM y al componente dentro del cual se enmarca el objeto del contrato y al plan de compras §La definición técnica de la forma en que el Municipio puede satisfacer su necesidad §Las condiciones del contrato a celebrar (objeto, plazo, lugar de ejecución y código del SICE), entre otros.		L. 80/93 Art. 25, num 7 D.N. 2170/02 Art. 6 Art. 8	Alcalde o Secretario de Despacho Funcionario Designado	Despacho Alcalde o Dependencia contratante

PROCEDIMIENTO: CONTRATOS DE MINIMA CUANTIA					CODIGO: 00-00-000 Hoja No 2 de 5
SUBPROCESO	No	ACTIVIDAD	TIEMPO	SUSTENTO LEGAL	RESPONSABLE	DEPENDENCIA	PLAN DE CONTROL
	2.1	§El soporte técnico y económico del valor estimado del contrato. Sondeo de Xxxxxxx y consulta del SICE §El análisis de los riesgos de la contratación, así como el nivel y extensión de los riegos que deben ser amparados por el contratista.
3. Realizar trámite presupuestal
	3.1	Elaborar C.D.P.		D.N. 111/96 Art. 71	Funcionario designado	Secretaría interesada
	3.2	Verificar, registrar y firmar C.D.P.		D.M. 111/96	Jefe de Grupo de Presupuesto	Secretaría de Hacienda	PARÁMETRO	Asignación presupuestal
							RECURSO	Asegurar los montos suficientes para lograr el objeto del contrato
							METODO/ CONTROL	Certificado de Disponibilidad presupuestal
							FRECUENCIA	Para todos los contratos
4. Solicitar Oferta
	4.1	Solicitar mínimo una (1) oferta acompañada del certificado de existencia y representación legal si es persona jurídica, o del registro del establecimiento de comercio, expedido con 30 días de antelación. La oferta debe señalar si es gran contribuyente o autoretenedor. Acreditar el pago de aportes parafiscales, que no esta reportado en el boletín de responsables fiscales y diligenciar formato del número de la cuenta bancaria para la consignación de los recursos. Anexar copia del RUT.		D.N. 2170/02 Art. 11 Parágrafo	Funcionario designado	Dependencia contratante
5. Recibir oferta(s) escrita(s)
	5.1	Recepcionar la(s) oferta(s) verificando que posea la información mínima requerida (objeto, plazo, valor, cantidad, firma, forma de pago, tiempo de entrega, entre otros)		Código de Comercio Art. 845.	Funcionario designado	Dependencia contratante
6. Estudiar y calificar la(s) oferta(s)

PROCEDIMIENTO: CONTRATOS DE MINIMA CUANTIA									CODIGO: 00-00-000		Hoja No 3 de 5
SUBPROCESO	No	ACTIVIDAD					TIEMPO	SUSTENTO LEGAL	RESPONSABLE	DEPENDENCIA	PLAN DE CONTROL
	6.1	Analizar y estudiar la(s) propuesta(s) de acuerdo con los parámetros señalados el cual puede originar la aceptación o rechazo de la(s) misma(s).						L. 80/93 Art. 29	Secretario de Despacho y Funcionarios designados	Dependencia contratante	En la minuta del contrato con o sin formalidades plenas. Si hay dos o más ofertas debe elaborarse acta de adjudicación
	6.2	En el evento que se presente más de una oferta, se elaborara acta de adjudicación.							Secretario de Despacho
	6.3	Verificar que el (los) proponente(s) no esté(n) reportado(s) en el boletín de responsables fiscales emitido por la Contraloría General de la República, ni en el COPNIA y el pago de aportes parafiscales.						L. 610/00 Art. 60	Abogado Responsable	Secretaría Jurídica Secretaría Obras Públicas
7. Celebrar contrato
	7.1	Recibir minuta parcial del contrato y anexos							Secretario	Secretaría Jurídica Secretaría Obras Públicas
	7.2	Entregar al Secretario de Despacho de la Secretaría Jurídica minuta parcial del contrato para reparto y sus anexos							Secretario	Secretaría Jurídica
	7.3	Efectuar reparto para revisión del contrato							Secretario de Despacho	Secretaría Jurídica
	7.4	Elaborar la minuta del contrato. Para el caso de contratos de prestación de servicios de apoyo a la gestión de la entidad el contrato a suscribirse deberá contener la expresa constancia de esta circunstancia, las condiciones del cumplimiento del contrato incluyendo detalles de los resultados esperados y la transferencia de tecnología de la entidad contratante en caso de ser procedente. Anexar certificado del Jefe de la Unidad de Personal sobre la veracidad de la acción de la prestación del servicio. Revisar anexos de conformidad con la circular vigente que los regule.							Abogado responsable Funcionario designado	Secretaría Jurídica Secretaría Obras Públicas
	7.5	Remitir el Contratante.	contrato	a	la	Dependencia			Abogado Responsable	Secretaría Jurídica Secretaría Obras Públicas
	7.6	Requerir al contratista para la firma del contrato							Funcionario designado	Dependencia contratante

PROCEDIMIENTO: CONTRATOS DE MINIMA CUANTIA									CODIGO: 00-00-000		Hoja No 4 de 5
SUBPROCESO	No	ACTIVIDAD					TIEMPO	SUSTENTO LEGAL	RESPONSABLE	DEPENDENCIA	PLAN DE CONTROL
	7.7	Recibir y firmar minuta del contrato							Secretario de Despacho e Interventor (en señal de conocimiento)	Dependencia Contratante
	7.8	Remitir contrato Secretaría Jurídica	para	radicación	a	la			Funcionario designado	Secretaría Interesada
	7.9	Recibir el contrato y los anexos, verificar que el mismo posea todas las firmas y sus respectivos anexos, numerarlo y fecharlo							Auxiliar Administrativo	Secretaría Jurídica
	7.10	Informar al contratista para que realice los trámites respectivos de cancelación de estampillas (prohospital y/o prouniversidad), publicación y constitución de garantías, pago de impuestos. Entregar copia del contrato al contratista						L. 80/93 D.N 679 /94 Acdo. 308/97 y 432/99 D.M. 0045 de 2007	Auxiliar Administrativo e interventor	Secretaría Jurídica
	7.11	Constituir garantías, cancelar el valor de estampillas, publicar el contrato, si es del caso, presentar documentos y recibos de consignación al Auxiliar Administrativo de la Secretaría Jurídica						L. 80/93 D.N 679 /94 Acdo. 308/97 y 432/99 D.M. 0045 de 2007	Contratista e interventor
	7.12	Recibir y verificar la documentación que presenta el contratista.							Auxiliar Administrativo	Secretaría Jurídica
	7.13	Revisar la póliza y elaborar la resolución aprobatoria de la misma, si es del caso							Auxiliar Administrativo, Abogado responsable Secretarías de Salud, Obras Públicas y Salud Pública	Secretaría Jurídica
	7.14	Revisar resolución de aprobación de pólizas, de ser necesario, darle el VoBo y remitir al Secretario de Despacho o Alcalde, según sea el caso.							Abogado Responsable, Secretarías Jurídica, de Obras Públicas y Salud Pública	Secretaría Jurídica Secretaría Obras Públicas
	7.15	Firmar resolución de aprobación de pólizas, de ser necesario.							Alcalde o Secretario de Despacho	Dependencia contratante
	7.16	Remitir a la Secretaría Jurídica, resolución de aprobación de póliza, si se constituye, para radicación, numeración y fecha							Secretario	Dependencia contratante
	7.17	Recibir resolución de aprobación de pólizas, verificar que la misma posea todas las firmas, numerarla y fecharla (si se constituye)							Secretario	Secretaría Jurídica

PROCEDIMIENTO: CONTRATOS DE MINIMA CUANTIA					CODIGO: 00-00-000 Hoja No 5 de 5
SUBPROCESO	No	ACTIVIDAD	TIEMPO	SUSTENTO LEGAL	RESPONSABLE	DEPENDENCIA	PLAN DE CONTROL
	7.18	Anexar documentación soporte al contrato, grabar en el sistema de contratación e incluir en el informe semanal (para los contratos con formalidades plenas) o mensual (para los contratos sin formalidades plenas) de la Contraloría Municipal		Oficio Contraloría Municipal DGCF 118 CGM 0170/01 SICE	Auxiliar Administrativo	Secretaría Jurídica
8. Cerrar		Pasa a proceso de ejecución

PROCEDIMIENTO: EJECUCIÓN DEL CONTRATO					CODIGO: 00-00-000 Hoja No 1 de 5
SUBPROCESO	No	ACTIVIDAD	TIEMPO	SUSTENTO LEGAL	RESPONSABLE	DEPENDENCIA	PLAN DE CONTROL
1. Interventoría (administrativa)
	1.1	Obtener en la Secretaría jurídica copia de todo el contrato con sus antecedentes y anexos, para su conocimiento, vigilancia, seguimiento y control, hasta su finalización. (Desde que el interventor suscribe el contrato en señal de conocimiento de sus obligaciones como tal, asume la correspondiente responsabilidad)		L. 80 /93 D.N. 2170/02 D.M. 0045 de 2007	Interventor
	1.2	Acordar el programa de trabajo e inversión del anticipo (si lo hay), estipulando el cronograma de actividades y de ejecución. Se toma a partir de cualquiera de estos momentos: (a)Perfeccionamiento: firma del contrato por las partes y registro presupuestal. (b)Ejecución: aprobación de garantía única. (c)Pago de anticipo (L. 80, art. 40, par.) (d)Acta de iniciación. (Contrato Obra Pública)		DM 268/04 L. 80/93 arts. 40,41 D.M. 0045 de 2007	Interventor y Contratista		PARÁMETRO	Programa de trabajo e inversión del anticipo
							REQUISITO	Revisar el programa presentado por el contratista y aprobado por las partes.
							MÉTODO/ CONTR	Programa de trabajo y contrato.
							FRECUENCIA	Para todos los contratos
2.Pago

PROCEDIMIENTO: EJECUCIÓN DEL CONTRATO					CODIGO: 00-00-000 Hoja No 2 de 5
SUBPROCESO	No	ACTIVIDAD	TIEMPO	SUSTENTO LEGAL	RESPONSABLE	DEPENDENCIA	PLAN DE CONTROL
	2.1	Tramitar el pago anticipado, o el pago del anticipo, según sea el caso (cada uno de esos términos tiene diferentes efectos jurídicos), de acuerdo con lo pactado en el contrato, previa aprobación del programa de trabajo e inversión.		D.M. 0045 de 2007	Interventor		PARÁMETRO	Entregar informe de interventoría oportunamente. Realización orden de Pago
							REQUISITO	Diligenciar oportunamente la orden de pago (Dependencia contratante ordenadora del gasto o delegada) incluyendo soportes documentales e información detallada del proveedor
							MÉTODO/ CONTR	Orden de pago y contrato .
							FRECUENCIA	Para todos los contratos
3.Efectuar Interventoría (operativa)
	3.1	Suscribir el Acta de Iniciación si es contrato de obra pública, previa verificación de las afiliaciones xx xxx, del personal a cargo del contratista.		L. 80 / 93, Arts. 32, núm. 2; 53; 56; 58. D.M. 0045 de 2007	Interventor y Contratista		PARÁMETRO	Elaborar acta de Iniciación
							REQUISITO	Suscribir dentro del término pactado en el contrato y formalizado en el programa de trabajo el acta de iniciación
							MÉTODO/ CONTR	Acta de iniciación
							FRECUENCIA	Para todos los contratos
	3.2	Remitir a la Secretaría Jurídica dentro de los dos (2) días hábiles siguientes a la firma, el original del acta de iniciación (contrato de obra pública), la cual se archiva en la carpeta, con copia a la dependencia contratante		D.M. 0045 de 2007	Interventor Secretario	Secretaría Interesada Secretaría Obras Públicas
	3.3	Exigir al contratista cumplir con el cronograma de actividades, de ejecución y de inversión del anticipo tal como se pactó en el programa de trabajo e inversión.		D.M. 0045 de 2007	Interventor
	3.4	Atender todos los requerimientos que el contratista haga respecto a la ejecución del contrato y contestarlos por escrito.		D.M. 0045 de 2007	Interventor

PROCEDIMIENTO: EJECUCIÓN DEL CONTRATO					CODIGO: 00-00-000 Hoja No 3 de 5
SUBPROCESO	No	ACTIVIDAD	TIEMPO	SUSTENTO LEGAL	RESPONSABLE	DEPENDENCIA	PLAN DE CONTROL
	3.5	Rendir los informes que se señalen en el contrato, evaluando el estado de avance y estado de ejecución del mismo (obra, servicio, consultoría, etc.).		D.M. 0045 de 2007	Interventor		PARÁMETRO	Elaboración de informes escritos del estado del contrato
							REQUISITO	Corroborar el avance y estado del objeto contratado, informe base para las entregas parciales y la liquidación, el cual debe contener por lo menos lo establecido en el formato de interventoría adoptado por el municipio.
							MÉTODO/ CONTROL	Informe de interventoría sobre el estado del contrato
							FRECUENCIA	En todos los contratos
4. Ocurrencia xx xxxxxxxxx
	4.1	Solicitar la modificación, suspensión, prórroga, aclaraciones, etc., del contrato o convenio, cuando sea pertinente, con la debida sustentación técnica. La solicitud de prórroga o adición debe presentarse con 3 días hábiles de anticipación.		L 80/93, Arts 14,15, 16,17,18. D.M. 0045 de 2007	Contratista o Interventor o la administración municipal o la veeduría ciudadana, etc.		PARÁMETRO	Cumplimiento de L 80/93, art. 14,15,16,17,18. DM 286 de 2004
							REQUISITO	Asegurar que las actuaciones se realicen de acuerdo con los procedimientos e instancias establecidas en los artículos mencionados de la ley 80/93. y el DM 286 de 2004
							MÉTODO/ CONTROL	Solicitud escrita por medio del cual se legalicen y sustenten las modificaciones, adiciones, prórrogas, suspensiones, etc. , solicitadas. No son procedentes causales como demora o inexistencia de licencias ambientales, falta de diseños y otros que se deben haber exigido como requisitos previos a la contratación.
							FRECUENCIA	Cuando sea pertinente
	4.2	Evaluar la solicitud y remitirla a la dependencia interesada o contratante de la Administración, con su concepto técnico y de viabilidad.		D.M. 0045 de 2007	Interventor		Concepto escrito del interventor
	4.3	Autorización solicitud		D.M. 0045 de 2007	Interventor Secretario Despacho
	4.4	Proyectar las actas o documentos correspondientes (comunicación, anexo, otrosi etc.)			Funcionario designado	Dependencia Interesada o Contratante

PROCEDIMIENTO: EJECUCIÓN DEL CONTRATO

CODIGO: 00-00-000 Hoja No 4 de 5

SUBPROCESO

No

ACTIVIDAD

TIEMPO

SUSTENTO LEGAL

RESPONSABLE

DEPENDENCIA

PLAN DE CONTROL

4.5

Firmar el documento proyectado por la Dependencia interesada o contratante, y si es del caso con el visto bueno de la Secretaría Jurídica.

Alcalde y/o Secretario Xxxxxxxx y contratista

Dependencia interesada o contratante

4.6

Comunicar al interventor

Secretario de Despacho

Dependencia interesada o contratante

4.7

Firmar las actas que correspondan como suspensión, modificación, etc.

Alcalde y/o Secretario de Despacho, el contratista y el interventor

Dependencia interesada o contratante,

4.8

Exigir al contratista el ajuste de la garantía única y demás requisitos a que haya lugar

L 80/93, art.14 D.M. 0045 de 2007

Interventor

Dependencia interesada o Contratante

4.9

Publicar en la página web las adiciones y modificaciones del contrato

Art. 21 DN 2170/02 DN 2434/06, num. 11

Funcionario designado

Secretaría Jurídica Secretaría Obras Públicas

PARÁMETRO

Publicación contrato adicionado o modificado

REQUISITO

Contrato debidamente adicionado o modificado

MÉTODO/ CONTROL

Revisión por parte del interventor de la publicación efectuada

FRECUENCIA

Para todos los contratos modificados o adicionados

5. Continua la Ejecución

5.1

Seguir cumpliendo con el contrato hasta su finalización, trayecto en el cual se pueden presentar actas de recibo parcial de acuerdo con lo establecido en el contrato. Se tramita su pago anexando los documentos exigidos. Verificar el pago de aportes parafiscales.

Contratista e D.M. 0045 de 2007

Contratista

5.2

Elaborar y firmar el acta de recibo final del objeto contratado (de obra, bienes, servicios, etc.). la cual debe preceder al acta de liquidación.

Contratista e D.M. 0045 de 2007

Contratista e Interventor

PARÁMETRO

Visita de campo

REQUISITO

Realizar la inspección técnica final, para la entrega de las obras, trabajos, bienes, suministros, etc.

MÉTODO/ CONTROL

Informe de interventoría final

FRECUENCIA

Para todos los contratos

RECURSO

Disponibilidad de vehículos.

SUBPROCESO	No	ACTIVIDAD	TIEMPO	SUSTENTO LEGAL	RESPONSABLE	DEPENDENCIA	PLAN DE CONTROL
							PARÁMETRO	Acta de recibo final de la obra u objeto contratado o acta de terminación del contrato o de entrega final de bienes o servicios.
							REQUISITO	Suscribir el Acta de acuerdo con lo establecido en el contrato y en las normas legales
							MÉTODO/ CONTROL	Acta de recibo final.
							FRECUENCIA	Para todos los contratos
							RECURSO
6.Cierre		Pasa a Liquidación

PROCEDIMIENTO: LIQUIDACIÓN DEL CONTRATO					CODIGO: 00-00-000 Hoja No 1 de 3
SUBPROCESO	No	ACTIVIDAD	TIEMPO	SUSTENTO LEGAL	RESPONSABLE	DEPENDENCIA	PLAN DE CONTROL
1.Liquidar contrato
	1.1	Proceder a realizar la liquidación del contrato		L. 80/93 art.60 D.M. 0045 de 2007	Alcalde y/o Secretario de Despacho, Interventor y Contratista	Dependencia Contratante	PARÁMETRO	Resumen documental e histórico de la interventoría.
							REQUISITO	El interventor entrega el archivo al Secretario de Despacho
							MÉTODO/ CONTROL	Carpeta con todos los documentos soporte de la interventoría del contrato
							FRECUENCIA	Para todos los contratos
							PARÁMETRO	Elaboración de acta de liquidación
							REQUISITO	Elaborar el acta efectuando el balance económico general del contrato, como se establece en el artículo 60 de la L. 80 / 93
							MÉTODO/ CONTROL	Acta de liquidación, teniendo en cuenta los documentos necesarios y la constancia sobre dineros cancelados; el estado de ejecución del contrato, los acuerdos, conciliaciones y transacciones a que llegaren las partes para declararse x xxx y salvo, y los acuerdos sobre ajustes, revisiones y reconocimientos a que hubiere lugar. Además que la liquidación haya ocurrido dentro del término establecido en el pliego de condiciones, términos de referencia o en el contrato, de no estar allí, se hará dentro de los cuatro meses siguientes a la finalización del contrato o a la expedición del acto administrativo que ordene su terminación. De conformidad con el decreto municipal de interventoría.
							FRECUENCIA	Deben ser objeto de liquidación aquellos contratos que por la modalidad de las prestaciones acordadas requieran que se precise el estado de las cuentas de pagos y amortizaciones.

PROCEDIMIENTO: LIQUIDACIÓN DEL CONTRATO					CODIGO: 00-00-000 Hoja No 2 de 3
SUBPROCESO	No	ACTIVIDAD	TIEMPO	SUSTENTO LEGAL	RESPONSABLE	DEPENDENCIA	PLAN DE CONTROL
							RECURSO	Se tendrán en cuenta los siguientes documentos: -Copia xxx xxxxxx de condiciones o término de referencia -Copia de la propuesta u oferta -Copia del contrato o convenio -Copia de las actas que hacen parte del contrato -Relación de pagos hechos al contratista -Garantía única vigente, con la extensión o ampliación, si es el caso. En el acta de liquidación se dejará constancia de: -Entrega de las obras, estudios, bienes, servicios, etc., por parte del contratista y de su recibido a satisfacción por parte del municipio. -Reformas en el tiempo y precio, si las hubiere. -Cantidades de obra, bienes, etc., y sus valores -Actas parciales -Resoluciones imponiendo multas o sanciones, de ser el caso. -Planos finales de obras ejecutadas -Registro fotográfico y bitácora. -Pago aportes parafiscales, aportes en salud y pensión.
	1.2	Firmar el acta de liquidación final.		D.M. 0045 de 2007	Alcalde y/o Secretario de Despacho, el contratista y el interventor	Dependencia Contratante
	1.3	Publicar en el PUC el acta de liquidación del contrato		DN 2434/06, art. 3, nu, 13	Interventor	Dependencia contratante
	1.4	Remitir el acta de liquidación final a la Secretaría Jurídica dentro de los dos (2) días hábiles siguientes , en caso de ser obra pública se envía copia al Grupo de Contablidad.		D.M. 0045 de 2007	Interventor
2.Liquidación Unilateral

PROCEDIMIENTO: LIQUIDACIÓN DEL CONTRATO					CODIGO: 00-00-000 Hoja No 3 de 3
SUBPROCESO	No	ACTIVIDAD	TIEMPO	SUSTENTO LEGAL	RESPONSABLE	DEPENDENCIA	PLAN DE CONTROL
	2.1	Liquidar unilateralmente el contrato cuando el contratista no se presente a la liquidación bilateral dentro del término previsto, o las partes no se hubiesen puesto de acuerdo sobre el contenido de las mismas, todo ello de acuerdo con la normatividad.		L. 00 / 00, xxxx. 00, 00.	Alcalde y/o Secretario de Xxxxxxxx Xxxxxxx Responsable	Dependencia contratante Secretaría Jurídica
	2.2	Publicar el acto administrativo de liquidación unilateral y publicarlo en el PUC			Abogado Responsable	Secretaría Jurídica Secretaría Obras Públicas y Salud Pública
3.Efectuar el pago final
		Recopilar, revisar y verificar los documentos 3.1 del contrato.			Funcionario designado	Dependencia contratante
		Elaborar la orden de pago y remitir al 3S.2ecretario de Despacho con sus correspondientes soportes			Operador de presupuesto	Dependencia contratante
		3F.3irmar la orden de pago y revisar documentos.			Alcalde o Secretario de Despacho	Dependencia Contratante
4. Efectuar control de gestión.
		Realizar la evaluación y control de resultados a 4l.o1s proyectos de inversión			Funcionario designado	Secretaría de Planeación
5.Cerrar		Fin de todo el proceso.

ARTICULO DÉCIMO: Deróganse los el decretos Municipales Nos. 0301 del 10 de noviembre de 2005 y 013 de enero 13 de 2006 y todas las disposiciones que le sean contrarias.

Dado en Manizales a los,

PUBLIQUESE, COMUNIQUESE Y CUMPLASE

XXXX XXXXXXX XXXXX XXXXXXX	XXXXXXXXX XXXXXXX XXXXXXXX	XXXX X. XXXXXXX VALENCIA
Alcalde	Secretaria de Despacho	Secretaria de Despacho
	Secretaría Jurídica	Secretaría de Organización y Sistemas