Solicitud de Cotización/Propuesta

Solicitud de Cotización/Propuesta

(Request for Quote/Proposal, RFQ/RFP)

Productos /Servicios Requeridos:	Contratación de Empresa para manejo Recursos Humanos y planilla
Tipo de Adquisición:	Orden de compra
Tipo de Contrato:	Precio Fijo
Término del Contrato (Periodo del Cont.):	6 meses, con la posibilidad de renovación
Financiamiento del Contrato:	USAID
Esta Adquisición Apoya:	USAID Ecuador TuMUNI
Enviar Cotización/Propuesta a:	xxxxxxxxxxxxx@xxxxxxxxxxxxx.xxx
Fecha de Emisión de la Solicitud de Cotización/Propuesta (RFP):	16 de noviembre de 2023
Fecha Límite para Recibir Preguntas del Proveedor:	23 de noviembre de 2023 no más tarde de las 16:00 RTI responderá a las preguntas el 24 de noviembre de 2023 no más tarde de las 17:00 p.m.
Fecha Límite para Presentación de Cotización/Propuesta:	1 de diciembre de 2023 no más tarde de las 17:00
Fecha Aproximada para la Emisión de la Orden de Compra a Favor del Mejor Oferente:	8 de diciembre de 2023

Método de Presentación:
Responder mediante correo electrónico con documento adjunto en formato MS Word/PDF. El Ofertante /Xxxxxxxx acepta mantener los precios de su oferta durante un periodo de 30 días a partir de la fecha especificada para la recepción de las ofertas, salvo que en un anexo a la RFP/RFQ se especifique otro momento.
Número de solicitud:	TuMUNI-2023-008_Amendment-01

Documentos adjuntos a la RFP:

1. Anexo “A” - Especificaciones del Producto

2. Anexo “B” - Instrucciones para los Ofertantes/Vendedores

3. En nuestro sitio web se indican todos los términos y condiciones de la Orden de Compra en: xxxxx://xxx.xxx.xxx/xxxxx/xxxxxxx/xxxxx/xxx-xxxxxxxx-xxxxx-xxxxx-xxx-xxxxxxxxxx-x0.00.xxx, xxxx://xxx.xxx.xxx/xxxxx/XX_XXX_Xxxxxxx.xxx o para artículos comerciales: xxxx://xxx.xxx.xxx/xxxxx/XX_XXX_Xxxxxxx_Xxxxxxxxxx_Xxxxx.xxx (en lo sucesivo los “Términos”). La entrega de productos por parte del proveedor, la prestación de servicios o la emisión de facturas relacionadas con esta orden de compra establece el acuerdo del proveedor con los términos. Los Términos solo pueden modificarse por escrito y deben contar con la firma de ambas partes.

Todos los ofertantes/vendedores son responsables de revisar cuidadosamente cada anexo y seguir cualquier instrucción que pudiera ser relevante para esta adquisición.

Anexo A

Especificaciones del Producto o Descripción de Trabajo

Descripción de trabajo

Descripción de la Actividad/Servicio:

Research Triangle Institute (RTI) es una organización independiente dedicada a realizar investigaciones innovadoras y multidisciplinarias que mejoran la condición humana.

El Proyecto de Tu Municipio Responde (TuMUNI) es un proyecto de cinco años financiado por la Agencia de los Estados Unidos para el Desarrollo Internacional (USAID), para ampliar el acceso de los ciudadanos a servicios públicos críticos, incluidos el agua, el saneamiento y la higiene (WASH), fortaleciendo la capacidad de los gobiernos locales para la prestación efectiva, transparente y sensible a los ciudadanos de servicios locales en hasta 30 municipios del Ecuador.

Para el desarrollo de las actividades en el marco del proyecto y el cumplimiento de las funciones por parte del personal del proyecto, se requiere una empresa que este registrada en el Ministerio de Trabajo de Ecuador para brindar los servicios, de acuerdo con las especificaciones que se describen a continuación.

Expectativas del Producto o Servicio (si corresponde, ambos elementos):

El proyecto busca una empresa registrade en Ecuador para proveer servicios externos de manejo de personal y nómina. Se convoca a empresas para la presentación de propuestas de consultoría para brindar el servicio de tercerización de contratación de personal y manejo de planilla:

• La Empresa se encargará de la contratación de personas del proyecto, identificado por RTI, con su entidad registrada (Consulte al Anexo C: Lista de posiciones)

• El Proveedor no será responsable de la contratación de ningún empleado. RTI se encargará de todos los esfuerzos de contratación.

• Los sistemas del proveedor deben permitir la capacidad de recibir la hoja de horas firmada del empleado y de RTI. La planilla de hojas de tiempo debe contener los registros de salarios, vacaciones, feriados, permisos y licencias por enfermedad. Asegurar el cumplimiento de hojas de tiempo de acuerdo con los lineamientos de USAID, reglas y regulaciones de RTI.

• El Proveedor proporcionará una lista de beneficios ofrecidos además de la remuneración salarial, que incluirá tiempo libre remunerado, bonificaciones, beneficios de salud, indemnizaciones, requisitos legales y cualquier otro beneficio para los empleados. La alineación con el paquete de beneficios de RTI se revisará y acordará antes de la implementación.

• El Proveedor gestionará la seguridad de la información y los datos con esfuerzos razonables para restringir el acceso no autorizado y hará todos los esfuerzos posibles

para garantizar que los empleados sean plenamente conscientes de los riesgos asociados con los problemas de seguridad de la información y los datos.

• La Empresa proporcionará sueldos y beneficios de acuerdo con la Legislación laboral de Ecuador, así como demonstrar cumplimiento de deducciones de acuerdo con la legislación laboral, deducciones del seguro social y pago de impuestos.

• La Empresa brindará seguro de vida y asistencia médica a todo el personal contratado y su grupo familiar mientras dura el contrato.

• Términos de referencia para terminaciones anticipadas.

• Responsable de maximizar la administración de recursos humanos, asegurando que el personal cumpla con las políticas y regulaciones.

• Asegurar el cumplimiento con RRHH de las políticas, de RTI, del cliente y especialmente de la legislación laboral.

• Mantener los expedientes de RRHH al día, llevar el control adecuado de las vacaciones, ausencias por enfermedad y otras ausencias.

• El Proveedor trabajará en coordinación con la oficina regional de RTI de Recursos Humanos y con la oficina regional de finanzas de RTI

• El Proveedor interesado se encuentra registrado dentro del código geográfico autorizado 937 (Estados Unidos de América, Ecuador y países en desarrollo distintos de los países en desarrollo avanzados, y excluyendo fuentes prohibidas).

Perfil de la firma consultora:

• Una empresa legalmente constituida en Ecuador

• Una empresa especializada en servicios externos de manejo de personal y nómina de Recursos Humanos, que tenga mínimo 2 años de experiencia en estos servicios

Productos Entregables, Cronogramas, Términos y Condiciones Especiales:

Términos de pago:

El pago se realizará dentro de los 30 días hábiles posteriores a la entrega completa y la recepción de la factura.

Entregables:

• Las hojas de tiempo mensuales se completan de acuerdo con la regulación de USAID y la política de RTI y envían copias al proyecto y como parte del proceso de facturación mensual.

• Presentar una factura detallada y un informe resumido mensual de recursos humanos a la Gerencia de RTI, según lo negociado.

Requisitos de la propuesta

El proveedor debe proporcionar la siguiente información con la presentación de su propuesta.

A. Documento administrativo

• Certificado de impuestos

• Comprobante de registro en los países propuestos.

• Demostrar que el Proveedor está debidamente registrado y autorizado para brindar servicios EOR o similares en estos países.

• Número de identificador único de entidad (UEI) (si no tiene uno, puede solicitar uno). Puede llevar tiempo obtener el número UEI; sin embargo, la prueba del registro es suficiente para presentar la propuesta.

B. Propuesta Técnica

• Perfil/descripción general de la empresa y una lista de los miembros de la junta directiva o fideicomisarios y CV de los miembros clave del personal.

• Información de desempeño pasado para demostrar capacidades y experiencia técnica, para incluir contratos recientes y relevantes para artículos iguales o similares y otras referencias (incluidos puntos de contacto con números de teléfono y otra información relevante)

• Cronograma de clientes atendidos durante los últimos 5 años.

• Requisitos documentales para la incorporación.

C. Propuesta de costos

REQUISITO DE PRECIO

Al preparar la propuesta, el Proveedor deberá desarrollar y presentar información sobre costos/precios de acuerdo con las siguientes descripciones e instrucciones:

• Tarifa Fija (porcentaje del costo salarial o costo/empleado) por Mes. La Tarifa de Facturación Mensual Fija debe facturarse mensualmente por proporcionar al empleador servicios de registro para RTI International. Esta tarifa fija y los costos asociados a los beneficios y cualquier otro gasto incurrido se presentarán y reembolsarán mensualmente.

• Plantilla de propuesta de precios. El proveedor puede presentar su propuesta de precios como se muestra en la plantilla de precios a continuación o simplemente indicar cuál será su tarifa fija mensual para una determinada cantidad de empleados. Incluir los costos anticipados de los beneficios que se facturarán directamente.

• Moneda de la propuesta. La propuesta de costo debe presentarse en USD.

• Simulación de cálculo de tarifas.

Precio

N.° de artículo	Cantidad a Adquirir	Descripción de las Especificaciones del Producto o Servicio Preferido	Unidad de Medida	Precio Fijo Unitario (c/u)	Precio Fijo Total
1	Haste X emplead os	Fee de EOR	mes	XX%	XX% del pago total al empleado
2	Otros costos
3		IVA (si aplica)		XX%	XX% del pago total al empleado
4
5
Subtotal
IVA
Valor total

Al firmar el presente anexo, el ofertante confirma que comprende totalmente las especificaciones y es su plena intención entregar los artículos que cumplan con las especificaciones indicadas anteriormente.

Firma:

Nombre:

Cargo:

Fecha:

Anexo “B”

Instrucciones para los Ofertantes/Vendedores

1. Descripción narrativa de la adquisición: El Comprador (RTI) pretende adquirir los productos y/o servicios que se identifican en el Anexo A. El Comprador pretende adquirir las cantidades (de productos) y/o servicios (en función de los productos distribuibles que se identifican en la declaración de trabajo). El plazo del Acuerdo de pedidos deberá ser desde la Fecha de Adjudicación hasta la Fecha de Entrega del ofertante salvo que se extienda por acuerdo mutuo entre las partes. El Comprador pretende adjudicar a un proveedor único “aprobado” en función de la conformidad con las especificaciones indicadas, la capacidad para cumplir con el presente contrato y el precio de venta. Nosotros reservamos el derecho de adjudicar a más de un Ofertante. Si como resultado de la presente RFQ/RFP se establece un Acuerdo de Pedidos, el proveedor comprende que las cantidades indicadas en las especificaciones (Anexo A) son únicamente estimaciones y RTI no garantiza la cantidad de compra en ningún artículo enumerado.

2. Actividad de adquisición: La presente adquisición será realizada por Research Triangle Institute (RTI International), ubicado en:

Research Triangle Institute

que cuenta con un requisito de compra como respaldo de un proyecto financiado por:

USAID

RTI deberá adjudicar las cantidades y/o servicios iniciales y cualquier cantidad opcional (si es ejercido por RTI) a favor del Vendedor mediante una Orden de Compra formalizada apropiadamente según lo establecido dentro de los términos del presente acuerdo formalizado adecuadamente.

3. Requisitos de la Propuesta. Todos los Vendedores deberán enviar una cotización/propuesta que contenga las ofertas de todos los artículos y opciones que se incluyen en la presente RFQ/RFP. Toda la información presentada en la cotización/oferta de los Vendedores será considerada durante la evaluación de RTI. El hecho de no presentar la información requerida en la presente RFQ/RFP puede tener como consecuencia que en la oferta del Vendedor sea considerada como sin respuesta. Los Vendedores son responsables de presentar las ofertas y cualquier modificación, revisión o retiro, de forma que la misma llegue a las oficinas de RTI designadas en la RFQ/RFP en la fecha y horario que se especifican en la RFQ/RFP. Cualquier oferta, modificación, revisión o retiro de una oferta recibida en la oficina de RTI designada en la RFQ/RFP, con posterioridad al momento exacto especificado para la recepción de las ofertas se considerará como “tardía” y podría no ser tomada en cuenta, a la discreción del director de adquisiciones de RTI. La propuesta del Vendedor deberá incluir lo siguiente:

(a)	Número de solicitud:
(b)	Xxxxx y hora de entrega:
(c)	El nombre, la dirección y el número telefónico del vendedor (ofertantes) y la firma autorizada del mismo:
(d)	Periodo de validez de la cotización:
(e)	Una descripción técnica de los artículos ofrecidos con suficiente detalle a fin de evaluar el cumplimiento de los requisitos en la solicitud. Esto puede incluir el material informativo del producto u otro tipo de documentos, si fuere necesario.

(f) Si RTI informa al Vendedor que el Producto está destinado a la exportación y el Producto no está clasificado para su exportación bajo el Número de Control de Clasificación de Exportación (ECCN por sus siglas en inglés) “EAR99” de las Regulaciones de Administración de Exportación del Departamento de Comercio de E.E. U.U. (EAR por sus siglas en inglés), el Vendedor debe proporcionar a RTI el ECCN correcto y el nombre del representante del Vendedor responsable de Cumplimiento Comercial que pueda confirmar la clasificación de la exportación.
(g)	Disponibilidad del plazo de implementación del producto /servicio.
(h)	Términos de la garantía que describen la forma y el momento en que se cumplirán con las garantías.
(i)	Instrucciones especiales sobre los precios: El precio y cualquier término de descuento o requisito o término especial (nota especial: el precio debe incluir los precios fijos garantizados de los artículos solicitados).
(j)	La dirección o las instrucciones de pago (en caso de ser diferente de la dirección postal)
(k)	Reconocimiento de las enmiendas de la solicitud (si las hubiera)
(l)	Información de rendimiento anterior, cuando se incluya como un factor de evaluación, con la finalidad de incluir contratos recientes o relevantes para los mismos artículos o artículos similares y otras referencias (incluyendo los puntos de contacto con números telefónicos y otra información pertinente)
(m	Nota especial: El Vendedor, mediante su respuesta a la presente RFQ/RFP y firmas anexas, confirma que acepta los términos y las condiciones asociadas con el presente documento de RFQ/RFP y que los anexos se leyeron cuidadosamente y comprendieron y que se respondieron todas las preguntas relacionadas.

4. Formularios: Los Vendedores (licitadores o proveedores potenciales) deben registrar su precio utilizando el formato que se encuentra en el Anexo “A”. Los Vendedores deben firmar la copia impresa única presentada y enviada a la dirección que se indica en la portada de la presente RFQ/RFP.

5. Preguntas relacionadas con la adquisición. Todas las preguntas que se relacionen con la presente RFQ/RFP deben dirigirse a la siguiente dirección de correo electrónico

xxxxxxxxxxxxx@xxxxxxxxxxxxx.xxx

La fecha de cierre para la recepción de las preguntas es:

20 de noviembre de 2023 no más tarde de las 4:00 p.m.

6. Notificaciones y entregas: Para la presente adquisición de tiempo es un elemento esencial. El Vendedor deberá entregar los artículos o prestar los servicios a más tardar en las fechas establecidas en el contrato y que serán acordadas por ambas partes como resultado de la presente RFQ/RFP. El Vendedor deberá comunicarse de inmediato con el director de adquisiciones del Comprador en el caso de que cambien las especificaciones, la disponibilidad o el cronograma de entrega. Los retrasos excepcionales tendrán como consecuencia sanciones financieras impuestas al Vendedor.

7. Documentación: Para el pago de cada artículo se requerirán los siguientes documentos:

(a) Una factura detallada que indique el número de orden de compra, la información bancaria con instrucciones para la transferencia electrónica (cuando corresponda)

(b) Lista de empaque

(c) Toda la documentación pertinente del producto/servicio (manuales, documentos de la garantía, certificado de análisis, etc.)

8. Términos de pago: Consulte los términos y las condiciones para las órdenes de compra de RTI que se encuentran en xxxxx://xxx.xxx.xxx/xxxxx/xxxxxxx/xxxxx/xxx-xxxxxxxx-xxxxx-xxxxx-xxx-xxxxxxxxxx-x0.00.xxx , xxxx://xxx.xxx.xxx/xxxxx/XX_XXX_Xxxxxxx.xxx , o xxxx://xxx.xxx.xxx/xxxxx/XX_XXX_Xxxxxxx_Xxxxxxxxxx_Xxxxx.xxx. El pago se puede realizar mediante transferencias electrónicas u otra forma aceptable. El Vendedor podrá proponer términos de pago alternativos y los mismos serán considerados en el proceso de evaluación.

9. Propuesta alternativa: Los Vendedores tienen permitido ofrecer “alternativas” en caso de que no puedan cumplir con los requisitos indicados. Cualquier propuesta alternativa todavía deberá satisfacer los requisitos mínimos establecidos en el Anexo A especificaciones.

10. Proceso de inspección: Cada artículo deberá ser inspeccionado antes de su aceptación final. Toda discrepancia, escasez y/o faltas significativas deberán corregirse y documentarse satisfactoriamente antes de la entrega y la liberación del pago.

11. Proceso de evaluación y adjudicación: El director de adquisiciones de RTI adjudicará un contrato de acuerdo que resulte de la presente solicitud al Vendedor (licitador) responsable cuya oferta se ajuste a la RFQ/RFP y que sea más ventajoso para RTI considerando el precio y otros factores. La adjudicación se realizará favor del Vendedor que represente la mejor relación calidad-precio para el proyecto y RTI. Para los propósitos de la presente RFQ/RFP, el precio, la entrega, el rendimiento técnico y anterior tiene igual importancia para la finalidad de evaluar y seleccionar al beneficiario que represente la “mejor relación calidad precio”. La intención de RTI es evaluar las ofertas y adjudicar un Acuerdo sin llevar a cabo discusiones con los Vendedores. Por lo tanto, la oferta inicial del Vendedor debe contener los mejores términos del Vendedor desde el punto de vista técnico y de precios. Sin embargo, RTI se reserva el derecho de llevar a cabo discusiones si posteriormente el director de adquisiciones de RTI determina que serán necesarias.

Los factores de evaluación comprenderán los siguientes criterios:

(a) PRECIO. El menor precio máximo evaluado (incluyendo las cantidades opcionales).

(b) ENTREGA. El Vendedor proporciona el cronograma de entregas más ventajoso.

(c) TÉCNICO. Los artículos/servicios deberán satisfacer o superar las especificaciones que se describen en el Anexo A de la RFQ/RFP.

(d) RENDIMIENTO ANTERIOR - el Vendedor puede demostrar su capacidad y sus recursos para proporcionarlos artículos/prestar los servicios que se requieren de acuerdo con la presente solicitud de una manera responsable y oportuna.

(e) OTROS CRITERIOS DE EVALUACIÓN.

No sea requerido un anticipo.

12. Notificación de la adjudicación. Una notificación por escrito de la adjudicación o aceptación de una oferta, enviada por correo o proporcionada de alguna otra manera al proveedor que consiga el bien dentro del plazo de aceptación especificado en la oferta, tendrá como resultado un contrato vinculante sin necesidad de alguna acción adicional de alguna de las partes.

13. Validez de la oferta. La presente Solicitud de Propuesta (RFP) no obliga de ninguna forma a RTI para que realice una adjudicación, y tampoco compromete a RTI para que pague ningún costo incurrido por el Vendedor en la preparación y presentación de la propuesta o las enmiendas a la misma. Después de su presentación la propuesta se considerará válida durante 30 días.

14. Manifestaciones y certificaciones. En virtud de los contratos federales estadounidenses para valores que superen los $10,000 USD, se requiere que como parte de la oferta a RTI los proveedores ganadores completen y firmen las certificaciones.

15. Ley Anti-Soborno de 1986. La Ley Anti-Soborno de 1986 a la que se hace referencia en FAR 52.203-7 se incorpora a esta Solicitud de Propuesta como condición de aceptación. Si tiene motivos razonables para creer que puede haber ocurrido una infracción, como se describe en el párrafo (b) de FAR 52.203-7, debe informar esta sospecha de infracción a la línea directa de ética de RTI al 0-000-000-0000 o enviando un correo electrónico a xxxxxx@xxx.xxx. Puede denunciar una sospecha de infracción de forma anónima.

16. Ley de Autorización de Defensa Nacional Xxxx X. McCain para el año fiscal 2019 - sección 889. RTI no puede utilizar ningún equipo o servicio de empresas específicas, ni de sus subsidiarias y afiliadas, incluidas Huawei Technologies Company, ZTE Corporation, Hytera Communications Corporation, Hangzhou Hikvision Digital Technology Company y Dahua Technology Company (“Tecnología cubierta”). En respuesta a esta solicitud de propuesta, no proporcione una cotización que incluya ninguna tecnología cubierta. Cualquier cotización que incluya Tecnología cubierta se considerará no conforme. Además, si el Gobierno de los Estados Unidos es la fuente de fondos para esta RFP, el Proveedor resultante no proporcionará ningún equipo, sistema o servicio que utilice la Tecnología cubierta como un componente sustancial o esencial.

Aceptación:

El Vendedor acepta, según se evidencia mediante su firma a continuación, que la solicitud completada y firmada del vendedor, la propuesta del vendedor dentro de los cuales se encuentran todas las presentaciones requeridas y los términos negociados que están en el presente instrumento, constituyen el acuerdo íntegro para la prestación de los servicios descritos en el mismo.

Por : RTI Internacional	Por: (Nombre de la empresa del Vendedor)
Firma:	Firma:
Nombre:	Nombre:
Cargo:	Cargo:
Fecha:	Fecha:

Anexo “C”

Lista de Posiciones del Proyecto

Posiciones	Fecha estimada de empezar
Chief of Party	8 de enero
(KP) Municipal Strengthening Lead	Inmediatamente
Systems and Planning Improvement Specialist	Inmediatamente
(KP) Water and Sanitation Lead	Inmediatamente
Finance and Operations Manager	Inmediatamente
HR Manager	Inmediatamente
Senior MERLA/Cross-Cutting Lead	2 de enero
Procurement Coordinator	2 de enero
Security and Logistics Manager	2 de enero
Accountant	2 de enero
Operations and Maintenance Specialist	2 de enero
Communications Coordinator	2 de enero
Regional WASH Service Delivery Officer - Ambato	2 de enero
Regional WASH Service Delivery Officer - Manta	2 de enero
Regional WASH Service Delivery Officer - Puyo	2 de enero
MERLA Coordinator (Puyo)	2 de enero
Grants and Partnership Officer - Ambato	2 de enero
Grants and Partnership Officer - Manta	2 de enero
Grants and Partnership Officer - Puyo	2 de enero

*el valor estimado de la nomina mensual (sin beneficios) es entre $65,000-$85,000.