DECRETO EJECUTIVO Nº 35729-MEIC DEL 18/11/2009
La Gaceta N° 26 – Lunes 00 xx xxxxxxx 0000
DECRETO EJECUTIVO Nº 35729-MEIC DEL 18/11/2009
EL PRESIDENTE DE LA REPÚBLICA
Y EL MINISTRO DE ECONOMÍA, INDUSTRIA Y COMERCIO
En uso de las facultades y atribuciones que les confiere los artículos 140 incisos 3), 18) y 20) y artículo 146 de la Constitución Política, en los numerales 25, 27 xxxxxxx xxxxxxx, 00 xxxxxxx 2) inciso b) y 103 párrafo primero de la Ley Nº 6227 “Ley Xxxxxxx xx xx Xxxxxxxxxxxxxx Xxxxxxx”, xxx 0 xx xxxx xx 0000, la Ley Nº 7494 “Ley de Contratación Administrativa, del 02 xx xxxx de 1995 y su Reglamento “Xxxxxxx Xxxxxxxxx Xx 00000 del 27 de setiembre de 2006.
Considerando:
1º—Que los presupuestos de las instituciones estatales se ven reducidos por diferentes factores, por lo que este Ministerio, se ve en la necesidad de buscar mecanismos para la maximización de recursos y la reducción de gastos, así como un uso eficaz y eficiente de los mismos.
2º—Que la flotilla vehicular del MEIC consiste únicamente de siete unidades por lo que en ocasiones no se puede cumplir con la programación de actividades establecidas por la institución, optando los funcionarios en utilizar sus vehículos para cumplir las tareas y servicios que demandan las leyes.
3º—Que el artículo 131 del Decreto Ejecutivo Nº 33411 del 27 de setiembre de 2006, “Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa”, autoriza a la administración contratar de forma directa, varios bienes y servicios; dentro de los cuales se encuentra el arrendamiento de vehículos a funcionarios.
4º—Que a través del oficio Nº 10691 de fecha 00 xx xxxxxxx xx 0000, xx Xxxxxxxxxxx General de la República aprueba la propuesta del MEIC de “Reglamento para el pago de kilometraje de los funcionarios del Ministerio de Economía, Industria y Comercio”.
5º—Que por las razones anteriores es conveniente por interés institucional que la administración cuente con un sistema u opción adicional que permita en forma eficiente el poder realizar las funciones encomendadas por Ley, a través del mecanismo de la utilización de los vehículos propios de sus funcionarios, con el consecuente pago del kilometraje por su uso, con procedimientos que permitan el correcto funcionamiento del sistema, con un control interno apropiado. Por tanto,
Decretan:
Reglamento para el Arrendamiento de Servicios de
Transporte a los Funcionarios del Ministerio
de Economía, Industria y Comercio
CAPÍTULO I
Disposiciones Generales
Artículo 1º—Objeto: El presente reglamento tiene como objeto regular el arrendamiento de servicios de transporte entre el Ministerio de Economía, Industria y Comercio, en lo sucesivo, MEIC y sus funcionarios, que cuenten con vehículos propios. El arrendamiento, será utilizado exclusivamente en la realización y cumplimiento de las actividades y funciones asignadas por sus superiores, dentro del territorio nacional. A dichos funcionarios, el MEIC, les reconocerá el correspondiente pago por el kilometraje recorrido, previo cumplimiento de los requisitos establecidos en el presente reglamento y demás normativa conexa.
Artículo 2º—Cobertura: La aplicación de este reglamento cubrirá a todos los funcionarios del Ministerio de Economía, Industria y Comercio que en el ejercicio de sus funciones, sean autorizados a utilizar el vehículo de su propiedad para realizarlas, siempre y cuando cumpla con los requisitos y condiciones aquí establecidas.
Artículo 3º—Definiciones: Para los efectos del presente Reglamento, se entenderá por:
a. Arrendante: Funcionario que alquila el bien mueble.
b. MEIC: Ministerio de Economía, Industria y Comercio.
c. MOPT: Ministerio de Obras Públicas y Transportes.
d. Reglamento: Se refiere al Reglamento para el Pago de Kilometraje de los Funcionarios del MEIC.
e. Contrato: Documento suscrito por el arrendante del vehículo y el Ministro(a) o Viceministro(a), en su condición de representante legal del MEIC, en el que se formaliza la relación de arrendamiento y se estipulan los derechos y obligaciones a cargo de las partes.
f. Tarifa: Corresponde a la fijación de tarifas por concepto de arrendamiento de vehículos a funcionarios de la Administración establecida por la Contraloría General de la República para el pago de kilometraje.
g. Kilometraje: Se refiere a la distancia establecida del lugar de salida del arrendante al lugar de destino, conforme a la tabla emitida por la Dirección de Planificación Sectorial del Ministerio de Obras Públicas y Transportes.
h. Control interno: Es una serie de acciones que se llevaran a cabo antes, durante y después de realizar una actividad en la Institución, con el fin de proporcionar seguridad razonable, para el logro de sus objetivos.
i. El servicio: El servicio que se realizara será única y exclusivamente para cumplir con la programación establecida en los planes de trabajo de los funcionarios del MEIC, se excluye de este concepto el traslado del arrendante a su lugar de trabajo y/o para realizar asuntos personales.
j. Otros gastos: Se refiere a los gastos de peaje, trasbordo u otro de similar naturaleza, que incurra el arrendante en el transcurso de la gira de acuerdo con la ruta autorizada. Para la liquidación de este gasto el arrendante debe presentar comprobante del mismo.
Artículo 4º—Cuando las necesidades del MEIC hagan indispensable que funcionarios debidamente autorizados deban desplazarse por el territorio nacional en cumplimiento de sus funciones y asignaciones, y no se cuente con vehículos oficiales u otros medios alternos de transporte en que hacer el recorrido; o el uso de éstos, por la naturaleza de la gira resulte inconveniente, podrá contratarse el arrendamiento de vehículos propiedad de sus funcionarios, conforme a los términos del presente Reglamento.
Artículo 5º—Bajo ninguna circunstancia, el pago de kilometraje será considerado como beneficio, mejora salarial, salario en especie o, en alguna forma, parte del contrato de trabajo, ni dará lugar a derechos adquiridos a favor del funcionario arrendante, lo cual quedará expresamente establecido en el Contrato de Arrendamiento del Vehículo.
CAPÍTULO II
Del funcionario arrendante
Artículo 6º—El funcionario arrendante conducirá el vehículo por su cuenta y riesgo y asumirá la responsabilidad civil y penal que se pudiere originar en accidentes en que intervenga; consecuentemente, el MEIC no asumirá ni aceptará responsabilidad alguna por los daños causados al vehículo, a terceras personas o sus bienes en caso de accidente; y únicamente asumirá la responsabilidad de indemnizar a sus funcionarios por concepto de Riesgos Profesionales y conforme al régimen jurídico aplicable cuando utilicen su vehículo en ejecución del contrato para cumplir sus funciones. La disposición anterior deberá constar expresamente en los contratos de arrendamiento de vehículo.
Artículo 7º—Se establecen las siguientes prohibiciones para los usuarios del sistema:
a) En el desempeño de sus funciones no podrán llevar a cabo otras actividades que no sean acordes con el objetivo de la gira.
b) No podrán iniciar una nueva programación de gira sin antes haber efectuado la liquidación de la programación anterior.
c) No podrán apartarse de la ruta establecida, salvo razones que lo justifiquen, pues en caso contrario no se reconocerá el pago del kilometraje.
d) No podrán transportar en el vehículo, al momento de cada gira, personas ajenas a la gira.
Artículo 8º—El arrendante deberá dar preferencia a las necesidades del MEIC y cuando los requerimientos de éste indiquen que en una misma gira debe transportarse otros servidores, que no excedan en número el cupo autorizado del vehículo, el arrendante deberá transportarlos bajo los términos del contrato.
CAPÍTULO III
Del contrato de arrendamiento del vehículo
Artículo 9º—La formalización del contrato podrá realizarse siempre y cuando el arrendante cumpla al menos, con los siguientes requisitos:
a) Certificación del Registro Público de la Propiedad de Vehículos Automotores donde conste que el vehículo sea de su propiedad.
b) Derechos de circulación y marchamo al día
c) Revisión técnica al día.
d) Vehículo en excelentes condiciones mecánicas y de carrocería.
e) Vehículo adecuado para la clase de trabajo que se va a ejecutar.
f) Licencia para conducir del funcionario solicitante al día.
g) El vehículo no sobrepase los quince años de uso.
h) Contar con pólizas del Instituto Nacional de Seguros de cobertura por responsabilidad Civil por lesión o muerte de personas, responsabilidad civil por daños a la propiedad de terceros, póliza de seguro contra robos. Los montos serán definidos, previamente, por las autoridades del MEIC.
i) El funcionario que es aceptado en este sistema, únicamente puede hacer uso de él con el vehículo que se encuentra previamente registrado por la institución (no se podrá utilizar otro vehículo para el cobro ni el reconocimiento del kilometraje recorrido).
Asimismo, el arrendante deberá presentar copias y originales de los documentos que acrediten la veracidad o vigencia de los requisitos anteriores.
Artículo 10.—El arrendante que cumpla con los requisitos establecidos en el artículo anterior, deberá formalizar un contrato, conforme a lo establecido en el presente reglamento. El contrato deberá ser suscrito por el Ministro(a), o en su defecto por la persona que este designe y por el arrendante. Las distintas dependencias del MEIC podrán proceder a la implementación del Contrato, una vez que el mismo haya sido debidamente firmado y el expediente respectivo se encuentre completo.
Artículo 11.—La vigencia del contrato es de un año, pudiendo ser renovado por periodos iguales, siempre que se cumplan las disposiciones establecidas en el presente Reglamento.
Artículo 12.—Por ninguna razón se asignarán Trabajadores de Servicios Generales (chóferes) de la Institución para que conduzcan los vehículos de los funcionarios.
CAPÍTULO IV
De los formularios
Artículo 13.—El arrendante deberá llenar de previo a la realización de la gira el formulario denominado “Solicitud de Autorización de Pago de Kilometraje” a funcionarios del MEIC y debe obtener la autorización de su jefe inmediato o del Director. El formulario debe tener los siguientes datos:
a) Número del consecutivo del formulario
b) Fecha de la solicitud.
c) Programa.
d) Código presupuestario.
e) Nombre del arrendante.
f) Cédula de identidad del arrendante.
g) Domicilio actual del arrendante.
h) Departamento o Sección del arrendante.
i) Cargo que desempeña el arrendante.
j) Motivo de la gira.
k) Inicio del viaje de la gira, lugar, fecha y hora.
l) Término del viaje de la gira, lugar, fecha y hora.
m) Número de placa del vehículo.
n) Modelo y año del vehículo.
o) Detalle del recorrido indicando: Fecha, Lugar visitado, Hora de llegada, Hora de salida, Actividad, Total de kilómetros (según la tabla emitida por la Dirección de Planificación Sectorial del Ministerio de Obras Públicas y Transportes), Tarifa vigente (de acuerdo con la tabla de la Contraloría General de la República), Total.
p) Otros gastos: Peaje, trasbordo u otros
q) Valor total en letras
r) Firma del arrendante
s) Nombre y firma del jefe inmediato o Director que autoriza al recorrido de las giras.
Artículo 14.—El arrendante deberá llenar el formulario denominado “Informe de visita” al finalizar la gira. El formulario debe tener los siguientes datos:
a) Número del consecutivo del formulario.
b) Fecha del informe.
c) Nombre del arrendante.
d) Cédula de identidad del arrendante.
e) Domicilio actual del arrendante.
f) Departamento o Sección del arrendante.
g) Cargo que desempeña el arrendante.
h) Tipo de actividad: Visita a empresa, Reunión, Charla, Capacitación, Otros especifique.
i) Asunto.
j) Asistentes: Nombre del funcionario, Institución o empresa, Correo electrónico, Teléfono.
k) Lugar de la actividad.
l) Hora de inicio.
m) Hora de conclusión.
n) Resumen de la actividad: Tema, Acuerdos o Comentarios, Responsable.
o) Firma del arrendante que realiza la visita.
p) Visto bueno del jefe inmediato.
Artículo 15.—El arrendante deberá llenar una liquidación de viaje una vez finalizada la gira, mediante el formulario denominado “Liquidación de Pago de kilometraje”. El formulario debe tener los siguientes datos:
a) Número del consecutivo del formulario.
b) Fecha de liquidación.
c) Programa.
d) Código presupuestario.
e) Nombre del arrendante.
f) Cédula de identidad del arrendante.
g) Cargo que desempeña.
h) Departamento o Sección del arrendante.
i) Motivo de la gira.
j) Inicio del viaje, lugar, fecha y hora.
k) Término del viaje, lugar, fecha y hora.
l) Número de placa, modelo y año del vehículo.
m) Detalle del recorrido especificando, Fecha, Lugar visitado, Hora de llegada, Hora de salida, Kilometraje total (de acuerdo a la tabla de la Dirección de Planificación Sectorial del MOPT), Tarifa vigente (de acuerdo con la tabla de la Contraloría General de la República tomando en consideración los años de antigüedad del vehículo), Total, Otros gastos: Peaje, trasbordo u otros, Total.
n) Valor total en letras.
o) Diferencia.
p) Firma del arrendante.
q) Nombre y firma del jefe inmediato o Director que autoriza la liquidación por las giras realizadas.
r) Nombre y firma del funcionario del Departamento Financiero Contable que revisa el formulario.
s) Nombre y firma del Jefe del Departamento Financiero Contable que autoriza o deniega el pago.
CAPÍTULO V
Del Control Financiero Contable
Artículo 16.—El Departamento Financiero Contable del MEIC, llevará un registro de cada arrendante incorporado al servicio, en el que se incluirán los siguientes documentos:
a) Contrato de arrendamiento firmado por ambas partes
b) Certificación del Registro Público de la Propiedad de Vehículos Automotores donde conste que el vehículo sea de su propiedad
c) Derechos de circulación y marchamo al día
d) Revisión técnica al día
e) Copia de la licencia de conducir y la cédula de identidad del arrendante
f) Copia de las pólizas del vehículo y los recibos de renovación que se indica en el inciso h del artículo 9
g) Formulario de Solicitud de Autorización de Pago de kilometraje a funcionarios del MEIC (ver artículo 13)
h) Copia del formulario “Liquidación de Pago de kilometraje”. (ver artículo 15)
i) Cualquier otro documento que el MEIC considere necesario o conveniente
Artículo 17.—Le corresponde al Departamento Financiero Contable del MEIC efectuar el control contable pertinente, el registro y el pago, para lo cual se utilizarán los formularios de pagos y tarjetas que se confeccionen al efecto.
CAPÍTULO VI
Del Reconocimiento Económico
Artículo 18.—Conforme a los procedimientos administrativos y los previstos en este Reglamento, el MEIC, a título de contraprestación, reconocerá económicamente al arrendante el kilometraje recorrido en cada gira.
Para calcular las sumas correspondientes, se utilizará, en cuanto a montos, las tarifas que fije la Contraloría General de la República, por concepto de arrendamiento de vehículos a funcionarios de la Administración, tomándose en consideración los años de antigüedad del vehículo y en cuanto a distancias, la Tabla Oficial de Distancias emitida por el MOPT.
Artículo 19.—No existirá obligación para las distintas dependencias del MEIC de garantizar un mínimo de kilómetros por recorrer y remunerar; de manera que sólo se reconocerán aquellos que hayan sido efectivamente recorridos, se encuentren debidamente justificados y documentados, y se ajusten a las tablas vigentes.
Artículo 20.—Sólo se aceptarán distancias mayores a las establecidas por la Tabla Oficial de Distancia emitida por el MOPT cuando se demuestre fehacientemente que la variación obedeció a desvíos ordenados por la autoridad competente, cierres de carreteras u otras causas análogas ajenas a los funcionarios; en cuyo caso, se deberá anotar la justificación correspondiente en el formulario de “Liquidación de Pago de Kilometraje”.
Artículo 21.—Los gastos generados al hacer uso del vehículo para realizar el trabajo en la gira establecida, que correrán por cuenta del arrendante son:
a) El robo del vehículo
b) El pago de lubricantes
c) Combustibles
d) Materiales
e) Mantenimiento
f) Reparaciones
g) Repuestos
h) Derechos de circulación
i) Infracciones de tránsito
j) Seguro obligatorio y otros seguros
k) Pago del deducible en caso de accidentes
l) Gastos legales y otros no cubiertos por las pólizas, correrán por cuenta del arrendante.
Artículo 22.—Para hacer efectivo el cobro de la sumas por kilometraje recorrido, el arrendante deberá llenar el formulario denominado “Liquidación de Pago de Kilometraje”. Este formulario constituye la solicitud de pago por el uso del vehículo; debe ser presentado ante el superior inmediato para su autorización y trámite subsiguiente. Posteriormente, dentro de los siete días hábiles inmediatos siguientes a la finalización de la gira, deberá remitirse al Departamento Financiero Contable del MEIC para su pago.
El Departamento de Financiero Contable, estará obligado a verificar el cumplimiento de todos los requisitos y no tramitará aquellas solicitudes que se encuentren incompletas.
Artículo 23.—La Institución le reintegrará al funcionario previa presentación de la factura respectiva los gastos por peaje, trasbordo y otro de similar naturaleza, siempre y cuando corresponda a la ruta que le fue autorizada y presente el respectivo formulario de “Liquidación de Gastos de Transporte y otros Gastos en el Interior del País”.
Artículo 24.—Para el reconocimiento económico al funcionario, deberá existir reserva de recursos con contenido económico suficiente de previo a la autorización de la gira.
CAPÍTULO VII
De la ejecución y procedimiento de pago de kilometraje
Artículo 25.—Para la ejecución y procedimiento de pago de kilometraje, el contrato del arrendante debe estar vigente y al día.
Artículo 26.—Para realizar la gira el arrendante deberá presentar como mínimo un día hábil antes de realizar la gira, al jefe inmediato o Director, la programación de la misma, de acuerdo con el formulario “Autorización al Servicio de Pago de Kilometraje a Funcionarios del MEIC”, para su aprobación.
Artículo 27.—Una vez autorizada la gira el arrendante realizará la misma, de acuerdo con las rutas indicadas en el formulario de Autorización de Pago de kilometraje a funcionarios del MEIC.
Artículo 28.—El arrendante deberá realizar un informe de la gira en el formulario “Informe de Visita”, detallando para cada una de las visitas a empresas, reunión, charla, capacitación u otros que se solicita en el formulario.
Artículo 29.—Una vez finalizada la gira el arrendante deberá completar el formulario Liquidación de Pago de kilometraje adjuntando el formulario de Solicitud de Autorización de Pago de Kilometraje a funcionarios del MEIC y el Informe de Visita al jefe inmediato o Director, el cual revisará y verificará las distancias, montos aprobando, si el mismo se apega a los objetivos establecidos y a la ruta indicada en la gira, debiendo incorporar su visto bueno al informe.
Artículo 30.—Una vez autorizado la Liquidación de Pago de Kilometraje por parte del jefe inmediato o Director, el arrendante deberá presentar la documentación anterior al Departamento Financiero Contable.
Artículo 31.—Un funcionario del Departamento Financiero Contable procederá a la revisión de la documentación presentada por el arrendante, verificando las distancias, montos. Procede el pago o no de la liquidación una vez autorizada por el jefe del Departamento Financiero Contable.
Artículo 32.—La gira efectuada sin el cumplimiento de los requisitos establecidos, será por cuenta y riesgo del arrendante; y este, en ningún caso podrá reclamar el reconocimiento de pago por kilometraje recorrido.
CAPÍTULO VIII
Disposiciones finales
Artículo 33.—El Contrato de Arrendamiento de Vehículo podrá darse como finalizado cuando se presenten alguna o varias de las siguientes razones:
a) No se presenta la liquidación.
b) Uso indebido del sistema.
c) Incurrió en alguna de las prohibiciones.
d) Incumplimientos de requisitos.
e) Violación de disposiciones reglamentarias.
f) Cuando la necesidad que dio origen al sistema haya desaparecido.
g) Otra que la administración considere pertinente señalar.
Artículo 34.—Las diferentes dependencias del MEIC que intervienen en el sistema de pago de kilometraje deberán velar por la correcta aplicación del presente Reglamento.
Artículo 35.—El MEIC podrá rescindir unilateralmente y sin responsabilidad de su parte el contrato de arrendamiento si concurren razones de interés público que así lo ameriten; o bien en caso de incumplimiento de las disposiciones establecidas en el Reglamento, sin perjuicio de las sanciones que contempla el régimen interior de trabajo y otras normas conexas. Toda decisión sobre el particular, deberá ser formalmente notificada y comunicada al funcionario contratante.
Artículo 36.—Derogar el Xxxxxxx Xxxxxxxxx Xx 00000, “Reglamento para el Arrendamiento de Servicios de Transporte a los funcionarios DIGEPYME del Ministerio de Economía, Industria y Comercio, del 29 xx xxxxxx de 2008, publicado en La Gaceta Nº 194 del 08 de octubre de 2008.
Artículo 37.—Rige a partir de su publicación en el Diario Oficial La Gaceta.
Dado en la Presidencia de la República.—San Xxxx, a los dieciocho días del mes de noviembre de dos mil nueve.
Publíquese.—XXXXX XXXXX XXXXXXX.—El Ministro de Economía, Industria y Comercio, Xxxxxxx Xxxxxx Xxxxx.—1 vez.—Solicitud Nº 27157.—O. C. Nº 8015.—C-244820.—(D35729-IN2010009329).