CAPÍTULO I INFORMACIÓN GENERAL PLIEGO DE CONDICIONES
CAPÍTULO I INFORMACIÓN GENERAL PLIEGO DE CONDICIONES
La LOTERÍA SANTANDER, en su calidad de Empresa Industrial y Comercial del Estado del orden departamental, está interesada en escoger mediante la modalidad de CONTRATACION DE MAYOR CUANTIA, el Intermediario del Programa de Seguros de LOTERIA SANTANDER para desarrollar el siguiente objeto contractual: “La Lotería Santander seleccionará mediante la modalidad de proceso contractual de mayor cuantía un intermediario de seguros legalmente establecido en Colombia que tenga oficina en el área metropolitana de Bucaramanga, para que le preste sus servicios profesionales de asesoría en la contratación y el manejo del programa de seguros”
RECOMENDACIONES GENERALES:
Para este proceso es importante que los proponentes tengan en cuenta que:
a-. Todas las horas estipuladas en el presente proceso, están expresadas conforme a la hora legal colombiana, certificada por la Superintendencia de Industria y Comercio.
b-. Verifique antes que nada que no esté incurso en ninguna de las inhabilidades e incompatibilidades para contratar.
c-. Reúna toda la información y documentación exigida y verifique la vigencia de aquella que la requiera. d-. Verifique que la póliza de seriedad de la propuesta cumpla con los requisitos establecidos en el pliego. e-. Toda consulta deberá formularse por escrito; no se atenderán consultas personales ni telefónicas.
f-. Los proponentes, por la sola presentación de su propuesta, autorizan a la entidad para verificar la información que suministren.
g-. Toda comunicación enviada por los proponentes deberá dirigirse a la Gerencia General de la Lotería Santander.
h-. La presentación de la propuesta constituye evidencia de que se estudiaron completamente las especificaciones técnicas, formatos y demás documentos del proceso; que se recibieron las aclaraciones necesarias sobre las inquietudes o dudas previamente consultadas y que se acepta que este pliego es completo, compatible y adecuado; también que han tenido en cuenta lo anterior para definir las obligaciones que se adquirirán en virtud del contrato que se celebrará.
CAPÍTULO I INFORMACIÓN GENERAL
1.1 OBJETO.
“La Lotería Santander seleccionará mediante la modalidad de proceso contractual de mayor cuantía un intermediario de seguros legalmente establecido en Colombia que tenga oficina en el área metropolitana de Bucaramanga, para que le preste sus servicios profesionales de asesoría en la contratación y el manejo del programa de seguros”
1.2 ALCANCE DEL OBJETO.
Servicios básicos e indispensables que debe comprometerse a prestar el oferente en documento integral de la propuesta, y que hace parte del contrato como obligaciones del mismo:
Evaluar el plan de seguros que actualmente tiene la LOTERIA SANTANDER, examinar las condiciones de riesgo y asesorar a la entidad en la estructuración y elaboración de las pólizas y coberturas para la protección de las personas, bienes e intereses patrimoniales y la vida de sus funcionarios y empleados.
Asesorar a la entidad en el proceso de la licitación que se deba adelantar para la contratación de todas sus pólizas de seguros.
Asesorar a la LOTERÍA en la celebración de los contratos de seguro, sus renovaciones o prórrogas.
Revisar las pólizas, anexos y demás documentos que expidan las compañías aseguradoras.
Asesorar, presentar y tramitar en forma oportuna las reclamaciones de siniestros ante las aseguradoras y procurar obtener las indemnizaciones que correspondan en las mejores condiciones de modo, tiempo y cuantía.
Prestar asesoría en el avalúo de los bienes e intereses patrimoniales de la entidad, a fin de que la misma cumpla con la obligación legal de amparar sus bienes por su valor real o de reposición de acuerdo con las condiciones de las pólizas.
Prestar asesoría en la evaluación y análisis de riesgos, diseñando un programa de administración para el efecto.
Prestar todos los demás servicios que emanan de la actividad de intermediación de seguros.
Obrar con lealtad y buena fe en las diferentes etapas contractuales.
Elaborar y suministrar el plan de manejo o cronograma del Programa de seguros.
Realizar los trámites de facturación y cobro xx xxxxxx, siguiendo instrucciones del contratante y compañía de seguros.
Asesorar en caso de litigios o conflictos por responsabilidad civil o de cualquier índole derivadas del programa de seguros.
Informar permanentemente a la entidad sobre las normas y demás decisiones de autoridades competentes en materia de seguros o de cualquier otro asunto que sea de interés de la LOTERÍA.
Charlas informativas periódicas en materia de seguros a los funcionarios de la LOTERÍA.
Todos los demás servicios especiales ofrecidos en su propuesta.
1.3 DOCUMENTOS DE LA CONTRATACION.
Los documentos que hacen parte integral de la presente contratación de mayor cuantía son: a-. Estudio y documentos previos.
b-. Pliego de Condiciones. c-. Minuta del contrato.
1.4 CONVOCATORIA A LAS VEEDURÍAS CIUDADANAS.
LA LOTERÍA SANTANDER, invita a todas las veedurías ciudadanas, a todas las personas y organizaciones interesadas en hacer veeduría y que se encuentren conformadas de acuerdo a la Ley 850 de 2003, para que realicen el control social al presente proceso contractual. Para lo anterior, sugerimos consultar la información contenida en la página Web de la LOTERÍA SANTANDER xxx.xxxxxxxxxxxxxxxx.xxx.xx o en la Oficina de la Subgerencia Jurídica de la entidad, ubicada en la calle 36 No 21-16 tercer piso, donde estará a disposición, toda la documentación soporte del proceso.
Para efectos de la etapa precontractual y contractual se establece que los interesados en participar en la presente contratación, aceptan la intervención y participación de ésta figura, en los términos de la Ley 850 de 2003.
1.5 INFORMACIÓN SUMINISTRADA.
La LOTERÍA SANTANDER, de conformidad con el artículo 83 de la Constitución Política presume que toda la información que el proponente xxxxxxx a este proceso es veraz y corresponde a la realidad. No obstante, la LOTERÍA SANTANDER podrá designar servidores para que realicen visitas a las instalaciones o sedes de cada uno de los proponentes, con el fin de verificar por cualquier medio legal e idóneo la información que los mismos han consignado en las propuestas.
1.6 PROGRAMA PRESIDENCIAL “LUCHA CONTRA LA CORRUPCIÓN
En el evento de conocerse casos especiales de corrupción en las Entidades del Estado, se debe reportar el hecho al Programa Presidencial “Lucha contra la Corrupción” a través de los siguientes medios:
Teléfonos (0) 000 00 00, (0) 000 00 00, (0) 000 00 00; fax al número telefónico: (0) 0-00-00-00;
La línea transparente del programa, al número telefónico: 018000-913-040; correo electrónico, en la dirección: xxxxxxxxx@xxxxxxxxxxxxxx.xxx.xx
Al sitio de denuncias del programa, en la página Web: xxx.xxxxxxxxxxxxxx.xxx.xx
Correspondencia o personalmente, en la dirección Xxxxxxx 0 Xx 0-00, Xxxxxx, X.X. También puede reportar el hecho al siguiente email: xxxxx0@xxxxxxxxxxx.xxx.xx y en LOTERÍA SANTANDER, a través de: los números telefónicos: (0) 0000000 o a través del correo electrónico: xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx00-0000@xxxxxxxxxxxxxxxx.xxx.xx
1.7 CORRESPONDENCIA.
El manejo de la correspondencia relacionada con el presente proceso se someterá a las siguientes reglas:
a-. Toda la correspondencia que se genere y que esté relacionada con el proceso se dirigirá a la Gerente General.
b-. La correspondencia se deberá radicar directamente ante la Unidad de Archivo y Correspondencia de la LOTERÍA SANTANDER, ubicada en la calle 36 No 21-16 segundo piso en la ciudad de Bucaramanga o en la dirección de correo electrónico, la correspondencia que se radique directamente en la unidad de archivo y correspondencia de la LOTERÍA SANTANDER deberá contar con el registro efectuado por el reloj digital de la entidad contratante.
d-. No se tendrá en cuenta la correspondencia entregada en cualquier otra dependencia de la LOTERÍA SANTANDER o dirigida a cualquier otra dirección de correo electrónico diferente a la señalada en el literal b.
e-. LA LOTERÍA SANTANDER, por su parte, enviará la correspondencia a las direcciones, números de fax o correos electrónicos indicados por los participantes.
1.8 ADENDAS.
Toda modificación xxx xxxxxx de condiciones se efectuará a través de adendas las cuales se publicarán en la página WEB de la LOTERIA SANTANDER. No podrán expedirse ni publicarse adendas el mismo día en que se tiene previsto el cierre del proceso de selección, salvo cuando lo estime conveniente la entidad contratante o cuando lo soliciten las dos terceras partes de las personas que hayan manifestado su intención de participar en la presente contratación.
1.9 PLAZO DE PRESENTACIÓN DE OFERTAS.
El plazo para la presentación de las ofertas será el comprendido desde la fecha de apertura hasta la fecha del cierre.
1.10 APERTURA.
El proceso de contratación de mayor cuantía se abre en la fecha, hora y sitio previstos en el cronograma.
1.11 CIERRE.
El cierre del proceso será en la fecha, hora y sitio previstos en el cronograma.
1.12 PRÓRROGA DE LA FECHA DE CIERRE.
La entidad podrá prorrogar la fecha de cierre antes de su vencimiento cuando lo juzgue conveniente o si es solicitada por las dos terceras partes de las personas que hayan manifestado su intención de participar en ella.
CAPÍTULO II
NORMATIVIDAD APLICABLE, PARTICIPANTES Y OBLIGACIONES DE LOS PROPONENTES
2.1 NORMATIVIDAD APLICABLE.
El presente Concurso de Méritos se desarrolla con fundamento en el Acuerdo 012 de 2012 o Manual Interno de Contratación, Código de Comercio y de más normas concordantes y aplicables al presente proceso.
2.2 MODALIDAD DE SELECCIÓN.
En este proceso se seleccionará el contratista a través de la modalidad de CONTRATACION DE MAYOR CUANTIA, de conformidad con lo dispuesto en el Manual de Contratación Interno de la LOTERÍA SANTANDER. (NRAL 3.2)
2.3 PARTICIPANTES.
Podrán participar en el presente Concurso de Méritos los intermediarios de seguros que estén debidamente autorizados por la Superintendencia Financiera Colombiana o con idoneidad otorgada por una compañía de seguros legalmente establecida en el país para operar como tales, que a 31 de diciembre de 2012, hayan causado comisiones por una suma no inferior a doscientos millones de pesos ($200.000.000), con domicilio en Colombia, que tenga sucursal en la ciudad de Bucaramanga o el Área Metropolitana como minino de seis meses de anterioridad a la apertura del concurso y que no se encuentren incursos en las prohibiciones, inhabilidades o incompatibilidades para contratar dispuestas en la Constitución Política y en la Ley 80 de 1993, artículo 8º.
2.4 OBLIGACIONES DE LOS PROPONENTES.
Los proponentes en este proceso de selección adquieren las siguientes obligaciones: a-. Elaborar la propuesta de acuerdo con lo establecido en este pliego de condiciones. b-. Anexar la documentación exigida.
c-. Acreditar, como persona jurídica, que su duración no es inferior al plazo de ejecución del contrato y un (1) año más.
CAPÍTULO III DE LA PROPUESTA Y SU PRESENTACIÓN
3.1 COSTOS DE PREPARACIÓN DE LA PROPUESTA.
Serán de cargo exclusivo del oferente, todos los costos asociados a la preparación y presentación de su propuesta y el proponente que participe en el proceso.
3.2 PRESENTACIÓN DE LAS PROPUESTAS.
Las propuestas y sus documentos anexos deben redactarse en idioma castellano y presentarse por escrito.
Las propuestas deberán ser presentadas en original y una copia; tanto el original como la copia deberán estar foliadas en estricto orden numérico consecutivo ascendente, incluyendo en cada ejemplar los documentos y requisitos exigidos en este pliego de condiciones; tanto el original como la copia irán en sobres cerrados y separados, debidamente rotulados en su parte exterior con el nombre, dirección, teléfono, número de fax, correo electrónico, el número de folios de que consta y la indicación del contenido del sobre sea original o copia. En la circunstancia que haya discrepancia entre el original y la copia, regirá el original
Las propuestas deben presentarse incluyendo tabla de contenido, debidamente firmadas, numeradas en cada folio y empastadas y serán entregadas en la oficina de Archivo y correspondencia ubicada en el segundo piso de la Lotería Santander, Xxxxx 00 Xx. 00 – 00 xx Xxxxxxxxxxx, hasta el día y hora de la diligencia de cierre del proceso.
3.3 CONTENIDO DE LAS PROPUESTAS
Las propuestas deberán sujetarse a los términos y condiciones xxx xxxxxx; ello significa que deben contener toda la información y documentación aquí exigida. Su presentación implica que los proponentes han analizado a cabalidad los términos de este documento y las labores que les corresponde desarrollar en el evento en que sea seleccionado, y que acepta todas las condiciones y obligaciones establecidas en las normas vigentes y en este documento.
La propuesta deberá contener:
3.3.1. CARTA DE PRESENTACIÓN DE LA PROPUESTA. FORMATO No. 1.
De acuerdo con el modelo del Formato suministrado, la carta de presentación de la propuesta debe estar suscrita por la persona natural o por el representante legal de la persona jurídica o por el representante designado por los miembros del consorcio o de la unión temporal. Se deberá anexar copia de la cédula de ciudadanía de quien suscribe la oferta y de quien la avala, al igual que copia de la matrícula o tarjeta profesional de este último.
Quien suscriba la carta de presentación de la oferta deberá:
a. Persona jurídica: Tener la calidad de representante legal o apoderado del proponente, con facultad expresa de actuar en nombre y representación del mismo. En este último caso, la facultad de representación debe comprender las de presentar la oferta, celebrar el contrato (en caso de resultar adjudicatario) y liquidarlo. Si la presentación de la propuesta implica la trasgresión del deber establecido en el numeral 7º del artículo 23 de la ley 222 de 1995, el proponente individual o el integrante de la propuesta conjunta deberá, además, allegar autorización de la junta de socios o asamblea general de accionistas, según corresponda.
b. Consorcio o unión temporal: Tener la calidad de representante del consorcio o unión temporal, con facultad expresa de actuar en nombre y representación del mismo. Tal facultad de representación debe comprender las de presentar la oferta, celebrar el contrato (en caso de resultar adjudicatarios) y liquidarlo.
El oferente no debe estar impedido por inhabilidades o incompatibilidades para participar y contratar, especialmente por las establecidas en la Constitución Política y en la Ley 80 de 1993. Con la firma de la propuesta se entiende que el oferente no se halla incurso en ninguna causal de incompatibilidad o inhabilidad prevista en la Ley. Cuando sobrevenga en el curso de la selección, se entenderá que el proponente renuncia a su participación en el proceso y a los derechos surgidos del mismo.
Los proponentes extranjeros deben acreditar un apoderado o representante en Colombia para todos los efectos del proceso contractual, cuando sea el caso, y ceñirse en un todo a lo reglado por las normas legales vigentes.
3.3.2 REQUISITOS MINIMOS HABILITANTES
Para la ejecución del contrato que se pretende realizar, el contratista debe contar con los siguientes requisitos:
3.3.3 INHABILIDAD O INCOMPATIBILIDAD.
El oferente no debe estar impedido por inhabilidades o incompatibilidades para participar y contratar, especialmente por las establecidas en la Constitución Política y en la Ley 80 de 1993. Con la firma de la propuesta se entiende que el oferente no se halla incurso en ninguna causal de incompatibilidad o inhabilidad prevista en la Ley. Cuando sobrevenga en el curso de la selección, se entenderá que el proponente renuncia a su participación en el proceso y a los derechos surgidos del mismo.
3.3.4 CERTIFICACION SOBRE EL CUMPLIMIENTO DE LAS OBLIGACIONES PARAFISCALES
El proponente deberá presentar:
Si es Persona Jurídica: Certificación expedida por el revisor fiscal, cuando este exista de acuerdo con los requerimientos xx xxx, contador público o por el Representante Legal, donde se acredite el pago al día de los aportes de sus empleados a los sistemas de salud, riesgos profesionales, pensiones y aportes a las Cajas de Compensación Familiar, ICBF y Sena. (Art. 50 Ley 789 de 2002, Art. 9 Ley 828 de 2003, Art. 23 ley 1150 de 2007).
Si es Persona Natural: Deberá presentar copia de la planilla única donde conste el pago al día al sistema de seguridad social y parafiscal.
3.3.5 CERTIFICADO DE EXISTENCIA Y REPRESENTACIÓN LEGAL:
PARA CORREDORES DE SEGUROS
a) Certificado de Inscripción ante la superintendencia Financiera, como Sociedad Intermediaria de Seguros, con fecha de expedición no mayor de 60 días calendario, anterior a la fecha máxima de presentación de las propuestas, en el cual se incluya la razón social , objeto social, representación legal y facultades
b) Certificación de inscripción de documentos expedido por la Cámara de Comercio en donde conste que la duración de la sociedad no es inferior al plazo de ejecución del contrato y un año más, en el cual se incluya la razón social , objeto social, representación legal y facultades. Este certificado debe expedirse con fecha no mayor de 60 días calendario, anterior a la fecha máxima de presentación de las propuestas.
PARA AGENCIAS Y AGENTES DE SEGUROS
a) Certificado de idoneidad como intermediario de seguros, o constancia de dicha idoneidad, otorgada por una compañía de seguros legalmente establecida en el país, con una fecha de expedición no mayor a 60 días calendario, anterior a la fecha máxima de presentación de las propuestas.
b) Certificado de existencia y representación legal o inscripción de documentos, expedido por la Cámara de Comercio en donde conste que la duración de la sociedad no es inferior al plazo de ejecución del contrato y un año más, en el cual se incluya la razón social, objeto social, representación legal y facultades. Este certificado debe expedirse con una fecha de no mayor de 60 días calendario, anterior a la fecha máxima de presentación de las propuestas.
El oferente debe acreditar que su objeto social comprende las actividades requeridas en el presente proceso; así como su existencia y representación legal.
Si el representante legal de la sociedad tiene restricciones para contraer obligaciones en nombre de la misma, deberá adjuntarse el documento de autorización expresa del órgano competente.
Cuando la persona jurídica sea extranjera debe acreditar su existencia y representación legal mediante el documento o certificación de autoridad competente en su país de origen conforme a lo dispuesto en los artículos 259, 260 del código de procedimiento civil.
Para el caso de Consorcios y Uniones Temporales, cada sociedad integrante de los mismos, deberá comprobar su existencia y representación, mediante certificado expedido por la Cámara de Comercio.
Por su parte el proponente persona natural con calidad de comerciante deberá adjuntar a su propuesta Certificado de Matricula de Persona Natural expedido en las condiciones aquí señaladas, esto es; haber sido expedido por la Cámara de Comercio correspondiente con no más de treinta (30) días de antelación a la fecha de cierre de la presente del presente proceso, acreditando el pago de su renovación para la vigencia del 2012.
3.3.6 EXPERIENCIA ESPECÍFICA:
El proponente sea persona natural o jurídica, Consorcio o Unión Temporal, deberá acreditar, la experiencia mínima con máximo dos (2) contratos ejecutados cuyo objeto sea igual o similar al de la presente contratación, desarrollados en los últimos dos (2) años, celebrados con Entidades públicas o privadas, mediante copia de los contratos o certificaciones en las cuales se especifique servicios prestados, valores, fechas del contrato cumplimiento del servicio contratado, que sumen en su totalidad el cien por ciento (100%) del presupuesto oficial de la presente contratación. Si no presenta contratos, puede adjuntar por lo menos dos certificaciones del año inmediatamente anterior cuyo objeto debe ser similar al presente y la sumatoria del sus valores debe ser igual o superior al valor del presupuesto establecido para seguros.
En el caso de Consorcio o Unión Temporal, cada uno de los integrantes deberá diligenciar este formato y acreditar esta experiencia.
3.3.7 CONDICIONES MINIMAS SOLICITADAS
3.3.7.1 MODALIDAD DE LA OFERTA: CONCURSO DE MERITOS
Para efectos del presente proceso, la modalidad DE CONCURSO DE MERITOS y el requerimiento es el de UN INTERMEDIARIO EN SEGUROS:
3.3.7.2. PERSONAL DEL CONTRATISTA El personal empleado por el contratista no adquiere vínculo laboral ni de otra índole con LA LOTERÍA XX XXXXXXXXX, por lo que corre a cargo del contratista el pago de salarios, prestaciones sociales, indemnizaciones, aportes parafiscales y bonificaciones a que ellos tienen derecho, según la normatividad vigente. Adicionalmente, el contratista debe responder por las prestaciones y gastos que no asuma el Sistema de Seguridad Social Integral. El contratista debe dar estricto cumplimiento al Código Sustantivo de Trabajo, en lo que a sus empleados se refiere en materia de salarios y prestaciones sociales y debe afiliar a su personal al Sistema de Seguridad Social, a una de Caja de Compensación Familiar y debe dar cumplimiento a todas las normas previstas para la prestación del servicio El contratista se obliga a cumplir las normas de seguridad que son requeridas en la ejecución de este tipo de servicio.
3.3.7.3. SELECCIÓN DEL PERSONAL. El personal empleado por el contratista deberá ser seleccionado conforme a las mejores condiciones de honorabilidad, cumplimiento, disciplina, experiencia y capacitación. El personal minino requerido son dos: Un Profesional especializado en seguros y un Tecnólogo en Administración correspondencia en seguros.
3.3.8. DOCUMENTOS SOPORTES DE LA PROPUESTA
Los siguientes documentos se deben anexar a la propuesta, los cuales son necesarios para la celebración del contrato:
3.3.8.1. CARTA DE PRESENTACIÓN DE LA PROPUESTA. FORMATO No. 1.
Firmada por el proponente, si éste es persona natural. Por el representante legal, si es persona jurídica o por el representante del consorcio o unión temporal. Para el caso de personas naturales o jurídicas extranjeras, deberá estar firmada por la persona autorizada en Colombia para su representación. La carta de presentación de la propuesta debe ser acorde con el modelo que aparece en la invitación a presentar propuesta
3.3.8.2 DOCUMENTO DE IDENTIDAD,
Copia del documento de identidad del Representante Legal. En caso de Consorcio o Unión Temporal, éste documento será el de la persona que haya sido designada como Representante del Consorcio o Unión Temporal.
3.3.8.3 COPIA DEL RUT
El Proponente debe adjuntar copia del RUT.
3.3.8.4. CERTIFICACIÓN DE LA PROCURADURIA, donde se establezca que el oferente y su Representante no registran antecedentes disciplinarios.
3.3.8.5. CERTIFICACION CONTRALORIA GENERAL DE LA REPUBLICA
Donde se establezca que el oferente y su Representante no se encuentran sancionados en el boletín de responsables fiscales.
3.3.9. PROPUESTA TECNICA DEBE RELACIONARSE DE LA SIGUIENTE MANERA:
3.3.9.1. EXPERIENCIA ESPECÍFICA DEL PROPONENTE
a) Experiencia en manejo de programas iguales o similares a los de la entidad.
b) Experiencia en manejo de reclamaciones.
3.3.9.2 DESCRIPCIÓN DEL EQUIPO HUMANO OBJETO DE CALIFICACIÓN
a) El tipo de vínculo con el intermediario
b) El nivel de formación
c) La experiencia en seguros o en la actividad de la entidad estatal, relacionada con las pólizas a contratar. El tiempo y clase de dedicación al servicio de la entidad estatal, expresada en horas/hombre/mes.
3.3.9.3 LA INFRAESTRUCTURA OPERATIVA
a) Descripción de la infraestructura organizacional, operativa y técnica.
b) Infraestructura en materia de comunicaciones.
c) Software especializado para la administración de seguros.
d) Equipos (Hardware):
CAPÍTULO IV
4. CRITERIOS DE CALIFICACION
LA LOTERÍA SANTANDER una vez verificado cada uno de los documentos y requisitos exigidos dentro xxx xxxxxx de condiciones, procederá a calificar cada una de las propuestas, teniendo en cuenta los siguientes criterios de evaluación que tienen un valor total de quinientos (500) puntos distribuidos así:
CRITERIO DE EVALUACION | PUNTAJE ASIGNADO | |
1. EXPERIENCIA ESPECIFICA DEL PROPONENTE | 100 | |
a. Experiencia en manejo de programas iguales o similares a los de la entidad | 50 | |
b. Experiencia en manejo de reclamaciones | 50 | |
2. EQUIPO HUMANO | 375 | |
a) Tipo de vínculo con el intermediario | 75 | |
b) Nivel de formación | 200 | |
c) Experiencia en seguros o en la actividad de la entidad estatal, relacionada con las pólizas a contratar | 50 | |
d) Tiempo y clase de dedicación al servicio de la entidad estatal, expresada en horas/hombre/mes | 50 | |
3. INFRAESTRUCTURA OPERATIVA | 25 | |
a) Descripción de la infraestructura organizacional, operativa y técnica | 5 | |
b) Infraestructura en materia de comunicaciones | 5 | |
c) Software especializado para la administración de seguros | 10 | |
d) Equipos | 5 | |
TOTAL PUNTAJE | 500 |
4.1. EXPERIENCIA ESPECÍFICA DEL PROPONENTE
a) Experiencia en manejo de programas iguales o similares a los de la entidad. Cincuenta
(50) puntos.)
Obtendrá el máximo puntaje el proponente que presente cuatro (4) certificaciones de clientes de entidades públicas a quienes haya brindado asesoría en procesos de selección de compañías de seguros y contratación de programas de seguros que comprendan la totalidad de los xxxxx de los seguros contratados por LA LOTERÍA XX XXXXXXXXX y cuya sumatoria xx xxxxxx de los cuatro clientes sea superior a cien millones ($100.000.000) de pesos anuales. A los demás proponentes se les calificará en forma proporcional al número de certificaciones aportadas.
La certificación deberá contener la siguiente información: nombre del cliente, xxxxx asegurados indicando las pólizas, primas anuales generadas, porcentaje de participación del intermediario.
Los clientes deben corresponder a clientes posteriores a enero 1 de 2009
b) Experiencia en manejo de reclamaciones. Cincuenta (50) puntos.
Obtendrá el máximo puntaje el proponente que presente dos (2) certificaciones por cada ramo de los contratados por la entidad, de clientes cuyas reclamaciones por siniestros individuales, hayan sido indemnizadas y pagadas por un valor superior a cien millones de pesos ($100.000.000); Se debe indicar nombre de la entidad, ramo y valor del pago indemnizado, expedidas por las empresas a quienes se les prestó el servicio. Las certificaciones deberán corresponder a eventos reclamados e indemnizados en fecha posterior a enero 1 de 2.007.
Obtendrá el mayor puntaje el proponente que adjunte el número de certificaciones solicitadas por ramo. Quien anexe menor número de certificaciones obtendrá un puntaje proporcional aplicando una regla de tres simple.
4.2. DESCRIPCIÓN DEL EQUIPO HUMANO OBJETO DE CALIFICACIÓN
Se entiende por tal, el recurso humano puesto a disposición de la entidad para atender la actividad objeto del contrato con vínculo laboral en la ciudad de Bucaramanga. El personal ofrecido debe contemplar como mínimo un director del proyecto y un ejecutivo de cuenta
Conforman este factor:
a) El tipo de vínculo con el intermediario: Setenta y cinco (75) puntos. Se considera el tipo de relación contractual de las personas que designaría el proponente para atender las diferentes actividades que tienen que ver con el objeto del contrato. Solo se considerarán los funcionarios que tengan vinculo laboral con el intermediario de seguros en la ciudad de Bucaramanga y tengan experiencia mínima de cinco (5) años en actividades relacionadas con los seguros.
Se asignarán 25 puntos por cada empleado asignado para atender labores relacionadas con el desarrollo del objeto del contrato otorgando un máximo de setenta y cinco (75) puntos. Debe adjuntarse hoja de vida y certificación firmada por el responsable del manejo del recurso humano del proponente, indicando en que consistirá su participación.
b) El nivel de formación: Dos cientos (200) puntos. En este factor se evalúa el nivel de formación académica de las personas con vínculo laboral en la ciudad de Bucaramanga que el intermediario asignaría para la atención del objeto del contrato. Se prevé un máximo de doscientos (200) puntos, a otorgar así:
b.1.) Nivel profesional universitario con especialización: Se concederán cincuenta (50) puntos por cada profesional que acredite mediante el título haber cursado y aprobado estudios de pregrado relacionados con programas de administración, economía, contaduría, derecho, ingeniería o ciencias afines, en instituciones universitarias debidamente reconocidas por o ante el Estado Colombiano y que además tenga título como especialista en seguros o derecho de seguros. Con experiencia mínima xx xxxx (10) años, considerada como tal desde la fecha en que obtuvo el título como profesional, la cual se acredita con la presentación de fotocopia simple del diploma o acta de grado. Máximo cien (100) puntos.
b.2.) Nivel profesional universitario: Se concederán veinticinco (25) puntos por cada profesional que acredite mediante el título haber cursado y aprobado estudios de pregrado relacionados con programas de administración, economía, contaduría, derecho, ingeniería o ciencias afines, en instituciones universitarias debidamente reconocidas por o ante el Estado Colombiano. Con experiencia mínima de cinco (5) años, considerada como tal desde la fecha en que obtuvo el título como profesional, la cual se acredita con la presentación de fotocopia simple del diploma o acta de grado. Máximo cincuenta (50) puntos
b.3.) Nivel técnico o tecnológico: Se concederán veinticinco (25) puntos por cada técnico o tecnólogo que acredite mediante el título haber cursado y aprobado estudios técnicos o tecnológicos relacionados con programas de administración, economía, contaduría, seguros, derecho, ingeniería o ciencias afines, en instituciones universitarias debidamente reconocidas por o ante el Estado Colombiano con experiencia mínima de cinco (5) años, considerada como tal desde la fecha en que obtuvo el título como profesional, la cual se acredita con la presentación de fotocopia simple del diploma o acta de grado. Máximo cincuenta (50) puntos.
c) La experiencia en seguros o en la actividad de la entidad estatal, relacionada con las pólizas a contratar. Cincuenta (50) puntos. La sumatoria de los años de experiencia de las personas que serían dispuestas para atender el objeto del contrato. Esta experiencia se considera exclusivamente de quienes hayan actuado en el campo de los seguros y/o de la contratación administrativa. Máximo cincuenta (50) puntos, a otorgar así.
c.1. Más de 50 años: 50 puntos.
c.2. Menos de 50 años y más de 30: 30 puntos.
c.3. Menos de 30 años: 20 puntos.
d) El tiempo y clase de dedicación al servicio de la entidad estatal, expresada en horas/hombre/mes. Se establece para evaluar un máximo de cincuenta (50) puntos.
Se evaluará el tiempo de servicio dedicado a la Entidad expresada en horas/ hombre / mes (permanente, compartida, exclusiva). La acumulación de mínimo 100 horas mensuales del equipo humano cuyas hojas de vida se adjunten dará derecho a cincuenta (50) puntos. Si es menor se puntuará proporcionalmente.
4.3. LA INFRAESTRUCTURA OPERATIVA (25 PUNTOS)
Entendida como el conjunto de recursos, distintos al humano, que el intermediario ofrece tener al servicio de la entidad estatal en función directa de sus necesidades.
a) Descripción de la infraestructura organizacional, operativa y técnica. Cinco (5) puntos
El proponente deberá presentar su estructura de atención a través de un organigrama donde consten las diferentes áreas de soporte de su actividad como intermediario de seguros. Aquel proponente cuyo con áreas exclusivas para los siguientes aspectos, obtendrá cinco puntos (5) puntos y los demás de manera proporcional:
Área Administrativa, Área Financiera y/o contable
Área atención al Cliente o LOTERÍA comercial
Área de reclamos
Área jurídica
Área técnica y operativa
b) Infraestructura en materia de comunicaciones. Cinco (5) puntos al proponente que presente infraestructura en comunicaciones que contenga como mínimo:
PBX con mínimo tres (3) líneas o troncales en Bucaramanga o su Área Metropolitana.
Correo Electrónico
Teléfonos celulares. Tres (3)
c) Software especializado para la administración de seguros. Diez (10) puntos
Para la evaluación de la infraestructura informática, el proponente deberá acreditar que cuenta con la licencia respectiva para su funcionamiento y con una Red en sistemas que coordine de manera eficiente el programa de seguros contratado por LA LOTERÍA. Sistemas de respaldo para almacenamiento de la información – Sistemas de backups para las copias de seguridad de los sistemas de información y demás programas que posea la entidad. Cuenta con sistemas de información y/o bases de datos que soporten la información de la entidad.
El programa debe contar como mínimo con cada uno de los siguientes ítems:
Resumen de seguros
Manejo de cartera
Control de vencimientos
Acceso de clientes
Control de Garantías o Subjetividades para las pólizas contratadas por la Entidad
Control de Disponibilidades Presupuestales asignadas por la Entidad para el pago de las distintas pólizas de seguro, el cual debe ser distinto al módulo de cartera
Acceso vía Web
La calificación será proporcional a los ítems presentados
d) Equipos (Hardware): Se otorgarán cinco (5) puntos al proponente que informe y ponga a disposición de la entidad su infraestructura en materia de cómputo e informática mínimo diez (10) computadores. En caso de no cumplir con este requisito o qué el número de equipos sea menor al solicitado el proponente obtendrá una puntuación proporcional aplicando regla de tres.
4.4 CRITERIOS DE DESEMPATE
En caso de presentarse un empate en la calificación de dos o más oferentes, La LOTERÍA SANTANDER seleccionará al oferente que acumule el mayor puntaje en el factor EXPERIENCIA DEL PROPONENTE; en caso de persistir el empate se adjudicará por sorteo mediante el sistema de balotas que será reglamentado previo a su realización por la LOTERÍA SANTANDER en audiencia pública.
4.5 CAUSALES DE RECHAZO Y ELIMINACION DE PROPUESTAS
LA LOTERÍA SANTANDER rechazará aquellas propuestas que no se ajusten a las exigencias de la invitación, conforme a lo previsto en la misma y en la ley. Las propuestas serán rechazadas en los siguientes casos:
a. La presentación de varias ofertas por el mismo proponente, por sí o por interpuesta persona (en consorcio, unión temporal o individualmente), o cuando el representante legal ostente igual condición en otra firma que también participe en esta contratación.
b. No presentar a la LOTERÍA SANTANDER dentro del plazo determinado, las aclaraciones o explicaciones relacionadas con la propuesta o el proponente.
c. Cuando el oferente requiera autorización para presentar la propuesta y no la presenta a pesar de ser requerido para ello.
d. Encontrarse incurso en alguna causal de disolución o liquidación de la Persona Jurídica.
e. Cuando el oferente tenga intereses patrimoniales en otra persona jurídica que participe en este proceso de contratación, como en el caso de sociedad con socios comunes.
f. Cuando se presenten dentro de la propuesta, documentos que contengan datos inexactos, tachaduras, borrones o enmendaduras que no hayan sido refrendadas y den lugar a diferentes interpretaciones que induzcan a error, siempre y cuando tales documentos aludan a factores de selección o sean necesarios para la comparación de las ofertas ..
g. El proponente se encuentre incurso en alguna de las causales de inhabilidades o incompatibilidades establecidas en las disposiciones constitucionales y legales aplicables vigentes.
h. Cuando se presenten ofertas parciales y alternativas
i. Cuando se compruebe confabulación entre algunos de los proponentes.
j. Presentación extemporánea de la propuesta
k. Cuando se compruebe confabulación entre algunos de los proponentes.
L. Cuando la sociedad no acredite estar constituida el día de la presentación de la oferta y su duración no sea igual a la del plazo de ejecución del contrato y un (1) año más.
M. No tener la capacidad de contratación exigida en el pliego.
N. En los demás casos que lo señale expresamente la el estudio de conveniencia y oportunidad o la invitación a presentar propuesta.
4.10. ESTIMACION, TIPIFICACION Y ASIGNACION DE RIESGOS QUE AFECTEN EL EQUILIBRIO DEL CONTRATO
Se deja expresa constancia que en el contrato que se pretende adjudicar no existe la posibilidad de que se afecte el equilibrio económico del contrato, en razón a que el mismo no representa para la entidad erogación alguna.
4.11. ANALISIS QUE SUSTENTA LA EXIGENCIA DE LOS MECANISMOS DE COBERTURA QUE GARANTIZAN LAS OBLIGACIONES SURGIDAS CON OCASIÓN DEL PROCESO DE SELECCIÓN Y DEL CONTRATO A CELEBRAR
El contratista debe constituir a favor de LA LOTERÍA SANTANDER la GARANTIA ÚNICA que ampare los siguientes riegos:
De cumplimiento: Por valor asegurado de $ 10.000.000 vigente por el término de duración del contrato y cuatro (4) meses más.
Pago xx xxxxxxx, prestaciones sociales y e indemnizaciones laborales: por un valor asegurado de $ 5.000.000 vigente por el término de duración del contrato y tres años más.
4.11.1 SUFICIENCIA DE LAS GARANTÍAS
EL CONTRATISTA debe mantener durante la vigencia del contrato, la suficiencia de las garantías otorgadas. En consecuencia, en el evento en que el plazo de ejecución del contrato y/o su valor se amplíe o aumente, respectivamente, EL CONTRATISTA deberá proceder a ampliar la vigencia de las garantías y/o el valor amparado de las mismas, según sea el caso,
De igual modo, EL CONTRATISTA deberá reponer las garantías cuando su valor se afecte por razón de la ocurrencia de los siniestros amparados. En el caso de los amparos cuya vigencia debe prolongarse con posterioridad al vencimiento del plazo de ejecución del contrato y/o de recibo del informe final, el valor amparado también debe reponerse cuando el mismo se afecte por la ocurrencia de los riesgos asegurados con posterioridad a tales fechas.
El pago de todas las primas y demás gastos que generen la constitución, el mantenimiento y el restablecimiento inmediato del monto de las garantías, será de cargo exclusivo de EL CONTRATISTA.
4.11.1 MULTAS
En caso xx xxxx o incumplimiento parcial de las obligaciones contractuales a cargo del CONTRATISTA, este autoriza expresamente al LOTERÍA para efectuar la tasación y cobro, previo requerimiento, de multas diarias sucesivas del uno por ciento (1%) del valor total del contrato, sin que éstas sobrepasen xxx xxxx por ciento (10%) del valor total del mismo. La liquidación definitiva de las multas la efectuará el SUPERVISOR designado por la Gerencia General en las actas mensuales y/o acta final, sin interesar en el momento que se ocasionen y su cobro se efectuará descontando el valor de las mismas de la cuenta a cancelar. En el evento en que no puedan ser descontadas oportunamente o no sean pagadas dentro del mes siguiente a su tasación por parte del CONTRATISTA, se incluirán en la liquidación efectuada, la cual prestará mérito ejecutivo y su cobro podrá efectuarse con cargo a la garantía de cumplimiento. De las multas tasadas, impuestas y cobradas, se informará por parte de la SUBGERENCIA ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA a la Cámara de Comercio.
El pago de multas no exonerará al contratista de su obligación de ejecutar a cabalidad el contrato. En todo caso se respetara el debido proceso al contratista, contemplado en el artículo 17 de la ley 1150 de 2012, observando el procedimiento establecido en el artículo 86 de la ley 1474 de 2011.
El trámite para la imposición de multas se hara respetando el debido proceso
4.11.2 CLAUSULA PENAL PECUNIARIA
En caso de incumplimiento total o parcial del Contrato, el CONTRATISTA, pagará a la LOTERÍA SANTANDER el VEINTE POR CIENTO (20%) del valor del contrato a título xx xxxx pecuniaria.
Esta cláusula penal se aplicará sin perjuicio de las demás acciones que le corresponden al
LOTERÍA XX XXXXXXXXX, para el cobro de los valores totales por perjuicios ocasionados.
El valor de las multas y de la cláusula penal pecuniaria podrá ser tomado directamente del saldo a favor del Contratista, si lo hubiere o de las garantías constituidas. Este valor ingresará al Tesoro de LA LOTERÍA SANTANDER.
4.12. ACTO DE ADJUDICACIÓN.
La Adjudicación se efectuará mediante acto administrativo motivado que se notificará al proponente favorecido con la adjudicación. El acto se publicará en la página web xxx.xxxxxxxxxxxxxxxx.xxx.xx donde podrá ser consultado por los interesados.
4.13. FIRMA DEL CONTRATO
El adjudicatario deberá suscribir y legalizar el contrato dentro del término establecido en el cronograma.
Si el proponente favorecido no firmare el contrato, la LOTERÍA SANTANDER podrá, dentro de los dos (2) días hábiles siguientes, adjudicar el contrato al proponente calificado en el segundo lugar, si considera que su propuesta es igualmente favorable a la entidad.
Salvo fuerza mayor o caso fortuito, debidamente comprobados, si el adjudicatario se negare a cumplir con las obligaciones establecidas en el pliego y específicamente las de suscribir y perfeccionar el contrato correspondiente dentro del término señalado, la LOTERÍA SANTANDER hará efectiva la garantía de seriedad de la propuesta, sin menoscabo de las acciones legales conducentes al reconocimiento de perjuicios causados y no cubiertos por el valor de la citada garantía y sin perjuicio de la inhabilidad para contratar por el término de cinco (5) años de conformidad con lo previsto en las disposiciones legales.
4.14. DECLARATORIA DE DESIERTA DE LA INVITACIÓN PÚBLICA.
La LOTERÍA SANTANDER declarará desierto este proceso por motivos o causas que impidan la escogencia objetiva del contratista o cuando la propuestas no puedan ser consideradas favorables para la entidad y lo hará mediante acto administrativo en el que se señalarán, en forma expresa y detallada, las razones que conducen a esa decisión.
No procederá la declaratoria de desierta cuando solo se presente una propuesta hábil y esta pueda ser considerada como favorable para la entidad de conformidad con los criterios legales de selección objetiva.
4.15. CONDICIÓN ESPECIAL
Serán de exclusiva responsabilidad de los proponentes los errores, omisiones, cálculos mal proyectados, errores aritméticos e indebidas interpretaciones en que incurran al indicar los valores de su propuesta, debiendo asumir los mayores costos y/o perdidas que deriven de ellos, situaciones que no darán lugar posteriormente al reconocimiento y pago por parte de la Entidad contratante.
Para tal efecto, el oferente renuncia a reclamar judicial o extrajudicialmente por estos conceptos, aceptación que se entiende surtida con la presentación de la oferta.
4.16. VIGENCIA DEL CONTRATO
La vigencia del contrato será por el término de cuatro (04) años los cuales se iniciaran una vez suscrita el acta de inicio y previo cumplimiento de los requisitos de ejecución.
Durante este término la LOTERÍA SANTANDER, podrá ejercer las prerrogativas que la Ley consagra en materia contractual en favor de la administración.
CAPÍTULO VI
DISPOSICIONES FINALES
6.1 RETIRO DE PROPUESTAS
Después de entregadas las propuestas, no se permitirá el retiro total o parcial de los documentos que la componen.
6.2 GASTOS DEL CONTRATO (LEGALIZACIÓN Y REQUISITOS DE EJECUCIÓN)
El contrato a celebrar se perfecciona con su suscripción y para su ejecución se requiere de: a-. Aprobación de la garantía única presentada por el contratista
B-.Publicación en los términos del decreto 019 de 2012 C-. Pago de los tributos a que haya lugar
6.3. DOMICILIO
Para los efectos de esta contratación, los contratos derivados de ella y del cumplimiento de obligaciones y procesos se tendrán como domicilio la ciudad de Bucaramanga, Departamento xx Xxxxxxxxx, República de Colombia.
6.4 SUPERVISIÓN DE LA LOTERÍA
El CONTRATISTA acepta el control técnico, administrativo en la ejecución del contrato, realizado por LA LOTERÍA SANATANDER a través del supervisor designado para el efecto por la Entidad El supervisor velará y ejercerá sus funciones de conformidad con lo reglado en los artículos 83 y 84 de la ley 1474 de 2011 y demás normas legales vigentes sobre la materia.
El Supervisor no tendrá autorización para exonerar al contratista de ninguna de sus obligaciones o deberes contractuales. Tampoco podrá sin autorización escrita previa de LA LOTERÍA, ordenar entrega o contrato alguno que traiga consigo variaciones en el plazo, valor o condiciones del contrato. Todas las comunicaciones u órdenes del supervisor serán expedidas por escrito.
CAPÍTULO VII
7.1 CRONOGRAMA DEL PROCESO
CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES
FECHA | ACTIVIDAD | SITIO Y HORA |
Jueves 04 xx Xxxxx de 2013 | Elaboración del estudio previo y pliego de condiciones | Subgerencia Administrativa |
Lunes 15 xx Xxxxx de 2013 | acto administrativo de apertura | |
Lunes 15 al Viernes 19 xx Xxxxx | Publicación estudios previo, xxx xxxxxx de condiciones | |
Martes 16 xx Xxxxx de 2013 | Audiencia informativa | Sala de juntas Lotería Santander Hora 10 a.m. |
Jueves 18 xx Xxxxx de 2013 | Respuesta a las observaciones presentadas en las audiencias informativas | |
Lunes 22 xx Xxxxx | Solicitud de aclaraciones | Sitio: Unidad de archivo y correspondencia, Xxxxx 00 # 00-00 xxxxxxx xxxx x xx correo electrónicos xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx00-0000@xxxxxxxxxxxxxxxx.xxx.xx Hora 5 P-M. |
Miércoles 24 xx Xxxxx | Respuesta a la solicitud de aclaraciones | |
Lunes 29 xx Xxxxx | Termino para presentar oferta, Audiencia de cierre | Sitio: Unidad de archivo y correspondencia, xxxxx 00 # 00-00 segundo piso Hora: 10.00 A.M. |
Martes 30 xx Xxxxx al Viernes 03 xx Xxxx de 2013 | Evaluación de las ofertas | Comités evaluadores |
Lunes 6 al Miércoles 0 xx xxxx 0000 | Publicación de la evaluación de las propuestas y término para que los proponentes presenten observaciones a las evaluaciones | |
Viernes 10 xx Xxxx de 2013 | Respuesta a las observaciones del informe de evaluación, Adjudicación del contrato | xxx.xxxxxxxxxxxxxxxx.xxx.xx Hora 5. P.M. |
Martes 14 al Miércoles 15 xx Xxxx de 2013 | Suscripción y legalización del contrato | Gerencia |
Jueves 16 xx Xxxx de 2013 | Acta de inicio | Contratista |
CAPITULO VIII
ANEXO No.1
CARTA DE PRESENTACIÓN DE LA PROPUESTA TÉCNICA
Propuesta presentada a la LOTERÍA SANTANDER para la ---------------------------------------------------
Ciudad y fecha
Nosotros los suscritos De acuerdo con las condiciones que se estipulan en los documentos de PROCESO XXXXX -13, hacemos la siguiente manifestación del interés de participar el proceso cuyo objeto es: ---------------------------------------------
y en caso de que nos sea aceptada por LA LOTERÍA, nos comprometemos a firmar el contrato correspondiente.
Declaramos así mismo:
1. Que la propuesta y el contrato que llegare a celebrarse solo compromete a los firmantes de esta carta.
2. Que ninguna entidad o persona distinta de los firmantes tiene interés comercial en la propuesta ni en el contrato probable que de ella de derive.
3. Que conocemos los sitios de ejecución del objeto contractual y hemos tomado nota cuidadosa de las condiciones que puedan afectar su cumplimiento.
4. Que conocemos las especificaciones xxx xxxxxx y demás documentos del proceso y aceptamos los requisitos en ellos contenidos.
5. Que NO hemos sido sancionados, por incumplimiento de contratos, que genere inhabilidad para contratar.
6. Que nos comprometemos a ejecutar el objeto a contratar en un plazo de : -----------------------------
--( )
7. Que no nos hallamos incursos en causal alguna de inhabilidad e incompatibilidad de las señaladas en la Ley y no nos encontramos en ningún de los eventos de prohibiciones especiales para contratar.
8. Que si se nos adjudica el contrato, nos comprometemos a presentar la Garantía única, y a suscribir ésta y aquel dentro de los términos señalados para ello.
9. Que la presente carta de manifestación del interés de participar en este proceso, Consta de ( ) folios debidamente numerados.
Atentamente,
Nombre:
Nit o C.C. No De Dirección:
Teléfono; Correo electrónico: Ciudad:
ANEXO 1 A
MODELO DE CARTA DE CONFORMACIÓN DE CONSORCIO
Ciudad y fecha Señores
LOTERÍA SANTANDER
Ciudad
Referencia: XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX.
El suscrito , en calidad de representante legal de de acuerdo con las condiciones generales de los Pliegos de Condiciones y especificaciones del PROCESO DE CONCURSO DE MÉRITOS cuyo objeto es ―XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX‖,
presento la siguiente propuesta. En caso de resultar favorecido y ser aceptada nuestra propuesta, me comprometo a firmar el contrato correspondiente.
Declaro así mismo que:
1. Tengo facultad legal para firmar y presentar la propuesta.
2. Esta propuesta y el contrato que llegase a celebrarse solo comprometen a la sociedad que legalmente represento.
3. Conozco la información general y específica y demás documentos deL Procesos de CONCURSO DE MÉRITOS y acepto los requisitos en ellos contenidos.
4. Tengo en mi poder los documentos que integran las condiciones de contratación y adendas que son: (indicar fecha y número de cada una).
5. Realizaré los trámites necesarios para el perfeccionamiento y ejecución del contrato en el plazo señalado en las condiciones de los Pliegos de Condiciones.
6. La sociedad que legalmente represento no se encuentra incursa en ninguna de las causales de inhabilidad e incompatibilidad señalada por la constitución política, por la ley 80 de 1993 y demás normas que rigen.
7. Me comprometo a ejecutar el contrato en un plazo de meses ( días).
8. El valor de la propuesta es
VALOR COSTO BÁSICO $ VALOR TOTAL PROPUESTA $
La dirección comercial donde se pueden remitir o enviar por correo notificaciones relacionadas con este proceso de selección es Me comprometo a informar al LOTERÍA todo cambio de residencia o domicilio que ocurra durante el desarrollo del contrato que se suscriba como consecuencia del proceso precontractual y hasta su liquidación final.
Atentamente,
Nombre del proponente o de su Representante Legal
C. C. No. de
Matrícula Profesional No. (anexar copia) No. del NIT [Consorcio o Unión Temporal o de la (s) firma (s)] [anexar copia (s)] Dirección de correo
Dirección electrónica Telefax
Ciudad
(Firma del proponente o de su Representante Legal)
ANEXO 1 B
MODELO DE CARTA DE CONFORMACIÓN DE UNIÓN TEMPORAL
Ciudad y fecha Señores
LOTERÍA SANTANDER
Ciudad
REFERENCIA: PROCESO
Los suscritos, (nombre del Representante Legal) y (nombre del Representante Legal), debidamente autorizados para actuar en nombre y
representación de (nombre o razón social del integrante) y
(nombre o razón social del integrante), respectivamente, manifestamos por este documento, que hemos convenido asociarnos en UNIÓN TEMPORAL para participar en el proceso de la referencia, cuyo objeto es , y por lo tanto, expresamos lo siguiente:
1. La duración de la Unión Temporal será:
2. La Unión Temporal está integrada por: NOMBRE TÉRMINOS Y EXTENSIÓN COMPROMISO DE PARTICIPACIÓN EN LA EJECUCIÓN DEL CONTRATO
(1) Discriminar en función del alcance del contrato fijado en el Capítulo V de los términos de referencia, para cada uno de los integrantes.
(2) El total de la columna, es decir la suma de los porcentajes de compromiso de los miembros, debe ser igual al 100%.
3. La Unión Temporal se denomina UNIÓN TEMPORAL .
4. La responsabilidad de los integrantes de la Unión Temporal es solidaria.
5. El representante de la Unión Temporal es (indicar el nombre), identificado con la cédula de ciudadanía No. , de , quien está expresamente facultado para firmar y presentar la propuesta y, en caso de salir favorecidos con la adjudicación del contrato, firmarlo y tomar todas las determinaciones que fueren necesarias respecto de su ejecución y liquidación, con amplias y suficientes facultades. Actuará como suplente (indicar el nombre), identificado con la xxxxxx xx xxxxxxxxxx Xx.
, xx ,
0. Xx xxxx xx xx Xxxxx Xxxxxxxx xx:
Dirección de correo Correo electrónico Teléfono
Telefax Ciudad
En constancia, se firma en , a los días del mes de de 2012.
Nombre y firma del Representante Legal de cada uno de los integrantes)
(Nombre y firma del Representante Legal de la Unión Temporal
CERTIFICACION DE PAGO DE APORTES AL SISTEMA DE SEGURIDAD SOCIAL Y PARAFISCALES
Ciudad y fecha Señores
LOTERÍA SANTANDER
Ciudad
------------------------------------------------------------ , (indicar el nombre), identificado con la cédula de ciudadanía No. , de , actuando en nombre y representación legal --------
---------------------------------------------------- (o en calidad de Revisor Fiscal), bajo la gravedad de juramento, me permito CERTIFICAR que hemos cumplido con el requisito establecido en la Ley 1150 de 2007, Artículo 23, y nos encontramos al día en el pago de las obligaciones con el Sistema de Seguridad Social y los aportes Parafiscales con destino al ICBF, SENA y Cajas de Compensación Familiar.
Nombre: Nit o C.C. No De------------------
Dirección: Teléfono; Correo electrónico:
Ciudad:
FIRMA
ANEXO 3
MINUTA DEL CONTRATO
Entre los suscritos a saber: Mayor de edad, vecino de este municipio, identificado con la cédula de ciudadanía No. de Bucaramanga, quien como Gerente General obra en nombre y representación de la LOTERÍA XX XXXXXXXXX y para efectos del presente documento se denominara la Lotería Santander, de una parte y _ mayor de edad, identificado con cédula de ciudadanía número
expedida en y quien obra en nombre propio o en representación legal de la firma , sociedad constituida mediante escritura publica No.
otorgada en la notaria No. del círculo notarial de
, según consta en el certificado de existencia y representación legal No.
expedido por y quien en adelante se denominara EL INTERMEDIARIO DE SEGUROS, hemos convenido en celebrar el presente contrato de intermediación de seguros en desarrollo del Concurso Público de Méritos No. 002/2013, que se regirá por las siguientes CLAUSULAS: PRIMERA: OBJETO: seleccionar el Intermediario del Programa de Seguros de la LOTERIA SANTANDER para desarrollar el siguiente objeto contractual “El INTERMEDIARIO DE SEGUROS se compromete para con la LOTERÍA SANTANDER a prestar sus servicios profesionales de asesoría en la contratación y el manejo del programa de seguros destinado a proteger a las personas, bienes e intereses patrimoniales de la entidad y aquellos por los que es legalmente responsable” de conformidad con los Pliegos de Condiciones y la oferta, documentos todos que forman parte integral del presente contrato: SEGUNDA: HONORARIOS. De conformidad con lo establecido en los pliegos de condiciones del concurso de méritos No.002/2013, la Lotería Santander no reconocerá honorario, comisión, gasto o erogación alguna a su cargo y a favor del INTERMEDIARIO DE SEGUROS por concepto del servicio prestado. La remuneración la efectuara la compañía de seguros a la que se adjudique el programa de seguros de la entidad, de acuerdo con lo dispuesto en el artículo 1341 del Código de Comercio. TERCERA: VALOR DEL CONTRATO. Para efectos fiscales el valor del presente contrato es de DOS MILLONES DE PESOS ($2.000.000.) CUARTA: DURACIÓN. La vinculación del intermediario con La Lotería tendrá una vigencia de cuatro (04) años pero se prolongará hasta la fecha de vencimiento de los seguros expedidos o renovados con su intervención sin perjuicio de que la Lotería, previo el cumplimiento de las formalidades legales, proceda a la terminación de la relación. QUINTA: OBLIGACIONES DEL INTERMEDIARIO. En virtud del presente contrato, el INTERMEDIARIO DE SEGUROS se obliga para con la Lotería Santander, además de las inherentes a su condición de intermediario de seguros a realizar las siguientes actividades: a) Elaborar un plan de seguros para atender las necesidades de la Lotería, b) Asesorar a la Lotería Santander en la elaboración de los pliegos de condiciones del programa de seguros que elabore la entidad, c) Asesorar a la Lotería Santander en la celebración y desarrollo de contratos de seguros, d) Controlar los vencimientos de las pólizas que conforman el programa de seguros de la Lotería Santander e) Presentar informes mensuales sobre el estado de las diferentes pólizas de seguros, f) Asesorar a la Lotería Santander, si ella lo requiere en la evaluación de las propuestas de seguros recibidas en las licitaciones o cotizaciones solicitadas, g) Revisar todos los documentos expedidos por las compañías de seguros relacionados con el programa de seguros, para verificar que concuerden con los términos pactados con la LOTERÍA, h) Asesorar a la Entidad en la estructuración de las pólizas y coberturas, especialmente en los aspectos técnicos y económicos con el objeto de proteger adecuadamente los bienes e intereses patrimoniales de La LOTERÍA, I) Inspeccionar los riesgos de acuerdo con las instrucciones dadas por la aseguradora, j) Intervenir en salvamentos en lo referente a obtener la recuperación del mismo de acuerdo con las instrucciones dadas por la compañía de seguros k) Examinar los riesgos del asegurado y asesorarlo técnicamente en la selección de los amparos que mas convenga a sus intereses, l) Asesorar a la Lotería Santander ante los aseguradores respecto de la celebración y desarrollo de los contratos de seguros en todas sus etapas. SEXTA: EXENCIÓN DEL PAGO DE PRESTACIONES. Las partes contratantes hacen constar que el presente contrato no genera relación laboral alguna entre la Lotería Santander y el personal que el INTERMEDIARIO DE SEGUROS ocupe ni con éste. En consecuencia serán de exclusiva responsabilidad del INTERMEDIARIO DE SEGUROS los compromisos que adquiera con terceras personas para la ejecución del contrato y por lo tanto, responderá por toda la reclamación judicial y extrajudicial que formulen sus empleados. SÉPTIMA: RESPONSABILIDAD DEL INTERMEDIARIO. De conformidad con lo dispuesto en el articulo 53 de la Ley 80/93, EL INTERMEDIARIO DE SEGUROS responderá civil y penalmente, tanto por el cumplimiento de las obligaciones derivadas del contrato, como por los hechos u omisiones que causen daño o perjuicio a la Lotería Santander derivados de la ejecución de los contratos que suscriban en ejercicio de su asesoría. OCTAVA: LIQUIDACIÓN DEL CONTRATO. La liquidación final del contrato se ceñirá a lo previsto en el artículo 60 y 61 de la ley 80/93 y en lo previsto en el Manual Interno de Contratación. NOVENA: SUPERVISION DEL CONTRATO.
La vigilancia en la Ejecución este contrato se ejercerá por intermedio de un funcionario de la lotería Santander designado por la Gerencia General. DECIMA: TERMINACIÓN, MODIFICACIÓN E INTERPRETACIÓN UNILATERALES. La Lotería Santander podrá terminar, modificar e interpretar unilateralmente el presente contrato en los términos y condiciones previstas en los artículos 15, 16 y 17 de la ley 80 de 1993. DECIMA PRIMERA: CESION. EL INTERMEDIARIO DE SEGUROS no podrá ceder total o parcialmente el presente contrato, sin la autorización previa y por escrito de la Lotería Santander. DECIMA SEGUNDA: GARANTIA. EL INTERMEDIARIO DE SEGUROS deberá constituir a su propia xxxxx, a favor de la Lotería Santander una póliza
única expedida por una compañía de seguros legalmente constituida en Colombia o por una entidad bancaria, que ampare el riesgo del cumplimiento de la totalidad de las obligaciones asumidas por el contratista en virtud de este contrato por un valor DOS MILLONES DE PESOS ($2.000.000) por el término de vigencia del contrato y cuatro (4) meses más y de salarios, prestaciones sociales e indemnizaciones por la vigencia del mismo y tres años más. DECIMA TERCERA: CLAUSULA PENAL PECUNIARIA. En el evento que la Lotería Santander se viera obligada a dar por terminado el contrato por incumplimiento de EL CONTRATISTA y siempre que dicho incumplimiento le genere perjuicios pecuniarios a la Lotería Santander se obliga a cancelar a su favor la suma de DOS MILLONES DE PESOS ($2.000.000) a titulo de indemnización de perjuicios, valor que La Lotería Santander podrá tomar de la garantía única de cumplimiento. DECIMA CUARTA: MULTAS. LA LOTERÍA SANTANDER podrá imponer multas sucesivas al CONTRATISTA por incumplimientos parciales o por xxxx en el cumplimiento de sus obligaciones así: a) Una multa diaria equivalente a diez (10) salarios mínimos legales diarios vigentes, por cada día xx xxxx en la atención de las gestiones que le corresponde atender en desarrollo del presente contrato, b) Una multa equivalente a diez (10) salarios mínimos legales vigentes, por la deficiente gestión debidamente comprobada por la LOTERÍA SANTANDER en las labores que le correspondan desarrollar en cumplimiento del contrato. C) Una multa diaria equivalente a diez (10) salarios mínimos legales vigentes, por cada día xx xxxx en la atención oportuna a las solicitudes que le formule la supervisión en desarrollo del cumplimiento del objeto contractual. DECIMA QUINTA: INHABILIDADES E INCOMPATIBILIDADES. EL CONTRATISTA manifiesta que no se halla incurso en ninguna de las causales de inhabilidad e incompatibilidad prevista en los artículos 8 y 9 de la Ley 80 de 1993, así como las establecidas en el artículo 77 Estatuto Orgánico del Sistema Financiero. DECIMA SEXTA: Si durante el termino de ejecución del contrato la LOTERIA SANTANDER consolida alianzas con otras loterías con el fin de integrarse y realizar un solo sorteo o se presentan cambios de orden legal en la estructura de juegos, EL CONTRATISTA acepta expresamente que la LOTERIA SANTANDER podrá darlo por terminado anticipadamente o modificarlo, dándole aviso con una antelación no menor de treinta días calendario. DECIMA SEPTIMA. DOMICILIO. Para efectos legales judiciales y extrajudiciales las partes declaran la ciudad de Bucaramanga, como su domicilio contractual. DECIMA OCTAVA CLAUSULA DE INDEMNIDAD: En los términos previstos en el articulo 1 del decreto 931 de 2.009, por medio del cual se modificó el articulo 6 del decreto 4828 de 2.008 El contratista se obliga a mantener a la Entidad contratante libre de cualquier daño o perjuicio originado en reclamaciones de terceros y que se deriven de sus actuaciones o de las de sus subcontratistas o dependientes. DECIMA NOVENA PERFECCIONAMIENTO. El presente contrato se entiende perfeccionado con la firma de las partes. VIGESIMA: PERFECCIONAMIENTO Y REQUISITOS DE EJECUCION DEL CONTRATO-. El presente contrato se
perfecciona cuando se logra un acuerdo sobre el objeto y la contraprestación y éste se eleve a escrito. Para la ejecución se requiere: 1) Aprobación de la garantía única. 2) El contrato no requiere publicación en los términos del Decreto 019 de 2012. 3.) Además El contratista deberá cancelar los siguientes tributos de orden Departamental así: Estampilla prodesarrollo Dptal (2%), Estampilla Pro cultura Dptal (2%), Estampilla Reforestación Dptal (1%), Estampilla Pro hospitales Universitarios (2%), Pro electrificación rural (2%), Bienestar del adulto mayor 2.%, estampilla prouis 2% (por contratos superiores a tres salarios mínimos legales mensuales vigentes), 10% sobre el valor total de las anteriores estampillas, ordenanza (012-2005). El presente contrato se inicia a partir de la suscripción del acta de inicio. Para constancia de lo anterior, firman las partes, a los,
XXXXXX XXXXXXXX EL CONTRATISTA
Gerente General