PROCESO CONTRACTUAL CÓDIGO PCPD01

	PROCESO	CONTRACTUAL	CÓDIGO	PCPD01
	PROCEDIMIENTO	MODIFICACIONES CONTRACTUALES	VERSIÓN	6

ELABORÓ: Profesional Grupo de Contratación de Bienes y Servicios Profesional Oficina Asesora de Planeación		REVISÓ: Subdirector Administrativo Coordinador Grupo de Contratación de Bienes y Servicios Jefe Oficina Asesora de Planeación		APROBÓ: Secretario General
FECHA: 15/10/2014		FECHA: 01/12/2014		FECHA: 19/12/2014
OBJETIVO	Expedir la modificación contractual mediante la aplicación de la normatividad legal vigente con el fin de adecuar los contratos suscritos por la Entidad para que satisfagan la necesidad de la entidad y los requerimientos de las Dependencias solicitantes.
ALCANCE	Inicia con la recepción de la solicitud de modificación contractual (Prórrogas y/o adiciones y/o modificaciones, suspensiones, cesiones o cambio de supervisión) del contrato o convenio vigente, continua con la suscripción del documento y termina con el registro presupuestal, la aprobación de la garantía según sea el caso, la remisión de la modificación contractual mediante memorando al supervisor y/o interventor y a la Subdirección Financiera según sea el caso y el archivo de la carpeta contractual.
AMBITO DE APLICACIÓN	Aplica para todos los procesos del Sistema Integrado de Gestión.
DEFINICIONES
Adición: La adición en los contratos se celebra cuando se requiere aumentar el valor en razón de la incorporación de una o varias obligaciones, ítems o productos, actividades que necesariamente, deben requerirse para el adecuado cumplimiento del objeto contratado. Clases de Modificaciones Contractuales: De acuerdo a la intervención de las partes en la modificación contractual, las modificaciones pueden clasificarse en dos: Modificaciones de Mutuo Acuerdo: Es un acuerdo que celebran las partes para aclarar, agregar o suprimir una o algunas de las cláusulas estipuladas inicialmente en el contrato y/o en sus anexos Modificaciones Unilaterales: Las que son necesarias durante la ejecución del contrato con el fin de evitar la paralización o la afectación grave del servicio público que se debe satisfacer con el contrato, cuando previamente no se pudo llegar a acuerdos con el contratista. Prórroga: Consiste en la modificación del plazo de ejecución originalmente acordado en el contrato. Suspensión: Es el congelamiento e interrupción de las actividades tanto del contratista como del contratante cuando se presenten situaciones de fuerza mayor o caso fortuito, que impiden la ejecución del mismo. Cesión: Es el acto por el cual un contratista transfiere a una persona natural o jurídica la obligación de continuar con la ejecución de un contrato perfeccionado y legalizado; dicho acto solo procederá con previa autorización expresa y escrita de LA ENTIDAD. SECOP: Es el Sistema Electrónico para la Contratación Pública al que hace referencia el artículo 3 de la Ley 1150 de 2007.
NORMAS
REQUISITO LEGAL			DIRECTRIZ DE CUMPLIMIENTO
Ley 80 de 1993 “Por la cual se expide el Estatuto General de Contratación de la Administración Pública”			Aplica todo lo concerniente a las generalidades de la norma. Puntualmente el Inciso 6 artículo 40 de la Ley 80 de 1993 el cual desarrolla la Prohibición de adicionar los contratos en más del 50% del valor inicial y el artículo 16 de la Ley 80 de 1.993 el cual desarrolla la Modificación unilateral.
Ley 1150 de 2007 “Por medio de la cual se introducen medidas para la eficiencia y la transparencia en la Ley 80 de 1993 y se dictan otras disposiciones generales sobre la contratación con Recursos Públicos.”			Aplica todo lo concerniente a las generalidades de la norma.
Ley 1474 de 2011 “Por la cual se dictan normas orientadas a fortalecer los mecanismos de prevención, investigación y sanción de actos de corrupción y la efectividad del control de la gestión pública.”			Aplica todo lo concerniente a las generalidades de la norma
Decreto 019 de 2012 “Por el cual se dictan normas para suprimir o reformar regulaciones, procedimientos y trámites innecesarios existentes en la Administración Pública”			Aplica todo lo concerniente a las generalidades de la norma
Decreto 1082 de 2015 “Por medio del cual se expide el Decreto Único reglamentario del Sector Administrativo de Planeación Nacional”			Aplica todo lo concerniente a las generalidades de la norma
POLÍTICAS DE OPERACIÓN
Para el desarrollo de cada una de las actividades del proceso contractual se debe tener en cuenta el Manual de Contratación código PPMN01. Si hay lugar a modificaciones (adición, prórroga, cesión) del contrato celebrado, estas deberán realizarse de acuerdo con la plataforma dispuesta por Colombia Compra Eficiente, mediante la cual se realizó el contrato, o de haberse realizado mediante minuta física se procederá al trámite requerido de la misma manera. Para tramitar una solicitud de modificación contractual se deberá diligenciar el formato Solicitud de Modificación Contractual PCFT07 Revisar que el contratista aporte las pólizas las cuales amplían las vigencias y suma asegurada en caso de existir prorroga o adición al valor del contrato y que estas estén vigentes hasta la liquidación del contrato. La justificación de prorrogar el plazo del contrato no puede estar fundada en la demora del contratista por motivos de su propia culpa o negligencia para la entrega del bien, obra o servicio contratado. Mediante la suscripción de modificaciones contractuales, no puede variarse el objeto del contrato. La adición de un contrato o convenio no puede superar el 50% del valor inicial del mismo. Para realizar la modificación de un contrato o convenio estos deben encontrarse vigentes. Para dar trámite a la cesión, es necesario que el supervisor y/o interventor certifique el recibo a satisfacción de los servicios realmente prestados por el cedente. Toda modificación suscrita debe remitirse mediante memorando por el Sistema de Gestión Documental de la entidad al Supervisor o Interventor del Contrato o Convenio, en caso de que se efectúe la liberación de recursos se debe copiar a la Grupo de Presupuesto.

DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
id		ACTIVIDAD / TAREA ¿QUÉ?	DESCRIPCIÓN ¿CÓMO?			ÁREA RESPONSABLE			CARGO		ÁREA PARTICIPANTE		REGISTRO
1		Recibir la solicitud de modificación contractual	Se recibe memorando radicado en el Grupo de Contratación de Bienes y Servicios con los soportes respectivos y el formato Solicitud de Modificación Contractual – PCFT07 junto con el CDP (cuando se trate de adición), firmados por el Jefe de la Dependencia Solicitante. Para complementar el desarrollo de esta actividad Ver el Manual de Contratación identificado con el código PPMN01 en el numeral 3.1.1 “Solicitud de contratación”.			Grupo de Contratación de Bienes y Servicios			Técnico o asistencial		Dependencia Solicitante		Solicitud de Modificación Contractual – PCFT07 Memorando ASFL01
2		Repartir el trámite de la solicitud de modificación contractual	El Coordinador del Grupo de Contratación de Bienes y Servicios asigna la solicitud de modificación al Profesional correspondiente a través del Sistema de Gestión Documental.			Grupo de Contratación de Bienes y Servicios.			Coordinador				Memorando ASFL01
3		Revisar la solicitud de modificación contractual y justificación	El Profesional responsable adelanta la revisión y análisis de la solicitud de modificación contractual, justificación y documentos soportes; así mismo verifica la expedición del Certificado de Disponibilidad Presupuestal, cuando se trate de adición. Para complementar el desarrollo de esta actividad Ver el Manual de Contratación identificado con el código PPMN01 en el numeral 3.9 “Adiciones, prorrogas, aclaraciones y modificaciones”.			Grupo de Contratación de Bienes y Servicios			Profesional				Solicitud de Modificación Contractual – PCFT07 Documentos soportes Acta de Inicio PCFT04 Informe de supervisión PCFT05 Certificación de pago PCFT06
4		Requerir documentos faltantes, solicitud de ajustes o devolución de la solicitud de modificación.	El profesional asignado contará con cinco (5) días hábiles siguientes a la radicación para realizar las observaciones pertinentes por correo electrónico. En caso de requerirse ajustes la dependencia solicitante contará con cinco (5) días hábiles para atender las observaciones por correo electrónico, vencido este plazo sin que la dependencia se pronuncie respecto a las observaciones el trámite se devolverá.			Grupo de Contratación de Bienes y Servicios			Profesional		Dependencia Solicitante en la contratación		Correo electrónico
5		Consultar los antecedentes disciplinarios, fiscales y penales y la situación militar cuando corresponda	El Profesional responsable y cuando se trate de Cesión o Modificación de Contrato o Convenio, consulta a través de las páginas web de la Procuraduría, Contraloría y Policía nacional, los antecedentes del contratista y/o, representante legal u socios y verificará la existencia de posibles inhabilidades. Así mismo, se consulta la situación militar del contratista cuando corresponda. El documento de consulta se archiva en la carpeta contractual.			Grupo de Contratación de Bienes y Servicios			Profesional				Documento de Consulta
6		Elaborar Modificación Contractual		El Profesional responsable proyecta la modificación contractual en la plataforma SECOP II, de acuerdo con los manuales y guía expedidos por Colombia Compra Eficiente - CCE		Grupo de Contratación de Bienes y Servicios		Profesional					Plataforma SECOP II
7		Enviar el proyecto de modificación contractual		El Profesional responsable envia para su revisión y aprobación a través de la plataforma del SECOP II la modificación a la Coordinación del Grupo de Contratación de Bienes y Servicios, posteriormente el Coordinador lo remitirá al Subdirector Administrativo para su aprobación. Una vez aprobado por el Subdirector Administrativo, lo devuelve al Profesional responsable del Grupo de Contratos, para que lo envíe a aprobación y suscripción del contratista. Suscrito por el contratista, el Profesional responsable del Grupo de Contratos, lo remite al Ordenador del Gasto para la suscripción de la modificación contractual.		Grupo de Contratación de Bienes y Servicios		Profesional					Plataforma SECOP II
8		Fechar la Modificación Contractual		El Personal técnico o asistencial fecha la Modificación Contractual.		Grupo de Contratación de Bienes y Servicios		técnico o asistencial					Modificación Numerada
9		Registrar la Modificación Contractual		Una vez aprobada la modificación contractual por las partes, el profesional responsable del Grupo de Contratos imprimirá la modificación correspondiente para que el técnico o asistencial del Grupo de Contratación de Bienes y Servicios proceda a registrar la información en la base denominada “Base Contratos 20XX” - PPDS03 y en el caso de adición, la modificación impresa se entregará al Grupo de Presupuesto para efectos del Registro Presupuestal – RP.		Grupo de Contratación de Bienes y Servicios		técnico o asistencial			Dependencia solicitante		Base Contratos 20XX PPDS03 Registro Presupuestal - RP
10		Expedir el Registro Presupuestal		El Profesional responsable y en caso de que se trate de una adición, entrega al personal técnico o asistencial del Grupo de Contratación para que remita al Grupo de Presupuesto la modificación de Contrato o Convenio junto con la carpeta contractual, para que se proceda a realizar el registro presupuestal. El Grupo de Presupuesto, una vez realizado el registro, remite al Grupo de Contratación a través del personal técnico o asistencial la constancia de este, para que repose en el expediente contractual físico.		Grupo de Presupuesto		Profesional técnico o asistencial			Grupo de Contratación de Bienes y Servicios		Registro Presupuestal - RP
11		Aprobación de la póliza		El profesional responsable enviará por correo electrónico al enlace de la dependencia solicitante y al contratista, la modificación contractual, para efectos del trámite de la garantía requerida por la entidad. El contratista deberá publicar en la plataforma de SECOP II la garantía para aprobación de la Entidad. El profesional responsable del Grupo de Contratos revisará la garantía electrónicamente y una vez validada, la enviará al Coordinador del Grupo de Contratación de Bienes y Servicios a través de la plataforma SECOP II para su aprobación. La aprobación de la póliza se realiza de manera electrónica a través de la plataforma SECOP II, por tanto, no obrará documento en físico en el expediente contractual para evitar duplicidad de información.		Grupo de Contratación de Bienes y Servicios.		Profesional					Plataforma SECOP II
12		Realizar el memorando de comunicación al supervisor de la modificación contractual		El Profesional responsable proyecta en el Sistema de Gestión Documental memorando dirigido al Supervisor remitiéndole la modificación, del registro presupuestal si aplica. En caso de que se efectúe la liberación de recursos ver política de operación No. 10. El memorando se pasa a revisión y radicación al Coordinador del Grupo de Contratación de Bienes y Servicios a través de Sistema de Gestión Documental de la entidad.		Grupo de Contratación de Bienes y Servicios		Profesional					Memorando ASFL01
PUNTOS DE CONTROL
ID	NOMBRE DE LA ACTIVIDAD / TAREA				MÉTODO DE CONTROL		FRECUENCIA			RESPONSABLE		REGISTRO
1	Recibir la solicitud de modificación contractual				Verificar que la solicitud se encuentre en el formato Solicitud de Modificación Contractual – PCFT07 junto los documentos soportes.		Cada vez que se radique un tramite			Profesional y Coordinador del Grupo de Contratación de Bienes y Servicios		Memorando ASFL01 Modificación Contractual – PCFT07
3	Revisar la solicitud de modificación contractual y justificación.				Cuando corresponda a una adición, verificar la disponibilidad presupuestal antes de proyectar la modificación y la disponibilidad de los recursos frente a la solicitud de contratación, revisando el CDP y los estudios previos y el Plan de Contratación y Adquisiciones		Cada vez que se genere una solicitud de adición			Profesional del Grupo de Contratación de Bienes y Servicios		CDP
5	Consultar los antecedentes disciplinarios, fiscales y penales y la situación militar cuando corresponda				Consultando en las páginas web dispuestas para el efecto.		Una vez antes de suscribir el contrato			Profesional del Grupo de Contratación de Bienes y Servicios.		Documentos consultados
11	Aprobación de la póliza				Revisar la garantía electrónicamente y una vez validada, la enviará al Coordinador del Grupo de Contratación de Bienes y Servicios a través de la plataforma SECOP II para su aprobación.		Cuando se requiera aprobar una póliza			Profesional del Grupo de Contratación de Bienes y Servicios.		Plataforma SECOP II
ANÁLISIS DE TIEMPO
El profesional asignado contará con cinco (5) días hábiles siguientes a la radicación para realizar las observaciones pertinentes por correo electrónico. En caso de requerirse ajustes la dependencia solicitante contará con cinco (5) días hábiles para atender las observaciones por correo electrónico, vencido este plazo sin que la dependencia se pronuncie respecto a las observaciones el trámite se devolverá al área solicitante. La modificación contractual debe ser radicada al Grupo de Contratación con una antelación de quince (15) días hábiles a la fecha prevista para el inicio de su ejecución.

DOCUMENTOS DE REFERENCIA
Manual de contratación de la Superintendencia Nacional de Salud PPMN01. Manuales y Guías expedidos y publicados por Colombia Compra Eficiente.
CONTROL DE CAMBIOS La Superintendencia Nacional de Salud implementó el Modelo Integrado de Planeación y Gestión establecido por el Decreto 2482 de 2012, como un instrumento de articulación institucional que se enfoca en el mejoramiento continuo de la Administración Pública, posteriormente adopta el Sistema Integrado de Gestión – SIG. Para la vigencia 2015 se obtiene la certificación de la conformidad del Sistema Integrado de Gestión bajo los requisitos de las normas ISO 9001:2008 y NTC-GP 1000:2009 (Subsistema de Gestión de la Calidad) con vigencia de tres (3) años, contemplando las auditorías de seguimiento para el mantenimiento del certificado otorgado, estas auditorías de seguimiento se desarrollaron en la vigencia 2016 y 2017. Para la vigencia 2018 se contempla el proceso de recertificación, que en el caso de la Superintendencia Nacional de Salud sería la actualización bajo los requisitos de la norma ISO 9001:2015, paralelamente se viene trabajando en la actualización del Modelo Integrado de Planeación y Gestión - MIPG posterior a la expedición del Decreto 1499 de 2017, donde la Entidad viene adelantando el diagnóstico para continuar con las siguientes etapas de dicha implementación. De igual manera trabajando en la implementación de MIPG se identifica que las Entidades Públicas podrán certificarse bajo las normas nacionales e internacionales según lo consideren pertinente, por lo que elevamos la consulta para obtener el concepto de esta voluntariedad para que la Superintendencia Nacional de Salud continúe con el propósito de certificarse bajo los requerimientos de la norma ISO 9001:2015, cuya fecha de vencimiento es septiembre de la presente vigencia o simplemente es viable únicamente continuar con la implementación del modelo MIPG sin incurrir en un incumplimiento. Agradecemos su pronunciamiento respecto a este tema que pueda darnos una base sólida para tomar decisiones.
ASPECTOS QUE CAMBIARON EN EL DOCUMENTO		DETALLES DE LOS CAMBIOS EFECTUADOS		RESPONSABLE DE LA SOLICITUD DEL CAMBIO		FECHA DEL CAMBIO DD/MM/AAAA		VERSIÓN
Adopción del documento	Mediante Resolución 4086 de 2014 se derogó Resolución 1413 de 2014 y se adoptó el Manual de Procesos y Procedimientos de la Entidad.		Secretario General		19/12/2014		1
Ajuste del documento	Se ajusta redacción de actividades, políticas de operación, documentos de referencia y registros ante Requerimiento NURC: 0-0000-000000 de 2015.		Secretario General		31/08/2015		2
Ajuste del documento	Se ajustan actividades y registros ante requerimiento NURC 0-0000-000000		Secretario General		27/11/2015		3
Ajuste del documento	Mediante memorando NURC: 3-2018- 004143 y 0-0000-000000 se solicita el ajuste del formato PCFT02 y eliminación del formato PCFT03, ajuste aprobado con NURC: 0-0000-000000		Secretario General		23/04/2018		4
Ajuste del documento	Mediante memorando 0-0000-00000 y 0-0000-00000, se solicita el ajuste del procedimiento, teniendo en cuenta los lineamientos de Colombia Compra Eficiente con la plataforma SECOP II, se incluye formato PCFT07. Se aprueba solicitud mediante memorando 0-0000-00000.		Secretario General		19/12/2018		5
Ajuste del documento	Mediante memorando 0-0000-00000 se solicita el ajuste al presente procedimiento en la política 2 así: Si hay lugar a modificaciones (adición, prórroga, cesión) del contrato celebrado, estas deberán realizarse de acuerdo con la plataforma dispuesta por Colombia Compra Eficiente, mediante la cual se realizó el contrato, o de haberse realizado mediante minuta física se procederá al trámite requerido de la misma manera. Se aprueba solicitud mediante memorando 0-0000-00000		Secretario General		16/10/2019		6

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