MANUAL DE CORRESPONDENCIA Y CONTROL DOCUMENTAL

Acuerdo 060 de 2001

APROBADO POR: COMITÉ INTERNO DE ARCHIVO

ICONONZO – TOLIMA 2017

TABLA DE CONTENIDO

PAG.

INTRODUCCIÓN OBJETIVO ESPECIFICOS MARCO NORMATIVO

1) CLASIFICACIÓN DE LA CORRESPONDENCIA POR SU CONTENIDO

2) CLASIFICACIÓN DE LA CORRESPONDENCIA POR SU ORIGEN

3) CLASES DE CORRESPONDENCIA INTERNA

4) HORARIO, DISTRIBUCIÓN Y ENTREGA

5) RESPONSABILIDAD POR LAS FIRMAS DE DOCUMENTOS

6) CORRESPONDENCIA RECIBIDA.

6.1 PASOS PARA EL TRATAMIENTO DE LA CORRESPONDENCIA RECIBIDA

7) CORRESPONDENCIA DESPACHADA

8) DOCUMENTOS OFICIALES: Cartas, Memorando, Circulares, Certificados y Constancias, Actas.

9) FORMATOS

10) ARCHIVO

11) NOMENCLATURA Y CODIFICACIÓN DE LAS DEPENDENCIAS

INTRODUCCIÓN

En cumplimiento del ACUERDO 060 DE 2001 y la GTC 185, sobre el manejo adecuado de las comunicaciones oficiales, se hace necesario crear el Manual de Correspondencia y Control Documental de la Institución, con el fin de controlar y administrar todas las comunicaciones recibidas y despachas por la entidad.

OBJETIVO ESPECIFICOS

⚫ Establecer y difundir normas que reglamenten la administración de las comunicaciones oficiales para el recibo, despacho y archivo de la misma.

⚫ Estandarizar formas de comunicaciones oficiales según la GTC 185 Norma Técnica Colombiana.

⚫ Orientar a los funcionarios en el trámite de comunicaciones relacionadas con el cumplimiento de sus funciones.

⚫ Aplicar procedimientos técnicos en el manejo y trámite de documentos internos y externos.

⚫ Estandarizar los procesos de la creación de los formatos internos de la Institución Educativa.

⚫ Proporcionar un control total de las comunicaciones externas.

⚫ Hacer seguimiento sobre los consecutivos de las comunicaciones internas y externas.

MARCO NORMATIVO

Ley 80 de 1989: Por la cual se crea el Archivo General de la Nación, se establece el sistema nacional de archivos y se dictan otras disposiciones.

Ley 527 de 1999: Por medio del cual se define y reglamenta el acceso y uso de los mensajes de datos, del comercio electrónico y de las firmas digitales y se establecen las entidades de certificación y se dictan otras disposiciones.

Ley 594 de 2000: Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras disposiciones.

Ley 872 de 2003: Por la cual se crea el Sistema de Gestión de la calidad en la Rama Ejecutiva del poder público y en otras entidades prestadoras del servicio.

Decreto 4124 de 2004: Por el cual se reglamenta el Sistema Nacional de Archivos, y se dictan otras disposiciones relativas a los Archivos Privados.

Acuerdo 060 del 2001: Por medio del cual el Archivo General de la Nación establece pautas para la administración de las comunicaciones oficiales en las entidades públicas y las privadas que cumplen funciones públicas. En este acuerdo se establecen los lineamientos y procedimientos que permiten a las Unidades de Correspondencias, cumplir con los programas de Gestión Documental, para la producción, elaboración, recepción, distribución, seguimiento, conservación y consulta de los documentos.

NTC 1001: Papel, formatos.

NTC 1075: Documentación. Guía para la numeración de divisiones y subdivisiones en documentos escritos.

NTC 1486: Documentación. Presentación de tesis, trabajos de grado y otros trabajos de investigación.

NTC 4436: Información y documentación. Papel para documentos de archivo. Requisitos para la permanencia y durabilidad.

NTC 5613: Referencias bibliográficas. Contenidos forma y estructura.

GTC 185: GUÍA TÉCNICA COLOMBIANA

1. CLASIFICACIÓN DE LA CORRESPONDENCIA

POR SU CONTENIDO

a) ORDINARIA: Trata asuntos de carácter general memorandos comunicativos entre entidades, que no se consideren confidenciales.

b) CONFIDENCIAL: Informa sobre temas referentes al personal y trámites administrativos, informes y asuntos de investigación de carácter directivo que no deben trascender a otros empleados y otros asuntos de índole administrativo que requieren tratamiento reservado, de los cuales tendrán conocimiento determinados

empleados.

2. CLASIFICACIÓN DE LA

CORRESPONDENCIA POR SU ORIGEN

a) CORRESPONDENCIA EXTERNA: Es toda clase de comunicación escrita dirigida a entidades, empresas y organismos en la cual la Institución Educativa, emite conceptos o decisiones que afectan sus políticas, fija criterios o especificaciones de alto nivel que comprometen las opiniones, los recursos y las actividades de la Institución. Así mismo corresponde a aquella comunicación escrita que versa sobre aspectos o actividades que surgen de la interrelación entre una entidad externa y una dependencia interna de la Institución.

b) CORRESPONDENCIA INTERNA: Es la comunicación escrita que surge del intercambio entre las diferentes Dependencias de la INSTITUCIÓN EDUCATIVA, por la cual se emiten conceptos, se ordenan trabajos o actividades, se trazan políticas y se

determinan planes específicos a desarrollar.

3. CLASES DE CORRESPONDENCIA

INTERNA

a) CIRCULAR: Es toda comunicación que se origina como resultado de lo establecido en los Acuerdos y Estatutos que rigen la INSTITUCIÓN EDUCATIVA, de obligatorio cumplimiento, que contiene la reglamentación de todos aquellos asuntos de carácter general, que a criterio de la Rectoría deben ser conocidos y acatados, por todos los empleados de la Institución. La Circular Reglamentaria lleva una numeración, que será asignada, distribuida y archivada por la unidad administrativa producida.

b) MEMORANDO: Es la comunicación escrita que tiene lugar entre las diversas Dependencias, los memorandos también se utilizan para llamar la atención, para notificar una reunión o para felicitar

al personal.

c) CARTAS: Breve comunicación escrita que precisa instrucciones para el trámite de un documento y algunas ameritan respuesta

por parte del receptor.

4. HORARIO, DISTRIBUCIÓN Y

ENTREGA

Una vez cumplido el proceso de radicación, se colocan las comunicaciones que han sido registradas en su formato creado por la Institución que se llama entrega de la correspondencia y se envía a las dependencias a través del mensajero interno o la persona encargada del proceso de la correspondencia quien deberá hacer el respectivo diligenciamiento de entrega del formato.

Recibo de la correspondencia: 07:00 am - 11:00 am Distribución de la correspondencia: 11:05 am – 12:00 pm.

La correspondencia tanto externa como interna se debe entregar

directamente a la persona encargada del proceso, y dirigirse a la oficina de correspondencia para su respetivo tramite documental.

5. RESPONSABILIDAD POR LAS FIRMAS DE

DOCUMENTOS

Debemos tener claridad de quienes están autorizados para la firma de las comunicaciones externas de carácter oficial, como representante de la Institución tenemos la Rector (a), quien será el responsable de firmar las comunicaciones externas; en otras circunstancias llegado el caso que el Rector (a), se ausente por un largo tiempo, el Coordinador (a) de la jornada que llego el comunicado, tendrá el deber de responder esas

comunicaciones oficiales.

6. CORRESPONDENCIA RECIBIDA.

Para el control de correspondencia recibida se ha establecido el formato de seguimiento del Control de la correspondencia recibida y despachada (medio magnético), en el cuál se debe registrar toda la documentación recibida tanto de entidades externas como de las propias oficinas internas. Por consiguiente la persona responsable de la radicación de la documentación externa deberá diligenciar dentro del formato la siguiente información: Numero de radicación, Ciudad y Departamento, Fecha, Persona quien se le remite el documento, Asunto, Nombre del quien envía el documento, sección, N. Folios, medio físico o escaneado, Amerita respuesta, Fecha de la respuesta

del comunicado, Numero de radicado de la respuesta.

6.1 Pasos para el

• Sello de recepción de la Institución que denote claramente el nombre de la Institución Educativa, la dependencia, la Fecha, quien recibió, el número de radicado, la hora y tramitado a la dependencia correspondiente, igualmente con la ubicación de la

Institución, por ejemplo:

tratamiento de la

correspondencia

recibida

✓ Registro y diligenciamiento en el sistema de formato control de correspondencia.

✓ El sello va en la parte superior derecha de los oficios.

✓ Se procede a escanear el documento y guardar en la computadora según el metadato creado.

✓ Una vez registrado los datos, entregar la correspondencia o comunicación recibida al destinatario de la misma, dejando la evidencia de entrega en el formato de entrega de correspondencia.

✓ Si la nota es derivada a otro funcionario, es responsabilidad del destinatario mandar electrónicamente o solicitar la entrega física de una copia a la persona que atiende la nota.

✓ La correspondencia recibida que amerite una respuesta, debe ser contestada y despachada en un plazo no mayor a 10 días hábiles. Cuando el planteamiento o tema de la nota recibida no permita respuesta en dicho plazo, debe responderse en ese sentido dentro del plazo establecido, haciendo mención a la fecha de solución o atención del caso.

✓ Se diligencia el sello con quien recibe el oficio, el número de radicado, la hora, la persona a quien va tramitada el oficio, el número de folios o soporte si es CD, USB, DISCO DURO.

✓ Es importante tener en cuenta que la encargada de la ventanilla de correspondencia, una vez se ausente tendrá la necesidad de notificar al Rector (a), para que el de aviso mediante una circular que no abra servicio de recibo de la correspondencia; en tal caso que sea un largo tiempo, deberá asumir la responsabilidad el personal que conlleve a la similitud de

funciones.

7. CORRESPONDENCIA DESPACHADA

Es la correspondencia que se despacha, para ello se debe llevar un número consecutivo por cada unidad administrativa creada, el cual lleva un correlativo diferente por oficina y por año, los pasos a seguir son:

a) En el documento de Word se procede a crear una siglas y códigos propias de las dependencias para el envió de la correspondencia:

Nomenclatura – Radicado - consecutivo y año.

RECT-R.2-001-17

b) Toda la correspondencia despachada debe pasar por la oficina de ventanilla para darle su respectivo envió y control.

c) La correspondencia despachada, debe estar firmada por los jefes de cada oficina productora de documentos, o en su defecto por personal de mando debidamente acreditado para la respuesta.

d) En el sistema se diseñaran los formatos correspondientes a la GTC 185, norma técnica Colombiana.

e) Imprimir el documento en papel membrete original y dos copias impresas, de acuerdo al siguiente desglose:

✓ Original para el destinatario.

✓ Copia en medio magnético para la oficina productora.

f) Una vez el comunicado obtenga el sello de recibido por otra entidad la persona encargada debe notificar a la de ventanilla

para proceder hacer su digitalización.

8. DOCUMENTOS OFICIALES Cartas:

Es una comunicación escrita, que tiene como objetivo principal dar un mensaje, se emplearan para responder oficios, suministrar información y presentar solicitudes fuera de la entidad. Podrán ser dirigidas a personas naturales y/o jurídicas, según sea el caso. Únicamente el original (y las copias que se dirijan a otros destinatarios si es el caso) se imprime(n) en papel con membrete y logotipo, con letra arial 12

MÁRGENES: Superior 2,5cm a 3cm, izquierdo 2.5cm, inferior 2,5cm y derecho 2,5cm.

PAGINACIÓN: Se escribe el número de página entre dos y tres centímetros del borde superior de la hoja, contra el margen derecho, De dos o cuatro interlineas debajo del número de página se escribe el primer párrafo de las paginas subsiguientes.

8.1PARTES DE LA CARTA

CÓDIGO: Consignar al margen derecho los números que identifican la dependencia productora seguida xx xxxxx (-), colocar los numero que identifican la series o subseries que corresponda, separado estos dos números con un punto. A continuación del código consignar el número de radicado de la comunicación u oficio al cual se está dando respuesta, y separado con guion los dos últimos dígitos del año de dicho radicado.

Ejemplo de las comunicaciones:

Radicado Enviado:

RECT-R.2-001-17 Ejemplo de radicado Enviado de su oficina RECT: Significa nomenclatura de la dependencia

R: radicado

2: significa el código general para todos los oficios que se irán a enviar. 001: el número de oficio que será enviado.

16: el año Radicado recibido:

R.1-001-17 Ejemplo de radicado Recibido de la oficina ventanilla de correspondencia.

R: radicado

1: significa el código general para todos los oficios que se irán a Recibir. 001: el número de oficio que será Recibido.

16: el año

Nota importante: La diferencia de los oficios enviados y recibió es el código saliente y entrante ósea el (1 – 2)

CIUDAD: En la oficina productora se anota el nombre de la ciudad.

DATOS DESTINATARIO: No colocar negrilla ni subrayar, no use abreviaturas, en el posible escriba los dos apellidos del destinatario, escribir el nombre de la ciudad aun tratándose de

correspondencia local. Escriba el nombre del departamento o país cuando va dirigida a otro lugar.

ASUNTO: Constituye la síntesis del tema de la carta, expresado máximo en 6 palabras, con mayúscula inicial y sin subrayar. Se coloca al margen izquierdo de la hoja.

SALUDO: Ejemplo Apreciado doctor Xxxxxxx. Cordial saludo, señora Xxxxxx.

TEXTO: Se escribe a una línea entre renglones y a dos entre párrafos. Redactar el texto en forma clara, breve, directa, sencilla y cortes, omitiendo temas personales y tratando solo un asunto por carta.

DESPEDIDA: Expresión de cortesía que puede ser breve seguida de coma o frase de cortesía terminada de un punto. Ejemplo: Atentamente, y/o Hasta una nueva comunicación.

DATOS DEL REMITENTE: Nombre y apellidos en mayúscula sostenidas. No utilizar negrilla, subrayar o centrar. El cargo se anota en la línea siguiente con mayúscula inicial. El remitente es el jefe de dependencia.

ANEXOS: Consignar la cantidad de hojas o el tipo de anexo.

DATOS DEL TRANSCRITOR: Consignar uno de los nombres y la primera letra del apellido.

NOTA: La firma o autógrafo debe hacerse con bolígrafo de tinta negra; las despedidas y saludos debidamente a implementar es según la GTC 185 Guía técnica Colombiana.

Memorandos:

Es una comunicación escrita de carácter interno. Debe elaborarse en tamaño carta a espacio sencillo, el cual se empleara para transmitir información dar orientaciones, dar pautas y hacer solicitudes y aclaraciones entre otras, relacionados con la gestión de la entidad.

MÁRGENES: Superior 2,5cm a 3cm, izquierdo 2.5cm, inferior 2,5cm y derecho 2,5cm.

PAGINACIÓN: Se escribe el número de página entre dos o tres centímetros del borde superior de la hoja, contra el margen derecho. De dos a cuatro interlíneas debajo del número de páginas se escriba el primer párrafo de las páginas subsiguientes.

10.1 PARTES DEL MEMORANDO

ENCABEZADO: Se escribe con mayúscula sostenida, centrado y sin negrilla.

MEMORANDO: Se coloca con mayúscula sostenida, centrado y sin negrilla

MEMORANDO.

CIUDAD Y FECHA: Seguido de dos tabulaciones, anotar el nombre de la ciudad y fecha.

DATOS DEL DESTINATARIO: Después de dos tabulaciones, se debe escribir en línea siguiente escribir el cargo. PARA

DE: Seguido de dos tabulaciones, consignar en mayúscula el nombre de la dependencia productora.

ASUNTO: Constituye la síntesis del tema del memorando. A continuación de dos tabulaciones, debe expresarse en máximo 6 palabras, con mayúscula inicial y sin subrayar.

TEXTO: Se escribe a una línea entre renglones y a dos entre párrafos. Se debe redactar el texto en forma clara, breve, directa, xxxxxxxx y cortes; omitiendo temas personales y tratando solo un asunto por memorando.

DESPEDIDA: Expresión de cortesía que puede ser breve seguida de coma o frase de cortesía terminada en punto. Ejemplo Agradecemos su gentil colaboración.

DATOS REMITENTE: Nombre y apellidos en mayúsculas sostenidas. No utilizar negrilla, subrayar o centrar. El cargo se anota en la línea siguiente con mayúscula inicial. El remitente es el jefe de dependencia.

Circulares:

Comunicación interna o externa de carácter general informativa o normativa, con el mismo texto o contenido, se utiliza para dar a conocer actividades internas de la institución, así como las normas generales, cambios, políticas y asuntos de interés común. Las circulares internas se elaboran en papel tamaño carta sin logotipo o membrete, las cuales serán firmadas por el Director Administrativo y de Tecnología o Director Médico y las externas se deben elaborar en papel con membrete y logotipo, las cuales serán firmadas por el Gerente.

MÁRGENES: Superior 2,5cm a 3cm, izquierdo 2.5cm, inferior 2,5cm y derecho 2,5cm.

PARTES DE LA CIRCULAR

ENCABEZADO: Se escribe centrado, con mayúscula sostenida y sin negrilla, solo para circulares internas. No se hace necesario el encabezado en circulares externas debido a que se imprimirá en papel membretado.

TITULO Y NUMERO: Titulo ´´CIRCULAR´´, centrado, en mayúscula sostenida son negrilla y el numero consecutivo de la misma, que será llevado por la Secretaria.

CIUDAD Y FECHA: Para circular interna: Escriba ciudad, seguida de coma (,) se escribe la fecha. Si corresponde a una circular externa la fecha la inscribirá el Grupo de Correspondencia y Archivo, mediante el radicado impreso en esta dependencia.

DESTINATARIO: Nombre de los cargos, grupos de personas naturales o jurídicas, con mayúscula sostenida.

ASUNTO: Contribuye la síntesis de la circular, expresando máximo en 6 palabras, con mayúscula inicial y sin subrayar.

TEXTO: Se escribe a una línea entre renglones y a dos entre párrafos. Redactar el texto en forma clara, breve, xxxxxxxx y cortes y tratando solo un asunto por Xxxxxxxx.

DESPEDIDA: Expresión de cortesía que puede ser breve seguida de coma o frase de cortesía terminada en punto. Ejemplo Agradecemos su gentil colaboración.

Certificados y Constancias:

Certificados: El certificado es un documento de carácter probatorio, público o privado, que segura la veracidad y la legalidad de un hecho o acto solemne (acontecimiento acompañado de formalidades y necesarias para la validez de un acto judicial, juramento, ceremonia, norma y requiere registro notarial).

Con base en el hecho o acto que se prueba, pueden emitirse certificados de: Calificaciones obtenidas de competencias laborales

Registro civil o parroquial de nacimiento, bautizo o de defunción y becas donaciones, exenciones, créditos, paz y salvos, resultados médicos, documentos de identidad, entre otros.

Constancias: la constancia y la certificación tienen como objetivo fundamental dar a conocer información de carácter personal.

Se debe tener en cuenta los siguientes aspectos:

Redactar en forma clara, precisa concreta y concisa; Usar un tratamiento impersonal, respetuoso y cortes; Emplear un estilo gramatical natural y sencillo.

Partes:

Código

Es opcional; se esribe entre cero y una internlinea libre del margen superior para los tres casos:

En el papel sin membrete

De la zona 1 si tiene membrete, 0

Del encabezado dado por el procesador de texto.

Lugar de origen y fecha de elaboración

Puede ir al comienzo del documento, despues del codigo o al final del texto. En cualquier caso, se escribe a dos interlineas libres del texto que lo precede.

Cuando la fecha se ubica al comienzo Ejemplo: Ibagué, 25 de febrero de 2014

Cargo

El cargo de la persona responsable, se escribe en mayuscula sostenida, centrado, precedido de los articulos el o la, tambien en mayuscula sostenida, a una distancia de entre cuatro o cinco interlineas libres de la fecha y lugar de elaboracion (dependiendo de la extensión del texto)

Ejemplo: EL RECTOR DE LA INSTITUCIÓN EDUCATIVA

Identificación del documento

Las expresiones certifica o hace constar, según sea el caso, se escriben seguidas de dos puntos (:). Se ubican a cuatro o cinco interlineas libres del cargo, centradas y en mayuscula sostenida.

12.3.5 Texto

Cada párrafo del texto se inicia con la conjunción que, escrita en mayúscula inicial, a dos interlineas libres de la identificación. En el primer párrafo debe incluir el tratamiento, nombre completo del solicitante, en mayúscula sostenida y el número del documento de identidad.

En los siguientes párrafos, al referirse al solicitante, se debe hacer por el tratamiento y el apellido.

En el último párrafo se especifica el motivo por el cual se expide la certificación o la constancia y de preferencia se incluye el destinatario.

Los párrafos se separan entre sí, por una o dos interlineas, según la extensión del texto.

12.3.6 Remitente y firmar responsables

Se utiliza de igual forma que en la elaboración de la carta.

Actas:

Es una comunicación interna que constituye la memoria de reuniones o actos administrativos, cuyo objetivo es relacionar lo que sucede, se debate y/o se acuerda en una reunión.

MÁRGENES: Superior 2,5cm a 3cm, izquierdo 2.5cm, inferior 2,5cm y derecho 2,5cm.

PAGINACION: Se escribe el número de página entre dos y tres centímetros del borde superior de la hoja, contra el margen derecho sin precederlo del símbolo ni ola abreviatura de dos a tres interlineas debajo del número de página se escribe el primer párrafo de las paginas subsiguientes.

PARTES DEL ACTA

ENCABEZADO: según los criterios realizado para la elaboración del control documental.

TITULO: Escribir centrado, en mayúscula sostenida el nombre del organismo y el carácter de la reunión.

ACTA No._: Escribir centrado, en mayúscula sostenidas y sin negrilla, escribir el número consecutivo que corresponda a la respectiva sesión, iniciando con 01 cada año.

FECHA: Escribir el nombre de la ciudad y la fecha, separado con coma donde se realizó la reunión.

HORA: Escribir la hora de inicio y de finalización de la reunión de cualquier de las siguientes formas: 11:00 AM a 2:30 PM ó 9:30 a 14:30 Horas.

LUGAR: Escribir el nombre del lugar o sede donde se realizó la reunión.

ASISTENTES: Nombre y apellidos en mayúscula sostenida, de los integrantes del organismo que asistieron a la reunión. Frente a cada nombre se escribe el cargo que ocupa en el organismo.

INVITADOS: Nombre y apellidos en mayúscula sostenida, de los invitados que participaron en la reunión. Frente a cada nombre se escribe el cargo o título profesional.

AUSENTES: Nombre y apellidos en mayúscula sostenida, de los integrantes que no participaron en la reunión. Frente a cada nombre se escribe el cargo o título profesional.

ORDEN DEL DIA: Con números arábigos relacionar los puntos reglamentados (Verificación de quórum) y lectura y aprobación del acta anterior.

DESARROLLO: Con número arábigo identificar cada punto del desarrollo del texto, escrito a interlineación sencilla entre renglones y a dos entere párrafos.

CONVOCATORIA: Si se programa nueva reunión, se escribe la fecha, la hora y el lugar de la próxima reunión.

FIRMAS, NOMBRES Y CARGOS: Escribir el nombre completo de los firmantes responsables y en la línea siguiente se escribe el cargo que ocupa en el organismo.

NOTA: En el espacio dejado sobre el nombre, las firmantes deben estampar su autógrafo o rúbrica.

9 FORMATOS

El proceso de la creación de los formatos y demás documentos será evaluado y aprobados por el respectivo comité interno de archivo de la Institución quien será el responsable de evaluar y analizar cada proceso de creación de formato y realizar un control específico sobre su uso y diligenciamiento.

La identificación del encabezamiento y pie de página de los formatos serán de la siguiente manera:

ENCABEZAMIENTO:

NOMBRE DEL DOCUMENTO: El nombre del documento o formato creado, en la parte inferior de la imagen con negrita – arial 12

CODIGO: Es el proceso de nomenclatura de la palabra Manual (MAN) y la dependencia que lo creo (Rectoría) y el consecutivo de los Manuales creado por esa dependencia, (001); se debe identificar el contexto del documento para clasificarlos si es un manual, formato, instructivo, lista de chequeo, etc.

VERSIÓN: Cada formato deberá incluir el procedimiento de versión; cada vez que se actualice el proceso se registra una nueva versión.

PROCESO: Es importante trabajar de la mano con la ISO-9001 y conocer el tipo de procedimiento que se implementa en la Institución educativa en cuanto la creación de documentos o control documental, por consiguiente para todos los documentos será un proceso de apoyo administrativo.

PÁGINA: Importante tener un control específico sobre las paginas creadas para no tener problemas de duplicidad, alteración, falsificación de documentos.

Logo: El logo se implementara en la parte superior derecha del documento. PIE PÁGINA:

ELABORADO Y FECHA: Es importante diligenciar quien elaboro el documento con la fecha, y justificar el por qué se debe de crear el formato y para que beneficio de la institución.

ACTUALIZADO POR: Es importante llevar un control sobre los cambios que se darán a esos formatos al cabo de un tiempo, diligenciar quien lo actualizo y justificarlo.

REVISADO POR: El Rector (a), tendrá la necesidad de verificar y revisar el formato creado y analizar la justificación de la necesidad de producirlo en la Institución.

APROBADO POR: Todo formato, documento será aprobado mediante el comité interno de archivo, quien analizara y tendrá la responsabilidad de llevar un control total de la documentación en la Institución.

TIPO DE LETRA: Se lleva el Arial 8 para que puedan dar diligenciamiento al documento.

14 ARCHIVO

Es importante mantener un archivo organizado, conservado y de fácil acceso, tareas que recaen como responsabilidad en las personas encargadas del control de correspondencia de cada oficina. Se establecen los siguientes puntos para el manejo del archivo de correspondencia:

a) La correspondencia será organizada en carpetas propalcote según los criterios de principio de procedencia y orden original de la producción y recepción de las comunicaciones tanto internas como externas.

b) Xxxx documentación, tanto enviada como recibida debe ser archivada por gestiones y manteniendo el orden de correlativo.

c) Usar archivadores de acuerdo a la normativa vigente.

15 NOMENCLATURA Y CODIFICACIÓN DE LAS DEPENDENCIAS:

DOCUMENTO	NOMENCLATURA
		Dependencia	Nomenclatura
ROCESO	PRO
		Rectoría	RECT
PROCEDIMIENTO	PDM	Coordinación	COOR
		Pagaduría	PAGA
INSTRUCTIVO	INS	Secretaria General	SEGE
		Orientación Escolar	ORES
XXXXX	XXX
		Apoyo Escolar	APES
LISTADO	LIS	Grupo Docente	GRDO
		Archivo y Biblioteca	ARBI
CARACTERIZACIÓN	CAR (antecediendo al proceso)

MATRIZ	MAT
GUIA	GUI
FORMATO	FOR
DESCRIPCION CARGO	DCA
MANUAL	MAN
FICHA	FIC
PROTOCOLO	PRT

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