FEBRERO - 2024
Pliego de Bases y Condiciones
“LICITACIÓN PARA LA CONTRATACIÓN DE UNA AGENCIA PRODUCTORA PARA EL SERVICIO DE HOSPITALIDAD PARA LOS TORNEOS DE LA CONMEBOL LIBERTADORES, CONMEBOL SUDAMERICANA, FINAL CONMEBOL LIBERTADORES FEMENINA Y CONMEBOL RECOPA 2024, 2025 Y 2026”
FEBRERO - 2024
Índice
1. PROCEDIMIENTO DE LA LICITACIÓN 5
1.1. OBJETO DE LA LICITACIÓN 5
1.2. DESCRIPCION DEL SERVICIO 5
1.3. ENTREGABLES DE LA LICITACIÓN 6
II. ENTREGABLES NO-DESCALIFICATORIOS 6
1.5. PRESENTACION DE LAS OFERTAS 7
Cualquier oferta presentada es vinculante e irrevocable por un período de noventa (90) días a partir de la fecha de cierre. Una vez aceptada una oferta y notificada al OFERENTE, éste monto no podrá sufrir alteraciones 8
2. CONDICIONES GENERALES DE CONTRATACION 10
A continuación, las condiciones generales del contrato, el mismo deberá ser suscripto con la CONMEBOL 10
2.1. OBLIGACIONES CONTRACTUALES 10
2.2 CONDICIONES COMERCIALES 10
2.3 GARANTÍA DE CUMPLIMIENTO 11
2.7 RESPONSABILIDAD E INDEMNIDAD 13
2.8 LEY APLICABLE Y JURISDICCIÓN 15
4. RENUNCIA EXPRESA A ACCIONES JUDICIALES 18
1 - ANTECEDENTES Y CREDENCIALES DE TRABAJOS SIMILARES (PUNTO EXCLUYENTE)21
3 – REQUERIMIENTOS DEL SERVICIO 21
ANTECEDENTES:
La Confederación Sudamericana de Fútbol (CONMEBOL) es una asociación civil sin fines de lucro, compuesta por diez asociaciones nacionales de fútbol domiciliadas en Sudamérica. Todas ellas están representadas en los distintos órganos de la entidad, cuya máxima instancia es el Congreso, el cual se realiza cada año en forma ordinaria, entre los meses de enero x xxxxx. Las diez asociaciones miembros se encuentran en un plano de igualdad y equilibrio entre sí, y componen el CONSEJO de la Confederación, siendo representadas en el mismo por sus respectivos Presidentes.
Las asociaciones de Argentina, Chile, Uruguay y Brasil, son miembros fundadores de la CONMEBOL.
En nueve de los diez países que componen la CONMEBOL el fútbol es el deporte número uno en cuanto a popularidad a nivel nacional. Nueve asociaciones participaron alguna vez de la Copa Mundial y las diez han organizado competiciones continentales de importancia como la Copa América o el Campeonato Juventud de América Sub-20.
Uruguay tuvo la responsabilidad y el honor de haber sido anfitrión de la primera Copa del Mundo, la máxima cita universal del fútbol, que también hospedaron Brasil, Chile y Argentina. En 2014, luego de 36 años, la Copa Mundial regresó a Sudamérica, con Brasil como anfitrión.
La CONMEBOL atesora diez Copas Mundiales de mayores y diez de juveniles sub -20, tres títulos mundiales en sub-17, cuatro en futsal, cinco en fútbol playa; y otros lauros de importancia a nivel de selecciones y de clubes.
Entre el ranking de la FIFA, entre las 5 mejores del mundo, 4 son selecciones nacionales de las Asociaciones Miembro que conforman la CONMEBOL, siendo Argentina la número 1, Brasil la número 3. Entre las mejores 25, están 4 de las de las 10 Asociaciones Miembro, entre las mejores 50 se encuentran 5 y estando todas representadas entre las 100 mejores del mundo.
En la última edición del mundial FIFA 2022 llevado a cabo en Qatar, la selección Argentina se consagró campeona del mundo, adjudicándose su tercer título a nivel mundial.
Sus diez Asociaciones Nacionales miembros son el máximo orgullo de la CONMEBOL.
“CONMEBOL LIBERTADORES”
La CONMEBOL Libertadores, es un torneo anual internacional de fútbol organizado por la Conmebol, creado en 1960 bajo la denominación de Copa de Campeones de América (en portugués: Copa dos Campeões da América).
En 1965 el torneo adoptó el nombre Libertadores en honor a los líderes de las guerras de independencia hispanoamericanas y brasileña de América del Sur.
Es uno de los más prestigiosos torneos en el mundo y la más prestigiosa competición a nivel de clubes de fútbol en América del Sur. Los torneos de CONMEBOL Libertadores son los siguientes:
• CONMEBOL LIBERTADORES MASCULINA
• CONMEBOL LIBERTADORES FEMENINA
• CONMEBOL LIBERTADORES FUTSAL MASCULINA
• CONMEBOL LIBERTADORES FUTSAL FEMENINA
• CONMEBOL LIBERTADORES FUTBOL PLAYA
• CONMEBOL LIBERTADORES SUB 20
“CONMEBOL SUDAMERICANA”
Es un torneo internacional de fútbol organizado por la Confederación Sudamericana de Fútbol, que reúne a diversos clubes de América del Sur.
“CONMEBOL RECOPA” o “RECOPA”
Es un torneo internacional de fútbol sudamericano que se disputa anualmente, y es organizado por la Confederación Sudamericana de Fútbol.
Esta competición se realiza todos los años desde 1989, excepto el periodo (1999 -2002) que no hubo competición. Se juega anualmente entre el campeón de la CONMEBOL Libertadores y la CONMEBOL Sudamericana, a partidos de ida y vuelta.
1. PROCEDIMIENTO DE LA LICITACIÓN
1.1. OBJETO DE LA LICITACIÓN:
El objeto de la presente Licitación es la contratación de una agencia productora para los servicios producción, coordinación y puesta en escena de la hospitalidad de los torneos o de la CONMEBOL LIBERTADORES, CONMEBOL SUDAMERICANA, FINAL CONMEBOL LIBERTADORES FEMININA Y CONMEBOL RECOPA 2024, 2025 y 2026. Quien resultara
ganador de esta licitación, suscribirá un contrato con CONMEBOL en los términos y condiciones de este Pliego de bases y condiciones y la oferta que fuera aceptada.
En concordancia con los valores éticos y la integridad que CONMEBOL promueve, se requiere que los participantes en esta licitación de compras cumplan con los más altos estándares éticos, tanto durante el proceso de selección como en la ejecución del contrato.
CONMEBOL se reserva el derecho de accionar ante a cualquier hecho o reclamación que se considere fraudulento o corrupto.
1.2. DESCRIPCION DEL SERVICIO:
La empresa que se presenta a la Licitación deberá ser especializada en el rubro de Eventos masivos.
El servicio que debe ser ejecutado, se describe detalladamente en el Anexo A (Especificaciones Técnicas), contiene una guía de requisitos y características de los servicios solicitados, y deberá servir de base para la elaboración de la propuesta.
1.3. ENTREGABLES DE LA LICITACIÓN:
I. ENTREGABLES DESCALIFICATORIOS:
EL OFERENTE obligatoriamente debe presentar a CONMEBOL los siguientes documentos:
1. Planilla de cotización con precios unitarios y totales. Los precios deben ser presentados en dólares americanos (U$).
II. ENTREGABLES NO-DESCALIFICATORIOS:
1. Cronograma de ejecución.
2. Referencias de trabajos similares ya realizados.
1.4. OFERENTES ELEGIBLES
Podrán participar en esta licitación personas físicas, jurídicas y consorcios legalmente constituidos, que hayan presentados sus documentos a través de la plataforma de catastro de la CONMEBOL.
Aquellas personas físicas o jurídicas que no hayan presentado sus documentos, o aquellas que se encuentren en la obligación de actualizar los mismos, deberán de hacerlo de la siguiente manera:
Ingresar al enlace xxxxx://xxxxxxx.xxxxxxxx.xxx/ e iniciar la carga de los documentos, siguiendo las instrucciones y completando los campos correspondientes. Ante dudas, favor contactar al correo xxxxxxxx@xxxxxxxx.xxx
OBS.: Los OFERENTES deberán de ser debidamente catastrados y aprobados por el Departamento de Ética y Cumplimiento de la CONMEBOL para habilitar la apertura de sus ofertas. La no presentación de los documentos mencionados en el citado enlace podrá resultar en la imposibilidad del OFERENTE de participar en la presente licitación.
Ninguna de las condiciones contenidas en las bases de la licitación, así como en las ofertas presentadas por los participantes podrán ser modificadas por el OFERENTE.
CONMEBOL se reserva el derecho de:
• Habilitar rondas de negociación sobre las propuestas comerciales recibidas.
• Preseleccionar o rechazar OFERENTES en cualquier momento de la licitación.
• Solicitar que se aclare o reenvíe cualquier Oferta que no cumpla con los requisitos establecidos en esta licitación.
• Modificar los términos de la Licitación, modificar el cronograma.
No podrán participar en esta licitación:
• personas físicas o jurídicas o en forma conjunta (consorcios) que tengan o hayan tenido en los últimos cinco años litigios con la CONMEBOL, o asociaciones miembros de la CONMEBOL o confederaciones reconocidas por FIFA, y/o la FIFA ya sea como tal o cualquiera de sus accionistas o directores. En caso de que, hayan sido condenadas/sancionadas, deberán haber cumplido su condena/sanción.
• personas físicas o jurídicas que se encuentren dentro de la investigación de FIFA GATE, salvo aquellas que hayan obtenido una autorización por escrito por parte del EDNY o hayan llegado a un acuerdo con éste.
• personas físicas o jurídicas o en forma conjunta (consorcios) que posean actualmente contratos que se encuentren sujetos a evaluación o investigación interna por parte de CONMEBOL.
• personas físicas o jurídicas que se encuentren nominadas en listas de control de sanciones de OFAC, ONU y Listado de Terroristas de la UE.
• personas físicas o jurídicas cuyas instrucciones bancarias tengan como destino países y territorios que se encuentren nominados en listas de control de sanciones de OFAC y territorios no cooperantes del GAFI.
• Agencias e intermediarios.
1.5. PRESENTACION DE LAS OFERTAS
Las ofertas deberán ser enviadas a la dirección de correo electrónico xxxxxxxxx@xxxxxxxx.xxx únicamente. Las ofertas no se aceptarán bajo ningún concepto en formato físico ni carpetas en las oficinas de la CONMEBOL.
Los proveedores interesados deberán presentar sus propuestas en formato electrónico, el tamaño total de los archivos no debe exceder los 25 MB.
Plazos de la Licitación: (Especificados en la hora oficial de Paraguay)
Lanzamiento xxx Xxxxxx: | 16 de febrero de 2024 |
Inscripción a la Licitación y Envío de Documentos Habilitantes: (enviando un e- mail a la dirección xxxxxxxxx@xxxxxxxx.xxx con copia del identificador fiscal) (enviando un e-mail a la dirección xxxxxxxxx@xxxxxxxx.xxx con copia del identificador fiscal) | 22 de febrero de 2024 hasta las 23.59h - PY |
Recepción de Dudas y Preguntas | 25 de febrero de 2024 hasta las 23.59h - PY |
Respuestas CONMEBOL | 16 de febrero de 2024 |
Presentación de Ofertas | 11 xx xxxxx de 2024 hasta las 23.59h - py |
Adjudicación | Dentro de los 30 días a partir de la recepción de las ofertas. |
- Todas las comunicaciones referentes a la licitación deberán ser enviadas a la dirección xxxxxxxxx@xxxxxxxx.xxx, sin copiar a ningún otro correo de la CONMEBOL.
- No se recibirá ninguna oferta fuera del plazo detallado en la tabla precedente.
- Cada concursante es responsable de todos los costos, gastos y responsabilidades incurridos por él o por cualquier tercero que asista al OFERENTE en la preparación de su Oferta y en cualquier etapa posterior del proceso de esta Licitación (incluso en cualquier negociación con CONMEBOL) después de la presentación de su Oferta (ya sea que se haya llegado a un acuerdo con dicho OFERENTE o no).
- CONMEBOL NO será responsable en ninguna circunstancia de los costos, gastos o responsabilidades en que incurra un OFERENTE en relación con la preparación, negociación, contratación o ejecución de cualquier Contrato.
1.6. NATURALEZA VINCULANTE
Cualquier oferta presentada es vinculante e irrevocable por un período de noventa (90) días a partir de la fecha de cierre. Una vez aceptada una oferta y notificada al OFERENTE, éste monto no podrá sufrir alteraciones.
1.7. CRITERIO DE EVALUACION
Todas las ofertas presentadas en tiempo y forma serán debidamente evaluadas. Los criterios utilizados por la CONMEBOL son meramente enunciativos, no incluidos en forma taxativa, por lo que cualquier criterio que pudiera surgir será considerado parte de esta licitación.
Todas las ofertas presentadas en tiempo y forma serán verificadas internamente, por un COMITÉ EVALUADOR, el cual será responsable de la toma final de decisión de contratación. El Comité Evaluador se encuentra conformado por áreas internas de la CONMEBOL.
El Comité Evaluador de la CONMEBOL podrá requerir al OFERENTE la presentación de documentos adicionales, siempre y cuando sean necesarios para evaluar su capacidad técnica y financiera, debiendo el OFERENTE presentarlos dentro del plazo que se le indique, pudiendo su incumplimiento generar la desestimación de la Propuesta.
Los OFERENTES deberán contemplar la posibilidad de que la CONMEBOL les solicite, durante el período de evaluación de las ofertas, visitas a sus instalaciones, como así también responder a todo tipo de aclaraciones, acerca de la propuesta presentada, a efectos de constatar la capacidad operativa del OFERENTE.
La cancelación/ suspensión de la Licitación, no generará responsabilidad (civil, penal, administrativo, o comercial, etc) para la CONMEBOL, y las ofertas podrán ser consideradas “DESCALIFICADAS” en los siguientes casos:
• El Incumplimiento de las condiciones y requisitos exigidos en el pliego de bases y condiciones.
• Presentación extemporánea de la oferta o cualquier información, requerimiento o documentación solicitada por CONMEBOL.
• Falta de respuesta en el plazo solicitado a las consultas que realice la CONMEBOL.
• Presentaciones extemporáneas de cualquier información, documentación, o requerimientos solicitados en un plazo estipulado por parte de la CONMEBOL.
La CONMEBOL evaluará las Ofertas, reservándose los siguientes derechos, incluyendo, sin limitación, entre otros, los siguientes:
• Retirar o modificar los términos de este pliego en su totalidad o en parte y / o los términos y condiciones de esta licitación;
• Lanzar una licitación adicional o modificada;
• Retirarse de cualquier negociación con respecto a cualquier oferta; y / o
• Declarar desierta la presente licitación, aún si ha notificado a un ganador, pero aún no se ha suscrito el Contrato final.
• Rechazar cualquier Oferta que no reúna los requisitos de la presente licitación.
• Solicitar información adicional o aclaraciones sobre la Oferta.
• Entablar negociaciones con uno o más OFERENTES a su exclusivo criterio, aún cuando tales negociaciones fueran sobre bases exclusivas o no exclusivas.
• Llevar a cabo una selección o proceso de evaluación completamente nuevo o revisado a discreción de la CONMEBOL.
2. CONDICIONES GENERALES DE CONTRATACION
2.1. OBLIGACIONES CONTRACTUALES
• El OFERENTE se obligará a lo siguiente:
a) Suscribir en tiempo y forma el contrato propuesto por CONMEBOL y la adherencia a políticas y códigos de CONMEBOL y otros que pudieran aplicar.
b) Proveer de staff calificado, de acuerdo con el servicio contratado.
c) Suministrar a su personal las herramientas y los equipos necesarios para la ejecución de los servicios, orientar y brindar dirección técnica de los trabajos contratados.
d) Siempre y cuando CONMEBOL lo estime necesario, el OFERENTE deberá contar con oficinas o subsidiarias en los países en los que preste el servicio. Las oficinas o subsidiarias deberán estar debidamente identificadas en el contrato, con domicilio, apoderados, e información de contacto, y haber pasado por un proceso documentado de control de calidad.
e) Todas las empresas subcontratadas del OFERENTE deberán tener trayectoria mínima de dos (2) años en el mercado local, y contar con cinco clientes referenciales.
f) En caso de incumplimiento, el OFERENTE se obliga a abonar las multas establecidas por la CONMEBOL. Esta se reserva el derecho de iniciar acciones legales en contra del OFERENTE por Xxxxx y Perjuicios que pudiera sufrir CONMEBOL.
g) Plazos para la ejecución del contrato: Dentro de los 15 (quince) días desde el momento de la adjudicación.
h) Es obligación del OFERENTE contratar pólizas de seguros por accidentes de trabajo, enfermedad, accidente, muerte, incapacidad total o parcial, temporaria y/o permanente de los empleados contratados directamente por el OFERENTE, quien será exclusivo responsable del vínculo laboral entre los trabajadores y el OFERENTE. EL OFERENTE seleccionado, deberá presentar las pólizas para que se pueda suscribir el contrato.
2.2 CONDICIONES COMERCIALES:
a. El precio establecido deberá mantenerse fijo durante la vigencia del presente contrato. El precio pactado para este contrato corresponderá al ofertado por el OFERENTE e incluye la totalidad de los gastos, impuestos y desembolsos que la ejecución del servicio ocasione al OFERENTE en su país de residencia, así como donde sean prestados los servicios objeto de la licitación.
b. Al momento de la preparación de la oferta, deberán tener en cuenta la legislación tributaria aplicables en su país de origen y el de los países en donde se prestarán los servicios, debiendo contemplar todos los impuestos, tasas y/o contribuciones.
c. El OFERENTE deberá asumir, en la medida que por ley les corresponda, todos y cada uno de los impuestos, tasas y tributos de cualquier naturaleza, tanto nacionales, municipales y/o de cualquier otra índole, presentes o futuros que deban respectivamente tributar como consecuencia o a causa de la celebración de un contrato con la CONMEBOL en su país de origen y en el de los países donde se presta el servicio.
d. Las facturas emitidas por ejecución de los servicios serán recibidas como máximo el día 25 de cada mes, o su inmediato día hábil anterior, en caso de que sea inhábil. Las facturas deberán ser remitidas a la CONMEBOL como máximo dentro de las 48 horas posteriores a su fecha emisión, las que sean enviadas luego de este lapso serán devueltas al OFERENTE.
e. En todos los casos es obligatoria la presentación por parte del OFERENTE de la factura legal /fiscal correspondiente junto con la Orden de Compra emitida por la CONMEBOL. Facturas sin órdenes de compra no serán aceptadas.
f. Los pagos serán realizados dentro de los 30 días posteriores a la recepción de las facturas, y las facturas serán recibidas solo una vez que los servicios hayan finalizados conforme lo acordado en el contrato.
g. Todos los pagos serán realizados únicamente vía transferencia bancaria, a una cuenta en la cual el OFERENTE es titular. Todo gasto relativo al cobro por transferencia recibida en la mencionada cuenta será absorbido únicamente por el OFERENTE.
2.3 GARANTÍA DE CUMPLIMIENTO
El OFERENTE deberá garantizar el fiel cumplimiento de contrato por un porcentaje del (50%) del valor total del contrato.
A tal efecto deberá presentar a la CONMEBOL una garantía de cumplimiento del contrato, bajo cualquiera de las siguientes formas:
1. Garantía bancaria emitida por un Banco.
2. Póliza de seguros emitida por una Compañía de Seguros autorizada a operar y emitir pólizas de seguros de caución, y que tenga sucursal en Paraguay.
3. La garantía de cumplimiento de contrato deberá ser presentada por el OFERENTE dentro de los diez (10) días calendarios siguientes a partir de la fecha de suscripción del Contrato, salvo que la prestación de los servicios se realice dentro del citado plazo.
4. La falta de constitución y entrega oportuna de las garantías será causal de rescisión del contrato por causa imputable al contratista.
5. La garantía de cumplimiento de contrato se hará efectiva si la Contratante determinaré la rescisión del contrato por causa imputable al Contratista, conforme a la ley y al contrato.
2.4 PENALIDADES APLICABLES
En el contrato se establecerán las siguientes penalidades en caso de incumplimiento:
Incumplimiento | Penalidad |
Incumplimiento que afecten al tiempo de operación del evento | 50% |
Fallas técnicas dentro de la tecnología aplicada para las invitaciones que retrasen el reporte en tiempo y forma requeridos según contrato. | 30% |
Fallas técnicas que afecten el montaje general de la producción del evento. | 20% |
Incumplimiento con la necesidad de staff por operación | 10% |
Incumplimiento de entrega de materiales descriptos en la propuesta. | 30% |
Incumplimiento de ejecución de acciones descriptas en la propuesta. | 20% |
Incumplimiento con la gestión de permisos en tiempo para habilitación del espacio. | 20% |
Incumplimiento con la seguridad requerida para el evento | 20% |
El monto de las penalidades es calculado sobre el monto total por partido. Las penalidades serán verificadas con el reporte del Hospitality Venue Manager, y el importe de penalización será descontado del pago al término de cada fase.
2.5 VIGENCIA DEL CONTRATO
El contrato tendrá vigencia de 3 años, computados a partir de la suscripción.
LA CONMEBOL tendrá la facultad para rescindir el contrato sin expresión de causa, ni pago de indemnización alguna, en cualquier momento, notificando tal decisión al OFERENTE con una anticipación de al menos treinta (30) días corridos.
2.6 CONFIDENCIALIDAD
Es obligatorio mantener en estricta confidencialidad y a no divulgar las informaciones, conocimientos técnicos, experiencia y demás datos confidenciales propiedad de la CONMEBOL, ni la información y documentos generados por el OFERENTE en beneficio de la CONMEBOL con respecto a la ejecución de los servicios (la “Información Confidencial”).
El OFERENTE seleccionado se obliga a que sus empleados, subcontratistas y/o cualquier otra persona por la cual deban responder legalmente, mantengan la Información Confidencial en estricta reserva y secreto y que no la utilicen, distribuyan, suministren, reproduzcan y/o revelen a persona alguna, salvo en la manera permitida y con sujeción a los términos y condiciones del Contrato a ser suscripto.
El OFERENTE seleccionado sólo podrá usar la Información Confidencial con el único objeto de prestar los SERVICIOS y no podrá utilizarla, en forma directa o indirecta, en su propio beneficio o de cualquier forma ya sea durante el plazo de este Contrato o en cualquier momento posterior a su terminación, cualquiera sea la causa.
EL OFERENTE seleccionado no podrá copiar, duplicar o reproducir la Información Confidencial o cualquier parte de esta sin contar con el consentimiento expreso, previo y por escrito de LA CONMEBOL.
El OFERENTE deberá mantener indemne a LA CONMEBOL frente a cualquier reclamo, acción, daños y perjuicios, pérdidas, costos o gastos soportados por LA CONMEBOL como consecuencia de cualquier violación a esta obligación de confidencialidad por parte de EL OFERENTE, sus funcionarios, empleados, subcontratistas o terceros por los que legalmente deba responder.
Las obligaciones establecidas en este pliego no serán aplicables a aquella Información Confidencial que:
a. A la fecha de ser revelada esté publicada o disponible al público de cualquier otra forma;
b. Luego de ser revelada por LA CONMEBOL se publique o se torne disponible al público de cualquier otra forma que no sea a través de un acto u omisión por parte de EL OFERENTE o sus funcionarios o empleados, contratistas o terceros por los que legalmente deba responder; o,
c. El OFERENTE seleccionado demuestre que se encontraba legítimamente en su poder a la fecha de ser revelada y que no fue adquirida en forma directa o indirecta de LA CONMEBOL.
2.7 RESPONSABILIDAD E INDEMNIDAD
La falta de cumplimiento por parte del OFERENTE de cualquiera de sus obligaciones dentro de los plazos establecidos, le hará incurrir en xxxx de pleno derecho, sin necesidad de interpelación judicial y/o extrajudicial.
EL OFERENTE será la única responsable por los actos u omisiones vinculados a la prestación de los SERVICIOS que puedan generar responsabilidad de carácter civil, penal, tributaria, laboral, previsional, ambiental y/o de cualquier otra índole y por los accidentes que sus equipos, empleados, dependientes, terceros subcontratados y/o cualquiera por los que legalmente deba responder, ocasionen con motivo de la prestación de los SERVICIOS.
EL OFERENTE se obliga a mantener indemne a LA CONMEBOL, frente a cualquier reclamo de cualquier tipo, judicial y/o extrajudicial, realizado o que realice cualquier tercero contra LA CONMEBOL, como consecuencia de los actos u omisiones vinculados a la prestación de los SERVICIOS contratados.
EL OFERENTE se obliga a indemnizar y mantener indemne a LA CONMEBOL respecto de:
a. Cualquier daño o contingencia de índole civil, laboral, administrativa y/o penal y cualquier demanda, acción, reclamo judicial, extrajudicial o de cualquier naturaleza asociadas a las mismas, proveniente de las Personas Relacionadas y/o terceros que estén vinculados con, o de cualquier manera en relación con, LA CONMEBOL o por quien LA CONMEBOL deba legal, contractual y/o extracontractualmente responder (incluyendo sin limitación, por los eventuales costos y costas, honorarios y gastos razonables de asesoramiento legal y de otros agentes y asesores que se designen al efecto); y
b. Cualquier responsabilidad, daño, pérdida, reclamo, costo, gasto o desembolso (incluyendo sin limitación, las eventuales costos, honorarios y gastos razonables de asesoramiento legal y de otros agentes y asesores que se designen al efecto) que dicha Persona indemnizable sufra o pueda sufrir con motivo del ejercicio y/o cumplimiento y/o incumplimiento y/o cumplimiento parcial o tardío por parte de la empresa seleccionada de sus obligaciones, prestaciones, cargas, responsabilidades, deberes, derechos, funciones, conforme al presente Contrato y/o de los actos y/u operaciones contemplados o relacionados con el presente Contrato.
c. Abonará a LA CONMEBOL todas las sumas que la CONMEBOL, por cuenta propia o de la Persona indemnizable de que se trate, le requiera mediante una notificación dentro de los cinco (5) días hábiles de recibidos todos y cada uno de los reclamos, acciones, notificaciones y/o demandas.
d. Por la presente, el OFERENTE declara haber leído y entendido los documentos y políticas de la CONFEDERACION SUDAMERICANA DE FUTBOL (CONMEBOL) - publicado en la web en xxx.xxxxxxxx.xxx que establecen los principios que conducen la gestión de los negocios de CONMEBOL, así como las relaciones contractuales y otras relaciones con terceros.
e. A la luz de lo anterior, y en relación con la ejecución del presente contrato, el OFERENTE se compromete a:
i. a gestionar sus actividades de conformidad con: - todos los principios, valores y compromisos expresados en los documentos mencionados anteriormente; - políticas y compromisos similares, si los hubiere, adoptados públicamente por CONMEBOL;
ii. y, en particular, se compromete: - a no utilizar ni apoyar el uso de ninguna forma de trabajo infantil, esclavitud, servidumbre, trabajo forzoso/obligatorio o trata de seres humanos, o cualquier otra forma de explotación; - garantizar la igualdad de oportunidades, la libertad de asociación y la promoción del desarrollo de cada individuo; - oponerse al uso de castigos corporales, coerción mental o física o abuso verbal; - cumplir con las leyes aplicables y las normas de la industria sobre horas de trabajo y salarios, asegurando que los salarios sean suficientes para satisfacer las necesidades básicas del personal; - establecer y mantener procedimientos apropiados para evaluar y seleccionar a los proveedores y subcontratistas sobre la base de sus compromisos con los derechos sociales, humanos y laborales y la responsabilidad ambiental; - no tolerar la corrupción de ninguna manera, forma o forma en ninguna jurisdicción, incluso si tales actividades están permitidas, toleradas
o no son perseguibles; - evaluar y reducir el impacto medioambiental de sus propios productos y servicios a lo largo de todo su ciclo de vida; - utilizar los recursos materiales de manera responsable, a fin de lograr un crecimiento sostenible que respete el medio ambiente y los derechos de las generaciones futuras; - implementar modelos de gestión similares dentro de su propia cadena de suministro.
f. El OFERENTE reconoce que CONMEBOL tiene el derecho, en cualquier momento, de verificar, ya sea directamente o a través de terceros, el cumplimiento por su parte de las obligaciones aquí asumidas. Las Partes acuerdan que CONMEBOL puede rescindir el/los Contrato/s y/o el/los Pedido/s y ejercer cualquier recurso disponible por ley en caso de que el OFERENTE incumpla cualquiera de las disposiciones establecidas en el clausula
2.7 inc. e) presente pliego.
2.8 LEY APLICABLE Y JURISDICCIÓN
El Contrato suscripto, sus condiciones y obligaciones derivados de o en relación con él se regirán e interpretarán de conformidad con las leyes de la República del Paraguay
Las Partes acuerdan someter cualquier controversia que surja de la ejecución de este Contrato o tenga relación con el mismo, con su interpretación, validez o invalidez, a un proceso de mediación ante el Centro de Arbitraje y Mediación Paraguay de la Cámara Nacional de Comercio y Servicios del Paraguay (el “CAMP”), de acuerdo con las normas de procedimiento para mediación que posee dicha institución. Para el caso que las Partes no resuelvan la controversia en el procedimiento de mediación, se obligan a someter su diferencia a arbitraje, ante un tribunal arbitral conformado por 3 (tres) árbitros designados de la lista del Cuerpo Arbitral del CAMP, que decidirá conforme a derecho, siendo el laudo definitivo vinculante para las Partes.
En ambos casos se aplicarán los reglamentos respectivos y demás disposiciones que regulen los procedimientos en cuestión al momento de recurrir a los mismos, declarando las Partes conocer y aceptar los vigentes, incluso en orden a su régimen de gastos y costas, considerándolos parte integrante del presente Contrato.
Para la ejecución xxx xxxxx arbitral, las Partes de común acuerdo se someten a la jurisdicción de los Tribunales Civiles y Comerciales de la Ciudad xx Xxxxxxxx, Paraguay, con renuncia expresa de cualquier otro fuero o jurisdicción, aunque les fuera más favorable.
2.9 FRAUDE Y CORRUPCIÓN
La CONMEBOL exige que los OFERENTES, observen los más altos niveles éticos, ya sea durante el proceso de la Licitación o de ejecución de un contrato. La CONMEBOL actuará frente a cualquier hecho o reclamación que se considere fraudulento o corrupto. Los OFERENTES declaran y garantizan:
a) que han leído y entendido la prohibición sobre actos de fraude y corrupción dispuesta por la CONMEBOL y se obligan a observar las normas pertinentes;
b) que no han incurrido en ninguna infracción de las políticas sobre fraude y corrupción descritas en este documento;
c) que no han tergiversado ni ocultado ningún hecho sustancial durante los procesos de adquisición o ejecución del Contrato;
d) que ninguno de sus directores, funcionarios o accionistas principales ha sido declarados culpables de delitos vinculados con fraude y corrupción.
e) La empresa seleccionada declara haber leído y se obliga a cumplir con todas las actividades requeridas en este Contrato, en todo momento con todos los reglamentos, leyes y legislación contra soborno y corrupción, incluyendo pero no limitándose al Foreign Corrupt Practices Act (FCPA) (15 U.S.C. §78-dd-1, et seq., en su versión modificada), al UK Bribery Act 2010 (Ley inglesa de 2010 contra el soborno), así como a cualquier otra ley anti soborno, anticorrupción y sobre conflictos de intereses aplicable a al OFERENTE y/o a la CONMEBOL. En este sentido, se compromete a no hacer u ofrecer directa o indirectamente pagos, regalos, favores, diversión, viajes y/o donaciones a ningún empleado, prestadores de servicios, miembros del Consejo o de los diversos Comités, sea en la esfera nacional, estatal y/o municipal, a partidos políticos y/o a cualquier candidato a cargo político, bajo circunstanciasen que el pago, regalo, favor, diversión, viajes y/o donaciones constituya un pago ilegal y/o sea dado con el propósito de asegurar una ventaja indebida u obtener cualquier beneficio del Poder Público o de tal empleado, agente o representante.
f) El OFERENTE declara no encontrarse en las listas de sanciones de la Oficina de Control de Activos EE. UU. (OFAC) y en la lista de sanciones de la Organización de las Naciones Unidas (ONU), si se trata de una persona jurídica además declara que sus representantes legales y accionistas no se encuentran en dichas listas.
g) En este sentido, El OFERENTE se comprometen a no realizar ni ofrecer, directa o indirectamente, pagos, obsequios, favores, entretenimientos, viajes y/o donaciones a ningún empleado, proveedor de servicios, miembros del directorio o de los diversos comités de la otra o, en relación con cualquier aspecto de este Contrato , a cualquier autoridad pública, partido político y/o a cualquier candidato a un cargo político (en cualquier país, estado y/o municipio) o cualquier otra persona (cada uno de los anteriores, una Persona Relevante de la CONMEBOL o Consultor) en circunstancias en las que ese pago, obsequio, favor, entretenimiento, viaje y/o donación equivalga a un pago ilegal y/o se haya otorgado para obtener una ventaja injusta o cualquier beneficio de dicha Persona Relevante de la CONMEBOL o el OFERENTE;
h) Que cuentan con sistemas y controles efectivos para evitar la esclavitud, el trabajo infantil y la trata de personas en cualquier parte de su negocio y cadena de suministro. Cada Parte deberá, previa solicitud y en cualquier momento durante el Plazo, proporcionar a la otra Parte una declaración jurada de que controla y previene efectivamente la esclavitud, el trabajo infantil y la trata de personas en cualquier parte de su negocio y cadena de suministro);
i) Que observarán los más altos estándares éticos en la explotación de sus respectivos derechos y en el cumplimiento de sus respectivas obligaciones en virtud del presente Contrato;
j) Que actuarán contra cualquier hecho o reclamo que se considere fraudulento o corrupto en el ámbito de este Contrato;
k) Que han leído y comprendido la prohibición de actos de fraude y corrupción y se comprometen a observar las normas pertinentes;
l) Que a su xxxx saber y entender, no han incurrido en ninguna violación a las normas y políticas sobre fraude y corrupción descritas en esta Cláusula;
m) Que no han tergiversado ni ocultado ningún hecho material durante el proceso de negociación y firma de este Contrato; y
n) Que a su xxxx saber y entender, ninguno de sus directores, funcionarios o principales accionistas ha sido condenado por delitos relacionados con el fraude y la corrupción.
2.10 CONFLICTO DE INTERESES
El OFERENTE declara que no existe conflicto de intereses que pueda afectar el normal desarrollo del Contrato, así como el legal de los recursos; y se compromete a denunciar cualquier conflicto de intereses que pueda surgir durante la ejecución del contrato. En caso de existir algún tipo de conflicto de intereses deberán realizar la declaración pertinente a través de los formularios que serán puestos a disposición del OFERENTE para tal efecto.
2.11 RENUNCIA A DERECHOS
El OFERENTE deberá transferir a la CONMEBOL los derechos subyacentes de edición y autoría necesaria.
Los estudios, proyectos, informes, las Web Sites, Apps y/o cualquier otro documento elaborado, generado y/o proporcionado por el OFERENTE con motivo de la prestación de los SERVICIOS, será de propiedad exclusiva de LA CONMEBOL, quien podrá registrarlos ante los organismos correspondientes y utilizarlos sin restricción o costo alguno, inclusive con relación a otros proyectos de su propiedad y/o propiedad de sus compañías controladas, controlantes y/o cualquier otra compañía vinculada. El OFERENTE será el único responsable por las infracciones que se cometan a los derechos de propiedad intelectual de terceros. El OFERENTE deberá responder directamente por cualquier tipo de reclamo efectuado, manteniendo, en todos los casos, indemne a LA CONMEBOL frente a tales reclamos. El OFERENTE, a su exclusiva xxxxx, y sin que ello afecte la prestación de los SERVICIOS, efectuará modificaciones a los SERVICIOS de modo tal a evitar futuras violaciones y garantizar que éstas sean subsanadas.
El OFERENTE, al presentarse a la presente Licitación declara bajo fe de juramento que goza de todas las autorizaciones, habilitaciones y/o patentes de los medios utilizados para brindar el servicio.
3. ADJUDICACIÓN
La CONMEBOL, adjudicará el Contrato al OFERENTE cuya oferta resulte, a criterio exclusivo de la CONMEBOL, la más conveniente a los criterios técnicos y administrativos establecidos exclusivamente por la CONMEBOL. La presentación de Xxxxxxx a la Licitación implica el conocimiento, aceptación y conformidad expresa por parte de los OFERENTE, de todos y cada
uno de los términos y condiciones del presente Pliego de Bases y Condiciones, el cual formará parte integrante del contrato.
La CONMEBOL también podrá declarar desierto la licitación, cuando a su criterio, ninguna de las ofertas presentadas reúne los requisitos establecidos en esta licitación.
4. RENUNCIA EXPRESA A ACCIONES JUDICIALES
Siendo la presente Licitación un procedimiento privado establecido por la CONMEBOL, no se admitirá la presentación de ninguna acción o recurso judicial ni solicitud de medidas cautelares, por parte de ninguno de los OFERENTES. Con la presentación de la Propuesta, el OFERENTE manifiesta expresamente su renuncia a cualquier acción judicial o extrajudicial contra las decisiones adoptadas por CONMEBOL.
Todos aquellos OFERENTES que presenten su oferta y participan de la licitación, declaran conocer y aceptar los términos de la presente cláusula, declarando irrevocablemente la renuncia expresa a demandar o a solicitar a los jueces y tribunales de la República del Paraguay o alguna otra jurisdicción medidas cautelares, que pudieran de alguna manera obstaculizar de la presente licitación para la selección de OFERENTES. Actos de esta naturaleza serán considerados lesivos para los intereses de la CONMEBOL y estarán sujetas al reclamo de daños y perjuicios correspondiente, contra aquél que intentare acciones de la naturaleza descripta en la presente cláusula.}
5. PROPIEDAD INTELECTUAL
Todos los derechos, títulos e intereses (incluidos, entre otros, los derechos de autor) en esta Licitación y cualquier material proporcionado por CONMEBOL a cualquier OFERENTE o posible OFERENTE son y seguirán siendo propiedad exclusiva de los mismos.
Una vez recibidos cada documento de la Oferta (y los medios físicos en los que se registra) pasará a ser propiedad física de CONMEBOL. Independientemente de si una Oferta es adjudicada o no, CONMEBOL tendrá el derecho de usar (sin ningún tipo de pago o res tricción) todas las ideas, conceptos, propuestas, recomendaciones u otros materiales (salvo las marcas comerciales y los materiales protegidos por derechos de autor) contenidos en tal licitación o comunicada de otro modo a CONMEBOL durante el proceso de la Oferta. El OFERENTE renuncia a cualquier derecho que tenga y no deberá hacer ningún reclamo contra CONMEBOL con respecto a cualquier uso hecho por los mismos de cualquier propiedad intelectual u otros derechos similares relacionados con las ideas, conceptos o cualquier otro material (salvo las marcas registradas o materiales de derechos de autor de terceros) incluidos en sus documentos de la licitación.
ANEXOS
- Anexo A: Especificaciones del Servicio
Descripción del Servicio
El Servicio de HOSPITALIDAD se dirige a un público seleccionado que asiste a los partidos, como los Patrocinadores de los dos Torneos y los Titulares de Derechos, a los que se les ha dado acceso a las áreas restringidas por CONMEBOL.
El Servicio de HOSPITALIDAD se llevará a cabo en áreas exclusivas, dentro del estadio, o locaciones externas a este, para los torneos CONMEBOL Libertadores 2024, 2025, 2026, CONMEBOL Sudamericana 2024, 2025, 2026, Final CONMEBOL Libertadores
Femenina 2024, 2025, 2026. Y CONMEBOL Recopa 2024, 2025, 2026. Dichas
hospitalidades podrán realizarse dentro del territorio de las asociaciones miembro de la CONMEBOL.
El número máximo de partidos para el Programa de HOSPITALIDAD es:
De veintiocho (28) en la fase final de la CONMEBOL Sudamericana 2024. De veintiocho (28) en la fase final de la CONMEBOL Libertadores 2024.
De Un (1) en Final de CONMEBOL Libertadores Femenina 2024. De dos (2) en las finales de la CONMEBOL Recopa 2025.
De veintiocho (28) en la fase final de la CONMEBOL Sudamericana 2025. De veintiocho (28) en la fase final de la CONMEBOL Libertadores 2025.
De Un (1) en Final de CONMEBOL Libertadores Femenina 2025. De dos (2) en las finales de la CONMEBOL Recopa 2026.
De veintiocho (28) en la fase final de la CONMEBOL Sudamericana 2026. De veintiocho (28) en la fase final de la CONMEBOL Libertadores 2026.
De Un (1) en Final de CONMEBOL Libertadores Femenina 2026. De dos (2) en las finales de la CONMEBOL Recopa 2027.
*CONMEBOL se reserva el derecho de definir con 15 días de antelación en cada etapa la confirmación de cantidad de partidos.
El rango de cantidad de invitados para el Servicio de HOSPITALIDAD en los partidos de la CONMEBOL Libertadores es de cien (100) a cuatrocientas (400) personas por partido.
El rango de cantidad de invitados para el Servicio de HOSPITALIDAD en los partidos de la CONMEBOL Sudamericana es de cien (100) a trescientas (300) personas por partido.
El rango de cantidad de invitados para el Servicio de HOSPITALIDAD en los partidos de la Final de la CONMEBOL Libertadores Femenina es de ciento cincuenta (150) a doscientas cincuenta (250) personas.
El rango de cantidad de invitados para el Servicio de HOSPITALIDAD en los partidos de las Finales de la RECOPA (Ida y/o Vuelta) es de ciento cincuenta (150) a trescientas (300) personas.
Los estadios y ubicaciones para la hospitalidad en los cincuenta y seis (56) partidos de las fases finales de la CONMEBOL Libertadores y Sudamericana de cada año, serán definidos luego del Sorteo de Octavos de Final, a celebrarse anualmente.
Los estadios y ubicaciones para la hospitalidad de los dos (2) partidos de la final de la CONMEBOL Recopa, serán definidos a la culminación de las finales de la CONMEBOL Libertadores y CONMEBOL Sudamericana de las ediciones anteriores. A los servicios de hospitalidad previstos para la temporada 2024, los estadios y ubicaciones serán informados
por la CONMEBOL una vez concluido el Sorteo a la fase final de la CONMEBOL Libertadores y Sudamericana de 2024.
Los servicios de hospitalidad previstos para la final de la CONMEBOL Libertadores Femenina 2024, 2025 y 2026 serán informados luego de la confirmación de la sede para el partido de cada año respectivamente.
La CONMEBOL informará en caso de que exista cualquier cambio en el formato de las competencias que puedan impactar en la entrega de los servicios de hospitalidad, objeto de este concurso.
El oferente seleccionado deberá estar presente en las visitas técnicas, coordinadas por la CONMEBOL a los estadios, que podrán ser realizadas a partir xx xxxxx del año de la competición correspondiente. La CONMEBOL podrá solicitar al oferente seleccionado que participe de cualquier otra visita técnica, relacionada al objeto de este concurso, en cualquier momento. El oferente es el único responsable por todos los costos de su equipo, representantes, subcontratados y otros involucrados.
La CONMEBOL informará al oferente seleccionado la cantidad de invitados para cada hospitalidad, con las siguientes anticipaciones:
- Hasta 10 días antes del inicio de octavos de final
- Entre 10 y 15 días antes del inicio de cuartos de final
- Entre 10 y 15 días antes del inicio de semifinales
- Entre 10 y 15 días antes de la decisión de la sede de la final de la CONMEBOL Libertadores Femenina.
- Entre 10 y 15 días antes de cada edición de la CONMEBOL Recopa.
La propuesta debe incluir, pero no limitarse a:
1. Presentación de antecedentes en eventos similares y credenciales de la empresa.
2. Concepto creativo
3. Requerimientos de servicios para la operación:
- Requerimientos del Venue
- Concepto de alimentación y bebidas
- Concepto de ambientación e iluminación
- Branding
- Limpieza
- Staff
- Invitación y control de acceso
- Horas de operación
- Transporte
- Seguridad
- Concepto de infotainment
- Merchandising
- Acreditaciones
- Manejo de residuos
4. Reportes
5. Permisos
6. Propuesta económica
7. Cobertura de foto y video
1 - ANTECEDENTES Y CREDENCIALES DE TRABAJOS SIMILARES (PUNTO EXCLUYENTE)
El oferente deberá tener trayectoria mínima de dos (2) años en eventos similares y/o correspondientes a servicios de hospitalidad, así como, las subcontratadas del Oferente también deben contar con dichos antecedentes, los mismos deben proporcionar datos y proyectos de mínimamente cinco clientes referenciales que demuestren la reputación y trayectoria en dichos eventos mencionados.
2 - CONCEPTO CREATIVO
El objetivo de CONMEBOL es crear un espacio de hospitalidad en el cual invitados importantes (rightholders, sponsors y propios), vivan una experiencia exclusiva al asistir a un partido de futbol de las fases finales de las competencias.
De esta manera, se busca generar un sentido atractivo y de pertenencia, en base a un concepto creativo que CONMEBOL denomina “CLUB”: Libertadores Club, Sudamericana Club, Libertadores Femenina Club y Recopa Club; con la intención de generar experiencias con grandes impactos en los invitados.
El Oferente será responsable de complementar creativamente este concepto, siguiendo los lineamientos de marca y estrategias establecidas con la misma.
CONMEBOL exige que los oferentes que participen en los procedimientos de contratación cumplan con los más altos niveles éticos, ya sea durante el proceso de licitación o de ejecución de un contrato. CONMEBOL actuará frente a cualquier hecho o reclamación que se considere fraudulento o corrupto.
3 – REQUERIMIENTOS DEL SERVICIO
- REQUERIMIENTO DEL VENUE
Espacio Cedido Dentro del Estadio: La CONMEBOL otorgará al oferente un área operativa y de servicio para los invitados que dependerá de las necesidades acorde a la cantidad de invitados para la hospitalidad. Esto se aplica tanto a ubicaciones dentro de los estadios como a ubicaciones externas.
En estos casos, la siguiente infraestructura básica será provista por la CONMEBOL:
• Energía de la red
• Salida de agua corriente
• Puertas seguras y salidas de emergencia.
• Iluminación funcional básica.
Infraestructura y equipamiento: El oferente es responsable, a su propio costo, de cualquier infraestructura, elemento de mobiliario, material y / o equipo que sea necesario para la operación del servicio de Hospitalidad de CONMEBOL y para la instalación, mantenimiento, vigilancia, almacenamiento, desmantelamiento. y remoción de equipamiento. Cualquier infraestructura, elemento de mobiliario, material y / o equipo que la CONMEBOL proporcione a el oferente para la ejecución de los servicios, debe ser devuelto, limpio y en las mismas condiciones en que se recibió. Cuando un socio comercial de la CONMEBOL proporciona a el oferente un artículo o equipamiento (por ejemplo, pero no limitante a, un refrigerador de marca), el oferente usará dicho artículo como lo indica la CONMEBOL. Para evitar dudas, dicha disposición del Equipamiento está sujeta a la aprobación por escrito de CONMEBOL.
Fuera del Estadio: Para brindar un servicio de alta calidad a los clientes, salones en lugares externos pueden ser requeridos. El oferente debe proporcionar toda la infraestructura y el equipo para las salas en lugares externos, incluida la estructura de la carpa (con aire acondicionado) en caso de lugares abiertos. En este caso en el cual el club no cumpla con su obligación, todo lo referente a generadores, baños químicos, las conexiones de los servicios básicos, el equipamiento de cocina, el equipo de limpieza y los utensilios, podría considerarse como gasto extra, previa aprobación por parte de CONMEBOL.
- CONCEPTO DE ALIMENTACIÓN Y BEBIDAS:
El Oferente debe presentar a la CONMEBOL una propuesta de menú de productos que deberá contener alimentos y bebidas que se servirán en los salones o e s p a c i os d e l i mi t ad o s po r l os cl u b es . El menú de alimentos y bebidas requiere la aprobación previa, por escrito, de l a CONMEBOL. Si hubiera alguna diferencia en el concepto de menú propuesto, entonces la CONMEBOL tendrá el derecho final de decisión al respecto. L a CONMEBOL determinará, de buena fe, una fecha en la cual el Oferente debe enviar a CONMEBOL todas las propuestas de menú, a más tardar, para la elaboración de los alimentos.
Las propuestas deben incluir productos de gastronomía local e internacional, y debe contemplar productos acordes a necesidades dietéticas especiales: opciones vegetarianas, sin gluten y baja en calorías. El menú básico debe incluir:
• Entradas frías
• Entradas calientes
• Estación de pan
• Estación de quesos
• Estación xx xxxxx en frío
• Opciones de ensalada
• Platos principales
• Estación de tallado / cocina en vivo
• Pinchos Variados
• 2 opciones para niños
• Dulces
Todas las opciones deben proporcionar una vajilla completa, que puede indicar CONMEBOL, según los requisitos de seguridad del estadio/localidad. La vajilla puede variar dependiendo de cada locación, dependiendo de las respectivas leyes locales. Mesas de buffet para estaciones de comida (preferiblemente vidrio y madera) sin manteles.
Puede que en algunas ubicaciones (por seguridad) los ítems utilizados por los invitados deberán ser descartables (ejemplo: vasos, platos, cubiertos, etc.). La CONMEBOL informará cuales ubicaciones necesitan de esa necesidad.
Todas las opciones deben proporcionar una estación de bar para el servicio de bebidas. Los bares mencionados deben contar con los siguientes:
• Cerveza (De acuerdo con el sponsor vigente de la competición. Referencia: Amstel) Dependiendo de la localidad/leyes del país, puede no requerirse bebidas alcohólicas en algunos espacios.
• Refrescos sin azúcar, dietéticos y regulares de productos Coca Cola.
• Agua con gas y sin gas. – Productos Coca Cola
• Jugos de frutas - 2 tipos
A criterio de la CONMEBOL, se pueden adicionar uno o más tipos de bebidas para ocasiones especiales, como las semifinales.
Es posible que los Patrocinadores de cada torneo provean ciertos equipamientos de bar o gastronomía al Oferente. Debe contar siempre con la autorización de la CONMEBOL, y el manejo responsable de los equipamientos es responsabilidad del Oferente, quien debe devolverlos al finalizar el servicio en las mismas condiciones en que se los recibió. En el caso de suministro de dichos equipamientos a la operación de hospitalidad, el mismo no podrá tener expuesta cualquier marca comercial competitiva de los socios comerciales (Patrocinadores) de cada torneo. CONMEBOL aprobará previamente las marcas de bebidas en la hospitalidad.
- CONCEPTO DE AMBIENTACIÓN E ILUMINACIÓN:
Las propuestas deben incluir la capacidad de asientos para el 50% (la CONMEBOL puede sugerir modificar este porcentaje de acuerdo con la necesidad y el espacio) de los invitados en: sillas, taburetes, sofás, puffs, etc. Las propuestas también deben incluir layout conceptual con mesas y mostradores para comer, mostradores de bar, mesas centrales y laterales, decoración de plantas para buffets, área de asientos y recepción. El oferente debe prever en su propuesta cierres decorativos, para ambientar y armonizar los espacios, teniendo en cuenta que la mayoría de éstos no necesariamente están preparados, y, por ende, deberán ser apartados a la operativa de Hospitalidad.
El oferente deberá contemplar iluminación decorativa para un ambiente acogedor y también deberá prever la iluminación para áreas de servicio (si es necesario), esto deberá ser consultado previamente con CONMEBOL y no deberá ser contemplado como gasto extra para CONMEBOL.
El Oferente deberá entregar una propuesta arquitectónica general para cada tipo de ubicación:
• Salón en ubicación exclusiva, equipado con aire acondicionado, con área de cocina, baños y con el área necesaria para poder ejecutar toda la ambientación;
• Salón en ubicación que necesita cierre parcial o total;
• Carpa externa completa con todas las necesidades operativas para los invitados.
- CONCEPTO DE BRANDING:
La propuesta deberá brindar un plan de reconocimiento extensivo de las marcas de los respectivos socios comerciales de los torneos. El plan conceptual debe presentar la cantidad y dimensión de estos carteles, xxxxxx u otros materiales de exposición de las marcas, que puedan ser considerados. La aplicación correcta de las marcas de los patrocinadores en los elementos mencionados deberá contar con la aprobación previa de CONMEBOL antes de la producción de estos.
Además, las propuestas deben contemplar otros elementos que puedan caracterizar los espacios con el tema del torneo como: podio de trofeo para tomas de fotos, carteles con el branding del torneo, casilleros de uniformes de equipos; y elementos de juego, como: balones, banderas, silbatos de árbitros, tapetes / alfombras para juegos, fotos de equipos y / o posters de los mejores jugadores y que simule el vestuario de los jugadores. Es importante aclarar que dichos materiales pueden ser modificados en cada partido y deben ser aprobados por CONMEBOL.
Marcas presentes / logos / nombres de empresas que deban colocarse en los espacios de hospitalidad, deberán en todos los casos contar previamente con la autorización por escrito de la CONMEBOL. No es posible mostrar ningún tipo de marca que no sea previamente aprobada, incluso la marca del oferente.
Los socios comerciales de la CONMEBOL (i.e. Sponsors / Tenedores de Derechos) tienen la posibilidad de realizar activaciones en los salones, siempre con la indicación y aprobación previa de la CONMEBOL.
La CONMEBOL se reserva el derecho de generar artículos de uso brandeados con su propia marca, como, por ejemplo: vasos, servilletas, cubiertos, los cuales deberá utilizar el Oferente en caso de que CONMEBOL así lo solicite.
Los Socios Comerciales de CONMEBOL tendrán el derecho de generar artículos de uso brandeados en composite logo, como, por ejemplo: vasos, heladeras, los cuales deberá utilizar el Oferente en caso de que CONMEBOL así lo solicite (a costo de elaboración y logística del Socio Comercial)
Todos los productos que deban ser utilizados en la hospitalidad deben primeramente ser aprobados por CONMEBOL, para evitar la utilización de productos que sean competencia directa o tengan conflictos con los patrocinadores de la CONMEBOL.
- CONCEPTO DE LIMPIEZA
Las propuestas deben incluir el control de limpieza y la recarga de los artículos de los sanitarios. El oferente deberá garantizar que mantendrá limpios todos los servicios higiénicos y áreas de servicio designadas durante el servicio de hospitalidad, así mismo, se encargará de la limpieza posterior al evento.
- STAFF
El Oferente es completamente responsable de la contratación de una cantidad suficiente de personal y de su capacitación para garantizar la atención competente y eficiente durante el servicio. Es de suma importancia mencionar que el trato del staff para con los invitados debe ser cordial en todo momento.
El oferente deberá en su propuesta presentar un organigrama del equipo del proyecto en su ámbito macro y local de cada hospitalidad, también como un breve resumen del currículo del equipo que quedará responsable por el proyecto. Este equipo deberá tener como mínimo: 1 (uno) gerente de producción general, como mínimo de 4 años de experiencia y deberá haber actuado en la producción de grandes eventos de entretenimiento y/u hospitalidad.
La CONMEBOL dispondrá 1(un) Hospitality Venue Manager (HVM) por partido, el cual liderará la operación de hospitalidad por parte de CONMEBOL en el venue. Esta figura será responsable de la relación con el club y los invitados de la CONMEBOL. En cada partido, el oferente deberá designar un (1) coordinador general para la operación, responsable de trabajar en conjunto con el Hospitality Venue Manager. El coordinador general designado por el oferente en cada partido será el responsable por la gestión de control de acceso de los invitados en conjunto con su equipo.
Las propuestas deben incluir la provisión de anfitriones y staff con manejo de español y portugués, respectivamente a lengua local del país donde se realice el partido, para recibir y controlar el acceso de los invitados. CONMEBOL espera que el oferente proporcione al menos un personal de servicio de comida (mozos o mozas) por cada 20 invitados.
El Oferente es el único responsable de todos y cada uno de los seguros, impuestos, seguridad social, etc.; del personal contratado bajo su supervisión. El Oferente deberá indemnizar y eximir de responsabilidad a la CONMEBOL de cualquier reclamo que el personal pueda haber causado por su desempeño dentro del sitio de acceso controlado.
Sin limitación, el Oferente deberá cumplir con las leyes y regulaciones locales aplicables en relación con el nombramiento de cualquier personal y / o subcontratista (s) con respecto al Servicio de HOSPITALIDAD de CONMEBOL. El oferente también se comprometerá a cumplir con todas las leyes aplicables sobre el empleo justo de grupos
étnicos, personas discapacitadas y hombres y mujeres en el mercado, así como las leyes sobre el trabajo en servidumbre, la esclavitud y el trabajo infantil. Sin limitarse a lo anterior, el Oferente debe cumplir con la declaración sobre los principios y derechos fundamentales en el trabajo adoptada por la Organización Internacional del Trabajo el 18 xx xxxxx de 1998.
El Oferente proporcionará capacitación a todo el personal en cuanto a higiene y seguridad alimentaria, así como también capacitación relacionada con medidas de sustentabilidad, que incluyen, entre otros, procedimientos de eficiencia de agua y energía, gestión de residuos, reciclaje y uso eficiente de materiales.
El oferente deberá, sin perjuicio de las demás obligaciones establecidas en esta sección, cumplir con todos los niveles de "mejores prácticas" y protocolos exigidos por las autoridades gubernamentales en los campos de higiene y seguridad de los alimentos al llevar a cabo su operación del servicio de HOSPITALIDAD de CONMEBOL.
La provisión de los uniformes sin marca responsabilidad exclusiva del Oferente. En caso de que los Patrocinadores deseen proveer uniformes con sus marcas, podrán hacerlo con la autorización de la CONMEBOL. El Oferente debe asegurarse de que ningún personal de la hospitalidad pueda usar artículos adicionales a menos que sean proporcionados por CONMEBOL o tengan la aprobación previa por escrito de CONMEBOL. Tales artículos incluyen, pero no se limitan a: sombreros, alfileres, calcomanías, etc.
El oferente deberá asegurarse que cada hospitalidad cuente con acomodadores que acompañen a los invitados hasta sus asientos con algún dispositivo identificatorio referente a la hospitalidad. Luego para el retorno a la hospitalidad post partido.
El Oferente se asegurará de que haya suficiente personal en el lugar con radios VHF/UHF (handies) o teléfonos móviles durante los eventos para permitir una comunicación rápida entre el Oferente y CONMEBOL, o representantes de esta última, para tratar cualquier problema que pueda surgir.
- CONCEPTO DE INVITACIÓN Y CONTROL DE ACCESO.
La CONMEBOL proporcionará una cantidad de invitados para cada partido, diferenciado por patrocinador o rightholder u otros invitados. La metodología de invitación deberá ser en formato digitalizado, con código QR, que facilite el envío de dichas invitaciones, a su vez, que controle la gestión en los espacios, en tiempo real.
Deberán ser consideradas pulseras, u otro dispositivo confiable, de control del acceso de los invitados en los espacios.
El oferente debe proporcionar evidencia del software a ser utilizado, y que el mismo haya sido previamente probado en eventos deportivos similares.
Esos datos serán propiedad de CONMEBOL y podrán utilizarse únicamente por la organización. La base de datos deberá ser proporcionada en la finalización de cada fase de los torneos, en el caso de la Final de la CONMEBOL Libertadores Femenina, y la
CONMEBOL Recopa, luego de dichos partidos.
- HORAS DE OPERACIÓN:
El oferente deberá asegurar 3 horas de operación para los salones del servicio de hospitalidad. CONMEBOL decidirá en que proporción serán estos horarios. Se deberán considerar también 15 minutos durante el entretiempo en situaciones donde esto sea posible dada la infraestructura de la hospitalidad.
Durante el partido se podrá seguir admitiendo invitados únicamente para el uso de sanitarios.
Los tiempos de cierre serán, en principio, una (1) hora después del pitido final de cada partido (60 min). Los horarios de servicio pueden ser modificados según solicitud de CONMEBOL, considerando el corte de servicio de bebidas y alimentos a partir del minuto 60.
Para garantizar que todos los artículos estén en su lugar y listos para el servicio, tanto en los estadios como en los lugares externos, CONMEBOL espera que el servicio y los productos estén en su lugar treinta (30) minutos antes de las horas de apertura mencionadas anteriormente. CONMEBOL, hará una verificación completa en este momento a ser reportado en tiempo real al responsable de Hospitalidad designado por CONMEBOL.
- TRANSPORTE DE INVITADOS
En el caso de las hospitalidades realizadas dentro de las inmediaciones del estadio en un partido, el invitado llegará por su cuenta. En el caso de espacios cedidos fuera del estadio, se requerirá transporte. El Oferente proporcionará transporte privado desde el lounge hasta puertas específicas en los estadios como servicio de transporte si los mismos son más de 500m de distancia. El servicio de transporte debería estar disponible al final del partido para que los invitados regresen. La CONMEBOL indicará los espacios que requerirán transporte a los invitados. Esta logística deberá estar coordinada en conjunto con el Hospitality Venue Manager.
- CONCEPTO DE SEGURIDAD:
Las propuestas deben incluir la provisión de personal de seguridad uniformado (sin logos) y capacitado en todas las áreas operativas dentro del trabajo correspondiente a la hospitalidad, de acuerdo con los procedimientos de acreditación. El personal de seguridad debe estar alineado con la seguridad del club. El oferente deberá considerar (1) agente de seguridad por cada 50 invitados en partidos de baja complejidad y para partidos de alta complejidad, deberá considerar (2) agentes de seguridad por cada 50 invitados, a confirmarse por parte de CONMEBOL.
En caso de que el servicio de Hospitalidad deba realizarse fuera de las instalaciones del estadio, el oferente deberá proporcionar un montaje de cerramiento de seguridad a su costo, previamente aprobado por CONMEBOL.
Esta locación, ya bien sea en un recinto cerrado o carpa, deberá contar con lo siguiente:
a) Plan de seguridad que incluya cuantificación de recursos de seguridad privada y
plano de posicionamiento del personal.
b) Plan contra incendios.
c) Plan de salud.
d) Plan de evacuación que incluye señalética a utilizar y plano de evacuación.
Los documentos deberán ser proveídos a CONMEBOL por lo menos 10 días antes de cada evento.
Es obligación por parte del oferente contratar agentes de seguridad que no corresponda al mismo oferente de seguridad del club, salvo indicación contraria que será informado por escrito desde CONMEBOL con 10 días de anticipación al evento.
- CONCEPTO DE INFOTAINMENT:
Concepto Audio y Visual. Las propuestas deben incluir el mínimo de dos (2) pantallas planas de TV o paneles de LED de 100’ o más, para la experiencia de video, y proporcionar un DJ y música de fondo con género musical que sea aprobado por la CONMEBOL. Las pantallas deben ser adecuadas con el espacio. El oferente deberá garantizar que las pantallas recibirán alimentación de la señal oficial del partido, para que la programación de TV previa del mismo sea transmitida en todos los espacios de las hospitalidades. También se podrán proporcionar videos correspondientes a nuestras marcas patrocinadoras a ser transmitidas durante el servicio de hospitalidad.
Actividades Lúdicas: Las propuestas deben incluir la mayor cantidad posible de estas ideas, colocando un mínimo y un máximo, con sugerencias y estar abiertas a experiencias más creativas, como: Cuestionarios en aplicaciones celulares, historias de equipos con objetivos fantásticos, victorias en campeonatos, mejores momentos, juegos de video relacionados con el fútbol, actividades físicas (fútbol infantil, mini pikivolley, etc.), música en vivo, cabinas de fotos, visitas de personalidades como ser Leyendas de CONMEBOL u otros (previamente confirmado por parte de CONMEBOL), sorteos especiales de recuerdos, experiencias de realidad virtual, mini canchas, mesas de futbolito, etc.
Wi-FI: Todos los espacios de Hospitalidad tienen que brindar acceso a internet con un ancho xx xxxxx capaz de sobrellevar plenamente los servicios ofrecidos que demanden conectividad y pueda brindar servicio para que al menos el 70% de todos los invitados estén conectados simultáneamente y usando sus dispositivos móviles para streaming de videos en vivo de alta calidad (emisión y/o reproducción), videollamadas, redes sociales, correo electrónico. Se deberá considerar el público general dentro del estadio para que la calidad del Wi Fi en la hospitalidad no sea afectada.
El oferente deberá prever en su propuesta, el suministro de generadores de energía de back- up en caso de que haya falla de la energía suministrada por el estadio, de modo que las actividades en la hospitalidad no sean paralizadas en una situación de falta de energía. Estos costos deberán ser considerados como extras y preaprobados por CONMEBOL.
- MERCHANDISING
La producción de merchandising como; remeras, camperas, gorras, y otros; con la
marca de “Libertadores Club”, “Sudamericana Club”, etc; deberán ser incluidos en la propuesta, los diseños serán previamente aprobados por CONMEBOL.
- ACREDITACIÓN
El oferente debe garantizar que todo el personal para los procedimientos de carga y descarga, las operaciones y sus oferentes deben seguir procedimientos estrictos de acreditación. Las listas completas de personal y sus roles y oferentes deben enviarse el MD-7 (7 días antes del partido) al Hospitality Venue Manager. La CONMEBOL tiene el derecho de cambiar dicho plazo o proceso de acreditación, y comunicará al Oferente con antelación sobre dichos cambios.
- MANEJO DE RESIDUOS
El Oferente será responsable de llevar a cabo la gestión de residuos de acuerdo con los procedimientos del estadio y/o el departamento de salud local. Se debe tener en cuenta el espacio adecuado para facilitar la gestión de desechos y el proceso de eliminación, al calcular los requisitos generales de espacio para las áreas de servicio. La gestión de residuos debe incluir medidas para reducir los residuos, garantizar el reciclaje y la eliminación adecuada de productos como el aceite de cocina (si corresponde ).
4. REPORTES
En la finalización de cada partido, se debe considerar un reporte de ingresos de los asistentes a las hospitalidades, en comparativa a las invitaciones emitidas. Para el caso de las finales mencionadas, al término de dichos partidos.
Estos reportes serán considerados para las evaluaciones anuales sobre la ejecución del servicio, así como los reportes realizados por el oficial de partido Hospitality Venue Manager, designado por CONMEBOL.
También deberán enviarse reportes de todos los gastos considerados “extras” incurridos durante el evento deberán ir acompañados con la factura legal que respalde dicho gasto.
5 - PERMISOS
De acuerdo con las normas locales aplicables, el oferente, como operador de las hospitalidades en espacios cerrados o abiertos y estructuras temporales suministradas por el club, o no, deberá obtener, de la autoridad gubernamental competente, todos los permisos, autorizaciones, órdenes o acuerdos reglamentarios, incluidos entre otros, permisos de: construcción, seguridad, restauración, para servir bebidas alcohólicas, saneamiento, de fuego, y cualquier otro permiso que sea necesario para permitir la provisión oportuna y legal de los servicios requerido.
6 - PROPUESTA ECONÓMICA
La propuesta económica, deberá contemplar:
- Proyección de costos.
- Precio fijo a lo largo de la temporada del año correspondiente.
- Prestación de servicios considerando los 10 países donde se desarrollarán las hospitalidades.
7 - COBERTURA DE FOTO Y VIDEO
La propuesta deberá incluir el servicio de cobertura fotográfica y fílmica de todas las hospitalidades.
Entregables de la cobertura fotográfica:
- 20 fotos editadas de cada evento con los invitados y la hospitalidad en su capacidad máxima de invitados.
- Todo el material bruto de cobertura fotográfica debe ser subido a un link que no expire.
Entregables de la cobertura de video:
- Video resumen de cada partido (máx 2 min)