Contract
OBJETIVO | Entregar bienes muebles e inmuebles adquiridos por la Secretaria Distrital de Seguridad, Convivencia y Justicia a los diferentes organismos de Seguridad y Justicia que operan en la ciudad de Bogotá D.C., mediante un contrato de comodato, para garantizar el correcto funcionamiento y operación de dichos organismos. |
ALCANCE | |
Inicia con Llevar a cabo las actividades requeridas para lograr que los bienes cumplan con las especificaciones técnicas, continua con la elaboración y suscripción de un contrato de comodato y finaliza con la suscripción del acta de liquidación respectiva. | |
NORMATIVIDAD |
• Código Civil Colombiano – título XXIX • Ley 9 de 1989 – artículo 38 • Ley 80 de 1993 • Ley 1150 de 2007 • Resolución DDC 000001 de 2019 - Contaduría General de Bogotá • Resolución 743 de 2014 – Contaduría General de la Nación • Resolución 414 de 2014 - Contaduría General de la Nación • Resolución 533 de 2015 - Contaduría General de la Nación |
DOCUMENTOS DE REFERENCIA | |
EXTERNOS | INTERNOS |
G-LPC-01 Guía para la liquidación de los procesos de contratación (SECOP II) | Acta de Verificación F-FC-446 Acta de Entrega y Recibo a Satisfacción F-FD-461 |
Acta de liquidación F-JC-24 Informe de Seguimiento de Bienes F-FC-349 Informe de supervisión Base de datos Comodatos Vigentes Dirección de Bienes para la Seguridad, Convivencia y Acceso a la JusticiaF-FC-657 Acta de Entrega y Recibo a Satisfacción al servicio de la SDSCJ F-FD-206 Abastecimiento Combustibles al Parque Automotor a Cargo de la SDSCJ, PD-FC-4. Mantenimiento parque automotor a Cargo de la SDSCJ, PD-FC-1 Reclamación de Seguros, PD-FC-3 |
DEFINICIONES |
Comodato: De acuerdo al artículo 2200 del código civil colombiano, el comodato o préstamo de uso es un contrato en que una de las partes entrega a la otra gratuitamente una especie mueble o raíz, para que haga uso de ella, y con cargo de restituir la misma especie después de terminar el uso. Comodatario: quien recibe, en virtud de comodato, un bien, asumiendo la obligación de restituir en el tiempo convenido; siendo responsable de todo deterioro que no provenga de la naturaleza o del uso legítimo de la cosa. Finalidad de los bienes: los bienes muebles e inmuebles de propiedad de los entes públicos del Distrito Capital deben tener como finalidad el desarrollo de las actividades encaminadas al cumplimiento de su cometido estatal. |
Bienes: teniendo en cuenta el diccionario de términos de contabilidad pública un bien se define como, el artículo inventariable o activo de cualquier clase, incluyendo el efectivo, activos fijos, materiales y artículos en proceso de producción.
Bienes inmuebles: son los bienes que no pueden transportarse de un lugar a otro como los terrenos y los que se adhieren permanentemente a éstos como los edificios.
Bienes muebles: son aquellos que se pueden transportar de un lugar a otro; los bienes muebles según su destino final se clasifican en bienes de consumo, consumo con control y bienes devolutivos, y según su ubicación, en bodega y en servicio.
Bienes de consumo: son aquellos bienes fungibles que se extinguen o fenecen con el primer uso que se hace de ellos, o cuando al agregarlos, o aplicarlos a otros desaparecen como unidad independiente o como materia autónoma, y entran a constituir o integrar otros bienes.
Bienes de consumo controlado: son elementos que, debido a su naturaleza, por su costo o servicio pueden ser considerados de control, pero sujetos previamente a una selección originada por normatividad.
Bienes devolutivos: son aquellos bienes que se agrupan en las cuentas que registran los bienes de propiedad del ente público, que se encuentran en uso de dependencias, funcionarios y terceros, para el desarrollo de su función administrativa o cometido estatal.
Bienes inservibles: todos los bienes que por cualquier razón no presten servicio a la entidad y que no puedan ser recuperados ni objeto de comercialización.
Bienes obsoletos: son aquellos bienes que, por su estado de obsolescencia tecnológica, su alto costo de mantenimiento frente a otras opciones de renovación o porque en la entidad no se les da ningún tipo de uso, pueden ser susceptibles de comercializar.
Acta de revisión: Documento mediante el cual se informa sobre las especificaciones técnicas de los bienes, y el valor determinado para efectos fiscales frente al Comodatario.
Propiedad: en derecho, la propiedad es el poder directo e inmediato sobre un objeto o bien, por lo que se atribuye a su titular la capacidad de disponer del mismo, sin más limitaciones que las que imponga la ley. Es el derecho real que implica el ejercicio de las facultades jurídicas más amplias que el ordenamiento jurídico concede sobre un bien.
Acta de verificación: Documento mediante el cual tanto la Secretaría Distrital de Seguridad, Convivencia y Justicia como el proveedor de los bienes certifican que los bienes adquiridos cumplen con las especificaciones y requerimientos solicitados.
POLÍTICAS DE OPERACIÓN |
El organismo de Seguridad o Justicia debe restituir el bien a la Secretaría Distrital de Seguridad, Justicia y Convivencia al término pactado en el contrato de comodato celebrado. |
PARÁMETROS DE MEDICIÓN |
Ver indicadores de gestión |
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO | |||||||
N° | Entrada o Insumo | Actividad | Descripción de la Actividad | Dependencia | Responsable | Punto de Control | Salida (Registro) |
1 | Comunicación | Realizar actividades requeridas para que los bienes cumplan con las | Llevar a cabo las actividades requeridas para lograr que los bienes | Proveedor | Proveedor | Bienes que cumplen con las | |
especificaciones requeridas | cumplan con las especificaciones técnicas | especificacion es requeridas | |||||
Los bienes cumplen con las especificaciones técnicas requeridas NO: Continúa con la Actividad No. 2 SI: Continúa con la Actividad No. 3 | Dirección de Bienes para la Seguridad, Convivencia y Acceso a la Justicia | Supervisor del Contrato | |||||
2 | Bienes suministrados por el proveedor | Elaborar acta de verificación de los bienes F-FC-446 | Elaborar, en compañía del proveedor, el acta de verificación | Dirección de Bienes para la Seguridad, Convivencia y Acceso a la Justicia | Supervisor del Contrato | Teniendo en cuenta la ficha técnica de los bienes | Acta de verificación F-FC-446 |
3 | Acta de valores suscrita F-FD-445 | Registrar contablemente la entrada a Almacén y asignar placa | Registrar contablemente la entrada de los bienes a Almacén, de acuerdo con los soportes y el acta de valores y asignar placa | Área xx Xxxxxxx / Dirección de Recursos Físicos y Gestión Documental | Servidor/ Contratista Asignado | Comprobante de Ingreso de Bienes generado por el aplicativo SAE | |
4 | Acta de entrada al almacén | Informar a la aseguradora | Informar a la aseguradora para que se actualicen los valores asegurados y se generen las inclusiones de los bienes a las respectivas pólizas. | Dirección de Bienes para la Seguridad, Convivencia y Acceso a la Justicia | Funcionario / Contratista encargado del Manejo y Administración del programa de Seguros | Aseguradora informada |
5 | Acta de entrada al almacén | Registrar movimiento | Registrar movimiento de los bienes en la Base de Datos F-FC-657 | Dirección de Bienes para la Seguridad, Convivencia y Acceso a la Justicia | Profesional de la Dirección de Bienes para la Seguridad, Convivencia y Acceso a la Justicia | Base de datos actualizada F-FC-657 | |
6 | * Actas de entrada al almacén *Archivo digital que contenga las entradas xx xxxxxxx | Reportar el ingreso de los bienes | Reportar el ingreso de los bienes, mediante el envío de un archivo digital que contenga las entradas xx xxxxxxx, a la Dirección de Bienes para la Seguridad, Convivencia y Acceso a la Justicia. | Dirección de Bienes para la Seguridad, Convivencia y Acceso a la Justicia | Supervisor del Contrato | Reporte del ingreso de los bienes a la Dirección de Bienes para la Seguridad, Convivencia y Acceso a la Justicia | |
7 | *Solicitud de la agencia *Factura *Entrada xx xxxxxxx | Entregar documentos requeridos para la elaboración de la justificación para la suscripción de un contrato de Comodato o para la modificación de un contrato de Comodato vigente | Entregar a la Dirección de Bienes para la Seguridad, Convivencia y Acceso a la Justicia los documentos requeridos para la elaboración de la justificación para la suscripción de un nuevo contrato de Comodato o la incorporación de los bienes a un contrato de Comodato vigente. Estos son: * Solicitud de la agencia * Factura | Dirección de Bienes para la Seguridad, Convivencia y Acceso a la Justicia | Supervisor del Contrato de comodatos | Documentos entregados en la Dirección de Bienes para la Seguridad, Convivencia y Acceso a la Justicia |
* Entrada xx xxxxxxx | |||||||
8 | *Solicitud de la agencia *Factura *Entrada xx xxxxxxx | Elaborar justificación para la suscripción de un contrato de Comodato | Elaborar la respectiva justificación para la suscripción de un nuevo contrato de Comodato o para la modificación a un contrato de Comodato vigente | Dirección de Bienes para la Seguridad, Convivencia y Acceso a la Justicia | Profesional de la Dirección de Bienes para la Seguridad, Convivencia y Acceso a la Justicia | Justificación para la suscripción de un contrato de Comodato elaborada | |
¿Se trata de un comodato nuevo? SI: Continuar con el Procedimiento denominado Elaboración de estudios previos. Pasa a la actividad No. 10 NO: Continuar con la actividad No. 9 | Dirección de Bienes para la Seguridad, Convivencia y Acceso a la Justicia | Supervisor del Contrato | |||||
9 | Justificación para la modificación a un contrato de Comodato vigente | Elaborar Otrosí | Elaborar Otrosí modificatorio | Dirección de Operaciones para el fortalecimiento | Abogado | Otrosí modificatorio elaborado | |
10 | Justificación para suscripción de un nuevo contrato de Comodato | Elaborar minuta | Elaborar respectiva minuta del contrato | Dirección de Operaciones para el fortalecimiento | Abogado | Minuta de Contrato elaborada | |
11 | Contrato perfeccionado | Informar cumplimiento de los requisitos para el perfeccionamiento del contrato | Informar a la Dirección de Bienes para la Seguridad, Convivencia y Acceso a la Justicia por medio del | Dirección de Operaciones para el fortalecimiento | Abogado | Dirección de Bienes para la Seguridad, Convivencia y Acceso a la |
perfeccionamiento del contrato de Comodato. | Justicia informada | ||||||
12 | Comunicación | Delegar supervisión del comodato | Delegar supervisión del comodato al funcionario/contratista designado | Dirección de Bienes para la Seguridad, Convivencia y Acceso a la Justicia | Director de Bienes para la Seguridad, Convivencia y Acceso a la Justicia | Memorando de delegación de supervisión de Contrato de Comodato | |
13 | Minuta del Contrato de Comodato | Enviar minuta del Contrato de Comodato | Enviar minuta del Contrato de Comodato por medio de un memorando al área xx Xxxxxxx | Supervisor del Contrato de Comodato | Minuta del Contrato de Comodato enviada | ||
14 | Formato correspondiente al destino del bien para suscripción | Remitir mediante correo electrónico al solicitante, el formato Acta de Entrega y Recibo a Satisfacción correspondiente | Remitir mediante correo electrónico al Supervisor de adquisiciones, el formato Acta de Entrega y Recibo a Satisfacción correspondiente para suscripción | Área xx Xxxxxxx / Dirección de Recursos Físicos y Gestión Documental | Servidor/ Contratista Asignado | Bienes al Servicio de la SDSCJ- Misional: Acta de Entrega y Recibo a Satisfacción al servicio de la SDSCJ F- FD-206 | Formato correspondient e al destino del bien para suscripción – Acta de Entrega y Recibo a Satisfacción F- FD-461 |
15 | Bienes que cumplen con las especificaciones requeridas | Entregar bienes | Entregar bienes en el sitio definido por el Organismo de Seguridad o por el área de la SDSCJ respectiva | Contratista | Supervisor de Adquisiciones | Bienes entregados al Organismo de Seguridad o a área de la SDSCJ |
16 | Acta de entrega y Recibo a Satisfacción correspondiente, suscrita y/o Formato de Levantamiento Individual F-FD- 218 suscrito | Registrar contablemente la salida xx Xxxxxxx | Registrar contablemente la salida de los bienes xx Xxxxxxx, de acuerdo con los soportes y formatos correspondientes suscritos | Área xx Xxxxxxx / Dirección de Recursos Físicos y Gestión Documental | Servidor/ Contratista Asignado | Comprobante de Salida de Bienes generado por el aplicativo - SAE | |
17 | Bienes que cumplen con las especificaciones requeridas | Recibir bienes | Recibir los bienes de parte de la Secretaría Distrital de Seguridad, Convivencia y Justicia | Organismo de Seguridad o Justicia | Organismo de Seguridad o Justicia | Bienes recibidos | |
¿Los bienes recibidos pertenecen al parque automotor? SI: Continuar con la siguiente decisión. NO: Continuar con la actividad No. 19 | Organismo de Seguridad o Justicia | Organismo de Seguridad o Justicia | |||||
¿La marca y línea de los automotores se encuentran parametrizadas? SI: Continuar con el procedimiento denominado Abastecimiento Combustibles al Parque Automotor a Cargo de la SDSCJ, PD-FC-4. | Organismo de Seguridad o Justicia | Organismo de Seguridad o Justicia |
Posteriormente continuar con la actividad No.19 NO: Continuar con la actividad No. 18 | |||||||
18 | Parametrizar la marca y la línea de los automotores | Parametrizar la marca y la línea de los automotores | Dirección de Bienes para la Seguridad, Convivencia y Acceso a la Justicia | Personal Técnico de apoyo/ Profesional de apoyo y/o Supervisor de Mantenimiento | Marca y línea de los automotores parametrizada s | ||
Continuar con el procedimiento denominado Abastecimiento Combustibles al Parque Automotor a Cargo de la SDSCJ, PD-FC-4, continuar con la actividad No. 19 | Dirección de Bienes para la Seguridad, Convivencia y Acceso a la Justicia | Personal Técnico de apoyo/ Profesional de apoyo y/o Supervisor de Mantenimiento | |||||
19 | Acta de salida xxx xxxxxxx | Registrar movimiento | Registrar movimiento de los bienes en la Base de Datos F-FC-657 | Dirección de Bienes para la Seguridad, Convivencia y Acceso a la Justicia | Supervisor del Contrato de Comodato | Base de datos F-FC-657 | |
20 | Carpeta contractual | Administrar los bienes entregados | Administrar los bienes entregados a los organismos de Seguridad o Justicia del Distrito. | Dirección de Bienes para la Seguridad, Convivencia y | Supervisor del Contrato de Comodato | Informes de supervisión |
Acceso a la Justicia | |||||||
En este instante se activan tres (3) procedimientos de la Dirección de Bienes para la Seguridad, Convivencia y Acceso a la Justicia: * Abastecimiento Combustibles al Parque Automotor a Cargo de la SDSCJ, PD-FC-4. *Mantenimiento parque automotor a Cargo de la SDSCJ, PD-FC-1 *Reclamación de Seguros, PD-FC-3 | |||||||
21 | Cronograma de visitas | Realizar visita de verificación de bienes | Realizar visitas programadas periódicamente y generar informes correspondientes con registro fotográfico requerido | Dirección de Bienes para la Seguridad, Convivencia y Acceso a la Justicia | Apoyo a la supervisión del Contrato de Comodato | Informe de visita Formato F-FC-349 Informe de Seguimiento de Bienes | |
Durante la visita se identificó perdida o daño de bienes a cargo del comodatario | SI: Continua e la actividad 22 NO: Continua con la actividad 24 |
22 | Informe de visita Formato F-FC-349 Informe de Seguimiento de Bienes | Requerir al comodatario solicitando los documentos soporte de la perdida | Requerir al comodatario mediante comunicación oficial física y/o virtual, remitir en el término de dos (2) días, el envío de los soportes de la perdida de bienes y las acciones tomadas por el mismo. El comodatario debe remitir la respuesta al profesional responsable de seguros de la SDSCJ. | Dirección de Bienes para la Seguridad, Convivencia y Acceso a la Justicia Organismo de seguridad (comodatario) | Supervisor del Contrato de Comodato / Apoyo a la supervisión del Contrato de Comodato. Comodatario | Soportes remitidos al profesional responsable de seguros | |
23 | Soportes remitidos al profesional responsable de seguros | Realizar el trámite de reclamación de seguros | Remitir al procedimiento PD-FC-3 Reclamación de Seguros | Dirección de Bienes para la Seguridad, Convivencia y Acceso a la Justicia | Funcionario / contratista responsable de seguros | ||
24 | *Formatos diligenciados *Registro fotográfico | Transcribir información | Transcribir información la base de datos | Dirección de Bienes para la Seguridad, Convivencia y Acceso a la Justicia | Apoyo a la supervisión del Contrato de Comodato | Base de datos F-FC-657 | |
25 | Emitir concepto técnico | Emitir concepto técnico que justifique la necesidad de realizar la devolución de los bienes | Organismo de Seguridad o Justicia | Organismo de Seguridad o Justicia | Concepto técnico |
26 | Acta de entrada al almacén | Registrar movimiento | Registrar movimiento de los bienes en la Base de Datos F-FC-657 | Dirección de Bienes para la Seguridad, Convivencia y Acceso a la Justicia | Supervisor del Contrato de Comodato | Base de datos F-FC-657 | |
27 | Justificación para la liquidación del contrato de Comodato | Elaborar acta de liquidación | Elaborar acta de liquidación del contrato de comodato | Dirección de Bienes para la Seguridad, Convivencia y Acceso a la Justicia | Supervisor del Contrato de Comodato | Acta de liquidación del contrato de Comodato F-JC-24 | |
28 | Minuta de liquidación del contrato de Comodato | Revisar legalidad de la liquidación | Revisar legalidad de la liquidación elaborada | Dirección de Operaciones para el fortalecimiento | Abogado | Acta Liquidación revisada F-JC-24 | |
Revisar que el Acta de liquidación cumple con los requisitos | SI: Continúa con la Actividad No. 29 NO: Regresa a la Actividad No. 28 | Dirección de Operaciones para el fortalecimiento | Abogado | ||||
29 | Acta de liquidación F- JC-24 | Firmar Acta de liquidación | Requerir la firma del acta de liquidación al comodatario. | Organismo de Seguridad o Justicia | Organismo de Seguridad o Justicia | Acta de liquidación firmada y aprobada | Acta Liquidación F-JC-24 |
El comodatario firma el acta de liquidación | SI: Continúa en la actividad 30 |
NO: Continúa en la actividad 31 | |||||||
30 | Acta de liquidación F- JC-24 | Firmar Acta de liquidación | Firmar Acta de liquidación | Despacho del Secretario Distrital | Ordenador del gasto | Acta de liquidación firmada y aprobada por el Ordenador de Gasto | Acta Liquidación F-JC-24 firmada |
31 | Acta de liquidación F- JC-24 | Generar acto administrativo de liquidación unilateral | Generar el acto administrativo de liquidación unilateral dentro de los plazos establecidos legalmente. | Dirección de Bienes para la Seguridad, Convivencia y Acceso a la Justicia | Supervisor del Contrato de Comodato / Apoyo a la supervisión del Contrato de Comodato. | Acto administrativo de liquidación unilateral suscrito. |
CONTROL DE CAMBIOS | ||
No. VERSIÓN | FECHA | DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO |
1 | 05/07/2017 | Documento Original |
2 | 26/04/2018 | Modificación al procedimiento |
3 | 31/10/2018 | Modificación al procedimiento en coordinación con la Dirección de Recursos Físicos y Gestión Documental |
4 | 29/10/2019 | Actualización Norma ISO 9001:2015 |
5 | 26/10/2020 | Actualización de documento por uso de nuevos logos. |
ELABORÓ | REVISÓ | APROBÓ | |
NOMBRES | a) Xxxxx Xxxxx xxxxxxxxxxx Xxxxx b) Xxxxx Xxxxxx Xxxxxxx Xxxxxxx | Xxxxxx Xxxxxxxxx Xxxxx Xxxxx | Xxxxxxx Xxxxx Xxxxxx |
CARGOS | a) Profesional Especializado Dirección de Bienes SCJ b) Contratista Dirección de Bienes | Director de Bienes para la Seguridad, Convivencia y Acceso a la Justicia | Subsecretario de Inversiones y Fortalecimiento de Capacidades Operativas |
FIRMAS | a) b) | ||