PROCEDIMIENTO DE AUTORIZACIÓN DE PEDIDOS Y REALIZACIÓN DE COMPRAS EN LA FUDACIÓN IIS ARAGÓN.
PROCEDIMIENTO DE AUTORIZACIÓN DE PEDIDOS Y REALIZACIÓN DE COMPRAS EN LA FUDACIÓN IIS XXXXXX.
De conformidad con la Ley 9/2017, de 8 de noviembre, de Contratos del Sector Público (LCSP), modificada por la disposición final cuadragésima cuarta y con el Real Decreto-ley 3/2019, se procede a establecer el siguiente procedimiento.
I- TRAMITACIÓN DE CONTRATOS MENORES
1. Aspectos Generales
Tienen la consideración de contratos menores (art. 118.1 y disposición adicional quincuagésima cuarta), los contratos de valor estimado inferior a:
a) 50.000€ (IVA EXCLUIDO) cuando se trate de contratos de suministro y/o servicios no destinados a servicios generales y de infraestructura de la Fundación IIS Xxxxxx.
Tendrán esta consideración, entre otros:
a. Contratos de suministros y/o servicios correspondientes a actividades de I+D+i financiadas mediante convocatorias competitivas de entidades públicas y privadas.
b. Convenios de colaboración y contratos con finalidades de I+D+i.
c. Las donaciones a líneas de investigación, los patrocinios, colaboraciones para formación en investigación/innovación.
b) 40.000€ (IVA EXCLUIDO), cuando se trate de contratos de obras.
c) 15.000€ (IVA EXCLUIDO) cuando se trate de contratos de suministro y/o servicios destinados a servicios generales y de infraestructura de la Fundación IIS Xxxxxx.
Qué no se tramita como contrato menor:
Con carácter excepcional, se excluyen de la tramitación de los contratos menores aquellos gastos de pequeña cuantía que, por su necesidad inmediata o urgente (inferior a 100€), tengan que adquirirse por los responsables, como, por ejemplo; la compra de copias de llaves, pilas, bebidas y alimentos perecederos para investigación, etc…
Con carácter general, no se considerará contrato menor:
a. Los gastos o conceptos que puedan incluirse en una dieta ni las indemnizaciones por razón del servicio (DJG-VD)
b. Los pagos a personas físicas por impartición de cursos (hojas de liquidación por otros rendimientos del trabajo)
c. Las matrículas, las inscripciones a cursos, jornadas, congresos
d. Tasas y precios públicos
e. Los gastos centralizados contratados por Gobierno xx Xxxxxx (agencia de viaje)
f. Los contratos basados en Acuerdos Marco
Importante a tener en cuenta en los contratos menores
No puede tramitarse como contrato menor aquellos gastos que respondan a necesidades periódicas y previsibles, ni de duración superior a un año.
Asimismo, tampoco podrán ser objeto de prórroga, ni pueden utilizarse estos contratos menores para dividir el objeto del contrato en varios contratos, porque se incurriría en fraccionamiento.
2. Procedimiento de tramitación de contratos menores
a) Qué debe incluir el expediente de contratación.
La tramitación del expediente de los contratos menores exigirá la siguiente documentación:
INFORME DE NECESIDAD - APROBACIÓN DEL GASTO - FACTURA
1- INFORME del órgano de contratación motivando la necesidad del contrato.
2- APROBACIÓN del gasto por parte del órgano de contratación, justificando:
a. Que no se está alterando el objeto del contrato para evitar la aplicación de las reglas generales de contratación.
b. Que el proveedor no ha suscrito con el IIS Xxxxxx para el mismo concepto (CPV) más contratos menores que individual o conjuntamente alcancen o superen, durante el ejercicio, la cifra de 15.000€ (IVA excluido) cuando se trate de contratos de suministro o de servicios, o a 40.000€ (IVA excluido) para contratos de obras o 50.000€ cuando se trate de contratos de suministros/servicios no destinados a servicios generales y de infraestructura de la Fundación IIS Xxxxxx. El órgano de contratación deberá comprobar el cumplimiento de esta norma. ESTE SEGUNDO APARTADO SOLO TENDRA QUE REALIZARSE EN AQUELLOS CONTRATOS MENORES ADJUDICADOS SIN PUBLICACIÓN DE UN ANUNCIO DE LICITACIÓN.
3- FACTURA
b) Procedimiento tramitación.
Una vez que surja la necesidad de adquirir un bien, realizar una obra o solicitar la prestación de un servicio, con anterioridad a su tramitación, deberá comprobarse que no existen Acuerdos Marco o Proveedores oficiales para la adquisición de los productos o servicios solicitados.
Una vez comprobado, para iniciar el expediente correspondiente se cumplimentará una solicitud de pedido mediante el formulario disponible en la aplicación i-Compras a través de, siguiente enlace xxxx://xxx.xxxxxxxxx.xx:
Los pasos a realizar serán los siguientes:
1- El solicitante deberá acceder a la aplicación i-Compras con su usuario y contraseña personales que le serán facilitados, siendo responsable del tratamiento adecuado de dichas claves.
2- Una vez en la aplicación, deberá cumplimentar el formulario “Nueva solicitud” con toda la información necesaria. Los campos obligatorios se señalan con un (*).
• Uno de los campos a rellenar es el “Motivo”, en el que se debe describir claramente la necesidad del suministro/ servicio/ obra. En el caso de gastos solicitados por los Centros Xxxxxx Xxxxxx, Xxxxxx Xxxxx y Atención Primaria, será obligatoria la presentación simultánea del documento “Documento de autorización del gasto” (modelo DJC-AG, Anexo I) oportunamente firmado por la Gerencia del centro como fichero adjunto a la solicitud.
• Para aquellos gastos que alcancen o superen la cantidad de 6.000€ cuando se trate de contratos de suministro o de servicios, o 30.000€ en el caso de obras, la aplicación mostrará un mensaje de Xxxxx que informará de la necesidad de adjuntar tres presupuestos (modelo DJC-PP, Anexo II). La solicitud no podrá tramitarse por el usuario si no existe, al menos, un fichero anexo en dicho apartado. Para el caso de que no se haya elegido la oferta económicamente más ventajosa, o para el caso que se hayan solicitado las ofertas, pero no se haya obtenido respuesta, se deberá adjuntar un escrito dirigido al Director Ejecutivo justificando dichas circunstancias.
• En el caso de que se trate de un contrato que sólo pueda ser realizado por un empresario determinado por existir razones de exclusividad o motivos técnicos o económicos, deberá justificarse adjuntando un informe firmado por el usuario Responsable (modelo DJC-UP, Anexo III) en el que se motiven las razones por las cuales ése y sólo ese bien o servicio es el único válido para el desarrollo del proyecto.
3- Una vez registrado el pedido, quedará en estado pendiente de autorización y se notificará por correo electrónico al personal designado como gestor/a económico/a de dichos fondos que será el que se encargue de su revisión y posterior validación o rechazo de conformidad con los criterios definidos en la presente instrucción.
4- El gestor económico revisará las validaciones internas realizadas por la nueva funcionalidad de la herramienta, de forma que:
• En caso de que la solicitud de pedido sea un gasto elegible para su centro de coste, se adjunte la documentación necesaria para su tramitación y la herramienta valide el cumplimiento de los límites económicos permitidos, el gestor económico validará su solicitud de pedido, siendo aprobado el mismo por el Director Ejecutivo como órgano de contratación de la Fundación IIS Xxxxxx.
• Si el proveedor ha suscrito con el IIS Xxxxxx más contratos menores para el mismo concepto sin publicación de anuncio de licitación, que individual o conjuntamente alcancen o superen la cifra de 15.000€ cuando se trate de contratos de suministro o de servicios destinados a servicios generales y de infraestructura de la Fundación IIS Xxxxxx , o 40.000€ en caso de obras, o 50.000€ no destinados a servicios generales y de infraestructura de la Fundación IIS Xxxxxx, el gestor económico rechazará su solicitud de pedido
5- El solicitante recibirá un mensaje electrónico notificándole el resultado de dicha validación: aprobación o denegación del pedido, en su caso con observaciones al mismo.
6- Si el pedido ha sido aprobado, el solicitante continuará la tramitación del pedido con el proveedor facilitándole el Número de Pedido (código facilitado por la aplicación i-Compras) y el Centro de Coste, que deberán constar como datos obligatorios en la factura que se debe incorporar al expediente.
II- OTRAS TRAMITACIONES a través de i-Compras 1.Procedimiento unificado de tramitación de pedidos
Con la finalidad de comprometer el gasto asociado a un centro de coste, validar la elegibilidad del gasto y ofrecer un procedimiento unificado de autorización de pedidos a toda la organización, el usuario deberá hacer uso de la aplicación i-Compras PARA EFECTUAR LA TRAMITACIÓN DE TODOS SUS PEDIDOS, con independencia de su soporte contractual. Salvo aquellos gastos de pequeña cuantía (inferior a 100€) que, por su necesidad inmediata o urgente tengan que adquirirse por los responsables.
Para gastos pagados directamente por el investigador, será necesaria la previa solicitud de autorización a través de i-Compras si se desea solicitar su reembolso. Una vez autorizado el gasto, podrá efectuarse la compra indicando al proveedor el nº de pedido asignado por la aplicación y el centro de coste correspondiente, para que figuren en la factura que deberá emitirse a nombre de la Fundación. Dicha factura se hará llegar al correspondiente gestor económico con el Documento de Justificación de Gastos debidamente cumplimentado y firmado.
Nota importante:
Salvo aquellos gastos de pequeña cuantía (inferior a 100€) que, por su necesidad inmediata o urgente tengan que adquirirse por los responsables, según lo indicado en el apartado I.
Serán rechazadas aquellas facturas de obras, bienes o servicios en las que:
-No figure un número de pedido, o
-No se haya seguido la tramitación indicada en esta instrucción, o
-No hayan sido emitidas a nombre de la Fundación IIS Xxxxxx.
2.Tramitación de contratos mayores
Aquellas solicitudes de pedidos para la adquisición de bienes, obras o servicios cuyo importe supere las cuantías descritas en la definición de contrato menor, requerirán un procedimiento de contratación distinto del indicado anteriormente, de conformidad con la LCSP. Esta tramitación se realizará siempre a través de la Unidad Jurídica Económica.
A continuación, se detalla un resumen de los procedimientos de adjudicación:
PROCEDIMIENTOS DE ADJUDICACIÓN | OBRAS | SUMINISTRO | SERVICIOS |
ABIERTO SIMPLIFICADO REDUCIDO | < 80.000 € | < 35.000 € | < 35.000 € |
ABIERTO SIMPLIFICADO | ≤ 2.000.000,00 € | ≤ 100.000,00 € | ≤ 100.000,00 € |
ABIERTO ORDINARIO | < 5.548.000,00 € | < 221.000,00 € | < 221.000,00 € |
ABIERTO | ≥ 5.548.000,00 € | ≥ 221.000,00 € | ≥ 221.000,00 € |
RESTRINGIDO | |||
NEGOCIADO |
ANEXO I: MODELO DJC-AG
DOCUMENTO DE AUTORIZACIÓN DE GASTO DEL CENTRO
Nombre y Apellidos Gerente Centro: | |
NIF | |
□ Centro coste: |
DESCRIPCIÓN Y JUSTIFICACIÓN CIENTÍFICA DEL GASTO | |
IMPORTE PRESUPUESTADO | € |
*Para importes justificados en moneda extranjera, indicar su conversión a €uros según cargo en cuenta o tipo de cambio vigente.
La autorización del gasto estará supeditada al cumplimiento de las normas de gestión económica de investigación clínica de la Fundación IIS Xxxxxx.
Firma
Conforme (Gerente Centro:) Nombre y Apellidos:
Fecha:
Firma
Visado y conforme (Director Ejecutivo IIS Xxxxxx) Nombre y Apellidos: Xxxxx Xxxxx Xxxxxxx
Fecha:
N º Registro Fundaciones 358 - CIF X-00000000 – Avda. San Xxxx Xxxxx, n º 13, CIBA, 50.009 Zaragoza
“Los datos personales recogidos serán incorporados y tratados en el fichero GESTOR DE PROYECTOS, cuya finalidad es la gestión contable fiscal y administrativa de los proyectos de la Fundación IIS Xxxxxx. No está prevista cesión alguna de sus datos, sin perjuicio de las cesiones previstas en la Ley. El órgano responsable del fichero es la FUNDACIÓN INSTITUTO DE INVESTIGACIÓN SANITARIA XXXXXX y la dirección donde el interesado podrá ejercer los derechos de acceso, rectificación, cancelación y oposición ante el mismo es Avda. Xxx Xxxx Xxxxx, 00, 00000 Xxxxxxxx,de conformidad con la Ley Orgánica 3/2018 de 5 de diciembre de Protección de Datos Personales y garantía de derechos digitales y lo establecido en el Reglamento Europeo 2016/679 relativo a la protección de las personas físicas en lo que respecta al tratamiento de datos personales y a la libre circulación de estos datos.
ANEXO II: MODELO DJC-PP
DOCUMENTO PARA LA PETICIÓN DE PRESUPUESTOS A LAS EMPRESAS
Por la presente, le solicitamos presupuesto para el suministro/servicio de “objeto de la solicitud”.
Las características /condiciones básicas que dicho suministro/servicio debe cumplir, y que debe tener en cuenta para formular su oferta, son las siguientes:
- Especificaciones técnicas de la prestación:
- Presupuesto máximo, desglosando el IVA:
- Plazo de duración/ejecución de la prestación:
- Lugar de prestación:
- Plazo de garantía:
La oferta de la empresa deberá especificar el importe sin IVA, tipo de IVA, importe del IVA e importe total y remitirse, junto con esta petición, al siguiente correo electrónico: ………………………..
El plazo máximo para la recepción del presupuesto será el próximo día ….. de …..
de 201..
No obstante, si no están interesados en presentar oferta, solicitamos nos lo comuniquen al correo electrónico indicado anteriormente, en el plazo señalado para la recepción de presupuestos.
Para cualquier duda o aclaración, puede ponerse en contacto con a
través del siguiente número de teléfono: .……
Atentamente,
ANEXO III: MODELO DJC-UP
DOCUMENTO PARA JUSTIFICAR UN ÚNICO PROVEEDOR
Por la presente, D… (nombre y apellidos), responsable del centro de
gasto …………………… (referencia), manifiesta la necesidad de adquirir
………………(detallar el bien o servicio) con las siguientes características/condiciones básicas:
……………………………..(descripción de las mismas)
Así mismo declara que, una vez consultado el mercado, está en las debidas condiciones de justificar debidamente, que la única empresa/proveedor que cumple con dichas prescripciones para el correcto suministro del bien o servicio es el proveedor
……... motivado en ……………………o bien, que existen lo siguientes motivos técnicos o económicos: …………………….
A tal efecto, firma el presente documento en el lugar y fecha indicados a continuación:
En Zaragoza, a ……. (día) ………… (mes) de 201x (año)
Fdo.