MANUAL DE PROTECCIÓN Y TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
MANUAL DE PROTECCIÓN Y TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
Planners Seguros Ltda., domiciliada en Bogotá en la Carrera 12 No. 79 50 piso 6, cuyo objeto social principal consiste en ofrecer seguros, promover la celebración de dichos contratos y obtener la renovación de los mismos a nombre de una o varias compañías de Seguros, así como asesorar en la administración de riesgos y seguros, en cumplimiento de lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012, los Decretos 1377 de 2013 y 886 de 2014 y el capítulo 26 del Decreto 1074 de 2015, expide el siguiente “Manual de Protección y Tratamiento de Datos Personales” (en adelante “el Manual”) que regula los asuntos relacionados con la recolección, el almacenamiento, el uso, el procesamiento, la circulación y el tratamiento de todos los datos de carácter personal:
1. DEFINICIONES
De acuerdo con lo previsto en la Ley 1581 de 2012 y el Decreto reglamentario 1377 de 2013, para efectos de la política de privacidad y manejo de este Manual, se tendrán en cuenta las siguientes definiciones:
1.1 Autorización. Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.
1.2 Aviso de privacidad. Comunicación verbal o escrita generada por el Responsable, dirigida al Titular para el Tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de Tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del Tratamiento que se pretende dar a los datos personales.
1.3 Base de Datos. Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento.
1.4 Dato personal. Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
1.5 Dato sensible. Aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.
1.6 Encargado del tratamiento. Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.
1.7 Responsable del tratamiento. Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.
1.8 Titular. Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.
1.9 Tratamiento. Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
1.10 Transferencia. La transferencia de datos tiene lugar cuando el Responsable y/o Encargado del Tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.
1.11 Transmisión. Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del Responsable.
2. PRINCIPIOS ESPECÍFICOS
Para efectos de la aplicación del presente Manual, se aplicarán los principios específicos definidos en las normas vigentes.
2.1 Principio de legalidad en materia de Tratamiento de datos: El Tratamiento a que se refiere la ley es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en ella y en las demás disposiciones que la desarrollen.
2.2 Principio de finalidad: El Tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual debe ser informada al Titular.
2.3 Principio de libertad: El Tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.
2.4 Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.
2.5 Principio de transparencia: En el Tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener del Responsable del Tratamiento o del Encargado del Tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.
2.6 Principio de acceso y circulación restringida: El Tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la presente ley y la Constitución. En este sentido, el Tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas en la presente Ley.
Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados conforme a la presente ley.
2.7 Principio de seguridad: La información sujeta a Tratamiento por el Responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento a que se refiere la ley, se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
2.8 Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el Tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la ley.
3. FINALIDAD DEL TRATAMIENTO
En el marco del objeto social de Planners Seguros Ltda, el tratamiento de los datos personales recolectados, compilados, almacenados, consultados, intercambiados, transmitidos, circulados, divulgados, ofrecidos o publicados, tendrá las siguientes finalidades:
3.1 El proceso de cotización, colocación, ejecución, gestión y renovación de contratos de seguros objeto de intermediación, así como el relativo al trámite, pago y reembolso de siniestros y la cancelación y revocación del seguro.
3.2 El proceso precontractual, contractual y poscontractual de cualquiera de los productos en donde Planners Seguros Ltda ejerza las funciones de intermediario.
3.3 El proceso de archivo, actualización de sistemas, protección y custodia de información y bases de datos de Planners Seguros Ltda, y las demás empresas con las que tiene vinculación.
3.4 El proceso de comercialización y ofrecimiento de seguros y los demás productos que se comercialicen por parte de la empresa.
3.5 Realizar campañas de mercadeo cruzado promocional, invitación a eventos, envío de información y actualización de datos.
3.6 El envío de archivos con información de datos médicos cuando así lo exija el proceso de autorización de servicios médicos y/o tratamiento y/o consulta médica en Colombia o el exterior.
3.7 Realizar encuestas de satisfacción sobre los servicios prestados y estudios xx xxxxxxx para ofrecer productos encaminados directamente a las necesidades de los clientes.
3.8 En general para todos aquellos procesos que como asesores en riesgos y seguros, debemos realizar para la adecuada y eficiente prestación de nuestros servicios y/o para el cumplimiento de la normativa legal aplicable.
3.9 Administrar la infraestructura y operaciones comerciales de Planners Seguros Ltda. y cumplir con las políticas y procedimientos internos.
3.10 Para las demás finalidades en cumplimiento de deberes legales y reportes regulatorios conforme a lo señalado en la ley.
3.11 Envío de modificaciones a la presente política y autorización para el tratamiento de datos personales.
4. DERECHOS DE LOS TITULARES
De conformidad con lo previsto en el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, el titular de los datos personales tendrá los siguientes derechos:
4.1 Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los Responsables del Tratamiento o Encargados del Tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido
autorizado.
4.2 Solicitar prueba de la autorización otorgada al Responsable del Tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento.
4.3 Ser informado por el Responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.
4.4 Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la presente ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.
4.5 Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento el Responsable o Encargado han incurrido en conductas contrarias a la ley y a la Constitución.
4.6 Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.
5. PROCEDIMIENTO DE AUTORIZACIÓN
De acuerdo con lo previsto en la Ley 1581 de 2012, la recolección de datos personales de los clientes se realizará exclusivamente para la finalidad para la cual son recolectados o requeridos conforme a la normatividad vigente.
Sin perjuicio de las excepciones previstas en la Ley, para el Tratamiento del Dato Personal se requiere la autorización previa y expresa del Titular, por cualquier medio que pueda ser objeto de consulta posterior.
Se encuentran legitimados para otorgar el consentimiento:
-‐ El Titular, quien deberá acreditar su identidad en forma suficiente por los distintos medios que le ponga a disposición Planners Seguros Ltda.
-‐ Los causahabientes del Titular, quienes deberán acreditar tal calidad.
-‐ El (la) representante y/o apoderado (a) del Titular, previa acreditación de la representación o apoderamiento.
Planners Seguros Ltda al momento de solicitar al Titular la autorización, deberá informarle de manera clara y expresa lo siguiente: a) El Tratamiento al cual serán sometidos sus datos personales y la finalidad del mismo; b) El carácter facultativo de la respuesta a las preguntas que le sean hechas, cuando éstas versen sobre datos sensibles o sobre los datos
de las niñas, niños y adolescentes; c) Los derechos que le asisten como Titular; d) La identificación, dirección física o electrónica y teléfono del Responsable del Tratamiento.
Para efectos de lo anterior, la recolección, almacenamiento, uso y circulación de información de datos personales de los clientes, empleados y proveedores se hará de acuerdo con el procedimiento que se describe a continuación:
Para clientes, proveedores y usuarios, antes de iniciar la prestación de un servicio o la suscripción de un contrato o producto, se deberá solicitar la autorización de uso de Datos Personales al Titular, obtenidos mediante: (i) formularios, formatos o cualquier documento que se requiera por parte de las aseguradoras o cualquier otro proveedor, (ii), correo electrónico, (iii) proporcionados directamente por el titular de forma física, personal o telefónica, (iv) proporcionados a través del sitio de web o los servicios en línea, o (iii) cualquier otro medio que permita concluir de manera inequívoca que el Titular otorgó la autorización.
Para empleados: para los contratos laborales en curso se debe suscribir otrosí al contrato con la autorización de uso de datos. Para los nuevos empleados se deberá incluir cláusula de autorización del uso de datos en el respectivo contrato.
La autorización también podrá obtenerse a partir de conductas inequívocas del Titular del Dato que permitan concluir de manera razonable que éste otorgó su consentimiento para el tratamiento de su información. Dicha (s) conducta (s) debe (n) ser muy clara (s) de manera que no admita (n) duda o equivocación sobre la voluntad de autorizar el tratamiento y en ningún caso el silencio del Titular podrá considerarse como una conducta inequívoca.
De manera excepcional, esta autorización no será requerida en los siguientes casos:
5.1 Cuando sea requerida por entidad pública o administrativa en cumplimiento de sus funciones legales, o por orden judicial.
5.2 Cuando se trate de Datos de naturaleza pública.
5.3 En casos de emergencia médica o sanitaria.
5.4 Cuando sea Tratamiento de información autorizado por la Ley para fines históricos, estadísticos o científicos.
5.5 Cuando se trate de Datos Personales relacionados con el Registro Civil de las personas. En estos casos, si bien no se requiere de la autorización del Titular, si tendrán aplicación los demás principios y disposiciones legales sobre protección de Datos Personales.
El titular de la información al autorizar el tratamiento de sus datos personales, por cualquier medio, está aceptando expresamente esta Política de Tratamiento.
6. REVOCATORIA DE LA AUTORIZACIÓN.
Los titulares de los datos personales pueden revocar el consentimiento al tratamiento de sus datos personales en cualquier momento, siempre y cuando no lo impida una disposición legal o contractual. Para ello, el titular podrá revocar su consentimiento por escrito, ya sea en comunicación física radicada en las oficinas de Planners Seguros Ltda o mediante el envío de un correo electrónico a xxxxxxx@xxxxxxxx.xxx.xx
Se deberá tener en cuenta que existen dos modalidades en las que la revocación del consentimiento puede darse. La primera, puede ser sobre la totalidad de las finalidades consentidas, esto es, que Planners Seguros Ltda deba dejar de tratar por completo los datos del titular; la segunda, puede ocurrir sobre tipos de tratamiento determinados, como por ejemplo para fines publicitarios o de estudios xx xxxxxxx. Con la segunda modalidad, esto es, la revocación parcial del consentimiento, se mantienen a salvo otros fines del tratamientos que el responsable, de conformidad con la autorización otorgada puede llevar a cabo y con los que el titular está de acuerdo.
En el evento en que los titulares de la información ejerzan su derecho de revocar la autorización o solicitar la supresión del dato, Planners Seguros Ltda suspenderá su uso de manera inmediata, si es procedente la solicitud, conservando los registros para los efectos del cumplimiento de estas disposiciones.
La solicitud de supresión de la información y la revocatoria de la autorización no procederán cuando el Titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos.
7. PROCEDIMIENTO PARA EL EJERCICIO DE LOS DERECHOS DE LOS TITULARES DE LA INFORMACIÓN
7.1 El titular de la información podrá elevar consulta para efectos de conocer, actualizar, rectificar y suprimir información, que repose en las bases de datos administradas por Planners Seguros Ltda, a través de los siguientes canales:
• Consulta mediante radicación física de la solicitud: el titular o la persona facultada por ley para ejercer los respectivos derechos debidamente acreditada, radicará documento en las oficinas de Planners Seguros Ltda donde especifique al menos: nombres y apellidos, datos de contacto (Dirección, física y/o electrónica y teléfonos de contacto), medios para recibir respuesta a su solicitud, motivo(s) y hecho(s) que dan lugar a la solicitud o reclamo, firma, número de identificación y
huella. Adicionalmente, cuando sea necesario, adjuntar documentos que se pretenden hacer valer.
• Consulta mediante radicación de la solicitud a través de correo electrónico: el titular o la persona facultada por ley para ejercer los respectivos derechos debidamente acreditada, enviará documento al correo electrónico xxxxxxx@xxxxxxxx.xxx.xx donde especifique al menos: nombres y apellidos, datos de contacto (Dirección, física y/o electrónica y teléfonos de contacto), medios para recibir respuesta a su solicitud, motivo(s) y hecho(s) que dan lugar a la solicitud o reclamo, firma, número de identificación y huella. Adicionalmente, cuando sea necesario, adjuntar documentos que se pretenden hacer valer.
7.2 Una vez radicada la solicitud por parte del Área de atención al cliente, ésta se revisará junto el área técnica correspondiente dando respuesta al usuario dentro de los diez (10) días hábiles siguientes. En el evento en que la información radicada sea insuficiente, se requerirá al solicitante para que subsane, en cuyo caso el término de cinco días empezará a correr desde que se radique la nueva información. En todo caso, si transcurrido dos (2) meses contados a partir de la radicación inicial, el solicitante no ha completado la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.
• Si la consulta no puede ser atendida dentro de lo diez (10) hábiles siguientes a la fecha de su recepción, el Área de servicio al Cliente se contactará directamente con el solicitante, a través del mismo medio que utilizó para tramitar su solicitud, para indicarle los motivos por los cuales no fue posible tramitar la consulta y señalará la fecha de respuesta, que en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
Sin perjuicio de lo anterior, en cualquier momento y de manera gratuita el titular o su representante podrán solicitar a personal de Planners Seguros Ltda, la rectificación, actualización o supresión de sus datos personales, previa acreditación de su identidad.
8. INFORMACIÓN QUE SE RECOPILA POR PARTE DE PLANNERS SEGUROS LTDA
Planners Seguros Ltda recolecta los datos personales de los titulares de la información necesarios para ejecutar las obligaciones contractuales derivadas de su relación con ellos.
Según el titular de la información, Planners Seguros Ltda recopila la siguiente información personal:
• Identificación general e información de contacto (nombre, dirección, número de identificación, correo electrónico, teléfono, sexo, estado civil, fecha de nacimiento, nivel educativo, atributos físicos, registros de actividades, etc).
• Información financiera y detalles contables (números de tarjetas de crédito, cuentas bancarias, etc).
• Información requerida para la cotización y oferta de productos y servicios (ubicación e identificación de bienes asegurados, números de póliza, detalles de cobertura, etc).
Los datos sensibles tales como los que se refieren a temas de salud y datos biométricos (historia clínica, informes médicos, condición médica y estado de salud, etc), necesarios para la celebración de ciertos contratos, serán tratados bajo medidas de seguridad, siempre garantizando su confidencialidad. La autorización para el tratamiento de datos sensibles debe ser explícita, y se debe informar al Titular que no está obligado a autorizar el tratamiento de dicha información y cuál será la finalidad del mismo.
Planners Seguros Ltda conservará la información por el tiempo que legalmente le es exigible y para las finales previstas en el presente Manual, sin perjuicio, de los derechos de los titulares de revocar o modificar esta autorización.
9. COMUNICACIÓN DE LA INFORMACIÓN A TERCEROS
La trasmisión de datos de los titulares se da para efectos del cumplimiento propio de las obligaciones contractuales de Planners Seguros Ltda y se realiza con aquellos con quien se ha suscrito previamente acuerdos de confidencialidad, transmisión y garantía de reserva de la información.
En tal virtud los datos personales podrán ser compartidos, trasmitidos, entregados, transferidos o divulgados a:
• Las aseguradoras, reaseguradoras, compañías de medicina prepagada y fondos de pensiones y cesantías que intervengan en el proceso de celebración, ejecución y terminación de contratos en los que Planners Seguros Ltda ejerza como intermediario.
• Personas que representen los derechos de Planners Seguros Ltda tales como consultores, asesores o empleados con quienes existan vínculos previo y que impliquen la realización de actividades relacionadas con el tratamiento de datos personales a nombre de Planners Seguros Ltda y contratos de confidencialidad.
• Otras compañías relacionadas con Planners Seguros Ltda para el desarrollo de las finalidades descritas en el presente Manual.
• Los operadores necesarios para el cumplimiento de derechos y obligaciones derivados de los contratos, sean estos de seguro, de intermediación, de medicina prepagada, con proveedores, laborales y/o convenios o alianzas comerciales.
• Quienes administren bases de datos y/o servidores administrados o controlados por Planners Seguros Ltda.
• Las demás entidades a las cuales se autorice expresamente.
En el evento en que los usuarios no manifiesten su oposición para que sus datos personales sean transferidos a las entidades descritas, se tenderá que han otorgado consentimiento para ello. En el evento en que no se consienta que los datos personales sean transferidos, podrá remitirse correo electrónico a: xxxxxxx@xxxxxxxx.xxx.xx o enviarse comunicación física a las oficinas de Planners Seguros Ltda.
10. TRANSFERENCIA INTERNACIONAL DE DATOS PERSONALES.
Está prohibida la transferencia de Datos Personales a países que no proporcionen niveles adecuados de protección de Datos. Se entienden países seguros aquellos que cumplan con los estándares fijados por la Superintendencia de Industria y Comercio.
De manera excepcional se podrán realizar transferencias internacionales de Datos por Planners Seguros Ltda. cuando:
10.1 El Titular del Dato haya otorgado su autorización previa, expresa e inequívoca para realizar la transferencia.
10.2 La transferencia sea necesaria para la ejecución de un contrato entre el Titular y Planners Seguros Ltda. como Responsable y/o Encargado del Tratamiento.
10.3 Se trate de transferencias bancarias y bursátiles acorde con la legislación aplicable a dichas transacciones.
10.4 Se trate de transferencia de Datos en el marco de tratados internacionales que hagan parte del ordenamiento jurídico colombiano.
10.5 Transferencias legalmente exigidas para salvaguardar un interés público.
Al momento de presentarse una transferencia internacional de Datos Personales, previo envío o recepción de los mismos, antes de enviar datos personales a otro país, los obligados de cumplir esta política deberán verificar que se cuenta con la autorización previa, expresa e inequívoca del titular que permita trasmitir sus datos personales.
Dicha transferencia de los datos personales se realiza únicamente a terceros con quien Planners Seguros Ltda. tenga vínculo contractual, comercial y/o jurídico. Los acuerdos o contratos que se celebren deberán atender lo dispuesto en este Manual, así como en la legislación y jurisprudencia que fuera aplicable en materia de protección de Datos Personales especificando: los alcances del tratamiento, las actividades y obligaciones del encargado, el deber del Encargado de tratar los datos a nombre del responsable y de acuerdo con la finalidad autorizada para el mismo y observando los principios establecidos en la ley colombiana y la presente política, y la obligación del Encargado de proteger adecuadamente los datos personales y las bases de datos así como de guardar confidencialidad respecto del tratamiento de los datos transmitid.
11. RESPONSABLE Y ENCARGADO DE PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES
Este Manual es de obligatorio y estricto cumplimiento por parte de todos (as) los (as) empleados (as) y consultores de Planners Seguros Ltda, así como de todos los terceros que obran en nombre de la Compañía.
11.1 RESPONSABLE
Se considera responsable del tratamiento de la información Planners Seguros Ltda cuya dirección es Xxxxxxx 00 Xx. 00 00 xxxx 0 x xx xxxxxxxx xx 00000000.
Para efectos del cumplimiento de sus deberes legales, tendrá entre otras, las siguientes obligaciones:
• Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en esta política, copia de la respectiva autorización otorgada por el titular.
• Informar de manera clara y suficiente al titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.
• Garantizar al titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data, es decir, conocer, actualizar o rectificar sus datos personales.
• Informar a solicitud del titular sobre el uso dado a sus datos personales.
• Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la presente política.
• Procurar que los principios de veracidad, calidad, seguridad y confidencialidad en los términos establecidos en la siguiente política.
• Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
• Actualizar la información cuando sea necesario.
• Rectificar los datos personales cuando ello sea procedente.
• Suministrar al Encargado del tratamiento únicamente datos cuyo tratamiento esté previamente autorizado. Cuando se trate de transmisiones internacionales se deberá suscribir un contrato de transmisión de datos personales o pactar cláusulas contractuales que contengan lo dispuesto en el artículo 25 del decreto 1377 de 2013.
• Garantizar que la información que se suministre al Encargado del tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
• Comunicar de forma oportuna al Encargado del tratamiento todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada.
• Informar de manera oportuna al Encargado del tratamiento las rectificaciones realizadas sobre los datos personales para que éste proceda a realizar los ajustes pertinentes.
• Exigir al Encargado del tratamiento, en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del titular.
• Informar al Encargado del tratamiento cuando determinada información se encuentre en discusión por parte del titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.
11.2 ENCARGADO DEL TRATAMIENTO
Se considera encargado las personas naturales o jurídicas con las cuales Planners Seguros Ltda contrate la totalidad o parte del tratamiento de datos, en cabeza de quienes estar garantizar lo previsto en el presente Xxxxxx, así como en las normas vigentes, en virtud de lo cual tendrá entre otras, las siguientes obligaciones:
• Guardar reserva sobre la información que les sea suministrada y utilizar la información únicamente para los fines para los que le fue entregada, en los términos de la ley.
• Garantizar al titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
• Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
• Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los datos.
• Actualizar la información reportada por los Responsables del tratamiento dentro de los cinco (5) días hábiles contados a partir de su recibo.
• Tramitar las consultas y los reclamos formulados por los titulares en los términos señalados en la presente política.
• Registrar en la base de datos la leyenda “reclamo en trámite” en la forma en que se establece en la presente política.
• Insertar en la base de datos la leyenda “información en discusión judicial” una vez notificado por parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad del dato personal.
• Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio.
• Permitir el acceso a la información únicamente a las personas autorizadas por el titular o facultadas por la ley para dicho efecto.
• Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los titulares.
• Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.
12. SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN Y MEDIDAS DE SEGURIDAD
En desarrollo de las políticas internas y del principio de seguridad establecido en la normatividad vigente, Planners Seguros Ltda adoptará las medidas técnicas, humanas y administrativas, que sean necesarias para otorgar normas de seguridad a los registros, evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento, procurando que en todo momento el tratamiento de los mismos sea legítimo, controlado e informado.
13. USO DEL SITIO POR PARTE DE MENORES DE EDAD
Planners Seguros Ltda no recibirá información de menores de dieciocho (18) años, a menos que se obtenga la autorización expresa del padre o representante del menor, evento en el cual se deberá informar de manera expresa (i) la información personal que ha suministrado; (ii) el propósito de la entrega de dicha información; (iii) la forma como se puede usar de acuerdo con lo previsto en esta Política; y (iv) el hecho de que dicha información puede ser eventualmente transferida a terceros en los términos y condiciones descritos en esta Política.
En todo caso, el tratamiento de datos de niños, niñas y adolescentes se realizará en consideración a los derechos fundamentales que les asiste constitucionalmente.
14. MODIFICACIÓN Y/O ACTUALIZACIÓN DEL MANUAL
Planners Seguros Ltda se reserva el derecho de modificar este documento, en cuyo caso los cambios serán comunicados oportunamente en la página Web: xxx.xxxxxxxx.xxx.xx