Contract

1. IDENTIFICACIÓN

PROCESO: GESTIÓN JURIDICA.

SUBPROCESO: CONTRATACION DE BIENES Y SERVICIOS

PROCEDIMIENTO: ETAPA CONTRACTUAL Y POSTCONTRACTUAL.

CÓDIGO:GJUPR

2. OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO

Dar inicio con la elaboración del contrato durante la ejecución contractual de la Contratación de Bienes y Servicios, con el fin de garantizar de manera legal el cumplimiento de los requisitos necesarios para la ejecución contractual hasta su liquidación de conformidad con lo establecido en el Manual de Contratación Resolución No. 627 del 20 de Octubre de 2016 de la Subred Integrada de servicios de Salud Sur Occidente ESE.,

3. BASE LEGAL

 Artículo 209 Carta Política 1991.

 Numeral 6° Artículo 195 de la Ley 100 de 1993.

 Código Civil.

 Código de Comercio (Decreto – Ley 410 de 1971).

 Ley 1437 del 18 de enero de 2011 .“ Por la cual se expide el Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo.”

 Ley 872 del 2.003 por la se adopta el sistema de gestión de calidad en la rama ejecutiva del poder público.

 Decreto nacional1599 del 2005 por el cual se adopta el Modelo Estándar de Control Interno MECI 1000 2005.

 Decreto nacional 4110 de 2004 por el cual se adopta la NTCGP 1000: 2004.

 Decreto 4741 de 2005 Por el cual se reglamenta parcialmente la prevención y el manejo de los residuos o desechos peligrosos generados en el marco de la gestión integral.

 Ley 373 de 1997 Uso eficiente y ahorro de agua.

 Decreto 3450 de 2008 se dictan medidas para el uso racional y eficiente de energía.

 Decreto 2676 de 2000 “Por el cual se reglamenta la gestión integral de los residuos hospitalarios y similares”.

 Decreto Distrital No. 371 de 2010 “por el cual se establecen lineamientos para preservar y fortalecer la trasparencia para la prevención de la corrupción en las entidades y organismos del DC.”

 Circular 007 del 2007, expedida por la Alcaldía Mayor de Bogotá DC.

 Acuerdo 641 del 06 xx xxxxx de 2016. “ Por medio del cual se efectúa la reorganización del Sector Salud de Bogotá, Distrito Capital…”

 Resolución 5185 de 2013 . Ministerio de Salud y Protección Social.

 Acuerdo 001 del 15 xx xxxxx de 2016 .“ Junta Directiva de la Subred Integrada de Servicios Sur Occidente ESE.”

 Acuerdo No.03 del 03 xx xxxx de 2016 .” Por medio del cual se adopta el estatuto de contratación de la Sub Red Integrada de Servicios de Salud Sur Occidente ESE”.

 Acuerdo No.015 del 22 de Septiembre de 2016. “ Por el cual se modificó el artículo 9.2.4 y el Articulo 18 del Acuerdo 003 del 03 xx Xxxx de 2016, que adoptó el Estatuto de Contratación de la Subred Integrada de Servicios de Salud Sur Occidente ESE”.

 Resolución No.627 del 20 de Octubre de 2016. “ Por medio del cual se aprueba el manual de contratación, supervisión e interventoría y se crea el comité de contratación de la Subred Integrada de Servicios de Salud Sur Occidente”.

 	Acuerdo 540 del 2013.” Compras Sostenibles” Decreto 1510 de 2013. “Por el Cual se reglamenta el sistema de compras y contratación pública.”
4.	BASE DOCUMENTAL Y DE SOPORTE
	Instructivo de diligenciamiento del formato de requerimiento.
	Plan de adquisiciones y/o Plan de Mantenimiento.
	Estudio xx xxxxxxx.
	Justificación técnica y detallada del objeto a contratar (Estudio Previo)
	Cotización acompañada de: Valor del contrato, forma de pago, descripción de las garantías, cuantía y vigencia de las mismas, plazo del contrato, Lugar y forma de entrega de los bienes o de la
	prestación de los servicios, los documentos técnicos y legales que deban anexar, plazo máximo para la entrega de las ofertas o cotizaciones, lugar de recepción de las ofertas o cotizaciones.(
	Invitación a cotizar mínimo tres (3) cotizaciones , cuando la contratación directa y la cuantía no supere el 0.2% del presupuesto aprobado por el CONFIS DISTRITAL para la subred Integrada de
	Servicios de Salud”).
	Certificado de Disponibilidad Presupuestal.
	Autorización del ordenador del gasto.
	Documento PIGA actualizado.
	Norma técnica ISO 14000.
	Evaluación: Jurídica, Técnica y Económica al proveedor.
	Instructivo de la evaluación Jurídica del proveedor.
	Guía verde de contratación de la subred Sur Occidente.
	Normograma Ambiental
	Lista de chequeo
	Control de legalidad
5.	RIESGOS
	Indeterminación en el objeto a contratar.
	Elaboración del contrato sin verificación del control de legalidad.
	Contratar por más de lo inicialmente pactado.
	Realizar la minuta de contratación sin tener en cuenta la cuantía.
	Autorizar inicio de ejecución contractual sin cumplimiento de los requisitos legales.
	Adicionar y/ o prorrogar un Contrato u Orden, sin tener en cuenta lo indicado en el Manual de Contratación para esta clase de bienes y/o servicios.

  	Recepcionar informes parciales y/o finales sin soportes de ejecución. Liquidar un contrato sin revisión previa del objeto contratado y/o sin revisión de entradas de los productos y/o bienes a contratar. No iniciar un proceso de incumplimiento previa notificación del supervisor.
6.	MEDIDAS Y POLÍTICAS DE SEGURIDAD Y AUTOCONTROL
	Verificación lista de chequeo
	Control de Legalidad
	Planes de mejora
	Hojas de seguimiento de contratación de Bienes y Servicios
7.	GLOSARIO
	Se encuentra en el Manual de Contratación Resolución 627 del 20de octubre de 2016

No PHVA

QUE

QUIEN

CUANDO

DONDE

PARA QUE

COMO

C

SI

Los documentos cumplen con el

H control de

legalidad?

1 NO

12

FIN

Responsable del proceso de

Una vez revisados y aprobados los

Oficina Asesora Para la elaboración de la Direccionando al referente de contratación de Jurídica – minuta de la orden y/o contrato. la Subred para iniciar el proceso de

Ordene la elaboración de

2 H minuta.

contratación

documentos.

Contratación.

contratación.

Apoyo Profesional

Una vez recibida la

Oficina Asesora Elaborar el clausulado de la  Elaborando la minuta de conformidad con

Jurídica -

carpeta con toda la

Jurídica – minuta de acuerdo con la

los parámetros establecidos en Acuerdo

Elabore minuta

3 H

Contratación

documentación necesaria.

Contratación.

naturaleza del bien o servicio a contratar o la modalidad.

No.03 del 03 xx xxxx de 2016 .” Por medio del cual se adopta el estatuto de contratación de la Sub Red Integrada de Servicios de Salud Sur Occidente ESE”.

 Acuerdo No.015 del 22 de Septiembre

de 2016. “ Por el cual se modificó el artículo 9.2.4 y el Articulo 18 del Acuerdo 003 del 03 xx Xxxx de 2016, que adoptó el Estatuto de Contratación de la Subred Integrada de Servicios de Salud Sur Occidente ESE”.

 Resolución No.627 del 20 de Octubre de 2016. “ Por medio del cual se aprueba el manual de contratación, supervisión e interventoría y se crea el comité de contratación de la Subred Integrada de Servicios de Salud Sur Occidente”.

 Estudios previos.

Revise minuta y de visto bueno

Asesor Jurídico/ Profesional de

Una vez recibida la minuta

Oficina Jurídica- contratación

Revisar el cumplimiento de los Verificando su conformidad y pertinencia de la requisitos legales, conforme al información contenida en la minuta y

4 V apoyo Jurídica-

Contratación

proceso precontractual.

documentos soportes. De encontrarse

inconsistencias devolver al profesional líder del proceso de contratación para su corrección.

No PHVA

QUE

D

D

QUIEN

CUANDO

DONDE

PARA QUE

COMO

Apoyo técnico de la Una vez revisada y

Oficina Jurídica -

Para la suscripción por parte

Registrando en el libro radicador y entregando

Remita la minuta a la Gerencia para su firma

Oficina Jurídica

5 H

con visto bueno del Asesor Jurídico

contratación

del ordenador del gasto.

a la mano la minuta junto con los soportes contractuales a la secretaria de la Gerencia.

6	V	Revise, apruebe y firme la Orden y/o contrato.	Gerente	Una vez recibida la minuta de la Oficina Jurídica – Contratación.	Gerencia	Para formalizar contractual.	la	relación	Suscribiendo la Orden o el contrato.
7	H	Remita Orden y/o contrato con soportes a la oficina Jurídica-Contratación.	Secretaria de Xxxxxxxx	Una vez suscrito el contrato por parte del ordenador del gasto.	Gerencia	Para que se agote el trámite de suscripción de la orden y/o contrato.			Remitiendo el contrato con sus soportes a la Oficina Asesora Jurídica – Contratación.
8	V	Evalué las actividades del procedimiento	Asesor Jurídico / Profesional de apoyo de Jurídica- Contratación	Durante el proceso de contratación	Oficina de Jurídica - Contratación	Determinar fallas y posibles correcciones al proceso			Evaluando adherencia al procedimiento.
9	H	Tramitar las firmas de la Orden y/o Contrato Jurídica- Contratación	Auxiliar /Jurídica- Contratación	Durante el proceso de contratación	Oficina de Jurídica - Contratación	Para que el contratista tramite las pólizas (si aplica) y se solicite el RP			Llamando al contratista para que se acerque a firmar el contrato y una vez perfeccionado entregando copia al Área de Presupuesto para expedir el Registro Presupuestal.
		SI	Recepcionan póliza y revisan si cumplen?	NO 21	Profesional de Apoyo /Jurídica- Contratación	Durante el proceso de contratación	Oficina de Jurídica - Contratación	Para proceder a aprobar la póliza y dar cumplimiento a los requisitos exigidos en el Manual de Contratación.	Verificando y Aprobando las mismas para firma del Líder de Contratación.
10	V	22						O devolver para modificar la
								misma.

Devolver al contratista para modificar la póliza respectiva

Auxiliar /Jurídica-

Durante el proceso de Oficina de Jurídica - Para que se subsane por el Notificando al contratista mediante llamada y/o

Contratación

contratación

Contratación

contratista.

correo e.mail.

11 H

Aprueban y entrega a supervisor con soportes (contrato, CDP, RP) a través de los mecanismos de comunicación institucional establecidos para tal fin.

Auxiliar /Jurídica-

Durante el proceso de Oficina de Jurídica - Para que se de inicio a la Remitiendo el contrato con sus soportes al

12 H

Contratación

contratación

Contratación

supervisión durante la ejecución supervisor designado por la Gerencia. contractual.

PUBLICACION ORDEN

Auxiliar /Jurídica-

Durante el proceso de Oficina de Jurídica - Para dar cumplimiento a la Accediendo a la pagina del SECOP y la pagina

13 H

Y/O CONTRATO

Publicar contrato en la plataforma (SECOP) y pagina web institucional de la Subred Integrada de Servicios de Salud Sur Occidente

Contratación

contratación

Contratación

normatividad aplicable y institucional. principios de publicidad

Modificaciones Prorrogas, adiciones, suspensiones, cesiones

Profesional de

Cuando se xxxxxxx por Se radica en la Oficina

Para avalar por parte de la

Remitiendo la modificación respectiva con sus

14 H

apoyo de Jurídica- Contratación

parte del supervisor del contrato el informe de ejecución en los formatos normalizados para ello y su respectivo aval por la Gerencia

de Adquisiciones

Subgerencia Administrativa y si soportes al área de Juridica-Contratacion. es adición solicitar CDP y enviar

a la Oficina Jurídica – Contratación para tramitar modificación

15	H	Hay incumplimiento durante la vigencia contractual de la orden y/o contrato por parte del contratista			Supervisor designado	Cuando se xxxxxxx por parte del supervisor del contrato el informe de incumplimiento del contrato	Oficina Jurídica- Contratación	Se inicie el procedimiento de conformidad con el Acuerdo No. 03 del 3 xx xxxx de 2016	Remitiendo el informe de supervisión al Profesional de Apoyo Oficina Jurídica radicado por el supervisor al Área de Contratación.
16	V	Informe Final de supervisión (dentro del término de dos (2) meses después de terminada la orden y/o contrato)			Profesional de apoyo de Jurídica- Contratación	Cuando se xxxxxxx por parte del supervisor del contrato el informe de ejecución final en el formato normalizado para ello	Se radica en la Oficina Juridica-Contratacion.	Para que se pueda avalar y pasar a su etapa post contractual	Revisando y verificando el informe final con cumplimiento de obligaciones y demás condiciones contractuales durante la ejecución contractual.
		SI 27	Es consistente el informe	NO 28	Profesional de Apoyo /Jurídica- Contratación	Durante el proceso de contratación	Oficina de Jurídica - Contratación	Para proceder a aprobar la póliza y dar cumplimiento a los requisitos exigidos en el Manual de Contratación.	Verificando y Aprobando las mismas para firma del Líder de Contratación.
17	V							O devolver para modificar la
								misma.

18	A	Proceder con la liquidación bilateral	Profesional de apoyo de Jurídica- Contratación	Durante la etapa Post- contractual	Oficina de Jurídica - Contratación	Para proceder a elaborar minuta de liquidación bilateral y notificar de conformidad con los términos del CPACA y agotados los mismos liquidar de manera unilateral.	Proyectando la minuta de liquidación bilateral y/o unilateral según los términos de CPACA.
19	V	Devolver al supervisor del contrato para realizar ajustes	Supervisor de la Orden/contrato	Durante la etapa Post- contractual	Área del Supervisor del contrato	Para que haga los respectivos cambios de forma o de fondo, a que haya lugar.	Llevando el seguimiento en el libro radicador de la devolución del mismo.
20	H	PUBLICACION ACTA DE LIQUIDACION Publicar Liquidación en la plataforma (SECOP)	Profesional de apoyo de Jurídica- Contratación	Durante la etapa Post- contractual	Oficina de Jurídica - Contratación	Para dar cumplimiento a la normatividad aplicable y principios de publicidad.	Accediendo a la pagina del SECOP y la pagina institucional
21	A	Archivar expediente contractual	Auxiliar Oficina Jurídica- Contratación	Cuando el expediente contractual termine su perfeccionamiento en la etapa post contractual	Oficina Juridica- Contratacion	Para dar cumplimiento a la normatividad Ley de Archivo 594 de 2000	Teniendo en cuenta la tabla de retención para el proceso de bienes y servicios de la contratación directa.

NIT: 900.959.048-4	MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS SUBRED INTEGRADA DE SERVICIOS DE SALUD SUR OCCIDENTE ESE	APROBADO POR:	CÓDIGO:
			ACTUALIZADO:
	ETAPA CONTRACTUAL Y POSCONTRACTUAL DE BIENES Y SERVICIOS		VERSIÓN : EN PRUEBA
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A
Realice acciones preventivas y/o Correctivas Asesor Jurídico / Profesional de apoyo de Jurídica- Contratación Una vez detectadas las oportunidades de mejora Oficina Jurídica - Contratación Lograr el mejoramiento continuo del procedimiento Implementando acciones preventivas y/o correctivas de acuerdo con las oportunidades de mejora identificadas.

FIN