TABLA DE CONTENIDO
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PROCESO GESTIÓN CONTRACTUAL
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Código: MNL-GEC-001 |
Versión: 0 |
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Fecha: Memo Int I2019036869 del 26/08/2019 |
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1.2. NATURALEZA JURÍDICA DE LA SECRETARÍA DISTRITAL DE INTEGRACIÓN SOCIAL 5
1.3. ESTRUCTURA ORGÁNICA DE LA ENTIDAD 6
1.6. MARCO NORMATIVO DE CONTRATACIÓN ESTATAL 7
1.7. PRINCIPIOS, DEBERES Y OBJETIVO DE LA CONTRATACIÓN ESTATAL 8
1.8. ÓRGANOS DE COMITÉ E INSTANCIAS DENTRO DE LA ACTIVIDAD CONTRACTUAL 9
1.8.1 Comité de Contratación 9
1.8.2 Comité de Institucional de Gestión y Desempeño 9
1.8.3 Comité de Conciliación 10
1.8.4 Comité Asesor y Evaluador 10
1.8.5 Subdirección de Contratación 11
1.8.6 Dependencia solicitante 11
1.9. DETERMINACIÓN DE CUANTÍAS 11
1.10. SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN: 12
2. ETAPAS DEL PROCESO DE CONTRATACIÓN 13
2.3.1 Cumplimiento y verificación de requisitos del contrato estatal 20
2.3.2 Ejecución del Contrato o Convenio - Suscripción del Acta de Inicio 21
2.4. ETAPA POST CONTRACTUAL 25
2.4.1 Terminación del Contrato/Convenio 25
2.4.2 Liquidación del Contrato o Convenio. 26
2.4.2.1 Tipos de liquidación y oportunidad para realizarla: 27
2.4.2.2 Causales de liquidación de los contratos/convenios: 29
2.4.2.3 Contratos/convenios que deben ser liquidados: 29
2.4.2.4 Contratos/convenios que no requieren liquidación: 30
2.4.2.5 Requisitos y trámite para la liquidación de contratos/convenios. 30
2.4.2.6 Trámite para los contratos o convenios que han perdido competencia para liquidar. 31
2.4.2.7 Verificación de la solicitud de liquidación 32
2.4.2.8 Recomendaciones en los trámites de liquidación: 33
2.4.3 ACTA DE CIERRE / ACTA DE ARCHIVO DEL EXPEDIENTE CONTRACTUAL 33
3.1 SUPERVISIÓN E INTERVENTORÍA DE LOS CONTRATOS 35
3.1.1 Perfil del Supervisor: 35
3.1.2 Definición de supervisión e interventoría 36
3.1.3 Concurrencia de la interventoría y la supervisión. 37
3.2 FUNCIONES Y/O OBLIGACIONES DEL SUPERVISOR Y/O INTERVENTOR 37
3.3 LIMITACIONES O PROHIBICIONES DURANTE EL EJERCICIO DE LA SUPERVISIÓN E INTERVENTORÍA 40
3.4.1 Responsabilidad civil. 41
3.4.2 Responsabilidad penal. 41
3.4.3 Responsabilidad fiscal. 42
3.4.4 Responsabilidad disciplinaria. 42
3.4.5 Responsabilidad patrimonial. 42
3.5 DOCUMENTOS NECESARIOS PARA EJERCER LA SUPERVISIÓN E INTERVENTORÍA 43
3.5.1 Oficio de designación de supervisión o de apoyo a la supervisión 43
3.5.4 Acta de visita o instrumento de verificación 44
3.5.5 Cronograma de visitas 44
3.5.7 Certificación para pago 45
3.5.8 Informe de supervisión / interventoría 45
4.1 ADMINISTRACIÓN Y GESTIÓN DE DOCUMENTOS 47
5.1 MECANISMOS DE PARTICIPACIÓN CIUDADANA 48
6.1 UTILIZACIÓN DE HERRAMIENTAS ELECTRÓNICAS PARA LA GESTIÓN CONTRACTUAL 49
7.1 REFORMA, DEROGACIÓN Y AJUSTES DEL MANUAL DE CONTRATACIÓN. 50
INTRODUCCIÓN
El presente Manual de Contratación Estatal tiene como propósito fijar directrices y estándares para simplificar y homogenizar las actividades que se desarrollan en las diferentes etapas del proceso contractual, en la celebración de los contratos que requiere la Secretaría Distrital de Integración Social para el cumplimiento de su misión institucional y en la vigilancia y seguimiento a los mismos para el desarrollo de las funciones, metas y objetivos institucionales.
Las directrices aquí establecidas, tienen como objetivo dar pleno cumplimiento a los principios de la función pública previstos en la Constitución Política y en la ley; sin embargo, responde a la exigencia legal contenida en el Decreto Nacional 1082 de 2015, el cual permite a la Entidad autorregularse a través de la definición de delegaciones, responsabilidades, directrices y/o políticas generales asociadas a la gestión contractual de la Secretaría Distrital de Integración Social.
El Manual se torna en un eje articulador para el desarrollo de todas las fases de la actividad precontractual, contractual y post contractual, hasta la liquidación del contrato, por lo tanto, la Secretaría Distrital de Integración Social, dará aplicación a las disposiciones constitucionales, legales y reglamentarias vigentes en la materia y a los procedimientos previstos por la Entidad.
En todo caso, en el evento de existir contradicción entre lo consignado en el presente Manual y las normas legales y reglamentarias vigentes en la materia, prevalecerán estas últimas, sin perjuicio de las actualizaciones a que haya lugar.
CAPÍTULO I
El presente manual se aplicará a todas las actividades relacionadas con la contratación de la Entidad y los procedimientos establecidos serán de obligada observancia en todas las dependencias de la Secretaría Distrital de Integración Social.
La SECRETARÍA DISTRITAL DE INTEGRACIÓN SOCIAL, es un organismo del Xxxxxx Xxxxxxx xxx Xxxxxxxx Xxxxxxx, con autonomía administrativa y financiera, nominada así por el Xxxxxxx 000 xx 0000 xxx Xxxxxxx xx Xxxxxx que transformó al Departamento Administrativo de Bienestar Social en la Secretaría Distrital de Integración Social. Que mediante Decreto Distrital 556 de 2006 se determinaron el objeto, la estructura organizacional y las funciones de la Secretaría, el cual fue modificado por el Decreto Distrital 607 de diciembre 28 de 2007. La Secretaría Distrital de Integración Social tiene por objeto orientar y liderar la formulación y el desarrollo de políticas de promoción, prevención, protección, restablecimiento y garantía de los derechos de los distintos grupos poblacionales, familias y comunidades, con especial énfasis en la prestación de servicios sociales básicos para quienes enfrentan una mayor situación de pobreza y vulnerabilidad, así como prestar servicios sociales básicos de atención a aquellos grupos poblacionales que además de sus condiciones de pobreza se encuentran en riesgo social, vulneración manifiesta o en situación de exclusión social.
Las funciones básicas de la Secretaría Distrital de Integración Social definidas en el artículo 2 del Decreto Distrital 607 de 2007 son:
Formular, orientar y desarrollar políticas sociales, en coordinación con otros sectores, organismos o entidades, para los distintos grupos poblacionales, familias y comunidades, en especial de aquellos en mayor situación de pobreza y vulnerabilidad y promover estrategias que permitan el desarrollo de sus capacidades.
Dirigir la ejecución de planes, programas y proyectos de restablecimiento, prevención, protección y promoción de derechos de las personas, familias y comunidades, en especial aquellas de mayor situación de pobreza y vulnerabilidad.
Establecer objetivos y estrategias de corto, mediano y largo plazo, para asegurar la prestación de servicios básicos de bienestar social y familiar a la población objeto.
Desarrollar políticas y programas para la rehabilitación de las poblaciones vulnerables en especial habitantes de la calle y su inclusión a la vida productiva de la ciudad.
Ejercer las funciones de certificación, registro y control asignadas al Departamento Administrativo Bienestar Social en las disposiciones vigentes y las que le sean asignadas en virtud de normas nacionales o distritales.
Fuente: xxxx://xxx.xxxxxxxxxxxxxxxxx.xxx.xx/xxxxx.xxx/xxxxxxx/xxxxxxxxxxx-xxxxxx/xxxxxxxxx-xxxx
La Secretaría Distrital de Integración Social, es una Entidad Pública de nivel central de la ciudad de Bogotá, líder del sector social, responsable de la formulación e implementación de políticas públicas poblacionales orientadas al ejercicio de derechos, ofrece servicios sociales y promueve de forma articulada, la inclusión social, el desarrollo de capacidades y la mejora en la calidad de vida de la población en mayor condición de vulnerabilidad, con un enfoque territorial.
La Secretaría Distrital de Integración Social, será en el 2030 una entidad líder y un referente en política poblacional y en la promoción de derechos, a nivel nacional, por contribuir a la inclusión social, al desarrollo de capacidades y a la innovación en la prestación de servicios de alta calidad, a través de un talento humano calificado, cercano a la ciudadanía y con un modelo de gestión flexible a las dinámicas del territorio. Lo anterior para alcanzar un Bogotá equitativa, con oportunidades y mejor para todos.
El régimen Legal y contractual de la SECRETARÍA DISTRITAL DE INTEGRACIÓN SOCIAL, está previsto en la siguiente normativa:
Constitución Política de Colombia
Ley 57 de 1887 “Por la cual se expide el Código Civil”
Decreto Ley 410 de 1971 “Por el cual se expide el Código de Comercio”
Ley 80 de 1993 “Por la cual se expide el Estatuto General de Contratación de la Administración Pública.
Ley 489 de 1998 “Por la cual se dictan normas sobre la organización y funcionamiento de las entidades del orden nacional, se expiden las disposiciones, principios y reglas generales para el ejercicio de las atribuciones previstas en los numerales 15 y 16 del artículo 189 de la Constitución Política y se dictan otras disposiciones.”
Decreto Distrital 854 de 2001 “Por el cual se delegan funciones xxx Xxxxxxx Mayor y se precisan atribuciones propias de algunos empleados de la Administración Distrital".
Ley 816 de 2003 “Por medio de la cual se apoya a la industria nacional a través de la contratación pública”.
Ley 1150 de 2007 “Por medio de la cual se introducen medidas para la eficiencia y la transparencia en la Ley 80 de 1993 y se dictan otras disposiciones generales sobre la contratación con Recursos Públicos.”
Ley 1474 de 2011 “Por la cual se dictan normas orientadas a fortalecer los mecanismos de prevención, investigación y sanción de actos de corrupción y la efectividad del control de la gestión pública”.
Ley 1437 del 2011 “Por la cual se expide el Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo”.
Decreto Ley 019 de 2012 “Por el cual se dictan normas para suprimir o reformar regulaciones, procedimientos y trámites innecesarios existentes en la Administración Pública”.
Ley 1564 de 2012 “Por medio de la cual se expide el Código General del Proceso y se dictan otras disposiciones”.
Decreto Nacional 1082 de 2015 “Por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del sector administrativo de planeación nacional”.
Ley 734 de 2002, Por medio de la cual se expide el Código General Disciplinario.
Decreto Nacional 092 de 2017 “Por el cual se reglamenta la contratación con entidades privadas sin ánimo de lucro a la que hace referencia el inciso segundo del artículo 355 de la Constitución Política”
Ley 1882 de 2018 “Por la cual se adicionan, modifican y dictan otras disposiciones orientadas a fortalecer la contratación pública en Colombia, la ley de infraestructura y se dictan otras disposiciones.”
Decreto Nacional 1273 de 2018: “Por el cual se modifica el artículo 2.2.1.1.1.7, se adiciona el Título 7 a la Parte 2 del Libro 3 del Decreto 780 de 2016, único Reglamentario del Sector Salud y Protección Social, en relación al pago y retención de aportes al Sistema de Seguridad Integral y Parafiscales de los trabajadores independientes y modifica los artículos 2.2.4.2.2.13 y 2.2.4.2.2.15 del Decreto 1072 de 2015, Único Reglamentario del Sector Trabajo.” Sujeto a modificación del Plan Nacional de Desarrollo.
Decreto Nacional 392 de 2018: “Por el cual se reglamentan los numerales 1 y 8 del artículo 13 de la Ley 1618 de 2013, sobre incentivos en Procesos de Contratación en favor de personas con discapacidad.”
LGEMC-01 Lineamientos Generales para la Expedición de Manuales de Contratación emitido por Colombia Compra Eficiente Guía para la elaboración de estudios del sector expedida por Colombia Compra Eficiente
Manual para la identificación y cobertura del riesgo en los procesos de contratación, y la metodología de valoración de riesgo, explicada en el CONPES 3714 de 2011.
Guía para la liquidación de los contratos estatales expedida por Colombia Compra Eficiente
Resoluciones y/o Actos administrativo de Honorarios, Ordenación del Gasto y Pago vigentes al momento de las etapas pre, contractual y post contractual, así como todos aquellos actos administrativos en donde se realicen delegaciones sobre competencias de índole contractual.
Resolución y/o Acto administrativo vigente por medio del cual se reglamenta el Comité de Contratación de la Secretaría Distrital de Integración Social, y demás actos administrativos de delegación de funciones de la entidad.
Las demás normas concordantes aplicables y vigentes con la materia que rijan o lleguen a regir los aspectos de los procesos de selección que adelante la Secretaría y en todo lo demás no regulado expresamente se aplicarán las normas comerciales y civiles.
De conformidad con lo señalado en el Estatuto General de la Contratación, el objetivo de la actividad contractual es buscar la satisfacción del interés general o colectivo, mediante la realización de los fines estatales, asegurando así, la continua y eficiente prestación de los servicios sociales y la efectividad de los derechos e intereses de los administrados que colaboran con la Entidad en la consecución de dichos fines.
Las actuaciones de quienes intervengan en la contratación estatal se desarrollarán con fundamento en los principios de planeación, debido proceso, buena fe y selección objetiva.
Aunado a lo anterior, el artículo 23 de la Ley 80 de 1993, establece que las actuaciones de quienes intervengan en la contratación estatal se desarrollarán con arreglo a los principios de transparencia, economía y responsabilidad y de conformidad con los postulados que rigen la función administrativa. En este mismo sentido la norma prescribe que se aplicarán las mismas normas que regulan la conducta de los servidores públicos, las reglas de interpretación de la contratación, los principios generales del derecho y los particulares del derecho administrativo.
De igual manera, de conformidad con el artículo 3 de la Ley 80 de 1993, los servidores públicos tendrán en consideración en el desarrollo de sus funciones los fines anteriormente mencionados.
Los particulares, por su parte, tendrán en cuenta al celebrar y ejecutar contratos con las entidades estatales que colaboran con ellas en el logro de sus fines y cumplen una función social, que, como tal, implica obligaciones, entre ellas ejecutar en condiciones de calidad y oportunidad.
En virtud de la delegación y competencia para orientar la contratación pública en la entidad, las instancias dentro de la actividad contractual son:
El Comité de Contratación de la Secretaría Distrital de Integración Social de Bogotá D.C. es nombrado y ejerce sus funciones de acuerdo al acto administrativo que así lo designe y deberá asesorar al(os) ordenador(es) del gasto en los aspectos legales y presupuestales del proceso contractual, aprobar el Plan Anual de Adquisiciones y las modificaciones al mismos y buscar una coordinación adecuada entre las acciones precontractuales, contractuales y post contractuales que permitan cubrir las necesidades al interior de la entidad, dentro de sus objetivos misionales, funciones, programas y proyectos.
En general, las delegaciones, funciones y demás aspectos relativos al funcionamiento y desarrollo del Comité se rigen por el acto administrativo vigente que emita la Entidad.
Se constituye como una instancia encargada de orientar, articular y ejecutar las acciones y estrategias para la correcta implementación, operación, desarrollo, evaluación y seguimiento del Modelo Integrado de Planeación y Gestión (MIPG) en la Secretaría Distrital de Integración Social.
Es una instancia administrativa que actúa como sede de estudio, análisis y formulación de políticas sobre prevención de daño antijurídico y defensa de los intereses de la Secretaría Distrital de Integración Social. El Comité, decidirá en cada caso específico, sobre la procedencia o no de la conciliación o de cualquier otro medio alternativo de solución de conflictos, con sujeción estricta a las normas jurídicas sustantivas, procedimentales y de control vigentes, evitando lesionar el patrimonio público.
En general, las delegaciones, funciones y demás aspectos relativos al funcionamiento y desarrollo del comité se rigen por el acto administrativo vigente que emita la entidad.
El Comité Asesor y Evaluador será conformado para cada proceso de selección en todas las modalidades que adelante la Entidad y estará integrado por servidores públicos y/o particulares contratados, los cuales, dentro de sus funciones y obligaciones, realizarán la evaluación de las propuestas de manera objetiva, ciñéndose a las reglas contenidas en la normativa vigente, el pliego de condiciones o en la invitación pública, según el caso.
El ordenador del gasto competente deberá, mediante documento o acto administrativo, designar la conformación de los comités asesor y evaluador.
Los miembros del Comité Asesor y Evaluador se encuentran sujetos al régimen de inhabilidades e incompatibilidades y conflicto de intereses.
Funciones del Comité Asesor y Evaluador
Evaluar y calificar las propuestas presentadas dentro del proceso de selección, de manera objetiva, ciñéndose a la normativa vigente y a las reglas contenidas en el pliego de condiciones o en la invitación pública, según el caso.
Verificar las condiciones solicitadas en el pliego de condiciones y el cumplimiento de los requisitos habilitantes desde el punto de vista jurídico, técnico - económico, y financiero.
Recomendar procedimientos que mejoren la eficiencia y economía del proceso del que hace parte, respetando en todo caso la normativa vigente y los principios que rigen la actividad contractual.
Asistir a todas las audiencias que se programen dentro del proceso de selección.
Proyectar y suscribir las respuestas a las observaciones de los proyectos de pliegos, pliegos de condiciones o invitación pública según el caso, a las evaluaciones y/o calificaciones y en general a las que se presenten en el desarrollo del proceso contractual.
Presentar los respectivos informes de evaluación y calificación y recomendar al Ordenador del Gasto el sentido de la decisión a adoptar de conformidad con la evaluación efectuada.
En relación con las subastas analizar la propuesta económica presuntamente artificialmente baja, recomendando o no, al ordenador del gasto adjudicar el proceso de contratación.
En el evento de ser necesario que el proponente subsane la propuesta, cada integrante del Comité Asesor y Evaluador, según corresponda, será responsable de requerir la información en el informe de evaluación, para lo cual, contarán con la asesoría o acompañamiento de la Subdirección de Contratación. Estos requerimientos serán publicados en los portales de contratación.
NOTA: En la modalidad de selección de procesos de contratación directas no se designará Comité Asesor y Evaluador.
De conformidad con el artículo 11 del Decreto Distrital 607 de 2007 son funciones de la Subdirección de Contratación, entre otras, la de dirigir y ejecutar los procesos de contratación que se adelanten para el funcionamiento y desarrollo de actividades, proyectos y programas propios de la entidad, en sus etapas precontractual, contractual y postcontractual, previa entrega de la documentación por parte de la dependencia que requiera la contratación y/o el impulso del proceso precontractual. En virtud de lo anterior la Subdirección de Contratación está facultada para proyectar los actos administrativos y demás documentos que se generan de las diferentes etapas contractuales, para la firma del respectivo ordenador del gasto.
La Dependencia que requiere la contratación del bien, servicio, u obra es la encargada de elaborar y proyectar los estudios y demás documentos previos, de conformidad con los procedimientos establecidos por la Entidad para el inicio del proceso contractual y tiene la obligación de entregarlos de manera oportuna y cumpliendo con las exigencias legales y las establecidas en el presente manual, en medio físico y magnético a la Subdirección de Contratación.
Los estudios previos deberán ser cuidadosamente elaborados por la dependencia que requiere la contratación, de manera que no existan errores que puedan presentar equívocos en la selección objetiva del contratista y por consiguiente generando responsabilidades contrarias a la Entidad y a los partícipes en el proceso contractual. En caso de presentarse estas situaciones la documentación será devuelta a la dependencia respectiva dependiendo de los ajustes que den a lugar, para la correspondiente modificación o adecuación, la cual, si es el caso, deberá ser retornada con los ajustes sugeridos dentro de los términos establecidos por la Subdirección de Contratación.
Las cuantías de que trata el artículo 2° de la Ley 1150 de 2007, serán determinadas para cada vigencia fiscal por la Dirección de Gestión Corporativa, con base en el presupuesto asignado a la Entidad para la respectiva vigencia fiscal.
La Subdirección de Contratación informará esta decisión a las distintas dependencias de la Secretaría Distrital de Integración Social.
La Secretaría Distrital de Integración Social dentro del Sistema Integrado de Gestión, reglamentado en el acto administrativo vigente, cuenta con el Proceso Administrativo denominado “Gestión contractual”, el cual consiste en Adelantar las actividades de contratación requeridas por la entidad, previstas en el plan de adquisiciones que permitan contar con bienes, servicios y obras de manera efectiva, oportuna y cumpliendo la normatividad vigente (para cada modalidad contractual) para el desarrollo en el cumplimiento de la misión de la entidad..
A través del Proceso Gestión Contractual , la Secretaría Distrital de Integración Social garantiza la ejecución de los recursos de manera estructurada y articulada, donde se unen y se interrelacionan una serie de elementos, como guías de acción, que constituyen la base para el desarrollo de la gestión contractual (políticas, procesos, actividades, procedimientos, indicadores de gestión, riesgos, entre otros) permitiendo de forma adecuada el cumplimiento de los planes, programas y funciones, orientando las operaciones hacia la consecución de resultados, metas y objetivos institucionales.
Es así como el Proceso de Gestión Contractual de la Secretaría Distrital de Integración Social parte de los principios de objetividad, transparencia, moralidad, elementos fundamentales concebidos en sanas prácticas de Control Interno, pero fortalecido con otros elementos del sistema, como la administración del riesgo, los indicadores como elementos fundamentales para el seguimiento y mejoramiento de la gestión y diligentes sistemas de información y comunicación, conocimiento de la normativa que le aplica, existencia de procesos y procedimientos, entre otros elementos, que permiten el logro de los objetivos institucionales.
Los sistemas de control y de gestión de la Secretaría Distrital de Integración Social, en el Proceso de Gestión Contractual se enfocan en la estrategia gerencial del mejoramiento continuo, basado en la herramienta gerencial del PHVA (Planeación-bienes, servicios, obra pública-en cumplimiento de la misión institucional-Identificación de Riesgos del Proceso-HACER: Procedimientos-VERIFICAR: Seguimiento y medición de la gestión-Indicadores y ACTUAR Acciones de Mejora.)
CAPÍTULO II
Con el fin de dar cumplimiento a los principios y objetivos de la contratación estatal, es necesario tener en cuenta los siguientes lineamientos generales para todo tipo de contratación de la Entidad.
Identificadas las necesidades de la Entidad, esta etapa inicia con el plan anual de adquisiciones como insumo primario para adelantar cualquier proceso de selección de la Secretaría Distrital de Integración Social y tiene como objetivo la planeación, preparación, desarrollo y proyección de las necesidades de bienes y servicios para el cumplimiento de la misionalidad de la Entidad y que darán origen a los posibles procesos contractuales, así como la estimación de la modalidad de contratación a ser utilizada para la consecución de dichas necesidades.
Plan Anual de Adquisiciones PAA.
El Plan Anual de Adquisiciones debe contener cada uno de los lineamientos establecidos en la Ley y en la guía para su elaboración expedida por la entidad competente para contratación estatal.
El Plan Anual de Adquisiciones se constituye como una herramienta para: (i) facilitar a las entidades estatales identificar, registrar, programar, modificar y divulgar sus necesidades de bienes, obras y servicios; y (ii) diseñar estrategias de contratación basadas en agregación de la demanda que permitan incrementar la eficiencia del proceso de contratación.
La Dirección de Gestión Corporativa junto con la Dirección de Análisis y Diseño Estratégico son los encargados de coordinar y consolidar tanto la formulación como el seguimiento a dicho plan mediante la expedición de circulares o demás mecanismos a través de los cuales se socializa la metodología y los formatos para su elaboración, con una periodicidad anual en consideración con las normas internas y externas.
Toda necesidad presentada o solicitada a la Subdirección de Contratación, deberá estar inscrita en el Plan Anual de Adquisiciones, el cual podrá ser actualizado o ajustado de acuerdo con las necesidades del servicio, previa justificación de las dependencias solicitantes, en la forma y la oportunidad que para el efecto disponga la Entidad con fundamento en lineamientos establecidos por la entidad competente para contratación estatal.
A través del Procedimiento Plan Anual de Adquisiciones (código: PCD-DE-002) del proceso de planeación estratégica, se planea, se ejecuta, se controla y se evalúa estratégicamente las necesidades de bienes, obras y servicios, utilizando la totalidad de instrumentos y recursos disponibles, con el fin de cumplir las metas planteadas en los proyectos formulados de la Secretaría Distrital de Integración Social.
Esta etapa se enmarcan todas aquellas actividades necesarias para la correcta planeación e inclusión en el Plan Anual de Adquisiciones, identificación de necesidades, elaboración de estudios previos, estudios xx xxxxxxx, la consecución de autorizaciones y/o licencias, con el fin de soportar la elaboración de pliegos de condiciones o invitaciones públicas, según el caso y el desarrollo del proceso de selección.
Igualmente, en esta etapa se encuentran todas las gestiones y trámites administrativos; procedimientos atinentes a cada modalidad de selección de conformidad con lo establecido en el Estatuto Contractual, los cuales son necesarios para lograr el fin propuesto, entendido como la celebración del contrato estatal, a través del cual se materializa la colaboración de los particulares y la entidad en la satisfacción del interés general.
La etapa precontractual finaliza con el acto administrativo de adjudicación del contrato.
Todo proceso de selección que pretenda adelantarse en la Secretaría Distrital de Integración Social requiere que de manera previa el Director y/o Subdirector y/o Jefe de Oficina y/o servidor público del nivel Asesor de la dependencia que solicita el bien, obra y/o servicio, identifique de manera clara y específica la necesidad a contratar, acorde con lo previsto en el correspondiente plan anual de adquisiciones.
Una vez realizada la identificación de la necesidad la dependencia respectiva, deberá elaborar los estudios xx xxxxxxx, en los casos en los cuales aplique, con el propósito de establecer el presupuesto oficial estimado y los documentos previos correspondientes, los cuales, salvo disposición en contrario, deberán contener como mínimo los requisitos establecidos en el presente manual, la normativa vigente, así como también los requisitos que establece El Manual de Compras Verdes (código: MNL-BS-001), la guía de la entidad competente para contratación estatal y los procedimientos establecidos por la entidad (mapa de proceso).
Los estudios y/o documentos previos serán suscritos por el subdirector y/o Jefe de Oficina y/o servidor público del nivel Asesor, en donde se origina la necesidad y los mismos deberán contar con el visto bueno del Ordenador del Gasto que requiere el bien, obra y/o servicio a través del formato adaptado para dichos fines.
NOTA: en aquellos casos donde surja la necesidad en las subdirecciones locales se requerirá la aprobación del Ordenador del Gasto y de la subdirección misional correspondiente.
Dentro de los estudios previos deberán incluirse como mínimo los siguientes aspectos:
Objeto a contratar con sus especificaciones.
Se debe definir el objeto con características técnicas y de calidad que permita individualizar el bien, obra y/o servicio con el cual se satisfacen las necesidades de la Entidad, sus características generales y particulares, intrínsecas y extrínsecas, físicas.
Modalidad, formas de selección del contratista y su justificación, incluyendo los fundamentos jurídicos, de conformidad con la normativa vigente.
Licitación Pública
Licitación Pública con conformación dinámica de la oferta.
Selección Abreviada
Adquisición o suministro de bienes y servicios de características técnicas uniformes y de común utilización. (Subasta, Acuerdos Marco de Precios y Bolsas de Productos)
Menor Cuantía.
Contratación cuyo proceso de licitación pública haya sido declarado desierto.
La enajenación de bienes del Estado.
Productos de origen o destinación agropecuarios que se ofrezcan en las bolsas de productos legalmente constituidas.
Los contratos de las entidades, a cuyo cargo se encuentre la ejecución de los programas de protección de personas amenazadas, programas de desmovilización y reincorporación a la vida civil de personas y grupos al margen de la ley, incluida la atención de los respectivos grupos familiares, programas de atención a población desplazada por la violencia, programas de protección de derechos humanos de grupos de personas habitantes de la calle, niños y niñas o jóvenes involucrados en grupos juveniles que hayan incurrido en conductas contra el patrimonio económico y sostengan enfrentamientos violentos de diferente tipo, y población en alto grado de vulnerabilidad con reconocido estado de exclusión que requieran capacitación, resocialización y preparación para el trabajo, incluidos los contratos fiduciarios que demanden.
Concurso de Méritos
Abierto
Con precalificación
Contratación Directa
Contratos interadministrativos, siempre que las obligaciones derivadas del mismo tengan relación directa con el objeto de la entidad ejecutora señalado en la ley o en sus reglamentos.
Los contratos para el desarrollo de actividades científicas y tecnológicas.
Cuando no exista pluralidad de oferentes en el mercado.
Para la prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión, o para la ejecución de trabajos artísticos que sólo puedan encomendarse a determinadas personas naturales.
El arrendamiento o adquisición de inmuebles.
Contratación Mínima Cuantía
Adquisición de Bienes en Grandes Superficies
Régimen especial:
Donaciones (Código Civil)
Comodatos (Código Civil)
Proyectos de Asociación Público Privadas
Contratación con Organismos Internacionales (Art. 20 de la Ley 1150 de 2007)
Los contratos o convenios financiados en su totalidad o en sumas iguales o superiores al cincuenta por ciento (50%) con fondos de los organismos de cooperación, asistencia o ayudas internacionales.
Los contratos o convenios celebrados con personas extranjeras de derecho público u organismos de derecho internacional.
Los contratos o convenios financiados con fondos de los organismos multilaterales de crédito y entes gubernamentales extranjeros podrán someterse a los reglamentos de tales entidades.
Contratos de apoyo e impulso actividades de interés público (Art. 355 de la C.P- Decreto Nacional 092 de 2017)
Convenios de Asociación (Art. 96 de la Ley 489 de 1998 y Decreto Nacional 092 de 2017)
Convenio Interadministrativo (Art. 95 de la Ley 489 de 1998)
Valor estimado del contrato y la justificación del mismo.
En el acápite que establece el valor del contrato o convenio se deberá detallar las variables utilizadas para la determinación del presupuesto de la respectiva contratación, así como, su monto y los posibles costos asociados al mismo, las cuales deberán indicarse detalladamente.
Análisis del sector.
Como parte de este análisis, la Entidad estatal debe realizar el estudio necesario para conocer el sector relativo al objeto del proceso de contratación, desde la perspectiva legal, comercial, financiera, organizacional, técnica y de análisis de riesgo, de lo cual se debe dejar constancia en los documentos previos del proceso de contratación. Para dicho análisis, la entidad tendrá en cuenta lo establecido en la normativa vigente para los procesos de contratación expedida por la entidad competente.
Dentro de dicho documento puede incluirse el estudio xx xxxxxxx el cual comprende la realización de un análisis de los diferentes precios de los bienes o servicios a contratar que se registran en el mercado, los cuales deben ser consultados entre otros a través de los siguientes mecanismos:
Solicitud de cotizaciones la mayor cantidad de posibles proveedores.
Consulta de bases de datos especializadas.
Análisis de consumos y precios históricos en la Entidad.
Como anexo al documento de estudio xx xxxxxxx, se adjuntarán las solicitudes de cotización remitidas a los posibles proveedores y las cotizaciones recibidas.
Criterios para seleccionar la oferta más favorable.
En cumplimiento del principio de selección objetiva del contratista, se deberán establecer los criterios que serán objeto de evaluación y calificación los cuales permitirán realizar la escogencia del contratista de acuerdo con el ofrecimiento más favorable para la entidad y los fines que ella busca.
Dichos criterios no podrán determinarse al arbitrio o capricho del servidor público, sino que deberán estar acordes con los principios y criterios previstos en el numeral 2° del artículo 5° de la Ley 1150 de 2007, modificado por el artículo 88 de la Ley 1474 de 2011. Así mismo, se establecerán los criterios de selección teniendo en cuenta las directrices de la entidad competente para la contratación estatal., en el Manual expedido para determinar y verificar los requisitos mínimos habilitantes y los factores de ponderación en los procesos de contratación en forma adecuada y proporcional a la naturaleza y valor del contrato, es decir, que deberá atender a la relación entre el contrato que se pretende celebrar y la experiencia del proponente y su capacidad jurídica, financiera y organizacional.
Análisis de riesgo y forma de mitigarlo.
Para la estimación, tipificación y asignación de los riesgos previsibles, deben seguirse los lineamientos establecidos por la entidad competente para la contratación estatal, en el Manual para la identificación y cobertura del riesgo en los procesos de contratación, y la metodología de valoración de riesgo, explicada en el CONPES 3714 de 2011.
La matriz de riesgos deberá ser diligenciada por la dependencia solicitante de conformidad con el formato aprobado por la Dirección de Análisis y Diseño Estratégico, teniendo en cuenta la naturaleza, objeto y cuantía de cada proceso, la cual será revisada y avalada por la Subdirección de Contratación.
Garantías solicitadas.
El análisis que sustenta la exigencia de garantías destinadas a amparar los perjuicios de naturaleza contractual o extracontractual, derivados del incumplimiento del ofrecimiento o del contrato según el caso, deberá ser estructurada en consideración a la modalidad, objeto, presupuesto y demás condiciones propias de cada necesidad a satisfacer por parte del proceso contractual respectivo, así como la pertinencia de la aplicación de aquellas, de acuerdo con la reglamentación sobre el particular.
Se deberá tener en cuenta la normativa vigente para el manejo de garantías en procesos de contratación expedida por la entidad competente para la contratación estatal.
Revisar, identificar e incluir los criterios ambientales.
Para las compras y gestión contractual que le corresponden a la actividad que será contratada por la Entidad y que se encuentran establecidos en el Plan Institucional de Gestión Ambiental PIGA, se deberá consultar al equipo de Gestión Ambiental a cargo de la Dirección de Gestión Corporativa, así mismo, realizar la revisión de los requisitos que establece El Manual de Compras Verdes (código: MNL-BS-001) por la dependencia solicitante.
Disponibilidad Presupuestal.
La solicitud de expedición del Certificado de Disponibilidad Presupuestal (CDP), se tramitará diligenciando el formato dispuesto para tal fin a través de la herramienta dispuesta para el efecto, el cual deberá estar debidamente diligenciado, revisado y contar con el visto bueno de la dependencia que solicita la contratación y por el Secretario(a) de Xxxxxxxx, Subsecretario(a), Director(a) y/o Subdirector(a), Jefe de la Oficina Asesora y/o Asesor de Despacho que requiere la contratación.
Surtido el precitado trámite, la Subdirección Administrativa y Financiera expedirá el Certificado de Disponibilidad Presupuestal cuyo valor corresponderá al solicitado, en concordancia con el Plan Anual de Adquisiciones y la normativa presupuestal vigente.
Autorizaciones y/o licencias y/o permisos.
Como parte de los estudios previos, la dependencia técnica de la Secretaría Distrital de Integración Social que requiera el bien, obra o servicio a contratar deberá efectuar los análisis necesarios para determinar si antes de iniciar el respectivo proceso contractual se requieren autorizaciones, licencias o permisos, y en caso positivo tramitarlas ante las instancias correspondientes, las cuales deberán encontrarse en firme y ser incluidas con la solicitud de contratación y sus documentos soportes.
Expedición del certificado de no existencia de personal.
Para contratos de prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión, es obligatorio contar con el respectivo certificado de inexistencia o insuficiencia de personal disponible con los conocimientos y/o experiencia requeridos. Deberá anexarse el certificado de cumplimiento de los requisitos de experiencia e idoneidad firmado por la dependencia solicitante.
La dependencia deberá solicitar ante la Subdirección de Gestión Talento Humano dicha certificación, quien la expedirá previa verificación de la disponibilidad en planta del personal que se requiere y hará parte del expediente contractual.
Notas generales para la documentación soporte de la solicitud de contratación:
Nota 1: es necesario tener en cuenta los formatos asociados a los diferentes tipos contractuales, en relación con los procedimientos de contratación del proceso de Gestión Contractual de la Entidad.
Nota 2: en todo caso es necesario tener en cuenta los procedimientos vigentes asociados a los procesos del Sistema Integrado de Gestión, en el cual se establecen las actividades, registros y demás documentos necesarios para efectuar tanto la adquisición como la administración del bien, obra y/o servicio.
Nota 3: dentro de los procesos de selección adelantados por la entidad, con el fin de verificar la incorporación de criterios ambientales, la dependencia solicitante deberá requerir apoyo en la elaboración de los mismos por parte del Subsistema de Gestión Ambiental – SGA a cargo de la Subdirección Administrativa y Financiera.
Nota 4: para adquirir o contratar estudios, información, estadísticas, modelos e indicadores, se deberá consultar previamente los inventarios con el fin de evitar duplicidades o doble pago por información que ya posee otra entidad de la Administración Distrital optimizando la ejecución de los recursos. (Artículo 8 Decreto Distrital 396 de 2010).
Nota 5: la Subdirección de Contratación, deberá prestar el acompañamiento jurídico cuando lo requieran las dependencias de apoyo y misionales para la elaboración de la descripción de las especificaciones técnicas del objeto a contratar, así como de los fundamentos jurídicos que soportarán la modalidad de selección y/o las condiciones esenciales del contrato, según el caso incluyendo todos los ítems establecidos en los formatos asociados a los tipos contractuales.
Nota 6: con el fin de efectuar un control a la documentación asociada al proceso contractual conforme a la ley, es responsabilidad de las dependencias participantes dar estricto cumplimiento a lo establecido en el Instructivo para la conformación, organización y administración de expedientes contractuales (código: INS-BS-005), con sus respectivos formatos, con el apoyo si es del caso del equipo de Gestión Documental de la Entidad, en relación con su aplicabilidad.
Las dependencias que requieran el inicio de un proceso contractual y/o la consecuente celebración de un contrato o convenio deberán consignar en el software de contratación conforme a la ley vigente, la información necesaria para la expedición de los formatos requeridos, con fundamento en las necesidades establecidas por la dependencia correspondiente, lo cual deberá coincidir con los documentos radicados en la Subdirección de Contratación.
Una vez recibida la solicitud de contratación junto con los archivos que deben acompañar la misma, el/la Subdirector (a) de Contratación asignará a uno de los profesionales a su cargo para la revisión, verificación y solicitud de ajustes necesarios a los estudios y documentos previos. En caso de requerir ajustes, el profesional hará las observaciones pertinentes y solicitará a la dependencia que realice los cambios o modificaciones correspondientes.
No será necesaria la modificación del formato de solicitud de contratación, a excepción de que la necesidad y el objeto de la contratación varíen sustancialmente.
Para la publicación de los documentos requeridos en los diferentes procesos de contratación se deberá utilizar el software de contratación conforme a la normativa vigente.
Una vez se encuentren corregidos y ajustados los estudios y documentos previos, se procederá a desarrollar el proceso de selección de conformidad con lo estipulado para cada una de las modalidades de contratación de acuerdo con la normativa vigente.
En caso de que en desarrollo del proceso de selección se generen observaciones, el comité evaluador designado deberá dar respuesta a las mismas dentro de los términos establecidos o fijados en el cronograma. Las respuestas deberán ser claras, coherentes con el contexto de la observación y resolver de fondo lo planteado en ella, inclusive si se requiere de la obtención de documentos, licencias y/o estudios nuevos. La Subdirección de Contratación realizará el respectivo control de legalidad.
Comprenden las actuaciones realizadas entre la suscripción del contrato o convenio y el vencimiento del plazo contractual.
Una vez adjudicado el proceso de selección, la Subdirección de Contratación deberá revisar que se cumplan los requisitos del mismo conforme a la normativa vigente expedida por la entidad competente para la contratación estatal. Teniendo en cuenta que los contratos y/o convenios se perfeccionan cuando las partes logran un acuerdo sobre el objeto, las contraprestaciones y el plazo y este se eleve a escrito, debe verificarse el cumplimiento de los siguientes requisitos:
Firma de las partes. Por parte de la Entidad, el Ordenador del Gasto y por el contratista el Representante Legal, su delegado o apoderado si se trata de persona jurídica, o persona natural que demuestra la capacidad para obligarse, salvo en los procesos de mínima cuantía, en los cuales la entidad expide la comunicación de aceptación de oferta o el documento que haga las veces de contrato.
La Subdirección de Contratación deberá revisar que se cumplan los requisitos para la firma conforme a la normativa vigente expedida por la entidad competente para la contratación estatal.
Publicación del contrato. En cumplimiento de los principios de publicidad y transparencia, así como y de la normativa vigente todo contrato o convenio suscrito por la Secretaría Distrital de Integración Social de Bogotá debe publicarse en el software de contratación conforme a la normativa vigente expedida por la entidad competente para la contratación estatal.
Expedición del Registro Presupuestal. (Si aplica) La Subdirección de Contratación solicitará al Subdirector Administrativo y Financiero, la expedición del registro presupuestal.
Aprobación de garantías. (Si aplica) La Subdirección de Contratación aprobará las garantías únicas de cumplimiento que constituyan los contratistas de la Secretaría Distrital de Integración Social para amparar los contratos que celebren con éste, de acuerdo con los amparos y vigencias exigidas en el contrato y/o aceptación de oferta, según el caso, conforme a las directrices contenidas en la normativa vigente expedida por la entidad competente para la contratación estatal.
Por estipulación contractual la ejecución del contrato o convenio se contará a partir de la suscripción del acta de inicio, así como de las demás normas legales vinculantes para la materia, por lo tanto, el acta de inicio y demás documentos del expediente contractual deben reposar dentro de la respectiva carpeta, inmediatamente se generen, radiquen o aprueben, siendo obligación del supervisor entregar a la Subdirección de Contratación los documentos referidos, conforme a la normativa vigente expedida por la entidad competente para la contratación estatal.
En aquellos contratos o convenios en los que se estipule acta de inicio, la misma deberá suscribirse entre el supervisor y el contratista.
Para la ejecución del contrato el Supervisor deberá verificar y será responsable del cumplimiento de los siguientes requisitos, de conformidad con lo establecido en el Estatuto contractual y en el Estatuto anticorrupción:
Registro Presupuestal. El supervisor del contrato deberá verificar la expedición del Registro presupuestal para la ejecución del respectivo contrato o convenio.
Entrega de las garantías única por parte del contratista (Si aplica). Una vez suscrito o aprobado el contrato o convenio por las partes, el supervisor del mismo deberá realizar el seguimiento de la constitución de la garantía en los términos definidos en el negocio jurídico.
Radicación de la garantía única (Si aplica). El supervisor del contrato o convenio deberá realizar el seguimiento a la radicación de la garantía única en la Subdirección de Contratación por parte del contratista dentro de los términos establecidos en el contrato.
Afiliación ARL (Si aplica). El supervisor del contrato para el caso de contratos de prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión deberá verificar la expedición de la constancia de afiliación a la ARL, la cual se constituye como requisito de ejecución y por lo tanto no podrá iniciarse el contrato si no se cuenta con el mismo.
El supervisor no podrá suscribir acta de inicio con el contratista sin que previamente se haya dado cumplimiento a los requisitos de ejecución previstos en este manual y en los contratos respectivos.
La expedición del acta de inicio será responsabilidad del supervisor, la cual deberá radicarse en la Subdirección de Contratación de manera oportuna para su respectiva publicación conforme a la normativa vigente expedida por la entidad competente para la contratación estatal.
Teniendo en consideración que, en el campo de la contratación estatal, es procedente hablar de mutabilidad del contrato, existe la posibilidad de efectuar durante la ejecución de la misma variación de las condiciones y obligaciones siempre y cuando sea necesario para el cumplimiento de los fines estatales y de la contratación pública.
Las modificaciones a los contratos estatales deben realizarse dentro del plazo de ejecución de estos, por lo cual es obligatoria su justificación técnica, jurídica, económica y financiera por parte del supervisor y/o interventor del contrato, indicando de manera clara y precisa las razones o fundamentos que la originan, mediante escrito dirigido a la Subdirección de Contratación por la dependencia solicitante en el formato dispuesto para ello. Las revisiones y la elaboración del documento de modificación están a cargo de la Subdirección de Contratación, previa radicación de los documentos que la sustenten, razón por la cual, la dependencia técnica donde se origina la necesidad deberá tener en cuenta lo siguiente:
Determinar la necesidad que sustenta la modificación.
Contar con las autorizaciones previas para la modificación de acuerdo con el clausulado contractual.
Asegurar disponibilidades presupuestales o compromisos de vigencias futuras si a ello hubiere lugar.
Gestionar la modificación de garantías si a ello hubiere lugar.
La modificación del contrato por regla general se realiza de común acuerdo mediante documento escrito cumpliendo los requisitos de perfeccionamiento y ejecución del contrato inicial, esto es, suscripción de las partes, registro presupuestal en caso de adición de recursos, y aprobación de la modificación de garantías cuando a ello haya lugar; o, de manera unilateral de conformidad con la normativa vigente.
Modificación unilateral:
Si durante la ejecución del contrato y para evitar la paralización o la afectación grave del servicio público que se deba satisfacer con él, fuere necesario introducir variaciones en el contrato y previamente las partes no llegan al acuerdo respectivo, la Entidad en acto administrativo debidamente motivado, lo modificará mediante la suspensión o adición de obras, trabajos, suministros o servicios.
Si las modificaciones alteran el valor del contrato en un veinte por ciento (20%) o más del valor inicial, el contratista podrá renunciar a la continuación de la ejecución. En este evento, se ordenará la liquidación del contrato y la Entidad adoptará de manera inmediata las medidas que fueren necesarias para garantizar la terminación del objeto del mismo.
2.3.3.2 Modificación bilateral:
Adición. Es un incremento del valor pactado inicialmente. De conformidad con la normativa vigente, el valor a adicionar no excederá el 50% del valor inicialmente pactado expresado en salarios mínimos legales mensuales vigentes, sin perjuicio de las excepciones que prevé la norma para los siguientes contratos: Interventoría y Obra.
Prórroga. Es una prolongación del plazo de ejecución pactado en el contrato inicial, sin que se encuentre soportada en presuntos incumplimientos de las obligaciones contractuales.
Otrosí: es un documento anexo al contrato principal en el que se aclaran, adicionan o cambian condiciones de este, salvo las cláusulas de valor y plazo.
Cesión. es una transferencia de derechos y obligaciones del contratista a una tercera persona para que esta continúe con la ejecución del contrato. Es importante señalar que el cesionario, debe tener los requisitos mínimos exigidos en el proceso de selección y contrato o superiores calidades que el cedente, y para el efecto se requiere autorización escrita del supervisor del contrato.
Para la cesión de los contratos que hayan sido resultado de un proceso de selección. En caso de cesión entre integrantes de proponentes plurales deberán observarse los límites legales aplicables.
Suspensión. La suspensión del contrato procede, de manera general, por acuerdo entre las partes, cuando situaciones de fuerza mayor, caso fortuito o de interés público impidan temporalmente cumplir el objeto de las obligaciones a cargo de los contratantes, de modo que el principal efecto que se desprende de la suspensión es que las obligaciones convenidas no pueden hacerse exigibles mientras perdure la medida y, por lo mismo, el término o plazo pactado del contrato, no corre mientras permanezca suspendido.
La suspensión debe estar sujeta a un modo específico, plazo o condición, pactado con criterios de razonabilidad y proporcionalidad, por lo que no puede ser indefinida en el tiempo.
La legalidad de la suspensión en el software de contratación deberá estar conforme a la normativa vigente expedida por la entidad competente para la contratación estatal.
Reinicio. Una vez superadas las causas que generaron la suspensión se reanudará la ejecución de actividades. Es preciso tener presente que la suspensión no prorroga el plazo del contrato. En el documento de modificación que suspende el contrato se deberá establecer la fecha de reinicio del contrato.
Cesión de Derechos Económicos: consiste en la celebración de un acuerdo entre el contratista y un tercero a quien le transfiere la totalidad o parte del valor del contrato en las condiciones que al efecto determinen, dentro del marco normativo vigente. 1
Teniendo en cuenta que solamente se transmiten derechos económicos, más no la calidad de contratista, la ejecución del respectivo objeto contractual continuará a cargo de quien fue seleccionado por la entidad.
El trámite de la cesión de derechos económicos estará a cargo de la interventoría y/o supervisión, en coordinación con la Subdirección Administrativa y Financiera en lo que a la misma respecta.
La cesión de derechos económicos no procederá en los siguientes casos:
Cuando se haya declarado el incumplimiento o la caducidad del contrato.
Cuando se evidencie que existe un alto riesgo de incumplimiento contractual.
Cuando existan embargos respecto de las cuentas del contratista.
2.3.5 Documentos necesarios para tramitar las modificaciones
Dado que toda modificación al contrato estatal debe estar plenamente justificada, para su aprobación se debe contar como mínimo con los siguientes documentos:
Formato de solicitud de modificación vigente de acuerdo con los procedimientos aprobados por el Sistema de Integrado de Gestión, suscrito por la dependencia solicitante o el supervisor del contrato.
Formato de justificación de modificaciones contractuales, suscrito por el supervisor y/o Interventor, indicando la situación que motiva la modificación y el análisis de conveniencia y oportunidad que soporta la misma para el cumplimiento de los fines de la contratación, justificando las razones de carácter técnico, jurídico, económico y financiero. En este documento el supervisor deberá tener en cuenta si el contrato o convenio se encuentra en ejecución, si ha tenido modificaciones, y si las garantías se encuentran aprobadas y vigentes, en caso de que a ello haya lugar.
Solicitud del contratista o del supervisor y/o interventor en la que exprese las razones de carácter técnico, jurídico, económico y financiero en que se fundamenta la modificación.
Certificado de Disponibilidad Presupuestal en caso de adición de recursos.
Cronograma de las actividades propuestas en caso de que aplique.
No se podrá modificar el objeto pactado, ni desvirtuar la naturaleza del contrato y del objeto, con ocasión de una modificación.
Las eventuales modificaciones sólo podrán tramitarse y suscribirse antes del vencimiento del respectivo plazo de ejecución, lo cual implica que la dependencia de origen radique la solicitud ante la Subdirección de Contratación con antelación al momento que deba operar la modificación. Salvo casos de fuerza mayor o caso fortuito, debe ir debidamente justificada la radicación de la modificación fuera de este término.
Siempre que se adicione y prorrogue un contrato o convenio, el contratista o asociado deberá ampliar las coberturas y las vigencias de las garantías, al igual que cuando otra clase de modificaciones, incumplimientos o multas impacten alguna de las coberturas del riesgo, así como amparar lo pertinente en la etapa de liquidación cuando sea necesario.
NOTA. La publicación de las modificaciones contractuales se realizará en el software de contratación conforme a la normativa vigente expedida por la entidad competente para la contratación estatal.
Los contratos y convenios se darán por terminado en los eventos que determine la ley y en general por:
2.4.1 Terminación del Contrato/Convenio
Por vencimiento del plazo de ejecución: una vez se ha vencido el plazo señalado en el contrato o convenio, ya sea este un período de tiempo, una fecha determinada o una condición pactada, el contrato se termina y debe entrar en la fase de liquidación, si a ello hubiere lugar, lo anterior si existen saldos a liberar y/o el contrato o convenio contempla cláusula de liquidación y/o la ley lo establece.
Por cumplimiento del objeto: una vez se ha cumplido la totalidad del objeto de un contrato o convenio éste se da por terminado, las partes deben proceder a liquidarlo, en caso de que a ello hubiere lugar.
Por terminación anticipada: las partes, de común acuerdo, pueden terminar un contrato o convenio de manera anticipada, es decir, antes de que se cumpla el plazo previsto o antes de que se haya cumplido la totalidad de su objeto. Esta terminación anticipada debe justificarse por parte del supervisor sin que la misma conlleve a un incumplimiento, que se puedan presentar en la ejecución y en garantizar la mejor manera de satisfacer las necesidades de la Entidad. En este evento, en la misma acta de Terminación Anticipada, se deberá proceder con la liquidación de mutuo acuerdo del contrato o convenio.
Para los contratos suscritos en el software de contratación se debe adelantar el trámite correspondiente de acuerdo con las especificaciones técnicas conforme a la normativa vigente expedida por la entidad competente para la contratación estatal.
2.4.2 Liquidación del Contrato o Convenio.
La liquidación de los contratos y convenios tiene como objetivo determinar si las partes pueden declararse x xxx y salvo o ajustar definitivamente lo que a la terminación normal o anormal del mismo se encuentre pendiente a favor o en contra de las mismas, por causa de la ejecución de prestaciones contractuales.
Por ello, en desarrollo de esta etapa la Administración y el Contratista/Asociado, se pronuncian sobre:
El estado en el cual quedaron las obligaciones que surgieron de la ejecución;
Los ajustes, revisiones y reconocimientos a que haya lugar, según lo ejecutado y lo pagado; y excepcionalmente,
Los acuerdos, conciliaciones y transacciones a las cuales llegaren las partes para poner fin a las divergencias presentadas y poder declararse mutuamente x xxx y salvo.
Así mismo, la liquidación del contrato o convenio corresponde a una etapa posterior a su terminación normal, cuya finalidad es la de establecer el resultado final de la ejecución de las prestaciones a cargo de las partes y determinar el estado económico final de la relación negocial, definiendo en últimas, quién le debe a quién y cuánto.
Para la liquidación de contratos y convenios, se tendrán en cuenta lo establecido en el artículo 4 numerales 2, 3, 5, 7, 8 y 9; artículos 5, 14, 27 y 60 de la Ley 80 de 1993, artículos 11, 21 y 223 de la Ley 1150 de 2007; Artículo 217 del Decreto Ley 019 de 2012, demás lineamientos, circulares o procedimientos internos de la Secretaría Distrital de Integración Social y conforme a la normativa vigente expedida por la entidad competente para la contratación estatal.
En ese orden de ideas, en el acta de liquidación se incorporarán los asuntos relacionados con las prestaciones derivadas del contrato o convenio y su ejecución. En la citada acta, debe constar el balance económico del contrato que dará cuenta del comportamiento financiero del contrato o convenio, recursos recibidos, pagos efectuados, pagos pendientes por realizar al contratista, de reintegro a la Secretaría Distrital de Integración Social o saldos a liberar, entre otros y se suscribirán los acuerdos a que haya lugar con el fin de declararse x xxx y salvo.
2.4.2.1 Tipos de liquidación y oportunidad para realizarla:
De común acuerdo:
Se realizará la liquidación bilateralmente, dentro de los términos fijados en la minuta o convenio contractual teniendo en cuenta su objeto, naturaleza y cuantía. De no existir tal término, la liquidación se realizará dentro de los cuatro (4) meses siguientes a la expiración del término previsto para la ejecución del contrato o convenio o a la expedición del Acto Administrativo que ordene la terminación, en aquellos eventos en que no se haya logrado la liquidación en el mismo acto de la Terminación Anticipada.
Las partes tendrán derecho a efectuar salvedades a la liquidación por mutuo acuerdo. La Liquidación de común acuerdo o Bilateral, deberá constar en Acta escrita debidamente suscrita por las partes (Secretaría y contratista/asociado), deberá ser fechada, publicada en el software de contratación conforme a la normativa vigente expedida por la entidad competente para la contratación estatal y en el evento en que ordene el pago o reintegro de sumas de dinero para alguna o ambas partes, deberá ser remitida a la Subdirección Administrativa y Financiera para el trámite respectivo, de pago o del procedimiento señalada para la consignación de los recursos a favor de la Secretaría.
Unilateral:
Si no se efectúa la liquidación bilateralmente, cuando el Contratista/asociado o quien haga sus veces, previamente convocado o notificado del proyecto de acta de liquidación bilateral no se presente a la liquidación voluntaria, la entidad deberá proceder a liquidar directa y unilateralmente mediante Acto Administrativo debidamente motivado, susceptible del recurso de reposición.
La liquidación se deberá realizar de la forma más expedita para lo cual se deberán tener en cuenta los términos para la comparecencia a la firma del acta o la ejecutoria del acto, o en su defecto, del término establecido por la Ley.
La liquidación unilateral, se adelantará mediante Resolución debidamente motivada y suscrita por el Representante de la Secretaría que tenga delegada la liquidación de contratos y convenios, acto que deberá contar con la siguiente documentación como soporte:
Copia de la citación enviada al contratista para la suscripción del acta de liquidación bilateral.
Prueba de entrega de la citación o documento que señala la imposibilidad de entrega de la citación.
Certificado de no comparecencia expedido por el Supervisor del Contrato.
Original del formato de liquidación bilateral que disponga la entidad.
Los demás documentos que se consideren necesarios para la actuación.
Cuando se encuentre firmada el acta de liquidación unilateral por parte del delegado para tal efecto, se procederá a realizar las notificaciones a que haya lugar, con el fin de garantizar la firmeza y legalidad de la actuación administrativa. Así mismo, se enviará copia del acto administrativo a la Subdirección Administrativa y Financiera para el trámite de pago a que haya lugar.
Una vez ejecutoriado el Acto Administrativo de Liquidación Unilateral, se debe realizar el trámite en el software conforme a la normativa vigente por medio del cual se remitirá a la Subdirección de Contratación y la Subdirección Administrativa y Financiera para que esta proceda a liberar saldos o realizar los pagos correspondientes, señalados en la liquidación. En caso de existir saldos por cobrar a favor de la Secretaría Distrital de Integración Social, se deberá remitir copia al supervisor del contrato o convenio y al Ordenador del Gasto correspondiente, para que inicie los procedimientos a que haya lugar según lo disponga el trámite de cobro de cartera.
De igual manera y para todos los efectos se deben remitir las copias del acto administrativo a todas las dependencias que señala la Resolución de Liquidación una vez ejecutoriada.
El procedimiento de la liquidación unilateral es subsidiario al de la liquidación bilateral e inicia con el documento donde conste que el Contratista/Asociado, no se presentó tras la convocatoria o notificación. Termina con la ejecutoria del Acto Administrativo que liquida unilateralmente el contrato o convenio.
En todo caso los Contratistas/Asociados tendrán derecho a efectuar salvedades a la liquidación por mutuo acuerdo, y en este evento la liquidación unilateral sólo procederá en relación con los aspectos que no hayan sido objeto de acuerdo.
Durante la liquidación, la Entidad Estatal puede exigir al Contratista/Asociado la extensión o ampliación, si es del caso, de la garantía del contrato o convenio para el amparo de cumplimiento.
Judicial:
Si la Secretaría Distrital de Integración Social no logra de mutuo acuerdo liquidar, y no liquidó unilateralmente el contrato o convenio dentro del término de los dos (2) meses siguientes al vencimiento del plazo convenido por las partes para liquidar de mutuo acuerdo o en su defecto del término establecido por la Ley, las partes podrán acudir a la jurisdicción para obtener la liquidación en sede judicial a más tardar dentro de los dos (2) años siguientes una vez cumplido el término de los dos (2) meses anteriormente enunciados, el cual corresponde al término de caducidad para el ejercicio de la acción contractual, establecida en el artículo 164, numeral 2, literal j, ordinal v, de la Ley 1437 de 2011 (C.P.C.A), sin perjuicio de que en ese mismo término se pueda liquidar bilateralmente o unilateralmente.
Es decir, mientras no se haya cumplido el término de caducidad de la acción contractual (2 años), o no se haya notificado el auto admisorio de la demanda que pretende su liquidación, la administración mantiene la competencia de liquidar el contrato o convenio, de mutuo acuerdo o unilateralmente.
Finalmente, aunque el contratista puede solicitar que se adelante el trámite, es responsabilidad del supervisor del contrato solicitar que se adelante el trámite de liquidación del contrato o convenio al funcionario competente, delegado para suscribir las actas de liquidación en la entidad. Para el efecto el supervisor del contrato o convenio deberá hacer entrega de toda la documentación necesaria para llevar a cabo la liquidación con un informe final de ejecución del contrato o convenio, de conformidad con lo descrito en el presente Manual.
2.4.2.2 Causales de liquidación de los contratos/convenios:
Terminación del plazo de ejecución del contrato.
Modificación unilateral: Si la modificación altera el valor del contrato en más del 20% y el contratista renuncia a continuar su ejecución (artículo 16 de la Ley 80 de 1993)
Declaratoria de caducidad del contrato.
Nulidad absoluta del contrato, derivada de los siguientes eventos:
Contratos que se celebren con personas incursas en causales de inhabilidad o incompatibilidad previstas en la Constitución y la ley,
Contratos que se celebren contra expresa prohibición constitucional o legal y
Contratos respecto de los cuales se declaren nulos los actos administrativos en que se fundamenten.
En los demás casos pactados por las partes.
2.4.2.3 Contratos/convenios que deben ser liquidados:
Los contratos/convenios de tracto sucesivo, aquellos cuya ejecución, o cumplimiento se prolonguen en el tiempo, ejemplo: contratos de suministro, prestación de servicios distintos de los profesionales y de apoyo a la gestión, obra, mantenimiento, consultoría, interventoría).
Los contratos o convenios terminados anormalmente como, por ejemplo, terminación anticipada o terminación unilateral con saldos de recursos
Los contratos de prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión que tengan saldos a favor de alguna o ambas partes.
Los contratos o convenios a los cuales se les declare un incumplimiento.
Los contratos o convenios que siendo de ejecución instantánea se hayan prolongado en el tiempo y tengan saldos a favor de alguna de las partes.
Los demás que lo requieran.
Aunque no existe una norma que determine el alcance del último de los eventos, la Secretaría Distrital de Integración Social puede definir en cada caso concreto si un contrato o convenio requiere liquidación o no, con arreglo a criterios de naturaleza, objeto y plazo de ejecución, relevancia del mismo o posibilidad de que se puedan presentar diferencias respecto de la ejecución.
2.4.2.4 Contratos/convenios que no requieren liquidación:
Los contratos de prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión, cuyo cumplimiento haya sido certificado por el supervisor y que no tengan saldos a favor de la Entidad.
Los de ejecución instantánea en los que no concurran los eventos descritos en los numerales arriba enunciados y que no esté prevista la liquidación en el clausulado.
Los Convenios que no causen erogación económica para ninguna de las partes y que no esté prevista la liquidación en el clausulado.
Para aquellos eventos donde la liquidación no es obligatoria, el supervisor o interventor deberá allegar la Subdirección de Contratación el informe final de ejecución y estado de cuenta actualizado, para que obre en el expediente contractual.
2.4.2.5 Requisitos y trámite para la liquidación de contratos/convenios.
Una vez terminado el contrato o convenio normal o anormalmente, el interventor/supervisor, deberá elaborar el informe de supervisión y remitir con los documentos soportes al funcionario competente para su elaboración, ajustes y vistos buenos, así:
Acta de Inicio del Contrato/convenio.
Pagos de seguridad social o certificado de pago de aportes parafiscales, según corresponda.
Informe Final de Supervisión, en el cual se certifica la ejecución contractual y financiera.
PREDIS (situación financiera) de todos los CRP (Certificado Registro Presupuestal) que respaldaron el contrato objeto de liquidación.
Paz y salvos de: inventarios y gestión documental, archivo y correspondencia, cuando haya lugar a ello.
Tablas de metafísicas con el detalle financiero de la ejecución, cuando haya lugar a ello.
Remisiones de entrega de los materiales y/o suministros, si hay lugar a ello.
Todos aquellos soportes necesarios y acordes con las obligaciones y contenido del contrato.
Otros documentos utilizados para realizar la supervisión.
Certificado de existencia y representación legal, cuando se requiera para verificar la representación legal del contratista persona jurídica, con fecha no superior a 30 días calendario.
En caso de pagos pendientes es necesario allegar los soportes (Planillas integradas de Autoliquidación de Aportes, Certificación del Revisor Fiscal o del Representante Legal), según corresponda.
Estado de cuenta expedido por la Subdirección Administrativa y Financiera.
De igual manera, en el proyecto de liquidación se dejarán expuestas las salvedades que se estimen necesarias, si a ello hubiere lugar, conforme al Informe final de supervisión/interventoría y en caso que exista un valor a favor de la Secretaría Distrital de Integración Social pendiente por reintegrar, conforme el balance del Contrato o Convenio, el supervisor y la Subdirección Financiera y Administrativa realizarán el trámite correspondiente y de acuerdo con sus competencias para obtener el pago.
Una vez el (la) funcionario (a) competente para el trámite de liquidaciones, reciba la solicitud con sus soportes documentales, realizará el reparto, para la verificación de los documentos y si tiene alguna inconsistencia o faltan algunos soportes se devolverá al supervisor/interventor para que realice las correcciones, ajustes u observaciones, y/o remita la documentación adicional.
Revisada nuevamente la documentación y la misma se encuentre completa y en debida forma, se procederá con la firma de las partes (Supervisor, Contratista y funcionario competente para el trámite de liquidaciones). Posteriormente se gestionará la publicación de la citada acta debidamente suscrita por las partes en el software de contratación vigente y se informará a la Subdirección Administrativa y Financiera, sin perjuicio del seguimiento a los bienes, obras, garantías o compromisos post contractuales, que deba realizar el supervisor/interventor.
2.4.2.6 Trámite para los contratos o convenios que han perdido competencia para liquidar.
Para aquellos contratos o convenios que a la fecha hayan terminado su plazo de ejecución y se encuentran por fuera del plazo legal que permite a las partes su liquidación, y no se haya notificado el auto admisorio de la demanda que pretende su liquidación; es necesario que los supervisores o interventores adelanten las gestiones de la pérdida competencia, allegando los siguientes documentos que soportan el trámite:
Memorando de solicitud por el cual alleguen la documentación necesaria para iniciar el trámite.
Estado Final del Contrato expedido por el supervisor, en el cual se deberá indicar si existe o no saldo a liberar y los motivos por los cuales no se liquidó dentro de los términos establecidos por Ley.
Estado de cuenta expedido por la Subdirección Administrativa y Financiera.
Demás documentos tales como soportes de pago pendientes o que se indique en el contrato o convenio o en procedimientos internos de la Secretaría o en el Manual de Contratación.
La documentación se remitirá al funcionario (a) competente para su revisión, y de esta manera expedir el acto administrativo por el cual se declara la pérdida de competencia para liquidar un contrato o convenio.
En los casos donde existiere saldo del contrato, el supervisor elaborará una certificación de anulación de Saldos por Pérdida de Competencia, la cual será enviada a la Subdirección Administrativa y Financiera - Presupuesto, dependencia que elabora el acta de anulación de pasivos.
Para los casos en donde el saldo del contrato sea cero, se procederá al archivo del Estado Final del Contrato, en el expediente contractual. Ahora bien, en el evento en que existan saldos a favor del contratista, se iniciarán los trámites legales respectivos.
Radicada la documentación por parte del supervisor y/o interventor del contrato o convenio dentro de los términos establecidos para ello, se realizará la revisión de todos y cada uno de los soportes por parte del equipo de liquidaciones o quien haga sus veces.
En el evento que existan novedades o inconsistencias en los documentos radicados, se procederá a informar las mismas al supervisor y/o interventor del contrato, para que se realicen los ajustes correspondientes.
Si no se obtiene respuesta oportuna a los ajustes solicitados por parte del supervisor y/o interventor del contrato, se enviarán nuevamente las no conformidades por medio electrónico y/o físico para que se realicen los ajustes correspondientes.
Si después de las dos comunicaciones realizadas, aun no se cuenta con respuesta por parte del supervisor y/o interventor del contrato se realizará la devolución formal al supervisor y/o interventor del trámite de liquidación.
El supervisor y/o interventor es el responsable de presentar la información completa, a tiempo y de manera clara, para que se pueda establecer el balance final que permita liquidar el contrato o convenio.
En el evento que la documentación presentada para proceder a liquidar un contrato sea remitida con posterioridad al término señalado, se entiende que la responsabilidad de la extemporaneidad la asume el supervisor y/o interventor del contrato. El profesional de liquidaciones encargado será diligente en la revisión, atendiendo la priorización de liquidaciones radicadas en término.
La revisión de la solicitud de liquidación y posterior liquidación de contratos y convenios consiste en un control de verificación documental que soporta la misma liquidación, lo que quiere decir que no sugiere una supervisión de las actividades ya ejecutadas, por lo cual no exonera al supervisor y/o interventor de las responsabilidades establecidas en el artículo 83 y siguientes de la Ley 1474 de 2011. Así mismo si el contrato o convenio a liquidar no corresponde a una supervisión realizada específicamente por quien solicita la liquidación, deberá señalar en el informe final que de acuerdo con los soportes encontrados solicita la liquidación del contrato o convenio para dar cumplimiento a la ley.
Una vez revisada la documentación y proyectada el acta de liquidación, se iniciará el trámite correspondiente a la consecución de firma por parte del delegatario, para el trámite de suscripción a la misma.
Una vez el acta de liquidación se encuentre suscrita por las partes, se procederá a realizar el trámite documental de remisión al equipo de cuentas o quien haga sus veces de la Subdirección Administrativa y Financiera, para su respectivo pago o liberación si hay lugar a ello. Para aquellas liquidaciones con saldos a favor del contratista, se solicitará el cupo PAC a cada dependencia responsable de la supervisión; (de acuerdo con el procedimiento a que haya lugar).
Una vez terminado el proceso documental para pagos o liberación, se procederá por parte de los profesionales a cargo de liquidaciones o quien haga sus veces, a realizar la respectiva publicación y posterior envió a la Subdirección Administrativa y Financiera - Gestión Documental, la liquidación y sus documentos soportes con el fin de ser archivada en la respectiva carpeta contractual.
Con el archivo del Estado Final del Contrato y la certificación de Anulación de Saldos por pérdida de competencia quedará terminada la etapa postcontractual del contrato, sin perjuicio de las investigaciones disciplinarias a que haya lugar.
2.4.2.8 Recomendaciones en los trámites de liquidación:
El término para la revisión de los trámites de liquidación se contará a partir de última fecha de radicación.
Todos los documentos soportes como informes periódicos e informe final, deben estar debidamente suscritos por el Supervisor y/o interventor y por los apoyos de las dependencias que la proyectan (cuando haya lugar).
En caso de presentarse rotación o cambio de los profesionales encargados de los procesos liquidatarios, los mismos deberán hacer entrega de los trámites liquidatarios a su cargo y el estado en que se encuentran.
NOTA: el supervisor y/o interventor del contrato, deberá tener en cuenta que la no liquidación de los contratos acarreará las correspondientes sanciones xx xxx relacionadas con acciones, omisiones o extralimitaciones en sus funciones, en consecuencia, deberá solicitar la liquidación con todos los soportes necesarios para el efecto y el informe final una vez finalizado el plazo de ejecución y/o terminado en forma anticipada.
Corresponderá a la Secretaría Distrital de Integración Social a través del funcionario (a) que ejerció la labor de supervisión o del interventor contratado, realizar la verificación sobre los servicios, obras o bienes recibidos objeto de las garantías que se extienden en el tiempo, con el fin de determinar el estado actual de los mismos, previo a la realización del cierre del expediente contractual, de lo cual se dejará constancia mediante documento suscrito por el supervisor designado o el interventor contratado. Vencidos los términos de las garantías de calidad, estabilidad y mantenimiento, o las condiciones de disposición final o recuperación ambiental de las obras o bienes, la Entidad debe dejar constancia del cierre del expediente del Proceso de Contratación.
Si de la verificación del estado de los servicios, bienes y obras surge la necesidad de hacer efectivas las garantías, el supervisor designado o el interventor contratado informarán dicha situación a la Subdirección de Contratación para el inicio del trámite respectivo.
Ahora bien, en relación con aquellos contratos de prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión que sólo tengan saldos a liberar, pero que no afectan en ninguna manera al contratista, por cuanto, frente a ellos, la Entidad cumplió la obligación de pagar la totalidad del valor de sus honorarios, sólo para efectos de liberación de saldos, se procederá a realizar un acta de archivo del expediente contractual, la cual será suscrita por funcionario competente para la liquidación, y cuyo soporte será el informe final del supervisor y el informe de ejecución financiera del contrato. En esta Acta de Archivo, se ordenará a la Subdirección Administrativa y Financiera la liberación del saldo correspondiente.
Se realizará un acta de cierre para aquellos contratos que fueron firmados, pero no se expidió registro presupuestal, así mismo para los que llegaron a la expedición de registro presupuestal pero no fueron iniciados.
CAPITULO III
La supervisión de un contrato o convenio consiste en el seguimiento técnico, administrativo, financiero, contable y jurídico sobre el cumplimiento del objeto del contrato, el cual es ejercido por la Entidad Estatal, cuando no se requieren conocimientos especializados. Para la supervisión, la Entidad Estatal puede contratar personal de apoyo a través de contratos de prestación de servicios, sin que esto implique que se traslade la supervisión del contrato a un contratista, por cuanto la misma siempre debe estar en cabeza de la Secretaría Distrital de Integración Social.
De conformidad con lo establecido en el artículo 83 de la Ley 1474 de 2011, el objetivo de la supervisión e interventoría en los contratos o convenios es proteger la moralidad administrativa, con el fin de prevenir la ocurrencia de actos de corrupción y tutelar la transparencia de la actividad contractual.
La Procuraduría General de la Nación hace referencia a la vigilancia del contrato o convenio, a cargo del supervisor o interventor, señalando que la vigilancia está integrada por un conjunto de funciones o actividades interdisciplinarias necesarias para verificar el cumplimiento de los aspectos técnicos, administrativos, financieros, contables y jurídicos en las etapas de ejecución y terminación del contrato y en cualquier otro momento en el cual la vigilancia sea necesaria. 2
De otro lado, las buenas prácticas internacionales nos llevan a ampliar este concepto y a usar la expresión gestión contractual que es más amplia y establecer tres áreas:
La administración de la entrega y el recibo del bien, obra o servicio para asegurarse que se cumpla de acuerdo con la calidad, la oportunidad y las condiciones previstas en el contrato;
El manejo de la relación con el proveedor o contratista para que sea una relación abierta y constructiva; y
La administración de las obligaciones contractuales.
La Entidad puede designar el supervisor en cualquier momento del proceso de contratación una vez iniciada la etapa de planeación.
El supervisor no requiere un perfil predeterminado; sin embargo, es recomendable que el supervisor pueda actuar como par del contratista supervisado.
Para designar un servidor público como supervisor, la Entidad debe revisar que el objeto del proceso de contratación esté relacionado con sus funciones. No es necesario que el presente manual establezca expresamente la supervisión de contratos o convenios como una función, pues la misma es inherente al desempeño de las funciones ordinarias de los servidores públicos. Adicionalmente, la Secretaría Distrital de Integración Social debe realizar un análisis de la carga operativa de quien va a ser designado supervisor, para no incurrir en los riesgos derivados de una supervisión inadecuada por falta de tiempo.
El Ordenador del Gasto designará la Supervisión y podrá variar unilateralmente su delegación en caso del que supervisor del contrato vaya a separarse de forma temporal o definitiva del servicio, deberá informar previamente dicha circunstancia al ordenador del gasto, con el fin de que se proceda a la designación de su reemplazo. Salvo los casos de fuerza mayor o caso fortuito el supervisor del contrato no podrá abandonar en forma definitivo o temporal el cumplimento de las funciones a su cargo, hasta tanto no se haya designado su reemplazo y se haya suscrito el acta de entrega de supervisión. Igual procedimiento se deberá aplicar a los profesionales de apoyo a la supervisión.
En el evento que el supervisor del contrato requiera apoyo en su labor de supervisión, se designará un funcionario o contratista para realizar dicha gestión. En todo caso la designación del apoyo a la supervisión debe constar por escrito.
De requerirse el cambio de supervisor, no será necesario modificar el contrato y bastará con la realización de la nueva designación mediante memorando. En este evento, el supervisor saliente deberá entregar al supervisor entrante un informe detallado del estado de ejecución del contrato certificando el cumplimiento del mismo hasta la fecha en que ejerció como supervisor, dejando constancia de las observaciones a que haya lugar.
3.1.2 Definición de supervisión e interventoría
La supervisión es el seguimiento integral que debe hacer la Entidad Estatal a la ejecución de un contrato para asegurar que cumpla con su propósito. La supervisión del contrato requiere revisión constante de la ejecución de las prestaciones del contrato, sus aspectos técnicos, administrativos, financieros, contables y jurídicos. 3
La interventoría es el seguimiento técnico especializado a la ejecución de un contrato a través de un tercero independiente de la Entidad Estatal. La interventoría procede cuando el objeto del contrato es complejo, extenso o su seguimiento suponga conocimiento especializado. A pesar de que la interventoría corresponde al seguimiento del contrato, la Entidad Estatal si lo encuentra justificado y de acuerdo con la naturaleza del contrato principal4, incluir en la interventoría el seguimiento de las obligaciones administrativas, financieras, contables y jurídicas derivadas del mismo. 5
3.1.3 Concurrencia de la interventoría y la supervisión.
La supervisión y la interventoría sobre un contrato pueden concurrir. En caso de concurrencia, la Secretaría Distrital de Integración Social debe fijar con claridad el alcance y las responsabilidades del supervisor y del interventor para evitar dificultades.
En la etapa de planeación del proceso de contratación, la Entidad Estatal debe establecer la forma como supervisará la ejecución del contrato e indicar si lo hace a través de un supervisor, de un interventor o de las dos figuras de manera concurrente.
3.2 FUNCIONES Y/O OBLIGACIONES DEL SUPERVISOR Y/O INTERVENTOR
El supervisor y/o interventor y quien esté designado para desarrollar dichas actividades, deberá vigilar, controlar y hacer seguimiento a la ejecución de los contratos o convenios celebrados por la Secretaría Distrital de Integración Social, en los términos, condiciones y especificaciones pactadas con las circunstancias de tiempo, modo y lugar, condiciones técnicas y económicas señaladas en el pliego de condiciones o invitación pública, según el caso, anexo técnico, la oferta y evaluación de la misma, así como todos aquellos documentos que hicieron parte del proceso de selección, para asegurar el logro exitoso de los objetivos y finalidades que se persiguen con su ejecución.
Teniendo en cuenta lo anterior las principales obligaciones de los supervisores y/o interventores son las siguientes:
Conocer y entender los términos y condiciones del contrato o convenio.
Asegurar el cumplimiento de las obligaciones pactadas logrando que se desarrolle el objeto del contrato o convenio, dentro de los presupuestos de tiempo, modo, lugar, calidad, cantidad e inversión previstos originalmente, para proteger efectivamente los intereses de la Secretaría Distrital de Integración Social.
Advertir al Ordenador del Gasto oportunamente los riesgos que puedan afectar la eficacia del contrato y tomar las medidas necesarias para mitigarlos de acuerdo con el ejercicio de la etapa de planeación de identificación de riesgos y el manejo dado a ellos en los documentos del proceso.
Solicitar informes, aclaraciones y explicaciones sobre el desarrollo de la ejecución contractual, siendo responsables de mantener informada al Ordenador del Gasto de los hechos o circunstancias que puedan constituir actos de corrupción tipificados como conductas punibles, o que puedan poner o pongan en riesgo el cumplimiento del contrato o convenio, o cuando tal incumplimiento se presente (inciso 2. artículo 84 Ley 1474 de 2011.)
Verificar el cumplimiento de los requisitos de ejecución del contrato que determina el artículo 41 de la Ley 80 de 1993, el artículo 23 de la ley 1150 de 2007, las obligaciones contractuales y el presente Manual de Contratación.
Verificar el cumplimiento de la normativa vigente.
Verificar y hacer seguimiento al cumplimiento de las obligaciones ambientales pactadas en el contrato o convenio, garantizando el envío oportuno de los soportes de las mismas a la Subdirección Administrativa y Financiera –Secretaría Distrital de Integración Social-, en los términos exigidos en el clausulado del contrato o convenio con el fin de verificar e informar a la supervisión el cumplimiento o no por parte del contratista de dichas obligaciones, para que tome las acciones pertinentes en caso de incumplimiento.
Acompañar al contratista en la búsqueda de las soluciones pertinentes que aseguren la finalización de un contrato y/o convenio con éxito, facilitando la interacción entre él y la Secretaría Distrital de Integración Social.
Estudiar y analizar los siguientes documentos entre otros: el contrato o convenio, la propuesta, el pliego de condiciones, anexo técnico, la evaluación técnica y todos los documentos que hicieron parte del proceso de selección, con el fin de controlar, vigilar y hacer seguimiento durante la ejecución del contrato o convenio.
Elaborar y suscribir con el contratista el acta de inicio cuando a ello hubiere lugar, generando desde el aplicativo respectivo el Formato de acta de inicio, previa verificación del cumplimiento de los requisitos de legalización, perfeccionamiento y ejecución del contrato o convenio.
Solicitar la asesoría, apoyo, acompañamiento o aclaraciones necesarias a las diferentes dependencias de la Secretaría Distrital de Integración Social. en cuanto a tiempo, modo, lugar, número de usuarios, materiales, pagos, legalización de bienes, y aquellas que considere pertinentes, para cumplir a cabalidad la supervisión y/o interventoría encomendada.
Llevar un control sobre la ejecución y el cumplimiento del objeto y obligaciones contratadas o convenidas, efectuando visitas periódicas, de acuerdo al cronograma establecido para el cumplimiento del objeto contractual.
Verificar que el contratista, en la ejecución del contrato o convenio, de cumplimiento a la obligación de aportes al Sistema de Seguridad Social Integral, en los términos que, sobre el particular, establezca la normativa vigente y de acuerdo a lo estipulado en el contrato y/o convenio, como requisito para certificar el pago o desembolso.
Prestar colaboración al contratista en todo aquello que dependa de la Secretaría Distrital de Integración Social sirviéndole de canal de comunicación con las diferentes dependencias que la conforman.
Apoyar al contratista orientándolo sobre la mejor manera de cumplir sus obligaciones e informándole sobre los trámites y procedimientos de la Entidad, que contribuyan al cumplimiento del contrato o convenio y prestación efectiva del servicio.
Estudiar y dar trámite a las sugerencias, consultas o reclamaciones del contratista a la mayor brevedad posible.
Enviar por escrito al contratista las indicaciones y recomendaciones necesarias, que contribuyan al cumplimiento del contrato o convenio y prestación efectiva del servicio.
Informar de manera oportuna al Ordenador del Gasto, cualquier fenómeno que altere el equilibrio económico o financiero del contrato, y remitir la documentación respectiva a la Subdirección de Contratación con el fin que se estudie la situación y se adopten los mecanismos necesarios en caso de ser procedente, para lograr el restablecimiento de este. Para lo cual deberá adelantar el procedimiento establecido en el acto administrativo que imparte los lineamientos para dar aplicación al procedimiento establecido en el artículo 86 de la Ley 1474 de 2011.
Ejercer control en el plazo del contrato o convenio para gestionar oportunamente las modificaciones contractuales a que haya lugar, tales como prórroga, adición, y suspensiones, así como tramitar oportunamente las cesiones, terminaciones y liquidaciones.
Solicitar al contratista la presentación de los informes de ejecución del contrato o convenio, con la periodicidad y exigencias establecidas en el pliego de condiciones, anexo técnico o la minuta.
Elaborar, suscribir y enviar los informes de supervisión y/o interventoría a la Subdirección de Contratación, con la periodicidad y con la información mínima exigida, con lo cual se permitirá conocer el avance, recomendaciones y dificultades en la ejecución del contrato o convenio.
Requerir por escrito al contratista en caso de ejecución indebida o deficiente del objeto y/u obligaciones contractuales, como también la atención a los hallazgos identificados en las visitas de supervisión en procura de asegurar el cumplimiento satisfactorio de dichas obligaciones.
Realizar el seguimiento a los requerimientos hechos al contratista con el fin de verificar si han sido acatados y por consiguiente existe un cumplimiento satisfactorio del objeto u obligaciones contractuales, o por el contrario, persisten los incumplimientos.
Informar a la dependencia competente de posibles incumplimientos del proveedor o contratista, elaborando y presentando los documentos soporte, con el fin de dar inicio al debido proceso si a ello hubiere lugar, siguiendo el procedimiento del artículo 86 de la Ley 1474 de 2011 y los procedimientos internos de la Secretaría Distrital de Integración Social.
Aprobar o rechazar oportuna y de forma justificada el recibo de bienes y servicios de acuerdo con lo establecido en los documentos del proceso y en el contrato o convenio.
Solicitar el trámite de liquidación del contrato o convenio con los documentos soporte de la ejecución del contrato o convenio, así como hacer entrega del informe final de ejecución.
Llevar a cabo las demás actividades administrativas, técnicas o financieras que se requieran para cumplir a cabalidad con el desarrollo propio de la supervisión e interventoría.
La persona o personas que desarrollan estas actividades de control y vigilancia deberán conocer con precisión y detalle el alcance de sus funciones, cada uno de los elementos y características del objeto contractual, el ámbito jurídico, técnico, administrativo y financiero dentro del cual debe desarrollarse el contrato o convenio. También deberán conocer los requisitos y condiciones del contrato o convenio, tales como, plazo, calidad de los bienes a suministrar, de los servicios a prestar o de las obras a realizar, precio total o unitario, liquidación de cupos, forma de pago, requisitos para el pago, formas de comprobación de calidades y características de los bienes, los servicios, de los materiales empleados o de la medición de las cantidades según fuere el caso.
3.3 LIMITACIONES O PROHIBICIONES DURANTE EL EJERCICIO DE LA SUPERVISIÓN E INTERVENTORÍA
El supervisor y/o interventor en el ejercicio de esta actividad, deberán tener en cuenta, además de los casos previstos en la ley, la prohibición de las siguientes prácticas:
Iniciar el contrato o convenio antes del cumplimiento de los requisitos de perfeccionamiento (firma de las partes) y ejecución (registro presupuestal, aprobación de garantía única, si se requiere, afiliación ARL si se requiere) y a los que se refiere la Ley 80 de 1993, la Ley 1150 de 2007 y las normas vigentes sobre la materia.
Solicitar o recibir, directa o indirectamente, para sí o para un tercero, dádivas, favores o cualquier otra clase de beneficios o prebendas de la Secretaría Distrital de Integración Social o del contratista; o gestionar indebidamente a título personal asuntos relativos con el contrato o convenio.
Omitir, denegar o retardar el despacho de los asuntos a su cargo.
Entrabar las actuaciones de las autoridades o el ejercicio de los derechos de los particulares en relación con el contrato o convenio
El supervisor podrá apoyarse en equipos de apoyo a la supervisión; sin embargo, continúa con la responsabilidad asignada.
Permitir indebidamente el acceso de terceros a la información del contrato o convenio.
Suscribir documentos y dar órdenes verbales al contratista que modifiquen o alteren las condiciones inicialmente pactadas en el contrato o convenio, sin el lleno de los requisitos legales y normativos internos pertinentes.
Gestionar indebidamente a título personal asuntos relacionados con el contrato o convenio o constituirse en acreedor o deudor de alguna persona interesada directa o indirectamente en los mismos.
Omitir la obligación de informar al Ordenador del Gasto los hechos o circunstancias que puedan constituir actos de corrupción tipificados como conductas punibles o que puedan poner en riesgo el cumplimiento del contrato.
Actuar como supervisor o interventor en los casos previstos por las normas que regulan las inhabilidades e incompatibilidades.
3.4 CONSECUENCIAS DEL INCUMPLIMIENTO DE LAS OBLIGACIONES O FUNCIONES EN EL EJERCICIO DE SUPERVISIÓN Y/O INTERVENTORÍA
Teniendo en cuenta que los supervisores y/o interventores, de los contratos o convenios estatales actúan en representación de la Administración y son los encargados de velar por la correcta ejecución e inversión de los recursos, el Estatuto Anticorrupción y la normativa vigente en la materia, han previsto cuatro tipos de responsabilidad por la acción defectuosa u omisión en el ejercicio de esta función en desarrollo del objeto del contrato y posterior al plazo de ejecución.
3.4.1 Responsabilidad civil.
Las personas son responsables de reparar el daño que han causado a otro. Esta responsabilidad trae consigo la obligación de pagar una indemnización de perjuicios a quien ha sufrido el daño.
Los supervisores e interventores deben responder a través de la acción de repetición o el llamamiento en garantía cuando con ocasión de sus actos u omisiones hayan causado daño.
El interventor o supervisor que no informe oportunamente a la Secretaría Distrital de Integración Social del posible incumplimiento parcial o total de obligaciones a cargo del contratista que vigila, puede ser considerado solidariamente responsable de los perjuicios que se ocasionen con el incumplimiento.
Para que exista responsabilidad civil y pueda ejercerse cualquiera de las acciones antes mencionadas, es necesario que la actuación del supervisor o interventor haya sido dolosa o gravemente culposa.
3.4.2 Responsabilidad penal.
La responsabilidad penal es aquella derivada de actuaciones que transgreden, sin justificación legítima, los bienes jurídicos tutelados por el ordenamiento penal.
En el caso particular de los supervisores e interventores la responsabilidad penal se configura cuando cualquiera de ellos incurre en alguna de las conductas tipificadas como delitos contra la administración pública, es decir, peculado, concusión, cohecho, celebración de contratos sin el cumplimiento de requisitos legales, interés indebido en la celebración de contratos, tráfico de influencias, enriquecimiento ilícito y prevaricato, entre otros.
Dentro del proceso que se adelante por responsabilidad penal en las condiciones descritas, también puede hacerse exigible la responsabilidad civil o patrimonial.
3.4.3 Responsabilidad fiscal.
La responsabilidad fiscal es imputable a los servidores públicos y a los particulares, cuando en el ejercicio de la gestión fiscal causan de forma dolosa o culposa un daño al patrimonio del Estado.
La responsabilidad fiscal busca proteger los recursos públicos y garantizar la reparación de los daños causados por el gasto público irregular.
Los administradores de recursos públicos son responsables fiscalmente y responden con su patrimonio.
Los supervisores o interventores pueden ser responsables fiscales cuando el incumplimiento de sus funciones de control y vigilancia ocasiona un detrimento patrimonial para la Entidad Estatal.
El grado de culpabilidad para establecer la existencia de responsabilidad fiscal será el dolo o culpa grave.
3.4.4 Responsabilidad disciplinaria.
La responsabilidad disciplinaria se configura cuando un servidor público o particular que ejerce funciones públicas incurre en alguna de las faltas estipuladas en el Código Disciplinario Único vigente al momento de la comisión del hecho u omisión, que implique el incumplimiento de sus deberes funcionales, la extralimitación en el ejercicio de derechos, funciones, prohibiciones, o la violación del régimen de inhabilidades, incompatibilidades, impedimentos y conflicto de intereses, sin estar amparado por una causal de exclusión de responsabilidad, entre otras.
Para el caso específico de los supervisores e interventores, la responsabilidad disciplinaria se configura cuando: (i) no se exigen la calidad de los bienes y servicios contratados acordada en el contrato vigilado o exigida por las normas técnicas obligatorias; (ii) se certifica como recibida a satisfacción de los bienes y/o servicios contratados que no ha sido ejecutados o entregados a cabalidad; y (iii) se omite el deber de informar a la Entidad contratante los hechos o circunstancias que puedan constituir actos de corrupción tipificados como conductas punibles, o que puedan poner o pongan en riesgo el cumplimiento del contrato, o cuando se presente un posible incumplimiento.
3.4.5 Responsabilidad patrimonial.
Son solidariamente responsables de los perjuicios que se ocasionen con el incumplimiento los contratos y por los daños que le sean imputables, las siguientes:
El interventor que no haya informado oportunamente a la Entidad de un posible incumplimiento del contrato vigilado o principal, parcial o total, de alguna de las obligaciones a cargo del contratista, será solidariamente responsable con éste de los perjuicios que se ocasionen con el incumplimiento por los daños que le sean imputables al interventor.
El Ordenador del Gasto, cuando sea informado oportunamente por parte del supervisor o interventor del contrato de los posibles incumplimientos de un contratista y no lo conmine en primera instancia al cumplimiento de lo pactado o remita la información a la Oficina Asesora Jurídica para que adopte las medidas necesarias con el fin de salvaguardar el interés general y los recursos públicos involucrados.
3.5 DOCUMENTOS NECESARIOS PARA EJERCER LA SUPERVISIÓN E INTERVENTORÍA
3.5.1 Oficio de designación de supervisión o de apoyo a la supervisión
En el caso que el contrato o convenio lo haya estipulado, el/la Ordenador (a) del Gasto podrá designar la supervisión en memorando o documento escrito.
Ahora bien, en caso de requerir un servidor público, contratista o un equipo para apoyar el desarrollo de las actividades propias de supervisión, deberá utilizar el modelo diseñado para la designación, el cual se encuentra en el Mapa de Procesos, publicado en la intranet de la Secretaría Distrital de Integración Social, Proceso Gestión Contractual - documentos asociados, “Oficio de designación de apoyo a la supervisión”, en el que indicará el nombre de quien designa, y la fecha de la designación, así como poner de manifiesto que quien ejerzan apoyo a la supervisión, junto con el supervisor del contrato, deberá efectuar la vigilancia, control y seguimiento a la ejecución del contrato o convenio indicado, para asegurar el logro exitoso de los objetivos y finalidades que se persiguen, en los términos, condiciones y especificaciones pactadas. Esto como garantía del buen uso, manejo e inversión de los dineros públicos y demás recursos del Estado que se han puesto a disposición del contratista.
De igual manera indicará que la persona designada deberá, al momento de asumir las actividades de apoyo a la supervisión, conocer y consultar de manera permanente, los documentos del contrato o convenio. Como medida de seguimiento y control a esta labor, el supervisor podrá solicitar al profesional de apoyo, un informe de su actividad.
3.5.2 Acta de inicio
Es el documento en el cual se deja constancia de la fecha a partir de la cual se inicia la ejecución del contrato o convenio.
3.5.3 Plan operativo
El plan operativo es un instrumento mediante el cual se organiza el trabajo de campo del equipo de apoyo a la supervisión, definiendo los contenidos de cada instrumento de verificación y la periodicidad de aplicación de los mismos. El plan operativo garantiza que todos los componentes y actividades descritos en el anexo técnico, el contrato o convenio y el plan de supervisión estén incluidos en los instrumentos de verificación definidos para cada contrato o convenio y asigna los responsables de verificación de cada obligación o actividad. Se elabora antes de iniciar las visitas a las sedes de cada contrato.
3.5.4 Acta de visita o instrumento de verificación
El instrumento de verificación es una lista de chequeo que contiene las variables, actividades o productos que definen la calidad esperada contenida en el anexo técnico, el contrato y el convenio y el plan de supervisión. Se debe elaborar un instrumento de verificación técnico, administrativo – financiero según los componentes de cada contrato o convenio. En un mismo componente pueden establecerse varias listas de chequeo a aplicar en diferentes momentos de la programación del equipo de apoyo a la supervisión: visitas, revisión de informes de ejecución, acompañamiento de actividades.
El instrumento de verificación aplicado en las sedes, suscrito por las partes se constituye en el acta de visita.
3.5.5 Cronograma de visitas
El cronograma de visitas de cada contrato o convenio es una herramienta para planear y sincronizar las actividades de visitas a sedes, reuniones, comités, estudios de caso, entre otros, del equipo de apoyo a la supervisión.
El Cronograma de supervisión del contrato o convenio debe tener las siguientes características:
Es elaborado mensualmente
Están programadas las fechas de visita de todos los componentes
Se deberá realizar visitas de conformidad con el cronograma de visitas establecidas entre la dependencia técnica y la supervisión.
3.5.6 Informe de ejecución
El informe de ejecución es el documento que elabora el contratista, en el formato diseñado y establecido por la Entidad, que para el caso de los contratos de prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión, se encuentra en el Mapa de Procesos, publicado en la intranet de la Secretaría Distrital de Integración Social, Proceso Administrativo Adquisiciones - documentos asociados, “Formato informe de ejecución de contrato de prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión”, el cual recoge la descripción detallada de las actividades ejecutadas para lograr el cumplimiento de las obligaciones contractuales, las cuales se evidenciarán en el formato mencionado.
En caso de no existir formato de informe de ejecución se deberá diligenciar un documento que contenga la información del objeto contractual, valor, plazo de ejecución y estado de ejecución con cada uno de los componentes que se requieran.
Este documento no reemplaza el informe de supervisión e interventoría que debe elaborar el supervisor y/o interventor del contrato.
3.5.7 Certificación para pago
Es el documento a través del cual el supervisor y/o interventor del contrato certifica el cumplimiento de los requisitos para proceder al pago, con el fin de tramitarlo, teniendo en cuenta la forma de pago estipulada en el contrato, documento que se encuentra en el Mapa de Procesos, publicado en la intranet de la Secretaría Distrital de Integración Social, proceso Gestión Contractual - Documentos Asociados, “Formato Secretaría Distrital de Integración Social Certificado para pago”.
En este caso el supervisor y/o interventor debe verificar previo a certificar el respectivo pago, que se cumplan todas las condiciones necesarias en la ejecución del contrato para proceder al mismo, de lo contrario deberá poner en conocimiento la condición que da lugar al no pago.
3.5.8 Informe de supervisión / interventoría
Es el documento en el que el supervisor y/o interventor refleja la ejecución del contrato y el cumplimiento de las obligaciones por parte del contratista. Es el producto del monitoreo, seguimiento y constatación de los soportes e informes presentados por el contratista.
Por regla general, los informes de supervisión y/o interventoría deben tener la misma periodicidad que los pagos establecidos en el contrato o convenio, es decir, que deben estar acordes con la forma de pago prevista en los mismos y siempre se deberá presentar un informe final, distinto al del último período de ejecución. Sin embargo, podrán realizarse informes de supervisión y/o interventoría en cualquier momento de la ejecución si a ello hay lugar.
Dentro de los informes de supervisión deberán plasmarse todas y cada una de las novedades de cumplimiento o incumplimiento del contrato o convenio, con el fin de adelantar las acciones pertinentes.
Los informes de supervisión y/o interventoría deberán contener como mínimo los siguientes aspectos:
Período a que corresponde el informe.
Reporte de desempeños deficientes o a mejorar.
Porcentaje de ejecución física y presupuestal del contrato y/o convenio.
Datos del supervisor y/o interventor y del contrato y/o convenio supervisado.
Evaluación del cumplimiento de las obligaciones.
Concepto general del cumplimiento.
Recomendaciones o sugerencias acerca del desempeño del contratista.
Declaraciones o propuestas del contratista ante una eventual anomalía.
Estado de aprobación de garantías cuando son requeridas
Relación de pagos a la Seguridad Social y Aportes Parafiscales.
Resultado esperado al momento de finalizar el plazo de ejecución.
Los riesgos en el manejo de los recursos.
Indicar si existe plan de mejoramiento y su nivel de cumplimiento.
Indicar si el contratista entregó informe de ejecución.
Indicar si procede el pago.
Información cualitativa y cuantitativa de la ejecución del contrato, de acuerdo a las metas del proyecto
Observaciones del supervisor y/o interventor.
El formato de informe de supervisión, se encuentra en el Mapa de Procesos, publicado en la intranet de la Secretaría Distrital de Integración Social, Proceso Gestión Contractual - Documentos Asociados, “Formato Informe de Supervisión e Interventoría”, es un modelo básico para todo tipo de contrato o convenio, el cual contiene la información básica necesaria para conocer los avances en la ejecución del contrato o convenio, sin embargo dependiendo la complejidad del contrato o convenio, el supervisor y/o interventor del contrato o convenio determinarán la exigencia de la información que deba ser reportada en el respectivo formato de informe de supervisión y/o interventoría, siempre y cuando se encuentre señalada en el acuerdo de voluntades.
3.5.9 Requerimiento
Es una comunicación formal que realiza el supervisor o interventor del contrato y/o convenio al representante legal del contratista, si se trata de persona jurídica o a la persona natural que se obliga en el contrato o convenio para solicitar soportes sobre el cumplimiento de las obligaciones contractuales, información, aclaraciones respecto a la ejecución del contrato y/o convenio o emitir recomendaciones, observaciones, precisiones, aclaraciones sobre el mismo.
NOTA: Los instrumentos necesarios para ejercer la supervisión e interventoría, descritos anteriormente, son modelos generales que aplican para los diferentes contratos o convenios celebrados por la Secretaría Distrital de Integración Social; sin embargo y dependiendo de la complejidad del objeto y de las obligaciones pactadas, los supervisores y/o interventores, determinarán la necesidad de crear y utilizar herramientas gerenciales que coadyuven al logro efectivo y eficaz de la ejecución contractual y aportarlas al expediente contractual.
CAPÍTULO IV
El objetivo del INSTRUCTIVO PARA LA CONFORMACIÓN, ORGANIZACIÓN Y ADMINISTRACIÓN DE EXPEDIENTE CONTRACTUAL (código: INS-BS-005) tiene por objetivo impartir las instrucciones necesarias para la correcta conformación, organización técnica, acceso, consulta y préstamo de expedientes contractuales, teniendo en cuenta la normativa vigente, así como, la aplicación de los períodos de retención, las transferencias documentales y la disposición final de los expedientes contractuales de la Secretaría Distrital de Integración Social.
Los servidores públicos y contratistas con funciones y/o actividades u obligaciones inherentes a la contratación deberán observar las directrices y lineamientos que se imparten desde el Subsistema Interno de Gestión Documental y Archivo - SIGA del Sistema Integrado de Gestión SIG de la Secretaría Distrital de Integración Social.
La elaboración y expedición de los documentos que se originan en el proceso de contratación estará a cargo de los servidores públicos y/o contratistas responsables de cada modalidad de selección del contratista, hasta la legalización del contrato o convenios.
Una vez legalizado el contrato o convenio, se procederá a organizar los expedientes, dando cumplimiento a las listas de chequeo, de conformidad con las Tablas de Retención documental - TRD para posterior entrega al Archivo de Gestión de la Secretaría Distrital de Integración Social, quienes son los responsables de custodiar los expedientes.
CAPITULO V
Como estrategias de control, efectividad y transparencia en el proceso contractual, por parte de la comunidad, los mecanismos de participación ciudadana son los siguientes
Convocatoria a las Veedurías Ciudadanas, desde los pliegos de condiciones para el ejercicio del control social, con el fin de fortalecer los mecanismos de transparencia al ejercicio de la función administrativa-contractual. (Artículo 66 de la Ley 80 de 1993).
Publicación en el software de contratación vigente conforme a la normativa expedida por la entidad estatal competente y los documentos soporte del proceso de selección, indica los lineamientos básicos de los procesos de selección con el fin de invitar a la ciudadanía y veedurías a ejercer control social. Lo anterior como espacios para escuchar sugerencias e inquietudes y en consecuencia adoptar acciones de mejora que permitan a la ciudadanía interactuar desde sus intereses.
Por otra parte, en cumplimiento de lo dispuesto en el artículo 1° de la Ley 850 de 2003, todas las personas y organizaciones interesadas en hacer veeduría sobre la gestión pública y que se encuentran conformadas de acuerdo a la ley, podrán realizar dicha gestión y ejercer el control social con respecto al cumplimiento y ejecución de los contratos y/o convenios suscritos por la Secretaría Distrital de Integración Social, como un derecho, deber, facultad y responsabilidad de hacerse presente con la dinámica social.
Las Veedurías podrán, si es del caso, impetrar las acciones públicas constitucionales para exigir el cabal cumplimiento de las obligaciones pactadas en los contratos y/o convenios por todas las partes.
CAPÍTULO VI
6.1 UTILIZACIÓN DE HERRAMIENTAS ELECTRÓNICAS PARA LA GESTIÓN CONTRACTUAL
Es preciso señalar que a nivel nacional la actividad contractual de las entidades que ejecutan recursos públicos debe estar publicada en el software de contratación vigente de acuerdo con lo establecido en la Ley 1150 de 2007, en el Decreto Ley 019 de 2012 y el Decreto Nacional 1082 de 2015 o normativa vigente.
Lo anterior sin perjuicio de continuar incorporando la información contractual en el portal de "Contratación a la Vista", instrumento de control y seguimiento al interior del Distrito Capital, y herramienta para la toma de decisiones y respuestas a solicitudes de información, sin que ello permita obviar la obligación legal de publicar la información de los procedimientos y actos asociados a los procesos de contratación en software de contratación vigente expedido por la entidad competente, de manera completa, oportuna y actualizada.
Por otra parte, la Secretaría Distrital de Integración Social realizará procesos contractuales mediante el acompañamiento de medios electrónicos que permita entre otras características el acceso a tecnología avanzada, accesibilidad desde cualquier parte del mundo, inmediatez, redes interactivas y en especial realiza una remisión de comunicaciones en tiempo real, generando una eliminación de fronteras en las relaciones jurídicas, situación que será informada en debida forma dentro de los pliegos de condiciones de cada proceso contractual.
Por último, los canales virtuales para los clientes externos, usuarios y posibles oferentes será el dispuesto en el software de contratación vigente expedido por la entidad competente, adicionalmente se permitirá una comunicación directa a través de correo electrónico institucional es el siguiente: xxxxxxxxxxxx@xxxx.xxx.xx.
CAPÍTULO VII
La vigencia del Manual de Contratación y Supervisión de la Secretaría Distrital de Integración Social será a partir de su publicación en el link de transparencia de la página web y en el normograma de la entidad. El mismo será adoptado mediante Resolución suscrita por el Secretario de Despacho quién conservará siempre la facultad de modificarlo y derogarlo, previa asistencia de la Dirección de Gestión Corporativa y la Subdirección de Contratación.
La publicidad del Manual de Contratación y Supervisión y sus modificaciones se realizará a través de la página web de la entidad xxx.xxxxxxxxxxxxxxxxx.xxx.xx, así como de su divulgación al interior a través de los medios electrónicos internos de la Secretaría Distrital de Integración Social.
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Elaboró |
Xxxxxx |
Aprobó |
Nombre |
Equipo - Subdirección de Contratación
Equipo - Dirección de Gestión Corporativa |
Xxxxxxx del Xxxxxx Xxxxxxxx Xxxxxxxx
Xxxxx Xxxxxx Revelo Xxxxxx
Xxxxx Xxxxxxxx Xxxxxxxx Xxxxxx
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Xxxxx Xxxxx Xxxxxxx
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Cargo/Rol |
Contratistas |
Subsecretaria
Director de Gestión Corporativa Jefe Oficina
Asesora Jurídica
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Subdirectora de Contratación
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1 Artículos 1959 y siguientes y 1638 y siguientes del Código Civil y las normas que los modifiquen o sustituyan.
2 Circular 21 de 2016 de la Procuraduría General de la Nación.
3 Inciso segundo del artículo 83 de la Ley 1474 de 2011.
4 El uso de la expresión “contrato principal” en este documento no significa que implica que el contrato de interventoría no sea autónomo o que esté subordinado al contrato objeto de seguimiento.
5 Inciso tercero del artículo 83 de la Ley 1474 de 2011.