TÉRMINOS DE REFERENCIA
TÉRMINOS DE REFERENCIA
ELABORACIÓN DE LOS DOCUMENTOS DE GESTIÓN DE RECURSOS HUMANOS DEL OSCE
1. ANTECEDENTES
El 00 xx xxxx xx 0000 xx Xxxxxxxx xx xx Xxxxxxxxx xxx Xxxx firmó el contrato xx xxxxxxxx 4428/OC- PE con el Banco Interamericano de Desarrollo para financiar el Proyecto “Mejoramiento de la Capacidad para la Generación del Conocimiento y Mejora Continua en la Gestión de la Contratación Pública”, el cual tiene como objetivo fortalecer la gestión de la inversión y las contrataciones públicas para contribuir con la reducción de las brechas de inversión en sectores clave de la economía y por áreas geográficas del Perú.
Los objetivos específicos del Proyecto son: (i) mejoramiento de la gestión de la inversión pública para la efectiva prestación de servicios y la provisión de la infraestructura prioritaria; (ii) mejoramiento para la capacidad para la generación del conocimiento y mejora continua en la gestión de la contratación pública, dentro del ciclo de inversión pública.
El Proyecto está organizado en tres componentes:
• Componente 1: Capacidad del marco institucional
• Componente 2: Desarrollo e implementación de una plataforma de soporte al proceso de contratación orientado a la gestión por resultados y maximización del valor por el dinero.
• Componente 3: Capacidad del capital humano.
En el marco del componente 1, se ha llevado a cabo la consultoría “Elaboración del Diagnóstico/Línea Base y Propuesta “To Be” del Proyecto Mejoramiento de la Capacidad para la Generación del Conocimiento y Mejora Continua en la Gestión de la Contratación Pública”, cuyo tercer entregable es el “Modelo mejorado “To Be”, presentado por la consultora en noviembre de 2020. Entre los planteamientos del modelo, está la de mejorar la estructura organizacional del OSCE, orientado a la gestión por resultados y maximización del valor por dinero, considerando los enfoques de eficiencia, eficacia y transparencia.
Como resultado del entregable del Modelo Mejorado To Be, se propone como “(…) el principal rol misional del OSCE que corresponde a ejercer la supervisión enfocada en el logro de VPD. En ese sentido, la misión del OSCE consiste en hacer un acompañamiento activo y preventivo al proceso de la Compra Pública con el fin de incentivar el logro de mayor Valor por Xxxxxx (VPD). Es un rol enfocado en el aseguramiento de la eficacia de la Compra Pública”, esta función va aunada a la supervisión del control de la legalidad, y todas las funciones adicionales que derivan de ella. Se identifica también como el Rol Misional de OSCE, ser el que gestiona la plataforma de las compras electrónicas que incluye la gestión de los proveedores, compradores, certificaciones del personal de las entidades compradoras, y la supervisión de las adquisiciones públicas, siempre en el enfoque de lograr el VPD, que incluye adecuación de la organización e implementar nuevos perfiles.
Para plasmar todos estos nuevos conceptos, en la nueva organización del OSCE, que responda a los objetivos establecidos en el proyecto xx Xxx, se ha llevado a cabo la consultoría para la Elaboración del Nuevo ROF del OSCE. Actualmente el nuevo ROF, está en la etapa de verificación de los aspectos legales para su correspondiente aprobación, a lo que continuará la implementación del ROF.
Como parte del Proyecto Mejoramiento de la Capacidad para la Generación del Conocimiento y Mejora Continua en la Gestión de la Contratación Pública, se han llevado a cabo las siguientes consultorías:
• Elaboración del Marco de Referencia del Proceso de Supervisión de las contrataciones públicas basado en Valor por Xxxxxx.
• Rediseño del proceso de Gestión de Proveedores.
• Rediseño del Proceso de Gestión de Tecnologías y Sistemas de Información de las Contrataciones Públicas.
• Implementación de Procesos de Inteligencia de Negocios.
Consultorías que entre sus conclusiones han establecido los perfiles requeridos para la implementación de los procesos antes indicados, que permitan sentar las bases para la transformación
de la compra pública.,
Del mismo modo, se han llevado a cabo las consultorías de Gestión del Cambio y Gestión de la Innovación, considerando que los recursos humanos son el factor más importante para lograr la transformación.
Por ello, en la presente consultoría, se requiere establecer los documentos de gestión de Recursos Humanos necesarios, que faciliten la implementación del ROF.
2. OBJETIVO DE LA CONSULTORÍA
2.1 OBJETIVO GENERAL
Elaborar los documentos de gestión de Recursos Humanos del OSCE, adecuados a la nueva estructura organizacional del OSCE, plasmado en el nuevo ROF, así como en los resultados de las consultorías de rediseño de procesos, y alineados a las propuestas de la consultoría Línea Base y Modelado To-Be con base en las labores misionales que debe desempeñar.
2.2 OBJETIVOS ESPECÍFICOS
Los objetivos específicos de la consultoría, son la elaboración de los documentos de Gestión de Recursos Humanos establecidos por la Autoridad Nacional del Servicio Civil – SERVIR. Los objetivos específicos son:
• Elaborar el Mapeo de Puestos de la nueva estructura organizacional del OSCE – MPE, cuyo resumen estará plasmado en la Matriz de Mapeo de Puestos.
• Elaborar el Manual de Clasificador de Cargos – MCC
• Elaborar el Manual del Perfil de Puestos inicial – MPP, en relación al Modelo To Be.
• Desarrollar el cuadro de necesidades del personal de la nueva estructura del OSCE y elaborar el Cuadro de Puestos de la Entidad – CPE
• Elaborar el Cuadro de Asignación de Personal – CAP
• Desarrollar la propuesta de los dispositivos legales necesarios para la aprobación del Mapeo de Puestos y del Cuadro de necesidades del personal que faciliten la implementación del ROF.
3. ALCANCE DE LA CONSULTORÍA
El alcance del servicio abarcará las siguientes fases:
A. Evaluar, Analizar y Diagnosticar la estructura de recursos humanos actual del OSCE, y elaborar el Mapeo de puestos vigente, identificando las oportunidades de mejora, que incluye:
• Recabar información de todos los puestos que están bajo el alcance de la Ley 30057, Ley del Servicio Civil. De esa manera se levantará información de:
o Puestos bajo el régimen de la carrera administrativa, creado con el Decreto Legislativo 276.
o Puestos bajo el régimen de la actividad privada, creado con el Decreto Legislativo 728.
o Puestos bajo el régimen de Contratación Administrativa de Servicios, CAS, creado con el Decreto Legislativo 1057.
o Servidores contratados bajo otras modalidades de contratación, que realizan funciones permanentes.
Tanto para el personal bajo el régimen CAS como para las personas contratadas bajo otras modalidades de contratación, deberá considerarse a todos aquellos cuyos contratos estén vigentes a la fecha de iniciar el mapeo (esto incluye a aquellos que han tenido un contrato previo y este haya sido renovado y la renovación esté vigente).
• Recabar información de las resoluciones internas vigentes del OSCE sobre el Cuadro de Asignación del Personal Provisional y el Manual Clasificador de Cargos.
• Recabar e evaluar la normativa vigente y relevante para la Consultoría.
• De acuerdo a la normativa vigente, elaborar la propuesta de los Documentos de Gestión de Recursos Humanos requeridos para la implementación del ROF.
B. Formular el Mapeo de puestos requeridos para la implementación del nuevo ROF y de acuerdo a las recomendaciones de las consultorías, que incluye:
• Formulación del Mapeo de Puestos requerido para la implementación del ROF.
• Establecer las brechas actuales en perfiles y puestos.
• Proponer un plan de transición a la nueva estructura, considerando para ello, el nuevo mapeo de puestos, las brechas en perfiles y puestos, y el presupuesto estimado para su implementación.
C. Elaborar los documentos de Gestión de Recursos Humanos necesarios para la implementación del nuevo ROF, que incluye como referencia:
• Manual de Clasificador de Cargos – MCC.
• Manual de Perfiles de Puestos – MPP, partiendo del Manual de Puestos Tipo – MPT.
• Cuadro de Puestos de la Entidad – CPE.
• Cuadro de Asignación de Personal – CAP.
Los documentos deberán ser elaborados en los formatos que para el efecto se encuentran en las normas.
X. Xxxxxxxx el plan de implementación de los documentos de Gestión como parte de la implementación del ROF, que incluye:
• Plan de implementación de lo establecido en los documentos de gestión de Recursos Humanos, en concordancia con la implementación del ROF, que incluye el cronograma.
• Plan de transición a la nueva estructura y a los nuevos perfiles, comprende propuestas de planes de capacitación para el personal del OSCE para que puedan responder a los nuevos perfiles.
• Elaboración de las propuestas del dispositivo legal para la aprobación de los documentos de Gestión de Recursos Humanos, que incluye la exposición de motivos y documentos relacionados.
• Informe Final sobre los documentos de gestión de recursos humanos y el Plan de Implementación.
4. METODOLOGIA
En el desarrollo del servicio, la firma consultora deberá utilizar una metodología colaborativa, con el Equipo de Gestión del Proyecto, que permitirá contar con la información requerida, así como en las etapas de desarrollo de las actividades de elaboración de los documentos materia de la presente consultoría que permitirá ir afinando el desarrollo de los mismos.
Para ello, se establecerán reuniones de evaluación del avance de las actividades mínimo con una frecuencia semanal, en las que la firma consultora deberá informar del avance de las actividades, las dificultades que se han encontrado, propuestas de mejora a los productos, etc.
La firma consultora deberá elaborar los documentos materia de la presente consultoría, que estarán plasmados en los PRODUCTOS que serán entregados en los plazos establecidos, en cumplimiento de los términos de referencia.
5. ACTIVIDADES DE LA CONSULTORÍA
a) Relevar la información requerida para el desarrollo de la consultoría, partiendo de la organización y los procesos propuestos en el Modelo Mejorado To Be, de las consultorías de rediseño de gestión de procesos, del equipo del Proyecto BID, lo relacionado al proyecto “Mejoramiento de la Capacidad para la Generación del Conocimiento y Mejora Continua en la Gestión de la
Contratación Pública”, así como la normativa vigente a nivel del estado como a nivel institucional, relacionado a los documentos de Gestión de Recursos Humanos.
Se deberá tener presente los resultados de otras consultorías relevantes del proyecto, relacionados al desarrollo de recursos humanos, así como los lineamientos del proyecto para establecer las compras públicas obteniendo el mejor VPD, para tener una idea precisa del rol que le corresponde al OSCE en el nuevo modelo del Sistema Nacional de Adquisiciones.
b) Desarrollar el Mapeo de Puestos actual del OSCE evaluando los documentos de gestión de recursos humanos correspondientes, haciendo un diagnóstico del mismo, de cara a la nueva concepción de las compras públicas, y por tanto establecer las brechas en perfiles y puestos y los ajustes que se requieren desarrollar.
c) Analizar los resultados del modelo To Be, y de las consultorías de rediseño de gestión de procesos, desarrollados en el marco del proyecto, así como los correspondientes al desarrollo del capital humano. Igualmente, llevará a cabo el análisis del nuevo ROF, en proceso de aprobación. De estos análisis se obtendrán como resultado la concepción del mapeo de puestos adecuado a la nueva estructura plasmada en el ROF y los documentos de gestión requeridos, que respondan a la nueva organización en el marco de la mejora de la compra pública.
d) Elaborar el nuevo Mapeo de Puestos y los documentos de Gestión de Recursos Humanos, correspondientes, derivados del análisis de toda la información antes descrita, y que sean los requeridos para la implementación del nuevo ROF. Entre los documentos de Gestión de Recursos Humanos a elaborar se propone lo siguientes:
• Manual de Clasificador de Cargos – MCC.
• Manual de Perfiles de Puestos – MPP, partiendo del Manual de Puestos Tipo – MPT.
• Cuadro de Puestos de la Entidad – CPE.
• Cuadro de Asignación de Personal – CAP.
Los documentos deberán ser elaborados en los formatos que para el efecto se encuentran en las normas de SERVIR y en directivas internas del OSCE.
e) Elaborar el Plan de implementación de lo establecido en los documentos de Gestión de Recursos Humanos, en concordancia con la implementación del ROF, que incluye el cronograma.
f) Elaborar el Plan de transición a la nueva estructura y a los nuevos perfiles, comprende propuestas de planes de capacitación para el personal del OSCE para que puedan responder a los nuevos perfiles.
g) Elaborar la propuesta del dispositivo legal para la aprobación de los documentos de Gestión de Recursos y de todos los documentos relacionados.
h) Asistir en aspectos técnicos y normativos en Lineamientos de los documentos de Gestión de Recursos Humanos al equipo del Proyecto BID.
i) Participar de las reuniones de trabajo con el equipo del Proyecto BID, con la Alta Dirección y jefes de las unidades organizacionales del OSCE. Semanalmente deberá presentar los avances de la consultoría al equipo del Proyecto BID.
6. PRODUCTOS y CRONOGRAMA DE PRESENTACIÓN
Los productos deben ser entregados en la secuencia y los tiempos que se detallan a continuación, adjuntando un informe que describe las actividades realizadas según el numeral 5 de estos TDR:
Entregable | Contenido mínimo | Plazo |
Producto 1 | Evaluación, análisis diagnóstico de la estructura de recursos humanos actual del OSCE, y elaboración del Mapeo de puestos vigente, identificando las | Hasta los 30 días calendario contados a partir del día siguiente hábil de la firma del |
Entregable | Contenido mínimo | Plazo |
oportunidades de mejora. | contrato. | |
Producto 2 | Formulación del Mapeo de puestos requeridos para la implementación del nuevo ROF y de acuerdo a las recomendaciones de las consultorías. | Hasta 30 días calendario a partir del día siguiente de la notificación de la conformidad del producto N° 01 |
Producto 3 | Elaboración de los documentos de Gestión de Recursos Humanos necesarios para la implementación del nuevo ROF. | Hasta 60 días calendario a partir del día siguiente de la notificación de la conformidad del producto N° 02 |
Producto 4 | Informe Final y Plan de Implementación de los documentos de Gestión como parte de la implementación del ROF. | Hasta 30 días calendario a partir del día siguiente de la notificación de la conformidad del producto N° 03 |
Todos los productos deben ser entregados en versión digital editable y en PDF firmados, que incluye el material relevante de las reuniones, y las presentaciones en PowerPoint.
El informe final, debe incluir un compendio de todos los entregables actualizados y que se hayan venido modificando durante el desarrollo de la consultoría.
7. DURACIÓN DEL SERVICIO
El servicio de consultoría se desarrollará durante un periodo máximo de 150 días calendario contados a partir del día siguiente hábil de la suscripción del contrato.
Cabe señalar que este plazo no incluye los tiempos que el Equipo de Gestión del Proyecto (EGP) tomará para realizar las observaciones y su respectivo levantamiento.
8. PERFIL DE LA FIRMA CONSULTORA
La firma consultora que realice los servicios del presente TDR deberá tener experiencia en al menos tres (3) proyectos en cambio organizacional y/o mapeo de puestos y actividades relacionadas, dentro de los últimos 5 años, similares en cuanto al alcance y objetivos de estos TDR. Los servicios que pueden ser usados como referencia para demostrar esta experiencia pueden ser:
• Elaboración del ROF preferentemente de entidades públicas o privadas y documentos relacionados.
• Elaboración del Mapeo de Puestos y/o documentos de gestión de recursos humanos en entidades públicas y/o privadas.
• Elaboración de documentos organizacionales de entidades públicas o privadas que contemplen reformulación de la estructura organizacional, cambio y/o definición de perfiles de puestos, y/o Clasificador de Cargos.
La experiencia de la Firma se acreditará con copia simple de (i) contratos u órdenes de servicios, y su respectiva conformidad o constancia de prestación; o (ii) comprobantes de pago cuya cancelación se acredite documental y fehacientemente, con voucher de depósito, nota de abono, reporte de estado de cuenta, cualquier otro documento emitido por Entidad del sistema financiero que acredite el abono o mediante cancelación en el mismo comprobante de pago.
Perfil del personal clave:
Se considera para la ejecución de los servicios un equipo mínimo de 3 personas, con los siguientes requisitos:
1) Director del Proyecto (1): Profesional con al menos 5 años de experiencia laboral gerencial en el
sector privado o público. Mínimo tres (3) años de experiencia laboral en gestión de proyectos de consultoría organizacional y/o gestión de proyectos de reestructuración de recursos humanos.
2) Consultor Senior en Diseño Organizacional (1): Profesional con al menos tres (3) años de experiencia en consultoría de diseño organizacional y/o de recursos humanos, de proyectos similares a los requeridos en la presente consultoría.
3) Consultor Senior en Gestión de Recursos Humanos (1): Profesional con al menos tres (3) años de experiencia en consultoría de gestión de recursos humanos y/o documentos de gestión de recursos humanos de proyectos similares a los requeridos en la presente consultoría.
La experiencia del personal se podrá acreditar con cualquiera de los siguientes documentos: (i) copia simple de contratos y su respectiva conformidad o (ii) constancias o (iii) certificados o (iv) cualquier otra documentación que, de manera fehaciente demuestre la experiencia del personal clave propuesto.
9. RECURSOS A SER PROVEIDOS POR EL OSCE Y LA FIRMA CONSULTORA
OSCE facilitará a la firma consultora los siguientes recursos:
• Documentación disponible relacionada a la normativa general y de la entidad sobre gestión de recursos humanos.
• Resultados de las consultorías relevantes para la consultoría actual.
• Comunicaciones internas con su personal.
• Coordinar la asistencia a las diferentes actividades que la consultoría defina y que serán coordinadas y aprobadas en el plan de trabajo al iniciar.
El OSCE asignará un equipo de coordinación con la firma consultora y designará un responsable de la coordinación con la misma.
La firma consultora deberá facilitar:
• Todos los materiales y recursos necesarios para el desarrollo de las actividades de la presente consultoría y la presentación de la metodología, así como de los productos e informes requeridos.
10. COSTO DE LA CONSULTORIA Y FORMA DE PAGO
El servicio es a todo costo, incluido los impuestos xx xxx, el cual será pagado previa conformidad del supervisor.
El pago se realizará a la entrega de cada producto, la misma que estará sujeto a la presentación y levantamiento de observaciones del documento, de acuerdo con el siguiente detalle:
Producto N° | Monto a pagar |
1 | 20 % del monto total del contrato |
2 | 20% del monto total del contrato |
3 | 30% del monto total del contrato |
4 | 30% del monto total del contrato |
11. SUPERVISIÓN Y CONFORMIDAD DEL SERVICIO
La supervisión y conformidad del servicio la llevará a cabo la Coordinación Técnica del Proyecto, quien podrá solicitar opinión a los órganos o usuarios funcionales del OSCE, en caso de ser necesario.
Si el producto es observado, la Coordinación General del Proyecto notificará al consultor el plazo máximo de acuerdo con la complejidad para subsanar las observaciones, el mismo que se contabilizará desde el día siguiente de notificada las observaciones.
12. CONFIDENCIALIDAD DE LA INFORMACIÓN
Toda información obtenida por el Consultor y el personal que tenga a cargo ofrecer los servicios descritos en esta consultoría, así como sus informes y los documentos que produzca, relacionados con la ejecución de su contrato, deberá ser considerada confidencial, no pudiendo ser divulgados sin autorización expresa y por escrito del OSCE.
El Consultor y, en su caso, el personal que tenga a cargo ofrecer los servicios descritos en este documento, deberá observar el mayor sigilo y confidencialidad en relación con conversaciones, datos, documentos e información general del OSCE que lleguen por cualquier medio a ser de su conocimiento, y en general, de cualquier antecedente o elemento, material o conceptual.
Cualquier contravención grave a lo anterior, entendiendo como grave aquella que afecte negativamente y a cualquier nivel las relaciones oficiales del OSCE con las autoridades nacionales, o bien que se traduzca en difusión pública o comercial que lesione de cualquier manera la confidencialidad de información del OSCE, podrá dar lugar a dar por terminado el contrato, lo cual se realizará mediante comunicación escrita al Consultor denunciando tales hechos.
13. PROPIEDAD INTELECTUAL
Todos los documentos, material educativo, videos, grabaciones, especificaciones, diseños e informes, entre otros preparados por el Consultor para el OSCE en virtud de este Contrato pasarán a ser de propiedad del Contratante.
El Consultor se compromete a no usar el nombre del OSCE ni hacer referencia al bien o servicio materia del presente contrato, en cualquier promoción, publicidad o anuncio, sin previa autorización del OSCE. Los documentos técnicos, estudios, informes, grabaciones, películas, programas y todos los demás que formen parte de su oferta y que se deriven de las prestaciones contratadas serán de propiedad exclusiva del OSCE. El OSCE no se hace responsable por el uso por cuenta de la Firma consultora respecto de productos protegidos por las leyes aplicables a derechos de propiedad intelectual nacional o internacional.
Si el Consultor no cumpliese con la obligación de informar a la Entidad dentro del plazo xx xxx contado a partir de la fecha del recibo de tal notificación, de su intención de proceder con cualquier acción legal o reclamación, el OSCE tendrá derecho a emprender dichas acciones o reclamaciones a nombre propio.
14. CLAUSULA ANTISOBORNO
• El consultor declara conocer los compromisos antisoborno del OSCE, el cual se estable en su Política del Sistema Integrado de Gestión y se encuentra disponible en el portal web del OSCE:
(xxxxx://xxx.xxx.xx/xxxxxxxxxxx/xxxx/xxxxx%X0%X0xx/0000-xxxxxxxx-xxxxxxxxxxxxxxxxxxx-xx- gestion-del-osce)
• El Consultor declara no haber, directa o indirectamente, ofrecido, negociado o efectuado pago o, en general, entregado beneficio o incentivo ilegal con relación al servicio a prestarse o bien a proporcionarse. En línea con ello, se compromete a actuar en todo momento con integridad, a abstenerse de ofrecer, dar o prometer, regalo u objeto alguno a cambio de cualquier beneficio, percibido de manera directa o indirecta; a cualquier miembro del Consejo Directivo, funcionarios públicos, empleados de confianza, servidores públicos; así como a terceros que tengan participación directa o indirecta en la determinación de las características técnicas y/o valor referencial o valor estimado, elaboración de documentos del procedimiento de selección, calificación y evaluación de oferta, y la conformidad de los contratos derivados de dicho procedimiento.
• El consultor se compromete a denunciar, en base de una creencia razonable o de buena fe cualquier intento de soborno, supuesto o real, que tuviera conocimiento a través del canal de denuncias de soborno ubicado en el portal web del OSCE (xxxxx://xxxx.xxxx.xxx.xx/xxxxxxxxxxxxxx-xxxxxxxx/).