REGLAMENTO DE LA EXPOSICION
REGLAMENTO DE LA EXPOSICION
1. Podrán participar en calidad de expositores empresas de cualquier país, cuyas actividades estén relacionadas con la industria corrugadora y de fabricación xx xxxxx de cartón, siempre y cuando hayan inscrito al menos un participante principal en la Convención de la Asociación de Corrugadores del Caribe, Centro y Sur América ACCCSA.
2. Las solicitudes de participación deberán formalizarse a través del formulario de contrato oficial y con el pago de los valores y en las instancias en él establecidas. Los pagos deberán efectuarse mediante transferencia bancaria o cheque. La aceptación definitiva de la solicitud queda reservada a los organizadores.
3. En caso de que los pagos no fueran efectuados en las fechas fijadas, el solicitante perderá los derechos sobre el espacio reservado o adjudicado, sin la devolución de los valores previamente abonados. Si por causa de fuerza mayor el solicitante se viera impedido de utilizar el espacio contratado, deberá notificarlo por escrito a los organizadores, quienes tratarán de adjudicarlo a un nuevo solicitante, en cuyo caso devolverá el 75% de los valores abonados, reteniendo el 25% para cubrir los costos administrativos de la contratación. Si el espacio no pudiera ser adjudicado a otro participante, los organizadores retendrán la totalidad de los valores ingresados, quedando en libertad de ocupar el espacio según su conveniencia, a fin de no afectar la imagen de la exposición.
4. El solicitante podrá elegir y reservar el espacio deseado, según estuviera disponible, de acuerdo al plano de la exposición. Los organizadores confirmarán en el contrato la adjudicación del espacio solicitado u otro similar en caso que éste ya haya sido adjudicado a un solicitante anterior, haciendo todo lo posible por conservar las características del espacio solicitado en un principio.
5. Los expositores no pueden asignar, subalquilar o compartir su espacio de exposición con otra empresa o firma.
6. Los organizadores se reservan el derecho de modificar el plano de la exposición por causas de orden técnico, en cuyo caso los expositores podrán ser reubicados en igualdad de circunstancias.
7. Los interesados pueden arrendar un espacio de acuerdo a sus necesidades, que consistan de uno o más módulos contiguos, según se encuentran distribuidos en el plano de la exposición. Los stands serán modulares, construidos con perfiles de aluminio y paredes divisorias rígidas de material laminado, con una cornisa al frente con el nombre del expositor en letras autoadhesivas y dos reflectores dirigibles y un tomacorriente doble. El expositor puede optar por tomar el espacio sin esta estructura para contratar por su cuenta una decoración personalizada.
8. El contrato de arrendamiento cubre un total de cuatro días: uno para instalación y tres para exhibición y desmantelamiento. Incluye la iluminación general xxx xxxxxxx, aire acondicionado (durante los períodos de funcionamiento de la exhibición), vigilancia y seguridad las 24 horas durante todo el período, limpieza xxx xxxxxxx e inserción en el Directorio de la Convención.
9. Ni ACCCSA, ni sus miembros, ni los representantes y empleados o cualquier contratista autorizado, sus contratistas de servicio oficiales ni sus representantes y empleados serán responsables de lesiones, la pérdida o el daño que puede ocurrir al Expositor, a los empleados del Expositor o a su propiedad debido a cualquier causa en absoluto, previa, durante o subsecuente al período cubierto según este contrato. Se acuerda por ambas partes que la naturaleza de las instalaciones, la presencia y la circulación del gran número de personas, la dificultad de supervisión eficaz sobre la protección de los números grandes de artículos en numerosos stands, y varios otros factores hacen razonable que el Expositor asuma el riesgo de cualquier lesión, pérdida o daño, y el Expositor, por firmando este contrato, asume tal riesgo y expresamente libera a ACCCSA y sus agentes de todas las reclamaciones para cualquier pérdida, daño o lesión. La protección contra el retiro no autorizado de propiedad del stand ocupada por el Expositor será la responsabilidad del Expositor.
TRADE SHOW REGULATIONS
1. Participation as an exhibitor is open to companies involved in activities related to the corrugating industry and corrugated board box manufacturing from any country, provided they have registered at least one main participant to the Convention of the Asociación de Corrugadores del Caribe, Centro y Sur América (ACCCSA).
2. Participants may apply by means of the official space reservation and contract form, formalized by payment of space rental fees according to the terms and conditions of the contract and these regulations. Payments can be made by check or wire transfer. The organizers reserve the right to accept or refuse the application.
3. If the applicant fails to pay the rental fees on the due dates, it will forfeit the rights on the space reserved as well as previous payments. If the applicant is unable to use the space, it must give written notice to the Organizers who will attempt to sell the space to another applicant. If successful, the Organizers will then refund 75% of the payments received and will withhold 25% to cover administrative costs of the contract. If the space cannot be allocated to another applicant, the Organizers will withhold 100% of the payments received. The Organizers will hence be free to use the space as they see fit conformity in order not to affect the show.
4. The applicant can request the space it desires according to the floor plan. The Organizers will confirm the allocation of the space or provide another option in the event the requested space has already been taken. In doing so, the Organizers will make every effort to match the characteristics of the space originally requested to come up with a suitable alternative.
5. Exhibitors may not assign, sublet or share their exhibit space with another business or firm.
6. The Organizers reserve the right of modifying the space layout for technical reasons. In such case, the exhibitor will be relocated on an equal basis.
7. Those interested can lease space according to their needs, consisting of one or more contiguous modules according to the distribution in the floor plan. The booths are modular, built with aluminum profiles and rigid laminate walls, and adhesive label with the exhibitor’s name, two lights and a double outlet. Exhibitors may choose to take the space without this structure and hire their own personalized decor.
8. The lease covers a four-day-period distributed in the following way: one day for moving in, three days for exhibition and moving out on the final day. The contract includes general lightning, air conditioning (during operating hours), 24-hour security and general cleaning. The contract also entitles the exhibitor to be listed in the Convention Directory.
9. Neither ACCCSA, the Show Management, its members, nor the representatives and employees, or any other authorized contract help, its official service contractors nor the Facility nor its representatives and employees will be responsible for injury, loss or damage that may occur to Exhibitor or to Exhibitor’s employees or property from any cause whatsoever, prior, during or subsequent to the period covered by this contract. It is agreed by the parties that the nature of the facilities available, the presence and circulation of large numbers of people, the difficulty of effective supervision over the protection of large numbers of removable articles in numerous booths, and various other factors make it reasonable that Exhibitor shall assume risk of any injury, loss or damage, and Exhibitor, by signing this contract, hereby assumes such risk and expressly releases Show Management and its agents from any and all claims for any such loss, damage or injury. Protection against unauthorized removal of property from the xxxxx occupied by the Exhibitor shall be the Exhibitor’s responsibility.
10. The exhibitor agrees not to install or attach objects in a way that may damage the walls, floor, or structures of the exhibition xxxx, or to nail or apply adhesives on the walls and/or carpet of the rented stand.
10. El expositor conviene en no instalar ni fijar objetos de manera que impliquen daños a las paredes, pisos o instalaciones xxx xxxxxxx de la exposición, ni a clavar o aplicar adhesivos directamente en las paredes o alfombra del stand suministrado por los organizadores.
11. El Expositor entregará a los organizadores una lista de todos los artículos de valor que traigan al sitio de la exposición y el nombre de la(s) persona(s) autorizada(s) para retirarlos. Ni la organización ni el Recinto del Evento se harán responsables por los objetos personales de fácil desplazamiento.
12. Los organizadores no se responsabilizan por las pérdidas o daños que pudieran sufrir los artículos propiedad del expositor, ni de accidentes personales sufridos por contratistas, empleados o huéspedes del expositor, mientras se encuentren en el sitio de la exposición.
13. Los artículos en exposición y/o decoraciones del stand, deben mantenerse dentro del espacio asignado, de manera que nada obstruya los pasillos ni interfiera con el espacio vecino.
14. Los organizadores se reservan el derecho de objetar o prohibir la presencia, uso o funcionamiento de substancias, aparatos o dispositivos que a su juicio entrañen un riesgo de seguridad o que perturben el bienestar de los expositores y visitantes, tales como ruidos molestos, olores desagradables, etc.
15. El expositor se obliga a respetar los reglamentos de seguridad contra incendios establecidos por el recinto donde tenga lugar la exposición.
16. El expositor, sus contratistas, empleados o representantes designados para atender el stand, se obligan a portar el distintivo de identificación oficial para tener acceso al recinto de la exposición.
17. El expositor, sus contratistas, empleados o representantes designados para atender el stand, no podrán ingresar al recinto de la exposición ninguna comida o bebida para su consumo durante los períodos de exhibición, excepto cuando se trate de algún brindis o bocadillos ofrecidos a los visitantes como atracción del stand.
18. La distribución de muestras, folletos o artículos de propaganda al público visitante, está permitida solamente dentro del espacio de cada expositor.
19. El expositor se obliga a finalizar la instalación de su exhibición a la hora fijada por los organizadores y a removerla al finalizar el último día de exhibición. Los organizadores se reservan el derecho de que luego que venza el plazo establecido para el desmantelamiento de la Exposición, remover todos los efectos que allí permanezcan y almacenarlos a expensas, costo y riesgo del Expositor, sin asumir responsabilidad alguna por haber así procedido.
20. Durante los días de exhibición sólo se permitirá la entrada o salida de artículos que cuenten con un permiso individual para cada caso, solicitado anticipadamente y por escrito a los Organizadores.
21. Los Expositores que requieran facilidades o instalaciones no contempladas en el contrato de participación, como energía eléctrica, líneas telefónicas, Internet exclusivo, equipo audiovisual y mobiliario, deberán solicitarlas a los organizadores con anticipación. Los Organizadores harán todo lo posible por satisfacer los requerimientos, especificando claramente el costo que ocasionen dichas solicitudes.
22. El expositor y los patrocinadores acuerdan el no expender invitaciones, programar reuniones o de otra manera animar la ausencia de los Corrugadores de la Convención durante las horas de todas las actividades de las conferencias y la feria comercial. Todo uso de suites de hotel y espacios de función especiales para reuniones fuera de las actividades oficiales de ACCCSA deben ser aprobados por la Dirección de ACCCSA. Si el Expositor cancela su stand o patrocinio, el Expositor automáticamente perderá la oportunidad de usar cualquier espacio de reunión aprobado, suites de hotel o espacios de función especiales.
11. The exhibitor will provide the Organizers a list containing information about all valuable items placed in the xxxxx and the name (s) of the person
(s) authorized to remove those articles.
12. The Organizers will not assume any responsibility in the case of loss or damage to the exhibitor’s property, or any accidents the exhibitor, its contractors, staff, or guests may suffer while inside the exhibition xxxx.
13. The articles for exhibition and the decoration of the stand should remain within the limits of the allocated space so they do not block, interfere, or disturb the aisles or the neighboring spaces.
14. The Organizers reserve the right to oppose or prohibit the presence, use, or functioning of any type of substances or devices they suspect may pose a potential safety risk or affect the exhibitor and visitors’ welfare such as annoying noises, bad-smelling substances, etc.
15. The exhibitor is obliged to follow the fire safety rules established by the venue where the show takes place.
16. The exhibitor, its contractors, staff, or appointed representatives in charge of the stand must always wear the official identification badges to have free access to the exhibition xxxx.
17. The exhibitor, its contractors, staff, or appointed representatives are not allowed to bring or consume any type of food or beverages in the exhibition xxxx, unless ordered from the hotel in which the exposition takes place.
18. Distribution of samples, pamphlets, or advertisement articles to the
public is only allowed within the limits of the exhibitor’s stand.
19. The exhibitor is obligated to finish the installation of the stand within the time frame established by the Organizers, and to remove the stand the on last day of the exhibition. The Organizers reserve the right to remove all the materials that still remain in place after the term for dismantlement has expired. Everything will be stored and the exhibitor must cover all the expenses this action may result in for the Organizers. The Organizers are exempt of any responsibility if forced to act in such way.
20. During exhibition days, only the articles with an individual permit previously requested by written notice to the Organizers will be allowed to enter or leave the exhibition xxxx.
21. Exhibitors who require other items or structures different from those included in the contract, such as electric power supply, telephone lines, dedicated Internet, audio – visual equipment and furniture, must request them in advance by using the official forms provided by the Organizers, within the terms, prices and conditions established therein. The Organizers will make every effort to supply the items or services requested and the exhibitor will cover the cost of each.
22. Exhibitor and Sponsors agrees not to extend invitations, call meetings, hospitality events or otherwise encourage the absence of industry professionals from the Show and meeting rooms during the hours of all Show activities. All requests for meeting rooms, hotel suites and special function rooms must be approved by Show Management. If Exhibitor and/or cancels their exhibit space or sponsorship, Exhibitor will automatically lose the opportunity to use any approved meeting rooms, hotel suites or special function rooms.
23. The Event Venue will not be responsible for guarding any equipment, or material sent prior to the event date. All merchandise must be personally received by the Exhibitor.
24. The contract signed between the Event Venue and the Organizer is part of this document. The Organizers are in control of the show and will execute any measure they judge necessary in regard to the application of these regulations.
23. El Recinto del Evento no se responsabiliza por el resguardo de embarques xx xxxxx o cualquier otro producto, material o maquinaria por adelantado que sean para la exhibición. La carga deberá ser recibida por cada Expositor.
24. El contrato firmado entre el Organizador y el Recinto del Evento forma parte integral de este documento. El Organizador mantiene el control sobre la Exposición y ejercerá a su discreción la aplicación de medidas que emanen de sus decisiones con respecto a la asignación de espacios, admisión de visitantes y el presente Reglamento.