PLIEGO DE PRESCRIPCIONES TÉCNICAS QUE HA DE REGIR EL CONTRATO MIXTO DE SUMINISTRO Y SERVICIOS PARA LA PUESTA EN MARCHA DE UN SISTEMA DE GESTIÓN DE “VIDEO-ACTAS” (PLENO Y COMISIONES INFORMATIVAS) Y EMISIÓN EN STREAMING DE SESIONES DE PLENO
PLIEGO DE PRESCRIPCIONES TÉCNICAS QUE HA DE REGIR EL CONTRATO MIXTO DE SUMINISTRO Y SERVICIOS PARA LA PUESTA EN MARCHA DE UN SISTEMA DE GESTIÓN DE “VIDEO-ACTAS” (PLENO Y COMISIONES INFORMATIVAS) Y EMISIÓN EN STREAMING DE SESIONES DE PLENO
SUMINISTRO: DE EQUIPAMIENTO INFORMATICO SOFTWARE y HARDWARE
SERVICIOS: MANTENIMIENTO, SOPORTE TÉCNICO DEL EQUIPAMIENTO y RETRANSMISIÓN EN DIRECTO DE SESIONES DEL PLENO MUNICIPAL
NECESIDADES Y OBJETIVOS
Tradicionalmente, el proceso de elaboración de actas del Pleno y Comisiones Informativas del Ayuntamiento de Vitoria-Gasteiz se ha basado en el tratamiento manual de las mismas por parte de la Secretaria General de Pleno, a partir de una grabación en soporte audio para realizar una transcripción literal. En este sentido, y siendo conscientes de los grandes esfuerzos que se destinan a la elaboración de estas actas, se pone de manifiesto la necesidad de dotarse de una solución que permita la optimización de los trabajos dedicados a su redacción.
Asimismo, el Ayuntamiento de Vitoria-Gasteiz, se encuentra desde hace unos años en un proceso de modernización administrativa con objeto de mejorar la eficiencia y la calidad de los servicios que presta a los ciudadanos. Y siendo conscientes de que los objetivos de transparencia son objetivos prioritarios en el Ayuntamiento de Vitoria-Gasteiz, fruto de la aprobación de la Ley 19 /2013, de 19 de diciembre, de Transparencia, Acceso a la información pública y Buen gobierno , se considera oportuno la implantación y puesta en marcha de un sistema que permita la grabación en video de las sesiones del Pleno de la Corporación, y su retransmisión en directo a través de Internet, que abra al ciudadano la vida institucional del municipio y le facilite el acceso a los debates políticos que se producen en los plenos municipales, permitiéndole ver cómo se toman las decisiones que le afectan y bajo qué criterios actúan las instituciones.
Con el objetivo de mejorar la generación de actas de pleno y comisiones y potenciar la transparencia, el ayuntamiento de Vitoria-Gasteiz se plantea un sistema que permita la elaboración legal de actas multimedia de plenos y comisiones municipales, simplificando la elaboración de las actas, así como la retransmisión de plenos en directo a través de Internet y el posterior acceso por parte de la ciudadanía a las imágenes grabadas.
Se quiere conseguir simplificar el proceso de elaboración de las actas municipales a través de la implantación de la infraestructura de grabación necesaria, introducir el uso de firma electrónica en las actas publicadas de los plenos municipales con plenas garantías, optimizar el proceso de búsqueda de actas de plenos con rápido acceso a contenidos pregrabados, posibilidad de retransmisión en directo y en diferido.
Se hace pues necesario implantar una solución de software-hardware, que comprenda todos los elementos necesarios a tal efecto y de los que carezca el Ayuntamiento de Vitoria-Gasteiz, que permita la generación, almacenamiento y custodia de actas firmadas con firma que puedan legalmente sustituir a las actuales actas de plenos municipales, permitiendo por otro lado la publicación en Internet de los videos correspondientes a los plenos y el acceso sencillo a las mismos a través de la web municipal.
Con la contratación propuesta se alcanzarán los siguientes objetivos:
Agilizar y reducir los costes y plazos de la tramitación del actual sistema en papel. Aprovechar las tecnologías existentes para mejorar el proceso
Fomentar la transparencia municipal emitiendo en directo los plenos y establecer una vía de comunicación a través de la web municipal con el ciudadanía de modo que tenga acceso a la información de la actividad municipal.
OBJETO DEL CONTRATO
Es objeto del presente contrato el suministro del Software y Hardware necesario para implantación y puesta en marcha de un sistema de gestión de video-actas para sesiones de Pleno y de Comisiones Informativas, que permita la gestión integral de los documentos que componen el acta del Pleno y Comisiones en todos sus trámites, así como la grabación en video de las sesiones, para su posterior transformación en documentos audiovisuales y documentos en formato electrónico, firmados con certificado digital y/o DNI electrónico, con todos los requisitos exigidos por la normativa vigente, permitiendo adicionalmente la publicación en Internet de las sesiones de Pleno, y la retransmisión en
abierto de los plenos municipales. También es objeto de este contrato el servicio de mantenimiento, soporte técnico y retransmisión en directo de sesiones del Pleno Municipal.
Adicionalmente y como “variante RRHH”, las empresas licitadoras podrán ofertar la prestación complementaria de los servicios de colaboración para la grabación de las sesiones.
El adjudicatario del contrato deberá contemplar todos los medios técnicos necesarios para la prestación del mismo en los términos que se describen en el presente pliego, teniendo en cuenta los recursos técnicos que el Ayuntamiento dispone, y que se describen más abajo.
ALCANCE DEL SUMINISTRO
Actualmente, el Ayuntamiento de Vitoria-Gasteiz dispone de un circuito cerrado de grabación de video de las sesiones plenarias y Comisiones Informativas, y ha retransmitido en streaming las sesiones plenarias hasta octubre de 2015. Con el fin de elaborar la oferta, las empresas interesadas en conocer los equipos audiovisuales que dispone el Ayuntamiento podrán solicitar una cita con el Departamento de Alcaldía, dirigiendo un mail a:
El ayuntamiento dispone de un aplicativo para la gestión de “agenda de sesiones” de Pleno, de la Junta de Gobierno , Mesas de Contratación, comisiones en la que se lleva a cabo todo el proceso previo de una sesión hasta la generación del orden del día. Permite adjuntar documentación y publicar en la web municipal información de cada una de las sesiones. La tecnología con la que está desarrollada esta aplicación es Java y se encuentra desplegada en WebSphere. El aplicativo se compone de dos servicios: La parte de Intranet permite la colaboración con el fin de obtener el órden del día de estos actos. Desde esta parte se facilita la publicación del Órden del Día, acta, etc. en el apartado de Actividad Municipal en la Web donde pueden seguirse. Los ficheros son almacenados en una estructura de directorios de un espacio NAS. Es posible el acceso a esta aplicación también desde Internet mediante tunel VPNSSL.
La parte en Internet que permite la consulta pública de los eventos, así como su orden del día y posterior acta.
Salvo que el producto entregado pueda sustituir completamente al sistema actual de Agenda de Sesiones en todas sus funcionalidades y publicaciones (ver en Anexo I las funcionalidad de esta aplicación), el sistema actual municipal, una vez acordado el orden del día será el responsable de dar de alta en el producto ofertado tanto el evento, como el Orden del Día u otros ficheros necesarios para la gestión del Acta y que puedan estar disponibles, por lo que habrá que incluir en el importe ofertado el desarrollo de los servicios WEB o REST necesarios para que desde la Agenda de Sesiones Municipal se pueda realizarse dicha integración.
La web municipal está integrada con Readspeaker e Inclusite
El parque de Servidores y productos que habitualmente utiliza el Ayuntamiento de Vitoria-Gasteiz está compuesto por:
- Sistemas Operativos Linux RedHat Enterprise v6 Srv. Window 2003
IBM Iseries 400
Windows 7 Prfesional en puestos BBDD
- Servidor Central IBM iSeries MySQL
SQL Server
- Servidores de Aplicaciones y lenguajes de programación IBM WebSphere 8.5
JBOSS EAP 6.1
Java & Grails
- Sistemas de Gestión de Usuarios y Autenticación Directorio Activo Windows Server 2003
Intranet SSO JA-SIG CAS v3 contra Directorio Activo Internet SSO JA-SIG CAS v3 con Dni/TMC. Almacenamiento:
NAS
Alfresco Enterprise v3
El equipo de audiovisuales incluye:
- Sistema de Conferencias Xxxxxxxx DCN
- Sistema de megafonía y grabación de audio
- Sistema de video
- Cámaras: 3 en Xxxx xx Xxxxxx y 2 en Sala de Comisiones
- Circuito cerrado de TV
- Sistema de traducción simultanea Xxxxxxxx DCN
- Sistema de grabación mediante ordenador xx Xxxxxx de Prensa, Plenos y Comisiones
Para una mayor concreción y conocimiento del equipo de audiovisuales las empresas licitadoras interesadas podrán solicitar una cita con el Departamento de Alcaldía, dirigiendo un mail a: xxxxxxxx@xxxxxxx-xxxxxxx.xxx
De acuerdo con lo anterior, se establecen a continuación los aspectos básicos del producto a suministrar:
- En caso de no sustituir a la Agenda de sesiones Municipal, se deberá proveer de un servicio que permita hacer llamadas desde la agenda de sesiones municipal para la grabación de los datos necesarios (evento, orden del día, …)
- Grabación en video de los plenos y comisiones informativas.
- Retransmisión de los plenos en directo
- El nuevo sistema contemplará un proceso de generación de video acta mediante firma electrónica, con firma reconocida, y una indexación del video que permita acceder de forma directa a cada uno de los asuntos del acta, así como a cada una de las intervenciones,
- Se proveerá de un proceso de generación de acta sucinta en euskera y castellano.
- Se generará una videoacta y además un video sin firma que se podrá editar para su publicación (en caso de necesidad de eliminar Datos de Carácter personal)
- Una vez terminada la creación de la videoacta, el producto ofertado realizará las llamadas a la Agenda de Sesiones Municipal actual (en caso de no sustituir la Agenda de Sesiones) para indicar la finalización y entregar los componentes que componen el acta firmada (acta, Acta Sucinta en euskera y castellano, video, firmas, indice de intervenciones/minutaje, transcripción si la hubiera) con fines de archivo e de incorporar a la aplicación de Agenda de Sesiones actual.
- Se hace necesaria una plataforma desde la que se podrá acceder a los videos de las sesiones, por fecha y en la que mediante la indexación pueda accederse de forma directa a los asuntos y las intervenciones.
Dicha plataforma será bilingüe, cumplirá criterios de accesibilidad y usabilidad y adaptará su diseño al estilo e imagen corporativa de la web municipal. Se accederá des la web municipal a la plataforma completa, pero también a una videoacta concreta a través de una URL cualificada (paso de parámetros), que podrá ser llamada desde la web municipal. En la intranet dispondremos de una plataforma de acceso a las videoactas a través de los mismos criterios que los descritos para la plataforma internet. Este acceso se realizará mediante usuario y contraseña (sistema de identificación del Ayuntamiento de Vitoria-Gasteiz. ALCANCE DE LOS SERVICIOS
El adjudicatario deberá prestar los siguientes servicios:
3.1.- Servicios de mantenimiento.
Durante los tres primeros años tras la puesta en marcha del suministro el adjudicatario deberá encargarse del mantenimiento del equipamiento software y hardware suministrado y del equipo audiovisual actual si no fuera sustituido. A estos efectos se especificará claramente en la propuesta qué recursos han sido utilizados e integrados, y cuáles no.
Este mantenimiento consistirá en:
Actualización de versiones: por evolución del producto, de normativa, de funcionamiento, por evolución del software base, etc.
Mantenimiento correctivo, adaptativo y normativo del software.
Mantenimiento preventivo y correctivo del hardware y elementos técnicos de cámaras, grabadoras, cableado, etc.
3.2.- Soporte técnico
Durante el primer año tras la puesta en marcha del suministro el adjudicatario prestará el soporte técnico que sea requerido sobre el desarrollo de las posibilidades que ofrece el sistema software y hardware suministrado, incluida la resolución de cualquier incidencia presentada y la disponibilidad para las tareas de formación que sean necesarias.
Resolución de incidencias y Niveles de los servicios de mantenimiento y soporte técnico:
- Horario de atención: de 8 a 18 horas de lunes a viernes
- Tiempo de respuesta: para la reparación de cualquier incidencia en los equipos el tiempo de respuesta será de máximo 48 horas, considerado éste como el tiempo transcurrido desde el aviso de la incidencia hasta que el técnico empieza el diagnóstico de la misma.
- Tiempo de resolución incidencias: el tiempo máximo de resolución será de 72 horas, siendo éste como el tiempo transcurrido desde el aviso de la incidencia hasta la solución de la misma, o la sustitución de equipo de similares o superiores características, previo acuerdo con el Departamento municipal.
- Tiempo de resolución de incidencias durante la celebración de Plenos y generación de videoacta: El tiempo de respuesta presencial máximo en caso de urgencia debe ser inferior a 2 horas
- Notificación con 2 días de antelación de las labores de mantenimiento que puedan afectar al servicio. Se especificará alcance de las actividades y horario, que se realizarán en un horario que suponga menor incidencia a la actividad municipal.
3.3.- Servicio de retransmisión en directo de las sesiones del Pleno Municipal
Emisión en directo de las sesiones plenarias, para lo cual deberá incluirse en la oferta los recursos materiales y de personal necesarios para su retransmisión, indicando claramente en la oferta qué parte del precio corresponde a recursos materiales y qué parte a recursos de personal.
3.4.- Servicio de colaboración “variante RRHH”
Adicionalmente y como “variante RRHH”, las empresas licitadoras podrán ofertar la prestación complementaria de los servicios de colaboración en la grabación de las sesiones.
CONSIDERACIONES A TENER EN CUENTA
1.- Cualquier licencia software y/o hardware necesario para el funcionamiento de la solución presentada y no disponible en el ayuntamiento deberá ser incluida en la oferta y estará contemplado en el precio, incluyendo sin coste 3 años de garantía y mantenimiento.
Debe entregarse la solución software-hardware ya instalada, implementada, debidamente configurada y en perfecto estado de funcionamiento.
2.- En la oferta deberá indicarse la estimación de recursos humanos necesarios para llevar a cabo las tareas de grabación, indización, y cuantas otras que requiera la completa ejecución del objeto de este contrato, precisando: número de personas, perfil formativo y profesional, y dedicación.
Si la licitadora optara por presentar esta “variante RRHH”, deberá hacerlo constar expresamente como tal, indicando claramente “variante RRHH”, especificando número de personas, perfil formativo y profesional, dedicación, y precio por el que lo oferta. Este precio se sumará al del resto de la oferta (es decir al precio como si no hubiera presentado “variante RRHH”) y será cuantificable a efectos de la valoración de presupuesto.
3.- El número de reproducciones externas estimadas de cada acta es de 250.
4.- Número mínimo de plenos a retransmitir: 12 ordinarios y 6 extraordinarios anuales
FORMACION
El adjudicatario se encargará de la formación del personal que el Ayuntamiento de Vitoria-Gasteiz designe, en las materias relacionadas con el objeto del contrato que sea necesario para el seguimiento, control, administración y operación que queden bajo la responsabilidad de éste.
En cualquier momento, el Ayuntamiento de Vitoria-Gasteiz podrá proponer los cambios que considere necesarios en los planes de formación, debiendo justificar su decisión en la necesidad de adquirir dichos conocimientos en razón de:
Dificultades de seguimiento y control del servicio recibido
Dificultades en las tareas técnicas que no sean responsabilidad del proveedor.
Dificultades para entender las implicaciones técnicas o económicas de las actuaciones del adjudicatario La formación tendrá lugar en las dependencias del Ayuntamiento de Vitoria-Gasteiz.
El licitador incluirá en su oferta un plan de formación que contenga: contenido, horas lectivas y documentación a entregar.
PLAZO DE PUESTA EN FUNCIONAMIENTO DEL SISTEMA y PLAZO DE EJECUCIÓN
El tiempo máximo para el suministro e instalación de los equipos y su puesta en funcionamiento será de 3 meses.
El plazo de duración del contrato para el servicio de mantenimiento será de 3 años tras la puesta en marcha de los equipos sin coste.
El plazo de duración del contrato para el servicio de soporte técnico será de 1 año tras la puesta en marcha de los equipos sin coste.
El plazo de duración de los servicios de retransmisión en directo de sesiones plenarias será de 1 año tras la puesta en marcha de los equipos, con posible prorroga hasta un año más previo mutuo acuerdo entre las partes.
PRECIO Y PAGO
Tipo de licitación:
- El precio máximo de licitación será de 40.000 euros + IVA, que incluye: suministro y puesta en marcha de los equipos, mantenimiento, soporte técnico, y en su caso, “variante RRHH”, si fuera ofertada.
- El precio máximo de licitación para la retransmisión de sesiones plenarias en directo será de 20.000 euros + IVA.
Detalle:
AÑO 1 | |||
SUMINISTRO SOFTWARE Y HARDWARE | 40.000,00 € | ||
SERVICIOS | DE | 0,00 € | |
MANTENIMIENTO | |||
SERVICIOS DE | SOPORTE | 0,00 € | |
TÉCNICO | |||
SERVICIO DE RETRANSMISION EN DIRECTO SESIONES PLENO | 20.000,00 € | ||
Valor estimado del contrato: El valor estimado del contrato, calculado conforme a lo previsto en el artículo 88 del TRLCSP, asciende a la cantidad de:
Suministro y puesta en marcha de los equipos, mantenimiento, soporte técnico, y en su caso, “variante RRHH”, si fuera ofertada: 40.000 euros (IVA excluido)
Retransmisión de sesiones plenarias en directo 40.000 euros (IVA excluido).
Detalle:
AÑO 1 | AÑO 2 | AÑO 3 | |
SUMINISTRO SOFTWARE Y HARDWARE | 40.000,00 € | no hay | no hay |
SERVICIOS DE MANTENIMIENTO | 0,00 € | 0,00 € | 0,00 € |
SERVICIOS DE SOPORTE TÉCNICO | 0,00 € | No hay | No hay |
SERVICIO DE | 20.000,00 € | 20.000,00 € | No hay |
RETRANSMISION EN | |||
DIRECTO SESIONES | |||
PLENO |
El pago de suministro se realizará con la puesta en marcha de los equipos. El pago de mantenimiento y soporte técnicos será mensual.
El plago de retransmisión de sesiones Pleno será mensual.
PROTECCIÓN DE DATOS
El/los adjudicatarios declaran expresamente que conoce/n quedar obligado/s al cumplimiento de lo dispuesto en la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de Protección de Datos de Carácter Personal.
El/los adjudicatarios se comprometen explícitamente a formar e informar a su personal en las obligaciones que de tales normas dimanan. Igualmente serán de aplicación las disposiciones de desarrollo de las normas anteriores que se encuentren en vigor a la adjudicación de este contrato o que puedan estarlo durante su vigencia.
Y expresamente conocen quedar obligados a lo indicado en el art. 10 de la LOPD, por lo que guardarán secreto sobre todas las informaciones, documentos y asuntos a los que tenga acceso o conocimiento durante la vigencia del contrato, estando obligados a no hacer públicos o enajenar cuantos datos conozcan como consecuencia o con ocasión de su ejecución, incluso después de finalizar el plazo contractual.
DERECHOS DE PROPIEDAD INTELECTUAL
Derechos de propiedad intelectual: Todos los derechos de Propiedad Intelectual sobre todo el material elaborado por el adjudicatario que resulte de la ejecución del contrato pertenecerán al Ayuntamiento de Vitoria-Gasteiz en exclusiva para todo el mundo y por el tiempo de duración legal de los derechos, ' de conformidad con lo establecido en el Real Decreto Legislativo 1/1996, de 12 xx xxxxx, por el que se aprueba el Texto Refundido de la Ley de la Propiedad Intelectual, y demás normativa en la materia. El adjudicatario reconoce expresamente que el Ayuntamiento de Vitoria-Gasteiz titular exclusivo de todos l os derechos de propiedad intelectual e industrial derivados de los trabajos encomendados por virtud del contrato y, como tal, todos los derechos de explotación inherentes a los mismos pertenecen exclusivamente al Ayuntamiento de Vitoria-Gasteiz, con carácter mundial y tiempo ilimitado, quien podrá ejercerlos en la forma más amplia que la Ley permita, comprendiendo ello su reproducción, distribución, transformación, comunicación pública y puesta a disposición en cualquier soporte , formato o idioma, y con los efectos que las leyes determinen. En consecuencia, el adjudicatario se abstendrá de comercializar, publicar o difundir, o comunicar de cualquier forma total o parcialmente el contenido de los citados materiales y trabajos sin el consentimiento previo expreso del Ayuntamiento de Vitoria-Gasteiz.
El adjudicatario responderá del ejercicio pacífico del Ayuntamiento de Vitoria-Gasteiz en la utilización del software y demás derechos por esta causa . En todo caso, las relaciones jurídicas derivadas del Contrato se establecerán entre el Ayuntamiento de Vitoria-Gasteiz y el adjudicatario.
CLAUSULA DE CONFIDENCIALIDAD
Confidencialidad: Toda la información o documentación que el adjudicatario obtenga del Ayuntamiento de Vitoria-Gasteiz o de otros agentes para la ejecución del contrato, y en ejecución del mismo, tendrá carácter confidencial y no podrá ser comunicada a terceros sin el consentimiento previo y por escrito. Se excluye de la categoría de información confidencial toda aquella información que sea divulgada por los agentes responsables del Ayuntamiento de Vitoria-Gasteiz o aquella que haya de ser revelada de acuerdo con las leyes .
El adjudicatario será responsable obligaciones de confidencialidad del cualesquiera personas o entidades subcontratadas por él.
ANEXO I
DESCRIPCION Y FUNCIONALIDADES DE
LA APLICACIÓN “AGENDA DE SESIONES” DEL AYUNTAMIENTO DE VITORIA-GASTEIZ
La aplicación actual de la agenda de sesiones proporciona una herramienta de gestión de las Sesiones de Pleno, Comisiones, Juntas de Gobierno, Mesa de Contratación, Auzoguneak y Elkarguneak. En la aplicación de intranet se puede asignar a cada usuario diferentes roles no excluyentes:
◻ Administrador: Gestión de tablas maestras (grupos, usuarios, tipos de sesión, calendario, partes del orden del día y departamentos).
◻ Gestor: Se puede asignar el rol de gestor a un usuario para uno o varios tipos de sesión. Este rol implica que un usuario puede gestionar solicitudes, crear sesiones, órdenes del día anexos y documentos asociados, actas, envío de notas, traspasar a la web la información, etc para los tipos de sesión en los que tiene asignado dicho rol.
◻ Participante: Se puede asignar el rol de gestor a un usuario para uno o varios tipos de sesión. Este rol implica que un usuario puede enviar preguntas por escrito y responderlas, solicitudes extraordinarias, propuestas y ver órdenes del día, actas y toda la información disponible para los tipos de sesión en los que tiene asignado dicho rol. Dentro de este rol, se pueden asignar también un subtipo de permiso diferente: después de la firma (si sólo puede ver el orden del día una vez firmado), antes de la firma (si lo puede ver mientras se está generando), ver lo del área (el usuario puede ver sólo aquello que ha sido enviado por alguien de su área), ver sólo lo del usuario (sólo puede ver lo que ha enviado él)
◻ Observador: Se puede asignar el rol de gestor a un usuario para uno o varios tipos de sesión. Este rol implica que un usuario sólo puede ver órdenes del día y actas una vez firmados, pero no los documentos asociados.
Entre otras proporciona las siguientes funcionalidades:
◻ Creación del calendario de sesiones, órdenes del día y actas a partir de las propuestas y documentos enviados por los participantes en las diferentes sesiones.
◻ Difusión completa de la información en la aplicación de intranet en función de los permisos definidos para cada usuario en cada una de las sesiones.
◻ Publicación en la web de la previsión, órdenes del día y actas.
◻ Generación automática de notas para los participantes de las sesiones.
◻ Envío de solicitudes extraordinarias (por ejemplo solicitudes de comparecencia) y gestión de dichas solicitudes.
◻ Envío de preguntas por escrito para ser respondida por el concejal (o sus autorizados), con posibilidad de respuesta y en caso de no ser respondida traspaso de la pregunta de forma automática a la siguiente sesión ordinaria como punto del orden del día.
◻ Adaptación a las pecularidades de cada diferente tipo de sesión, en lo que respecta a sus diferentes partes del orden día y su organización, plazos y permisos.