INDICE
MANUAL DE CONTRATACIÓN, ALQUILER Y COMPRAS DE EQUIPOS, HERRAMIENTAS Y MAQUINARIA INTERNA EXTERNA DE LA EMPRESA DE
ACUEDUCTO ALCANTARRILLADO Y ASEO XX XXXXX EMCOAAAFOR-ESP
INDICE
1. INTRODUCCIÓN
1.1 Misión
1.2 Alcance
2. POLITICAS Y NORMAS
2.1 Contratación y compras
2.1.1 Principios de Contratación y Compras
2.1.2 Conflicto y coexistencia de intereses, inhabilidades e incompatibilidades para contratar
2.1.3 Comité de Contratación y Compras.
MANUAL DE CONTRATACIÓN, ALQUILER
2.1.4 Mecanismos de Contratación y Compra
2.1.5 Niveles de Atribución
2.1.6 Requisición
2.1.7 Cotización
2.1.8 Contratación / Compras
2.1.9 Contratación / Compras Puntuales
2.1.10 Contratación/ Compras Especiales
2.1.11 Patrocinios, asociaciones y vinculaciones especiales
2.1.12 Tiempos de Respuesta en el Proceso de Compra
2.1.13 Administración de Proveedores - Red de Proveedores
2.1.13.1 Selección de Proveedores
2.1.13.2 Evaluación de Proveedores
2.1.13.3 Causales para el retiro o exclusión de la Red de Proveedores
2.1.14 Definición de Tarifas Proveedores Técnicos
2.1.15 Pólizas y garantías
2.1.16 Contratación personal de apoyo ferias y eventos
2.1.17 Anticipos a Contratistas y Proveedores
2.1.18 Control de Proveedores
ANEXO: ESPECIALES CONSTRUCCIÓN Y/O EJECUCION DE CONTRATOS O PROYECTOS DE RENOVACION DE REDES DE ACUEDUCTO Y ALCANTARILLADO OBJETO SOCIAL DE LA EMPRESA
1. Aplicación del Manual de Contratación y Compras
2. Alcance del presente anexo
3. Tipos de contratación
3.1 Consultoría
3.2 Compra y Alquiler de Equipos
3.3 Construcción
4. Criterios y parámetros de selección
4.1. Proceso de invitación pública a calificar para contratos de consultoría, construcción, compras y alquiler de equipos
4.1.1. Requisitos jurídicos
4.1.2. Requisitos financieros
4.1.3. Requisitos técnicos
5. Criterios y parámetros para el proceso de invitación a presentar ofertas
5.1. Aspectos a evaluar
5.1.1. Precio
5.1.2. Otros aspectos
6. Proceso de invitación pública a calificar
7. Proceso de invitación a presentar ofertas
8. Pólizas y garantías
9. Notificación presupuesto oficial y evaluación económica
10. Fórmula de calificación de las ofertas económicas
11. Caso especial: único proponente
12. Distribución porcentual de los aspectos considerados para calificación de ofertas
GUIA GENERAL PARA PROVEEDORES DE BIENES Y SERVICIOS, CONTRATISTAS, USUARIO, TRABAJADORES OPERADORIOS DE LA EMPRESA EMCOAAAFO-ESP
1. INTRODUCCION
El presente manual tiene por objeto guiar el desarrollo de las actividades que se ejecutan en la Contratación, alquiler compras de equipos, herramientas y maquinaria interno, externo por parte de la EMPRESA EMCOAAAFOR-ESP USUARIOS, ENTES JURIDICOS Y CONTRATISTAS, así como fijar políticas,
normas, procedimientos, pautas de seguimiento, evaluación y control, teniendo en cuenta que este es la consolidación de las necesidades de la Corporación y está alineado con el patrimonio y valores de la empresa EMCOAAAFOR-ESP.
1.1 MISIÓN
Administramos los recursos físicos de la organización garantizando un esquema de contratación que asegure la prestación de servicios dentro de estándares de calidad, eficiencia y oportunidad estableciendo la mejor relación social con las juntas de acción comunal, gremios, usuarios y contratista naturales o jurídicos, directos o externos de la Empresa EMCOAAAFOR-ESP con precios beneficios justos y equitativos.
Velamos por la eficiente prestación de los servicios prestados y por la preservación y adecuado uso de los inventarios de Maquinaria, Equipos, Herramientas y asesoríos buscando optimizar su utilización.
1..2 ALCANCE
Inicio Fin
Cuando se genera una necesidad de recursos físicos en las diferentes áreas de la corporación.
Cuando se entregan los recursos solicitados y la satisfacción del cliente interno. MANUAL DE CONTRATACIÓN Y COMPRAS Enero 19/11 GA-A-005
2.. POLÍTICAS Y NORMAS
2..1..1 Principios de Contratación y Compras
1. Las contrataciones realizadas por la Corporación deben regirse bajo los principios de Buena Fe,
Transparencia, Economía, Calidad
en los Servicios Contratados, Oportunidad, Responsabilidad, Pertinencia, Selección Objetiva de los Proveedores y Disminución del
Riesgo Jurídico, para optimizar los recursos con los que cuenta y para mantener su fortaleza corporativa.
Estos principios se definen así:
Buena Fe: Las partes deben proceder de buena fe en todas sus actuaciones, y los contratos obligarán no sólo a lo pactado
expresamente en ellos, sino a todo lo que corresponda a su naturaleza, según la ley, la costumbre o la equidad.
Transparencia: La contratación debe realizarse con objetividad, reglas claras y conocidas y con oportunidad para que los
interesados conozcan los documentos, conceptos y decisiones.
Economía: Los recursos destinados para la contratación deben ser administrados adecuadamente en medios, tiempo y gastos
de tal manera que se logre la mayor eficiencia y eficacia.
Calidad en los Servicios Contratados: Asegurar la calidad y oportunidad de aquellos productos o servicios que son prestados
por medio de proveedores, definiendo para tal fin un esquema de selección y aseguramiento de calidad permanente que
garantice el cumplimiento de las expectativas de nuestros clientes.
Oportunidad: Tanto los funcionarios de Corferias, así como los proveedores o terceros deben desarrollar las actividades de los
procesos de contratación y compras dentro de los plazos acordados.
Responsabilidad: Los funcionarios y demás personas que intervengan en la planificación, tramitación, celebración, ejecución y
liquidación de los contratos, tienen la obligación de proteger los derechos de la Corporación, del Contratista o Proveedor, de la
sociedad y del medio ambiente que puedan verse afectados por el desarrollo del contrato.
Pertinencia y Selección Objetiva: Garantizar una red de proveedores acorde con las necesidades de la organización y de los
clientes y asegurar que la escogencia de las propuestas sean las más favorables para la Corporación.
Disminución Riesgo Jurídico: La compra o contratación de productos o servicios se debe ajustar permanentemente a las
disposiciones legales vigentes. MANUAL DE CONTRATACIÓN Y COMPRAS Enero 19/11 GA-A-005
2. Todas las actividades de compra de bienes y contratación de obras o servicios realizadas, por Corferias deben llevarse a cabo
aplicando los lineamientos y demás disposiciones establecidas en el Código de Ética y Buen Gobierno de la Corporación, el cual
hará parte integral de todos los contratos.
3. Corferias sólo podrá contratar con personas que no estén incursas en las inhabilidades o incompatibilidades establecidas en el
Código de Ética y Buen Gobierno de la Corporación. En caso de presentarse alguna inhabilidad o incompatibilidad sobreviniente.
Corferias deberá dar por terminado el respectivo contrato.
4. Corferias efectuará las contrataciones en condiciones de pago y precios justos acordes con las leyes de oferta y demanda
imperantes en el mercado.
5. Las contrataciones y compras se deben realizar con aquellos proveedores que aseguren el mantenimiento, calidad, oportunidad,
solvencia, soporte y garantías del producto, obra o servicio.
6. La gestión de contratación debe apoyarse en las herramientas tecnológicas que le permitan desarrollar mayor eficiencia
administrativa, mejores oportunidades de negocio y de información.
7. El desarrollo de la gestión de contratación y la toma de decisiones están enmarcados por la medición de la efectividad con respecto
al cliente, costo total de la gestión, efectividad económica de los negocios efectuados. La relación con los clientes internos será
desarrollada a través de acuerdos de nivel de servicio.
8. La compra de bienes y la contratación de obras o servicios realizadas por Corferias deben hacerse teniendo como base los precios
xxx xxxxxxx.
9. El Presidente Ejecutivo puede delegar la celebración de actos y contratos, desconcentrar la realización de las convocatorias,
concursos, la ordenación de gastos y autorización de pagos en los empleados de Corferias que desempeñen cargos de nivel
directivo.
2..1..2.. Conflicto y coexistencia de intereses,, inhabilidades e incompatibilidades para contratar
1. Los miembros de la junta directiva, representantes legales, y empleados de Corferias deberán evitar que surja conflicto o coexistencia real
de intereses, incluyendo aquellos conflictos aparentes que puedan empañar la imagen de la misma.
2. Se entenderá que existe conflicto de intereses cuando:
a) En la decisión esté involucrado directa o indirectamente un interés dirigido a la obtención de posibles beneficios personales a favor de un
funcionario, de sus parientes (dentro del tercer grado de consanguinidad, segundo de afinidad o único civil) o de cualquier otro tercero con el MANUAL DE CONTRATACIÓN Y COMPRAS
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cual tenga una relación personal, profesional o económica que resulten incompatibles con los intereses de Corferias.
b) Se acepten dádivas o beneficios de cualquier clase provenientes de terceros que tengan o puedan tener relaciones o negocios con
Corferias.
3. Coexistencia de intereses: Se entenderá que hay coexistencia de intereses cuando el desarrollo o cumplimiento de las funciones y/o
actividades que competen a los miembros de la junta directiva, representantes legales, o empleados puedan tener como efecto la
obtención de posibles beneficios personales en su favor, de sus parientes dentro del tercer grado de consanguinidad, segundo de afinidad
o único civil, o de cualquier otro tercero con el cual tenga una relación personal, profesional o económica, así dicho interés no resulte
incompatible con los intereses de Corferias.
4. Revelación del conflicto o coexistencia de intereses: Cuando un directivo o administrador, se encuentre o crea encontrase en una
situación de conflicto o coexistencia de intereses, deberá comunicar dicha circunstancia en forma inmediata a la Presidencia Ejecutiva o la
Junta Directiva según el caso, dejar constancia escrita de la misma y abstenerse de participar en las acciones vinculadas, reuniones y en la
toma de decisiones del caso. Cuando un empleado se encuentre en una situación eventual de conflicto de intereses deberá comunicar
dicha circunstancia en forma inmediata a su superior y deberá abstenerse de ejecutar la decisión o actividad que genere el conflicto. Será
obligación general el informar a la Presidencia Ejecutiva de cualquier situación que pudiera constituir, siquiera aparentemente, un conflicto
de interés.
Los administradores y empleados de la Corferias deberán actuar con la diligencia y lealtad debida, comunicando las situaciones donde
existan conflictos de intereses, observando el deber de confidencialidad y utilizar razonablemente los activos sociales, para los fines y
servicios destinados.
5. Inhabilidades e incompatibilidades. Se aplicarán a los miembros de la junta directiva, representantes legales y empleados de Corferias
los impedimentos siguientes:
No podrán ingresar como empleados, o asesores ni ser vinculados por contrato los cónyuges, compañeros permanentes o parientes dentro
del tercer grado de consanguinidad, segundo de afinidad o único civil de los miembros de la junta directiva, ni de los empleados del nivel
directivo.
Los miembros de la junta directiva, deberán comunicar por escrito a la administración las relaciones que puedan dar lugar a inhabilidades,
a fin de que puedan ser tenidas en cuenta en la celebración de los contratos de Corferias.
6. Extensión del régimen de conflicto de intereses, inhabilidades e incompatibilidades: Este régimen resulta igualmente aplicable a los
miembros de la junta directiva y representantes legales de la Cámara de Comercio de Bogotá y sus filiales.
Dada la relación existente entre la Cámara de Comercio de Bogotá y Corferias, donde la primera es la matriz de la segunda y que el
desarrollo de programas conjuntos por parte de estas entidades resulta esencial para el cumplimiento de sus misiones, se entiende que no
existe conflicto ni coexistencia de intereses en estas relaciones.
Al efecto los Estatutos de la Cámara han consagrado la obligación para sus representantes legales y miembros de la Junta Directiva de
ejercer los cargos de directores en las filiales de la entidad, cuando sean designados de conformidad con la ley y los estatutos de la MANUAL DE CONTRATACIÓN Y COMPRAS
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respectiva filial.
2..1..3 Comité de Contratación y Compras
1. El Comité de Contratación y Xxxxxxx es un equipo interdisciplinario conformado por funcionarios de Corferias que tiene la
responsabilidad de orientar los procesos de contratación que lleven a la selección de las propuestas más favorables para los
intereses de la Corporación.
2. El Comité se encuentra conformado por los siguientes funcionarios:
Subdirector Administrativo y de Operaciones (Presidente)
Subdirector Financiero
Secretaria General
Subdirector Técnico y de Infraestructura
Auditor Interno
Jefe Departamento de Compras
Solicitante de la compra, obra o servicio
3. Son funciones del Comité:
Definir las políticas y estrategias tendientes a garantizar que los procesos de contratación y compras sean óptimos y
transparentes.
Estudiar y aprobar el ingreso y egreso de proveedores y prestadores de la red, de acuerdo a las necesidades de servicios de
las áreas solicitantes
Aprobar las tarifas de contratación previamente establecidas para las actividades de mantenimiento xxx xxxxxxx, el montaje y
desmontaje de los eventos y todas aquellas actividades habituales que se realizan dentro de la Corporación.
Aprobar la compra de bienes y la contratación de obras o servicios, que superen los niveles de atribución individual y dar su
concepto favorable o desfavorable a aquellas que superen sus niveles de atribución.
Revisar y emitir concepto sobre todas aquellas compras de bienes y contrataciones de obras o servicios, que por su monto MANUAL DE CONTRATACIÓN Y COMPRAS
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deban ser aprobadas por el Presidente Ejecutivo, el Presidente de la Junta Directiva y la Junta Directiva, según sea el caso.
Definir estrategias, acciones y correctivos tendientes a las soluciones de inconvenientes presentados en el desarrollo de la
actividad de contratación.
Definir y realizar seguimiento a las acciones y estrategias desarrolladas para el manejo de inventarios y el establecimiento
de los stocks mínimos de bienes de la Corporación.
Definir los porcentajes y calificaciones mínimas para el ingreso a la Red.
El Comité debe reunirse por lo menos una vez al mes, de manera presencial o virtual.
Toda aprobación del Comité de Contratación y Xxxxxxx debe quedar registrada y soportada mediante las actas respectivas.
Es responsabilidad de la Jefatura de Compras y del Comité de Contratación y Compras la administración de la Red y el
proceso de selección y evaluación de los proveedores de la organización.
4. El Comité sólo podrá sesionar con la asistencia de la mitad más uno de sus integrantes y las decisiones serán adoptadas por la
mayoría de los miembros presentes.
Cuando la reunión sea virtual, el quórum deliberatorio será el mismo, en cambio el decisorio requerirá la unanimidad de los miembros
participantes.
2..1..4 Mecanismos de Contratación y Compra
1. La Corporación tiene establecidos los siguientes mecanismos para realizar la compra de bienes y la contratación de obras o
servicios. Estos mecanismos se han definido teniendo en cuenta los criterios y las necesidades de los clientes internos y externos de
la Corporación.
Las compras de bienes inferiores o iguales a 1 SMMLV serán autorizadas contra la presentación de la factura, es decir, no
requieren Orden de Compra.
La contratación de obras o servicios por cuantía igual o inferior a 2 SMMLV no requieren elaboración de orden de servicio.
Las compras de bienes superiores a 1 SMMLV y menores a 60 SMMLV, se deben soportar con la respectiva Orden de Compra.
Las contrataciones de obras o servicios superiores a 2 SMMLV y menores a 60 SMMLV, deben estar soportadas por una Orden
de Servicio.
La compra de bienes y la contratación de obras o servicios superiores a los 60 SMMLV deben soportarse en un contrato escrito.
Cuando el valor no supere esta cuantía, pero las negociaciones exijan condiciones especiales o cuando el desarrollo del trabajo MANUAL DE CONTRATACIÓN Y COMPRAS
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lo requiera, se deberá suscribir un contrato; decisión que será responsabilidad del Jefe solicitante de la contratación o compra de
acuerdo con los niveles de atribución establecidos. 2..1..5 Niveles de Atribución
AREA MONTO EN SMMLV
Junta Directiva Más de 1.084 Presidente Junta Directiva 1.084 Presidente Ejecutivo 542
Comité de Contratación y Compras 250 Subdirector Administrativo y de Operaciones 100 Subdirector Técnico y de Infraestructura 100 Subdirector de Mercadeo 50
Jefe Departamento de Comunicaciones y Publicidad
50
Jefe Departamento de Sistemas 35 MANUAL DE CONTRATACIÓN Y COMPRAS Enero 19/11 GA-A-005
Jefe Departamento de Compras 25
Jefe Departamento de Relaciones Públicas 10
1. Las aprobaciones de montos para compra de bienes o la contratación de obras o servicios se deben realizar en las instancias
correspondientes según sea el caso, de acuerdo con la anterior tabla de niveles y montos de autorización, teniendo en cuenta el salario
mínimo para el año respectivo
2. Cada una de las áreas que intervienen en el proceso de compra de bienes y contratación de obras o servicios, contará con las
siguientes facultades:
Jefe Departamento de Relaciones Públicas
Puede comprar bienes y contratar obras o servicios relacionados con el giro ordinario de su actividad, hasta por una suma
equivalente a diez (10) salarios mínimos mensuales legales vigentes. Jefe Departamento de Compras
Puede comprar bienes y contratar obras o servicios hasta por una suma equivalente a veinticinco (25) salarios mínimos mensuales
legales vigentes.
Jefe Departamento de Sistemas
Podrá contratar servicios relacionados con el giro ordinario de sus actividades hasta por una suma equivalente a treinta y cinco (35)
salarios mínimos mensuales legales vigentes.
Jefe Departamento de Comunicaciones y Publicidad
Está facultado para comprar productos y contratar servicios relacionados con el giro ordinario de su actividad hasta por una suma
equivalente a cincuenta (50) salarios mínimos mensuales legales vigentes.
La contratación para la ejecución del plan de medios de las campañas de publicidad de la Corporación, no estará sujeta al tope de
atribución del Jefe del Departamento de Comunicación y Publicidad, ni deberá ser aprobada por el Comité de Contratación y
Compras, cuando su cuantía esté dentro del presupuesto anual asignado para este efecto. Tratándose de eventos nuevos, que
surjan con posterioridad a la aprobación del presupuesto anual, la contratación deberá ser aprobada por el Presidente Ejecutivo.
Adicionalmente, se ha autorizado a este Departamento la compra de los productos que se relacionan a continuación, de acuerdo a
los niveles de atribución ya mencionados: MANUAL DE CONTRATACIÓN Y COMPRAS Enero 19/11 GA-A-005
1090201 Elaboración sobres y hojas membreteadas
1090202 Elaboración folletos, fichas, brochures y plegables xx xxxxx
1090203 Elaboración stickers, lables y caratulas para CD.
1090204 Elaboración invitaciones de inauguración y ruedas de prensa 1090205 Elaboración de afiches
1090206 Elaboración planos y programaciones académicas
1090207 Elaboración credenciales
1090208 Elaboración insertos y volantes
1020209 Elaboración calendarios verticales
1090210 Elaboración calendarios de escritorio
1090211 Elaboración formularios de servicios
1090212 Elaboración reserva de stands
1090213 Elaboración credenciales de honor
1090214 Elaboración de sobres para credenciales de honor
1090215 Elaboración tarjetas
1090216 Elaboración libros
1090217 Elaboración cuadernos instituciones
1090218 Elaboración carta menú junta directiva
1090219 Elaboración catálogos
1090220 Compra de fotografías y medios audiovisuales
Subdirector de Mercadeo MANUAL DE CONTRATACIÓN Y COMPRAS Enero 19/11 GA-A-005
Está facultado para comprar productos y contratar servicios relacionados con el giro ordinario de sus actividades hasta por una suma
equivalente a cincuenta (50) salarios mínimos mensuales legales vigentes.
Adicionalmente, se ha autorizado a este Departamento la compra de los productos que se relacionan a continuación, de acuerdo a
los niveles de atribución ya mencionados:
1090301 Elaboración productos promocionales
1090302 Elaboración periódicos 1090303 Elaboración insertos y volantes 1090304 Elaboración plegables
1090305 Elaboración elementos publicitarios
1090307 Elaboración tarjetas socios
1090308 Elaboración tarjetas de invitación
1090309 Elaboración brochures
1090310 Elaboración folletos
1090311 Elaboración afiches
Subdirector Técnico y de Infraestructura
Puede comprar bienes y contratar obras o servicios que tengan que ver directamente con el montaje y desmontaje de los eventos
feriales y no feriales, así como aquellos relacionados con el mantenimiento xxx xxxxxxx .Para ello estará sujeto a las tarifas
previamente aprobadas por el Comité de Contratación y Compras. Dicha contratación se podrá realizar hasta por una suma
equivalente a cien (100) salarios mínimos mensuales legales vigentes.
La Subdirección Técnica está facultada para contratar por encima de sus facultades, todas aquellas actividades que tienen que ver
directamente con el montaje y desmontaje de eventos. Para ello estará sujeto a las tarifas previamente aprobadas por el Comité de
Contratación y al presupuesto asignado.
Subdirector Administrativo y de Operaciones
Puede comprar bienes y contratar obras o servicios hasta por una suma equivalente a cien (100) salarios mínimos mensuales legales
vigentes. MANUAL DE CONTRATACIÓN Y COMPRAS Enero 19/11 GA-A-005
El Subdirector Administrativo y de Operaciones tiene la facultad de aprobar la compra de bienes y la contratación de obras o
servicios hasta por cien (100) salarios mínimos mensuales legales vigentes de las demás Subdirecciones o Departamentos de la
Corporación.
Comité de Contratación y Compras
Puede comprar bienes y contratar obras o servicios hasta por una suma equivalente a doscientos cincuenta (250) salarios mínimos
mensuales legales vigente. Además tendrá las funciones descritas en el punto 2.1.3.
Presidente Ejecutivo
Puede comprar bienes y contratar obras o servicios hasta por una suma equivalente a quinientos cuarenta y dos (542) salarios
mínimos mensuales legales vigentes. Se exceptúan de este monto todos aquellos servicios y actividades relacionados con el giro
ordinario de Corferias en materia de comunicación y publicidad, sin limitación en los niveles de atribución.
Presidente Junta Directiva
Puede comprar bienes y contratar obras o servicios hasta por una suma equivalente a mil ochenta y cuatro (1084) salarios mínimos
mensuales legales vigentes.
Junta Directiva
Puede comprar bienes y contratar obras o servicios que superen los mil ochenta y cuatro (1084) salarios mínimos mensuales legales
vigentes.
3. Tratándose de obras relacionadas con el mantenimiento y mejoras xxx xxxxxxx, cuyos ítems de contratación tengan tarifas
preestablecidas aprobadas por el Comité de Contratación, el Subdirector Técnico y de Infraestructura estará facultado para
ordenarlas siempre que su cuantía no supere el límite de atribuciones a éste otorgado. Lo anterior requiere que por lo menos el 75%
del valor de la contratación se encuentre dentro de las tarifas aprobadas.
4. En los niveles de atribución no están contemplados los impuestos que gravan los bienes, obras o servicios a contratar.
5. Todo valor adicional al inicialmente pactado y aprobado para la contratación, como por ejemplo, el incremento en los costos, variación
de tarifas, intereses u otros similares, debe ser previamente autorizado por la instancia facultada para ello según los niveles de
atribución.
2..1..6 Requisición
1. Todas las requisiciones de compras deben estar firmadas en el Formato de Requisición por parte del Jefe de la dependencia
solicitante, de lo contrario el Área de Xxxxxxx rechazara el pedido realizado. MANUAL DE CONTRATACIÓN Y COMPRAS
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2. El Área solicitante debe definir claramente las especificaciones de los elementos requeridos, para prevenir inconformidades futuras
de los productos o servicios cotizados, contratados y recibidos. 2..1..7 Cotización
1. Para toda cotización debe solicitarse la cantidad, precio, forma de pago, fecha límite de entrega, garantías y condiciones especiales,
por escrito.
2. El número de cotizaciones requeridas para realizar la compra de bienes o la contratación de servicios es:
1 SMLMV a 2 SMMLV: se requiere una cotización escrita
entre 2 SMMLV y 8 SMMLV: se requieren dos cotizaciones escritas
si excede los 8 SMMLV: se requieren tres cotizaciones escritas.
3. Una vez recibidas las propuestas, el funcionario solicitante o facultado para realizar la compra, debe realizar la evaluación de las
cotizaciones elaborando un cuadro comparativo de las propuestas, el cual debe contener la fecha de elaboración y estar firmado por
quien la elaboró y aprobó. Además de las cotizaciones, el solicitante debe sustentar la compra dentro del mismo cuadro comparativo.
4. El análisis de las propuestas o cotizaciones debe realizarse de manera objetiva, teniendo en cuenta la exigencia de los requisitos
señalados por la ley, la agilidad, eficiencia, planeación, programación, conveniencia y oportunidad en la ejecución de las obras.
5. Las cotizaciones soportes para contratar compras, obras, bienes o servicios deben tener una fecha máxima de expedición de 30 días
calendario teniendo como referencia la fecha de la autorización de la compra.
6. Cuando por razones de urgencia se haga estrictamente necesario adquirir bienes o servicios con proveedores que en la fecha de su
cotización no se encuentren en la red de proveedores, se podrá autorizar su contratación sin el cumplimiento de este requisito
siempre y cuando el proveedor se comprometa a diligenciar el registro dentro de los 15 días siguientes a la fecha de la contratación.
Quien solicita y autoriza la compra o servicio será el responsable de garantizar el cumplimiento de esta condición.
De la misma manera cuando este tipo de compras o servicios requiera por su cuantía la celebración de un contrato y por razones de
tiempo este no se alcance a diligenciar en la oportunidad debida, se autoriza que la compra o servicio se confirme inicialmente con
una orden de compra o servicio mientras se diligencia el contrato correspondiente dentro de los 7 días siguientes.
7. El comité de contratación y compras se encuentra facultado para contratar o comprar con una sola cotización, aquellas compras o
servicios que por sus condiciones de marca o de características específicas no sean susceptibles de ser comparables en el mercado. MANUAL DE CONTRATACIÓN Y COMPRAS
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2..1..8 Contratación / Compras
1. Para comprar bienes y contratar obras o servicios cuya cuantía supere los 250 SMMLV Corferias hará una convocatoria privada
previa, la cual debe incluir unos términos de referencia con los criterios específicos de selección, que se tendrán en cuenta para la
adjudicación respectiva.
2. Los términos de referencia deben incluir lugar, fecha y hora de la recepción común de las ofertas y de la apertura de los sobres.
Estas propuestas no se deben recibir ni abrir en lugares, fechas y horas distintos a los señalados.
3. Para comprar bienes y contratar obras o servicios cuya cuantía supere los 1.800 salarios mínimos mensuales legales vigentes,
Corferias hará una convocatoria pública, previa determinación de los criterios de selección específicos, a fin de invitar a todas
aquellas personas que reúnan dichas condiciones con miras a que participen en la presentación de propuestas que sirvan para los
proyectos determinados.
4. Corferias podrá contratar con consorcios o uniones temporales, según la naturaleza del contrato. En tal caso, se definirán
previamente las condiciones de participación.
5. La Jefatura de Xxxxxxx debe dejar constancia escrita de todos los bienes e insumos adquiridos cuando la situación no permita
solicitar varias ofertas de compra, así como cuando no existan varias personas o entidades que puedan proveer los bienes o
servicios.
6. En cualquier caso el anticipo a la entrega del bien o servicio no podrá superar el 50% de la orden de compra o servicio.
7. Ante la igualdad de condiciones de las propuestas, en términos de servicios, calidad, valor y capacidad de respuesta frente a los
requerimientos de la Corporación, se preferirán a los proveedores con quienes se tengan experiencias satisfactorias en el pasado y/o
que gocen de mayor reconocimiento en el mercado, la decisión no será basada en el precio sino en el mayor beneficio que obtenga
Corferias.
8. No se pueden generar órdenes de compra o servicio, ni contratar proveedores que no hagan parte de la Red vigente, no estén
evaluados o no se encuentren aprobados por el Comité de Contratación y Compras, exceptuando las contrataciones y/o compras
puntuales.
9. Corferias puede seleccionar proveedores de suministro periódicos a través de un sistema de cotización anual que le permita
adjudicar la compra o servicio por un periodo de un año a tarifas previamente establecidas y autorizadas por el Comité de
Contratación y Compras.
10. Las compras de alimentos y refrigerios de trabajo casuales que por razones de urgencia deban ser contratados en forma inmediata,
pueden ser contratados por el Jefe de Relaciones Públicas y Centro de Convenciones y deben estar soportados con la factura
respectiva.
11. Cuando se realicen atenciones por parte del Presidente Ejecutivo de la Corporación, el Departamento de Relaciones Publicas y
Centro de Convenciones debe realizar por lo menos una cotización de los servicios contratados o los elementos comprados para
dicho fin. MANUAL DE CONTRATACIÓN Y COMPRAS Enero 19/11 GA-A-005
2..1..9 Contratación / Compras Puntuales
Los proveedores puntuales son aquellos a los cuales Corferias compra bienes o contrata servicios, considerando que dicha compra o
contratación se realiza una vez cada dos años. Este tipo de proveedores no requiere ser registrado en la Red de Proveedores de la
Corporación. Igualmente, la contratación y/o compra debe estar soportada por la cotización y la factura, de acuerdo con las políticas y
normas de cotización y compra.
2..1..10 Contratación / Compras Especiales
1. Se consideran contrataciones y compras especiales aquellas que por su especificidad y características técnicas no puedan ser
gestionadas por el Departamento de Compras. Generalmente estas contrataciones y/o compras están asociadas a actividades
tecnológicas, técnicas, investigaciones de mercados y publicidad, entre otros.
2. Para realizar contrataciones y/o compras especiales, el área o persona responsable debe cumplir con los parámetros establecidos
dentro de los niveles de atribución, los procesos de selección y evaluación de proveedores descritos en el presente manual.
3. Para realizar contrataciones y/o compras especiales, el área o persona responsable debe realizar lo siguiente, según aplique:
Especificar la necesidad puntual de la compra o el servicio
Realizar la invitación a cotizar o licitar según sea el caso
Revisar las propuestas o cotizaciones a evaluar
Realizar el cuadro comparativo con las condiciones relevantes para la toma de decisión
Realizar la selección y evaluación del proveedor teniendo en cuenta los criterios de calificación y el peso de los mismos
4. El funcionario responsable de realizar el proceso de cotización y selección del proveedor para una compra especial debe entregar
las cotizaciones, cuadro comparativo y demás documentación requerida al Departamento de Compras para que se realice el trámite
correspondiente para la entrega de los elementos comprados.
5. Una vez se reciben los elementos en el almacén de la Corporación, el responsable de hacer la compra debe verificar que el estado y
cantidades concuerden con lo estipulado en las órdenes de compra. 2..1..11 Patrocinios,, asociaciones y vinculaciones especiales
Para los eventos organizados por un tercero o en los organizados por Corferias y que tienen patrocinador oficial, apoyo o asocio, se debe
exigir al organizador por lo menos una cotización de los servicios de decoración o de montajes especiales junto con una carta donde se
hace la solicitud de autorización del servicio. Estos documentos deben ser entregados al Jefe de Proyecto o Coordinador Comercial MANUAL DE CONTRATACIÓN Y COMPRAS
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correspondiente antes de su ejecución para realizar la legalización del proceso dentro de la Corporación.
2..1..12 Tiempos de respuesta en el proceso de compra
El siguiente proceso de compra no aplica para elementos especiales, de importación, es decir, que sean fabricados bajo medidas o
especificaciones distintas a los estándares existentes en el mercado ETAPA COMPRA DE ELEMENTOS NUEVOS
TIEMPO MÍNIMO (días hábiles) TIEMPO MÁXIMO (días hábiles)
Verificación existencias en el almacén y asignación de código de inventario. Validar firmas y revisar información.
0 1
Identificación o búsqueda de proveedor, selección y registro. 1 2
Solicitud cotizaciones 2 3 Revisión de muestras
Recepción cotizaciones y análisis cuadro comparativo 2 2
Autorización de la compra dependiendo el monto y niveles de atribución 1 1 Generación y envió de la orden de compra al proveedor
Entrega de elementos de al Almacén 2 3
TOTAL 8 12 MANUAL DE CONTRATACIÓN Y COMPRAS Enero 19/11 GA-A-005
ETAPA COMPRA DE ELEMENTOS STOCK
TIEMPO MÍNIMO (días hábiles) TIEMPO MÁXIMO (días hábiles) Identificación del proveedor, si es nuevo,
selección y registro. 0 1
Solicitud cotizaciones
1 2 Recepción y cotizaciones y análisis cuadro comparativo
Autorización de la compra dependiendo el monto y niveles de atribución. 1 1 Generación y envió de la orden de compra al proveedor
Entrega de elementos al almacén 2 2 TOTAL 4 6
2..1..13 Administración de Proveedores – Red de Proveedores
1.. Corferias tiene conformada una Red de Proveedores con los proveedores a quienes se ha comprado bienes y contratado obras o
servicios a partir xx xxxxxx de 2006.
2. Todo proveedor que desee ingresar a la Red de Proveedores debe cumplir con los siguientes requisitos:
Ser persona natural o jurídica
Contar con un registro de la actividad de la cual es proveedor ante la Cámara de Comercio de su jurisdicción.
Tramitar el formulario de Registro de Proveedores MANUAL DE CONTRATACIÓN Y COMPRAS Enero 19/11 GA-A-005
3. Todo proveedor que desee ingresar a la Red debe presentar la siguiente documentación:
Certificado de existencia y representación legal si es persona jurídica y certificado de matrícula si es persona natural, que no sea
superior a tres meses. Fotocopia del RUT
Tres (3) referencias comerciales
Certificado original del banco donde consta la existencia de la cuenta en la cual la Corporación debe consignar el valor pactado.
Estados financieros a 31 de Diciembre del año inmediatamente anterior.
Listado de los principales clientes con la información que pueda ser validada (cliente, dirección, teléfono, contacto y servicios
prestados).
Adicional a los documentos mencionados anteriormente, los proveedores que presten “servicios técnicos” a la Subdireccion Técnica y
de Infraestructura deben presentar:
Fotocopia del diploma de formación técnica
Estos documentos deben presentarse preferiblemente en original, aunque también tendrán la misma validez las fotocopias que
sean legibles.
4. Los proveedores deben actualizar anualmente la documentación mencionada a partir de la fecha de ingreso a la Red de
proveedores de la Corporación. Esta información debe ser entregada a Corferias a más tardar el 15 xx Xxxx del año
correspondiente, entendiendo que en muchas de las empresas los estados financieros son aprobados y formalizados entre los
meses de Enero y Abril.
5. La calificación mínima para que un proveedor pueda ingresar y mantenerse en la Red de Proveedores de la Corporación, debe ser
de 65 puntos.
6. Corferias tiene clasificados a sus proveedores de acuerdo con la calificación obtenida en el proceso de selección y evaluación de
esta manera: MANUAL DE CONTRATACIÓN Y COMPRAS Enero 19/11 GA-A-005
Categoría Puntuación A 80 – 100 puntos
B 65 - 79 puntos
C 40 - 64 puntos
2..1..13..1 Selección de proveedores
Todos los proveedores de la red deben someterse al proceso de selección de proveedores en el cual se tendrán en cuenta los siguientes
criterios: Comerciales, Financieros y de Calidad.
La Corporación ha establecido como mecanismo de selección de proveedores, la figura de licitación abierta o cerrada, para la contratación de
obras, bienes o servicios. Cada proceso de Licitación es independiente y debe garantizar los criterios de selección y calificación que permitan
realizar la selección objetiva de la mejor oferta.
Los criterios de selección deben estar alineados a los contemplados dentro del Manual, sin embargo de acuerdo con el tipo de proveedor o
aliado estas podrán ser modificadas por el responsable del proceso, dejando registro del mismo y del proceso de calificación y selección.
Las empresas a las cuales se les adjudique contratos a través de esta modalidad, deben cumplir los demás requisitos establecidos en el
Manual registro y evaluación.
En la página web de Corferias se publicarán las condiciones que deben cumplir los interesados en participar en el proceso de Licitaciones,
dichas condiciones se listan a continuación:
- Objeto de la invitación
- Descripción general
- Plazo para presentación de las ofertas
- Condiciones generales
- Condiciones específicas (Jurídicas, Financieras y Técnicas)
- Pólizas y Garantías
- Hora y lugar de recepción de propuestas MANUAL DE CONTRATACIÓN Y COMPRAS Enero 19/11 GA-A-005
2..1..13..2 Evaluación de Proveedores
1. Corferias debe evaluar a los proveedores de la red de acuerdo con los siguientes criterios:
DE ACUERDO CON SU CLASIFICACIÓN
A: cada año
B: cada seis meses
C: cada vez que le contrate una compra, obra o servicio.
CAPACIDAD FINANCIERA
Endeudamiento
Razón de Liquide
Precio
CALIDAD
Sistemas de gestión de la calidad
Cumplimiento en la fecha de entrega
Cumplimiento en la cantidad entregada
Soporte post venta
Calidad del producto/servicio MANUAL DE CONTRATACIÓN Y COMPRAS Enero 19/11 GA-A-005
2. Los criterios de evaluación de los proveedores son:
CRITERIOS DE EVALUACIÓN PERSONA NATURAL PERSONA JURÍDICA BIENES SERVICIOS BIENES SERVICIOS
CAPACIDAD FINANCIERA
Endeudamiento
• Proveedor Tipo A
• Proveedores Tipo B,
en la segunda evaluación consecutiva
• Proveedor Tipo A
• Proveedores Tipo B, en la segunda evaluación consecutiva
• Proveedor Tipo A
• Proveedores Tipo B, en la segunda evaluación consecutiva
• Proveedor Tipo A
• Proveedores Tipo B, en la segunda evaluación consecutiva Razón de Liquidez
• Proveedor Tipo A
• Proveedores Tipo B, en la segunda evaluación consecutiva
• Proveedor Tipo A
• Proveedores Tipo B, en la segunda evaluación consecutiva
• Proveedor Tipo A
• Proveedores Tipo B, en la segunda evaluación consecutiva
• Proveedor Tipo A
• Proveedores Tipo B, en la segunda evaluación consecutiva Precio
X X X X CALIDAD
Sistema de Calidad X X
Cumplimiento en Fecha de Entrega X X X X Cumplimiento en la Cantidad Entregada X X X X Soporte Post Venta X X X X
Calidad del Producto/Servicio X X X X MANUAL DE CONTRATACIÓN Y COMPRAS Enero 19/11 GA-A-005
3. Todo proveedor de la Corporación, debe cumplir con los procesos de selección-evaluación de acuerdo a los criterios definidos y
para efectuar la contratación cumplirán invariablemente con los procesos de registro, cotización, autorización y adjudicación.
4. Es responsabilidad de la Jefatura de Compras y del Comité de Contratación y Compras velar porque el proceso de selección y
evaluación de los proveedores de la organización, este siendo manejado correctamente por cada uno de los responsables del
proveedor
5. La evaluación de proveedores está a cargo del responsable de cada proveedor, quien tiene en custodia su documentación y es el
usuario más recurrente del mismo.
6. En caso de tener que utilizar un proveedor del tipo C, se le debe realizar una evaluación cada vez que preste el servicio.
7. La evaluación de proveedores debe realizarse para aquellos que son críticos, es decir los que afectan la calidad del producto, la
satisfacción del cliente o que por sus riesgos o montos, afectan a la organización debe hacerse con un seguimiento de control, tipo y
grado.
2..1..13..3 Causales para elretiro o exclusión de la red de proveedores
1. Entregar documentación o soportes falsos a la compañía para el ingreso, permanencia en la red o como respaldo de los servicios
prestados y facturados.
2. Ofrecer comisión o cualquier prebenda a algún funcionario de la compañía para la asignación de contrataciones.
3. Incumplir reiteradamente (más de 3 veces) con las obligaciones establecidas en el convenio o los acuerdos establecidos en las actas
de compromiso.
4. Realizar cobros indebidos.
5. Hacer mal uso de la información, formularios o documentación a la cual se tenga acceso durante su permanencia en la red.
6. Prestarse para conductas irregulares en la contratación o pago de los servicios solicitados por la Corporación.
7. Ocultar información en relación con los vínculos familiares o comerciales con funcionarios de la Corporación.
8. Incumplir con el Código de Ética y Buen Gobierno de Corferias. 2..1..14 Definición de Tarifas Proveedores Técnicos
1. Para la contratación de todas aquellas actividades o servicios que tienen que ver directamente con el montaje y desmontaje técnico
de los eventos feriales y no feriales, así como para aquellos relacionados con el mantenimiento xxx xxxxxxx, la Subdirección Técnica y
de Infraestructura de la Corporación operará con unas tarifas previamente definidas y aprobadas para cada uno de las obras, bienes
y servicios que en el giro ordinario de su actividad debe contratar. MANUAL DE CONTRATACIÓN Y COMPRAS
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2. Las tarifas de los proveedores técnicos que presenten este tipo de servicio deben ser aprobadas por el Comité de Contratación y
Compras con base en los costos observados al interior de Corferias, la complejidad de las actividades y las tarifas que para ellos
rigen en el mercado.
3. Las tarifas de proveedores técnicos deben ser revisadas y aprobadas anualmente, previo estudio y comportamiento xxx xxxxxxx.
2..1..15 Pólizas y Garantías
1. Póliza de buen manejo del anticipo: siempre debe solicitarse al proveedor o contratista a favor de Corferias cuando se otorgue un
anticipo. El cubrimiento de la póliza debe ser del 100% de la suma entregada como anticipo y debe constituirse por un tiempo
equivalente a la duración de la contratación y 3 meses más.
2. Póliza de cumplimiento: siempre debe solicitarse al proveedor o contratista a favor de Corferias, en los contratos, órdenes de
compra o servicios con cuantías iguales o superiores a 15 SMMLV. El cubrimiento de la póliza debe ser equivalente al 30% del valor
de la contratación más IVA y debe constituirse por un tiempo igual a la duración de los mismos y 3 meses más.
3. Póliza de estabilidad de obra: siempre debe solicitarse al proveedor o contratista de obra civil a favor de Corferias en los contratos
con cuantías superiores a 60 SMMLV. El cubrimiento de la póliza debe ser equivalente al 30% del valor del contrato más IVA y debe
constituirse por un tiempo de 3 a 5 años contados a partir de la fecha de entrega de la obra.
4. Póliza de salarios y prestaciones sociales: siempre debe solicitarse al proveedor o contratista a favor de Corferias en las
contrataciones que impliquen poner personal a disposición de Corferias dentro de sus instalaciones y ello pueda implicar un riesgo
laboral para la Corporación. El cubrimiento de la póliza deber ser equivalente al 10% del valor de la contratación más IVA y debe
constituirse por un tiempo igual a la duración del mismo y 3 años más.
5. Póliza de calidad: siempre debe solicitarse al proveedor o contratista a favor de Corferias cuando no se pueda determinar de
manera inmediata, al recibir los bienes o servicios si estos cumplen con las condiciones pactadas.
El cubrimiento de la póliza debe
ser equivalente al 30% del valor del contrato, orden de compra o servicio, más IVA y debe constituirse por un tiempo de 1 año
contado a partir de la fecha de entrega del bien o realización del servicio.
6. Póliza de responsabilidad civil extracontractual: siempre debe solicitarse al proveedor o contratista a favor de Corferias, en los
contratos u órdenes de servicio de obra y/o cuando se pueda causar daño a terceras personas en virtud de la ejecución de la
contratación. El cubrimiento de la póliza debe ser equivalente al 30% del valor de la contratación más IVA y debe constituirse por un MANUAL DE CONTRATACIÓN Y COMPRAS
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tiempo igual a la duración de la misma y 3 meses más.
7. Cuando en la negociación se pacta el pago contra entrega del bien prometido en venta, no es obligatorio exigir la constitución de las
pólizas citadas, excepto la de Calidad.
8. Las compañías aseguradoras que emitan las pólizas deben cumplir con los requisitos mínimos exigidos por la ley para la expedición
de pólizas y deben estar legalmente constituidas.
2..1..16 Contratación Personal de Apoyo en Ferias y Eventos
1. Para la realización de las ferias, exposiciones o eventos, la Corporación podrá contratar personal de apoyo para trabajar en las
diferentes áreas, éstos son:
Supervisor Pabellón
Supervisor Mobiliario
Supervisor Bodega
Supervisor Evento
Control Accesos
Supervisor Seguridad Supervisor Control Accesos Instalador Señalización Auxiliar Bodega
Auxiliar Paquetero
Registro
Punto Información
Credenciales
Código xx Xxxxxx
Supervisor de Mercadeo
Telemercaderista MANUAL DE CONTRATACIÓN Y COMPRAS Enero 19/11 GA-A-005
2. La contratación del personal de apoyo para ferias, se realiza por medio de órdenes de servicio de acuerdo con la labor y el tiempo
de ejecución del servicio.
3. Los documentos mínimos exigidos para la contratación del personal de apoyo son:
Hoja de vida
Fotocopia del RUT
Pasado judicial vigente
Afiliación a una EPS
Se podrán solicitar documentos adicionales de acuerdo con el servicio desempeñado.
4. La evaluación de desempeño a las labores realizadas, se efectúa la primera vez que se contrata y luego en el los meses xx Xxxxx y
Diciembre.
5. La evaluación la debe realizar el Jefe Inmediato de las personas contratadas, por medio de los formularios “evaluación de
desempeño personal de apoyo ferias – eventos” GA-F-017 “evaluación de desempeño Telemercaderistas” GA-F-030, en éste se
evalúan aspectos generales y específicos a la labor desempeñada, la calificación mínima ponderada para aprobar la evaluación es
de 3.5; en el caso en que la calificación sea menor, se realizan compromisos por parte del evaluado y se deben revisar en la
siguiente evaluación.
2..1..17 Anticipos a contratistas y proveedores
1. La Corporación podrá autorizar el pago de anticipos a contratistas, proveedores, según las necesidades a solicitud de los mismos.
2. Los anticipos deben legalizarse dos semanas después de entregado el dinero o de acuerdo a lo estipulado en el contrato y para el
cierre del ejercicio contable debe quedar legalizado dentro del mismo año.
3. Cada fin de mes el Departamento de Contabilidad debe generar y entregar a cada Departamento que haya generado anticipos, el
reporte de anticipos con los saldos pendientes.
4. El valor del anticipo no debe ser superior al 50% del contrato antes de IVA de acuerdo con lo estipulado en el Manual de
Contratación y Compras de Corferias. MANUAL DE CONTRATACIÓN Y COMPRAS Enero 19/11 GA-A-005
5. Cuando un contratista o proveedor solicite un anticipo, el Jefe del Departamento solicitante del bien o servicio correspondiente debe
hacer la evaluación del valor del anticipo y debe autorizar dicho pago.
6. Una vez autorizado el anticipo, el Jefe de Departamento debe enviar un memorando junto con la respectiva cuenta de cobro del
proveedor o contratista al Departamento de Contabilidad para que se realice el trámite correspondiente.
7. Los Jefes de los Departamentos que autoricen anticipos deben controlar que dichos anticipos se legalicen dentro de las fechas y
plazos fijados en el contrato.
8. Cuando se realice un anticipo a proveedores y contratistas y estos no cumplan con las actividades contratadas, el Jefe del
Departamento solicitante debe comunicar tal hecho al Departamento de Contabilidad, aclarando las acciones que se deben tomar
con dicho anticipo.
9. El Departamento de Contabilidad debe enviar mensualmente un listado de los anticipos realizados a cada Departamento con el fin
de que estos realicen los trámites correspondientes.
10. Todo anticipo a contratistas o proveedores requiere la constitución de pólizas de buen manejo del anticipo, que cumplan con las
características establecidas en el punto 2.1.15.
11. Los anticipos deben quedar establecidos dentro del contrato, orden de compra u orden de servicio. 2..1..18 Control de Proveedores
Corferias cuenta con una red de proveedores la cual se encuentra disponible en la herramienta Novasoft.
Esta red se encuentra clasificada
por los proveedores que prestan sus servicios a las diferentes áreas la Corporación. Igualmente en esta red se puede identificar los
proveedores que impactan la conformidad con los requisitos del cliente y los controles que se ejecutan sobre cada uno de ellos y su
periodicidad y alcance. MANUAL DE CONTRATACIÓN Y COMPRAS Enero 19/11 GA-A-005
Control de los procesos contratados exteriormente:
TIPO DE CONTROL EXPLICACIÓN
Auditoria
Es una acción formal y sistemática para determinar hasta qué punto se está cumpliendo los objetivos establecidos para
identificar los que requieren mejorarse.
Hay dos formas, una mediante la utilización de la información suministrada por el área de auditoría interna, si dicha información
le aplica, o mediante la elaboración de un plan de auditoría para el proveedor que contemple los aspectos a verificar su
cumplimiento.
Interventoria
Proceso de supervisión y control que un tercero ejerce sobre un contrato para verificar, exigir y velar por el cumplimiento de lo
establecido contractualmente desde el punto de vista técnico, administrativo y financiero. Encuestas
Una encuesta es un conjunto de preguntas normalizadas dirigidas a una muestra representativa de la población o instituciones,
con el fin de conocer estados de opinión o hechos específicos.
Este mecanismo de control puede ser diseñado para capturar la información del cliente y conocer su grado de satisfacción por el
servicio prestado a través de nuestros proveedores, la información que arrojen dichas encuestas, será utilizado para
retroalimentar al proveedor y generar con el compromisos para el mejoramiento. Reconocimiento,
quejas y reclamos
Es una herramienta que permite controlar y mejorar los procesos e identificar OM a través de los comentarios de los usuarios.
De igual forma se puede establecer la manera cómo poder resolver todas aquellas inquietudes y de esta forma combatir
debilidades.
Indicadores
Herramienta utilizada para medir o comparar los resultados efectivamente obtenidos, en la ejecución de un labor, programa o
actividad. En la Corporación se tienen establecidos una serie de indicadores que son fuente de información valiosa para la toma
de decisiones.
Perfil
(Personal de servicios)
Representación de los niveles de las distintas exigencias de una determinada actividad profesional, lo que permite observar las
características que deben presentar las personas idóneas para ocupar esa actividad. Esto significa un conjunto coherente de
habilidades, conocimientos y capacidades necesarios para ejercer una gama más o menos amplia de puestos de trabajo afines a
un campo profesional. MANUAL DE CONTRATACIÓN Y COMPRAS Enero 19/11 GA-A-005
Por Verificación
Confirmación mediante evidencias objetivas en la compra o contratación de un bien o servicio de los requisitos especificados
han sido conformes.
Este control es ejecutado por los colaboradores de Corferias al revisar que lo recibido este conforme (en cuanto a cantidad,
calidad y tiempo de entrega, etc.,) con lo que fue solicitado al proveedor.
Cada tipo de control tiene un grado de control, a continuación se explica en qué consiste cada uno:
El tipo grado de control se divide en dos, frecuencia y/o alcance. La frecuencia indica periodicidad con la cual es ejecutado dicho control sobre
el proveedor, y el alcance indica la cobertura de dicho control sobre las actividades de proveedor, este último solo se aplica para los casos en
los que se defina como tipo de control auditoria, Interventoria o perfil. GRADO DE CONTROL EXPLICACIÓN
Frecuencia Mensual
Estas opciones definen la periodicidad con la que es realizado el control. Bimestral
Semestral Anual
Feria El servicio es requerido al proveedor cada vez que se presenta una feria en la Corporación.
Por Contrato Existe un contrato en el cual se han especificado las condiciones de la
prestación compra o contrato de producto y/o servicio al proveedor. Al igual, en presencia de un contrato se pueden desarrollar parcialmente cumplimientos del mismo mediante órdenes de compra o de servicio.
Por Servicio No tiene una periodicidad definida, sino cada vez que se presenta la necesidad de contratación de un servicio. MANUAL DE CONTRATACIÓN Y COMPRAS
Enero 19/11 GA-A-005
ANEXO: NORMAS ESPECIALES PARA LA CONSTRUCCIÓN DEL PROYECTO DE RENOVACION DEL COSTADO OCCIDENTAL (REN)
1.. Aplicación del Manual de Contratación y Compras
Para la contratación del proyecto de renovación del costado occidental (REN) de Corferias se seguirán las normas de la parte general del
Manual de Contratación y Compras excepto en los aspectos tratados por el presente anexo. 2.. Alcance del presente anexo
1. Este anexo se aplicará a las contrataciones del proyecto de renovación del costado occidental (REN) de Corferias cuyas cuantías sean
superiores a quinientos cuarenta y dos (542) salarios mínimos mensuales legales vigentes.
2. Para este tipo de contrataciones se establecen diferentes tipos de contratación y xxxxxx generales para adelantarlas.
3. Si la contratación está dentro de los tipos y xxxxxx generales que se describirán más adelante, podrá ser adelantada directamente por el
Presidente Ejecutivo.
4. Los casos que por su naturaleza deban incluir aspectos especiales no contemplados en los xxxxxx generales establecidos en este anexo, se
someterán a la consideración y aprobación de la Junta Directiva. 3.. Tipos de contratación
3.1. Consultoría:
1. Asesorías Técnicas
2. Diseño
Por Compra No tiene una periodicidad definida, sino cada vez que se presenta la necesidad
de una compra.
Alcance Es el marco o limite, y las materias, temas y segmentos o actividades que son
objeto de una auditoria, Interventoria o de un perfil. MANUAL DE CONTRATACIÓN Y COMPRAS Enero 19/11 GA-A-005
3. Cálculo y diseños
4. Servicio de Interventoria
5. Presupuestos y programaciones
6. Topografía
7. Instrumentación
8. Control de Calidad
3.2. Compras y alquiler de equipos:
1. Suministro
2. Suministro e instalación
3. Alquiler de equipos
3.3. Construcción:
1. Mano de obra
2. Construcción de estructuras
3. Construcción de acabados
4. Construcción de instalaciones técnicas
5. Construcción general
4.. Criterios y parámetros de selección MANUAL DE CONTRATACIÓN Y COMPRAS Enero 19/11 GA-A-005
4.1. Proceso de invitación pública a calificar para contratos de consultoría, construcción, compras y alquiler de equipos
4.1.1. Requisitos jurídicos:
1. Constitución de empresas con representación nacional y antigüedad de mínimo 7 años cuando la contratación tenga una cuantía de 542 a
2167 SMMLV o mínimo 10 años cuando la cuantía sea superior a 2167 SMMLV.
2. Certificado del revisor fiscal donde conste el pago de salarios y aportes parafiscales del último año.
3. Estructura administrativa con hojas de vida del personal directivo vinculado a la empresa.
4. Declaración juramentada que corrobore la siguiente información:
- Origen de los recursos manejados por la empresa.
- No haber sido sancionado contractualmente mediante acto administrativo ejecutoriado por ninguna entidad oficial dentro de los 5 años
anteriores a la presente fecha, con multas o declaratoria de caducidad.
- No haber sido multado, sancionado y/o amonestado por ningún organismo de control, dentro de los 2 años anteriores a la fecha de
entrega de la propuesta.
- No estar incluido en el boletín de responsabilidad fiscal de competencia de la Contraloría General de la República.
La Secretaría General estará encargada de revisar y aprobar el cumplimiento de estos requisitos.
4.1.2. Requisitos financieros:
1. Estados financieros de los últimos 3 años y el último semestre fiscal, firmados por el representante legal y el revisor fiscal; si es del caso.
2. Índices financieros:
Endeudamiento: Debe ser menor o igual al 60%
Liquidez: Debe ser mayor o igual a 1.2
Capital de trabajo: Se fijará un valor mínimo correspondiente al 15% del presupuesto estimado.
La Subdirección Financiera estará encargada de revisar y aprobar el cumplimiento de estos requisitos. MANUAL DE CONTRATACIÓN Y COMPRAS
Enero 19/11 GA-A-005
4.1.3. Requisitos técnicos:
- Experiencia general:
- De 542 a 2167 SMMLV: 7 años mínimo
- Superior a 2167 SMMLV: 10 años mínimo
- Experiencia específica:
- De 542 SMMLV a 2167 SMMLV: 1 obra similar o equivalente en metros cuadrados y tipo de construcción
- Superior a 2167 SMMLV: 2 obras similares equivalentes en metros cuadrados y tipo de construcción
La Gerencia del Proyecto REN estará encargada de revisar y aprobar el cumplimiento de estos requisitos. 5.. Criterios y parámetros para el proceso de invitación a presentar ofertas
5.1. Aspectos a evaluar:
5.1.1. Precio: Este factor tendrá un peso equivalente al 85%, 90% o 95% de la calificación según el tipo de contrato (ver punto 12)
Fórmula para calificación :
PR = (P1 + P2 + …. + Pn + PO x n/2) / (n +n/2)
Donde: PR: Precio de referencia
P1 + P2 + …. + Pn: Oferta de los proponentes
n: Número de los proponentes PO: Presupuesto oficial
5.1.2.Otros aspectos: Tendrán un peso equivalente al 13%, de la calificación y estará compuesto según la naturaleza y especificación del
contrato (ver punto 12): MANUAL DE CONTRATACIÓN Y COMPRAS Enero 19/11 GA-A-005
Construcción: Plazo Forma de pago
Organización administrativa ofrecida (Hoja de vida directivos) Propuesta técnica
: Consultoría : Plazo Forma de pago Profesionales propuestos
Compras y alquiler de equipos:
Plazo
Forma de pago
Las empresas que tengan certificación ISO y se encuentren afiliadas a la Cámara de Comercio de Bogotá tendrán un puntaje igual al 1% de la
calificación total para cada uno de estos aspectos. 6.. Proceso de invitación pública a calificar
1. Publicación de aviso en prensa para posibles proponentes
2. Publicación en página web de Corferias de las condiciones generales a calificar
- Plazo de recepción de documentos
- Aspectos jurídicos
- Estados financieros
- Aspectos técnicos
3. Recepción de inscripciones en urna. MANUAL DE CONTRATACIÓN Y COMPRAS Enero 19/11 GA-A-005
4. Apertura de urna (Auditoría – Gerencia de obra), lectura de participantes y acta de constancia
5. Revisión de documentos por las instancias responsables
6. Selección de posibles proponentes
7.. Proceso de invitación a presentar ofertas
1. Carta de invitación a seleccionados
2. Entrega términos de referencia que contiene:
- Objeto de la invitación
- Descripción general
- Plazo para presentación de ofertas
- Condiciones técnicas generales
- Garantías
3. Visita de obra (opcional según el tipo de contrato)
4. Recepción de propuestas en urna según hora y lugar exacto fijado
5. Apertura de urna por parte de Auditoría y Gerencia de obra, donde se dará lectura del nombre de los proponentes
y el valor de las propuestas económicas en presencia de los ofertantes
6. Elaboración del Acta pertinente
7. Evaluación y Calificación de propuestas
8. Elaboración de cuadro comparativo
9. Presentación al Comité de Compras y Presidencia Ejecutiva
10. Presentación a Junta Directiva y adjudicación del contrato
11. Legalización del contrato y firma del Presidente Ejecutivo MANUAL DE CONTRATACIÓN Y COMPRAS Enero 19/11 GA-A-005
8.. Pólizas y garantías
GARANTIAS CONSULTORIA COMPRA Y ALQUILER DE EQUIPOS CONSTRUCCION
Buen manejo de anticipo
100% del valor total anticipado
Vigencia: Plazo del contrato y 3 meses adicionales X X X
Cumplimiento
30% del valor total del contrato
Vigencia: Plazo del contrato y 3 meses adicionales X X X
Salarios y Prestaciones Sociales
Entre el 5% y el 20% del valor total del contrato según su naturaleza Vigencia: Plazo del contrato y 36 meses adicionales
X X
(Si Hay Operario) X
Calidad y Estabilidad
30% del valor total del contrato
Vigencia: Plazo del contrato y 36 meses adicionales X
(Calidad de servicio) X
(Calidad) X
(Calidad de obra)
Responsabilidad Civil Extracontractual 30% del valor total del contrato
Vigencia: Plazo del contrato y 3 meses adicionales X
Seriedad de la oferta
10% del valor total propuesto
Vigencia: 3 meses contados a partir del cierre de la invitación X X X
9.. Notificación presupuesto oficial y evaluación económica En todos los procesos de selección se deberá:
a. Informar a los posibles participantes el Presupuesto Oficial (PO), el cual será definido por la Gerencia del Proyecto.
b. Evaluar económicamente las propuestas de acuerdo con una fórmula algebraica para determinar el Presupuesto de Referencia (PR), para
seleccionar la mejor oferta económica. MANUAL DE CONTRATACIÓN Y COMPRAS Enero 19/11 GA-A-005
10.. Fórmula de calificación de las ofertas económicas
10.1. Fórmula de calificación de las ofertas económicas:
PR= (P1+P2+…+Pn+POxn/2)/(n+n/2)
Donde:
P1, P2, …, Pn= Presupuesto propuesto por los proponentes 1, 2, …, n.
POxn/2 = Presupuesto Oficial multiplicado por el número de proponentes, dividido por dos n= Número de propuestas a ser evaluadas económicamente
Si n/2 no es número entero, se aproximará al número entero superior 10.2.Pasos para la calificación de las ofertas económicas:
- 1er paso: Se calculará un PR1 con la totalidad de las propuestas hábiles.
- 2do paso: Se eliminarán las ofertas que no estén comprendidas entre el 90% y el 110% del PR1.
- 3er paso: Se calculará un PR2 con las propuestas que quedan dentro del rango mencionado.
- 4º paso: El máximo puntaje (85, 90 o 95 según la categoría de la contratación) se asignará a la propuesta más cercana, por debajo al 90% del
PR2. Los demás puntajes se asignarán en forma lineal descendente de acuerdo con la siguiente fórmula: PUNTAJE=M x [1-|PR-Pi|/PR]
Donde:
- M= Puntaje máximo asignado al factor precio
- PR= Presupuesto de referencia
- Pi= La propuesta del i-ésimo proponente que está siendo evaluada
11. Caso especial: único proponente
En casos especiales, cuando haya sólo un proponente en el proceso de selección, antes de proceder a la etapa de presentación de la oferta
económica y técnica, se comunicará a la Junta Directiva esta circunstancia para que defina si se continúa el proceso con el proponente único o
se abre nuevamente el proceso. MANUAL DE CONTRATACIÓN Y COMPRAS Enero 19/11 GA-A-005
En el evento que la Junta Directiva decida continuar con el proponente único, se adelantará el siguiente procedimiento:
i. Según la naturaleza de la contratación se reemplazará el Presupuesto Oficial de la fórmula expuesta por el Presupuesto Tope (PT), que
corresponde al presupuesto oficial.
ii. Se calculará el PR según la fórmula expuesta.
iii. Obtendrá el mayor puntaje el proponente que más se acerque por debajo al 95% del PR o, si ninguna propuesta es menor al 95% del PR,
obtendrá el mayor puntaje la más cercana al 95% del PR. Las demás propuestas recibirán un puntaje según la siguiente fórmula:
PUNTAJE=M x [1-|PR-Pi|/PR]
Donde:
- M= Puntaje máximo asignado al factor precio
- PR= Presupuesto de referencia
- Pi= La propuesta del i-ésimo proponente que está siendo evaluado
Cuando en un proceso de contratación deban evaluarse factores distintos del precio para poder calificar a los proponentes, la fórmula se
ponderará por el porcentaje correspondiente al precio.
12.. Distribución porcentual de los aspectos considerados para calificación de ofertas CONSULTORIA PRECIO PLAZO FORMA DE
PAGO EQUIPO DE TRABAJO PROPUESTA
TECNICA ISO AFILIACION CCB
ASESORIA TECNICA 79.0% 0.0% 0.0% 10.0% 9.0% 1.0% 1.0% 100.0%
DISEÑOS 79.0% 5.0% 3.0% 8.0% 3.0% 1.0% 1.0% 100.0%
CALCULO Y DISEÑO 79.0% 5.0% 3.0% 8.0% 3.0% 1.0% 1.0% 100.0% INTERVENTORIA TECNICA Y
ADMINISTRATIVA 79.0% 0.0% 2.0% 9.0% 8.0% 1.0% 1.0% 100.0%
PRESUPUESTO 79.0% 2.0% 2.0% 8.0% 7.0% 1.0% 1.0% 100.0%
PROGRAMACIONES 79.0% 2.0% 2.0% 8.0% 7.0% 1.0% 1.0% 100.0% MANUAL DE CONTRATACIÓN Y COMPRAS
Enero 19/11 GA-A-005
TOPOGRAFIA 79.0% 0.0% 1.0% 12.0% 6.0% 1.0% 1.0% 100.0%
INSTRUMENTACION 79.0% 0.0% 1.0% 7.0% 11.0% 1.0% 1.0% 100.0%
CONTROL DE CALIDAD 79.0% 0.0% 1.0% 7.0% 11.0% 1.0% 1.0% 100.0% COMPRAS PRECIO PLAZO FORMA DE
PAGO EQUIPO DE TRABAJO PROPUESTA
TECNICA ISO AFILIACION CCB
SUMINISTRO DE
MATERIALES Y EQUIPOS 90.0% 3.0% 2.0% 0.0% 3.0% 1.0% 1.0% 100.0% SUMINISTRO E
INSTALACION DE MATERIALES Y EQUIPOS
85.0% 4.0% 4.0% 5.0% 0.0% 1.0% 1.0% 100.0%
ALQUILER DE EQUIPOS 95.0% 0.0% 3.0% 0.0% 0.0% 1.0% 1.0% 100.0% CONSTRUCCION PRECIO PLAZO FORMA DE
PAGO EQUIPO DE TRABAJO PROPUESTA
TECNICA ISO AFILIACION CCB
MANO DE OBRA 85.0% 4.0% 2.0% 9.0% 0.0% 0.0% 0.0% 100.0% CONSTRUCCION DE
ESTRUCTURAS DE CONCRETO
79.0% 1.0% 3.0% 5.0% 10.0% 1.0% 1.0% 100.0% CONSTRUCCION DE
ESTRUCTURAS METALICAS 79.0% 1.0% 3.0% 5.0% 10.0% 1.0% 1.0% 100.0% CONSTRUCCION DE
ACABADOS 79.0% 1.0% 3.0% 5.0% 10.0% 1.0% 1.0% 100.0% CONSTRUCCIONES DE
INSTALACIONES TECNICAS 79.0% 1.0% 3.0% 5.0% 10.0% 1.0% 1.0% 100.0%
CONSTRUCCION GENERAL 79.0% 1.0% 3.0% 5.0% 10.0% 1.0% 1.0% 100.0% MANUAL DE CONTRATACIÓN Y COMPRAS
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GUIA GENERAL PARA PROVEEDORES DE BIENES Y CONTRATISTAS DE LA CORPORACIÓN DE FERIAS Y EXPOSICIONES S.A. –
USUARIO OPERADOR DE ZONA FRANCA
1. INTRODUCCION
La Corporación de Ferias y Exposiciones S.A. Usuario Operador de Zona Franca, (en adelante Corferias), es una sociedad de
carácter privado cuyo objeto social es impulsar el desarrollo industrial y comercial a nivel regional, nacional e internacional y
estrechar los vínculos de amistad y cooperación de Colombia con la comunidad internacional, a través de la organización de ferias,
exposiciones y eventos nacionales e internacionales de carácter industrial, comercial, agropecuario o científico, generando contactos
cualificados entre oferentes y demandantes.
Corferias fue declarada ZONA FRANCA PERMANENTE ESPECIAL por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales mediante
la Resolución No 5425 de 2008, con lo cual accedió a todos los beneficios que la normatividad franca dispone para las empresas
que operan bajo este régimen, entre los cuales se encuentra las compras de bienes exentas de IVA a proveedores nacionales,
siempre que los mismos sean necesarios para el desarrollo de su objeto social.
Para los proveedores de bienes de Corferias esta constituye una oportunidad para mejorar su competitividad, pues al tener la
posibilidad de vender bienes exentos de IVA, podrán obtener los mismos beneficios de los exportadores pero sin necesidad de
efectuar trámites aduaneros o cambiarios, ni correr con los gastos y riesgos que implica la venta a clientes ubicados fuera del país.
Con el objeto de brindar una guía a nuestros proveedores ubicados en el territorio aduanero nacional para facilitar la operación de
venta de bienes, Corferias ha elaborado este documento en el cual se señalan los requisitos y procedimientos generales que
deberán cumplir dichos proveedores para cualquiera de las actividades comerciales que se adelanten con Corferias Bogotá.
Vale destacar que esta guía no aplica para los proveedores de servicios, en tanto la prestación de estos no tiene ninguna exención
en materia de impuesto sobre las ventas.
2. MARCO LEGAL MANUAL DE CONTRATACIÓN Y COMPRAS Enero 19/11 GA-A-005
Ley 1004 de 2005 Estatuto Tributario
Decreto 2685 de 1999, modificado por los Decretos 383 y 4051 de 2007
Resolución 5532 de 2008
3. DEFINICIONES PARA LA APLICACIÓN DE ESTA GUÍA
EXPORTACION DEFINITIVA: Se considera exportación definitiva, la introducción a zona franca permanente desde el territorio
aduanero nacional, de materias primas, partes, insumos y bienes terminados nacionales o en libre disposición, necesarios para el
normal desarrollo de su objeto social a favor del usuario operador o industrial de bienes y de servicios, siempre y cuando dicha
mercancía sea efectivamente recibida por el usuario correspondiente.
BIENES EXENTOS DE IVA: Son aquellos que causan el impuesto, pero se encuentran gravados a la tarifa cero (0); los productores
de dichos bienes adquieren la calidad de responsables con derecho a devolución, pudiendo descontar los impuestos pagados en la
adquisición de bienes y servicios y en las importaciones, que constituyan costo o gasto para producirlos y comercializarlos o para
exportarlos
FORMULARIO DE MOVIMIENTO DE MERCANCIAS EN ZONA FRANCA (FMMZF): Documento en el cual se
registra el detalle de
ingreso o salida de un bien de una Zona Franca. Este debe contener, entre otros: Descripción del bien, cantidad, posición
arancelaria, peso bruto, peso neto, valor FOB, valor CIF, país de origen, país de compra y otros que garanticen la debida
identificación al ingreso o salida de todos los bienes que se encuentran bajo el régimen de Zona Franca y un debido control posterior
por parte de la DIAN.
REGIMEN ADUANERO: Es el tratamiento aplicable a las mercancías sometidas al control y vigilancia de la autoridad aduanera,
mediante el cual se les asignan un destino aduanero específico de acuerdo con las normas vigentes. Los regímenes aduaneros son
importación, exportación y tránsito. MANUAL DE CONTRATACIÓN Y COMPRAS Enero 19/11 GA-A-005
TERRITORIO ADUANERO NACIONAL (TAN): Demarcación dentro de la cual se aplica la Legislación Aduanera; cubre todo el
Territorio Nacional incluyendo: el subsuelo, el mar territorial, la zona contigua, la plataforma continental, la zona económica
exclusiva, el espacio aéreo, el segmento de la órbita geoestacionaria, el espectro electromagnético y el espacio donde actúa el
estado colombiano, de conformidad con el Derecho Internacional o con las Leyes Colombianas a falta de Normas Internacionales.
USUARIO INDUSTRIAL: Es la calidad reconocida a Corferias para la prestación de Servicios de eventos, ferias y exposiciones al
interior xxx xxxxxxx declarado como Zona Franca Permanente Especial.
USUARIO OPERADOR: Es la calidad reconocida a Corferias para dirigir, administrar, supervisar, promocionar y desarrollar la Zona
Franca Permanente Especial.
VENTA LOCAL EXENTA DE IVA: Venta de materias primas, partes, insumos y bienes terminados desde el territorio aduanero
nacional a usuarios industriales de bienes o de servicios de Zona Franca o entre estos, siempre que los mismos sean necesarios
para el desarrollo del objeto social de dichos usuarios.
ZONA FRANCA PERMANENTE ESPECIAL: Es aquella donde opera una sola empresa la cual desarrolla actividades industriales
de bienes y de servicios bajo la administración de un usuario operador, en el marco de una normatividad especial en materia
tributaria, aduanera y de comercio exterior. Las mercancías ingresadas en estas zonas se consideran fuera del territorio aduanero
nacional para efectos de los impuestos a las importaciones y a las exportaciones.
4. BENEFICIOS PARA LOS PROVEEDORES DE BIENES
Los proveedores locales de Corferias se podrán beneficiar del tratamiento consagrado en el Estatuto Tributario para los
comercializadores de bienes exentos. Esta ventaja se concreta en los siguientes aspectos:
La posibilidad de solicitar a la DIAN la devolución en efectivo de los saldos a favor de XXX que se generan en sus declaraciones
bimestrales. Este saldo a favor se genera en el hecho de comercializar bienes exentos, es decir a una tarifa del 0%, de los cuales
el proveedor podrá descontar el IVA pagado en la adquisición e importación de bienes necesarios para producir y comercializar
dichos bienes. MANUAL DE CONTRATACIÓN Y COMPRAS Enero 19/11 GA-A-005
Este beneficio tributario tiene como fin que las empresas puedan aumentar su competitividad al poder disminuir el costo de venta
de sus productos.
Los proveedores de bienes de Corferias podrán lograr este beneficio sin efectuar ningún tipo de trámite aduanero ni cambiario
ante la DIAN o el Banco de la República, es decir, como una venta a cualquier otro residente en el país.
5. OPERACIONES DESDE EL TERRITORIO ADUANERO NACIONAL A CORFERIAS
Corresponde a las transacciones de venta de bienes que se efectúen por parte de proveedores ubicados en el resto del Territorio
Aduanero Nacional (TAN) a Corferias Bogotá.
La venta desde el TAN podrá realizarse bajo los siguientes esquemas:
Ventas exentas según literal f) artículo 481 del Estatuto Tributario se califican como bienes exentos, con derecho a
devolución de impuestos, las materias primas, partes, insumos y bienes terminados que se vendan desde el territorio aduanero
nacional a usuarios industriales de bienes o de servicios de Zona Franca o entre éstos, siempre que los mismos sean necesarios
para el desarrollo del objeto social de dichos usuarios. (Adicionado por la Ley 1004 de 2005, art. 7)
Ventas de bienes y Servicios Gravados con IVA: Es la introducción a Zona Franca Permanente de materias primas, partes,
insumos, bienes terminados o la prestación de servicios con la causación del impuesto a las ventas a la tarifa que le corresponda
al bien o servicio, que se requieren para el desarrollo de las actividades de la compañía pero no son necesarias para el
desarrollo de su objeto social.
Exportación: Se considera exportación definitiva, la introducción a zona franca desde el territorio nacional de materias primas,
partes, insumos y bienes terminados que se vendan desde el territorio aduanero nacional necesarios para el normal desarrollo
del objeto social de la compañía. En este caso, la venta se considera exenta de IVA de conformidad con lo establecido en el
literal a) del artículo 481 del E.T. MANUAL DE CONTRATACIÓN Y COMPRAS Enero 19/11 GA-A-005
A título informativo, Corferias suministrará a los proveedores el listado de bienes que requiere para el desarrollo de su objeto social
como usuario industrial de zona franca que pueden tratarse como exentas de IVA.
No obstante lo anterior, el único documento que soportará la transacción de ingreso de los bienes a la Zona Franca y su régimen
fiscal será el Formulario de Movimiento de Mercancías expedido por el Usuario Operador.
6. REGISTRO EN EL RUT COMO EXPORTADORES
Los proveedores que vendan bienes y servicios a Corferias bajo la modalidad de ventas local exenta o venta gravada con IVA no
tienen la obligación de registrarse en el RUT como exportadores, toda vez que de acuerdo con la normatividad vigente1 esta
operación no se considera una exportación y sólo se requiere el diligenciamiento y trámite del FMMZF sin que sea necesario realizar
ningún trámite ante la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales.
Los proveedores que vendan materiales de construcción a Corferias en su calidad de Usuario Operador, sí deberán actualizar su
RUT como exportadores, toda vez que el ingreso de estos bienes a la zona franca deberá efectuarse como una exportación, con el
trámite que más adelante se indica.
7. INFORMACION QUE SE DEBERA SUMINISTRAR EN LA COTIZACION
El proveedor deberá incluir en su cotización la descripción completa de los bienes a cotizar (número de serie, modelos y otros),
precios unitarios, forma de pago, tiempo de entrega, valor en pesos colombianos y correo electrónico de contacto.
De acuerdo con la información previamente suministrada por Corferias, se deberá indicar si la venta del bien se efectuara exenta o
gravada con IVA. En el caso de los servicios, en todos los casos estarán gravados con IVA.
1 Artículo 369 Resolución 4240 de 2000 modificado por el art. 4 de la Resolución 5532 de 2008 MANUAL DE CONTRATACIÓN Y COMPRAS
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8. INFORMACIÓN QUE DEBE CONTENER LA FACTURA DE VENTA
La factura de venta de bienes debe estar emitida a nombre de CORPORACION DE FERIAS Y EXPOSICIONES S.A. USUARIO
OPERADOR DE ZONA FRANCA y deberá incluir la siguiente información: NIT: Número de la orden de compra
Dirección: Descripción detallada, número de serie, modelos y otros Teléfono: Cantidad
Fax : Peso Bruto Peso Neto
Unidad de medida Valor unitario Valor total
Tarifa de IVA (Si es Exenta será 0%) Modalidad de venta:
Exenta según literal f) artículo 481 del estatuto tributario
Exenta según literal a) artículo 481 del estatuto tributario. Para el caso de
esta modalidad de venta, la factura comercial debe señalar la posición arancelaria para cada artículo.
IVA: Venta sin beneficio tributario
Toda la información comercial y tributaria que debe contener una factura de venta según Art. 617 E.T. y Ley 1231 de 2008
9. INEXISTENCIA DE OBLIGACIONES CAMBIARIAS MANUAL DE CONTRATACIÓN Y COMPRAS Enero 19/11 GA-A-005
Teniendo en cuenta que entre el proveedor ubicado en el TAN y Corferias Bogotá se realizaría una operación de compra-venta de
bienes entre dos compañías nacionales, dicha operación es considerada una transacción entre residentes que deberá pagarse en la
moneda funcional (pesos colombianos), que no genera ningún tipo de obligación en materia de cambios internacionales.
10. PROCEDIMIENTO PARA RADICACION DE FACTURAS
Este procedimiento se debe cumplir de acuerdo con el orden indicado a continuación:
a. El proveedor entrega los diferentes bienes con la factura original.
b. Corferias, en su calidad de usuario operador, recepciona la factura verificando las cantidades facturadas v.s. la cantidad recibida,
y devolverá la copia firmada y sellada.
c. Como soporte de la operación para efectos tributarios, el usuario operador entregará el FMMZF al proveedor al correo
electrónico suministrado en la cotización y/o factura; excepcionalmente se entregará el documento físico en la sede de la Zona
Franca.
11. INGRESO DE MERCANCÍAS A LA ZONA FRANCA
El vehículo transportador sólo deberá contener mercancía dirigida a Corferias, toda vez que éste será pesado a su ingreso a la zona
xxxxxx y al momento de su salida con el fin de establecer la correspondencia del peso de la mercancía entregada con el señalado en
la factura. Por lo anterior, los proveedores deberán advertir esta exigencia a sus empresas transportadoras.
Con el objeto de permitir el ingreso del vehículo, el transportador de las mercancías deberá entregar en la portería de Corferias
Bogotá la factura de compraventa y demás documentos soporte de la transacción, previamente suministrados por el proveedor.
12. DEVOLUCIONES DESDE CORFERIAS BOGOTÁ AL TAN MANUAL DE CONTRATACIÓN Y COMPRAS Enero 19/11 GA-A-005
Cuando un artículo proveniente del TAN, no cumpla con las especificaciones solicitadas, se procederá a realizar la devolución
correspondiente, para lo cual, el proveedor deberá realizar los procesos que se detallan a continuación:
La salida de los bienes sujetos a devolución estará sujeta al control por parte del Usuario Operador a través del FMMZF.
El proveedor emitirá y enviará una nota crédito para devoluciones parciales de mercancía en el término establecido por el
Usuario Operador.
Cuando la mercancía sea devuelta en su totalidad, no se requerirá la emisión de nota crédito debido a que no hubo recepción de
la mercancía por parte del Usuario Operador.
Las operaciones de devolución no requieren trámite ante la aduana.
13. VENTA DE SERVICIOS
La venta de servicios se llevará siguiendo las normas generales que aplican para los residentes en el país, por lo cual la facturación
deberá realizarse de acuerdo con el régimen impositivo que origine el tipo de servicio que se preste a Corferias Bogotá.
14. VENTAS DE MATERIALES DE CONSTRUCCIÓN
Teniendo en cuenta que estos bienes son necesarios para el desarrollo del objeto social de Corferias en su calidad de usuario
operador para la construcción de la infraestructura de la zona franca, los mismos se encuentran exentos de IVA.
Esta operación debe tratarse por parte del proveedor como una exportación a Zona Franca, de conformidad con el artículo 481 literal
a) del Estatuto Tributario, toda vez que al Usuario Operador de una Zona Franca no se le pueden efectuar ventas locales exentas de MANUAL DE CONTRATACIÓN Y COMPRAS
Enero 19/11 GA-A-005 IVA.
Los proveedores nacionales de materiales de construcción deberán encontrarse registrados en el RUT como exportadores ó
actualizar el RUT diligenciado el respectivo formulario a través de los servicios informáticos electrónicos de la DIAN o en forma
personal en los puntos de contactos habilitados. Para actualizar el RUT a exportador sólo debe:
- Modificar la casilla 53 ingresando el código 10 Usuario Aduanero.
- Ingresar en la casilla 54 el código 22 Exportador
- Y diligenciar los campos 55 al 58 que consecuentemente se habilitan.
Los proveedores deberán expedir la factura exenta de IVA, indicando que tal exención se efectúa de acuerdo con el literal a) del
artículo 481 del Estatuto Tributario, de tal forma que el usuario operador señale en el FMMZF que se trata de una exportación de
bienes.
No es necesario efectuar ningún trámite ante la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales y el trámite para el ingreso de los
bienes a la zona franca será el mismo que para las ventas locales señalado en los numerales 9, 10 y 11 de esta guía.
La condición de exportador no implica la existencia de ninguna carga tributaria ni obligación formal adicional ante la Dirección de
Impuestos y Aduanas Nacionales.
15. CONDICIONES GENERALES
En todos los despachos realizados a Corferias debe tenerse en cuenta lo siguiente:
Para despachar un bien o prestar un servicio el proveedor deberá contar con una orden de compra emitida por Corferias Bogotá. MANUAL DE CONTRATACIÓN Y COMPRAS
Enero 19/11 GA-A-005
Toda mercancía debe ser despachada con la factura original.
No se permitirá el ingreso a Corferias de mercancías en cuya transacción no se haya cumplido con todos los requisitos
señalados en esta guía.
16. VIGENCIA Y MODIFICACIONES
La presente guía regirá a partir de su divulgación y entrega a los proveedores de Corferias Bogotá. Las modificaciones realizadas a
esta serán notificadas a los proveedores en un lapso no mayor a treinta (30) días antes de su entrada en vigencia.
NOTA IMPORTANTE
Esta guía contiene los procedimientos que deben tener en cuenta los proveedores de Corferias para la venta e introducción de
bienes a las instalaciones del área declarada como Zona Franca y su contenido es meramente informativo con base en las normas
que regulan el régimen de zona franca.
Por lo tanto, Corferias no se hace responsable por la información suministrada ni por la aplicación de la legislación tributaria por
parte de los proveedores, la cual será de su exclusiva responsabilidad, para lo cual sugerimos contar con asesoría especializada.