ACTA DE LIQUIDACIÓN DEL (CONVENIO – CONTRATO) No. xxxxxxxxxx CELEBRADO ENTRE EL MINISTERIO DE AGRICULTURA Y DESARROLLO RURAL Y XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX

	FORMATO	VERSIÓN 4
	ACTA DE LIQUIDACIÓN DE CONVENIOS O CONTRATOS	F12-PR-GPC-01
		FECHA EDICIÓN 04-03-2019

ACTA DE LIQUIDACIÓN DEL (CONVENIO – CONTRATO) No. xxxxxxxxxx CELEBRADO ENTRE EL MINISTERIO DE AGRICULTURA Y DESARROLLO RURAL Y XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX

Entre los suscritos, XXXXXXXXXXXXXXXXX, mayor de edad y vecino (a) de Bogotá D.C., identificado (a) con la cédula de ciudadanía No. xxxxxxxxx de xxxxxxxxx, obrando en nombre y representación del Ministerio de Agricultura y Desarrollo Rural en su condición de Secretario(a) General, nombrado (a) mediante Decreto No. xxxxx del xx de xxxxxx de xxxxx y posesionado (a) como consta en el acta No.xxxxx del xx de xxxxxxxx de xxxx y en ejercicio de las facultades que le confiere la Resolución No. xxx de xxxxx, entre ellas de ordenador (a) del gasto, emanada del Despacho del Ministro de Agricultura y Desarrollo Rural, quien se denomina  EL MINISTERIO, y por la otra parte ( NOMBRE DEL CONTRATISTA – BENEFICIARIO, PROVEEDOR, EJECUTOR) con NIT xxxxxxxxxxxxxx (o cedula tratándose de persona natural), entidad (sin ánimo de lucro, de carácter nacional, departamental, municipal, gremial) (DEBERÁ DEFINIRSE SI HUBO CAMBIO DE RAZÓN SOCIAL Y CUANDO SE PRODUJO EL CAMBIO DE ACUERDO A LA INFORMACION QUE CONTENGA EL CERTIFICADO DE LA CAMARA DE COMERCIO) inscrita en la cámara comercio el (día) de (mes) de (año) bajo el N°xxxx del libro respectivo, representado (a) por XXXXXXXXXXX en su calidad de (Director, Gerente, representante legal) (DEBERA ACLARARSE SI ES EL MISMO REPRESENTANTE LEGAL QUE SUSCRIBIO EL CONTRATO, DE LO CONTRARIO DEBERÁ ESTABLECERSE CUANDO SE PRODUJO EL CAMBIO DE ACUERDO A LA INFORMACION QUE CONTENGA EL CERTIFICADO DE REPRESENTACION Y GERENCIA DE LA CAMARA DE COMERCIO), quien en adelante se denominará (CONTRATISTA – BENEFICIARIO, OPERADOR), partes intervinientes en el (CONVENIO- CONTRATO) No xxxxx hemos acordado suscribir la presente acta de liquidación, dentro del término prescrito en (la cláusula xxxx del Contrato – Convenio y en el artículo 11 de la ley 1150 de 2007), según el caso) , previa las siguientes:

CONSIDERACIONES:

1. INFORMACION GENERAL

No. CONTRATO O CONVENIO (fl. xx)		FECHA SUSCRIPCIÓN (fecha de suscripción)
OBJETO (Transcribir objeto) EN LOS CONTRATOS CIF INCLUIR: LA REFORESTACION Y MANTENIMIENTO DE XXX HECTAREAS DE LA ESPECIE XXXXXXXX SE REALIZARAN EN EL PREDIO DENOMINADO XXXXX DEL CUAL EL BENEFICIARIO ES XXXXXX (PROPIETARIO, ARRENDATARIO, COPROPIETARIO) EL CUAL SE ENCUENTRA UBICADO EN EL MUNICIPIO DE XXXXX, DEPARTAMENTO DE XXXXX, E IDENTIFICADO CON MATRICULA INMOBILIARIA No. Xxxxxxxxxxxxx
PARTES
CONTRATANTE
CONTRATISTA
VALOR (Cláusula XXXXX) EN LOS CONTRATOS CIF DEJAR ESTA ANOTACION : Indeterminado pero determinable al momento de su liquidación	$000000000
MINISTERIO	$000000000		Efectivo
(ENTIDAD – CONTRATISTA)	$000000000		(especie, efectivo, bienes y servicios)
VALOR TOTAL DEL CONTRATO:
REGISTRO PRESUPUESTAL	No. xxxxxxx		FECHA:
	RUBRO: xxxxxxxxxx
EN PROYECTOS CIF VISITA DE ELEGIBILIDAD (Folio xx)	Fecha:		QUIEN VISITA
EN PROYECTOS CIF COMUNICACIÓN ELEGIBILIDAD	OFICIO No.		Fecha xxxxxxx (Folio)

PLAZO: (Cláusula xxx): Indicar de acuerdo con la cláusula del contrato o convenio
Fecha de inicio:		(Indicar documento de perfeccionamiento: firma, garantía o acta de inicio y fecha)
Fecha final:		Indicar documento y fecha
PRORROGAS Y ADICIONES
Acta No. (xx) Comité de Administración (fl xx)		Indicar el término de prórroga o adición de valor
Acta No. (xx) Comité de Administración (fl xx)		Indicar el término de prórroga o adición de valor

GARANTIA: Para responder por el cumplimiento del (Contrato – Convenio), según lo pactado, ( el Contratista xxxx) constituyó garantía única con la Compañía de seguros XXXXXXXXXXXXXXXXX, así:
POLIZA No.	AMPARO	VALOR ASEGURADO	VIGENCIAS Fecha inicial	Fecha final	APROBAC POLIZA
xxxxxxxxxxxx (Fl.xx)	Nombre amparo	$0000000000	xx-xx-xxxx	xx-xx-xxxx	XXXXXX Folio xxx
xxxxxxxxxxxx (Fl.xx)	Nombre amparo	$0000000000	xx-xx-xxxx	xx-xx-xxxx	Xxxxxxx Folio xxx

(DEBE MANIFESTARSE SI POSTERIORMENTE SE CONSTITUYO ALGUNA MODIFICACION A LA POLIZA INICIAL Y CONSIGNAR LOS DATOS PERTINENTES EN UN CUADRO SIMILAR AL ANTERIOR)

2.- EJECUCIÓN TÉCNICA Y FINANCIERA

x.- SUPERVISORIA: fue ejercida por:

NOMBRE – IDENTIFICACIÓN	CALIDAD (Contratista – Empleado)	OFICIO DE DESIGNACIÓN
Xxxxxxxxxxxxxxxxxx	Xxxxxxxxxx	(Fecha) (Fl)

b.- Que mediante Acta No. xx del Comité Administrativo de (día) de (mes) de (año) (fl. xx), se aprueba el (Plan Operativo del mencionado Convenio) (Si procede).

(SE RELACIONARÁN LAS ACTAS DE COMITÉS ADMINISTRATIVOS, O DE SUPERVISIÓN, U OPERATVOS, DONDE SE HAYAN TOMADO DECISIONES QUE CAMBIEN LAS CONDICIONES DEL CONTRATO, REVELANDO LA SITUACION E INDICANDO NUMERO Y FECHA DE LA MISMA, Y FOLIO DONDE SE ENCUENTRA)

(EN LOS CASOS DE CONTRATOS CIF DEBERA INDICARSE VISITAS EFECTUADAS ENUNCIANDO FECHA Y RESULTADO DE LA MISMA Y EL FOLIO DEL RESPECTIVO INFORME).

c. Que de conformidad con la cláusula (xxxx) de INDEMNIDAD, pactada en el (Convenio – Contrato) No. xxxx, el MINISTERIO, no conoce, ni ha sido notificado que a la fecha de liquidación del (Convenio – Contrato mencionado) , exista reclamación por supuestos compromisos laborales ni de terceros por daños causados, derivados de las actividades desplegadas por uno de los contratistas, trabajadores o dependientes de (xxxxxxx- Nombre del Contratista) y que de existir, será la mencionada (Asociación – Empresa, etc.) quien se someterá a dicha cláusula.

d. Que en desarrollo de la ejecución del (Convenio- Contrato) No. xxxxxxx, no se adquirieron bienes con fondos aportados por el MADR de acuerdo al formato de relación de bienes de fecha (día) de (mes) de (xxxx), ( Fl. xx) suscrito por (xxxxxxxxxxxxxxxxx). (SI SE COMPRARON BIENES DEBERA INDICARSE ESTA SITUACION Y ADJUNTAR COMO PARTE INTEGRAL DE ESTA LIQUIDACION EL RESPECTIVO COMODATO O DOCUMENTOS DE REINTEGRO- TODO DE ACUERDO CON EL MANUAL DE ADMINISTRACION DE BIENES Y SEGUROS)

(ESTE NUMERAL APLICA UNICAMENTE PARA LOS CONTRATOS O CONVENIOS DONDE HUBO ADQUISICION DE BIENES) (DEBERA INDICARSE LA FECHA DEL FORMATO DE RELACION DE BIENES, LOS NOMBRES DE QUIENES SUSCRIBEN EL FORMATO, EL ACTA DE ENTREGA PROVISIONAL SI LA HUBO)

5. Que de conformidad con el reporte de pagos, expedido por la Subdirección Financiera, (Grupo de xxx ) en el informe de avance o final de supervisión técnica y financiera de fecha (dia) de (mes) de (año) (fl xx) el valor girado por EL MINISTERIO, respecto al (Convenio – Contrato) No. xxxxxx fue lo siguiente:

No PAGO	FECHA DE PAGO	VALOR PAGADO
No 1	xx-xx-xxxx	$0.000.000.000
No 2	xx-xx-xxxx	$0.000.000.000
No 3	xx-xx-xxxx	$0.000.000.000
No 4	xx-xx-xxxx	$0.000.000.000
VALOR TOTAL DESEMBOLSADO $ 0.000.000.000

EN CASO DE CONTRATOS CIF SE TRANSCRIBIRA LA TABLA CORRESPONDIENTE A LA EJECUCION FINANCIERA Y SE CITARA EL INFORME QUE LA CONTIENE INDICANDO LA FECHA DEL MISMO Y EL NUMERO DE FOLIO DONDE ESTA UBICADO DENTRO DEL EXPEDIENTE CONTRACTUAL. AÑADIR UN LITERAL QUE DIGA:

Que de conformidad con el numeral 1.7 del Manual Operativo vigente a la fecha del perfeccionamiento del contrato, los mantenimientos “(…) se liquidaron con los valores vigentes al año en el cual se realizaron las diferentes laborales silvícolas a la plantación”

RESUMEN

	DEBE	HABER
Valor aportado por el Ministerio	$0..000.000.000
Valor aportado en especie por xxxxx	$000.000
Valor aportado en bienes xxxxx	$0.000.000.000
Valor ejecutado por el Ministerio		$0..000.000.000
Valor ejecutado por el xxxxx		$000.000
Valor reintegrado		$000.000
SUMAS IGUALES	$0.000.000.000	$0.000.000.000

EN LOS CASOS DE CONTRATOS CIF DEBERA INDICARSE EL VALOR FINAL DETERMINADO PARA EFECTOS DE XXXXX XX XXXXXXX CON FINAGRO E INDICARSE SI HAY SALDOS PENDIENTES A CANCELAR.

NOTA: (EN LOS CASOS QUE APLIQUE)

Nota1: De lo anterior se concluye que lo ejecutado con los recursos del Ministerio ascendió a la suma de $00000000000 (y lo no ejecutado sumó $00000000) (si se dio esta circunstancia) de lo cual:

• El saldo no ejecutado y pagado, a saber: $00000000, fue consignado a la Dirección xxx Xxxxxx Nacional como se certifica en informe de avance o final de Supervisoría técnica y financiera del (xx) de (mes) de (año) y se constata con documento del Banco (nombre) de fecha (día) de (mes) de (año) por la suma mencionada (folio XX). (ESTA NOTA EN CASO DE DEVOLUCION DE DINEROS NO EJECUTADOS, DONDE DEBERA EXPLICARSE Y JUSTIFICARSE LAS RAZONES DE NO EJECUCIÓN DE LOS RECURSOS.)

• La suma de $xxxxxxxxxx no fue desembolsada por el Ministerio. Con respecto a esta suma, se evidencia en la carpeta del convenio un documento (folio xx) (DEBE EXPLICARSE POR PARTE DE LOS SUPERVISORES, EN FORMA CLARA Y PRECISA, LA RAZÓN POR LA CUAL NO SE REALIZÓ EL DESEMBOLSO).(ESTA NOTA SOLO EN CASO DE SUCEDER ESTE HECHO)

Nota 2: Los rendimientos financieros generados por la suma de XXXXXXXXXXXXXXXXXX PESOS M/CTE. ($xxxxxxxxxxx), fueron consignados a la Dirección xxx Xxxxxx Nacional, según consta en (informe de avance o final de Supervisoría Técnica y Financiera o Informe final de liquidación) de (dia) de (mes) de (año), (al cual anexan los soportes correspondientes de consignaciones). (folio xx). (SOLO EN CASO DE SUCEDER ESTE HECHO)

5. Que de acuerdo a la certificación de (día) de (mes) de (xxxx), suscrita por (el revisor fiscal o Gerente) de xxxxxxxxxxxxx) con respecto al Sistema de Seguridad Social Integral y Parafiscales, (certifica o manifiesta) que: “xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx.”

5. (SI ES DEL CASO) Que respecto a los contratos derivados del (Convenio- Contrato) No. xxxxxxx, (EL CONTRATISTA- BENEFICIARIO nombre), allegó copias de actas de liquidación, y una certificación suscrita por (nombre de la persona y cargo), señalando que se encuentran x XXX Y SALVO con los contratos derivados de la ejecución del (Convenio – Contrato) No.xxxxxxx.

5. Que los supervisores en su Informe de Avance o Final técnico y financiero de (día) de (mes) de (año) (fl xxx) )(avalado por xxxxxxxx EN CASO DE ESTAR AVALADO) y respecto al cumplimiento del Convenio en mención reseñaron:

Técnicas:

“xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx”.

Financieras:

“xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx”

5. Que de conformidad con la Certificación de Cumplimiento del (día) de (mes) de (año), suscrita por la supervisión del (Convenio- Contrato) No.xxxx se certifica que: “xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx”

5. Que mediante memorando No. xxxxxxxxxx de (dia) de (mes) de (año), (fl. xx) procedente de (área, dirección, oficina que produjo el memorando) se solicita al Grupo de Contratación proceder a realizar la liquidación del (Convenio- Contrato) No. xxxxxxxx, el que fue repartido al abogado el día (xx) de (mes) de (xxxx).

(EN CASO DE DEVOLUCION POR NO ENTREGA DE DOCUMENTOS O REQUISITOS NECESARIOS PARA REALIZAR LA LIQUIDACION DEBERA INDICARSE EL MOTIVO DE DEVOLUCION, NUMERO DE MEMORANDO Y FECHA DEL MISMO, ASI COMO LA RESPUESTA CON LOS DATOS INDICADOS ANTERIORMENTE).

5. Que hacen parte de la presente Acta de Liquidación además de las carpetas del expediente contractual, la documentación allegada por los supervisores, así:

• Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx

• Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx

• Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx

• Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx

• Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx

• Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx

4.- OBSERVACIONES Y/O SALVEDADES: En caso de no haberlas, señale NINGUNA. (EN CASO DE EXPRESARSE SALVEDADES LAS MISMAS DEBEN SER CLARAS Y ESPECÍFICAS

5.- CONSIDERACIONES FINALES

Que de conformidad a la normatividad vigente resulta lógico que al finalizar el contrato la respectiva entidad pública debe tener certeza del presupuesto que fue efectivamente invertido en la ejecución de aquél, lo que se logra con el acta de liquidación y basados en los respectivos informes presentados y suscritos por la Supervisoría.

Que la jurisprudencia ha venido considerando que en virtud del principio de responsabilidad y fruto de la autonomía de la voluntad que caracteriza a los contratos estatales dentro de la concepción de la Ley 80 de 1993, las partes pueden liquidar el contrato de común acuerdo o la administración de manera unilateral hasta el vencimiento del término de caducidad que es dos años contados a partir del vencimiento del término indicativo.

Que el Consejo de Estado Sala de Consulta, radicado 1230 del 1º de Diciembre de 1999 manifestó: “dentro de una interpretación finalista del estatuto de Contratación Administrativa, y de las normas de derecho común, no debe aceptarse a la luz de la lógica jurídica que un contrato quede sin posibilidad de liquidarse y de conocerse la realidad económica de los extremos contratantes […]”, todo sin perjuicio de la responsabilidad disciplinaria y aún penal que pudiere deducirse a los servidores públicos por sus omisiones.

Que las partes de conformidad con la anterior consideración determinaran de forma autónoma e independiente las acciones a que hubiere lugar contra los funcionarios públicos que por omisión no cumplieron con las obligaciones derivadas de este contrato y su liquidación.

Dados los anteriores planteamientos, los representantes de las partes contratantes y en cumplimiento de su obligación legal de liquidar los contratos, aún fuera del término establecido en el contrato, pero conservando aún su competencia para hacerlo y asumiendo de buena fe que los informes presentados por los supervisores que en su momento ejercieron las funciones de acuerdo a la designación efectuada, corresponden a la realidad de lo ejecutado,

ACUERDAN

CLÁUSULA PRIMERA: Liquidar conforme a las consideraciones expuestas, el (Convenio- Contrato) No. xxxxxxxx suscrito por EL MINISTERIO DE AGRICULTURA Y DESARROLLO RURAL Y XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX.

CLÁUSULA SEGUNDA: Las partes aceptan irrevocablemente el balance contenido en el presente documento, basados en el informe de avance o final de supervisión técnica y financiera de (día) de (mes) de (año) y declaran Liquidado el (Convenio -Contrato) No xxxxx de (fecha). (EN CASO DE EXPRESARSE SALVEDADES LAS MISMAS DEBEN SER CLARAS Y ESPECIFICAS Y ENTONCES SE DIRA QUE LA LIQUIDACION ES PARCIAL Y CUBRE AQUELLOS ACUERDOS EN QUE NO HUBO SALVEDADES).

CLÁUSULA TERCERA: El Representante legal de (CONTRATISTA – BENEFICIARIO - OPERADOR), al suscribir la presenta acta manifiesta expresamente que durante la ejecución de actividades inherentes al cumplimiento del Convenio, no hubo acciones por parte de sus empleados, contratistas y cualquier otro dependiente, que hubiera causado daños a terceros ni responsabilidades laborales insatisfechas, que supuestamente ocasionaran afectación al seguro de cumplimiento- amparo de pago de salarios, prestaciones sociales legales, e indemnizaciones laborales; de presentarse alguna reclamación originada en actuaciones u omisiones durante la ejecución del (Convenio -Contrato) No. xxxxxxxx librará al MINISTERIO de cualquier responsabilidad, conforme a la indemnidad pactada en el convenio.

CLÁUSULA CUARTA.- La liquidación efectuada y acordada mediante la presente acta, constituye el balance definitivo de la terminación del vínculo contractual y la manifestación escrita de las partes de encontrarse x XXX Y SALVO. (EN CASO DE SALVEDADES SE AGREGARA: EXCEPTO LAS SALVEDADES DESCRITAS EN EL PUNTO XXX QUEDANDO EL CONTRATISTA O CONTRATANTE EN LIBERTAD DE INICIAR LAS ACCIONES LEGALES PERTINENTES).

EN CASO DE ADEUDARSE ALGUN SALDO AL CONTRATISTA ESTE HECHO DEBE ESTAR INDICADO EN LA PARTE CONSIDERATIVA Y DESPUES DE LAS PALABRAS PAZ Y SALVO SE DIRA “una vez sea efectuado el desembolso por valor de XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX ($XXXXXX) a favor del beneficiario, para lo cual la presente acta presta merito ejecutivo.

CLÁUSULA QUINTA: Teniendo en cuenta que LAS PARTES no presentan observación o reparo alguno a los términos de la presente acta, renuncian a toda acción o reclamación posterior derivada o que tenga relación con el (Convenio – Contrato) No. xxxx que se termina y liquida mediante el presente documento.

(SI HAY SALVEDADES SE DIRA: LAS PARTES RENUNCIAN A TODA ACCION O RECLAMACION POSTERIOR EN QUE HAYAN ESTADO DE ACUERDO RESPECTO DEL CONVENIO O CONTRATO No. XXXXXXX).

CLÁUSULA SEXTA.- Copia de la presente acta será remitida al área financiera del Ministerio para los ajustes presupuestales si a ello hubiere lugar

CLÁUSULA SEPTIMA: (OPCIONAL SI SE DAN LAS CIRCUNSTANCIAS) El MADR remitirá copia de la presente acta y anexos pertinentes a las autoridades competentes para que inicien las investigaciones a que haya lugar

CLÁUSULA OCTAVA.- Culminado el término de vigencia de los amparos de la póliza de cumplimiento, la Entidad llevará a cabo el cierre del expediente contractual, en cumplimiento de lo establecido en el artículo 2.2.1.1.2.4.3. del decreto 1082 de 2015.

Se firma a los,

POR EL MINISTERIO,

NOMBRE

SECRETARIO (A) GENERAL

POR EL CONTRATISTA

[NOMBRE DEL CONTRATISTA O REPRESENTANTE LEGAL]

Proyectó acta: (Persona que ejerce supervisión o esta designada para ello)

Xx.Xx.: (Nombre Coordinador o Director según el caso)

Ajustó: (Nombre delegado Grupo Contratación)

Reviso: (Nombre Coordinadora Grupo Contratación)

Xx.Xx. (Nombre)

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