LINEAMIENTOS PARA REALIZAR LA LIQUIDACIÓN DE LOS CONTRATOS Y/O CONVENIOS CELEBRADOS POR INDEPORTES ANTIOQUIA

LINEAMIENTOS PARA REALIZAR LA LIQUIDACIÓN DE LOS CONTRATOS Y/O CONVENIOS CELEBRADOS POR INDEPORTES ANTIOQUIA

Código de la dependencia: 50000

Ciudad y fecha: Medellín, 30 xx xxxxx de 2024

PARA: Subgerentes, supervisores, servidores públicos y contratistas

ASUNTO: Liquidación contratos y/o convenios

Cordial saludo,

Con el propósito de definir lineamientos y de continuar mejorando los procesos de la entidad, la Oficina Asesora Jurídica, en su función de líder del proceso de contratación, considera pertinente emitir recomendaciones para la liquidación de los contratos y/o convenios celebrados por INDEPORTES ANTIOQUIA, así:

A. LIQUIDACIÓN DE LOS CONTRATOS Y/O CONVENIOS

La liquidación es el procedimiento a través del cual, una vez concluido el contrato y/o convenio, las partes cruzan cuentas respecto de las obligaciones contractuales, con el fin de determinar si están x xxx y salvo o si existen obligaciones por cumplir y la forma en que deben ser cumplidas.

B. TRÁMITE APLICABLE A LA LIQUIDACIÓN DE LOS CONRATOS Y/O CONVENIOS

El trámite aplicable a la liquidación de los contratos y/o convenios estatales se encuentra descrito en el artículo 11 de la Ley 1150 de 2007, así:

(i) Serán objeto de liquidación los siguientes contratos:

• Los contratos de tracto sucesivo.

• Aquellos contratos cuya ejecución o cumplimiento se prolongue en el tiempo.

• Los demás que lo requieran.

Aunque no exista una norma que determine el alcance del último de los eventos, la Entidad puede definir en cada caso concreto si un contrato requiere liquidación o no con arreglo a criterios de naturaleza, objeto y plazo del contrato, relevancia de este o posibilidad de que se puedan presentar diferencias respecto de la ejecución

El Estudio previo, el pliego de condiciones o el contrato puede definir el plazo para efectuar la liquidación del contrato de mutuo acuerdo, si no quedó establecido el plazo en dichos documentos, el artículo 11 de la Ley 1150 de 2007 establece un plazo para la liquidación del contrato y/o convenios de común acuerdo.

Este plazo es mínimo de cuatro meses, contados desde (i) el vencimiento del plazo previsto para la ejecución del contrato, (ii) la expedición del acto administrativo que ordene la terminación del contrato o (iii) la fecha del acuerdo que disponga la terminación del contrato

La competencia para la liquidación del contrato está en cabeza del respectivo contratante que suscribió el contrato o quien se encuentre delegado para ello, sin embargo, corresponderá al Supervisor del contrato proyectar los documentos tendientes a la terminación y liquidación.

Al respecto cabe señalar que, de acuerdo con lo establecido en la Resolución No. S 2022000772 de fecha 02 de diciembre de 2022, los contratos que hayan sido celebrados por las Subgerencias de la entidad deberán ser liquidados por estas. Así mismo, los contratos que se encuentren en ejecución deberán ser igualmente liquidados por la Subgerencia respectiva, sin embargo, corresponderá al supervisor del contrato proyectar los documentos tendientes a la terminación y liquidación de este.

En ningún caso la Entidad dejará vencer los plazos para la liquidación de los contratos, so pena de perder la competencia para ello.

C. CAUSALES DE LIQUIDACIÓN DE LOS CONTRATOS

En los contratos objeto de liquidación, la Entidad debe proceder al trámite de liquidación cuando se produce alguno de los siguientes eventos:

• Terminación del plazo de ejecución del contrato.

• Modificación Unilateral: Si la modificación altera el valor del contrato en más del 20% y el contratista renuncia a continuar su ejecución.

• Declaratoria de caducidad del contrato.

• Nulidad absoluta del contrato.

• Terminación anticipada de mutuo acuerdo

D. LIQUIDACIÓN DE CONTRATOS DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS Y APOYO A LA GESTIÓN.

En la Entidad no será obligatoria la liquidación de los contratos de prestación de servicios y de apoyo a la gestión, conforme a la previsión expresa en tal sentido del artículo 217 del decreto 019 de 2012.

Para la terminación y cierre de los expedientes contractuales se seguirá el procedimiento interno establecido.

E. EXIGIBILIDAD DE LAS GARANTIAS

En caso de no darse la liquidación dentro de los cuatro (4) meses siguientes a la terminación del contrato, la entidad podrá solicitar al contratista la ampliación de las vigencias de las garantías.

La entidad a través de la Oficina Asesora Jurídica realizará la verificación de las garantías que debe cumplir el contratista o asociado con posterioridad a la extinción del plazo contractual, como la estabilidad de la obra, calidad del bien o del servicio, pago de salarios, prestaciones sociales e indemnizaciones laborales, entre otras, pero para ello, el supervisor del contrato y/o convenio debe informar a la Oficina Asesora Jurídica que las pólizas están registradas en SECOP II para realizar la respectiva revisión y aprobación.

F. OBLIGACIONES POSTERIORES A LA LIQUIDACIÓN DE LOS CONTRATOS

Vencidos los términos de las garantías de calidad, estabilidad, o las condiciones de disposición final o recuperación ambiental de las obras o bienes, la Entidad debe dejar constancia del cierre del expediente contractual, para ello, desde la respectiva dependencia en cabeza del supervisor y la interventoría del contrato deberán remitir al Centro de Administración de Documentos y Archivo CADA el Acta de Cierre y Archivo para su publicación para incorporar en el expediente del contrato y así mismo remitir a la aseguradora para establecer los términos de la garantía de estabilidad de la obra, de ser el caso.

G. SALVEDADES DE LA LIQUIDACION

El artículo 11 de la ley 1150 de 2007 permite a los contratistas efectuar salvedades a la liquidación por mutuo acuerdo, y en este evento la liquidación unilateral solo procederá en relación con los aspectos que no hayan sido objeto de acuerdo.

En esas condiciones, el efecto que produce la inclusión de salvedades en el acta de liquidación bilateral consiste en restringir los asuntos respecto de los cuales tanto el contratista como la Entidad pueden reclamar posteriormente por vía judicial.

La inclusión de salvedades en el acta de liquidación no implica el reconocimiento por parte de la Entidad de los derechos o las situaciones a las que se refieren tales salvedades, sino que ellas reflejan los asuntos respecto de los cuales las partes no llegaron a un acuerdo.

Las salvedades que se hagan en el momento de la liquidación bilateral deben ser concretas y específicas, es decir que deben versar sobre puntos determinados de la liquidación que no se comparten, por lo tanto, la salvedad no puede ser genérica, vaga e indeterminada.

H. EFECTOS DE LA LIQUIDACIÓN.

(i) El acto de liquidación del contrato presta mérito para su cobro coactivo y constituye un título ejecutivo siempre que en ella conste una obligación clara, expresa y exigible según lo disponen el numeral 3 del artículo 99 y el numeral 3 del artículo 297 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo.

(iii) De acuerdo con lo anterior, el cobro de los saldos que consten en el acto de liquidación a favor de la Entidad o del contratista deben realizarse mediante un proceso ejecutivo ante la jurisdicción contenciosa administrativa.

(ii) El acta de liquidación de mutuo acuerdo que no contiene salvedades es una expresión de las partes de que el contrato ha sido terminado y que se ha dado cabal cumplimiento de las obligaciones que se encontraban estipuladas. Una vez liquidado el contrato sin salvedades, las partes no pueden alegar los mismos hechos en los que constan los acuerdos del acta de liquidación.

(iv) El acta de liquidación de común acuerdo constituye un negocio jurídico contentivo de la voluntad de las partes que goza de la presunción de legalidad y es vinculante para ellas, por tanto, solo puede ser invalidado por algún vicio del consentimiento: error, fuerza o dolo.

Finalmente, cabe mencionar que es necesario exigir al contratista la presentación de los soportes de la ejecución del contrato de acuerdo con lo estipulado en los documentos precontractuales y contractuales y la necesidad de presentar los soportes para la legalización del reintegro de dineros a favor de Indeportes.

SANTIAGO TORO SIERRA

Jefe de la Oficina Asesora Jurídica

	NOMBRE	FIRMA	FECHA
Proyectó	Xxxxx Xxxxxx Xxxxx Xxxxxx	<.. image(Texto Descripción generada automáticamente con confianza media) removed ..>	30/04/2024
Revisó:	Xxxxxxx Xxxxxxxxx Xxxxxx Xxxxxxxx		30/04/2024
Los arriba firmantes declaramos que hemos revisado el documento y lo encontramos ajustado a las normas y disposiciones legales vigentes y, por lo tanto, bajo nuestra responsabilidad lo presentamos para firma.