TÉRMINOS DE REFERENCIA
TÉRMINOS DE REFERENCIA
1. INFORMACIÓN GENERAL
Nombre Proyecto | Área de Ambiente y Energía del PNUD |
Título Contratación | |
Tipo de contrato | Asistente Administrativo(a) Financiero(a) de Proyectos |
Ubicación | Quito - Ecuador |
Duración | 12 meses |
Nivel | SB3 |
2. ANTECEDENTES DEL PROYECTO Y JUSTIFICATIVO:
El Programa de las Naciones Unidas para el Desarrollo (PNUD) ayuda al país a fortalecer sus capacidades para enfrentar los desafíos medioambientales y de energía a nivel nacional y de la comunidad, buscando y compartiendo las mejores prácticas, proporcionando una política de asesoría innovadora y relacionando a los socios mediante proyectos que ayudan a las personas a construir modos de vida sostenibles.
El PNUD implementa sus líneas de acción a través de proyectos y programas de apoyo a diferentes carteras de estado, en colaboración al cumplimiento de la planificación nacional para el desarrollo sostenible. Estos proyectos, que enfocan sus acciones en Desarrollo Sostenible, Biodiversidad, Calidad Ambiental, Cambio Climático y Energía cuentan con sus propias unidades de proyecto y espacios de gobernanza establecidos.
A fin de agilizar el ritmo de implementación de dichos programas y proyectos, el PNUD requiere contratar un/a Asistente Administrativo(a) Financiero(a) de Proyectos.
La función de esta posición será la de apoyar, resolver y gestionar las solicitudes emitidas por los proyectos y programas al PNUD, a fin de asegurar que la ejecución de las actividades se realicen a tiempo, cumpliendo con la planificación. Además, se destaca un fuerte componente de capacitación en procesos, normas y procedimientos del PNUD. El/la Asistente trabajará en coordinación con las Unidades de Proyecto y las diferentes áreas del PNUD.
3. OBJETIVO DE LA CONTRATACIÓN
Brindar soporte en las actividades enfocadas al éxito en el flujo de los procesos administrativo: procesos de selección, contratos, solicitudes de pagos, liquidación de viáticos según lo requerido por los proyectos.
Proveer apoyo en el manejo y monitoreo administrativo y financiero de los proyectos del área de ambiente y energía asegurando estándares de alta calidad, exactitud y consistencia con un enfoque orientado al cliente y de acuerdo a las normas y procedimientos del PNUD.
4. RESPONSABILIDADES:
Actividades administrativas:
• Actuar como enlace administrativo entre los socios implementadores, PNUD y los proyectos.
• Brindar asesoría y capacitación constante a las Unidades de Proyectos respecto a las normas y procedimientos administrativos PNUD.
• Verificar que las solicitudes de pago, contratos, órdenes de compra, anticipos y liquidación de viáticos sean correctamente presentadas con los debidos respaldos y se tramiten de manera oportuna.
• Gestionar firmas de respaldos y autorizaciones necesarias por parte de los socios implementadores y PNUD.
• Coordinar y apoyar a los asistentes y coordinadores de proyectos para sacar adelante requerimientos administrativo-financieros de PNUD y hacer seguimiento a su resolución exitosa.
• Con el apoyo de los/as asistentes administrativos de los proyectos, brindar soporte en las actividades administrativas y operativas relacionadas a funciones diarias como organización, logística de seminarios, talleres, viajes y manejo de correspondencia.
• Apoyar el proceso de cierre administrativo de los proyectos, cumpliendo con las normas o políticas de PNUD.
• Mantenimiento de un sistema de archivo digital y físico con documentación relevante de los proyectos
Actividades financieras:
• Provisión de información para formulación de planes de trabajo y presupuestos.
• Apoyo en revisiones presupuestarias para baja o incremento de techo, ajustes anuales y/o nuevas contribuciones de donantes.
• Análisis y seguimiento de recuperación de costos de acuerdo a cada donante.
• Extracción de datos financieros desde diferentes fuentes y plataformas.
• Búsqueda y preparación de datos estadísticos desde fuentes internas y externas, preparación de gráficos estadísticos, tablas y reportes.
• Control de los documentos habilitantes para pagos, preparación de la documentación para pagos y reportes financieros para proyectos NIM/DIM; procesamiento de PO’s y vouchers para proyectos.
• Control y seguimiento de transacciones, asegurando que están registradas correctamente y posteadas en Atlas en conformidad con el sistema de control de gastos.
• Toma de acciones correctivas en registro erróneo de datos en Atlas.
• Apoyar el proceso de cierre financiero de los proyectos, cumpliendo con las normas o políticas de PNUD.
• Entrega de insumos para informes, incluyendo informes para donantes.
5. PERFIL PROFESIONAL:
Formación Profesional:
• Título de Tercer Nivel en Administración de Empresas, Economía, Negocios Internacionales, Finanzas y/o Contabilidad.
Experiencia profesional:
• Mínimo 3 años de experiencia relevante en temas administrativos financieros.
• Experiencia demostrada en el manejo de base de datos y software financiero.
Competencias:
• Habilidad para analizar variedad de datos, identificar y ajustar discrepancias, identificar y resolver problemas operativos.
• Habilidad para manejar una alta carga de trabajo.
• Trabajo en equipo.
• Enfoque orientado al cliente y resolución proactiva de problemas.
• Demuestra apertura al cambio.
• Responde positivamente a la retroalimentación y puntos de vista diferentes.
Otros conocimientos y capacidades:
• Alto conocimiento de software office (MS Word, Excel, PPT).
• Nivel alto del idioma inglés.
6. COORDINACIÓN / SUPERVISIÓN:
Esta posición reporta a la Responsable del Área de Ambiente y Energía y a la Asociada de Programa en el ámbito administrativo -financiero, quien a la vez será responsable de aprobar los informes trimestrales de avance y desempeño.
7. MODALIDAD DE CONTRATACIÓN, FORMA DE PAGO Y DURACIÓN:
El contrato tiene un tiempo de doce (12) meses a tiempo completo y será suscrito por el PNUD. Este tipo de contrato incluye un seguro personal de salud y vida.
La persona contratada será responsable de las obligaciones tributarias que el contrato genere y, del pago de afiliación voluntaria al IESS (con fines de jubilación). El PNUD no es agente de retención de impuestos.
La persona contratada recibirá un honorario mensual, de acuerdo al presupuesto estipulado en el Proyecto, previa presentación de factura, documento que certifique el pago al IESS.
Los gastos que impliquen movilización, hospedaje y alimentación, de acuerdo a las actividades y requerimientos del Proyecto, serán cubiertos por este.
8. LUGAR DE TRABAJO
E/la contratista deberá desarrollar su trabajo en las oficinas del PNUD en Quito, en el Área de Programa en un horario regular de 8 horas diarias.
9. CONFIDENCIALIDAD
El contratado conviene en que toda la información que llegue a su conocimiento en razón de la ejecución de su contrato, será considerada confidencial o no divulgable. Por lo tanto, estará prohibida su utilización en beneficio propio o de terceros o en contra del dueño de tal información. El incumplimiento de esta obligación será causal para dar por terminado el contrato de servicios, y quedará a criterio de la parte afectada el iniciar las acciones correspondientes por daños y perjuicios.
El/la Asistente Administrativo(a) Financiero(a) queda expresamente prohibido de reproducir o publicar la información del proyecto materia del contrato, incluyendo coloquios, exposiciones, conferencias o actos académicos, salvo autorización por escrito del PNUD.
Los productos generados bajo este tipo de contrato no podrán ser difundidos y/o socializados.