Contract
1. OBJETIVO
Verificar la correcta aplicación del procedimiento de selección del contratista mediante la modalidad de Selección Directa, conforme a las condiciones espe- ciales (causales) del Art. 13 del Estatuto de Contratación vigente (Acuerdo 058 de 2021), reglamentado en el Art. 04 de la Resolución No. 010 de 2022 con el que se definen los requisitos exigidos.
2. ALCANCE
Este procedimiento de selección aplica cuando se justifique por lo menos una de las condiciones especiales establecidas en los numerales del Art. 13 del Estatuto de Contratación; en observancia del principio de selección objetiva.
3. LÍDER DEL PROCEDIMIENTO:
Jefe Oficina de Contratación
4. REFERENCIAS NORMATIVAS Y DOCUMENTALES
Ver normograma
5. DEFINICIONES
PUBLICACIÓN: Hacer que un documento (texto, audio, video) sea visible desde el link del sistema de contratación del sitio web y/o medios de comunicación. VEEDURÍAS CIUDADANAS: O r g a n i z a c i o n e s q u e r e a l i z a n a c o m p a ñ a m i e n t o en el desarrollo y ejecución de los diferentes procesos contractuales de la Universidad, por parte de la población beneficiaria o la comunidad Universitaria.
COMITÉ ASESOR DE CONTRATACIÓN: Es el grupo de naturaleza consultiva y asesora, creado y reglamentado por el rector de la universidad conforme al artículo 10 del Estatuto de Contratación, responsable de realizar las recomendaciones y emitir los conceptos de carácter académico, administrativo y/o técnico, necesarios para la toma de decisiones en materia de contratación de acuerdo con la solicitud expresa del ordenador del gasto.
SELECCIÓN PRIVADA DE OFERTAS: Se refiere a una de las cinco (5) modalidades de contratación de la Universidad Surcolombiana, la cual deberá cumplir al menos con una de las 19 causales establecidas en el Art. 13 del Estatuto de Contratación vigente (Acuerdo 058 de 2021), reglamentado en el Art. 4de la Resolución No. 010 de 2022.
DELEGACIÓN DEL GASTO: El rector tiene la facultad de delegar su competencia contractual (Selección de contratistas, adjudicar y celebrar contratos y convenios) con el fin de garantizar eficiencia de las actividades contractuales en los Vicerrectores hasta seiscientos (600) SMLMV, Decanos(as): hasta seiscientos (600) SMLMV, será sometida al régimen establecido en la normatividad vigente; el Rector podrá reasumir la competencia en cualquier tiempo. ESTUDIOS PREVIOS: Cualquier tipo de contrato o convenio que requiera celebrar la Universidad, requerirá la elaboración de un estudio previo el cual deberá estar acompañado de todos los documentos requeridos como soporte al mismo de conformidad con el artículo anterior y deberá contener como mínimo lo siguiente: a. Descripción de la necesidad que pretende satisfacer con la contratación. b. Descripción del objeto a contratar, tipo de contrato, plazo, forma de pago, obligaciones y cláusulas especiales a tener en cuenta. c. Descripción del alcance del objeto a contratar, de las especificaciones técnicas y/o características y condiciones exigibles. d. Según la naturaleza del contrato, un análisis de las condiciones económicas del contrato que puede incluir, los precios xx xxxxxxx, el presupuesto, sistema de precios, impuestos, tasas y contribuciones o gravámenes en general, así como la determinación de los
costos por ajustes e imprevistos. e. Según la naturaleza del contrato, una indicación y verificación de los permisos, licencias, planos, diseños y autorizaciones requeridas y demás requisitos que contemple la legislación, así como de los responsables de realizar los trámites necesarios para obtenerlos. f. La modalidad, los amparos, el valor asegurado y la vigencia de las garantías y/o seguros para la celebración del contrato, teniendo en cuenta la naturaleza del contrato, su objeto, los riesgos que se deban cubrir y/o la forma de ejecución de las prestaciones a cargo de cada una de las partes. g. Justificación de la procedencia y determinación del porcentaje que pretenda entregarse a título de pago anticipado o anticipo. Cada una de las dependencias donde surja la necesidad será la responsable de la elaboración de los respectivos estudios previos y para su trámite deberán ir firmados por el titular o Jefe de la Dependencia que los elabora, sin perjuicio de las demás firmas de los profesionales que intervinieron elaboración y que el titular o jefe de la dependencia requiera y deberá adjuntarse el Certificado de disponibilidad presupuestal y demás documentos requeridos para la celebración del contrato.
ETAPA PRECONTRACTUAL: Comprende el proceso de elaboración de estudio previo, el cual deberá contener las actuaciones necesarias para solventar la necesidad de la universidad, como también el procedimiento de selección del contratista, adjudicación, elaboración, suscripción y verificación de legalización del contrato.
ETAPA CONTRACTUAL: Comprende la totalidad de las actuaciones desde la aprobación de las Garantías cuando se requiera y la suscripción del Acta de Inicio, conforme la naturaleza del contrato o convenio y hasta el Acta de Liquidación del mismo, como son la designación y comunicación a los supervisores y/o interventores, la entrega del anticipo si a ello hubiere lugar, el control y seguimiento sobre la ejecución y cumplimiento del mismo, la realización periódica de los comités de seguimientos a la ejecución del contrato o convenio por parte del supervisor y/o interventor, la elaboración y firma de Actas Parciales, de Entrega y Recibo Final o Terminación Anticipada. También incluye la suscripción de las Actas que surjan durante la ejecución del contrato como lo son las de Suspensión, Reinicio, Adición o de cualquier otra aclaración o modificación que incida en la correcta ejecución del objeto contractual por parte del contratista, también comprende la autorización de órdenes de pago y la aprobación y ampliación de las Garantías a que hubiere lugar dentro del Convenio o Contrato.
ETAPA POSTCONTRACTUAL: Comprende todas las actuaciones requeridas con posterioridad a la Liquidación del Contrato o Convenio PERFECCIONAMIENTO Y LEGALIZACIÓN: Los contratos se perfeccionan cuando exista acuerdo sobre el objeto y precio, sean suscritos por las partes y se realice el correspondiente registro presupuestal. Para su ejecución se requiere aprobación de las garantías en caso de haberse requerido y los demás requisitos especiales de cada acuerdo de voluntades que consten en el contrato o sean ordenados por la Ley y se haya suscrito la correspondiente acta de inicio si hubiere lugar.
ADICIÓN: Añadir, sumar o agregar en cantidad o en tiempo al contrato celebrado, el cual, si su adición es en valor no podrá ser superior al 50% del valor inicial.
SUPERVISOR: Servidor público vinculado a la entidad, al que se le designa la vigilancia, control y coordinación de un contrato y la correcta ejecución del objeto contractual por parte del contratista, así como el seguimiento técnico, administrativo, financiero, contable y jurídico del mismo; en los contratos que no requieran conocimientos especializados.
INTERVENTOR: Persona jurídica o natural no vinculada laboralmente con la entidad, contratada por la Universidad para realizar el seguimiento técnico, administrativo, financiero, contable y jurídico al contrato, así como la inspección y vigilancia de la correcta ejecución del mismo, dentro de los parámetros establecidos y requeridos por la Universidad; cuando el contrato suponga conocimiento especializado en la materia, o cuando la complejidad o extensión del mismo lo justifique.
PLAZO DE EJECUCIÓN: Es el periodo o termino que se fija para la ejecución del contrato, el cual comienza una vez se cumplan los requisitos de ejecución. PLAZO DE VIGENCIA: inicia con la suscripción del contrato, más el equivalente al plazo para la ejecución de las actividades, más el tiempo contractual pactado, en el cual se adelantará la liquidación del contrato. El término de liquidación de común acuerdo es el que determinen las partes o en su defecto cuatro (4) meses.
GARANTÍA DE CUMPLIMIENTO: Consisten en pólizas expedidas por compañías de seguros legalmente autorizadas para funcionar en Colombia o en garantías bancarias única que avalan el cumplimiento de las obligaciones surgidas del contrato, la cual se mantendrá vigente durante su vida y liquidación, esta se ajustará a los límites, existencia y extensión del riesgo amparado.
ACTAS DEL CONTRATO: Son los documentos suscritos para dejar constancia de los compromisos y tareas pactadas entre las partes del contrato con diversos propósitos, indicando el responsable y el plazo para su ejecución; entre las principales actas encontramos las Actas de Inicio, Suspensión, Reinicio, Entrega y recibo final, Recibo parcial, Liquidación, Terminación anticipada y Actas de Justificación de prórrogas, adición o plazo.
OTROSÍ: Implica una modificación o una forma de interpretación sin alteración sustancial al objeto. Opera para todo tipo de obligaciones.
LIQUIDACIÓN: Es un estado final de cuentas con el fin de que las partes se declaren x Xxx y Salvo. La liquidación del contrato entonces, constituye su balance final o ajuste de cuentas entre la administración contratante y el particular contratista con miras a finiquitar de una vez por toda la relación jurídica obligacional. Siendo así, el acta de liquidación final deberá incluir i) identificar el contrato, las partes, sus sucesores y los cesionarios si los hay; su objeto y alcance, ii) determinar el precio, su pago, amortización o modificación y oportunidades de pago, iii) señalar las actas pendientes de pago, la forma como se utilizó el anticipo y lo facturado el contratista, iv) establecer el plazo, las modificaciones de obligaciones, prórrogas, adiciones, suspensiones y reinicios y las sumas que quedan pendientes de cancelar. También en el acta las partes dan cuenta de las salvedades a que haya lugar de manera detallada y concreta. APU: Análisis de precios unitarios.
6. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD
N.º | ACTIVIDAD | DESCRIPCION | RESPONSABLE | REGISTRO |
1. | Identificación de las Necesidades. | El funcionario encargado por el ordenador del gasto (quien aprueba la solicitud), identifica la necesidad y hace la solicitud del bien o servicio debidamente justificado e identificado en el plan de compras. | Funcionario de la Universidad. Ordenador del gasto. | *Requerimiento. *ES-PLA-FO-03 Solicitud de expedición de certificados de planeación. |
2. | Verificación existencias de partidas o disponibilidades presupuestales. | Se verifican las existencias de partidas o disponibilidades presupuestales correspondientes y el agotamiento del proceso de planeación, conveniencia del objeto a contratar, autorizaciones, aprobaciones, estudios de prefactibilidad y/o factibilidad, conceptos técnicos, diseños y proyectos necesarios para garantizar el cumplimiento del contrato. | Ordenador del Gasto y Oficina de Planeación. | *Oficio Certificación de Planeación. |
Recursos Plan de acción: | Ordenador del gasto Secretaria Académica | *AP-FIN-FO-08 Formato único solicitud de expedición certificado de disponibilidad presupuestal – CDP. *Certificación facultad. | ||
Excedentes de Facultad: | Ordenador del gasto Secretaria Académica | *AP-FIN-FO-08 Formato único solicitud de expedición certificado de disponibilidad presupuestal – CDP. *Certificación facultad. *AP-FIN-FO-31 Presupuesto ingresos y egresos proyectos fondos especiales. | ||
Se verifican los recursos incorporados en el presupuesto correspondiente a recursos del Sistema General de Regalías-SPGR (cuando aplique). | Ordenador del Gasto | *Resolución de incorporación de recursos del sistema general de regalías- |
N.º | ACTIVIDAD | DESCRIPCION | RESPONSABLE | REGISTRO |
SPGR. (cuando aplique). | ||||
3. | Cotización | Debe contener como mínimo las características técnicas del bien, servicio u obra a contratar, precio, forma de pago, plazo, garantías (si la requiere el ordenador del gasto) ajustada a la necesidad del ordenador. | Ordenador del gasto | *Estudio xx xxxxxxx. *Cotizaciones. |
4. | Elaboración de estudios previos | El funcionario designado por el ordenador del gasto realiza el estudio previo respectivo, determinando la necesidad, la justificación, soportes documentales, condiciones técnicas del oferente, tipología contractual, objeto, especificación técnica, lugar de ejecución, plazo, valor, fundamentos jurídicos, estudio de condiciones y precios xxx xxxxxxx, cobertura y amparo de riesgos contractuales si son requeridas; plasmando esta actividad en los formatos aprobados por el sistema de gestión de calidad. Dichos estudios deberán ser radicados en la oficina de contratación cumplimiento con los requisitos establecidos en la resolución 010 del 2022 acompañado de los documentos relacionados en la lista de chequeo correspondiente. | Funcionario de la Universidad designado por el Ordenador del Gasto. | *AP-CTR-FO-07 Estudios previos para consultoría. *AP-CTR-FO-08 Estudios previos para obra. *AP-CTR-FO-09 Estudios previos para compra suministro prestación de servicios. AP-CTR-FO-29 lista chequeo estudios previos procesos competitivos |
5. | Solicitud privada de ofertas | Deberá contener como mínimo tres (3) oficios de invitación, con la indicación de la cuantía, el objeto y las reglas de participación incluyendo el cronograma las cuales deberán enviarse mediante correo electrónico, se invitará a personas naturales o jurídicas. | Ordenador del gasto o delegado | *Correo electrónico - medio físico. AP-CTR-FO-23 Solicitud privada de ofertas. |
6. | Registro de entrega de propuestas | Responsable de recibir las propuestas es el ordenador del gasto y/o quien designe en uso de sus facultades. | Ordenador del gasto o delegado. | *Formato diligenciado por los oferentes. |
7. | Documentación anexa | Según la causal de contratación, señalada en el Art. 13 de la Acuerdo 058 de 2021 y resolución 010 de 2022 Art. 4 se anexará la siguiente documentación: *Estudio previo en el cual se origina la necesidad. Numeral (1) *Presupuesto Oficial. Numeral (2) *Certificado de Existencia en planes institucionales. Numeral (3) *Certificado de disponibilidad presupuestal. Numeral (4) | Funcionario de la Universidad designado por el Ordenador del Gasto. | *AP-CTR-FO-16 Lista de chequeo proceso de contratación solicitud privada de oferta. (1) *AP-CTR-FO-07 Estudios previos para consultoría (1) |
N.º | ACTIVIDAD | DESCRIPCION | RESPONSABLE | REGISTRO |
*Propuesta, oferta o cotización con sus respectivas características técnicas del bien, servicio u obra a contratar, precio, forma de pago, plazo, garantías (si la requiere el ordenador del gasto), autorización tratamiento de datos personales. Numeral (5) *Revisión y aprobación estudio previos. Numeral (6) *Oficios de invitación mínimo (3) con la indicación de la cuantía, el objeto y las reglas de participación incluyendo el cronograma. Numeral (7). *Evaluación de la propuesta. Numeral (8) *Suscripción del contrato para revisión y aprobación. Numeral (9) *Si enviadas las invitaciones se presenta una sola propuesta a satisfacción de la universidad se podrá contratar con proponente. Numeral (10) *Designación supervisor. Numeral (11) *Suscripción acta de Inicio. Numeral (12) *Acta de recibo a satisfacción o certificación de cumplimiento. Numeral (13) *Acta de Liquidación. Numeral (14) | Ordenador del gasto (1-4) Ordenador del gasto, Asesor Jurídico y Oficina de Contratación. (5) Evaluador Jurídico, técnico y económico. (6) Ordenador del gasto, asesor el mencionado Jurídico, oficina de Contratación. (7-9) Ordenador del gasto (10) Supervisor designado. (11-12) Ordenador del gasto y/o Supervisor designado. (13-14) | *AP-CTR-FO-08 Estudios previos para obra (1) *AP-CTR-FO-09 Estudios previos para compra suministro prestación de servicios (1) *Estudio xx xxxxxxx (2) *Plan de compras (3) *AP-FIN-FO-08 Formato único solicitud de expedición certificado de disponibilidad presupuestal – CDP. (4) *Certificación facultad. (4) *AP-FIN-FO-31 Presupuesto Ingresos y egresos costos proyectos fondos especiales (4) *AP-CTR-FO-26 Autorización para el tratamiento de datos personales (5) *Oficio. (11) *AP-CTR-FO-01 Acta de inicio (12) *AP-CTR-FO-05 Acta de entrega y recibo final. (13) *AP-CTR-FO-06 Acta de liquidación. (14) |
N.º | ACTIVIDAD | DESCRIPCION | RESPONSABLE | REGISTRO |
8. | Radicación y Aprobación de los estudios previos | Se diligencia en el sistema y se realiza la distribución al asesor jurídico, una vez es aprobado se le da un número al estudio previo con la fecha. | Auxiliar Administrativa oficina de Contratación. | *Registro y Seguimiento en la secretaría de la Oficina de Contratación. |
9. | Acta de cierre | La oficina encargada realizará el cierre acordado en el cronograma del proceso. | Oficina encargada por el Ordenador del Gasto. | *Acta |
10. | Designación Evaluador jurídico, técnico y económico. | Se remite oficio informando las personas que conformar el comité evaluador. Informe que realizan las personas que fueron designadas como comité evaluador Se describen cada uno de los aspectos si cumplen o no con los requisitos. | Ordenador del gasto Evaluador técnico y Económico. Evaluador Jurídico Técnico y Económico. | *Oficio de designación. *Oficio. AP-CTR-FO-15 Informe de evaluación de propuesta. |
11. | Audiencia de cierre | Registro de la propuesta proceso de selección, objeto, fecha, hora, lugar, en el cual se detalla nombre del proponente, fecha de presentación, folios, valor de la propuesta, observaciones. | Asesora jurídica oficina de Contratación | *Acta de cierre. |
12. | Criterios De Desempate | De conformidad con el estatuto de contratación y Art. 12 de la Resolución 010 de 2022 de la Universidad Surcolombiana, se deberá contener los siguientes criterios: 1. Menor Precio Ofertado. 2. Mayor puntuación obtenida en el componente técnico. 3. Sorteo por balotas. En caso de sorteo por balota, la misma se realizará mediante audiencia, la cual llevará a cabo las observaciones al informe de evaluación y el comité haya culminado su consolidado final de evaluación. | Oficina De Contratación | *Acta de audiencia. |
13. | Comunicación selección y aceptación de la propuesta | Oficio elaborado por el responsable, comunicando al oferente seleccionado que se suscribirá contrato con él. | Ordenador del Gasto. | *Oficio. |
N.º | ACTIVIDAD | DESCRIPCION | RESPONSABLE | REGISTRO |
14. | Elaboración y suscripción del contrato | Se elabora la minuta del contrato, se entrega para revisión por parte del asesor jurídico de la Oficina de Contratación y posterior firma de las partes. Una vez suscrito el contrato, se registra en el consolidado con número del contrato y fecha en el cual se lleva el control de todos los contratos vigentes. | VoBo. Del Asesor Jurídico Oficina de Contratación y Jefe oficina de contratación; firma ordenador del gasto y contratista. Profesional de Apoyo a la Gestión | *Minuta del contrato. *Consolidado de contratos. |
15. | Solicitud de Registro Presupuestal (RP) | Mediante libro radicador se remite a la Gestión financiera y de recursos físicos – oficina de presupuesto (recursos de la nación o gastos de funcionamiento) o fondos especiales (excedentes de facultad), junto con la documentación de la respectiva contratación para la elaboración del Registro Presupuestal (RP). | Profesional de Apoyo a la Gestión | *Libro radicador. |
16. | Recepción Registro Presupuestal (RP) y documentación | Se recibe por parte de la Gestión financiera y de recursos físicos – oficina de presupuesto (recursos de la nación o gastos de funcionamiento) o fondos especiales (excedentes de facultad) de la división financiera el Registro Presupuestal (RP) y documentación la respectiva contratación | Jefe de presupuesto y Auxiliar administrativo (verificar) | *Nota de envió, RP y documentación del contrato. |
17. | Aprobación de garantías Legalización Aprobación de Garantías | Se envía al contratista copia del contrato para la respectiva expedición las pólizas y tiene (x) días para presentar la garantía que debe cumplir con los amparos exigidos dentro del contrato y que su cuantía y vigencia se encuentren acordes a lo requerido para cada uno de ellos. Una vez enviada la póliza por el contratista, si cumple con los requisitos exigidos en el contrato, se procede a su respectiva aprobación. | Asesor Jurídico Oficina de Contratación y Auxiliar de Apoyo. Jefe Oficina de Contratación y Xx.Xx. Asesor Jurídico Oficina de Contratación. | *Formato de aprobación de garantías. *Oficio aprobación de Garantías. |
N.º | ACTIVIDAD | DESCRIPCION | RESPONSABLE | REGISTRO |
18. | Designación de supervisor | El ordenador del gasto envía comunicación al funcionario designado como supervisor, indicando número de contrato, el objeto del contrato, su valor, plazo, especificación técnica, control y seguimiento y demás contempladas en el Art. 6 de la Resolución 240 de 2018 | Ordenador del Gasto | *Oficio |
19. | Recepción acta de inicio | Se recibe acta de inicio firmada y suscrita por el supervisor y/o interventor, contratista y ordenador del xxxxx | Xxxxx a la gestión | *AP-CTR-FO-01 Acta de inicio |
20. | Recepción acta de recibo parcial y/o documentos adicionales | Se recibe acta de recibo parcial elaborada y firmada por el supervisor y/o interventor del contrato y contratista junto con los documentos adicionales incorporándose a la carpeta-archivo del respectivo contrato Sujeto a las cláusulas estipuladas en el contrato. | Apoyo a la Gestión | *AP-CTR-FO-02 Acta de recibo parcial *AP-CTR-FO-27 Acta recibo parcial y/o final de obra. *AP-CTR-FO-28 Memoria de cantidades para obra. |
21. | Tramite de anticipo | El contratista realizará constitución xx xxxxxxx y/o cuenta bancaria exclusiva para los manejos de recursos girados en virtud del contrato. | Supervisor o Interventor | *Acta de inicio *Póliza debidamente aprobadas * Cuenta bancaria *Factura o documento para el trámite de cuenta. *Fiducia y/o plan de inversión del anticipo (si a ella hubiere lugar). |
22. | Recepción y revisión acta de suspensión y/o reinicio | Se recibe el acta de suspensión cuando la entidad y/o contratista lo considere pertinente, incorporándose a la carpeta-archivo del respectivo contrato. Articulo 7 resolución 240 de 2018 se suscribirá el acta de suspensión siempre y cuando existan circunstancias de fuerza mayor o caso fortuito, debidamente comprobado y soportado que justifiquen la ejecución presupuestal siempre que se trate de circunstancias no | Asesor Jurídico Oficina de Contratación | *AP-CTR-FO-03 Acta de suspensión. *AP-CTR-FO-04 Acta de reinicio |
N.º | ACTIVIDAD | DESCRIPCION | RESPONSABLE | REGISTRO |
imputables al contratista, conforme al formato adoptado por Gestión de calidad, para su autorización. Se suscribirá el acta de reinicio, cuando se superen las circunstancias que originaron la suspensión, conforme al formato adoptado por Gestión de Calidad, para su autorización. | ||||
23. | Recepción y revisión Informe Parcial y/o final y acta de entrega y recibo final. | Se recibe informe de acta parcial y/o final y el acta de entrega y recibo final firmada por el supervisor y/o interventor y contratista, incorporándose a la carpeta-archivo del respectivo contrato. | Asesor Jurídico Oficina de Contratación | *AP-CTR-FO-21 Informe parcial y/o final de interventoría o supervisión. *AP-CTR-FO-05 Acta de entrega y recibo final. |
24. | Modificación, adición, prorroga o suspensión | Se podrá realizar los acuerdos de voluntades que celebre la universidad en forma motivada y de común acuerdo entre las partes, siempre y cuando estén vigentes. | Ordenador del gasto, contratista supervisor y/o interventor. | *AP-CTR-FO-10 Acta de otro si de adición. |
25. | Terminación anticipada | Por cumplimiento del objeto contractual o cumplimiento de la condición, por mutuo acuerdo de las partes contratantes. Mirar el acuerdo 058 en el artículo 24 y 25 | Ordenador del gasto, contratista supervisor y/o interventor. | *AP-CTR-FO-12 Acta de terminación y liquidación anticipada de común acuerdo. |
26. | Actualización de garantías | Si se requiere, se recibe del contratista la actualización de las pólizas en relación con la fecha del acta de entrega y recibo final, y se da aprobación a dicha actualización | Asesor Jurídico Oficina de Contratación | *Formato de aprobación de garantías. |
27. | Recepción acta de liquidación Recepción de factura o cuenta de cobro | Se recibe el acta de liquidación elaborada y firmada por el supervisor del contrato, contratista y el ordenador del gasto, y se incorpora a la carpeta-archivo del respectivo contrato, previo visto financiero y jurídico del apoyo jurídico de la Dependencia. | Profesional de apoyo y asesoría | *AP-CTR-FO-06 Acta de liquidación. |
Se recibe del contratista factura o cuenta de cobro por el servicio prestado o el bien suministrado. | Profesional de apoyo y asesoría | *AP-FIN-FO-15 Autorización de pago. . | ||
28. | Envió de documentos para pago de factura o cuenta de cobro | Se remite la documentación para que sea contabilizado en la oficina de contabilidad o la división de recursos según el objeto contractual. | Profesional de apoyo y asesoría | *Nota de envío AP-CTR-FO-17 Lista de chequeo requisitos para el trámite de cuenta. |
N.º | ACTIVIDAD | DESCRIPCION | RESPONSABLE | REGISTRO |
*AP-CTR-FO-14 Certificación cumplimiento pago de contratos. *certificación cumplimiento manual de seguridad y salud en el trabajo. | ||||
29. | Revaluación de proveedores | Son los criterios para realizar la evaluación del proveedor se realiza una vez terminada la prestación del servicio y/o entrega del producto. | Contratista y/o supervisor | *AP-CTR-FO-18 Reevaluación de proveedores - servicios. *AP-CTR-FO-19 Reevaluación proveedores - contrato de obra. *AP-CTR-FO-20 Reevaluación de proveedores – compra y/o suministro. |
30. | Archivo documentación | Se organiza y adjunta en la carpeta-archivo expediente del respectivo contrato la documentación surtida en el proceso contractual. | Auxiliar Administrativo. | *Carpeta-archivo expediente del respectivo contrato |
7. OBSERVACIONES:
8. CONTROL DE CAMBIOS | ||
VERSIÓN | DOCUMENTO Y FECHA DE APROBACIÓN | DESCRIPCIÓN DE CAMBIOS |
01 | EV-CAL-FO 17 – Septiembre de 2015 | Creación de Documento- 1 de Septiembre de 2015 |
02 | EV-CAL-FO 17 – Septiembre de 2019 | Modificación de Documentos |
03 | EV-CAL-FO 17 – Diciembre de 2019 | Modificación de Documentos |
04 | EV-CAL-FO-17 – Mayo de 2021 | Modificación de Documentos |
05 | EV-CAL-FO-17 – Agosto de 2021 | Modificación de Documento |
06 | EV-CAL-FO-17 – Marzo 16 de 2022 | Modificación de Documento |
07 | EV-CAL-FO-17 – Julio 15 de 2022 | Modificación de Documento |
ELABORÓ | REVISÓ | APROBÓ |
XXXXXXX XXXXXXXX XXXX. Jefe Oficina de Contratación | XXXXX XXXXXX XXXXXX X. Profesional de Apoyo al SGC | XXXXX XXXXXXXXX XXXXXX XXXXXXXXX Asesora en la Coordinación del SGC. |