Seguimiento Gestión Contractual
Seguimiento Gestión Contractual
30/06/2022
Oficina de Control Interno
Tabla de contenido
4. CRITERIOS DE AUDITORÍA (DOCUMENTOS DE REFERENCIA) 3
7. RESULTADOS DE LA AUDITORIA 5
9. CONCLUSIONES ¡ERROR! MARCADOR NO DEFINIDO.
10. RECOMENDACIONES ¡ERROR! MARCADOR NO DEFINIDO.
1. Ciclo de Auditoría
De acuerdo con lo establecido en el Programa Anual de Auditoría de Gestión Independiente para la vigencia 2022, aprobado en el seno del Comité Institucional de Coordinación de Control Interno – XXXXX, se establece la realización del Seguimiento al Grupo de Gestión Contractual con alcance a los contratos en ejecución dentro del periodo comprendido en entre el periodo el 1° de enero a 30 xx xxxxx de 2022. Asimismo, se tomó una muestra de contratos en proceso de liquidación del periodo comprendido entre 1 xx xxxxx de 2021 a 00 xx xxxxx xx xx xxxxxxxx 0000.
2. Objetivo
Evaluar la aplicación de los controles claves a lo largo del proceso de contratación, en las etapas precontractual, de ejecución contractual y post contractual y la verificación del cumplimiento de la normatividad legal aplicable.
3. Alcance
El alcance de la actividad incluirá los procedimientos internos de contratación definidos por la UNGRD, los manuales, instructivos, guías y demás documentos que se encuentren adoptados y publicados en Neogestión, las normas de contratación aplicables a la entidad.
4. Criterios de Auditoría (Documentos de referencia)
✓ Decreto 4147 de 2011 Por el cual se crea la Unidad Nacional para la Gestión del Riesgo de Desastres, se establece su objeto y estructura
✓ Ley 80 de 1993 Por la cual se expide el Estatuto General de Contratación de la Administración Pública
✓ Decreto 2150 de 1995 Por el cual se suprimen y reforman regulaciones, procedimientos o trámites innecesarios existentes en la Administración Pública.
✓ Ley 489 de 1998 “Por la cual se dictan normas sobre la organización y funcionamiento de las entidades del orden nacional, se expiden las disposiciones, principios y reglas generales para el ejercicio de las atribuciones previstas en los numerales 15 y 16 del artículo 189 de la Constitución Política y se dictan otras disposiciones."
✓ Ley 1150 de 2007 Por medio de la cual se introducen medidas para la eficiencia y la transparencia en la Ley 80 de 1993 y se dictan otras disposiciones generales sobre la contratación con Recursos Públicos.
✓ Ley 1474 de 2011 Por la cual se dictan normas orientadas a fortalecer los mecanismos de prevención, investigación y sanción de actos de corrupción y la
✓ efectividad del control de la gestión pública
✓ Decreto 777 de 1992 Por el cual se reglamentan la celebración de los contratos a que refiere el inciso segundo del artículo 355 de la Constitución Política
✓ Decreto 591 de 1991 Por el cual se reglamentan la celebración de los contratos a que refiere el inciso segundo del artículo 355 de la Constitución Política
✓ Decreto 1082 de 2015 “Por medio del cual se expide el decreto único reglamentario del sector Administrativo de Planeación Nacional"
5. Antecedentes
En el marco del Programa Anual de Auditoría de Gestión Independiente de la OCI aprobada por el Comité Institucional de Coordinación de Control Interno para la vigencia 2022 y en cumplimiento de las funciones de seguimiento de conformidad con la Ley 87 de 1.993 la cual señala como funciones del Asesor de Control Interno “(…) Verificar que los controles asociados con todas y cada una de las actividades de la organización, estén adecuadamente definidos, sean apropiados y se mejoren permanentemente, de acuerdo con la evolución de la entidad”, se procedió a efectuar el análisis de la información suministrada por el Grupo de Gestión Contractual.
Dicha actividad se desarrollará teniendo en cuenta lo establecido en los procedimientos adoptados en Neo gestión por parte del proceso, los cuales son: Procedimiento de selección por Licitación Pública formato PR-1604-GCON-01_04, Procedimiento de Selección Abreviada de Menor Cuantía, formato PR-1604-GCON-03_04, Procedimiento de Selección Abreviada de Menor Cuantía, formato PR-1604-GCON-04_04 y la Caracterización del Proceso de GGC, formato C-1603-GCON-01.
Igualmente, la Oficina de Control Interno procedió a realizar la verificación del cumplimiento de la normatividad vigente en materia contractual la Ley 80 de 1993, Decreto Único Reglamentario del Sector Administrativo de Planeación Nacional 1082 de 2015, frente a las actividades ejecutadas del 1 de enero al 30 xx xxxxx de 2022; para ello se seleccionará, una muestra de contratos en ejecución de los suscritos entre el periodo el 1° de enero a 30 xx xxxxx de 2022. Así mismo, se seleccionará otra muestra de contratos en proceso de liquidación del periodo comprendido entre 1 xx xxxxx de 2021 a 00 xx xxxxx xx xx xxxxxxxx 0000.
6. Fortalezas Encontradas
✓ Se evidencia que los procesos contractuales realizados en el periodo evaluado, fueron suscritos de conformidad con los requisitos que para cada tipo de contrato están establecidos en el Manual de Contratación y Procedimiento de Gestión Contractual.
✓ El proceso de Gestión Contractual cuenta con políticas de contratación y supervisión debidamente adoptadas y divulgadas a los terceros usuarios del proceso a través de la página web y de capacitación institucional.
7. Resultados de la Auditoria
Durante el periodo comprendido entre 1 de enero x xxxxx 30 de 2022, la UNGRD celebró 70 contratos, seleccionándose como objeto de la presente auditoria, una muestra de 8 contratos en ejecución, correspondiente al 8.75%; a su vez, se seleccionó una muestra de contratos en proceso de liquidación del periodo comprendido entre 1 xx xxxxx de 2021 a 30 xx xxxxx de la vigencia 2022, dando como resultado de este seguimiento lo siguiente:
CRITERIO | OBSERVACION |
Publicación de las modificaciones del PAA de conformidad con la actividad 1.3.6 del procedimiento de Ges tión Contractual, que s eñala que s e publicará la modificación en el PAA a cargo del GIT de Planeación | UNGRD-065-2022: s us crito con Imagen Virtual WEB SAS, fue aprobado por valor de $9,444,600, no obs tante, en el PAA figura un pres upues to de $13,324,932 |
UNGRD-066-2022: s us crito con MEGACAD INGENIERÍA Y SISTEMAS S.A.S. , fue aprobado por valor de $26,000,000, no obs tante, en el PAA figura un pres upues to de $15,947,000 | |
UNGRD-067-2022: s us crito con INGENIERIA INFORMATICA INTEGRAL S.A.S , fue aprobado por valor de $26,500,000, no obs tante, en el PAA figura un pres upues to de $29,708,333 | |
UNGRD-072-2022: s us crito con BVQI COLOMBIA LTDA, fue aprobado por valor de $33,260,381, no obs tante, en el PAA figura un pres upues to de $59,000,000 | |
Cumplimiento de la Ley 80 de 1993 Por la cual s e expide el Es tatuto General de Contratación de la Adminis tración Pública, y del Decreto 1082 de 2015 Por medio del cual s e expide el decreto único reglamentario del s ector Adminis trativo de Planeación Nacional Cumplimiento de actividades del procediemiento para Selección de Minima Cuantia | UNGRD-065-2022: s e evidencia que el proces o da cumplimiento a las actividades contenidas en el procedimiento Selección por Xxxxxx Xxxxxxx (PR-1604-GCON-04) y a la normatividad aplicable a la Contratación Es tatal. |
UNGRD-066-2022: s e evidencia que el proces o da cumplimiento a las actividades contenidas en el procedimiento Selección por Xxxxxx Xxxxxxx (PR-1604-GCON-04) y a la normatividad aplicable a la Contratación Es tatal. | |
UNGRD-067-2022: s e evidencia que el proces o da cumplimiento a las actividades contenidas en el procedimiento Selección por Xxxxxx Xxxxxxx (PR-1604-GCON-04) y a la normatividad aplicable a la Contratación Es tatal. | |
UNGRD-044-2021: s e evidencia que el proces o da cumplimiento a las actividades contenidas en el procedimiento Selección por Mínima Cuantía (PR-1604-GCON-04) y a la normatividad aplicable a la Contratación Es tatal. | |
UNGRD-045-2021: s e evidencia que el proces o da cumplimiento a las actividades contenidas en el procedimiento Selección por Xxxxxx Xxxxxxx (PR-1604-GCON-04) y a la normatividad aplicable a la Contratación Es tatal. | |
UNGRD-042-2021: s e evidencia que el proces o da cumplimiento a las actividades contenidas en el procedimiento Selección por Mínima Cuantía (PR-1604-GCON-04) y a la normatividad aplicable a la Contratación Es tatal. | |
UNGRD-043-2021: s e evidencia que el proces o da cumplimiento a las actividades contenidas en el procedimiento Selección por Xxxxxx Xxxxxxx (PR-1604-GCON-04) y a la normatividad aplicable a la Contratación Es tatal. | |
UNGRD-017-2021: s e evidencia que el proces o da cumplimiento a las actividades contenidas en el procedimiento Selección por Mínima Cuantía (PR-1604-GCON-04) y a la normatividad aplicable a la Contratación Es tatal. | |
UNGRD-072-2022: s e evidencia que el proces o da cumplimiento a las actividades contenidas en el procedimiento Selección por Xxxxxx Xxxxxxx (PR-1604-GCON-04) y a la normatividad aplicable a la Contratación Es tatal. | |
UNGRD-036-2020: s e evidencia que el proces o da cumplimiento a las actividades contenidas en el procedimiento Selección por Xxxxxx Xxxxxxx (PR-1604-GCON-04) y a la normatividad aplicable a la Contratación Es tatal. Hallazgo: Se evidencia que en el Regis tro xx xxxxxx de Comercio del Contratis ta el objeto s ocial no contiene entre s us objetivos el s uminis tro de Dotación. | |
Contratación Directa cons agrada en la Ley 1150 de 2007 en s u artículo 2, numeral 4, l iteral c (modificado por el artículo 92, Ley 1474 de 2011), es tablece que como una modalidad de la contratación directa los "Contratos interadminis trativo" | UNGRD-026-2022: s e evidencia que el proces o da cumplimiento a las actividades contenidas en la modalidad de Contratación Directa cons agrada en la Ley 1150 de 2007 en s u artículo 2, numeral 4, l iteral c (modificado por el artículo 92, Ley 1474 de 2011), es tablece que como una modalidad de la contratación directa los "Contratos interadminis trativo" s e define como un contrato celebrado entre dos entidades públicas a fin de aunar es fuerzos para dar cumplimiento a la neces idad contractual. |
Contratación directa cuando no exis ta pluralidad de oferentes contenida en elarticulo 2.2.1.2.1.4.8 del Decreto 1082 de 2015 | UNGRD-063-2022: al res pecto s e obs erva que la UNGRD no cuenta con procedimiento para realizar es te tipo de contratación directa s implemente s e rige por los criterios contenidos en el articulo 2.2.1.2.1.4.8 del Decreto 1082 de 2015; por lo anterior s e cons idera procedente para verificar los l ineamientos para es te tipo de contratación. |
cumplimiento de los requis itos para la contratación por Concurs o de Meritos | UNGRD-073-2022: s e evidencia que el proces o da cumplimiento a las actividades contenidas en el procedimiento Selección por Xxxxxx Xxxxxxx (PR-1604-GCON-04) y a la normatividad aplicable a la Contratación Es tatal. |
Cumplimiento de lo s eñalado en el l iteral h) del numeral 4 del artículo 2 de la Ley 1150 de 2007, en concordancia con lo preceptuado por el articulo 2.2.1.2.1.4.9 del Decreto 1082 de 2015. naturales . | UNGRD-011-2021: s e evidencia que el proces o da cumplimiento a las actividades contenidas en el Manual de Contratacion de la UNGRD Res olución 0637-2016 de acuerdo con la normatividad contractual vigente. |
UNGRD-0031-2021: s e evidencia que el proces o da cumplimiento a las actividades contenidas en el Manual de Contratacion de la UNGRD Res olución 0637-2016 de acuerdo con la normatividad contractual vigente. | |
UNGRD-01-2022: s e evidencia que el proces o da cumplimiento a las actividades contenidas en el Manual de Contratacion de la UNGRD Res olución 0637-2016 de acuerdo con la normatividad contractual vigente. | |
Cumplimiento del artículo 11 de la Ley 594 de 2000 19 que s eñala: “Obl igatoriedad de la conformación de los archivos públicos . El Es tado es tá obligado a la creación, organización, pres ervación y control de los archivos , teniendo en cuenta los principios de procedencia y orden original, el ciclo vital de los documentos y la normatividad archivís tica ”. | De la xxxx tra s eleccionada para es te s eguimiento, la oficina de Control Interno evidenció que los expedientes digitales no contienen todos los documentos del contrato contemplados en la Tabla de Retención Documental TRD del grupo de Ges tión Contractual vigente para los contratos y convenios , publicadas en la página web de la UNGRD, s ituación que dificulta la cons ervación de los documentos , la trazabilidad documental de los expedientes contractuales y s u completa dis pos ición y cons ulta tal como dis pone la Ley |
Fuente: creación propia
Una vez revisadas las actividades ejecutadas en las muestras seleccionadas, la Oficina de control interno procedió a realizar una mesa de trabajo a fin de escuchar al grupo de gestión contractual frente a los hallazgos encontrados, esta se llevó a cabo el día 23 xx xxxxx de 2022, en esta se hicieron algunas solicitudes de aclaración de las evidencias del cual se envió, así mismo, un correo electrónico el 24 xx xxxxx de 2022, donde se reiteraron los compromisos adquiridos en la mesa de trabajo.
El responsable de proceso de Gestíon contractual, envio respuesta a las inquietudes presentadas en la mesa de trabajo, el dia 28 xx xxxxx mediante correo electronico donde puntualizo lo siguiente:
“RESPUESTA HALLAZGOS CONTROL INTERNO CONTRATO UNGRD-072-2022:
I. Contrato UNGRD 072- 2022: Objeto del contrato: Prestar los servicios de auditoría para la obtención de la certificación del sistema integrado de planeación y gestión de la UNGRD, según lo establecido en las normas ISO 9001:2015, ISO 14001:2015, ISO 45001:2015 e ISO 27001:2013;
Hallazgo 1: Se trata de un contrato de mínima cuantía, el cual al revisar las evidencias encontramos que frente a la actividad: “24. Publicar el informe final de evaluación elaborado por
el comité evaluador designado por el ordenador del gasto. La Oficina de control Interno evidenció que el proceso no aporta el informe final de evaluación.
RESPUESTA: En lo que respecta a este hallazgo, es de precisar que el informe final de evaluación se encuentra publicado en la plataforma SECOP II, como se evidencia en el siguiente pantallazo:
Evaluación Inicial
.
Evaluación Final
Como se evidencia en las imágenes anteriores, se puede evidenciar la publicación de un informe preliminar generado con fecha 18 xx xxxxx de 2022 a las 10:21 am y un informe posterior “FINAL”, publicado el 20 xx xxxxx de 2022 a las 04:57 pm y se desglosa este último.
Análisis de la respuesta: Una vez revisadas las aclaraciones la OCI observa que efectivamente la evaluacion final fue publicada en la página del SECOP II, conforme a lo ordenado en la actividad 24 de procedimiento.
Hallazgo 2: Frente a la actividad “20. Evaluar de forma integral los documentos que hacen parte de las propuestas recibidas de menor valor a través de la plataforma SECOP”. El proceso aporta un documento llamado “Formato de Oferta Económica”: en este documento se evidencia, en la parte final página 3 un cuadro que contiene un comparativo de las propuestas económicas de los proponentes (ver imagen tomada página 3 del formato):
Donde se observa que el proponente que presentó el menor valor de oferta fue CQR por valor de $39,544,890, “dada que esta modalidad de selección está diseñada para obras, bienes y servicios de cuantías pequeñas frente al presupuesto de cada Entidad Estatal, la Ley 1150 de 2007 y el Decreto 1082 de 2015 han previsto unas características especiales: A. El precio es el factor de selección: la Entidad Estatal debe adjudicar el Proceso de Contratación al oferente que cumpla con todas las condiciones exigidas por la Entidad Estatal en los Documentos del
Proceso (estudios previos e invitación a participar), y que ofrezca el menor valor. La Entidad Estatal debe revisar las ofertas económicas y verificar que la de menor precio cumple con las condiciones de la invitación. Si esta no cumple con las condiciones de la invitación, la Entidad Estatal debe verificar el cumplimento de los requisitos de la invitación de la oferta con el segundo mejor precio, y así sucesivamente”; pero en este caso se observa, que el proceso inició la evaluación con la propuesta económica de BVQI fue $40,677,532 (y a quien se le adjudicó el contrato), se evidencia con esto un presunto desconocimiento de lo ordenado en la normatividad vigente.
RESPUESTA: Respecto a este hallazgo es de precisar que en ningún lado de la imagen se determina que sean las ofertas económicas y se permite aclarar que estas son las cotizaciones que hacen parte del estudio xx xxxxxxx del proceso, por lo cual debe reposar dentro del proceso pero como ·ESTUDIO XX XXXXXXX”, dado que todos los documentos hacen parte integral del proceso.
Así las cosas, las ofertas allegadas al proceso son las siguientes como se ve reflejado de forma púbica en la plataforma SECOP II, de la siguiente manera:
Es de precisar que la propuesta de menor valor fue presentada por BVQI COLOMBIA LTDA, por valor de $33.260.381, el cual fue presentada antes del cierre del proceso el día 12 xx xxxxx de 2022 a las 07:20 pm. Por lo anterior, en ningún caso hay desconocimiento del desarrollo de un proceso de mínima cuantía cuando efectivamente los valores que se estipulan en el hallazgo hacen parte del estudio xx xxxxxxx para poder establecer el presupuesto oficial y no es el valor de la oferta económica presentado al cierre del proceso UNGRD-MIC-005-2022.
Análisis de la respuesta: La Oficina de Control Interno aclara que esta evidencia fue aportada por el proceso unicamente cuando se les presentó el hallazgo; no aclaró que las cotizaciones aportadas hacian parte del “Estudio xx Xxxxxxx” lo cual generó confusión a la hora de realizar la evaluación.
CONTRATO UNGRD-063-2022
II. Contrato UNGRD 063-2022: Objeto del contrato: Servicio de soporte, mantenimiento y capacitación para la liquidación de la nómina en sistema KACTUS-HCM NÓMINA ESTÁNDAR ONPREMISE para la Unidad Nacional para la gestión del riesgo de desastres. Se realizó mediante la modalidad de Contratación directa contenida en el artículo 2.2.1.2.1.4.8 del Decreto 1082 de 2015 “cuando no exista pluralidad de oferentes”.
Hallazgo 1: El proceso no cuenta con un procedimiento para este tipo de modalidad de contratación;
RESPUESTA: Es de señalar que el procedimiento a usar para cuando se esté a la luz de alguna de las causales de contratación directa, es el señalado para este mismo y teniendo en cuenta que el artículo 2.2.1.2.1.4.8 del Decreto 1082 de 2015 “cuando no exista pluralidad de oferentes” el mismo se desarrolló a través de contratación directa, como se puede evidenciar en el numeral 4 de los estudios previos y que en términos generales se puede explicar de la siguiente manera:
En virtud de lo dispuesto por el artículo 24 de la ley 80 de 1993, en concordancia con lo establecido en el Artículo 2° “De las modalidades de selección”; Numeral 4°. “Contratación Directa”; literal g) Cuando no exista pluralidad de oferentes en el mercado de la Ley 1150 de 2007; y el Articulo 2.2.1.2.1.4.8 Decreto 1082 de 2015, el cual establece: “(…) Contratación directa cuando no exista pluralidad de oferentes. Se considera que no existe pluralidad de oferentes cuando existe solamente una persona que puede proveer el bien o el servicio por ser titular de los derechos de propiedad industrial o de los derechos de autor, o por ser proveedor exclusivo en el territorio nacional”.
Dado lo anterior, es de precisar que la modalidad fue señalada anteriormente, se encuentra motivada a través del acto administrativo “RESOLUCIÓN 090 DEL 28 DE ENERO DE 2022, POR MEDIO DE LA CUAL SE JUSTIFICA UNA CONTRATACIÓN DIRECTA” y en los
documentos previos.
Análisis de la respuesta: La Oficina de Control Interno evidencia que el proceso no ve la necesidad de generar un procedimento para este tipo de contratación directa, ellos simplemente se ciñen por lo ordenado en el artículo 24 de la ley 80 de 1993, en concordancia con lo establecido en el Artículo 2° “De las modalidades de selección”; Numeral 4°. “Contratación Directa”; literal g) Cuando no exista pluralidad de oferentes en el mercado de la
Ley 1150 de 2007; y el Articulo 2.2.1.2.1.4.8 Decreto 1082 de 2015, el cual establece: “(…) Contratación directa cuando no exista pluralidad de oferentes.
Hallazgo 2: Se evidencia que en el objeto contractual se presenta un aparente direccionamiento al indicar el sistema que se quiere contratar “Sistema KACTUS-HCM NÓMINA ESTÁNDAR ONPREMISE”, pues es evidente que el único proveedor de dicho sistema es Digital Ware SAS. Por ello se solicitó aclarar las inquietudes y aportar evidencias correspondientes.
RESPUESTA: Es de aclarar que no se trata de un “APARENTE DIRECCIONAMIENTO”, dado que como se estableció en el numeral anterior, es decir lo dispuesto en el artículo 24 de la ley
80 de 1993, en concordancia con lo establecido en el Artículo 2° “De las modalidades de selección”; Numeral 4°. “Contratación Directa”; literal g) Cuando no exista pluralidad de oferentes en el mercado de la Ley 1150 de 2007; y el Articulo 2.2.1.2.1.4.8 Decreto 1082 de 2015.
En ese sentido y si el observante revisa con detenimiento lo señalado en el análisis del sector, estudios previos, acto de justificación, se puede evidenciar que en todos ellos la Entidad dejó claro que la Entidad adquirió el licenciamiento de un sistema de nómica y recurso humano llamado “KACTUS-HCM” con licencia de uso definitiva No. DWK-065-2021, de la cual una vez analizada y verificada la documentación requerida la empresa DIGITAL WARE SAS, SON TITULARES DE LOS DERECHOS PATRIMONIALES DE AUTOR DE KACTUS de acuerdo con
el certificado de la Dirección Nacional de Derechos de Autor – Unidad Administrativa Especial del Ministerio del Interior, en el cual certifica que el día 26 xx xxxxxx de 1999 se registró el aplicativo “KACTUS 2000 SOFTWARE APLICATIVO” en el libro 13, Tomo 5, partida 319 y de esta manera son los únicos que pueden ejecutar el contrato cuyo objeto es: “Adquirir el licenciamiento y los servicios de configuración, migración, soporte, capacitación y actualización del sistema KACTUS-HC NOMINA ESTANDAR ONPREMISE para la Unidad Nacional para la Gestión del Riesgo de Desastres”
Análisis de la respuesta: La Oficina de control interno frente a la respuesta dada, encuentra que la entidad solicitó un aplicativo específico y por ello se genera ese tipo de contratación.
CONTRATO UNGRD-036-2020.
III. Contrato UNGRD 036-2020: Objeto contractual: Suministro de vestido labor para los funcionarios de la Unidad Nacional para la Gestión del Riesgo de Desastres, acorde al artículo 1 de la Ley 70 de 1998, conforme al acuerdo marco para la adquisición de dotación de vestuario xx xxxxx XXX, Xx. XXXXX000-0000.
Hallazgo 1: Se trata de un contrato efectuado bajo la modalidad de Selección de Mínima cuantía, del cual el proceso no anexa información de las etapas contractuales.
RESPUESTA: Sea la oportunidad para aclararle al observante que los Acuerdos Xxxxxx xx Xxxxxx no son procesos que se adelanten bajo la modalidad de mínima cuantía, sino por selección por acuerdo marco de precios, tal y como lo puede evidenciar en el numeral 7 de los estudios previos.
Análisis de la respuesta: La Oficina de Control Interno aclara que esta evidencia fue aportada por el proceso únicamente cuando se les presentó el hallazgo.
Hallazgo 2: Al revisar los documentos del proponente, aportadas por el proceso, se evidencia que el Registro xx Xxxxxx de Comercio de Cali, el Objeto Social no tiene nada que ver con el objeto contractual “suministro de Dotación”. Se solicita aclarar la inquietud y aportar evidencias correspondientes.
RESPUESTA: Por ser un proceso que se realiza a través de la tienda virtual del Estado Colombiano de Colombia Compra Eficiente, los proveedores son registrados a través de Colombia Compra Eficiente y avalados por la misma Entidad, por lo cual la UNGRD, debe cargar el evento en la plataforma y el mismo sistema registra el proveedor ganador a través de la plataforma de la TIENDA VIRTUAL DEL ESTADO COLOMBIANO, generando que sea única y exclusivamente el proveedor que haya cotizado el menor valor, una vez finalizado el cierre de este proceso, la Entidad verifica que el simulador este diligenciando conforme a lo solicitado por la Entidad; Por lo cual, si el proveedor se encuentra registrado para participar en el acuerdo marco de precios para la adquisición de dotación de vestuario xx xxxxx III, No. CCENG019- 2019, es porque el ente competente para la regulación de los requisitos derivados para ser proveedor de dicho acuerdo marco cumple con los parámetros establecidos por COLOMBIA COMPRA EFICIENTE quien es el único competente de avalar a los proveedores que participan en la TIENDA VIRTUAL DEL ESTADO COLOMBIANO, sin embargo el observante debe revisar con detenimiento el objeto social del certificado xx xxxxxx de comercio el cual le permite al contratista fabricación, comercialización, distribución, transformación, importación y exportación de todo tipo de artículos y materias primas (…)”
Análisis de la respuesta: La Oficina de Control Interno de acuerdo con la respuesta dada por el proceso es la TIENDA VIRTUAL DEL ESTADO COLOMBIANO quien debe realizar la verificación de la documentación aportada por los proveedores para realizar los acuerdos marco de precio, diferimos con esta respuesta ya que el proceso de contratación deberia verificar el cumplimiento de los requisitos del proveedor.
CONTRATO UNGRD-065-2022
IV. Contrato UNGRD 065-2022: Objeto contractual: Adquirir la suscripción a la aplicación MAILCHIMP Y SERVICIO DE E-MAIL MARKETING (correos masivos), con soporte técnico para el manejo de la aplicación;
Hallazgo 1: Se trata de un contrato celebrado mediante la modalidad de Selección de Mínima Cuantía, el cual, al revisar las evidencias encontramos que frente a la actividad: “24. Publicar el informe final de evaluación elaborado por el comité evaluador designado por el ordenador del gasto. La Oficina de control Interno evidenció que el proceso no aporta el informe final de evaluación.
RESPUESTA: En lo que respecta a este hallazgo, es de precisar que el informe final de evaluación se encuentra publicado en la plataforma SECOP II, como se evidencia en el siguiente pantallazo:
Como se evidencia en la imagen anterior, se puede establecer un informe preliminar generado con fecha 04 xx xxxxx de 2022 a las 04:44 pm y un informe posterior “FINAL”, publicado el 07 xx xxxxx de 2022 a las 04:07 pm y se desglosa este último.
Análisis de la respuesta: Una vez revisadas las aclaraciones la OCI observa que efectivamente que la evaluacion final fue publicada en la página del SECOP II conforme a lo ordenado en la actividad 24 de procedimiento.
CONTRATO UNGRD-073-2022
V. Contrato UNGRD 073-2022: Objeto contractual: Contratar un corredor de seguros y/o intermediario de seguros legalmente establecido en Colombia, para orientar, asesorar y administrar de manera integral la contratación y manejo del programa de seguros destinado a proteger a las personas, bienes e intereses patrimoniales y aquellos por los que sea o fuere legalmente responsable la Unidad Nacional De Gestión Del Riesgo De Desastres-UNGRD y para realizar la intermediación con las compañías de seguros seleccionadas;
Hallazgo 1: Es un contrato celebrado mediante la modalidad de Selección de Concurso de Méritos, el cual, al revisar las evidencias encontramos que frente a la actividad: 3. Solicitar y Expedir certificado de inexistencia, insuficiencia o falta de personal calificado en planta. La Oficina de Control Interno al realizar la verificación del cumplimiento de las actividades contenidas en el procedimiento para la selección del contratista, se evidenció que el proceso no aportó el certificado de inexistencia, insuficiencia o falta de personal calificado en planta. Por lo cual se solicita aclarar y aportar la evidencia correspondiente.
RESPUESTA: Por ser un proceso en el cual se requiere un Corredor de Seguros o Intermediario De Seguros, no se puede enmarcar dentro de lo requerido en el numeral 3° del procedimiento para la contratación de concurso de méritos ya que, el objeto a contratar claramente no lo puede realizar una persona de planta, sino una persona natural o jurídica externa bajo las condiciones que establece el artículo 62 de la Ley 45 de 1990, establece: - Art. 62: “Todos los seguros requeridos para una adecuada protección de los intereses patrimoniales de las entidades públicas y de los bienes pertenecientes a las mismas, o de los cuales sean legalmente responsables, se contratarán con cualquiera de las compañías de seguros legalmente autorizadas para funcionar en el país. Los representantes legales, las juntas y consejos directivos de las entidades oficiales serán responsables de que la contratación se efectúe con entidades aseguradoras que ofrezcan adecuadas condiciones en materia de solvencia, coberturas y precios”. En efecto, dentro de la exposición normativa antes señalada y de la actividad propia de la UNGRD como entidad pública, para efectos de realizar el aseguramiento de bienes de los cuales sea o resulte ser legalmente responsable, la Entidad de manera previa ha de contar con la asesoría de un intermediario de seguros.
Así las cosas, es cumplimiento legal que se genere la contratación de un corredor de seguros, por lo cual taxativamente se establece que es una COMPAÑÍA DE SEGUROS, por lo cual lo establecido anteriormente no prima sobre lo contemplado en la norma.
Análisis de la respuesta: Una vez revisadas las aclaraciones, la OCI observa que dentro del procedimiento CONCURSO DE MÉRITOS ABIERTO “PR-1604-GCON-05, numeral 3 Solicitar
y Expedir certificado de inexistencia, insuficiencia o falta de personal calificado en planta. En caso de tratarse de un servicio, se solicitará al Grupo xx Xxxxxxx Humano la certificación de inexistencia o insuficiencia de personal en planta o falta de personal calificado para desarrollar el servicio necesitado, de conformidad con el artículo 3 del Decreto 1737 de 1998 modificado por el artículo 1 del Decreto 2209 de 1998”, conforme a lo anterior y haciendo referencia a la respuesta dada por el proceso para el caso este tipo de excepciones deben contemplarse en el procedimiento de manera general.
SEGUIMIENTO PRESUPUESTAL
“La Oficina de Control Interno, realizó la verificación del seguimiento presupuestal de los contratos solicitados como muestras mediante la comunicación interna 2022IE03015 del 08/06/2022, esto con el fin de verificar la ejecución presupuestal de los contratos y el cumplimiento del contenido en el PAA, por lo cual realizó la solicitud de información a GGCF, el cual aportó lo pertinente encontrándose que no se aportaron las liquidaciones de algunos procesos, ni el acto administrativo o documento contable que me refleje la liberación de saldos; por lo cual la OCI solicitó en la mesa de trabajo se aporten dichos documentos de los siguientes contratos: (…)
Respuesta:
- UNGRD-017-2021: Teniendo en cuenta que quien solicita al GGC la liquidación o liberación de saldos es el supervisor del contrato, ya que como es de su conocimiento el impulso de las actuaciones post contractuales no están en cabeza del Grupo de Contratos, me permito informar que a la fecha no se ha remitido el documento para iniciar el trámite de liquidación o liberación de saldos. No obstante, me permito precisar que el plazo para realizar la liquidación de este contrato vence el día 27 xx xxxxxx de 2023, en consecuencia, no se evidencia una violación o incumplimiento normativo alguno.
- UNGRD-043-2022, en cuanto a este contrato se encuentra en ejecución, sin embargo, si se refiere al contrato UNGRD-043-2021 la liquidación ya fue cargada a la carpeta compartida.
- UNGRD-044-2021: Me permito informar que la liquidación ya fue cargada a la carpeta compartida.
- UNGRD-045-2021: Me permito informar que la liquidación ya fue cargada a la carpeta compartida.
Seguimiento Presupuestal de la OCI:
La oficina de Control Interno, procedió a verificar las evidencias aportadas por el GAFC, en materia de ejecución contractual, de la muestra de contratos solicitados por la OCI, dando como resultado lo siguiente:
Vigencia 2020 | ||||||||
No. De contrato | CDP | RP | Pagos | RECURSOS POR LIBRAR EN CDP | RECURSOS POR LIBRAR EN RP | Liquidacion contrato | ||
UNGRD-026-2020 | 5820 | $ 66.000.000,00 | 15320 | $ 66.000.000,00 | $ 66.000.000,00 | $ - | $ - | No aporto información |
UNGRD-036-2020 | 8120 | $ 7.855.753,22 | 19020 | $ 5.999.561,71 | $ 5.999.561,71 | $ - | $ - | No aplica liquidación de acuerdo con el Art. 60 de la Ley 80 de 1993 modificado por el Art. 32 de la Ley 1150 de 2007, Art. 271 del |
18920 | $ 1.856.191,51 | $ 1.856.191,51 | $ - | |||||
Vigencia 2021 | ||||||||
No. De contrato | CDP | RP | Pagos | RECURSOS POR LIBRAR EN CDP | RECURSOS POR LIBRAR EN RP | Liquidacion contrato | ||
UNGRD-011-2021 | 2621 | $ 28.877.868,00 | 2521 | $ 28.877.868,00 | $ 28.877.868,00 | $ - | $ - | n/a |
UNGRD-017-2021 | 4321 | $ 1.309.000,00 | 4321 | $ 1.309.000,00 | $ 1.309.000,00 | $ - | $ - | n/a |
UNGRD-031-2021 | 8021 | $ 76.291.567,00 | 6221 | $ 76.291.567,00 | $ 76.291.567,00 | $ - | $ - | n/a |
UNGRD-038-2021 | 5821 | $ 18.573.100,00 | 7621 | $ 18.573.100,00 | $ 18.573.100,00 | $ - | $ - | No aplica liquidación de acuerdo con el Art. 60 de la Ley 80 de 1993 modificado por el Art. 32 de la Ley 1150 de 2007, Art. 271 del Decreto 19 de 2012. |
UNGRD-042-2021 | 4921 | $ 30.000.000,00 | 7721 | $ 30.000.000,00 | $ 30.000.000,00 | la ORDEN DE COMPRA ESTA POR $80,000,00 | DOS FUENTES FNGRD $50,000,000 Y UNGRD $30,000,000 | |
UNGRD-043-2021 | 5721 | $ 9.305.063,00 | 8421 | 9.305.063 COP | $ 9.305.063,00 | $ - | $ - | No aplica liquidación de acuerdo con el Art. 60 de la Ley 80 de 1993 modificado por el Art. 32 de la Ley 1150 de 2007, Art. 271 del Decreto 19 de 2012. |
UNGRD-044-2021 | 7521 | $ 12.941.776,68 | 8621 | $ 6.843.015,58 | $ 6.464.119,15 | $ 6.477.657,53 | $ 378.896,43 | Saldo liberado en acta de liqudiación |
UNGRD-045-2021 | 7521 | $ 12.941.776,68 | 8721 | $ 1.894.615,91 | $ 1.894.615,91 | $ 11.047.160,77 | $ - | n/a |
Vigencia 2022 | ||||||||
No. De contrato | CDP | RP | Pagos | RECURSOS POR LIBRAR EN CDP | RECURSOS POR LIBRAR EN RP | Liquidacion contrato | ||
UNGRD-001-2022 | 122 | $ 93.332.638,67 | 122 | $ 93.332.638,67 | $ 38.276.868,67 | $ - | $ 55.055.770,00 | En ejeucion |
UNGRD-063-2022 | 6822 | $ 89.929.972,00 | 7622 | $ 89.929.972,00 | $ - | $ - | $ 89.929.972,00 | No aplica liquidación de acuerdo con el Art. 60 de la Ley 80 de 1993 modificado por el Art. 32 de la Ley 1150 de 2007, Art. 271 del Decreto 19 de 2012. |
UNGRD-102-2021 | 16721 Y 16821 | 30721 Y 30821 | $ - | $ - | En ejeucion | |||
UNGRD-065-2022 | 6022 | $ 9.444.600,00 | 9222 | $ 9.444.600,00 | $ 9.444.600,00 | $ - | $ - | No aplica liquidación de acuerdo con el Art. 60 de la Ley 80 de 1993 modificado por el Art. 32 de la Ley 1150 de 2007, Art. 271 del Decreto 19 de 2012. |
UNGRD-066-2022 | 9422 | $ 22.474.130,00 | 9322 | $ 15.947.000,00 | $ 15.947.000,00 | $ 6.527.130,00 | $ - | |
UNGRD-067-2022 | 6122 | $ 29.708.333,33 | 9422 | $ 29.708.333,33 | $ - | $ - | $ 29.708.333,33 | |
UNGRD-072-2022 | 10122 | $ 59.000.000,00 | 12122 | $ 33.260.381,00 | $ 25.739.619,00 | $ 25.739.619,00 | $ 7.520.762,00 | |
Haciendo referencia al contrato UNGRD 036 -2020, donde se emitió el Registro Xxxxxxxxxxxx Xx. 00000 de fecha del 02/09/2020, por un valor de $6.199.547, 11; Este contrato no se ejecuta dentro de la vigencia 2020 y se constituye como reserva presupuestal; al respecto la OCI considera lo siguiente:
1. “DECRETO 111 DE 1996 "Por el cual se compilan la Ley 38 de 1989, la Ley 179 de 1994 y la Ley 225 de 1995 que conforman el estatuto orgánico del presupuesto". ARTÍCULO 89. Las apropiaciones incluidas en el presupuesto general de la Nación, son autorizaciones máximas de gasto que el Congreso aprueba para ser ejecutadas o comprometidas durante la vigencia fiscal respectiva. Después del 31 de diciembre de cada año estas autorizaciones expiran y, en consecuencia, no podrán comprometerse, adicionarse, transferirse, ni contracreditarse.
Al cierre de la vigencia fiscal cada órgano constituirá las reservas presupuestales con los compromisos que al 31 de diciembre no se hayan cumplido, siempre y
cuando estén legalmente contraídos y desarrollen el objeto de la apropiación. Las reservas presupuestales sólo podrán utilizarse para cancelar los compromisos que les dieron origen”.
2. “Ley 819 de 2019 - Artículo 8º. Reglamentación a la programación presupuestal. La preparación y elaboración del presupuesto general de la Nación y el de las Entidades Territoriales, deberá sujetarse a los correspondientes Xxxxxx Fiscales xx Xxxxxxx Plazo de manera que las apropiaciones presupuestales aprobadas por el Congreso de la República, las Asambleas y los Concejos, puedan ejecutarse en su totalidad durante la vigencia fiscal correspondiente.” Esto quiere decir que cuando se elabora el proyecto del presupuesto debemos tener claro que lo que apropiamos se ejecute en su totalidad; es decir, lo que se busca aquí es que efectivamente en la programación presupuestal se haga un proceso de planeación de manera tal que los recursos se puedan ejecutar durante la vigencia; esto garantiza un proceso de planeación en la contratación de manera tal que cuando se hacen los estudios previos se determine con claridad cuanto es el tiempo que el contratista toma para cumplir el objeto contractual.
3. Para el análisis de la reserva que nos ocupa se debe tener en cuenta que toda reserva presupuestal debe ser plenamente justificada por el ordenador del gasto: Al respecto la Secretaria General adjunta la respectiva justificación así: “De acuerdo con la Resolución 740 del 15 de julio de 2014, en su artículo quinto, señala que el Grupo xx Xxxxxxx Humano deberá adelantar entre otras las actividades encaminadas a: "(
) 2. Garantizar y vigilar el cumplimiento de las normas legales y reglamentarias en materia de administración de personal. 4. Coordinar las actividades relacionadas con el diseño, implementación y evaluación de programas de Bienestar Social de la calidad de vida de los funcionarios de la entidad.” (Comunicación Interna 2020IE03810, 28/12/2020).
Así las cosas, considera la OCI, que la "La entidad puede prorrogar sus contratos y constituir las respectivas reservas presupuestales en los términos indicados en las consideraciones de este concepto y en el Estatuto Orgánico de Presupuesto (Contratación en Linea , s.f.), siempre que no lo haga para evadir el principio de planeación al que se deben sujetar las entidades del Estado, en el marco del régimen presupuestal"; así las cosas en nuestro entender no hay lugar a reserva presupuestal; lo que se evidencia aquí es la vulneración al principio del planeación ya que como bien lo dice la ley el plazo máximo de entrega de dotación es el 20 de diciembre (Articulo 230 del Código Sustantivo del Trabajo) y sin embargo se le está dando al contratista plazo de entrega al 31 de diciembre; de otra parte en dicha justificación manifiesta el ordenador del gasto que “El día veintitrés (23) de noviembre de 2020 el contratista, entregó la vestimenta de dotación acordada, quedando pendiente el ajuste de tres prendas por no corresponder con los modelos y colores solicitados por las beneficiarias. Así las cosas, para solicitar la segunda entrega correspondiente a
treinta (30) piezas (10 chaquetas, 10 blusas y 10 pantalones), el día 27 de noviembre de 2020 fueron solicitados los usuarios de las funcionarias para dar inicio al proceso de redención en la plataforma, de acuerdo a las condiciones establecidas en el acuerdo marco de precios, los cuales fueron recibidos el 01 de diciembre de 2020, por lo que se solicitó a cada una de las funcionarias realizar el proceso de redención inmediata, obteniendo la última redención el día 9 de diciembre de 2020……Así las cosas, teniendo en cuenta que pese a que la entidad solicitó a cada una de las funcionarias beneficiarias la redención inmediata de las prendas a través de la plataforma, la última redención fue efectuada el día 9 de diciembre de 2019 y que de acuerdo a los plazos máximos establecidos en la Cláusula 8, de la minuta del Acuerdo Marco de Precios para la adquisición de dotaciones de vestuario xx xxxxx por parte de las Entidades Compradoras CCE-967-AMP-2019, una vez generada la Orden de Compra la Entidad Compradora y el contratista, este tendrá un plazo máximo de entrega de vestuario de 30 días calendario, plazo que vencería el día 8 de enero de 2021”. (Comunicación Interna 2020IE03810, 28/12/2020)
Analizando los numerales 1,2 y 3 se encuentra que la justificación planteada por el ordenador del gasto no es considerada fuerza mayor ni caso fortuito toda vez que se evidencia aquí es una presunta violación al principio de anualidad y una presunta violación al principio de planeación; esto fundamentado en primer lugar a que no es fuerza mayor ni caso fortuito el hecho de que una funcionaria desacate la instrucción de redimir las prendas de forma inmediata; en segundo lugar la justificación habla de fechas que no encajan dado que el contrato UNGRD 036 -2020 corresponde a la vigencia 2020 y en la justificación hacen referencia a que “la última redención fue efectuada el día 9 de diciembre de 2019 (textualmente)” (Comunicación Interna 2020IE03810, 28/12/2020), además de ello describen los plazos máximos: “que de acuerdo a los plazos máximos establecidos en la Cláusula 8, de la minuta del Acuerdo Marco de Precios para la adquisición de dotaciones de vestuario xx xxxxx por parte de las Entidades Compradoras CCE-967-AMP-2019, una vez generada la Orden de Compra la Entidad Compradora y el contratista, este tendrá un plazo máximo de entrega de vestuario de 30 días calendario, plazo que vencería el día 8 de enero de 2021” (textualmente) (Comunicación Interna 2020IE03810, 28/12/2020), Así las cosas, no es claro, si la última redención se efectuó el día 9 de diciembre de 2019, como se elabora un contrato con fecha de inicio y terminación en la vigencia 2020, y se da un plazo de entrega al contratista hasta la videncia 2021 (el día 8 de enero de 2021) (Comunicación Interna 2020IE03810, 28/12/2020).
SEGUIMIENTO AL MAPA DE RIESGOS DEL PROCESO:
Se evidenció en el Mapa de riesgos del proceso Gestión Contractual la identificación de 5 riesgos, correspondiente a dos (2) riesgos de gestión, un (1) riesgo de corrupción y una (1) oportunidad siendo todos objeto de auditoria en su diseño con los criterios establecidos en la Guía para la administración del riesgo y el diseño de controles en entidades públicas, versión
5.0 del DAFP. Lo cual se puede evidenciar a continuación: (Mapa de riesgos y oportunidades UNGRD, 2022)
Mapa de Riesgos Contratación
La Oficina de Control Interno, sugiere revisar la politica de gestion del Riesgo, teniendo en cuenta la posible materializacion de riesgos atinentes a temas Cumplimiento de la Guia de Supervision y Auditoria de contratos formato G–1604-GCON-0 (Neogestion , s.f.), generando controles que eviten la materialización.
Igualmente se sugiere revisar dentro de esta politica, generar controles que eviten la materialización de riesgos por incumplimiento de reglas normativas respecto a la liquidacion de contratos, relacionados con la verificacion de datos contenidos en estas.
8. Oportunidades de Mejora
✓ Debilidades en los controles establecidos como políticas de operación interna para la gestión documental, impactando la trazabilidad de los documentos contractuales que reposan en el archivo de gestión del proceso Contractual y lo publicado en SECOP II.
✓ Dar cumplimiento de la Ley de 594 de 2000 Articulo 11, que señala la Obligatoriedad de la conformación de los archivos públicos: “El Estado está obligado a la creación, organización, preservación y control de los archivos, teniendo en cuenta los principios de procedencia y orden original, el ciclo vital de los documentos y la normatividad archivística”.
✓ Cuando se realicen modificaciones al PAA, estas deben formar parte integral de la respectiva acta del Comité de Contratación, para así tener la trazabilidad de las modificaciones realizadas para su eventual publicación en el SECOP II; esto debido a que en ocasiones los valores planeados inicialmente son diferentes a los apropiados en el CDP, pues si bien es cierto se pueden presentar estos cambios, dichos cambios deben se actualizados en PAA y publicarse en el SECOP II.
✓ Establecer controles para que, una vez finalizada la ejecución de los contratos, se generen alertas oportunas asociadas a los plazos establecidos en las cláusulas de liquidación, que permitan generar de manera preventiva las acciones que conlleven a una liquidación oportuna de los contratos y convenios.
✓ Revisar, el control sobre las actas de liquidación de los contratos y convenios, así como la publicación de los informes de supervisión y los demás documentos en el SECOP ya que estos deben ser temas sobre los cuales se generen controles permanentes para prevenir incumplimientos por parte de la Entidad.
9. Recomendaciones
⮚ Dar cumplimiento a las tablas de retención documental del Grupo de Gestión Contractual publicadas en la página web de la UNGRD.
⮚ Establecer controles para que, una vez finalizada la ejecución de los contratos, se generen alertas oportunas asociadas a los plazos establecidos en las cláusulas de liquidación, que permitan generar de manera preventiva las acciones que conlleven a una liquidación oportuna de los contratos y convenios.
⮚ Revisar, el control sobre las actas de liquidación de los contratos y convenios, así como la publicación de los informes de supervisión y los demás documentos en el SECOP ya que estos deben ser temas sobre los cuales se generen controles permanentes para prevenir incumplimientos por parte de la Entidad.
10. Conclusiones
De acuerdo con los resultados de la auditoría se puede concluir que el Sistema de Control Interno vinculado con el proceso de Gestión Contractual es susceptible de mejoramiento conforme a las situaciones identificadas para cada uno de los aspectos evaluados, sobre los cuales se presentan recomendaciones con el fin de contribuir al fortalecimiento de los mecanismos de control interno asociados al proceso.
Es importante, generar un control sobre las actas de liquidación de los contratos y convenios, así como la publicación de los informes de supervisión y los demás documentos en el SECOP deben ser temas sobre los cuales se generen controles permanentes para prevenir incumplimientos por parte de la Entidad.
Tal y como se determinó en el informe con claridad, la OCI acudió al SECOP I y II, y al expediente contractual físico, encontrando falencias en la debida conformación del expediente contractual (Ley 594/2000 Art. 11), conforme se evidencia en los papales de trabajo. Como quiera que se reconocen dichas debilidades en la respuesta ofrecida, se debe proponer y ejecutar un plan de mejoramiento.
Se observó que los expedientes contractuales que reposan en el Grupo de Gestión contractual carecen en su totalidad de los informes de Supervisión, que permitan verificar el cumplimiento de las actividades por parte de los contratistas; lo cual denota un posible incumplimiento a las Tablas de Retención documental del GGC, que reposan en la página Web de la UNGRD.
Así mismo, es importante resaltar el compromiso por parte del proceso en mejorar las acciones necesarias para evitar la materialización de riesgos asociados al proceso de Gestión Contractual a través del cumplimiento de la normatividad vigente en materia contractual y su constante actualización normativa; de igual forma se debe destacar, la disponibilidad del responsable para brindarnos la colaboración requerida para el buen desempeño de este informe a la Oficina de Control Interno.
Cabe resaltar que, debido a las limitaciones de cualquier estructura de control interno, pueden ocurrir errores o irregularidades que no hayan sido detectadas bajo la ejecución de nuestros procedimientos de auditoría, evaluación o seguimiento, previamente planeados.
La Unidad y las áreas que la componen, son responsables de establecer y mantener un adecuado sistema de control interno y de prevenir posibles irregularidades de acuerdo con lo establecido en el Modelo Integrado de Planeación y Gestión para las tres líneas de defensa.
Así mismo, es responsabilidad del área la información suministrada, por cualquier medio, para la realización de esta actividad de manera oportuna, completa, integra y actualizada y la de informar en su momento las posibles situaciones relevantes y/o errores que pudieran haber afectado el resultado final de la actividad.
Agradecemos la atención prestada y esperamos contar con su disposición y la de los líderes de los procesos para adelantar las acciones de mejora a que haya lugar para corregir las situaciones presentadas en el informe y prevenir posibles desviaciones y materialización de riesgos, dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la recepción del informe, las cuales
deben ser informadas por el Líder del proceso al Jefe de la Oficina d e Control Interno para programar su verificación en el mes siguiente de su reporte.
Asimismo, se sugiere que estas acciones de mejora sean incluidas en el SIPLAG.
11. Grupo Auditor