AGOSTO - 2022
Pliego de Bases y Condiciones
“LICITACION PARA LA CONTRATACION DE UNA AGENCIA PRODUCTORA PARA LA ORGANIZACIÓN INTEGRAL DE LOS EVENTOS OFICIALES PREVIOS A LA FINAL DE LA CONMEBOL LIBERTADORES 2022”
AGOSTO - 2022
Índice:
ANTECEDENTES………………………………………………..……………………………….. 03
PROCEDIMIENTO DEL CONCURSO………………………………………………………. 04
CONDICIONES GENERALES DE CONTRATACION ……………………………….. 09
ADJUDICACION ………………………………………………………………………………… 14
RENUNCIA EXPRESA A ACCIONES JUDICIALES ……………………….............. 15
ANEXOS ……………………………………………………………………………………………. 16
ANTECEDENTES:
La Confederación Sudamericana de Fútbol (CONMEBOL) es la Confederación de Asociaciones (Federaciones) de fútbol de América del Sur y se encuentra conformada por diez Asociaciones miembros: Argentina, Brasil, Chile, Uruguay, Paraguay, Perú, Bolivia, Ecuador, Colombia y Venezuela.
El Consejo de la CONMEBOL ha aprobado los Reglamentos de torneos, adecuados a las necesidades actuales por la Dirección de Competiciones y Operaciones, que tiene como finalidad homogenizar lo máximo posible las condiciones en las cuales se realizan todos los torneos de la CONMEBOL, incluyendo la Copa CONMEBOL Libertadores y la Copa CONMEBOL Sudamericana.
La CONMEBOL Libertadores, es un torneo internacional anual. Se disputó por primera vez en 1960, bajo el nombre de Copa de Campeones de América o Copa dos Campeões de América (en portugués). En 1965, se le dio el nombre Libertadores ("Libertadores") al torneo, en memoria de las guerras de independencia de América Latina y Brasil que se libraron en América del Sur. Es uno de los torneos más prestigiosos del mundo y la competición de clubes más prestigiosa de Sudamérica.
1. PROCEDIMIENTO DE LA LICITACION
1.1 OBJETO DE LA LICITACION:
El objeto de la licitación es la contratación de una agencia productora para la organización integral de los eventos previos a la Final de la CONMEBOL Libertadores 2022 realizará el 30 de octubre, la cual se disputará en el Estadio Monumental Xxxxxx Xxxxxx Xxxxx, de la cuidad de Guayaquil – Ecuador y contará con la participación de los dos clubes finalistas de la competición.
CONMEBOL exige que los Oferentes que participen en los procedimientos de contratación, observen los más altos niveles éticos, ya sea durante el proceso de la licitación o de ejecución de un contrato.
CONMEBOL actuará frente a cualquier hecho o reclamación que se considere fraudulento o corrupto.
1.2 DESCRIPCION DEL SERVICIO:
Las empresas participantes deben ser especializadas en la producción de eventos masivos.
El servicio que debe ser ejecutado, se describe detalladamente en el Anexo A (Especificaciones Técnicas), contiene una guía de requisitos y características de los servicios solicitados, y deberá servir de base para la elaboración de la propuesta.
1.3 ENTREGABLES DEL CONCURSO
EL OFERENTE obligatoriamente debe presentar a CONMEBOL los siguientes documentos:
1. Planilla de cotización con precios unitarios y totales. Los precios deben ser presentados en dólares americanos (U$)
2. Cronograma de ejecución
3. Referencias de trabajos similares ya realizados
1.4 OFERENTES ELEGIBLES
Podrán participar en este concurso, individualmente o en forma conjunta (Consorcios).
Ninguna de las condiciones contenidas en las bases del concurso, así como en las ofertas presentadas por los participantes podrán ser negociadas.
No podrán participar de este concurso, tanto, personas físicas o jurídicas o en forma conjunta (consorcios) que hayan tenido en los últimos cinco años litigios con la CONMEBOL, o asociaciones miembros de la CONMEBOL o confederaciones reconocidas por FIFA, y/o la FIFA ya sea como tal o cualquiera de sus accionistas o directores. En caso de que, hayan sido condenadas/sancionadad, deberán haber cumplido su condena/sanción.
Personas físicas o jurídicas que se encuentren dentro de la investigación de FIFA GATE, salvo aquellas que hayan obtenido una liberación del EDNY o hayan llegado a un acuerdo con éste, Personas físicas o
jurídicas o en forma conjunta (consorcios) que posean actualmente contratos que se encuentren sujetos a evaluación o investigación interna por parte de CONMEBOL.
1.5 PRESENTACION DE LAS OFERTAS
Las ofertas deberán ser enviadas a la dirección de correo electrónico xxxxxxxxx@xxxxxxxx.xxx únicamente. Las ofertas no se aceptarán bajo ningún concepto en formato físico ni carpetas en las oficinas de la CONMEBOL.
Plazos de la licitación: (Especificados en la hora oficial de Paraguay) Lanzamiento xxx xxxxxx: 10 xx xxxxxx
Inscripción al concurso y envío de documentos habilitantes: 17 xx xxxxxx de 2022 hasta las 23:59 (enviando un e-mail a la dirección xxxxxxxxx@xxxxxxxx.xxx con copia del identificador fiscal) Habilitación CONMEBOL: 00 xx xxxxxx xx 0000
Xxxxxxxxx dudas y preguntas: 22 xx xxxxxx de 2022 hasta las 23:59
Call para Respuestas CONMEBOL: 23 xx xxxxxx de 2022 (hora a confirmar)
Presentación Ofertas: 30 xx xxxxxx de 2022 hasta las 10 am
Adjudicación: dentro de los 30 días posteriores a la recepción de las ofertas
- Todas las comunicaciones referentes al concurso deberán ser enviadas a la dirección xxxxxxxxx@xxxxxxxx.xxx, sin copiar a ningún otro correo de la CONMEBOL
- No se recibirá ninguna oferta posterior a la fecha y hora detallada en el párrafo precedente
- Oferentes preseleccionados podrán ser solicitados por la CONMEBOL a realizar una presentación de su propuesta.
- Finalmente, cualquier costo incurrido por el oferente en la elaboración de su propuesta, correrá entera y exclusivamente por su cuenta; la CONMEBOL no asumirá ningún costo relativos a la oferta del Oferente en ninguna circunstancia.
1.6 CRITERIO DE EVALUACION
Todas las ofertas presentadas en tiempo y forma serán debidamente evaluadas. Los criterios utilizados por la CONMEBOL son meramente enunciativos, no incluidos en forma taxativa, por lo que cualquier criterio que pudiera surgir será considerado parte de este pliego.
Todas las ofertas presentadas en tiempo y forma serán verificadas internamente, por un COMITÉ EVALUADOR, el cual será responsable de la toma final de decisión de contratación. El Comité Evaluador se encuentra conformado por áreas internas de la CONMEBOL, Comercial – Compras – Ética y Cumplimiento, Finanzas, Seguridad de Competiciones y Operaciones.
El Comité Evaluador de la CONMEBOL, podrá requerir al Oferente la presentación de documentos adicionales, siempre y cuando sean necesarios para evaluar su capacidad técnica y financiera, debiendo el Oferente presentarlos dentro del plazo que se le indique, pudiendo su incumplimiento generar la desestimación de la Propuesta.
Los Oferentes deberán contemplar la posibilidad de que la CONMEBOL les solicite, durante el período de evaluación de las ofertas, visitas a sus instalaciones, como así también responder a todo tipo de aclaraciones, acerca de la propuesta presentada, a efectos de constatar la capacidad operativa del Oferente.
La cancelación/ suspensión del concurso de precios, generará responsabilidad (civil, penal, administrativo, o comercial, etc) para la CONMEBOL, y las ofertas podrán ser consideradas “DESCALIFICADAS” en los siguientes casos:
• En caso de que las propuestas estén incompletas de conformidad al Pliego de Bases y Condiciones.
• El Incumplimiento de las condiciones y requisitos exigidos en el pliego de bases y condiciones.
• Falta de respuesta oportuna a las consultas que realice la CONMEBOL.
• Presentaciones extemporáneas de cualquier información, documentación, o requerimientos solicitados en un plazo estipulado por parte de la CONMEBOL.
1.7 DOCUMENTOS SUSTANCIALES SOLICITADOS PARA EL CONCURSO.
A continuación, se establece la lista de documentos sustanciales cuya presentación es obligatoria, que serán evaluados por CONMEBOL.
En caso de que el OFERENTE cumpla con todos los requisitos, pasa a la siguiente etapa que consiste en la evaluación económica (precios).
Todo Oferente potencial que requiera alguna aclaración sobre los Documentos del concurso deberá comunicarse con la CONMEMBOL por escrito.
1.7.1 DOCUMENTOS SUSTANCIALES PARA OFERENTES NO CATASTRADOS:
1.7.1.1 Documentos Pre-habilitantes para proveedores no Catastrados: estos documentos deben ser presentados de acuerdo con el calendario del concurso, previo al envío de la propuesta
Ítem | Documento | Breve Descripción | Check-list de Verificación |
1 | Formularios de Catastro Completos y Firmados (Anexo B ) | Formulario de Alta de Proveedores | |
Formulario de Declaración de Conflicto de Intereses | |||
Formulario de Acuerdo de Confidencialidad |
Ítem | Documento | Breve Descripción | Check-list de Verificación |
Formulario de Declaración Jurada de datos Bancarios | |||
Formulario de Confirmación de recepción de manuales CONMEBOL | |||
2 | Documentos de la Empresa | Documento de Constitución o Establecimiento de la Compañía | |
Copia de la Identificación de los Representantes Legales y accionistas/socios de la Compañía. | |||
Copia de Poderes vigentes. En caso de no existir poderes vigentes, informar a través de una declaración jurada. | |||
Copia de la Identificación de los Apoderados – en caso de existir poderes vigentes. | |||
Identificación Tributaria de la empresa en su país de origen. | |||
Certificado o documento similar que certifique el cumplimiento de las obligaciones tributarias. | |||
Ultima acta de nombramiento de autoridades o ultima acta de asamblea en caso de tratarse de Sociedades Anónimas | |||
3 | Libro de accionistas actualizado | En caso de ser una Sociedad Anónima y no cotizar en bolsas internacionales de valores |
1.7.1.2 Documentos Complementarios del concurso: los mismos deben ser presentados de acuerdo con el calendario del concurso junto con la propuesta Comercial
1 | Propuesta Comercial Completa | - Completa, con todos los impuestos aplicables incluidos. | |
- Concepto completo acorde a lo indicado en la sección ENTREGABLES. | |||
2 | Declaración Jurada ante escribano de Ausencia de Investigaciones y | 1. De que ni el oferente, ni sus accionistas, directores o empresas relacionadas se encuentran o se han encontrado bajo investigación por casos de corrupción ni haber iniciado acciones legales contra la CONMEBOL; |
Casos, firmada por apoderado o representante. | 2. De no encontrarse en las listas de sanciones de la Oficina de Control de Activos EE. UU. (OFAC) ni en la lista de sanciones de la Organización de las Naciones Unidas (ONU). | ||
3 | Certificado de Obligación de Seguridad Social | Certificado de estar al día con sus obligaciones de Seguridad Social Alternativa: Si su país de origen no emite este certificado, favor enviar una declaración jurada ante escribano, indicando que: a) este certificado no se emite en su país. b) declarar en el mismo documento que la empresa concursante se encuentra en cumplimiento de las obligaciones de seguridad social. | |
4 | Certificados emitidos por autoridades competentes de su país de origen: | Certificado del Registro General de Quiebras, el cual manifiesta que la empresa concursante no se encuentra en quiebra o convocatoria de acreedores correspondiente. | |
Certificado del Registro Público de no encontrarse en interdicción judicial | |||
Alternativa: Si su país de origen no emite estos certificados, favor enviar una declaración jurada ante escribano, indicando que: a) estos certificados no existen en su país. b) declarar en el mismo documento que la empresa concursante no se encuentra en quiebra o convocatoria de acreedores, y de que no se encuentra en interdicción judicial. | |||
5 | Copia de los 3 (tres) últimos estados financieros auditados | Últimos 3 estados financieros acorde a la legislación del país de residencia del oferente y con dictamen de auditor independiente Alternativa: En caso de no contar con dictamen de auditor independiente, remitir declaración jurada pasada ante escribano público donde conste que la legislación del país donde reside la Compañía no establece dicho requisito para las mismas. En caso de tratarse de personas físicas o naturales, presentar las últimas 6 declaraciones de Impuesto al Valor Agregado y última declaración de Impuesto a la renta |
1.7.2 DOCUMENTOS SUSTANCIALES PARA OFERENTES CATASTRADOS
A continuación, la lista de documentos que deben ser presentados por los oferentes que se encuentran catastrados en CONMEBOL:
1.7.2.1 Documentos Pre-habilitantes para proveedores Catastrados: estos documentos deben ser presentados de acuerdo con el calendario del concurso, previo al envío de la propuesta
- Certificado o documento similar que certifique el cumplimiento de las obligaciones tributarias.
1.7.2.2 Documentos Complementarios del concurso para proveedores Catastrados: los mismos deben ser presentados de acuerdo con el calendario del concurso junto con la propuesta Comercial
- Oferta Comercial Completa.
- Últimos 3 estados financieros acorde a la legislación del país de residencia del proveedor y con dictamen de auditor independiente. Alternativa: En caso de no contar con dictamen de auditor independiente, remitir declaración jurada pasada ante escribano público donde conste que la legislación del país donde reside la Compañía no establece dicho requisito para las mismas. En caso de tratarse de personas físicas o naturales, presentar las últimas 6 declaraciones de Impuesto al Valor Agregado y última declaración de Impuesto a la renta
- Certificado de no encontrarse en proceso de quiebra o convocatoria de acreedores, y de que no se encuentra en interdicción judicial.
Alternativa: Si su país de origen no emite estos certificados, favor enviar una declaración jurada ante escribano, indicando que:
a) estos certificados no existen en su país.
b) declarar en el mismo documento que la empresa concursante no se encuentra en quiebra o convocatoria de acreedores, y de que no se encuentra en interdicción judicial.
- Constancia de cumplimiento de seguridad social: Constancia de estar al día con sus obligaciones de Seguridad Social.
Alternativa: Si su país de origen no emite esta constancia, favor enviar una declaración jurada ante escribano, indicando que:
a) esta constancia no existe en su país
b) declarar en el mismo documento que la empresa concursante se encuentra al día con sus obligaciones de seguridad social.
2. CONDICIONES GENERALES DE CONTRATACION
A continuación, las condiciones generales del contrato, el mismo deberá ser suscripto con la CONMEBOL:
2.1 OBLIGACIONES CONTRACTUALES
• El Oferente se obligará a lo siguiente:
a) Proveer de staff calificado, de acuerdo con el servicio contratado.
b) Suministrar a su personal las herramientas y los equipos necesarios para la ejecución de los servicios, orientar y brindar dirección técnica de los trabajos contratados.
c) El Oferente deberá contar con oficinas o subsidiarias en los países en los que preste el servicio. Las oficinas o subsidiarias deberán estar debidamente identificadas en el contrato, con domicilio, apoderados, e información de contacto, y haber pasado por un proceso documentado de control de calidad.
d) Todas las empresas subcontratadas del Oferente deberán tener trayectoria mínima de dos (2) años en el mercado local, y contar con cinco clientes referenciales.
e) En caso de incumplimiento, el oferente se obliga a abonar las multas establecidas por la CONMEBOL. Esta se reserva el derecho de iniciar acciones legales en contra del Oferente por Xxxxx y Perjuicios a la imagen de la CONMEBOL.
f) Plazos para la ejecución del contrato: a partir da adjudicación al Oferente
g) Es obligación del OFERENTE contratar pólizas de seguros por accidentes de trabajo, enfermedad, accidente, muerte, incapacidad total o parcial, temporaria y/o permanente de los empleados contratados directamente por el OFERENTE, quien será exclusivo responsable del vínculo laboral entre los trabajadores y el OFERENTE. EL OFERENTE seleccionado, deberá presentar las pólizas para que se pueda suscribir el contrato.
2.2 CONDICIONES COMERCIALES:
a. El precio establecido deberá mantenerse fijo durante la vigencia del presente contrato. El precio pactado para este contrato corresponderá al ofertado por el Oferente e incluye la totalidad de los gastos, impuestos y desembolsos que la ejecución del servicio ocasione al OFERENTE en su país de residencia, así como donde sean prestados los servicios objeto del concurso.
b. Al momento de la preparación de la oferta, deberán tener en cuenta la legislación tributaria aplicables en su país de origen y el de los países en donde se prestarán los servicios, debiendo contemplar todos los impuestos, tasas y/o contribuciones. CONMEBOL absorberá única y exclusivamente las retenciones de impuestos vigentes en la República del Paraguay que apliquen a la prestación del servicio objeto de la licitación.
c. El OFERENTE deberá asumir, en la medida que por ley les corresponda, todos y cada uno de los impuestos, tasas y tributos de cualquier naturaleza, tanto nacionales, municipales y/o de
cualquier otra índole, presentes o futuros que deban respectivamente tributar como consecuencia o a causa de la celebración de un contrato con la CONMEBOL en su país de origen y en el de los países donde se presta el servicio.
a. Las facturas emitidas por ejecución de los servicios serán recibidas como máximo el día 25 de cada mes, o su inmediato día hábil anterior, en caso de que sea inhábil. Las facturas deberán ser remitidas a la CONMEBOL como máximo dentro de las 48 horas posteriores a su fecha emisión, las que sean enviadas luego de este lapso serán devueltas al Oferente.
d. En todos los casos es obligatoria la presentación por parte del OFERENTE de la factura legal /fiscal correspondiente junto con la Orden de Compra emitida por la CONMEBOL. Facturas sin órdenes de compra no serán aceptadas.
e. Los pagos serán realizados dentro de los 30 días posteriores a la recepción de las facturas, y las facturas serán recibidas solo una vez que los servicios hayan finalizados conforme lo acordado en el contrato.
f. Todos los pagos serán realizados únicamente vía transferencia bancaria, a una cuenta en la cual el Oferente es titular. Todo gasto relativo al cobro por transferencia recibida en la mencionada cuenta será absorbido únicamente por el Oferente.
2.3 GARANTÍA DE CUMPLIMIENTO
El OFERENTE deberá garantizar el fiel cumplimiento de contrato por un porcentaje del (50%) del valor total del contrato.
A tal efecto deberá presentar a la CONMEBOL una garantía de cumplimiento del contrato, bajo cualquiera de las siguientes formas:
1. Garantía bancaria emitida por un Banco.
2. Póliza de seguros emitida por una Compañía de Seguros autorizada a operar y emitir pólizas de seguros de caución, y que tenga sucursal en Paraguay.
3. La garantía de cumplimiento de contrato deberá ser presentada por el Oferente dentro de los diez (10) días calendarios siguientes a partir de la fecha de suscripción del Contrato, salvo que la prestación de los servicios se realice dentro del citado plazo.
4. La falta de constitución y entrega oportuna de las garantías será causal de rescisión del contrato por causa imputable al contratista.
5. La garantía de cumplimiento de contrato se hará efectiva si la Contratante determinaré la rescisión del contrato por causa imputable al Contratista, conforme a la ley y al contrato.
2.4 PENALIDADES APLICABLES
En el contrato se establecerán las siguientes penalidades en caso de incumplimiento:
Incumplimiento | Penalidad |
Incumplimiento que afecten al timming del evento | 50% |
Fallas técnicas que imposibiliten la puesta en escena del evento. | 80% |
Fallas técnicas que afecten el montaje general de la producción del evento. | 40% |
Incumplimiento de entrega de materiales descriptos en la propuesta. | 40% |
Incumplimiento de ejecución de acciones descriptas en la propuesta. | 40% |
El monto de las penalidades es calculado sobre el monto total contratado.
2.5 VIGENCIA DEL CONTRATO
El contrato tendrá vigencia de ciento ochenta (180) días, computados a partir de la suscripción.
LA CONMEBOL tendrá la facultad para rescindir el contrato sin expresión de causa, ni pago de indemnización alguna, en cualquier momento, notificando tal decisión al OFERENTE con una anticipación de al menos treinta (30) días corridos.
2.6 CONFIDENCIALIDAD
Es obligatorio mantener en estricta confidencialidad y a no divulgar las informaciones, conocimientos técnicos, experiencia y demás datos confidenciales propiedad de la CONMEBOL, ni la información y documentos generados por el Oferente en beneficio de la CONMEBOL con respecto a la ejecución de los servicios (la “Información Confidencial”).
El oferente seleccionado se obliga a que sus empleados, subcontratistas y/o cualquier otra persona por la cual deban responder legalmente, mantengan la Información Confidencial en estricta reserva y secreto y que no la utilicen, distribuyan, suministren, reproduzcan y/o revelen a persona alguna, salvo en la manera permitida y con sujeción a los términos y condiciones del Contrato a ser suscripto.
El OFERENTE seleccionado sólo podrá usar la Información Confidencial con el único objeto de prestar los SERVICIOS y no podrá utilizarla, en forma directa o indirecta, en su propio beneficio o de cualquier forma ya sea durante el plazo de este Contrato o en cualquier momento posterior a su terminación, cualquiera sea la causa.
EL OFERENTE seleccionado no podrá copiar, duplicar o reproducir la Información Confidencial o cualquier parte de esta sin contar con el consentimiento expreso, previo y por escrito de LA CONMEBOL.
El OFERENTE deberá mantener indemne a LA CONMEBOL frente a cualquier reclamo, acción, daños y perjuicios, pérdidas, costos o gastos soportados por LA CONMEBOL como consecuencia de cualquier violación a esta obligación de confidencialidad por parte de EL OFERENTE, sus funcionarios, empleados, subcontratistas o terceros por los que legalmente deba responder.
Las obligaciones establecidas en este pliego no serán aplicables a aquella Información Confidencial que:
a. A la fecha de ser revelada esté publicada o disponible al público de cualquier otra forma;
b. Luego de ser revelada por LA CONMEBOL se publique o se torne disponible al público de cualquier otra forma que no sea a través de un acto u omisión por parte de EL OFERENTE o sus funcionarios o empleados, contratistas o terceros por los que legalmente deba responder; o,
c. El Oferente seleccionado demuestre que se encontraba legítimamente en su poder a la fecha de ser revelada y que no fue adquirida en forma directa o indirecta de LA CONMEBOL.
2.7 RESPONSABILIDAD E INDEMNIDAD
La falta de cumplimiento por parte del OFERENTE de cualquiera de sus obligaciones dentro de los plazos establecidos, le hará incurrir en xxxx de pleno derecho, sin necesidad de interpelación judicial y/o extrajudicial.
EL OFERENTE será la única responsable por los actos u omisiones vinculados a la prestación de los SERVICIOS que puedan generar responsabilidad de carácter civil, penal, tributaria, laboral, previsional, ambiental y/o de cualquier otra índole y por los accidentes que sus equipos, empleados, dependientes, terceros subcontratados y/o cualquiera por los que legalmente deba responder, ocasionen con motivo de la prestación de los SERVICIOS.
EL OFERENTE se obliga a mantener indemne a LA CONMEBOL, frente a cualquier reclamo de cualquier tipo, judicial y/o extrajudicial, realizado o que realice cualquier tercero contra LA CONMEBOL, como consecuencia de los actos u omisiones vinculados a la prestación de los SERVICIOS contratados.
EL OFERENTE se obliga a indemnizar y mantener indemne a LA CONMEBOL respecto de:
a. Cualquier daño o contingencia de índole civil, laboral, administrativa y/o penal y cualquier demanda, acción, reclamo judicial, extrajudicial o de cualquier naturaleza asociadas a las mismas, proveniente de las Personas Relacionadas y/o terceros que estén vinculados con, o de cualquier manera en relación con, LA CONMEBOL o por quien LA CONMEBOL deba legal, contractual y/o extracontractualmente responder (incluyendo sin limitación, por los eventuales costos y costas, honorarios y gastos razonables de asesoramiento legal y de otros agentes y asesores que se designen al efecto); y
b. Cualquier responsabilidad, daño, pérdida, reclamo, costo, gasto o desembolso (incluyendo sin limitación, las eventuales costos, honorarios y gastos razonables de asesoramiento legal y de otros agentes y asesores que se designen al efecto) que dicha Persona indemnizable sufra o pueda sufrir con motivo del ejercicio y/o cumplimiento y/o incumplimiento y/o cumplimiento parcial o tardío por parte de la empresa seleccionada de sus obligaciones, prestaciones, cargas, responsabilidades, deberes, derechos, funciones, conforme al presente Contrato y/o de los actos y/u operaciones contemplados o relacionados con el presente Contrato.
c. Abonará a LA CONMEBOL todas las sumas que la CONMEBOL, por cuenta propia o de la Persona indemnizable de que se trate, le requiera mediante una notificación dentro de los cinco (5) días hábiles de recibidos todos y cada uno de los reclamos, acciones, notificaciones y/o demandas.
2.8 LEY APLICABLE Y JURISDICCIÓN
El Contrato suscripto, sus condiciones y obligaciones derivados de o en relación con él se regirán e interpretarán de conformidad con las leyes de la República del Paraguay (Cámara Arbitral y mediación paraguaya)
La empresa seleccionada declara haber leído y se obliga a cumplir con todas las actividades requeridas en este Contrato, en todo momento con todos los reglamentos, leyes y legislación contra soborno y corrupción, incluyendo pero no limitándose al Foreign Corrupt Practices Act (FCPA) (15 U.S.C. §78-dd-1, et seq., en su versión modificada), al XX Xxxxxxx Xxx 0000 (Ley inglesa de 2010 contra el soborno), así como a cualquier otra ley anti soborno, anticorrupción y sobre conflictos de intereses aplicable a al OFERENTE y/o a la CONMEBOL. En este sentido, se compromete a no hacer u ofrecer directa o indirectamente pagos, regalos, favores, diversión, viajes y/o donaciones a ningún empleado, prestadores de servicios, miembros del Consejo o de los diversos Comités, sea en la esfera nacional, estatal y/o municipal, a partidos políticos y/o a cualquier candidato a cargo político, bajo circunstanciasen que el pago, regalo, favor, diversión, viajes y/o donaciones constituya un pago ilegal y/o sea dado con el propósito de asegurar una ventaja indebida u obtener cualquier beneficio del Poder Público o de tal empleado, agente o representante.
El OFERENTE declara no encontrarse en las listas de sanciones de la Oficina de Control de Activos EE. UU. (OFAC) y en la lista de sanciones de la Organización de las Naciones Unidas (ONU), si se trata de una persona jurídica además declara que sus representantes legales y accionistas no se encuentran en dichas listas.
2.9 FRAUDE Y CORRUPCIÓN
La CONMEBOL exige que los Oferentes, observen los más altos niveles éticos, ya sea durante el proceso de licitación o de ejecución de un contrato. La CONMEBOL actuará frente a cualquier hecho o reclamación que se considere fraudulento o corrupto. Los Oferentes declaran y garantizan:
a) que han leído y entendido la prohibición sobre actos de fraude y corrupción dispuesta por la CONMEBOL y se obligan a observar las normas pertinentes;
b) que no han incurrido en ninguna infracción de las políticas sobre fraude y corrupción descritas en este documento;
c) que no han tergiversado ni ocultado ningún hecho sustancial durante los procesos de adquisición o ejecución del Contrato;
d) que ninguno de sus directores, funcionarios o accionistas principales ha sido declarados culpables de delitos vinculados con fraude y corrupción.
2.10 CONFLICTO DE INTERESES
El oferente declara que no existe conflicto de intereses que pueda afectar el normal desarrollo del Contrato, así como el legal de los recursos; y se compromete a denunciar cualquier conflicto de intereses que pueda surgir durante la ejecución del contrato. En caso de existir algún tipo de conflicto de intereses deberán realizar la declaración pertinente.
2.11 RENUNCIA A DERECHOS
El oferente deberá transferir a la CONMEBOL los derechos subyacentes de edición y autoría necesaria.
Los estudios, proyectos, informes, las Web Sites, Apps y/o cualquier otro documento elaborado, generado y/o proporcionado por el OFERENTE con motivo de la prestación de los SERVICIOS, será de propiedad exclusiva de LA CONMEBOL, quien podrá registrarlos ante los organismos correspondientes y utilizarlos sin restricción o costo alguno, inclusive con relación a otros proyectos de su propiedad y/o propiedad de sus compañías controladas, controlantes y/o cualquier otra compañía vinculada. El OFERENTE será el único responsable por las infracciones que se cometan a los derechos de propiedad intelectual de terceros. El oferente deberá responder directamente por cualquier tipo de reclamo efectuado, manteniendo, en todos los casos, indemne a LA CONMEBOL frente a tales reclamos. El oferente, a su exclusiva xxxxx, y sin que ello afecte la prestación de los SERVICIOS, efectuará modificaciones a los SERVICIOS de modo tal a evitar futuras violaciones y garantizar que éstas sean subsanadas.
El OFERENTE, al presentarse a la presente licitación declara bajo fe de juramento que goza de todas las autorizaciones y/o patentes de los medios utilizados para brindar el servicio
3. ADJUDICACION
La CONMEBOL, adjudicará el Contrato al OFERENTE cuya oferta resulte, a criterio exclusivo de la CONMEBOL, la más conveniente a los criterios técnicos y administrativos establecidos exclusivamente por la CONMEBOL. La presentación de Ofertas a la Licitación implica el conocimiento y conformidad expresa por parte de los Oferente, de todos y cada uno de los términos y condiciones del presente Pliego de Bases y Condiciones, el cual formará parte integrante del contrato.
4. RENUNCIA EXPRESA A ACCIONES JUDICIALES
Siendo la presente Licitación un procedimiento privado establecido por la CONMEBOL, no se admitirá la presentación de ninguna acción o recurso judicial ni solicitud de medidas cautelares, por parte de ninguno de los oferentes. Con la presentación de la Propuesta, el Oferente manifiesta expresamente su renuncia a cualquier acción judicial o extrajudicial contra las decisiones adoptadas por CONMEBOL.
Todos aquellos oferentes que presenten su oferta y participan de la LICITACION, declaran conocer y aceptar los términos de la presente cláusula, declarando irrevocablemente la renuncia expresa a demandar o a solicitar a los jueces y tribunales de la República del Paraguay o alguna otra jurisdicción medidas cautelares, que pudieran de alguna manera obstaculizar la presente LICITACIÓN para la selección de oferentes. Actos de esta naturaleza serán considerados lesivos para los intereses de la CONMEBOL y estarán sujetas al reclamo de daños y perjuicios correspondiente, contra aquél que intentare acciones de la naturaleza descripta en la presente cláusula.
6.- ANEXOS
- Anexo A: Especificaciones del Servicio
- Anexo B: Formularios de Catastro
ANEXO A.
1. OBJETO DE LA LICITACION
El objeto del concurso de precios es la contratación de una agencia productora la organización integral de los eventos previos a la Final de la CONMEBOL Libertadores 2022 realizará el 30 de octubre, la cual se disputará en el Estadio Monumental Xxxxxx Xxxxxx Xxxxx, de la cuidad de Guayaquil – Ecuador y contará con la participación de los dos clubes finalistas de la competición.
2. DESCRIPCION DE LOS SERVICIOS
Cena - Final CONMEBOL LIBERTADORES
Fecha del evento Guayaquil: 00 xx xxxxxxx 0000 Xxxxxxx: a confirmar
Sede: Xxxx Xxxxxx - Xxxxxx Xxxxxxxxx - Xxxxxxxxx
Cantidad de invitados: 200 pax
Opcionales:
CONMEBOL LOUNGE Estadio sede: Servicio integral Areas VIP/VVIP estadio sede: Servicio integral
SEDE DE LOS EVENTOS
Cena - Final
El evento se llevará a cabo en una sede con las siguientes capacidades:
• Área para recepción de invitados
• Área al aire libre o combinado para cocktail de bienvenida
• Área principal en salón contiguo con capacidad mínima para 200 personas en formato buffet
La contratada deberá adecuarse a la disponibilidad de días y horarios definidos para montaje y desmontaje del evento.
La contratada debera considerar un plan de contingencia en caso de traslado a otra sede.
CONCEPTO DEL EVENTO
El evento oficial forma parte del Programa de actividades de la Final de la CONMEBOL LIBERTADORES, y su objetivo esencial es reunir a las familias del fútbol sudamericano en torno a la realidad institucional de la CONMEBOL a través de sus máximos torneos de clubes, celebrando y dando cierre al desarrollo del torno.
El evento debe reflejar la identidad de la marca de LA CONMEBOL LIBERTADORES a través de su look and feel, y un concepto 360, que transmita la esencia de las mismas. (ANEXO – BRANDBOOKS).
En general, la cena oficial podría tener una duración de al menos 03:30hs, deberá incluir un maestro de ceremonia de habla hispana, show artístico, presentación institucional y o discursos oficiales.
Los actos de entretenimiento deben ser sugeridos por la agencia y adecuarse a la cultura de la ciudad sede, los conceptos creativos propuestos pueden ir desde orquestas sinfónicas hasta cantantes famosos, actos xx xxxxx, actuaciones artísticas y/ o proyección de mapping.
Se debe contemplar el servicio de traducción al portugués en caso se requiera.
Resaltamos la proyección internacional del evento, teniendo en cuenta la televisación de este a más de 190 países, por lo que toda la operación y los eventos que componen la misma deben realizarse con responsabilidad y excelencia.
POGRAMA DEL EVENTO
• El programa tentativo será compartido con los oferentes participantes durante el proceso de la licitación.
3. SERVICIOS POR CONTEMPLAR
o Diseño, planificación, ejecución y coordinación general del evento
o Presentación de temáticas actuales – cronogramas – Staffing plan
o Diseño e impresión de las invitaciones
o Distribución de invitaciones
o Confirmación de asistencia
o Branding
o Ambientación
o Catering
o Alquiler de Mobiliarios
o Audiovisuales - Iluminación y otras tecnologías
o Animación – happening
o Traslados - conductores dedicados
o Prevención y seguridad
o Logística general
4. DESCRIPCIÓN DE LOS SERVICIOS – CENA FINAL GUAYAQUIL
▪ Área de recepción
♦ Recepción de invitados:
El área debe contar con mobiliario acorde a la temática para el montaje del Welcome desk.
Se debe prever el personal necesario para el rol de recepcionistas, quienes darán la bienvenida a los invitados y verificarán las invitaciones
El personal contratado deberá hablar español y portugués preferentemente. Se debe considerar 1 persona por cada 10 invitados)
La contratada debera proveer la tecnología (tablets) para agilizar el ingreso de los invitados
▪ Área brindis
♦ Cocktail de Bienvenida:
El área debe contar con el mobiliario acorde a la temática, el montaje debera seguir el formato cocktail de pie para 200 personas (preferentemente al aire libre si el lugar elegido lo hace factible)
El área debera contar con el mobiliario acorde para las islas de comidas y y barra de tragos, donde se realizará una demostración gastronómica, cata de vinos, y servicio de coctelería.
La propuesta gastronómica para el servicio de catering de esta área debera contemplar antipastos, finger food, bebidas, menajes, mobiliarios y personal de apoyo en cocina, servicio de mozos, cantineros y logística.
▪ Área principal
♦ Cena:
El área debe contar con el mobiliario acorde a la temática, el montaje debera seguir el formato buffet para 200 personas. Se debe contemplar mobiliario para ubicar los obsequios y reconocimientos a ser entregados.
La propuesta gastronómica para el servicio de catering de esta área debera contemplar la presentación del buffet en mobiliarios exclusivos, plato de entrada, plato de fondo, bebidas y postres, mobiliarios y personal de apoyo en cocina, servicio de mozos, cantineros y logística.
▪ Show – artista y acto protocolar:
Dentro del salón principal se deberá prever el área para el montaje del escenario y área exclusiva para ubicar la Copa de cada torneo.
El montaje debe contemplar el sistema audiovisual (pantalla led, sistema de audio, escenario, iluminación decorativa del salón, atril, micrófonos)
❖ Area de despedida - Retorno de invitados:
El área utilizado para el welcome desck deberá permanecer con mobiliario para utilizar al momento de la salida de los invitados.
Se debe prever el personal necesario para el rol de recepcionistas, quienes entregaran los presentes a los invitados
Se debe prever el personal necesario para el rol de recepcionistas, quienes entregara los souvenirs de CONMEBOL.
La contratada deberá presentar las opciones de regalos VIP disponibles
❖ Traslados - conductores dedicados
Se debe prever el servicio de conductores dedicados
La contratada deberá coordinar las áreas para eestacionamiento, y zona de Drop off y pick up más cercanas a la entrada / salida del lugar para buses y coches Vip.
❖ Prevención y seguridad
La contratada deberá verificar el sistema de seguridad de la sede y el plan de contingencia.
Se deberá identificar cualquier punto relevante que pudiera indicar un riesgo para el operativo.
❖ Logística general
Se deberá prever 1 área con capacidad para 10 personas para el equipo de trabajo de CONMEBOL, las mismas serán utilizadas como oficina, sala de almacenamiento y camerino para artista.
Todas las áreas mencionadas deberán tener acceso a Internet El personal de CONMEBOL deberá tener acceso a una impresora
5. COORDINACIÓN Y DIVISIÓN DE RESPONSABILIDADES
La siguiente tabla ofrece una buena visión general de quién es responsable de qué tareas principales. Para evitar dudas, esta lista no es exhaustiva y puede estar sujeta a cambios por parte de la CONMEBOL.
Reglamentos y obligaciones contractuales de la sede del evento | AGENCIA PRODUCTORA |
Obligaciones contractuales para la contratación del servicio de catering en general (alimentación, bebida) | AGENCIA PRODUCTORA |
Mobiliario (mesas, sillas, menajes, objetos complementarios) | AGENCIA PRODUCTORA |
Asignación y contratación del Maestro de Ceremonia | AGENCIA PRODUCTORA* |
Servicios de seguridad | AGENCIA PRODUCTORA* |
Negociación con las autoridades sobre lugar de estacionamiento y cualquier dispensa requerida para el coche del presidente, VVIPs, etc. | CONMEBOL |
Elaboración de lista de invitados | CONMEBOL |
Diseño, impresión y distribución de invitaciones a los invitados | AGENCIA PRODUCTORA |
Contactos individuales con la lista de invitados para RSVP | AGENCIA PRODUCTORA Y CONM |
Control de lista de invitados en la zona de bienvenida | AGENCIA PRODUCTORA Y CONM |
Running order de la cena | AGENCIA PRODUCTORA Y CONM |
Traslado de invitados CONMEBOL | CONMEBOL |
Gestión de welcome desk | AGENCIA PRODUCTORA |
Gestión del intercambio de regalos OFICIALES | CONMEBOL |
Cronograma y coordinación del evento | AGENCIA PRODUCTORA Y CONM |
Plan de asientos para los invitados | CONMEBOL |
Briefing al Maestro de Ceremonia | CONMEBOL |
Producción de contenido de vídeo para las pantallas | AGENCIA PRODUCTORA * |
Provisión de welcome desks, backdrops / xxxxxx de tela | AGENCIA PRODUCTORA * |
Planificación de la producción y operación general para la cena | AGENCIA PRODUCTORA * |
Creación del concepto de evento | AGENCIA PRODUCTORA * |
Configuración de la producción montaje y desmontaje (pantalla, sistema AV, luces, micrófonos, mesa de DJ, amplificadores...) | AGENCIA PRODUCTORA * |
Diseño y layout final de la cena (escenario, pantalla, mesas...) | AGENCIA PRODUCTORA * |
Brandeo y ambientación de la sede (diseño y producción de piezas graficas) | AGENCIA PRODUCTORA * |
Abastecimiento y contacto con proveedores de servicios / productos para la contratación en nombre de CONMEBOL | AGENCIA PRODUCTORA * |
Control de calidad y gestión del tiempo | AGENCIA PRODUCTORA * |
Invitación impresa + servicio de courier para entrega | AGENCIA PRODUCTORA |
Cobertura audiovisual de la cena | AGENCIA PRODUCTORA |
* En todos los casos será necesaria la conformidad y aprobación de CONMEBOL
6. REQUERIMIENTOS CLAVES
a. La agencia productora será responsable de la provisión general, producción, puesta en escena, gestión del servicio de catering. La CONMEBOL tendrá la dirección general de la(s) CENA(S) SUDAMERICANA y LIBERTADORES en el(los) lugar(es) y en el(los) día(s) de la cena. Además de los espacios de CONMEBOL LOUNGE en los lugares y días que designe PROTOCOLO CONMEBOL.
b. La agencia productora deberá contemplar en su alcance el soporte y asistencia al equipo de PROTOCOLO CONMEBOL, en espacios de CONMEBOL LOUNGE, VIP y VVIP de estadios.
c. La agencia productora nombrará a una persona de contacto focal para que actúe como coordinador de la CONMEBOL SUDAMERICANA y/o CONMEBOL LIBERTADORES; y además proporcionará actualizaciones periódicas del proyecto y presupuesto según el calendario del proyecto que se acuerde con la CONMEBOL y con la frecuencia solicitada por la CONMEBOL.
d. La agencia productora diseñará todos los proyectos de imágenes y dibujos técnicos relacionados con la CONMEBOL SUDAMERICANA y/o CONMEBOL LIBERTADORES, los presentará a la CONMEBOL para su aprobación según el calendario del proyecto que se acuerde con la CONMEBOL.
e. La agencia productora desarrollará un concepto individual de producción de la(s) CENA(S) CONMEBOL SUDAMERICANA y CONMEBOL LIBERTADORES, en una continua comunicación con la CONMEBOL, y someterá a la CONMEBOL para su revisión todas y cada una de las modificaciones propuestas al concepto como resultado de cualquier decisión tomada en conjunto con la CONMEBOL.
f. La agencia productora determinará la(s) versión(es) final(es) de la aplicación de / los conceptos(s), así como también el presupuesto final, en una fecha que fijará la CONMEBOL.
g. La agencia productora reconocerá y aceptara que la CONMEBOL tendrá que realizar la aprobación final con respecto a la implementación del concepto, la Agencia Productora se asegurará de que cualquier cambio o modificación que se lleve a cabo de la manera más pronta y estrictamente de acuerdo con las instrucciones y directrices de la CONMEBOL.
h. La agencia productora obtendrá y pagará por todos y cada uno de los permisos requeridos con relación a la instalación, exposición, transporte de cualquier estructura o material temporal, iluminación, equipo audiovisual (sin limitación), de seguridad del municipio, particularmente en el lugar de la cena. Según sea necesario para cumplir con TODOS los requisitos y reglamentos técnicos, de seguridad del municipio, particularmente en el lugar de la cena.
i. La agencia productora proporcionará, instalará, operará y desmantelará todos los equipos técnicos, audiovisuales, iluminación, proyección, la puesta en escena, la decoración de acuerdo con lo establecido con la CONMEBOL, y con el presupuesto final.
j. La agencia productora proporcionará, gestionará y supervisará a todo el personal según lo necesario para la instalación, operación, desmantelamiento de todos y cada uno de los equipos y servicios
requeridos para la(s) CENA CONMEBOL SUDAMERICANA y CONMEBOL LIBERTADORES, incluyendo el personal técnico necesario para la entrega de contenidos para la cena.
k. La agencia productora contratará, gestionará y coordinará a todos los artistas, intérpretes o artistas de entretenimiento que actúen en la(s) cena(s) de acuerdo con el concepto final y el presupuesto.
l. La agencia productora obtendrá y pagará por todos y cada uno de los permisos requeridos con relación a las actuaciones musicales que se reproducirán en la(s) CENA(S) CONMEBOL LIBERTADORES .
m. La agencia productora aplicará y organizará el servicio de catering designado en función del menú acordado con la CONMEBOL.
n. La agencia productora contara con un equipo exclusivo de protocolo que se encargara de dar seguimiento a la lista de invitados, RSVP, recepción de invitados, acomodación en las mesas, etc., siempre bajo la supervisión y dirección de la CONMEBOL.
o. La agencia productora deberá preparar y coordinar un protocolo de seguridad y sanidad (acorde a las normas vigentes COVID en Córdoba y Guayaquil) al momento de la realización de la(s) CENA(S) CONMEBOL SUDAMERICANA y CONMEBOL LIBERTADORES en conjunto con el equipo de la CONMEBOL.
p. La agencia productora deberá presentar previamente la estructura del equipo de trabajo. Teniendo en cuenta que para cada evento es necesario un COORDINADOR GENERAL y como mínimo dos asistentes de producción con experiencia en eventos de protocolo.
q. La CONMEBOL no se encuentra obligada a contratar a la misma agencia para ambos eventos. Se podrá realizar asignaciones parciales.
r. La agencia productora deberá presentar presupuestos independientes para cada evento.
7. REQUERIMIENTOS DE INFORMACION DE COSTOS
a) En base de los requisitos descritos en la sección 2, 3, 4, 5, y 6 de este pliego, la agencia deberá proporcionar un presupuesto detallado en dólares americanos (USD) para cubrir los gastos de los eventos de la CONMEBOL LIBERTADORES 2022.
b) Todos los costos del presupuesto deben ser con todos los impuestos incluidos, con todos y cada uno de los tipos de IVA aplicables.
c) La agencia deberá presentar una propuesta creativa para cada evento, contemplando idea, visual y concepto que esté relacionada a la marca.
d) La política de “reglas claras” se aplicará cuando se trata de la gestión presupuestaria. En el acuerdo figurará una versión inicial aprobada del presupuesto de los servicios. La agencia actualizará el presupuesto y lo presentará a la CONMEBOL para su aprobación semanalmente, o en el tiempo que sea necesario.
e) Sin embargo, cualquier cambio significativo (más de USD 1000) debe ser sometido a la CONMEBOL para una pronta aprobación. La agencia reconoce y acepta que cualquier cambio en el presupuesto debe ser aprobado por la CONMEBOL por adelantado y por escrito (por correo electrónico) para ser efectivo.
f) No se deben incurrir en costos ni gastos sin la autorización de la CONMEBOL.