CONTRATO DE ENCARGO DE TRATAMIENTO
CONTRATO DE ENCARGO DE TRATAMIENTO
Fecha de revisión: enero de 2021
PREÁMBULO
GOLTRATEC, S.L., en calidad de proveedor y responsable de la APP PARTE DE TRABAJO, se obliga al cumplimiento de lo establecido en el Reglamento (UE) 2016/679 del Parlamento Europeo y del Consejo de 27 xx xxxxx de 2016 relativo a la protección de las personas físicas (RGPD) y la Ley Orgánica 3/2018, de 5 de diciembre, de Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales (LOPD-GDD).
GOLTRATEC, S.L. pone a disposición del CLIENTE el presente contrato de encargado de tratamiento para tratar por cuenta del CLIENTE, como responsable del tratamiento, los datos de carácter personal necesarios para prestar el servicio de acceso y mantenimiento de la aplicación PARTE DE TRABAJO.
GOLTRATEC, S.L. declara que podrá acceder a la información que mantenga el CLIENTE en la aplicación PARTE DE TRABAJO con carácter meramente técnico.
REUNIDOS
De una parte, EL CLIENTE, con los datos facilitados por el mismo a GOLTRATEC, S.L. para la facturación de los servicios contratados,
Y, de otra parte, XXXXXXXXX XXXX XXXXXX XXXXXX, con NIF número 00000000X, en nombre y representación de GOLTRATEC, S.L. con CIF X00000000, y domicilio en Xxxxx Xxxxxxxx, 00 (00000) Xxxxxx (Xxxxxxxx),
Ambas partes se reconocen mutua y recíprocamente capacidad y legitimación suficiente para suscribir este acuerdo y,
EXPONEN
Primero. - Que GOLTRATEC, S.L. tiene como actividad principal LOS SERVICIOS DE INFORMATICA Y DESARROLLO Y MANTENIMIENTO DE APLICACIONES INFORMÁTICAS, desarrollando a tal
efecto una aplicación de partes de trabajo (en adelante PARTE DE TRABAJO)
Segundo. – Que el CLIENTE, es una empresa dedicada a la prestación de servicios sanitarios y que por el presente documento autoriza a GOLTRATEC, S.L. al tratamiento de datos de carácter personal de los que el CLIENTE es Responsable y ambas partes suscriben el presente CONTRATO DE ENCARGADO DE TRATAMIENTO de acuerdo a las siguientes:
ESTIPULACIONES
1.- Objeto del encargo del tratamiento
Mediante las presentes cláusulas se habilita a GOLTRATEC, S.L. en su condición de encargado del tratamiento, para tratar por cuenta del CLIENTE, Responsable del tratamiento, los datos de carácter personal necesarios para prestar el servicio de:
- GESTIÓN Y MANTENIMENTO DE LA APLICACIÓN DE PARTES DE TRABAJO
La prestación del servicio incluye:
- Acceso a la plataforma PARTE DE TRABAJO para labores técnicas, accediendo únicamente a las áreas del sistema que resulten necesarias para realizar las labores de mantenimiento, reparación, servicios de hosting o cualquier otra acción relacionada con el cumplimiento del objeto del contrato.
- Copias de seguridad. Se excluye expresamente responsabilidad por pérdida de datos por causa de fuerza mayor o ajenas al proveedor.
- Resolución de incidencias que se comunicarán al proveedor por las vías usualmente utilizadas por las partes.
- Mantenimiento informático con asistencia remota
2. Identificación de la información afectada
Para la ejecución de las prestaciones derivadas del cumplimiento del objeto de este encargo, el CLIENTE, Responsable del tratamiento, pone a disposición del encargado del tratamiento los datos almacenados por el Responsable del Tratamiento (CLIENTE) cuando utiliza los servicios de PARTE DE TRABAJO. En cualquier caso, la información que se describe con el alcance que se especifica en la siguiente tabla:
Información afectada | Categoría | Concreción de los tratamientos |
Personal | Datos identificativos. Geolocalización (opcional) | Conservación |
3. Duración
El presente acuerdo tiene la misma duración que el contrato de prestación de servicios suscrito entre las partes.
A la finalización del mismo, el encargado del tratamiento, GOLTRATEC, S.L., procederá respecto a los datos en su poder, de acuerdo a lo establecido en la siguiente estipulación 4, apartado q): “Destino de los datos”.
4. Obligaciones del encargado del tratamiento
El encargado del tratamiento y todo su personal se obliga a:
a. Utilizar los datos personales objeto de tratamiento, o los que recoja para su inclusión, sólo para la finalidad objeto de este encargo. En ningún caso podrá utilizar los datos para fines propios, ni con otra finalidad distinta a la prestación del servicio que se describe en el apartado anterior “Objeto del Encargo del tratamiento”.
b. Tratar los datos de acuerdo con las instrucciones del responsable del tratamiento.
Si el encargado del tratamiento considera que alguna de las instrucciones infringe el RGPD o cualquier otra disposición en materia de protección de datos de la Unión o de los Estados miembros, el encargado informará inmediatamente al responsable.
c. Llevar, por escrito, un registro de todas las categorías de actividades de tratamiento efectuadas por cuenta del responsable, que contenga:
1. El nombre y los datos de contacto del encargado o encargados y de cada responsable por cuenta del cual actúe el encargado y, en su caso, del representante del responsable o del encargado y del delegado de protección de datos.
2. Las categorías de tratamientos efectuados por cuenta del Encargado.
3. En su caso, las transferencias de datos personales a un tercer país u organización internacional, incluida la identificación de dicho tercer país u organización internacional y, en el caso de las transferencias indicadas en el artículo 49 apartado 1, párrafo segundo del RGPD, la documentación de garantías adecuadas.
4. Una descripción general de las medidas técnicas y organizativas de seguridad relativas a:
a) La seudonimización y el cifrado de datos personales.
b) La capacidad de garantizar la confidencialidad, integridad, disponibilidad y resiliencia permanentes de los sistemas y servicios de tratamiento.
c) La capacidad de restaurar la disponibilidad y el acceso a los datos personales de forma rápida, en caso de incidente físico o técnico.
d) El proceso de verificación, evaluación y valoración regulares de la eficacia de las medidas técnicas y organizativas para garantizar la seguridad del tratamiento.
d. No comunicar los datos a terceras personas, salvo que cuente con la autorización expresa del responsable del tratamiento, en los supuestos legalmente admisibles. El encargado puede comunicar los datos a otros encargados del tratamiento del mismo responsable, de acuerdo con las instrucciones del responsable. En este caso, el responsable identificará, de forma previa y por escrito, la entidad a la que se deben comunicar los datos, los datos a comunicar y las medidas de seguridad a aplicar para proceder a la comunicación.
Si el encargado debe transferir datos personales a un tercer país o a una organización internacional, en virtud del Derecho de la Unión o de los Estados miembros que le sea aplicable, informará al responsable de esa exigencia legal de manera previa, salvo que tal Derecho lo prohíba por razones importantes de interés público.
e. Se autoriza GOLTRATEC, S.L. a subcontratar con terceras empresas proveedoras de ALOJAMIENTO/ALMACENAMIENTO DE DATOS EN SUS SERVIDORES. GOLTRATEC, S.L. comunicará por escrito al responsable, identificando de forma clara e inequívoca la empresa subcontratista y sus datos de contacto. La subcontratación podrá llevarse a cabo si el responsable no manifiesta su oposición en el plazo xx XXXX (10) DÍAS.
El subcontratista, que también tiene la condición de encargado del tratamiento, está obligado igualmente a cumplir las obligaciones establecidas en este documento para el encargado del tratamiento y las instrucciones que, conforme al servicio contratado, dicte de forma lógica el responsable. Corresponde al GOLTRATEC, S.L. inicial regular la nueva relación, de forma que el nuevo encargado quede sujeto a las mismas condiciones (instrucciones, obligaciones, medidas de seguridad…) y con los mismos requisitos formales que él, en lo referente al adecuado tratamiento de los datos personales y a la
garantía de los derechos de las personas afectadas. En el caso de incumplimiento por parte del subencargado, el encargado inicial seguirá siendo plenamente responsable ante el responsable en lo referente al cumplimiento de las obligaciones.
f. Mantener el deber xx xxxxxxx respecto a los datos de carácter personal a los que haya tenido acceso en virtud del presente encargo, incluso después de que finalice su objeto.
g. Garantizar que las personas autorizadas para tratar datos personales se comprometan, de forma expresa y por escrito, a respetar la confidencialidad y a cumplir las medidas de seguridad correspondientes, de las que hay que informarles convenientemente.
h. Mantener a disposición del responsable la documentación acreditativa del cumplimiento de la obligación establecida en el apartado anterior.
i. Garantizar la formación necesaria en materia de protección de datos personales de las personas autorizadas para tratar datos personales.
j. Asistir al responsable del tratamiento en la respuesta al ejercicio de los derechos de:
1. Acceso, rectificación, supresión y oposición
2. Limitación del tratamiento
3. Portabilidad de datos
4. A no ser objeto de decisiones individualizadas automatizadas (incluida la elaboración de perfiles)
Cuando las personas afectadas ejerzan los derechos de acceso, rectificación, supresión y oposición, limitación del tratamiento, portabilidad de datos y a no ser objeto de decisiones individualizadas automatizadas, ante el encargado del tratamiento, éste debe comunicarlo por correo electrónico, a la dirección facilitada por el responsable. La comunicación debe hacerse de forma inmediata y en ningún caso más allá del día laborable siguiente al de la recepción de la solicitud, juntamente, en su caso, con otras informaciones que puedan ser relevantes para resolver la solicitud.
k. Derecho de información
Corresponde al responsable facilitar el derecho de información en el momento de la recogida de los datos. No obstante, en aquellos casos en los que la recogida de datos la realice directamente el Encargado del tratamiento, corresponderá a éste, por cuenta del Responsable, recabar el consentimiento del interesado, así como el cumplimiento de los deberes de información al mismo.
l. Notificación de violaciones de la seguridad de los datos
El encargado del tratamiento notificará al responsable del tratamiento, sin dilación indebida, y en cualquier caso antes del plazo máximo de 48 horas y a través de los medios habituales de comunicación las violaciones de la seguridad de los datos personales a su cargo de las que tenga conocimiento, juntamente con toda la información relevante para la documentación y comunicación de la incidencia.
No será necesaria la notificación cuando sea improbable que dicha violación de la seguridad constituya un riesgo para los derechos y las libertades de las personas físicas.
Corresponde al encargado del tratamiento comunicar las violaciones de la seguridad de los datos a la Autoridad de Protección de Datos.
La comunicación contendrá, como mínimo, la información siguiente:
a) Descripción de la naturaleza de la violación de la seguridad de los datos personales, inclusive, cuando sea posible, las categorías y el número aproximado de interesados afectados, y las categorías y el número aproximado de registros de datos personales afectados.
b) Nombre y datos de contacto del delegado de protección de datos o de otro punto de contacto en el que pueda obtenerse más información.
c) Descripción de las posibles consecuencias de la violación de la seguridad de los datos personales.
d) Descripción de las medidas adoptadas o propuestas para poner remedio a la violación de la seguridad de los datos personales, incluyendo, si procede, las medidas adoptadas para mitigar los posibles efectos negativos.
Si no es posible facilitar la información simultáneamente, y en la medida en que no lo sea, la información se facilitará de manera gradual sin dilación indebida.
m. Dar apoyo al responsable del tratamiento en la realización de las evaluaciones de impacto relativas a la protección de datos, cuando proceda.
n. Dar apoyo al responsable del tratamiento en la realización de las consultas previas a la autoridad de control, cuando proceda.
o. Poner a disposición del responsable toda la información necesaria para demostrar el cumplimiento de sus obligaciones, así como para la realización de las auditorías o las inspecciones que realicen el responsable u otro auditor autorizado por él.
p. Implantar las medidas de seguridad indicadas por el Responsable. Si el Responsable está adherido a un Código de conducta, se implantarán las medidas definidas en el mismo.
Los encargados de tratamiento son los responsables de vigilar y controlar que personas no autorizadas no puedan acceder al soporte físico o documentos por ellos custodiados.
Los soportes y documentos que contengan datos de carácter personal deberán permitir identificar el tipo de información que contienen, ser inventariados y sólo deberán ser accesibles por el personal autorizado.
La identificación de los soportes y documentos que contengan datos de carácter personal que la organización considerarse especialmente sensibles deberá realizarse utilizando sistemas de etiquetado comprensibles y con significado que permitan a los usuarios con acceso autorizado a los citados soportes y documentos identificar su contenido, y que dificulten la identificación para el resto del personal.
La salida de soportes y documentos que contengan datos de carácter personal, fuera de los locales deberá ser autorizada por el responsable del fichero o encontrarse debidamente inventariada.
En todo caso, deberá implantar mecanismos para:
a) Garantizar la confidencialidad, integridad, disponibilidad y resiliencia permanentes de los sistemas y servicios de tratamiento.
b) Restaurar la disponibilidad y el acceso a los datos personales de forma rápida, en caso de incidente físico o técnico.
c) Verificar, evaluar y valorar, de forma regular la eficacia de las medidas técnicas y organizativas implantadas para garantizar la seguridad del tratamiento.
d) Xxxxxxxxxxxx y cifrar los datos personales, en su caso.
GOLTRATEC, S.L. se obliga a adoptar e implantar las medidas de seguridad de índole técnica y organizativa necesarias para garantizar los aspectos señalados de acuerdo con el Reglamento (UE) 2016/679 del Parlamento Europeo y del Consejo de 27 xx xxxxx de 2016 y la Ley Orgánica 3/2018, de 5 de diciembre, de Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales (LOPD-GDD).
q. Designar un delegado de protección de datos, en caso de encontrarse obligado en virtud del artículo 31.1 del RGPD y comunicar su identidad y datos de contacto al responsable.
r. Destino de los datos a la finalización de la prestación del servicio:
Devolver al responsable del tratamiento los datos de carácter personal y, si procede, los soportes donde consten, una vez cumplida la prestación.
La devolución debe comportar el borrado total de los datos existentes en los equipos informáticos utilizados por el encargado.
No obstante, GOLTRATEC, S.L. se reserva el derecho a conservar los datos personales, debidamente bloqueados, durante el periodo de tiempo imprescindible a los efectos de que pudiera surgir algún tipo de responsabilidad derivada de una relación u obligación jurídica, la ejecución de un contrato o la existencia de medidas contractuales solicitadas por el interesado. Se estará al periodo de prescripción que establezca la normativa fiscal, contable, social o civil en cada caso.
El bloqueo de los datos implicará su exclusiva disponibilidad a administraciones públicas, jueces y tribunales.
5. Obligaciones del responsable del tratamiento
Corresponde al responsable del tratamiento:
a) Entregar al encargado los datos a los que se refiere la cláusula 2 de este documento.
b) La protección de datos desde el diseño y por defecto, adoptando medidas técnicas y organizativas apropiadas con el propósito de lograr:
i. La aplicación efectiva de los principios de protección de datos y la integración de las garantías necesarias en el tratamiento, previstas por el Capítulo II RGPD.
ii. Que solo sean objeto de tratamiento los datos personales que sean necesarios para cada uno de los fines específicos. Esto se traduce, en particular, en que, por defecto, los datos personales no sean accesibles, sin la intervención de la persona, a un número indeterminado de personas físicas.
c) La realización previa al tratamiento de una evaluación de impacto cuando sea probable que el mismo entrañe un alto riesgo para los derechos y libertades de las personas físicas.
d) La realización de una consulta previa ante la autoridad de control cuando la evaluación de impacto muestre que el tratamiento entrañaría un alto riesgo si el responsable no toma medidas para evitarlo.
e) Aplicar, de forma previa y durante todo el tratamiento, las medidas técnicas y organizativas apropiadas con el fin de garantizar y poder demostrar que el tratamiento es conforme con el RGPD.
f) La revisión y actualización de estas medidas, incluyendo la realización de inspecciones y auditorías.
6.- En el caso de que GOLTRATEC, S.L. destine los datos a otra finalidad o los utilice incumpliendo las estipulaciones del presente contrato, será considerado también responsable del tratamiento, respondiendo de las infracciones en que hubiera incurrido personalmente.
De conformidad con cuanto antecede, firman el presente ejemplar por duplicado en lugar y fecha indicados al principio.
Por el encargado del tratamiento:
GOLTRATEC, S.L.
Por el responsable del fichero:
EL CLIENTE
52762973F XXXXXXXXX XXXX XXXXXX
Firmado digitalmente por 52762973F XXXXXXXXX XXXX XXXXXX (R: B54876511)
(R: B54876511) 12:19:25 +01'00'
Fecha: 2021.02.15
Fdo.: XXXXXXXXX XXXX XXXXXX XXXXXX
Fdo.: ...................................................................