SEDE PALMIRA
SEDE PALMIRA
INVITACIÓN PÚBLICA A PRESENTAR OFERTA
PLIEGOS DE CONDICIONES OCSP-006-2018
“SUMINISTRO DE TIQUETES AÉREOS EN RUTAS NACIONALES E INTERNACIONALES, PARA PERSONAL DOCENTE, ADMINISTRATIVO, ESTUDIANTES, CONTRATISTAS Y OTRAS PERSONAS NO VINCULADAS CON LA UNIVERSIDAD, SEGÚN REQUERIMIENTOS DE LA UNIVERSIDAD NACIONAL DE COLOMBIA- SEDE PALMIRA, BAJO LA MODALIDAD DE NEGOCIACIÓN GLOBAL DE PRECIOS”
FEBRERO 21 DE 2018
TABLA DE CONTENIDO
CAPITULO 1: INFORMACIÓN GENERAL PARA LOS OFERENTES CAPITULO 2: CRONOLOGÍA DEL PROCESO
CAPITULO 3: CONDICIONES GENERALES DE LA PRESENTACION DE LA OFERTA CAPITULO 4: DOCUMENTOS DE LA OFERTA
CAPITULO 5: CAUSALES DE RECHAZO DE LA OFERTA CAPITULO 6: DESCRIPCIÓN DEL SERVICIO A CONTRATAR
CAPITULO 7: OFERTA ECONÓMICA, IMPUESTOS Y GRAVAMENES CAPITULO 8: FACTORES DE EVALUACIÓN DE LAS OFERTAS CAPITULO 9: GENERALIDADES DEL CONTRATO
ANEXO 1: MODELO DE CARTA DE PRESENTACIÓN DE LA OFERTA ANEXO 2: FORMULARIO ESTADO FINANCIERO
CAPITULO 1
INFORMACION GENERAL PARA LOS OFERENTES
Estos Pliegos de Condiciones describen las condiciones técnicas, económicas, legales y contractuales que se deben tener en cuenta para elaborar y presentar la oferta para el objeto de que trata esta invitación. Las ofertas que señalen condiciones diferentes a las establecidas en estos Pliegos de Condiciones, serán rechazadas y declaradas como No Admisibles.
1.1 OBJETO
La UNIVERSIDAD NACIONAL DE COLOMBIA esta interesada en contratar el “suministro de tiquetes aéreos en rutas nacionales e internacionales, para personal docente, administrativo, estudiantes, contratistas y otras personas no vinculadas con la Universidad, según requerimientos de la Universidad Nacional de Colombia- Sede Palmira, bajo la modalidad de negociación global de precios”
1.2 REGIMEN JURIDICO APLICABLE
Los procesos de selección de contratista, al igual que el perfeccionamiento, legalización y ejecución de los contratos que suscribe la Universidad Nacional de Colombia, se rigen por el Manual de Contratación adoptado por la Resolución de Rectoría 1551 del 19 de diciembre de 2014 y por el Acuerdo 002 de 2008, “Por el cual se adopta el régimen que contiene las normas generales de los acuerdos de voluntades de la Universidad Nacional de Colombia”, emanado del Consejo Superior Universitario, y por las demás disposiciones internas que lo complementan y adicionan y en lo no contemplado en aquellas, se rige por las normas de ciencia y tecnología, las normas de derecho privado o las demás que regulen este tema de manera especifica.
En este orden de ideas, la Universidad Nacional de Colombia Sede Palmira, en ejercicio de su autonomía, y bajo los parámetros de su régimen especial de contratación, hace público el presente documento, que contiene PLIEGOS DE CONDICIONES que regirán la invitación publica, por medio de la cual, bajo criterios objetivos de selección, los órganos competentes de aquella, designados para tal efecto, analizarán y evaluaran las ofertas que, cumpliendo con el lleno de todos y cada uno de los requisitos aquí consignados, y sin excepción, sean presentados dentro de los precisos términos que se establecen.
La presente invitación no da lugar a licitación ni a concurso alguno.
1.3 MODALIDAD DE CONTRATACIÓN
La contratación de los servicios objeto de la presente invitación pública se realizará mediante la modalidad de negociación global de precios, (Artículo 43 de Manual de Convenios y Contratos) el cual fue adoptado mediante la Resolución 1551 del 19 de diciembre de 2014, con el fin de fijar las condiciones de oferta o propuesta para la adquisición o suministro de bienes y servicios durante un periodo de tiempo determinado, en la forma, plazo y condiciones de entrega, calidad y garantía establecidas, sin comprometer recursos presupuestales.
La celebración de esta clase de contratos permitirá a la Universidad adquirir los bienes o servicios a través de la suscripción de ordenes contractuales o contratos de acuerdo a los requerimientos de la Universidad en los mismos términos de la delegación contractual y bajo las mismas condiciones previstas en el contrato de negociación global de precios, para cuya celebración no se requerirán procesos de invitación y selección adicionales.
1.4 DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL
Aclarando que este tipo de contratos no compromete recursos presupuestales, la Universidad Nacional de Colombia Sede Palmira considera importante informar a los posibles oferentes cual ha sido el valor contratado durante los últimos años:
XXXXXXX | XXXXX |
0000 | 314.550.673 |
2012 | 313.554.930 |
2013 | 276.919.921 |
2014 | 308.457.995 |
2015 | 374.989.694 |
2016 | 464.832.508 |
2017 | 478.791.933 |
Fuente: Sistema Financiero QUIPU
También es importante aclarar que la Universidad Nacional de Colombia Sede Palmira presenta estas cifras históricas con un propósito INFORMATIVO, razón por la cual, no garantiza que el valor de las órdenes contractuales o contratos que se celebren coincidan con ellas.
NOTAS:
1. Los valores informados comprenden todos los costos, gastos e impuestos directos e indirectos, y demás tasas y contribuciones que se generaron con la suscripción, legalización, ejecución de la orden contractual o contrato.
2. Igualmente se informa que la Universidad Nacional de Colombia tiene convenios vigentes suscritos con las aerolíneas de uso más frecuente, que se relacionan a continuación; convenios con los cuales la agencia ganadora se deberá comprometer a verificar con las aerolíneas la correcta aplicación del código corporativo asignado a la Universidad y su aplicación a cada uno de los tiquetes emitidos:
AEROLINEA | Id. del Convenio |
IBERIA | NC69379004 |
LAN | UNINAL |
EASYFLY | AABOG146 |
AIR FRANCE (AMADEUS) | 197548 |
AIR FRANCE (SABRE) | NAC17 |
LUFTHANSA AMADEUS | OS_YY_CP/LHLCICO0489 |
LUFTHANSA SABRE | 3OSI_YY_CP/LHLCICO0489 |
AVIANCA* | 43023 *Para hacer uso de este convenio se le debe indicar a la Agencia de viajes con quien se realice la compra, código master del convenio (43023) y el subcódigo por Sede de tal manera que se pueda llevar el control y registro de los consumos por Sedes Subcódigo Sede PALMIRA: 13910 |
1.5 PLAZO DE EJECUCIÓN REQUERIDO POR LA UNIVERSIDAD
La Universidad Nacional de Colombia Sede Palmira tiene estimado y calculado como plazo de ejecución del contrato, doce (12) meses.
1.6 FORMA DE EJECUCIÓN
El presente contrato de negociación global de precios se ejecutará mediante la celebración de órdenes contractuales o contratos de acuerdo con los requerimientos que la Universidad considere necesarios para garantizar la adquisición de los tiquetes aéreos.
1.7 FORMA DE PAGO
Se efectuará en pagos parciales con cargo a las ordenes contractuales suscritas. Será requisito para el trámite, presentar la factura a nombre de la Universidad Nacional de Colombia NIT. 000.000.000-3, previa presentación de recibido a satisfacción de los servicios contratados por el supervisor de la orden contractual o contrato que se suscriba y anexar la constancia del estar al día en el pago de aportes al sistema de seguridad social integral y parafiscales.
1.7 INFORMACIÓN SUMINISTRADA A LA UNIVERSIDAD
La UNIVERSIDAD NACIONAL DE COLOMBIA, de conformidad con el artículo 83 de la Constitución política, presume que toda la información que el oferente xxxxxxx a esta contratación es veraz, y corresponde a la realidad. No obstante, la entidad podrá verificar la información suministrada por el oferente.
1.8 CALIDADES DEL OFERENTE
Agencias de viajes dedicadas al sector corporativo legalmente matriculadas o constituidas, según el caso y domiciliadas en Colombia, cuyo objeto social contemple actividades relacionadas con el suministro de tiquetes aéreos nacionales e internacionales y que cumplan con las siguientes características:
a) Herramienta de reservaciones en línea:
i. Debe dar la posibilidad de la integración de todos los servicios de viaje (tiquetes, hoteles, traslados, gastos de viaje, entre otros, incluidas aerolíneas de bajo costo) con el fin de tener un solo punto de contacto para la elaboración de las solicitudes de forma tal que garantice el control de las mismas.
ii. Los valores de los tiquetes aéreos que muestra la herramienta deben tener incluidos todos los costos asociados, incluida la tarifa administrativa, así como los convenios corporativos celebrados entre las aerolíneas y la universidad.
iii. Debe permitir cargar las tarifas de hoteles negociadas directamente por la UNIVERSIDAD, las cuales podrán ser solicitadas en forma independiente sin que esté atada a un tiquete o algún otro servicio complementario.
iv. Deberá permitir realizar integraciones con otros sistemas de información propios.
v. Deberá permitir parametrizar la política de viajes de la Universidad.
vi. No deberá generar sobre costos adicionales por reserva.
vii. Deberá permitir la combinación de aerolíneas para viajes nacionales (ida por una aerolínea y regreso por otra) con el fin de optimizar el costo del tiquete.
viii. Tiempo de implementación no debe superar los 20 días después de la iniciación del contrato.
b) Informes de Gestión: la agencia deberá proveer informes mensuales que permitan a la dependencia hacer seguimiento al consumo y a las prácticas de los usuarios en el marco del programa de viajes de la Universidad. Así mismo, estos informes son insumos para la toma de decisiones en pro de optimizar los recursos de cada dependencia e implementar estrategias para la mejora en la gestión de viajes.
c) Cobro tarifa administrativa: cumplir con el cobro de la tarifa administrativa de acuerdo a lo establecido por ley, sin que haya lugar a cobro de valores adicionales.
d) Tecnología: la agencia deberá contar con herramientas, que permitan a los viajeros tener información en tiempo real sobre sus viajes, además de permitirles el control, sincronización y manejo de información relacionada con sus desplazamientos (Ejemplo: Aplicaciones -APP´s).
e) Medidas de protección de la información: la agencia deberá contar con los procedimientos y herramientas que le permitan salvaguardar la información de la Universidad, tales como los datos de tarjetas de crédito, información del viajero e información propia de la institución.
f) Descripción del servicio:
i. Deberá proveer toda la información relacionada con el alcance del servicio. Así como la descripción del soporte ofrecido por parte de la agencia, tal como: líneas telefónicas, chat, página web, oficinas en otras ciudades, oficinas en aeropuertos, entre otros.
ii. Debe presentar un modelo de reportes de indicadores y acuerdo de niveles de servicio con los cuales se haría el manejo del contrato.
iii. Deberá acreditar que cuenta con servicio 24 horas al día durante siete (7) días a la semana, que le permita atender cualquier eventualidad que pueda tener la Universidad.
iv. Servicio en aeropuerto para las principales ciudades.
v. Ofrecimiento de convenios de la agencia (Hoteles, Aerolíneas y otros).
vi. Servicios adicionales de contraprestación, tales como: beneficios para la comunidad universitaria en programas vacacionales, entre otros.
g) Experiencia: Xxxx adjuntar una lista de los 5 principales clientes corporativos con los que ha tenido una relación de trabajo (contrato o convenio) formal durante más de un año. Debe incluir datos de contacto, valor y duración del contrato.
h) Servicios de valor agregado: Deberá ofrecer, sin costo alguno, servicios adicionales que le permitan a la Universidad tener valores agregados tales como:
i. Ejecutivos permanentes durante el todo el periodo de la relación comercial.
ii. Asesoría y recomendaciones en procesos de documentación y visas ante los consulados.
iii. Administración y mejora de convenios corporativos con aerolíneas y hoteles.
iv. Trámite y administración de beneficios y reembolsos ante las aerolíneas.
i) Descuento por pronto pago: El oferente podrá ofrecer descuentos por pronto pago, indicando el plazo máximo para efectuar el mismo.
1.9 CONDICIONES MÍNIMAS A SER ATENDIDAS DURANTE LA EJECUCIÓN DEL CONTRATO
1.9.1 OBLIGACIONES ESPECÍFICAS DEL OFERENTE: El contratista deberá atender las siguientes condiciones básicas para efectos de la prestación del servicio requerido:
a) Realizar cotizaciones y reservas para el suministro de tiquetes aéreos en las rutas nacionales e internacionales en las clases y tarifas más económicas disponibles entre las ofertadas por cualquiera de las aerolíneas que operan en el país según las solicitudes realizadas por la Universidad Nacional de Colombia, y expedirlos oportunamente.
b) Contar con un software -herramienta de autogestión-, para apoyar las labores de búsqueda, reserva y expedición de tiquetes, concordantes con la política de viajes de la Universidad.
c) Efectuar los trámites para los reembolsos por la no utilización total o parcial de tiquetes en cualquiera de las tarifas ofrecidas.
d) Realizar cambios de hora, destino y nombre del pasajero en las reservas, de acuerdo con las políticas de las aerolíneas.
e) Verificar con las aerolíneas la correcta aplicación del código corporativo asignado a la Universidad y su aplicación a cada uno de los tiquetes emitidos.
f) Acoger y gestionar los beneficios up grade, waivers y descuentos otorgados por las aerolíneas en el marco de los convenios corporativos suscritos por la Universidad Nacional de Colombia y los que llegare a suscribirse.
g) Retomar oportunamente las reservas cuando se requiera, para no perder los cupos en las tarifas económicas.
h) Designar un asesor debidamente seleccionado, entrenado y capacitado que garantice la atención personalizada y conexión a la Universidad (dependencia solicitante y viajero) con la agencia y la aerolínea, los siete (7) días de la semana las 24 horas del día, mediante servicio telefónico, call center y/o correo electrónico. Los costos que se generen por la utilización de estos sistemas de comunicación son asumidos en su totalidad por el contratista.
i) Capacitar, asesorar y apoyar la implementación de la herramienta de autogestión para la adquisición de tiquetes al interior de las diferentes dependencias.
j) Entregar informes periódicos o cuando el supervisor los solicite del consumo de tiquetes con las aerolíneas, con el fin de tener un reporte real de los consumos de la Universidad. El reporte debe informar como mínimo: viajero, ruta, fecha de viaje, valor, aerolínea, ciudad de origen y destino, dependencia contratante, contrato asociado, factura relacionada, componente de tarifas y ahorros, reembolsos efectuados y estado de cuenta de la orden suscrita con la Universidad.
k) Durante toda la ejecución de la orden contractual, garantizar los beneficios adicionales que haya especificado en su oferta.
l) Mantener vigente la licencia de funcionamiento de la asociación internacional de transporte aéreo - IATA, la inscripción ante el Registro Nacional de Turismo.
m) En caso que la Universidad lo considere y lo requiera, la agencia deberá asesorarla en los servicios adicionales de viajes tales como traslados, hoteles, tarjetas de asistencia y otros.
n) Atender durante la vigencia de la orden contractual, todas las recomendaciones que la Universidad considere pertinentes para la adecuada ejecución del objeto contractual.
o) Contar con al menos un GDS que permita reservar y emitir en tiempo real las diferentes opciones de tiquetes aéreos. Cuando una aerolínea no esté disponible en el GDS del proveedor pero este disponible en el sistema GDS, el proveedor deberá suministrar el tiquete aéreo de esta aerolínea en el plazo definitivo en el contrato.
1.9.2 CRITERIOS PARA LA EJECUCIÓN DEL CONTRATO
A continuación, se relacionan los criterios establecidos para la ejecución del contrato.
a) La Agencia de Viajes Especializada en el sector corporativo, debe estar previamente inscrita dentro de los convenios corporativos suscritos por la Universidad.
b) Toda solicitud de adquisición de tiquetes y servicios conexos a los gastos de viaje debe contar con la disponibilidad presupuestal, de lo contrario el área solicitante deberá realizar los traslados necesarios, para poder autorizar la compra ante la agencia de viajes.
c) Previo a la emisión de cualquier tiquete o servicio se debe haber realizado todo el proceso contractual de una orden de compra (ODC), no se podrán realizar emisiones si este documento no existe.
d) Para acceder a los beneficios que las aerolíneas le otorgan a la Universidad, se requiere que al momento de adquirir el tiquete la agencia que lo expide haya codificado el número del convenio corporativo asignado por cada aerolínea.
e) Las reservas no deben ser modificadas más de dos veces, dado que esto genera una penalidad o churning, lo cual implica costos excesivos de reservas y cancelaciones. Esta penalidad, se cobrará por pasajero, independientemente de la existencia de un tiquete o de que el viajero haya realizado su viaje.
f) En concordancia con lo estipulado en la Resolución de Rectoría No. 1566 de 2009 Articulo 28, las solicitudes de tiquetes se deben tramitar en lo posible, con cinco (5) días hábiles de antelación para viajes nacionales y con diez (10) para viajes internacionales, al inicio de la comisión o de la actividad objeto del desplazamiento.
g) En concordancia con lo estipulado en la Resolución de Rectoría No. 1566 de 2009, para los viajes por vía aérea se autorizará el uso de pasajes en la clase económica o en su defecto la tarifa más baja disponible en el mercado. Si el beneficiario desea utilizar un servicio más costoso al autorizado deberá asumir el valor del excedente.
h) Cuando se presente un cambio de fecha u hora en el viaje, con justificación de carácter institucional debidamente soportado y esto genere un sobrecosto se podrá gestionar el pago de la penalidad ante las aerolíneas. Dicho costo podrá ser asumido por la Universidad a través de los beneficios obtenidos con los convenios corporativos (waivers) otorgados por las distintas aerolíneas, esta solicitud debe ser tramitada ante
la Gerencia Nacional Financiera y Administrativa – División Nacional de Servicios Administrativos adjuntando la información del nuevo itinerario requerido (nueva reserva).
En caso de no existir waivers disponibles, deberá ser asumido con cargo a la orden de compra que generó el tiquete.
i) Cuando se presente un cambio de fecha u hora en el viaje, sin justificación o por razones de carácter personal y esto genere un sobrecosto, el beneficiario deberá asumir el costo de sus propios recursos.
j) En concordancia con lo estipulado en la Resolución de Rectoría No. 1566 de 2009 y específicamente en el parágrafo del artículo 9, únicamente se podrá autorizar el uso de pasajes en clase ejecutiva a personalidades que en razón de su especial prestancia intelectual, profesional, cultural, académica, científica, política, empresarial, comercial, social, deportiva o artística lo exijan como condición para asistir a los eventos a los cuales la Universidad los haya convocado. Para este tipo de casos y con el propósito de optimizar los recursos se podrá gestionar el ascenso de clase (up grade) otorgado en los convenios corporativos suscritos por la Universidad con las aerolíneas, a través de la Gerencia Nacional Financiera y Administrativa – División Nacional de Servicios Administrativos, la aprobación de esta solicitud estará sujeta:
i. A la disponibilidad de la aerolínea.
ii. Que el tiquete no haya sido adquirido en tarifa promocional.
iii. Que la solicitud se tramite con mínimo 72 horas de anticipación a la hora del vuelo.
iv. Que existan up grade disponibles en los convenios corporativos.
En caso de no existir up grade disponibles, podrá adquirirse dicho tiquete en clase ejecutiva con cargo a la orden de compra que generó el tiquete.
k) Entregar dentro de los primeros diez (10) días calendario de cada mes el reporte de tiquetes aéreos no volados, del mes anterior, expedido a través del GDS.
l) El Proveedor debe facturar semanalmente los Tiquetes Aéreos y las penalidades correspondientes a cambios y cancelaciones en el periodo. El Proveedor debe discriminar en la factura: (i) el precio del Tiquete Aéreo, (ii) el valor del descuento ofrecido para cada una de las Aerolíneas y Rangos Tarifarios sobre el valor neto del Tiquete Aéreo, (iii) la Tarifa Administrativa, (iv) el valor del Service Fee, y (v) el IVA, impuestos y tasas aeroportuarias aplicables. Las penalidades facturadas deben corresponder al monto que cobre la Aerolínea por la cancelación del Tiquete Aéreo, el cambio de Tiquete Aéreo y el cambio de Rango Tarifario en los casos que apliquen.
m) Es obligación del Proveedor remitir a la dependencia Compradora los soportes de pago de seguridad social del personal que prestó el servicio durante el mes a facturar.
n) Los Proveedores deben presentar las facturas de los Tiquetes Aéreos suministrados, teniendo en cuenta que los tiquetes adquiridos pueden ser facturados incluso antes de ser usados.
o) El Proveedor puede interrumpir el suministro de Tiquetes Aéreos si la dependencia Compradora está en xxxx en el pago de sus facturas por 30 días calendario o más.
p) Los supervisores de contratos de adquisición de tiquetes deberán velar por la reutilización de cualquier tiquete no reembolsable que tengan en su poder de algún viaje de carácter institucional que haya sido cancelado. Estos tiquetes solo pueden ser utilizados para viajes institucionales.
q) Los supervisores de contratos de adquisición de tiquetes deberán gestionar los reembolsos de tiquetes que no hayan sido utilizados y que no puedan ser revisados. Este trámite se realiza a la aerolínea a través de la agencia de viajes que expidió el tiquete.
r) Cuando el tiquete no sea utilizado, el viajero debe reportar el caso al Supervisor del contrato para que se notifique a la agencia de viajes, máximo al quinto día de la fecha en que había sido programado el viaje, en caso contrario el no reporte oportuno será considerado como una falta grave y es causal para el inicio de un proceso disciplinario.
s) En el caso que exista un conflicto entre la tarifa ofrecida por una aerolínea preferencial y una tarifa más económica
1.9.3 OBLIGACIONES DE LA UNIVERSIDAD
1) Pagar las facturas presentadas durante la ejecución del contrato en la forma y tiempos convenidos.
2) Designar un supervisor por cada orden contractual o contrato, que servirá de intermediario entre el
contratista y la Universidad.
3) Exigir al contratista la ejecución idónea y oportuna del objeto del contrato, de conformidad a los lineamientos contenidas en el presente pliego de condiciones.
CAPITULO 2 CRONOLOGIA DEL PROCESO
2.1 ETAPAS DEL PROCESO
La cronología del proceso se da en la Tabla No.1
TABLA Nº 1 CRONOLOGIA DEL PROCESO DE CONTRATACIÓN
ACTIVIDAD | FECHA | LUGAR | ||
DESDE | HASTA | HORA | ||
Apertura – Publicación Pliegos de Condiciones | 22/02/2018 | Página web de la Universidad http:// xxxxxxxxxxxx.xxxxxxx.xxxx.xxx.xx/ | ||
Recepción observaciones Y Consultas Técnicas | 26/02/18 | 9:00 AM. | ||
RESPUESTA A OBSERVACIONES Y PUBLICACIÓN DE ADENDAS | 27/02/2018 | Página web de la Universidad http:// contratacion.palmira.unal.edu.c o/ | ||
Presentación de ofertas | 6/03/2018 | Hasta las 3:00 PM | Oficina de Contratación | |
Publicación Evaluación Preliminar | 9/03/2018 | Página web de la Universidad http:// xxxxxxxxxxxx.xxxxxxx.xxxx.xxx.xx/ | ||
Observaciones Evaluación Preliminar | 13/03/2018 | Hasta las 11:00 AM | Oficina de Contratación | |
Respuesta a las observaciones y Publicación Informe Definitivo | 15/03/2018 | Página web de la Universidad http:// xxxxxxxxxxxx.xxxxxxx.xxxx.xxx.xx/ | ||
Nota: Cuando se presenten razones de conveniencia o necesidad institucional, la UNIVERSIDAD NACIONAL DE COLOMBIA SEDE PALMIRA podrá prorrogar o modificar los plazos establecidos en el cronograma, antes de su vencimiento. Cualquier variación será comunicada a través de la página web: xxxx://xxxxxxxxxxxx.xxxxxxx.xxxx.xxx.xx/
Todas las adendas, avisos y comunicaciones que emita la Universidad, con relación al pliego de condiciones, pasarán a formar parte del mismo, y serán publicadas en la página web: http:// xxxxxxxxxxxx.xxxxxxx.xxxx.xxx.xx/
2.2 OBSERVACIONES A LOS PLIEGOS DE CONDICIONES
Los oferentes podrán hacer llegar las observaciones a los Pliegos de Condiciones que estimen convenientes, a más tardar en la fecha, hora y sitio indicados en la TABLA No. 1. -Cronología del proceso de contratación. Solo se tendrán como presentadas las observaciones que se hagan por escrito, dentro de la fecha y hora límite
establecidos en el cronograma de la presente invitación, las cuales serán recepcionadas directamente en la oficina de la sección de Contratación o vía correo electrónico:
Dirección: XXXXXXX 00 Xx.00-00, XXX X XXXXXXXXXX, EDIFICIO ADMINISTRATIVO, PRIMER PISO, DIVISION DE BIENES Y SERVICIOS, SEGUNDO NIVEL MEZANINE, TELEFONO 000 00 00 Correo:
xxxxxxxxxxxxxx_xxx@xxxx.xxx.xx
La respuesta a las observaciones y/o la publicación de la(s) adenda(s) se realizará(n) conforme al cronograma establecido en la TABLA No. 1. - Cronología del proceso de contratación. Todas las adendas, avisos y comunicaciones que envíe la UNIVERSIDAD NACIONAL DE COLOMBIA SEDE XXXXXXX, con relación a los términos de referencia, pasarán a formar parte de los mismos, y serán publicados en la página Web http:// xxxxxxxxxxxx.xxxxxxx.xxxx.xxx.xx/ bajo el título, “SUMINISTRO DE TIQUETES AÉREOS EN RUTAS NACIONALES E INTERNACIONALES, PARA PERSONAL DOCENTE, ADMINISTRATIVO, ESTUDIANTES, CONTRATISTAS Y OTRAS PERSONAS NO VINCULADAS CON LA UNIVERSIDAD, SEGÚN REQUERIMIENTOS DE LA UNIVERSIDAD NACIONAL DE COLOMBIA- SEDE PALMIRA, BAJO LA MODALIDAD DE NEGOCIACIÓN GLOBAL DE PRECIOS”
La consulta y la respuesta a las observaciones formuladas por los participantes no producirán efecto suspensivo sobre el plazo de presentación de las ofertas.
Toda modificación se hará mediante ADENDAS numeradas, las cuales formarán parte integral de los Pliegos de Condiciones. Las copias de las diferentes adendas y oficios de modificación serán publicados de manera abierta en la página Web de la UNIVERSIDAD NACIONAL DE COLOMBIA SEDE PÁLMIRA.
El silencio por parte de la UNIVERSIDAD NACIONAL DE COLOMBIA SEDE XXXXXXX a la fecha de cierre de los presentes pliegos de condiciones, ante cualquier sugerencia, manifestación de supuestas inconsistencias, errores, omisiones y solicitud de modificaciones, deberá tenerse como negadas y en consecuencia las condiciones de los pliegos habrán de tomarse como se expidieron originalmente. Contra la negativa a solicitud de modificación no procede recurso alguno por la vía gubernativa.
2.3 SITIO Y PLAZO DE LA PRESENTACION DE LAS OFERTAS
Las ofertas deben ser presentadas, en la fecha y hora señaladas en la TABLA No. 1. Cronología del proceso de contratación, de acuerdo con la hora oficial de la República de Colombia, en la Sección de Contratación Sede Palmira, Edificio Administrativo, División de Bienes y Servicios, Segundo Nivel, Mezanine. Después de esta hora no se recibirán más ofertas. De lo anterior se levantará un acta que contendrá la relación de las ofertas presentadas, incluyendo la apertura del original y señalando el número de folios que conforman la oferta, incluido los anexos, el valor total de la misma, nombre del oferente, esto de acuerdo con la carta de presentación relacionada; número de la oferta, de acuerdo al orden de presentación de las mismas.
El acta deberá ser suscrita por los funcionarios de la UNIVERSIDAD NACIONAL DE COLOMBIA SEDE XXXXXXX, que allí intervengan y los presentes que manifiesten su intención de firmarla.
Cuando la UNIVERSIDAD NACIONAL DE COLOMBIA SEDE XXXXXXX lo estime conveniente, se podrá prorrogar los plazos precontractuales establecidos, antes de su vencimiento.
2.4 ACLARACIÓN A LAS OFERTAS
La UNIVERSIDAD NACIONAL DE COLOMBIA a través de la Oficina de Contratación Sede Palmira, podrá solicitar por escrito una vez cerrada la Invitación, las aclaraciones y explicaciones que estime pertinentes sobre los puntos dudosos o confusos de las ofertas, sin que por ello pueda el oferente adicionar, modificar, completar o mejorar su Oferta, ni LA UNIVERSIDAD NACIONAL DE COLOMBIA hacer variación alguna a los
términos de la misma o violar los principios fundamentales que rigen la presente Invitación Pública. Las respuestas a las aclaraciones se reciben en la Sección de Contratación de la Sede.
2.5 PUBLICACIÓN DEL INFORME DE EVALUACIÓN.
El informe preliminar y final de evaluación, será publicado en la página Web de la UNIVERSIDAD NACIONAL DE COLOMBIA SEDE PALMIRA (http:// xxxxxxxxxxxx.xxxxxxx.xxxx.xxx.xx/) en la fecha señalada en la TABLA No. 1. - Cronología del proceso de contratación.
2.6 OBSERVACIONES AL INFORME DE EVALUACIÓN PRELIMINAR Y CONSULTA DE OFERTAS.
Los oferentes podrán hacer llegar las observaciones al informe preliminar que estimen convenientes, en la fecha señalada en la TABLA No. 1. - Cronología del proceso de contratación.
Sólo se tendrán en cuenta las observaciones presentadas en los plazos establecidos en el cronograma. En este mismo periodo, los oferentes participantes podrán tener acceso y consultar en la Oficina de contratación, las ofertas para verificar el informe preliminar y presentar observaciones.
La respuesta a las observaciones y/o la publicación de la(s) adenda(s) se realizará(n) conforme al cronograma establecido en la TABLA No. 1. - Cronología del proceso de contratación.
La consulta y la respuesta a las observaciones formuladas por los participantes no producirán efecto suspensivo sobre el plazo de presentación de las ofertas.
Toda modificación se hará mediante ADENDAS numeradas, las cuales formarán parte integral de los Pliegos de Condiciones. Las copias de las diferentes adendas y oficios de modificación serán publicados de manera abierta en la página Web de la UNIVERSIDAD NACIONAL DE COLOMBIA SEDE XXXXXXX.
Si vencido el plazo para la presentación de observaciones al informe de evaluación preliminar, la Universidad no ha recibido observaciones por parte de los participantes, el documento quedará ratificado como informe definitivo de evaluación.
2.7 VALIDEZ DE LAS OFERTAS
Las ofertas deberán tener una validez de 90 días a partir del cierre de presentación de la oferta.
2.8 CONFIDENCIALIDAD Y RETIRO DE LA OFERTA
El contenido de las ofertas será de carácter reservado en la medida que la ley lo determina. El oferente podrá solicitar el retiro de la oferta mediante escrito dirigido a la Sección de Contratación, hasta la fecha y hora previstas para el plazo de entrega de la oferta de acuerdo con la Tabla N°. 1 – Cronología del proceso de contratación.
2.9 NEGATIVA O ABSTENCIÓN INJUSTIFICADA A LA SUSCRIPCIÓN DEL CONTRATO
Si el oferente seleccionado mediante la presente invitación no suscribe el contrato dentro del término previsto, quedará a favor de la UNIVERSIDAD NACIONAL DE COLOMBIA SEDE XXXXXXX, en calidad de sanción, la garantía de seriedad de la oferta, sin menoscabo de las sanciones legales conducentes al reconocimiento de los perjuicios causados y no cubiertos por la garantía.
En este evento la UNIVERSIDAD NACIONAL DE COLOMBIA SEDE PALMIRA podrá asignar el contrato, dentro de los cinco (5) días siguientes, al oferente calificado en segundo lugar, siempre y cuando su oferta sea igualmente favorable para la UNIVERSIDAD NACIONAL DE COLOMBIA.
2.10 DEVOLUCIÓN DE LAS OFERTAS
No habrá devolución de ofertas, una vez finalizado el proceso de selección. La Universidad procederá a archivar todas y cada una de las ofertas. Solo en caso de que la convocatoria sea declarada desierta, se devolverá a los oferentes el original de sus ofertas, previa solicitud escrita.
CAPITULO 3
CONDICIONES GENERALES DE LA PRESENTACION DE LA OFERTA
La oferta y sus documentos anexos deben redactarse en idioma Castellano y presentarse por escrito utilizando un medio de impresión.
La oferta debe ser presentada en original y una (1) copia, debidamente foliadas, argolladas o anilladas, sin incluir hojas en blanco, con su respectivo índice, incluyendo en cada ejemplar todos los documentos exigidos en los presentes pliegos de condiciones y en el estricto orden en que se encuentran relacionados en los mismos. Las ofertas deberán ser entregadas dentro del plazo fijado, en sobre sellado, debidamente rotulado en su parte exterior con el nombre, dirección, teléfono y número de fax del oferente, correo electrónico, identificación del proceso contractual, número de folios que consta, indicando el contenido del sobre según sea: original o copia. En caso de discrepancia entre el original y la copia, se tendrá en cuenta la información contenida en el original.
No se aceptarán ofertas cuyos documentos presenten tachaduras o enmendaduras, a menos que tengan la aclaración correspondiente.
No se aceptaran ofertas complementarias o modificaciones que fueren presentadas con posterioridad a la fecha y hora de cierre del presente proceso de contratación. Tampoco se aceptarán las ofertas enviadas por correo o por medio electrónico.
En la oferta deben indicarse los precios expresados en pesos colombianos, incluyendo en ella, todos los costos en que el oferente pueda incurrir durante la vigencia del contrato.
CAPITULO 4 DOCUMENTOS DE LA OFERTA
La oferta debe sujetarse a los términos y condiciones del presente documento, incluyendo los documentos relacionados a continuación:
DOCUMENTOS DE VERIFICACION JURIDICA
4.1 CARTA DE PRESENTACIÓN DE LA OFERTA
La oferta deberá estar acompañada de carta de presentación firmada por el oferente si es persona natural o el representante legal si es persona jurídica o por el apoderado constituido para el efecto, la cual deberá ser diligenciada según el formato del ANEXO Nº 1, adjunto a estos pliegos de condiciones.
Con la suscripción de la carta de presentación, el oferente deberá manifestar no estar incurso en ninguna de las inhabilidades e incompatibilidades previstas en la Constitución Política, en la ley 80 de 1993, y demás
normas que regulan la prestación del servicio de vigilancia: humana, canina y tecnológica, y que tampoco se encuentra en ninguno de los eventos de prohibiciones para contratar.
Este documento es subsanable en cuanto a su presentación y firma.
4.2 CERTIFICADO DE EXISTENCIA Y REPRESENTACIÓN LEGAL
Este documento es subsanable en cuanto a su presentación más no en contenido. En ningún caso la Universidad permite que se subsane la falta de capacidad legal para presentar la oferta, ni que se acrediten circunstancias ocurridas con posterioridad al cierre del proceso de invitación.
4.2.1 REGISTRO UNICO DE PROPONENTES
El oferente deberá adjuntar a la oferta, el certificado del Registro Único de Proponentes de la Cámara de Comercio con una fecha de expedición no mayor a noventa (90) días antes del cierre de la presente invitación.
El oferente deberá estar inscrito en alguna de las siguientes actividades para la prestación del servicio:
CÓDIGO: 90121500 - Agentes de viajes. CÓDIGO: 90121502 - Agencias de viajes.
Este documento es subsanable. En ningún caso la Universidad permite que se subsane la falta de capacidad legal para presentar la oferta, ni que se acrediten circunstancias ocurridas con posterioridad al cierre del proceso de invitación.
4.3 REGISTRO ÚNICO TRIBUTARIO (RUT) ACTUALIZADO.
Fotocopia del documento debidamente actualizado, donde se especifique claramente el régimen tributario al cual pertenece y la actividad tributaria pertinente.
Este documento es subsanable.
4.4. REGISTRO NACIONAL DE TURISMO.
El oferente presentará con su oferta el Registro Nacional de Turismo expedido por la respectiva Cámara de Comercio en Colombia, el cual deberá estar vigente a la fecha definitiva de cierre del proceso de selección.
El oferente, trátese de personas naturales y/o jurídicas, deberán estar inscritos en el Registro Nacional de Turismo –RNT- de la Cámara de Comercio respectiva de acuerdo con el artículo 62 de la Ley 300 de 1996 modificado por el artículo 12 de la Ley 1101 de 2006, como prestadores de servicios turísticos.
Este documento es insubsanable. La no presentación del mismo dará lugar a la eliminación de la oferta.
4.4.1 DOCUMENTOS ADICIONALES
El oferente debe presentar copia de la licencia de funcionamiento de la Asociación Internacional de Transporte Aéreo – IATA vigente, la cual deberá mantenerse vigente por el plazo del contrato a suscribir.
Informar el SEUDO y Número de IATA, con la oferta.
Nota: Este documento es insubsanable. La no presentación del mismo dará lugar a la eliminación de la oferta.
4.5 AUTORIZACIÓN PARA PRESENTAR OFERTA Y SUSCRIBIR CONTRATO
Si el Representante Legal del oferente requiere autorización de sus órganos de dirección para presentar oferta y suscribir el contrato en caso de ser adjudicado, deberá anexar los documentos que acrediten dicha autorización, debidamente firmados por el Presidente o el Secretario de la reunión del órgano respectivo.
Este documento es subsanable.
4.6 ORIGINAL DE LA GARANTIA DE SERIEDAD DE LA OFERTA
La oferta deberá acompañarse de una póliza otorgada por una compañía de seguros legalmente establecida en el país. En dicho documento se verificará lo siguiente:
a) Asegurado / Beneficiario: UNIVERSIDAD NACIONAL DE COLOMBIA – Sede Palmira
b) Cuantía: diez por ciento (10%) del valor base contratado en la vigencia 2017 indicado en el numeral 1.4; suma que corresponde a: $478.791.933
c) Vigencia: Su vigencia será equivalente al plazo de la oferta y noventa (90) días más, contados a partir de la fecha de presentación de la oferta.
d) Xxxxxxx / afianzado: La póliza o garantía deberá tomarse con el nombre del oferente o de la razón social que figura en el Certificado de Existencia y Representación Legal expedido por la Cámara de Comercio.
e) Firma del Representante Legal: La póliza deberá firmarse por parte del Representante Legal del oferente.
f) Recibo de Pago: Donde se constate que el valor de la garantía fue efectivamente cancelado. Este documento es subsanable.
No obstante lo anterior, la UNIVERSIDAD NACIONAL DE COLOMBIA SEDE XXXXXXX podrá solicitar la prorroga de dicha garantía. Todos los gastos relacionados con la suscripción y prorrogas de la garantía de seriedad, serán a cargo del oferente.
LA UNIVERSIDAD NACIONAL DE COLOMBIA hará efectiva la totalidad de la garantía, a titulo de indemnización por perjuicios en los siguientes casos:
a) Cuando el oferente por cualquier motivo, salvo fuerza mayor o caso fortuito debidamente comprobado y aceptado por la UNIVERSIDAD NACIONAL DE COLOMBIA SEDE XXXXXXX, no cumpliere las condiciones y obligaciones establecidas en los Pliegos de Condiciones o en su oferta, en especial no suscribir y legalizar el contrato dentro del plazo establecido a la comunicación de su otorgamiento
b) Cuando el oferente se niegue a prorrogar la garantía de seriedad de la oferta, en caso que la UNIVERSIDAD NACIONAL DE COLOMBIA decida modificar el calendario de la Convocatoria.
Si por cualquier razón no se obtiene la efectividad de la garantía de la seriedad de la oferta, la UNIVERSIDAD NACIONAL DE COLOMBIA SEDE XXXXXXX podrá demandar por la vía ejecutiva el valor asegurado, para lo cual
prestará mérito suficiente la oferta presentada, ya que queda expresamente claro que la sola presentación de la oferta constituye aceptación plena por parte del oferente de todas las condiciones de los presentes Pliegos de Condiciones.
La garantía de Seriedad de la oferta es subsanable en cuanto al contenido más no en cuanto a presentación.
4.7 CERTIFICADO DE APORTES A LA SEGURIDAD SOCIAL Y PARAFISCALES
Se acreditará estar al día en el pago de los aportes al sistema de seguridad social y parafiscales y haber hecho los aportes correspondientes durante los últimos seis (6) meses, anteriores a la fecha de apertura de la presente invitación, mediante certificación expedida por el revisor fiscal, cuando este exista de acuerdo con los requerimientos xx xxx, o en su defecto, por el representante legal. En ningún caso la fecha de expedición podrá ser superior a treinta (30) días calendario, contados desde la fecha de recepción de las ofertas.
Este documento es subsanable.
4.8 FOTOCOPIA DE LA CÉDULA DE CIUDADANÍA DEL REPRESENTANTE LEGAL
Se debe presentar la fotocopia de la cédula del Representante Legal que firma y avala la oferta.
Este documento es subsanable.
DOCUMENTOS DE VERIFICACION FINANCIERA
4.9 ESTADOS FINANCIEROS
ESTADOS FINANCIEROS (Año 2016) Los participantes en la presente Invitación, deberán presentar los Estados Financieros consolidados con corte a 31 de diciembre de 2016, suscritos por el Representante Legal y el Contador de la empresa, de acuerdo con lo establecido en el primer párrafo del artículo 33 del Decreto 2649 de 1993.
Este documento no es subsanable. La no presentación de los mismos será causal de eliminación.
Deberán anexar adicionalmente lo siguiente:
• Fotocopia legible de la Tarjeta Profesional del Contador acompañada del Certificado Digital de Vigencia de la Inscripción y de Antecedentes Disciplinarios expedido por la Junta Central de Contadores.
CAPITULO 5
CAUSALES DE RECHAZO DE LA OFERTA
La UNIVERSIDAD NACIONAL DE COLOMBIA rechazará las ofertas que no cumplan con los requisitos exigidos o en los siguientes casos:
5.1 Cuando se encuentre que el oferente esta incurso en alguna de las prohibiciones, inhabilidades e incompatibilidades previstas en la Constitución o en la ley.
5.2 No contar con las acreditaciones exigidas en los pliegos de condiciones.
5.3 La presentación de varias ofertas por el mismo oferente por si, por interpuestas personas o por personas jurídicas pertenecientes al mismo grupo empresarial.
5.4 Cuando se descubra falsedad material o ideológica en cualquiera de los documentos de la oferta o se descubra cualquier intento de fraude o engaño por parte del oferente a la UNIVERSIDAD NACIONAL DE COLOMBIA SEDE PALMIRA.
5.5 Cuando la Oferta presentada no cumpla con los requisitos mínimos y documentos previstos en el capítulo 4 de estos pliegos de condiciones.
5.6 Cuando el Representante Legal de una persona jurídica ostenten igual condición en otra u otras firmas que también participen en el presente proceso.
5.7 Si el oferente, su Representante Legal se encuentran incluidos en el último boletín de Responsables fiscales publicado por la Contraloría General de la República, en los términos del articulo 60 de la ley 610 de 2000.
5.8 Cuando las certificaciones, anexos, y demás documentos necesarios para la evaluación de las ofertas presenten enmendaduras.
5.9 Cuando la carta de presentación de la oferta no esté debidamente suscrita por el Representante Legal del oferente.
5.10 Cuando el oferente habiendo sido requerido por la UNIVERSIDAD NACIONAL DE COLOMBIA SEDE PALMIRA para aportar documentos o suministrar información necesaria para la comparación objetiva y/o aquella que se establezca como subsanable, conforme a los pliegos de condiciones o adendas, no los allegare en el tiempo solicitado, o habiéndolos aportado, no estén acordes con las exigencias.
5.11 Cuando la oferta presentada no conserve la secuencia de la documentación solicitada en los pliegos de condiciones, debidamente foliada, argollada o empastada y relacionada en la tabla de contenido de la misma.
CAPITULO 6
6.1. CAUSALES DE DECLARATORIA DE DESIERTA.
La Universidad declarará desierta la presente Invitación:
6.1.1 Cuando no se presenten oferentes al proceso de invitación.
6.1.2Cuando ninguno de los oferentes cumpla con el objeto a contratar;
6.1.3 Cuando ninguno de los oferentes cumpla con los aspectos técnicos y económicos de los bienes o servicios requeridos por la Universidad;
6.1.4 Cuando ninguno de los oferentes cumpla con la modalidad de selección;
6.1.5 Cuando ninguno de los oferentes cumpla con el cronograma del proceso;
6.1.6 Cuando existan motivos o causas que impidan la selección objetiva de la oferta más favorable;
6.1.7 Cuando no cumplan con la metodología de evaluación desagregada en los factores a tener en cuenta para la calificación, con sus respectivos puntajes;
6.1.8 Cuando ninguna de las ofertas se ajuste a lo establecido en el pliego de condiciones.
CAPITULO 7 OFERTA ECONÓMICA
Los oferentes presentarán su oferta cumpliendo con los lineamientos establecidos en el numeral 1.8, condiciones del oferente.
CAPITULO 8
FACTORES DE EVALUACIÓN DE LAS OFERTAS
8.1 ANÁLISIS DE LAS OFERTAS
Todas las ofertas presentadas válidamente en la presente contratación las analizaran los evaluadores designados por la UNIVERSIDAD NACIONAL DE COLOMBIA para tal efecto, aplicando los mismos criterios para todas ellas, garantizando con ello una selección objetiva que le permita asegurar la escogencia del ofrecimiento más favorable para la Entidad y la realización de los fines que se buscan con la contratación.
La evaluación de las ofertas se hará de la siguiente manera:
8.2 EVALUACIÓN DE LAS OFERTAS
La UNIVERSIDAD NACIONAL DE COLOMBIA realizará un análisis comparativo de las ofertas teniendo en cuenta los criterios que se enuncian a continuación:
Selección Inicial:
Admisible / No admisible
REQUISITOS FINANCIEROS
Admisible / No admisible
REQUISITOS JURIDICOS
8.3 VERIFICACIÓN DE REQUISITOS (ADMISIBLE / NO ADMISIBLE)
La UNIVERSIDAD NACIONAL DE COLOMBIA será la encargada de verificar la documentación allegada con cada oferta y de emitir el concepto sobre cada una, para establecer su conformidad con las exigencias y requisitos establecidos en los presentes pliegos de condiciones. La UNIVERSIDAD NACIONAL DE COLOMBIA podrá hacer uso de cualquier medio tecnológico legal que le permita corroborar los datos consignados por los oferentes en sus ofertas. Su resultado será: ADMISIBLE si cumple, o NO ADMISIBLE si no cumple; con las ofertas admisibles se procederá a su evaluación.
8.4 CAPACIDAD FINANCIERA (ADMISIBLE / NO ADMISIBLE)
La UNIVERSIDAD NACIONAL DE COLOMBIA, efectuará un análisis de los documentos solicitados, calculará los siguientes indicadores financieros:
Índice de Liquidez | IL = AC/PC ≥ 1 Donde, IL: Índice de liquidez AC = Activo Corriente PC = Pasivo Corriente |
Nivel de Endeudamiento
El endeudamiento es el resultado de la división entre el Pasivo Total y el Activo Total y la multiplicación de dicho valor por 100. Este requisito se evaluará así:
Serán admitidas las ofertas que presenten un endeudamiento menor o igual al 70%
E = PT / AT
Donde:
E : Nivel de Endeudamiento
PT : Pasivo Total
AT : Activo Total
Relación Patrimonial: deberá ser menor o igual a dos (2,0)
VP
RP= -------- ≤ 2 donde,
P
RP: Relación Patrimonial
VP: Valor de la oferta
P: Patrimonio = Activo Total – Pasivo Total
8.5 METODOLOGÍA DE EVALUACIÓN
Con el fin de garantizar la escogencia de la oferta más conveniente para LA UNIVERSIDAD y para los fines que se pretenden satisfacer con la contratación, se tendrá en cuenta los beneficios económicos que ofrezca el oferente, el cual será tenido en cuenta para las ofertas que cumplan con los requisitos jurídicos y financieros, verificados como se señaló anteriormente.
8.6. FACTOR DE EVALUACIÓN PUNTAJE
De Asignación de Puntaje | Puntaje |
Oferta económica tarifa administrativa tiquetes nacionales: Se asignará un puntaje de 200 puntos a la tarifa administrativa más baja ofrecida en tiquetes nacionales, a las demás se les aplicará regla de tres. | 200 puntos. |
Oferta económica tarifa administrativa tiquetes internacionales: Se asignará un puntaje de 200 puntos a la tarifa administrativa más baja ofrecida en tiquetes internacionales, a las demás se les aplicará regla de tres. | 200 puntos |
Descuento por pronto pago: Se asignará 200 puntos a la tarifa de descuento más alta ofertada, y a las demás se les aplicará regla de tres. La oferta que no presenta descuento se le asignará cero puntos en este criterio. | 200 puntos. |
Plazo concedido para pronto pago: Se asignará 200 puntos a la oferta que presente mayor plazo concedido para efectuar el pago aplicando el descuento ofertado. | 200 puntos |
Valor Agregado: Se asignarán 200 puntos a la oferta que presente valor agregado; la oferta que no presente se dará cero puntos | 200 puntos |
Total | 1000 puntos. |
8.7. CRITERIOS DE DESEMPATE
En caso de presentarse empate entre dos o más ofertas, que hayan obtenido la misma calificación total por puntos se elegirá al oferente de acuerdo a los siguientes criterios:
1. El oferente que presente mayor descuento por pronto pago.
2. Si continúa el empate éste se dirimirá entre los oferentes que estuvieron en igualdad de condiciones, mediante sorteo xx xxxxxx, según se describe a continuación.
Dentro del término de evaluación de las ofertas, se llevará a cabo una audiencia, a la que deberán concurrir los oferentes cuyas ofertas se encuentren empatadas, y de cuya fecha y hora de realización se les informará a través de comunicación escrita dirigida a la dirección consignada en sus respectivas ofertas. En dicha audiencia se hará un sorteo solamente entre los oferentes presentes por el sistema de balotas numeradas del 1 al 10, las cuales serán introducidas en una bolsa no traslúcida, para que cada uno de los oferentes que asista saque su respectiva balota. Xxxxxx quien saque la balota marcada con la cifra menor. De todo lo ocurrido en dicha audiencia, se levantará un acta que será suscrita por los asistentes.
NOTA: Se deja expresa constancia que LA UNIVERSIDAD da por entendido que el oferente debidamente citado a la audiencia de desempate que no se presentare a ella, renuncia a participar en el sorteo de desempate; en tal sentido, éste se realizará sólo con quienes concurran a aquélla. En caso de que sólo uno de los citados concurra, se le asignará el primer lugar de elegibilidad.
CAPITULO 9 GENERALIDADES DEL CONTRATO
9.1 CONDICIONES PARTICULARES DEL CONTRATO
Debe entenderse que todas las pautas fijadas en el presente capítulo pretenden exclusivamente informar a los oferentes sobre las cláusulas que contemplaría el contrato que eventualmente pudiera derivarse de la presente invitación y que, por lo tanto, las mismas no implican obligación de la Institución a celebrar contrato con cualquiera de los oferentes.
Los oferentes aceptan íntegramente las condiciones y obligaciones de los presentes pliegos, y aquellas que de conformidad con la ley deben tener los contratos celebrados con la UNIVERSIDAD NACIONAL DE COLOMBIA. Los pliegos de condiciones y la Oferta, forman parte integrante del contrato a celebrar. En caso de dudas, vacíos o aclaraciones, el orden de prelación para aclararlos es el siguiente: pliegos de condiciones, contrato, Oferta.
9.2 DURACIÓN
La duración del contrato será de doce (12) meses a partir de la legalización del mismo
9.3 FORMA DE PAGO
El presente contrato de negociación global de precios se ejecutará mediante la celebración de órdenes contractuales o contratos de acuerdo con los requerimientos que la Universidad considere necesarios para garantizar la adquisición de los tiquetes aéreos indispensables para él desplazamiento.
La Universidad Nacional de Colombia Sede Palmira pagará el valor del contrato por mensualidades vencidas, previa presentación de la factura, certificación de estar al día en el pago de aportes parafiscales y constancia de recibido a satisfacción del servicio suscrita por el Supervisor del contrato. El oferente deberá manifestar su aceptación expresa a la forma de pago sugerida por la UNIVERSIDAD NACIONAL DE COLOMBIA.
La Universidad Nacional de Colombia no pagará anticipos.
9.4 TÉRMINO PARA FIRMA Y LEGALIZACIÓN DEL CONTRATO
El contratista deberá devolver, a la Oficina de Contratación de la Sede Palmira de la UNIVERSIDAD NACIONAL DE COLOMBIA, el contrato dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la fecha en la que se le haya entregado para su legalización, acompañado de la garantía única en los términos establecidos en el presente documento.
Salvo fuerza mayor o caso fortuito debidamente comprobado y aceptado por la UNIVERSIDAD NACIONAL DE COLOMBIA SEDE PALMIRA, si el oferente a quien se le otorgue el contrato no lo suscribiere dentro del término señalado, se procederá a hacer efectivo el valor de la garantía de seriedad de la Oferta, sin menoscabo de las acciones legales conducentes al reconocimiento de perjuicios causados que la UNIVERSIDAD NACIONAL DE COLOMBIA SEDE PALMIRA estime no cubiertos por la mencionada garantía.
En caso que el oferente seleccionado se niegue a suscribir el contrato, la UNIVERSIDAD NACIONAL DE COLOMBIA SEDE PALMIRA hará efectivo el valor de la garantía de seriedad de la Oferta.
La UNIVERSIDAD NACIONAL DE COLOMBIA SEDE PALMIRA podrá prorrogar, a su juicio, el término para la firma del contrato, lo cual comunicará oportunamente al oferente favorecido.
9.5 NUMERO DE CUENTA BANCARIA
El Oferente debe presentar una certificación expedida por la entidad financiera en donde tenga cuenta de ahorros o corriente, a través de la cual la UNIVERSIDAD NACIONAL DE COLOMBIA SEDE PALMIRA efectuará los pagos, en caso de suscribir el contrato. Dicha certificación debe contener el nombre del titular, el número de identificación, el número de la cuenta, tipo de cuenta (Ahorros o corriente), estado de la cuenta (activa o inactiva), y que no sea conjunta.
9.6 GARANTÍAS EXIGIDAS
Con el objeto de asegurar el cumplimiento de las obligaciones, en los términos y condiciones que se exijan en cada orden contractual o contrato que se celebre para efectos de ejecutar el contrato de negociación global de precios, el contratista constituirá en favor de LA UNIVERSIDAD, una póliza de garantía única, otorgada por banco o compañía de seguros, legalmente constituidos en Colombia, y bajo las siguientes especificaciones y condiciones:
• Que la orden contractual sea superior a 20 SMLMV.
• Deberá constituirse en pesos colombianos.
• Deberá anexarse el correspondiente recibo de pago de la prima, cancelada en su integridad por el contratista.
• Deberá estar firmada por el contratista y por el asegurador.
• Deberá estar vigente por toda la duración de la orden, su liquidación y la prolongación de sus efectos por el tiempo que se fije en él.
• No expirará por falta de pago de la prima o por revocatoria unilateral.
Deberá cubrir los siguientes riesgos:
a) Amparo de Cumplimiento de las obligaciones adquiridas, en cuantía mínima equivalente al veinte por ciento (20%) de su valor, con vigencia igual al plazo de ejecución del contrato y seis (6) meses más. Al monto de esta garantía se imputará el valor de las multas y la cláusula penal, y se repondrá si por este motivo se disminuyere o agotare.
PARÁGRAFO 1. El contratista deberá ampliar la cuantía y el término de la vigencia de las garantías cuando el valor y/o la duración de las mismas se vean afectados por la ocurrencia de siniestros, o por la modificación, adición o prórroga de la presente orden.
PARÁGRAFO 2. La mencionada garantía, que forma parte integral de esta orden, se hará efectiva total o parcialmente, cuando a juicio del interventor y de la universidad, el contratista hubiere incumplido cualquiera de las obligaciones pactadas en esta orden
9.7 DOMICILIO CONTRACTUAL.
9.8 ASIGNACIÓN DEL CONTRATO
La asignación se hará en forma total esto es, se otorgarán todos los servicios a un solo oferente.
Efectuada la asignación, ésta es irrevocable y obliga por lo mismo a la UNIVERSIDAD NACIONAL DE COLOMBIA SEDE PALMIRA y al oferente que resulte favorecido con la misma.
9.9 DEVOLUCIÓN DE LAS GARANTÍAS
Al oferente favorecido con la asignación y a los demás participantes, se les devolverá la garantía de seriedad de la Oferta cuando esté perfeccionado el contrato, previa solicitud escrita en este sentido.
9.10 CLÁUSULA DE INDEMNIDAD.
EL CONTRATISTA que resulte favorecido con la asignación del contrato se compromete con LA UNIVERSIDAD, a mantenerla indemne de cualquier reclamación frente a reclamos de terceros, que tengan como causa única las actuaciones del contratista.
La Universidad en ningún caso será responsable por los actos, incumplimientos de contratos, omisiones o hechos ocasionados por el adjudicatario con quien llegare a celebrar el contrato objeto de este proceso de selección, como tampoco de los actos, incumplimientos de contratos, omisiones o hechos ocasionados por las personas que dependan del mismo. Por lo tanto, la relación contractual de La Universidad será única y exclusivamente con el oferente favorecido y la fuente de sus obligaciones serán las que se originen en la Ley y el contrato que se celebre como resultado de este proceso de selección y de la oferta que presente.
Los OFERENTES aceptan íntegramente las condiciones y obligaciones del presente pliego de condiciones, y en caso de ser seleccionados, se obligan a suscribir la minuta del contrato resultante de la presente invitación.
ANEXO 1- CARTA DE PRESENTACIÓN
Señores
UNIVERSIDAD NACIONAL DE COLOMBIA
Sede Palmira.
Ref. : INVITACION xxxx
Yo, , mayor de edad y vecino de _, identificado con la cédula de ciudadanía No. , expedida en , obrando en mi condición de representante legal, en nombre y representación de , persona jurídica constituida por medio de la escritura pública No. de fecha _, otorgada en la Notaría _ del Circulo de , debidamente inscrita en el Registro Público Mercantil de la Cámara de Comercio de , manifiesto que la misma se compromete a ejecutar el contrato para
, atendiendo a la Convocatoria hecha por LA UNIVERSIDAD NACIONAL DE COLOMBIA SEDE PALM IRA a través de la INVITACION PUBLICA No. _ y si resultare favorecido con la adjudicación del contrato, a atender la diligencia de notificación, a firmar y legalizar el contrato dentro del término establecido en el cronograma. En tal sentido, bajo la gravedad del juramento, DECLARO:
Que ninguna otra persona natural o jurídica tiene interés o participación en esta oferta, ni en el contrato que a consecuencia de ella se llegare a celebrar con la Universidad Nacional de Colombia Sede Palmira; por tanto, solo compromete a la persona jurídica que represento.
Que, por intermedio de sus órganos competentes, la persona jurídica que represento conoce, entiende y acepta en su integridad todas las condiciones y requisitos contenidos en los PLIEGOS DE CONDICIONES de la INVITACION PUBLICA No. .
Que en nombre y representación de _, acuso recibo de las siguientes adendas a los PLIEGOS DE CONDICIONES No. _: (Relacionar las adendas, si las hubo)
Que la persona jurídica que represento, lo mismo que sus socios y órganos de dirección no se encuentran incursos en ninguna de las causales de inhabilidad e incompatibilidad consagradas en la Constitución y la Ley 80 de 1993.
Que con la presente oferta se anexan los siguientes documentos: (relacionar uno a uno, y en orden, los documentos)
Que para todos los efectos legales, precontractuales, contractuales y postcontractuales, la persona jurídica que represento recibirá comunicaciones, citaciones y notificaciones en la siguiente dirección y teléfono: (indicarlos de manera precisa)
Que la presente oferta consta de ……….( ) folios debidamente numerados
Que toda la información presentada en mi oferta, es veraz y susceptible de comprobación.
Que el valor de la oferta presentada es de ($..............), y el valor total incluido IVA es de ($ ).
Que la oferta presentada tiene una validez de noventa (90) días calendario, contados a partir de la fecha de cierre del plazo para la entrega de las cotizaciones.
Nombre o Razón Social del cotizante Nombre del Representante Nit o Cédula de Ciudadanía No de Dirección
Ciudad Teléfono Fax
Correo Electrónico
FIRMA Y SELLO
NOTA: Ninguna estipulación de esta Carta de Presentación, reemplaza la información o documentación exigida en los pliegos de condiciones.
RAZON SOCIAL: NIT:
ANEXO 2 FORMULARIO ESTADO FINANCIERO
ACTIVO | PASIVO | ||
ACTIVO CORRIENTE (AC) | PASIVO CORRIENTE (AC) | ||
ACTIVO FIJO | PASIVO MEDIANO Y LARGO PLAZO (PM) | ||
OTROS ACTIVOS | |||
ACTIVO TOTAL (AT) | PASIVO TOTAL (PT) | ||
PATRIMONIO | |||
TOTAL PASIVO MAS PATRIMONIO | |||
TOTAL INGRESOS | TOTAL GASTOS | ||
UTILIDAD ANTES DE IMPUESTOS | UTILIDAD NETA |
RAZONES FINANCIERAS
NIVEL DE ENEDEUDAMIENTO (E) PT / AT = | |
*RELACION PATRIMONIAL (RP) |
REPRESENTANTE LEGAL CONTADOR NOMBRE NOMBRE
T. P. No.
REVISOR FISCAL NOMBRE
T. P. No.
Notas: *La relación patrimonial es igual a la razón entre el Valor Total de la oferta Económica y el Patrimonio. Toda la información deberá presentarse en peso colombianos.
El Contador y el Revisor fiscal deberán adjuntar fotocopia de la tarjeta profesional acompañada del certificado digital de vigencia de su inscripción, de fecha reciente o que se encuentre vigente a la fecha de cierre del proceso.